confidencial y de uso interno fecha código...

CONFIDENCIAL Y DE USO INTERNO

Fecha Código Versión Páginas

Julio / 2014 NAP-CGA-CP-001-2 3.1 1/15

PROCESO:

COMPRAS PÚBLICAS

PROCEDIMIENTO:

CONTRATACIÓN

Actividad Nombre Cargo Fecha Firma

Aprobado por:

Ing. Paúl Ayora Administrador General

Ing. Diego Recalde Coordinador General

Administrativo

Dra. Carla Espinoza Coordinadora General

Jurídico

Ing. Verónica Reinoso Responsable Unidad de

Compras Públicas

Revisado por:

Abg. Christian Iglesias Experto 2

Ing. Alejandro Flores Coordinador General

de Planificación

Ing. Rodmin Echeverría Responsable Unidad de

Procesos

Elaborado por: Ing. Dieguis Coba Analista de Procesos

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION

Tipo de proceso:

Gobernante Agregador de Valor Apoyo

Código: NAP-CGA-CP-001.2

Versión: 3.1

PÁGINA: 2/15

CONTROL DE CAMBIOS

Descripción

Elaborado por: Aprobado por:


Tipo de proceso:



Versión: 3.1

PÁGINA: 3/15

ÍNDICE

CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................. 2

1. DEFINICIONES ......................................................................................................................... 4

2. OBJETIVO. ............................................................................................................................... 4

3. ALCANCE................................................................................................................................. 4

4. RESPONSABLES ....................................................................................................................... 4

5. BASE LEGAL ............................................................................................................................ 5

6. POLITICAS ............................................................................................................................... 7

6.1 POLÍTICAS GENERALES ................................................................................................ 5

6.2 POLÍTICAS ESPECIFICAS……………………………………………………………………………………………5

7. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO........................................................................................ 7

7.1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO .............................................................. 7

7.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................... 8

8. PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS...................................................................... 14

8.1 PROCESOS / PROCEDIMIENTOS INTERNOS .............................................................. 14

8.2 PROCESOS EXTERNOS ................................................................................................ 14

9. INDICADORES……………………………….………………………………………………………………………………….15

10. ANEXOS………………………………………………….………………..……………………………………………………...15


Tipo de proceso:



Versión: 3.1

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1. DEFINICIONES.

Catálogo Electrónico.- Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal

www.compraspublicas.gob.ec para su contratación directa como resultante de la aplicación de

convenios marco.

PIE.- Presupuesto Inicial del Estado.

Pliegos.- Documento precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que se

sujetaran a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública.

Portal de Compras Públicas.- (www.compraspublicas.gob.ec). Es el sistema informático oficial de

Contratación Pública del Estado Ecuatoriano. Es una herramienta de uso gratuito que facilita el

encuentro de la oferta y la demanda entre el sector público y los proveedores del Estado, publicando,

agilizando, optimizando y transparentando los procesos de Contratación Pública.

Requirente.- Quien requiere o solicita un bien y/o servicio.

SERCOP.- Servicio Nacional de Contratación Pública.

SOCE.- Sistema Oficial de Contratación del Estado.

TDR.- Términos de Referencia.

2. OBJETIVO.

Realizar la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras públicas o prestación de

servicios, que beneficien el desempeño de la Asamblea Nacional, esta contratación deberá estar

sujeta a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

3. ALCANCE.

El Procedimiento de Contratación abarca desde la entrega de la solicitud y requisitos por parte del

área requirente para la compra o adquisición de un bien o servicio, hasta la publicación del proceso

y la determinación de un usuario como Administrador de Contrato en el portal de Compras Públicas.

4. RESPONSABLES.

- Coordinaciones y/o Unidades Solicitantes.

- Coordinación General Financiera.

- Coordinación General Administrativa.

- Administración General.

- Coordinación General Jurídica.

