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MANUAL DEL USUARIO INTERNO CONSULTA DE UBICACIÓN

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MANUAL DEL USUARIO INTERNO

CONSULTA DE UBICACIÓN

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Manual para Usuario Interno

Version 1.1 – Mayo 2019 2

Tabla de Contenido

¿Qué es SBP? ................................................................................................................. 3

¿Qué es el Perfil Único? ............................................................................................... 3

¿Cómo acceder el Sistema? ......................................................................................... 3

Leyenda: ....................................................................................................................... 5

Paso 1: Analista recibe notificación de la solicitud sometida. .......................................... 6

Paso 2: Gerente de Consultas de Ubicación Refiere a las Agencias. ........................... 12

Paso 3: Agencias Concernidas. ..................................................................................... 18

Paso 4: Analista de OGPe prepara Planteamientos ...................................................... 23

Paso 5: Gerente de OGPe evalúa y envía el trámite. .................................................... 28

Paso 6: Junta Adjudicativa, Director de OGPe y División Legal. ................................... 34

División Legal ................................................................................................................. 36

Secretario Legal: ......................................................................................................... 36

Analista Legal: ............................................................................................................ 39

Gerente Legal: ............................................................................................................ 41

Junta Adjudicativa y Director de OGPe .......................................................................... 43

Paso 7: Analista de OGPe prepara resolución final. ...................................................... 46

Paso 8: Gerente de OGPe evalúa la Resolución Final. ................................................. 50

Paso 9: Secretaría Despacha e Imprime Resolución Final. ........................................... 56

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Version 1.1 – Mayo 2019 3

¿Qué es SBP?

El Single Business Portal (SBP, por sus siglas en inglés), le permitirá a empresas e individuos radicar diferentes trámites en Puerto Rico, así como administrar transacciones que contribuyen al desarrollo económico de la isla. El proceso de radicación es 100% electrónico, lo que le ahorra tiempo y costo al cliente.

¿Qué es el Perfil Único?

El Perfil Único es una herramienta digital que, mediante su número de seguro social, el identificador nacional y/o identificador patronal, te permitirá crear un perfil exclusivo para realizar trámites en Puerto Rico. Bajo este perfil, le permitirá al usuario radicar trámites como individuos u otras compañías y se capturarán todos los datos del solicitante, ya sea como individuo, corporación y/o representante. Otro beneficio del Perfil Único es la integración de todos los trámites, tanto incentivos del Departamento de Desarrollo Económico y Comercio como los permisos y licencias de la Oficina de Gerencia de Permisos.

¿Cómo acceder el Sistema?

Utilice el navegador Google Chrome para acceder al portal, a través del siguiente enlace:

https://www.businessinpuertorico.com/sbp/

Otros navegadores de Internet, como Mozilla Firefox, Safari e Internet Explorer, no funcionan correctamente con la interfaz de SBP.

El enlace de arriba permitirá al usuario acceder directamente a la página de inicio de SBP.

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Version 1.1 – Mayo 2019 4

El usuario deberá presionar el botón titulado [Entrar], ubicado en la parte central de la izquierda o la esquina superior derecha de la Página de Inicio para acceder a su cuenta o crear una nueva.

Inicio de sesión: Si el usuario ya tiene una cuenta existente en el SBP, deberá ingresar nombre de usuario y la contraseña. Una vez el usuario ingrese sus datos, el mismo deberá presionar al botón de [Entrar].

Una vez logre entrar en su cuenta, encontrará en su bandeja un resumen de todos los posibles estados del trámite. La leyenda indicará los pasos a seguir dependiendo el tipo de trámite sometido.

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Version 1.1 – Mayo 2019 5

Leyenda:

1. Incompleto: Se comenzó un trámite en sistema, pero no se ha sometido/pagado. 2. Gerente: Esperando la acción de un superior. 3. Solicitud/Permiso Iniciado: Se inició un trámite en el sistema, pero no se ha

completado. 4. Revisión Legal: Trámite está en la bandeja de la división legal. 5. Pago Pendiente: Pago pendiente en solicitud del trámite. 6. Secretaría: En bandeja de Secretaría. 7. Evaluación/Inspección: El expediente está en proceso de revisión por parte del

personal de gobierno o agencia correspondiente al trámite. 8. Archivado: El trámite pasará a este estado, cuando el solicitante no realiza la

subsanación correspondiente en el plazo establecido. 9. Rectificación: El personal de gobierno encontró error o necesita más información para

evaluar, por lo cual solicita una subsanación. 10. Denegado: El trámite pasaría a estado denegado, cuando la aprobación es negativa. 11. En espera: El trámite está en espera de datos. 12. Aprobado: El trámite pasaría a estado aprobado, cuando la aprobación es positiva.

