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MANUAL DE USUARIO DE LA APLICACIÓN INFORMATICA

SEGUIMIENTO DE EXPEDIENTES DE CONTRATACION INFORMATIZADO

(SEXI)

Servicio de InformáticaUniversidad de Murcia

Seguimiento de Expedientes de Contratación Manual de Usuario

INDICE

1. INTRODUCCIÓN............................................................................................................................. 4

2. ENTRADA A LA APLICACIÓN......................................................................................................4

2.1. REQUERIMIENTOS MÍNIMOS........................................................................................................... 42.2. CONEXIÓN.................................................................................................................................... 42.3. PANTALLA DE INICIO.................................................................................................................... 42.4. CAMBIO DE CLAVE....................................................................................................................... 5

3. FORMATO GENERAL DE LAS PANTALLAS..............................................................................5

3.1. SELECCIÓN DE OPCIONES DE MENÚ................................................................................................63.2. 2 TIPOS DE PUNTOS DE MENÚ........................................................................................................ 63.3. BOTONERA DE ICONOS..................................................................................................................63.4. CABECERA DE FORMULARIOS........................................................................................................73.5. LÍNEAS DE ESTADO....................................................................................................................... 7

4. DIFERENTES FORMAS DE INTERACCIÓN................................................................................7

4.1. RESUMEN DE LAS TECLAS PRINCIPALES CON LAS ACCIONES QUE REALIZAN.....................................7

5. FORMULARIOS DE LA APLICACIÓN.........................................................................................9

5.1. FORMULARIO DE CONSULTA.......................................................................................................... 95.2. FORMULARIO DE GESTIÓN............................................................................................................. 9

6. INICIO Y MODIFICACIÓN DE EXPEDIENTES..........................................................................9

6.1. NUEVO EXPEDIENTE.................................................................................................................... 106.2. MODIFICACIÓN DE EXPEDIENTE...................................................................................................106.3. DETALLE DEL EXPEDIENTE.......................................................................................................... 10

6.3.1. Inicio / Lotes...................................................................................................................... 106.3.2. Económicos........................................................................................................................ 116.3.3. Fechas................................................................................................................................ 116.3.4. Obras................................................................................................................................. 116.3.5. SCS.................................................................................................................................... 116.3.6. Canon................................................................................................................................. 11

7. LICITACIÓN DE EXPEDIENTES.................................................................................................11

7.1. ANUNCIOS.................................................................................................................................. 117.2. INVITACIONES............................................................................................................................. 117.3. SOLICITUDES P.R........................................................................................................................ 127.4. REGISTRO DE OFERTAS................................................................................................................ 127.5. OFERTAS.................................................................................................................................... 12

8. ADJUDICACIONES........................................................................................................................ 12

8.1. MESA DE CONTRATACIÓN............................................................................................................ 128.2. COMISIÓN TÉCNICA..................................................................................................................... 138.3. ADJUDICACIONES........................................................................................................................ 138.4. CONTRATOS................................................................................................................................ 13

9. EJECUCIÓN................................................................................................................................... 14

9.1. CERTIFICACIONES........................................................................................................................ 149.2. MODIFICACIONES DE CONTRATOS................................................................................................14

10. FINALIZACIÓN.......................................................................................................................... 14

11. MANTENIMIENTOS GENERALES.........................................................................................14

11.1. USUARIOS............................................................................................................................... 1511.2. DESEMPEÑO DE CARGOS Y FIRMAS DE LISTADOS.....................................................................15

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11.2.1. Cargos............................................................................................................................ 1511.2.2. Autoridades.................................................................................................................... 1511.2.3. Delegaciones.................................................................................................................. 1511.2.4. Firmas............................................................................................................................ 15

11.3. ORGANOS DE CONTRATACIÓN..................................................................................................1511.4. CRITERIOS DE VALORACIÓN.....................................................................................................1511.5. CÓDIGO DE RECHAZO / ACEPTACIÓN PROVISIONAL DE CONTRATOS...........................................1611.6. TERCEROS Y REPRESENTANTES................................................................................................16

11.6.1. Terceros......................................................................................................................... 1611.6.2. Representantes................................................................................................................ 16

11.7. BASES LEGALES...................................................................................................................... 16

12. DOCUMENTOS.......................................................................................................................... 16

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1. Introducción.

Como es fácil de imaginar, la tramitación de un expediente de contratación lleva asociado un volumen de información muy elevado. Hecho por el cual resulta imprescindible que dicha información se estructure de forma óptima, de modo que, permita, no sólo que la búsqueda y actualización de los datos se haga de la forma más rápida y eficiente posible, sino que además quede garantizada la consistencia y coherencia de la información.