- Comisión Técnica.

http://www.compraspublicas.gob.ec/

http://www.compraspublicas.gob.ec/


Tipo de proceso:



Versión: 3.1

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- Evaluador.

5. BASE LEGAL

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.

Normativa del Sistema de Administración Financiera.

Norma de Control Interno de la Contraloría General del Estado.

6. POLÍTICAS

6.1. POLÍTICAS GENERALES

Se aplicará este tipo de compra o contratación a los bienes y/o servicios que superen el valor de

multiplicar el coeficiente 0,0000002 del Presupuesto Inicial del Estado (PIE) y que no se encuentren

registrados en el Catálogo Electrónico del Portal de Compras Públicas.

Si el bien o servicio solicitado por la Coordinación General o Unidad requirente no se encuentra

presupuestado o en la Programación Anual de Contratación se deberá solicitar la reforma respectiva.

El usuario deberá contar con los estudios y diseños completos, definitivos y actualizados, planos y

cálculos, especificaciones técnicas, debidamente aprobados por las instancias correspondientes.

6.2. POLÍTICAS ESPECÍFICAS

Para aplicar este tipo de compra o contratación será indispensable presentar:

- Solicitud.

- Tres proformas de proveedores diferentes.

- Términos de Referencia con firmas de responsabilidad.

- Estudios de mercado.

- Certificado de Bodega en caso de bienes.

La Coordinación General Financiera certificará los fondos de cada una de las solicitudes de compra de

bienes o servicios realizadas por las Coordinaciones Generales o Unidades.

La Coordinación General Jurídica emitirá el Informe jurídico luego de la revisión y análisis de todo el

proceso. Podrá elaborar y corregir las resoluciones entregadas para su revisión.


Tipo de proceso:



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En caso de bienes el requirente solicitará a Almacén o a Bodega la certificación de no disponibilidad

de existencia, el mismo que no podrá ser mayor de 30 días a la fecha de presentación de la

documentación.

Los Secretarios de los procesos pertenecientes a la Unidad de Contratación Pública deberán dar fe de

todo lo actuado por las Comisiones Técnicas.

Los integrantes de las Comisiones Técnicas y los Designados de procesos, así como los Secretarios de

Proceso deberán trabajar de manera conjunta y coordinada.


Tipo de proceso:



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7. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO

7.1 DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO

COMPRAS PÚBLICAS

Má

xim

a

Au

tori

dad

o

de

leg

ado

Co

ord

inac

ión

Ad

min

istr

ativ

a (C

om

pra

s P

úb

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Fin

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cie

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ión

Té

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ión

Ju

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ren

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uir

ente

Contratación

CÓDIGO: NAP-CGA-CP-002.3VERSIÓN: 3.1

FECHA: Julio 2014

Página: 1 de 5

DOCUMENTOSD1. Documentos Habilitantes (Requisitos)D2. Informe de Tipo de Proceso aplicarD3. Certificación de fondosD4. Certificado de no constar en catálogoD5. Pliegos y Resolución de inicio de Proceso.D6. Informe jurídicoD7 Memorando de NotificaciónD8. Acta de Contestación D9. Acta de Recepción de OfertasD10. Acta de apertura de sobresD11. Acta de Calificación de ofertasD12. Resolución de Adjudicación o de proceso desiertoD13. Documentos HabilitantesD14. Solicitud de elaboración de contrato

MACROPROCESO: Coordinación General

Administrativa

PROCESO: Compras Públicas

PROCEDIMIENTO: Contratación

1. Elaborar y entregar Requisitos para la contratación

de un Bien o Servicio (físico y

magnético.

