Manual para el alta de expediente por las Unidades Aprehensoras

Versión

1.3

Fecha de revisión

03/12/2014

Realizado por

Rafael de la Rosa Moya

1. Introducción .............................................................................................................................................. 1 2. Alta de expedientes por parte de las unidades aprehensoras ............................................................... 1 Acceso y autenticación ...................................................................................................................................... 1 3. Inserción de datos para el alta de Expedientes ......................................................................................9 4. Eliminación de expedientes erróneos ................................................................................................... 12 5. Reutilización de expedientes rechazados ............................................................................................. 13 6. Solicitud/Autorización de destrucción de droga .................................................................................... 13 7. Estadísticas ............................................................................................................................................ 15 8. Perfiles administradores ........................................................................................................................ 16

1. Introducción

La aplicación permite el envío de expedientes por parte de las unidades aprehensoras a las áreas de sanidad o dependencia para su posterior validación, permitiendo aceptarlos y que estos datos se vuelquen de forma automática en la aplicación.

2. Alta de expedientes por parte de las unidades aprehensoras

Acceso y autenticación Podemos acceder a aplicación desde la página web de la sede http://sede.mpt.gob.es haciendo clic en el enlace de PROCEDIMIENTOS> ESTUPEFACIENTES > RECEPCIÓN DE EXPEDIENTES DE ESTUPEFACIENTES > ACCEDER AL

PROCEDIMIENTO:

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Para autenticarse deberá introducir el usuario y contraseña que se le han asignado.

Una vez autenticado nos aparecerá el siguiente formulario:

a)

b) c) d) e) f) g) h)

a) En la parte superior podrá ver el usuario con el que ha accedido, su unidad aprehensora y la unidad donde se dirigirán los expedientes, así como una opción para ver estadísticas sobre los expedientes.

b) En esta vista también aparece un campo de numérico donde podemos introducir el número de expedientes que vamos a dar de alta y luego hacer clic en “Alta Expediente” y nos enviará al formulario de alta creando tantas filas como expedientes hayamos indicado que se creen.

c) En esta vista también aparecerá un listado con los expedientes que el usuario ha dado de alta pero que no hayan sido enviado todavía a la unidad aprehensora, Por cada expediente aparecerán tres iconos

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b.1) Ver Detalle Expediente - nos mostrará los datos introducidos en el expediente

b.2) Modificar Datos - Accederemos a la vista modificación para añadir o cambiar cualquier dato. Este botón solo estará activo siempre y cuando el expediente no haya sido enviado.

Selección de varios expediente para la remisión a las A.F.S. marcando el check que aparece en la primera columna en las distintas filas elegidas y podremos remitir de forma masiva haciendo click en

Las casillas de la parte superior de la primera columna se utilizan para marcar o desmarcar todo. Adjuntar Oficio al enviar. Cuando se realiza un envío podemos elegir generar de manera automática los oficios de los expedientes y adjuntar cada oficio al expediente enviado de forma que el AFS podrá acceder a ellos como documentación adjunta cuando recepcione los expedientes. Para ello solo debemos marcar el chek “Adjuntar oficio al enviar”

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Borrado de varios expedientes. Es posible eliminar de forma masiva los expedientes. Para ello será necesario seleccionar aquellos que queramos eliminar de igual manera que se explicó en el punto

anterior y pulsar el botón Paginación en los distintos listados para mostrar distinto número de elementos por página. Podemos desplazar a izquierda y derecha para aumentar o disminuir el número de elementos por página de listado en el deslizador (marcado en verde) o introducir el número de elementos directamente en la casilla a su derecha.

Haciendo click en las cabeceras de las tablas donde aparece una flecha podemos ordenar los elementos de la tabla en función de esa columna. Filtros de búsqueda. Además de los filtros de búsqueda que poseía la aplicación cuyo funcionamiento viene en el manual. Se han añadido otros en un panel despleglabe, simplemente introducimos el texto a filtrar y hacemos click en filtrar. Solo se filtrarán los datos cuando el panel esté desplegado.