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Version 1.1 – Mayo 2019 6

Paso 1: Analista recibe notificación de la solicitud sometida.

El Analista recibirá una notificación por correo electrónico, indicando que tiene un trámite de Consulta de Ubicación nuevo en su bandeja. Al acceder a su cuenta, se encontrará con la pantalla principal titulada “Mi Bandeja”. Desde la misma, podrá ejecutar diferentes acciones y validar la información de los casos asignados.

En este paso, el Analista deberá revisar la solicitud. Para poder acceder a la misma, haga clic en el número de código del expediente.

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Version 1.1 – Mayo 2019 7

Al oprimir el código expediente del trámite en proceso de validación, aparecerá un resumen de todas las acciones tomadas, pagos, observaciones y notas escribidas durante el proceso.

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Version 1.1 – Mayo 2019 8

El Analista deberá verificar que la siguiente información esté correcta:

a) Información General: Verificar que toda la información sometida por el solicitante sea válida.

b) Anejos: Verificar que los siguientes anejos adjuntos por el solicitante sean válidos:

� Documento ambiental correspondiente o una certificación de exclusión categórica, según dispuesto en el Reglamento de Documentos Ambientales de la Junta de Calidad Ambiental.

� Evidencia fehaciente de que el proponente es dueño, optante o arrendatario debidamente autorizado por el dueño de la propiedad, ya sea mediante cualquiera de las siguientes: escritura pública, contrato de arrendamiento, contrato de opción de compra, certificación registral, declaratoria de herederos u otra legitimación activa válida según dispuesto por el Reglamento Conjunto.

� Plano digital con polígono de la extensión territorial del proyecto geo-referenciado al Sistema de Coordenadas Planas Estatales, que ilustre la ubicación geográfica del predio donde se propone la acción.

� Evidencia de titularidad (PDF). * � Carta de Autorización del (los) dueño (s) de los terrenos. En casos de herencia se

someterá la conformidad de todos los herederos y de tener un representante, deberá someter copia de un Poder Legal debidamente notariado y formado. En el caso de que el terreno le pertenezca a una corporación, tendrá que someter Resolución Corporativa autorizando a realizar este trámite. (PDF). *

� Certificación del especialista, en caso de que certifique un componente de la solicitud (PDF)*.

� Memorial explicativo (PDF). * � Plano de situación, indicando dimensiones, forma geométrica y configuración

tanto de la finca, los solares a conformarse, como de la obra proyectada, además de cualquier estructura, elemento, servidumbre existente, facilidades y usos públicos, incluyendo las tablas de mensura y las capas de topografía con las elevaciones presentes y propuestas de terreno. *

� Evidencia de notificación de colindantes mediante correo certificado. En la evaluación de la solicitud se le requerirá notificación de vecinos con acuse de recibo por lo que deberá tenerlas disponible para ese momento. *

� Evidencia de instalación del Rótulo de Presentación. � Determinación de Cumplimiento Ambiental (PDF). * � Plano de nivelación propuesto de carácter preliminar, mostrando las pendientes

de las calles y la formación de taludes y muros, en caso de que la obra incluya pavimentación y encintado de vías, fajas de seguridad, construcción de calles, calles locales, carriles para virar, formación de taludes, charcas de retención y/o muros de contención.

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Version 1.1 – Mayo 2019 9

� Plano de las facilidades recreativas propuestas en los predios a dedicarse a áreas de parque, indicando sus cabidas y delimitaciones correspondientes, en caso de que se propongan facilidades culturales y/o recreativas.

� De ubicar el proyecto en zona inundable, los planos tendrán que mostrar los niveles de inundación base y los niveles de elevación de la estructura (PDF).

� Fotografías del predio, de existir estructura.

Luego de verificar la información y los anejos de la consulta, deberá validar el documento haciendo clic en [Acciones].

Luego de esta acción, aparecerá la pantalla de Acciones con las siguientes tres (3) opciones a escoger: Validación, Chat y Nota.

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Version 1.1 – Mayo 2019 10

Validación

Al seleccionar Validación, podrá elegir una de las siguientes opciones:

a) Subsanación de Datos: Si al revisar la solicitud faltan datos o documentos, deberá subsanar (Rectificar) la misma. Luego de rectificar, este trámite regresará al usuario y este debe responder en 30 días, de lo contrario el trámite se archivará.

b) Subsanación de Pago: Si el solicitante decide cambiar información del trámite una vez sometido, el Oficial Administrativo deberá seleccionar subsanación de pago, todo cambio en la solicitud tiene un costo adicional. Luego de subsanar la información, el trámite regresará al usuario y este deberá pagar en 30 días, de lo contrario el trámite se archivará.

c) Devolver para Pago Final: Si toda la documentación esta en orden y no debe algún pago adicional, el Analista deberá seleccionar esta opción. De esta manera la consulta llegará al usuario para que este pague el 90% restante del total a pagar.

