manual del expositor
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Manual del ExpositorTRANSCRIPT
Estimado expositor:
Bienvenido a la Expo-Cumbre Mundial de Diabetes, Obesidad, Nutrición y Problemas Cardiovasculares 2011,
un evento que cambiará su manera de ver, pensar, sentir y vivir su salud. La tercera edición, enfocada a concientizar
a la población mexicana sobre el terrible riesgo de padecer alguna enfermedad crónico-degenerativa, se celebrará
del 1 al 3 de abril de 2011 en el World Trade Center de la Ciudad de México, e incluirá la Expo Comida Saludable
para la Diabetes y la Expo Niño Saludable Obesidad, Nutrición, Pediatría y Educación, con la participación de
más de 100 empresas proveedoras de bienes y servicios relacionados con la salud, reunidas en un mismo recinto.
Este es su manual de servicios, que ha sido diseñado para proveerle de información vital para realizar una exposición
exitosa y libre de problemas. Por favor, entregue este manual al personal directamente responsable de organizar su
participación tan pronto como le sea posible.
El manual le servirá como una herramienta de trabajo, y le ayudará a planear y prever los detalles que se deben
tomar en consideración para lograr que su participación en la exposición sea exitosa. Cuenta con secciones en las
cuales se incluye información acerca del reglamento de la exposición, proveedores oficiales, formas para contratación
de servicios e instrucciones de montaje y desmontaje, por lo cual le recomendamos leerlo de manera cuidadosa. Es
responsabilidad del expositor mandar información a tiempo y hablar con los proveedores institucionales de cada
servicio.
Debido a que parte de este material cuenta con fechas límite, es aconsejable que se le revise inmediatamente. Si
desea contratar algún servicio, asegúrese de mandar la forma de solicitud al proveedor adecuado. Tenga copias de
todas las transacciones que realice, guárdelas en este manual y tráigalo con usted al evento, esto puede ahorrarle
retrasos y gastos innecesarios.
Si después de revisar este material requiere de información adicional, por favor dirija sus dudas al proveedor
correspondiente, al encargado del seguimiento de cada servicio o póngase en contacto al 5536-1117.
A nombre del Comité Organizador de Expo-Cumbre Mundial Diabetes, Obesidad, Nutrición y Problemas
Cardiovasculares 2011, sea bienvenido y permítame ofrecerle toda la ayuda que sea necesaria para hacer de su
participación, la más exitosa.
Atentamente
Aurora Silva Rosales
Vicepresidente de Operaciones
Tips de mercadotecnia
Herramientas de promoción
Desde enero, y hasta abril, realizaremos la publicidad de Expo-Cumbre Mundial Diabetes, Obesidad, Nutrición y
Problemas Cardiovasculares 2011, Expo Comida Saludable para la Diabetes y la Expo Niño Saludable
Obesidad, Nutrición, Pediatría y Educación en revistas, periódicos, radio, televisión, espectaculares, volanteo,
entrevistas en medios y correos electrónicos a nuestra base de datos.
El trabajo de promoción que se desarrolla para atraer a las miles de visitantes al World Trade Center puede, y debe
ser, complementado con una estrategia propia del expositor para atraerlos a su stand.
Económico. Promuévase y obtenga lo mejor de su participación en la Expo
Como expositor, seguramente está interesado en obtener más impacto por cada peso invertido. Esperamos que los
siguientes consejos le sean de utilidad:
Logística previa a la exposición. Le recomendamos establecer un presupuesto y tener siempre un plan de
contingencia, para ahorrar en gastos de último minuto.
Promoción previa a la exposición. El Comité Organizador se encarga de llevar al público a la exposición, usted de
llevarlo a su stand. La experiencia redituable de cualquier exposición depende de lo que expositor haga de manera
previa. Le recomendamos enfocar bien su promoción y ser creativo para atraer a sus visitantes.
Anúnciese en periódicos o revistas especializadas y en publicaciones especiales que editen los organizadores. Haga
link de su página web a www.expocumbremundial.com.mx
Añada a toda su publicidad, el logotipo de Expo-Cumbre Mundial con el número de stand (una vez que se le haya
asignado el definitivo), para recordarle a sus posibles clientes que lo visiten.
Emita comunicados de prensa en los que anuncie lanzamientos de nuevos productos y/o servicios, dirigiéndose con
mensajes claves o promociones que mostrará durante la exposición.
Envíe invitaciones personales, estas pueden ser a través de correo directo o electrónico dos o tres semanas antes
del evento e incluya tarjetas de invitado especial para su conferencia o presentación.
Artículos promocionales
Lleve suficientes folletos para distribuir a posibles clientes.
Utilice al máximo su personal antes de contratar alguien ajeno a su empresa
Demostraciones de producto.
Las demostraciones en el stand son realmente efectivas y puede ser una clave en la estrategia de una exposición,
pero éstas requieren habilidades prácticas y comunicación interactiva con la audiencia:
- Anticipe preguntas y prepare las respuestas antes de la exposición. Repase todas las características y
beneficios de su producto o servicio.
- No permita que la gente esté detrás de usted o donde puedan perder la apreciación de su demostración.
- Utilice el lenguaje corporal para transmitir confianza y convicción, y a través de su mirada comunique
compromiso e interés.
- Averigüe quién de su personal está capacitado para responder una pregunta cuando usted no pueda.
Una calurosa bienvenida. Un punto crítico para su personal es crear una atmósfera de bienvenida que atraiga a los
asistentes y los invite a detenerse.
- No se siente. Los visitantes tendrán la impresión de que usted no tiene interés o pueden interpretar su actitud
como un momento de descanso, el cual no querrán interrumpir.
- No lea. Perderá contacto visual con los visitantes mientras pasan por su stand.
- No fume. Es descortés y puede ser ofensivo para sus clientes.
- No coma o beba. Además de restar imagen a su empresa, sus posibles clientes no querrán interrumpirlo y
podría perder ventas. Reserve un tiempo y coma tranquilo en el restaurante o cafetería, mientras otra
persona atiende su stand.
- No ignore a los visitantes. Si está ocupado cuando alguien se aproxima, salude o trate de incluirle en su
conversación, si está conversando con un compañero de trabajo, interrumpa la plática de inmediato.
- No hable por teléfono. El mensaje que usted manda es que tiene mejores cosas que hacer.
- No reparta folletos a cualquier persona, pues podrían terminar revueltos con impresos de otras compañías o el peor de los casos en el cesto de basura. Elija a quién entrega su información.
SERVICIOS
Fecha
límitede
envío
Servicio
¿Lo
vamos a
necesitar
?
( Sí o No )
Fecha
en que
enviamos
la forma
Empresa
Persona responsable
Teléfono
1 de
marzo
de 2011
Reglamento y
formatos de
servicios
adicionales
Maricruz Durán [email protected]
5536-1117
1 de
marzo
de 2011
Montaje y
desmontaje
Institucional
EXPRO Organización y proyectos de exposiciones Fabián Delgado Director General [email protected] Juan Alberto Sánchez Ejecutivo de Cuentas [email protected] [email protected]
9115- 4849
2614- 7160
9000- 9000 Ext.
9181
1 de
marzo
de 2011
Decoración y
display
EXPRO Organización y proyectos de exposiciones Fabián Delgado Director General [email protected] Juan Alberto Sánchez Ejecutivo de Cuentas [email protected] [email protected]
9115- 4849
2614- 7160
9000 -9000 Ext.
9181
15 de
marzo
de 2011
Letrero de
antepecho
EXPRO Organización y proyectos de exposiciones Fabián Delgado Director General
9115- 4849 2614-
7160
[email protected] Juan Alberto Sánchez Ejecutivo de Cuentas [email protected] [email protected]
9000- 9000 Ext.
9181
Audio y Video
Excellence
José Luis Vázquez [email protected]
1 de
marzo
de 2011
Servicio
eléctrico
EXPRO Organización y proyectos de exposiciones Fabián Delgado Director General [email protected] Seguimiento: Miguel Cruz [email protected]
9115-4849
5536-1117 Ext. 8036
Marzo
de 2011
Agua y drenaje
WTC Cotizaciones
Servicio a Clientes 9000-9000
Marzo
de 2011
Telefonía
Axtel Iliana Garcilazo García
9000-5446
Marzo
de 2011
Internet
Axtel Iliana Garcilazo García
9000-5446
Marzo
de 2011
Limpieza de
stands
WTC Módulo de servicio
9000-9000
Marzo
de 2011
Aire
comprimido
WTC Cotizaciones
9000-9000
15 de
marzo
de 2011
Directorio de
expositores
5536-1117 Ext. 8016
15 de
marzo
de 2011
Solicitud de
Gafetes de
expositor
5536-1117 Ext. 8052 Depto. de
Distribución
15 de
marzo
de 2011
Invitaciones
5536-1117 Ext. 8052 Depto. De
Distribución
15 de
marzo
de 2011
Diploma de
participación
expositores
Verónica Galeno [email protected]
5536-11-17
Ext. 8014
15 de
marzo
de 2011
Solicitud de
seguridad
adicional
DILME
Ernestina Pineda
56860862/5
6798573
1 de
marzo
de 2011
Reservación de
hoteles y
aviones
5536-1117 Ext. 8016
Nota: Favor de enviar el formato anterior COMPLETAMENTE LLENO por fax al 5536-1117 con atención a Maricruz
Durán, o al correo electrónico: [email protected]. Para cada uno de los servicios
requeridos deberán llenar el formato indicado (que encontrarán al final de este manual) y enviarse al respectivo
proveedor. DE NO REALIZAR ESTA TAREA, el Comité Organizador se deslinda por los atrasos, inconvenientes y
cancelaciones que puedan generarse, y tampoco garantiza el servicio.
CONTACTOS
Organización y producción
Expo- Cumbre Mundial de Diabetes, Obesidad, Nutrición y Problemas Cardiovasculares 2011, Expo Comida
Saludable para la Diabetes y Expo Niño Saludable Obesidad, Nutrición, Pediatría y Educación
Cerrada de Eugenia No. 58
Col. Del Valle C.P. 03100
Teléfono 5536-1117
Fax. Ext. 8042
Cobranza-Facturación
Maricruz Durán
Administración
Ext. 8040
* Si no se recoge la factura 10 días hábiles antes del evento, ésta se entregará 10 hábiles después del evento.
En caso de que la empresa se encuentre en el interior de la República se les entregará la factura durante el
evento.
