manual de expositor 2016 - expotransporte.co

25 26 27MAYO

DE 2016

Medellín - ColombiaPlaza Mayor

XIV Exposición internacional de transporte, logística, movilidad e infraestructura

TRANSPORTE2016

Manual del EXPOSITOR

Organiza

Expotransporte llega a su décimo cuarta versión con claros objetivos y conocimientos de la dinámica de negocios en toda la cadena productiva del sector transporte, la logística, movilidad e infraestructura, en el ámbito nacional e internacional.

Expotransporte, es un espacio bienal de encuentro comercial, actualización y negocios de la industria, con un comportamiento creciente y sostenido de sus principales indicadores, una clara orientación a propiciar la interacción comercial y la actualización, unidos a la especialización y calidad de la muestra, son algunas de las características que hacen de EXPOTRANSPORTE el espacio propicio para construir oportunidades y relaciones de negocios.

El formato del evento y el per�l del público expositor y asistentes han convertido a EXPOTRANSPORTE en la herramienta efectiva para promover la inversión en nuevos proyectos, nuevas tecnologías, la comercialización de productos y servicios y la transferencia de conocimiento.

Reciban una cordial bienvenida,

Luis Orlando Ramírez Valencia Martha Cristina Soto OchoaDirector Ejecutivo ATC Directora Expotransporte


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Este manual ha sido diseñado para orientar su participación en EXPOTRANSPORTE.Contiene información detallada sobre los aspectos más relevantes de la organización y el desarrollo de la Exposición.

1. Planear adecuadamente su participación, especialmente en lo referente al diseño del stand, material promocional, publicitario y de apoyo; preparación del personal que atenderá a sus potenciales clientes, manejo de tiempos, obligaciones y garantía de que el personal institucional y contratado para llevar en alto la imagen de su compañía, cumplirá con las funciones y estará en capacidad de tomar importantes decisiones.

2. Aprovechar plenamente su presencia en el evento, esto es, de�nir un sistema de contactos, de seguimiento a clientes potenciales, de diferenciación de su marca o de su oferta, como de facilitadores promocionales de cierre de negocios.

3. Procura la participación en otros escenarios que se realizan de manera paralela como: el III Foro Económico, la Convención Nacional del Transporte de Carga, Jornadas Logísticas, Encuentro de Cooperativas de Transporte, Asamblea de la Cámara Interamericana de Transporte – CIT, la Rueda de Negocios y las Charlas Técnicas.

4. Maximizar el retorno de su inversión, mediante estrategias que garanticen cierre de negocios, legitimación de su marca o propuesta, viabilización de nuevos mercados o clientes y/o recordación de su promesa básica.

5. Alcanzar sus objetivos. Para ello es necesario que se valga de experiencias propias anteriores, de su competencia o de historias ajenas que le permitan visualizar adecuadamente para que no haga planes en el aire y no deje perder oportunidades.

6. Tener al alcance información clara y oportuna sobre los servicios y productos de su empresa.

7. Cumplir con las normas y horarios establecidos por la organización del evento.

POR QUÉ ES IMPORTANTELEER ESTE MANUAL?


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MontajeEl ingreso para el montaje en el pabellón blanco, azul y verde, comenzará desde las 7:00 a.m. hasta las 6:00 p.m. el martes 24 de mayo de 2016.*

* Empresas de montacargas ubicadas en el pabellón azul tendrán un horario asignado para su ingreso en el montaje.

Para los pabellones amarillo y rojo, el montaje tendrá un horario de ingreso entregado por la organización, porque este debe tener un orden asignado para los ingresos sin complicaciones, debido a que hay equipos que si se instalan antes o después del horario permitido causarían complicaciones para el ingreso de otros equipos, por sus tamaños, pesos etc.

Único día para realizar el montaje- martes 24 de mayo

Acto de Inauguración de la Feria Miércoles, 25 de mayo de 2016 a las 7:00 p.m. En el Hall – Plaza Mayor.

FeriaMayo 25, 26 y 27 de 2016Ingreso de Expositores: 11:00 a.m. Ingreso al público visitante: 12:00 m. Para el ingreso de cada expositor a su stand, deberá estar con una hora de anticipación (11:00 a.m.) al ingreso del público visitante (12:00 m.), debe estar por lo menos una persona como responsable del stand, ya que es el momento más propicio para la pérdida de elementos.

