manual mÓ ulo xp i nt l trÓni o ( ) -gintegrabilidadnqn.gob.ar/gde manuales instructivos/5. manual...

MANUAL MÓDULO EXPEDIENTE ELECTRÓNICO

(EE) -GDE Versión Fecha: 13/01/2019

Este Material está sujeto a la licencia Reconocimiento-NoComercial-Compartir

Igual 4.0 Internacional de Creative Commons. Para ver una copia de esta

licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/

Secretaría de Modernización de la Gestión Pública Página 2 de 73

Contenido Autoridades ................................................................................................................................................................................... 4

Manual Módulo Expediente Electrónico (EE) .................................................................................................................. 5

1. Descripción General........................................................................................................................................................... 5

1.1 Tipos de Documentos que puede contener un Expediente Electrónico ........................................................ 6

1.2 Documentos del expediente: ........................................................................................................................................... 6

1.3 Ventajas .............................................................................................................................................................................. 7

1.4 Definiciones: .......................................................................................................................................................................... 7

2.Descripción Interfaz del Módulo Expediente Electrónico (EE) ............................................................................. 9

Importante !!! ............................................................................................................................................................................. 10

2.1 Solapa Buzón de Tareas .................................................................................................................................................. 10

Estados de un Expediente ..................................................................................................................................................... 11

2.2 Solapa Buzón Grupal ........................................................................................................................................................ 12

2.3 Solapa Actividades ............................................................................................................................................................ 12

2.4 Solapa Tareas Supervisados ......................................................................................................................................... 12

2.5 Solapa Tareas en Paralelo .............................................................................................................................................. 12

2.5 Solapa Consultas ................................................................................................................................................................ 13

2.6 Barra de Navegación Buzón de Tareas Pendientes, Buzón Grupal, Tareas en Paralelo, Consultas, etc. .................................................................................................................................................................................................. 13

2.7 Descripción Botones ........................................................................................................................................................ 14

2.8 Descripción Botones Acciones en Módulo EE ........................................................................................................ 17

2.9 Otros Botones ..................................................................................................................................................................... 17

3. Tipos de Documentos, sus Características, Numeración ...................................................................................... 18

3.1 Tipos de Documentos,y sus Características ............................................................................................................ 18

Características: .......................................................................................................................................................................... 18

3.2 Numeración de los Documentos ................................................................................................................................ 19

Observaciones: .......................................................................................................................................................................... 19

4. Ingreso al Sistema de Gestión Documental Electrónica – Módulo EE ......................................................... 20

5. Gestión y movimientos de un Expediente Electrónico ..................................................................................... 23

5.1Caratulación ......................................................................................................................................................................... 23

5.1.1 Solicitud de Caratulación ............................................................................................................................................ 23

5.1.2 Caratular Expediente (Usuarios con Perfil Caratulador) ............................................................................... 26

5.2 Descripción Interfaz en la Tramitación de un Expediente Electrónico ....................................................... 30


a) Solapa Documentos ........................................................................................................................................................ 30

b)Solapa Documentos de Trabajo ...................................................................................................................................... 31

c)Solapa Asociar Expediente ................................................................................................................................................ 31

d) Solapa Tramitación Conjunta ...................................................................................................................................... 32

e) Solapa Fusión .................................................................................................................................................................... 32

f) Solapa Historial de Pases .............................................................................................................................................. 32

g) Solapa Datos en la Carátula ......................................................................................................................................... 33

5.3 Vincular Documentos ...................................................................................................................................................... 34

5.3.1 ¿ Qué documentos son necesarios para cada trámite ? .................................................................................. 34

5.3.2 Vincular Documentos utilizando documentos generados previamente en el Módulo GEDO y/o CCOO .............................................................................................................................................................................................. 36

5.4 Asociar Expediente ........................................................................................................................................................... 40

5.5 Desasociar Expediente .................................................................................................................................................... 42

5.6 Tramitación Conjunta ...................................................................................................................................................... 44

5.7 Tramitación Conjunta - Desvincular .......................................................................................................................... 48

5.8 Fusión de Expedientes .................................................................................................................................................... 50

5.9 Historial de Pases .............................................................................................................................................................. 53

5.10 Datos de la Carátula ....................................................................................................................................................... 56

5.11 Actividades ........................................................................................................................................................................ 59

5.12 Guarda Temporal ............................................................................................................................................................ 63

6. Consulta de Expedientes ............................................................................................................................................... 66

6.1Búsqueda de Expedientes ............................................................................................................................................... 66

6.1.1 Buscar en los Expedientes tramitados por mí.................................................................................................... 66

6.2 Consulta de Expedientes por número NEU ............................................................................................................. 69

6.3 Consulta de Expedientes en Guarda Temporal ..................................................................................................... 71

6.3.1 Buscar en los Expedientes Tramitados por mí .................................................................................................. 71

7.Referencias .............................................................................................................................................................................. 73


Autoridades

Gobernador

Cr. Omar Gutiérrez

Vicegobernador

Cr. Rolando Figueroa

Ministro de Deporte, Cultura, Juventud y Gobierno

Dr. Juan Pablo Prezzolli

Secretaría de Modernización de la Gestión Pública

Coordinadora Técnica

Cra. María Alejandra Di Crocco


Manual Módulo Expediente Electrónico (EE)

1. Descripción General

Se entiende por Expediente Electrónico al conjunto ordenado de documentos electrónicos que se encuentran en el Repositorio Único de Documentos Oficiales, para la resolución de un trámite.

