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Administración documentaria y gestión de archivos

Lic. Ricardo Cristian Izquierdo Vivas

Fuentes de riqueza económica en la Era del Conocimiento

Elaborado por: Lic. Ricardo Cristian Izquierdo VivasFuente: Cobo y Moravec (2011). Aprendizaje invisible. Hacia una nueva ecología de la educación

Sociedad agraria e industrial

Sociedad del Cnocimiento

Protoparadigma -Autogestión

Sociedad 1.0

Sociedad 2.0

Sociedad 3.0

Niv

el d

e pr

ogre

so

Tiempo

Desarrollo de las Sociedades y la Curva de Rendimiento Acelerado

J> Progreso tecnológico< Costo

Singularidad tecnológica(Límite de predicción e imaginación)

Caos y ambigüedad

Debate:

La infoxicación

Se define infoxicación como la sobrecarga informativa. En nuestros días, es tan grande la cantidad de información que recibimos que el exceso o saturación que nuestro cerebro no es capaz de procesar puede llegar a crearnos ansiedad y angustia. Es un síndrome bastante común ya que a los medios tradicionales hay que sumarle los medios que usan las nuevas tecnologías. Con la llegada de la web 2.0 en la que los propios usuarios se convierten en generadores de información, este síndrome no ha hecho más que acentuarse.

¿Qué es la infoxicación?

Infoxicación

Atentos a todo y a nada

Cuando la información recibida

Lo que somos capaces de procesar

Definición

Alfons Cornellá

Por lo tanto es necesario organizar la información útil a través de técnicas tradicionales, pero con un nuevo concepto

El fundamento de la organización y la clasificación de los documentos es: el Acceso a la informaciónEl crecimiento de la información en el Market Place y el Market Space, exige niveles muy elevados de consistencia, precisión, creatividad y estructuración de los contenidos a la hora de publicar.

La efectividad de estos sistemas depende, en gran medida, de la Arquitectura de la Información (AI).

AI = Arte + Ciencia organización de contenido

Satisfacer Necesidades de información

CONCEPTO DE ARCHIVOEl PROCESO de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los documentos en un lugar determinado a fin de localizarlos fácil y rápidamente y protegerlos de pérdidas y deterioros, etc.

Los documentos son localizados en un mismo orden debidamente clasificado, toda la correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o empresa y a la vez facilitar su localización y manejo..

Es un sistema que nos va a permitir clasificar y buscar rápidamente los documentos


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IMPORTANCIA

Representa la memoria de un negocio a través de la conservación de los documentos.

Solo se guarda los documentos importantes.


FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO

Un archivo no tiene el mayor valor cuando los documentos que contienen no pueden ser localizados con prontitud.

Por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los documentos y de esta manera poder archivar todo los documentos adecuadamente.

Si cada persona inventará sus propias reglas para decidir dónde guardar un documento, solo esa persona podría encontrarlo.


Valor de los documentos

• Primario– Valor administrativo mientras el trámite esté en

vigencia• Secundario

– De consulta o investigación. Para realizar estadísticas e investigación.


Transferencia de documentos

• Primaria– Cuando los documento se transfieren de los archivos

de gestión al archivo central.

• Secundaria– Cuando los documentos se transfieren del archivo

central al archivo histórico.

Eliminación de documentos

Actividad que se realiza en el Archivo Central de acuerdo a la Tabla de Retención Documental –TRD- elaborada.

La TRD considera el tiempo necesario de permanencia en cada uno de los niveles de archivo (Gestión, Central e Histórico)

Previamente a la transferencia de los archivos al Archivo Histórico, se eliminan aquellos documentos cuyo ciclo de vida ha culminado y ya no son útiles a la institución

Selección natural (Depuración)

1. Módulo básico

1.1 Archivo Definición•Por la etimología descrita en el Diccionario de la Academia de la Lengua Española (2001) (Del lat. archīvum, y este del gr. ἀρχεῖον,)

• Residencia de los magistrados

•podemos definir que los archivos no sólo son repositorios documentales, sino fuente de saber.


“Conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades”.

“Lugar donde se custodian uno o varios archivos.”

“Acción y efecto de archivar (Guardar documentos o información en un archivo). Entregó la documentación para proceder a su archivo”.