Las empresas expositoras deben estar a paz y salvo con los compromisos económicos adquiridos con EXPOTRANSPORTE. El paz y salvo es indispensable para reclamar sus escarapelas de Expositor y las de montaje y desmontaje del stand, requisitos para ingresar a la Exposición, por lo tanto se recomienda conservar este documento.

El paz y salvo puede reclamarse en:Expotransporte: Cr 65B N° 8 – 91 Of. 408 – 2do Piso - Centro Comercial Terminal del Sur

CALENDARIO PARA EXPOSITORES

PAZ Y SALVO

Con el �n de facilitar la identi�cación de los visitantes y proporcionar información detallada y oportuna a los expositores, estos estarán identi�cados con una escarapela marcada de la siguiente manera:

Categorías: Rueda de NegociosConvenciónForoVisitantePrensaExpositorMontaje y DesmontajeNombre y Apellido, Empresa, Código de barras, Número de cédula

ESCARAPELAS

Expotransporte, pone a disposición de las empresas expositoras el servicio de lector de código de barras, esta herramienta funciona por medio de una conexión a un puerto USB, que va almacenando los datos de las personas que visitan el stand. La información resultante construye un listado de datos que los expositores deberán enviar a la empresa de registro una vez se dé por terminada la Exposición, y estos en un periodo de cinco días hábiles estarán suministrando las bases de datos.

El valor de dicho servicio es de $250.000 + IVA por los tres días de la Feria y lo puede solicitar en el número telefónico (574) 373 3547 con la Señora Yenny Castrillón . Este valor será facturado por la empresa de registro IN-CONTACTO.

Los expositores interesados deberán contactarse con la empresa de registro quince días antes del inicio de EXPOTRANSPORTE para recibir la asesoría necesaria

LECTOR DE CÓDIGO DE BARRAS PARAREGISTRO DE VISITANTES


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IMPORTANTE1. Ningún expositor debe dejar su stand solo hasta el momento del desalojo general.2. Los documentos necesarios para el ingreso al recinto en el momento del montaje son la escarapela correspondiente, póliza y formato para zona franca (así su mercancía ya esté nacionalizada).3. Recuerde planear muy bien su montaje para optimizar el tiempo destinado para este �n. No olvide tener a la mano nylon, clips, cinta, tijeras y demás implementos que faciliten su montaje.

El ingreso a los pabellones los tres días de feria, debe realizarse de manera conjunta (expositores, personal de aseo y vigilancia) una hora antes del ingreso del público. El cumplimiento de este horario es obligatorio.


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ASEOLa organización se encargará del aseo del recinto ferial. Los expositores deben encargarse de mantener el orden y la limpieza al interior de cada stand durante la Feria. El aseo dentro del stand es responsabilidad del expositor.

INDICACIONES PARA MONTAJESi su diseñador no cumple con la entrega del stand en los horarios estipulados, es importante advertirle sobrecostos que se generan por el tiempo adicional. En caso de no cumplir con este horario asignado a cada stand, la organización ha �jado una tarifa de $150.000 pesos por hora adicional o fracción, suma que deberá cancelarse en el momento en que se solicite la ampliación de la jornada.

Al ingresar a Plaza Mayor Medellín, para realizar el montaje de los stands, usted o la empresa contratada, deberá portar la escarapela de Montaje y Desmontaje, ya que sin ésta no podrá ingresar.La escarapela de expositor puede ser portada en días de montaje y desmontaje.

En caso de no necesitar los elementos que la organización suministra para cada stand (paneleria, 1 mesa y dos sillas, 1 kilovatio de energía), le agradecemos informar por escrito con el �n de evitar su instalación. La no utilización de esto, no implica reducción del precio del stand.

La altura máxima permitida para el montaje de los stands es de 2,40 metros. Los diseños de stand que superen esta medida deberán ser enviados a la organización para que sea avalado. (Aplica para los Pabellones blanco, azul y verde).

