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Manual del Usuario – Módulo Compromisos 1
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Manual del Usuario - Módulo de
Compromisos
Sistema Reaseg para UIB
Elaborado por Yanet García - Cidsa Ltda.
para UIB Colombia
Proyecto – Sistema Reaseg
Bogotá
2016
Manual del Usuario – Módulo Compromisos 2
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Tabla de contenido
Introducción ..................................................................................................................................... 3
Objetivo ............................................................................................................................................ 3
Objetivos Específicos ................................................................................................................ 3
Explicación de los Estados ................................................................................................................ 4
Perfiles .............................................................................................................................................. 5
Pre-requisitos de Parametrización ................................................................................................... 6
Búsqueda Puntual de un Compromiso ............................................................................................. 7
Búsqueda Masiva de Compromisos ................................................................................................. 8
Estado de Cumplimiento de Compromisos ...................................................................................... 9
Crear un Compromiso desde Módulo de Compromisos ................................................................ 10
Confirmar un Compromiso ............................................................................................................. 11
Reprogramar un Compromiso ........................................................................................................ 12
Cancelar un Compromiso ............................................................................................................... 13
Finalizar un Compromiso ............................................................................................................... 14
Notificación de Compromisos ........................................................................................................ 15
Manual del Usuario – Módulo Compromisos 3
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Introducción
Esta guía muestra cómo crear y gestionar los Compromisos generados
automáticamente por el sistema o desde el módulo de Compromisos para
la gestión de los procesos de UIB.
Objetivo
Brindar una guía paso a paso para la creación y gestión de Compromisos en el sistema Reaseg.
Objetivos Específicos
Con este manual, los usuarios del sistema Reaseg podrán: - Crear compromisos desde el módulo de Compromisos. - Gestionar los compromisos tanto automáticos como los creados desde el módulo de Compromisos. - Conocer el estado de cumplimiento los compromisos.
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Explicación de los Estados
Todos los compromisos tienen los siguientes estados posibles:
1. Por Confirmar:
Es el primer estado que tiene un compromiso cuando es creado. La
notificación de aviso del compromiso ha sido enviada al usuario definido
como destinatario o responsable del compromiso.
2. Confirmado:
Es el estado de los compromisos que han sido aceptados por el destinatario
o responsable del compromiso, a través de la confirmación del mismo.
3. Reprogramado:
Es el estado de los compromisos cuyas fechas de inicio y/o fin del
compromiso han sido cambiadas.
4. Finalizado:
Es el estado en el que el compromiso ha sido cumplido y por tanto ya puede
hacerse más cambios de estado al compromiso.
5. Cancelado:
Es el estado de los compromisos que han sido cancelados y por tanto ya
puede hacerse más cambios de estado al compromiso.
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Perfiles
Los compromisos automáticos requieren que los usuarios tengan perfil de Broker
o Técnico Producción.
Adicionalmente para el módulo de Compromisos deberán contar con permisos
específicos de acceso al módulo para poder:
- Generar y gestionar los compromisos automáticos.
- Crear y gestionar compromisos creados desde el módulo de compromisos.
Para realizar ajustes sobre el módulo del Sistema y el módulo de Administración,
es requerido el perfil de Administrador del sistema.
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Pre-requisitos de Parametrización
Para la creación y gestión de compromisos es necesario que previamente se
haya parametrizado en el sistema los siguientes valores:
Parámetro básico:
- Tipo compromiso. Identifica la actividad o acción esperada con el
compromiso. Módulo Parámetros, parámetro del módulo Compromisos,
opción Tipo.
- Razón Cancelación. Permite identificar la razón de la cancelación para
seguimiento posterior. Módulo Parámetros, parámetro del módulo
Compromisos, opción Cancelación.
Plantillas de Mensajes:
En el sistema se han desarrollado compromisos que se generan
automáticamente, como los de Asignación de una nota cobertura y el
Cambio de estado a Producción de una nota cobertura. Estos compromisos
se basan en plantillas de mensajes prediseñadas.
Para ajustar los mensajes de éstos compromisos automáticos, vea el
Manual de Administración.
Tareas programadas:
- Send emails. Los compromisos generados de forma automática son
notificados a través de email a las cuentas de correo electrónico definidas
en cada usuario. De acuerdo con la programación de esta tarea el
sistema enviará los mensajes generados.
El formato de los mensajes esta predeterminado en las Plantillas de
Mensajes. Vea Manual módulo del Sistema.
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Búsqueda Puntual de un Compromiso
Esta guía le mostrará cómo hacer una búsqueda de un compromiso específico.
1. Después de Iniciar Sesión, desde la pantalla principal o después de haber
ingresado al módulo de Compromisos, localice la zona de Búsqueda en la
parte superior de la pantalla.
2. De la lista desplegable de la sección de Búsqueda, seleccione el concepto
que podrá utilizar para ubicar el compromiso y luego escriba el valor en el
cuadro de texto de búsqueda.