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Version 1.1 – Mayo 2019 11

Chat

Podrá utilizar este encasillado para comunicarse con el solicitante, escribiéndole una nota en esta sección. La misma le llagará al solicitante vía correo electrónico. El solicitante podrá contestar entrando a la opción de chat desde el portal y cuando este conteste, le aparecerá un icono de un sobre al lado del código de expediente en la pantalla de “Mi Bandeja”. Luego deberá hacer clic en [Enviar Nota] para continuar.

Nota

Con esta opción podrá agregar una nota al trámite, la cual se verá reflejada junto a todas las notas anteriores en la misma pantalla. El mismo tendrá la opción de escoger si la nota saldrá en la Plantilla Final (Si aplica). Luego deberá hacer clic en [Añadir Nota] para continuar.

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Paso 2: Gerente de Consultas de Ubicación Refiere a las Agencias.

El Gerente de Consultas de Ubicación recibirá una notificación por correo electrónico, indicando que tiene un trámite de Consulta de Ubicación nuevo en su bandeja. Al acceder a su cuenta, se encontrará con la pantalla principal titulada “Mi Bandeja”. Desde la misma, podrá ejecutar diferentes acciones y validar la información de los casos asignados.

En este paso, el Gerente de Consulta de Ubicación deberá evaluar la consulta para así referir el trámite a las distintas agencias concernidas, para esto necesitará información de la consulta que podrá conseguir haciendo clic en el código del expediente.

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Luego le aparecerá una pantalla con el resumen de la información brindada por el usuario.

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En la parte inferior de la página podrá encontrar la parte donde el solicitante anejo documentos relacionados con el proyecto.

Luego de evaluar la información del trámite, deberá enviar el trámite a las agencias concernidas correspondientes. Para esto deberá hacer clic en [Acciones].

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Luego de esta acción, aparecerá la pantalla de Acciones con las siguientes tres (3) opciones a escoger: Referir a Agencias, Chat y Nota.

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Referir a Agencias

La opción de Referir a Agencias se utiliza para enviar el trámite a las agencias concernidas para que las mismas evalúen el trámite y anejen una Carta de Comentarios. Al hacerle clic a esta opción, aparecerá un listado de agencias (JCA, AAA, AEE, ACT, JRTPR, DTOP, DRNA, ADS, DA, ICP-PPHE, ICP-PAE, CBPR, CSP, DS, PRR, AAE, CT, CCE, CFI, DV, DRD, DE, AP, ADIH, JP, DDEC). Este listado permitirá al Gerente seleccionar la(s) agencia(s) que necesiten evaluar el trámite. El listado tendrá unas agencias preseleccionadas al abrirlo (JCA, AAA, AEE, ACT, JRTPR, DTOP, DRNA, ADS, DA, ICP-PPHE, ICP-PAE), pero el Gerente podrá desmarcar y marcar las agencias concernidas correspondientes al trámite. Luego de seleccionar las agencias concernidas, deberá hacer clic a someter para pasar al próximo paso.

Chat

Podrá utilizar este encasillado para comunicarse con el solicitante, escribiéndole una nota en esta sección. La misma le llagará al solicitante vía correo electrónico. El solicitante podrá contestar entrando a la opción de chat desde el portal y cuando este conteste, le aparecerá un icono de un sobre al lado del código de expediente en la pantalla de “Mi Bandeja”. Luego deberá hacer clic en [Enviar Nota] para continuar.

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Manual para Usuario Interno

Version 1.1 – Mayo 2019 17

Nota

Con esta opción podrá agregar una nota al trámite, la cual se verá reflejada junto a todas las notas anteriores en la misma pantalla. El mismo tendrá la opción de escoger si la nota saldrá

en la Plantilla Final (Si aplica). Luego deberá hacer clic en [Añadir Nota] para continuar.

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Paso 3: Agencias Concernidas.

Las Agencias Concernidas recibirán una notificación por correo electrónico, indicándoles que tiene un trámite de Consulta de Ubicación nuevo en su bandeja. Al acceder a su cuenta, se encontrará con la pantalla principal titulada “Mi Bandeja”. Desde la misma, podrá ejecutar diferentes acciones y validar la información de los casos asignados.

