Manual de Usuario Sistema Integrado Administrativo Ver. 1.0 Módulo de Gestión Documentaria 2015 Gobierno Regional de Piura Oficina de Tecnologías de la Información

Manual de Usuario – Módulo de Gestión Documentaria

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INICIO DE SESIÓN EN EL SISTEMA

Ingresar en su navegador web (Internet Explorer 8+, Google Chrome 20+, Firefox 20+) la siguiente

dirección: http://sigea.regionpiura.gob.pe

Para ingresar al sistema debe utilizar las credenciales proporcionadas por la Oficina de Tecnologías

de la Información, de no contar con dichas credenciales solicítelas inmediatamente para poder

hacer uso del sistema.

MÓDULOS DEL SISTEMA

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MÓDULO DEGESTIÓN DOCUMENTARIA

El módulo de Gestión Documentaría, permite controlar la documentación interna (Informes,

Memos, Cartas, etc...) Que circulen entra las oficinas de institución. Cada oficina debe contar con

un usuario válido con acceso a este módulo para poder generar y circular información al resto de

dependencias o usuarios. La redacción, recepción y despacho de documentos deberá registrarse

en este módulo a fin de tener información a tiempo real del estado y ubicación de los documentos

que se cursan entre las oficinas.

Este módulo se compone de los siguientes menús:

1° MÓDULO: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARÍA - NUEVO

En el menú Nuevo, podrá ingresar los documentos internos que las oficinas se circulan. Para ello

simplemente ubíquese en la parte lateral izquierda del sistema y haga clic en Nuevo, acto seguido

podrá ubicarse en el formulario para registrar un nuevo Documento. Aquí deberá ingresar la

siguiente información:

Proyectar: Indicar si el documento será proyectado o no, consignando según sea el caso el

nombre de la dependencia a quien se le proyecta el documento.

Tipo (dato obligatorio): Especificar el tipo de documento a ingresar, por ejemplo

Memorándum, informe, etc.…

Número (dato obligatorio): Ingrese el número del documento, Debemos señalar que el

sistema maneja la numeración en automática de cada tipo de documento que el usuario

ingrese, sin embargo esta podrá ser ajustada por el usuario para que en adelante tome un

nuevo correlativo.

Prioridad (dato opcional): Indica la énfasis del documento sobre sus destinatarios.

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N° Folios (dato obligatorio): Ingrese el número de folios que acompañan al documento.

Asunto (dato obligatorio): Ingrese el asunto que describe el contenido del documento.

Destinos (dato obligatorio): Deberá ingresar uno más destinatarios del documento, es

decir aquellas oficinas las que piensa remitir el documento, señalando si se trata de un

original o una copia, pulse el botón INCLUIR para añadir un destinatario o pulse el X (aspa)

de la lista de existente para remover alguno.

Referencias: Opcionalmente podrá ingresar las referencias consignadas en el documento.

Una vez ingresada la información mínima necesaria pulse el botón Grabar, para guardar el

documento, a partir de este momento podrá ubicar el documento en el menú de Emitidos.

El botón Nuevo, permite ingresar un nuevo documento.

El botón Imprimir, permite imprimir un documento.

El botón Eliminar, permite eliminar un documento siempre y cuando este no tenga circulación

caso contrario no se permitirá esta acción.

1° MÓDULO: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARÍA–POR RECIBIR

Luego de la redacción del documento y cuando el conserje o la secretaria se apersone con el

documento alguno de los destinatarios, estos deberán ingresar al sistema para hacer la recepción

del mismo. Para ello ubíquese en el menú Por Recibir y podrá visualizar la lista documentos que

otras oficinas le están enviando y usted debe recibir.

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Aquí podemos visualizar cuatro botones en la parte derecha:

1. Buscar: El cual nos permite hacer la búsqueda correspondiente según el documento a buscar.

2. Todos: Nos permite visualizar todos los documentos que tenemos en recibir.

3. Imprimir: Pre visualiza un listado de los documentos Por Recibir en formato PDF.

4. Delegar: Asigna un permiso a un usuario para que haga sus veces o para conferirle su

representación en la recepción de los documentos. Otorga el permiso a un usuario para realizar

tareas determinadas en caso de que el usuario que va a delegar no esté disponible.