Todos los documentos que formen parte de un expediente electrónico tendrán que ser previamente generados en forma electrónica a través de CCOO (Comunicaciones Oficiales), GEDO (Generador Electrónico de Documento Oficiales) , el propio módulo de EE, o bien, si existieran en papel u otro formato, deberán ser digitalizados y/o importados a través de GEDO.

Los pases de un expediente pueden hacerse a un Usuario Particular, a una Repartición/Sector (Grupo de Trabajo) o a una Mesa Virtual de la Repartición.

De acuerdo a como se haya implementado el trámite puede no tener rutas ni tareas preestablecidas, y ser su tramitación libre. Igualmente se debe tener en cuenta la normativa que regula el procedimiento de cada trámite.

Las Providencias de pase se generan en forma automática sin necesidad de ir al módulo GEDO para producirlas.

Se pueden adjuntar documentos de trabajo, sin ser parte del expediente, ya que no requieren de una firma digital y carecen de número de identificación. Por ejemplo, una normativa que complemente alguna etapa de la tramitación.

Se permite:

✓ realizar asociaciones entre Expedientes. ✓ realizar fusiones de Expedientes. ✓ realizar pases paralelos de Expedientes. ✓ asociar un documento a más de un Expediente.

Al crear una carátula se permiten asociar datos o metadatos al trámite o Código de Trámite seleccionado, esta modalidad es de utilidad para la búsqueda e identificación de los expedientes.

El módulo ofrece la posibilidad de realizar consultas en línea de un expediente.


1.1 Tipos de Documentos que puede contener un Expediente Electrónico

El Expediente Electrónico -EE puede contener dos tipos de documentos:

Generados en CCOO

• Notas

• Memorandos

Generados en GEDO

• Actos Administrativos

• Documentos Importados

• Documentos Libres • Formularios Controlados

• Documentos del expediente:

• Carátula: Se genera con los datos que se cargan en la solicitud de caratulación.

El módulo Expediente Electrónico (EE) se desarrolló para vincular documentos electrónicos previamente generados. EE no permite la generación de documentos.

Por otra parte, el módulo EE solicita a al módulo GEDO la generación de los siguientes documentos en forma automática: carátula, modificación de carátula,providencia,

1.2 Documentos del expediente:

• Carátula: se genera con los datos que se cargan en la solicitud de caratulación.

• Modificación de carátula: se genera en el caso de que se realice algún cambio en los datos cargados en la caratulación. Al modificarla se crea dentro del mismo expediente una nueva carátula con distinto número de registro a la carátula inicial.

• Providencia: Se genera cada vez se realiza un pase.


1.3 Ventajas Algunas de las ventajas de la implementación del módulo Expediente Electrónico (EE) en la Administración Pública Provincial son :

✓ Acceso permanente al expediente (información). ✓ Despapelización. ✓ Total seguridad en los contenidos del expediente. ✓ Ambiente tecnológico de alta seguridad informática. ✓ Interoperabilidad con los sistemas verticales y transversales. ✓ Seguimiento de las tareas por trámite. ✓ Control del rendimiento por agente. ✓ Mejor relación con el ciudadano (consulta, trámites a distancia)

1.4 Definiciones:

• Carátula: Portada del expediente o actuación que contiene los datos generales de los mismos.

• Documento: Constituye documento, cualquiera sea su soporte, una entidad identificada y estructurada que comprende texto, gráficos, sonido, imágenes o cualquier clase de información.

• Expediente: Constituye expediente, cualquiera sea su soporte, el conjunto ordenado de documentos que proporcionan información sobre un mismo asunto y sirven de antecedente y fundamento para su gestión o resolución.

✓ Expediente Externo: Expediente iniciado a solicitud de los particulares.

✓ Expediente Interno: Expediente iniciado a solicitud de las reparticiones de la Administración Pública Nacional.

• Numeración: procedimiento por el cual se ordenan numéricamente expedientes y actuaciones administrativas. Se suma como elemento de identificación imprescindible, establecido por la tabla de códigos, la sigla de actuación, el año de firma, número de secuencia y repartición.


• Providencia: intervención administrativa de remisión y/o elevación asentada en un expediente o documento. Se utilizan para intervenciones sin fundamentos o cuestiones de mero trámite. La providencia no puede originarse por sí sola, sino que debe responder a un trámite previo. Se debe aclarar cuál es el documento que da origen al escrito.

• Trámite: Es uno de los elementos informativos que integra la carátula. Referencia exigida para la caratulación de expedientes, que se define de acuerdo al nomenclador de Código de Trámites.

• Descripción del Código de Trámite: Es una de las demandas informativas incluidas en la solicitud de caratulación. Surge del nomenclador del Código de Trámites, por ejemplo: obras, impuestos, recursos humanos, etc.