“Acción y efecto de archivar (Dar por terminado un asunto).

Definición1.1 Archivo


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http://buscon.rae.es/draeI/SrvltObtenerHtml?origen=RAE&LEMA=archivar&SUPIND=0&CAREXT=10000&NEDIC=No

Archivos de gestión u oficina, que conservan la

documentación que generan hasta el final de su tramitación

y durante el periodo de vigencia administrativa, que

en líneas generales se estima de 3 a 5 años.

Archivo Periférico conservación desconcentrado, centralizado geográficamente.

Archivo General, unidad especializada en las funciones

de gestión, conservación (temporal o indefinida), acceso y consulta de los

documentos.

1.1 Archivo Niveles

Sistema Institucional de Archivos


Normalizar los

procedimientos de

organización de los

documentos en las

oficinas

Establecer las

transferencias de las

series documentales al Archivo

General

Sentar las bases para el establecimiento de un Sistema que permita la

gestión global e integrada de la documentación

institucional,

El cuadro

de clasificación y

codificación

.

El calendar

io de conservación y

eliminación

.

El sistema

de descripción y de gestión,

.

Objetivos


EL ARCHIVO GENERAL

Recepcionar, organizar, custodiar y conservar la documentación que le sea remitida por los servicios y unidades administrativas.

Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentación, en colaboración con las distintas Unidades y Secciones.

Gestionar las transferencias documentales de las unidades administrativas.

Aplicar la evaluación y selección de la documentación, de acuerdo con la normativa establecida.

Gestionar el préstamo de la documentación a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos.

Funciones


Los archivos como sistema de informaciónPROCESAR

Reunir informaciones afines y hacerlas lo más accesibles, además de cumplir con las otras

funciones.

Reunir, conservar, indizar, resumir,

posibilitar la consulta y divulgar

Los archiveros deben custodiar los documentos pertinentes y hacerlos accesibles para cualquier consulta, o sea facilitar la difusión de los documentos en condiciones que satisfagan a los usuarios. La buena organización de los archivos traerá como Resultado una prestación de servicios de información.


Definición

• “Escrito en que constan datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo”.

Diccionario de la Real Academia Española:

• “A los efectos de este Código se considera documento todo soporte material que exprese o incorpore datos, hechos o narraciones con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.”

El artículo 26 del Código Penal español dispone:

1. Módulo básico

1.2 Documento


Documento electrónicoDesde el punto de vista de la

administración informática, de acceso electrónico, se denomina documento

electrónico:

“Información de cualquier naturaleza en forma

electrónica, archivada en un soporte electrónico según un

formato determinado y susceptible de identificación y

tratamiento diferenciado.”


Por su naturaleza:

• Privados propios de particulares• Públicos (ambigüedad) Incluye a los documentos privados que se integran a la administración pública.• Administrativos: relacionados con la gestión pública o privada. Eclesiásticos, militares,, diplomáticos.• Judiciales.• Históricos• Testimoniales• Informativos

1. Módulo básico

1.2 Documento Tipos


Por su materialidad:

• Original• Copia

• Original• Simple

• Imagen• Con valor legal• Simple

Tipos

Por su valor:

• Permanente• Temporal• Simple• Legalizado• Autenticado


Fuente: Manual de organización de archivos de oficina. Universidad de Alicante (2003)

1. Módulo básico

1.2 Documento Ciclo de vida


De Creación

De Transferencia

De OrganizaciónDe Conservación

De Servicio

PrincipalesProcedimientosdocumentales

1.2 Documento Ciclo dinámico


Archivística y gestión de

documentos electrónicos

• La manipulación.• Mantenimiento.• La incorporación de criterios de

valoración y de eliminación.• La accesibilidad a los

documentos electrónicos en el paso del tiempo.

• Niveles de seguridad

Cuando hablamos de la gestión de documentos electrónicos desde un punto de vista archivístico podríamos estar de acuerdo que, a grandes rasgos, los puntos clave son principalmente:


Competencias personales

Adaptación a una realidad cambiante en la que las tecnologías de la información constituirán, sí no la única, al menos la condición de posibilidad determinante.

Movilidad. Deberán internacionalizarse. erradicando definitivamente el etnocentrismo de sus presupuestos. No podremos sobrevivir en un mundo interconectado donde la voz, el texto, la imagen fija y en movimiento transcurran por las denominadas autopistas de la información, circulando de acuerdo con formatos y normas de transmisión.

