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Responsable:SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO

Director:

C.P. OSCAR IVAN LEON CALVO

S U M A R I OS U M A R I OS U M A R I OS U M A R I OS U M A R I O

Poder Judicial del EstadoConsejo de la Judicatura

Manual de Procedimientos de la Coordinación de Archivos

Periódico OficialDELDELDELDELDEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DEESTADO LIBRE Y SOBERANO DEESTADO LIBRE Y SOBERANO DEESTADO LIBRE Y SOBERANO DEESTADO LIBRE Y SOBERANO DE

San Luis Potosí

AÑO XCVI SAN LU I S POTOS I , S . L . P . AÑO XCV I SAN LU I S POTOS I , S . L . P . AÑO XCV I SAN LU I S POTOS I , S . L . P . AÑO XCV I SAN LU I S POTOS I , S . L . P . AÑO XCV I SAN LU I S POTOS I , S . L . P . SABADO 14 DE SEPTIEMBRE SABADO 14 DE SEPTIEMBRE SABADO 14 DE SEPTIEMBRE SABADO 14 DE SEPTIEMBRE SABADO 14 DE SEPTIEMBRE DE 2013DE 2013DE 2013DE 2013DE 2013E D I C I Ó N E X T R A O R D I N A R I AE D I C I Ó N E X T R A O R D I N A R I AE D I C I Ó N E X T R A O R D I N A R I AE D I C I Ó N E X T R A O R D I N A R I AE D I C I Ó N E X T R A O R D I N A R I A

Las leyes y disposiciones de la autoridad son obligatorias por el sólo hecho de ser publicadas en este Periódico.“2013, Año del 150 Aniversario de San Luis Potosí, como Capital de los Estados Unidos Mexicanos”“2013, Año del 150 Aniversario de San Luis Potosí, como Capital de los Estados Unidos Mexicanos”“2013, Año del 150 Aniversario de San Luis Potosí, como Capital de los Estados Unidos Mexicanos”“2013, Año del 150 Aniversario de San Luis Potosí, como Capital de los Estados Unidos Mexicanos”“2013, Año del 150 Aniversario de San Luis Potosí, como Capital de los Estados Unidos Mexicanos”

SABADO 14 DE SEPTIEMBRE DE 20132Periódico Oficial del Estado

Libre y Soberano de San Luis Potosí

Poder Judicialdel Estado

CONSEJO DE LA JUDICATURA.Periódico Oficial

Dr. Fernando Toranzo FernándezDr. Fernando Toranzo FernándezDr. Fernando Toranzo FernándezDr. Fernando Toranzo FernándezDr. Fernando Toranzo FernándezGobernador Constitucional del Estado

de San Luis Potosí

Lic. Cándido Ochoa RojasLic. Cándido Ochoa RojasLic. Cándido Ochoa RojasLic. Cándido Ochoa RojasLic. Cándido Ochoa RojasSecretario General de Gobierno

C.P. Oscar Iván León CalvoC.P. Oscar Iván León CalvoC.P. Oscar Iván León CalvoC.P. Oscar Iván León CalvoC.P. Oscar Iván León CalvoDirector del Periódico Oficial

Para cualquier publicación oficial es necesario presentar oficio de solicitudpara su autorización dirigido a la Secretaría General de Gobierno, originaldel documento, disco compacto (formato Word o Excel para windows,NONONONONO imagen, NININININI escaneados)

Para publicaciones de Avisos Judiciales, Convocatorias, Balances,etc., realizar el pago de Derechos en las Cajas Recaudadoras de laSecretaría de Finanzas y acompañar en original y copia fotostática, recibode pago y documento a publicar y en caso de balances acompañar condisco compacto (formato Word o Excel para windows, NONONONONO imagen, NININININIescaneados).

Avisos Judiciales, Convocatorias, Balances, etc. son consideradosEdiciones Ordinarias.

Los días Martes y Jueves, publicación de licitaciones, presentandodocumentación con dos días hábiles de anticipación.

La recepción de los documentos a publicar será en esta Dirección deLunes a Viernes de 9:00 a 14:00 horas.

NOTA:NOTA:NOTA:NOTA:NOTA: Los documentos a publicar deberán presentarse con la debidadebidadebidadebidadebidaan t i c i p a c i ón .an t i c i p a c i ón .an t i c i p a c i ón .an t i c i p a c i ón .an t i c i p a c i ón .

* Las fechas que aparecen al pie de cada edicto son únicamente paracontrol interno de ésta Dirección del Periódico Oficial del Estado,debiéndose por lo tanto tomar como fecha oficial la publicada tanto enla portada del Periódico como en los encabezados de cada página.

Domic i l i o :Domic i l i o :Domic i l i o :Domic i l i o :Domic i l i o :Guerrero No. 865Centro HistóricoCP 78000Tel. (444)812 36 20San Luis Potosí, S.L.P.Sitio Web: www.slp.gob.mx

Este medio informativo aparece ordinariamente los días Lunes, Miércoles,Viernes y extraordinariamente cuando así se requiera.

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San Luis PotosíD E L E S T A D O L I B R E Y S O B E R A N O D ED E L E S T A D O L I B R E Y S O B E R A N O D ED E L E S T A D O L I B R E Y S O B E R A N O D ED E L E S T A D O L I B R E Y S O B E R A N O D ED E L E S T A D O L I B R E Y S O B E R A N O D E

Secretariado Ejecutivo de Vigilancia y Disciplina

Manual de ProcedimientosCoordinación de Archivos.

INDICEI. INTRODUCCIÓN

II. OBJETIVO DEL MANUAL

III. NORMATIVIDAD APLICABLE

IV. DEFINICIONES

V. PROCEDIMIENTOS

1.IDENTIFICACIÓN Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS(EVCA-02-01)

1.1 PROPÓSITO

1.2 ALCANCE

1.3 REFERENCIA

1.4 RESPONSABILIDADES

1.5 METODOS DE TRABAJO

a) Políticas y Lineamientos

b) Descripción de Actividades

c) Diagrama de Flujo

2. VALORACIÓN DOCUMENTAL (EVCA-02-02)

2.1 PROPÓSITO

2.2 ALCANCE

SABADO 14 DE SEPTIEMBRE DE 2013 3Periódico Oficial del EstadoLibre y Soberano de San Luis Potosí

2.3 REFERENCIA


2.5 MÉTODOS DE TRABAJO




3. DEPURACIÓN DOCUMENTAL (EVCA-02-03)

3.1 PROPÓSITO

3.2 ALCANCE

3.3 REFERENCIA






4. TRANSFERENCIA PRIMARIA (EVCA-02-04).

4.1 PROPÓSITO

4.2 ALCANCE

4.3 REFERENCIA






5. TRANSFERENCIA SECUNDARIA (EVCA-2-05)

5.1 PROPÓSITO

5.2 ALCANCE

5.3 REFERENCIA






FORMATOS

Carátula para expediente con información de carácter públicoEVCA-2-01/01

Carátula para expediente de Entrega-Recepción coninformación de carácter público EVCA-2-01/02

Carátula para expediente con información de carácterconfidencial EVCA-2-01/03

Carátula para expediente de Entrega-Recepción coninformación de carácter confidencial EVCA-2-01/04

Inventario de información de expedientes en archivo de trámiteEVCA-2-01/05

Programa de actividades para la selección de documentosEVCA-2-02/01

Inventario de baja definitiva EVCA-2-03/01

Inventario de baja documental administrativa EVCA-2-03/02

Oficio de inicio de baja documental EVCA-2-03/03

Solicitud de baja documental administrativa EVCA-2-03/04

Dictamen de valoración documental EVCA-2-03/05

Transferencia primaria EVCA-2-04/01

Transferencia secundaria EVCA-2-05/01

I. INTRODUCCIÓN

Uno de los aspectos de mayor trascendencia que enfrenta elPoder Judicial del Estado, en los últimos años, estriba en elámbito de la administración documental. Circunstancia queconstituye sin duda alguna el grave problema de acumulaciónde todo tipo de documentos, tanto en sus archivos de trámite,como en el de concentración, además de prescindir de laidentificación de toda la documentación de carácter históricopor falta de concienciación de sus trabajadores.

La eficacia y oportunidad en el desarrollo de las funciones yactividades del personal encargado del manejo, control yorganización de los archivos administrativos y jurisdiccionales,de los órganos adscritos al Poder Judicial del Estado,descansará en gran medida, con la precisión con que secodifiquen o clasifiquen las series documentales que al interiorde los archivos de trámite se otorgue a la informaciónproducida o recibida, en el ejercicio de sus actividadescotidianas, al igual que con la descripción de los plazos deconservación documental.

La necesidad de contar con un Manual se ha hecho imperativono sólo por ordenamiento institucional, sino debido al crecientevolumen de la información, la resistencia a la aplicación detécnicas de archivo, para un mejor manejo de la información,



es el principal factor para dejarlas de adoptar, ante la complejidad y versatilidad de las estructuras administrativas, se debeestablecer un patrón que marque el proceder del servidor judicial paso a paso, para que pueda operar el cambio deseado, nosolo para cumplir con los requerimientos de la normatividad que al efecto existe, sino para el propio operario o responsablede organizar los registros que constituyen el testimonio de la actividad judicial de San Luis Potosí, bien sea en lo jurisdiccionalo en lo administrativo. Todo ello, hace imprescindible el uso de instrumentos que faciliten la actuación de los elementoshumanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las actividades relativas al ejercicio de lasfunciones y atribuciones conferidas al Poder Judicial del Estado, así como para proporcionar la información que demandanlos usuarios o la propia sociedad.

Este Manual de Procedimientos, representa un medio de comunicación entre los responsables de administrar y organizar ladocumentación generada por sus órganos de adscripción y el Coordinador de Archivos, ya que para el caso de que existansituaciones al momento de operar al interior de los órganos productores o receptores, que no hayan sido consideradas en esteManual sabrán que se trata de un caso aislado, que puede ser resuelto con la comunicación con éste, inmediatamente a lapresentación del incidente concreto. Se ha previsto señalar los procesos archivísticos en forma ordenada y sistemática, en tantoque se considera importante, que las instrucciones de operación, se deben regir por escrito y sean puestas a disposición delpersonal. Este constituye una guía del trabajo a desempeñar, el cual resultará muy valioso, en razón de que, se describenademás, los órganos administrativos que intervienen en los procedimientos y se precisan sus responsabilidades y participacionesen las técnicas a seguir para la ejecución del trabajo. Contiene ilustraciones, basadas en diagramas de flujo, los que permitiránaclarar el desarrollo de las actividades a realizar, e instrucciones para el llenado de los formatos a utilizar.

II. OBJETIVO DEL MANUAL

1. Establecer el trámite y seguimiento de las actividades propias de la Coordinación de Archivos, brindando el mejor delos servicios, en el menor tiempo posible, a fin de agilizar la función pública, mediante la mejora continua al interior dela institución.

2. Proponer la normatividad archivística, necesaria para la satisfacción de los responsables de la organización documentaldel Poder Judicial del Estado, acorde a los instrumentos legales que rigen la materia.

3. Auxiliar mediante los parámetros considerados en este manual, a los servidores públicos en la organización,funcionamiento y resguardo, para el aprovechamiento de los recursos materiales con los que se cuenta.

4. Establecer criterios y procedimientos para la organización, clasificación, transferencia, resguardo, conservación,selección y destino final de los documentos y expedientes que se generen, obtengan, adquieran o conserven en cadauno de los archivos de trámite de los órganos administrativos y jurisdiccionales del Poder Judicial del Estado.

5. Instituir el conjunto de métodos para planificar, administrar y controlar la organización, conservación, localización, uso,selección y destino final de los documentos de archivo producidos por las áreas administrativas y jurisdiccionales delPoder Judicial del Estado.

6. Proponer las actividades de los responsables de los archivos de trámite, en lo relativo a la transferencia de documentos,al archivo de concentración, acorde a los instrumentos legales que rigen la materia.

7. Asistir en la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal encargado del manejo, control y organizaciónde los archivos, tanto de trámite como de concentración, producidos por los órganos administrativos y jurisdiccionalesque integran el Poder Judicial del Estado.

8. Unificar el trabajo relativo a la organización documental, con apego a la normatividad archivística.

III. NORMATIVIDAD APLICABLE

Constitución:· Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.· Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luís Potosí.

Leyes:· Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de San Luís Potosí.· Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de San Luís Potosí.· Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luís Potosí.· Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí.


Reglamentos:· Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura.· Reglamento del Poder Judicial relativo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado.· Reglamento General de Archivos del Poder Judicial del Estado.

Acuerdos:· Acuerdos generales Quincuagésimo Primero, Quincuagésimo Segundo y Quincuagésimo noveno emitidos por el

Pleno del Consejo de la Judicatura.

· Acuerdo General Septuagésimo Séptimo que establece los criterios básicos para identificar y dictaminar el carácterde documentos históricos en los archivos del Poder Judicial del Estado.

Circulares:· Emitidas por el Pleno del Consejo de la Judicatura.

IV. DEFINICIONES

Acuse de recibo o control de entrega de correspondencia: Formato para registrar la entrega de correspondencia.

Administración documental: todos los actos o hechos que tengan por objeto la creación, adquisición, entrega, recepción,organización, control, distribución, conservación, custodia, resguardo, restauración, transferencia, selección, depuración,eliminación de documentos, así como las actividades enfocadas a regular, coordinar y dinamizar su uso y divulgación.

Archivística: Disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y su función.

Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos y recibidos en el ejercicio de lasatribuciones de los entes obligados.

Archivo de concentración: Conjunto orgánico de documentos y expedientes en cualquier soporte, cuya consulta es esporádicapor parte de los órganos administrativos y jurisdiccionales, generadores de la información y que deben conservarse porrazones legales, administrativas, fiscales o contables. Los documentos que forman este archivo, permanecerán en el, hastaque prescriban sus valores primarios, o se determine su destino final, de acuerdo a las vigencias establecidas en el Catálogode Disposición Documental.

Archivo de trámite: Conjunto orgánico de documentos y expedientes en cualquier soporte, de uso cotidiano y necesario parael ejercicio de las atribuciones de los distintos órganos administrativos o jurisdiccionales.

Archivo histórico: Conjunto orgánico de documentos y expedientes en cualquier soporte, que contienen la memoria documentalinstitucional y que deben conservarse bajo resguardo permanente. En este lugar, serán organizados, conservados yadministrados, a fin de que se proceda a su descripción y divulgación de aquellos que posean un valor secundario, serátransferido en su momento por el archivo de concentración.

Baja documental: Eliminación de la documentación que ha dejado de tener vigencia o han prescrito en sus valores primarios,sin contener datos históricos, de tipo administrativo, legal o jurídico, fiscal o contable, de acuerdo con los tiempos establecidosen el Catálogo de Disposición Documental del Poder Judicial del Estado y el procedimiento señalado en la normatividadaplicable.

Carátula o Identificador de expediente: Portada del expediente, la cual posee los datos que identifican el contenido delmismo, con descripción de sus valores y plazos de conservación, número de fojas que lo integran y nombre del órgano y titularque lo produjo.

Catálogo de disposición documental: Registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos deconservación, (trámite y concentración), la vigencia documental, la clasificación de la información, si es pública, reserva oconfidencialidad y el destino final de los documentos y expedientes, instrumento necesario para la emisión del dictamen devaloración.

Catálogo de información: Registro general y sistemático de la información con que cuentan las áreas administrativas yjurisdiccionales del Poder Judicial del Estado de San Luís Potosí, de acuerdo a la normatividad de la materia aplicable.



Catalogo de información reservada: Instrumento que describe los documentos y expedientes cuya información ha sidoclasificada como reservada, conteniendo los datos de la unidad administrativa, la fecha de su clasificación y el plazo otorgadopara tal efecto, el rubro temático, fundamento legal, motivación, estableciendo las partes de los documentos o expedientesque serán resguardados bajo este concepto. Este catalogo deberá estar a disposición del público.

CEGAIP: Comisión Estatal de Garantía y Acceso a la Información Pública.

Ciclo vital de los documentos: Es el curso de la gestión o actividad de los documentos producidos por el Poder Judicial delEstado, para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba plena de su gestión e información. También se leconsidera a las etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos desde que se producen en el archivo de trámite(fase de creación) provocando su transferencia primaria al archivo de concentración (fase de mantenimiento y uso), hasta suvaloración, conservándose en el archivo histórico o bien produciéndose la depuración de éstos. El ciclo vital del documento sedetermina fundamentalmente por la frecuencia con que es utilizado para la resolución de los asuntos propios de su creador.

Clasificación archivística: Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura delPoder Judicial del Estado.

Clasificación de la información: Proceso de identificación en el cual los documentos son clasificados en públicos, reservadosy confidenciales.

Clave de clasificación: La marca numérica, alfabética o alfanumérica que se utiliza para clasificar documentos o expedientes.

Comité de información: órgano colegiado que se integrará en cada una de las entidades públicas, para resolver sobre lainformación que deberá clasificarse como reservada y confidencial.

Conservación de archivos: Conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la preservación y la prevención dealteraciones físicas, de la información contenida en los expedientes o documentos de Archivo.

Coordinador de Archivos: Es el encargado de elaborar, supervisar y ejecutar la organización de los archivos del Poder Judicialdel Estado y de generar los instrumentos de control archivistito que la efecto establece la normatividad aplicable.

Correspondencia: Documento o expediente que reciben o emiten los órganos administrativos y jurisdiccionales del PoderJudicial del Estado de San Luis Potosí, en el ejercicio de sus funciones.

Cuadro general de clasificación archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura funcional de un archivo con baseen las atribuciones, funciones y actividades que a cada órgano administrativo o jurisdiccional del Poder Judicial del Estado deSan Luis Potosí, legalmente le han sido conferidas.

Cuadro general de vigencias: Cuadro de vigencias establecidas con la finalidad de corroborar los tiempos de guardaprecautoria que marca el Catálogo de Disposición Documental.

Depuración: Eliminación de los documentos que hayan prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contablesy que no contengan datos históricos.

Descarte: Documentos que son seleccionados por carecer de valores secundarios para su conservación, se desechan,causan baja documental o depuran.

Desclasificación: Cuando la información contenida en un expediente o documento pierde su clasificación conforme a loslineamientos de ley, en virtud de que concluye el plazo o las características que motivaron ésta, determinando la fechaotorgada a la información para dejar de ser considerada su reserva, por concluir el periodo que motivo su clasificación.

Destino final: Selección en los archivos de trámite o concentración de aquellos expedientes cuyo plazo de conservación o usoha prescrito, a fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.

Documentación activa: Aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de los órganos administrativos y jurisdiccionales,de uso frecuente, que se conserva en los Archivos de Trámite del Poder Judicial del Estado.

Documentación histórica: Aquella que contiene evidencia y testimonio de las acciones y gestiones públicas de los órganosadministrativos o jurisdiccionales, que integran el Poder Judicial del Estado, por lo que deberá ser conservada de formapermanente en el archivo histórico.


Documentación semiactiva: Aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscaleso contables en el archivo de concentración.

Documento de archivo: La información que generen, reciban o administren los entes obligados en sus respectivos sistemasde archivos, que se encuentre contenida en cualquier medio o soporte documental sea escrito, impreso, sonoro, visual,electrónico, informático, holográfico o cualquier otro derivado de las innovaciones tecnológicas. Será documentación dearchivo toda la que se encuentre en cualquier registro que documente el ejercicio de las facultades o las actividades de losentes obligados.

Documento: oficios, acuerdos, correspondencia, directivas, circulares, minutas, expedientes, reportes, estudios, contratos,actas, convenios, resoluciones, instructivos, memorandos, notas, estadísticas, sondeos, encuestas, expresiones yrepresentaciones materiales que den constancia de un hecho o acto del pasado o del presente, de las entidades y servidorespúblicos en el ejercicio de sus funciones; o cualquier otro registro que documente la existencia y actividades de los entesobligados, sin excepción de su fuente, tipo o fecha de elaboración. Los documentos pueden ser papeles escritos, o encualquier medio o formato impreso, sonoro, electrónico, fotográfico, gráfico, visual, holográfico, electrónico o digital.

Documento electrónico: Información contenida en algún tipo de medio magnético que puede constituir un Documento deArchivo cuyo tratamiento es automatizado o requiere de una herramienta específica para leerse o recuperarse, quien seleccionala documentación que pueda causar baja documental.

Duplicados de procesos penales concluidos: Copia idéntica al documento original, que se integra en un Juzgado, con motivodel seguimiento de un procedimiento penal.

Encargado del archivo de concentración: Servidor judicial, responsable de la administración de documentos que permanecenal interior del Archivo Judicial, cuya consulta es esporádica por parte de los órganos que integran el Poder Judicial del Estado.

Encargado del archivo de trámite: Servidor judicial, responsable de organizar y conservar la documentación de la gestiónadministrativa cotidiana, para el ejercicio de las atribuciones de los distintos órganos que integran el Poder Judicial delEstado.

Expediente: Conjunto de piezas documentales de archivo ordenados y relacionados resultantes de un mismo procedimientoadministrativo o judicial constituido por uno o varios documentos de archivo, relacionados por un mismo asunto, actividad otrámite.

Expediente reservado: Conjunto de documentos de archivo debidamente custodiados, ordenados, relacionados, conservadosy clasificado conforme a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un órgano administrativo o judicial.

Guía simple de archivo: Esquema de descripción de las series documentales de los archivos del Poder Judicial del Estado,que indica sus características fundamentales, conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística y datos generales delos titulares de los órganos administrativos o judiciales.

Índice de información de expedientes en archivos de trámite: Instrumento auxiliar de la descripción documental, indispensablepara la elaboración de guías, inventarios y catálogos. Puede ser: geográfico, alfabético, etc., de acuerdo con la estructura dela dependencia, entidades y demás áreas administrativas del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado.

Información confidencial: Es que contiene datos personales relativos a las características físicas, morales o emocionales,origen étnico o racial, domicilio, vida familiar, privada, íntima y afectiva, patrimonio, número telefónico, correo electrónico,ideología, opiniones políticas, preferencias, sexuales, salud y expediente médico y toda aquella información susceptible deser tutelada por los derechos humanos a la privacidad, intimidad, honor y dignidad, que se encuentra en posesión de algunode los entes obligados y sobre la que no puede realizarse ningún acto o hecho, sin la autorización debida de los titulares o susrepresentantes legales.

Información reservada: Aquélla clasificada con carácter temporal como restringida al acceso del público.

Información pública: La información creada, administrada o en posesión de los sujetos obligados, exceptuando la clasificadacomo reservada o confidencial.

Inventarios documentales: Instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten sulocalización (inventario general). El de transferencia primaria (inventario de transferencia) o baja documental (inventario debaja documental).



Legajo: Unidad de conservación, formada por un conjunto relativamente voluminoso de piezas documentales y eventualmentede cuadernos o registros.

LTAIP: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí.

Órganos administrativos: Los mencionados en los Títulos Tercero y Cuarto de la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estadode San Luis Potosí. Responsable de los expedientes que habrá de generarse o producirse, causar baja y de realizartrasferencias primarias.

Órganos judiciales: Los órganos jurisdiccionales y administrativos del Poder Judicial del Estado.

Órgano jurisdiccional: Salas y Juzgados que integran el Poder Judicial del Estado.

Plazo de conservación: Período de guarda de la documentación en los archivos de trámite y de concentración, el cual seestablece con base en los periodos de vigencia documental.

Principio de orden original: Principio archivístico por el cual se dispone que los documentos en cada fondo deben mantenerseen el orden que les fue dado de origen.

Principio de procedencia: Consiste en respetar el orden de los fondos. Los documentos de cualquier naturaleza procedentesde un órgano administrativo o jurisdiccional, deberán mantenerse agrupados sin mezclarse con otros de distintos tipos,respetando la estructura y clasificación archivística propia de éstos.

