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MANUAL OPERATIVO

UNIDAD EJECUTORA 120 Programa Nacional de Dotacin de

Materiales Educativos

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NDICE

Pg.

1. Introduccin 02

2.1. Finalidad 02

2.2. Naturaleza 04

2.3. Alcance 05

3. El Proceso de Gestin de Materiales y Recursos Educativos y la Unidad 06

Ejecutora 120

4. Funciones Generales de las Unidad Ejecutora 120 14

5.1. Divisin Orgnica 16

5.2. Funciones Especficas 17

6. Cuadro de distribucin de Personal 33

2

1. Introduccin

El presente Manual Operativo1 es un documento normativo de gestin

institucional, en el cual se determinan la naturaleza, finalidad, funciones y

estructura orgnica de la Unidad Ejecutora N 120, Programa Nacional de

Dotacin de Materiales Educativos. Tiene como objetivo orientar sus

procesos de gestin y sus operaciones, en el marco de la normativa

aplicable.

La Unidad Ejecutora 120, en adelante la UE, es responsable de la

elaboracin, mantenimiento, modificacin y difusin del presente Manual de

Operaciones (MO).

Las disposiciones contenidas en este MO, son de aplicacin a todas las

unidades orgnicas de la UE.

2. Finalidad, Naturaleza y Alcance

2.1. Finalidad

La creacin de la UE se formaliz mediante Resolucin Ministerial N

0491-2013-ED de fecha 1 de Octubre de 2013, como una Unidad

Ejecutora del Pliego Presupuestal del Ministerio de Educacin

(MINEDU). De conformidad el Informe N 396-2012-EF/50.06 emitido

por la Direccin General de Presupuesto Pblico del Ministerio de

Economa y Finanzas, mediante el cual se otorga al MINEDU opinin

favorable para la creacin y posterior formalizacin de la UE, queda

establecido que sta es la encargada de gestionar la adquisicin de

1 Se denomina Manual Operativo y no Manual de Operaciones porque este ltimo corresponde a la denominacin que se le otorga al instrumento de gestin de los Programas, Proyectos

y Comisiones creados al amparo de la Ley N 29158, Ley Orgnica del Poder Ejecutivo; de conformidad

con el artculo 4 del Decreto Supremo N 043-2006-PCM, norma que aprueba los lineamientos para la

elaboracin y aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones por parte de las entidades de la

Administracin Pblica.

3

los materiales educativos y de garantizar su distribucin hasta las

escuelas. Para lograr dicho objetivo, la UE deber contar con personal

especializado en la adquisicin de bienes y contratacin de servicios, a

fin de gestionar de manera satisfactoria la contratacin de los

requerimientos vinculados con el diseo, revisin, correccin,

supervisin, produccin, impresin, embalaje, modulado, distribucin,

entre otros, de los materiales educativos a nivel nacional.

De esta manera, la UE creada para la consecucin de esta finalidad,

contribuir a mejorar la calidad del servicio pblico de educacin,

sujetndose a los criterios de especializacin funcional y cobertura

del servicio, establecidos en el artculo 58 de la Ley N 28411, Ley

General del Sistema Nacional de Presupuesto.

De conformidad con el artculo 32 del Decreto Supremo N 011-2012-

ED, Reglamento de la Ley N 28044, Ley General de Educacin, los

materiales educativos son recursos de diversa naturaleza que se

utilizan en los procesos pedaggicos con el fin de que los estudiantes

desarrollen de manera autnoma, reflexiva e interactiva sus

aprendizajes. Los materiales incluyen los recursos digitales como

libros electrnicos, aplicaciones multimedias, entre otros.

Asimismo, la mencionada disposicin estipula que el MINEDU, los

Gobiernos Regionales a travs de sus Direcciones Regionales de

Educacin, en coordinacin con las Unidades de Gestin Educativa

Local o las entidades que hagan sus veces, son responsables de

elaborar, producir y/o adquirir los materiales educativos para los

niveles y modalidades de la Educacin Bsica, garantizando que

lleguen oportunamente a las instituciones educativas pblicas y que se

utilicen adecuadamente en los procesos pedaggicos.

Como se conoce, los tres niveles de la Educacin Bsica son: Inicial,

Primaria y Secundaria. Asimismo, de acuerdo con el artculo 23 del

citado Reglamento de la Ley General de Educacin, las modalidades

de la Educacin Bsica tambin son tres: Regular, Alternativa y

Especial.

4

Por su parte, la Resolucin Ministerial N 543-2013-ED, que aprueba

las normas y procedimientos para la gestin del proceso de distribucin

de materiales y recursos educativos para las instituciones y programas

educativos pblicos y centros de recursos educativos, seala en el

numeral 5.1 que los materiales educativos son medios que facilitan el

logro de los aprendizajes de los estudiantes, complementando la

accin pedaggica del docente, incluyen materiales educativos

impresos, digitales, concretos o manipulativos, as como recursos de

tecnologas de la informacin y de las comunicaciones. Su

disponibilidad y uso pedaggico en las instituciones educativas y

programas resulta fundamental para el cumplimiento de las metas

educativas a nivel nacional, por lo cual el MINEDU asegura su dotacin

gratuita a todas las instituciones y programas educativos del pas.

En funcin a las disposiciones comentadas, resulta evidente que los

requerimientos de materiales educativos demandan una

especializacin e integralidad en cuanto a su gestin, que hace

necesario que la UE se encuentre adscrita2 al Viceministerio de Gestin

Pedaggica, rgano responsable de las polticas, objetivos, y

estrategias nacionales educativas de todas las etapas, niveles y

modalidades del Sistema Educativo que se encuentra a cargo del

MINEDU, de conformidad con lo estipulado en el artculo 8 del Decreto

Supremo N 006-2012-ED, Reglamento de Organizacin y Funciones

del MINEDU.

