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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 26

MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALIZADO 21/07/2015

Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL PARA

MATRICULAS EN

CARTERA





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Contenido

1. GENERALIDADES ............................................................................................ 3

1.1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................... 3

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................ 3

1.3. ALCANCE DEL MANUAL ......................................................................... 3

1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG .................................................... 3

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ................................... 3

2.1. Tabla de Comandos .................................................................................. 4

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG ............................................................. 4

3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ............................................................ 6

4. CREACIÓN DE ÓRDENES ................................................................................. 6

5. ELABORACIÓN DE SOLICITUD NOTA ............................................................ 10

6. INGRESO DE NOTA CRÉDITO ........................................................................ 13

7. INGRESO DE NOTA DÉBITO ........................................................................... 15

8. CARTERA POR CLIENTE ................................................................................. 17

9. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA PAGO CERO .................................................. 17

10. PROCESO PARA GENERAR RECIBOS DE PAGO ............................................. 21

10.1. Visualizar recibos de Pago ..................................................................... 21

10.2. Generar Recibo automático de pagos ..................................................... 23





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1. GENERALIDADES

1.1. INTRODUCCIÓN

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia

necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades

realizadas en el departamento de cartera, donde encontramos:

a. Creación de órdenes de matrícula a partir de clientes nuevos y antiguos

b. Ingreso de solicitud nota, notas débito y crédito a los clientes

c. Generar recibos de pago

d. Revisar y controlar la información así como velar por su correcto ingreso al Sistema

Administrativo y optimizar los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la

aplicación ICEBERG.

1.2. OBJETIVO DEL MANUAL

Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Cartera donde realiza Matrículas y

genera recibos para pago.

1.3. ALCANCE DEL MANUAL

Precisar los procesos y procedimientos para generar las Órdenes de pago de Matrículas de los

estudiantes de la universidad buscando mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.

1.4. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG

Los procesos realizados en el Departamento de Cartera son registrados en la base de datos

con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir una metodología la cual

está registrada en este manual de Usuario.

2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG





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Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows

2.1. Tabla de Comandos

2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG

Username: Se digita el nombre de usuario

Password: Se digita la Contraseña asignada

Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar

Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos

Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.

Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.

Objeto o Tecla descripción

Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda

Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se

colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar

Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado

Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles

Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo

Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo.





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Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al

pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.

++: Despliega todos los submenús del árbol

-- : Cierra todos los submenús del árbol

Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado

Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar

nuevamente a la aplicación

Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación





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3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO

4. CREACIÓN DE ÓRDENES

Antes de iniciar se debe haber creado el Periodo Académico y el grupo al que se le aplicará

el proceso, así como el tercero o cliente. Ver parametrización

Luego para crear una orden de se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA- CUENTAS POR COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS-

Ordenes





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Para crear una orden se debe tener en cuenta el número del cliente y se revisa si ya está

creado por el Departamento de Admisiones, si esta creado se pulsa F7 y se ingresa el número

del cliente luego se pulsa F8 para traer la información a la pantalla

Si el cliente no está creado se ingresa el código nuevo para el cliente de la siguiente manera:

Cliente: Se digita número del cliente

#identificación: Se ingresa el número de identificación

Nombre Negocio: Carga con el valor digitado en identificación

Razón social/Nombre Cliente: Carga con el valor digitado en identificación

Primer Apellido: Carga con el valor digitado en identificación

Teléfonos: Carga con el valor digitado en identificación

Ciudad/Municipio/Población: Carga con el valor digitado en identificación

Org: Se digita el número 1

Docto: Se digitan las siglas del documento correspondiente o se busca en la lista desplegable

Nombre del documento: Depende del valor digitado en Docto.

Doc. Saldo, #Doc. Saldo, Org. Sal y Enviar a: Se dejan vacíos

Liquidación: Carga automáticamente

Tipo Entrega: Se deja en la opción personal

Estado: Se deja en grabación

Condición: Se digita el número1

Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda

Grupo: El que corresponda a este periodo elegido

Tipo de orden: Se deja en Orden

Fecha Orden: Se registra, está por defecto la actual

F. Liquidación: Se genera automáticamente activar la Orden





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1er. Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento

2do.Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento

3er.Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento

Descuento: Se genera automáticamente

Ciclo: Se selecciona de lista desplegable según la siguiente imagen:

Promoción, Vendedor, Dirección y Orden de compra: Se dejan vacíos

Org: Se genera automáticamente

C. de Costo: Se genera automáticamente pero se puede modificar si se requiere

Nombre centro: Se genera automáticamente

Fondo: Se selecciona generalmente es 1

Fuente: Se selecciona generalmente es la nro. 21- ingresos operacionales

Mora: Se deja en NO

Tasa: Se deja en Cero (0)

Consec: se deja vacío

Descripción: Se digita una breve descripción de la orden

Mensaje: Se deja Vacío

Valor bruto de la Orden: Se actualiza automáticamente al guardar la información del

detalle

Valor de Descuento: Se actualiza automáticamente al guardar la información del detalle