Sección documental: Conjunto de documentos constituidos por las divisiones del fondo, basados en las atribuciones decada órgano administrativo o jurisdiccional.

Serie documental: Conjunto de documentos o expedientes producidos de manera continua por las dependencias, entidadesy demás áreas administrativas, en el desarrollo de una misma actividad y que versan sobre una materia o asunto específico;son las divisiones de una sección documental.

Servidor(es) judicial(es): El personal adscrito a los órganos judiciales de base, de confianza, eventuales o contratados porel Fondo de Apoyo para la Administración de la Justicia.

SI-AJ: Sistema de Información del Archivo Judicial.

SIA-AJ: Sistema de Información Administrativa del Archivo Judicial.

SO-AJ: Sistema de Organización de Archivos Judiciales.

Transferencia primaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica, de un archivo de trámiteal archivo de concentración.

Transferencia secundaria: Traslado controlado y sistemático de expedientes que deben conservarse de manera permanente,la cual es realizada por el archivo de concentración al archivo histórico.

Valor administrativo: Utilidad que los documentos poseen por ser soporte de las actuaciones administrativas y las gestionesde una organización, motivo por el que son producidos y por su capacidad para representarlas.

Valor contable: El que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operaciones destinadas alcontrol presupuestario.

Valor fiscal: Utilidad de los documentos que poseen información sobre el cumplimiento de las obligaciones tributarias y porextensión, los que soportan la gestión financiera.

Valor histórico: El que poseen los documentos como fuente relevante para la historia, atendiendo a la valoración que serealice.

Valor informativo: Utilidad del contenido de los documentos relativo a personas, lugares, materias, etc., en especial sobre losorígenes, naturaleza, funciones y actividades de su productor.

Valor legal: Utilidad de los documentos que sirven de soporte para los derechos e intereses de los individuos y de lasorganizaciones, para su defensa jurídica y para probar el cumplimiento de la ley.


Valor testimonial: El que poseen los documentos con información sobre la historia, la organización y las funciones de unaentidad.

Valoración documental: Es la condición que guardan los documentos de archivo, que les confiere características:administrativas, legales y fiscales en los archivos de trámite o concentración (los cuales son conocidos como valores primarios)o bien, evidénciales, testimoniales e informativos que determinan su conservación permanente en un archivo histórico(resultando con esto, sus valores secundarios), permitiendo determinar los plazos de guarda o vigencia de los documentosdentro del Sistema, así como establecer la disposición documental que con tal carácter, le corresponde.

Valor primario: Condición de los documentos que le confiere características administrativas, legales, fiscales o contables enlos archivos de trámite o concentración.

Valor secundario: Condición de los documentos que le confiere características evidénciales, testimoniales e informativas enlos archivos históricos.

Valoración: Actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios dedisposición y acciones de transferencia.

Vigencia documental: Periodo durante el cual, un documento que está en el archivo de trámite o en el archivo de concentraciónmantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas aplicables.

PROCEDIMIENTOS

Identificación y Recepción de Documentos.

Código: EVCA-2-01

1.1. Propósito del procedimiento.

Determinar la procedencia del documento, a fin de conocer, el origen de su elaboración o producción, analizando elcontenido de este, para saber la temática y aplicación subsecuente de los procesos archivísticos que al mismocorresponden.

Para la realización de este proceso es necesario llevar a cabo la descripción de la información en la carátula que habráde aplicarse al expediente, circunstancias recomendables que favorecerán el desempeño laboral, en el archivo deconcentración.

Colaborar para que la recepción de los documentos, se realice a partir de la identificación de la procedencia de lainformación, así como facilitar el registro, clasificación, codificación y control de estos.

1.2. Alcance.

Para todos los órganos administrativos y jurisdiccionales que integran el Poder Judicial del Estado.

1.3. Referencia.

· Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado de San Luis Potosí;

· Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de San Luís Potosí;

· Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luís Potosí;

· Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí;

· Reglamento Interior del Consejo de la Judicatura;

· Reglamento del Poder Judicial relativo a la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado;

· Reglamento General de Archivos del Poder Judicial del Estado;

· Acuerdos Quincuagésimo Primero y Quincuagésimo Segundo emitidos por el Pleno del Consejo de la Judicatura.



1.4 Responsabilidades

AUTORIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

IDENTIFICACIÓN Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS (EVCA-2-01)


El Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado expide la presente sección correspondiente a la Coordinaciónde Archivos, que forma parte del Manual General de Procedimientos, con fundamento en las atribuciones que le confieren losartículos 90 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, así como los diversos 9° fracción XVy 108 del Reglamento Interno del Consejo de la Judicatura y en concordancia con las normas en la materia contenidas en elartículo 64, fracción III, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí, artículos1°, 2° y 3° fracción III, del Reglamento del Poder Judicial para la aplicación de la Ley de Transparencia y Acceso a la InformaciónPublica del Estado de San Luis Potosí; la Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí; el Reglamento General de Archivosdel Poder Judicial del Estado; los numerales del 15 al 19, 26, fracción V, 28 y 31, fracción I, de los Lineamientos para laGestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Publica del Estado de San Luís Potosí. Se aprueba porunanimidad de votos de los señores Consejeros que integran el Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial delEstado, en sesión celebrada el día 06 de febrero de 2013, en la ciudad de San Luis Potosí capital del estado del mismonombre, así lo acuerdan y firman los integrantes del Pleno Magistrado Álvaro Eguía Romero, Consejero Miguel GutiérrezReyes, Consejero Guillermo Balderas Reyes y Consejero Juan Carlos Barrón Lechuga , actuando el primero en su calidad dePresidente, ante el Secretario Ejecutivo de Pleno y Carrera Judicial que autoriza y da fe.

Autorizó

Lic. Álvaro Eguía Romero. Presidente del Supremo Tribunal de Justicia

y del Consejo de la Judicatura

Lic. Miguel Gutiérrez Reyes. Consejero

Lic. Guillermo Balderas Reyes. Consejero (Rúbrica)

Lic. Juan Carlos Barrón Lechuga. Consejero (Rúbrica)

Lic. Carlos Alejandro Ponce Rodríguez. Secretario Ejecutivo de Pleno y Carrera Judicial

del Consejo de la Judicatura

Elaboró

Revisó Lic. María del Rosario Carrillo Gutiérrez.

Encargada de la Coordinación de Archivos (Rúbrica)

Lic. Griselda Pacheco Bandera. Secretaria Ejecutiva de Vigilancia y

Disciplina Del Consejo de la Judicatura (Rúbrica)


1.4 MÉTODO DE TRABAJO


- El titular del órgano receptor de la información, será quien habrá de designar al servidor judicial, que se hará cargo de larecepción de la documentación.

- El servidor judicial designado de cada órgano, estará facultado para la recepción de la documentación que se presente antesu lugar de adscripción, a quien le corresponderá la distribución al interior de éste, a fin de que, a quien concierna conocer deltrámite requerido, proceda a dar celeridad a efecto de que, a la brevedad posible se cumpla con lo solicitado.

- Toda recepción documental, se acreditará con la correspondiente constancia de control de entrega de correspondencia oacuse de recibo.

- Realizada la recepción del documento, se procederá a la identificación del mismo, a través del sistema electrónico, establecidopara tal efecto, en el que se requisitarán los campos correspondientes, para la impresión de la carátula que habrá de sercolocada al frente del expediente.

- La carátula del expediente contendrá todos los datos exigidos por los artículos 16, párrafo III, 26, fracción V y 28 de losLineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado.

- Descripción del expediente, desarrollando una breve reseña, del contenido de la información compilada en dicho instrumento,circunstancia que podrá ser citada en la carátula, al dorso de la misma, o bien en la primera hoja que siga a esta.

- Es preciso, señalar en la carátula, los plazos de conservación, a que se encuentra sujeto el expediente, establecer si se tratade un documento de carácter histórico o bien, de información que causará baja, inmediatamente concluido el plazo precautorioo de gestión.

- Se implementará el sistema electrónico, que permita la estandarización de la carátula, para facilitar el desempeño laboral delos servidores judiciales.

- El archivo de trámite, se encuentra obligado a resguardar toda la información, recibida o producida por el órgano administrativoo jurisdiccional, con la correspondiente carátula que identifica al expediente, circunstancia que facilitará la localización yconservación del documento.

- El servidor judicial, a quien corresponda gestionar el trámite requerido en un documento, hasta el cumplimiento del mismo,deberá compilar toda la información que contenga un mismo asunto, actividad o materia en un solo expediente, o bien, deberáformar los tomos subsecuentes que de esta información resulten necesarios.

- El volumen de los expedientes, no deberá rebasar, los cinco centímetros, ya que esto facilita la consulta del mismo,permitiendo la correcta conservación de la información. Salvo aquellos, que por un mínimo de fojas, sobrepase la citadamedida de volumen, podrán ser compiladas en un sólo tomo.

- La organización será del más reciente al inició y el más antiguo al finalizar el trámite.

- La integración de expedientes deberá hacerse en carpetas plenamente identificadas.

- Las carátulas serán preferentemente estandarizadas, con el objeto de homologar su clasificación y descripción.

- Los expedientes deberán foliarse, para salvaguardar la integridad de la información que contienen.

- Deberán ser retirados todos aquellos objetos que dañen o pongan en riesgo la integridad de la información, como ocurrecon ligas, grapas, clips, broches metálicos, alfileres, separadores, notas autoadheribles, etcétera.

- Los documentos podrán ser resguardados en carpetas Leford, durante la tramitación del documento de carácteradministrativo, a efecto de apoyar al servidor judicial, en el manejo y contacto directo, que por costumbre y tradición se haimplementado al interior del órgano de su adscripción, pero concluido el trámite del mismo, o terminado el año, en caso deque se trate de constancias gestionadas durante un ciclo anual, deberá compilarse, foliarse, rotularse y coserse con larespectiva carátula, libre de objetos que dañen la preservación de la información, en uno o dos tomos, según sea necesario.



Paso Responsable Actividad Documento de Trabajo

(clave)

1 Personal de recepción

RECIBIR: La documentación remitida por los distintos órganos, colocar sello de “recibido”, señalando la fecha del día en que se recibe, hora y firma del receptor.

Documento recibido

2 Personal de recepción

REGISTRAR: El documento en el sistema o libro correspondiente y entregar el documento al titular del órgano receptor.

Libro de correspondenc

ia o sistema interno

3

Titular del Órgano judicial receptor

VERIFICAR: El documento que se recibe y gestionar la integración del expediente, o que se anexe al que corresponda, en caso de existir la compilación de uno anterior, a fin de que se proceda a dar cumplimiento con el requerimiento implícito en el oficio.

Normatividad que rige el

asunto de que tratan los

requerimientos planteados

4

Encargado del

archivo

RECIBIR: La documentación enviada por las distintas unidades del órgano judicial.

Cuadro de

Clasificación Archivística

5

Encargado del

archivo

REALIZAR: La lectura del documento y en su caso del expediente, para proceder a la identificación y descripción del mismo.

Cuadro de Clasificación Archivística

6

Encargado del

archivo

ANALIZAR: El contenido del documento, identificar si realmente es información de archivo o trámite.


7

Encargado del

archivo

COTEJAR: La información para tener control de la documentación o en su caso, del expediente.


8

Encargado de

archivo

REQUISITAR: El formato EVCA-2-01/01 carátula de expediente para información pública y/o EVCA-2-01/03 carátula de expediente para información confidencial y reservada, según corresponda.

Carátula del expediente

EVCA-2-01/01 EVCA-2-01/03

9

Encargado de

archivo.

COLOCAR: La carátula del expediente al frente de este, se recomienda para mejor protección, incluir una contraportada.

Carátula del expediente

EVCA-2-01/01 EVCA-2-01/03

10

Encargado de

archivo

DETERMINAR: El orden cronológico de los documentos, respetando la fecha de recepción del mismo.

Expediente

- Todos los expedientes tramitados ante el órgano administrativo o jurisdiccional, deberán ser inventariados, aún cuando seencuentre en gestión su procedimiento, bajo el formato denominado “Índices o Catálogos de Información”. Toda vez que sedebe difundir o divulgar la actividad pública, a fin de transparentar la gestión administrativa, realizada por las Instituciones, enlos términos del artículo 16, fracción II, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado. El catalogode información, deberá entregarse en archivo electrónico, a la Unidad de Información Pública, dentro de los tres días hábilessiguientes en que finalice el mes.

- Inventariar los expedientes, motivo de compilación y preparación.

b) Descripción de Actividades 1/2




(clave)

11

Encargado de archivo.

INTEGRAR: El expediente, si hubiera documentos en diferentes expedientes del mismo asunto, tema o trámite.

Expediente

12

Encargado de archivo

EFECTUAR: La foliación del documento para facilitar la descripción del expediente.

Expediente

13


REALIZAR: La costura del documento, con la correspondiente carátula.

Expediente

14


SELLAR: En la parte media entre una y otra foja, permitiendo cubrir con la mitad del sello, la correspondiente al lado derecho y el resto, en la parte izquierda de la hoja.

Expediente

15 Encargado de

archivo

CANCELAR: el dorso de la hoja que aparezca en blanco, bien sea con la impresión del sello cuyo frase diga sin texto o cancelado.

Expediente

16


INVENTARIAR: En el expediente de trámite resguardando al interior del archivero, gaveta o caja, siempre que se carezca de uno u otro, a fin de conservar en perfectas condiciones la información.

Expediente Formato:

EVCA-2-01/05

17


FACILITAR: El expediente, tantas veces sea requerido para dar continuidad con la tramitación del tema que trate el documento.

Expediente

18 Servidor Judicial o Usuario

REVISAR: Y en su caso registrar los cambios necesarios para la continuidad del asunto sobre el cual versa el expediente, salvaguardando en todo momento las condiciones del mismo, procurando el manejo adecuado de la información.

Expediente

19


VERIFICAR: La integridad del expediente, siempre que haya sido prestado para su consulta o gestión interna con base en el tema o asunto de que trata el expediente, es decir cotejar la información que contiene el documento, contra la que se registra al momento del préstamo y circulación o tránsito de la información, a fin de que, en caso de existir documentos que requieran ser agregados al expediente, se proceda a la acumulación de estos, con su respectiva actualización del folio y costura de la información que se adjunta.

Expediente



c) Diagrama de Flujo 1/2

Personal de recepción

Titular del Órgano Judicial Receptor


Documentación

Inicio

(1)

Recibir documentación y acusar con sello de “recibido”

incluyendo hora y firma.

(2.1)

Enviar al titular del órgano receptor

1

(2)

Registrar en el Sistema interno o libro de correspondencia.

(3) Verificar documentación y gestiona la integración o

compilación de expediente

1

(5)

Realizar la lectura del documento para proceder a la identificación y descripción del

mismo.

(6) Analizar el contenido para

identificar si es información de archivo o de trámite

NO

SI

(6.1)

¿Es Documentación para archivo?

2

2

(7)

Cotejar la documentación para controlar la información o en

su caso el expediente.

(8)

Requisitar el formato EVCA-2-01/01 y/o EVCA-2-01/02 según corresponda.

1

(4)

Recibir la documentación enviada por las distintas

unidades del órgano judicial.

(9)

Colocar la carátula de expediente al frente, se recomienda incluir una

contraportada.



Usuario y/o servidor judicial


Expediente

Expediente

Expediente

Termina

(17)

Facilitar el expediente las veces que sea requerido por

el usuario para dar continuidad a su tramitación.

Expediente

(16) Inventariar y

Resguardar la documentación

(11)

Integrar el expediente, verificando que sean

documentos que versen sobre el mismo asunto.

(10)

Determinar el orden cronológico de los

documentos, respetando su fecha de recepción.

1

(13)

Realizar la costura del documento, incluyendo la

carátula al frente.

(12)

Efectuar la foliación del documento para facilitar la descripción del expediente.

(14)

Sellar en la parte media entre una y otra foja, permitiendo cubrir la mitad de una y otra.

3

3

4

4

(18) Revisar y en su caso registrar

los cambios para la continuidad sobre el cual

versa el expediente.

5

(19) Cotejar la información que

contiene contra la registrada al momento del préstamo o

tránsito de información

5

6

6

(15) Cancelar el dorso de la hoja

que aparezca en blanco, cuya frase diga sin texto o

cancelado.



Valoración Documental

Código: EVCA-2-02


Determinar el tipo de documentos de acuerdo a la información, asignar los valores primarios (administrativo, fiscal, contable,legal o jurídico), desde el momento de su recepción y los valores secundarios (evidencial, testimonial e informativo), almomento de conservación o descarte del expediente.

Asignar el valor documental a cada uno de los expedientes resguardados en el Archivo Judicial, para facilitar el acceso de lainformación y la oportuna baja documental, al momento en que se cumpla con el plazo establecido para su conservación. Conello, se estará realizando la transferencia secundaria, al Archivo Histórico de manera oportuna y acertadamente.

2.2. Alcance.


2.3. Referencia.




· Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí.





· Acuerdo General Septuagésimo Séptimo que establece los criterios básicos para identificar y dictaminar el carácter dedocumentos históricos en los archivos del Poder Judicial del Estado.

2.4 Responsabilidades


VALORACIÓN DOCUMENTAL (EVCA-2-02)


El Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado expide la presente sección correspondiente a laCoordinación de Archivos, que forma parte del Manual General de Procedimientos, con fundamento en las atribuciones quele confieren los artículos 90 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, así como los diversos9° fracción XV y 108 del Reglamento Interno del Consejo de la Judicatura y en concordancia con las normas en la materiacontenidas en el artículo 64, fracción III, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San LuisPotosí, artículos 1°, 2° y 3° fracción III, del Reglamento del Poder Judicial para la aplicación de la Ley de Transparencia yAcceso a la Información Publica del Estado de San Luis Potosí; la Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí; el ReglamentoGeneral de Archivos del Poder Judicial del Estado; el numeral 15, fracción IV de los Lineamientos para la Gestión de ArchivosAdministrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado de San Luís Potosí. Se aprueba por unanimidad de votosde los señores Consejeros que integran el Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado, en sesióncelebrada el día 06 de febrero de 2013, en la ciudad de San Luis Potosí capital del estado del mismo nombre, así lo acuerdany firman los integrantes del Pleno Magistrado Álvaro Eguía Romero, Consejero Miguel Gutiérrez Reyes, Consejero GuillermoBalderas Reyes y Consejero Juan Carlos Barrón Lechuga , actuando el primero en su calidad de Presidente, ante elSecretario Ejecutivo de Pleno y Carrera Judicial que autoriza y da fe.


Autorizó


y del Consejo de la Judicatura (Rúbrica)

Lic. Miguel Gutiérrez Reyes. Consejero (Rúbrica)

Lic. Guillermo Balderas Reyes.

Consejero (Rúbrica)



del Consejo de la Judicatura (Rúbrica)

Elaboró

Revisó

Lic. María del Rosario Carrillo Gutiérrez. Encargada de la Coordinación de Archivos

(Rúbrica)

Lic. Griselda Pacheco Bandera. Secretaria Ejecutiva de Vigilancia y Disciplina del

Consejo de la Judicatura (Rúbrica)

2.4 Métodos de Trabajo.


- Se debe determinar el tipo de documento de acuerdo a la información contenida en este.

- Asignar los valores primarios (administrativo, fiscal, contable, jurídico o legal), con apoyo del Catálogo de DisposiciónDocumental, a fin de establecer el plazo perentorio de su conservación, bien se trate de archivo de trámite o de concentración.

- Asignar el valor documental a cada uno de los expedientes resguardados en el Archivo Judicial, para facilitar el acceso a lainformación y la oportuna baja documental al momento en que se cumpla con el plazo establecido para su conservación. Conello, se estará realizando la transferencia secundaria al Archivo Histórico en tiempo y forma apropiada.

- Realizar el proceso de expurgo, mediante el cual, habrá de eliminarse toda aquella información duplicada o fotocopiada,para evitar la explosión documental en el archivo de trámite al igual que en el archivo de concentración.

- Seleccionar toda la información que requiera de conservación, hasta en tanto se cumpla con el plazo perentorio de resguardo,para proceder a su baja documental.

- Excluir de los expedientes judiciales, que contengan copia de traslado, duplicados de procesos, debido a que generan másvolumen documental, excediendo con ello, el espacio de resguardo.

- Realizar la costura de los expedientes, con un solo hilo, retirando todos aquellos que hayan sido añadidos y contribuir conesta acción a la reducción del volumen documental y correcta conservación de la información.

- Desarrollar el cosido de los expedientes de una forma correcta y sencilla para manipular el contenido del mismo.

- Sistematizar electrónicamente, el flujo documental que sea permitido, con ello, se reducirá y controlará notablemente elcrecimiento de la información. Circunstancia que permitirá el acceso y organización de los archivos, bien sea trámite oconcentración.

- Establecer en el sistema de información del Archivo Judicial, mecanismos para la administración de la documentación, asícomo el servicio de consulta.

- Digitalizar la documentación que por su constante consulta, se deba conservar en mejores condiciones, toda vez que por suuso frecuente, puede dañar la integridad de la información, causando con ello, graves deterioros en la misma, al igual queerogaciones posteriores, ante el uso del proceso de restauración.

- Contribuir al acceso y conservación de los documentos, seleccionando la información que contenga datos históricos, quecontribuyan a formar la historia institucional y memoria colectiva de la sociedad.





(clave)

EN ARCHIVO DE TRÁMITE

1.1

Encargado del

archivo de trámite.

ASIGNAR: A cada expediente de los archivos de trámite, el valor primario (administrativo, fiscal y legal). Administrativo: Utilidad que los documentos poseen por ser soporte de las actuaciones administrativas y las gestiones de una organización, motivo por el que son producidos y por su capacidad para representarlas; Fiscal: Utilidad de los documentos que poseen información sobre el cumplimiento de las obligaciones tributarias y por extensión, los que soportan la gestión financiera; Legal: Utilidad de los documentos que sirven de soporte para los derechos e intereses de los indivi duos y de las organizaciones, para su defensa jurídica y para probar el cumplimiento de la ley.

Catalogo de disposición documental.

Fecha de valoración

documental Lineamientos

para la Gestión de Archivos

Administrativos y Resguardo

de la Información Pública del

Estado.

1.2

Encargado del


ASIGNAR: A cada expediente del Archivo de Trámite, el valor secundario (evidencial, testimonial, e informativo). Valor testimonial: El que poseen los documentos con información sobre la historia, la organización y las funciones de una entidad; Valor Informativo: Utilidad del contenido de los documentos relativo a personas, lugares, materias, etc., en especial sobre los orígenes, naturaleza, funciones y actividades de su productor; Valor Evidencial: Es todo aquel valor que demuestra los actos de acontecimientos relevantes para la sociedad.



documental.

Lineamientos para la Gestión

de Archivos Administrativos

y Resguardo de la

Información Pública del

Estado.

1.3

Encargado del


REVISAR: Cada una de las páginas del expediente para determinar si existe duplicidad de documentos y proceder a su depuración.


documental

1.4

Encargado del


ANALIZAR: la duplicidad de la información resguardada. La documentación que se encuentra en concentración, debe ser revisada para que al cumplimiento de su vigencia, se determine si en su contenido existen valores secundarios o bien proceder a su descarte.


documental.

Procedimiento EVCA-02-03 Depuración Documental

1.5 Encargado del


REALIZAR: La selección de los documentos que serán transferidos.

Expediente




(clave) EN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN.

2.1

Personal del

archivo judicial.

RECIBIR: Por transferencia primaria, únicamente, aquella documentación que cumpla con la normatividad.

Lineamientos




Estado.

2.2

Personal del

archivo judicial.

PRACTICAR: La revisión de toda la documentación remitida con anterioridad a la normatividad vigente en el estado, desde el año de 2008, a fin de cumplir con los requisitos en ella establecidos.

Lineamientos




Estado.

2.3

Personal del

archivo judicial.