• Motivo: Breve descripción sobre el tema central de una actuación administrativa. Integra junto a la numeración, sigla del sector y el año, los elementos identificativos de este tipo de documentación.

• Nomenclador del Código de Trámite: Sistema integrado a partir de la definición de rubros codificados determinados por los códigos de Trámite: Habilitaciones, Tránsito, Cementerios, etc. Su aplicación es exigida para la caratulación del expediente y su posterior remisión al organismo correspondiente.

Puede Consultar el Glosario de Definiciones (Ver +) – versión completa :

http://www.integrabilidadnqn.gob.ar/GDE%20%20Manuales%20%20Instructivos/0.%20Glosario%20GDE_27032018.pdf

http://www.integrabilidadnqn.gob.ar/GDE Manuales Instructivos/0. Glosario GDE_27032018.pdf


2.Descripción Interfaz del Módulo Expediente Electrónico (EE)

Después de que el usuario ingresó sus credenciales (usuario y contraseña) abrirá la pantalla de inicio de la Aplicación.

a) Muestra el Usuario que inició sesión

b) Ir al Escritorio: permite al Usuario ir al Escrito Único

c) Opción Salir de la

Aplicación

d) Solapa Buzón de Tareas

e) Solapa Buzón Grupal

f) Solapa Actividades

g) Solapa Tareas Supervisados

h) Solapa Tareas Otros

Usuarios

i) Solapa Tareas en Paralelo

j) Opción Consultas


2.1 Solapa Buzón de Tareas

La Solapa Buzón Tareas Pendientes muestra las tareas del usuario logueado en el Sistema de Gestión Documental Electrónica – GDE. Existen tres tipos de tareas que pueden efectuarse a través de esta pestaña del módulo de Expediente Electrónico:

✓ Crear Nueva Solicitud ✓ Caratular Interno ✓ Caratular Externo

• El Buzón de Tareas

muestra todas las

tareas pendientes que

tiene el usuario

• Las tareas que se

reciben en el Buzón de

Tareas Pendientes se

deben Ejecutar.

• El usuario puede

adquirir tareas del

Buzón Grupal, es decir

las que fueron enviadas

al sector al que

pertenece. También se

permite devolver las

tareas adquiridas del

Buzón Grupal.

Importante !!!

El módulo Expediente Eletrónico-EE dispone de 30 minutos hasta que la sesión expira por falta de actividad por parte del usuario. Por tal razón, se perderán los datos que no hayan sido grabados. El módulo requerirá que el usuario acceda nuevamente.


Estados de un Expediente

Los estados por los que puede pasar un expediente electrónico son:

• Iniciación: es el estado con el cual se crea el expediente en la caratulación. Cuando el usuario

determina que debe modificarlo, las alternativas son Subsanación, Tramitación o Guarda Temporal. Cuando el expediente abandona este estado no puede retornar. En caso de enviarlo al estado de Subsanación debe indicar el o los documentos que serán modificados. El usuario también está obligado a indicar el motivo por el cual envía a Subsanación.

• Tramitación: es el estado durante el cual el trámite atraviesa las distintas etapas hasta llegar

a su resolución. Para pasar de este estado a Subsanación o Comunicación o Guarda

Temporal, el usuario debe indicarlo.

• Subsanación: es un estado optativo que permite modificar los atributos y documentos del

expediente. El usuario que envíe un expediente a subsanación debe indicar los documentos

que serán objeto de modificación y el motivo. El usuario puede ir de este estado al de

Tramitación o al de Guarda Temporal.

• Ejecución: es el momento en que el trámite debe ejecutar el acto administrativo. Este estado es optativo dentro del ciclo de vida del expediente. El siguiente estado posible es Guarda Temporal

• Comunicación: en este momento, el expediente electrónico está comunicando y publicando el acto administrativo; no debe permitir vinculación de documentos. El expediente no se puede modificar. El siguiente estado posible es Guarda Temporal o Ejecución.

• Guarda temporal: finalizada su tramitación, el Expediente Electrónico se envía a un pre-archivo. Durante ese periodo (2 años) se puede solicitar la rehabilitación del Expediente Electrónico a tramitación.

• Solicitud de Archivo: estado intermedio en el que se encuentra un Expediente Electrónico hasta tanto se firme el informe que autoriza el archivo definitivo.

• Archivo Definitivo: instancia definitiva de archivo. El Expediente Electrónico ya no se puede rehabilitar, sin embargo, permanece disponible para su consulta permanente.


2.2 Solapa Buzón Grupal

Las tareas enviadas a un sector en una dependencia se muestran en el Buzón Grupal.

Cualquier usuario del sector puede seleccionar una tarea del Buzón Grupal de la dependencia a la que pertenece para realizarla. Para ello, debe presionar el botón Adquirir. La tarea será remitida al buzón de tareas individual del usuario que la adquirió. Se permiten devolver las tareas adquiridas del Buzón Grupal cuando el expediente todavía no ha recibido modificaciones

2.3 Solapa Actividades

En la solapa Actividades se visualizan las solicitudes realizadas para el expediente en curso.

