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PROYECTO: RETO Red de Eficiencia y Trabajo Organizado Manual de Usuarios Externos de Becas Nacionales

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PROYECTO: RETO Red de Eficiencia y Trabajo Organizado

Manual de Usuarios Externos de Becas Nacionales

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Nombre del

Documento:

Manual de Usuarios Externos de Becas

Nacionales.

Autores: Blanca Carolina García Escareño

Ruben Jonathan De Jesús Lara

Revisores / Aprobadores Este documento / entregable ha sido revisado y aprobado por:

Nombre Rol Fecha de firma Firma

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Contenido

Página

1. Introducción 4

2. Objetivo del Manual 4

3. Alcance de este Documento 5

4. Estructura del Manual 5

5. Interfaz Gráfica del Módulo de Becas Nacionales 5

6. Procesos de Usuario Externo 12

I Solicitante de Beca Nacional 12

Registro de Usuario 12

Registro de CVU 15

Registro de Firma Electrónica 21

Firma de Documentos (Solicitud y Convenio) 24

II Representante Acreditado de Becas Nacionales 30

Registro de Usuario 30

Registro de CVU 32

Captura de Solicitud 37

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1. Introducción

El presente documento es el resultado de la implementación del módulo de Becas Nacionales dentro del Sistema Integral del CONACYT (GRP), así mismo esta implementación se encuentra alineada al proceso de negocio actual de Becas Nacionales que a su vez se encuentra incluido dentro del Proceso Estandarizado de Operación (PEO).

Este manual deberá ser una guía que asesore al usuario externo sobre la funcionalidad y el rol que tendrá dentro del Módulo de Becas Nacionales en el Sistema Integral de CONACYT. El documento comprende el asesoramiento del solicitante de becas nacionales en todas sus fases, así como también instruye al Representante Acreditado sobre el rol que fungirá dentro del sistema.

2. Objetivo del Manual

El objetivo de este manual es apoyar al proceso de capacitación de sistema en los procesos que son realizados por los Usuarios Externos, presentando a los usuarios el flujo del proceso de becas nacionales, así como la funcionalidad del módulo que soportará dichos procesos, con el fin de reforzar el aprendizaje y comprensión del proceso de negocio. Este manual será la referencia principal para el uso del módulo de becas nacionales proporcionando al lector los conocimientos necesarios para comprender el proceso y operar dicho módulo.

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3. Alcance de este Documento

En el presente manual pretende cubrir los procesos llevados a cabo por los

Usuarios Externos (Solicitante de Beca y Representante Acreditado) dentro del flujo de Becas Nacionales, así como asesorar sobre la funcionalidad del presente modulo.

4. Estructura del Manual

La estructura del manual tiene las siguientes características: Dicho documento presenta las bases para la operación del modulo de Becas Nacionales en el sistema integral de CONACyT, que comprende la terminología utilizada en el sistema, la forma de acceder y conectarse al sistema, las bases de navegación, etc., con lo cual los usuarios podrán tener una visión general de la forma de operar el sistema.

5. Interfaz Gráfica del Módulo de

Becas Nacionales

Todas las aplicaciones o módulos que comprenden el Sistema Integral de CONACYT son utilizados en un entorno o arquitectura puramente de Internet. Este entorno o arquitectura permite que el usuario externo se conecte al sistema por medio de un equipo de cómputo que tenga un navegador y una conexión a Internet. A continuación se describen los conceptos básicos para acceder y utilizar el módulo de Becas Nacionales. También se explica la terminología aplicada a dicho módulo y el modo de conectarse y navegar por la aplicación.

Terminología del Sistema Integral del CONACYT

Dentro del Sistema Integral del CONACYT se utiliza una terminología básica que es preciso conocer para poder utilizar las distintas aplicaciones. Los principales términos son los siguientes:

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Rutas Pequeño menú horizontal de vínculos que siempre aparece en la parte superior de la página web. Estos vínculos representan los vínculos de páginas, componentes o menús de navegación que se han seguido para acceder a la página en uso.

Menús Lista de navegación en tres columnas que contiene las cabeceras de menú y vínculos que pueden seleccionarse para desplazarse entre las distintas páginas del sistema.