REVISAR: Cada una de las páginas del expediente, para determinar si hay duplicidad de documentos y proceder a su depuración.


documental

Procedimiento EVCA-02-03 Depuración Documental

2.4

Personal del

archivo judicial.

ANALIZAR: La duplicidad de la información resguardada. La documentación que se encuentra en concentración, debe ser revisada para que al cumplimiento de su vigencia, se determine si en su contenido existen valores secundarios o bien proceder a su descarte.


2.5

Personal del

archivo judicial.

REALIZAR: La selección de los documentos que continuarán al interior del archivo de concentración, para verificar su costura, compilación y en su caso inventario.


EN ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN RESPECTO A INFORMACIÓN CON VALOR HISTÓRICO.

3.1

Personal del

archivo judicial.

PRACTICAR: la revisión la documentación remitida con anterioridad, a fin de cumplir con los requisitos establecidos por el Acuerdo General Septuagésimo Séptimo que establece los criterios básicos para identificar y dictaminar el carácter de documentos históricos en los archivos del Poder Judicial del Estado.

Acuerdo General

Septuagésimo Séptimo.

3.2

Personal del

archivo judicial.

REVISAR: mediante lectura, cada una de las páginas del expediente, para destacar la información que pueda ser relevante para el lector, investigador, historiador o sociólogo y realizar el registro en el sistema.

Lineamientos




Estado.





(clave)

3.3

Personal del

archivo judicial.

ANALIZAR: La duplicidad de la documentación que se encuentra en el archivo de concentración, para que al cumplimiento de su vigencia, se determine si en su contenido existen valores históricos, o bien para proceder a su descarte.


documental formato

EVCA-2-03/02.

3.4

Personal del

archivo judicial.

SELECCIONAR: Los documentos que continuarán al interior del archivo de concentración, hasta que se cumpla el plazo de 50 años que debe tener la información desde el momento de su producción, para efectuar la transferencia secundaria al Archivo Histórico del Estado.


4

Encargado del


Personal del

archivo judicial.

PREPARAR: La documentación para su transferencia, retirando clips, grapas o broches metálicos, compilando todas las hojas para proceder a su costura.

Expediente

5

Encargado del


Personal del

archivo judicial.

COSER: El expediente seleccionado, haciéndolo con una sola hebra de hilo cuervo o cáñamo, cuyo ojal será lo más pequeño posible, a fin de ocultarlo al interior de las perforaciones de las fojas que se están cosiendo.

Expediente

6

Encargado del


Personal del

archivo judicial.

RESGUARDAR: Los expedientes cosidos correctamente en el Archivo Judicial en espera de su registro en el inventario que al efecto correspondan.

Expediente

SI-AJ, SO-AJ, formatos EVCA-2-

01/05; EVCA-2-03/01;

EVCA-2-03/02; EVCA-2-04/01; EVCA-2-05/01.

7

Encargado del


Personal del

archivo judicial.

SISTEMATIZAR: La descripción de los expedientes, en una base de datos con capacidad de almacenar el volumen documental de todo el archivo de trámite, de concentración e histórico. Es importante hacer mención que para poder llevar a cabo este proceso es necesario organizar la documentación física que compone el acervo documental.

Catalogo de Disposición Documental;

Cuadro de

Clasificación, Carátula del expediente,

SO-AJ Y SI-

AJ.




(clave)

8

Encargado del


Personal del

archivo judicial.

ORGANIZAR: Cada uno de los expedientes localizados, primero por órgano, posteriormente, en forma progresiva, acorde con el número de registro otorgado por el área productora de la información. En caso de contar con la repetición del mismo número, se aclarará al frente de la carátula, de acuerdo a la fecha de su elaboración de manera cronológica, cual de ellos resulta ser 1º Bis, 2º Bis, o 3º Bis. Lo anterior con base en la fecha de producción, e inventariar, según sea el caso.

Catalogo de Disposición Documental, Cuadro de

Clasificación, Carátula.

SI-AJ, SO-AJ, formatos de inventarios

EVCA-2-01/05; EVCA-2-03/01; EVCA-2-03/02; EVCA-2-04/01; EVCA-2-05/01.

9

Encargado del


Personal del

archivo judicial

INVENTARIAR: Cada uno de los expedientes seleccionados, conforme al apartado que al órgano productor corresponda, describiendo los campos o requisitos establecidos en los formatos: EVCA-2-01/05, EVCA-2-03/01, EVCA-2-03/02, EVCA-2-04/01 y EVCA-2-05/01 o en el sistema SI-AJ.

Inventario de transferencia o Sistema SI-AJ SI-AJ, SO-AJ. formatos de inventarios

EVCA-2-01/05; EVCA-2-03/01; EVCA-2-03/02; EVCA-2-04/01; EVCA-2-05/01.

10

Encargado del


Personal del archivo judicial

COMPILAR: La documentación, bien sea en cajas o con protección de cartón colocado a cada costado de los expedientes, a fin de procurar su resguardo y perfecta conservación, sujetando el paquete con hilo de Campeche.

Expediente

11

Encargado del

archivo de trámite. Personal

del archivo judicial.

COLOCAR: La etiqueta de identificación de los expedientes, al frente del paquete o caja, según sea el caso, a fin de permitir al servidor judicial, la fácil localización del documento que al efecto le sea requerido.

Lineamientos para la Gestión de

Archivos Administrativos y Resguardo de la

Información Pública del Estado.

EVCA-2-04/03.

12

Encargado del


Personal del

archivo judicial.

ACOMODAR: El paquete o legajo, al interior de la estantería, dejando al frente de la charola, la tarjeta de identificación o rotulación de la caja para facilitar la localización del mismo, en espera de la transferencia primaria, al interior del archivo de concentración.

Lineamientos para la Gestión de

Archivos Administrativos y Resguardo de la

Información Pública del Estado.

13

Encargado del


Personal del

archivo judicial.

EVITAR: Que se incluya un expediente, cuyo trámite aún se encuentre vigente, ya que al momento de ser requerido, este se localice al interior de un contenedor, cuya preparación, se encuentre en proceso de transferencia primaria, será retirado del interior de la caja o paquete, lo que perjudicará gravemente al resto de la documentación, por producirse el desacomodo al interior del depósito o caja.

Expedientes

Formatos: EVCA-2-01/05; EVCA-2-03/01; EVCA-2-03/02; EVCA-2-04/01; EVCA-2-05/01.





(clave)

15

Encargado del


Personal del

archivo judicial.

SOLICITAR: al Coordinador de Archivos la actualización de la Guía Simple con la información organizada, a fin de citar el número de pasillo, estantería, nivel de charola en que ha sido colocado, dando con ello cumplimiento a la Ley de Transparencia y a los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado, normatividad que rige al interior del Poder Judicial del Estado, en materia de archivo.

Guía Simple

de Archivo del Poder Judicial

del Estado.



Encargado de archivo de trámite

Personal del Archivo Judicial

Inicio

(1.1)

Asignar a cada expediente de archivo de trámite el valor

primario (Administrativo, fiscal y/o legal)

(1.2)

Asignar a cada expediente de archivo de trámite el valor secundario (testimonial,

informativo y/o evidencial)

(1.3) Revisar las páginas del

expediente para determinar si existe duplicidad de

documentos.

(1.4)

Analizar la documentación duplicada

(1.5)

Realizar la selección de los documentos que serán

transferidos

1

1

(2.1)

Recibir por transferencia primaria, únicamente aquella documentación que cumpla

con la normatividad.

(2.2) Revisar la documentación para ver si cumple con los

requisitos establecidos.

(2.4)

Analizar la documentación duplicada en concentración.

Para determinar valores secundarios

(2.3) Revisar las páginas del

expediente para determinar si existe duplicidad de

documentos.

(2.5)

Realizar la selección que continuarán al interior del

archivo de concentración para su inventario.

2

2

(3.1) revisar la documentaciónremitida con anterioridad alaño 2008 acorde al DecretoLXXVII para identificar ydictaminar el carácter histórico

(3.2) Revisar el expediente para

destacar información relevante históricamente y

registrarla en el sistema

(3.3)

Analizar la documentación Para que al cumplimiento de su vigencia, se determine si existen valores históricos.

(3.4) Seleccionar documentos con

una vida mayor a 50 años para efectuar la transferencia

secundaria al Archivo Hist.

1






1

(4)

Compilar la documentación para su transferencia,

retirando clips, grapas y broches metálicos.

(5)

Coser el expediente para su conservación y compactación

de volumen

(6) Resguardar en Archivo Judicial en espera de registro

en el inventario

2

(7)

Sistematizar la descripción de expedientes de trámite, de concentración e histórico.

(8)

Organizar los expedientes, por órgano, de manera progresiva,

verificando que no exista duplicidad de números.

SI

NO

(8.1)

¿Hay duplicidad en número de expedientes?

3

3

(8.2)

Se aclara al frente de la carátula, y se otorga de acuerdo a su fecha de

elaboración 1° Bis, 2° Bis…

4





2

(10)

Compilar la documentación, ya sea en cajas o con

protecciones de cartón, para su adecuada conservación.

(11)

Colocar la etiqueta de identificación EVCA-2-04/03 al

frente del paquete o caja.

4

Formatos de Inventario

(9) Inventariar expedientes

seleccionados, conforme al apartado que al órgano productor corresponda.

(12)

Acomodar paquete o legajo al interior de la estantería,

dejando al frente de la charola la etiqueta de identificación.

(13)

Evitar que se incluya un expediente cuyo trámite sea

vigente, si es así, se retira del paquete o caja.

SI

NO

(13.1)

¿Se incluyo expediente con trámite vigente?

5

(14)

Solicitar a la responsable de la Coordinación de Archivos la

Guía Simple con la información organizada.

6

Termina

5

(13.2)

Retirar expediente de la caja y reacomodar los expedientes

en el orden correcto.

6

6



Depuración Documental

Código: EVCA-2-03

3.1 Propósito del procedimiento.

Con el objeto de regular el crecimiento de los archivos de los órganos judiciales resulta necesario establecer criterios dedepuración de expedientes cuya vigencia haya concluido para conservar aquéllos con valor institucional, jurídico o históricoque integren la memoria documental del Poder Judicial del Estado.

3.2 Alcance.

Los órganos judiciales del Poder Judicial del Estado.

3.3 Referencia.




· Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí.




· Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado de San LuisPotosí.

· Acuerdo General Número Quincuagésimo Noveno del Pleno del Consejo de la Judicatura el 24 de septiembre del año 2009,que establece los criterios para la depuración del acervo documental del Archivo Judicial

3.4 Responsabilidades.


DEPURACIÓN DOCUMENTAL (EVCA-2-03)


El Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado expide la presente sección correspondiente a laCoordinación de Archivos, que forma parte del Manual General de Procedimientos, con fundamento en las atribuciones quele confieren los artículos 90 de la Constitución Política del Estado Libre y soberano de San Luis Potosí, así como los diversos9° fracción XV y 108 del Reglamento Interno del Consejo de la Judicatura y en concordancia con las normas en la materiacontenidas en el artículo 64, fracción III, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San LuisPotosí, artículos 1°, 2° y 3° fracción III, del Reglamento del Poder Judicial para la aplicación de la Ley de Transparencia yAcceso a la Información Publica del Estado de San Luis Potosí; la Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí; el ReglamentoGeneral de Archivos del Poder Judicial del Estado; los numerales del 20 al 25 de los Lineamientos para la Gestión de ArchivosAdministrativos y Resguardo de la Información Publica del Estado de San Luís Potosí y el Acuerdo General NúmeroQuincuagésimo Noveno del Pleno del Consejo de la Judicatura el 24 de septiembre del año 2009, que establece los criteriospara la depuración del acervo documental del Archivo Judicial. Se aprueba por unanimidad de votos de los señores Consejerosque integran el Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado, en sesión celebrada el día 06 de febrero de2013, en la ciudad de San Luis Potosí capital del estado del mismo nombre , así lo acuerdan y firman los integrantes del PlenoMagistrado Álvaro Eguía Romero, Consejero Miguel Gutiérrez Reyes, Consejero Guillermo Balderas Reyes y Consejero JuanCarlos Barrón Lechuga , actuando el primero en su calidad de Presidente, ante el Secretario Ejecutivo de Pleno y CarreraJudicial que autoriza y da fe.


Autorizó









Elaboró

Revisó


(Rúbrica)



3.5 Métodos de Trabajo


- El titular del órgano poseedor de la información, será quien habrá de designar el servidor judicial, que desempeñará el cargode responsable de archivo, ya se trate de adscritos a órganos administrativos o judiciales.

- El responsable de archivo de cada órgano judicial, estará facultado para llevar a cabo la selección, e inventario de losoriginales y duplicados de procesos penales, bien sea a través del Sistema de Información del Archivo Judicial, o mediante elformato EVCA-2-03/01, que aparece publicado en la página del Portal de Transparencia, de aquellos, que cuenten con losrequisitos establecidos para la baja documental, a fin de que el Secretario del Juzgado, constate y certifique que los documentosque se pretenden proponer para su descarte, no cuentan con orden de aprehensión pendiente de cumplimentar; recurso entrámite o sin resolver; documento original alguno y que hayan sido dictadas las sentencias en contra de todos los involucradosen la causa penal de que se trate.

- El responsable de archivo de cada órgano administrativo, estará facultado para llevar a cabo la selección, e inventario de losexpedientes, tanto de los que habrán de ser transferidos al Archivo de Concentración, como de aquellos cuyos valoresprimarios, deban ser motivo de descarte, bien sea a través del Sistema de Información Administrativa del Archivo Judicial, omediante el formato EVCA-2-03/02, que aparece publicado en la página del Portal de Transparencia, de todos los que cuentencon los requisitos establecidos para la baja documental, a fin de que el Director del órgano de que se trate, constate y secerciore que los documentos que se pretende proponer para su baja definitiva, no cuenta con originales de facturas, pólizas,o algún otro documento cuya desaparición, pueda causar perjuicio tanto a la institución, como al titular del órgano productorde la información: que no existe recurso administrativo en trámite o sin resolver y que haya transcurrido a cabalidad, el plazoperentorio obligado para su resguardo, de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental, o el establecido por laNorma General de Información Gubernamental: NGIFG 004–Disposiciones Aplicables al Archivo Contable Gubernamental,así como el Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservacióndel Archivo Contable Gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federación de fecha 25 de agosto de 1998.

- Cumplidos en todos sus trámites la causa penal o expediente administrativo, operará la baja documental de estos, porcarecer de valores secundarios para su conservación.

- El personal comisionado como encargado del archivo de trámite, detectará y promoverá la depuración de los duplicados deprocesos penales que tiene bajo su responsabilidad o expedientes administrativos, ante su superior inmediato, a fin de queúnicamente se realice la transferencia primaria de los originales para el caso de duplicados de procesos, o de expedientesadministrativos que requieran de custodia o plazo perentorio, al Archivo Judicial, para continuar con su resguardo y conservacióno en el lugar que al efecto haya previsto el Consejo de la Judicatura.



- Tanto los órganos jurisdiccionales como administrativos, llevarán un registro completo y preciso, de los duplicados deprocesos penales o expedientes, que pretendan depurar, bien sea en formato electrónico o impreso.

- Todas las transferencias deberán realizarse sistemáticamente o mediante los formatos EVCA-2-03/01 y EVCA-2-03/02

- El sistema de ordenación de los duplicados, o expedientes de carácter administrativo, será por número progresivo, segúnhaya sido otorgado por el órgano de que se trate poseedor de la información, a fin de facilitar su cotejo al momento de llevara cabo la baja definitiva.

- Solicitar ante la Coordinación de Archivos, el trámite para operar la Baja Documental, mediante los formatos EVCA-2-03/03y EVCA-2-03/04 de acuerdo a las competencias jurisdiccionales o administrativas respectivamente, quien dará inicio inmediatode la petición planteada por el Órgano poseedor de la información.

- El Órgano poseedor de la información, esperará hasta que se le informe de la fecha y hora en que habrán de acudir por ladocumentación, para su depuración.

- Llegado el día en que sea señalado para la entrega recepción de la documentación que ha causado baja, ésta será sujetaa revisión y cotejo, para constatar que se encuentran todos los duplicados de procesos penales o expedientes administrativos,descritos en el inventario de que se trate.

- La Coordinación de Archivos, conservará el expediente en formato electrónico, en que se contengan todas las constanciasde baja documental.

- Tanto el Órgano Poseedor de la información, como la Coordinación de Archivos, contarán con registro electrónico de la bajadocumental que se llevó a cabo.



(clave)

1 Personal del Órgano Poseedor

SELECCIONAR: Y preparar el inventario de baja documental de conformidad con los lineamientos contenidos en el Acuerdo General para la Depuración del Acervo Documental del Poder Judicial del Estado.

Acuerdo 59°, del Pleno del Consejo de la Judicatura.


REGISTRAR: En el Sistema SI-AJ o SIA-AJ según se trate, organizar y compilar los duplicados de procesos penales o expedientes administrativos en legajos.

Duplicados de procesos penales.


REQUISITAR: Formatos EVCA-2-03/01 o en su caso EVCA-2-03/02 disponibles en el portal de transparencia del Poder Judicial, en caso de no contar con el SI-JA o SIA-AJ.

Formato de Baja

definitiva EVCA-2-03/01 EVCA-2-03/02

4 Titular del Órgano Poseedor

ENVIAR: al responsable de la Coordinación de Archivos la solicitud de baja documental EVCA-2-03/03 y/o EVCA-2-03/04 el inventario de manera electrónica o impresa EVCA-2-03/01 y/ 02

Solicitud de Baja

definitiva EVCA-2-03/01 EVCA-2-03/02 EVCA-2-03/03 EVCA-2-03/04

5

Responsable de la Coordinación de Archivos

ELABORAR: Dictamen de Valoración documental. Dictamen de

valoración documental EVCA-

2-03/05


6


ENVIAR: Dictamen de valoración documental al Comité de Información para su aprobación.

Dictamen de valoración

documental EVCA-2-03/05

7

Comité de

Información

REALIZAR: El proceso de valoración documental, agregando como resolutivo la declaratoria de no existencia de valores primarios y secundarios.

8

Comité de

Información

ELABORAR: El proyecto de solicitud de baja documental. Dictamen de Baja

Documental.

9

Comité de

Información

ENVIAR: El expediente y el proyecto de solicitud de depuración documental al titular de la Presidencia del Supremo Tribunal de Justicia y del Consejo de la Judicatura, para el refrendo correspondiente.

Oficio del Comité de Información



(clave)

10

Comité de

Información y Presidente del

Supremo Tribunal de Justicia y del Consejo de la

Judicatura

ENVIAR: Al Sistema Estatal de Documentación y Archivo, dependiente de la Comisión Estatal de Garantía y Acceso a la Información Pública (CEGAIP), por conducto del Magistrado Presidente la solicitud de baja documental y el inventario descriptivo y en formato digital.

Formato de Baja definitiva EVCA-2-03/01

EVCA-2-03/02

11

Comisión Estatal de Garantías de

Acceso a la Información

Pública.

ESTABLECER: Fecha y hora para el cotejo de los archivos, auxiliado por personal del órgano poseedor y el responsable de la Coordinación de Archivos, así como de un auditor observador, designado por la Contraloría del Poder Judicial.

12

Comisión Estatal de Garantías de Acceso

a la Información Pública y el Sistema

Estatal de Documentación y

Archivos.

EMITIR: Dictamen de baja definitiva y publicar en su portal de Transparencia.

13

Pleno del Consejo de la Judicatura

ORDENAR: Que se publique en el Periódico Oficial del Estado el dictamen de valoración documental, que deberá incluir, la solicitud de baja documental y el dictamen de baja definitiva expedido por la CEGAIP.

14


AGUARDAR: 60 días naturales, posteriores a la publicación en el Periódico Oficial del Estado, para iniciar los trámites tendientes a la depuración.



15


TRAMITAR: Ante el Área de Recursos Materiales la asignación de un vehículo con capacidad suficiente par trasladar los expedientes susceptibles de depuración.

17

Área de Recursos Materiales

ASIGNAR: Un vehiculo y el personal necesario para trasladar los documentos de su ubicación física a la Ciudad Judicial “Presidente Juárez”

18

Titular del Secretariado Ejecutivo de

Administración

REQUERIR: a la empresa responsable de realizar la destrucción y reciclaje de papel, apercibiéndole para el caso de no hacerlo, que será sujeta a un procedimiento penal.



(clave)

19

Titular del

Secretariado Ejecutivo de

Administración

EXPEDIR: Acta Circunstanciada que incluya la protesta de no permitir el mal uso de la información contenida en los expedientes y destruirlos con fines de reciclaje.

20


DESIGNAR: El día que se debe realizar el traslado de los expedientes. Emite oficios citando a los involucrados.

21

Empresa de reciclaje

ASISTIR: Por medio de su representante a la Ciudad Judicial “Presidente Juárez” con un vehiculo propio y personal que se encargará de realizar las maniobras de carga a su unidad.

22

Empresa de reciclaje y servidores judiciales

designados

ACUDIR: A las instalaciones de la empresa de reciclaje, una vez concluida la carga de expedientes al vehiculo de dicha empresa.

23

Auditor de la

Contraloría del Poder Judicial

LEVANTAR: Acta circunstanciada de lo actuado en los puntos 18, 19 y 20 de este procedimiento, con base en lo dispuesto por el artículo 23 de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado de San Luis Potosí.

Lineamientos


Administrativos y Resguardo de la Información

Pública del Estado de San

Luis Potosí.

24


ENVIAR: En formato digital e impreso original y copias del acta de baja a la Comisión Estatal de Garantías de Acceso a la Información Pública, al Pleno del Consejo de la Judicatura, al Comité de Información y al resto de los firmantes.

25

Comité de

Información y Órgano Judicial

responsable

RECIBIR: copias e imprimir sello de recibido para su debido archivo.

26


COMPILAR: Expediente y procesar el archivo en formato digital para su resguardo y conservación.

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1/4

Personal del Órgano Judicial Poseedor

Titular del Órgano Judicial Poseedor


Comité de Información

EVCA-2-03/01 EVCA-2-03/02

EVCA-2-03/03 EVCA-2-03/04

Inicio

(1)

Seleccionar y preparar el inventario de baja documental

(3) Requisitar formato disponible en el portal de transparencia del Poder

Judicial Estado en caso de no contar con el SI-JA

1

1

(4)

Enviar al responsable de la Coordinación de Archivos la

solicitud de baja y el inventario electrónico o impreso.

(5)

Elaborar dictamen de valoración documental

(6)

Enviar dictamen de valoración documental al Comité de

Información para su aprobación.

(8)

Elaborar proyecto de solicitud de baja documental.

1

(7) Realizar la valoración documental agregando la

declaratoria de no existencia de valores

primarios y secundaria

NO

SI

(5.1)

Es factible dictaminar su

valoración documental

2

2

(2)

Registrar en el Sistema SI-AJ Organiza y compila los expedientes en legajos

SABA

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2/4

CEGAIP




1

(9)

Enviar expediente y proyecto de solicitud de depuración

documental para su refrendo al Presidente del STJ

(10)

Enviar a la CEGAIP, el inventario descriptivo y

solicitud de baja documental

3

3

(11)

Establecer fecha y hora para el cotejo de archivos, auxiliado

por personal del órgano poseedor y Coord. Archivos

(12)

Emitir dictamen de baja definitiva y publicar en su portal de transparencia.

(13)

Ordenar publicación en el POE dictamen de valoración documental y baja definitiva

expedida por la CEGAIP

(14)

Aguardar 60 días naturales posteriores a la publicación en el POE para iniciar trámites de

depuración.

(15)

Tramitar ante Recursos Materiales la asignación de un

vehiculo para trasladar los expedientes a depurar.

