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Manual de Usuario

MANUAL DE USUARIO

SMART ACADÉMICO

Todos los derechos Reservados 2009©

Manual de Usuario

Tabla de contenido Iniciando sesión ................................................................................................................................ 1 Configuración de planes de estudio .................................................................................................. 5 Configuración de grupos por planes ................................................................................................. 8 Creación de materias ........................................................................................................................ 9 Creación de hábitos y actitudes: ..................................................................................................... 12 Certificación de planes de estudio .................................................................................................. 14 Expedientes del estudiante ............................................................................................................. 15 Datos del acudiente ........................................................................................................................ 17 Datos de Padre / Madre .................................................................................................................. 18 Datos de la Madre........................................................................................................................... 18 Generales de la matricula: .............................................................................................................. 19 Otros datos:..................................................................................................................................... 19 Expediente del profesor .................................................................................................................. 20 Cambiar cédula del estudiante ........................................................................................................ 22 Proceso de matrícula ...................................................................................................................... 23 Matricula automática ...................................................................................................................... 25 Asignación Aleatoria ...................................................................................................................... 26

Tipo de clasificación .................................................................................................................. 27 Procesamiento de boletines de estudiantes ..................................................................................... 27 Visualizar Boletín en Smart ........................................................................................................... 30 Configuración de boletines ............................................................................................................. 32

Manual de Usuario

Bios Software – Smart Académico 1

Iniciando sesión

Al iniciar el Smart Académico, inmediatamente aparecerá la ventana principal del Smart

Académico (Figura 1).

Al presentarse esta pantalla usted deberá localizar los botones de inicio de sesión, los

cuales tienen la apariencia de un semáforo. El inicio de sesión está representado por el

icono se semáforo con la luz verde encendida y el

icono de semáforo con la luz roja encendida

representa el termino de la sesión. (Figura 2)

Figura 1

Figura 2

Figura 3

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Pulsando el botón de iniciar sesión, o pulsando las teclas CTRL-I, aparecerá la ventana de

acceso, la cual lo validará dentro del Sistema Smart Académico mediante una contraseña

y un nombre de usuario (Figura 3).

En esta pantalla (Figura 3), se establece la fecha actual de forma predeterminada, sin

embargo, si usted necesita por cualquier motivo, realizar una actividad con una fecha

diferente a la actual, esta se puede realizar simplemente cambiando la fecha actual escrita

en la parte inferior de esta pantalla y pulsando posteriormente el botón cambiar, luego

ingrese con su clave y nombre de usuario.

De ser válida la configuración de nombre de usuario y contraseña el sistema habilitará

todas las opciones (menús) y usted podrá realizar las actividades necesarias dependiendo

de los permisos otorgados por el administrador del sistema, los cuales son creados por el

Smart Seguridad.

Configurando el sistema

Si es la primera vez que se utiliza el

sistema (Académico), es necesario

configurar los datos del colegio, a fin

de que este pueda desempeñarse

óptimamente. La primera vez que se

inicie el sistema aparecerá un mensaje

como el que se muestra en la figura 4,

la cual significa que los datos del

colegio no hay sido registrados en el

sistema; sin este paso no es posible

continuar con el normal proceso del

registro académico del colegio.

Navegando por menú Herramientas y

seleccionando la opción Variables de

Figura 4

Figura 5

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ambiente se mostrará una pantalla en la cual inicialmente deberá pulsar el botón derecho

del Mouse sobre la pantalla, y una vez desplegado el menú deberá elegir la opción nuevo,

tal como se muestra en la figura 5.

La acción anterior cargará la pantalla que se muestra en la figura 6, a continuación deberá

llenar los campos de acuerdo a la configuración que se desea tener con este sistema.

IDColegio: Este es número que representará a su colegio dentro de nuestro sistema de

Internet Mereb (si aplica). Este número será proporcionado por Bios Software, S.A.

Nombre: En este campo escribirá el nombre de su colegio, el cual aparecerá en todos los

informes emitidos por el sistema.

Dirección: En este campo escribirá la

dirección física del colegio.

Teléfono: Aquí se escribe el teléfono

del colegio.

Año Escolar: En este campo escribirá

el año del periodo académico para el

cual se van a registrar todas las

operaciones del sistema (emisión y

captura de notas para el boletín,

informes varios, etc.).

Año Matricula: En este campo se

escribirá el año del periodo

académico para el cual se preparará la matricula escolar. Generalmente el periodo de

matricula comienza en los últimos meses del año escolar, por lo cual se puede tener una

configuración de año escolar 2007 y un año matrícula 2008.

Formato cedula: Por el momento este campo se encuentra establecido para

actualizaciones futuras y no debe ser establecido en ningún otro valor.

Cuenta Caja: De utilizarse el sistema de contabilidad (asociado a la opción Maneja

Contab.), en este campo se escribirá el número de la cuenta contable a la cual estarán

asociadas las cajas de cobros del módulo Smart Financiero.

Figura 6

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Cuenta Banco: De utilizarse el sistema de contabilidad (asociado a la opción Maneja

Contab.), en este campo se escribirá el número de la cuenta contable a la cual estarán

asociadas a los pagos por banca en línea del módulo Smart Financiero.

Desglosa Matricula: Esta opción habilita o deshabilita la propiedad del sistema de

mostrar o no el detalle de los cargos que encierra la matricula del colegio, por ejemplo: Si

el cobro de la matricula incluye cargos como libros, laboratorios, club de padres de familia,

etc. El detalle completo aparecerá en el estado de cuenta del estudiante si la opción está

habilita, si por el contrario, la opción se encuentra deshabilitada, en el estado de cuenta

aparecerá la palabra matricula y la sumatoria de todos los cargos que este concepto

abarca, pero n así su desglose.

Desg. Rec. Matr (Desglosa Recibo de matricula): Es muy similar a la opción anterior

solo que este afecta únicamente el recibo de matricula que emite el sistema.

Maneja Contab (Maneja Contabilidad): Habilite esta opción si utiliza el sistema Smart

Contabilidad, el cual registra todos los ingresos dentro del sistema de contabilidad del

colegio de forma automática.