2.2. Naturaleza

La naturaleza jurdica de esta clase de dependencia3 se encuentra

definida por los aspectos sealados en el artculo 6 de la Ley N

2 De conformidad con la vigsima segunda edicin actualizada del Diccionario de la Real Academia de la

Lengua, el trmino adscribir, del que deriva la palabra adscrita, significa Inscribir, contar entre lo que corresponde a alguien o algo. 3 De conformidad con el Glosario de Trminos del Sistema de Gestin Presupuestaria del Estado,

aprobado por Resolucin Directoral N 007-99-EF-76.01, el trmino Dependencia alude a aquel

5

28112, Ley Marco de la Administracin Financiera del Estado. En

virtud de dicha disposicin, la UE constituye un nivel operativo y

administrativamente desconcentrado del MINEDU con el cual se

vinculan e interactan los rganos rectores del Sistema de

Administracin Financiera del Sector Pblico. Esta

desconcentracin presupuestal, operativa y administrativa permite al

MINEDU, en el marco de la gestin de los procesos de contratacin

relacionados con los materiales educativos, determinar ingresos,

contraer compromisos, devengar gastos, ordenar pagos con arreglo a

la legislacin aplicable, registrar la informacin generada por las

acciones y operaciones realizadas, informar sobre el avance y/o

cumplimiento de metas, entre otras competencias inherentes a su

finalidad. Para el cabal cumplimiento de ello, los tipos de autonoma4

que tiene la UE se derivan precisamente de la disposicin citada

precedentemente, as como de lo establecido en el artculo 58 de la

Ley N 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, lo

que implica que cuenta con autonoma administrativa, presupuestal

y financiera.

2.3. Alcance

La UE tiene su domicilio legal en la ciudad de Lima y puede desarrollar

actividades en todo el territorio nacional.

rgano administrativo subordinado a un Titular de Pliego que cumple funciones claramente establecidas

en los documentos de gestin institucional con que cuenta la Entidad, en calidad de rgano de apoyo, de

asesoramiento, de lnea o de otra naturaleza. 4 El Tribunal Constitucional ha establecido que la autonoma es la capacidad de autogobierno para desenvolverse con libertad y discrecionalidad, pero sin dejar de pertenecer a una estructura general de

la cual en todo momento se forma parte, y que est representada no slo por el Estado sino por el

ordenamiento jurdico que rige a ste. La autonoma supone que el organismo al que se la concede

cumple con dos requisitos esenciales: el primero es que tiene objetivos propios, suyos, que debe

cumplir; el segundo, que tiene una institucionalidad propia que le permite tomar y ejecutar sus

decisiones. As, finalidad y organizacin son esenciales en todo organismo con autonoma (ver

Sentencia del Tribunal Constitucional emitida el 24 de abril de 1997 en el expediente 0012-96-I-TC

sobre accin de inconstitucionalidad).

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Dentro del marco de la finalidad establecida, la UE se encarga de

gestionar los procesos de contratacin de los requerimientos vinculados

a materiales educativos de las diferentes reas usuarias del MINEDU,

para la cual pondr en marcha los procedimientos presupuestales,

financieros, legales, logsticos y administrativos en general que sean

necesarios. Como cualquier otra dependencia del MINEDU, tiene

relaciones y requerimientos de coordinacin, colaboracin, soporte o

asistencia con las otras unidades orgnicas, dentro de las competencias

y funciones establecidas en la normativa pertinente.

3. El Proceso Operativo de Gestin de Materiales y Recursos Educativos

y la Unidad Ejecutora 120

La Oficina de Apoyo a la Administracin de la Educacin (OAAE) del

MINEDU, responsable de proponer la poltica, estrategias y normas para

preservar la unidad de la gestin del sistema educativo nacional;

desarrollar polticas de fortalecimiento institucional y desarrollo

organizacional5, elabor el Mapa de Procesos, herramienta que tiene

como objetivos: i) mostrar qu debe realizar el MINEDU para alcanzar los

resultados planteados en el Plan Estratgico Sectorial Multianual (PESEM),

ii) presentar las acciones a ser desarrolladas en marcha en un mediano

plazo, iii) conocer y comprender las acciones del MINEDU ms all del rol

institucional de cada unidad orgnica; iv) ordenar y racionalizar los

esfuerzos del MINEDU para responder a las lneas estratgicas, v) hacer

visible la secuencia de toma de decisiones entre el nivel estratgico y el

operativo, y entre stos y el nivel de soporte, y vi) generar la informacin y

evidencias necesarias para el diseo o mejora continua de la estructura

organizacional, a fin que sta permita la ejecucin de procesos orientados

a resultados.

5 De acuerdo con el artculo 63 del Decreto Supremo N 006-2012-ED, Reglamento de Organizacin y

Funciones del MINEDU.

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De acuerdo con el indicado Mapa de Procesos del MINEDU, la UE tiene

un rol esencial en la ejecucin del proceso operativo denominado

Gestin de Materiales y Recursos Educativos. Los procesos

operativos son los que impactan directamente sobre la satisfaccin del

ciudadano y cualquier otro aspecto de la misin de la Entidad. En su

ejecucin generalmente intervienen varias reas funcionales que pueden

conllevar los mayores recursos. Se caracterizan por estar

interrelacionados en base a la secuencia insumo-producto que ellos

generan; adems reciben y entregan informacin a los procesos

estratgicos6, procesos de soporte7 y a otras Entidades vinculadas con

el Sistema Educativo.