2

SABA

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Periód

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Libre y Soberan

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3/4

Área de Recursos Materiales

Titular del Secretariado Ejecutivo de Administración

Empresa de reciclaje


2

(16)

Asignar un vehiculo y personal necesario para trasladar documentos a la Ciudad

Judicial “Presidente Juárez”

(17)

Gestionar y convenir con la empresa de reciclaje la

emisión de carta compromiso

(18)

Emitir la Carta Compromiso en la que protesta de no permitir el mal uso de la información

contenida en los expedientes.

(20)

Designar el día que se debe realizar el traslado de los

expedientes, emitiendo oficios, citando a los involucrados.

(21)

Asistencia del representante a la Ciudad Judicial con vehiculo propio y personal para realizar

las maniobras de carga

(22)

Acudir a sus instalaciones con servidores judiciales

asignados.

3

(19) Remitir la Carta Compromiso en la que

protesta de no permitir el mal uso de la información

contenida en los expedientes.

4

4

SABA

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Libre y Soberan

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4/4

Auditor de la Contraloría del Poder

Judicial del Estado



Órgano judicial

responsable

3

(23) Levantar acta circunstanciada acorde a los puntos 18, 19 y 20, así como

el 23 de los Lineamientos para la Gestión de Archivos.

(24) Enviar copias de baja a la

CEGAIP, al Pleno del Consejo al Comité de Información y a los firmantes que nos ocupa.

(25) Recibir copias e imprimir sello

de recibido para su debido archivo

(25.1) Recibir copias e imprimir sello

de recibido para su debido archivo

5 5

(26) Compilar Expediente, procesar

de manera digital y

archivar

Termina


Transferencia Primaria

Código: EVCA-2-04


Efectuar el traslado de los expedientes que han cumplido con su etapa activa, al interior del archivo de trámite, cuya constanteconsulta ha sido interrumpida, por haber concluido la gestión para la cual fue creada, dentro del ciclo de vida de los documentos.

Controlar el envío de la documentación al archivo de concentración, que haya cumplido con su trámite y vigencias documentales,pero que requieran precaucionarse por un plazo determinado, establecido en el Catálogo de Disposición Documental para suguarda o conservación hasta su descarte, o en su caso, constituye información, con valores secundarios.

4.2. Alcance.


4.3. Referencia.



· Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San Luís Potosí






4.4.Responsabilidades


TRANSFERENCIA PRIMARIA (EVCA-2-04)


El Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado expide la presente sección correspondiente a laCoordinación de Archivos, que forma parte del Manual General de Procedimientos, con fundamento en las atribuciones quele confieren los artículos 90 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, así como los diversos9° fracción XV y 108 del Reglamento Interno del Consejo de la Judicatura y en concordancia con las normas en la materiacontenidas en el artículo 64, fracción III, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San LuisPotosí, artículos 1°, 2° y 3° fracción III, del Reglamento del Poder Judicial para la aplicación de la Ley de Transparencia yAcceso a la Información Publica del Estado de San Luis Potosí; la Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí; el ReglamentoGeneral de Archivos del Poder Judicial del Estado; los numerales 15, fracción VII y 30, fracción II, de los Lineamientos para laGestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Publica del Estado de San Luís Potosí. Se aprueba porunanimidad de votos de los señores Consejeros que integran el Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial delEstado, en sesión celebrada el día 06 de febrero de 2013, en la ciudad de San Luis Potosí capital del estado del mismonombre, así lo acuerdan y firman los integrantes del Pleno Magistrado Álvaro Eguía Romero, Consejero Miguel GutiérrezReyes, Consejero Guillermo Balderas Reyes y Consejero Juan Carlos Barrón Lechuga , actuando el primero en su calidad dePresidente, ante el Secretario Ejecutivo de Pleno y Carrera Judicial que autoriza y da fe.



Autorizó









Elaboró

Revisó


(Rúbrica)



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4.5. Método de Trabajo


- Una vez que los expedientes hayan cumplido su periodo de trámite o gestión, serán sujetos a la transferencia primaria, porhaber postergado su utilidad inmediata para las actividades administrativas y operacionales del órgano que los produjo,reservando su conservación, hasta la llegada del plazo final, establecido para la caducidad de sus valores informativos,dentro del Catálogo de Disposición Documental.

- El personal comisionado como encargado del archivo de trámite, detectará y promoverá la transferencia primaria, que tienebajo su responsabilidad, ante su superior inmediato, para continuar con su resguardo y conservación en el Archivo Judicial oen el lugar que al efecto haya previsto el Consejo de la Judicatura.

- Las áreas administrativas a través de los responsables de los archivos de trámite, deberán llevar un registro completo ypreciso de las transferencias que efectúen; por su parte, el archivo judicial deberá establecer el registro central de losmovimientos.

- Todas las transferencias deberán realizarse sistemáticamente.

- El sistema de ordenación que se establezca para la conservación precaucionada de la documentación transferida, deberáresponder a las características y necesidades propias del órgano administrativo o jurisdiccional que generó el expediente.Con apego a la norma de archivo que señala como requisitos mínimos, la descripción de la cantidad total de los expedientescontenidos en el depósito o identificación, nombre del órgano que la produjo, año de creación, plazo de conservación, valoresdocumentales, debidamente establecidos.

- Solicitar ante el Archivo Judicial, fecha y hora para llevar a cabo la transferencia primaria de que se trate, describiendo latotalidad de la documentación que se ha de entregar.

- Llegado el día en que sea señalado para la entrega recepción de la documentación, el órgano receptor, deberá contar conespacio suficiente, para la colocación inmediata en estos, es decir, para el total de los expedientes que se reciban.

- El Archivo judicial recibirá y conservará la documentación de que se trate, de tal forma que garantice y asegure la preservaciónde la información que le es conferida.

- Toda la documentación que haya sido clasificada como confidencial o reservada, deberá contener los plazos tanto del quese fije para tal efecto, como de aquel que habrá de seguir a su liberación o desclasificación, a fin de que el archivo deconcentración, conozca el término de los mismos y proceda a su descarte o en su caso, a su conservación como documentocon valores secundarios o históricos.


- La documentación será transferida en cajas, o por lo menos protegida con cartones, distinguiendo cada legajo, con surespectiva tarjeta de identificación, la que entre otras cosas, deberá contener el nombre del órgano productor de la información,número de tomos o expedientes, año al que pertenecen y fecha de conservación o baja documental.

- Con lo anterior, se estará evitando el procedimiento de restauración, ya que con los cartones a cada lado de los legajos,estos servirán de protección a los expedientes, permitiendo su conservación y salvaguarda de la información.

- El Archivo Judicial proporcionará la ubicación topográfica de la documentación.

- El Archivo Judicial realizará lo siguiente:

- Cotejar el inventario con la documentación que se encuentra en las cajas o paquetes, según sea el caso.

- Verificar que la caja, contenga la descripción de los documentos que en ella se resguardan.

- Incorporar con rapidez la documentación a su acervo.

- Ordenarla y registrarla topográficamente de modo tal, que se facilite la localización de los expedientes.

- Integración inmediata de los inventarios entregados como constancia de la transferencia, para su consulta y préstamoposterior.

- Informar al H. Pleno del Consejo de la Judicatura, para la actualización de la estadística institucional, al igual que alCoordinador de Archivos, para la respectiva acción, en de la Guía Simple de Archivo.

- Tendrá que informar a las áreas administrativas generadoras de la documentación la ubicación física de los expedientes.

- Mantener a disposición de las diversas áreas administrativas, los documentos que se encuentran bajo su custodia, paraque sean consultados en el curso de las gestiones institucionales.

- Presentar los expedientes únicamente al área que los haya transferido, quien se responsabilizará junto con el solicitantepara la oportuna y completa devolución de la documentación de que se trate.

- Para este proceso se requiere de un Vale de Préstamo con los elementos mínimos necesarios.



(clave)

1

Titular del órgano

DAR: cumplimiento con el trámite solicitado a través del documento, que dio origen a la elaboración del expediente.

Expediente

2 Titular del órgano

DICTAR: auto o acuerdo, por el que se determina, la conclusión del expediente, ordenando la remisión del mismo al archivo de concentración, siempre que este, contenga valores secundarios, estableciendo el plazo de conservación que corresponda de conformidad con el catálogo de disposición documental.

Expediente

3

Secretaria

taquimecanógrafa o capturista

IMPRIMIR: el acuerdo o auto, recabar firma del titular del órgano productor de la información y remitir al encargado de archivo el expediente, para que proceda a la preparación de la transferencia primaria.

Expediente

4

Encargado del

archivo

RECIBIR: el documento, leer el acuerdo, proceder a la preparación de la transferencia decretada, a fin de evitar con ello, la acumulación o congestionamiento, al interior del archivo de trámite.

Expediente



5

Encargado del

archivo

SELECCIONAR: el expediente concluido, mediante acuerdo del titular en que así lo determinó, del resto de la información en trámite, verificar el número de ejemplares que con este mismo fin, se encuentren en proceso de espera, hasta que se complete la cantidad necesaria para el llenado de una caja.

Expediente

6

Encargado del

archivo

PREPARAR: la documentación para su transferencia, retirando clips, grapas o broches metálicos, notas autoadheribles, separadores de papel, compilando todas las hojas para proceder a su costura.

Expediente

7

Encargado del

archivo

COSER: el expediente seleccionado, haciéndolo con una sola hebra de hilo cuervo o cáñamo, cuyo ojal será lo más pequeño posible, a fin de ocultarlo al interior de las perforaciones de las fojas que se están cosiendo.

Expediente

8

Encargado de

archivo

SELLAR: En la parte media entre una y otra foja, permitiendo cubrir con la mitad del sello, la correspondiente al lado derecho y el resto, en la parte izquierda de la hoja.

Expediente

9

Encargado de

archivo

CANCELAR: el dorso de la hoja que aparezca en blanco, bien sea con la impresión del sello cuya frase diga “sin texto” o “cancelado”.

Expediente



(clave)

10

Encargado del

archivo

REALIZAR: la foliación del documento para facilitar la descripción del expediente.

Expediente

11

Encargado del

archivo

REQUISITAR: la carátula, EVCA-2-01/01 y/o EVCA-2-01/03, inscribiendo la fecha de terminación que será la misma del auto por el que se ordena, la remisión al archivo de concentración, número de fojas, número de tomos, fecha de descarte o baja documental.

Formato de Carátula

EVCA-2-01/01

EVCA-2-01/03

12

Encargado de

archivo

COMPILAR: los expedientes, que habrán de prescribir en sus valores secundarios, en la misma fecha, a fin de que cause baja al interior del archivo de concentración, de ser posible, la caja completa.

Expediente

13

Encargado de

archivo

ELABORAR: el inventario de transferencia primaria, describiendo los expedientes contenidos en la caja, utilizando cada una de las filas, para este fin.

Formato de

Transferencia Primaria

EVCA-2-04/01

14

Encargado de

archivo

AGRUPAR: todos los expedientes inventariados y resguardarlos al interior del depósito, caja o cartones.


15

Encargado de

archivo

ROTULAR: la caja o paquete con la etiqueta EVCA-2-04/02 y/o EVCA-2-04/03, según sea el caso.

Formato de

Rotulación de Caja

EVCA-2-04/02

EVCA-2-04/03

16

Encargado de

archivo

INFORMAR: Al titular del órgano, que se encuentra terminada la preparación de la transferencia primaria.

Expediente

17

Titular del órgano

EMITIR: Oficio, por el cual hace del conocimiento al titular del archivo de concentración, que se cuenta con información preparada para llevar a cabo la transferencia primaria, a fin de que se fije fecha y hora para tal efecto.

Oficio de transferencia

primaria

18

Titular del archivo de concentración

RECIBIR: oficio por el que se solicita la transferencia primaria y señalará fecha y hora, conforme a la bitácora de actividades, que se maneja al interior del órgano judicial.


primaria

19

Titular del órgano

GESTIONAR: Ante el área de Recursos Materiales la asignación de un vehículo con capacidad suficiente para trasladar los expedientes que serán transferidos al archivo de concentración.

Oficio de solicitud de

vehiculo oficial



(clave)

20


GIRAR: Instrucciones al personal del Archivo, a fin de que proceda a proveer de espacio suficiente al interior del archivo de concentración.


primaria

21

Encargado de

archivo

TRANSFERIR: la documentación en la fecha y hora señalada.

Expediente

22

Personal del

archivo judicial

RECIBIR: la documentación descrita, mediante oficio, en el que se precisará el número de cajas o paquetes que se remiten, el total de expedientes que en ellas se contienen, la fecha en que podrá ser descartada la información, por prescripción de sus valores secundarios, a fin de evitar con ello, la acumulación o congestionamiento, al interior del archivo de concentración.


primaria

23

Encargado de la transferencia y

personal del archivo judicial

COTEJAR: cada expediente contra el registro contenido en el inventario que se entrega.

Formato de Transferencia

Primaria EVCA-2-04/01

24

Personal del

archivo judicial

CONCLUIR: La recepción, regresando al interior de la caja, o a la realización del paquete protegido con cartones.

Expedientes



25

Encargado de la

transferencia, titular y personal

del archivo judicial.

ENTREGAR: constancia sellada y firmada por el servidor judicial que entrega y por el que recibe, al igual que por el titular del órgano de concentración, estableciendo el lugar de la estantería (ubicación topográfica), en donde habrá de resguardarse la información transferida, ejemplo: pasillo 3, fila 3, lado derecho. La designación se hará con base en los puntos cardinales, según se ubique el edificio del acervo, el cual será el mismo que ha sido destinado para el órgano productor de la información.

Formato de Transferencia

Primaria EVCA-2-04/01

26 Personal del archivo judicial

DEPOSITAR: en la estantería el total de la documentación recibida, el mismo día del evento, en donde estará a disposición del órgano productor, para el momento que sea requerida por este.

Expediente


FACILITAR: En todo momento la consulta del expediente, previo vale de préstamo, que para dicho fin se suscriba.

Expediente



(clave)

28 Personal del

archivo judicial

INTEGRAR: el inventario respectivo, con la carátula estandarizada, o bajo el formato correspondiente.

Formato de

Carátula EVCA-2-01/01

EVCA-2-01/03


ACTUALIZAR: el sistema de información del archivo judicial, con los datos arrojados con la transferencia primaria, realizada por el órgano productor de la misma.

Sistema SI-AJ

30 Titular del archivo de concentración

REMITIR: Informe mensual al H. Pleno del Consejo de la Judicatura, para la actualización de la Estadística institucional, respecto del crecimiento del acervo documental del archivo de concentración.

Oficio

31 Titular del archivo de concentración

INFORMAR: al Coordinador de Archivos, el lugar designado a la documentación que se recibe, con descripción de metros lineales y cúbicos, a fin de que anualmente, lleve a cabo la actualización correspondiente a la Guía Simple de Archivo.

Oficio



Titular del Órgano Judicial

Secretaria Taquimecanógrafa y/o capturista

Personal encargado del archivo

Auto o acuerdo

Inicio

(1)

Dar cumplimiento con el trámite solicitado a través del documento que dio origen a la

elaboración del expediente.

(2) Dictar auto o acuerdo por el que se determina la

conclusión de expediente, remitiéndolo al archivo de

concentración.

1

(5) Seleccionar expediente concluido y verifica el número

de ejemplares con información similar para

completar la caja.

(4)

Recibir el documento, leer el acuerdo para preparar la

transferencia decretada.

1

(3)

Imprimir acuerdo o auto, recaba firma del titular y

remite al archivo

(7)

Coser el expediente, asegurando ceñir las hojas,

para garantizar su compactación.

(6)

Preparar documentación para su transferencia, retirando

clips, grapas o broches para su compilación.

(8)

Sellar en la parte media entre cada una de las hojas,

permitiendo cubrir mitad y mitad de ambas fojas.

(9)

Cancelar el dorso de la hoja que aparezca en blanco con la frase “sin texto” o “cancelado”

(10)

Realizar la foliación del documento para facilitar la descripción del expediente.

1




Titular del Órgano Judicial


Personal encargado del archivo

Formato EVCA-2-04/01

1

(11)

Requisitar la carátula EVCA-2-01/01 y/o EVCA-2-01/03,

inscribiendo fecha de terminación.

(12)

Compilar los expedientes que habrán de prescribir en sus

valores secundarios.

(13)

Elaborar el formato EVCA-2-04/01 Transferencia Primaria, describiendo los expedientes

contenidos.

(14)

Agrupar los expedientes inventariados y resguardados

al interior del depósito y/o caja.

(15)

Rotular la caja o paquete con la etiqueta EVCA-2-04/02 y/o EVCA-2-04/03, según sea el

caso.

(16)

Informar al titular del órgano, que se encuentra terminada la

preparación de la transferencia primaria.

3

2

(17)

Emitir oficio para que se fije fecha y horario para realizar la

transferencia primaria.

(18)

Recibir oficio y señala fecha y hora de acuerdo a la bitácora

de actividades del órgano judicial.

(19)

Gestionar ante la Dirección de Recursos Materiales

asignación de vehiculo para trasladar expedientes.

(20)

Girar instrucciones al archivista para proceder a

proveer espacio en el archivo de concentración.

2

(21)

Transferir la documentación en la fecha y hora señalada.

3

2



Encargado de la transferencia



OFICIO


(30)

Remitir informe mensual al Pleno del Consejo de la

judicatura para actualizar la estadística institucional.

(23) Cotejar cada expediente

contra el registro de inventario que se entrega.

(22)

Recibir documentación por oficio que describe el número de cajas y expedientes que en

ella se contiene.

(29)

Actualizar el SI-AJ con los datos arrojados por la transferencia primaria

2

(24)

Concluir la recepción, regresando al interior de la caja o a la realización del

paquete protegido

(25)

Entregar constancia sellada de recibido, estableciendo la estantería en que habrá de

resguardarse la información.

(27)

Facilitar la consulta de expedientes, previo vale de

préstamo.

(28)

Integrar el inventario respectivo, con la carátula

EVCA-2-01/01 y/o EVCA-2-01/03

(31)

Informar al Coordinador de archivos lugar designado a la documentación para actualizar

la Guía Simple de Archivo.

Termina

(26) Depositar en estantería documentación

recibida el mismo día del evento,

para su disposición al órgano emisor.



Transferencia Secundaria

Código: EVCA-2-05


Efectuar el traslado de los expedientes que han cumplido con su etapa semiactiva dentro del ciclo de vida de los documentos,resguardados en el archivo de concentración, al Archivo Histórico del Estado.

Entregar debidamente identificada la información, a fin de que el órgano receptor, la registre y agregue inmediatamente a suacervo documental, sin contratiempos, toda vez que deberá transferirse, debidamente integrada, codificada y sistematizada.Circunstancia que permitirá el ingreso sin menoscabo alguno, al Archivo Histórico.

5.2. Alcance.


5.3. Referencia.









· Acuerdo General Septuagésimo Séptimo que establece los criterios básicos para identificar y dictaminar el carácter dedocumentos históricos en los archivos del Poder Judicial del Estado.

5.4. Responsabilidades


TRANSFERENCIA SECUNDARIA (EVCA-2-05)


El Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado expide la presente sección correspondiente a laCoordinación de Archivos, que forma parte del Manual General de Procedimientos, con fundamento en las atribuciones quele confieren los artículos 90 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, así como los diversos9° fracción XV y 108 del Reglamento Interno del Consejo de la Judicatura y en concordancia con las normas en la materiacontenidas en el artículo 64, fracción III, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de San LuisPotosí, artículos 1°, 2° y 3° fracción III, del Reglamento del Poder Judicial para la aplicación de la Ley de Transparencia yAcceso a la Información Publica del Estado de San Luis Potosí; la Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí; el ReglamentoGeneral de Archivos del Poder Judicial del Estado; los numerales 15, fracción VII y 30, fracción IV, de los Lineamientos parala Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Publica del Estado de San Luís Potosí. Se aprueba porunanimidad de votos de los señores Consejeros que integran el Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial delEstado, en sesión celebrada el día 06 de febrero de 2013, en la ciudad de San Luis Potosí capital del estado del mismonombre, así lo acuerdan y firman los integrantes del Pleno Magistrado Álvaro Eguía Romero, Consejero Miguel GutiérrezReyes, Consejero Guillermo Balderas Reyes y Consejero Juan Carlos Barrón Lechuga , actuando el primero en su calidad dePresidente, ante el Secretario Ejecutivo de Pleno y Carrera Judicial que autoriza y da fe.


Autorizó









Elaboró

Revisó


(Rúbrica)



5.5. Métodos de Trabajo


- Una vez que los expedientes hayan cumplido su periodo de permanencia al interior del archivo de concentración, seránsujetos a la transferencia secundaria, a fin de que el Archivo Histórico, vele por la conservación y preservación de las memoriasdel Poder Judicial del Estado.

- El personal encargado del archivo de concentración, tendrá la responsabilidad de detectar y promover la transferenciasecundaria, que tiene bajo su custodia, ante su superior inmediato, para continuar con su resguardo y conservación en elArchivo Histórico del Estado o en el lugar que al efecto haya previsto el Consejo de la Judicatura.

- El archivo de concentración, a través del responsable de preparar la transferencia secundaria, deberá llevar un registrocompleto y preciso de las transferencias que efectúe el órgano de su adscripción, concentrar y salvaguardar, el registro centralde los movimientos que al respecto se efectúe.

- Todas las transferencias deberán realizarse sistemáticamente.

- El sistema de ordenación que se establezca para la conservación precaucionada de la documentación transferida, deberáresponder a las características y necesidades propias del órgano administrativo o jurisdiccional que generó el expediente.Con apego a la norma de archivo que señala como requisitos mínimos, la descripción de la cantidad total de los expedientesque contienen el depósito o identificación, nombre del órgano que la produjo, año de creación, plazo de conservación, valoresdocumentales, debidamente establecidos.

- Solicitar ante el Archivo Histórico, fecha y hora para llevar a cabo la transferencia secundaria de que se trate, describiendo latotalidad de la documentación que se ha de entregar.

- Llegado el día en que sea señalado para la entrega recepción de la documentación, el órgano receptor, deberá contar conespacio suficiente, para la colocación inmediata en estos, es decir, para el total de los expedientes que se reciban.

- El Archivo Histórico, recibirá y conservara la documentación de que se trate, de tal forma que garantice y asegure lapreservación de la información que le es conferida.

- La documentación será transferida en cajas, o por lo menos protegida con cartones, distinguiendo cada legajo, con surespectiva tarjeta de identificación, la que entre otras cosas, deberá contener el nombre del órgano productor de la información,número de tomos o expedientes, año al que pertenecen.



- Con lo anterior, se estará evitando el procedimiento de restauración, ya que con los cartones a cada lado de los legajos,servirán de protecciones a los expedientes, permitiendo su conservación y salvaguarda de la información.

- El Archivo Histórico, proporcionará la ubicación topográfica de la documentación.

- El Archivo Judicial deberá informar a las áreas administrativas y jurisdiccionales generadoras de la documentación, sobre latransferencia secundaria y la ubicación física de los expedientes.

- El Archivo Histórico o encargado del área destinada para el resguardo de la información del Poder Judicial del Estado, conmás de cincuenta años, de haber sido producida, realizará lo siguiente:

- Cotejar el inventario con la documentación que se encuentra en las cajas o paquetes, según sea el caso.

- Verificar que la caja, contenga la descripción de los documentos que en ella se resguardan.

- Incorporar con rapidez la documentación a su acervo.

- Ordenarla y registrarla topográficamente de modo tal, que se facilite la localización de los expedientes.

- Integración inmediata de los inventarios entregados como constancia de la transferencia secundaria, para su consulta ypréstamo posterior.

- Mantener a disposición de los diversos órganos judiciales, los documentos que se encuentran bajo su custodia, para quesean consultados en el curso de las gestiones institucionales.

- Prestar los expedientes únicamente al área que los haya transferido, quien se responsabilizará junto con el solicitante parala oportuna y completa devolución de la documentación de que se trate.