En este paso, las agencias concernidas deberán evaluar el trámite y anejar una carta de comentarios. Para evaluar el trámite, primero deberán hacer clic en el código de expediente.

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Luego les aparecerá una pantalla con el resumen de la información brindada por el usuario.

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En la parte inferior de la página podrán encontrar la parte donde el solicitante anejo documentos relacionados con el proyecto.

Luego de anejar la Carta de Comentarios, deberá hacer clic en [Acciones].

Luego de esta acción, aparecerá la pantalla de Acciones con las siguientes tres (3) opciones a escoger: Completar Tarea, Chat y Nota.

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Completar Tarea

Al seleccionar Completar Tarea, podrá agregar una nota al trámite y luego deberá hacer clic en [Someter] para que el trámite pueda continuar su proceso.

Chat

Podrá utilizar este encasillado para comunicarse con el solicitante, escribiéndole una nota en esta sección. La misma le llagará al solicitante vía correo electrónico. El solicitante podrá contestar entrando a la opción de chat desde el portal y cuando este conteste, le aparecerá un icono de un sobre al lado del código de expediente en la pantalla de “Mi Bandeja”. Luego deberá hacer clic en [Enviar Nota] para continuar.

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Nota

Con esta opción podrá agregar una nota al trámite la cual se verá reflejada junto a todas las notas anteriores en la misma pantalla. El mismo tendrá la opción de escoger si la nota saldrá en la plantilla final (si aplica). Luego deberá hacer clic en [Añadir Nota] para continuar.

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Paso 4: Analista de OGPe prepara Planteamientos

El Analista de OGPe recibirá una notificación por correo electrónico, indicando que tiene un trámite de Consulta de Ubicación nuevo en su bandeja. Al acceder a su cuenta, se encontrará con la pantalla principal titulada “Mi Bandeja”. Desde la misma, podrá ejecutar diferentes acciones y validar la información de los casos asignados.

En este paso, el Analista de OGPe deberá preparar los planteamientos para enviárselos al gerente. Estos planteamientos los podrá preparar utilizando la información que el usuario subministró y con la información de la Carta de Comentarios que las agencias concernidas prepararon. Para esto deberá hacer clic en el código de expediente.

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Luego le aparecerá una pantalla con el resumen de la información brindada por el usuario.

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Version 1.1 – Mayo 2019 25

En la parte inferior de la página podrá encontrar la parte donde el solicitante anejo documentos relacionados con el proyecto y las agencias concernidas anejaron la carta de comentarios. Con esta información podrá preparar los planteamientos.

Luego de anejar los planteamientos, deberá hacer clic en [Acciones].

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Version 1.1 – Mayo 2019 26

Una vez sea seleccionado, aparecerá la pantalla de Acciones con las siguientes tres (3) opciones a escoger: Evaluación, Chat y Nota.

Evaluación

Al seleccionar Evaluación, podrá elegir entre las siguientes dos opciones:

a) Subsanación de datos: Si al revisar la solicitud faltan datos o documentos, deberá subsanar (rectificar) la misma. Luego de rectificar, esta consulta regresará al usuario y este deberá responder en 30 días, de lo contrario el trámite se archivará.

b) Enviar a Gerente para Evaluación: Si toda la información está completa y desea enviar los planteamientos creados al gerente, haga clic en esta opción.

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Version 1.1 – Mayo 2019 27

Chat

Podrá utilizar este encasillado para comunicarse con el solicitante, escribiéndole una nota en esta sección. La misma le llagará al solicitante vía correo electrónico. El solicitante podrá contestar entrando a la opción de chat desde el portal y cuando este conteste, le aparecerá un icono de un sobre al lado del código de expediente en la pantalla de “Mi Bandeja”. Luego deberá hacer clic en [Enviar Nota] para continuar.

Nota

Con esta opción podrá agregar una nota al trámite la cual se verá reflejada junto a todas las notas anteriores en la misma pantalla. El mismo tendrá la opción de escoger si la nota saldrá en la plantilla final (si aplica). Luego deberá hacer clic en [Añadir Nota] para continuar.

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Version 1.1 – Mayo 2019 28

Paso 5: Gerente de OGPe evalúa y envía el trámite.

El Gerente de OGPe recibirá una notificación por correo electrónico, indicando que tiene un trámite de Consulta de Ubicación nuevo en su bandeja. Al acceder a su cuenta, se encontrará con la pantalla principal titulada “Mi Bandeja”. Desde la misma, podrá ejecutar diferentes acciones y validar la información de los casos asignados.

En este paso, el Gerente de OGPe deberá analizar el planteamiento preparado por el analista y dependiendo del mismo, deberá enviarlo a la División Legal, Junta Adjudicativa o al Director de OGPe. Para esto deberá hacer clic en el código del expediente.