Contacto de prensa
Conferencias
Ext. 8016
Mobiliario y equipo
Miguel Cruz
Sistemas
Ext. 8036
Registro, gafetes, inscripciones a talleres
Depto. de Distribución
Ext. 8052
[email protected] Decoraciones y displays
Fabián Delgado Pimentel, Director General Juan Alberto Sánchez, Ejecutivo de Cuentas Expro, Organización y proyecto de exposiciones.
Sur 114 #105
Col. Cove, México, D.F.
C.P. 44910
Teléfonos: 2614 7160, 9115 4849, 9000 9000 ext. 9181
[email protected], [email protected], [email protected] Centro de Exposiciones
World Trade Center
Filadelfia s/n
Col. Napóles Del. Benito Juárez C.P.03810 México D.F. 90-00-91-22
Servicios adicionales
World Trade Center
Filadelfia s/n
Col. Napóles Del. Benito Juárez C.P.03810 México D.F. 9000-9000 Teléfonos e Internet Iliana Garcilazo García Axtel Filadelfia s/n
Col. Napóles Del. Benito Juárez C.P.03810 México D.F. 9000-5446 Limpieza adicional World Trade Center
Filadelfia s/n
Col. Napóles Del. Benito Juárez C.P.03810 México D.F. 9000-9000
Montaje institucional
Fabián Delgado Pimentel, Director General Juan Alberto Sánchez, Ejecutivo de Cuentas Expro, Organización y proyecto de exposiciones.
Sur 114 #105
Col. Cove, México, D.F.
C.P. 44910, Teléfonos: 2614 7160, 9115 4849, 9000 9000 ext. 9181
[email protected], [email protected], [email protected] Electricidad
Fabián Delgado Pimentel, Director General
Juan Alberto Sánchez, Ejecutivo de Cuentas
Expro, Organización y proyecto de exposiciones.
Sur 114 #105
Col. Cove, México, D.F.
C.P. 44910, Teléfonos: 2614 7160, 9115 4849, 9000 9000 ext. 9181
[email protected], [email protected], [email protected]
Registro
Nereyda Campos
Info Expo, S.C.
Fuente de la Templanza no. 6, PH 2
Lomas de Tecamachalco,
Naucalpan, Estado de México C.P. 53950
5905-1250
Seguridad adicional
Ernestina Pineda
DILME
5678-0862 Ext. 114
Horarios
Horario de montaje:
El montaje para la Expo-Cumbre Mundial, Expo Comida Saludable para la Diabetes y Expo Niño Saludable
Obesidad, Nutrición, Pediatría y Educación, en los salones MAYA y MEXICA, será el día 30 de marzo de 2011, de
09:00 a 21:00 hrs. para las islas y stands grandes (espacio mayor a 36 metros cuadrados), mientras que en el
caso de los stands pequeños (espacio menor a 36 metros cuadrados) iniciará el 31 de marzo a partir de las 09:00
horas. Los expositores deberán tener completamente terminados sus stands el jueves 31 de marzo a las 22:00 hrs.
para inspección del Comité Organizador y Protección Civil. Si se requiere de mayor tiempo para el montaje del stand
LOS EXPOSITORES DEBERÁN PAGAR $2,588 pesos + 7 por ciento de IVA POR EL SERVICIO MÉDICO
NOCTURNO, a partir de 2011.
El Comité Organizador se reserva el derecho de retirar del área de exposición, al personal o los materiales que a su criterio interfieran o distorsionen el desarrollo de la exposición, sin responsabilidad por pérdidas o daños en los materiales retirados para PUBLICIDAD. No se recibirá mercancía ni material de display, ni antes ni después de los horarios descritos para las labores de montaje y desmontaje. Única y exclusivamente, se destinará el área de andenes del recinto para labor de montaje, así como de desmontaje.
Nota
Todos los expositores deberán ponerse en contacto con el encargado de Montaje del 20 al 25 de marzo de 2011,
para que les asignen fecha y hora de montaje y desmontaje.
Datos empresa de montaje
Horario de exposición
Viernes 1, Sábado 2 y Domingo 3 de abril de 10:30 a 19:30 hrs. Durante todo el tiempo de exposición, deberá
permanecer en cada módulo cuando menos un representante del expositor para atender y dar información a los
visitantes. Durante los días de exposición, ninguna persona podrá permanecer más de media hora después del
cierre. Se prohíbe introducir alimentos y bebidas al recinto, durante el horario abierto al público.
Horario de desmontaje
El desmontaje de los stands de la Expo-Cumbre Mundial, Expo Comida Saludable para la Diabetes y Expo Niño
Saludable Obesidad, Nutrición, Pediatría y Educación, en los salones MAYA y MEXICA, se realizará el día 3 de
abril de las 21:01 hrs a las 23:59 hrs. El área deberá estar totalmente desocupada, limpia y en buen estado.
Si se requiere de mayor tiempo para el desmontaje del stand LOS EXPOSITORES DEBERÁN PAGAR $2,588
pesos +7 por ciento de IVA POR EL SERVICIO MÉDICO NOCTURNO.
El Comité Organizador no se hace responsable por materiales que no sean retirados del recinto después de las horas
establecidas para el desmontaje.
Contratación
Asignación de espacios
Si el espacio seleccionado no está disponible, el Comité Organizador podrá ofrecer otras opciones. Una vez asignado
el espacio éste se deberá precisar en el contrato que al efecto se firme.
No se permitirá transferir o comprar el espacio contratado por otra compañía, ni compartir o subarrendar el espacio
contratado
Expo-Cumbre Mundial Diabetes, Obesidad, Nutrición y Problemas Cardiovasculares, Expo Comida Saludable
para la Diabetes y Expo Niño Saludable Obesidad, Nutrición, Pediatría y Educación 2011 se reserva el derecho
de hacer cambios en la distribución de los stands y modificaciones en la decoración de los mismos de acuerdo con
los lineamientos señalados en el manual.
Si por cualquier razón, Expo-Cumbre Mundial Diabetes, Obesidad, Nutrición y Problemas Cardiovasculares,
Expo Comida Saludable para la Diabetes y Expo Niño Saludable Obesidad, Nutrición, Pediatría y Educación
2011 determina que el lugar o la fecha del evento deben modificarse, no hará ningún reembolso al expositor, pero se
le asignará con base en el espacio original, un espacio similar que se considera apropiado. Expo-Cumbre Mundial
Diabetes, Obesidad, Nutrición y Problemas Cardiovasculares, Expo Comida Saludable para la Diabetes y
Expo Niño Saludable Obesidad, Nutrición, Pediatría y Educación no estará obligada financieramente o de
ninguna otra forma en el caso de que la exposición se posponga o se cambie de lugar.
Planos de piso
El plano original está sujeto a modificaciones si el proyecto así lo requiere, en tal caso, se notificarán con anticipación
los cambios correspondientes a los expositores que se pudieran ver afectados.
Pago de locales
El pago correspondiente a la reservación de espacio deberá ser por el equivalente al 35% del costo total del stand. La
liquidación total del espacio rentado, deberá ser cubierta como se especifica en el contrato. Sólo se tomará el espacio
apartado al cubrir el 100% del pago. El expositor podrá pagar su(s) local (es) con Expo-Cumbre Mundial Diabetes,
Obesidad, Nutrición y Problemas Cardiovasculares, Expo Comida Saludable para la Diabetes y Expo Niño
Saludable Obesidad, Nutrición, Pediatría y Educación 2011 de la siguiente manera:
Forma de pago Los cheques deberán expedirse a nombre de Publicidad Silva Hermanos y Asociados, S. A. de C.V y enviarse a la
siguiente dirección: Cerrada de Eugenia No. 58, Col. Del Valle C.P. 03100. El expositor no podrá tomar posesión
del stand sin haber liquidado la totalidad del costo del espacio contratado*.
* Únicamente no opera en negociaciones especiales, donde sea haya especificado.
-El expositor podrá realizar su pago con TARJETA DE CRÉDITO.
Cancelaciones
Expo-Cumbre Mundial Diabetes, Obesidad, Nutrición y Problemas Cardiovasculares, Expo Comida Saludable
para la Diabetes y Expo Niño Saludable Obesidad, Nutrición, Pediatría y Educación 2011 en cualquier caso se
reserva el derecho de admisión de los expositores al evento. Para la cancelación de un local contratado se requerirá
que el expositor manifieste su deseo por escrito al Comité Organizador antes de febrero de 2011 y deberá cubrir el
50% del costo total. Si el espacio es cancelado después de ese plazo y hasta 30 días hábiles antes del evento
deberá cubrir el 70% del costo total del área contratada por gastos de administración, publicidad, etcétera. 29 días
hábiles antes de la fecha del evento no procederá ninguna cancelación y deberá cubrir el monto total del espacio
contratado.
Pago de servicios adicionales
El organizador brinda a los expositores un conjunto de servicios básicos a través del departamento de Servicios
Adicionales de World Trade Center.
Mediante el pago de la cuota correspondiente, pone a disposición de los expositores los siguientes servicios:
Aire comprimido
Agua y drenaje
Limpieza de stands durante montaje, evento y desmontaje
Telefonía y fax directo
Internet
Servicio de alimentos y bebidas
Mano de obra para colgar y descolgar objetos de decoración y señalamientos
Condiciones de pago
Las tarifas de estos servicios se pueden consultar directamente en el departamento de Servicios
Adicionales de World Trade Center o directamente con el proveedor indicado.
Cancelaciones de servicios
El expositor deberá sujetarse a las políticas de cancelación de cada proveedor.
Montaje
Para iniciar el Montaje, a su entrada el expositor deberá presentar en papel membretado de la empresa (original y
copia) una relación de todo el material que desea introducir, así como una carta autorizando a las personas que se
encargarán de efectuar dicho montaje. El original de dicho inventario permanecerá en poder de Expro y la copia
sellada en manos del expositor, misma que deberá ser entregada cuando los materiales sean retirados de la
exposición.
Los expositores podrán introducir sus materiales, etiquetas y muestras, únicamente fuera del horario de
exposición.