- Para este proceso se requiere de un Vale de Préstamo con los elementos mínimos necesarios.



(clave)

1

Titular del Archivo

Judicial

MANTENER: Debidamente organizado el acervo documental, separados los expedientes que se encuentren próximos a cumplir el plazo precautorio de 50 años al interior del archivo judicial, el cual inicia desde la fecha de su producción hasta el vigente, al momento de cumplirse este.

Lineamientos para la Gestión

de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información

Pública del Estado y

Reglamento de Archivos Histórico

2

Titular del Archivo

Judicial

REVISAR: Los plazos de vigencia documental de los expedientes, cuando menos una vez al año.

Catalogo de Disposición Documental, Cuadro de

Clasificación,

3

Titular del Archivo

Judicial

GIRAR: Instrucciones al personal del Archivo Judicial, a fin de que proceda a la preparación de la transferencia secundaria.

Memorando

4

Personal del

Archivo Judicial

SELECCIONAR: El expediente cuyo plazo transcurrido sea mayor a los 50 años, a fin de llevar a cabo la transferencia secundaria al Archivo Histórico.

Expediente


5

Personal del

Archivo Judicial

REVISAR: Cada expediente que haya sido seleccionado para su transferencia secundaria.

Expediente

6

Personal del

Archivo Judicial

LIBERAR: De polvo, aspirando con mosquitero cada hoja y quitar objetos que dañen los documentos, tales como clips, grapas, broches metálicos, alfileres, ligas, hilos, notas autoadheribles, etc.

Expediente

7

Personal del

Archivo Judicial

REVISAR: Que los expedientes, no contengan hojas dobladas, rotas o mutiladas.

Expediente

8

Personal del

Archivo Judicial

RESTAURAR: Cada hoja que se encuentre rota, o parcialmente mutilada.

Expediente

9

Personal del

Archivo Judicial

COSER: El expediente seleccionado, haciéndolo con una sola hebra de hilo cuervo o cáñamo, cuyo ojal será lo más pequeño posible, a fin de ocultarlo al interior de las perforaciones de las fojas.

Expediente

10

Personal del

Archivo Judicial

REVISAR: El folio de los expedientes, motivo de transferencia secundaria.

Expediente

11

Personal del

Archivo Judicial

ELABORAR: El inventario de transferencia secundaria, describiendo los expedientes contenidos en la caja, utilizando cada una de las filas, o a través del SI-AJ.

Sistema: SI.AJ;


c) Descripción de Actividades 2/3


(clave)

12

Personal del

Archivo Judicial

COMPILAR: todos los expedientes inventariados y resguardarlos al interior del depósito, caja o paquetes protegidos con cartones.

Expediente

13

Personal del

Archivo Judicial

COLOCAR: los cartones que habrán de resguardar la información histórica, colocando en cada esquina, vinilo de color negro, fijado con pegamento U H U, o adhesivo transparente, se retirarán las cuatro perforaciones que contiene cada uno de los cartones.

Lineamientos para la

organización de los archivos

del Poder Judicial del

Estado.

14

Personal del

Archivo Judicial

REQUISITAR: la etiqueta bajo el formato elaborado para este fin. Formatos

EVCA-2-01/01 EVCA-2-01/03

15

Personal del

Archivo Judicial

PREPARAR: los legajos, cuyo tamaño no será mayor a los 5 centímetros de ancho.

Lineamientos

para la organización

de los archivos del P.J.E.



16

Personal del

Archivo Judicial

SUJETAR: el legajo con listón de lino o algodón blanco por la parte del frente a la altura del pie de página del cartón y pasando este por la perforación donde se localiza el encabezado; luego por enfrente, a fin de que atraviese la perforación en la parte del pie de página del cartón; hacer lo mismo de derecha a izquierda por el frente del cartón y sujetar el otro de izquierda a derecha, Colocando al interior los expedientes que serán motivo de transferencia Secundaria.

Lineamientos para la

organización de los archivos

del Poder Judicial del

Estado.

17

Personal del

Archivo Judicial

COLOCAR: la etiqueta de identificación en la parte central del legajo, la cual permitirá la plena identificación de la información que se resguarda en dicho paquete o legajo.

Formatos EVCA-2-04/02 EVCA-2-04/03

18

Personal del

Archivo Judicial

HACER: del conocimiento del titular del órgano, que se encuentra terminada la preparación de la transferencia secundaria.

Expediente

19

Titular del

Archivo Judicial

EMITIR: oficio, por el cual hace del conocimiento al titular del archivo histórico, que se cuenta con información preparada para llevar a cabo la transferencia secundaria, a fin de que se fije fecha y hora para tal efecto.

Oficio de transferencia secundaria

20

Titular del Archivo Histórico

RECIBIR: oficio por el que se solicita la transferencia secundaria, señalando fecha y hora, conforme a la bitácora de actividades, que se maneja al interior del órgano del estado.




(clave)

21

Titular del Archivo Judicial

GESTIONAR: ante el área de Recursos Materiales la asignación de un vehículo con capacidad suficiente para trasladar los expedientes que serán transferidos al Archivo Histórico.

Oficio de solicitud de vehículo

22


TRANSFERIR: la documentación en la fecha y hora señalada.


23

Personal del Archivo

Histórico

RECIBIR: la documentación descrita, mediante oficio, en el que se precisará el número de cajas o paquetes que se remiten, el total de expedientes que en ellas se resguarda.


24

Personal del Archivo Histórico

COTEJAR: Cada expediente contra el registro contenido en el inventario que se entrega.


25

Titular del Archivo

Histórico y personal del

Archivo Judicial

ENTREGAR: constancia sellada y firmada por el servidor judicial que entrega y por el titular del órgano del Archivo Histórico, al igual que por el titular del órgano de concentración.


26


REMITIR: informe al H. Pleno del Consejo de la Judicatura, para la actualización de la estadística institucional, respecto de la transferencia secundaria realizada al Archivo Histórico.

27


INFORMAR: al Coordinador de Archivos, el lugar designado por el archivo histórico, a la documentación que se transfirió, con descripción de metros lineales y cúbicos, a fin de que anualmente, lleve a cabo la actualización correspondiente a la Guía Simple de Archivo.





Expediente

(4)

Seleccionar archivos cuyo plazo sea mayor 50

años

Inicio

(1)

Mantener organizado y separados los expedientes en

un plazo precautorio de 50 años al interior del Archivo J.

(2) Revisar los plazos de vigencia

documental, cuando menos una vez al año

(3) Girar instrucciones al personal para proceder a la preparación de la transferencia secundaria.

1

1

(6)

Liberar de polvo y quitar objetos que dañen los

documentos.

(5) Revisar cada expediente que haya sido seleccionado para

su transferencia secundaria

(8)

Restaurar cada hoja que se encuentre rota o parcialmente

mutilada.

(7)

Revisar que los expedientes no contengan hojas dobladas,

rotas o mutiladas.

(9)

Coser el expediente, ciñiendo las hojas, para

asegurar su compactación.

(10)

Revisar el folio de los expedientes motivo de la transferencia secundaria.

1






2

OFICIO

1

EXPEDIENTES

(12)

Compilar los expedientes inventariados y resguardados

al interior de la caja.

(13)

Colocar cartones para embalaje fijados con pegamento y vinil de

cada una de las esquinas.

(14)

Requisitar la etiqueta bajo el formato EVCA-2-01/01 y/o

EVCA-2-01/01

(15)

Prepara los legajos, cuyo tamaño no será mayor a los

5 cm. de ancho.

(16)

Sujetar el legajo con listón de lino o algodón blanco acorde a

los lineamientos para la organización de los archivos

EVCA-2-05/01

(11) Elaborar el inventario de transferencia secundaria,

describiendo los Expedientes.

(17)

Colocar la etiqueta EVCA-2-04/02 y/o EVCA-2-04/03 que permite la identificación de la

información.

(18)

Hacer del conocimiento que se encuentra terminada la

preparación de la transferencia secundaria.

1

3

3

(19)

Emitir oficio al Archivo Histórico para que se fije

fecha y horario para realizar la transferencia secundaria.

2



Titular del Archivo Histórico


EXPEDIENTES

EVCA-2-05//01

OFICIO

EVCA-2-05//01

(23)

Recibir oficio donde se precisa el número de cajas y el total

de expedientes contenidos en ellas.

(21)

Gestionar ante la Dirección de Recursos Materiales

asignación de vehiculo para trasladar expedientes.

(22)

Transferir la documentación en la fecha y hora señalada.

2

(20)

Recibir oficio y señalar fecha y hora de acuerdo a la bitácora

de actividades del órgano judicial.

(24)

Cotejar cada expediente contra el registro contenido en el inventario de transferencia secundaria que se entrega.

(25)

Entregar constancia sellada y firmada por el titular del

órgano del Archivo Histórico.

(26)

Remitir informe al Pleno del Consejo de la judicatura para

actualizar la estadística institucional.

OFICIO

(27)

Informar al Coordinador de archivos lugar designado a la documentación para actualizar

la Guía Simple de Archivo.

Termina



FORMATOS

Nombre Codificación

Carátula para expediente con información de carácter público.

EVCA-2-01/01

Carátula para expediente de Entrega-Recepción con información de carácter público.

EVCA-2-01/02

Carátula para expediente con información de carácter Confidencial.

EVCA-2-01/03

Carátula para expediente de Entrega-Recepción con información de carácter confidencial.

EVCA-2-01/04

Índice de información de expedientes en archivo de trámite.

EVCA-2-01/05

Programa de actividades para la selección de documentos.

EVCA-2-02/01

Inventario de baja definitiva.

EVCA-2-03/01

Inventario de baja documental administrativa

EVCA-2-03/02

Oficio de inicio de baja documental

EVCA-2-03/03

Solicitud de baja documental administrativa

EVCA-2-03/04

Dictamen de valoración documental

EVCA-2-03/05

Transferencia primaria

EVCA-2-04/01

Transferencia secundaria

EVCA-2-05/01


Carátula para expediente de carácter público

Objetivo: Facilitar al servidor judicial responsable del archivo de trámite, su elaboración, la cual podrá requisitarse de

acuerdo al sistema que al efecto se diseñe, o por medio de este formato. Es necesaria para identificar la documentacióngestionada al interior del órgano, misma que satisface los requisitos establecidos por los Lineamientos para la Gestión deArchivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado, permitiendo la inversión de menor tiempo para eldesarrollo de la actividad relacionada con la integración de expedientes con información pública.

EV

CA

-2-0

1/01

de

Responsable:

Fecha de inicio :

Administrativo: Fiscal Legal

Fecha:

Archivo de trámite

ÓRGANO JUDICIAL SECRETARÍA EJECUTIVA

Cargo

Descripción de la información:

(Fondo, Subfondo, Sección, Subsección, Serie, Subserie)

Número de tomos

Número de Fojas

Código y número de expediente:

EVCA-2-01/01

Correo electrónico

Fecha de conclusión :

Archivo de Concentración

Plazo de Resguardo :

Tipo Documental

5

6 7

8

9 10

11

12

3

2

13

4

1

1. CÓDIGO Y No. DE EXPEDIENTE: Es el correspondiente a la serie documental, otorgada en el cuadrode clasificación archivística y el número de expediente, será en forma consecutiva e irá junto alcódigo de la información de que se trate, se aplicará esta, en toda la documentación producida alinterior de la institución. De conformidad con el artículo 28, párrafo II y fracción VI, de los Lineamientospara la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado, quedetermina los requisitos de la estandarización de la carátula de los expedientes, en concordanciacon la codificación que les ha sido asignada.

2. NÚMERO DE TOMOS: Requisito necesario, para conocer al interior del órgano, que se trata de unexpediente, cuya información, se encuentra relacionada, dividida o fraccionada en más de un tomo,lo que sucederá siempre en razón de su volumen, el que no deberá sobrepasar los 5 cm., a fin deque permita el manejo adecuado del expediente, circunstancia que contribuye a la conservación dela documentación;



EV

CA

-2-0

1/01

3. NÚMERO DE FOJAS: Deberá foliarse cada una de las hojas que contiene el expediente, realizadaesta operación, se anotará el número que constituye el total del folio. De conformidad con el artículo28, fracción VIII, de los Lineamientos en cita, la carátula del expediente, debe referir este dato, a fin desalvaguardar la información del mismo, evitando con dicho requisito, la sustracción de constancias,en los términos del artículo 16, párrafo III, deberá evitarse el uso de grapas, clips, broches metálicos,ligas o algún otro objeto que dañe la integridad de la documentación. Razón por la cual, se sugierela costura del documento.

4. ÓRGANO JUDICIAL: Se anotará el nombre completo del órgano que integra o compila el expediente,en los términos del artículo 28, fracción II, de los Lineamientos antes señalados;

5. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Debe citarse en forma breve, la parte más importante o relevantedel tema que trata el expediente, ejemplo: listas de puntualidad, pólizas de cheques, auditoría, etc.,de conformidad con el artículo 28, párrafo I, de los Lineamientos de referencia, se requiere que lacarátula, contenga el señalamiento sintetizado de la descripción de la información compilada en unexpediente, el cual, permitirá la plena identificación y agrupación de los mismos tipos de registros,asuntos, o con características iguales.

6. RESPONSABLE: Es el nombre del titular del órgano judicial, quien genera, produce, o recibe lainformación integrada en un expediente.

7. CARGO: Es preciso, citar el cargo del titular del órgano judicial, por la cual asume su responsabilidad,en el ejercicio de las facultades atribuidas al momento de su designación, a fin de que el lector,conozca el carácter, facultades o atribuciones que competen a este tipo de actividad pública, descritaen la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado.

8. CORREO ELECTRÓNICO: Al interior del Poder Judicial del Estado, todos los órganos judiciales, cuentancon una dirección electrónica, de los servidores públicos responsables de atender las solicitudesde acceso, en los términos del numeral 18, fracción IV, de la Ley de Transparencia y Acceso a laInformación Pública del Estado, correo que facilita la comunicación interna o externa, circunstanciaque permite dar respuesta inmediata, o un trámite más ágil a una solicitud de este tipo, razón por lacual, es preciso que dicho dato, aparezca en la carátula, por formar parte de los estándares de lamisma.

9. FECHA DE INICIO: Deberá anotarse la correspondiente al día en que se elabora la carátula, será iguala la del sello de recepción del documento o la de expedición de este, según sea el caso. Deconformidad con el artículo 18, fracción V y 28, fracción VII, de los Lineamientos antes invocados,todos los expedientes contendrán el año de apertura.

10. FECHA DE CONCLUSIÓN: Será aquella que corresponda a la última fecha de gestión, acorde alartículo 18, fracción V y 28, fracción VII, de los Lineamientos ya descritos, todos los expedientescontendrán el año de cierre o conclusión del mismo.

11. TIPO DOCUMENTAL: Se habrá de especificar, con una “X”, en razón del tipo de información, si esadministrativa, legal o fiscal, de acuerdo con el artículo 2°, fracción XXVI, debe entenderse por este,la condición que guardan los documentos de archivo, que les confiere características: administrativas,legales y fiscales en los archivos de trámite o concentración (los cuales son conocidos como valoresprimarios) o bien, evidenciales, testimoniales e informativos que determinan su conservaciónpermanente en un archivo histórico (resultando con esto, sus valores secundarios), permitiendodeterminar los plazos de guarda o vigencia de los documentos dentro del Sistema, así comoestablecer la disposición documental que con tal carácter, le corresponde.

12. FECHA : De la transferencia primaria, en que habrá de llevarse a cabo esta, al archivo de concentración,a fin de liberar espacio al interior del de trámite y preservar con ello, la información de que se trate;

13. PLAZO DE RESGUARDO: Se regirá de acuerdo a los plazos de conservación, previstos en el Catálogode Disposición Documental, en donde se fijará la fecha en que habrá de operar la baja documentalde la información que por transferencia primaria, fue remitida al interior del archivo de concentración;o en su defecto, se habrá de determinar, que permanecerá al interior de este. Lugar en el cual habráde ser custodiado, facilitando su consulta al órgano productor, hasta en tanto exista un AcuerdoGeneral, pronunciado por el Pleno del Consejo de la Judicatura, respecto al descarte de este tipo deexpediente, por haber fenecido sus valores secundarios, por los cuales se produjo el resguardo deeste tipo de información.


1. CÓDIGO Y No. DE EXPEDIENTE: Es el correspondiente a la serie documental, otorgada en el cuadro declasificación archivística y el número de expediente, será en forma consecutiva e irá junto al códigocorrespondiente a la información de que se trate, se aplicará esta, en toda la documentación producida alinterior de la institución. De conformidad con el artículo 28, párrafo II y fracción VI, de los Lineamientos parala Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado, que determinalos requisitos de la estandarización de la carátula de los expedientes, en concordancia con la codificaciónque les ha sido asignada;

Carátula para expediente de E-R carácter públicoObjetivo: Facilitar al servidor judicial responsable del archivo de trámite, su elaboración, la cual podrá requisitarse

de acuerdo al sistema que al efecto se diseñe, o por medio de este formato. Es necesaria para identificar la documentacióngestionada con motivo de la entrega recepción de cualquier órgano judicial, misma que satisface los requisitos establecidospor los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado, al igual quelos previstos por la Contraloría interna, con los campos necesarios para la descripción según sea el caso, de observaciones osituaciones que al efecto se presenten, durante la diligencia, permitiendo la inversión del menor tiempo para el desarrollo dela actividad relacionada con la integración de expedientes con este tipo de información pública.

EV

CA

-2-0

1/02

5 6

7

11

8

13 12

15

1

3

2

16

4

14

9

C.I:

de

Responsable:

Fecha de inicio :

Administrativo: Fiscal Legal Pública

Fecha:

> INTERVENCIÓN DE LA CONTRALORÍA.

> SIN INTERVENCIÓN DE LA CONTRALORÍA.

RECIBEENTREGA

Nombre y firma Nombre y firma

Archivo de trámite

CONTRALORIASECRETARÍA EJECUTIVA DE VIGILANCIA Y DISCIPLINA

Cargo


ENTREGA


Número de tomos

Número de Fojas


EVCA-2-01/02

Correo electrónico




Valor Documental

10



2. C.I.: Es la clave de control interno, otorgado por la Contraloría del Poder Judicial del Estado, a través del

cual determina el resguardo y manejo de la información, de acuerdo al programa operativo anual o

estratégicos, distinguiendo el contenido de estos, mediante la letra A o B;

3. NÚMERO DE TOMOS: Requisito necesario, para conocer al interior del órgano, que se trata de un expediente,

cuya información, se encuentra relacionada, dividida o fraccionada en más de un tomo, lo que sucederá

siempre en razón de su volumen, el que no deberá sobrepasar los 5 cm., a fin de que permita el manejo

adecuado del expediente, circunstancia que contribuye a la conservación de la documentación;

4. NÚMERO DE FOJAS: Deberá foliarse cada una de las hojas que contiene el expediente, realizada esta operación,

se anotará el número que constituye el total del folio. De conformidad con el artículo 28, fracción VIII, de los

Lineamientos en cita, la carátula del expediente, debe referir este dato, a fin de salvaguardar la información del

mismo, evitando con dicho requisito, la sustracción de constancias, en los términos del artículo 16, párrafo III,

deberá evitarse el uso de grapas, clips, broches metálicos, ligas o algún otro objeto que dañe la integridad de

la documentación. Razón por la cual, se sugiere la costura del documento;

5. ENTREGA: Deberá anotarse el nombre del profesional que deja el cargo de titular o responsable del órgano.

6. RECIBE: Señalar el nombre de la persona designada mediante oficio expedido por el H. Pleno del Consejo de

la Judicatura, como titular, comisionado o responsable del órgano, en donde se lleva a cabo la realización de

la entrega recepción.

7. INTERVENCIÓN DE LA CONTRALORIA: Anotación que resultará del oficio dirigido a este órgano, por el H. Pleno

del Consejo de la Judicatura, a través del cual requiere la intervención de esta, para llevar a cabo la entrega

recepción del área designada en el cuerpo del documento antes citado.

8. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Debe citarse en forma breve, la parte más importante o relevante del tema

que trata el expediente, ejemplo: listas de puntualidad, pólizas de cheques, auditoria, etc., de conformidad con

el artículo 28, párrafo I, de los Lineamientos de referencia. Se requiere que la carátula, contenga el

señalamiento sintetizado de la descripción de la información compilada en un expediente, el cual, permitirá la

plena identificación y agrupación de los mismos tipos de registros, asuntos, o con características iguales;

9. RESPONSABLE: Es el nombre del titular del órgano judicial, quien habrá de resguardar este tipo de expediente,

toda vez que la Contraloría del Poder Judicial del Estado, elabora por triplicado formatos y acta de entrega

recepción, de los cuales un juego es entregado al profesional saliente, otro al que recibe y una constancia

interna para el archivo de la Contraloría, de tal suerte que se registrará el nombre del titular poseedor de cada

juego;

10. CARGO: Es preciso, citar el cargo del titular del órgano judicial según sea el caso, bien sea el de la Contraloría,

o el del órgano judicial de que se trate, por la cual asume su responsabilidad, en el ejercicio de las facultades

atribuidas al momento de su designación, a fin de que el lector, conozca el carácter, facultades o atribuciones

que competen a este tipo de actividad pública, descrita en la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado;

11. CORREO ELECTRÓNICO: Al interior del Poder Judicial del Estado, todos los órganos judiciales, cuentan con una

dirección electrónica, de los servidores públicos responsables de atender las solicitudes de acceso, en los

términos del numeral 18, fracción IV, de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado,

correo que facilita la comunicación interna o externa, circunstancia que permite dar respuesta inmediata, o un

trámite más ágil a una solicitud de este tipo, razón por la cual, es preciso que dicho dato, aparezca en la carátula,

por formar parte de los estándares de la misma;


12. FECHA DE INICIO: Deberá anotarse la correspondiente al día en que se realiza la transferencia del encargo,

establecida en el oficio de comisión, designación y entrega. De conformidad con el artículo 18, fracción V y 28,

fracción VII, de los Lineamientos antes invocados, todos los expedientes contendrán el año de apertura;

13. FECHA DE CONCLUSIÓN: Será aquella que corresponda a la última fecha de gestión o conclusión del cierre del

acta respectiva, acorde al artículo 18, fracción V y 28, fracción VII, de los Lineamientos ya descritos, todos los

expedientes contendrán el año de cierre o conclusión del mismo;

14. VALOR DOCUMENTAL: Se habrá de especificar, con una “X”, en razón del tipo de información, si es administrativa,

legal o fiscal, de acuerdo con el artículo 2°, fracción XXVI, debe entenderse por este, la condición que guardan

los documentos de archivo, que les confiere características: administrativas, legales y fiscales en los archivos

de trámite o concentración (los cuales son conocidos como valores primarios) o bien, evidénciales, testimoniales

e informativos que determinan su conservación permanente en un archivo histórico (resultando con esto, sus

valores secundarios), permitiendo determinar los plazos de guarda o vigencia de los documentos dentro del

Sistema, así como establecer la disposición documental que con tal carácter, le corresponde;

15. FECHA : De la transferencia primaria, en que habrá de llevarse a cabo esta, al archivo de concentración, por

parte de la Contraloría, a fin de liberar espacio al interior del de trámite y preservar con ello, la información de que

se trate, no así del órgano judicial que fungió como receptor, toda vez que este tipo de documentación, deberá

permanecer en posesión del órgano judicial, para el momento en que deba efectuarse diversa transferencia y

constatar con ella, lo que recibió y lo que habrá de ser entregado al nuevo titular;

16. PLAZO DE RESGUARDO: Se regirá de acuerdo a los plazos de conservación, previstos en el Catálogo de

Disposición Documental, en donde se fijará la fecha en que habrá de operar la baja documental de la información

que por transferencia primaria, fue remitida al interior del archivo de concentración; o en su defecto, se habrá de

determinar, que permanecerá al interior de este. Lugar en el cual habrá de ser custodiado, facilitando su

consulta al órgano productor, hasta en tanto exista un Acuerdo General, pronunciado por el Pleno del Consejo

de la Judicatura, respecto al descarte de este tipo de expediente, por haber fenecido sus valores secundarios,

por los cuales se produjo, el resguardo de este tipo de información.