Exportado de datos a Excel. En la parte inmediantamente superior a la tabla de expedientes tenemos un botón que nos permte exportar en formato Excel datos de los expedientes que se estén mostrando actualmente en la página:

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El resultado de la exportación es como el que se muestra a continuación:

d) En este listado podemos ver los expedientes remitidos a la unidad aprehensora y consultar el estado en el que se encuentran. Si han sido aceptados también veremos su número de expediente asignado.

En la columna estado se mostrará el estado en el que se encuentra el expediente, y estos pueden ser:

• Pendiente: El expediente todavía no ha sido aceptado por la unidad de destino • Aceptado: Ya se ha creado el expediente en la unidad de destino. • Rechazado: El expediente no era correcto y no se ha volcado en la aplicación. Se adjuntará

un motivo del porqué.

Los espacios en blanco debajo de las cabeceras son para filtrar en el listado. Simplemente tendremos

que rellenar con el valor del filtro y pulsar la tecla “tab” Desde esta vista también es posible generar operaciones de solicitud o autorización de destrucción de droga. En el apartado 6 se puede ver una descripción mas extensa sobre este punto. Generación de Oficio. Además de adjuntar el oficio con el envío de los expedientes, desde esta vista es posible generar el/los oficio/s de los expedientes que deseemos. Para ello únicamente debemos seleccionar el/los expedientes para los que queramos generar el documento y pulsar el botón “Generar Oficio”:

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Es posible seleccionar el tipo de plantilla con la que deseamos generar el documento. Estas plantillas se podrán modificar desde el AFS. e) Cuando se remiten expedientes ya sea desde la vista de alta como la del listado, todos los que se envíen a la misma vez pertenecerán a un mismo número de lote. Un usuario debería remitir un único lote por día.

Desde la pestaña “Cita Previa podemos confirmar nuestra asistencia de aquellas citas que ya nos hayan sido asignadas, así como ver un listado de todas las que están pendientes de tener fecha de cita. Para ver el listado pulsaremos sobre “Click aquí para ver la lista detalle de Citas Pendientes ” para mostrarlo u ocultarlo, al igual que sobre la cabecera del panel de calendario:

Como podemos ver aquí, no hay ninguna cita programada para este mes por lo que no se ven. En el listado podemos ver el lote, los identificadores de los expedientes enviados así como la fecha de Cita previa y si hemos o no confirmado la asistencia. Si mostramos abril el calendario se vería así:

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Vemos la hora de la cita sobre el día en concreto y el lote al que hace referencia. También muestra si hemos confirmado nuestra asistencia o no.

Para confirmar nuestra asistencia sobre la cita de un día en concreto simplemente tendremos que hacer click sobre el día en cuestión.

Y cuando pulsamos en aceptar quedará confirmada.

f) En esta vista podremos ver un listado de los informes remitidos por las A.F.S. para su

consulta:

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g) En esta vista tendremos acceso a los expedientes remitidos que ya hayan sido informados:

Una vez se haya destruido la droga correspondiente al expediente, este podrá marcarse como

destruido. Para ello marcaremos todos los expedientes para los que se haya efectuado la destrucción y pulsaremos el botón “Marcar como destruidos”.

h) Desde esta pestaña podremos consultar todos aquellos expedientes que hayan sido destruidos

siguiendo el procedimiento descrito en el punto g):

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Podremos realizar un filtrado de los expedientes mediante los campos de texto situados en la cabecera de las columnas.

3. Inserción de datos para el alta de Expedientes Una vez hayamos indicado el número de expedientes nos aparecerá la siguiente vista, con tantas filas como expedientes hayamos seleccionado:

Todos aquellos campos que aparezca un texto dentro “Rellene este campo” son campos obligatorios, y no permitirá guardar los datos mientras no estén rellenos.

En la parte derecha nos aparece una cajita que nos irá indicando que datos han sido guardados coloreando los campos de azul.

En primer lugar en la pestaña de Unidad Aprehensora debemos rellenas los datos nº de atestado o referencia y la fecha del atestado para poder asignar el resto de datos al expediente. Una vez guardemos se activarán el resto de pestañas.