Certificación de Fondos

1

3

8. Elaborar Pliegos

9. Elaborar resolución de Inicio

10. Suscribir Resolución y

aprobar pliegos

7. Verificar Catálogo del

SERCOP y certificar

4

5

6

12. Revisar Portal de Compras Públicas

19. Elaborar y enviar Oferta

14. Realizar preguntas a través del

portal

no 13. Tienen Inquietudes

?

si

11. Publicar Pliegos,

cronograma en el Portal

20. Recibir ofertas

16. Consolidar y Remitir preguntas

29. Publicar la Adjudicación en

el portal

25. Verificar proveedor

habilitado y Elaborar

Resolución

28. Publicar resolución Proceso

desierto

1

15. Informar del proceso a miembros Comisión

18. Publicar respuestas

9

Contractual

26. Suscribir Resolución

Adjudicación27. Tipo?

21. Apertura y Análisis de

ofertas

22. Convalidación

de errores

23. Evaluación y Calificación

de ofertas (*)

24. Elaborar acta de

calificación (*)

1

17. Contestar las preguntas

81110

2. Revisar TDR e Indicar el tipo de

compra

3.Revisión y validación de

requisitos

30. Recopilar documentos habilitantes

1413

7

12

5. Completa y/o corrige requisitos

4. Correcto?

no

si 6. Solicitar Certificación de

Fondos

ProcesoDesierto

2


Tipo de proceso:



Versión: 3.1

PÁGINA: 8/15

7.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1 Elaborar y entregar

requisitos para la

contratación de un

bien o servicio

(Físico y magnético

ODT)

La Unidad requirente deberá elaborar y

adjuntar los siguientes requisitos:

1.- Solicitud de compra en el formato

establecido para el efecto en la que deberá

constar la descripción del bien o servicio

solicitado, partida presupuestaria, código del

producto, actividad planificada en la PAPP,

valor referencial y la justificación

debidamente suscrito por los responsables y

los representantes.

2.- Términos de Referencia, conforme

aspectos determinados en la guía de

elaboración de TDR, estos deberán estar

correctamente sumillados, numerados y

foliados. Se deberán adjuntar los estudios de

mercado y/o proformas de mínimo tres

proveedores.

3.- En caso de requerir bienes, el Certificado

de Almacén o Activos Fijos, en el que se

certifique el no poseer en inventario ese bien.

Todos los documentos descritos en esta

actividad deberán estar debidamente

suscritos por los responsables y/o

representantes.

Requirente

(Coordinaciones y/o

Unidades de la

Asamblea Nacional)

2 Revisar TDR e

indicar el tipo de

compra

La Asistencia de la Coordinación General

Jurídica recibirá la documentación, esta será

sumillado por el Coordinador General Jurídico

y asignará a un Técnico Jurídico para la

revisión de los TDR; según el criterio de

normativa indicará mediante un informe el

tipo de procedimiento de compra a seguir,

este informe será suscrito por el Coordinador

General Jurídico y será enviado con todo el

expediente a la Coordinación General

Administrativa.


Administrativa recibirá el informe y el

expediente de parte de la Coordinación

General Jurídica y lo remitirá a la Unidad de

Compras Públicas para su gestión.

Coordinación

General Jurídica –

Personal de Compras

Públicas


Tipo de proceso:



Versión: 3.1

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3 Revisión y

validación de

requisitos, TDR y/o

especificaciones

técnicas

La Asistencia de Coordinación Administrativa

recibirá las solicitudes con sus respectivos

requisitos y registrará en la base de datos de

control para posteriormente entregar a la

Unidad de Compras Públicas para que registre

en la base de datos de control la información

complementaria.

El Técnico recibirá la solicitud y revisará que

los requisitos estén completos conforme las

guías y formatos pre establecidos, de

presentar novedades en este proceso serán

observadas y devuelto al requirente con

memorando sumillado por el Coordinador

General Administrativo.

Se elaborará el cronograma con su respectiva

secuencia cronológica.

Coordinación

General

Administrativa –

Personal de Compras

Públicas

4 Correcto SI: Solicitar Certificación de Fondos (6)

NO: Completar y/o Corregir requisitos (5)

Coordinación

General

Administrativa –

Personal de Compras

Públicas

5 Completar y/o

Corregir requisitos

El Usuario deberá corregir o completar

conforme sea el caso, de acuerdo a las

observaciones recibidas de la Coordinación

General Administrativa.