El proceso operativo denominado Gestin de Materiales y Recursos

Educativos est orientado a garantizar 1) la pertinencia, 2) la dotacin

oportuna y 3) el uso pedaggico, respecto de los materiales y recursos

educativos, a fin de facilitar el logro de los aprendizajes de los estudiantes.

Comprende las actividades relacionadas con la 1.1) formulacin de

criterios y orientaciones (propuesta pedaggica); 1.2) planificacin (poltica

pblica, requerimientos, plan de contrataciones), 2.1) Obtencin del

material (abastecimiento); 2.2) Conduccin y Monitoreo de la distribucin

(almacenaje, traslado), y 3.1) Promocin y evaluacin del uso pedaggico.

Lo sealado precedentemente puede visualizarse en el grfico que a

continuacin se muestra, y que presenta de modo general el Mapa de

Procesos del MINEDU, incluyendo los Procesos Estratgicos, los Procesos

Operativos y los Procesos de Soporte:

6 Los Procesos Estratgicos son los que proporcionan directrices a los dems procesos, es decir, indican cmo se deben realizar para que se orienten a la Misin y Visin del MINEDU.

7 Los Procesos de Soporte no estn ligados directamente a la misin de la organizacin, pero resultan necesarios para que los procesos operativos logren los objetivos de la Entidad.

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9

En cuanto a la interrelacin entre el Proceso Operativo denominado

Gestin de Materiales y Recursos Estratgicos y otros procesos de ese

tipo, as como con los de Soporte, en funcin al Mapa de Procesos del

MINEDU, debe tenerse en consideracin lo siguiente:

El Proceso Operativo de Gestin de Materiales y Recursos Educativos se

relaciona directamente con el Proceso Operativo denominado Gestin del

Sistema Curricular, entendido este ltimo como el proceso mediante el

cual se definen los aprendizajes fundamentales, las competencias

profesionales y las condiciones para su viabilidad, mediante la articulacin

ordenada y jerarquizada de los instrumentos curriculares y los lineamientos

para su implementacin, monitoreo y evaluacin en los espacios

institucionales, locales y regionales. En ese sentido, el Proceso Operativo

de Gestin de Materiales y Recursos Educativos se nutre de los

productos que se generan en el Proceso Operativo de Gestin del Sistema

Curricular, en especial para la consecucin de los objetivos relacionados

con las actividades 1.1, 1.2 y 3.1 indicadas anteriormente.

Precisamente la transversalidad entre lo pedaggico y lo operativo-

administrativo, que resulta esencial en la Gestin de Materiales y Recursos

Educativos, hace necesaria la adscripcin anteriormente sealada de la UE

al Viceministerio de Gestin Pedaggica, instancia rectora de la poltica

pblica educativa que el MINEDU debe ejecutar.

Del mismo modo, el Proceso Operativo de Gestin de Materiales y

Recursos Educativos tambin se relaciona con los Procesos de Soporte

denominados Administracin de los Recursos Financieros y

Administracin del Sistema Logstico. El primero de los mencionados se

define como el proceso conducente a proveer y ejecutar los recursos

financieros necesarios para el adecuado funcionamiento del MINEDU, en el

marco del cumplimiento de su finalidad institucional. En relacin con el

segundo proceso indicado, debe sealarse que dicho proceso es el que

permite la disposicin de los bienes y servicios necesarios para el

adecuado funcionamiento institucional del MINEDU.

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La interrelacin con los dos Procesos de Soporte mencionados precedentemente, hace posible el logro de los objetivos vinculados con las actividades 2.1

y 2.2 del Proceso Operativo de Gestin de Materiales y Recursos Educativos, y constituye el mbito central del accionar institucional de la

UE. A continuacin se presenta un grfico que resulta til para evidenciar de manera general las interrelaciones entre los diferentes procesos

mencionados anteriormente:

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A partir del grfico anterior, se puede asimismo comprobar que es

fundamental para la el rol que le compete a la UE, la relacin existente

entre las actividades de 2.1) Obtencin del material (abastecimiento) y de

2.2) Conduccin y Monitoreo de la distribucin (almacenaje, traslado), y los

Procesos de Soporte de Administracin de Recursos Financieros y de

Administracin del Sistema Logstico. Por ello, seguidamente se detallan

de forma genrica los sub-procesos comprendidos dentro de cada uno de

dichos Procesos de Soporte:

Administracin de los Recursos Financieros

Cuenta con dos sub-procesos:

i) Programacin y Ejecucin del Gasto.- Comprende las actividades

relacionadas a la previsin y asignacin del gasto por genricas de

gasto en base al presupuesto otorgado.

ii) Administracin de Ingresos y Egresos.- Comprende las actividades

de captacin y registro, fondos pblicos (Recursos Ordinarios,

Recursos Directamente Recaudados, Donaciones y Transferencias).

As como, las relacionadas a la atencin de las obligaciones de pagos

contradas.

Administracin del Sistema Logstico

Tiene 6 sub-procesos:

i) Programacin de las Contrataciones.- Comprende las actividades

que permiten planificar, programar y registrar las contrataciones de

bienes y servicios planificadas para un ejercicio presupuestal

determinado.

