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Subsecretaría de Coordinación Técnica y Administrativa
Manual del Sistema
Índice
INTRODUCCIÓN..................................................................
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA...................................
INGRESO AL SISTEMA.......................................................
USUARIO GENERAL............................................................
Gestor de Misiones Y Pago de Viáticos.......................
Crear perfil......................................................................
Mis viajes.........................................................................
Menú Inicio..........................................................................
Menú Mis Datos..................................................................
Menú Viajes........................................................................
Menú Usuarios que administro......................................
USUARIO ADMINISTRADOR.............................................
Menú Gestionar.................................................................
Solicitudes......................................................................
Usuarios...........................................................................
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El sistema Viajes surgió ante la necesidad de universalizar y controlar la
solicitud de viáticos en moneda extranjera para viajes al exterior.
Se pretende ofrecer una herramienta que organice las solicitudes y disminuya
los errores que pudieran surgir en las cargas.
El sistema se utiliza para dar un efectivo cumplimiento a las normativas:
Decreto 280/95; Decreto 1023/04; Decisión Administrativa 75/12; Decreto
1191/12; Decreto 808/12 y Resolución 761/10.
REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA
INTRODUCCIÓN
Para poder acceder al sistema, se requiere conexión a internet y tener instalado
Acrobat Reader.
INGRESO AL SISTEMA
Al ingresar al sistema mediante el link http://viajes.magyp.gob.ar visualizarás
la siguiente pantalla:
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Debés identificarte con tu nombre de usuario MAGyP y tu contraseña.
Si aún no contás con usuario del Ministerio de Agroindustria, podés solicitarlo
completando el formulario disponible en <Completar formulario>.
A continuación se abrirá una ficha con todos los datos que necesitás completar
para conseguir tu usuario MAGyP.
Una vez que lo completes, podés enviarlo haciendo clic en <Enviar>. El sistema
presenta la opción de <Cancelar> por si, por algún motivo, no quieras dar curso
a tu solicitud.
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Cuando se procese tu solicitud de usuario, recibirás un correo similar al
siguiente:
Con el correo electrónico, recibirás un instructivo de cómo acceder a
https://miusuario.magyp.gob.ar
NOTA IMPORTANTE: Es necesario que ingreses a la página de Mi Usuario y
establezcas tus preguntas secretas para poder recuperar tu contraseña en
caso de que se venza o te la olvides.
El sistema presenta dos perfiles:
- Usuario General: todos los usuarios MAGyP.
- Administrador: Subsecretaría de Coordinación Técnica y Administrativa.
Comenzaremos explicando las funciones disponibles para el perfil de Usuario
General y luego explicaremos el menú exclusivo del Administrador.
Estimado/a,
Se dio curso a lo solicitado, el nombre de usuario es [email protected] y la contraseña colocada es “Alta2016” (primera “A” con mayúscula). Tener en cuenta que para poder realizar el cambio de la contraseña suministrada deben transcurrir 24 HS.-
- Link Cambio de contraseña MAGYP: (http://miusuario.magyp.gob.ar) - Link para visualizar recibo de haberes: (http://milegajo.magyp.gob.ar)- Link ingreso a webmail: (http://webmail.magyp.gob.ar/owa)
Saludos.-
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Cuando ingreses al sistema por primera vez, deberás completar los datos
correspondientes a tu perfil. Si no lo hacés, el sistema no te permitirá realizar
ninguna operación.
Verás una pantalla como la siguiente:
En esta ficha, todos los datos, con excepción de Pasarpote, Seguro médico y
Visa, son obligatorios.
En Organismo encontrarás una lista desplegable donde figuran todos los
Organismos descentralizados pertenecientes al Ministerio de Agroindustria.
Por defecto, aparece la Administración Central.
Elegí el Organismo donde desempeñás funciones. El Domicilio y el Teléfono se
completarán en forma automática.
Ingresá tu Cargo, tu Jerarquía y tu Teléfono personal en el Organismo (directo
o interno). Observarás que en Jerarquía hay un icono de más información .
Al hacer clic te presentará una referencia donde explica qué incluye cada Nivel,
para que puedas seleccionar el que corresponda.
USUARIO GENERAL
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Para completar Pasaporte, Seguro Médico y Visa, previamente deberás obtener
un imagen (scaneo o foto) y tenerla grabada. En estos campos, debés subir las
imágenes correspondientes.
En la sección Asignar Nuevos Operadores, el sistema te permite designar a
algún colaborador para que gestione tus viajes.
Ingresando solamente Apellido y Nombre; el nombre de usuario y DNI se
completa en forma automática.