Se reflejan actividades con solicitudes de generación de copia parcial del expediente y producción de documentos realizados a través del botón Iniciar Documentos GEDO.

2.4 Solapa Tareas Supervisados

La solapa Tareas Supervisados se habilita para aquellos usuarios que posean agentes a cargo, quienes podrán ver las tareas pendientes de sus supervisados a fin de avocarse las tareas o reasignarlas.

2.5 Solapa Tareas en Paralelo

Las Tareas en Paralelo se habilitan cada vez que un usuario realice el pase múltiple de un expediente electrónico. Esto quiere decir que, en el momento de hacer el pase de la actuación, lo dirige a dos o más destinos, que pueden ser agentes o sectores.

La opción de enviar un pase múltiple se habilita sólo para los expedientes que se encuentren en estado de Tramitación o Ejecución, en el momento del envío paralelo.

Se debe presionar el botón Realizar pase Múltiple que figura en la parte inferior de la pantalla.


2.5 Solapa Consultas

La solapa Consultas permite realizar la búsqueda de expedientes electrónicos por criterios generales o por número de identificación:

a) Búsqueda de Expedientes b) Consulta de Expedientes por número NEU c) Consulta de Expedientes en Guarda Temporal

2.6 Barra de Navegación Buzón de Tareas Pendientes, Buzón Grupal, Tareas en Paralelo, Consultas, etc.

a) Barra Paginación: en ésta se muestra la cantidad de páginas que posee el usuario.

Ícono Descripción

Barra de Navegación Paginación

Ir a la Primera Página

Ir a la Página Anterior

Ir a la Página Siguiente

Ir a la última Página


2.7 Descripción Botones

Ícono Descripción Ejemplo

• Archivos de Trabajo: permite Anexar archivos a la Nota(Módulos CCOO y GEDO).

• Archivos de Trabajo: permite Anexar archivos al Expediente (Módulo EE).

En este ejemplo el usuario envió Nota con un archivo de trabajo adjunto.

Enviar a Producir: se selecciona el Tipo de Documento, por ejemplo Nota, y se le asigna a otro usuario la realización del Mismo.

Producirlo yo mismo: el usuario selecciona el Tipo de Documento (Nota, Memo, etc.) y se encarga de su realización.

Cancelar: el usuario cancela la acción en curso.

Destinatarios: opción donde el usuario selecciona los destinatarios de la Comunicación.

Previsualizar Documento: permite al usuario ver la comunicación que está elaborando antes de su firma y envío..

Historial: Muestra el Historial de las Actividades realizados por el/los usuarios sobre la Comunicación Oficial seleccionada.

Enviar a Revisar: el usuario envía el documento a otro usuario para su verificación.

Enviar a Firmar: un usuario realiza el documento(comunicación) y envía a otro a Firmar.

Firmar Yo Mismo el Documento: el usuario en curso Firma el Documento(Nota, Memo, etc.).

Descargar Documento


Ícono Descripción

Volver al Documento

Firmar con Certificado (Firma Electrónica) : utiliza tecnología de firma electrónica certificada por el sistema. Se utiliza para todos los documentos de baja jerarquía administrativa.

Firma con Token USB: utiliza tecnología de firma digital certificada por medio de Token USB con clave de seguridad y registro de firma. Firma tramitada por el Agente ante una Autoridad de Registro (por ejemplo : SMGP, ONTI, etc.). Los actos administrativos que requieran, como mínimo, la firma de un Director General (decretos, resoluciones, disposiciones, etc.) deben ser firmados con este nivel de firma, sin embargo, cualquier documentación oficial puede ser firmada con Token USB.

Rechazo Firmar el Documento: el usuario puede rechazar la firma del documento. Deberá ingresar un motivo para el rechazo. Quien le envió el documento para firmar recibirá una notificación con la información indicada.

Modificar Yo Mismo el Doc: permite al usuario editar el documento. Se debe cliquear sobre el botón y el módulo abrirá una pantalla de producción.

El módulo permite subsanar errores materiales o involuntarios al vincular un documento.

Si un usuario vincula por error un documento que no corresponde a

un expediente electrónico y realiza un pase, se puede marcar el o los

documentos errados para que se presenten como subsanados en la

solapa documentos y vincular el o los documentos correctos.

La subsanación debe estar justificada debidamente por un Acto

Administrativo que argumente la acción.

El módulo EE permite iniciar un documento GEDO desde la solapa Documentos. Esta acción permite generar cualquier documento en el módulo GEDO desde

el módulo de Expediente Electrónico.

Notificar TAD

$ Pago TAD


Ícono Descripción

Búsqueda de Documentos

Permite vincular documentos generados en e Módulo GEDO.

Para vincular un documento, se deben ingresar los datos del

número GDE que le fue asignado cuando se creó:

✓ Tipo: se selecciona del desplegable la letra del documento ✓ Año: ingresar el año de creación del documento ✓ Número: asignado por GDE ✓ Sector: donde se creó el documento

Permite obtener todos los documentos en un archivo comprimido y

guardarlo, respeta el filtro seleccionado.

