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MANUAL DEL COORDINADOR DE MUNICIPIOAl aceptar su participación como examinador, usted representa al ICFES ante los usuarios que presentarán las pruebas y ante las instituciónes educativas donde se llevarán acabo los examenes, por ello debe tener en cuenta lo siguiente:

•La oportunidad, confiabilidad y validez de los resultados que obtienen los examinandos depende de la rigurosidad, seriedad e imparcialidad con que se implementen los procedimientos de aplicación.

•El cumplimiento exacto de todos los procedimientos previstos asegurará que la aplicación se desarrolle homogéneamente en todos los sitios dispuestos para el efecto. Por lo anterior, todo examinador tiene la obligación de seguir las instrucciones contenidas en los manuales de forma precisa y detallada, sin realizar modificación alguna a las mismas, de forma que se brinden idénticas condiciones de aplicación a todos los examinandos.

•Los examinadores son directamente responsables por el control, vigilancia y seguridad de la aplicación y, particularmente, del material de examen en el sitio asignado. Por lo tanto, deben estar permanentemente atentos a prevenir y evitar todo intento de copia o fraude, sustracción o mutilación de materiales, así como a no permitir que éste sea fotocopiado o transmitido por medio alguno o leído por personas diferentes a quienes presentan las pruebas.

1Término genérico que agrupa a todos los responsables de llevar a cabo la aplicación: delegados, coordinadores, jefes de salón y dactiloscopistas.

2 Término genérico que agrupa a todos los usuarios que se registran para presentar los exámenes: estudiantes, egresados, validantes, concursantes y otros.

PROCEDIMIENTOS ANTES DE LA APLICACIÓN

1. Reunión previa con el ICFESAsista a la reunión previa convocada por el ICFES, en la cual se revisa conjuntamente y en forma detallada todo lo concerniente a los procedimientos de aplicación y se le entrega el siguiente material:

• Credencial. • Cumplido de comisión. •Manual del Coordinador de municipio. •Manuales de examinadores. • Cuadro de aplicación. • Cuadro de pruebas. • Instrucciones específicas. •Directorio telefónico de coordinadores de nodo. • Formatos de visitas (uno por cada institución que debe visitar). • Formatos de aplicación (nómina, corrección de datos, cumplidos de comisión, recibos de transporte, descuento para la elaboración de nómina). • Bolígrafo negro.

Finalizada la reunión, devuelva al ICFES el Acta de compromiso diligenciada con letra legible. Recuerde que esta información es básica para el informe de la DIAN.

C5.1.F44Versión 3.

Con el fin de apoyar efectivamente a los delegados durante la aplicacion, el ICFES le entrega los manuales para que realice un repaso de los procedimientos de aplicación contenidos en ellos.

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2. Reunión previa con el Coordinador de nodo Esta reunión se realiza en las universidades seleccionadas como sedes de nodo. Allí se informa lo relacionado con las actividades adelantadas por los coordinadores de nodo en cada región y lo relacionado con el monitoreo que efectuarán los coordinadores de municipio durante la aplicación. Tenga presente la fecha, hora y sitio donde se llevará a cabo y, asista con el material de aplicación que el ICFES le entregó en la reunión previa.

A continuación se le informa algunos de los temas que se abordarán:

• Informe de las visitas realizadas por el coordinador de nodo. • Informe de números telefónicos de entidades de apoyo. • Sitios nuevos. •Novedades con delegados. • Información de los sitos para acompañar las reuniones previas. • Rutas para la visita a los sitios de aplicación.

3. Acompañamiento reunión previa en los sitios de aplicación Usted debe acompañar, el día anterior a la aplicación de los exámenes, dos reuniones previas. Tenga en cuenta lo siguiente:

• Preséntese con el Delegado y cuéntele cual será su papel en esta reunión. • Al finalizar la exposición que realiza el Delegado y en caso de considerarlo necesario, refuerce la explicación de los procedimientos de aplicación. • Realice una evaluación sobre el desempeño del Delegado en esta reunión, infórmele el resultado de esta evaluación con el fin de llevar a cabo un proceso de retroalimentación.

Recuerde que es muy importante establecer unas buenas relaciones interpersonales con los delegados.