Con el desarrollo de esta aplicación informática se ha pretendido, no tanto llevar un control exhaustivo sobre las distintas fases del tramite, como el proporcionar una herramienta que sirva de ayuda al seguimiento de la tramitación de los expedientes y que mantenga un registro estructurado de información, que permita su posterior consulta y explotación por parte de los responsables del Area de Contratación y por extensión de los gestores Universitarios. Así mismo, se han usado los datos registrados en el sistema para permitir la edición de documentos propios de la tramitación.

2. Entrada a la aplicación

2.1. Requerimientos mínimos.Para poder conectarse a la aplicación es indispensable tener instalado en la máquina, la versión 95

del sistema operativo Windows, siendo recomendable que el equipo disponga de procesador PENTIUM o AMD, recomendándose al menos 32 Megas de memoria RAM.

2.2. Conexión.La aplicación se ejecuta igual que cualquier aplicación de la Universidad de Murcia: desde la

carpeta de Aplicaciones UM -> Gestion -> Sexi. Al ejecutar la aplicación lo primero que aparece es la pantalla de conexión:

Aquí el usuario deberá introducir los 3 datos que se piden:

Usuario: Nombre del usuario que se va a conectar. Clave: Clave secreta (password). Base de datos: Nombre de la base de datos (DEJAR EN BLANCO).

Una vez validada la cadena de conexión introducida, se produce la conexión a la aplicación apareciendo seguidamente la pantalla de inicio.

+ Todos los datos que se solicitan para la conexión dan igual que se indiquen en mayúsculas o en minúsculas.

2.3. Pantalla de Inicio.

La pantalla de inicio es un paso previo para la entrada en la aplicación. Se define un menú (INICIO) con dos puntos de menú para realizar dos funciones:

1. Inicio. Permite activar los permisos sobre los datos que el usuario tiene asignados y que le proporcionarán el entorno de ejecución (a qué puntos de menú tiene acceso). Al pinchar sobre este punto de menú se llamará al menú principal de la aplicación.

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2. Cambio Clave. Permite que el usuario se asigne una nueva clave secreta.

La pantalla de inicio tiene la siguiente apariencia:

2.4. Cambio de Clave.

Para aumentar la seguridad y privacidad se ha incluido esta opción para que el usuario pueda cambiar de clave secreta cada vez que lo desee. Las restricciones que debe cumplir la nueva clave son:

Debe estar formada al menos por 6 caracteres, sólo se admiten letras o números. Da igual mayúsculas que minúsculas.

El primer carácter debe ser una letra. Debe contener al menos 2 caracteres numéricos ( 0,1,..., 9).

3. Formato general de las pantallas.

Llegado a este punto nos aparecerá la pantalla del menú principal, que actualmente tiene la siguiente apariencia:

En esta pantalla podemos ver que, debajo de la línea del título de la ventana principal de la aplicación (SEXI. SERVICIO DE INFORMATICA. UNIVERSIDAD DE MURCIA) aparecen los distintos puntos de menú principales a los que el usuario tiene acceso, en el ejemplo de arriba hay seis puntos de menú principales; Archivo, Edición, GENERAL, GESTIÓN, DOCUMENTOS y Ayuda. Cuando se

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selecciona un punto de menú principal normalmente se despliega el menú asociado donde aparecen puntos de menú, que vamos a llamar, “secundarios”. Estos puntos de menú secundarios pueden ser puntos de entrada a opciones de gestión o pueden ser a su vez puntos de entrada a submenús. Cuando se selecciona un punto de entrada a submenú se desplegará el submenú que tenga asociado. Los puntos de entrada a submenús se diferencian del resto en que tienen el símbolo en la parte derecha.

El punto de menú ventana siempre aparece pero no forma parte de la aplicación, sino que es propio del entorno de Windows.

3.1. Selección de opciones de menú.La selección de una determinada opción de menú puede realizarse de dos maneras, o bien

pinchando con el ratón en la opción deseada, o mediante el teclado. Para hacerlo mediante el teclado hay que distinguir entre:

- Puntos de menú principales: se utiliza la combinación Alt+(letra subrayada de la etiqueta del punto de menú. Por ejemplo, para seleccionar el punto de menú Gestión, podría teclear Alt+G)

- El resto de puntos de menú: se utiliza, solamente, la letra subrayada de la etiqueta del punto de menú. Por ejemplo, para acceder a Solicitudes que está en el submenú de Licitación (una vez desplegado el menú de Gestión) se pulsaría la tecla S.

3.2. 2 Tipos de puntos de menú

Las entradas de los menús tienen en todas las pantallas las mismas funciones, podemos clasificarlas en dos tipos, las primeras son clásicas en las aplicaciones desarrolladas en entorno Windows, en nuestra aplicación forman parte de este grupo las entradas Archivo, Edición, Ayuda y Ventana. El otro grupo es el formado por las entradas específicas de la aplicación y por tanto entran en este grupo GESTION, GENERAL y DOCUMENTOS.