Se podrá iniciar el montaje en los días y horarios:
El montaje para la Expo-Cumbre Mundial, Expo Comida Saludable para la Diabetes y Expo Niño Saludable
Obesidad, Nutrición, Pediatría y Educación, en los salones MAYA y MEXICA, será el día 30 de marzo de 2011, de
09:00 a 21:00 hrs. para las islas y stands grandes (espacio mayor a 36 metros cuadrados), mientras que en el
caso de los stands pequeños (espacio menor a 36 metros cuadrados) iniciará el 31 de marzo a partir de las 09:00
horas. Los expositores deberán tener completamente terminados sus stands el jueves 31 de marzo a las 22:00 hrs.
para inspección del Comité Organizador y Protección Civil. Si se requiere de mayor tiempo para el montaje del stand
LOS EXPOSITORES DEBERÁN PAGAR $2,588 pesos + 7 por ciento de IVA POR EL SERVICIO MÉDICO
NOCTURNO, a partir de 2011. COSTO QUE DEBERÁN CUBRIR 15 DÍAS ANTES DE QUE INICIE LA EXPO.
Todos los expositores deberán ponerse en contacto con el encargado de Montaje del 20 al 25 de marzo de 2011,
para que les asignen fecha y hora de montaje y desmontaje.
Fabián Delgado Pimentel, Director General Juan Alberto Sánchez, Ejecutivo de Cuentas Expro, Organización y proyecto de exposiciones.
Sur 114 #105
Col. Cove, México, D.F.
C.P. 44910, Teléfonos: 2614 7160, 9115 4849, 9000 9000 ext. 9181
[email protected], [email protected], [email protected]
El traslado, manejo y colocación de los materiales y equipos propiedad del expositor, serán realizados por su propia cuenta y riesgo. Uso de andenes El área de andenes es exclusiva para toda labor de montaje y desmontaje. Por lo que queda estrictamente prohibido
el uso de otras áreas y accesos para este fin, tales como escaleras eléctricas, elevadores área Lobby, Acceso
Principal (puertas de cristal de Filadelfia y Dakota).
Arribos
El control de arribo de la carga será coordinado por el Comité Organizador, tanto para el desembarque de entrada
como para el embarque de salida.
No se aceptarán embarques de cajas o cualquier otro producto por adelantado, fuera del periodo estipulado.
Control de andenes
El patio de maniobras se usará única y exclusivamente para la carga y descarga de productos, equipos, materiales, etc. que formen parte del evento a realizarse. El área de andenes no es estacionamiento, ni área de almacenaje, es un área exclusiva para llevar a cabo labores de carga y descarga de vehículos con materiales de exposición y decoración de las mismas. El acceso a la zona de andenes es por la calle Dakota s/n casi esquina con Filadelfia. Contarán con 30 minutos en el área de andenes para el proceso de descarga y, en los casos particulares donde se requiera más de 30 minutos de estancia para llevar a cabo las maniobras de descarga por la cantidad o volumen de materiales, el personal de Control Vehicular evaluará el caso y procederá a extender la estancia en andenes del vehículo. El cargo generado por cada 15 minutos de retraso a partir de la hora marcada en su papeleta será de $60.00 pesos.
Los andenes estarán disponibles sólo durante los días de montaje y desmontaje. Tome en cuenta las tarifas.
Construcción de stands
El expositor informará al Comité Organizador quién será su proveedor de montaje y decoración, indicando razón
social y nombre del responsable de la supervisión de dicha decoración.
Si un expositor o montador está utilizando un espacio que no le corresponde, el Comité Organizador le dará aviso
oportuno de manera que muevan sus materiales al espacio correcto.
No está permitido el uso de herramientas tales como sierras, soldadoras, roladoras, o compresores. El montaje es
única y exclusivamente para ensamblado de los displays o decoraciones y detalles como acabados y colocación de
logotipos o muestras.
Cada expositor y montador deberá traer consigo el equipo necesario para armar su stand, tales como escaleras,
plataformas, herramientas, extensiones eléctricas.
Se hará un cargo adicional al montador o expositor que deje marcas permanentes en paredes, piso, alfombra o
mamparería.
Si el expositor desea hacer cambios al montaje estándar tales como retirar marquesina, no montar mamparas entre
stands o cerrar una esquina, Expro podrá hacer el cambio sin costo siempre y cuando la solicitud sea hecha con 15
días hábiles de anticipación. Si estos cambios se solicitan en sitio, una vez montado el stand, esto tendrá un
costo extra el cual se le cotizará en el momento del pedido.
Cualquier pared ya sea lateral o trasera contigua a otro stand, deberá tener un acabado con el fin de no causar una
“molestia” visual al otro expositor. Es responsabilidad del expositor o montador dar este acabado el cual no deberá
incluir logotipos o ningún otro tipo de promoción del lado del expositor vecino.
Stands, decoraciones de doble altura
El expositor podrá construir displays de doble altura o con piso adicional, debiendo ser auto soportables y no
exceder los 7 metros de alto ni los límites del área contratada.
El expositor deberá solicitar la autorización del organizador, adjuntando una memoria descriptiva, juegos de planos
debidamente firmados y sellados por un perito corresponsable en estructuras y una carta firmada por el representante
legal de la empresa deslindando a Expro de toda responsabilidad.
Todos los objetos que rebasen los 2.5 m. de alto de las paredes divisorias deberán tener un acabado color blanco y
liso en la parte trasera para no afectar la vista de los locales vecinos.
Le informamos que el World Trade Center quiere hacer de su conocimiento que: Si su stand tiene una
estructura especial o cuenta con dos pisos, es necesario que nos envíe la ficha técnica del mismo, además
de contar con la certificación de un Arquitecto Responsable de Obra (delegacional o municipal), que
especifique que el stand cuenta con las medidas de seguridad necesarias.
Stands, modificaciones especiales
Se quitarán las paredes divisorias entre dos o más locales “tipo” contratados por el mismo expositor.
No se podrán retirar las paredes de colindancia con otro expositor.
Solicite por escrito las modificaciones que requiera con anticipación, por ejemplo, retirar algún travesaño o colocar
una pared adicional, siempre y cuando su ejecución sea viable (enviar dicha información a [email protected] ,
[email protected] y [email protected]).
Estos trabajos son realizados únicamente por personal de la empresa contratista.
Ningún expositor está autorizado para efectuar modificaciones en las paredes y/o perfiles de su local. El importe de
cualquier daño deberá ser cubierto por el expositor.
Ningún elemento de sujeción como tornillo, gancho, clavo etc. podrá instalarse, clavarse, adherirse o pegarse de
ninguna forma a las paredes, columnas, trabes, techo, pisos ni a cualquier otro elemento que forme parte estructural
de los stands ó del salón de exposiciones.
LA ALTURA MÁXIMA DE CONSTRUCCIÓN DE LOS STANDS EN LOS SALONES MAYA 1, 2 y 3 ES DE 7 METROS. NO HABRÁ EXCEPCIONES. NOTA IMPORTANTE: LA DIVISIÓN ENTRE EL SALÓN MAYA 1, 2 y 3
TIENE UNA ALTURA MENOR POR LO QUE LA CONSTRUCCIÓN MÁXIMA SERÁ DE 4 METROS.
Suministro de agua y drenaje
El World Trade Center quiere hacer de su conocimiento que en caso de requerir agua en su stand, el costo de la
instalación de la manguera con cierre rápido será de $2,415 pesos, más IVA. En caso de requerir la instalación
completa, el World Trade Center le cobrará 30% adicional del costo de la instalación, además será responsabilidad
del expositor facilitar el material al personal del World Trade Center.
Suministro eléctrico
Asimismo, le informa que los requisitos indispensables para montadores eléctricos en área de exposiciones son:
1. Todo cableado o instalación eléctrica a ras de piso debe ser con cable uso rudo calibre #12 como mínimo.
2. Los contactos deberán ser dúplex polarizados y deberán ser protegidos con caja chalupa o tipo condulet “FS” con
su respectivo conector y tapa.
3. Las protecciones termomagnéticas u/o fusibles deben ser de menor capacidad a las proporcionadas por el centro
de exposiciones.
4. Todo cableado que tenga que cruzar los pasillos por alguna necesidad, deberá protegerse con alfombra y cinta de
tráfico para evitar accidentes.
5. Toda instalación para alumbrado fluorescente debe de ser adecuada sin cables soldados directamente a las
lámparas o habilitadas en madera, estas deberán ser luminarias normatizadas.
6. No están permitidos por cuestiones de seguridad los amarres o empalmes directamente a clavijas, asimismo los
amarres o empalmes se deben hacer dentro de una caja de registro.
7. El cable utilizado deberá ser del calibre adecuado de acuerdo a la capacidad instalada de su equipo eléctrico.
8. Todas las áreas de cuartos eléctricos, hidrantes, cuartos de telecomunicaciones, no deberán ser obstruidas con
mamparas o material de ninguna especie.
9. No están permitidos los amarres a nivel de piso por lugares de tráfico como son los pasillos, acceso de stands y
áreas de riesgo donde se pueda generar algún corto circuito.
EN CASO DE NO SUJETARSE A ESTOS LINEAMIENTOS, EL CIEC-WTC SE OTORGARÁ EL DERECHO DE
RETIRAR LA ENERGÍA ELÉCTRICA DE LOS STANDS QUE A SU CONSIDERACIÓN NO CUMPLAN CON LAS
NORMAS EN COMÚN ACUERDO CON EL COMITÉ ORGANIZADOR.
Si el expositor desea algún servicio extra de instalaciones de luz como clavijas o si desea un voltaje especial, éste
tendrá un costo adicional favor de solicitarlo al personal del World Trade Center.
Consumo
El WTC restringe los circuitos al 80 por ciento de su amperaje. Toda aquella instalación eléctrica que requiera
capacidades mayores a los 60 amperes se considerará como una toma eléctrica adicional, la cual se suministrará por
el WTC aplicando el cargo adicional que ésta represente.
No exceder la capacidad máxima del contacto eléctrico, 500 watts a 127 volts.
Restricciones de montaje
No rebasar los límites del área contratada. No clavar, pintar, perforar, engrapar ni taladrar las paredes y / ó perfiles de
aluminio y / o alfombra de los locales, ni utilizar ningún adhesivo distinto a la cinta adhesiva. El importe de cualquier
daño deberá ser cubierto por el expositor.
No exceder la capacidad máxima del contacto eléctrico, 500 watts a 127 volts.
Utilizar únicamente la cara interior de las paredes de su stand.
Queda prohibido el uso de cualquier colgante que requiera sujetarse del techo del centro de exposiciones.
Utilice el tiempo autorizado en andenes SÓLO para la descarga de su vehículo.
La zona de andenes es la única donde se podrán realizar maniobras de carga y descarga. Se prohíbe el acarreo de
materiales a través del vestíbulo principal del centro de exposiciones.
