manual de usuario: ayudante administrativo para el docente versión 1.0

E c a t e p e c d e M o r e l o s , M é x i c o

2013

Ayudante Administrativo Para el Docente

Versión 1.0 Autor: José Antonio Gaona Mercado

Soporte Técnico: [email protected]

Manual de Usuario

Manual de Usuario:

Ayudante Administrativo para el Docente Versión 1.0

Autor: José Antonio Gaona Mercado Soporte Técnico: [email protected]

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INTRODUCCIÓN

Este manual guiará al usuario sobre el correcto uso y funcionamiento de la Herramienta Electrónica, Ayudante Administrativo para el Docente Versión 1.0.

REQUISITOS

Microsoft Windows XP, Microsoft Windows Vista o Microsoft Windows 7.

Resolución de pantalla de 1280 por 1024 pixeles.

Microsoft Office 2010.

50 MB de espacio libre en el disco duro.

INSTALACIÓN

1. Abre el “Menú Inicio”.2. Selecciona “Equipo”, y da clic.

3. Ubica la unidad extraíble en donde está el programa, da doble clic en ella, para versu contenido.

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Clic

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Clic

Clic

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4. Selecciona la carpeta AyuAd_V10, y da doble clic para ver lo que contiene.

5. Dentro de la carpeta, encontraras 2 archivos (autorun.exe y autorun.inf) y la carpetaAutoPlay. Selecciona el archivo autorun.exe y da doble clic para ejecutarlo.

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Clic

Clic

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6. Se desplegara una pantalla como la siguiente, da clic sobre el botón que dice Iniciar.

7. En la siguiente pantalla, selecciona Instalar.

Este paso solo se hara la primera vez que se trabaje con el sistema

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Clic

Clic

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8. Espere a que se copien todos los archivos necesarios en el disco duro de suordenador para el correcto funcionamiento de la Herramienta Electrónica:Ayudante Administrativo para el Docente Versión 1.0, presiona cualquier teclacuando finalice el proceso.

9. Cuando terminen de instalarse los archivos, te mostrara una ventana notificándoteque el proceso concluyo, solo da clic en el botón Aceptar.

10. Listo, ahora puedes iniciar a trabajar con el programa.

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Presiona un Tecla

Clic

Con la finalidad de trabajar en cualquier lugar con Herramienta Electrónica: Ayudante Administrativo para el Docente Versión 1.0 es necesario aclarar que esta solo funciona ejecutando

el archivo autorun.exe desde un dispositivo USB, si copian la carpeta en el disco duro de una computadora, marcara error al actualizar la información.

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PARA INICIAR A TRABAJAR CON EL PROGRAMA

1. Da clic sobre el botón Comenzar.

2. Da clic sobre el turno correspondiente.

Clic

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3. Aparece la pantalla con el Menú Principal, en el cual encontraremos las siguientes

opciones. a. Inscripción: En esta opción encontraras todas las herramientas relativas al

libro de inscripción y estadística de los alumnos. b. Biblioteca: Encontraras las herramientas necesarias para crear la biblioteca

de aula. c. Lectura: Encontraras las herramientas para evaluar la comprensión lectora. d. Evaluación: Encontraras las herramientas necesarias para realizar los

concentrados bimestrales y final de calificaciones del alumno. e. Salir: Cierra el programa.

A. INSCRIPCION

1. Da clic sobre el botón Inscripción.

Clic

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2. Se desplegara el Menú Inscripción. En esta apartado de programa, ingresaras los

datos del alumno, sus padres o tutores, domicilio y demás información referente al libro de inscripción; además de que podrás imprimir las hojas de datos de cada uno de ellos.

3. Iniciaremos introduciendo el nombre del alumno y su clave CURP, para lo cual damos clic en el botón alumnos.

Clic 3

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4. Esperamos un momento a que se abra el archivo en el programa de Microsoft Office

Excel.

5. Una vez abierto, es importante que le demos clic en el botón que dice Habilitar Contenido.

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Clic

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6. Vamos a comenzar a crear la base de datos de nuestros alumnos, colocando el

Apellido Paterno, el Apellido Materno, el/los nombre(s) del alumno y la Clave CURP según corresponda.