Page 29: MANUAL DEL USUARIO INTERNO - sbp.ogpe.pr.gov

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Version 1.1 – Mayo 2019 29

Luego le aparecerá una pantalla con el resumen de la información brindada por el usuario.

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Version 1.1 – Mayo 2019 30

En la parte inferior de la página podrá encontrar el planteamiento hecho por el analista. Luego de evaluar el trámite, deberá enviarlo ya sea a la División Legal, Junta Adjudicativa o al Director de OGPe.

Luego de evaluar el planteamiento, deberá hacer clic en [Acciones].

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Version 1.1 – Mayo 2019 31

Una vez sea seleccionado, aparecerá la pantalla de Acciones con las siguientes tres (3) opciones a escoger: Evaluación, Chat y Nota.

Evaluación

Al seleccionar Evaluación, podrá elegir entre las siguientes cuatro opciones:

a) Referir a División Legal: Al seleccionar esta opción, el trámite ira a la División Legal, donde evaluarán los comentarios de las agencias concernidas e iniciarán un proceso de vista pública. Luego de pasar por la División Legal, el trámite volverá al analista y continuará con el proceso.

b) Referir a Junta Adjudicativa: Al seleccionar esta opción, el trámite irá a la Junta Adjudicativa, donde evaluarán el trámite y decidirán si es favorable, no favorable o favorable con comentarios. De la Junta Adjudicativa no contestar en 30 días, el trámite pasara como favorable al analista.

c) Referir a Director: Al seleccionar esta opción, el trámite irá al Director de OGPe, donde evaluarán el trámite y decidirán si es favorable, no favorable o favorable con comentarios. Del Director de OGPe no contestar en 30 días, el trámite pasara como favorable al analista.

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Version 1.1 – Mayo 2019 32

d) Devolver a Analista: De evaluar el planteamiento y tener alguna observación sobre este, podrá devolvérselo al analista para que este lo verifique y haga los cambios correspondientes.

Chat

Podrá utilizar este encasillado para comunicarse con el solicitante, escribiéndole una nota en esta sección. La misma le llagará al solicitante vía correo electrónico. El solicitante podrá contestar entrando a la opción de chat desde el portal y cuando este conteste, le aparecerá un icono de un sobre al lado del código de expediente en la pantalla de “Mi Bandeja”. Luego deberá hacer clic en [Enviar Nota] para continuar.

Page 33: MANUAL DEL USUARIO INTERNO - sbp.ogpe.pr.gov

Manual para Usuario Interno

Version 1.1 – Mayo 2019 33

Nota

Con esta opción podrá agregar una nota al trámite la cual se verá reflejada junto a todas las notas anteriores en la misma pantalla. El mismo tendrá la opción de escoger si la nota saldrá en la plantilla final (si aplica). Luego deberá hacer clic en [Añadir Nota] para continuar.

Page 34: MANUAL DEL USUARIO INTERNO - sbp.ogpe.pr.gov

Manual para Usuario Interno

Version 1.1 – Mayo 2019 34

Paso 6: Junta Adjudicativa, Director de OGPe y División Legal.

La Junta Adjudicativa, el Director de OGPe y la División Legal recibirán una notificación por correo electrónico, indicándoles que tiene un trámite de Consulta de Ubicación nuevo en su bandeja. Al acceder a su cuenta, se encontrará con la pantalla principal titulada “Mi Bandeja”. Desde la misma, podrá ejecutar diferentes acciones y validar la información de los casos asignados.

Luego de entrar a “Mi Bandeja” deberá hacer clic en el código del expediente para evaluar los comentarios de las agencias concernidas.

Page 35: MANUAL DEL USUARIO INTERNO - sbp.ogpe.pr.gov

Manual para Usuario Interno

Version 1.1 – Mayo 2019 35

Luego de hacer clic en código expediente, aparecerá la pantalla de resumen del trámite donde se encontrará la información del trámite y la Carta de Comentarios de las Agencias concernidas.

Page 36: MANUAL DEL USUARIO INTERNO - sbp.ogpe.pr.gov

Manual para Usuario Interno

Version 1.1 – Mayo 2019 36

La Carta de Comentarios de las agencias concernidas y el planteamiento preparado por el analista estará en la parte inferior de la página en la sección de Documentos del Proyecto.

En este paso el Gerente de OGPe decidirá, según el planteamiento preparado por el analista, donde enviará el decreto, ya sea a la División Legal, Junta Adjudicativa o al Director de la OGPe. Para cada uno hay un procedimiento distinto que se explicará continuación.