Ejemplo: si conoce el Id del compromiso, en la lista desplegable seleccione
la variable Id, luego escriba en el cuadro de texto el valor del Id. El sistema
iniciará la búsqueda y desplegará el resultado de la búsqueda.
Si la variable seleccionada arroja múltiples resultados, por ejemplo, TIPO
COMPROMISO, el sistema desplegará la lista de resultados que coincidan
con esta variable de búsqueda.
Nota: El sistema inicia la búsqueda después de ingresar mínimo tres
caracteres. No requiere dar clic en la opción de Búsqueda.
Cada compromiso mostrará un indicador de color, de forma circular que
identifica el estado de cumplimiento del compromiso (ver Estado de
cumplimiento de compromisos)
3. Al seleccionar el compromiso de la lista de resultados desplegados; el
sistema le presentará la pantalla del compromiso.
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Búsqueda Masiva de Compromisos
Esta guía le mostrará cómo hacer una búsqueda de masiva de compromisos.
1. Después de Iniciar Sesión, desde la pantalla principal o después de haber
ingresado al módulo de Compromisos, localice la sección de Búsqueda en
la parte superior de la pantalla.
2. De la lista desplegable de esta sección, seleccione un concepto de
búsqueda inicial e ingrese en el cuadro de texto la información o valor
correspondiente. De clic en Búsqueda.
Ejemplo: seleccione de la lista el concepto BROKER, e ingrese el texto
Bogotá. Se refiere a todos los compromisos creados para un bróker
específico.
El sistema iniciará la búsqueda y desplegará el resultado de los
compromisos que coinciden con esa variable de búsqueda.
3. Después de la búsqueda inicial, el sistema mostrará la opción de
Búsqueda Avanzada. De clic para marcar el indicador de Búsqueda
Avanzada. Esta opción permite agregar conceptos adiciones de búsqueda.
4. Seleccione o ingrese los valores de los conceptos de búsqueda adicionales.
De clic en Búsqueda.
5. Al mostrar el resultado, el sistema muestra el criterio de ordenamiento por
el que se muestran los resultados, en la lista desplegable puede cambiarse
este criterio de ordenamiento.
Cada compromiso mostrará un indicador de color, de forma circular que
identifica el estado de cumplimiento del compromiso (ver Estado de
cumplimiento de compromisos)
6. El sistema mostrará la opción de visualización en cuadrícula o en lista, así
como la opción de cambiar la cantidad de resultados a presentar por
pantalla.
7. En la lista de compromisos, al dar clic en el compromiso requerido, el
sistema le presentará la pantalla principal con la información del
compromiso.
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Estado de Cumplimiento de Compromisos
Esta guía le mostrará cómo conocer el estado de cumplimiento de los
compromisos asignados:
1. Después de Iniciar Sesión, ingrese al módulo de Compromisos, localice
la sección de Búsqueda en la parte superior de la pantalla.
2. Realice la búsqueda individual o masiva de compromisos.
3. Identifique el indicador de color, de forma circular que identifica el
estado de cumplimiento. Cada color identifica un estado de
cumplimiento así:
- Verde: se refiere a los compromisos que ya se encuentran en
estado Finalizado.
- Rojo: se refiere a los compromisos que aún no se encuentran en
estado Finalizado y su fecha fin de cumplimiento ya se venció o es
la fecha actual.
Nota: El sistema le permite desde la pantalla de resultados de
búsqueda que el usuario de dar clic en la opción Finalizar para
cambiar el estado del compromiso, siempre que la fecha fin
corresponda al día anterior o al día actual.
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Crear un Compromiso desde Módulo de Compromisos
Esta guía muestra la forma de crear un compromiso desde el módulo de
compromisos.
1. Una vez iniciada la sesión, ingrese al módulo de Compromisos.
2. Bajo las gráficas de estadísticas del módulo de Compromisos, de clic
en la opción Nueva Compromiso.
3. Ingrese la información solicitada. Seleccione la información pertinente
de las listas de selección. Seleccione el Broker o Corredor que recibe la
notificación del compromiso, y la empresa sobre la que se trata el
compromiso. Indique las fechas de inicio y fin esperado del compromiso,
tipo de compromiso, seleccione la prioridad, y la cantidad de
recordatorios antes de la fecha de fin esperada de cumplimiento del
compromiso. Ingrese el texto que describe el compromiso.
De clic en Grabar.
4. Al grabar se cambia el compromiso a estado Por Confirmar. Aparecerá
en letras rojas en la parte superior derecha el Id, estado, fecha y usuario
que registra el compromiso.
5. En la parte inferior de la pantalla aparecerá el histórico de estados del
compromiso, con la fecha y usuario que realiza dicho cambio.
Manual del Usuario – Módulo Compromisos 11
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Confirmar un Compromiso
Esta guía muestra los pasos para confirmar un compromiso:
1. Una vez iniciada la sesión, ingrese al módulo de Compromisos, ingrese al
compromiso que requiere confirmar, puede utilizar la opción de Búsqueda
(Ver Búsqueda puntual de un compromiso o Búsqueda masiva de
compromisos).