Imp tit Bim (Imprime Titulo de Bimestre): Habilite esta opción si desea que en su boletín

aparezca impreso el bimestre seleccionado.

Indica Cuota Pago: Seleccione esta opción si desea que en los estados de cuenta y

recibos de pago de los estudiantes aparezca la letra de la mensualidad o cuota que se

está cobrando.

Maneja Pago Futuro: Esta opción activa el manejo de cuentas por pagar cuando se

realiza un cobro mayor al adeudado.

Tratamiento: Escriba el titulo o cargo del director o administrador del sistema que desee

que aparezca en el boletín y demás informes académicos.

Director(a): Nombre del director o encargado académico del colegio.

Provincia: Provincia en la cual está ubicada el colegio (Dato requerido para los

acumulativos de los Estudiantes)

Municipio: Municipio en la cual está ubicada el colegio (Dato requerido para los

acumulativos de los Estudiantes)

Web: dirección web del colegio

Fax: Número de fax del colegio

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Figura 9

Figura 8

Forma Bca O.L.: Formato de alimentación automática para la banca en línea.

Nota Base: Nota base del colegio (base 5 o base 100)

Nota a los Estados de Cuenta: Descripción o mensaje que se colocará en los estados de

cuentas de los estudiantes.

Nota: Todas las opciones que tengan que ven con el módulo de Cuentas por cobrar serán

ampliadas en el manual del Smart Financiero.

Configuración de planes de estudio

Existe una serie de procedimientos

que hay que realizar al inicio de cada

periodo escolar, uno de ellos es la

definición de los planes de estudio,

los cuales son la base de todos los

demás registros del Smart

Académico y financiero.

Para configurar los planes de estudio

se debe ubicar la opción expediente

/ planes de estudio / lista de

materias, con lo cual se mostrará la

pantalla de mantenimiento de planes (figura 7).

Si

es la primera vez que vamos a configurar los

planes de estudio para un año académico

nuevo, entonces antes de mostrar la pantalla

de la figura 7, aparecerá el mensaje de la figura 8, la cual indica que no existe ningún

registro para el año académico en curso.

Figura 7

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Para crear entonces los primeros planes de estudio se ubica el botón Generales de la

pantalla de mantenimiento de planes (figura 7), lo cual mostrará la pantalla de la figura 9.

En este paso debemos hacer clic con el botón derecho del Mouse y seleccionar la opción

Nuevo del menú emergente con lo cual aparecerá una nueva pantalla (Figura 10) en la

cual debemos llenar los datos de los planes de estudio que deseamos crear.

¿Cuándo crear / modificar planes de estudios nuevos? Es necesario crear los planes de estudios en los siguientes casos:

• Cuando es la primera vez que se utiliza el sistema.

• Cuando las materias o hábitos y actitudes cambien para el año académico siguiente.

• Cuando se implemente un nuevo plan de estudio.

Para los demás casos, se pueden utilizar los mismos planes de estudio para los años

académicos subsiguientes.

La pantalla para la configuración de los

planes de estudio (Figura 10) tiene los

siguientes campos:

CodPlan: Código numérico de al menos

4 dígitos que identifica al plan de estudio,

por ejemplo 0001, 0002, etc., Bios

Software recomienda que los códigos de

los planes de estudios sean definidos de

forma consecutiva a través del tiempo en que se utilice el sistema, por ejemplo un colegio

que comience utilizando el sistema y que su estructura académica sea solamente de

primaria (primero a sexto grado) sugiere que los códigos de plan de estudios se

establezcan a partir del 0001 hasta el 0006 (o del 00001 hasta el 00006), del mismo modo

para el año académico siguiente los planes de estudio deberán ser establecidos a partir

Figura 10

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del 0007 hasta el 0012 (o del 00007 hasta el 00012) y así sucesivamente. Se sugiere esta

estructura parar llevar un mejor control en la administración de los planes de estudio.

IdColegio: Es el número suministrado por Bios Software para identificar el colegio dentro

de nuestra red.

NomPlan: Es el nombre del plan de estudio, por ejemplo: Plan Preescolar, Plan Básico

Primer Grado, etc.

Nivel: Es el nivel que corresponde a cada plan de estudio, es un dato requerido y muy

importante, por lo tanto debe ser establecido correctamente. Los siguientes códigos son

los utilizados para los planes de estudios:

-2 Preescolar Maternal 6 Básico Sexto Grado

-1 Preescolar PreKinder 7 Premedia Séptimo grado (Primer año)

0 Preescolar Kinder 8 Premedia Octavo grado (Segundo año)

1 Básico Primer Grado 9 Premedia Noveno grado (Tercer año)

2 Básico Segundo Grado 10 Media décimo grado (Cuarto año)

3 Básico Tercer Grado 11 Media décimo Primer grado (Quinto año)

4 Básico Cuarto Grado 12 Media décimo Segundo grado (Sexto año)

5 Básico Quinto Grado

Activo: Muestra si el plan de estudio está activo o no para su uso en las demás

actividades del sistema.

Una vez que se llenen todos los campos pulse el botón Aplicar y espere el mensaje

de confirmación que indica que se registró exitosamente la información, luego pulse el

botón nuevo y llene nuevamente los campos para agregar un nuevo plan de estudio.

De esta manera, siguiendo estos pasos se agregarán todos los planes de estudios del

periodo académico. Del mismo modo pueden ser modificados los planes de estudio:

Seleccione un plan de estudio (mostrado en la figura 9) y haciendo clic con el botón

derecho sobre el plan a modificar y seleccionando la opción editar.

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Configuración de grupos por planes

Una vez creados los planes de estudios, lo siguiente es crear los grupos, para ello debe

ubicar el menú Procesos / Oferta Académica y elegir la opción Grupos. Con esta acción se

mostrará la pantalla de la figura 11 y en

ella se mostrarán todos los grupos creados

para el año académico seleccionado.

Para agregar un grupo ubíquese sobre la

pantalla y a continuación seleccione la

opción nuevo del menú y llene los campos

que se muestran en la pantalla siguiente

(Figura 12).