División Legal

En este paso, la División Legal deberá evaluar el trámite y los comentarios de las agencias para así iniciar un proceso de vista pública. Para esto el trámite debe pasar por el secretario legal, luego por el analista legal y por último en gerente legal.

Secretario Legal: Agendará la fecha de la vista pública y enviará trámite al analista legal. Para esto deberá hacer clic en [Acciones].

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Version 1.1 – Mayo 2019 37

Acciones

Una vez sea seleccionado, aparecerá la pantalla de Acciones con las siguientes tres (3) opciones a escoger: Completar Tarea, Chat y Nota.

Completar Tarea

Al hacer clic en [Completar Tarea], el trámite pasará directamente al analista legal para que este continúe con el proceso.

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Manual para Usuario Interno

Version 1.1 – Mayo 2019 38

Chat

Podrá utilizar este encasillado para comunicarse con el solicitante, escribiéndole una nota en esta sección. La misma le llagará al solicitante vía correo electrónico. El solicitante podrá contestar entrando a la opción de chat desde el portal y cuando este conteste, le aparecerá un icono de un sobre al lado del código de expediente en la pantalla de “Mi Bandeja”. Luego deberá hacer clic en [Enviar Nota] para continuar.

Nota

Con esta opción podrá agregar una nota al trámite la cual se verá reflejada junto a todas las notas anteriores en la misma pantalla. El mismo tendrá la opción de escoger si la nota saldrá en la plantilla final (si aplica). Luego deberá hacer clic en [Añadir Nota] para continuar.

Page 39: MANUAL DEL USUARIO INTERNO - sbp.ogpe.pr.gov

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Version 1.1 – Mayo 2019 39

Analista Legal:

Generará informe de la vista pública y enviará el trámite al Gerente Legal. Para esto deberá hacer clic en [Acciones].

Una vez sea seleccionado, aparecerá la pantalla de Acciones con las siguientes tres (3) opciones a escoger: Completar Tarea, Chat y Nota.

Completar Tarea

Al hacer clic en [Completar Tarea], el trámite pasará directamente al Gerente Legal para que este continúe con el proceso.

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Manual para Usuario Interno

Version 1.1 – Mayo 2019 40

Chat

Podrá utilizar este encasillado para comunicarse con el solicitante, escribiéndole una nota en esta sección. La misma le llagará al solicitante vía correo electrónico. El solicitante podrá contestar entrando a la opción de chat desde el portal y cuando este conteste, le aparecerá un icono de un sobre al lado del código de expediente en la pantalla de “Mi Bandeja”. Luego deberá hacer clic en [Enviar Nota] para continuar.

Nota

Con esta opción podrá agregar una nota al trámite la cual se verá reflejada junto a todas las notas anteriores en la misma pantalla. El mismo tendrá la opción de escoger si la nota saldrá en la plantilla final (si aplica). Luego deberá hacer clic en [Añadir Nota] para continuar.

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Manual para Usuario Interno

Version 1.1 – Mayo 2019 41

Gerente Legal:

Verificará el informe de la vista pública generado por el analista legal. Luego deberá enviar el trámite al Analista de OGPe. Para esto deberá hacer clic en [Acciones].

Una vez sea seleccionado, aparecerá la pantalla de Acciones con las siguientes tres (3) opciones a escoger: Completar Tarea, Chat y Nota.

Completar Tarea

Al hacer clic en [Completar Tarea], el trámite pasará directamente al Gerente Legal para que este continúe con el proceso.

Page 42: MANUAL DEL USUARIO INTERNO - sbp.ogpe.pr.gov

Manual para Usuario Interno

Version 1.1 – Mayo 2019 42

Chat

Podrá utilizar este encasillado para comunicarse con el solicitante, escribiéndole una nota en esta sección. La misma le llagará al solicitante vía correo electrónico. El solicitante podrá contestar entrando a la opción de chat desde el portal y cuando este conteste, le aparecerá un icono de un sobre al lado del código de expediente en la pantalla de “Mi Bandeja`. Luego deberá hacer clic en [Enviar Nota] para continuar.

Nota

Con esta opción podrá agregar una nota al trámite la cual se verá reflejada junto a todas las notas anteriores en la misma pantalla. El mismo tendrá la opción de escoger si la nota saldrá en la plantilla final (si aplica). Luego deberá hacer clic en [Añadir Nota] para continuar.