3.3. Botonera de iconos.

Otra característica del menú de la aplicación es la definición de una serie de botones a forma de iconos que realizan distintas funciones y que se definen en el ámbito de menú, es decir, están presentes en todas y cada una de las opciones de gestión. En el apartado 4.1 explicamos la función que realizan los botones y la combinación de tecla equivalentes para realizar la misma acción.

Cuando se sitúa el cursor sobre cualquier botón aparece una etiqueta de ayuda que describe la función que realiza dicho botón.

3.4. Cabecera de formularios.

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Por formulario entendemos aquella ventana que aparece dentro de la ventena principal, con la que el usuario interactua introduciendo y/o mostrando información. El formulario realiza la lógica de programación de las distintas opciones de menú.

Todos los formularios tienen una cabecera en la parte superior de la ventana en la que se especifica el nombre del formulario, una breve explicación de su utilidad y el nombre del usuario que está conectado a la aplicación.

La cabecera especifica:- El nombre del formulario (EXPE010C). Importante a la hora de notificar errores o

incidencias.- Breve descripción de la operación que realiza (Consulta de Expedientes).- El nombre de usuario que está conectado (FJCC).

3.5. Líneas de estado.

Las últimas líneas de la pantalla tienen un significado especial:

La última línea sirve para indicar información de control o de estado:- Indica el número de registros que ha devuelto una consulta y en qué registro estamos.- Indicación de lista de valores, cuando el campo sobre el que estemos situados la tenga

definida.

La penúltima línea es la línea de mensajes, en la que puede aparecer:- Una breve explicación sobre el campo en el que se está situado.- Cuando se produce un error puede aparecer una breve descripción sobre el mismo.- Cuando se está realizando alguna operación aparece el literal En proceso…

4. Diferentes formas de interacción.

Se podrá interactuar con el programa a través del teclado, para ello se definen una serie de acciones a realizar asociadas a las cuales hay una tecla o combinación de teclas para invocar dicha acción. También tenemos la posibilidad de usar el ratón, en lugar del teclado, para invocar las acciones. Se ha hablado de posibilidad de uso, esto quiere decir que, también se puede interactuar con el programa, casi totalmente con el teclado, sin usar para nada el ratón (aunque en muchos casos no será lo más racional). La única acción que requiere obligatoriamente del uso del ratón es la invocación de pestañas y botones.

4.1. Resumen de las teclas principales con las acciones que realizan.Alt+Insert Alta (Insertar Registro)

Alt+Supr Baja (Eliminar Registro)

AvPag Bloque Siguiente ó Pantalla Completa

RePag Bloque Anterior

F12 Ayuda (muestra lista de valores posibles)

CTRL+K Enseña las teclas disponibles

Mayús+F2 Introducir consulta en bloque multiregistro

F2 Ejecutar consulta en bloque multiregistro (se utilizará

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siempre después de Mayús+F2 y poner los criterios de búsqueda)Cancelar el modo consulta.

F10 Validar cambios introducidos

F4 Salir.

Insert Nos pasa al modo de inserción/sobrescritura (dentro de la edición de un campo)Se desplaza hasta el primer registro de un bloque

Se desplaza hasta el último registro de un bloque

Flecha Arriba Se va al registro anterior en un multiregistro

Flecha Abajo Se va al registro siguiente en un multiregistro

Tab, ENTER Campo siguiente

Mayús+Tab Campo anterior

Ctrl+T Editar Campo. Muestra una pantallita para editar el campo sobre el que está situado el cursor. Se usa para campos que pueden recoger varias líneas de informacion.

Ctrl+p Imprimir, por ahora. En la normalización de teclas aun no está decidido si va a ser esa su función o la de Imp. PantallaConfigura las opciones de impresión.

F5 Recuento de registros recuperados.

Limpia el contenido del registro.

Limpia el contenido del bloque.

Información técnica sobre el campo en el que se está situado.

May+F1 Visualizar error. Cuando se producen errores del tipo "No se ha podido INSERTAR registro" o "No se ha podido MODIFICAR registro". Muestra más información sobre el error.

Crtl+Z Deshace la última modificación

Crtl+C Copia el texto seleccionado en el portapapeles.

Crtl+X Borra el texto seleccionado y lo copia en el portapapeles.

Crtl+V Pega el contenido del portapapeles.

Hay que tener en cuenta que cuando se introduce un valor en un campo, para estar seguro de que sobre él se han hecho todas las validaciones posibles, es conveniente siempre pulsar Campo siguiente, antes de abandonar el registro, bloque, programa.

5. Formularios de la aplicación.

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Por formulario entendemos cada una de las ventanas que se abren dentro de la ventana principal de la aplicación. Clasificaremos los formularios de la aplicación en formularios de consulta y formularios de gestión. Podemos identificarlos por el nombre que aparece en la cabecera del formulario, visto anteriormente, los primeros acaban en C mientras que los otros acaban en G, por ejemplo ADJU010C y ADJU010G.