Nota: La hoja de cálculo está programada para convertir el texto a mayúsculas.

Tip: Si utilizas la Tecla Tab para desplazarte por las celdas y al llegar a la última celda y presionar la tecla Enter, regresaras a la primera columna en que iniciaste a escribir, pero de la fila siguiente.

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7. Cuando haya terminado de capturar los datos, guarde los cambios y cierre el

programa.

Nota: De ser necesario puede regresar a este archivo en el futuro para registrar más alumnos.

8. Al cerrar el programa, regresara al Menú Inscripción, una vez ahí, dar clic en el botón Actualizar localizado a un lado del botón alumnos, para actualizar la información en el disco duro de la computadora.

Nota: Si se omite este paso, el programa no funcionara correctamente.

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Clic

7 Clic

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9. Para terminar el proceso, tan solo presiona cualquier tecla

10. Con el Nombre Completo y la clave CURP del alumno guardados en el programa, procedemos a cargar los datos complementarios del libro de inscripción, para lo cual damos clic sobre el botón Inscripción.

Clic 9

Presiona un Tecla

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Excel.


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Clic

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13. Después de dar clic sobre Habilitar Contenido, el programa mandara un mensaje

preguntando si quiere actualizar los vínculos. Damos clic sobre el botón Actualizar. Con esta acción, estaremos cargando los datos del alumno introducidos en el paso anterior.

14. Después de actualizar los datos, comenzaremos a introducir los datos generales de la escuela, el ciclo escolar y el nombre del profesor, en el siguiente orden.

a. Ciclo Escolar; al colocarlo, automáticamente se establece la fecha con la que se considera la edad de los alumnos para ese ciclo escolar.

b. CCT; al seleccionar la Clave del Centro de Trabajo, automáticamente se cargan el Nombre de la Escuela, el Turno y el Nombre del Director.

c. Grado d. Grupo. e. Escribir el nombre del Profesor

13 Clic

a

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d

c

b

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15. Cuando terminen de Cargar los Datos, dar clic en Continuar.

16. Se abrirá el archivo para crear la base de datos del Libro de Inscripción con la información de la Escuela, Nombre, Sexo, Fecha de Nacimiento, CURP, Entidad de Nacimiento y Edad del Alumno, ya cargados. A continuación escribiremos los datos faltantes en Mayúsculas:

a. Fecha de Inscripción, consideren a todos los alumnos que se inscriban antes del 1 de octubre del año en curso con la fecha de inicio del ciclo escolar vigente (La situación del alumno se llena automáticamente).

b. Repetidor; coloca “X” en SI o NO c. Peso, Talla, Tipo de Sangre. d. Problemas Médicos; colocar SI o NO, en caso de colocar SI, se debe

especificar el problema médico del alumno. e. Escuela de procedencia; Nombre de la escuela y CCT. f. Datos del Padre o Tutor; escribir Apellido Paterno, Apellido Materno,

Nombre(s), Parentesco, Edad, Estudios, CURP y Ocupación. g. Domicilio del Alumno; colocar la Calle, Colonia, Localidad, Municipio y

Código Postal. h. Teléfonos de Contacto; Casa, Celular 1 y Celular 2. i. Documentación entregada; colocar una “X” en cada documento entregado

por el alumno.

15 Clic

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17. Al finalizar de cargar los datos, darle clic en el botón Ordenar. Este comando

ordenara alfabéticamente los datos, considerando los siguientes campos: a. Situación del Alumno (NI o A) b. Apellido Paterno c. Apellido Materno d. Nombre(s)

En este archivo existen otras Herramientas que facilitaran el trabajo administrativo del Maestro. Para ello es necesario seleccionar cada una de las pestañas.

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Clic

Pestañas

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Estadística: Una hoja que concentra los datos mas importantes del alumnos (Nombre, Sexo, Edad, CURP, Fecha de Nacimiento, Peso, Talla, Tipo de Sangre)

Estadística Inicial: Muestra la cantidad de alumnos por sexo y edad. Es necesario escribir cuantos alumnos repetidores se tienen en el grupo, por sexo y edad.