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Carátula para expediente de carácter confidencial.


acuerdo al sistema que al efecto se diseñe, o por medio de este formato. Es necesaria para identificar la documentacióngestionada al interior del órgano, misma que satisface los requisitos establecidos por los Lineamientos para la Gestión deArchivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado, permitiendo la inversión de menor tiempo para eldesarrollo de la actividad relacionada con la integración de expedientes cuya información ha sido clasificada como reservada.

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Responsable:

Fecha de inicio :


Reservada:

Fecha:

Cargo


Valor Documental


Número de tomos

Número de Fojas


Archivo de trámite

ÓRGANO JUDICIALSECRETARÍA EJECUTIVA

Correo electrónico


Confidencial: Fecha de desclasificación:

EVCA-2-01/03



1. CÓDIGO Y No. DE EXPEDIENTE: Es el correspondiente a la serie documental, otorgada en el cuadrode clasificación archivística y el número de expediente, será en forma consecutiva e irá junto al códigocorrespondiente a la información de que se trate, se aplicará esta, en toda la documentación producidaal interior de la institución. De conformidad con el artículo 28, párrafo segundo y fracción VI, de losLineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública delEstado, que determina los requisitos de la estandarización de la carátula de los expedientes, enconcordancia con la codificación que les ha sido asignada.

2. NÚMERO DE TOMOS: Requisito necesario, para conocer al interior del órgano, que se trata de unexpediente, cuya información, se encuentra relacionada, dividida o fraccionada en más de un tomo, loque sucederá siempre en razón de su volumen, el que no deberá sobrepasar los 5 cm., a fin de quepermita el manejo adecuado del expediente;


3. NÚMERO DE FOJAS: Deberá foliarse cada una de las hojas que contiene el expediente, realizada estaoperación, se anotará el número que constituye el total del folio. De conformidad con el artículo 28, fracciónVIII, de los Lineamientos en cita, la carátula del expediente, debe referir este dato, a fin de salvaguardar lainformación del mismo, evitando con dicho requisito, la sustracción de constancias, en los términos delartículo 16, párrafo tercero, deberá evitarse el uso de grapas, clips, broches metálicos, ligas o algún otroobjeto que dañe la integridad de la documentación. Razón por la cual, se sugiere la costura del documento;

4. ÓRGANO JUDICIAL: Se anotará el nombre completo del órgano que integra o compila el expediente, enlos términos del artículo 28, fracción II, de los Lineamientos antes señalados;

5. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Debe citarse en forma breve, la parte más importante o relevantedel tema que trata el expediente, ejemplo: listas de puntualidad, pólizas de cheques, auditoria, etc., deconformidad con el artículo 28, párrafo primero, de los Lineamientos de referencia, se requiere que lacarátula, contenga el señalamiento sintetizado de la descripción de la información compilada en unexpediente, el cual, permitirá la plena identificación y agrupación de los mismos tipos de registros, asuntos,o con características iguales;

6. RESPONSABLE: Es el nombre del titular del órgano judicial, quien genera, produce, o recibe la informaciónintegrada en un expediente;

7. CARGO: Es preciso, citar el cargo del titular del órgano judicial, por la cual asume su responsabilidad, enel ejercicio de las facultades atribuidas al momento de su designación, a fin de que el lector, conozca elcarácter, facultades o atribuciones que competen a este tipo de actividad pública, descrita en la LeyOrgánica del Poder Judicial del Estado;

8. CORREO ELECTRÓNICO: Al interior del Poder Judicial del Estado, todos los órganos judiciales, cuentancon una dirección electrónica, de los servidores públicos responsables de atender las solicitudes deacceso, en los términos del numeral 18, fracción IV, de la Ley de Transparencia y Acceso a la InformaciónPública del Estado, correo que facilita la comunicación interna o externa, circunstancia que permite darrespuesta inmediata, o un trámite más ágil a una solicitud de este tipo, razón por la cual, es preciso quedicho dato, aparezca en la carátula, por formar parte de los estándares de la misma;

9. FECHA DE INICIO: Deberá anotarse la correspondiente al día en que se elabora la carátula, será igual a ladel sello de recepción del documento o la de expedición de este, según sea el caso. De conformidad conel artículo 18, fracción V y 28, fracción VII, de los Lineamientos antes invocados, todos los expedientescontendrán el año de apertura;

10. FECHA DE CONCLUSIÓN: Será aquella que corresponda a la última fecha de gestión, acorde al artículo 18,fracción V y 28, fracción VII, de los Lineamientos ya descritos, todos los expedientes contendrán el año decierre o conclusión del mismo;

11. VALOR DOCUMENTAL: Se habrá de especificar, con una “X”, en razón del tipo de información, si esadministrativa, legal o fiscal, de acuerdo con el artículo 2°, fracción XXVI, debe entenderse por este, lacondición que guardan los documentos de archivo, que les confiere características: administrativas, legalesy fiscales en los archivos de trámite o concentración (los cuales son conocidos como valores primarios) obien, evidenciales, testimoniales e informativos que determinan su conservación permanente en un archivohistórico (resultando con esto, sus valores secundarios), permitiendo determinar los plazos de guarda ovigencia de los documentos dentro del Sistema, así como establecer la disposición documental que contal carácter, le corresponde;

12. FECHA DE DESCLASIFICACIÓN: Será aquélla que conforme a la Ley de Transparencia, se fije por el Comitéde Información; para su consulta pública en razón del principio de máxima publicidad, toda vez que el dañoque pudiera haberse causado con su publicación ha concluido;

13. FECHA: De la transferencia primaria, en que habrá de llevarse a cabo esta, al archivo de concentración, afin de liberar espacio al interior del de trámite y preservar con ello, la información de que se trate;

14. PLAZO DE RESGUARDO: Se regirá de acuerdo a los plazos de conservación, previstos en el Catálogo deDisposición Documental, en donde se fijará la fecha en que habrá de operar la baja documental de lainformación que por transferencia primaria, fue remitida al interior del archivo de concentración; o en sudefecto, se habrá de determinar, que permanecerá al interior de este. Lugar en el cual habrá de sercustodiado, facilitando su consulta al órgano productor de este, hasta en tanto exista un Acuerdo General,pronunciado por el Pleno del Consejo de la Judicatura, respecto al descarte de este tipo de expediente, porhaber fenecido sus valores secundarios, por los cuales se produjo, el resguardo de este tipo de información.

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Carátula para expediente deE-R con carácter reservado.


acuerdo al sistema que al efecto se diseñe, o por medio de este formato. Es necesaria para identificar la documentacióngestionada con motivo de la entrega recepción de cualquier órgano judicial, misma que satisface los requisitos establecidospor los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado, al igual quelos previstos por la Contraloría interna, permitiendo la inversión del menor tiempo para el desarrollo de la actividad relacionadacon la integración de expedientes con datos confidenciales y reservados, con estricto apego a la Ley de Transparencia.

C.I:

de

Responsable:

Fecha de inicio :


Reservada:

Fecha:


Archivo de trámite

ENTREGA

Cargo


> SIN INTERVENCIÓN DE LA CONTRALORÍA.

Valor Documental


Número de tomos

Número de Fojas

Correo electrónico


> INTERVENCIÓN DE LA CONTRALORÍA.

Confidencial: Fecha de desclasificación:

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RECIBE

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1. CÓDIGO Y No. DE EXPEDIENTE: Es el correspondiente a la serie documental, otorgada en elcuadro de clasificación archivística y el número de expediente, será en forma consecutiva eirá junto al código correspondiente a la información de que se trate, se aplicará esta, en todala documentación producida al interior de la institución. De conformidad con el artículo 28,párrafo segundo y fracción VI, de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativosy Resguardo de la Información Pública del Estado, que determina los requisitos de laestandarización de la carátula de los expedientes, en concordancia con la codificación queles ha sido asignada;

2. C.I.: Es la clave de control interno, otorgado por la Contraloría del Poder Judicial del Estado,a través del cual determina el resguardo y manejo de la información, de acuerdo al programaoperativo anual de cada ejercicio;

3. NÚMERO DE TOMOS: Requisito necesario, para conocer al interior del órgano, que se tratade un expediente, cuya información, se encuentra relacionada, dividida o fraccionada enmás de un tomo, lo que sucederá siempre en razón de su volumen, el que no deberásobrepasar los 5 cm., a fin de que permita el manejo adecuado del expediente;

4. NÚMERO DE FOJAS: Deberá foliarse cada una de las hojas que contiene el expediente,realizada esta operación, se anotará el número que constituye el total del folio. De conformidadcon el artículo 28, fracción VIII, de los Lineamientos en cita, la carátula del expediente, debereferir este dato, a fin de salvaguardar la información del mismo, evitando con dicho requisito,la sustracción de constancias, en los términos del artículo 16, párrafo tercero, deberá evitarseel uso de grapas, clips, broches metálicos, ligas o algún otro objeto que dañe la integridadde la documentación. Razón por la cual, se sugiere la costura del documento;

5. ENTREGA: Deberá anotarse el nombre del profesional que deja el cargo de titular oresponsable del órgano;

6. RECIBE: Señalar el nombre de la persona designada mediante oficio expedido por el H.Pleno del Consejo de la Judicatura, como titular, comisionado o responsable del órgano, endonde se lleva a cabo la realización de la entrega recepción;

7. INTERVENCIÓN DE LA CONTRALORIA: Anotación que resultará del oficio dirigido a este órgano,por el H. Pleno del Consejo de la Judicatura, a través del cual requiere la intervención deesta, para llevar a cabo la entrega recepción del área designada en el cuerpo del documentoantes citado;

8. DETALLE: Se habrá de describir, con fundamento en el oficio de comisión, la razón en queconsiste la intervención requerida a la Contraloría interna, al igual que el resultado de lamisma;

9. DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Debe citarse en forma breve, la parte más importante orelevante del tema que trata el expediente, ejemplo: listas de puntualidad, pólizas de cheques,auditoria, etc., de conformidad con el artículo 28, párrafo primero, de los Lineamientos dereferencia, se requiere que la carátula, contenga el señalamiento sintetizado de la descripciónde la información compilada en un expediente, el cual, permitirá la plena identificación yagrupación de los mismos tipos de registros, asuntos, o con características iguales;

10. RESPONSABLE: Es el nombre del titular del órgano judicial, quien habrá de resguardar estetipo de expediente, toda vez que la Contraloría del Poder Judicial del Estado, elabora portriplicado formatos y acta de entrega recepción. De los cuales un juego es entregado alprofesional saliente, otro al que recibe y una constancia interna para el archivo de laContraloría, de tal suerte que se registrará el nombre del titular poseedor de cada juego;

11. CARGO: Es preciso, citar el cargo del titular del órgano judicial, por la cual asume suresponsabilidad, en el ejercicio de las facultades atribuidas al momento de su designación,a fin de que el lector, conozca el carácter, facultades o atribuciones que competen a este tipode actividad pública, descrita en la Ley Orgánica del Poder Judicial del Estado;

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12. CORREO ELECTRÓNICO: Al interior del Poder Judicial del Estado, todos los órganos judiciales,cuentan con una dirección electrónica, de los servidores públicos responsables de atenderlas solicitudes de acceso, en los términos del numeral 18, fracción IV, de la Ley deTransparencia y Acceso a la Información Pública del Estado, correo que facilita la comunicacióninterna o externa, circunstancia que permite dar respuesta inmediata, o un trámite más ágila una solicitud de este tipo, razón por la cual, es preciso que dicho dato, aparezca en lacarátula, por formar parte de los estándares de la misma;

13. FECHA DE INICIO: Deberá anotarse la correspondiente al día en que se realiza la transferenciadel encargo, establecida en el oficio de comisión, designación y entrega. De conformidadcon el artículo 18, fracción V y 28, fracción VII, de los Lineamientos antes invocados, todoslos expedientes contendrán el año de apertura;

14. FECHA DE CONCLUSIÓN: Será aquella que corresponda a la última fecha de gestión oconclusión del cierre del acta respectiva, acorde al artículo 18, fracción V y 28, fracción VII, delos lineamientos ya descritos, todos los expedientes contendrán el año de cierre o conclusióndel mismo;

15. VALOR DOCUMENTAL: Se habrá de especificar, con una “X”, en razón del tipo de información,si es administrativa, legal o fiscal, de acuerdo con el artículo 2°, fracción XXVI, debe entendersepor es te , la cond ic ión que guardan los documentos de arch ivo , que les conf ie recaracterísticas: administrativas, legales y fiscales en los archivos de trámite o concentración(los cuales son conocidos como valores primarios) o bien, evidenciales, testimoniales einformativos que determinan su conservación permanente en un archivo histórico (resultandocon esto, sus valores secundarios), permitiendo determinar los plazos de guarda o vigenciade los documentos dentro del Sistema, así como establecer la disposición documental quecon tal carácter, le corresponde;

16. FECHA DE DESCLASIFICACIÓN: Será aquélla que conforme a la Ley de Transparencia, se fijepor el Comité de Información; para su consulta pública en razón del principio de máximapublicidad, toda vez que el daño que pudiera haberse causado con su publicación ha concluidoen razón del contenido de la información establecida como reservada;

17. FECHA : De la transferencia primaria, en que habrá de llevarse a cabo esta, al archivo deconcentración, por parte de la Contraloría, a fin de liberar espacio al interior del de trámite ypreservar con ello, la información de que se trate, no así del órgano judicial que fungió comoreceptor, toda vez que este tipo de documentación, deberá permanecer en posesión delórgano judicial, para el momento en que deba efectuarse diversa transferencia y constatarcon ella, lo que recibió y lo que habrá de ser entregado al nuevo titular;

18. PLAZO DE RESGUARDO: Se regirá de acuerdo a los plazos de conservación, previstos en elCatálogo de Disposición Documental, en donde se fijará la fecha en que habrá de operar labaja documental de la información que por transferencia primaria, fue remitida al interior delarchivo de concentración; o en su defecto, se habrá de determinar, que permanecerá alinterior de este. Lugar en el cual habrá de ser custodiado, facilitando su consulta al órganoproductor, hasta en tanto exista un Acuerdo General, pronunciado por el Pleno del Consejode la Judicatura, respecto al descarte de este tipo de expediente, por haber fenecido susvalores secundarios, por los cuales se produjo, el resguardo de este tipo de información.

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síInventario de expedientes en archivo de Trámite

Objetivo: Facilitar al servido judicial, encargado de la difusion de la información a través del Portal de Internet, el dar

cumplimiento con el Artículo 18, fracción I, registrando en este formato, la documentación producida por el órgano de que se trate, la cualse encuentra en trámite al momento de su publicación.

VIGENCIA

No DESCRIPCIÓN DE LA SERIE SECCIÓN SERIE ADMITIVO LEGAL FISCAL PÚBLICA RESERVADA CONFIDENCIAL BAJA CONCENTRACIÓN HISTÓRICO INICIO CONCLUSIÓN FOJAS PLAZO V.D.

ÓRGANO DE APOYO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA

DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ

NOMBRE Y FIRMA

RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN

DE ARCHIVOS

Formato: EVCA-2-01/05

EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE ______ HOJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE _______ EXPEDIE3NTES CONTENIDOS EN _______CAJAS CON PESO APROXIMADO DE ________KILOGRAMOS

LUGAR Y FECHA :

FECHASEXPEDIENTES

SUPERVISÓ

AÑO 201_

COLONIA ISSSTE, C.P. 78350, S.L.P.

TEL:8-26-85-00

www.cjslp.gob.mx

DOMICILIO: AV. LUIS DONALDO COLOSIO No. 305

CONSEJO DE LA JUDICATURA

SECRETARÍA EJECUTIVA DE VIGILANCIA Y DISCIPLINA

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

ÍNDICE DE INFORMACIÓN DE EXPEDIENTES EN ARCHIVO DE TRÁMITE

FORMULÓ

NOMBRE Y FIRMA DEL TITULAR

REVISÓ

NOMBRE Y FIRMA

SECRETARIO EJECUTIVO

CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN DESTINO FINAL

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EVCA-2-01/05

1. ÓRGANO DE APOYO: Se anotará el nombre completo del órgano jurisdiccional o administrativo del Poder Judicial del Estado, cualquieraque sea su denominación que integra el inventario;

2. No: Del registro, el cual marcará el consecutivo de los documentos que se inventarían;

3. DESCRIPCIÓN DE LAS SERIE: título con el que se designa el documento, al cual le ha sido otorgado una serie documental, localizable enel cuadro general de clasificación archivística o en el catálogo de series documentales, añadiendo una breve explicación del contenido dela información inventariada, a manera de que el lector interesado, conozca el registro y advierta que se trata de información administrativade trámite cotidiano, propio de la función a que se refiere su denominación; carente de valores secundarios;

4. SECCIÓN: Es cada una de las divisiones del subfondo, basada en las atribuciones de cada órgano que integra el Consejo de laJudicatura, con las disposiciones legales aplicables, prevista en el cuadro general de clasificación archivística o en el catálogo de seriesdocumentales;



5. SERIE: Corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución generaly que versan sobre una materia o asunto específico, establecidas en el cuadro general de clasificaciónarchivística o en el catálogo de series documentales;

6. VALOR ADMINISTRATIVO: Utilidad que los documentos poseen por ser soporte de las actuacionesadministrativas y las gestiones de una organización, motivo por el que son producidos y por su capacidadpara representarlas;

7. VALOR LEGAL: Utilidad de los documentos que sirven de soporte para los derechos e intereses de losindividuos y de las organizaciones, para su defensa jurídica y para probar el cumplimiento de la ley;

8. VALOR FISCAL: Utilidad de los documentos que poseen información sobre el cumplimiento de las obligacionestributarias y por extensión, los que soportan la gestión financiera;

9. INFORMACIÓN PÚBLICA: La información creada, administrada o en posesión de los sujetos obligados,exceptuando la clasificada como reservada o confidencial;

10. INFORMACIÓN RESERVADA: Aquella clasificada con carácter temporal como restringida al acceso del público;

11. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Es que contiene datos personales relativos a las características físicas,morales o emocionales, origen étnico o racial, domicilio, vida familiar, privada, íntima y afectiva, patrimonio,número telefónico, correo electrónico, ideología, opiniones políticas, preferencias, sexuales, salud y expedientemédico y toda aquella información susceptible de ser tutelada por los derechos humanos a la privacidad,intimidad, honor y dignidad, que se encuentra en posesión de alguno de los entes obligados y sobre la queno puede realizarse ningún acto o hecho, sin la autorización debida de los titulares o sus representanteslegales;

12. BAJA DOCUMENTAL: Depuración de documentos, que han preescrito en sus valores primarios, que porende, carecen de valores secundarios, motivo por el cual, una vez concluida su gestión, son objetos dedescarte al interior del archivo de trámite, después de haber cumplido con el periodo de vigencia documentalestablecido en el catalogo de disposición documental, puede gestionarse su eliminación definitiva;

13. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Conjunto orgánico de documentos y expedientes en cualquier soporte, cuyaconsulta es esporádica por parte de los órganos administrativos y jurisdiccionales, generadores de lainformación y que deben conservarse por razones legales, administrativas, fiscales o contables. Losdocumentos que forman este archivo, permanecerán en el, hasta que prescriban sus valores primarios, o sedetermine su destino final, de acuerdo a las vigencias establecidas en el Catálogo de Disposición Documental;

14. ARCHIVO HISTÓRICO: Conjunto orgánico de documentos y expedientes en cualquier soporte, que contienenla memoria documental institucional y que deben conservarse bajo resguardo permanente. En este lugar,serán organizados, conservados y administrados, a fin de que se proceda a su descripción y divulgación deaquellos que posean un valor secundario, será transferido en su momento por el archivo de concentración;

15. FECHAS: Se indican en la descripción de documentos, para marcar el inicio del expediente y del últimodocumento generado en dicho asunto, o fin del trámite gestionado en éste;

16. FOJAS: Se refiere al número total de hojas que contiene el expediente;

17. VIGENCIA DOCUMENTAL: Es el periodo establecido en el catálogo de disposición documental, en el cualdetermina el plazo de vencimiento para su conservación al interior del archivo de concentración;

18. CONTENIDO: Debe señalarse, el total de los documentos registrados en el inventario;

19. LUGAR Y FECHA: Del día en que se concluyó el registro, con especificación del municipio en donde seencuentra constituido el Órgano Judicial;

20. FORMULÓ: Nombre y firma del servidor judicial responsable de la transferencia documental. Deberá iniciarcon el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

21. REVISÓ: Nombre y firma del titular del Órgano Judicial, responsable de autorizar la baja definitiva. Deberáiniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

22. SUPERVISÓ: Nombre y firma del titular o encargado de la Coordinación de Archivos. Deberá iniciar con elnombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas.

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síPrograma de Actividades - Selección de documentos-

Objetivo: Dar a conocer al responsable del archivo de trámite y de concentración, la periodicidad con que será visitado por el

Coordinador de Archivos, para constatar la aplicación de los instrumentos de control archivísticos y formatos, establecidos para el mejorregistro y control de la información; establecer los plazos de capacitación personalizada, la importancia de la información y los valores de ésta,así como a satisfacer las dudas o contrariedades que surjan al momento de la aplicación de la normatividad institucional.

ACTIVIDAD ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE

Capacitación a los encargados de los archivos administrativos

X X X X

Capacitación al personal de Juzgados X X X X

Supervisar la aplicación del cuadro de clasificación archivistica

X X

Vigilar los plazos de vigencias documentales de los archivos administrativos

X X

Verificar el proceso de baja documental X X X X X X

AÑO 2012 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS




DOMICILIO: MANUEL DEL CONDE 155 ZONA CENTRO PROGRAMA DE ACTIVIDADES


1 2

EVCA-2-02/01

1. ACTIVIDADES:

- Capacitar a los encargados de los archivos administrativos; bien puede ser en grupo o personalizada, toda vez que se trata de que el servidor judicial,conozca, practique y aplique, cabalmente los instrumentos de control archivístico, a fin de que con el uso de estos, le resulte más fácil su desempeñolaboral, por esta razón se ha fijado por meses y no por días o semanas.

- Supervisar la aplicación del cuadro de clasificación archivística, a fin de que los expedientes que se encuentren en trámite, contengan el códigoasignado en el citado instrumento.

- Apoyar en los plazos de vigencia de la documentación, a fin de que se produzca la selección de la información que sea motivo de descarte y evitarla congestión o acumulación de expedientes cuyo trámite ha concluido.

- Atender y gestionar el proceso de depuración documental, una vez que se concluya el de valoración.

2. FECHAS: Las actividades serán desarrolladas, conforme lo establecido en el calendario, las cuales han sido repartidas durante los 12 meses del ciclo quecorresponde al Programa Operativo Anual, según sea el año de su gestión.

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síInventario de baja definitiva.

Objetivo: Facilitar al servidor judicial responsable del archivo de trámite, el inventario de los duplicados de procesos penales,

susceptibles de causar baja al interior del Juzgado, permitiéndole invertir el menor tiempo posible para el desarrollo de las tareas encomendadas,cuando su centro de adscripción, carezca del sistema SI-AJ.