1. Módulo básico

1.3 Archivero



Interacción. Actualmente existe un espacio que debemos ocupar inmediatamente. El correo electrónico y la red Internet nos ofrecen la posibilidad de agilizar el intercambio de experiencias y conocimientos, organizar foros de debate en tiempo real, la edición electrónica de revistas y boletines e, incluso, la teleconferencia

Conectividad. Es prioritario conectar los archivos en red y a las redes, es decir comunicarlos entre sí y abrir también el acceso a los usuarios a través de los sistemas de redes abiertas.



Asertividad. Los cambios observados en el entorno de la información están produciendo, y todo parece indicar que así ha de continuar. Estrategia y estilo de comunicación.

Prospectiva. Como ya se ha señalado anteriormente la comunidad archivística tiene que participar en el diseño de las normas para las nuevas tecnologías, aportando su punto de vista y las necesidades que deben ser recogidas y garantizadas. Inteligencia artificial.


Competencias profesionales:

•Visión sistémica y holística•Inteligencia espacial•Capacidad de análisis•Negociador•Marketing•Manejo de tecnologías•Idiomas•Jurisprudencia•Gestión

1. Módulo básico

1.3 Archivero

Competencias vs. perfil


funcionessino también

asegurar y fomentar su uso

y el de la información que

contienencon finalidades jurídicas,

administrativas, , informativas, culturales y científicas.

Garantizar la conservación

de los documentos de

archivo


Niveles de competenciaProfesionales: con grado o título universitario propio

o afín.

Técnicos: con especialización no

universitaria o experticia.Auxiliares.


Sub funciones

Elaboración de un plan estratégico del servicio

• Fijación de los objetivos que se pretenden alcanzar

• Análisis de los medios que se poseen y de los que serían necesarios para la consecución de los objetivos.

• Evaluación de los costes que implica el cambio para obtener

• Nuevos objetivos y eliminar lo no deseado.• Realización de una proyección temporal del

periodo necesario para alcanzar esos objetivos y si es aconsejable establecer etapas para lograrlos.

• Identificación de los mecanismos para evaluar si se progresa adecuadamente hacia los objetivos fijados y si estos se alcanzan de forma eficiente.

• Determinación de los medios para corregir el proceso en el caso de detectar desviaciones o resultados no deseados


Programación de un plan de formación

• Evaluación de las necesidades tras el análisis de las carencias o puntos débiles que presenta la realidad de la gestión documental y archivo entre el personal del propio archivo y de la organización

• Diagnostico de la formación que se necesita y las características de la misma para superar las carencias.

• Evaluación de los resultados del programa para determinar su continuación o la necesidad de introducir modificaciones

Sub f

unci

ones


Diseño, seguimiento y evaluación de proyectos.

• Identificación y jerarquización las prioridades que debieran cubrirse.• Evaluación los recursos humanos, económicos… de los que se

dispone.• Reparto de responsabilidades entre los intervinientes.• Programación espacial del proyecto y asignación de metas a cada una

de las fases.• Fomento de convenios de colaboración con otras instituciones.• Búsqueda de patrocinadores.

Sub f

unci

ones


Planificación de espacios y recursos

• Evaluación y propuesta de los espacios y recursos que requiere el servicio de archivo para cubrir las expectativas que sobre el mismo tiene la organización.

• Distribución espacial y de recursos entre las diferentes actividades del servicio.

Sub f

unci

ones


Contribución del archivero


Ges

tor

docu

men

tal

Gestor documental

Diseñar Administrar Implementar / Implantar Auditar

un sistema que optimice los procesos de:

Creaciónde los documentos

propios de una organización, y de su información, hasta su

llegada al archivo central de la misma.


La auditoria de procesos administrativosEl diseño de documentos y procesosBuenas prácticas en lenguaje administrativo

La normativa, estándares y técnicas archivísticas y de gestión documental (ISO 15489, 30300. 9000,ISAD(G)…)

Primaran por tanto aquí, además de la mayoría de los conocimientos genéricos especificados:

Ges

tor d

ocum

enta

l


Gracias por su gentil atención

Lic. Ricardo Cristian Izquierdo [email protected]

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