Clic

Clic

Alumnos repetidores

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Estadística Final: Muestra la cantidad de alumnos por sexo y edad a lo largo del ciclo escolar. Es necesario escribir cuantos alumnos se dan de Baja o de Alta en el grupo, por sexo y edad. Al final del ciclo, se deben anotar la cantidad de alumnos No Promovidos por sexo y edad.

Excursión: Auxiliar en caso de Visitas Guiadas.

Clic

Altas y Bajas

No promovidos

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18. Guarda los cambios y cierra el archivo. 19. Al cerrar el archivo regresara al Menú Inscripción, una vez ahí, dar clic en el botón

Actualizar localizado a un lado del botón Inscripción, para actualizar la información en el disco duro de la computadora.



18 Clic

Presiona un Tecla

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21. En esta parte también puedes crear la hoja de datos de los alumnos, para lo cual

debes dar clic en el botón Hoja de Datos.

22. Esperamos un momento a que se abra el archivo en el programa de Microsoft Office Word.

Clic

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23. Aparecerá una ventana preguntándote si quieres obtener información de una

fuente externa, dale clic en Si.

24. Al abrir el archivo, observaras que todos los datos que cargaste de tus alumnos aparecen en el Formato Solicitud de Inscripción.

25. Para revisar los datos de cada alumno e imprimirlos, deberás activar la pestaña Correspondencia.

Clic

Clic

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26. En la pestaña Correspondencia encontraras varios comandos, pero los que necesitaremos en esta ocasión serán:

a. Vista Previa b. Registro Anterior, Registro Siguiente, Numero de Registro. c. Finalizar y Combinar

27. Con el comando Finalizar y Combinar procederemos a imprimir las Hojas de Datos de los alumnos. Al dar clic sobre el icono, nos desplegara un menú con las siguientes opciones.

a. Editar documentos individuales; esta opción creara un archivo con todos los datos de los alumnos ya incluidos en el formato.

b. Imprimir documentos; nos permite imprimir todos los registros. c. Enviar mensajes de correo electrónico; con esta opción podemos enviar la

información personalizada por correo electrónico. Como lo que queremos es imprimir, vamos a dar clic sobre el comando Imprimir documentos.

ac

b

c

Clic

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28. Nos abrirá una ventana con las siguientes opciones: a. Todo; imprimirá todos los documentos que tengamos en la base de datos. b. Registro actual; imprimirá solo el registro que estamos viendo en ese

momento. c. Desde… Hasta… Esta opción nos permite imprimir solo determinado

número de registros.

Nota: Un registro es una fila de datos del archivo de Excel que llenamos antes.

Según lo que queramos imprimir será la opción que seleccionemos. Damos clic en Aceptar.

29. Desplegara el menú de impresión, en el cual debemos seleccionar la impresora, las páginas a imprimir y el número de copias. Una vez hecho esto, damos clic en el botón Aceptar

Clic

Clic

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30. Cuando terminemos de imprimir cerramos guardamos los cambios y cerramos el archivo.

31. Nos remitirá nuevamente al la pantalla con el Menú Inscripción, damos clic sobre el botón Regresar, para que nos muestre el Menú Principal.

B. BIBLIOTECA

1. Da clic sobre el botón Biblioteca.

2. Se desplegara el Menú Biblioteca. En esta apartado de programa, ingresaras los datos de los libros de la biblioteca del aula, podrás crear las Fichas Bibliográficas, las Tarjetas de Préstamo y La credencial de la Biblioteca del Alumno, además de poder llevar a cabo los reportes trimestrales del Programa Estatal de Lectura, de manera ágil y sencilla.

Clic

Clic

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3. Iniciaremos creando la base de datos de nuestra biblioteca, para lo cual daremos

clic en el botón Biblioteca.

4. Esperamos un momento a que se abra el archivo en el programa de Microsoft Office Excel.

Clic

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5. Una vez abierto, es importante que le demos clic en el botón que dice Habilitar

Contenido.