+ Los formularios se estructuran en bloques, un bloque es un conjunto de campos encerrado, normalmente, dentro de un marco (rectángulo pintado con una línea hundida) con un título. Normalmente para movernos entre bloques se usaran las acciones <Bloque Siguiente> y <Bloque Anterior>.

5.1. Formulario de consulta.

Sólo son para ver datos (no se realiza gestión de altas,bajas o modificaciones) se caracterizan por:

a) Tienen un bloque de Criterios de Consulta, éste siempre será el primer bloque de la ventana del formulario y tendrá los campos por los cuales se realizará la consulta.

b) La ejecución de la consulta se realiza con la acción <Bloque Siguiente>.c) El resultado se obtiene en un bloque multiregistro situado justamente debajo. Sobre este

bloque se podrá llamar al formulario de gestión del registro sobre el que se esté situado mediante la acción <Bloque Siguiente>.

d) Desde el bloque de Criterios de Consulta también se podrá solicitar el alta de un nuevo registro mediante la acción <Insertar Registro> lo que nos llevará al formulario de gestión vacío.

5.2. Formulario de gestión.

Los formularios de gestión sirven para realizar las operaciones de alta, baja, modificaciones o consulta global de los datos de las distintas entidades definidas para la aplicación.

A diferencia de los formularios de consultas, los formularios de gestión no siguen una línea de presentación estándar, y cada uno tiene su presentación y sus características que tendrán que ser explicadas individualmente.

6. Inicio y modificación de expedientes.

La introducción de los datos para un expediente pasa inevitablemente por utilizar el punto de menú Gestión > Inicio, así abrimos el formulario de consulta de expedientes. Desde este formulario se puede invocar la acción de crear un expediente nuevo o, mediante una consulta previa a partir de los criterios de selección, Modificar uno existente:

6.1. Nuevo expediente.En la pantalla anterior y dentro del bloque de criterios de consulta de expedientes se puede dar

de alta un nuevo expediente con la acción <Insertar Registro>. Se abre la pantalla detallada del expediente preparada para la introducción de datos. Para dar de alta al expediente debemos realizar la acción <Grabar>, ya que si salimos de cualquier formulario de gestión sin realizar la acción de grabar no quedarán registrados los datos.

6.2. Modificación de expediente.Si queremos modificar los datos de un expediente, primero tenemos que especificar cual es el

expediente a modificar, para ello introducimos los datos que conocemos en el bloque criterios de consulta de expedientes y los que no conocemos los dejamos en blanco. Una vez introducido los datos que nos interesa realizamos la acción <Siguiente Bloque>. En el bloque de abajo, aparecen todos los expedientes que se ajustan a los datos especificados en los criterios de consulta. Para entrar en alguno de ellos para modificarlo habrá que situarse sobre el registro correspondiente, mediante las telcas de flecha arriba o

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flecha abajo, y realizar la acción <Siguiente Bloque> ó haciendo <Doble Click> con el ratón sobre el registro crrespondiente. De cualquiera de las formas descritas obtendremos la pantalla detallada con los datos del expediente, preparado para la modificación de los mismos, siempre que sea posible.

6.3. Detalle del expedienteCuando hemos accedido a la pantalla de detalle de un expediente, observaremos dos zonas bien

distintas. El primer bloque relativo a los datos comunes a todos los expedientes y el segundo bloque relativo a los datos que son específicos del tipo de expediente o que aun siendo comunes a todos los expedientes están agrupados por tener características similares, estas agrupaciones se realizan dentro de las pestañas.

En la imagen de arriba se ve la zona común a todos los expedientes (bloque nombrado "Datos de inicio de expediente") donde se especifica las características principales del expediente y dependiendo de la elección que en este bloque se realice cambiará el número y el tipo de pestañas del siguiente grupo. Cuando el expediente es de clase “Reconvertido” aparecerá otros dos campos para indicar el año y número del expediente anterior. En la siguiente imagen vemos todas las posibles pestañas, aunque nunca aparecerán todas al mismo tiempo.

6.3.1. Inicio / LotesEsta pestaña siempre está presenta, variando el nombre entre "Inicio" o "Lotes" si el expediente es

por lotes, esto es, si el campo Lotes del bloque "Datos de inicio de expediente" es mayor que 1 (un expediente sin lotes debe llevar 0 en este campo). La diferencia visual entre un expediente con lotes y otro sin lotes es la aparición o desaparición del campo que indica el número de lote que se está mostrando.

6.3.2. EconómicosEsta pestaña siempre está presenta ya que se encarga de recoger los datos económicos referentes a

las partidas presupuestarias y las anualidades asociadas al expediente.