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JUZGADO :

DOMICILIO :


FECHA DE

SENTENCIA O

AUTO FINAL

NÚMERO DE FOJAS

DE DUPLICADO

EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE ______ HOJAS Y AMPARA LA CANTIDAD DE _______ PROCESOS CONTENIDOS EN _______CAJAS CON PESO APROXIMADO DE ________KILOGRAMOS

LUGAR Y FECHA :

No. DUPLICADO

PROCESONo SENTENCIADO SOBRENOMBRE OFENDIDO


INVENTARIO DE BAJA DEFINITIVA




DELITOFECHA

FINAL

COORDINADOR DE ARCHIVOS

SUPERVISÓFORMULO

SECRETARIO DEL JUZGADO

REVISÓ

JUEZ DEL RAMO PENAL


1. JUZGADO: Deberá anotar el nombre completo de Juzgado;

2. DOMICILIO: Se refiere a la localización del Juzgado o Archivo de Concentración, debe comenzar porel nombre de la calle, seguido del número externo y en algunos casos al número interno;


4. No. DUPLICADO PROCESO: Se deberá anotar el número de proceso asignado por el Juzgado dedonde procede;

5. SENTENCIADO: Nombre completo de la persona en contra de quien se dictó la sentencia, deberáiniciar con el nombre(s) seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

6. SOBRENOMBRE: Precisar de manera clara el sobrenombre por el cual es conocido el sentenciado;

7. OFENDIDIDO: Victima o persona en contra de quien se cometió el delito, deberá iniciar con el nombre(s)seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

8. DELITO: Señalar el tipo del delito imputado en la sentencia;

9. FECHA DE SENTENCIA O AUTO FINAL: Se refiere a la fecha en que se dictó sentencia correspondiente,si es definitiva, interlocutoria o auto que puso fin al proceso. Deberá anotar los dígitos de la siguientemanera dd/mm/aaaa;

10. No. DE FOJAS DEL DUPLICADO: Se anotará el número definitivo, resultado de la extracción dedocumentos originales que se hayan encontrado en el duplicado, mismos que serán agregados alprincipal;

11. FECHA FINAL: Del acuerdo, por el cual se remite al Archivo Judicial, el proceso original y se ordena ladepuración del duplicado;


13. FORMULÓ: Nombre y firma del servidor judicial responsable de realizar la baja documental. Deberáiniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

14. REVISÓ: Nombre y firma del titular del Órgano Judicial, responsable de autorizar la baja definitiva.Deberá iniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

15. SUPERVISÓ: Nombre y firma del titular o encargado de la Coordinación de Archivos. Deberá iniciarcon el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas.

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Periódico Oficial del Estado 68 SABADO 14 DE SEPTIEMBRE DE 2013 Libre y Soberano de San Luis Potosí

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EVCA-2-03/02


7. VALOR LEGAL: Utilidad de los documentos que sirven de soporte para los derechos e intereses delos individuos y de las organizaciones, para su defensa jurídica y para probar el cumplimiento de laley;

8. VALOR FISCAL: Utilidad de los documentos que poseen información sobre el cumplimiento de lasobligaciones tributarias y por extensión, los que soportan la gestión financiera;


10. INFORMACIÓN RESERVADA: Aquella clasificada con carácter temporal como restringida al accesodel público;

11. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Es que contiene datos personales relativos a las características físicas,morales o emocionales, origen étnico o racial, domicilio, vida familiar, privada, íntima y afectiva,patrimonio, número telefónico, correo electrónico, ideología, opiniones políticas, preferencias, sexuales,salud y expediente médico y toda aquella información susceptible de ser tutelada por los derechoshumanos a la privacidad, intimidad, honor y dignidad, que se encuentra en posesión de alguno de losentes obligados y sobre la que no puede realizarse ningún acto o hecho, sin la autorización debida delos titulares o sus representantes legales;

12. BAJA DOCUMENTAL: Eliminación de la documentación que ha dejado de tener vigencia o han prescritoen sus valores primarios, sin contener datos históricos, de tipo administrativo, legal o jurídico, fiscalo contable, de acuerdo con los tiempos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental delPoder Judicial del Estado y el procedimiento señalado en la normatividad aplicable;

13. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Conjunto orgánico de documentos y expedientes en cualquier soporte,cuya consulta es esporádica por parte de los órganos administrativos y jurisdiccionales, generadoresde la información y que deben conservarse por razones legales, administrativas, fiscales o contables.Los documentos que forman este archivo, permanecerán en el, hasta que prescriban sus valoresprimarios, o se determine su destino final, de acuerdo a las vigencias establecidas en el Catálogo deDisposición Documental;

14. ARCHIVO HISTÓRICO: Conjunto orgánico de documentos y expedientes en cualquier soporte, quecontienen la memoria documental institucional y que deben conservarse bajo resguardo permanente.En este lugar, serán organizados, conservados y administrados, a fin de que se proceda a sudescripción y divulgación de aquellos que posean un valor secundario, será transferido en su momentopor el archivo de concentración;

15. FECHAS: Se indican en la descripción de documentos, para marcar el inicio del expediente y delúltimo documento generado en dicho asunto, o fin del trámite gestionado en éste;


17. VIGENCIA DOCUMENTAL: Es el periodo establecido en el Catalogo de Disposición Documental, en elcual determina el plazo de vencimiento para su conservación al interior del archivo de concentración;



20. FORMULÓ: Nombre y firma del servidor judicial responsable de la baja documental. Deberá iniciarcon el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

21. REVISÓ: Nombre y firma del titular del Órgano Judicial, responsable de autorizar la baja definitiva.Deberá iniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

22. SUPERVISÓ: Nombre y firma del titular o encargado de la Coordinación de Archivos. Deberá iniciarcon el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas.

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3/02



Oficio de inicio de baja documentalObjetivo: Facilitar al servidor judicial responsable del archivo de trámite, la elaboración del oficio por el cual el titular

del órgano, propone la baja documental registrada en los inventarios, en los que se describen los duplicados de procesospenales, suceptibles de descarte al interior del Juzgado, mismo que permitirá trabajar en colaboración con el Secretario,quien constatará que los requisitos establecidos para la procedencia de la baja documental, se encuentran satisfechos acabalidad, invirtiendo el menor tiempo para su desarrollo.

c.c.p.

"2012, Año de la libertad, la democracia y la participación ciudadana"

LIC.

RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

NÚM. OFICIO _____________

JUZGADO __________________________

DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO

ATENTAMENTE

"SUFRAGIO EFECTIVO NO REELECCIÓN"

SAN LUIS POTOSÍ, S.L.P. A ___ DE _______ DE 20__

Con esta fecha se solicita dar inicio al procedimiento de “Baja Documental”, ( citar: la cantidad de documentos que han sido

inventariados), de X número de duplicados de procesos penales, que corresponden a los años de _____________ a

___________, toda vez que han prescrito en sus valores primaros y constituyen información que es considerada sin valor

secundario, por ende es motivo de descarte archivístico, de conformidad con el Acuerdo Quincuagésimo Noveno del Pleno

del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado, publicado en el Periódico Oficial, de fecha 24 de septiembre de

2009, en los numerales: Primero fracción I, Tercero, en su fracción I, Cuarto y Quinto.

Adjunto los archivos electrónicos, en que se contiene el inventario de los duplicados de procesos penales concluidos, queconstituyen baja documental.

PRESENTE.


JUEZ _________________DEL RAMO PENAL

Nombre y Firma

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1. ENCABEZADO: El Encabezado del documento lo constituye el logotipo institucional, alineado a laizquierda, con un renglón de separación y centrada, la declaratoria que el Honorable Congreso delEstado Libre y Soberano de San Luis Potosí emite cada año a los titulares de los poderes, Ejecutivo,Legislativo y Judicial del Estado, así como a los 58 cabildos de la Entidad, y los organismosconstitucionales autónomos, para que en el marco de sus respectivas competencias y atribuciones,ordenen a todas sus dependencias, organismos, entidades y cualquier área de las mismas, seinscriba la leyenda en todos los comunicados oficiales;

2. JUZGADO: Órgano Poseedor de la Información, que suscribe la solicitud del procedimiento de bajade duplicados de procesos penales concluidos;

3. No. OFICIO: Será el consecutivo del Juzgado, al momento de suscribir la solicitud de depuración deduplicados de procesos penales concluidos;

4. NOMBRE: Del titular o encargado de la Coordinación de Archivos del Poder Judicial del Estado. Deberáiniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

5. AÑOS DE REFERENCIA: Se deberán especificar, los años a que corresponden los duplicados deprocesos penales concluidos, el cual será igual al designado después del número progresivo señaladopor el Juzgado u Órgano Poseedor de la Información, al momento de su producción. Ejemplo: en elinventario aparecerán registrados del número 315/ 2008 al 190/2010; los años serán citados de lasiguiente forma: de 2008 a 2010;

6. LEYENDA OFICIAL: Circular número 21 de fecha 8 de junio de 1920 suscrita por el encargado deDespacho de la Subsecretaría de Gobernación Gilberto Valenzuela en la que se inscribe: “Por acuerdodel C. Presidente Constitucional substituto de la República, tengo el honor de manifestar a usted parasu conocimiento y efectos consiguientes, que de conformidad con el Plan de Agua Prieta de 23 de abrilde 1920, se sustituye el antiguo lema de “Constitución y Reformas” por el de “SUFRAGIO EFECTIVO.-NO REELECCIÓN”, que deberá usarse en lo sucesivo en todas las comunicaciones de carácteroficial”. A la fecha no existe ordenamiento que derogue dicha disposición;

7. FECHA: La vigente al día en que sea expedida, la solicitud de Baja Documental;

8. AUTORIZÓ: Nombre y firma del titular del órgano poseedor de la información, Juez a cargo. Deberáiniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

9. COPIAS: A dos renglones del cargo del remitente, escriba las siglas c.c.p. (con copia para), seguida dedos puntos (:), en arial (8) tipo título y a continuación se relaciona el nombre completo anteponiendo sicuenta con título Profesional, cargo que ostenta coma (,) y el tratamiento. Ejemplo: Lic. Carlos AlejandroPonce Rodríguez, Secretario Ejecutivo de Pleno y Carrera Judicial del Consejo de la Judicatura, parasu conocimiento;

10. IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR: A un renglón de la última línea escrita, se anota con mayúsculaslas iniciales del responsable de la transcripción, iniciando con la primera letra de su titulo profesionalseguido de una apóstrofe y las iniciales del nombre(s), apellido paterno y materno, posteriormenteuna diagonal y en letras minúsculas las iniciales del transcriptor (a) Ejemplo: Secretario Lic. JuanPérez Pérez, por tratarse del profesional responsable de la verificación de que el duplicado de bajadocumental, cuenta con los requisitos necesarios para su descarte definitivo; SecretariaTaquimecanógrafa: Laura Pérez González, será anotada de la siguiente manera: L’JPP/lpg.

EV

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Solicitud de baja documental administrativo

Objetivo: Facilitar al servidor responsable del archivo de trámite, la elaboración del oficio por el cual el titular del

órgano, propone la baja documental registrada en los inventarios, en los que se describen los expedientes administrativos,suceptibles de descarte al interior del órgano, el que le permitirá trabajar en colaboración con éste, quien constatará que losrequisitos establecidos para la procedencia de la baja documental, se encuentran satisfechos a cabalidad, invirtiendo elmenor tiempo para su desarrollo.

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2

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10

c.c.p. Comité de Información

TITULAR DEL ÓRGANO ADMINISTRATIVO

Nombre y Firma

L'AEGC/lc'aecf EVCA-2-03/04

DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO

ATENTAMENTE

"SUFRAGIO EFECTIVO NO REELECCIÓN"

SAN LUIS POTOSÍ, S.L.P. A ___ DE _______ DE 20__

Con esta fecha se solicita dar inicio al procedimiento de “Baja Documental”, (citar: la cantidad de documentos que han

sido inventariados), de ______ número de expedientes de carácter administrativo, que corresponden a los años de 1980 a

2000, toda vez que han prescrito en sus valores primaros y constituyen información que es considerada sin valor

secundario, por ende es motivo de descarte archivístico, de conformidad con el Acuerdo Quincuagésimo Noveno del Pleno

del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado, publicado en el Periódico Oficial, de fecha 24 de septiembre de

2009, en el numeral: Primero, fracción V.

Se hace de su conocimiento, que en los documentos de referencia, se llevó a cabo una revisión minuciosa, en la que se hapodido constatar, que no existen documentos con carácter histórico, que amerite su conservación; recursos pendientes deresolver y tampoco contienen documento original alguno.

Adjunto los archivos electrónicos, en que se contiene el inventario de los expedientes que constituyen baja documental, por

haber prescrito es sus valores secundarios, de acuerdo a la Norma General de Información Financiera Gubernamental,

emitida por la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública, de la Secretaría de Hacienda y

Crédito Público, que establece en su numeral 14 y 15, los plazos de conservación para la documentación registrada en el

formato que se anexa a esta solicitud, toda la cual, fue resguardada por más de 12 años en el archivo de concentración.

PRESENTE.

Nota: Para documentos de Recursos Financieros:

"2012, Año de la libertad, la democracia y la participación ciudadana"

LIC.

RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

NÚM. OFICIO _____________

NOMBRE DEL ÓRGANO ADMINISTRATIVO

EV

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1. ENCABEZADO: El Encabezado del documento lo constituye el logotipo institucional, alineado a laizquierda, con un renglón de separación y centrada, la declaratoria que el Honorable Congreso delEstado Libre y Soberano de San Luis Potosí emite cada año a los titulares de los poderes, Ejecutivo,Legislativo y Judicial del Estado, así como a los 58 cabildos de la Entidad, y los organismosconstitucionales autónomos, para que en el marco de sus respectivas competencias y atribuciones,ordenen a todas sus dependencias, organismos, entidades y cualquier área de las mismas, seinscriba la leyenda en todos los comunicados oficiales;

2. ÓRGANO ADMINISTRATIVO: Órgano Poseedor de la Información, que suscribe la solicitud delprocedimiento de baja documental;

3. No. OFICIO: Será el consecutivo del órgano administrativo, al momento de suscribir la solicitud dedepuración de expedientes administrativos.

4. NOMBRE: Del titular o encargado de la Coordinación de Archivos del Poder Judicial del Estado. Deberáiniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

5. AÑOS DE REFERENCIA: Se deberán especificar, los años a que corresponden los expedientespropuestos para su baja documental, el cual será igual al designado después del número progresivoseñalado por el Órgano Poseedor de la Información, al momento de su producción. Ejemplo: en elinventario aparecerán registrados del número 15/ 2008 al 19/2010; los años serán citados de lasiguiente forma: de 2008 a 2010;

6. LEYENDA OFICIAL: Circular número 21 de fecha 8 de junio de 1920 suscrita por el encargado deDespacho de la Subsecretaría de Gobernación Gilberto Valenzuela en la que se inscribe: “Por acuerdodel C. Presidente Constitucional substituto de la República, tengo el honor de manifestar a usted parasu conocimiento y efectos consiguientes, que de conformidad con el Plan de Agua Prieta de 23 de abrilde 1920, se sustituye el antiguo lema de “Constitución y Reformas” por el de “SUFRAGIO EFECTIVO.-NO REELECCIÓN”, que deberá usarse en lo sucesivo en todas las comunicaciones de carácteroficial”. A la fecha no existe ordenamiento que derogue dicha disposición;

7. FECHA: La vigente al día en que sea expedida, la solicitud de Baja Documental.

8. AUTORIZÓ: Nombre y firma del titular del órgano poseedor de la información. Deberá iniciar con elnombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

9. COPIAS: A dos renglones del cargo del remitente, escriba las siglas c.c.p. (con copia para), seguida dedos puntos (:), en Arial (8) tipo título y a continuación se relaciona el nombre completo anteponiendo sicuenta con título Profesional, cargo que ostenta coma (,) y el tratamiento. Ejemplo: Lic. Patricia VélezNieto, Secretaria Ejecutiva de Administración, para su conocimiento;

10. IDENTIFICACIÓN DEL TRANSCRIPTOR: A un renglón de la última línea escrita, se anota con mayúsculaslas iniciales del responsable de la transcripción, iniciando con la primera letra de su titulo profesionalseguido de una apóstrofe y las iniciales del nombre(s), apellido paterno y materno, posteriormenteuna diagonal y en letras minúsculas las iniciales del transcriptor (a) Ejemplo: Lic. Alejandra EugeniaGonzález Castro/Aidé Rodríguez García L’ AEGC/arg.

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Dictamen de Valoración Documental

Objetivo: Establecer el formato que habrá de servir al Comité de Información Pública y a la Coordinación de Archivos,

para elaborar el “Dictamen” por el que se habrá de activar el procedimiento de descarte definitivo de aquellos documentos, queante la carencia de valores secundarios, ameriten causar baja al interior del archivo de trámite, o en el de concentración. En sudescripción, se establecen los requisitos derivados de la solicitud remitida por el titular del órgano judicial, indispensables parajustificar la procedencia del descarte peticionado, por el cual el funcionario asume la responsabilidad, de haber efectuado larevisión obligada, en los duplicados de procesos penales concluidos o en su caso de los expedientes inventariados del ordenadministrativo. Datos que por ninguna forma, deberán ser omitidos en el contenido de la Valoración de referencia, toda vez quecon ellos, el responsable del órgano judicial, acredita la procedencia del descarte de mérito, al igual que los integrantes y titularde los órganos gestores intervenientes.

1 de 5

PRIMERO. Con fecha ___ de __________del año en curso, ____________________,____________________________, con residencia en ______________________, S.L.P., mediante oficionúmero _________________, solicitó a la Coordinación de Archivos, abocarse al estudio y análisis de ladepuración de ______, duplicados de ________________, correspondientes al____________________________________, consistentes en _______, relativos a los años _________ a___________, pertenecientes _________________; ___, de ____ a _______; derivados de la actividad________________, realizada en ___________________ con sede en_____________________________________________, S.L.P., respectivamente, documentos en los que lacitada profesional, ha llevado a cabo la revisión exigida por el Acuerdo Quincuagésimo Noveno °, antesinvocado, en su artículo 3°, fracción I, 4° y 5°, es decir, que estos, no contienen documento original alguno,

EVCA-2-03/05

DICTAMEN DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ___/___.DERIVADO DE LA SOLICITUD DEL, _____________________________________.

ANTECEDENTES

DEL OFICIO _________, SUSCRITO POR _________________________________________,______________________________________________EN ____________________, S.L.P., A ESTACOORDINACIÓN DE ARCHIVOS, POR EL QUE SOLICITA DAR INICIO AL PROCESO DE DEPURACIÓNPREVISTO EN EL ACUERDO QUINCUAGÉSIMO NOVENO, SE PROVEE LO SIGUIENTE:

Con fundamento en lo previsto por los artículos 20, 21, fracción I y 22, de los Lineamientos para la Gestión

de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado, publicado en el Periódico

Oficial, de fecha 17 de julio del 2008, emitidos por la Comisión Estatal de Garantía y Acceso a la

Información Pública, mediante el cual se establecen los requisitos mínimos para operar la baja documental

a que se contrae esta acta; con apoyo en los numerales Primero y Tercero del Acuerdo General

Quincuagésimo Noveno del Pleno del Consejo de la Judicatura del Poder Judicial del Estado, publicado en

el Periódico Oficial, el 24 de septiembre de 2009, en ejercicio de las atribuciones, conferidas al Comité de

Información y Coordinación de Archivos del Poder Judicial del Estado, se procede a realizar el siguiente

dictamen de valoración documental:

1

2

2 3

5 3

2 6

8 7

9 10

4

4

11 9 10 12

4 11

Periódico Oficial del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí SABADO 14 DE SEPTIEMBRE DE 2013 75

2/5

2 de 5

PRIMERA. La competencia del Comité de Información y la Coordinación de Archivos del Poder Judicial delEstado, para conocer de manera conjunta del presente asunto, es determinada por lo dispuesto en losartículos 1º, 2º fracciones I, VI y XXVI, 15, fracción IV y VI, 20 y 21 fracciones I, II y III de los Lineamientosya descritos, así como el numeral Segundo, fracción IX del Acuerdo General Quincuagésimo Segundo,antes mencionado.


SEGUNDO. Con fundamento en el numeral Segundo, fracción IX del Acuerdo General QuincuagésimoSegundo del Pleno del Consejo de la Judicatura, publicado en el Periódico Oficial del Estado, el 7 de abrildel 2009, por el cual se dota de atribuciones a la Coordinación de Archivos del Poder Judicial del Estado,atento a lo narrado, se presentó a los integrantes del Comité de Información, el requerimiento que habrá dedar inicio al proceso de valoración documental, respecto de los ____________ inventarios remitidos por laautoridad de referencia, en los que se describen, cada uno de los duplicados de___________________________ a que se ha hecho mención.

CONSIDERACIONES

SEGUNDA.- El proceso de valoración documental de los duplicados de referencia, encuentra sufundamento en lo previsto por los artículos 2º, fracción I y II, 21, fracción I, II, III, IV, V, de los Lineamientosantes mencionados. Aunado al Manual de Organización Archivística de las Dependencias y Entidades de laAdministración Pública del Estado y de los Municipios, expedido por la Comisión Estatal de Garantía yAcceso a la Información Pública del Estado, dado a conocer en el Periódico Oficial, el día 31 de enero de2009, en donde se determina que la Valoración, consiste en el análisis y determinación de lascaracterísticas primarias y secundarias de la documentación, estableciendo los plazos de acceso,transferencia, conservación o eliminación.

TERCERO. De conformidad con los Lineamientos a que se ha hecho mención, atento al numeral 2°,fracción XXVII, debe entenderse por valor documental, la condición que guardan los documentos dearchivo, confiriéndoseles características de tipo legal como en la especie ocurre, con valores primarios, detipo evidencial, testimonial e informativo, para con ello determinar su conservación permanente en elArchivo Judicial.

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TERCERO. Con estricto apego a los registros enviados en formato electrónico, elaborados por la titular de_____________________de referencia, a fin de llevar a cabo, la verificación de los documentos que enellos se describen, la Coordinación de Archivos del Poder Judicial del Estado, ha procedido a la revisión ycotejo de los duplicados de procesos penales, descritos en los inventarios, para que de manera conjuntacon el Comité de Información del Poder Judicial del Estado, se emita el dictamen respectivo. Para estar encondiciones jurídicas de pronunciar la declaratoria de inexistencia de valores primarios y secundarios de losdocumentos motivo de este dictamen, se procederá a hacerlo de la siguiente forma:

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Cabe hacer mención que, del análisis y determinación de valores secundarios, dichos documentos, carecen

de estos, toda vez que se trata de una copia, cuyo soporte original, se encuentre debidamente integrado en

el proceso principal, conteniendo todos y cada uno de los elementos probatorios que el juzgador, tuvo a la

vista al momento de pronunciar su resolución, bien sea de primera instancia, segunda o hasta la emitida en

vía de amparo: toda vez que en el caso que nos ocupa, se trata de un duplicado, creado con la finalidad de

que al momento de interponer un recurso, pudiera seguir contándose con un soporte igual al que saliera del

juzgado; evitando que el procesado, pudiera quedar desprotegido o en estado de indefensión, tendiente a

obtener el beneficio de la libertad, lo anterior de conformidad con el artículo 188, del Reglamento Interior del

Consejo de la Judicatura.


En cumplimiento al artículo 21, fracción III, de los Lineamientos antes invocados, es menester destacar quelos inventarios de expedientes del caso que nos ocupa, trata de documentos de carácter legal, de asuntosya concluidos, los cuales sirvieron de prueba ante la tramitación del procedimiento penal respectivo;además de que al momento que se generaron, contaron con la acreditación correspondiente, pero una vezconcluida la etapa señalada, es decir, que causada ejecutoria la sentencia respectiva, su utilidad concluyó.

No debiendo desestimar que, este tipo de documentos fueron debidamente seleccionados, revisados einventariados por la titular ya señalada.