Utilice los mismos pasos para modificar,

salvo que en lugar de seleccionar la opción nuevo, deberá seleccionar la opción editar

ubicado sobre el grupo que desea modificar.

En esta pantalla (Figura 12), los

campos a llenar son los siguientes:

Año: Es el año académico para el cual

será válido el grupo a crear o modificar.

CodPlan: Es el código de plan al cual

se asociará el grupo.

Grupo: Nombre del grupo. Por

ejemplo: 1A, 1-A,1ºA,I-A, etc.

Cod. Consejero: Código o cédula del

profesor consejero o responsable del grupo. Si el dato no se conoce a la hora de crear el

grupo, se debe colocar en su defecto el código “PA”, que significa que la conserjería del

grupo estar por Asignar.

Figura 11

Figura 12

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Alias: Si el grupo es identificado por otro nombre dentro de los registros del colegio, este

espacio es el indicado para tal fin.

Es Pila: Seleccione la opción si para definir el grupo como un grupo pila o seleccione la

opción no para definirlo como un grupo regular.

Un grupo pila es aquel en donde se matriculan, de forma temporal todos los estudiantes

de un mismo nivel hasta que se decida o definan los grupos regulares al cual pertenecerán

cada uno de los estudiantes de ese nivel.

Al terminar de llenar los campos, pulse el botón aplicar y espere el mensaje de

confirmación que indica que los datos fueron guardados exitosamente. Pulse el botón

nuevo y vuelva a llenar los campos para definir un nuevo grupo, ya sea para el mismo plan

de estudio o para otro diferente.

En modo de modificación no es posible cambiar el código del plan del estudio.

Creación de materias

Para poder crear las materias de

cada plan de estudio deben estar

creados los grupos (pilas o no

pilas), ya que el plan de estudio

que no tenga por lo menos un

grupo definido no aparecerá

habilitado en la pantalla de

configuración de materias.

Para crear las materias se debe

seleccionar la opción lista de materias del menú expediente / planes de estudio y en la

pantalla (Figura 13) que se muestra seleccionar el plan de estudio para el cual se desea

crear una materia, luego, en el panel derecho hacer clic con el botón derecho del Mouse y

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seleccionar la opción Nuevo del menú. Con esta acción aparecerá una nueva ventana

llamada Acción sobre Materias por plan de estudio (figura 14).

En esta pantalla tenemos los siguientes campos, los cuales debemos llenar

completamente:

Plan: Código del plan para el cual se va a asignar la materia. Aparece establecido de

forma predeterminada. Materia: Código de la materia a

establecer. Si la materia no existe, se

debe pulsar el botón Adicionar

registro, con el cual se mostrará una

nueva pantalla en donde se

asignarán los datos generales de la

materia y luego este código será

asignado al plan de estudio

seleccionado con los cual se

establecerá la relación entre ambos.

(Más detalle en Generales de materias).

Es Sub-Materia de: Código de la materia principal a la cual pertenece la materia anterior.

El concepto de sub materia o materias especiales la podemos definir o visualizar con el

siguiente ejemplo: Si un plan de estudio tiene una materia llamada química la que a su vez

se divide en teoría y laboratorio y cuya nota bimestral es la sumatoria de estas

derivaciones, entonces teoría y laboratorio son submaterias de química. En este caso

debemos definir la materia química con un código, por ejemplo 1322 y las materias teoría

y laboratorio con los códigos 13221 y 13222 respectivamente, y en ambos casos debemos

poner en el campo Es sub-materia de el código 1322.

Figura 14

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IdArea: Las áreas son utilizadas generalmente en

los planes de estudios de preescolar, las cuales

son: área socio afectiva, psicomotora, cognoscitiva,

etc., Si la materia está asociada o agrupada por un

área específica seleccione el índice o el Id del área

en el campo mostrar lista, si el área no existe,

puede crearlo pulsando el botón adicionar registro ubicado al lado del campo, lo cual

mostrará una pantalla similar a la que se muestra en la figura 15.

Aquí solamente se debe escribir el nombre del área con un número entero como

identificador.

Orden: El orden es la posición en que aparecerán las materias en el boletín, de no colocar

ningún valor en este campo las materias se ordenaran de acuerdo a su número de materia

en orden ascendente.

Nota: Para poder establecer un orden y poder identificar rápidamente las materias de un

plan específico, recomendamos que los códigos de las materias sean establecidas

tomando como base los dígitos significativos del plan de estudio seguido por un secuencial

por materia. Por ejemplo: Si el plan de primer grado lleva por código de plan el 0045

entonces la primera materia que se agregue al plan deberá llevar el código 4501, la

segunda deberá llevar el código 4502 y así sucesivamente. Las submaterias entonces

llevarán ese código seguido de otro secuencial. Por ejemplo, si la materia 4501 es español

y las materias literatura y ortografía son submaterias de español entonces las submaterias

llevaran por código 45011 y 45012 respectivamente en el campo código mat y en el campo

“es submateria de” deberá establecerse el código de la materia de Español, o sea, 4501.

Figura 15

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Creación de hábitos y actitudes:

Para la creación de los

hábitos y actitudes se debe

ubicar el menú expediente /

plan de estudio / Hábitos y

actitudes la cual cargará una

pantalla similar a la mostrada

en la figura 16. Haciendo clic

con el botón derecho en la

parte derecha de esta

pantalla se mostrará un menú

emergente en el cual se

deberá seleccionar la opción

“nuevo” para que se muestre la pantalla “Acción sobre hábitos y actitudes por plan”.

En esta nueva pantalla (figura 17) se pueden ubicar los siguientes campos, los cuales

deben ser llenados en su totalidad:

Codplan: Muestra por defecto el código del plan de estudio para la cual se está creando el

Hábito y actitud.

Idact: Código numérico que identifica el hábito y actitud creado.

Descripción: Es el nombre del hábito y actitud en cuestión.

Orden: Se utilizará este campo para ordenar la lista de hábitos y actitudes. Por defecto, la

lista se ordenará de acuerdo al Idact, pero este campo es de mayor jerarquía sobre ese

campo.