Requirente

(Coordinaciones y/o

Unidades de la

Asamblea Nacional)

6 Solicitar

Certificación de

Fondos

Se recibirá el expediente, se registrará en la

base de datos.

Se elaborará la solicitud de certificación

presupuestaria, para la Coordinación General

Financiera y se enviará con una copia del

expediente.

La solicitud será suscrita por el Coordinador

General Administrativo.

La Coordinación General Financiera procederá

conforme el procedimiento de Certificación

Presupuestaria.

Coordinación

General

Administrativa –

Personal de Compras

Públicas

7 Verificar catálogo

del SERCOP y

certificar.


Administrativa recibirá de la Coordinación

General Financiera la Certificación de Fondos,

se registrarán y entregará a la persona

asignada en la Unidad de Compras Públicas.

El Técnico responsable registrará en la Base de

Coordinación

General

Administrativa /

Personal de Compras

Públicas


Tipo de proceso:



Versión: 3.1

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Datos y posteriormente con su usuario y

contraseña en el portal de Compras Públicas

consultará el bien que se va a comprar.

Imprimirá la hoja de resultado generada en el

portal.

Se elabora una certificación de no constar el

producto en el catálogo que la suscribirá el

técnico y el responsable de la Unidad de

Compras.

En caso de ser una contratación Directa y/o

Consultoría se verificará que el oferente esté

habilitado en el portal.

8 Elaborar Pliegos El Técnico de compras públicas elaborará los

pliegos basados en los modelos detallados en

la página del SERCOP, estos se adecuarán de

acuerdo al tipo de compra requerida, se

adjuntará también el cronograma.

Se elaborará un memo a suscribirse por el

Coordinador General Administrativo en el cual

detalle la entrega de los pliegos y el

expediente a la Coordinación Jurídica para la

elaboración de la Resolución de Inicio del

Proceso.

Una vez suscrito se registrará y se remitirá a la

Coordinación General Jurídica.

Coordinación

General

Administrativa

/Personal de

Compras Públicas

9 Elaborar

Resolución de

inicio

El Coordinador General Jurídico recibe el

expediente, lo sumilla y designa al Técnico

Jurídico correspondiente.

El Técnico Jurídico revisará y analizará el

contenido del expediente, y el cronograma.

Se elabora la resolución de inicio de proceso

en la que se incluirá al evaluador o los

miembros de la comisión.

Elaborará el informe del proceso, conforme la

revisión realizada, para remitirlo adjunto al

expediente al Coordinación General Jurídico

para la sumilla respectiva y posterior envió a

la Coordinación General Administrativa.

Coordinación

General Jurídica /

Personal Jurídico

10 Suscribir

Resolución y

aprobar pliegos

Revisar el informe jurídico y el expediente, de

estar conforme se procede a suscribir los

documentos pertinentes, caso contrario se

devolverá para su corrección.

Administración

General


Tipo de proceso:



Versión: 3.1

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Se remitirá a la Unidad de Compras Públicas.

11 Publicar pliegos,

cronograma en el

Portal

La persona asignada en la Unidad de Compras

Públicas recibirá el expediente y registrara en

la base de datos de control, se entregará al

Técnico asignado del proceso para revisar la

suscripción de todos los documentos.

Los pliegos se ingresan al sistema SOCE, en el

link NUEVA CONTRATACIÓN (VER MANUAL

DEL USUARIO DEL SISTEMA), al igual que el

cronograma.

Se imprimirá la pantalla del SERCOP que

indique que el trámite fue subido con éxito y

se lo adjunta al expediente.

Coordinación

General

Administrativa /

Personal de Compras

Públicas

12 Revisar portal de

compras públicas

El oferente al ingresar al portal de compras

públicas conocerá y revisará los pliegos del

proceso.