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ii) Administracin de las Contrataciones.- Comprende las actividades

relacionadas con el desarrollo integral de los procesos de

contratacin, desde los actos preparatorios de los requerimientos de

bienes y servicios, la puesta en marcha de los procesos de seleccin

y hasta la culminacin de la ejecucin contractual derivada de los

contratos correspondientes. Tambin incluye el desarrollo de

contratos de ejecucin presupuestal directa, los procesos de seleccin

por encargo o las contrataciones bajo modalidades al amparo de

normativa distinta a la de Contrataciones del Estado.

iii) Administracin de la entrega de bienes y materiales.- Incluye las

actividades referidas al registro, ingreso, almacenamiento,

conservacin, custodia, control, verificacin, modulado y salida de

los bienes y materiales adquiridos.

iv) Distribucin de bienes y materiales.- Abarca las actividades de

traslado y distribucin de los bienes y materiales adquiridos, de

conformidad con la planificacin y os objetivos establecidos.

v) Administracin de Servicios Generales.- Involucra a las

actividades vinculadas a la planificacin, programacin, ejecucin,

control y supervisin de los servicios de apoyo o soporte destinados

a garantizar el cumplimiento de los objetivos de las dems

actividades mencionadas.

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La red completa de las interrelaciones entre los diversos Procesos y Subprocesos referidos anteriormente, puede ser apreciada en el grfico que se

presenta seguidamente:

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4. Funciones Generales8 de la UE

Son funciones generales de la UE las que a continuacin se sealan:

4.1. Administrar y ejecutar los recursos presupuestales asignados,

coordinando con las unidades o dependencias orgnicas del MINEDU,

en lo que fuera pertinente, a fin de gestionar de manera satisfactoria los

procesos de contratacin vinculados a los materiales educativos.

4.2. Brindar asistencia, asesora, capacitacin, soporte o apoyo a las

unidades o dependencias orgnicas del MINEDU vinculadas directa o

indirectamente con la gestin de los procesos de contratacin de los

materiales educativos, en cuanto a i) la elaboracin de documentos, ii)

adopcin de decisiones o iii) ejecucin de actividades, sean de carcter

tcnico, administrativo, legal, econmico, presupuestal, financiero o

logstico, y siempre que sea necesario o pertinente para la gestin de

dichos procesos.

4.3. Formular el Plan Anual de Contrataciones, Estados Financieros,

informes y reportes peridicos de diverso tipo, evaluaciones de gestin y

dems documentacin relacionada con el estado de avance fsico,

presupuestal, financiero, contable o patrimonial requerido.

4.4. Gestionar de manera integral los procesos de contratacin de los

requerimientos vinculados a los materiales educativos que realicen las

reas usuarias del MINEDU, poniendo en marcha para dicho fin, los

procedimientos, operaciones, actividades o tareas de carcter

8 De conformidad con el Glosario de Trminos de la Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado, aprobada por resolucin de Contralora N 458-2008-CG, se denomina Funciones Generales al conjunto de acciones que debe realizar la Entidad, conducente a alcanzar los objetivos y metas de su gestin administrativa. Estas provienen por lo general de las normas

sustantivas vinculadas a la Entidad.

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administrativo, presupuestal, financiero, legal o logstico que

correspondan.

4.5. Planificar y gestionar la realizacin de las operaciones, actividades o

tareas relacionadas con la distribucin de los materiales educativos, de

acuerdo con los requerimientos y necesidades de las reas usuarias, as

como con los objetivos y metas institucionales.

4.6. Monitorear y evaluar el cumplimiento de metas y objetivos institucionales

asociados a la adquisicin y distribucin de materiales educativos.

4.7. Desarrollar, implementar y mantener sistemas, herramientas e

instrumentos de gestin o administrativos que aseguren el seguimiento

de la ejecucin de los contratos, el pago de las obligaciones y el

cumplimiento de las prestaciones.

4.8. Mantener actualizado y organizado el acervo documentario de los

procesos procedimientos, con los niveles de seguridad necesarios.

4.9. Desarrollar, implementar y mantener sistemas, herramientas e

instrumentos de gestin o administrativos que contribuyan al

cumplimiento satisfactorio de las operaciones, actividades o tareas

relacionadas con la gestin de los procesos de contratacin de

materiales educativos, as como con su almacenamiento y distribucin.

4.10.Emitir la normativa interna que sea necesaria para el cumplimiento de

su finalidad, dentro de las competencias asignadas.

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4.11.Cualquier otra funcin que sea necesaria y corresponda de manera

razonable a la finalidad, naturaleza y alcance de la UE.

5. Divisin Orgnica y Funciones Especficas de la UE

5.1. Divisin Orgnica

Con el propsito de cumplir con la finalidad establecida y realizar las

Funciones Generales que han sido sealadas anteriormente, la UE

cuenta con una divisin orgnica compuesta de la siguiente manera:

A continuacin se muestra el organigrama de la UE con las distintas

dependencias y su ubicacin segn el nivel que le corresponde, as como la

adscripcin al rgano respectivo:

Nivel

Dependencia

Direccin

Jefatura de la Unidad Ejecutora 120

Asesoramiento

Oficina de Asesora Legal Oficina de Desarrollo de Estrategias y Estrategias

Apoyo Oficina de Administracin

Operativo

Unidad de Administracin Financiera Unidad de Planificacin, Presupuesto y Control Unidad de Contrataciones Unidad de Almacenamiento y Distribucin

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5.2. Funciones Especficas

Las dependencias precedentemente indicadas, cuentan con las

funciones especficas que a continuacin se describen:

Del Nivel de Direccin

I. Jefatura de la Unidad Ejecutora

La Jefatura es la mxima autoridad de la UE, se encuentra bajo la

responsabilidad de un funcionario designado como Jefe mediante

DESPAHO MINISTERIAL

VICEMINISTERIO DE GESTION

PEDAGOGICA

JEFATURA

UNIDAD DE ADMINISTRA

CIN FINANCIERA

UNIDAD DE PLANIFICACIN PRESUPUESTO Y

CONTROL

OFICINA DE

ADMINISTRACIN

UNIDAD DE CONTRATACIONES

UNIDAD DE ALMACENAMIENTO

Y DISTRIBUCIN

OFICINA DE DESARROLLO

DE PROYECTOS Y ESTRATEGIAS

OFICINA DE ASESORIA

LEGAL

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Resolucin Ministerial, dentro de los alcances del inciso 2) del artculo

4 de la Ley N 28175, Ley Marco del Empleo Pblico.