Una vez completados los campos, se debe pulsar el botón aplicar y luego puede

pulsar el botón nuevo para crear un nuevo hábito y actitud, de esta manera se repite

el ciclo para crear todos los hábitos y actitudes de un plan de estudio determinado, el

mismo estará listo para todos los grados que formen parte de ese nivel.

Figura 16

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Figura 17

Ahora, para crear los hábitos y actitudes

para los demás planes se podría optar por

realizar los mismos pasos antes descritos

con cada uno de los planes de estudio,

pero también se podría utilizar la pantalla

de copiar hábitos de un nivel a otro, lo cual

resumiría a un solo paso la creación de los hábitos y actitudes para todos los niveles que

nosotros elijamos (Figura 18).

Para ello ubicamos el botón "copiar HA" de la pantalla “Mantenimiento de hábitos y

actitudes por plan” (figura 16) lo cual mostrará la pantalla de copiar Hábitos y actitudes

para el año académico en curso.

En este paso debemos seleccionar un plan

de estudio de la sección “DE” (solamente

uno), el cual deberá ser aquel al cual se le

hayan definido los hábitos y actitudes para

el año académico solicitado.

Luego, en la sección “A” se seleccionan

todos los planes al cual se le realizará la

copia de los hábitos y actitudes, luego oprime

el botón copiar. Un mensaje de confirmación

aparecerá por cada plan de estudio al cual se le haya realizado la copia de forma exitosa.

De esta manera tendremos los hábitos y actitudes definidos para todos los planes de

estudio que se requieran, partiendo de un plan base. A partir de este paso, las

modificaciones posteriores son individuales, por lo tanto los cambios que se le realicen a

los hábitos y actitudes de un plan no afectarán los demás, aun cuando se trate de una

copia de la estructura de otro plan de estudio.

Figura 18

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Otro punto que se debe tomar en consideración es que una vez realizada la copia de los

hábitos y actitudes de un plan de estudio a otro, los mismos se eliminarán y tomarán los

datos del plan origen al momento de realizar nuevamente el proceso de copia hacia ese

mismo plan.

Certificación de planes de estudio

La certificación consiste en dar por

válida toda la configuración académica

realizada para un plan de estudio (lista

de materias y hábitos y actitudes). Con

este paso, se crean los boletines a los

estudiantes que se encuentran

registrados de forma oficial (estatus 1)

en el sistema tomando como base la

configuración de materias y hábitos y

actitudes del plan de estudio al cual está

registrado el grupo de cada estudiante. Los estudiantes que se encuentren en otro estatus

que no sea el oficial se generara el boletín automáticamente al momento en que su

estatus se haga oficial, siempre y cuando la certificación de los planes de estudio se haya

realizado para el plan de estudio correspondiente.

Para realizar la certificación de materias y hábitos y actitudes por plan de estudio

seleccione la opción Certificar Contenido del menú expedientes y luego planes de estudio

(expedientes\planes de estudio\certificar contenido) (figura 19).

En esta pantalla se selecciona, por medio de la casilla de verificación ubicada a la

izquierda de cada plan de estudio, los planes de estudio al cual se les desea certificar las

materias, una vez realizado este paso, lo siguiente es pulsar el botón certificar. Un

mensaje de confirmación aparecerá por cada plan de estudio certificado correctamente.

Figura 19

Manual de Usuario


Expedientes del estudiante

En el expediente del estudiante van

los datos generales de los

estudiantes, así como también los

datos generales de sus padres y

acudientes.

La opción del expediente del

estudiante la podemos localizar en el

menú expedientes \ estudiantes \

datos generales (figura 20).

Esta pantalla muestra la siguiente información:

Datos del estudiante:

Cedula: Se coloca la cédula del estudiante, o en su efecto, un código de estudiante,

utilizando una nomenclatura propia para el colegio, como por ejemplo, las iniciales del

colegio seguido por una secuencia numérica. No se recomienda utilizar números para

identificar el código de un estudiante. Por ejemplo, en lugar de utilizar 1, 0001 ó 0045

como códigos de estudiantes, podríamos utilizar en su lugar SDC1, SDC-0001 ó SDC0045

(por ejemplo) para el mismo propósito. Una vez escrito el dato, pulse la tecla ENTER para

verificar si la cédula o el código está registrado en el sistema, de existir, se mostrará la

información del estudiante, de lo contrario se borrarán los datos de la pantalla, por lo cual

procure primero verificar este dato antes de escribir o llenar los demás campos del

estudiante. Este es un dato requerido.

Colegio: En este campo se colocará el código del colegio asignado por Bios Software.

Este es un dato requerido.

Nombre: Nombres del Estudiante. Este es un dato requerido.

Apellido: Apellidos del estudiante. Este es un dato requerido.

Nombre Corto: En este campo se coloca el nombre abreviado del estudiante, con el fin de

utilizar este campo para la preparación de informes que por su naturaleza no puedan

mostrar en nombre completo de los estudiantes por limitaciones de espacios. Así, por

Figura 20

Manual de Usuario


ejemplo el estudiante Juan Alberto Pérez González puede tener como nombre corto Juan

A. Pérez P, Juan Pérez, etc.

En el menú expedientes \ estudiantes \ Nombre Corto se encuentra una opción que

actualiza este campo de forma automática. Se toma el primer apellido y la primera letra del

segundo apellido (si lo tiene) y lo combina con el primer nombre más la primera letra del

segundo nombre. Esta opción reemplazará el contenido del campo Nombre corto, por lo

que, si su nomenclatura para el nombre corto, no el es mismo que se describe aquí, no

utilice esta opción.

Sexo: Seleccione el sexo del estudiante. Este es un dato requerido

Nacido: Coloque en este campo la fecha de nacimiento del estudiante. Este es un dato

requerido para algunos reportes. El formato para colocar las fechas debe ser dd/MM/yyyy,

por ejemplo: 01/01/2007 (Primero de enero de 2007).

Teléfono: Coloque en este campo el número telefónico donde se pueda localizar al

estudiante, el formato teléfono es libre, por lo puede escribir números como 999-9999, ó

9999999 ó también 999-999 ext. 99., etc.