DESALOJO DE LOS STAND

VIGILANCIA

El desalojo se realiza de manera organizada, haciendo un recorrido desde el Pabellón Azul, Pabellón Verde, Pabellón Rojo, Pabellón Amarillo, Plaza Cultural y �nalizando por el Pabellón Blanco. Una vez se desaloje el recinto, no se permitirá a nadie en el interior de los pabellones.

Revise muy bien su stand antes del desalojo y asegure los equipos y materiales delicados. Le recomendamos tener especial cuidado con los celulares y computadores portátiles, aparatos altamente vulnerables al robo.

Se sugiere no dejar el stand en ningún momento y responsabilizar a una persona de la vigilancia de su stand y del control de equipos como celulares, computadores portátiles, agendas de mano, video beam, entre otros.

La organización no se hace responsable por la pérdida de elementos de decoración, equipos, material publicitario o cualquier otro objeto que sea robado o se extravíe.

La organización presta a los expositores y asistentes un servicio de seguridad general en las áreas que el evento ocupa. Por tratarse de un evento público, no es posible garantizar la seguridad individual de los stands, por lo tanto, éste tema es responsabilidad directa del expositor durante el montaje, la feria y el desmontaje en su stand.

La organización no se hace responsable por la pérdida o por cualquier otra eventualidad que se presente durante este tiempo.

Aunque la organización ofrece otras alternativas de seguridad como personal especializado, policía uniformada, entre otros, hacemos énfasis en que cada empresa obtenga su póliza de cubrimiento integral (obligatoria para el montaje).


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INTERNET Y LINEAS TELEFÓNICASEn caso de requerir líneas telefónicas para su stand (locales o nacionales) o un servicio de internet diferente al que ofrece el recinto (Red compartida en todos los Pabellones y canal dedicado de 4M de velocidad).

BODEGALa organización cuenta con 4 bodegas para los expositores, ubicadas en los pabellones Amarillo, Rojo, Verde y Blanco, en las que se podrá guardar material y equipos, debidamente empacados en cajas selladas y registradas por personal de la feria.

Para ingresar material a la bodega debe diligenciar el formato que se le entrega para hacer el registro de la mercancía e igualmente cuando la retira.

ZONA FRANCAPLAZA MAYOR MEDELLÍN CONVENCIONES Y EXPOSICIONES S.A en su calidad de usuario industrial de servicios como ZONA FRANCA PERMANENTE ESPECIAL DE SERVICIOS es la única zona franca de su clase de carácter mixto y recinto ferial en América Latina.

Por esta razón todo proveedor, expositor y/o el organizador de los eventos deberán entregar al ingreso de cada puerta en el momento del montaje, el formulario F-GJ018 RELACIÓN DE INGRESO Y SALIDA DE MERCANCÍAS NACIONAL Y/O NACIONALIZADA

Las mercancías de procedencia del TAN, solo diligencian el formulario identi�cando la descripción y el valor aproximado de las mercancías a ingresar al evento.

Las mercancías nacionalizadas diligencian el formulario identi�cando en el cuadro como nacionalizado, escribiendo el número del documento de la declaración de importación según el instructivo al reverso del mismo formulario para saber identi�car la casilla en la respectiva declaración de importación. Es necesario que el formulario se entregue en el montaje al ingreso de las puertas habilitadas adjuntando la declaración de importación de los productos a ingresar.


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Debe de comunicarse al movíl (57) 312 289 0670, con el Sr. Edison Valencia de Plaza Mayor y hacer la solicitud al email: [email protected], teniendo en cuenta:

Que es un servicio temporal para la Feria Expotransporte, debe informar la fecha en que requiere el servicio y los servicios a adquirir. Tenga en cuenta que pedirán información sobre su empresa para poder facturar.