El Jefe de la UE es el responsable de la direccin y de la

administracin general; le corresponde proponer y ejecutar las

acciones necesarias para la realizacin de los objetivos.

La Jefatura est a cargo de planificar, coordinar, supervisar y evaluar

la gestin de los recursos y la ejecucin de las actividades de la

Unidad Ejecutora, siguiendo las polticas, lineamientos y directivas

institucionales.

Sus funciones especficas son:

1.1. Coordinar con las unidades orgnicas correspondientes del

MINEDU y del nivel regional o local para la programacin de los

materiales y recursos educativos y la correspondiente formulacin

presupuestal.

1.2. Ejercer la titularidad presupuestal, tcnica, administrativa y legal

de la UE, cuando corresponda.

1.3. Planificar, organizar, dirigir, supervisar, monitorear, controlar y

evaluar las actividades de la UE, as como la gestin de los

recursos a su cargo, en coordinacin con las unidades orgnicas

correspondientes del MINEDU, a fin de lograr los objetivos y

metas propuestas, pudiendo realizar las observaciones,

recomendaciones, sugerencias y orientaciones sean pertinentes.

1.4. Emitir la normativa interna que corresponda, as como los

lineamientos, protocolos, procedimientos, manuales, instrumentos

de gestin y dems documentos de gestin o administracin que

sean necesarios para el logro de los objetivos de la UE.

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1.5. Formular, aprobar y actualizar los planes y programas de la UE.

1.6. Dirigir la ejecucin de los recursos de la UE, en coordinacin y

colaboracin con las unidades orgnicas respectivas de la UE.

1.7. Dirigir los procesos de evaluacin interna de la UE, adoptando las

medidas de coordinacin y apoyo necesarias para la realizacin

de las evaluaciones externas programadas, as como conducir la

implementacin de las recomendaciones respectivas.

1.8. Implementar el Sistema de Control Interno requerido por la

normativa del Sistema Nacional de Control.

1.9. Cautelar la seguridad y operatividad de los bienes y activo fijo de

propiedad de la Unidad Ejecutora puestos a su disposicin para el

ejercicio de sus funciones. Informar oportunamente sobre

cualquier acto o circunstancia que pudiera implicar riesgo de

prdida, dao o deterioro de los mismos.

1.10.Constituir la ltima instancia respecto de los actos

administrativos emitidos por las unidades orgnicas competentes

de la UE.

1.11.Mantener debidamente actualizado y organizado el acervo

documentario del Programa, permanentemente disponible y que

cuente con los niveles de seguridad para su revisin posterior por

parte de los Auditores Internos y Externos.

1.12.Proponer el presupuesto de la UE y sus modificaciones, el Plan

Operativo Anual, el Calendario de Compromisos mensualizado de

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acuerdo a las metas previstas en el ejercicio fiscal, y cualquier

otro instrumento presupuestal, financiero, operativo,

administrativo, de gestin o de administracin necesario para el

cabal funcionamiento de la UE o para el logro de su finalidad.

1.13.Proponer el Plan Anual de Contrataciones de la UE, as como

sus modificatorias.

1.14.Designar y remover a los miembros titulares y suplentes

integrantes de los Comits Especiales Permanentes y Ad Hoc que

tendrn a su cargo la organizacin, conduccin y ejecucin de los

procesos de seleccin que convoque la Unidad Ejecutora 120

Programa Nacional de Dotacin de Materiales Educativos, as

como gestionar la modificacin de los mismos, de ser el caso.

1.15.Proponer las autorizaciones o denegatorias de solicitudes de las

ampliaciones de plazo solicitadas por los contratistas, en el marco

de lo dispuesto por la normativa de contratacin pblica y de

regmenes especiales de contratacin estatal.

1.16.Otras que correspondan a su mbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico

pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la

finalidad de la UE.

Del Nivel de Apoyo

II. Oficina de Administracin

La Oficina de Administracin es la encargada de la ejecucin eficiente

de los recursos a cargo de la UE.

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La Oficina de Administracin est a cargo de un responsable que

asume su Jefatura.

Son funciones especficas de la Oficina de Administracin:

2.1. Coordinar con la Jefatura de la UE todos los aspectos

administrativos para la ejecucin de las actividades y el

cumplimiento de los objetivos de la UE.

2.2. Coordinar con las unidades orgnicas correspondientes de la UE

o del MINEDU, la formulacin o modificacin de los Planes

Operativos Anuales o de los objetivos institucionales de la UE.

2.3. Supervisar la preparacin y sustento de los planes, informes,

reportes o documentacin requerida para demostrar el

cumplimiento de los objetivos institucionales de la UE, as como la

elaboracin de los informes de situacin sobre el grado de avance

de las actividades a su cargo.

2.4. Organizar los sistemas administrativos de la UE, asegurando la

implementacin oportuna de los procesos y procedimientos

presupuestarios, contables, financieros, logsticos, de tesorera y

de patrimonio, de acuerdo con las polticas, lineamientos o

normativa aplicable.

2.5. Administrar los recursos asignados, transferidos o a cargo de la

UE, con la finalidad de asegurar que estn disponibles

oportunamente para ejecutar sus actividades.

2.6. Aperturar y administrar las cuentas bancarias de la UE, as como

efectuar conciliaciones y controlar sus movimientos y saldos.