Tiene hermano en el colegio: habilite la opción SI para identificar si el alumno tiene

hermanos en el colegio.

Religión: Seleccione la religión que profesa el estudiante.

Observación: Escriba cualquier comentario para el expediente del estudiante.

Fecha de Ingreso: Escriba la fecha en la cual el estudiante ingresó al colegio. De forma

predeterminada, la fecha de ingreso será la fecha en la cual se realice el proceso de

creación del expediente del estudiante.

Activo: Desactive la casilla si el estudiante está retirado del colegio.

Primer Ingreso: Desactive la casilla si el estudiante ha dejado de pertenecer al grupo de

estudiantes de primer ingreso.

Manual de Usuario


Datos del acudiente

En la Figura 21 aparecen los siguientes

campos relacionados al acudiente del

estudiante creado:

Código: Escriba la cédula del acudiente o

un código que lo identifique, este puede

ser el apellido, o una combinación entre

números o siglas. Una vez escrito este

dato pulse la tecla ENTER para verificar si

el acudiente existe o no, de existir los

datos del acudiente serán cargados en la pantalla, de lo contrario se limpiarán los campos

del acudiente, por lo tanto procure verificar este campo antes de escribir o llenar los

campos relacionados con el acudiente.

Nombre: Escriba en este campo los nombres del acudiente.

Apellido: Escriba en este campo los apellidos del acudiente.

Teléfonos: Está dividido en los siguientes subcampos:

Residencia: Número telefónico de la casa (formato libre).

Celular: Número del teléfono celular (formato libre).

Beeper: Número telefónico del servicio de buscador de persona (formato libre).

Trabajo: Número telefónico del trabajo (formato libre).

Fax: Número telefónico del fax, ya sea residencial o de trabajo (formato libre).

Residencia: Dirección o domicilio del acudiente.

Otros datos: Profesión: Profesión del acudiente.

Código postal: Correo del acudiente.

E-mail: dirección del correo electrónico del acudiente.

Ex Alumno: Elija el valor SI, si el acudiente fue alumno del colegio.

Figura 21

Manual de Usuario


Datos de Padre / Madre

En esta sección escribirá los datos

relacionados con los padres del

estudiante que se está agregando o

modificando en el sistema. Los datos

de esta sección son los siguientes:

Datos del padre:

Apellido: Escriba en este campo los

apellidos del padre del estudiante.

Nombre: Escriba en este campo los nombres del papá del estudiante.

Nacionalidad: Seleccione la nacionalidad del padre.

Profesión: Seleccione la ocupación o profesión del padre.

Tel Oficina: Escriba en este campo el número telefónico de la oficina del padre.

Celular: Escriba en este campo el número de celular del padre.

Exalumno: Seleccione la opción SI, si el padre ha sido alumno del colegio.

Datos de la Madre

Apellido: Escriba en este campo los apellidos de la madre del estudiante.

Nombre: Escriba en este campo los nombres de la madre del estudiante.

Nacionalidad: Seleccione la nacionalidad de la madre.

Profesión: Seleccione la ocupación o profesión de la madre.

Tel Oficina: Escriba en este campo el número telefónico de la oficina de la madre.

Celular: Escriba en este campo el número de celular de la madre.

Exalumna: Seleccione la opción SI, si la madre ha sido alumno del colegio.

Figura 22

Manual de Usuario


Generales de la matricula:

Los campos de esta sección no son

editables, y muestra la información

académica del estudiante, para el periodo

en el cual se está llevando a cabo el

proceso de matrícula.

La información solo será visible si el

estudiante ya se encuentra matriculado en

el sistema, por lo cual no aparecerá nada en esta sección cuando el estudiante está

siendo ingresado en el sistema.

Sin embargo, una vez registrado en el sistema, es posible ver todos los grupos en el cual

el estudiante ha estado desde su primer ingreso. Para esto solo cambie el campo Año

escolar por el año a consultar y seguido pulse la tecla ENTER.

Otros datos:

Ingrese en esta sección otros datos

relacionados con el estudiante como por

ejemplo:

No. Bus de entrada: Escriba en este

campo el número del bus o transporte que

deja al estudiante en el colegio.

No. Bus de Salida: Escriba en este

campo el número del bus o transporte que

retira al estudiante del colegio.

Tipo de Bus: Escoja el tipo de bus que

tiene el estudiante. Si solo tiene bus para llegar al colegio, si solo tiene bus para retirarse

del colegio o si tiene bus para llegar y retirarse del colegio.

Doctor: Escriba en este campo el nombre del doctor que atiende al estudiante.

Figura 23

Figura 24

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Tel. Doctor: Escriba el número telefónico donde se puede localizar al doctor del

estudiante.

Para agregar un estudiante nuevo simplemente llene todos los campos y pulse el botón

guardar que aparece en la pantalla, sin embargo para editar un estudiante existente,

escriba el número de cédula del estudiante o el código del estudiante (según como se

halla establecido este campo), y luego pulse la tecla ENTER del teclado para cargar la

información del estudiante. De no conocer la cédula o código del estudiante, entonces

pulse el botón “mostrar lista” que se encuentra a la derecha del campo “Cedula” y

escriba parte del apellido o nombre (según el criterio de búsqueda) y pulse la tecla ENTER

del teclado y ubique en la lista (si la búsqueda arroja información) el dato correspondiente

al estudiante deseado y pulse el botón “seleccionar”.

Expediente del profesor

El Smart Académico también provee

un espacio para albergar la

información de los docentes. Los

datos de los profesores del colegio

se ingresan a través de la opción

expediente \ profesor \ datos

generales. Una vez seleccionada

esta opción aparecerá una ventana

como la que se presenta en la figura

En esta ventana podemos realizar las siguientes operaciones: registrar un nuevo registro,

modificar o eliminar.

Para crear un nuevo registro pulse el botón derecho del Mouse sobre la pantalla y ubique

en el menú la opción “nuevo”.

Con esta opción una nueva ventana aparecerá (figura 26).