2. Una vez en el compromiso requerido, de clic en Confirmar, el sistema
solicitará confirmación, de clic en Aceptar.
El sistema actualizará la fecha y hora de última actualización y el usuario
que realizó la confirmación, en la información de la parte superior derecha,
en letras rojas.
En la parte inferior de la pantalla aparecerá el histórico de estados del
compromiso, con la fecha y usuario que realiza dicho cambio.
Manual del Usuario – Módulo Compromisos 12
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Reprogramar un Compromiso
Esta guía muestra los pasos para reprogramar un compromiso:
1. Una vez iniciada la sesión, ingrese al módulo de Compromisos, ingrese al
compromiso que requiere reprogramar, puede utilizar la opción de
Búsqueda (Ver Búsqueda puntual de un compromiso o Búsqueda masiva
de compromisos).
2. Una vez en el compromiso requerido, de clic en Reprogramado, el sistema
solicitará las nuevas fechas y horas de inicio del compromiso y fin del
compromiso. De clic en Grabar.
El sistema actualizará la fecha y hora de última actualización y el usuario
que realizó la actualización, en la información de la parte superior derecha,
en letras rojas.
En la parte inferior de la pantalla aparecerá el histórico de
reprogramaciones y cambios de estado que se realizan al compromiso, con
la fecha y usuario que realiza dicho cambio.
Manual del Usuario – Módulo Compromisos 13
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Cancelar un Compromiso
Esta guía muestra los pasos para cancelar un compromiso:
1. Una vez iniciada la sesión, ingrese al módulo de Compromisos, ingrese al
compromiso que requiere cancelar, puede utilizar la opción de Búsqueda
(Ver Búsqueda puntual de un compromiso o Búsqueda masiva de
compromisos).
2. Una vez en el compromiso requerido, de clic en Cancelar, el sistema
solicitará indicar la razón de la cancelación. De clic en Grabar.
El sistema actualizará la fecha y hora de última actualización y el usuario
que realizó la actualización, en la información de la parte superior derecha,
en letras rojas.
En la parte inferior de la pantalla aparecerá el histórico de
reprogramaciones y cambios de estado que se realizan al compromiso, con
la fecha y usuario que realiza dicho cambio.
Después de cancelado un compromiso no se pueden realizar más
cambios de estado.
Manual del Usuario – Módulo Compromisos 14
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Finalizar un Compromiso
Esta guía muestra los pasos para finalizar un compromiso que ya ha sido
cumplido:
1. Una vez iniciada la sesión, ingrese al módulo de Compromisos, ingrese al
compromiso que requiere finalizar, puede utilizar la opción de Búsqueda
(Ver Búsqueda puntual de un compromiso o Búsqueda masiva de
compromisos).
2. Una vez en el compromiso requerido, de clic en Finalizar, el sistema
solicitará confirmación de la acción. De clic en Aceptar.
El sistema actualizará la fecha y hora de última actualización y el usuario
que realizó la actualización, en la información de la parte superior derecha,
en letras rojas.
Después de finalizado un compromiso no se pueden realizar más cambios
de estado.
3. Como alternativa, el sistema permite desde la pantalla de resultados de
búsqueda de compromisos, que el usuario de clic en la opción Finalizar
para cambiar el estado del compromiso, siempre que la fecha fin
corresponda al día anterior o al día actual.
Igualmente, el sistema actualizará la fecha y hora de última actualización y
el usuario que realizó la actualización.
Después de finalizado un compromiso no se pueden realizar más cambios
de estado.
4. En la parte inferior de la pantalla aparecerá el histórico de
reprogramaciones y cambios de estado que se realizan al compromiso, con
la fecha y usuario que realiza dicho cambio.
Manual del Usuario – Módulo Compromisos 15
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Notificación de Compromisos
Esta guía muestra los pasos para ver los compromisos que han sido notificados y
no han sido gestionados.
Los compromisos son todos notificados en la campana de notificaciones, ya sea
que se hayan generado automáticamente o directamente en el módulo de
compromisos.
1. Una vez iniciada la sesión, y estando en cualquier módulo del sistema,
menos en Administración, identifique la campana de notificaciones en la
parte superior derecha dela pantalla.
2. Ubique el cursor sobre la campana para que se despliegue la lista de
compromisos notificados y aún no gestionados.
Para cada compromiso encontrará el indicador de cumplimiento del
compromiso, el Id del compromiso junto con el Tipo de compromiso y parte
del detalle del compromiso.
3. Al dar clic sobre el Id y el Tipo de Compromiso, el sistema le presentará la
pantalla del compromiso para que inicie su gestión.
4. Desde la campana de notificaciones, es posible dar la opción de
Confirmar, que se refiere a confirmar el compromiso y eliminarlo del listado
de la campana de compromisos. Esta acción permite que posteriormente
se termine la gestión directamente desde el compromiso.
El sistema actualizará la fecha y hora de última actualización y el usuario
que la realizó.