Componente Grupo de páginas relacionadas, pertenecientes a una tarea específica. A los componentes se accede a través de los menús. Los componentes están formados por fichas, cada una de las cuales incluye distintas páginas asociadas.

Claves Campos de sólo lectura que identifican de forma exclusiva los datos del sistema. Para acceder a una página, deben introducirse las claves correspondientes, para que el sistema pueda recuperar la fila de datos correcta. Para más información, consulte Utilización de Claves y Páginas de Búsqueda.

Página Pantalla de visualización y entrada de datos correspondiente a las distintas partes de las aplicaciones del módulo de Becas nacionales. Las páginas se muestran en la ventana del navegador.

Conexión al Sistema Integral de CONACYT

La conexión al Sistema Integral del CONACYT es similar a la apertura de una página con permisos de seguridad en un sitio web. Por ejemplo, los portales de correo electrónico, portales bancarios, etc.

Para conectarse Sistema Integral del CONACYT:

1. Abra la ventana del navegador. Introduzca el URL o dirección de Internet www.conacyt.mx y posteriormente de CONACYT.

2. Introduzca los valores correspondientes en los campos ID Usuario y Contraseña. Ambos campos distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Cuando se introducen las contraseñas, siempre aparecen en pantalla como asteriscos.

3. Para conectarse, pulse el tabulador o haga clic en el botón Conexión.

El sistema en línea de PeopleSoft valida el ID de usuario y la contraseña introducidos. Si uno de estos valores no es válido, el sistema mostrará un mensaje de error debajo del botón Conexión. En tal caso, debe introducirse de nuevo el ID Usuario y la Contraseña, o bien solicitar la ayuda del administrador de seguridad del sistema.

Expiración de la conexión

Por motivos de seguridad, el sistema desconecta al usuario de la aplicación transcurrido después de un determinado tiempo de inactividad, el tiempo de inactividad es de 40 minutos.

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Navegación

Utilización del menú de navegación

Las columnas de menú están definidas como listas de vínculos que permiten desplazarse hasta el componente o página que desea consultarse. La estructura de menús en tres columnas es el principal medio con el que cuenta el usuario para desplazarse por las aplicaciones del sistema. Esta estructura de menús está formada por tres columnas que se amplían y contraen según las selecciones realizadas por el usuario. La columna principal, denominada Inicio, contiene una lista general de las áreas a las que puede accederse dentro de cada aplicación. Para consultar los subniveles, debe hacerse clic en el nombre de la cabecera.

Referencias de Contenido

Encima de los menús se incluyen vínculos subrayados que corresponden a la ruta de menús que se ha seguido en la aplicación. Si se selecciona uno de los vínculos incluidos en la tercera columna para acceder a una página, los menús dejan de mostrarse en la página. Las rutas permiten volver de forma más rápida a un nivel concreto de un menú. También sirve de referencia rápida para determinar el punto del sistema en el que se encuentra el usuario cuando consulta una página.

Acceso a Páginas

Para acceder a una determinada página, deben seleccionarse los elementos de menú deseados hasta que la última columna se convierta en una lista de vínculos

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subrayados. Al seleccionarse con el ratón, estos vínculos permiten acceder a una página individual o a la primera de las páginas incluidas en un componente.

Utilización de los botones de la Arquitectura Internet

El Sistema Integral de CONACYT basado en una Arquitectura de Internet incluye en sus páginas una gran variedad de botones y vínculos que facilitan el proceso de las transacciones dentro del sistema. En general, si la acción que debe ejecutarse está relacionada con la navegación, ésta se muestra como un vínculo que permite acceder a otra página. Si la tarea que debe realizarse corresponde realmente a una acción, como guardar o procesar, en la página aparece en forma de botón. Para ejecutar el comando, basta con hacer clic en el botón o vínculo correspondiente. Casi todos los botones y vínculos del sistema se designan por nombres descriptivos. De este modo, la ejecución de las transacciones y el desplazamiento por las distintas páginas resulta mucho más sencilla. No obstante, y como referencia, a continuación se incluyen algunas tablas que detallan el funcionamiento de los distintos botones de PeopleSoft Arquitectura Internet.

Botones de páginas de búsqueda

Los botones de búsqueda siguientes se encuentran en todas las páginas de búsqueda.