Esta nueva ventana contiene los siguientes campos:

Manual de Usuario


IdColegio: Es el código proporcionado

por Bios Software, S.A. para identificar

el colegio.

IdProfesor: Es un código para

identificar al docente dentro del

sistema, puede ser un valor numérico

o alfanuméricos (como el número de

cédula, etc.).

Cédula: De forma predeterminada,

este campo adquiere el mismo valor

introducido en el campo idProfesor, sin embargo puede ser modificado por el usuario.

Nombre: Coloque en este campo los nombres y apellido del profesor.

Teléfono: Coloque en este campo el teléfono residencial o número del celular del docente.

CorreoE: Coloque el correo electrónico del docente

Dirección: Escriba aquí la dirección residencial del docente.

Fecha Nac: Coloque la fecha de nacimiento del docente.

Sexo: Utilice M para masculino y F para femenino.

Estado Civil: Elija entre Soltero, casado, viudo, unido y divorciado.

Cátedras: Existen cuatro (4) campos donde colocar las diferentes cátedras del docente (1

cátedra por campo)

Cargo: Utilice números para definir el cargo o escriba directamente el nombre del cargo

del docente.

Departamento: Utilice números para definir el departamento o escriba directamente el

nombre del departamento del docente.

Titulo: Escriba en este campo el título o diplomado del docente.

Observación: Escriba algún comentario sobre el docente.

Para agregar un registro nuevo llene todos los campos posibles y pulse el botón aplicar

que aparece en la pantalla.

Figura 26

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Para editar el registro de un profesor pulse doble clic o seleccione el profesor y pulse el

botón derecho del Mouse y elija la opción editar (esto se realiza desde la pantalla de

mantenimiento de profesores mostrada en la figura 25).

Cambiar cédula del estudiante

Cuando necesite realizar el cambio de este dato, entonces ubique la opción Expediente /

Estudiante / Cambiar Cédula, la cual es la única opción para realizar esta tarea.

Escriba la cédula o código del estudiante en

el campo “Cédula Anterior” y pulse la tecla

ENTER (Si no conoce este dato ubique al

estudiante por medio de su apellido o nombre

pulsando el botón “Mostrar lista” que se encuentra ubicado al lado del campo “Cédula

Anterior”)

Una vez aparezca el nombre del estudiante en el campo “Estudiante”, entonces escriba la

nueva cédula o código de estudiante en el campo “Nueva Cédula”.

Pulse el botón “Cambiar”.

NOTA: Si su colegio posee el servicio MEREB, el cambio de cédula debe realizarse en los

dos sistemas, puesto que la cédula del estudiante es un dato sensible para las

actualizaciones de las notas desde el MEREB hacia el SMART ACADEMICO.

Manual de Usuario


Proceso de matrícula

Una vez concluidas las fases de creación de planes de estudios, grupos y de haber

ingresado los expedientes de los estudiantes, entonces ya estamos capacitados para

realizar el proceso de matrícula.

Matricular por primera vez a un estudiante

Antes de tratar el tema de la matrícula, veamos el tema de los “Estatus”, el cual es

necesario comprender para poder realizar una matrícula exitosa.

Matrícula provisional:

Utilizamos este tipo de matrícula (representado por el color amarillo) para indicar que el

estudiante ha reservado un cupo dentro del colegio. Este es el tipo de matrícula que se

debe utilizar para matricular por primera vez en el año escolar a un estudiante, de otro

modo el sistema no permitirá la matrícula. Cabe destacar que este tipo de matrícula

solamente reserva el cupo del estudiante en el nivel y grupo seleccionado, por lo que no

aparecerá en los listados de matrícula oficial, ni se le generará boletín. Además, de contar

con el sistema Smart Financiero, tampoco se le generará estado de cuenta al estudiante.

Matricula oficial: Se utiliza este tipo de matrícula (representado por el color verde) para indicar que el

estudiante ha cumplido con todos los requerimientos para formar parte de la lista oficial del

colegio. En este paso, el sistema le creará el boletín al estudiante siempre y cuando el

plan de estudio para el cual se ha matriculado el estudiante haya sido certificado en

cuanto al contenido y que posea notas registradas.

Matrícula condicional o negada: Se utiliza este estatus (representado por el color rojo) para indicar al usuario que la

administración del colegio ha decidido bloquear o no permitir la matrícula del estudiante

para el año de matrícula en curso.

Manual de Usuario


Figura 28

Moroso: Indica que el estudiante no se encuentra paz y salvo con el colegio. (Representado por el

color azul)

Matrícula retirada: Es un indicador que el estudiante, posterior a la matrícula ha decidido retirarse del colegio

para el año escolar en curso. (Representado por el color Rosado)

Prorroga: Indica que el estudiante, pasado el periodo de matrícula, todavía tiene oportunidad para

matricularse en el colegio. (Representado por el color Celeste)

Para realizar la matrícula de un estudiante por primera vez en el sistema ubique la opción

Matriculando Estudiante ubicada en el menú “procesos \ matrícula \ matrícula por

estudiante” o pulsando la secuencia de teclas CTRL+M. Con esta acción se mostrará la

pantalla de matricula (Figura 28).

Los pasos a seguir en esta pantalla

son:

Colocar el año para el cual se va a

realizar la matrícula (de forma

predeterminada se muestra el valor

“año matrícula” ingresado en la

configuración del sistema). Cabe

señalar que para poder realizar una

matrícula para cualquier año, deben

estar definidos los grupos a utilizar

en ese año.

Ubique el estudiante a matricular,

ya sea escribiendo su número de cédula o código de estudiante en el campo “cédula” y

pulsando la tecla ENTER, o bien, pulsando el “botón mostrar lista” ubicada al lado del

Manual de Usuario


campo Cédula y escribiendo parte del apellido o nombre (según criterio de búsqueda) y

pulsando la tecla ENTER, después de que se llene la sección de búsquedas con los

posibles resultados, ubique el estudiante buscado y pulse el botón aceptar.

Inmediatamente se mostrará la información resumida del estudiante (Nombre, Apellido,

Sexo, etc.), las cuales son editables desde esta pantalla.