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2.7. Elaborar los Planes de Adquisiciones, Planes de Contrataciones,

Planes Financieros, Pronsticos, Balance General, Estado de

Gestin, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de

Flujo de Efectivo, y los dems reportes administrativos

mandatorios, segn lo establecido en el marco normativo

aplicable de los Sistemas Administrativos del Sector Pblico.

2.8. Verificar la elaboracin por parte de las unidades orgnicas

correspondientes de la UE, de los informes y reportes peridicos

de seguimiento, monitoreo o supervisin que correspondiese.

2.9.Preparar la informacin y documentacin requerida por las

Entidades pblicas o la Jefatura de la UE que sea necesaria, y

gestionar su aprobacin ante las instancias correspondientes.

2.10.Implementar las contrataciones de la adquisicin de bienes o

contratacin de servicios, segn los trminos contractuales y de

acuerdo a las normas y procedimientos administrativos aplicables

en base a los Planes Operativos Anuales, Plan de Adquisiciones y

Plan Anual de Contrataciones.

2.11.Implementar y hacer el seguimiento a los procesos de seleccin

que lleven a cabo los Comits de Seleccin para la adquisicin de

bienes, contratacin de obras u otros..

2.12.Revisar la conformidad de la entrega de bienes, prestacin de

servicios, obras o consultoras, en los aspectos contractuales que

competan a la UE.

2.13.Realizar la contratacin oportuna y la ejecucin de las auditoras

que se realicen anualmente a las actividades a cargo de la UE, en

cumplimiento con lo dispuesto en los respectivos convenios sobre

la materia.

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2.14.Otras que correspondan a su mbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico

pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la

finalidad de la UE.

Del Nivel de Asesoramiento

III. Oficina Asesora legal

La Oficina de Asesora Legal se encarga de prestar asesora legal a la

UE para lograr una adecuada interpretacin y aplicacin de las

normatividad que regula el marco jurdico y la gestin administrativa,

presupuestal, financiera y tcnica necesaria para el funcionamiento y

operatividad de la UE.

Sus funciones se centran en supervisar la correcta aplicacin de las

normas derivadas de la legislacin vigente y los contratos que se

suscriban para la ejecucin de las actividades.

La Oficina de Asesora Legal est a cargo de un responsable que

asume su Jefatura.

Son funciones especficas de Oficina de Asesora Legal:

3.1. Absolver las consultas de carcter legal que le sean formuladas

por las diversas unidades orgnicas de la UE.

3.2. Elaborar, proponer y emitir opinin sobre las modificatorias,

promulgacin de nuevas normas y proyectos de normas que

pudieran afectar o perfeccionar el marco jurdico o la gestin

administrativa o institucional de la UE.

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3.3. Elaborar los modelos de contratos para adquisicin de bienes o

contratacin de servicios que se requieran, as como la

elaboracin de las adendas y dems documentos modificatorios

que sean necesarios.

3.4. Apoyar en el anlisis de la documentacin de carcter legal

presentada por los postores adjudicados para la suscripcin de

los contratos. Analizar, revisar, absolver consultas y visar los

contratos o convenios que sean suscritos por el rea

Responsable de la Unidad Ejecutora.

3.5. Brindar asesoramiento y apoyo legal en las negociaciones,

procedimientos administrativos, legales, conciliatorios, arbitrales

y judiciales de los que sea parte la UE, as como en el proceso

de toma de decisiones y ejecucin de acciones por parte de las

unidades orgnicas de la UE.

3.6. Revisar y visar en seal de conformidad legal toda la

documentacin que se le remita para opinin, dentro del marco

de sus funciones especficas.

3.7. Cautelar la seguridad y la conservacin de la documentacin

que hubiera sido puesta su disposicin. Informar oportunamente

sobre cualquier acto, situacin o circunstancia que pudiera

implicar riesgo de prdida, dao o deterioro de la misma.

25

3.8. Otras que correspondan a su mbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico

pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la

finalidad de la UE.

IV.Oficina de Desarrollo de Estrategias y Proyectos

Es la responsable del desarrollo de estrategias y proyectos de

carcter tcnico, legal, administrativo, presupuestal o financiero que

contribuyan al logro efectivo y eficiente de los objetivos y finalidad de

la UE.

La Oficina de Desarrollo de Estrategias y Proyectos est a cargo de

un responsable que asume su Jefatura.

Son funciones especficas de la Oficina de Desarrollo de Estrategias y

Proyectos:

4.1. Disear y desarrollar estrategias y proyectos que optimicen la

gestin de los procesos de contratacin pblica a cargo de la

UE, en aspectos logsticos, presupuestales, legales y

administrativos.

4.2. Implementar, en coordinacin con las unidades orgnicas

correspondientes y en el marco de las competencias y funciones

de stas, las estrategias y proyectos orientados a la optimizacin

de la gestin de los procesos de contratacin pblica a cargo de

la UE.

26

4.3. Realizar el seguimiento, monitoreo y evaluacin de la

implementacin de las estrategias y proyectos orientados a la

optimizacin de la gestin de los procesos de contratacin

pblica a cargo de la UE.

4.4. Documentar, sistematizar y difundir las experiencias

relacionados con el diseo, desarrollo, implementacin,

seguimiento, monitoreo y evaluacin de las estrategias y

proyectos puestos en marcha.

4.5. Capacitar respecto de las polticas pblicas, normativa,

procedimientos y lineamientos relativos a la contratacin pblica

en general, as como a las estrategias y proyectos desarrollados

en el marco de sus funciones.

4.6. Otras que correspondan a su mbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico

pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la

finalidad de la UE.