Esta solicitud debe realizarse con mínimo 5 días hábiles antes de la Feria

Desde la o�cina de operaciones de Zona Franca se recibirán junto con el Usuario Operador todas las mercancías provenientes directamente desde aeropuertos y puertos debidamente precintadas por la DIAN como transito libre hacia nuestra Zona Franca Permanente Especial de Servicios. Cada carga internacional ingresada por la plataforma de zona Franca en la modalidad expresada en el párrafo anterior, deberá tener representante en Colombia, agente de carga y/o aduana presente en el momento de llegada a nuestras instalaciones para realizar los respectivos protocolos de aduana de llegada como son:

• Revisión de documentación del tránsito, DTA y/u OTM.• Identi�cación de bultos, naturaleza, inconsistencias y/o daños.• Descargue de la mercancía.• Pesaje. • Acta de Inspección.• Acomodación inicial en m2 para identi�cación para cobros posteriores de custodia acompañado de registro fotográ�co.• Realización de formulario de movimiento de ingreso al sistema SIZFRA.• Realización de contrato de responsabilidad con el encargado de la mercancía en Colombia ante el expositor extranjero y Plaza Mayor.• Permitir la salida de la mercancía internacional en custodia a los diferentes stand teniendo todo al día.• Firma del agente de aduana y/o representante sobre las mercancía a retirar de la bodega y sobre las que deben regresar al �nalizar la exhibición en el desmontaje.


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DURANTE LA FERIAPlaza Mayor junto con el Usuario Operador podrá pasar stand por stand revisando que lo soportado en cada formulario presentado sea correcto y a solicitar a los que por cualquier motivo les haya faltado información a declarar. De igual forma la DIAN hará revisión de lo presentado documentalmente con la información plasmada en los formularios de relación de mercancías nacionales y/o nacionalizadas junto con los formularios de ingreso y la documentación adjunta a ellos sobre las mercancías provenientes desde el extranjero La o�cina operativa de Zona Franca y el Usuario Operador irán realizando clasi�cación de los diferentes formularios en identi�cación por proveedores y expositores para ir comenzando a realizarle sus respectivas carpetas para el archivo documental, basado en las normas estipuladas por el CAD.


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DESMONTAJEPlaza Mayor junto con el Usuario Operador permitirá la salida y el regreso de mercancías internacionales según sea el caso, para retirarse de las instalaciones y/o regresar a custodia a la bodega de zona franca o espacios destinados para su estada mientras su continuidad del tránsito aduanero.Plaza Mayor queda en responsabilidad de todos los espacios de custodia destinados para las mercancías internacionales que vayan a permanecer terminado el evento, las cuales se encontrarán bajo el régimen de zona franca y tendrán cobro por facturación de almacenamiento según la resolución de tarifas de la entidad. La o�cina operativa ofrecerá en comunicación escrita a la organización del evento, como a la operación interna de Plaza Mayor, como es al área de Servicio para que los productores adjudicados al desmontaje estén enterados sobre que empresas y stand no pueden retirar mercancías sin el debido cumplimiento de la norma y autorización junto con el Usuario Operador. Desde el desmontaje el agente de aduana y/o responsable identi�cado en el contrato realiza con antelación entre ellos y Plaza Mayor se debe cumplir: • El agente de aduana y/o responsable del expositor extranjero sobre la carga debe regresar las cargas según quedó soportado en el formato �rmado para su salida a exhibición.• Realizar acta de inspección de regreso con repeso.• Acomodación nuevamente en m2 con registro fotográ�co con el agente para corroborar el metraje a su llegada y así estipular en conocimiento de Plaza Mayor y el encargado de la mercancía el espacio que ocupará para el costo de facturación que recibirá posterior.• Siendo posible desde el día de desmontaje se proyectarán citas a los diferentes agentes y/o encargados de la mercancía en custodia para los respectivos chequeos, inspecciones posteriores para reexpediciones, nacionalizaciones y/o traslados a otras zonas francas.

PARA MAYOR INFORMACIÓN SOBRE ZONA FRANCA COMUNICARSE CON :

Laura Juliana Franco Molina José Luis Cortissoz MuñozDirectora de Zona Franca Coordinador de Zona [email protected] [email protected]: (574) 261 72 93 Fijo: (574) 261 72 07 Claudia María Aguirre ArredondoProfesional Administrativo [email protected]: (574) 261 73 89

EL FORMULARIO LO PUEDE DESCARGAR EN http://www.plazamayor.com.co/servicios/zona-franca-plaza-mayor

DESMONTAJE DE LOS STAND

TIPO DE PARTICIPACIÓN EN LA FERIA

SAYCO Y ACINPROSi su empresa realiza presentaciones artísticas o algún show musical al interior de su stand, deberá solicitar permiso a estas entidades, ya que puede salir multada la Asociación de Transportadores de Carga – ATC.