Ubique el grupo donde se desea matricular al estudiante en la sección “Grupo”,

específicamente, en el botón mostrar lista ubicado junto al campo “Grupo”, marque con un

clic el grupo deseado y pulsando finalmente el botón aceptar. Si conoce el nombre

del grupo puede también escribirlo en el campo “Grupo” y luego pulse la tecla ENTER.

Pulse el botón Guardar y pulse el botón “Aceptar” en las ventanas de confirmación

indicando que el proceso se realizó exitosamente.

Los pasos anteriores realizan la matricula provisional del estudiante, por lo que si se desea

matricular oficialmente a un estudiante (recomendado solo si no cuenta con el sistema

Smart Financiero) siga los mismos pasos para ese mismo estudiante, con la diferencia que

ahora deberá seleccionar el estatus “Matricula Oficial” y luego pulsar el botón aplicar.

Matricula automática

La matrícula automática consiste en promover los estudiantes de un nivel a otro para el

siguiente año académico, es decir, los estudiantes que están actualmente en primer grado

pasarán a segundo grado para el año académico siguiente y así sucesivamente. En este

proceso no se toma en cuenta si el estudiante reprobó el año escolar o no, todos los

estudiantes matriculados en el nivel actual serán promovidos para el nivel siguiente.

Para este proceso primero debe crear un grupo pila por cada plan de estudio y luego

ubicar la opción “Proceso \ matrícula \ Matrícula automática”, en la pantalla que se

muestra pulse el botón matricular y espere el mensaje de confirmación indicando que el

proceso se realizó exitosamente.

Manual de Usuario


Asignación Aleatoria

El proceso de asignación aleatoria

reparte la matrícula de estudiantes

de un plan de estudio y nivel

determinado en grupos oficiales

específicos, los cuales son creados

también por este módulo.

Para poder utilizar este módulo,

deben existir grupos pilas en los planes de estudios a procesar (estrictamente un grupo

pila por plan de estudio y nivel).

Comience seleccionando el año para el cual desea realizar la asignación automática,

luego proceda a seleccionar el tipo de asignación:

Por apellido: Efectúa la distribución en forma equitativa entre los grupos de forma

alfabética por apellido, sin distinción de sexo entre los grupos deseados, de manera que

todos los grupos tendrán similar cantidad de estudiantes cuyos apellidos comprendan

desde la “A” hasta la “Z”.

Por apellido y sexo: Efectúa la distribución en forma equitativa entre los grupos de forma

alfabética por apellido, tomando en cuenta el sexo del estudiante ente los grupos

deseados, de manera que todos los grupos tendrán similar cantidad de niños y niñas

cuyos apellidos comprendan desde la “A” hasta la “Z”

Aleatorio: Efectúa la distribución de forma equitativa entre los grupos de forma aleatoria,

sin tomar en cuenta orden alfabético, ni sexo entre los grupos deseados, de manera que

todos grupos tendrán similar cantidad de estudiantes.

Después de seleccionar el tipo de asignación, elija el nivel y plan de estudio a procesar, en

el campo “¿Grupos?” indique la cantidad de grupos que desea crear (los estudiantes serán

divididos equitativamente entre esta cantidad de grupos), luego escriba el tipo de

nomenclatura base. El valor “Nomenclatura base” es un valor fijo y estático que representa

Figura 29

Manual de Usuario


el nombre del grupo y que permanecerá invariable en el proceso de creación de grupos

oficiales.

Tipo de clasificación

Alfabética: le asigna al campo “nomenclatura base” un valor alfabético que se incrementa

en función del valor asignado en el campo “¿Grupos?”

Numérica: le asigna al campo “nomenclatura base” un valor numérico que se incrementa

en función del valor asignado en el campo “¿Grupos?”

Ejemplo:

Se tiene una lista de estudiantes (4 niños y 2 niñas) matriculados en el plan de estudio

“Plan básico Primer Grado Bilingüe” cuyo nivel es “1” y se desean crear 2 grupos oficiales.

Si se realizara este proceso con un tipo de asignación “Por apellido y sexo” y se escogiera

la opción numérica con una “nomenclatura base” = “1-”, tendríamos como resultado el

grupo “1-1” y el grupo “1-2”, ambos con 2 niños y 1 niña, en este caso ambos grupos

tendrían estudiantes con apellidos cuya primera letra comienza con las letras “A” hasta la

“Z”.

Procesamiento de boletines de estudiantes

1. Desde el módulo de secretaria académica en Mereb, bajo la opción BAJAR

BOLETINES, es posible transferir las notas de todos los docentes hacia el Smart. Una vez

seleccionada esta opción se mostrará una pantalla como la mostrada en la figura 30.

2. Desde aquí (figura 30) se selecciona 1 de las 4 opciones disponibles en “Tipo de Datos”

(Notas, Ausencias y Tardanzas, Hábitos y actitudes, Pre - Escolar) y luego con la opción

de “Plan de estudio” elegimos el plan de estudio para las cuales hemos elegido el tipo de

datos, seguidamente , con la opción Bajar boletines se generará un link (Acceso directo)

llamado Haga clic sobre este archivo: smartizx.zip . La x en rojo indica el código del

colegio en el Mereb.

Manual de Usuario


x

x

3. Al hacer clic sobre este link aparecerá un mensaje en donde nos pregunta si queremos

abrir el archivo o guardarlo en nuestro disco duro.

4. Debemos elegir la opción guardar (ventana de descarga de archivos ) , luego en la

ventana que aparece (Guardar Como) elegimos en la opción “guardar en:” la ruta

c:\SmartWin\importar

5. Por último pulsamos el botón guardar y esperamos a que la descarga del archivo

concluya....

6. Desde el Smart en la opción procesos se realizan los siguientes dos procesos en el

orden descrito a continuación:

Descompresión de archivos Zip: En esta pantalla aparece por defecto la dirección

...\Smartwin \ importar, que es la carpeta destinada para descargar todos los archivos

Manual de Usuario


x

desde y hacia el MEREB, sin embargo,

los archivos pueden ser descargados en

cualquier carpeta.

Ubique el directorio o carpeta donde

descargó el archivo smartizx.zip,

seleccione el archivo y oprima el botón

descomprimir.