Botón Nombre Función

Buscar Ejecuta la búsqueda, una vez introducidos los criterios de búsqueda

en los campos clave que se incluyen sobre el botón Buscar.

Suprimir Borra los datos introducidos en todos los campos de la página (sin

guardarlos) para que puedan introducirse otros criterios de búsqueda.

Botones de proceso

A continuación se describen los botones utilizados para el proceso de transacciones.

Botón Nombre Función

Aplicar Normalmente se incluye en las páginas a las que se accede

mediante la selección de un botón de lista de valores. Permite aplicar los datos seleccionados, sin tener que volver a la página principal, cuando se desean ejecutar más búsquedas.

Ejecutar Abre el cuadro de diálogo Petición Gestor Procesos, donde se

definen los parámetros de control de ejecución del proceso en curso.

Aceptar Confirma los datos introducidos en las páginas secundarias y remite

al usuario a la página principal.

Cancelar Borra la página y cualquier dato introducido o modificado que no se

haya guardado. Al hacer clic en Cancelar, el sistema no pregunta al usuario si desea guardar los cambios. Debe seleccionarse Cancelar

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si se han introducido datos incorrectos y se desea comenzar de nuevo.

Botones de la barra de herramientas

En la parte inferior de casi todas las páginas se incluye la barra de herramientas, que varía según el tipo de página de que se trate. La barra de herramientas puede incluir botones de navegación por la lista de búsqueda y por la página, o botones de acción. Las opciones que incluye esta barra de herramientas varían según el tipo de página que se encuentre activa. Por tanto, no todos los botones que se describen en la tabla siguiente están incluidos en todas las páginas. Asimismo, algunos de los botones siguientes pueden aparecer sombreados, lo que indica que no pueden ejecutarse sus acciones asociadas.

Botón Nombre Función

Guardar Envía a la base de datos la información introducida en

la página. En general, la acción de almacenamiento se ejecuta al llegar al final de un componente. El comando Guardar siempre actualiza los datos de todas las páginas incluidas en un grupo. Una vez guardada, el sistema muestra un mensaje de almacenamiento en la esquina superior derecha de la página.

Volver a Buscar Remite a la página de búsqueda.

Siguiente en Lista

Muestra los datos de la siguiente fila de datos en la cuadrícula de resultados de la búsqueda. Este botón aparece sombreado si no se ha seleccionado una fila de datos de la cuadrícula de resultados de la búsqueda, si sólo existe una fila en la cuadrícula o si los datos que se muestran corresponden a la última fila de la cuadrícula.

Anterior en Lista

Muestra los datos de la anterior fila de datos incluida en la cuadrícula de resultados de la búsqueda. Este botón aparece sombreado si no se ha seleccionado una fila de datos de la cuadrícula de resultados de la búsqueda, si sólo existe una fila en la cuadrícula o si los datos mostrados corresponden a la última fila de la cuadrícula.

Campos de entrada de datos

En las páginas existen varios tipos de campos de entrada de datos, todos ellos diseñados para ofrecer distintas maneras de introducción y mantenimiento de información. Los diferentes tipos de campos de entrada de datos tienen como objetivo común facilitar al usuario la introducción y actualización de datos en las tablas. El usuario escribe directamente los datos en algunos campos, como en los cuadros de edición y cuadros de edición ampliables. Otros campos de entrada de datos, como los botones de opción y los cuadros de lista desplegable, presentan una lista de opciones. La comprensión del modo de utilización de cada tipo de elemento de entrada de datos permite usar el sistema de forma más eficaz.

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Entre los elementos de entrada de datos, que siempre están asociados a campos específicos de la base de datos, se incluyen los siguientes:

Casilla de selección Recuadro de pequeño tamaño que permite activar o desactivar una opción. Por lo general, para activar una casilla de selección basta con hacer clic en ella; se añade entonces una marca de selección, lo que indica que la opción está activada. Para desactivar la opción, basta con volver a hacer clic en la casilla.

Cuadro de lista desplegable

Cuadro rectangular parecido a un cuadro de edición, que incluye un botón de lista de valores. Al hacer clic sobre el botón, aparece una lista de valores válidos, de la cual puede seleccionarse una sola opción.

