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Manual de usuario
Aplicación Transición Voluntaria 3
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Manual de Usuario
Aplicación para Transición Voluntaria 3
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TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 1
2. ACCESO A LA APLICACIÓN ................................................................................................. 2
A. Solicitud de Acceso para evaluadores de casos en agencias ..................................... 2
B. Página de Inicio y Acceso al Sistema ....................................................................... 3
Registrarse............................................................................................................................... 3
¿Olvidó su contraseña? ........................................................................................................... 5
FLUJO DE TRABAJO DE LA APLICACIÓN ........................................................................................ 6
1. PÁGINA PRINCIPAL (PARA EMPLEADOS) ........................................................................... 6
1.0. Formulario de registro del empleado ........................................................................ 7
Campos de fechas: .................................................................................................................. 9
Tiempo en servicio (años) ....................................................................................................... 9
1.1. Cancelar solicitud.................................................................................................... 11
1.2. Salir de la aplicación (log out): ............................................................................... 12
TABLA DE FIGURAS
Figura 1: Formulario para autorizar el acceso a roles de edición, análisis y aprobación de
solicitudes ....................................................................................................................................... 2
Figura 2: Pantalla de inicio y pasos para registrarse en el sistema ................................................. 3
Figura 3: Formulario para registrarse, previo a llenar el formulario de petición. ........................... 4
Figura 4: Pantalla de entrada, luego de haberse registrado ............................................................. 4
Figura 5: Procedimiento para cambiar contraseña .......................................................................... 5
Figura 6: Flujo de trabajo para el análisis y aprobación de la solicitud .......................................... 6
Figura 7: Pantalla Principal para el empleado solicitante ............................................................... 6
Figura 8: Sección de información básica del empleado .................................................................. 7
Figura 9: Información del empleo. .............................................................................................. 8
Figura 10: Registro de fechas usando el widget disponible ............................................................ 9
Figura 11: Fórmula YEARFRAC() en Excel para calcular años de servicio ................................. 9
Figura 12: Botón Someter Solicitud ............................................................................................... 9
Figura 13: Confirmación de envío de solicitud. ............................................................................ 10
Figura 14: Ejemplos de errores al llenar el formulario de información del empleado. ................ 10
Figura 15: Notificación email, solicitud recibida ......................................................................... 10
Figura 16: Registro finalizado ...................................................................................................... 11
Figura 17: Cancelar la solicitud .................................................................................................... 11
Figura 18: Aviso confirmatorio de cancelación ............................................................................ 11
Figura 19: Estatus cancelado ........................................................................................................ 12
Figura 20: Salir de la aplicación ................................................................................................... 12
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Aplicación: Transición Voluntaria 3
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1. INTRODUCCIÓN
La creación de esta aplicación responde a las disposiciones de las órdenes administrativas de la
Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico, en adelante “AAFAF”
incluidas en la Tercera Fase del Programa de Transición Voluntaria.
Esta es la Orden Administrativa de la Tercera Fase del Programa de Transición Voluntaria:
http://www.aafaf.pr.gov/assets/aafaf-oa-2018-13.pdf
Esta orden administrativa responde a la disposición del artículo 7.3 de la Ley 106-2017, en la cual
se faculta a la AAFAF a diseñar, implementar y facilitar programas de separación voluntaria
incentivada para empleados públicos de la Rama Ejecutiva y programas voluntarios de
oportunidades fuera del servicio público para empleados que así lo soliciten y cumplan con los
requisitos establecidos mediante reglamentación interna.
Esta aplicación tiene como propósito:
Establecer un registro de empleados públicos previamente evaluados y autorizados por
su agencia a solicitar a la Tercera Fase del Programa de Transición Voluntaria; y
Establecer un flujo de trabajo para la aprobación o denegación de dichas solicitudes.
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2. ACCESO A LA APLICACIÓN
A. SOLICITUD DE ACCESO PARA EVALUADORES DE CASOS EN AGENCIAS
Los accesos a estos roles de la aplicación deberán estar autorizados por el jefe o directivo de cada
agencia. Posteriormente, la Unidad de Soporte Técnico (Help Desk) del Área de Tecnologías
de Información de la Oficina de Gerencia y Presupuesto generará los nombres de usuarios y
contraseñas necesarias para acceder a estos roles de la aplicación.
Figura 1: Formulario para autorizar el acceso a roles de edición, análisis y aprobación de solicitudes
NOTA: El propósito de este formulario
es para registrar evaluadores de casos
dentro de su agencia. No es para
registrar solicitudes individuales de
separación voluntaria de empleados.
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B. PÁGINA DE INICIO Y ACCESO AL SISTEMA
La aplicación es accedida dentro de la página web http://transicionvoluntaria.pr.gov/. En la misma
encontrará el logo/enlace para acceder a la aplicación: Transición Voluntaria Tercera Fase
Registrarse
Si usted es un nuevo usuario, deberá crear una cuenta dentro del sistema. Para esto, deberá
pulsar el botón Registrarse y abrir el formulario de creación de cuenta. El "usuario" siempre debe
ser su correo electrónico de gobierno ([email protected]) para que pueda recibir
confirmación de su ingreso al PTV vía e-mail, al igual que las notificaciones del proceso.
Figura 2: Pantalla de inicio y pasos para registrarse en el sistema
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Aparecerá un formulario para que complete los siguientes campos requeridos: nombre, apellidos,
correo electrónico, y contraseña.