Expro no es responsable de la recepción de los materiales y/o mercancía de ningún expositor.
Solicite, ANTES DE LAS FECHAS LÍMITE, el mobiliario incluido y/o demás suministros adicionales que requiera, así
como el servicio de alimentos y bebidas para todo su personal.
Daños al recinto
Cualquier daño realizado dentro de las instalaciones del World Trade Center Ciudad de México se cobrará
directamente al expositor, por ejemplo, clavar artículos promocionales en la pared.
En el caso de Expo Niño Saludable Obesidad, Nutrición, Pediatría y Educación, en caso de ocasionar daño a
la alfombra, personal del WTC evaluará los daños y se le cobrará al expositor.
Tarifas de estacionamiento
Precio por hora: $ 24.00 De 4 ½ horas a 12 horas $ 110.00 De 12:01 hasta 24 horas $ 160.00 Boleto perdido $ 320.00 NOTA: Al final encontrará el formato de tarifas con descuentos ofrecidos por World Trade Center en la adquisición de cupones. El Comité Organizador no puede otorgar cortesías ni descuentos.
Servicios básicos
Aire acondicionado
El área de exposición cuenta con aire acondicionado solamente durante los días de exposición, pero no así durante
los días de montaje y desmontaje.
Durante el horario del evento este servicio estará disponible en la Expo-Cumbre a una temperatura de entre 20 y
24ºC. Los servicios adicionales a contratar durante el turno nocturno tendrán un costo extra.
Servicios varios
Durante los días de exposición se contará con un stand de “Atención a Expositores” en donde se encontrarán
disponibles de manera permanente algunos de los servicios que ofrece World Trade Center, tales como Renta de
Teléfono, Fax, Agua, Servicio de Fotocopiado y Limpieza, entre otros. Además se contará con un stand permanente
de ciertos proveedores de servicios tales como decoración, mobiliario y equipo audiovisual.
Teléfonos públicos
Hay teléfonos públicos en el edificio de World Trade Center para tarjeta Ladatel y se pueden hacer llamadas tanto
locales como de larga distancia.
Limpieza
El organizador realiza únicamente la limpieza general de pasillos y áreas comunes. La limpieza del interior de los
stands corre por cuenta de los expositores.
Se recomienda al expositor proteger la alfombra de sus stands con algún plástico durante el montaje.
El expositor deberá depositar la basura de sus stands en los botes distribuidos dentro de la exposición, no arrojando
ni dispersando basura en los pasillos y áreas comunes.
El personal de limpieza general tiene estrictamente prohibido entrar a los stands y recibir propinas.
Seguridad y vigilancia, información
El Comité Organizador contrata un seguro que ampare la Responsabilidad Civil a Personas, Bienes y Terceros,
que cubre los riesgos contra, explosión, robo con violencia y/o mano armada. No así contra robo, pérdida o daño de
mercancía, dentro del Recinto.
Deberán encadenar, atornillar, tener cajas de seguridad, vitrinas, muebles que cerrarán con llave o candado cuando
se ausenten del local, pues toda propiedad del expositor se entiende bajo custodia, responsabilidad y control del
propio expositor, en tránsito, a dentro de, y en los límites del centro de exposiciones, y sujeto a las reglas de la
exposición.
Es preciso destacar que el seguro contratado no cubrirá un horario mayor de doce horas, las cuales transcurrirán
entre las 09:00 y las 21:00 horas de cada uno de los días en que se celebrará la EXPO CUMBRE MUNDIAL DE
DIABETES, OBESIDAD, NUTRICIÓN Y PROBLEMAS CARDIOVASCULARES, EXPO COMIDA SALUDABLE y
EXPO NIÑO SALUDABLE 2011.
El Comité Organizador proveerá un servicio de seguridad general para la vigilancia y durante los periodos de
montaje, exposición y desmontaje, cuyas funciones se sujetan a lo dispuesto en este Reglamento; no obstante, si el
expositor contratara un equipo de seguridad adicional, privado, particular, con exclusividad, es preciso que haga
saberlo al Comité Organizador quien se encargará de valorarlo.
• El organizador contrata un servicio de vigilancia general preventiva exclusivamente para control de entrada
y salida de expositores y compradores con gafete. Si requiere seguridad adicional para su stand envía la
forma a Ernestina Pineda ([email protected]).
• Bajo ninguna circunstancia se permite la entrada o salida de mercancía.
• El evento cuenta con SERVICIO MÉDICO PARA PRIMEROS AUXILIOS, ubíquelo dentro de la Exposición.
• Diríjase al Módulo de Expositores en el vestíbulo de la exposición para la expedición de nuevos gafetes de
expositor, reposiciones ó cambios. ESTE MÓDULO CERRARÁ EL ÚLTIMO DÍA DE LA EXPOSICIÓN.
• El organizador no es responsable por robo, pérdida, incendio, inundación, vandalismo o cualquier otro
accidente ocurrido a los expositores ni a sus bienes.
Medidas preventivas
Contrate un seguro que cubra riesgos y robos sobre sus muestras y equipo
No preste sus gafetes de expositor a otras personas.
No obstruya pasillos, áreas comunes, puertas de emergencia, extintores ni hidrantes contra incendio con
ningún objeto decorativo o mueble.
Cubra su local con una manta o malla plástica una vez concluido el montaje y al cierre de cada día de
evento.
No deje objetos fáciles de sustraer cerca de los pasillos de circulación.
Considere un espacio de resguardo dentro de su local (mueble o bodega) destinado a guardar con llave
objetos de valor como bolsos de mano, portafolios, computadoras portátiles, celulares, etcétera.
Sea puntual. Contemple llegar a la Exposición media hora antes de abrir las puertas a los compradores y por
las noches retírese una vez que ha disminuido sustancialmente la circulación por los pasillos.
Al inicio del desmontaje no abandone su local. La circulación por los pasillos es muy intensa en esos
momentos debido al personal de apoyo de los expositores con materiales de empaque, sumados a los
visitantes que todavía no han salido.
Desmontaje
El desmontaje de los stands de la Expo-Cumbre Mundial Diabetes, Obesidad, Nutrición y Problemas
Cardiovasculares 2011, Expo Comida Saludable para la Diabetes y Expo Niño Saludable, en los salones MAYA
y MEXICA, se realizará el día 3 de abril de las 21:01 hrs a las 23:59 hrs. El área deberá estar totalmente
desocupada, limpia y en buen estado.
Se permitirá el acceso de su personal de apoyo por las puertas de andenes, mostrando el distintivo de desmontaje
que les será entregado previamente durante ese mismo día. Si no recibe los distintivos de desmontaje diríjase a
las oficinas del organizador dentro del evento.
El expositor será responsable del desmontaje íntegro de su stand y de retirar todos sus productos y material en el día
y la hora indicados. De no ser así, World Trade Center le hará directamente un cargo por almacenaje no
contemplado.
Proceso de carga
Antes de ingresar el vehículo al área de andenes, se deberá proceder a desmontar los salones de exhibición y/o
stands, para posteriormente trasladar los materiales y equipos al área de andenes.
El personal de Control Vehicular procederá asignar el anden al expositor por medio de una mica numerada, después
de esto el expositor procederá a dirigirse a su vehículo y trasladarse al acceso de Dakota y esperar turno de ingreso.
Todo usuario del área de andenes es responsable por los daños o perjuicios que este origine u ocasione al inmueble.
Sistemas de sonido y entretenimiento
Expo-Cumbre Mundial Diabetes, Obesidad, Nutrición y Problemas Cardiovasculares 2011, Expo Comida
Saludable para la Diabetes y Expo Niño Saludable Obesidad, Nutrición, Pediatría y Educación son
exposiciones con una seria oferta de productos y servicios de valor para la salud de la población, por lo que a los
expositores no se les permitirá emplear métodos para atraer la atención que sean ruidosos o exagerados en la
promoción de sus productos. Por lo anterior, el nivel del sonido no deberá exceder los 75 decibeles SPL a una
distancia de dos metros de la fuente emisora, para así evitar molestias a los demás expositores o visitantes.
Cualquier tipo de sonido mayor, sea mecánico o en vivo, será regulado por el Comité Organizador y se harán
acreedores a una multa.
Todas las bocinas siempre deberán estar dirigidas hacia el centro del stand y ser colocadas en la parte trasera de
éste. Si el expositor infringe éstas reglas, se le solicitará cambiar los equipos de acuerdo a los lineamientos ya
mencionados. De no hacerlo, el Comité Organizador se reserva el derecho de suspender a su discreción y juicio
cualquier espectáculo que por las características del mismo considere inapropiado y fuera de lugar, ya sea por ruido,
vestimenta, lenguaje o respeto a los demás expositores o visitantes.
Reglamento y especificaciones de la exposición
I. ORGANIZACIÓN DEL EVENTO
1. Este evento es organizado y producido por Expo-Cumbre Mundial Diabetes, Obesidad, Nutrición y
Problemas Cardiovasculares 2011, Expo Comida Saludable para la Diabetes y la Expo Niño Saludable
Obesidad, Nutrición, Pediatría y Educación, de aquí en adelante referido como Comité Organizador. Las acciones
derivadas de la promoción y del desarrollo de la exposición serán regidas por el presente Reglamento. Estas reglas
se realizaron para proveer seguridad e imparcialidad a todos los Expositores.
II. SITIO Y FECHAS
1. Recinto.- EXPO CUMBRE MUNDIAL DIABETES, OBESIDAD, NUTRICIÓN Y PROBLEMAS
CARDIOVASCULARES 2011, EXPO COMIDA SALUDABLE PARA LA DIABETES y EXPO NIÑO SALUDABLE
OBESIDAD, NUTRICIÓN, PEDIATRÍA Y EDUCACIÓN se llevarán a cabo en World Trade Center en la Ciudad de
México en los Salones Maya I, Maya II, Maya III y Mexica, y referido como el “Recinto”.
2. Fechas.- Las fechas en que se llevará a cabo el evento son: 1 al 3 de abril de 2011.
A. Montaje y Desmontaje:
Todos los expositores deberán ponerse en contacto con el encargado de Montaje del 1 al 10 de marzo de 2011,
para que les asignen fecha y hora de montaje y desmontaje
Fabián Delgado Pimentel, Director General Juan Alberto Sánchez, Ejecutivo de Cuentas Expro, Organización y proyecto de exposiciones.