Contactos:Sayco (574) 231 34 38 • Acinpro (574) 511 11 05 ext. 117Señor expositor, recuerde que el ruido o sonido dentro de su stand, debe ser moderado, con el �n de no afectar a los demás expositores.

Fecha: Sábado, 28 de mayo de 2016Horario: de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.

IMPORTANTE• Bajo ninguna circunstancia se permitirá el desmontaje de un stand, ni el retiro de elementos de decoración o similares con anterioridad a esta fecha. Plani�que su agenda de manera tal que pueda cumplir con esta norma.• Es indispensable para autorizar su salida del recinto, el paz y salvo de salida entregado por la organización.• Para el desmontaje debe utilizar las mismas escarapelas del montaje como su nombre lo indica (montaje y desmontaje).

Puerta de SalidaLa salida de los expositores y público visitante a la feria, será por la puerta principal, Pabellón Blanco.

Expositor con stand:La participación como expositor con stand incluye:

• Paneles blancos divisorios de 2,40 metros de alto por 1 metro de ancho para los stands ubicados en el Pabellón Blanco, Pabellón Azul y Pabellón Verde y el resto de los pabellones no tendrá paneles divisorios.• Dos sillas y una mesa por empresa expositora.


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PARTICIPANTES DE LA RUEDA DE NEGOCIOSRueda de Negocios25, 26 y 27 de mayo de 2016 de 2:00 m. a 6:00 p.m.

La organización ofrece a los expositores, oportunidades de negocios diferentes a las obtenidas en el stand, mediante su participación en la Rueda de Negocios espacio donde los empresarios podrán participar sin ningún costo adicional.

La Rueda de Negocios tiene como objetivo reunir en un mismo lugar a empresarios y proveedores de los diferentes sectores, el cual permite concretar negocios entre empresarios y proveedores. Se busca concretar el mayor número de contactos y relaciones de negocios efectivas y a largo plazo, por esta razón es prioridad tener presente tanto el interés de la oferta y la demanda en concretar una cita, donde se busque o satisfagan las necesidades del mercado y/o clientes de ambas partes.

Contacto: [email protected]


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• Cenefa con el nombre de la empresa expositora ubicada en la parte lateral del stand (sin logotipo). Pabellón Blanco, Pabellón Azul y Pabellón Verde.• Un toma corriente doble.• Consumo de un kilovatio de energía monofásica por empresa expositora.• Cinco escarapelas de Expositor por empresa expositora y cinco de montaje y desmontaje.• Para recibir sus escarapelas debe presentar su paz y salvo.• La escarapela es personal e intransferible. Quien sea sorprendido con unaidenti�cación que no le corresponda, será retirado de Plaza Mayor. En caso de extraviarla, olvidarla o requerir más, deberá pagar $15.000 (quince mil pesos) por escarapela adicional.• Porte siempre su escarapela, sin ella no podrá ingresar al recinto ni circular por los stands.• Dos invitaciones al acto inaugural por empresa participante.• Iluminación general.• Suministro o entrega de invitaciones de los clientes que usted desee. Si su empresa requiere más invitaciones puede pedir a la organización.• Participación en la Rueda de Negocios

Expositor Publicitario• Dos invitaciones al Acto Inaugural por empresa.• Suministro o entrega de invitaciones de los clientes que usted desee. Si su empresa requiere más invitaciones puede pedir a la organización

EVENTOS Y ACTIVIDADES PARALELASInauguración Feria25 de mayo de 2016 – 7:00 p.m. - Lugar: Hall

SALA DE PRENSA

Asamblea de la Cámara Interamericana de Transporte - CIT25 y 26 de mayo de 2016– Lugar: Salón 2

Foro Económico 26 de mayo de 2016 de 8:00 a.m. a 12:00 m. – Lugar: Salón de Conferencias - ExposicionesEscenario idóneo y de alto nivel para conocer de primera mano los avances en los sectores, en los que hoy más que nunca, se requiere un cambio rápido y acertado, buenas prácticas, retos y tendencias en la gestión empresarial, que permiten el fortalecimiento y competitividad en el mercado local e internacional.