El día del examen:

• Tenga en cuenta su presentación personal, la cual debe ser acorde con el trabajo que va a realizar. • Preséntese en el primer sitio a las 6:30 a.m. • Porte la credencial que lo acredita como Coordinador de municipio. • Apoye a los delegados de los sitios asignados, en todos los procesos de aplicación y mantenga informado al Coordinador de nodo de cualquier anomalía que se presente durante la aplicación. • Conforme un excelente equipo de trabajo con el Coordinador de nodo y con los delegados. Mantenga con ellos una comunicación constante, con el fin de prestarles colaboración cuando lo requieran.

Recuerde que no se puede modificar los horarios de citación de los examinandos.

¡IMPORTANTE!

El ICFES requiere que los coordinadores de municipio efectúen la capacitación a los examinadores de sitios que participan por primera vez en la aplicación de los exámenes, en ciudades diferente a Bogotá. Lo anterior, dado que los examinadores de estos sitios no tienen experiencia en los procesos de aplicación.

Esta actividad será organizada por el Coordinador de nodo.

PROCEDIMIENTOS DURANTE LA APLICACIÓN

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5. Visita a los sitios de aplicaciónDurante la visita a los sitios de aplicación, debe diligenciar el formato de evaluación. Se le recomienda ser muy objetivo en la evaluación que realice a los delegados y a los sitios de aplicación.

Por lo anterior, en cada sitio:

• Preséntese con el Delegado y con el Coordinador de sitio. • Apoye al Delegado para resolver los inconvenientes que se presenten. • Revise lo correspondiente al proceso de dactiloscopia. • Realice un recorrido por el sitio de aplicación, con el fin de diligenciar en el formato de visita, lo correspondiente a la planta física. • Verifique que los jefes de salón estén vigilando el examen y no se encuentren realizando actividades diferentes. • Verifique que los coordinadores de salones estén cumpliendo con los procedimientos de aplicación. • Evalué la organización de la aplicación. • Realice las observaciones que estime conveniente.

Tenga presente:

• Lo relacionado con la seguridad del material de examen. • La seguridad de la nómina en los sitios de aplicación. •Que los sitios de aplicación cumplan con las especificaciones para ser sede de exámenes. •Que las condiciones de aplicación sean homogéneas para todos los examinandos.

4. RutasEl Coordinador de nodo establece las rutas para visitar los sitios de aplicación, con el apoyo del representante del operador logístico. A cada Coordinador de municipio le corresponde máximo 6 sitios.

Para la visita a los sitios de aplicación, tenga en cuenta los horarios mencionados en el recuadro.

El Coordinador de nodo puede variar las rutas establecidas, de acuerdo con las necesidades que se presenten en desarrollo de la aplicación de los exámenes.

TOMA DE DECISIONES:

Tenga presente que el Delegado es la autoridad en el sitio de aplicación y usted es un apoyo para él; por lo tanto, su labor debe ser la de sugerir, asesorar, apoyar y recomendar. En caso de encontrar situaciones que afecten el normal desarrollo de la aplicación, informe de inmediato al Coordinador de nodo, quien entrará en contacto con el Delegado para precisar lo que sea necesario.

6. Material de examenEl material de examen debe contar con todas las medidas de seguridad, no se puede perder ni fotocopiar, pues tiene el carácter de documento confidencial del Estado y es de uso exclusivo del ICFES.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

RUTA HORA

I SESION

Sitio 1Sitio 2Sitio 3

6:00 a.m a 8:00 a.m Aprox.8:00 a.m a 11:15 a.m Aprox.11:15 a.m a 12:15 p.m Aprox.

II SESION

Sitio 4Stio 5Sitio 6

1:30 a.m a 2:15 p.m Aprox.2:15 a.m a 4:45 a.m Aprox.4:45 p.m a 6:00 p.m Aprox.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

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7. Proceso de identificaciónLos documentos de identidad válidos para la presentación del examen son:

• Tarjeta de identidad para menores de edad. • Cédula de ciudadanía para mayores de edad. • Cédula de extranjería para extranjeros residentes en Colombia. • Contraseña expedida por la Registraduría con foto y huella. • Certificado judicial con foto y huella o pasaporte vigente, en caso de no contar con ninguno de los documentos anteriores.

ESTUDIANTES SIN DOCUMENTO DE IDENTIDAD O CON DOCUMENTOS NO VÁLIDOS:

Los estudiantes que no presenten documento de identidad o presenten documentos no válidos, sólo podrán ingresar al salón de examen cuando el Delegado los autorice.