Autoridad: Para cargar las autoridades en el expediente en primer lugar deberemos elegir en el filtro el subtipo al que pertenece, la provincia y hacer click en cargar, de esta forma en el desplegable de autoridad nos aparecerán todas las autoridad con ese subtipo de esa provincia.

En segundo lugar seleccionamos los expedientes donde queremos añadir esa autoridad (podemos marcar más de uno manteniendo apretada la tecla Control). Y por último le damos a añadir autoridad, de esta forma se nos rellenará la fila correspondiente con la autoridad seleccionada. Repetiremos el

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proceso para todos los expedientes y autoridad. También podemos agregar el procedimiento y el NIG. Una vez finalizado haremos clic en “Guardar Autoridad” para almacenar los cambios.

Encartados: De forma inicial podemos añadir en esta vista un encartado por expediente, introduciendo sus datos en el formulario. Pero podemos añadir más de un encartado seleccionado en el listado de expedientes (podemos seleccionar varios con control) de la parte superior sobre que expediente lo queremos añadir y haciendo clic en añadir:

Alijo: En esta vista también podemos añadir más de un decomiso por expediente de la misma forma que para encartados.

Debemos rellenar el campo descripción del decomiso, que es obligatorio. Puede rellenarse escribiendo el texto o arrastrando sobre el campo descripción del expediente deseado alguna de las descripciones creadas por las unidades que aparecen en una tabla a la izquierda, una vez soltemos el texto rellenará el campo de destino.

También podemos rellenar de forma opcional las unidades, el peso bruto y su tipo de medida y una presunta identificación.

El botón borrar eliminará el alijo del listado para que no se guarde.

Actuantes: En esta vista podemos dar de alta actuantes por expediente de manera análoga a los encartados y el alijo. A diferencia de estas últimas, los datos de esta vista son opcionales por lo que no es necesario rellenarlos para realizar el envío.

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Denuncia Desde esta vista podemos adjuntar el documento de denuncia de los hechos por cada expediente así como diversa información al respecto. De la misma manera que con los actuantes, es información opcional que no es obligatoria para el envío.

Relación Decomiso-Encartado: Una vez guardados los datos del alijo y los encartados nos aparecerá una tabla donde simplemente marcaremos el check para indicar que decomiso pertenece a que encartado y hacemos clic en guardar:

Ficheros Adjuntos: Esta viste permite que la unidad aprehensora adjunte documentos relacionados con el expediente para que pueda consultar la unidad de destino. Para ello deberá subir los documentos haciendo clic en el botón de “Selección Ficheros…” elegimos el documento que queremos adjuntar y nos aparecerá en el listado inferior.

Podremos seleccionar varios documentos por expediente. Una vez cargados los expedientes, seleccionamos el expediente sobre el que va a estar asociado y le damos a subir. De esta forma nos aparecerán en el listado de la derecha, que nos indica que ya se han adjuntado correctamente.

Una vez subidos los ficheros podremos consultar el contenido haciendo clic en el icono o

eliminarlos con .

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Una vez rellenados todos los campos de los expedientes, menos la Relación Decomiso-Encartados y los ficheros Adjuntos, en la tabla de “Datos Guardados” nos aparecerá el botón de enviar por si queremos enviarlo inmediatamente. Si no fuese así podríamos enviarlo posteriormente desde el listado, o accediendo a el en modo modificación

Desde el listado de expedientes podremos comprobar si ha sido aceptado, rechazo o todavía está pendiente de ser tratado cuando no refleja estado:

4. Eliminación de expedientes erróneos

Para eliminar expedientes erróneos simplemente tendremos que marcar los expedientes que queramos eliminar (siempre y cuando no hayan sido enviados) y hacer click en “Borrado Masivo”.

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5. Reutilización de expedientes rechazados Podemos reutilizar un expediente rechazado para modificar los datos erroneos y volverlo a enviar sin tener que rellenar de nuevo todos los datos. Para ello, siemplemente tendremos que hacer click en el botón “Reiniciar Exp.”

Una vez hecho esto, nos aparecerá en el listado de expedientes pendientes de envío, donde podremos modificarlo y volver a enviar como cualquier otro expediente.

6. Solicitud/Autorización de destrucción de droga Sobre los expedientes remitidos es posible realizar dos tipos de peticiones:

• Solicitud de destrucción de droga,

• Autorización de destrucción de droga.