Del Nivel Operativo

V. Unidad de Administracin Financiera

Es responsable de coordinar, ejecutar y controlar las actividades

presupuestales, financieras, de tesorera, contables, patrimoniales, de

abastecimiento y logsticas vinculadas a los recursos asignados,

transferidos o requeridos a la UE.

27

La Unidad de Administracin Financiera est a cargo de un

responsable que asume su Jefatura.

Son funciones especficas de la Unidad de Administracin Financiera:

En el rea de Contabilidad

5.1. Ejecutar los procesos tcnicos del Sistema Contable y

Financiero.

5.2. Coordinar la formulacin y presentacin oportuna de los Estados

Financieros y Presupuestales conforme a la normatividad

vigente.

5.3. Verificar la conformidad de las garantas contractuales, previa a

la ejecucin de los pagos a que hubiere lugar; as como

registrar, custodiar, mantener su vigencia y solicitar su ejecucin

cuando corresponda.

5.4. Implementar y controlar el cumplimiento de las normas

tributarias; as como informar oportunamente a los consultores,

proveedores y contratistas en general, respecto de las

responsabilidades tributarias o fiscales a las que se encuentran

sujetos.

5.5. Proponer, elaborar, coordinar, revisar o visar, en seal de

conformidad, resoluciones, directivas, contratos, adendas,

convenios o cualquier otra documentacin necesaria para la

correcta gestin de los asuntos contables, tributarios, financieros

o presupuestarios de la UE.

28

5.6. Informar a la Jefatura de la UE respecto del avance de las

actividades, gestiones y funciones a su cargo.

5.7. Elaborar y supervisar el registro, control contable, presupuestal y

financiero de la ejecucin de los recursos asignados,

transferidos o requeridos a la UE, as como cualquier otro acto

de administracin vinculado a estas actividades.

5.8. Proponer, coordinar o mantener la implementacin de sistemas

computarizados, digitalizados o informticos, destinados al

funcionamiento y operatividad ptima de del Sistema

Administrativo, Contable, Presupuestal y Financiero de la UE.

5.9. Coordinar la operacin del Sistema Integrado de Administracin

Financiera (SIAF) para la gestin de los materiales y recursos

educativos.

5.10. Operar el Sistema Integrado de Administracin Financiera del

Sector Pblico (SIAF-SP) de la UE, en los mdulos o interfaces

de su competencia (contabilidad y finanzas).

5.11. Llevar registros de los desembolsos de la UE, en funcin del

estado de gastos.

5.12. Clasificar, procesar y registrar las transacciones financieras,

preparar y presentar los Informes Financieros de conformidad

con la normativa aplicable.

29

5.13. Preparar, conservar, actualizar y supervisar los libros Diario,

Mayor, Auxiliar Bancos (por cuenta), manejo de caja, efectivo

recibido y procedimiento de pagos, y cualquier otro de

naturaleza anloga que sea necesario.

5.14. Administrar los activos de la Unidad Ejecutora, manteniendo

actualizados los inventarios y marges de Bienes.

5.15. Velar por la seguridad y de la conservacin del acervo

documentario.

5.16.Participar en la preparacin del presupuesto anual.

5.17.Otras que correspondan a su mbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico

pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la

finalidad de la UE.

En el rea de Tesorera

5.18. Efectuar las fases del Girado y Pagado del SIAF.

5.19. Preparar los comprobantes de pago y los cheques o

transferencias a las cuentas bancarias CCI para el pago de los

compromisos efectuados.

5.20. Verificar la documentacin para la programacin de los fondos.

5.21.Elaboracin de la Informacin de ingresos y gastos, debidamente

conciliada con el rea de Contabilidad y Finanzas, para

informacin y conciliacin con el Pliego y la Direccin Nacional

30

de Tesoro Pblico del Ministerio de Economa y Finanzas (MEF),

por toda fuente de Financiamiento.

5.22. Administrar, controlar y custodiar las cartas fianza y la emisin

de reportes.

5.23. Administrar, controlar y custodiar los cheques y chequeras.

5.24. Controlar y custodiar de la documentacin sustentatoria de los

desembolsos por toda fuente de financiamiento.

5.25. Coordinar la derivacin al archivo la documentacin

sustentatoria de desembolsos (justificaciones del gasto).

5.26. Otras que correspondan a su mbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico

pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la

finalidad de la UE.

VI. Unidad de Planificacin, Presupuesto y Control

Se encarga de la formulacin, control de la ejecucin y evaluacin

presupuestaria de la UE, en coordinacin con las unidades orgnicas

correspondientes del MINEDU.

La Unidad de Planificacin, Presupuesto y Control est a cargo de un

responsable que asume su Jefatura.

Son funciones especficas de la Unidad de Planificacin,

Presupuesto y Control:

31

6.1. Preparar el Plan Operativo Anual de la UE, de acuerdo con las

prioridades establecidas por las unidades orgnicas

responsables de la conduccin de la UE.

6.2. Formular el Presupuesto de la UE, en coordinacin con las

unidades orgnicas correspondientes de la UE, del MINEDU y

del MEF; as como ejercer permanentemente el control y

evaluacin presupuestaria.

6.3. Procesar y preparar la informacin peridica referida a la

ejecucin y avance presupuestal y financiero de la UE.

6.4. Tramitar la Programacin del Compromiso Anual (PCA), as

como sus incrementos y/o disminuciones, modificaciones

internas y distribuciones cuando sean aplicables. Asimismo

realizar las priorizaciones del PCA en las actividades, proyectos

y compromisos anuales, en el marco de las actividades de la

UE.

6.5. Emitir las certificaciones presupuestarias necesarias para los

procesos de adquisicin de bienes, servicios, consultoras y

dems tipos de requerimientos.

6.6. Administrar y operar el mdulo del Sistema de Administracin

Financiera (SIAF) de la Unidad Ejecutora.