Cuadro de edición Cuadro rectangular en el que se introducen los datos. El tamaño de los cuadros de edición, que determina el número de caracteres que pueden introducirse, depende de la longitud del campo de la base de datos. Los cuadros de edición para los campos de tablas de valores válidos incluyen a la derecha un botón de lista de valores.

Cuadrícula Campos de entrada de datos organizados

como hoja de cálculo, que incluyen una barra de desplazamiento o los botones de pie de

página (Añadir) o (Eliminar) en cada fila.

Cuadro de edición ampliable

Cuadro rectangular de gran tamaño en el que pueden introducirse textos largos, como un comentario.

Botón de opción Pequeño botón redondo que representa una opción dentro de un grupo de opciones que se excluyen mutuamente. Sólo puede seleccionarse cada vez uno de los botones de opción incluidos en el grupo (haciendo clic en el mismo).

Área de desplazamiento

Área en que los campos están dispuestos dentro de un marco, con una barra de desplazamiento o pie de página. Cada fila de

datos puede incluir los botones (Añadir) o

(Eliminar).

Calendarios desplegables

Cuando se introducen datos en un campo de fecha, puede seleccionarse el botón de valores de fecha, situado a la derecha del campo. Al hacer clic en este botón, aparece un pequeño calendario con los días que incluye el mes en curso. Para abrir un calendario, también puede pulsarse la

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combinación de teclas Alt+5 en el campo que incluya el indicador de calendario.

Botones de lista de valores

Los botones pequeños con una lupa situados a la derecha de algunos cuadros de edición (como el campo Código País) son botones de lista de valores. Al hacer clic en un botón de lista de valores en el campo incluido en la lista de valores, se abre una página independiente, en la que pueden localizarse los datos precisos. Una vez seleccionados los datos correctos, el sistema remite de nuevo a la página original.

Desplazamiento entre campos

Para desplazarse por los distintos campos de una página, se debe pulsar la tecla Tab o hacer clic una vez en el campo. La tecla de tabulación permite avanzar de un campo cada vez, según la secuencia determinada en la definición de la página.

Campos obligatorios

En casi todas las aplicaciones, los asteriscos incluidos junto a un campo de entrada de datos indican que se trata de un campo obligatorio. Salvo que en la página se haya definido un proceso diferido, deben introducirse los datos de estos campos, si se desea seguir editando el resto de campos o guardar la página.

Desplazamiento por los datos

Las cuadrículas y áreas de desplazamiento incluyen la misma estructura de navegación. En vez de utilizar la barra de desplazamiento habitual, para pasar de una fila de datos a otra, se pueden utilizar los vínculos y botones de desplazamiento. En la tabla que aparece a continuación se describen las opciones de acción y sus funciones correspondientes. Estos botones o vínculos se encuentran en la cabecera de navegación, dentro de la propia fila de datos, o a la derecha de las fichas incluidas en una cuadrícula.

Botón o vínculo Función

Inserta una nueva fila.

Elimina la fila de datos actual.

Muestra la fila de datos siguiente.

Muestra la fila de datos anterior.

Únicamente en cuadrículas con fichas, amplía las columnas hacia la derecha, para que no tengan que utilizarse las fichas.

Únicamente en una cuadrícula con fichas, devuelve la cuadrícula

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ampliada a su estado original.

Muestra todas las filas de datos de una página. Cuando se activa esta opción, el vínculo se transforma en Ver 1, para que el usuario pueda volver al parámetro original.

Permite localizar una fila de datos concreta.

Remite a la primera fila de datos.

Remite a la última fila de datos.

6. Procesos de Usuario Externo

I. Solicitante de Beca Nacional

A continuación se mostrará el Proceso que debe de seguir el Solicitante de Beca Nacional dentro del sistema, se detallará paso a paso por medio de explicaciones y pantallas dicho proceso.

Si usted nunca ha realizado alguna transacción en el sistema de CONACYT, deberá registrarse como nuevo usuario, para lo cual seguimos los siguientes pasos: Ingresamos a www.conacyt.mx a la sección de “Servicios en Línea” , ahí damos clic en “Registro de Nuevo Usuario”.