El Delegado debe:

• Identificarlos en el Listado alfabético del sitio (Con una X o resaltando el nombre de cada usuario). • Indagar la razón por la cual no presenta documento de identidad. • Verificar la información de datos personales consignada en el Listado alfabético del sitio y, de acuerdo con las respuestas del usuario, determinar si puede presentar el examen. • Realizar el proceso de dactiloscopia durante la aplicación:

- A las personas mayores de edad se les toma la decadactilar. - A los menores de edad se les toma la huella del índice derecho en el Listado de registro de asistencia e identificación.

8. Dactiloscopistas

Tenga presente que:

• El ICFES no autoriza a recibir ninguna hoja de respuestas que haya salido del salón y por ningún motivo repetirá el examen. • El ICFES no autoriza a ningún Delegado para empacar hojas de respuestas en sesión de examen diferente a la que se está realizando. • Por ningún motivo los usuarios se pueden llevar los cuadernillos de examen; si esto llegara a suceder, el hecho se denunciará ante las autoridades competentes.

DACTILOS MUNICIPIO DE APLICACIÓN

CUMPLIDO DE COMISIÓN

TRANSPORTE URBANO

SERVICIOS TÉCNICOS

EXTERNO(ICFES)

BOGOTÁ Se cancela en el sitio de aplicación (*)

Se cancela en el sitio de aplicación.

FUERA DE BOGOTÁ X Se le liquida con los viáticos

Se cancelan por archivo previo.

ESCUELA DECRIMINALÍSTICA

EL MISMO DONDE EL ICFES LO CONTACTO

Se cancela en el sitio de aplicación (*)

Se cancelan en el sitio de aplicación.

MUNICIPIO DIFERENTE DONDE

EL ICFES LO CONTACTO

XSe cancela en el sitio

de aplicación (*)Se cancelan en el sitio de aplicación.

REGIONALES (CTI, DAS)

EL MISMO MUNICIPIO DONDE

TRABAJAN

Se les cancela en el sitio de aplicación (*)

No se cancelan servicios técnicos por ser funcionarios públicos.

(*) Este valor no se relaciona en la nómina servicios técnicos. El dactiloscopista debe diligenciar el recibo de transporte, firmarlo y entregárselo al encargado de la compañía contratada.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

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9. DiscapacitadosSe les debe brindar las condiciones especiales para la presentación del examen. Para ello, tenga en cuenta:

DISCAPACIDAD

LETRAS QUE IDENIFICAN LA

DISCAPACIDAD EN EL MATERIAL DE

APLICACIÓN

CONDICIONES ESPECIALES PARA LA PRESENTACIÓN DEL EXAMEN PRUEBA DE INGLÉS

SORDOS

QUE NO REQUIEREN DE INTÉRPRETE DE

SEÑAS

SEl Jefe de salón debe hablar pausadamente para que ellos puedan leer los labios y entender las instrucciones para la presentación del examen. Cada examinando contesta su examen individualmente.

Están exonerados de presentarla

QUE REQUIEREN DE INTÉRPRETE DE

SEÑAS

R

El ICFES nombra los intérpretes de señas

Los estudiantes se agrupan por combinatoria de examen, teniendo en cuenta la profundización

Los grupos, en lo posible, deben quedar de máximo cinco (5) examinandos. A cada grupo se le asigna dos (2) intérpretes de señas.

Para que los intérpretes puedan realizar su labor, el ICFES envía cuadernillos de examen sin hojas de respuestas. Estos cuadernillos deben devolverlos al Jefe de salón, cuando finalice cada sesión de examen.

INVIDENTES I El ICFES nombra un lector a cada invidente. Deben presentarla

PROBLEMAS MOTRICES

M

De acuerdo con la discapacidad motriz se les brinda las condiciones especiales de examen Ej.: las personas que se desplazan en sillas, con muletas o caminadores se les ubica en el primer piso del sitio de aplicación.

Deben presentarla

COGNITIVOS

GDe acuerdo con la discapacidad, se les brinda las condiciones especiales de examen.

Deben presentarla

SORDO - CEGUERA

CSe nombra una persona que les brinda apoya el día del examen

Están exonerados de presentarla

PROCEDIMIENTOS DESPUÉS DE LA APLICACIÓN

10. Reporte al Coordinador de nodoFinalizada la aplicación, reúnase con el Coordinador de nodo e informe las novedades presentadas con el material de examen, situaciones especiales con delegados y sitios de aplicación.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

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11. EvaluaciónUsted será evaluado por el Coordinador nodo, quien le dará a conocer el resultado de su desempeño en la aplicación, con el fin de llevar a cabo un proceso de retroalimentación a partir de esta información.