32

6.7. Desarrollar e implementar sistemas de control interno y

contable efectivos para facilitar el monitoreo adecuado de las

categoras de gasto.

6.8. Administrar el portal electrnico de libre acceso para informar y

transparentar la informacin presupuestal, financiera y logstica

relacionada con la UE.

6.9. Realizar el seguimiento a las actividades de la UE y supervisar

el cumplimiento de las metas fsicas en coordinacin con las

unidades orgnicas correspondientes de la UE.

6.10.Identificar, registrar y sistematizar las buenas prcticas y

lecciones aprendidas durante la ejecucin de las actividades.

6.11. Otras que correspondan a su mbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico

pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la

finalidad de la UE.

VII.Unidad de Contrataciones

Es la encargada de poner en marcha los procesos de contratacin de

bienes, servicios, consultoras u obras necesarias para la ejecucin de

actividades de la UE conforme a los Planes, Programas y Objetivos

institucionales.

La Unidad de Contrataciones est a cargo de un responsable que

asume su Jefatura.

33

Son funciones especficas de la Unidad de Contrataciones:

7.1. Brindar apoyo, asistencia tcnica y soporte a todas las unidades

orgnicas del MINEDU que lo requieran, respecto de la gestin

de sus requerimientos, tambin respecto de las polticas de

abastecimiento y de la normativa aplicable.

7.2. Efectuar el seguimiento y la supervisin de los procesos de

contratacin a su cargo, desde su requerimiento formal hasta la

culminacin de la ejecucin contractual, con la finalidad de que

cumplan los objetivos para los cuales fueron desarrollados.

7.3. Administrar los bienes y equipos adquiridos con los recursos de

la Unidad Ejecutora, debiendo velar por su intangibilidad.

7.4. Elaborar los Trminos de Referencia y/o Especificaciones

Tcnicas de las actividades o requerimientos a su cargo o

necesarios para el cumplimiento de sus objetivos.

7.5. Tramitar los pagos correspondientes de los contratos a su cargo,

previo otorgamiento de la conformidad respectiva.

7.6. Velar por el cabal cumplimiento de los contratos celebrados, en

cuanto a los trminos pactados, y de conformidad con las

normas y procedimientos administrativos aplicables.

34

7.7. Otras que correspondan a su mbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico

pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la

finalidad de la UE.

VIII. Unidad de Almacenamiento y Distribucin

Se encarga del almacenamiento y distribucin fsica de los materiales

y recursos educativos, as como a la cautela de los mismos durante

su permanencia en los almacenes de uso de la UE. Asimismo, es

responsable de la vigilancia y supervisin de las actividades

vinculadas a las tareas de almacenamiento y distribucin, a fin de que

las mismas cumplan con los objetivos establecidos.

La Unidad de Almacenamiento y Distribucin est a cargo de un

responsable, quien asume su Jefatura.

Son sus funciones especficas de la Unidad de Almacenamiento y

Distribucin:

8.1. Recibir los materiales y recursos educativos, verificando que

cumplan con la calidad y cantidad estipulada en los contratos

respectivos, dando conformidad a su ingreso al almacn.

8.2. Almacenar los materiales y recursos educativos, as como

controlar las existencias de los mismos.

8.3. Supervisar el almacenamiento o distribucin de materiales y

recursos educativos, realizado por terceros cuando corresponda.

35

8.4. Distribuir los bienes a su cargo, verificando que su traslado se

realice en condiciones adecuadas para su conservacin.

8.5. Evaluar y monitorear las existencias de materiales y recursos

educativos a su cargo, e informar oportunamente sobre los actos

de disposicin de altas o bajas cuando correspondan.

8.6. Establecer e implementar las medidas de seguridad necesarias

que permitan preservar la integridad y estado de conservacin

de los materiales y recursos educativos custodiados en el

almacn.

8.7. Establecer protocolos para el almacenamiento, la distribucin y la

entrega de los materiales y recursos educativos, garantizando la

entrega oportuna y adecuada a las necesidades y

requerimientos de las reas usuarias.

8.8. Realizar el Inventario de Existencias de Almacn por lo menos

dos veces al ao (Conciliacin Fsico Contable).

8.9. Elaborar informes mensuales de ingreso y salida de materiales,

recursos educativos y/o Bienes del Almacn.

8.10. Elaborar el informe anual de ingresos y salidas de materiales,

recursos educativos y/o Bienes del Almacn.

8.11. Otras que correspondan a su mbito de competencia, se

encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurdico

pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la

finalidad de la UE.

33

V. Cuadro de distribucin de personal de la UE120

El personal con la que la UE desarrollar las actividades y funciones a su

cargo, es la que a continuacin se seala:

Nivel Unidad Orgnica SUB REA Personal Sub Toral

Direccin Jefatura

Jefatura 1

6

Coordinacin General

1

Secretara de UE

3

Archivo 1

Asistencia 1

Apoyo Oficina de

Administracin

Jefatura Secretaria Asistencia

1 1 2

4

Asesoramiento

Oficina de Asesora Legal

Jefatura 1 6

Abogados 5

Oficina de Desarrollo de Estrategias y Proyectos

Jefatura 1 2

Asistencia 1

Operativo

Unidad de Administracin Financiera

Jefatura 1

10 Contabilidad 5

Tesorera 5

Unidad de Planificacin, Presupuesto y Control

Jefatura 1

6 Operadores 3

Asistencia 2

Unidad de Contrataciones

Jefatura 1

10 Coordinador 1

Operadores 7

Asistencia 1

Unidad de Almacenamiento y Distribucin

Jefatura 1 4

Operadores 3

TOTAL 48