El sistema le envía el siguiente correo electrónico para notificar al agente que
ya puede ingresar solicitudes de viaje en tu nombre:
Una vez que completás la Ficha, hacé clic en <Guardar> para que se graben los
datos. Verificá que el sistema te muestre el siguiente mensaje:
También podés eliminarlo de la lista de personas autorizadas a gestionar tus
viajes, con el botón
Podés agregar cuantos operadores desees, haciendo clic en el botón <Nuevo
Operador +>.
NOTA: Cuando el sistema te envíe una notificación, aparecerá en tu Bandeja de Entrada con el remitente Aplicativo Viajes Minagro.
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Cuando hayas completado tus datos, en las próximas sesiones, éste será el
menú que visualizarás cuando ingreses al sistema:
Tené en cuenta que si no sos administrador del sistema, no visualizarás el botón
de <Administrar Solicitudes>.
En la parte superior observarás tu nombre de usuario como así también el
botón de <Cerrar Sesión> para abandonar el sistema cuando lo desees.
También se presentan los Menú <Inicio>, <Mis Datos> y <Viajes>, que iremos
explicando a lo largo de este Manual.
En caso que un agente te haya designado como su operador, también
visualizarás el menú <Usuarios que administro>.
Gestor de Misiones y Pago de Viáticos
Sólo si sos operador de otro agente
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CREAR PERFIL
Al hacer clic en <Crear Perfil> visualizarás la pantalla de
Alta y Modificación de datos:
Cuando finalices, el sistema te llevará a la pantalla de <Nueva Solicitud>.
Esta opción te permitirá mantener actualizados todos tus datos.
Cualquier modificación que necesites realizar, la podés hacer desde esta opción
del menú. No olvides <Guardar> una vez que tus datos estén correctos.
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MIS VIAJES
Al ingresar a <Mis Viajes>, podrás visualizar el listado de
todos los viajes solicitados con el estado correspondiente,
ordenados por fecha.
Posibles estados de la Solicitud de Viaje:
- Observada: indica que se ha agregado un comentario a la solicitud. Aparece
un icono en azul si el comentario no fue leído o en gris , si ya se leyó.
- Rechazada: cuando la solicitud no ha sido autorizada.
- Aceptada: cuando la solicitud se autorizó. El icono de descarga, te permitirá
obtener el archivo que deberás imprimir, firma y acercar a la Subsecretaría de
Coordinación Técnica y Administrativa para ser remitido a la Jefatura de
Gabinete de Ministros.
- Solicitada: cuando se ha cargado la solicitud, pero aún nadie se ha expedido
sobre ella.
- Inicial: la solicitud está en proceso de ser completada.
Al lado de cada solicitud, si no está enviada aún o está observada, verás un
ícono de edición , que te permitirá editar los datos y realizar las
modificaciones que creas conveniente. Cuando la hayas enviado ya no podrás
editarla, al menos que te sea devuelta con alguna observación.
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Cuando finalices y guardes las modificaciones, el sistema te avisará que los
cambios han sido registrados, mediante el siguiente mensaje:
Al grabar, el sistema le otorga a tu solicitud un número de ID.
Si deseas agregar otro viaje, hacé clic en el botón <Nuevo Viaje>, que te llevará
al formulario para completar una nueva solicitud de Viaje. Accederás a la misma
pantalla que si ingresás por <Nueva Solicitud>.
Visualizarás una pantalla como la siguiente:
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El formulario consta de 2 partes: Datos Personales y Datos de la Misión.
En la parte superior se completarán en forma automática tus datos personales.
Si deseás modificar alguno de estos datos, no podrás hacerlo desde esta
opción. Deberás ingresar a Mis Datos.
Tené en cuenta que si un usuario te asignó como su operador, en Nombre de
Agente te aparecerá una lista desplegable para que elijas si la solicitud de viaje
será hecha a tu nombre o de la persona que te asignó como operador.
La segunda parte del formulario, Datos de la Misión, contiene los datos
relacionados con la Solicitud de Viaje.
A excepción de “Costo de transporte”, “Otros rubros”, “Monto” y “Motivo de
trámite por vía de excepción”, todos los demás campos son obligatorios:
- Motivo de la misión: aquí debés completar cuál es el objetivo de tu viaje
(asistir a una reunión, un congreso, etc.)
- Adjuntar agenda: en este campo deberás subir el archivo correspondiente a
las actividades que se van a realizar en el viaje.
- País de destino: desplegá la lista y seleccioná el país correspondiente
- Ciudad: ingresá a qué Ciudad está dirigido el viaje.
- Fecha de partida: debés seleccionar en el calendario el día en que
comenzará el viaje
- Fecha de llegada: debés seleccionar en el calendario el día en que se
regresara al país (obviamente debe ser posterior a la fecha de partida)
- Horario de partida: hora en que comienza el viaje. Se desplegará un reloj,
donde primero seleccionarás la hora y luego los minutos.
