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LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL
GOBIERNO ELECTRÓNICO: AVANCES
Y PERSPECTIVAS. EL CASO ESPAÑOL
Ramon Alberch i
Fugueras
Director General de la
Escuela Superior de
Archivística y Gestión de
Documentos de la UAB
1. Un ensayo de caracterización de los
cambios más relevantes
La archivística como cóctel y fusión
1. Un ensayo de caracterización de los
cambios más relevantes
Una constelación de valores
1. Un ensayo de caracterización de los
cambios más relevantes
Un entorno en estrecha interdependencia
1. Un ensayo de caracterización de los
cambios más relevantes
La complementariedad legislativa
-Leyes de archivos
-Leyes de protección de datos
-Leyes de transparencia y libertad de
información
-Leyes de administración o gobierno
electrónico (firma digital, interoperabilidad,
seguridad)
Legislación desconectada, en clave de
rompecabezas.
2. Algunas dudas razonables
Unas tecnologías y una legislación que van
por delante de la realidad.
La preocupación tecnológica por el front-
office y la reivindicación profesional de una
mayor atención al back-office
¿Es una maratón o un esprint?.
3. El contexto jurídico-legal y normativo
Complementariedad de directrices,
normas generales y normas específicas
que han permitido homologar y
consolidar las buenas prácticas,
Internacionalizar las soluciones y ofrecer
cobertura legal a las organizaciones más
renovadoras.
3. El contexto jurídico-legal y normativo
La normativa internacional, especialmente las
normas ISO relativas a :
-Gestión de documentos
-Preservación
-Digitalización y migración
-Procesos
-Metadatos
-Calidad
-Seguridad y gestión del riesgo
3. El contexto jurídico-legal y normativo
La legislación sobre administración electrónica:
La ley 11/2007 de acceso electrónico de los
ciudadanos a los servicios públicos.
La ley 59/2003, de firma electrónica.
La ley 15/1999, de protección de datos de
carácter personal.
Decreto 1708/2011 que establece el sistema
español de archivos.
Esquema Nacional de Seguridad y Esquema
Nacional de Interoperabilidad. 2010.
4. Una alianza interdisciplinaria y un
modelo institucional
Es imprescindible una interlocución
múltiple con los actores implicados
en el desarrollo de la administración
electrónica.
Una apuesta corporativa y transversal
Gestión Documental
Dirección de Archivos Centro de
Tecnologías
Modernización de la
Administración Administración
Electrónica
Atención
Ciudadana
Agencia de
Certificación
Servicios
Jurídicos
5. La metodología de gestión documental
y archivos
. La clasificación. Orgánica vs funcional. La norma ISDF/ISDHIA
. La descripción (ISAD-G; ISAAR-CPF)
y los metadatos
. La valoración documental. La evaluación funcional. La crisis del
modelo taxonómico de valoración
. La preservación
. La convivencia de diferentes aplicativos
. La integración de procesos y
herramientas
. La firma electrónica
Diferentes aspectos emergen:
. Accesibilidad
. Valoración documental
. Legislación
. La formación y especialización
profesional
6. Los ejes críticos
Los cambios son estructurales, no coyunturales. Es necesario estrategia, no táctica.
Estamos hablando de documentos electrónicos de archivo cuyos valores esenciales para asegurar su certeza, completud y precisión son la fiabilidad, la autenticidad, la integridad, la identidad y la capacidad de uso a lo largo del tiempo.
. La solidez y continuidad de los
soportes: la preservación digital y la
memoria histórica
. La autenticidad y la integridad de
los documentos
. La seguridad de la información
. La privacidad de las
informaciones
La digitalización
El establecimiento de un plan de
digitalización. Los requerimientos básicos
según informe de la UNESCO (proridades,
costes, condiciones técnicas).
La doble faz de la digitalización: acceso y
preservación.
Documentos históricos, documentos
esenciales y documentos en peligro de
degradación).
Su preservación segura.
. Frecuente disociación entre los
aplicativos informáticos de
procedimiento y trámite
administrativo y los de gestión
documental y archivo.
. El necesario cambio de
ubicación orgánica de la función
archivística