Valor de IVA: Se actualiza automáticamente al guardar la información del detalle

Valor Total de la Orden: Se actualiza automáticamente al guardar la información del

detalle

En el Bloque inferior se registra lo siguiente:





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Producto: Se digita el código o se busca con la lupa

Nombre del producto/servicio: Se genera automático al digitar el producto

Descripción: Se digita la descripción

Cantidad: Se digita generalmente uno (1)

Precio: Si no carga automático se ingresa manualmente

%desc: Carga automático al llenar todos los campos restantes

% IVA: Carga automático al llenar todos los campos restantes

Valor Bruto: Carga automático al llenar todos los campos restantes

Valor descuento: Carga automático al llenar todos los campos restantes

Valor IVA: Carga automático al llenar todos los campos restantes

Subtotal: Carga automático al llenar todos los campos restantes

Org: Carga automático

C.Costo: Carga automático

Fondo: Carga automático

Inicio Diferido: Se digita la fecha a partir de la cual inicia el diferido

Meses: Se ingresa cantidad de meses

Estado: Se carga automáticamente

Facturado: Vacío

Línea: Vacío

Se pulsa F10 para guardar y se pulsa el botón confirmar, luego se abrirá la siguiente

ventana indicando que pasara la orden a estado vigente se pulsa el botón YES.





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5. ELABORACIÓN DE SOLICITUD NOTA

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTA POR

COBRAR- CARTERA COMERCIAL-Solicitud nota

Solicitud#: Este número se genera al guardar

Cliente: se digita el código del cliente

Nombre negocio: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente

Identificación: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente





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Nombre/Razón Social: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente

Primer Apellido: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente

Estado: Se selecciona solicitud y al terminar pulsando el botón Aprobar solicitud Orden,

cambia a su estado aprobado.


Nombre periodo: Se genera automáticamente cuando se ingresa periodo

Docto: Se selecciona de la lista de órdenes que están vigentes en ese periodo para activar

Orden: Se carga Automático dependiendo del valor de Docto

Org.: Se carga Automático dependiendo del valor de Docto

Valor Total Orden: Se carga Automático dependiendo del valor de Docto

Fecha Solicitud: Se registra fecha de elaboración de la Solicitud Nota

Concepto: Se registra el número del concepto, en la tabla se muestran los más utilizados

Causa: se genera automáticamente al ingresar el valor en Concepto

Aplica: Se genera si es débito o crédito depende del concepto

Nombre Tipo de solicitud: Carga automáticamente con el concepto y la causa

Descripción: Carga automáticamente con el concepto y la causa

Centro de Costo: Al ingresar el cliente se genera automáticamente pero se puede modificar

si se necesita

Org: Se ingresa el número 1

Nombre de centro de costo: Carga automáticamente cuando se digita el centro de costo

Fuente función. Se digita o se selecciona de la lista desplegable

Nombre fuente Función: Se genera al digitar la fuente función

Fecha diferido: Se digita la fecha a diferir

Mes diferido: Se digita la cantidad de meses

Tipo (%-$): Se selecciona si es porcentaje o valor viene de la parametrización de tipo

solicitud nota





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Aplica Total: se selecciona “Si”

Porcentaje: Muestra el definido en la parametrización de tipo solicitud nota se edita allí.

Valor: El programa muestra el definido en la parametrización de tipo solicitud nota se edita

allí.

Cliente Cargo: Se digita el código del responsable o se busca en la lista desplegable, para un

traslado de deuda

Nombre negocio: Carga automático con cliente cargo

Identificación: Carga automático con cliente cargo

Nombre r/Razón social: Carga automático con cliente cargo

Apellido: Carga automático con cliente cargo

Comentarios: Se ingresa una descripción de las notas

Se pulsa F10 para guardar y se genera un número de solicitud

Se pulsa en el botón Aprobar Solicitudes Orden se pulsa en el botón YES, el Estado

cambia a Aprobado





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Para imprimir la nueva orden de pago a nombre del estudiante le damos clic en el botón

Imprimir Orden

Al realizar este paso se generan las pantallas como se muestra en el numeral 9.

6. INGRESO DE NOTA CRÉDITO

Si se realizó solicitud Nota, esta no afecta la cartera y la Nota Crédito esta si afecta la cartera

se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR

COBRAR- CARTERA COMERCIAL-Notas Crédito

Organiz: Se digita 1

Concepto Causa: Se busca de la lista o digita el código

Cliente: Se digita el código

Fecha: Se ingresa la fecha actual


Con cargo a: Se ingresa el Número del cliente o la entidad responsable de cancelar el valor

Centro Costo: se ingresa el código

Organiz: es uno (1)

Fondo: Se ingresa el Numero 1

Fuente Función: Se ingresa el número 21

Inicio diferido: Fecha a partir del inicio del periodo





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Meses: Depende de la duración del periodo

Estado. Se deja en “ grabado”

Doc externo: Se deja Vacío

Descripción: Se ingresa la descripción completa de la nota crédito.