- Horario de llegada: hora en que se regresa al país. Se desplegará un reloj,
donde primero seleccionarás la hora y luego los minutos.
- Tiempo: este campo se completa en forma automática, teniendo en cuenta
lo siguiente:
• Si la hora de partida es posterior a las 12 p.m., ese día es contabilizado como
medio día. Si es anterior, se cuenta el día completo
• Si la hora de llegada es anterior a las 12 p.m., ese día es contabilizado como
medio día. Si es después, se cuenta como día completo
• Este campo es editable sólo por el usuario Administrador, dado que puede
suceder que dentro del período de viaje oficial, el agente se tome algunos días
no oficiales. Por ejemplo, si el agente viaja el 10 de mayo y regresa el 20 de
mayo su viaje dura 10 días; pero si tiene 7 días de misión oficial y 3 días de
vacaciones; el campo “Tiempo (días)” se edita y se establece en 7 días la
duración de este viaje.
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ATENCIÓN: Notarás que en la pantalla hay un recuadro sombreado que dice
“Mi viaje se extiende más de tres meses”. Este recuadro se completa en forma
automática cuando el sistema calcula que entre las fechas de partida y llegada
hay un período superior a los tres meses. Indica que los viáticos ya no se deben
calcular por día (como se hace en viajes de menor duración), sino por meses.
ACLARACIÓN: El ítem Eventuales es reservado para Nivel Jerárquico I
(Ministros y Secretarios). Si la solicitud de viaje es para algún funcionario de
este nivel, se habilitará los botones; sino, el sistema mostrará que no
corresponde.
Allí ingresarás la descripción y el monto de los gastos eventuales imputados al
viaje.
Los botones + y – se utilizan para habilitar o deshabilitar renglones,
respectivamente.
Para terminar de completar el formulario, ingresá los datos (si corresponden)
en los cuadros de texto :
- Costo de transporte: se debe completar en pesos.
- Otros rubros: en este ítem se incluye seguro médico, si corresponde.
- Eventuales: exclusivo para niveles jerárquicos 1 y 2, que pueden llevar Gastos
Eventuales.
- Monto: es el valor de lo incluído en Otros Rubros.
- Motivo de trámite por vía de excepción: se incluye esta opción dado que
está indicada en la normativa y se reserva para alguna eventualidad no
contemplada en el sistema.
Una vez que el formulario esté completo, podrás <Enviar> la solicitud para su
autorización; <Guardar>, si necesitás que grabe los datos pero que aún no los
envíe o <Cancelar>, si querés descartar los datos ingresados.
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En cualquier opción en donde estés trabajando, el Menú Inicio te lleva a la
pantalla de Gestor de Misiones y Pago de Viáticos, con las que se inicia el
sistema.
Menú INICIO
Este menú te ofrece otro camino para visualizar los viajes que podés ver desde
el botón <Mis Viajes> del Gestor de Misiones y Pagos de Viáticos.
Menú VIAJES
Si no cargaste tus datos desde Crear perfil, lo podrás hacer también desde esta
opción.
Los datos son editables, es decir, que podrás realizar las modificaciones que
necesites. No te olvides grabarlas antes de cambiar de menú.
Menú MIS DATOS
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Este menú se utiliza para visualizar los usuarios que te asignaron como su
operador.
Al ingresar, te encontrás con esta pantalla:
Menú USUARIOS QUE ADMINISTRO
La pantalla te permite para buscar en la lista un agente determinado (en el caso
de que seas operador de varios) a través del botón .
Podés editar los datos de los agentes para los cuales operar y realizar las
modificaciones pertinentes, abrí el formulario presionando .
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SOLICITUDES
La segunda parte del formulario, Datos de la Misión, contiene los datos
relacionados con la Solicitud de Viaje.
A excepción de “Costo de transporte”, “Otros rubros”, “Monto” y “Motivo de
trámite por vía de excepción”, todos los demás campos son obligatorios:
- Motivo de la misión: aquí debés completar cuál es el objetivo de tu viaje
(asistir a una reunión, un congreso, etc.)
- Adjuntar agenda: en este campo deberás subir el archivo correspondiente a
las actividades que se van a realizar en el viaje.
- País de destino: desplegá la lista y seleccioná el país correspondiente
- Ciudad: ingresá a qué Ciudad está dirigido el viaje.
- Fecha de partida: debés seleccionar en el calendario el día en que
comenzará el viaje
- Fecha de llegada: debés seleccionar en el calendario el día en que se
regresara al país (obviamente debe ser posterior a la fecha de partida)
- Horario de partida: hora en que comienza el viaje. Se desplegará un reloj,
donde primero seleccionarás la hora y luego los minutos.