Figura 3: Formulario para registrarse, previo a llenar el formulario de petición.
La aplicación le hará volver a la página de entrada.
Figura 4: Pantalla de entrada, luego de haberse registrado
Cualquier empleado del servicio público puede registrarse y llenar el formulario.
Además, la aplicación tiene varios roles para edición (si es necesaria), análisis y aprobación de
las solicitudes, tales como: los roles de Recursos Humanos de la agencia en que trabaja el
empleado y la Autoridad Nominadora (AN). Estos roles mencionados, tendrán otras
funcionalidades, las cuales describiremos más adelante.
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¿Olvidó su contraseña?
Si olvidó su contraseña, este es el procedimiento:
Figura 5: Procedimiento para cambiar contraseña
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Flujo de Trabajo de la Aplicación
El flujo de trabajo de la aplicación se divide en los siguientes pasos:
Figura 6: Flujo de trabajo para el análisis y aprobación de la solicitud
1. PÁGINA PRINCIPAL (PARA EMPLEADOS)
La figura a continuación presentará dos pestañas (tabs): Mi solicitud(es) y Solicitud del
empleado.
Figura 7: Pantalla Principal para el empleado solicitante
En este caso, el empleado no ha solicitado, y se presentará vacío el contenido en la pestaña Mi
solicitud(es).
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1.0. FORMULARIO DE REGISTRO DEL EMPLEADO El formulario es bastante simple y consta de dos partes principales: 1) Información básica y
2) Información del empleo.
Para proceder con el registro, haga clic en el botón Solicitar (vea figura 7). Podrá ver entonces el
formulario en el cual escribirá su información para registrarse en el sistema. La figura a
continuación muestra parte correspondiente a la información básica del empleado en este
formulario.
Figura 8: Sección de información básica del empleado
En el formulario deberá completar la información requerida: Nombre y apellidos, Dirección
residencial y Dirección postal.
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Los campos requeridos son aquellos que aparecen con un (*) asterisco rojo.
Figura 9: Información del empleo.
Los campos requeridos aparecerán en los encasillados con un asterisco (*) rojo.
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Campos de fechas:
En los campos de fechas, usted puede escoger el año y mes
por separado en el formulario que se activará.
En caso de que ud haya comenzado a trabajar en la
agencia antes de 2008, deberá hacer clic en 2008 para que
le aparezcan los años anteriores.
Recuerde hacer clic encima del día de inicio para que la
fecha aparezca registrada.
Figura 10: Registro de fechas usando el widget disponible
Tiempo en servicio (años)
Sugerencia: Si tiene MS Excel, usted puede calcular el tiempo en años de manera más precisa
usando la función YEARFRAC(). Esta función devuelve el número de años y su fracción entre
dos fechas inicio y final.
La sintaxis es la siguiente: =YEARFRAC(start_date, end_date)
Figura 11: Fórmula YEARFRAC() en Excel para calcular años de servicio
Utilice la función TODAY() para obtener la fecha de hoy.
Una vez haya completado el formulario, podrá pulsar el botón Someter Solicitud, localizado en
la esquina inferior derecha de la pantalla, para que se lleve a cabo el registro de su información en
la base de datos de esta aplicación.
Figura 12: Botón Someter Solicitud
Le presentará la siguiente forma de confirmación, en la cual lee que usted certifica que la
información es correcta.
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Presione el botón OK para continuar.
Figura 13: Confirmación de envío de solicitud.
Si no completó el formulario correctamente, le aparecerá una lista con los errores. Este es un
ejemplo:
Figura 14: Ejemplos de errores al llenar el formulario de información del empleado.
Corrija los errores y vuelva a pulsar el botón Someter Solicitud.
La aplicación le enviará un correo electrónico notificando el inicio de su solicitud:
Figura 15: Notificación email, solicitud recibida
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Le aparecerá el estatus de la solicitud en el formulario.
Figura 16: Registro finalizado
1.1. CANCELAR SOLICITUD Usted puede, en cualquier momento, cancelar su solicitud al programa PTV, primero: hacer clic
en el botón de Edición (lápiz)
Una vez haya entrado a los detalles del formulario, haga clic en el botón Cancelar Solicitud, que
aparece en la esquina superior derecha de la pantalla.
Figura 17: Cancelar la solicitud
Si procede a cancelar la solicitud, la aplicación le devolverá un aviso:
Figura 18: Aviso confirmatorio de cancelación
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En la pantalla Estatus de la Solicitud(es), columna Estatus de la Solicitud, aparecerá como
Cancelado
Figura 19: Estatus cancelado
Es todo por el momento.
Lo próximo será la evaluación, análisis y aprobación o denegación de su solicitud por parte de su
agencia y las otras encargadas de analizar y aprobar/denegar las solicitudes. Usted puede entrar a
este sistema en todo momento para:
Ver el estatus de su solicitud.
Cancelar su solicitud al programa.
La aplicación le enviará avisos vía e-mail, informándole que entre en la aplicación y vea las
notificaciones realizadas sobre el proceso de evaluación de su solicitud.
1.2. SALIR DE LA APLICACIÓN (LOG OUT): Para salir de esta aplicación (logout) haga clic en el botón Salir. Este botón está localizado al lado
derecho superior de la interfaz, bajo el nombre de su cuenta email que aparecerá.
Figura 20: Salir de la aplicación
Notará que además que usted puede cambiar su contraseña en cualquier momento, usando el
botón Cambio de Contraseña.