Convención Nacional del Transporte de Carga27 de mayo de 2016 – de 8:00 a.m. a 1:00 p.m. – Lugar: Salón de Conferencias - Exposiciones

Jornadas Logísticas:25 de mayo de 2016 – de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. Lugar: Salón de Conferencias A y B

Encuentro Nacional de Cooperativas de Transporte en todas sus modalidades26 de mayo de 2016 – de 8:00 a.m a 6:00 p.m.Lugar: Salón de Conferencias - Exposiciones

Charlas Técnicas

La organización de la Feria pone a disposición de los expositores, la o�cina de prensa, la cual estará atendida por profesionales de la comunicación, quienes informarán sobre el acontecer de la Feria, generan opinión a los medios de comunicación, a entidades estatales y apoyan la gestión promocional de las empresas participantes.

Allí usted podrá hacer promoción de sus marcas, productos y novedades de manera organizada mediante un formato especial, que se le hará llegar con anticipación.


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De allí saldrá información interna y externa permanentemente, boletines diarios dirigidos al expositor y visitantes, ruedas de prensa etc.

Contactos PrensaAdriana Yepes: (57) 316 484 4078 - [email protected] Giraldo: (57) 317 638 8846 - [email protected]

COMO HACER MAS CUIDADOSA Y EXITOSASU PARTICIPACIÓN EN EL STAND

FECHAS Y HORARIOS PARA PÚBLICOVISITANTE EN LA FERIA

INGRESO Y REGISTRO

El personal responsable del stand es la imagen de su empresa.Le sugerimos tener en cuenta:

• No comer ni fumar en el stand.• Tener actitud de servicio en todo momento. La amabilidad siempre será bien recibida.• Brindar información acertada y oportuna a los visitantes.• La presentación personal acorde con el evento, buena postura y lenguaje apropiado son la imagen de su empresa ante sus clientes y visitantes.• La persona o personas que estarán a cargo de su stand deben estar bien informadas sobre los diferentes productos y/o servicios de su empresa.

VISITANTESEs el que presenta la invitación, registro web o tarjeta de presentación que lo acredita como del sector, este ingreso se hará por la puerta principal del Pabellón Blanco a partir de las 12 del día hasta las 9 de la noche. El ingreso de Expositores e Invitados Especiales por la puerta lateral de este mismo Pabellón.

Evento abierto al público:25, 26 y 27 de mayo de 2016 de 12:00 m. a 9:00 p.m.


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PROVEEDORES RECOMENDADOSRecomendamos a nuestros Expositores los siguientes proveedores:

Diseño y alquiler de mobiliario

AlquipanelTel: (574) 213 44 44Cel: (57) 300 484 1994www.alquipanel.comContacto: Doris Rincón

PanelcoTel: (574) 444 4848Cel: (57) 320 652 9792www.panelco.com Contacto: Maria Herrera

Alimentos, bebidas y cocteles

Casa MartínezTeléfono (574) 322 4288 - 331 9041Celular: (57) 321 636 9806


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PARTICIPANTE EVENTOS ACADÉMICOS El ingreso se realizará por la entrada principal del Pabellón Rojo.

PUNTOS CLAVES• Atención al Expositor: O�cina de Feria ubicada en Hall.• Baños: Pabellón Amarillo, Blanco, Zona al Aire Libre, Salón de Conferencias, Pabellón Rojo• Bodegas• Cajero Electrónico: O�cina Bancolombia o en el pasillo de servicio Cambio de moneda: O�cina Bancolombia o en el pasillo de servicios.• Punto de Información: Pabellón Blanco• Primeros Auxilios: corredor de servicios.• Rueda de Negocios: Área Hall.• Taxis: Salida principal de Plaza Mayor.• Teléfonos Públicos: Corredor de servicios y Plaza Cultural.


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RESTAURANTES Y CAFESLa feria ofrecerá una adecuada zona de alimentos y bebidas que puede ser utilizada por los expositores y visitantes durante la preferia, feria y posferia.

Para los pedidos de alimentación del personal de su stand y para los cocteles de lanzamiento o de invitaciones a personalidades durante la feria en su stand, contactarse previamente con:

Casa MartínezTeléfono (574) 574 322 4288 - 3319041

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