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Manual para Usuario Interno

Version 1.1 – Mayo 2019 43

Junta Adjudicativa y Director de OGPe

Si el Gerente de OGPe envía el trámite a la Junta Adjudicativa o al Director de OGPe, deberán verificar la solicitud y el Planteamiento generado por el Analista de OGPe. En caso de que el Gerente lo haya enviado a la División Legal, deberán verificar el informe de la vista pública Generado por la División Legal. Luego de esto deberá notificar si el trámite es favorable, no favorable o favorable con comentarios. Para esto deberán hacer clic en [Acciones].

Una vez sea seleccionado, aparecerá la pantalla de Acciones con las siguientes cinco (5) opciones a escoger: Favorable, No Favorable, Favorable con Comentario, Chat y Nota.

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Manual para Usuario Interno

Version 1.1 – Mayo 2019 44

Favorable

Al hacer clic en [Favorable], el trámite pasará directamente al Analista de OGPe para que este continúe con el proceso.

No Favorable

Al hacer clic en [No Favorable], el trámite pasará al Analista de OGPe para que este continúe con el proceso.

Favorable con Comentario

Al hacer clic en [No Favorable], deberá escribir el comentario y luego el trámite pasará al Analista de OGPe para que este continúe con el proceso.

Chat

Podrá utilizar este encasillado para comunicarse con el solicitante, escribiéndole una nota en esta sección. La misma le llagará al solicitante vía correo electrónico. El solicitante podrá contestar entrando a la opción de chat desde el portal y cuando este conteste, le aparecerá un icono de un sobre al lado del código de expediente en la pantalla de “Mi Bandeja”. Luego deberá hacer clic en [Enviar Nota] para continuar.

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Version 1.1 – Mayo 2019 45

Nota

Con esta opción podrá agregar una nota al trámite la cual se verá reflejada junto a todas las notas anteriores en la misma pantalla. El mismo tendrá la opción de escoger si la nota saldrá en la plantilla final (si aplica). Luego deberá hacer clic en [Añadir Nota] para continuar.

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Version 1.1 – Mayo 2019 46

Paso 7: Analista de OGPe prepara resolución final.

El Analista de OGPe recibirá una notificación por correo electrónico, indicando que tiene un trámite de Consulta de Ubicación nuevo en su bandeja. Al acceder a su cuenta, se encontrará con la pantalla principal titulada “Mi Bandeja”. Desde la misma, podrá ejecutar diferentes acciones y validar la información de los casos asignados.

En este paso el Analista de OGPe, deberá preparar el documento de Resolución Final. Si necesita verificar la información del solicitante, deberá hacer clic en el código del expediente.

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Luego le aparecerá una pantalla con el resumen de la información brindada por el usuario.

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Version 1.1 – Mayo 2019 48

En la parte inferior de la página podrá encontrar la parte donde el solicitante anejo documentos relacionados con el proyecto.

Para enviarle la Resolución Final al Gerente deberá hacer clic en [Acciones], luego de adjuntarla.

Una vez sea seleccionado, aparecerá la pantalla de Acciones con las siguientes tres (3) opciones a escoger: Completar Tarea, Chat y Nota.

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Version 1.1 – Mayo 2019 49

Completar Tarea

Al hacer clic en [Completar Tarea], el trámite pasará directamente al Gerente de OGPe para que este evalúe la Resolución Final y continúe con el proceso.

Chat

Podrá utilizar este encasillado para comunicarse con el solicitante, escribiéndole una nota en esta sección. La misma le llagará al solicitante vía correo electrónico. El solicitante podrá contestar entrando a la opción de chat desde el portal y cuando este conteste, le aparecerá un icono de un sobre al lado del código de expediente en la pantalla de “Mi Bandeja”. Luego deberá hacer clic en [Enviar Nota] para continuar.

Nota

Con esta opción podrá agregar una nota al trámite la cual se verá reflejada junto a todas las notas anteriores en la misma pantalla. El mismo tendrá la opción de escoger si la nota saldrá en la plantilla final (si aplica). Luego deberá hacer clic en [Añadir Nota] para continuar.

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Version 1.1 – Mayo 2019 50

Paso 8: Gerente de OGPe evalúa la Resolución Final.

El Gerente de OGPe recibirá una notificación por correo electrónico, indicando que tiene un trámite de Consulta de Ubicación nuevo en su bandeja. Al acceder a su cuenta, se encontrará con la pantalla principal titulada “Mi Bandeja”. Desde la misma, podrá ejecutar diferentes acciones y validar la información de los casos asignados.

En este paso, el Gerente de OGPe deberá evaluar la Resolución Final generada por el Analista y luego enviarla a Secretaría para que continúen con el trámite. Para evaluar la Resolución Final, deberá hacer clic en el código del expediente.

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Luego le aparecerá una pantalla con el resumen de la información brindada por el usuario.