Nota: A pesar de que el archivo

smartizx.zip puede ser descargado en cualquier carpeta de muestra computadora, hay que

tener claro que el proceso de descompresión utiliza la misma carpeta para obtener el

archivo resultante (smartiz.mdb).

Este archivo resultante si debe estar en la carpeta

".../Smartwin/importar" para que el proceso de transferencia

se ejecute exitosamente.

Por lo tanto recomendamos que utilice la carpeta

.../Smartwin/importar para descargar todos los archivos del

MEREB 7. Una vez Concluido el proceso de descompresión,

entonces ubique en el menú procesos / registros

académicos / Transferir boletín desde el MEREB lo cual generará la pantalla siguiente:

7.1. Desde aquí ubique el tipo de transferencia deseado (Notas, ausencias, hábitos o

preescolar), ubique el bimestre que desea transferir, el año escolar y oprima el botón

transferir. Automáticamente todos los estudiantes "matriculados oficialmente" en el

sistema tendrán las notas finales según los registros del archivo descomprimido.

7.2. Concluido este paso, entonces ya es posible imprimir los boletines de los estudiantes.

7.3. Nota: Para la ejecución de este proceso es sumamente necesario que el archivo

resultante de la descompresión (smartiz.mdb) esté en la dirección "...Smartwin/importar",

de lo contrario el proceso no se ejecutará.

Manual de Usuario


IMPORTANTE Solo se puede bajar un tipo de datos a la vez desde el Mereb y ser procesado por el

Smart, por lo tanto se tienen que repetir los pasos del 2 hasta el 7 para cada uno de los

tipos de datos (Notas, Ausencias y tardanzas, Hábitos y actitudes y preescolar).

Visualizar Boletín en Smart

Ya una ves transferida las (Notas,

Ausencias, Hábitos y preescolar)

desde el mereb hacia el Smart

se puede consultar los boletines,

para eso nos vamos a la opción

Informes/Boletines

Al hacer dos clip en boletines se nos aparecerá esta ventana en donde podemos escoger

las opciones por estudiante o por grupo.

Nota: También desde

esta ventana podemos

escoger el año escolar

del (boletín, la fecha

del Boletín y el

Periodo)

Para finalizar damos clic en la impresora ubicada en la parte inferior derecha al

dar clic nos enviara un mensaje diciéndonos que se imprimió el reporte exitosamente, para

poder ver el boletín aceptamos.

Manual de Usuario


IMPORTANTE Solo se puede bajar un tipo de datos a la vez desde el Mereb y ser procesado por el

Smart, por lo tanto se tienen que repetir los pasos del 2 hasta el 7 para cada uno de los

tipos de datos (Notas, Ausencias y tardanzas, Hábitos y actitudes y preescolar).

Registro manual de boletines

En la opción expediente / estudiante / Registro de boletín / Registro por Grupo, existe una

opción para poder modificar o crear el boletín de los estudiantes, la pantalla es

sumamente fácil de manipular, por lo que no tendrá mayores dificultades para crear o

modificar los registros.

Para crear o modificar los registros del

boletín debe seguir los siguientes pasos:

Seleccione la opción “Por Grupo” o la

opción “Por estudiante”.

Si seleccionó la opción “Por grupo”,

ahora seleccione el grupo a procesar y a

continuación seleccione el estudiante en

la lista desplegable que se encuentra

localizada al lado de la lista de grupos.

Si por el contrario, seleccionó la

opción “Por estudiante”, entonces

escriba la cédula o código de estudiante y pulse la tecla “ENTER” (si no conoce este dato

pulse el botón “mostrar lista y ubique al estudiante por su apellido o nombre y

posteriormente seleccione al estudiante y pulse el botón aceptar).

Una vez cargados los datos del boletín del estudiante, entonces simplemente modifique

directamente las notas, hábitos y actitudes y ausencias y tardanzas de cada bimestre

(Pulse la tecla ENTER tras cada modificación)

Pulse el botón “Guardar” para aceptar los cambios al boletín del estudiante.

Manual de Usuario


NOTA: Para las materias que tengan derivaciones (Química por ejemplo que tiene

laboratorio y teoría), solamente coloque las notas en las submaterias y el sistema

calculará el promedio de la materia principal.

Configuración de boletines

Es posible configurar o personalizar algunos parámetros de los boletines impresos por

medio de esta opción, la cual se encuentra en el menú “Herramientas”, bajo la opción

“Configurar Boletín”.

Bajo esta opción podemos hacer que cada nivel o

cada sección se vean de manera diferente o bien,

que todos luzcan igual.

En la sección “Configuración”, se elige el nivel que

se va a modificar, se coloca el título del boletín y si

se desea algún mensaje adicional que luciría en el

boletín como un subtítulo.

En la sección “Formato de títulos de bimestres” se

puede seleccionar entre las opciones Arábigos, Romanos, Ordinales o Vacío para

identificar los títulos de los bimestres.

Podemos también configurar el número de decimales que tendrá la nota final o la posición

del redondeo, así como también, mostrar u ocultar el nombre del colegio en el boletín o los

valores ceros.

En la sección “Configuración Preescolar”, se colocan

las letras con que se identifican las calificaciones de

este nivel, como por ejemplo LHE, O, etc.

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Finalmente tenemos las opciones

Aplicar a todo el colegio: Seleccione esta opción cuando la configuración actual se

aplicará a todos los niveles del colegio.

Aplicar a toda la sección: Si se elige un nivel entre maternal y kinder, esta opción

permitirá que se aplique la configuración a todo preescolar (maternal, pre-kinder y kinder).

Si se elige un nivel ente 1º y 6º, esta opción permitirá que se aplique la configuración a

toda primaria (1º, 2º, 3º, 4º, 5º y 6º grado). Si se elige un nivel ente 7º y 12º, esta opción

permitirá que se aplique la configuración a toda la secundaria (7º, 8º, 9º, 10º, 11º y 12º

grado).

Aplicar solo a este nivel: Esta opción solamente aplica la configuración al nivel

seleccionado.

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