En este sentido el proceso de valoración documental en comento, está sujeto a las acciones listadas yordenadas sistemáticamente en el artículo 21 de los Lineamientos en consulta, aunado al Acuerdo GeneralQuincuagésimo Noveno, ya referido, en el que se establecen los criterios para la depuración del acervodocumental del Archivo Judicial, destacando los marcados como 7°, 8º y 9º, en los cuales se menciona queestadísticamente, el incremento notablemente que ha sufrido el citado órgano, en su acervo, ha provocadoproblemas para la guarda, conservación y manejo de los expedientes, razón por la cual se debe atender ala vigencia de aquellos que posean valor institucional, jurídico o, histórico, estimándose como documentossusceptibles de depuración, los motivo de este dictamen.

Por lo tanto la baja solicitada, por _________________________________ antes citado; resulta fundada y

procedente en los términos antes expuestos. Consecuentemente, se declara que han concluido los valores

primarios y ante la carencia de la importancia secundarios de los duplicados de _________________- a que

se ha hecho mención en este dictamen, resulta procedente la depuración solicitada, de conformidad con el

artículo 21, fracciones II y III de los Lineamientos invocados.

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______________________________PRESIDENTE DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN

__________________________________________ SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN


DICTAMEN DE VALORACION DOCUMENTAL

PRIMERO. El Comité de Información y la Coordinación de Archivos del Poder Judicial del Estado, fueroncompetentes para conocer del presente asunto, por las razones expuestas en el considerando primero delpresente dictamen.

Así lo dictaminaron en la ciudad de San Luis Potosí S.L.P., a los __ días del mes de _________ del 20___,los integrantes del Comité de Información del Poder Judicial del Estado; Presidente________________________, el Coordinador del Comité de Información_____________________________, la Secretaria Técnica del Comité de Información,_________________________, el Contralor del Poder Judicial del Estado__________________________;Juez _________________________________________; el titular del Secretariado Ejecutivo deAdministración del Consejo de la Judicatura, ________________________________________; el titular delArchivo Judicial, ______________________________________________; Secretario de Estudio y Cuenta______________________________________________, y el responsable de la Coordinación de Archivosdel Poder Judicial del Estado, ___________________________________.

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Por lo anteriormente expuesto y fundado, se emite el siguiente:

SEGUNDO.- El proceso de valoración documental de los expedientes seleccionados a que se contrae el

presente dictamen, fue el correcto.

TERCERO.-Resultó fundado y procedente la solicitud planteada por la titular de _____________ en__________________., antes citada, por las razones y fundamentos legales expuestos en el considerandotercero del presente dictamen.

CUARTO.- Consecuentemente se declara que han concluido los valores primarios y secundarios de losduplicados de referencia, de ___________________________________.; ordenando su depuración paratodos los efectos legales a que haya lugar.

QUINTO.- A fin de que se adquiera su validez y obligatoriedad, llévese adelante lo ordenado en la partefinal de la fracción III del art. 21 de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos yResguardos de la Información Pública del Estado.

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Periódico Oficial del Estado 78 SABADO 14 DE SEPTIEMBRE DE 2013 Libre y Soberano de San Luis Potosí

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_______________________________________COORDINADOR DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN

______________________________________CONTRALOR DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO

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__________________________________________RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS DEL PODER JUDICIAL

_____________________________________JUEZ _______________________________

_______________________________SECRETARIA EJECUTIVA DE ADMINISTRACIÓN DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA

____________________________________TITULAR DEL ARCHIVO JUDICIAL

____________________________________SECRETARIO DE ESTUDIO Y CUENTA

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1. No. DE DICTAMEN: Se refiere al número consecutivo que se determina en la Coordinación de Archivos para el “Dictamen de Valoración Documental”, seguido de una diagonal con los cuatro dígitos del año en que se elabora el documento; 2. No. OFICIO: Será el mismo número de referencia que aparezca impreso en la solicitud de “baja documental”; 3. ÓRGANO JUDICIAL: Deberá especificar el nombre completo del órgano jurisdiccional o administrativo del Poder Judicial del Estado, que emite la solicitud de “baja documental”; 4. LUGAR: En caso de que se trate de un órgano judicial fuera de la capital, anotar el municipio de su ubicación; 5. FECHA: Anotar la fecha de emisión del oficio en donde se requiere dar trámite al procedimiento de “Baja Documental”, día y el nombre del mes completo; 6. CANTIDAD: Especificación concreta del monto total, proporcionado en el contenido de la solicitud de “Baja Documental; 7. DESCRIPCIÓN: Mencionar el nombre con el que se conocen los documentos motivo de depuración, expedida por el titular del órgano judicial, quien asume la responsabilidad absoluta de la documentación que propone para descarte definitivo; 8. ADSCRIPCIÓN: Cuando se hace referencia a la totalidad de documentos a depurar es conveniente

mencionar para el caso de los órganos jurisdiccionales, el Distrito Judicial al que pertenecen y/o para


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los órganos administrativos al Secretariado Ejecutivo al que corresponde la Dirección a cargo delservidor que habrá de efectuar la baja documental;

9. NÚMERO PARCIAL: De la cifra obtenida de los documentos registrados de la unidad administrativa ojurisdiccional del órgano judicial por años que se proponen para la depuración. Ejemplo: 596 duplicadosde procesos penales de 1980-1999 correspondientes al Juzgado mixto de primera instancia enCiudad Valles;

10. AÑOS DE REFERENCIA: Es preciso, establecer los años en que fue realizada la documentación, a fin deque se cumpla con el requisito normativo, de no depurar información con una antigüedad menor a losdos años. Es importante citar el año de elaboración del primer documento registrado en el inventario,es decir del menor a mayor, o del más antiguo, al más reciente. Ejemplo: de 1990 a 2010;

11. ADSCRIPCIÓN: Se hace referencia a las unidades administrativas adscritas a un área y/o a un órganojurisdiccional cuando se realice el desglose de la cantidad de duplicados por Distrito Judicial o losexpedientes que se proponga descartar;

12. ACTIVIDAD: Que origino la creación de la información motivo de “Baja Documental”;

13. No. DE INVENTARIOS: Es preciso señalar la cantidad de inventarios, o describir si se trata de uno sóloo varios archivos electrónicos, en los que se contiene el total de documentos inventariados y que sonpropuestos para depuración;

14. FECHA DE DICTAMINACIÓN: Se refiere al tiempo en que el Comité de Información emitió el dictamen devaloración documental. Deberá anotar el día y el nombre del mes completo, así como el año en que serealizó;

15. PRESIDENTE DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN: Nombre completo del servidor judicial designado pararepresentar al Comité de Información Pública. Deberá iniciar con el nombre (s), seguido del apellidopaterno y materno sin abreviaturas, anteponiendo las siglas de su grado profesional y rubricando enla parte inferior de éste;

16. SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE INFORMACION: Nombre completo del servidor judicial,designado como Secretario Técnico, del Comité de Información Pública. Deberá iniciar con el nombre(s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas, anteponiendo las siglas de su gradoprofesional y rubricando en la parte inferior de éste;

17. COORDINADOR DEL COMITÉ DE INFORMACIÓN: Nombre completo del servidor judicial, designado condicho cargo para coordinar los trabajos del Comité de Información Pública. Deberá iniciar con elnombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas, anteponiendo las siglas de sugrado profesional y rubricando en la parte inferior de éste;

18. CONTRALOR DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO: Nombre completo del titular de la Contraloría delPoder Judicial. Deberá iniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas,anteponiendo las siglas de su grado profesional y rubricando en la parte inferior de éste;

19. JUEZ DE PRIMERA INSTANCIA DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO: Nombre completo del servidorjudicial y descripción del cargo que desempeña, designado como Vocal del Comité de Información;Deberá iniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno. Deberá iniciar con el nombre (s),seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas, anteponiendo las siglas de su gradoprofesional y rubricando en la parte inferior de éste;

20. SECRETARIO EJECUTIVO DE ADMINISTRACIÓN: Nombre completo del titular de la Secretaría Ejecutivade Administración. Deberá iniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sinabreviaturas, anteponiendo las siglas de su grado profesional y rubricando en la parte inferior deéste;

21. TITULAR DEL ARCHIVO JUDICIAL DEL ESTADO: Nombre completo del titular del Archivo Judicial. Deberáiniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas, anteponiendo lassiglas de su grado profesional y rubricando en la parte inferior de éste;

22. SECRETARIO DE ESTUDIO Y CUENTA: Nombre completo del servidor judicial y descripción del cargoque desempeña, designado como Vocal del Comité de Información Pública. Deberá iniciar con elnombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas, anteponiendo las siglas de sugrado profesional y rubricando en la parte inferior de éste;

23. RESPONSABLE DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS: Nombre completo del servidor judicial, designadocomo Coordinador de Archivos. Deberá iniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno y maternosin abreviaturas, anteponiendo las siglas de su grado profesional y rubricando en la parte inferior de éste.

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síTransferencia Primaria.

Objetivo: Sirve para facilitar al órgano productor de la información, el envío de la documentación interna, al archivo de concentración, bien sea por sistema

o a través de este formato, según lo establecido por el artículo 30, fracción II, de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de laInformación Pública del Estado.

VIGENCIA

No DESCRIPCIÓN DE LA SERIE SECCIÓN SERIE ADMITIVO LEGAL FISCAL PÚBLICA RESERVADA CONFIDENCIAL BAJA CONCENTRACIÓN HISTÓRICO INICIO CONCLUSIÓN FOJAS PLAZO B.D.



NOMBRE Y FIRMA


DE ARCHIVOS



LUGAR Y FECHA :

FECHASEXPEDIENTES

SUPERVISÓ

AÑO 201_


TEL:8-26-85-00

www.cjslp.gob.mx





TRANSFERENCIA PRIMARIA

FORMULÓ


REVISÓ

NOMBRE Y FIRMA

SECRETARIO EJECUTIVO

CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTACIÓN CLASIFICACIÓN DESTINO FINAL

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1. ÓRGANO DE APOYO: Se anotará el nombre completo del órgano jurisdiccional o administrativo del Poder Judicial del Estado, cualquiera que sea sudenominación que integra el inventario;


3. DESCRIPCIÓN DE LAS SERIE: título con el que se designa el documento, al cual le ha sido otorgado una serie documental, localizable en el cuadrogeneral de clasificación archivística o en el catálogo de series documentales, añadiendo una breve explicación del contenido de la informacióninventariada, a manera de que el lector interesado, conozca el registro y advierta que se trata de información administrativa de trámite cotidiano,propio de la función a que se refiere su denominación; carente de valores secundarios;

4. SECCIÓN: Es cada una de las divisiones del subfondo, basada en las atribuciones de cada órgano que integra el Consejo de la Judicatura, con lasdisposiciones legales aplicables, prevista en el Cuadro General de Clasificación Archivística o en el Catálogo de Series Documentales;


5. SERIE: Corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución generaly que versan sobre una materia o asunto específico, establecidas en el Cuadro General de ClasificaciónArchivística o en el Catálogo de Series Documentales;



8. VALOR FISCAL: Utilidad de los documentos que poseen información sobre el cumplimiento de las obligacionestributarias y por extensión, los que soportan la gestión financiera;


10. INFORMACIÓN RESERVADA: Aquella clasificada con carácter temporal como restringida al acceso del público;

11. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Es que contiene datos personales relativos a las características físicas,morales o emocionales, origen étnico o racial, domicilio, vida familiar, privada, íntima y afectiva, patrimonio,número telefónico, correo electrónico, ideología, opiniones políticas, preferencias, sexuales, salud y expedientemédico y toda aquella información susceptible de ser tutelada por los derechos humanos a la privacidad,intimidad, honor y dignidad, que se encuentra en posesión de alguno de los entes obligados y sobre la queno puede realizarse ningún acto o hecho, sin la autorización debida de los titulares o sus representanteslegales;

12. BAJA DOCUMENTAL: Eliminación de la documentación que ha dejado de tener vigencia o han prescrito ensus valores primarios, sin contener datos históricos, de tipo administrativo, legal o jurídico, fiscal o contable,de acuerdo con los tiempos establecidos en el Catálogo de Disposición Documental del Poder Judicial delEstado y el procedimiento señalado en la normatividad aplicable;

13. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Conjunto orgánico de documentos y expedientes en cualquier soporte, cuyaconsulta es esporádica por parte de los órganos administrativos y jurisdiccionales, generadores de lainformación y que deben conservarse por razones legales, administrativas, fiscales o contables. Losdocumentos que forman este archivo, permanecerán en el, hasta que prescriban sus valores primarios, o sedetermine su destino final, de acuerdo a las vigencias establecidas en el Catálogo de Disposición Documental;

14. ARCHIVO HISTÓRICO: Conjunto orgánico de documentos y expedientes en cualquier soporte, que contienenla memoria documental institucional y que deben conservarse bajo resguardo permanente. En este lugar,serán organizados, conservados y administrados, a fin de que se proceda a su descripción y divulgación deaquellos que posean un valor secundario, será transferido en su momento por el archivo de concentración;



17. VIGENCIA DOCUMENTAL: Es el periodo establecido en el catalogo de disposición documental, en el cualdetermina el plazo de vencimiento para su conservación al interior del archivo de concentración;



20. FORMULÓ: Nombre y firma del titular del Órgano Judicial. Deberá iniciar con el nombre (s), seguido delapellido paterno y materno sin abreviaturas;

21. REVISÓ: Nombre y firma del titular del Secretariado Ejecutivo correspondiente, responsable de autorizar latransferencia primaria. Deberá iniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

22. SUPERVISÓ: Nombre y firma del titular o encargado de la Coordinación de Archivos. Deberá iniciar con elnombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas.

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Periódico Oficial del Estado 82 SABADO 14 DE SEPTIEMBRE DE 2013 Libre y Soberano de San

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Descripción:

Expedientes del No. al

Administrativo: Fiscal Legal Pública Año

Fecha:


SECRETARÍA EJECUTIVA DE _____________

ÓRGANO JUDICIAL

Código de expediente:

Número de CAJA:

Responsable :

Cantidad total de expedientes : No. de fojas :

Archivo de concentración:

Valor Documental

Cargo:

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Transferencia Primaria : Plazo de Resguardo:

PERIODO PARA SU DESCARTE:

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Rotulación de cajas para información pública

Objetivo: Facilitar al servidor judicial, la identificación del contenido de la caja o paquete

que se localiza al interior del archivo de concentración, al momento de requerir un documento resguardado en dicho contenedor.

1. CÓDIGO DE EXPEDIENTE: Es el respectivo a la serie documental, otorgada en el cuadro de clasificación archivística, se aplicará este, en toda la documentación producida al interior de la institución. De conformidad con el artículo 28, párrafo I, de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado, que determina los requisitos de la plena identificación de la información.

2. NÚMERO DE CAJA: Se registrará en forma consecutiva, según sea otorgado mediante

sistema o por formato, se iniciará con el número 1, 2, 3, hasta el total de las cajas a remitir por transferencia primaria. Si durante el año, se llevan a cabo 2 ó 3, se dará continuidad acorde al último numeral consignado en aquélla practicada con antelación.

3. SECRETARÍA EJECUTIVA DE: Se colocará el nombre del Secretariado al cual le ha sido

delegada la facultad de supervisión y dirección del órgano productor de la información al que pertenezca.

4. ÓRGANO JUDICIAL: Se anotará el nombre completo del órgano jurisdiccional o

administrativo del Poder Judicial del Estado, cualquiera que sea su denominación que realiza la transferencia primaria;

5. DESCRIPCIÓN: Exponer de manera breve y concisa la información que contiene la caja o

contenedor. 6. RANGO DE EXPEDIENTES: Citar los números tanto del que corresponde al primer

expediente, como del último de los documentos, que se encuentran al interior de la caja o contenedor.

7. RESPONSABLE: Nombre del titular del órgano productor de la información, que lleva a

cabo la transferencia primaria, al archivo de concentración. Deberá iniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas.

8. CANTIDAD TOTAL DE EXPEDIENTES: Citar el número total de expedientes depositados al

interior de la caja, depósito o paquete protegido entre cartones.

Periódico Oficial del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí SABADO 14 DE SEPTIEMBRE DE 2013 83

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Descripción:

Expedientes del No al

Administrativo Fiscal Legal Pública Reservada Confidencial

Fecha:

Transferencia Primaria :

PERIODO PARA SU DESCARTE:

Valor Documental

Archivo de concentración:

Cargo:

Responsable :

Cantidad total de expedientes : No. de fojas :

SECRETARÍA EJECUTIVA DE _____________

ÓRGANO JUDICIAL


EVCA-2-04/03

Número de CAJA:

Plazo de Resguardo

Código de expediente:

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6 7

2

8 9 10

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1

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9. No. DE FOJAS: Será el resultado total de la suma de las fojas de cada expediente,

registrado en el inventario correspondiente a la transferencia primaria. 10. CARGO: El que ocupe, el responsable de la transferencia primaria, que será el mismo

que desempeñe el titular del órgano, que ejecuta esta. 11. TRANSFERENCIA PRIMARIA: Señalar la fecha en que se deposita o entrega al interior

del archivo judicial. 12. PLAZO DE RESGUARDO: Citar el plazo por el cual deberá permanecer al interior del

archivo judicial, en donde cumplido este y actualizada la fecha, será motivo de descarte.

13. VALOR DOCUMENTAL: Deberá marcar con una “X”, si es de carácter público. 14. AÑO: Será el correspondiente a la elaboración de la documentación. 15. FECHA DE DESCARTE: La fecha en que se dará de baja al interior del archivo judicial,

a fin de evitar el congestionamiento de información carente de valor secundario.

Rotulación de cajas para información reservada.

Objetivo: Facilitar al servidor judicial, la identificación del contenido de la caja o paquete que se localiza al interior del archivo de concentración, al momento de requerir un documento resguardado en dicho depósito, además de contener el plazo en que la información será desclasificada en los términos de la Ley de Transparencia.

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1. CÓDIGO: Es el respectivo a la serie documental, otorgada en el cuadro de clasificaciónarchivística, se aplicará este, en toda la documentación producida al interior de lainstitución. De conformidad con el artículo 28, párrafo I, de los Lineamientos para laGestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado,que determina los requisitos de la plena identificación de la información.

2. NÚMERO DE CAJA: Se registrará en forma consecutiva, según sea otorgado mediantesistema o por formato, se iniciará con el número 1, 2, 3, hasta el total de las cajas aremitir por transferencia primaria. Si durante el año, se llevan a cabo 2 ó 3, se darácontinuidad acorde al último numeral consignado en aquélla practicada con antelación.

3. SECRETARÍA EJECUTIVA DE: Se colocará el nombre completo del Secretariado alcual le ha sido delegada la facultad de supervisión y dirección del órgano productorde la información al que pertenezca.

4. ÓRGANO JUDICIAL: Se anotará el nombre completo del órgano jurisdiccional oadministrativo del Poder Judicial del Estado, cualquiera que sea su denominaciónque realiza la transferencia primaria.

5. DESCRIPCIÓN: Exponer de manera breve y concisa la información que contiene lacaja o contenedor.

6. RANGO DE EXPEDIENTES: Citar los números tanto del que corresponde al primerexpediente, como del último de los documentos, que se encuentran al interior de lacaja o contenedor.

7. RESPONSABLE: Nombre del titular del órgano productor de la información, que llevaa cabo la transferencia primaria, al archivo de concentración. Deberá iniciar con elnombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas.

8. CANTIDAD TOTAL DE EXPEDIENTES: Citar el número total de expedientes depositadosal interior de la caja, depósito o paquete protegido entre cartones.

9. No. DE FOJAS: Será el resultado total de la suma de las fojas de cada expediente,registrado en el inventario correspondiente a la transferencia primaria.

10. CARGO: El que ocupe, el responsable de la transferencia primaria, que será el mismoque desempeñe el titular del órgano, que ejecuta esta.

11. TRANSFERENCIA PRIMARIA: Señalar la fecha en que se deposita o entrega al interiordel archivo judicial.

12. PLAZO DE RESGUARDO: Citar el plazo por el cual deberá permanecer al interior delarchivo judicial, en donde cumplido este y actualizada la fecha, será motivo de descarte.

13. VALOR DOCUMENTAL: Deberá marcar con una “X”, si es de carácter confidencial oreservado.

14. FECHA DE DESCARTE: La fecha en que se dará de baja al interior del archivo judicial,a fin de evitar el congestionamiento de información carente de valor secundario.

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Transferencia Secundaria.Objetivo: Sirve para facilitar al órgano productor de la información, el envio de la documentación interna, al Archivo Histórico, bien sea por sistema o a

través de este formato, según lo establecido por los artículos 9°, párrafo VI; 10°, fracción II y III, de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos yResguardo de la Información Pública del Estado.

CLASIFICACIÓN DESTINO FINAL NÚMERO

No No DE EXP. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE SECCIÓN SERIE ADMITIVO LEGAL FISCAL PÚBLICA HISTÓRICO INICIO FOJAS

FECHAS

NOMBRE Y FIRMA RESPONSABLE

DE LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA

FORMULÓ REVISÓ


ARCHIVO DEL PODER JUDICIAL DEL ESTADO

RECIBIO

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE

DEL ARCHIVO HISTÓRICO



CONCLUSIÓN



NOMBRE Y FIRMA


DE ARCHIVOS

LUGAR Y FECHA :

EXPEDIENTES

SUPERVISÓ

AÑO 2012


TEL:8-26-85-00

www.cjslp.gob.mx





TRANSFERENCIA SECUNDARIA

CÓDIGO TIPO DE DOCUMENTACIÓN

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1. ÓRGANO DE APOYO: Se anotará el nombre completo del órgano jurisdiccional o administrativo delPoder Judicial del Estado, cualquiera que sea su denominación que integra el inventario;


3. No DE EXPEDIENTE: Será el que le fue otorgado por el órgano que lo produjo o elaboró, mismo con elcual lo recibió el archivo judicial.

4. DESCRIPCIÓN DE LA SERIE: título con el que se designa el documento, al cual le ha sido otorgado unaserie documental, localizable en el cuadro general de clasificación archivística o en el catálogo deseries documentales, añadiendo una breve explicación del contenido de la información inventariada, amanera de que el lector interesado, conozca el registro y advierta que se trata de informaciónadministrativa de trámite cotidiano, propio de la función a que se refiere su denominación; carente devalores secundarios;

5. SECCIÓN: Es cada una de las divisiones del subfondo, basada en las atribuciones de cada órgano queintegra el Consejo de la Judicatura, con las disposiciones legales aplicables, prevista en el cuadrogeneral de clasificación archivística o en el catálogo de series documentales;

6. SERIE: Corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribucióngeneral y que versan sobre una materia o asunto específico, establecidas en el cuadro general declasificación archivística o en el catálogo de series documentales;



9. VALOR FISCAL: Utilidad de los documentos que poseen información sobre el cumplimiento de lasobligaciones tributarias y por extensión, los que soportan la gestión financiera;


11. ARCHIVO HISTÓRICO: Conjunto orgánico de documentos y expedientes en cualquier soporte, quecontienen la memoria documental institucional y que deben conservarse bajo resguardo permanente.En este lugar, serán organizados, conservados y administrados, a fin de que se proceda a su descripcióny divulgación de aquellos que posean un valor secundario, será transferido en su momento por elarchivo de concentración;





16. FORMULÓ: Nombre y firma del responsable de realizar la transferencia secundaria. Deberá iniciar conel nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

17. REVISÓ: Nombre y firma del titular del Archivo Judicial, responsable de autorizar la transferenciasecundaria. Deberá iniciar con el nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

18. RECIBIÓ: Nombre y firma del titular o responsable de recibir la transferencia secundaria en el ArchivoHistórico. Deberá iniciar con el nombre(s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas;

19. SUPERVISÓ: Nombre y firma del titular o encargado de la Coordinación de Archivos. Deberá iniciar conel nombre (s), seguido del apellido paterno y materno sin abreviaturas.

manual de prodecimientos de la coordinacion de archivos ...³n... · eliminación de documentos,...

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