6.3.3. FechasTambién presente en todos los expedientes, recoge todas los datos que hacen referencia a fechas y

que son comunes a todos los expedientes, además contiene información adicional sobre observaciones del pliego de condiciones técnicas, la causa de baja de un expediente y la referencia anterior si es un expediente iniciado antes de la puesta en marcha de la aplicación informática.

6.3.4. ObrasEsta pestaña sólo aparece cuando el tipo de expediente es de obras y por tanto aquí se encuentra

los datos que se necesitan cuando estamos ante un expediente de este tipo. Un expediente de obra podría tener asociado dos expedientes de Asistencia/Consultoría: uno relativo al expediente del proyecto de obra y otro al de dirección de obra. Cuando estos expedientes están registrados en la aplicación, se debe indicar, así se mantendrá la relación entre los expedientes y se rellenarán automáticamente algunos campos. En caso contrario se deberá especificar los datos necesarios.

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6.3.5. SCSLa pestaña SCS (Servicio Central de Suministros) sólo aparece cuando es un suministro de dicha

modalidad. En ella se encuentran los datos que se necesitan cuando estamos ante un expediente de este tipo.

6.3.6. CanonEsta pestaña sólo aparece cuando el expediente es del tipo Concesión y a diferencia del resto de

pestañas, los datos que se muestran están referidos al lote (si lo hay) y no al expediente, esto quiere decir que si el expediente es por lotes, los datos de esta pestaña estarán referidas al lote actual sobre el que se esté situado en la pestaña lotes.

7. Licitación de expedientes

La siguiente fase en la evolución de un expediente, es la fase de licitación, todos los eventos relacionados con esta fase, se encuentra dentro del punto de menú Gestión > Licitación.

7.1. Anuncios

Mediante Gestión > Licitación > Anuncios accedemos a la gestión de los anuncios publicados en los distintos medios. En el primer bloque, introducimos el año y número del expediente del que queremos obtener/actualizar los datos de anuncios. Con <Siguiente Bloque> pasaremos al bloque "Anuncios" de datos de anuncios mostrando la información existente relativa a los anuncios y permitiendo introducir/modificar dicha información. Estando situados en el bloque "Anuncios" con <Siguiente Bloque> pasaremos al bloque "Gastos de Anuncios" donde se podrá introducir el importe de gasto de los anuncios y el año y número de factura de JUSTO asociada.

7.2. Invitaciones

Se realiza el mantenimiento relativo a los datos de invitaciones realizadas para presentar ofertas en procedimientos restringidos. El funcionamiento es sigue la misma filosofía que el mantenimiento anterior.

7.3. Solicitudes P.R.

Para el control de las solicitudes de participación en un procedimiento restringido, tenemos el formulario Gestión > Licitación > Solicitudes P.R.. Este formulario tiene una particularidad, además de los bloques que esperamos encontrar, existe el botón “Asignar representante”, el cual nos permite especificar los posibles representantes para el solicitante que esté seleccionado. Para más información consulte el apartado de Representantes.

7.4. Registro de ofertas

Para el mantenimiento de las ofertas presentadas tenemos el formulario Gestión > Licitación > Registro, el primer bloque espera los datos del expediente a consultar mientras que el segundo muestra la información relacionada con el registro de ofertas. Este formulario también muestra dos botones:

- Para cerrar la entrada de ofertas, lo que impide que se añadan más ofertas.- Para imprimir resguardo de la propuesta de oferta para el licitador.

7.5. Ofertas

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Mediante el formulario Gestión > Licitación > Ofertas, se realiza el seguimiento del contenido de las ofertas de licitación. A diferencia del resto de formularios de Licitación, en este formulario se pide el número de lote (si lo hay) sobre el que se hace la oferta. El funcionamiento es el mismo que en el resto de formularios y al igual que en el formulario de solicitud de participación, existe el botón de asignación de representantes.

Una oferta recoge entre otros datos, el/los licitadore/s que presenta/n dicha oferta. Puede ocurrir que una oferta esté realizada por más de un licitador conjuntamente. El bloque de licitadores está referido a los licitadores de la oferta seleccionada en el bloque de arriba.

8. Adjudicaciones

En este apartado vamos a explicar los formularios creados para el mantenimiento de datos de expedientes propios de la fase de adjudicación (con la salvedad de los datos relacionados con la Mesa de Contratación, los cuales empiezan a gestionarse en fase de licitación).

8.1. Mesa de contratación

Mediante el punto de menú Gestión > Adjudicación > Mesa de contratación se entra en el formulario que gestiona los datos referidos a la Mesa de Contratación. Como la mesa se reúne para discutir las ofertas presentadas para un expediente con todos los lotes, sólo necesitamos el año y número de expediente para poder realizar el seguimiento de este evento. En el campo observaciones se puede meter aquellos apuntes importantes al respecto de lo acontecido en la mesa de contratación. Como puede ser un campo muy largo, está definida la acción <Editar Campo> (CTRL-T) que muestra una ventanita para la entrada de datos de una forma más cómoda.