Sur 114 #105
Col. Cove, México, D.F.
C.P. 44910, Teléfonos: 2614 7160, 9115 4849, 9000 9000 ext. 9181
[email protected], [email protected], [email protected]
B. Exposición:
1 de abril de 2011, de las 10:30 a las 19:00 horas
2 de abril de 2011, de las 10:30 a las 19:00 horas
3 de abril de 2011, de las 10:30 a las 19:00 horas
3. Es necesario para todos los expositores tener al menos un encargado en el local durante los horarios de la
exposición: montaje, evento y desmontaje, para atender alguna contingencia y resolver cualquier problema inherente
a su participación en la exposición.
4. No se recibirá mercancía ni material de display, ni antes ni después de los horarios descritos para las labores de
montaje y desmontaje aludidos en el punto 2.A.
5. El Comité Organizador no será responsable por materiales que no sean retirados del recinto después de las
horas establecidas para el desmontaje.
III. RENTA DE ESPACIOS
1. Espacio en Paquete que incluye:
1.1. Mamparas posteriores y laterales de 1.00m. de ancho por 2.50 m. de alto con 12 mm. de grosor,
en Kenglo blanco, con estructura de aluminio.
1.2. Un antepecho de 30 cm de ancho, 2.50 de alto y 3 m. de largo. Incluye nombre de la compañía y
número de local en color negro.
1.3. Un contacto eléctrico polarizado (2 entradas de 500watts).
1.4. Alfombra
1.5. Decoración e iluminación general de la exposición, y una lámpara slim light 2x38 en su stand.
1.6. Invitaciones:
9 m²= 10 18 m²= 20
36 m²= 30 54 m²= 40
72 m²= 50
81 m²= 60
1.7. Inserción en el directorio de expositores.
1.8. Diploma de participación.
1.9. Gafetes de Expositor (uno por cada 3 m²).
1.10. 2 sillas en tela negra
1.11. 1 escritorio blanco de .60 ancho, 1.20 de largo y .75 de alto
1.12. 1 bote de basura
2. El Expositor no podrá subarrendar parcial ni totalmente su(s) local (es), ni exhibir o anunciar artículos que no
sean fabricados o vendidos por la empresa que los exhibe, con excepción de que dicho artículo sea necesario para la
adecuada demostración de los productos del Expositor.
3. Al contratar su espacio en EXPO CUMBRE MUNDIAL DIABETES, OBESIDAD, NUTRICIÓN Y PROBLEMAS
CARDIOVASCULARES 2011, EXPO COMIDA SALUDABLE PARA LA DIABETES Y EXPO NIÑO SALUDABLE
OBESIDAD, NUTRICIÓN, PEDIATRÍA Y EDUCACIÓN, el expositor suscribe el presente Reglamento como parte de
sus obligaciones contractuales.
IV. VENTAS Y PROMOCIÓN
1. Estará permitida la operación de venta al público, la entrega de mercancías y levantar pedidos.
2. Estará permitido a los Expositores repartir folletos, publicidad, listas de sus distribuidores, regalos promocionales,
etcétera, únicamente dentro de su local, de lo contrario de harán acreedores a una multa por parte del Comité
Organizador.
3. El Comité Organizador se reserva el derecho de expulsar del Recinto a quienes contravengan la disposición
anterior.
4. No se permitirá a los Expositores efectuar demostraciones de productos que ocasionen molestias o pongan en
peligro a otros Expositores o visitantes, derivadas de la emisión de humos, ruidos, o cualquier tipo de demostración
que por sus características no se considere al nivel del evento siendo por ruido, vestimenta, lenguaje, etcétera.
5. En cualquier publicidad particular que se hiciera para la promoción de la visita a sus locales, los Expositores
incluirán el logotipo de EXPO CUMBRE MUNDIAL DIABETES, OBESIDAD, NUTRICIÓN Y PROBLEMAS
CARDIOVASCULARES 2011, EXPO COMIDA SALUDABLE PARA LA DIABETES Y EXPO NIÑO SALUDABLE
OBESIDAD, NUTRICIÓN, PEDIATRÍA Y EDUCACIÓN.
6. El Comité Organizador se reserva el derecho de prohibir la distribución de artículos promocionales y regalos que
en su opinión puedan ser objetables, o que estén prohibidos por alguna regulación.
7. Cualquier demostración o actividad que dé por resultado un bloqueo de los pasillos o que evite el acceso libre a
los locales de los Expositores contiguos será suspendida por el Comité Organizador incluyendo conexiones eléctricas
y/o técnicas.
8. Queda prohibido crear filas que obstruyan la circulación en los pasillos.
V. ELECTRICIDAD
1. La exposición provee de iluminación general. Si un expositor requiere iluminación extra, deberá contactar al
proveedor Grupo SCH para solicitar lámparas adicionales ([email protected]).
2. Cada stand con mampara tiene derecho a 1 contacto de 500 W por cada 9m² y la corriente suministrada es 120 V /
60 Hz.
3. Los stands abiertos mayores a 36m² tienen como máximo 4 contactos de 500 W a 120 V / 60 Hz.
4. Ningún expositor podrá exceder el consumo especificado por contacto; en todo caso referirse a la forma de
ELECTRICIDAD ADICIONAL para solicitar contactos adicionales o tomas trifásicas especificando su consumo ya
sea en watts o carga en amperes.
5. Los montadores eléctricos deberán, en cada caso, instalar sus lámparas en gabinetes de lámina y no sobre
bastidores de madera. De no hacerlo así se detendrá ese montaje hasta que quede resuelto como se ha solicitado
aquí. Es norma oficial del recinto.
6. Si requiere de consumo eléctrico nocturno deberá solicitarlo por escrito al proveedor encargado a
[email protected], [email protected] antes del 15 de marzo. Este servicio tiene costo adicional que
deberán cotizar con el proveedor es responsabilidad del expositor si sus productos perecederos sin refrigeración se
echan a perder.
7. Debido al perfil de esta exposición y al alto consumo de energía eléctrica, el expositor es responsable de proveer
información técnica acerca del equipo que planea exhibir, y deberá enviar al proveedor oficial con Fabián Delgado
([email protected], [email protected]) un layout de las cargas requeridas y de la ubicación de tomas o
contactos adicionales. De no contar con esta información, no se le asegura el suministro del servicio.
8. Toda conexión en el interior del stand deberá cumplir con las normas oficiales que contemplan la
utilización de cable tipo uso rudo en piso.
9. Solo está permitido el cable duplex tipo casero para conexiones aéreas.
10. Toda unión o empalme deberá ser cubierta con cinta de aislar. No deberán existir conexiones directas de cable a
contacto, sin utilizar clavijas apropiadas.
11. El cálculo de cargas es responsabilidad del expositor que conoce las especificaciones de las máquinas y aparatos
que llevará y mostrará en funcionamiento, y deberá estar en constante coordinación entre su diseñador y montador
de stand, y con el proveedor de servicios eléctricos.
12. La no correcta interpretación, cálculos y montajes de los circuitos y cableado eléctrico dentro de su stand puede
devenir en variaciones y/o pérdida de voltaje, provocando cortes de energía los cuales pueden afectar tanto su stand
como los stands adyacentes, ocasionando así una interrupción en sus actividades de demostración y venta de
productos o máquinas.
13. Los cortes de energía momentáneos ocasionan que las pastillas de los switches termomagnéticos se boten,
generando un tiempo de espera en lo que se localiza el origen de la falla y se traslada el personal eléctrico a la
subestación del sótano para restablecer el servicio. En cada corte de energía, si la falla se localiza en el mismo
punto, la empresa expositora tiene hasta dos oportunidades de arreglar la falla. A la tercera ocasión, PROTECCION
CIVIL y staff eléctrico del CIEC WTC se reservan el derecho de cancelar únicamente la corriente suministrada al
stand de la falla. Para esto, deberá contar el stand con un técnico eléctrico propio de guardia para arreglar de
inmediato la falla que se presente.
14. El COMITÉ ORGANIZADOR en coordinación con el área de SEGURIDAD y PROTECCIÓN CIVIL del CIEC WTC
se deslindan de cualquier montaje eléctrico no realizado correctamente aunque estará en constante supervisión, y
recomienda especial atención y cuidado en estas partes técnicas por seguridad de los expositores, visitantes y
demás personal involucrado en la organización de esta exposición
VI. COLGAR OBJETOS
1. Se prohíbe la suspensión de estructuras, elementos decorativos, mantas y letreros desde el techo del recinto
hacia el local, tampoco se podrá amarrar, clavar, atornillar, perforar, humedecer, ni pegar nada sobre el piso, muros,
plafones, columnas u otras instalaciones que formen parte de El Recinto.
2. El proveedor oficial de montaje ofrece el servicio de colganteo para banners, lonas y/o estructuras. Utilice la forma
que se incluye en el manual del expositor (envíela a [email protected]) y aproveche el precio de descuento
que tenemos para usted por pago anticipado. Si hace el pedido en sitio, deberá dirigirse al módulo de servicios y
esperar su turno.
3. Si se permite colgar objetos, y previo pago de acuerdo al punto anterior, será únicamente dentro de los límites de
su stand sin posibilidad de invadir pasillos o áreas comunes.
4. El Comité Organizador se reserva el derecho de colgar, suspender, pender, colocar, o fijar, objetos del techo,
estructuras y demás elementos que conforman el recinto. Con el propósito de señalizar, hacer promoción o dar
cumplimiento a los convenios que tenga celebrados.
5. El Comité Organizador se reserva el derecho de desmontar, descolgar, quitar cualquier elemento decorativo,
letrero, manta o cualquier otro material que esté suspendido, colocado, o que en general, distorsione a su criterio, la
imagen del evento.
VII. MATERIALES PELIGROSOS
1. Está prohibido a los Expositores introducir cualquier equipo, vehículo, o cualquier material que se considere
peligroso dentro del recinto, con excepción de aquellos materiales para limpieza normal. Asimismo, las sustancias
consideradas como tóxicas por la CICOPLAFEST, o que requieran permiso de la Secretaría de la Defensa Nacional
no podrán ingresar al Recinto.
2. Queda prohibido cruzar (tanto en el piso, como en la parte superior de los pasillos o áreas comunes) con
cables eléctricos o instalaciones que ofrezcan peligro.