Esta opción se utiliza como un guardado, al presionarlo redirige al Buzón de

Tareas y guarda los cambios realizados. Cancelar la tarea redirige a la

pantalla anterior sin tomar los cambios.

Al finalizar la vinculación de documentos se procede al pase para proseguir la tramitación del expediente.

Permite realizar un pase y generar una comunicación oficial. Esta opción se habilita si el Estado cambia a “Tramitación”. Si se presiona, genera la siguiente pantalla.

También puede adjuntarse uno o más archivos a la comunicación oficial, cuando se selecciona Realizar Pase y Comunicar.

Realizar Pase Paralelo

Generar Copia: Permite generar una copia parcial del expediente hasta el momento de solicitar la acción.

Notificar Expediente a TAS

Botón Cancelar


2.8 Descripción Botones Acciones en Módulo EE

Ícono Descripción

Visualizar Documento

Descargar documento al disco local de la PC del Usuario

Más Datos

Ícono Descripción

Detalle de Comunicación

Continuar Comunicación

Redirigir Comunicación

La Comunicación posee archivo adjuntos

2.9 Otros Botones

Ícono Descripción

Archivos de Trabajo Adjuntos

Archivos Embebidos


3. Tipos de Documentos, sus Características, Numeración

3.1 Tipos de Documentos, y sus Características Actualmente en el Módulo Generador de Documentos Electrónicos-GEDO existen las siguientes Agrupaciones de Tipos de Documento: Acto Administrativo; a.Comunicaciones; b.Informes; c.Certif,Constancias,Cpbtes; d.Dictámenes, Recursos; e.Compras y Contrataciones; f.Docum. Contable y Financiera; n.Normas Legales; r.Recursos Humanos; z. Providencias

Características: Ícono Descripción

Libre

Firma Conjunta

Especial

Notificable

Importado

Reservado

Token

Firma Externa: reconoce un documento firmado digitalmente fuera de GDE.

Por ejemplo: Adobe Acrobat, XolidoSign.

Template: indica que el documento tiene un formato predefinido y se debe completar la información solicitada. Formularios Controlados.


3.2 Numeración de los Documentos

Los Documentos cuentan con una secuenciación única e irrepetible de

Carácter Oficial.

Ésta nos permitirá la identificación y búsqueda de los documentos a través del

Sistema.

La secuenciación de la documentación se asigna automáticamente al generar

el documento y cuenta con 4 partes que la constituyen .

EE-2018-00023264-NEU-CCP#SGP

1) Permite conocer el Tipo de Documento y se constituye por una sigla. Por ejemplo:

• NO Nota

• IF Informe

• EE Expediente Electrónico

• ME Memorandum

• etc 2) Año en que se firmó el Documento

3) Número secuencial que sigue orden ascendente independiente al organismo que

genere el Documento, que es único para todos los tipos de documentos y se actualiza-renueva anualmente.

4) Repartición que firmó el Documento.

Observaciones:

✓ Módulo Comunicaciones Oficiales – CCOO y en Módulo Generador Electrónico de Documentos Oficiales - GEDO: cuando se firme un documento en forma conjunta por dos reparticiones, la última será la que caracterice el número resultante.

✓ Módulo Expediente Electrónico – EE: hará mención a la repartición encargada de la caratulación de éste.

1 2 3 4


4. Ingreso al Sistema de Gestión Documental Electrónica – Módulo EE

4.1 Ingresar al Sitio Oficial de GDE (Ver +): https://gde.neuquen.gov.ar/

4.2 Presionar el Botón Ingresar a GDE

4.3 Mostrará la Pantalla de Inicio de GDE

https://gde.neuquen.gov.ar/





4.4 Ingresar el Usuario y

Clave

4.5 Presionar el Botón Acceder

4.6 Ingresará al Módulo Escritorio Único

Observaciones: cada usuario que es dado de alta en el sistema recibe un correo electrónico con Usuario y Contraseña de Inicio.


4.7 Ir a la Sección Módulos Neu y presionar el botón Ir del Módulo EE

4.8 Ingresará al Módulo Expediente Electrónico -EE en la Solapa Buzón de Tareas


5. Gestión y movimientos de un Expediente Electrónico

5.1Caratulación

5.1.1 Solicitud de Caratulación En este ejemplo: Tipo de Documento: Memo – Documento Libre

5.1.1.1 Ingresar al Sitio Oficial de GDE (Ver +): https://gde.neuquen.gov.ar/

como se explica en la Sección 4 de este Manual.

5.1.1.2 Ir a la Sección Módulos Neu seleccionar el Módulo EE






5.1.1.3 Seleccionar Crear Nueva Solicitud en la Solapa Buzón de Tareas

5.1.1.4 Completar los siguientes campos:

✓ Motivo Interno y Motivo Externo con una descripción del Trámite a Realizar.

✓ Código de Trámite Sugerido, en el ejemplo Pedido de Suministro.