A la hora de indicar las personas que forman parte de la mesa de contratación se puede hacer especificando:

- El Cargo administrativo (existe una ayuda mediante lista de valores), lo que dependiendo de la fecha de la reunión determinará el DNI de la persona y su Nombre, ó si se deja en blanco

- el DNI, de forma que si se encuentra entre los datos de GENTE mostrará su nombre ó- el Nombre

El cargo siempre añáde más información que el DNI y el DNI más que el Nombre.

También puede darse la situación de que a la mesa de contratación asista alguien en calidad de invitado, que debemos especificarlo en el bloque disponible para tal eventualidad.

8.2. Comisión técnica

Con alguna frecuencia, es necesario crear una comisión técnica que evalúe las ofertas presentadas por tratarse de información especializada, para ello tenemos el formulario Gestión > Adjudicación > Comisión Técnica, que nos permite llevar el mantenimiento de una comisión para la evaluación de las ofertas de un expediente. Cuando se especifica el DNI de las personas que forman parte de la comisión, si éstas están en la base de datos de GENTE, saca el nombre y no puede ser modificado.

8.3. Adjudicaciones

Gestión > Adjudicación > Adjudicaciones y obtenemos el formulario donde se realiza el mantenimiento de las adjudicaciones y también de cómo ha quedado una licitación con respecto a la adjudicación. El funcionamiento de este formulario es análogo al de inicio de expediente. Si queremos modificar los datos de una adjudicación, primero tenemos que especificar cual es la adjudicación a modificar, para ello introducimos los datos que conocemos en el bloque Selección y los que no conocemos los dejamos en blanco. Una vez introducido los datos que nos interesa realizamos la acción <Siguiente

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Bloque>. En el bloque de abajo, aparecen todos los expedientes adjudicados que se ajustan a los datos especificados. Volviendo a realizar la acción <Siguiente Bloque> sobre algún expediente ó pulsando DOBLE CLICK, obtenemos una nueva pantalla con los datos de la adjudicación y preparado para la modificación de los mismos siempre que sea posible, los datos de adjudicatarios no se pueden tocar, los toma de licitadores de la licitación adjudicataria. Estando situado sobre el bloque Selección se puede dar de alta una adjudicación con la acción <Insertar Registro>, se abre otra pantalla preparado para la introducción de datos.

8.4. Contratos

La última parte de esta fase es la formalización del contrato entre las partes implicadas, para ello mediante el punto de menú Gestión > Adjudicación > Contrato tenemos formularios para el mantenimiento de datos de contratos. En el bloque de selección tenemos que especificar los datos del contrato que queremos consultar o modificar, en el caso de querer dar de alta algún contrato sólo tenemos que realizar <Insertar Registro>. Si al realizar una consulta nos posicionamos sobre un registro y realizamos <Siguiente Bloque> ó DOBLE CLICK tenemos toda la información de la formalización del contrato.

En este formulario de gestión nos encontramos con 3 bloques bien deferenciados. En el primer bloque se especifica a que expediente corresponde el contrato y algunos datos sobre fechas y datos económicos generales. Una vez rellenado los datos necesarios, si no hay lotes desaparece el segundo bloque y pasamos directamente al tercero, mientras que si el expediente selecionado es de lotes pasamos al segundo bloque donde se nos mostrará los lotes de ese expediente que pueden son supcetibles de formar parte de un contrato.

Podemos realizar un mismo contrato para varios lotes, cuando tienen los mismos adjudicatarios. Esto no significa que estemos forzado a realizar el contrato con los datos mostrados, podemos eliminar los lotes que no nos interesan, como consecuencia, se irá actualizando los adjudicatarios que pueden formar parte del contrato con los lotes selecionados, si no hay registros en el bloque de adjudicatarios significa que los lotes seleccionados no tienen todos los adjudicatarios en común y por tanto no podemos realizar el contrato con esos lotes. Una vez elegidos los lotes y comprobado que existen adjudicatarios, se puede pasar al tercer bloque. El tercer bloque es un bloque de pestañas y en la primera pestaña tenemos los adjudicatarios. Al igual que el bloque anterior, no tenemos que realizar el contrato con los mostrados, podemos quitar (nunca añadir) los adjudicatarios que nos interesen (esto permitiría realizar contratos separados para cada adjudicatario de un expediente, cuando la adjudicación se haya realizado a una oferta conjunta). En la segunda pestaña se encuentra los datos económicos relacionados con las partidas y anualidades.

9. Ejecución

Una vez firmado el contrato, se pasa a la fase de ejecución donde las actuaciones a realizar sobre el mismo pueden ser certificaciones/pagos parciales o modificaciones de contratos

9.1. Certificaciones

Desde Gestión > Ejecución > Certificaciones podemos registrar las certificaciones o pagos parciales que se realicen sobre contratos. Se puede, y cuando se conozca se debe, relacionar la certificación o pago parcial con una factura (de gestión económica) indicando el año y número de registro de la misma.