Oferente

13 Tiene inquietudes Si: (Paso 14) Realizar preguntas a través del

portal.

No: (Paso 19) Elaborar y enviar ofertas.

Oferente

14 Realizar preguntas

a través del portal

El oferente registrará sus inquietudes en el

portal.

Oferente

15 Informar del

proceso a

Miembros de

Comisión

La notificación para comunicar a los

integrantes de la Comisión Técnica o al

Evaluador designado, será realizada por

memorando adjuntando la Resolución de

Inicio, en el que constarán las designaciones.

Coordinación

General

Administrativa

/Personal de

Compras Públicas

16 Consolidar y remitir

preguntas

El Técnico encargado del proceso ingresará al

sistema de Compras Públicas para monitorear

la etapa de preguntas conforme al

cronograma.

Se copiará las preguntas al formato

establecido y vía correo electrónico con copia

al Coordinador General Administrativo se

enviará al Presidente de la Comisión Técnica,

o al Evaluador.

Coordinación

General

Administrativa /

Personal de Compras

Públicas

17 Contestar las

preguntas

La comisión recibirá y analizará las preguntas,

estas serán respondidas en el formato tipo

acta establecida, este documento será

elaborado en el caso de comisiones por el

Secretario.

Evaluador/Comisión

Técnica


Tipo de proceso:



Versión: 3.1

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Si no existiese comisión el Evaluador será el

responsable de la elaboración de este

documento.

Esta acta deberá ser firmada por todos los

integrantes de la comisión de ser el caso o el

Evaluador en su defecto y adjuntando el

respectivo archivo electrónico será entregada

a la persona asignada en la Unidad de

Compras Públicas para el registro.

18 Publicar respuestas Con las respuestas recibidas mediante Acta

física y electrónica, se ingresa al sistema de

Compras Públicas, se busca el código del

proceso y se transcribe las respuestas,

además de subir el acta escaneada al sistema.

En caso de cancelación del proceso, conforme

lo describe el Art. 34, igualmente se deberá

publicar dicha cancelación

Coordinación

General

Administrativa

/Personal de

Compras Públicas

19 Elaborar y enviar

ofertas

Los oferentes elaborarán y enviarán sus

ofertas cumpliendo y de acuerdo a lo

publicado en el Portal de Compras Públicas.

Oferente

20 Recibir ofertas Las ofertas serán recibidas a través de Gestión

Documental y ésta entregará los sobres a la

persona asignada en la Unidad de Compras

Públicas quien recibirá las ofertas en sobre

cerrado y procederá al registro y elaboración

una Acta para entregar al Evaluador o a la

Comisión Técnica.

Coordinación

General

Administrativa

/Personal de

Compras Públicas

21 Apertura y análisis

de ofertas

Una vez cumplido el plazo de entrega de

ofertas, el Evaluador o los miembros de la

Comisión Técnica proceden con la apertura

de los sobres y analizan la información

proporcionada por los oferentes de no

requerir convalidación de errores procederá a

calificar las ofertas.

Se elaborará el Acta de apertura en caso de

requerirse convalidación o el Acta de Apertura

y calificación en caso de no requerir

convalidación de errores y haberse calificado

las ofertas.

Evaluador/Comisión

Técnica

22 Convalidación de

errores

Posterior a la revisión de la documentación, la

Comisión Técnica determinará si los oferentes

deben subsanar algunas omisiones y/o

Evaluador/Comisión

Técnica


Tipo de proceso:



Versión: 3.1

PÁGINA: 13/15

defectos en su documentación, para lo cual

elaborarán un Acta para la convalidación de

errores, la misma que será suscrita por el

todos los integrantes de la Comisión Técnica o

el Evaluador según corresponda, para que

esta sea comunicada a través del portal por la

Coordinación General Administrativa, para

que sea subsanada en el plazo estipulado en la

misma.