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Pasaremos a la pantalla de registro, donde ingresaremos Nombre, Apellidos, Fecha de Nacimiento y Correo Electrónico. Posteriormente dar clic en “Registrar”

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El sistema genera sus datos de acceso, estos son enviados automáticamente al correo electrónico que registramos y nos envía a la siguiente pantalla.

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Ya que usted cuenta con sus datos de acceso, ingresaremos a www.conacyt.mx a la sección “Servicios en Línea”, ahí daremos clic en “Curriculum Vitae Único”

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Ingresamos nuestros datos de acceso y damos clic en “Conexión”

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Ingresamos a: Curriculum Vitae Único > Registro CVU, ahí damos clic en “Añadir un Valor”

A continuación nos aparece el formato del CVU. Este formato se compone de tres secciones: “Datos personales”, “Identidad” y “Datos Adicionales”.

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Para poder guardar información es necesario llenar los datos de las dos primeras pestañas (Datos Personales e Identidad) y posteriormente dar clic en “Guardar”.

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En la ultima pestaña (Datos Adicionales), para efecto de la convocatoria de Becas nacionales, es indispensable llenar las secciones “Niveles y Grados Académicos” e “Idiomas”.

En la sección “Niveles y Grados Académicos”, se ingresara la información correspondiente a los Grados Académicos obtenidos por el solicitante.

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En la sección “Idiomas”, se capturara la información correspondiente a los idiomas que domina el solicitante.

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NOTA: El solicitante debe capturar su legua materna en esta sección.

Ingresamos a: Curriculum Vitae Único > Registro de Firma Electrónica

En la siguiente pantalla debemos ingresar la Palabra Clave, confirmar Palabra Clave y dar clic en “Guardar”.

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Para cambiar la palabra clave, debemos ingresar a la misma ruta, en el campo “Clave de firma” ingresamos nuestra palabra clave y damos clic en “ejecutar”.

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Firma de Documentos (Solicitud y Convenio) Ingresamos a www.conacyt.mx a la sección de “Servicios en Línea”, ahí damos clic en “Formación de Científicos y Tecnólogos”.

Ingresamos nuestros datos de acceso y damos clic en “Conexión”

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Ingresamos a: Formación de Científicos y Tecnólogos > Firmar Documentos Becas Nacionales Con esta ruta, entramos directo a la pestaña de “Firmar Solicitud”. Para firmar la solicitud debemos ir al campo “Contraseña”, ingresar nuestra firma electrónica y dar clic en “Firmar”. Con los botones de “Imprimir Solicitud”, podemos imprimir lo más relevante de la solicitud y con el botón de “Imprimir Carta”, se imprimirá la Carta de Declaración de Información Confidencial.

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Si ya se hizo la firma de la solicitud, cuando usted ingrese a esta sección, le aparecerá el mensaje: “Usted ya firmó su solicitud de beca”. La siguiente pestaña es “Firmar Convenio”, el convenio podrá firmarse una vez que haya sido asignada una beca. Si usted ingresa a esta sección y aun no se le asigna una beca, le aparecerá la leyenda “No puede firmar aun su convenio dado que todavía no se le asigna una beca”.

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Si ya se realizó la firma del convenio, cuando usted ingrese a esta sección, le aparecerá el mensaje: “Usted ya firmó su convenio de beca”. El procedimiento de la firma del convenio es similar a la firma de la solicitud, sólo que, cuando se firma el convenio, se habilitaran los botones “Imprimir Convenio”, “Imprimir Carta ISSSTE” y “Imprimir Carta Compromiso”, el campo para firmar esta deshabilitado y en el lugar donde va la firma del becario aparece una cadena de caracteres que corresponden a su firma electrónica.

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Si ya se asigno la beca y no se ha firmado convenio, lo único que hay que hacer es ingresar nuestra firma electrónica en el campo “Contraseña” y dar clic en “Firmar”.

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II. Representante Acreditado de Becas

Nacionales

A continuación se mostrará el Proceso que debe de seguir el Representante Acreditado de Becas Nacionales dentro del sistema, se detallará paso a paso por medio de explicaciones y pantallas dicho proceso.