9.2. Modificaciones de contratos

Cuando un contrato ha de modificarse se debe reflejar en el formulario creado para tal evento, las modificaciones pueden referirse a la variación del precio o plazo de ejecución (prórrogas). Se accede a través de Gestión > Ejecución > Modificación. En el bloque de selección tenemos que especificar los datos del contrato al que quiere realizar una modificación del contrato ya sea para consultar o dar de alta, si es esto lo que queremos realizar, sólo tiene que <Insertar Registro>. Si al realizar una consulta nos posicionamos sobre un registro y realizamos <Siguiente Bloque> ó DOBLE CLICK tenemos toda la información de la modificación del contrato.

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10. Finalización

Y por fin llega ese precioso día en que se acaba la ejecución del contrato y se procede a la recepción del mismo, se distingue entre recepción de contrato y recepción de expediente menor (los menores no tienen contrato asociado). Para expedientes de tipo menor, utilizaremos el formulario a través del punto de menú Gestión > Finalización > Recepción de menores, en caso contrario será por Gestión > Finalización > Recepción de contratos. Ambos formularios funcionan igual. Se introducen los datos que identifican el contrato o expediente menor a recepcionar y se introducen o modifican los datos deseados. Si la recepción es rechazada se debe indicar el motivo en el campo "Motivo Rechazo", como puede ser un campo muy largo, está definida la acción <Editar Campo> (CTRL-T) que muestra una ventanita para la entrada de datos de una forma más cómoda.

Las recepciones las realiza un comité de recepción. Como en casos anteriores, si alguna persona que forma parte del comité es un cargo administrativo, habrá que indicarlo y automáticamente se rellenan los campos DNI y Nombre, cuando el dato introducido es el DNI entonces se obtiene el nombre, y obviamente en caso de no conocer ninguno de los datos anteriores se tendrá que introducir el nombre. Cuando un campo se rellana de forma automática porque los datos introducidos lo permite, ese campo queda bloqueado para que no pueda ser modificado.

11. Mantenimientos Generales

Ahora vamos a explicar los mantenimientos generales que se permiten utilizar en cualquier momento y que sirven para mantener la información que utilizándose en esta aplicación no son datos propios de los expedientes.

11.1. Usuarios

Desde este formulario se define quien tiene acceso a la aplicación y que parámetros de uso tiene el usuario, ya que aparte de los datos personales, tenemos dos campos, Fecha de Trabajo y Expediente de Trabajo que se encargan de darnos el año y el número de expediente por defecto en el resto de formularios. El usuario tiene acceso temporal ilimitado hasta que se rellene el campo Fecha de Baja. Cuando la fecha de baja tenga valor ya no podrá acceder a la aplicación.

11.2. Desempeño de cargos y Firmas de Listados.

11.2.1. Cargos

El mantenimiento de los cargos universitarios se realiza en varios pasos, aquí de forma muy sencilla, sólo se indica el tipo de cargo y la fecha en la que dejó de existir ese cargo.

11.2.2. Autoridades

En el segundo paso del mantenimiento de cargos, se define quien desempeña el cargo, la fecha de inicio y la fecha de baja y el literal de píe de firma para documentos. Este formulario es accesible desde el punto de menú General > Autoridades.

11.2.3. Delegaciones

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Cuando un cargo no puede desempeñar su función y debe delegar en otra persona, debemos acudir a este formulario para recoger la información de dicha delegación, es decir, quien delega, en quien delega, duración de la delegación, etc…

11.2.4. Firmas

Por último, llevamos también un control sobre quien firma los documentos, para ello hemos nombrado los documentos y así poder identificarlos. A la hora de rellenar este formulario, tenemos que introducir el nombre del listado, el orden en el que va la firma, los cargos firmantes, duración de la relación entre documento a firmar y la autoridad que lo firma.

11.3. Organos de contratación

Los contratos sólo pueden ser firmados por los llamados órganos de contratación, que en la actualidad sólo esta representado por el Rector. Sin embargo, es costumbre que delegue en otro cargo para realizar dicha función. Para ello se distinguirá el tipo de delegación y la duración de ésta como si fueran distintos órganos de contratación. Cada órgano de contratación puede renovar la delegación cuando ésta ha terminado en la misma u otra persona, lo que no puede es delegar en dos personas distintas a una misma fecha. Si hubiera que realizar esta delegación deberá crearse un nuevo órgano de contratación.

11.4. Criterios de valoración

Para expedientes por concurso, existe una tipología de criterios de valoración general que podrán asignarse a cualquier expediente y cuyo contenido se realiza en esta opción.

11.5. Código de rechazo / aceptación provisional de contratos

Tenemos dos formularios distintos pero con funcionalidad similar, identificar los códigos por los cuales un contrato bien no ha sido aceptado o bien su aceptación se hace de forma condicional. El mantenimiento es sencillo, sólo debemos recordar que son formularios independientes y que por tanto no podemos introducir un código de rechazo dentro del de aceptación provisional. La fecha de baja de un código nos indica hasta cuando podemos utilizar ese código para poder indicar el motivo de rechazo o de aceptación provisional.

11.6. Terceros y Representantes

Durante toda la aplicación, nos encontramos con campos relativos a la entrada de datos relacionados con personas o empresas que representan o son representados para la realización de acciones tales como firmar contratos, presentar ofertas, etc…

En varios momentos de esta aplicación, se puede asignar un representante a una empresa o persona, aunque si quiere tener acceso total a esta información debe hacerlo desde el punto de menú General > Terceros y General > Representantes.

11.6.1. TercerosPor terceros entendemos toda persona o empresa que no depende de la Universidad de Murcia y

con la que se mantiene algún tipo de relación. Obsérvese que al dar de baja un tercero sólo indicamos a partir de que fecha ese tercero ya no podrá asignársele relación con la Universidad de Murcia.

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11.6.2. RepresentantesPor representantes entendemos aquellas personas que realizan las acciones en función de otros

terceros. Es decir, un representante lo es de un tercero. Al acceder a este formulario, vemos que la representación es compleja, esto es debido que vamos a mantener una representación especial.

Primero encontramos un bloque de consulta, que como siempre, nos mostrará los datos que se ajusten a los datos que hemos rellenado.

El proceso de representación requiere la presencia de un notario, así pues este en nuestro punto de partida, identificamos el acto notarial por el cual se da la capacidad de representar. Después introducimos los datos de la/s persona/s sobre los que recae la representación (representantes).

11.7. Bases legales

Sirve para relacionar un expediente con la base legal de la ley de contratos que, principalmente, está asociado según la tipología del mismo. En este mantenimiento podemos especificar las bases legales de un tipo de expediente o de un grupo de expedientes, ya que si alguna base legal no es específica de algún campo por los que se distinguen las tipologías, entonces podemos indicarlo con la opción "Todas". El número de orden de la topología podría servir, en su caso, para dar prioridad de una base legal sobre otra cuando de las mismas características tipológicas de un expediente pudiera corresponderle más de una base legal.

12. Documentos

El tercer punto de menú hace referencia a los documentos, informes… que de forma automática puede generar la aplicación. Los documentos están clasificados por las mismas fases (excepto por el de ejecución) que los expedientes para que así sea más fácil saber que documento debe solicitarse. El funcionamiento de todos los formularios de documentos son exactamente iguales. Primero tenemos un bloque que nos pide el nombre del documento, podemos conseguir una lista detallada con todos los documentos mediante la lista de valores que obtenemos al pulsar F12. Al Avanzar al siguiente bloque aparece otro bloque que nos pide los parámetros necesarios para poder generar dicho documento. Con esos datos al pulsar el botón imprimir obtenemos una visión del informe pedido. Una vez el informe en el visor podemos realizar las siguientes acciones con el ratón:

Solicitar Impresión del documento que tenemos en el visor. Aparece una ventana en la que se puede especificar la impresora (como el WORD).Configura algunas opciones de impresión.

Si cerramos la ventana del visor saldremos sin haber impreso el documento en papel.

Seguidamente se presentan los documentos definidos hasta la fecha por fases:

Fase Nombre DescripciónInicio EXPE010R DOCUMENTO SOLICITUD RETENCION DE CREDITO

EXPE020R APROBACION PLIEGO CLAUSULAS ADMINISTRATIVASEXPE030R RESOLUCION DE INICIO DEL EXPEDIENTEEXPE040R FISCALIZACION DE EXPEDIENTE

Licitación LICI010R TEXTO DE ANUNCIO DE LICITACION EN PRENSALICI020R TEXTO DE ANUNCIO DE LICITACION EN EL BOELICI040R RECIBO DE ENTREGA DE PROPUESTALICI050R LISTADO DE OFERTAS DE UN EXPEDIENTE

Adjudicación ADJU010R TEXTO DE ANUNCIO DE ADJUDICACION EN EL BOEADJU020R RESOLUCION DE ADJUDICACIONADJU030R SOLICITUD DOCUMENTO CONTABLE DE ADJUDICACION

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ADJU040R NOTIFICACION DE ADJUDICACIONADJU050R NOTIF. ADJUDICACION A LICITADORES NO ADJUDICATARIOADJU060R CONTRATOADJU070R ACTA DE REUNION DE LA MESA DE CONTRATACION

Finalización FINA010R ACTA DE RECEPCIONFINA020R NOTIF. ASISTENCIA A MIEMBROS DE COMITES RECEPCION

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manual de usuario para el modulo de comisiones de …€¦ · web view11.6. terceros y...

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