✓ Email ✓ Teléfono

5.1.1.5 Presionar el Botón Solicitar Caratulación


5.1.1.6 Completar el Campo Motivo

5.1.1.7 En la Sección Sector seleccionar Repartición y Sector

5.1.1.8 Presionar el Botón Enviar Solicitud


5.1.2 Caratular Expediente (Usuarios con Perfil Caratulador)

Sólo pueden caratular los usuarios que poseen Perfil Caratulador: integrantes de las Mesas De Entradas y Salidas y/o Usuario con Rol habilitado.









5.1.2.3 Seleccionar la Solapa Buzón Grupal

5.1.2.4 Seleccionar el/los expediente/s a Caratular y presionar Adquirir en la Columna Acciones a realizar


5.1.2.5 Seleccionar la Solapa Buzón de Tareas

5.1.2.4 Seleccionar el/los expediente/s a Caratular y presionar Adquirir en la Columna Acciones a realizar


5.1.2.5 Seleccionar la Solapa Buzón de Tareas

5.1.2.6 Seleccionar el expediente a Caratular y presionar Ejecutar en la Columna Acciones a realizar 5.1.2.7 Completar el Campo Descripción Adicional del Trámite 5.1.2.8 Presionar el Botón Caratular Mostrará Mensaje de que se Generó el Expediente y usuario al que se envió. 5.1.2.9 Presionar el Botón OK


5.2 Descripción Interfaz en la Tramitación de un Expediente Electrónico

a) Solapa Documentos b) Solapa Documentos de

Trabajo

c) Solapa Asociar Expediente

d) Solapa Tramitación

Conjunta e) Solapa Fusión

f) Solapa Historial de

Pases

g) Solapa Datos en la Carátula

a) Solapa Documentos La solapa Documentos permite visualizar el expediente y los documentos que lo integran.

Sobre la derecha de la pantalla en la columna “Acción” muestra una serie de íconos que

permiten:

Visualizar las características del documento: • Número GDE

• Referencia

• Fecha creación

• Tipo de Documento

• Firmantes

• Datos Propios

• Archivos de Trabajo

• Historial

Descargar el documento: permite visualizar el documento

Más Datos: muestra el nombre del usuario generador del documento y,

en el caso en que corresponda, el número especial.


b)Solapa Documentos de Trabajo

La solapa Documentos de Trabajo permite anexar archivos de trabajo que no forman parte

integrante del expediente. Ejemplos: archivos Word, Excel; Imágenes: pdf,.jpg,.; planos en

distintos formatos, etc.

c)Solapa Asociar Expediente

La solapa Asociar Expediente se utiliza para relacionar uno o más expedientes con el actual sólo

como consulta.

El archivo de trabajo no es un documento oficial sino que es información adicional que queda por fuera de la actuación caratulada.


d) Solapa Tramitación Conjunta

La solapa Tramitación Conjunta permite la incorporación de un grupo de expedientes durante

un tiempo sin que pierdan su individualidad. Además, pueden ser separados en cualquier

momento.

e) Solapa Fusión

La solapa Fusión permite agrupar varios expedientes en uno que quedará como cabecera y

será el que tramite. Los expedientes fusionados pierden su individualidad, es decir no pueden

volver a tramitar en forma independiente.

f) Solapa Historial de Pases

El módulo permite visualizar los pases realizados durante la tramitación del expediente.


g) Solapa Datos en la Carátula

La solapa Datos de la Carátula muestra el motivo del último pase realizado y los datos

ingresados en la caratulación.


5.3 Vincular Documentos

El usuario puede optar por:

✓ generar los documentos que necesita para el Trámite en el Módulo GEDO después vincularlos en el Módulo EE

✓ o iniciar el Documento desde el Módulo EE en la Opción Iniciar Documento GEDO

5.3.1 ¿ Qué documentos son necesarios para cada trámite ?

En el Sitio Oficial de GDE (Ver +) , en el Menú Superior Derecho seleccionar en Ingresar a GDE y luego la Opción Documentación

En esta sección se pueden consultar los distintos Trámites, agrupados en categorías,



En este ejemplo, el Trámite Pedido de Suministro – SMGP :

Y para este trámite los Documentos Habilitados son:

En la sección Descripción está explicado el paso a paso del Trámite, y cuando se debe utilizar cada Documento requerido para completar éste.


5.3.2 Vincular Documentos utilizando documentos generados previamente en el Módulo GEDO y/o CCOO En este ejemplo se realizará el Trámite Pedido de Suministro (en forma parcial), y se vincularán los Documentos PS-Pedido de Suminstro y SPS-Pedido de Suministro (SAFIPRO) que fueron generados previamente en GEDO.









5.3.2.3 Seleccionar el Expediente, en la Solapa Buzón de Tareas, y presionar Ejecutar en la Columna Acción a realizar

Observaciones: en este ejemplo ya se realizaron los pasos explicados en 5.1.1 Solicitud de Caratulación y 5.1.2 Caratular Expediente Y el trámite es GSUMINISTRO – Pedido de Suministro

5.3.2.4 Ingresar los Datos del Documento tipo PS-Pedido de Suministro en los campos 5.3.2.5 Presionar el Botón Vincular Documentos

Quedará vinculado al Expediente.