VIII. SEGURIDAD 1. Los expositores son únicos y directos responsables de sus pertenencias. Para prevenir pérdidas deberán vigilar
sus pertenencias, no dejarlas solas, utilizar los dispositivos de seguridad que proporciona DILME y guardarlas bajo
llave en un estante o locker.
2. Las propiedades de los expositores son su responsabilidad y deberán tener control total de ellas al llegar a la sala
de exposición, durante su estadía y a la salida del recinto, y está sujeto al reglamento de la exposición.
3. En caso de contratar vigilancia dedicada a su stand, le requerimos carta membretada con responsiva de
permanencia únicamente en su stand. No se permiten guardias armados.
IX. SEGURO
1. Al contratar su espacio en cuenta con un seguro de Responsabilidad Civil a Personas, Bienes y Terceros, que
cubre los riesgos contra incendio, explosión, ROBO CON VIOLENCIA Y/O MANO ARMADA. NO ASÍ CONTRA
ROBO, PÉRDIDA O DAÑO DE MERCANCÍA.
2. Para efectos del punto anterior se entenderá como “Robo con Violencia”, lo establecido en el CODIGO PENAL
FEDERAL, LIBRO SEGUNDO, TÍTULO
VIGÉSIMO SEGUNDO: “DÉLITOS EN CONTRA DE LAS PERSONAS EN SU PATRIMONIO”, CAPITULO I: ROBO
ARTICULO 373
LA VIOLENCIA A LAS PERSONAS SE DISTINGUE EN FÍSICA Y MORAL.
SE ENTIENDE POR VIOLENCIA FÍSICA EN EL ROBO: LA FUERZA MATERIAL QUE PARA COMETERLO SE
HACE A UNA PERSONA.
HAY VIOLENCIA MORAL: CUANDO EL LADRÓN AMAGA O AMENAZA A UNA PERSONA, CON UN MAL GRAVE,
PRESENTE O INMEDIATO, CAPAZ DE INTIMIDARLO.
ARTICULO 374
…, SE TENDRÁ TAMBIÉN EL ROBO COMO HECHO CON VIOLENCIA:
I.- CUANDO ESTA SE HAGA A UNA PERSONA DISTINTA DE LA ROBADA, QUE SE HALLE EN COMPAÑIA DE
ELLA,
II.- CUANDO EL LADRÓN LA EJERCITE DESPUÉS DE CONSUMADO EL ROBO, PARA PROPORCIONARSE LA
FUGA O DEFENDER LO ROBADO.
3. Para poder hacer efectivo este seguro en caso de los siniestros cubiertos enunciados, el Expositor entregará al
Comité Organizador, en papel membretado copia del original de su inventario. El personal de EXPO CUMBRE
MUNDIAL DIABETES, OBESIDAD, NUTRICIÓN Y PROBLEMAS CARDIOVASCULARES 2011, EXPO COMIDA
SALUDABLE PARA LA DIABETES Y EXPO NIÑO SALUDABLE OBESIDAD, NUTRICIÓN, PEDIATRÍA Y
EDUCACIÓN verificará los inventarios tan pronto como el Expositor los haga llegar. SIN DICHO INVENTARIO Y EN
CASO DE SINIESTRO, EL EXPOSITOR NO TENDRÁ DERECHO A RECLAMACIÓN O INDEMNIZACIÓN ALGUNA.
NO serán inventariados la mercancía, los productos y artículos de uso personal (computadoras portátiles, agendas,
teléfonos celulares, cámaras, proyectores, herramientas, etcétera).
4. Importante: Los Expositores como medida obligatoria y en beneficio de la mercancía con poco volumen y de fácil
substracción, deberán encadenar, atornillar, tener cajas de seguridad, vitrinas, muebles que cerrarán con llave o
candado cuando se ausenten del local.
5. Toda propiedad del Expositor se entiende bajo custodia, responsabilidad y control del propio Expositor, en
tránsito, a dentro de, y en los límites del centro de exposiciones, y sujeto a las reglas de la exposición.
6. Se recomienda al Expositor que, mediante una póliza de seguro, asegure sus bienes desde su lugar de origen,
salida, transportación, estancia y retorno.
7. Si el Expositor considera necesario, podrá contratar a su conveniencia el servicio de seguridad para su local,
dando aviso al Comité Organizador.
X. GAFETES DE IDENTIDAD Y STICKERS
1. Todo trabajador y expositor deberá portar, durante los días de montaje, un sticker que le acreditará como
participante en el montaje. El sticker se le retirará al final del día de montaje (favor de enviar el formato de gafetes,
que incluye al final de este manual a [email protected]
2. Todo el personal que se encuentre dentro del centro de exposiciones durante los días de montaje, exposición y
desmontaje, deberá portar el gafete correspondiente, a toda hora.
3. Durante el horario en que la exposición esté abierta al público, cada local deberá estar atendido por un
representante acreditado con el gafete de la empresa que esté exhibiendo.
4. Los gafetes son INTRANSFERIBLES, el Comité Organizador podrá retirarlos en caso de la violación de este
precepto (Si necesita más información favor de comunicarse al 5536-1117 ext. 8052).
XI. PASILLOS
1. Queda prohibido excederse del espacio contratado. Cualquier Expositor que utilice los pasillos para poner
plantas, alfombras o mobiliario, será amonestado hasta por dos ocasiones; en la tercera amonestación, el Comité
Organizador, tendrá la facultad de CLAUSURAR el local por el resto del día.
2. Por seguridad, el Expositor se compromete a suspender cualquier demostración que bloquee los pasillos,
interfiera con los locales de otros Expositores y, en general, ponga en riesgo la integridad de terceros.
3. El Comité Organizador se reserva el derecho de expulsar del Recinto a quienes contravengan las disposiciones
anteriores.
XII. ENTRETENIMIENTO
1. EXPO CUMBRE MUNDIAL DIABETES, OBESIDAD, NUTRICIÓN Y PROBLEMAS CARDIOVASCULARES
2011, EXPO COMIDA SALUDABLE PARA LA DIABETES Y EXPO NIÑO SALUDABLE OBESIDAD, NUTRICIÓN,
PEDIATRÍA Y EDUCACIÓN son exposiciones con una serie y digna oferta de productos y servicios de valor para el
cuidado de la salud de los mexicanos, por lo que a los expositores no se les permitirá emplear métodos para atraer la
atención que sean ruidosos o exagerados en la presentación de sus productos.
2. La publicidad hablada o realizada por medio de música o altavoces estará regulada por el Comité Organizador
para impedir que se pueda molestar a los Expositores o Visitantes. En caso de que por la naturaleza del evento, sea
necesario utilizar sonido, el Comité Organizador a través de sus representantes, verificará que ésta no exceda los 75
decibeles.
3. Todas las bocinas deberán estar dirigidos siempre hacia el centro del stand, colocadas en la parte trasera de
este.
4. En adición a lo anterior, el Comité Organizador podrá tomar cualquier acción que considere apropiada, hasta la
expulsión de la exposición y/o la suspensión o eliminación de actividades de algún expositor por conductas que
perjudiquen a la exposición, siendo esto determinado a discreción del Comité Organizador.
Los Expositores que empleen espectáculos con animadores; deberán restringir éstas actividades al espacio
contratado sin invadir los pasillos, por lo que deberán considerar al momento de contratar su local, el espacio
suficiente para acomodar a los visitantes dentro de su local.
5. Durante las actividades de entretenimiento y promoción, el personal del expositor deberá respetar en todo
momento a los visitantes, expositores y personal del Comité Organizador, en caso contrario, el propio Comité
Organizador suspenderá estas actividades.
6. Los eventos que, dada su naturaleza, incluyan como parte de su actividad, tiro al blanco de dardos, pelotas, aros
y otros objetos o actividades similares que puedan alterar el orden y/o la seguridad del evento, deberán contar con
una protección adecuada para evitar accidentes o daños a las personas, mobiliario y equipo, así como al propio
Recinto. Estas actividades deberán ser aprobadas previamente y por escrito por el Comité Organizador antes de abrir
la exposición al público, y en su caso deberán estar única y exclusivamente en los espacios contratados para tal fin.
En caso de que este tipo de eventos se lleve a cabo sin autorización, el Comité Organizador tiene el derecho de
cerrar el stand si es necesario, sin responsabilidad alguna para el Comité Organizador.
7. No se permite el juego de azar dentro de la exposición. Cualquier tipo de juego está prohibido, el Comité
Organizador se reserva el derecho de clausurar los locales que pretendan realizarlos o que intenten llevar a cabo
actividades no autorizadas previamente.
8. Está prohibido el uso de cualquier tipo de animales. De requerirlo, el Comité Organizador considerará su
aprobación.
9. ESTÁ PROHIBIDO DEAMBULAR EN EL PERÍMETRO Y DENTRO DEL RECINTO HACIENDO
PROMOCIONES O PUBLICIDAD.
10. El Comité Organizador se reserva el derecho de expulsar del Recinto a quienes contravengan las disposiciones
anteriores.
11. Los Expositores que planeen realizar estas actividades de promoción en sus locales, deberán notificarlo por
escrito al Comité Organizador 20 días antes de la apertura de la exposición.
XIII. NIÑOS
1. No se permite la entrada de menores de 18 años durante los días de montaje, ni desmontaje. Esto incluye hijos
de expositores.
2. Los expositores deberán dar este aviso e información a todo el personal involucrado en el montaje de sus stands. 3. LA RESPONSABILIDAD DE LOS MENORES QUE ACUDAN A LA EXPO-CUMBRE CORRE A CARGO DEL
PERSONAL DE LAS ESCUELAS INVITADAS, A EFECTO DE LO ESTIPULADO POR EL COMITÉ
ORGANIZADOR.
“EL COMITÉ ORGANIZADOR SE DESLINDA DE CUALQUIER RESPONSABILIDAD RESPECTO A LOS
MENORES QUE ACUDAN AL RECINTO”.
XIV. ENTRADA, SALIDA Y REABASTECIMIENTO
1. Para un mejor control de la mercancía y materiales introducidos al recinto ferial, la entrada durante el montaje y la
salida durante el desmontaje, será únicamente por los andenes de carga marcados en el plano y de acuerdo al
calendario programado.
2. Para tener un mejor control de la mercancía y materiales dentro de la exposición, habrá reabastecimiento controlado por andén de carga, y previa autorización del COMITÉ ORGANIZADOR, en horarios matutinos, de 7.00 a 9:00 AM. 3. Únicamente con una autorización de salida de material se permitirá extraer de la exposición la mercancía
exhibida durante el transcurso del evento. El Expositor llenará y firmará este pase, el cual deberá ser autorizado por
el Comité Organizador y entregado al cuerpo de vigilancia para su salida.