Para ello es necesario primero estar dentro de la pestaña “Consulta expedientes remitidos” y una vez dentro seleccionar los expedientes para los que deseemos realizar la petición. Todos los expedientes

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seleccionados deben ser de tipo judicial, de lo contrario la aplicación nos mostrará un mensaje de error al intentar realizar la operación:

Para facilitar la tarea podemos realizar un filtrado por tipo de unidad quedándonos únicamente con los judiciales:

Una vez tengamos seleccionados los expedientes de tipo judicial para los que deseemos crear las solicitudes debemos desplegar el panel “solicitud/autorización de destrucción situado en la parte superior derecha”. Una vez desplegado deberemos seleccionar de manera obligatoria el tipo de operación y la fecha antes de enviar la petición. Una vez creada, la petición pasará a estar en estado pendiente, el área de sanidad recibirá dichas peticiones y podrá aceptarlas o rechazarlas. En las dos últimas columnas de la tabla de expedientes remitidos podremos consultar el estado de las peticiones:

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7. Estadísticas En la parte superior derecha podremos acceder a la sección de estadísticas pulsando sobre el siguiente icono:

Se desplegará un pequeño menú en el que podremos seleccionar la opción de expedientes por estados. Tras hacer click sobre dicha opción de menú se nos mostrará una pantalla modal con las estadísticas:

Podremos observar dos gráficas, en la de la izquierda podremos ver los porcentajes de expedientes por cada tipo mientras que en la derecha veremos dichos porcentajes agrupados por estado.

Adicionalmente a las gráficas veremos una tabla en la cual podremos observar las cantidades de expedientes agrupados por tipo y estado.

Podemos además sobre las gráficas posicionar el ratón sobre cualquier área que sea de nuestro interés para ver un tootip con el detalle de la información correspondiente a esa área:

Si lo deseamos podemos exportar las gráficas en diferentes formatos haciendo click sobre el pequeño menú que se encuentra a la derecha de cada uno de los títulos de las gráficas:

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Es posible también realizar un filtrado de los datos para un rango de fechas determinado. Para ello debemos desplegar el panel “filtros de búsqueda” situado en la parte superior de la pantalla:

Tras seleccionar un rango de fechas y pulsar el botón “Filtrar” obtendremos los nuevos resultados.

8. Perfiles administradores

Existen dos perfiles especiales para los cuales el funcionamiento de la aplicación descrito en los puntos anteriores varía ligeramente. Los perfiles son los siguientes:

• Por fuerza aprehensora: Podrá ver todos los expedientes de la provincia a la cual esté asociado su perfil pero solo de aquellas fuerzas aprehensoras que coincidan con el mismo. Si el usuario está asociado a la guardia civil podrá ver todos los expedientes de la guardia civil de la provincia.

• Por provincia: Igual al anterior pero sin la limitación del tipo de fuerza aprehensora. Es decir, podrá ver todos los expedientes de la provincia independientemente del tipo de fuerza aprehensora al que pertenezcan.

A diferencia de los perfiles normales, solo tendrán acceso a las siguientes pestañas:

Cuyo funcionamiento es idéntico al anteriormente descrito en este manual con la salvedad de que los expedientes que se mostrarán irán en función del perfil del usuario.

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Adicionalmente en el apartado de estadísticas se habilitará una nueva opción, “Expedientes por unidad aprehensora”:

La vista es similar a la de expedientes por tipo y estado, en este caso se mostrarán dos gráficos:

Por tipo de unidad: Muestra el número de expedientes agrupados por tipo de unidad (Guardia Civil, Policía Nacional…). Nótese que para el perfil “Por fuerza aprehensora” este gráfico carece de sentido ya que todos los expedientes serán del tipo correspondiente al perfil del usuario.

Por unidad: Muestra el número de expedientes agrupados por unidad, de manera que puede verse el número de expedientes pertenecientes a cada una de las unidades de la provincia.

Por defecto el filtro de fechas se ajusta a los datos del mes actual pero es posible modificar las fechas al intervalo de tiempo que se desee.

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