Si usted nunca ha realizado alguna transacción en el sistema de CONACYT, deberá registrarse como nuevo usuario, para lo cual seguimos los siguientes pasos: Ingresamos a www.conacyt.mx a la sección de “Servicios en Línea”, ahí damos clic en “Registro de Nuevo Usuario”.

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Pasaremos a la pantalla de registro, donde ingresaremos Nombre, Apellidos, Fecha de Nacimiento y Correo Electrónico. Posteriormente dar clic en “Registrar”

El sistema genera sus datos de acceso, estos son enviados automáticamente al correo electrónico que registramos y nos envía a la siguiente pantalla.

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Ya que usted cuenta con sus datos de acceso, ingresaremos a www.conacyt.mx a la sección “Servicios en Línea”, ahí daremos clic en “Curriculum Vitae Único”

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Ingresamos nuestros datos de acceso y damos clic en “Conexión”

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Ingresamos a: Curriculum Vitae Único > Registro CVU, ahí damos clic en “Añadir un Valor”

A continuación nos aparece el formato del CVU. Este formato se compone de tres secciones: “Datos personales”, “Identidad” y “Datos Adicionales”.

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Para poder guardar información es necesario llenar los datos de las dos primeras pestañas (Datos Personales e Identidad) y posteriormente dar clic en “Guardar”.

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En la última pestaña (Datos Adicionales), para el Representante Autorizado esta sección es opcional, es suficiente con llenar “Datos Personales” e “Identidad”.

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Para la captura de la solicitud debe ingresar a Inscripción a Convocatorias > Convocatorias Becas Nacionales y ahí damos clic en “Registro de Solicitantes”.

En la siguiente pantalla (Registro de Solicitudes) aparecerán las convocatorias abiertas a las que el Representante tiene acceso. Aquí daremos clic en “Registrar”.

A continuación nos aparecerá la lista de programas, tendremos un registro por grado académico, en la imagen hay tres grados distintos, por eso hay tres registros. Vamos a dar clic en “Alumnos por programa” del programa que corresponda.

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Ahora veremos la lista de Alumnos que están en ese programa, para agregar uno nuevo, damos clic en “Agregar alumno a programa”.

Para agregar otro alumno, debemos dar clic en el signo de más (+) para agregar un nuevo registro.

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En la siguiente pantalla ingresaremos el número de CVU del participante y la Dependencia y Opción Terminal en caso de que existan.

Una vez que ingresamos estos datos, damos clic en “Regresar a Alumnos Registrados en el Programa”

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Ya nos aparecerá en la lista el alumno que acabamos de agregar, ahora damos clic en “Registrar”

En la siguiente pantalla nos aparecen algunos datos del programa y de la información que el solicitante tiene en el CVU, aquí damos clic en “Llenar Solicitud”

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Aquí se pueden presentar varios casos: a) Que el solicitante tenga una beca vigente, en este caso no podrá seguir con la solicitud.

b) Que falte alguna sección requerida en el CVU del solicitante, en este caso habrá que ir al CVU, llenar la información faltante y regresar a esta sección.

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c) Que el solicitante tenga una baja negativa, en este caso no podrá seguir con la solicitud.

d) Que el solicitante tenga una baja positiva, en este caso si podrá seguir con la solicitud, al dar clic en “Aceptar” ira directamente a la solicitud.

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e) Que el solicitante no esté en ninguno de los casos anteriores y simplemente cumpla con todos los requisitos, al dar clic en “Llenar Solicitud” pasara directamente a la solicitud. A continuación se presenta el formato de la solicitud, este consta de 4 pestañas: Datos Adicionales de Solicitud, Tutor, Dependientes y Contactos de Emergencia.

Datos Adicionales de Solicitud En esta sección se muestran los datos generales de la solicitud. Donde está la pregunta “El solicitante es o ha sido becario del CONACYT”, de haber tenido una beca anteriormente aparecerá marcada la casilla y los datos correspondientes a la beca anterior. El botón “Cerrar Solicitud”, deberá usarse hasta que se haya llenado toda la solicitud.

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Tutor Aquí se piden algunos datos del Tutor del solicitante.

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Dependientes

Debemos ingresar los datos de los dependientes económicos del solicitante en caso de haberlos.

Contactos de Emergencia Capturar los datos de una o más personas a quien se pueda contactar en caso de presentarse alguna emergencia.

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