4. Antes de retirarse, se revisarán las instalaciones del módulo que el expositor esté desocupando. Cualquier
desperfecto o lesión le ocasionará cargos al expositor. Este horario es solamente para descarga y reabastecimiento,
de lo contrario el expositor se hará acreedor a una multa por parte del Comité Organizador.
XV. ANDENES
1. El uso de los andenes es exclusivo para el manejo de unidades temporales durante montaje y desmontaje, y en caso excepcional, para reabastecimiento en días de exposición. Los andenes no deben usarse como estacionamiento. 2. Los andenes son operados por una empresa independiente del COMITÉ ORGANIZADOR pero bajo concesión del CIEC WTC y su uso será exclusivamente el que ellos dicten, deslindándose el comité de las tarifas y multas que devengan del mal uso o tiempo excedido. 3. Los operadores considerarán el tiempo necesario por tipo y tamaño de vehículo y entregarán una papeleta con los datos generales de expositor y/o montador y el tiempo para maniobras de descarga o carga según sea el caso. 4. La multa por mal uso de andenes la dictaminará en su momento la empresa operadora, y para los retrasos por cada 15 min adicionales, la tarifa será de $60.00 M.N.
5. El COMITÉ ORGANIZADOR no tiene injerencia alguna en esta operación para autorizar tiempos extras y se deslinda de las tarifas y multas impuestas por la empresa operadora de andenes.
XVI. CONSTRUCCIÓN DE STANDS
1. El Expositor deberá enviar a EXPO CUMBRE MUNDIAL DIABETES, OBESIDAD, NUTRICIÓN Y PROBLEMAS
CARDIOVASCULARES 2011, EXPO COMIDA SALUDABLE PARA LA DIABETES y EXPO NIÑO SALUDABLE
(con atención a Fabián Delgado [email protected], [email protected] con copia para Maricruz
Durán ([email protected]) y los encargados de cada área, los formatos de Montaje
y Desmontaje, así como el formato de Registro de Contratistas (los cuales encontrará al final de este manual) con los
datos de la empresa que le hará la decoración y montaje de su local; de no enviar este formato, no se le permitirá la
entrada al recinto.
2. Contamos con proveedores que ofrecen servicio de diseño de stands, mobiliario y otros: debiendo el expositor
contratarlos directamente.
3. En toda invasión de áreas, por parte de los expositores de espacios no contratados originalmente, el Comité
Organizador se reserva el derecho de desalojar dichas áreas sin responsabilidad alguna.
4. Dentro de las instalaciones del recinto, no está permitido hacer trabajos de herrería, carpintería, usar sierras,
pistolas de aire, etcétera, así como utilizar productos que afecten al medio ambiente.
5. Los tiempos de montaje NO están destinados a la construcción integral de los locales, y/o aquellos elementos de
decoración en las instalaciones, por lo tanto, las adecuaciones en el montaje se limitarán a detalles de ajustes en el
armado y construcción de dichos elementos
6. Cada Expositor deberá traer el equipo necesario para montaje y desmontaje, tal como: plataformas, diablitos,
escaleras, herramientas, etcétera.
7. Quedan prohibidas las construcciones e instalaciones de tipo definitivo que afecten o dejen huella en el recinto
ferial, tales como albañilería, columnas o paredes dañadas, agujeros en el techo o piso y cualquier mancha en la
alfombra o piso; de hacerlo, el Expositor pagará al recinto por los daños ocasionados.
8. Sólo está permitida la fijación de alfombras al piso mediante cintas auto adheribles de doble cara. Está prohibido
aplicar o poner pegamentos o cualquier otro material directamente sobre el piso, superficies pintadas, señalamientos
o cristales que formen parte del inmueble, si el Expositor no quita cualquier material que hayan colocado, se le hará
un cargo para cubrir el costo de mano de obra y materiales que se requieran para removerlos
9. El expositor es responsable de retirar todas las marcas y residuos dejados en el piso por materiales usados para
el montaje de su espacio de exposición. Si fuera necesario el uso de líquidos especiales, estos no deberán dejar
huella.
10. Se podrán usar cintas adhesivas de color, masking-tape, colocar cualquier anuncio o publicidad a la altura de las
mamparas con hilos de nylon o ganchos en el canto superior de los paneles, cualquier daño ocasionado a las
mamparas el Expositor pagará a la empresa montadora por los daños ocasionados.
11. Los stands se montarán de acuerdo con las especificaciones del plano de la exposición, si el Expositor desea
hacer modificaciones o cambios al mismo, tales como: no utilizar mamparas intermedias entre dos locales, agregar
mamparas un extremo o en la esquina, o quitar antepecho, serán sin costo, siempre y cuando sea manifestado a la
empresa montadora 30 días antes del montaje.
12. Si el Expositor, decide hacer alguna modificación después del montaje de su local, estos cambios tendrán un
costo adicional.
13. El Comité Organizador se reserva el derecho de hacer cambios en la distribución de los stands y modificaciones
en la decoración de los mismos de acuerdo con los lineamientos señalados en este reglamento.
14. Cualquier muro o rebase que dé la espalda a locales contiguos deberán tener acabado o encortinado y no
tendrán ningún texto, logo o material de promoción hacia el local del Expositor vecino.
15. La altura máxima permitida para la construcción de stands será de 7 m.
16. Si el Expositor hubiera contratado dos o más locales separados por pasillos, NO está permitido construir puentes
o decoraciones especiales que conecten a los stands.
17. En caso de que el stand del Expositor sea construido sobre una tarima, se deberá pedir autorización previa al
Comité Organizador. De no ser notificada la utilización de una tarima, el Comité Organizador podrá detener su
construcción hasta que las maniobras con montacargas terminen.
18. No se podrá colocar ningún anuncio, logotipo, publicidad, globos o materiales de exhibición por encima de los 7
m de altura y deberán permanecer exclusivamente dentro del área contratada por el Expositor.
19. Cada stand contratado como Espacio en Paquete llevará la razón social de su empresa. Si el Expositor desea que la rotulación sea diferente al nombre de su compañía deberá enviar el formulario Letrero para Antepecho ([email protected]), antes de la fecha límite señalada. De no recibir ninguna modificación, la razón social será igual a la de su contrato.
XVII. ALMACENAJE
1. El Expositor será responsable por el cobro de almacenaje y manipulación que resulten por no retirar el material o
equipo de la sala de exhibición después del día y la hora señalados por el Comité Organizador para el desmontaje.
2. Un responsable acreditado de cada empresa será la única persona con derecho a ingresar a la bodega y retirar los productos almacenados conforme lo vaya requiriendo, siempre y cuando porte su gafete de expositor y registre cada entrada y salida de bodega. 3. El equipo requerido para la exhibición de productos será responsabilidad del expositor y deberá ser registrado a
la entrada del recinto. El expositor será responsable por el almacenamiento de su material y equipo. El Comité
Organizador no se responsabiliza por la pérdida o daños ocasionados a los productos o materiales del expositor.
En el caso de que el expositor dese asegurar contra pérdida sus productos, deberá contratar un seguro
personalmente.
4. El Comité Organizador no será responsable por materiales que permanezcan en el recinto después de las horas
establecidas para el desmontaje.
XVIII. MONTAJE
1. Para iniciar el montaje, a su entrada el expositor deberá presentar en papel membretado de la empresa (original y
copia) una relación de todo el material que desea introducir, así como una carta autorizando a las personas que se
encargarán de efectuar dicho montaje. El original de dicho inventario permanecerá en poder del Comité Organizador
y la copia sellada en manos del expositor, misma que deberá ser entregada a la salida cuando los materiales sean
retirados de la exposición.
2. El montaje y acondicionamiento de los locales concluye el jueves 31 de marzo a las 22:00 hrs. Por ningún motivo
se deberá continuar con el acondicionamiento de locales después de esta hora.
3. El Comité Organizador se reserva el derecho de retirar del área de exposición, al personal o los materiales que a
su criterio interfieran o distorsionen el desarrollo de la exposición, sin responsabilidad por pérdidas o daños en los
materiales retirados.
4. Los horarios de montaje de cada expositor se establecerán de acuerdo al volumen y peso de sus materiales,
mercancía, ubicación y tamaño del local. Por lo que, en el caso de que algún expositor no inicie la descarga de su
material o el montaje de la decoración de su local en el horario establecido; y esto tenga como consecuencia el
retraso en los trabajos de montaje/decoración de los expositores contiguos, se procederá a multar con $1,000.00 más
IVA por cada hora de retraso a partir del horario asignado, independientemente del pago al Centro de Exposiciones
que tienen una tarifa por tiempo extra.
5. A partir del horario de montaje que se asigna a cada expositor, éste puede trabajar dentro de los horarios
establecidos en el punto II.2.A
6. No se permitirá la entrada de ningún tipo de carga (cajas, paquetes, mobiliario, equipo, etcétera) por otra puerta
que no sea la asignada para este fin, ni durante el horario establecido de exposición.
7. PROCEDIMIENTO PARA DESCARGAR: inmediatamente después de ubicar el vehículo en el área de maniobra,
el personal de montaje deberá proceder a realizar la descarga, depositando los materiales en el andén para retirar el
vehículo, y transportar sus materiales al interior del recinto. No se permitirá la permanencia del vehículo en el área de
maniobras si no hay personal realizando la descarga por parte del expositor. Procediendo como sigue:
i. Se aplicará una pena convencional directamente proporcional al tiempo que se estacionen los vehículos
en dicha zona.
ii. Se procederá a retirar el vehículo por cualquier método disponible sin responsabilidad para el Comité
Organizador.
8. Únicamente se permitirá ubicar los vehículos en el área de maniobras cuando los materiales del expositor y su
personal se encuentren en el andén. A los vehículos que esperan su turno para realizar maniobras de carga y
descarga, se les asignará un lugar especial dentro de las instalaciones del Centro Banamex hasta que corresponda
su turno.
9. El Comité Organizador no se responsabiliza ni acepta embarques de cajas o cualquier otro producto por
anticipado. La carga deberá ser recibida por el expositor únicamente durante el periodo estipulado en este
reglamento.
10. Cualquier información adicional respecto al montaje de no estar contemplada en el Reglamento de Montaje
tendrá que ser aprobada por el Comité Organizador.