12. Diligenciamiento del informe del coordinador de municipioSu informe debe incluir:

• Breve concepto de las reuniones previas que acompañó. • Proceso de identificación. • Anulados. • Suplantaciones. •Novedades presentadas con cuadernillos y hojas de respuestas. • Situaciones especiales presentadas durante el desarrollo de la aplicación.

13. Entrega del informe y documentos soportes para la legalización de los recursos financieros

El ICFES le informará la fecha, hora y lugar para la entrega del informe, el cual debe acompañar con los siguientes documentos:

• Cumplido de comisión. • Carátulas de pasaje y pasabordos, si los hay. • Formatos de visitas. • Recibos de transporte. •Material de aplicación en buen estado.

MANEJO DE CASOS ESPECIALES

14. Manejo de hojas de respuestas cuando no corresponden al examinando

Este caso se puede presentar por:

• Error en la entrega del material de examen. Cuando el Jefe de salón entrega al examinando el cuadernillo de otra persona. Tenga en cuenta lo siguiente:

- Confirme que se trata de una mala entrega del material de examen.

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- Entregue al examinando el material que le corresponde. - Si el error se detecta avanzada la sesión, el examinando puede continuar contestando el examen en la hoja que no le corresponde, teniendo en cuenta la letra del cuadernillo. - Dé el tratamiento especial a la hoja de respuestas, el cual se detalla más adelante. - EnelActadesesión(ANEXO5–Parteposterior)yensuinforme,reporte los siguientes datos:

* Nombre completo, número del documento de identidad y número de registro a quien pertenecía la hoja de respuestas.

* Nombre completo, número del documento de identidad, número de registro y número del cuadernillo del usuario que utilizó la hoja de respuestas.

• Error de empaque. Cuando no hay coincidencia entre el número y letra del cuadernillo y el número y letra impreso en la hoja de respuestas y, por consiguiente, tampoco en los apellidos y nombres correspondiente a ese examinando. Proceda así:

- Busque, en el listado alfabético de citados por sitio, el nombre del examinando que aparece en la hoja de respuestas mal empacada. - Si lo encuentra, haga el intercambio de hojas de respuestas. Registre las anotaciones respectivas en el Acta de sesión (ANEXO 5–Parteposterior)yenelInformedelDelegado. - Si en su sitio no aparece citado el examinando cuyo nombre figura en la hoja de respuestas mal empacada, el examinando puede contestar en la hoja que no le corresponde, teniendo en cuenta la letra del cuadernillo. - Dé el tratamiento especial a la hoja de respuestas, el cual se detalla más adelante. - En el Acta de sesión y en su informe, reporte los siguientes datos:

* Nombre completo, número del documento de identidad y número de registro a quien pertenecía la hoja de respuestas.* Nombre completo, número del documento de identidad, número de registro y número del cuadernillo del usuario que

utilizó la hoja de respuestas.

Mantenga informado al Coordinador de nodo cuando se le presente este tipo de novedades.

Tratamiento especial para hojas de respuestas cuando no corresponden al examinando

Proceda así:

• Trace dos líneas horizontales con lápiz negro sobre la codificación binaria de la hoja de respuestas (parte superior) y en las marcas negras que aparecen en el borde inferior de la hoja (timming-marks).

• Trace una línea con bolígrafo rojo en los apellidos y nombres, número de registro y número de cuadernillo de la hoja de respuestas y escriba los del examinando que la va a utilizar, sin olvidar anotar el número del cuadernillo.

15. Motivos de anulación del examen(ConsultarResolución092defebrero22de2008Art.6°y8°)

La anulación de un examen tiene graves consecuencias para el examinando. Asegúrese que la decisión de anulación esté bien fundamentada e informe al Coordinador de Nodo, preferiblemente antes de tomar la decisión. Los exámenes pueden ser anulados en los siguientes casos:

•Durante el examen por:

- Intento de fraude o fraude. - ntento de copia o copia. - Sustracción del material de examen. - Suplantación de persona. - Desacato a las normas.