23 Evaluación y

Calificación de

ofertas

Con las Ofertas una vez convalidado los

errores de haber sido el caso, se procede a

evaluar y calificar las ofertas utilizando los

criterios definidos previamente en los pliegos

para el efecto se elaborará el acta de

Calificación de ofertas.

Evaluador/Comisión

Técnica

24 Elaborar acta de

calificación

Luego de la calificación se procederá a

elaborar un acta para informar a la máxima

autoridad o su delegado respecto del proceso.

En esta constarán las novedades del proceso y

la recomendación para la adjudicación o la

declaratoria del proceso desierto.

En caso de no haber solicitada convalidación

se elaborará una sola Acta de Apertura y

calificación de Ofertas suscrita igualmente por

integrantes de la Comisión Técnica o el

Evaluador según corresponda.

Evaluador/Comisión

Técnica

25 Verificar proveedor

habilitado y

elaborar resolución

Se recibirá de la comisión Técnica y/o

evaluador el acta y los documentos del

proceso y se registrará, en caso de

adjudicación ingresar al portal de compras

públicas, verifica que los proveedores que

presentaron sus ofertas estén habilitados por

el SERCOP.

Imprimir el registro del SERCOP que indique la

habilitación del proveedor.

Elaborará la resolución según sea el caso de

adjudicación o proceso desierto. En caso de

ser adjudicación se indicará el Administrador

del Contrato.

Coordinación

General

Administrativa /

Personal de Compras

Públicas

26 Suscribir resolución La Administración General revisa y suscribe la

resolución.

Administración

General


Tipo de proceso:



Versión: 3.1

PÁGINA: 14/15

27 Tipo Proceso Desierto (paso 28) Publicar resolución

de Proceso Desierto.

Adjudicación (paso 29) Publicar la

adjudicación en el portal.

Administración

General

28 Publicar resolución

proceso desierto

Escanear la resolución y subir el documento al

portal de compras públicas en el link

DECLARAR DESIERTO.

Imprimir la captura de pantalla, donde conste

el estado DESIERTO, adjuntarlo al expediente

y comunicar al requirente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Coordinación

General

Administrativa/

Personal de Compras

Públicas

29 Publicar la

resolución en el

portal

Escanear la resolución y subir el documento al

portal de compras públicas en el link

ADJUDICAR.

Imprimir la captura de pantalla, donde conste

el estado ADJUDICADO.

Comunicar al proveedor adjudicado

solicitando la documentación habilitante

(Copia del RUC, Garantías, etc). Para la

elaboración del contrato.

Coordinación

General

Administrativa

/Personal de

Compras Públicas

30 Recopilar

documentos

habilitantes

Recopilar la documentación necesaria para la

elaboración del Contrato y remitirlo con la

respectiva solicitud de elaboración del

contrato, el mismo que será firmada por el

Responsable de Compras Públicas y será

entregado al Coordinador General Jurídico.

Coordinación

General

Administrativa

/Personal de

Compras Públicas

8. PROCESOS O SUBPROCESOS RELACIONADOS

8.1 PROCESOS / PROCEDIMIENTOS INTERNOS

Código Nombre

NAP-CGJ-CP-001.3 Contractual

NAP-CGF-PRE-002.3 Certificación de Fondos

8.2 PROCESOS EXTERNOS

Institución Nombre


Tipo de proceso:



Versión: 3.1

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9. INDICADORES.

10. Nombre del Indicador Fórmula de Cálculo Responsable del

control Frecuencia

% Procesos gestionados acumulados #Procesos

adjudicados+#Procesos

declarados desiertos

# Procesos ingresados

Responsable de

Compras

Mensual

10. ANEXOS.

10.1. Formato de solicitud.

10.2. Cuadro Comparativo Contratación.

10.3. Guía de Elaboración de Términos de Referencia.

confidencial y de uso interno fecha código...

Documents