11. Durante los días de montaje, el Expositor deberá tener a algún responsable en el local. Asimismo deberá
asegurar su mercancía y materiales, y tener su empresa de montaje seguro de responsabilidad civil.
12. Durante las maniobras de montaje y desmontaje, queda prohibido bloquear las cortinas de los andenes de carga,
así como las salidas de emergencia hacia los andenes con cajas, mercancías, materiales, o cualquier otro producto o
equipo.
13. No se permite utilizar la parte trasera de los stands para almacenar cajas, solventes, material eléctrico,
maquinaria, embalajes o cualquier otro material inflamable o combustible.
14. Los stands deberán estar colocados de tal manera que no obstruyan las salidas de emergencia, cortinas de
carga a los andenes e hidrantes.
15. Queda estrictamente prohibido utilizar o exhibir equipo o sustancias peligrosas que sean: corrosivas, reactivas,
explosivas, tóxicas, nocivas para la salud o inflamables.
16. Los globos o similares que se requieran inflar con gas, deberán ser inflados con gas no inflamable y no tóxico,
sólo así podrá ser permitido su acceso y estancia dentro del recinto. Las maniobras de inflado de globos o similares
se harán en el exterior de los salones.
17. Si al término del evento los globos utilizados en éste se encuentran en los plafones el WTC realizará un cargo de
$1,500.00 M/N por el retiro de ellos. Lo mismo aplicará para hilos que dejen de los pendones al cortarlos.
18. El uso de confeti para cualquier tipo de celebración deberá ser previamente autorizado por el departamento de
Operaciones y tendrá que cubrir un importe de $1,000.00 M/N por la limpieza del área.
XIV. EVENTO
1. Es obligatorio para el expositor no desmontar y mantener abierto y operando su stand durante el periodo
completo de la exposición y ser responsable de los contenidos de su stand.
2. Durante los días de exposición el Expositor deberá llegar media hora antes de abrir las puertas de la exposición
para el acondicionamiento de su local.
3. Durante el horario de venta al público, el Expositor deberá tener cuidado de sus valores y dinero, y no tenerlos a
la vista. Así como de tener una persona siempre pendiente de estos.
4. El Expositor deberá al retirarse, cerrar su stand y no podrá permanecer más de media hora después del cierre.
XX. DESMONTAJE
1. El expositor será responsable del desmontaje íntegro de su stand y de retirar todos sus productos y material en
el día y la hora indicados. De no ser así, el WTC le hará directamente un cargo por almacenaje. Ni el COMITÉ ni el
CIEC WTC se harán responsables por máquinas, equipos, y/o displays que hayan quedado en la sala de exposición.
2. El expositor es responsable de comunicar a sus empleados, compañeros o empresa de diseño de stands
contratada, de las fechas y horarios específicos de desmontaje para prever y tener en cuenta los recursos necesarios
para desmontaje en fin de semana; es decir, su logística tanto desde el montaje y reabastecimiento hasta el
desmontaje y salida final del recinto.
XXI. ALIMENTOS
1. Queda estrictamente prohibido el ingreso de alimentos y bebidas ya sea para su consumo y /o venta.
2. La degustación de alimentos estará permitida en un tamaño de 2x3, así como la de bebidas, siempre y cuando
no rebase las 2 oz.
3. La exposición que involucre la preparación de alimentos debe utilizar equipos eléctricos y tener una ventilación
adecuada. Asimismo, debe contar cuando menos con un extintor de PQS o CO2, en el sitio.
XXII. CONTRATISTAS
1. No se permitirá el acceso al Recinto de grúas, montacargas y demás equipo de transporte y carga de particulares
o contratistas no autorizados por el recinto.
2. El expositor que requiera utilizar grúas, montacargas y demás equipo de transporte y carga, para la carga,
descarga y el acarreo de su maquinaria, equipo o mercancía hacia su local, deberá contratar este servicio con World
Trade Center (9000 9131).
3. El Comité Organizador se reserva el derecho de expulsar del Recinto a quienes contravengan la disposición
anterior sin responsabilidad por pérdidas o daños en los materiales o equipos retirados.
XXIII. LIMPIEZA
1. La limpieza de los pasillos al igual que todas las áreas comunes serán por cuenta del Comité Organizador.
2. El Expositor podrá contratar con El Recinto el servicio de limpieza para su local, utilizando la Forma para Servicio
de Limpieza (9000 9131).
XXIV. SERVICIO MÉDICO
1. Se contará con servicio médico a partir del primer día de montaje y hasta el último día de desmontaje en los
horarios establecidos en el punto II.
XXV. VIGILANCIA
1. El Comité Organizador provee un servicio de 24 horas de seguridad general a la exposición, con guardias
uniformados, y con ropa de civil durante los periodos de montaje, exposición y desmontaje. A pesar de esto, las
instalaciones del Recinto no pueden ser del todo seguras ya que son amplias y de gran extensión, con muchas
puertas, escaleras y entradas de servicio.
2. Se contará con un servicio de vigilancia durante los periodos de montaje, exposición y desmontaje.
3. El servicio de vigilancia será ininterrumpido.
4. Las funciones del operativo de seguridad son:
4.1. Controlar la salida de productos o materiales de la exposición a través de las formas para
autorización de salida de material.
4.2. Verificar que todo el personal de montaje, desmontaje, Expositores y Visitantes porten el gafete
correspondiente.
4.3. Cuidar el área de exposición y su contenido las 24 horas del día.
5. El expositor tiene conocimiento de que el Comité Organizador, El Recinto, y la Empresa de Seguridad contratada,
no asumen ninguna responsabilidad por la protección de las propiedades de los expositores.
El cuidado y responsabilidad de los bienes del Expositor es únicamente de éste, por lo que el Comité Organizador, El
Recinto y la Empresa de Seguridad contratada no asumen ninguna responsabilidad por pérdida o robo de
mercancías y valores. Ver punto VII “Seguro”.
6. El expositor podrá introducir o retirar artículos y muestras únicamente media hora antes y después del horario de
exposición.
XXVI. FOTOGRAFÍA Y VIDEO
1. Ninguna decoración, espectáculo, evento o conferencia podrá ser grabado o fotografiado sin el permiso por
escrito del Comité Organizador.
XXVII. OBLIGACIONES E INDEMNIZACIONES
1. El Expositor se obliga por todas las reclamaciones, daños, pérdidas, lesiones de cualquier clase o naturaleza
como resultado de:
1.1. Que sus representantes, agentes o empleados contravengan los reglamentos, normas y contrato de
EXPO CUMBRE MUNDIAL DIABETES, OBESIDAD, NUTRICIÓN Y PROBLEMAS CARDIOVASCULARES 2011,
EXPO COMIDA SALUDABLE PARA LA DIABETES y EXPO NIÑO SALUDABLE OBESIDAD, NUTRICIÓN,
PEDIATRÍA Y EDUCACIÓN.
1.2. Sus acciones u omisiones o aquellas de sus directivos, empleados, agentes, o visitantes perjudiquen
al Recinto.
2. El Expositor está de acuerdo con indemnizar y mantener a salvo al Comité Organizador, y a sus funcionarios,
directivos, miembros, empleados de toda acción judicial, demandas, daños, juicios, reclamos, obligaciones, pérdidas,
costos y gastos (incluyendo gastos legales) por razón de:
2.1. Cualquier acto u omisión del Expositor, sus funcionarios, directivos, agentes, empleados,
subcontratistas o visitantes en conexión con su uso o presencia en el Recinto o
2.2. La violación por parte del Expositor sus funcionarios, directivos, agentes, empleados,
2.3. Subcontratistas o visitantes del presente Reglamento.
3. El Comité Organizador podrá según sea el caso de incumplimiento del presente instrumento por parte del
Expositor, suspender o limitar las actividades de montaje, exposición y desmontaje. Lo que el expositor se
compromete acatar. El expositor será responsable por cualquier daño ocasionado por su personal a las instalaciones
o a cualquier persona dentro del Recinto.
4. El Comité Organizador será capaz de modificar o agregar cualquier disposición no establecida en este
reglamento, lo cual será de cumplimiento obligatorio para el Expositor. Si por cualquier razón, el Comité Organizador
determina que el lugar o la fecha del evento deben modificarse, no hará ningún reembolso al expositor, pero se le
asignará con base en el espacio original, un espacio similar que se considere apropiado. El expositor acepta usar
dicho espacio, bajo los términos de este convenio. El Comité Organizador no estará obligado financieramente o de
ninguna otra forma en el caso de que la exposición se posponga o se cambie de lugar.
5. En el caso de que la exposición se cancele debido a causas de fuerza mayor. El Comité Organizador
reembolsará al expositor solamente la cantidad que éste haya abonado en fecha previa a la cancelación del evento.
En ningún caso el reembolso excedería la cantidad pagada por el expositor.
6. Este contrato contiene los acuerdos establecidos entre ambas partes y no podrá ser modificado o cancelado,
excepto por escrito y firmado por la parte interesada.
7. Existiendo un contrato las cancelaciones se aceptarán 60 días antes de iniciar el evento con un cargo del 50%.
Si el espacio es cancelado después de ese plazo y hasta 30 días hábiles antes del evento, el expositor deberá
cubrir el 70% del costo total del área contratada. 29 días hábiles antes de la fecha del evento no procederá
ninguna cancelación y no habrá reembolso.
8. En caso de que el expositor cancele su participación 30 días antes del evento habiendo un contrato firmado y no
haya efectuado ningún pago, este tendrá que hacer un pago por el 10% de la cantidad firmada, por concepto de
pago de comisiones y gastos administrativos.
9. Asimismo, el Expositor, su personal, agentes, empleados o representantes acuerdan sujetarse y cumplir las
disposiciones de este Reglamento y las contenidas en el Manual de Expositores.
IMPORTANTE: SERÁ OBLIGACIÓN DEL EXPOSITOR REGRESAR FIRMADO EL PRESENTE DOCUMENTO
ANTES DEL 15 DE MARZO DE 2011 vía fax al 5536-1117 Ext. 8042 EN ATENCIÓN DE Maricruz Durán o
electrónica al correo [email protected]. En caso de no ser recibido, el Comité
Organizador no permitirá la entrada a montaje de las compañías que no hayan cumplido con dicho requisito.
ACEPTAMOS TODOS LOS TÉRMINOS DEL PRESENTE REGLAMENTO Y NOS OBLIGAMOS A CUMPLIRLOS.