Cuando se presenta una ANULACIÓN DURANTE EL EXAMEN, usted debe proceder así:

- En la hoja de respuestas utilizada por el examinando a quien se le anuló el examen, escriba en la parte superior la palabra ANULADO con bolígrafo de tinta roja.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control:

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El ICFES agradece su apoyo,

dedicación y compromiso en la aplicación de las pruebas.

- Trace dos líneas horizontales con lápiz negro sobre la codificación binaria de la hoja de respuestas (parte superior) y en las marcas negras que aparecen en el borde inferior de la hoja (timming-marks). - Diligencie el Acta de anulación, verificando que el hecho haya quedado registrado de manera clara. Anexe los documentos soporte y hágala firmar por el examinando, el Dactiloscopista, el Coordinador del salón y el Jefe de salón, como constancia del hecho. - Informe al Coordinador de salones y al Jefe de salón, correspondientes al salón donde se anulo el examen, que el hecho debe quedar registrado en sus respectivos informes, de manera clara y precisa. - Haga las anotaciones en el Listado de registro de asistencia e identificación (ANEXO 4) y en el Informe del Delegado

•Después del examen por:

- Multimarca, si mediante los controles de calificación se comprueba que el examinando intentó hacer fraude. - Suplantación, si en la confrontación dactilar realizada por la Registraduría Nacional del Estado Civil, se informa que hubo suplantación en algún caso pendiente de identificación.

El ICFES realizará todo el proceso posterior de anulación del examen e informará al examinando.

ADVERTENCIA: si se comprueba suplantación de un inscrito en la aplicación de los exámenes que realiza el ICFES, el examen será anulado y el hecho se denunciará ante las autoridades competentes.

Al respecto, conviene tener presente la Ley 599 de 2000, que en su Artículo 296 establece “… Falsedad personal. El que con el fin de obtener un provecho para sí o para otro, o causar daño, o sustituya o suplante una persona o se atribuya nombre, edad, estado civil, o calidad que pueda tener efectos jurídicos incurrirá en multa, siempre que la conducta no constituya otro delito…”. En las anulaciones por otros motivos, según la naturaleza del fraude, se denunciará también ante las autoridades competentes.

16. Manejo de pérdida de cuadernillosNo se puede establecer un procedimiento único, debido a que cada caso se presenta en condiciones diferentes. Por tanto, aquí encuentra algunas sugerencias que le pueden ayudar en un momento dado:

• Asuma una actitud serena y tranquila, así podrá obrar con más exactitud y rapidez; no pierda el control. • Informe inmediatamente a la portería para que nadie salga del sitio de aplicación. • Compruebe que efectivamente el cuadernillo se extravió. • Informe al Coordinador de nodo sobre la pérdida del cuadernillo. •Hable en privado con el Jefe de salón del aula en que se perdió el cuadernillo. •Hable en privado con el Coordinador de salones a cargo del salón donde se perdió el cuadernillo. • Si las versiones no coinciden, hable con los dos al mismo tiempo y trate de clarificar la situación. • Si detecta que el cuadernillo se lo llevó el usuario que lo estaba utilizando:

- Ubique la dirección del usuario con la ayuda del Listado alfabético de citados por sitio. Se le recomienda no llamar por teléfono, pues lo puede poner en aviso. - Solicite ayuda al Coordinador de nodo, con el fin de que se desplacen para recuperar el cuadernillo. - Cuando hable con el usuario que se llevó el cuadernillo:

* Averigüe qué hizo desde que salió del sitio de aplicación; indague si hubo posibilidad de haberlo fotocopiado.* Averigüe por qué no lo entregó, con el fin de establecer la responsabilidad y tomar una decisión de anulación del examen.* Infórmele que el cuadernillo se considera un documento confidencial, de uso exclusivo del Estado, por lo cual el hecho se

denunciará ante la autoridad competente.

- Consulte la determinación de anular el examen con el Coordinador de nodo.

• Si se detecta que el cuadernillo no se lo llevó el usuario que lo utilizó, proceda así:

- Llame de manera individual a los examinandos que presentaron el examen, en el salón donde se perdió el cuadernillo. - Explique a cada uno la importancia de colaborar para que el cuadernillo aparezca y la gravedad y consecuencias de la pérdida definitiva. - Infórmeles que el cuadernillo se considera documento confidencial, de uso exclusivo del Estado, por lo cual el hecho se denunciará ante la autoridad competente. - De acuerdo con la investigación que se adelante, consulte con el Coordinador de nodo la determinación de anular el examen.

1a. Sesión

2a. Sesión

Control: