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MANUAL DEL PROCESO DE CONTROL Y SUPERVISION DE IMAGEN Y ERGONOMIA CS-STAB-01-P03 Versión 1.0 17/07/2014

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DEL PROCESO DE CONTROL Y

SUPERVISION DE IMAGEN Y ERGONOMIA

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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3

3. ROLES .......................................................................................................................................... 4

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 4

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 5

6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE CONTROL Y SUPERVISION DE IMAGEN Y ERGONOMIA ..... 6

6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 6

6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 6

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 6



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1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso CONTROL Y SUPERVISION DE IMAGEN Y ERGONOMIA

Código CS-STAB-01-P03

Descripción PROPÓSITO Garantizar la Seguridad, orden e higiene a través del control, supervisión y emisión de políticas de imagen institucional para el buen uso y mantenimiento de espacios que conforman las oficinas de las Entidades Públicas. DISPARADOR Acuerdo-Inmobiliar-2014-002, publicado en Registro Oficial N° 103 del 26 de febrero del 2014. ENTRADAS Todos los Bienes Inmuebles que comprenden las edificaciones destinadas al servicio público, de las instituciones de la Administración Pública Central e Institucional, de las empresas públicas creadas por la Función Ejecutiva y de las empresas en las que el Estado posea participación accionaria mayoritaria, que se encuentran publicadas en el sistema informático Geoportal. ACTIVIDADES PRINCIPALES

Generar instructivos para la aplicación del Manual de Buenas Prácticas para la administración, gestión y uso de las edificaciones del Sector Público.

Revisar y clasificar los Bienes Inmuebles obtenidos de la base de datos del Geoportal

Elaborar Cronograma de Inspecciones

Realizar Inspecciones

Emitir informe de cumplimiento de normativa

Emitir Informe final de cumplimiento de Normativa



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Productos/Servicios del Proceso

Informe Final de Cumplimiento de la Normativa

Responsable del Proceso Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles

Tipo del cliente Clientes Internos y Externos

Controles

Decreto Ejecutivo Nro. 798 INMOBILIAR-ACUERDO-2014-002, publicado en Registro Oficial N° 103 del 26 de febrero del 2014, “Aplicación del Manual de Buenas Prácticas para la administración, gestión y uso de las edificaciones del sector público.” RESOLUCIÓN COMITÉ SGI-2014-001, publicado en Registro Oficial Especial N° 174 de 31 de enero del 2014 “Políticas Mantenimiento de Ascensores de Bienes Inmuebles” Decreto Ejecutivo Nro. 798 INMOBILIAR – ACUERDO-2014- 0007, publicado en Registro Oficial N°220 del 07 de abril de 2014 “Accesibilidad para personas” Decreto Ejecutivo Nro. 798 RESOLUCIÓN-INMOBILIAR-DSI-2014-0006, publicado en Registro Oficial N° 113 del 24 de marzo del 2014

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO

Se realizará Inspecciones según el cronograma establecido, con notificación previa a la

institución inspeccionada, en esta comunicación se determinara la fecha y el responsable de

la inspección.

Los Informes finales de Cumplimiento de la Normativa soló se entregarán a las instituciones

que luego de la inspección cuenten con un informe favorable.

Las Instituciones inspeccionadas deberán dar cumplimiento a las recomendaciones de

mejora, en el tiempo establecido.

Se realizará al menos una Inspección a los bienes inmuebles que comprenden las

edificaciones destinadas al servicio público, que se encuentren dentro del marco de acción

de INMOBILIAR.

Se deberá presentar al Subdirector Técnico de Administración de Bienes, informes mensuales

ejecutivos sobre el avance del cronograma e informes completos semestrales sobre el

avance de cronograma y los resultados conseguidos.



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Se deberá presentar un informe semestral sobre el cumplimiento de normativa

mantenimiento de ascensores al Comité del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector

Público.

3. ROLES

Subdirector Técnico de Administración de Bienes.- Responsable de dirigir y coordinar la gestión

técnica del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público a partir de las directrices nacionales,

sectoriales e institucionales en materia de administración de bienes inmuebles.

Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.- Responsable de gestionar la

administración técnica, eficaz y eficiente de los Bienes Inmuebles del Sector Público.

Director Nacional de Geoinformación de Bienes Inmuebles.- Responsable de dirigir y ejecutar el

levantamiento, estandarización, sistematización y actualización permanente de la información

catastral de los bienes inmuebles del Sector Público de acuerdo al ámbito de competencia de

Inmobiliar.

Experto de Imagen y Ergonomía.- Responsable de organizar, planificar, supervisar, gestionar e

Informar el cumplimiento del Manual de Buenas Prácticas para la administración, gestión y uso de las

edificaciones del sector público y toda la normativa legal vigente.

Asistente Técnico.- Responsable de ejecutar e Informar el cumplimiento del Manual de Buenas

Prácticas para la administración, gestión y uso de las edificaciones del sector público y toda la

normativa legal vigente.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Informe final de Cumplimiento.- Es un documento mediante el cual un tercero otorga una garantía

escrita de que un producto o servicio está en conformidad con ciertas normas.

Ergonomía.- Estudio y adecuación de las condiciones del lugar de trabajo, máquinas, vehículos o

equipo, a las características físicas y psicológicas del trabajador o usuario.

Ficha de Diagnóstico.- Es un documento técnico, que permite evaluar el cumplimiento de la

normativa vigente a través de una inspección física.

Geoportal.- Es una herramienta informática mediante la cual se puede visualizar la información

catastral y georeferencial de todos los bienes inmuebles del Sector Público.

Imagen.- Se denomina imagen a la representación figurativa de una cosa.

Registro Oficial.- Es el medio de publicación de las Leyes, Decretos y otras normas jurídicas

emanadas de las funciones del Estado.



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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO



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6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE CONTROL Y SUPERVISION DE IMAGEN Y ERGONOMIA

6.1. PROPÓSITO

Garantizar la Seguridad, orden e higiene a través de la emisión, supervisión y control de políticas

de imagen institucional para el buen uso y mantenimiento de espacios que conforman las

oficinas de las Entidades Públicas.

6.2. ALCANCE

El proceso toma como referencia la base de datos del Geoportal (Bienes Inmuebles que comprenden el ámbito de acción de INMOBILIAR) para revisión y clasificación, contempla desde la revisión y clasificación de bienes inmuebles, hasta la emisión del Informe final de cumplimiento de la normativa por parte de INMOBILIAR a la institución inspeccionada.

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

Revisar y clasificar bienes

Coordinador de Imagen y Ergonomía

Tomando como referencia la información disponible en Geoportal se debe:

- Extraer base de datos de Bienes inmuebles (Matriz en Excel)

- Filtrar la información en base a: Si el bien es urbano o rural Si es terreno o edificación Si esta en arriendo o es de

uso público Ubicación del Bien

(Zonales)

- Se deberá ingresar a la página web de instituciones públicas que son competencia de INMOBILIAR y realizar lo siguiente: Ingresar a la Página Web

(institución Pública) Buscar el link

Transparencia Buscar el link

Matriz de Bienes Clasificados

(Formato en Excel)



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Transparencia 2014 Buscar el link

compromisos presidenciales

Buscar el link bienes Descargar la información Verificar si los bienes

detallados se encuentran en la base de datos.

Comunicar inconsistencias

Experto de Imagen y Ergonomía

Si al momento de verificar los bienes se identifica un bien inmueble que no está en la base de datos se debe comunicar a la Dirección Nacional de Geoinformación de Bienes para que alimente la información.

Memorando de Comunicación de

inconsistencia

Elaborar cronograma de inspecciones


De la matriz de bienes clasificados se elabora el cronograma de inspecciones tomando en consideración que:

Se realizarán inspecciones a los bienes inmuebles que son competencia de INMOBILIAR.

Cuando exista una Institución que maneje varios bienes inmuebles se procederá a escoger los bienes a ser inspeccionados (Matriz y Unidades Administrativas desconcentradas) uno o dos dependiendo de la cantidad de bienes que tenga esa institución.