6. Vamos a comenzar a crear la base de datos de nuestra Biblioteca de Aula, colocando:

a. Titulo del Libro b. Autor c. Editorial d. Año de Publicación e. Paginas f. Lugar de Edición

Clic

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Cuando lleguemos a la columna que dice tipo, no colocamos nada, nos desplazamos a la que dice Numero de Color, en esta vamos a colocar un numeró del 1 al 12, atendiendo a la clasificación de que muestra la pestaña Clasificación.

Al colocar el número, el tipo, la categoría y el color se llenan automáticamente.

Ya solo resta colocar la cantidad de libros que se tienen de ese titulo.

Clic

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7. Cuando se terminen de cargar todos los datos de los libros de la biblioteca de aula, dar clic en el botón Clasificar, para ordenar todos los libros por Tipo de Texto, Numero de Color y Alfabéticamente considerando el Titulo del Libro

8. Para finalizar, guardamos los cambios y cerramos el archivo.

Clic

Clic

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9. Al cerrar el programa, regresara al Menú Biblioteca, una vez ahí, dar clic en el botón

Actualizar localizado a un lado del botón Biblioteca, para actualizar la información en el disco duro de la computadora



Clic

Presiona un Tecla

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11. En el Menú Biblioteca podemos revisar e imprimir las Fichas Bibliográficas (Dando

clic en el botón Fichas), las Tarjetas de Préstamo (Dando clic en el botón Tarjeta) y la Credencial del Alumno que lo acredita como usuario de la Biblioteca de Aula (Dando clic en el botón Credencial) siguiendo los pasos descritos anteriormente (Revisar la Sección Inscripción, paso del 21 al 29, impresión de la Hoja de Datos).

12. Revisaremos ahora el apartado Jornadas. Para lo cual daremos clic sobre el botón Jornadas.

13. Seleccionamos la Jornada que corresponda, dando clic sobre los botones a. Verano b. Otoño c. Invierno y d. Primavera

Clic

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Excel.


Clic

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preguntando si quiere actualizar los vínculos. Damos clic sobre el botón Actualizar.

17. Inmediatamente después de dar clic, aparecerán los datos de nuestros alumnos.

Clic

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18. En este archivo, solo debemos de colocar los números de los libros de nuestra

biblioteca de aula y automáticamente se aparecerá el nombre del libro en la columna siguiente.

19. Una vez terminado de cargar los datos de los libros leídos por cada alumno, damos clic sobre la pestaña Grupo, y descubriremos que ya aparecen los nombres de nuestros alumnos, los libros que leyeron y la cantidad de libros leídos. Solo restara colocar la fecha, y según sea el caso actualizar la Leyenda del Año Vigente y la Zona Escolar.

20. Guardamos los cambios y cerramos el archivo.

Clic

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C. LECTURA

1. Este apartado, nos auxiliara al momento de realizar la evaluación de los componentes de la Competencia Lectora (Velocidad, Fluidez y Comprensión). Para iniciar, da clic sobre el botón Lectura.

2. Se mostrara el Menú Lectura, con las siguientes opciones. a. Agosto; Evaluación Diagnostica de la Competencia Lectora. b. Noviembre; Primera Evaluación de la Competencia Lectora. c. Marzo; Segunda Evaluación de la Competencia Lectora. d. Junio; Evaluación Final de la Competencia Lectora.

Seleccionamos el momento que vayamos evaluar, dando clic sobre el botón correspondiente.

Clic

Clic

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Excel.


Clic

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preguntando si quiere actualizar los vínculos. Damos clic sobre el botón Actualizar. Con esta acción, estaremos cargando los datos introducidos en los pasos anteriores.

6. Procedemos a seleccionar: a. Clave de Centro de Trabajo b. Grupo c. Ciclo escolar d. Grado; al seleccionar el grado, automáticamente nos llevara a la hoja donde

observaremos que ya están todos los datos generales de la escuela, el grado, grupo y los nombres de nuestros alumnos. Por lo que solo procederemos a llenar los datos faltantes.

Clic

a

d

b

c

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Es necesario tomar en cuenta la sección que dice “INFORMACIÓN IMPORTANTE” para proceder al vaciado de la información.