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La regla de oro en este caso es la siguiente: Nunca reciba un documento si no tiene primero el

documento físico en la mano.

Para hacer la recepción haga clic en la fila del documento a recibir, puede recibir uno varios a la

vez, culmine la recepción haciendo clic en el botón Recibir.

Una vez recibido en el sistema el documento lo podrá consultar en adelante en la sección de

Recibidos, que veremos más adelante. Cuando recepción el documento le cambia su estado ha

tramitado y ya no podrá modificarlo en adelante solo el administrador del sistema podrá hacer los

ajustes del caso.

1° MÓDULO: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARÍA – RECIBIDOS

En el menú de Recibidos se listan todos los documentos que usted ha recibido y no le ha dado

trámite alguno, en la parte superior dispone de una barra de herramientas para realizar diversas

acciones como:

DEVOLVER:

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IMPRIMIR:

Para Devolver un documento recibido pulse el botón Devolver de la barra superior.

ATENDER:

Dentro de la opción de atender podemos visualizar en la parte inferior la opción de pases del

documento aquí tenemos tres botones Nuevo, Modificar y Eliminar. Para realizar operaciones del

procesamiento de los destinos del documento.

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Nuevo:

Modificar:

Eliminar:

1° MÓDULO: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARÍA - HISTORIAL

En el menú Historial podrá consultar los documentos Enviados y Atendidos. Podemos identificar

los siguientes Secciones:

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1° MÓDULO: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARÍA– HISTORIAL - ENVIADOS

Haciendo clic en el submenú de Enviados podrá ubicar todos los documentos internos que usted

ha redactado y ha remitido a una o más oficinas. Si desea ver a detalle el documento, tal como se

vio en el formulario de Nuevo, simplemente haga clic en la fila del documento que le interesa,

seleccione y pulse el botón Modificar, podrá ajustar algunos detalles del documento. Se debe

señalar que el documento maneja dos estados: Por Enviar y Enviado. Decimos que esta Por Enviar

cuando ha sido redactado y en ninguna oficina lo han recibido; decimos que esta Enviado cuando

por lo menos alguno de los destinatarios ya lo tiene recibido en su sistema. Es importante

identificar los estados porque las modificaciones al documento solo se pueden hacer cuando está

en estado de Por Enviar y quien las puede hacer es el usuario que lo ingreso al sistema.

MODIFICAR DOCUMENTO:

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Dentro de la opción de modificar documento podemos observar en referencias del documento

que hay los siguientes botones:

Nueva:

Eliminar:

Dentro de la opción de Pases de documentos tenemos los siguientes botones: Nuevo y eliminar.

Nuevo:

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1° MÓDULO: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARÍA- HISTORIAL - ATENDIDOS

En el menú de Atendidos s se listan todos los documentos que han sido circulados a otra

dependencia o se han dado respuesta con otro documento. Es decir, aquellos cuyo estado de

circulación es Tramitado, Archivado, Atendido con Doc.

Dentro del menú de atendido los siguientes botones: Buscar, todos, ver e imprimir.

Ver:

Dentro del botón ver podemos visualizar el documento atendido y en la parte inferior la opción de

pases del documento aquí tenemos tres botones Nuevo, Modificar y Eliminar.

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Nuevo:

1° MÓDULO: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARÍA – BÚSQUEDA

En la sección de Búsqueda se encuentra la cuadrilla de búsqueda con todos los documentos

registrados en el sistema que circulan por la institución. Existen varios criterios de búsqueda, así

tenemos por: Número de HRC, Año, Tipo de Documento, Asunto, Emisor y Fechas de ingreso del

documento.

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Vista del documento:

1° MÓDULO: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARÍA- REPORTES

En el menú de Reportes están contenida la sección de todos los reportes que podrá obtener del

sistema, resaltar que primero debe indicar el Periodo (año) que desea reportar, seguidamente

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debe seleccionar el tipo de reporte a emitir opcionalmente podría indicar el emisor o receptor del

documento así como las fechas de registro del documento.

Después de haber hecho la búsqueda visualizaremos el reporte:

1° MÓDULO: SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTARÍA - SALIR

Pulse el botón Cerrar que esta al costado de su nombre, para culminar su sesión de trabajo en el

sistema.

Nos despedimos esperando que este manual sea de

interés y despierte su curiosidad por el uso del sistema.