5.3.2.6 Vincular todos los Documentos necesarios para el Trámite siguiendo los pasos 6.2.4 y 6.2.5

5.3.2.7 Presionar el Botón Realizar Pase después de Vincular todos los documentos necesarios para el Trámite

5.3.2.8 Completar el Campo Motivo, Estado, Usuario y/o Serctor 5.3.2.9 Presionar el Botón Realizar Pase o Realizar Pase y Comunicar según corresponda


Se generó el Pase del Expediente.

5.3.2.10 Presionar el Botón OK


5.4 Asociar Expediente

Esta opción se utiliza para relacionar uno o más expedientes al actual sólo como consulta.

5.4.1 Ingresar al Sitio Oficial de GDE (Ver +): https://gde.neuquen.gov.ar/


5.4.2 Ir a la Sección Módulos Neu seleccionar el Módulo EE






5.4.3 Seleccionar el Expediente, en la Solapa Buzón de Tareas, al que se le desea asociar otro Expediente, presionar Ejecutar en la Columna Acción a Realizar

5.4.4 Seleccionar la Solapa Asociar Expediente ingresar los datos del expediente a asociar en los campos de búsqueda 5.4.5 Presionar el Botón Buscar Expediente

Traerá el Expediente 5.4.6 Presionar el Botón Asociar en la Columna Acción

5.4.7 Presionar el Botón OK. El Expediente quedó Asociado.


5.5 Desasociar Expediente

Esta opción se utiliza para desasociar uno o más expedientes al actual.









5.5.3 Seleccionar el Expediente, en la Solapa Buzón de Tareas, al que se le desea asociar otro Expediente, presionar Ejecutar en la Columna Acción a Realizar

5.5.4 Seleccionar la Solapa Asociar Expediente 5.5.5 Presionar el Botón Desasociar Expediente

en la Columna Acción 5.5.6 Presionar el Botón OK. De esta forma quedará desasociado el expediente seleccionado.


5.6 Tramitación Conjunta

Esta opción permite la incorporación de un grupo de expedientes durante un tiempo sin que

pierdan su individualidad, y pueden ser separados en cualquier momento.

El expediente sobre el que se está trabajando será cabecera de la Tramitación Conjunta, a partir de ahora y hasta su separación. No se permite trabajar sobre los expedientes incorporados. Sólo se permite la incorporación de expedientes que estén bajo el control del usuario.

Para tramitar en forma conjunta el expediente cabecera debe estar en estado de Tramitación o

Ejecución. Todos los expedientes que se incorporen deben tener el mismo estado que el de

cabecera en el momento del armado.









5.6.3 Seleccionar el Expediente, en la Solapa Buzón de Tareas y presionar Ejecutar en la Columna Acción a Realizar

5.6.4 Ingresar los datos del Expediente a Tramitar en forma Conjunta en los campos de búsqueda

5.6.5 Presionar el Botón Buscar Expediente


Traerá el expediente, en este momento se puede desvincular el Expediente Incorporado

presionando el Botón .

5.6.6 Presionar el Botón Confirmar Tramitación Conjunta.

5.6.7 Presionar el Botón OK


Cada vez que se incorpore un expediente, el módulo genera, en forma automática, providencias en las que refleja la tramitación conjunta.

✓ Desde la Confirmación de la Tramitación Conjunta

y hasta su desvinculación, solo se permite realizar

operaciones sobre el expediente cabecera.

✓ Las acciones que se tomen sobre el expediente

cabecera se replican en los expedientes que

componen la tramitación conjunta, es decir que

cuando se vincula un documento al expediente

cabecera, también se vincula, en forma automática, en

los incorporados.

✓ Cuando se finalizó la tramitación conjunta de los

expedientes se permite desvincular el lote. Esta acción

se realiza al presionar el botón “Desvincular Todo”.

Cada expediente puede seguir la tramitación en forma

individual.


5.7 Tramitación Conjunta - Desvincular

Cuando se finalizó la tramitación conjunta(explicada en la sección anterior 5.6) de los expedientes

se permite desvincular el lote. Esta acción se realiza al presionar el botón Desvincular Todo.

Cada expediente puede seguir la tramitación en forma individual.










5.7.4 Seleccionar la Solapa Tramitación Conjunta

5.7.5 Presionar el Botón Desvincular Todo


5.7.6 Presionar el Botón OK

5.8 Fusión de Expedientes

Esta opción permite agrupar varios expedientes en uno que quedará como cabecera y será el que

tramite. Los expedientes fusionados pierden su individualidad, es decir, no pueden volver a

tramitarse en forma independiente.










5.8.4 Ingresar los datos del Expediente a Fusionar en los campos de búsqueda

5.8.5 Presionar el Botón Buscar Expediente

5.8.6 Presionar el Botón Confirmar Fusión


5.8.7 Presionar el Botón SI

De esta forma quedaron fusionados los Expedientes.

5.8.8 Presionar el Botón OK.


5.9 Historial de Pases

Esta opción permite visualizar los pases realizados durante la tramitación de un expediente.