Valor bruto. Se llena si la nota es de total de lo contrario se actualiza con los valores afectados

en los documentos del detalle

Total Documentos afectados:

Valor Total: Automático, se guarda con F10, se genera un número para la nota crédito

Se pulsa en el botón Confirmar

En el mensaje que se presenta se pulsa YES

La nota pasa a Estado “Vigente” y afecta los saldos de cartera.





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7. INGRESO DE NOTA DÉBITO

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR

COBRAR- CARTERA COMERCIAL-Notas Debito

Organiz: Se digita el número 1

Nota débito: se genera automáticamente al guardar hay que este número muy presente

Concepto Causa: Se busca de la lista o digita el código

Cliente: Se digita el código

Fecha: Se ingresa la fecha actual


Inicio diferido: va vacío

Meses: Se coloca la cantidad de meses a diferir

Estado. Se deja en “ Grabación”

Organiz: es uno (1)

Centro Costo: se ingresa el código

Nombre Centro de costo: Se carga con el valor de Centro de Costo

Fondo: Se ingresa el Numero 1

Fuente Función: Se ingresa el número 21

Doc externo: Se deja Vacío

Genera Mora: Se selecciona Si o No

Tasa Mora: Se digita la tasa para aplicar en caso de presentar mora en el pago

Descripción: Se ingresa la descripción completa de la Nota Debito.

Valor bruto: Se llena si la nota es de total de lo contrario se actualiza con los valores

afectados en los documentos del detalle

Total Documentos afectados:

Valor Total: Automático





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Se pulsa en el botón Confirmar

El mensaje que se presenta se pulsa OK al realizar esto la nota pasa a Estado “Vigente” y

afecta los saldos de cartera.





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8. CARTERA POR CLIENTE

Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR

COBRAR- CARTERA COMERCIAL- Cartera por Cliente

En esta ventana Cartera por Cliente se pulsa F7 y se digita el código en Cliente y se pulsa

F8 y se muestran los documentos y el movimiento en cartera, se puede ver en los

documentos que están los que se ingresaron en la solicitud nota crédito y débito.

9. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA PAGO CERO





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Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINACIERA- CUENTAS POR

COBRAR- Liquidación de Facturas- Órdenes

Luego se pulsa en el botón documentos relacionados

En esta ventana se ingresa una fecha a la que se le quiere ver el estado y se pulsa el botón OK





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Se genera una ventana con los documentos de este cliente a favor y en contra en esta pantalla

se presentan las solicitudes nota, notas crédito y Notas débito, las generadas en este

documento se presentan en la siguiente pantalla





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Se genera una simulación, al pasar al siguiente bloque con Next Block

En este se revisa si en el campo Valor Matricula esta en cero, si esto es cierto se activa la

matrícula y se genera el recibo ingresando el Número de Caja y pulsando el botón

Generar Recibo





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10. PROCESO PARA GENERAR RECIBOS DE PAGO

10.1. Visualizar recibos de Pago

Para ver los recibos se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-

CUENTAS POR COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Ordenes

Se pulsa F7 se ingresa código del cliente y se pulsa F8 para cargar la información en pantalla.

Se pulsa en el botón Imprimir si se quiere tener en físico la orden luego se genera una

pantalla de confirmación se puls





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A en el botón Yes

Se puede generar una fecha de pago o el sistema lo asignara automáticamente, para esto se

pulsa Yes

Se genera una pantalla para seleccionar la forma de presentación del recibo, se pulsa Yes

para generarlo en formato PDF.

Se pulsa en el botón Imprimir y luego en el Semáforo





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Se genera el recibo de pago, el número de Ref.Autorización de Pago No. se debe tener en

cuenta por que se utiliza en el numeral 9.2

10.2. Generar Recibo automático de pagos





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Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACION FINANCIERA- TESORERIA-

INGRESOS- Ingresos automáticos de pagos

Organización: Se ingresa el número 1

Número: Se genera automáticamente al guardar

Caja: Se ingresa el número 11

Nombre de la caja: Se genera al digitar caja

Fecha: Se ingres la fecha de pago de recibo

Fecha pago: Se ingresa fecha de pago de recibo

Cliente: Se digita el código del cliente

Identificación: Se genera automáticamente al con los datos de cliente

Razón Social: Se genera automáticamente al con los datos de cliente

Primer apellido y segundo apellido: Se genera automáticamente al con los datos de

cliente

Referencia: Se ingresa la que tiene el recibo de pago





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Ref. Crédito: Se deja vacío

Periodo: Carga automático al escribir el valor en Referencia

Descripción: Se ingresa una breve descripción del recibo

Estado: Se carga Grabación

Consecutivo: Se genera al guardar

Luego se pulsa en el botón Pagos,

Modalidad: Se ingresa el código correspondiente

Nombre: Se genera automático

Moneda: PES- Pesos

Valor: Ingresa el valor del pago

Requiere Documento: Se deja en No

Consignación: Se selecciona el banco de la lista

Entidad y nombre de Entidad, Oficina y Cuenta: Carga automáticamente con la

selección del banco





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Cheque: Si se hace pago con cheque se ingresa el número del cheque.

Para terminar se guarda con F10

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