Los edificios escogidos deberán tener los siguientes niveles administrativos: Despacho Nivel Jerárquico Superior Nivel Operativo

Las inspecciones deben realizarse en base al

Cronograma de Inspecciones

(Formato en Excel)



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Cronograma de Inspecciones.

Realizar Inspecciones

Asistente Técnico

De acuerdo al cronograma de inspecciones el analista realiza la inspección en donde se levanta la Ficha de Diagnóstico, al finalizar la inspección se solicita la firma del Director Administrativo o su equivalente como constancia de la inspección realizada.

Ficha de Diagnóstico con firmas de responsabilidad

(Ver Anexo)

Elaborar Informe Asistente Técnico

Como referencia a la Ficha de Diagnóstico el analista elabora el informe de inspección, que contiene los siguientes componentes:

- Objeto, se describen los datos generales del inmueble (ubicación, estado, Institución que lo ocupa, etc.)

- Antecedentes, se debe hacer referencia al Cronograma de Inspección. Y se debe tomar en consideración su historial si existiese.

- Base Legal, se debe hacer referencia a toda la normativa legal vigente.

- Análisis Técnico, se describen los puntos relevantes de la inspección en base a parámetros técnicos.

- Registro Fotográfico, se adjuntan fotos como evidencias de los aspectos relevantes.

- Conclusión, es importante que el funcionario que realice la inspección especifique si cumple o no la normativa tomando como referencia el Manual de Buenas Prácticas para la administración, gestión

Informe de Inspección (Ver Anexo)



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y uso de las edificaciones del Sector Público, normativa legal vigente e instructivos y reglamentos generados para el control.

- Recomendaciones, se debe detallar puntualmente los parámetros técnicos que debe mejorar y el tiempo en que se realizará la nueva inspección.

Validar y enviar informe


El Experto de Imagen y Ergonomía deberá verifica, revisar y concluir el informe para remitir el documento al Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles.

Memorando

Validar y enviar informe

Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles

El Director Nacional de Administración de Bienes Inmuebles deberá verificar, analizar el contenido del informe y remitir el informe al Subdirector Técnico de Administración de Bienes con su conformidad.

Memorando

Emitir y enviar Informe final de Cumplimiento de la normativa

Subdirector Técnico de Administración de Bienes

Si en el Informe de inspección se concluye que cumple con la normativa, se deberá:

- Emitir un Informe final de Cumplimiento de la Normativa.

- Comunicar y entregar el Informe final a la Máxima Autoridad de la Institución inspeccionada.

- Comunicar a la Secretaria

Nacional de Administración Pública sobre el cumplimiento de la normativa.

Informe final de Cumplimiento de

Normativa

Revisar y enviar informe de recomendaciones


Si en el Informe de inspección se concluye que no cumple con la normativa, se deberá enviar la información a la Máxima Autoridad de esa Institución para que aplique las recomendaciones de mejora.

Oficio de Conocimiento



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Planificar nueva Inspección


Se debe planificar una nueva re inspección tomando en consideración el tiempo estipulado para el cumplimiento de las recomendaciones de mejora.

Memo interno de comunicación

Emitir Informe de incumplimiento de normativa


Si en el Informe de la re inspección se concluye que nuevamente la Institución no cumple con la normativa se debe:

- Emitir un informe de incumplimiento a la normativa legal vigente.

- Comunicar oficialmente el incumplimiento de la normativa, a la Máxima Autoridad de la Institución inspeccionada.

- Comunicar oficialmente el incumplimiento de la normativa, a la Secretaria Nacional de la Administración Pública.

Oficio de Comunicación Informe de Incumplimiento



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma Fecha

Elaborado Por:

Lcda. Paola González

Directora de Procesos y Cultura Organizacional (E)

Aprobado Por:

Econ. Vanessa Centeno

Directora Nacional de Administración de Bienes

Inmuebles

Validado por:

Ing. Fabián Patricio Moscoso


CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 17/07/2014

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