- Horario de llegada: hora en que se regresa al país. Se desplegará un reloj,
donde primero seleccionarás la hora y luego los minutos.
- Tiempo: este campo se completa en forma automática, teniendo en cuenta
lo siguiente:
• Si la hora de partida es posterior a las 12 p.m., ese día es contabilizado como
medio día. Si es anterior, se cuenta el día completo
• Si la hora de llegada es anterior a las 12 p.m., ese día es contabilizado como
medio día. Si es después, se cuenta como día completo
• Este campo es editable sólo por el usuario Administrador, dado que puede
suceder que dentro del período de viaje oficial, el agente se tome algunos días
no oficiales. Por ejemplo, si el agente viaja el 10 de mayo y regresa el 20 de
mayo su viaje dura 10 días; pero si tiene 7 días de misión oficial y 3 días de
vacaciones; el campo “Tiempo (días)” se edita y se establece en 7 días la
duración de este viaje.
Menú GESTIONAR
Si sos Administrador del sistema, visualizarás un Menú para Gestionar tanto
Solicitudes de Viaje como Usuarios.
En esta opción, podrás visualizar todas las solicitudes de viaje enviadas.
Independientemente del estado actual que tenga la solicitud, podrás:
- Autorizarla
- Rechazarla
- Observarla
Las solicitudes que no están procesadas, se visualizarán en estado Solicitada.
USUARIO ADMINISTRADOR
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Cuando necesites enviar un comentario al requirente, utilizá la opción
<Observada>. Al hacer clic en el botón correspondiente, se abrirá el siguiente
cuadro de diálogo:
En él podrás insertar el título de tu comentario y la descripción. Al presionar
<Enviar>, se agregará un icono en el listado de solicitudes y le enviará un correo
al requirente, avisando que su solicitud ha sido observada.
El estado de la solicitud cambia a Observada. El icono azul indica que la
solicitud fue observada. El icono gris indica que además, ya fue leída por el
requirente.
Para autorizar una solicitud, previamente hay que aceptar el tiempo de viaje,
tildando la casilla correspondiente y luego hacer clic en el botón <Autorizar>.
Cuando una solicitud es Autorizada, su estado cambia a Aceptada y permitirá
la descarga del formulario para obtener el archivo que deberás imprimir, firmar
y acercar a la Subsecretaría de Coordinación Técnica y Administrativa para ser
remitido a la Jefatura de Gabinete de Ministros.
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También, se puede rechazar una solictud haciendo clic en el botón <Rechazar>.
Cuando una solicitud es rechazada, cambia su estado a Rechazada. Aparece un
mensaje en el sistema avisando que la solicitud fue rechazada y se notifica esta
situación al solicitante
En todos los casos, el botón de edición permite cambiar cualquier dato de la
solicitud.
USUARIOS
La opción Usuarios permitirá ubicar un usuario Administrador en la lista,
activarlo o desactivarlo o agregar Nuevo Usuario.
Los criterios de búsqueda pueden ser Nombre, Apellido o correo, a través del
campo Usuario. Ingresá alguno de los datos de búsqueda y presioná
el botón
Podés pasar a la página anterior o siguiente utilizando los comandos:
O bien, cambiar la cantidad de nombres a mostrar, modificándolo desde:
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El sistema brinda la posibilidad de editar los datos de un usuario para activarlo
o desactivarlo, a través del botón .
Haciendo clic en el botón <Administrador> del campo “Activo” tendrás la
posibilidad de elegir entre SI o NO, si querés que un usuario se mantenga activo
o deje de estarlo.
Cuando un usuario está activo, se visualiza:
Si no lo está, se muestra:
Cuando desactives a un usuario, podrá ingresar al sistema, pero ya no será
Administrador del mismo.
También en la edición de los datos de usuario, el sistema te permite agregar
operadores para el usuario en cuestión.
El administrador tiene la potestad de ingresar a los datos de cualquier usuario
y modificar el campo que considere necesario. Esto incluye también los
operadores autorizados a gestionar sus viajes.
Al hacer clic en <Finalizar> el sistema preguntará si querés guardar los cambios
o descartar la operación.
También permite agregar nuevos usuarios a través del botón <Nuevo Usuario>.
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PARA FINALIZAR...
Presentará un cuadro de diálogo como el que se muestra a continuación, donde
debés completar los datos correspondientes al nuevo usuario del sistema.
Explicamos aquí todas las funcionalidades del sistema de Viajes.
Recordá que según el perfil de usuario que tengas (Usuario General o
Administrador) tendrás acceso a todas o algunas de las opciones.
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