7. Si seguimos las indicaciones mencionadas anteriormente, las columnas Nivel (de color anaranjado) en cada uno de los componentes de la competencia lectora, se llenaran de manera automática.

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Por lo que es muy importante mencionar que, para el correcto funcionamiento del programa, no se debe escribir nada en esas columnas

8. Cuando terminemos de cargar los datos, e imprimir el reporte de evaluación, damos clic sobre la pestaña Concentrado Final.

Clic

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9. Si damos clic sobre la pestaña Diagnostico obtendremos un resumen estadístico de

nuestro grupo, en el cual nos mencionara cuantos alumnos tenemos en cada uno de los niveles de cada uno de los componentes de la competencia lectora

10. Si damos clic sobre la pestaña Diagnostico por Alumno, nos mostrara una hoja que concentra los resultados de cada componente de la Competencia Lectora y un Nivel general del Alumno.


Clic

Clic

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12. Nos regresara al Menú Lectura, en donde daremos clic sobre el botón Actualizar

para guardar la información en el disco duro.



Clic

Presiona un Tecla

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D. EVALUACIÓN

1. Da clic sobre el botón Evaluación.

2. Se desplegara el Menú Evaluación. En esta apartado del programa, ingresaras las calificaciones de los alumnos de manera bimestral, y podrás imprimir las pre cartillas de los alumnos, de una manera ágil y sencilla.

3. Para comenzar debes de seleccionar el grado dando clic donde corresponda.

Clic

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Excel.


Clic

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preguntando si quiere actualizar los vínculos. Damos clic sobre el botón Actualizar. Con esta acción, estaremos cargando los datos introducidos en los pasos anteriores.

7. Aparece una pantalla en la que podemos seleccionar: a. Primer Bimestre b. Segundo Bimestre c. Tercer Bimestre d. Cuarto Bimestre e. Quinto Bimestre f. Promedios Finales (Este se genera de manera automática)

Damos clic sobre el momento que queramos capturar, y me manera automática, nos dirigirá a la hoja de captura.

Clic

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8. Una vez en la hoja de captura, solo debemos colocar las calificaciones

correspondientes, las inasistencias y la cantidad de libros leídos.

El promedio, las evaluaciones de la Competencia Lectora y los niveles de desempeño del alumno cada materia, se cargan de manera automática.

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9. Una vez finalizada la captura de datos, podemos imprimir nuestra hoja de

calificaciones.

10. Para volver a la hoja principal, damos clic sobre el botón Regresa.

Clic

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11. Al dar clic sobre el botón Finales nos muestra la hoja donde se concentran los

promedios generales por materia de cada alumno.

Nos muestra también, el total de inasistencias del alumno, la cantidad de libros leídos y el promedio general del alumno con número y letra.


Clic

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13. Nos regresara al Menú Evaluación, en donde daremos clic sobre el botón Actualizar

para guardar la información en el disco duro.



Presiona un Tecla

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15. Al regresar a esta pantalla, podrás:

a. Imprimir las Precartillas de tus alumnos blanco. b. Vaciar las calificaciones en las mismas bimestre a bimestre.

En tercer grado tendremos las mismas opciones.

Impresión de Precartillas en blanco

Impresión de calificaciones



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De igual forma en cuarto, quinto y sexto grado.

(Para realizar la impresión de las calificaciones bimestrales y finales en la precartilla, es necesario revisar la Sección Inscripción, paso del 21 al 29, impresión de la Hoja de Datos)

16. Para volver al Menú Evaluación, solo da clic en el botón Regresar.



Clic

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17. Al dar clic al botón Regresar, nos ubica en el Menú Principal.

E. SALIR

1. Para cerrar correctamente el sistema, damos clic sobre el botón Salir.

Clic

Clic

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2. Damos clic sobre cualquier parte de la pantalla o sobre la “X” situada en la partesuperior derecha de la misma, para cerrar.

Preguntas, comentario o sugerencias al correo:

[email protected]

Clic

Clic

mailto:[email protected]

manual de usuario: ayudante administrativo para el docente versión 1.0

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