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Version 1.1 – Mayo 2019 52

En la parte inferior de la página podrá encontrar la parte donde el solicitante y los usuarios internos han anejado documentos relacionados con el proyecto. En esta sección se encontrará la Resolución Final que deberá evaluar.

Una vez evalúe la Resolución Final, deberá hacer clic en [Acciones] para enviar el trámite a Secretaría.

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Una vez sea seleccionado, aparecerá la pantalla de Acciones con las siguientes cuatro (4) opciones a escoger: Evaluación, Editar Nota Final, Chat y Nota.

Evaluación

Al hacer clic en Evaluación, aparecerá una pantalla con 4 opciones: Referir a Secretaría – Aprobación, Referir a Secretaría – Denegación, Referir a Secretaría – Archivar y Devolver a Analista.

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Version 1.1 – Mayo 2019 54

Referir a Secretaría- Aprobación

Luego de haber leído la Resolución Final, si al evaluarlo esta correcto, deberá hacer clic en [Referir a Secretaría – Aprobación] para que el trámite pase a Secretaría y continúe con el proceso.

Referir a Secretaría – Denegación Luego de haber leído la Resolución Final, si al evaluarlo entiende que debe ser denegado, deberá hacer clic en [Referir a Secretaría – Denegación] para que el trámite pase a Secretaría y continúe con el proceso. Referir a Secretaría – Archivar Luego de haber leído la Resolución Final, si al evaluarlo entiende que debe ser archivado, deberá hacer clic en [Referir a Secretaría – Archivar] para que el trámite sea archivado. Devolver a Analista Luego de haber leído la Resolución Final, si al evaluarlo entiende que el Analista debe arreglar o cambiar un algo, deberá hacer clic en [Devolver a Analista] para que el trámite pase al Analista y continúe con el proceso.

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Version 1.1 – Mayo 2019 55

Chat

Podrá utilizar este encasillado para comunicarse con el solicitante, escribiéndole una nota en esta sección. La misma le llagará al solicitante vía correo electrónico. El solicitante podrá contestar entrando a la opción de chat desde el portal y cuando este conteste, le aparecerá un icono de un sobre al lado del código de expediente en la pantalla de “Mi Bandeja”. Luego deberá hacer clic en [Enviar Nota] para continuar.

Nota

Con esta opción podrá agregar una nota al trámite, la cual se verá reflejada junto a todas las notas anteriores en la misma pantalla. El mismo tendrá la opción de escoger si la nota saldrá en la Plantilla Final (Si aplica). Luego deberá hacer clic en [Añadir Nota] para continuar.

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Paso 9: Secretaría Despacha e Imprime Resolución Final.

Secretaría de OGPe recibirá una notificación por correo electrónico, indicando que tiene un trámite de Consulta de Ubicación nuevo en su bandeja. Al acceder a su cuenta, se encontrará con la pantalla principal titulada “Mi Bandeja”. Desde la misma, podrá ejecutar diferentes acciones y validar la información de los casos asignados.

En este paso, Secretaría despachará e imprimirá la Resolución Final para que el proponente lo reciba. Para esto, deberá hacer clic en [Acciones].

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Luego le aparecerá una pantalla con el resumen de la información brindada por el usuario.

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En la parte inferior de la página podrá encontrar la parte donde el solicitante y los usuarios internos han anejado documentos relacionados con el proyecto. En esta sección, se encontrará la Resolución Final que deberá descargar para entregársela al proponente.

Luego de descargar la Resolución Final para entregársela al solicitante, Secretaría deberá hacer clic en [Acciones].

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Una vez sea seleccionado, aparecerá la pantalla de Acciones con las siguientes tres (3) opciones a escoger: Completar Tarea, Generar Permiso, Chat y Nota.

Completar Tarea

Al hacer clic en [Completar Tarea], el sistema le enviará una notificación al solicitante, informándole que ya la Resolución Final esta generada.

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Chat

Podrá utilizar este encasillado para comunicarse con el solicitante, escribiéndole una nota en esta sección. La misma le llagará al solicitante vía correo electrónico. El solicitante podrá contestar entrando a la opción de chat desde el portal y cuando este conteste, le aparecerá un icono de un sobre al lado del código de expediente en la pantalla de “Mi Bandeja”. Luego deberá hacer clic en [Enviar Nota] para continuar.

Nota

Con esta opción podrá agregar una nota al trámite, la cual se verá reflejada junto a todas las notas anteriores en la misma pantalla. El mismo tendrá la opción de escoger si la nota saldrá en la Plantilla Final (Si aplica). Luego deberá hacer clic en [Añadir Nota] para continuar.