5.9.3 Seleccionar la Solapa Consultas

5.9.4 Seleccionar Consulta de Expediente por Número NEU 5.9.5 Ingresar los datos del Expediente en los campos de búsqueda y presionar el Botón Buscar


5.9.6 Presionar el Botón Visualizar 5.9.7 Seleccionar la Solapa Historial de Pases 5.9.8 Mostrará el Historial de Pases del Expediente.


5.10 Datos de la Carátula

Esta opción muestra el motivo del último pase realizado y los datos ingresados en la caratulación.









5.10.3 Seleccionar el Expediente, en la Solapa Buzón de Tareas, y presionar el Botón Ejecutar en la Columna Acción

5.10.4 Seleccionar la Solapa Datos de la Carátula

Mostrará la información cargada en la Carátula del Expediente.


Observaciones:

Se puede modificar la información ingresada en la Carátula, pero el Usuario debe tener permisos para realizar esta tarea.


5.11 Actividades

En la Solapa Actividades se visualizar las solicitudes realizadas para el expediente en curso, por

ejemplo la generación de copia parcial del expediente.









5.11.3 Seleccionar el Expediente, en la Solapa Buzón de Tareas, y presionar Ejecutar en la Columna Acciones a realizar

5.11.4 Presionar el Botón Generar Copia en la Solapa Documentos

5.11.5 Presionar el Botón SI


5.11.6 Presionar el Botón OK. La solicitud de Generar Copia del Expediente ya fue iniciada. 5.11.7 Presionar el Botón Salir sin Pase, para volver al Buzón de Tareas. La solicitud de Generar Copia del Expediente ya fue iniciada. 5.11.8 Seleccionar la Solapa Actividades


Mostrará la Actividad de Copia en Curso, en estado Abierta. 5.11.9 Presionar Ejecutar en la Columna Acciones Mostrará el siguiente Mensaje.


5.12 Guarda Temporal

Una vez concluido el trámite, la repartición propiciante o el órgano rector:

a) Verificará que no subsisten cuestiones pendientes de solución; b) Explicitará dicha circunstancia en el motivo del pase c) Modificará el estado del Expediente Electrónico a Guarda Temporal; d) Grabará el pase

Finalizada esta operación, el expediente electrónico permanecerá en estado Guarda Temporal en el Repositorio Único de Documentos Oficiales(RUDO) por 2 Años (24 meses).









5.12.3 Seleccionar el Expediente, en la Solapa Buzón de Tareas, y presionar Ejecutar en la Columna de Acciones a Realizar

5.12.4 Verificar que el Trámite que se gestiona en el Expediente está listo para cerrar éste. 5.12.5 Presionar el Botón Realizar Pase 5.12.6 Completar el Motivo , en este ejemplo: Trámite Finalizado. 5.12.7 Cambiar el Estado a Guarda Temporal 5.12.8 Presionar el Botón Realizar Pase o Realizar Pase y Comunicar según corresponda.


5.12.9 Presionar el Botón SI 5.12.10 Presionar el Botón OK

Todos los expedientes electrónicos que hayan permanecido en estado Guarda Temporal durante 2 Años (24 meses) pasarán al estado de Archivo y no podrán adquirir un nuevo estado de tramitación, sin perjuicio de ser remitidos al solicitante para su consulta.


6. Consulta de Expedientes La solapa Consultas permite realizar la búsqueda de expedientes electrónicos por criterios generales o por número de identificación:

1) Búsqueda de Expedientes 2) Consulta de Expedientes por número NEU 3) Consulta de Expedientes en Guarda Temporal

6.1Búsqueda de Expedientes Ofrece tres opciones:

6.1.1 Buscar en los Expedientes tramitados por mí









6.1.1.3 Seleccionar la Solapa Consultas

6.1.1.4 Seleccionar en Búsqueda de Expedientes la opción Buscar los expedientes tramitados por mí

6.1.1.5 Completar los datos(parámetros) en los campos para realizar la Búsqueda 6.1.1.6 Presionar el Botón Buscar


Mostrará los Expedientes que cumplen con los criterios de Búsqueda.


6.2 Consulta de Expedientes por número NEU









6.2.3 Seleccionar la Solapa Consultas

6.2.4 Completar los campos con los datos del expediente que se desea Buscar

6.2.5 Presionar el Botón Buscar

6.2.6 Mostrará el Expediente que cumple con los criterios de Búsqueda.


6.3 Consulta de Expedientes en Guarda Temporal Ofrece tres opciones al usuario:

6.3.1 Buscar en los Expedientes Tramitados por mí









6.3.1.3 Seleccionar la Solapa Consultas

6.3.1.4 Seleccionar en Consulta de expedientes en Guarda Temporal la opción Buscar en los expedientes tramitados por mí

6.3.1.5 Mostrará los expedientes que se encuentran en Guarda Temporal y que cumplen con los criterios de Búsqueda.


7.Referencias

• Manual EE de Nación : Manual_4_Expediente electronico - EE.pdf

manual mÓ ulo xp i nt l trÓni o ( ) -gintegrabilidadnqn.gob.ar/gde manuales instructivos/5. manual...

Documents