manual de procesos y procedimientos · 2018-10-11 · 9.2- matriz de indicadores para seguimiento...

1 Manual de Procesos y Procedimientos Mancomunidad de Municipios Lencas de la Sierra de La Paz

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MANCOMUNIDAD DE MUNICIPIOS LENCAS DE LA SIERRA

DE LA PAZ

Consultora: Msc.Marlen G. Fernández Méndez

Tegucigalpa M.D.C. Julio del 2018


Créditos

Mancomunidad de Municipios Lencas de la Sierra de La Paz

Coordinador.

Ing. Francisco José López Ventura

Presidenta Junta Directiva

Licda. Dunia

Patricia Martínez Osorio

Coordinador Regional.

Proyecto Gobernabilidad Local Honduras

Lic. Diana Barahona

Esta Consultoría se realizó bajo el marco del proyecto Gobernabilidad Local Honduras.

Coordinación del trabajo de consultoría y recolección de la información a través de la

visita a la Mancomunidad de Municipios Lencas de la Sierra de La Paz y análisis de la

información obtenida, elaboración y edición del Manual.

Consultora

Marlen G. Fernández Méndez

Diagramación

XXXXXXX


Revisión Técnica Final

Ing. Alexander Rivera Especialista en Mancomunidad

Proyecto para la Gobernabilidad Local de Honduras

Abreviaturas utilizadas

_______________________________________________________

UGD Unidad de Gestión descentralizada de salud

JD Junta Directiva

TDR Términos de Referencia

RC Responsabilidad Civil

PMA Programa Mundial de Alimentos

SEDIS Secretaría de Desarrollo e Inclusión social

UE Union Europea

USAID United States Agency For International Development

OMM Oficina Municipal de la Mujer

OMN Oficina Municipal de la Niñez

POA Plan Operativo Anual

UTI Unidad Técnica Intermunicipal

UTM Unidad Técnica Municipal

UMA Unidad Municipal Ambiental

CODEM Consejos de Desarrollo Municipal


PDM Programas de Desarrollo Municipal

SINAFI Sistema Nacional de Administración Financiera

TABLA DE CONTENIDO

I. Presentación ................................................................................................................................................ 5

I. Introducción ................................................................................................................................................... 7

II. Objetivos del manual .................................................................................................................................. 8

III. Alcances del Manual...................................................................................................................................... 9

IV. Marco Legal que sustenta la elaboración del manual de proceso de MAMLESIP. ................. 10

V. Enfoque Metodológico para el diseño del Manual de proceso ....................................................... 16

VI Estructura organizacional de la mancomunidad (organigrama y funciones) ...................................... 21

VII,-Mapa de Procesos ......................................................................................................................................... 22

VIII.-Descripción de proceso por área .......................................................................................................... 23

8.1.-Asamblea General .................................................................................................................................... 28

8.2.-Junta Directiva .......................................................................................................................................... 49

8.3. Administración.......................................................................................................................................... 65

8.4 DEL .......................................................................................................................................................... 109

8.5 –Medio Ambiente .................................................................................................................................. 119

8.6 –Planificación Municipal ........................................................................................................................ 133

8.7- Infraestructura ....................................................................................................................................... 138

8.8 .SAN .......................................................................................................................................................... 150

8.9 –SALUD ................................................................................................................................................... 161

IX .Evaluación y seguimiento .......................................................................................................................... 174

9.1 Política de Evaluación y Seguimiento del Manual............................................................................ 174

9.2- Matriz de indicadores para seguimiento ......................................................................................... 178

X.-Anexos ........................................................................................................................................................... 179

10.1. Glosario ................................................................................................................................................ 179


I. Presentación

La administración exitosa de los gobiernos municipales depende en gran magnitud de la

disposición de los recursos tecnológicos y de capital además de la voluntad, aplicación y

profesionalismo de todos sus recursos humanos, el talento humano debe ser ante todo, la

atención especial para el buen funcionamiento de la gestión municipal. Algunas

características implícitas al gobierno local como la disposición de materiales equipos e

insumos; por supuesto, dan consistencia para este propósito.

De manera particular las capacidades de los miembros de las municipalidades deben estar

basadas en la gestión por competencias; concepto cuya aplicación se ha extendido en los

últimos diez años y constituye una herramienta esencial para el fortalecimiento de las

instituciones dedicadas al servicio tanto públicas como privadas,

La sociedad Hondureña exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con

hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad para sus

municipios.

Por ello, La Actividad Gobernabilidad Local Honduras, como iniciativa de la Agencia de los

Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), tiene como propósito apoyar a

los gobiernos locales, proveedores de servicios, la sociedad civil, e instituciones

relacionadas en la mejora de los sistemas de provisión de servicios básicos en nutrición,

educación, sectores de gestión de agua y saneamiento, incluyendo la calidad y acceso, y

realizar auditorías sociales de estos mismos servicios.

Las mancomunidades de municipios están asumiendo un rol importante dentro de los

objetivos de la Actividad y son pieza importante para generar efecto multiplicador de la

asistencia técnica y para el establecimiento de alianzas que posibiliten articular esfuerzos a


nivel local y regional, que estimule la participación social y la mejora del desempeño de los

proveedores de servicios locales para que los mismos se provean de mejor calidad.

El presente manual de procesos y procedimientos constituye la recopilación en forma de

texto analizada de manera participativa con técnicos y personal administrativo de la

mancomunidad, se indican de manera sencilla las instrucciones que se deben seguir para

realizar una determinada actividad.

El manual permite identificar los elementos básicos de los procesos los procedimientos que

lo integran: relacionados con el área funcional, el producto, responsable, insumos

,herramientas y productos, documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la

misión de la Mancomunidad, la estructura organizativa, la división del trabajo, los

mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, los

procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos de los

aspectos que delinean la gestión institucional.


I. Introducción

El Manual de Procesos y Procedimientos está dirigido a todas las personas que bajo cualquier

modalidad, se encuentren vinculadas con la MAMLESIP y se constituye en un elemento de

apoyo útil para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas, y para coadyuvar,

conjuntamente con el Control Interno, en la consecución de las metas de desempeño y

asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo.

Describe los procesos operativos y administrativos, y expone en una secuencia ordenada

las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de

realizarlo. Contiene además, diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria

de las distintas operaciones, e incluye las dependencias administrativas que intervienen,

precisando sus responsabilidades y la participación de cada cual.

Sus contenidos aprobados, deben ser de cumplimiento obligatorio para todo el personal,

técnico o administrativo actuante. La inobservancia de lo establecido implicará

responsabilidad personal y profesional.


II. Objetivos del manual

a) Fortalecer la capacidad institucional de la mancomunidad, a través del diseño y

puesta en marcha del manual de procesos que contribuya al cumplimiento eficaz,

eficiente de su gestión, facilitando las labores de auditoría, la evaluación, control

interno, su vigilancia e incrementando la eficiencia de los funcionarios,

estableciendo parámetros claros sobre lo qué deben hacer y cómo hacerlo.

b) Disponer de un documento completo y actualizado de consulta, que establezca un

método estándar para ejecutar el trabajo. En función de las necesidades que se

deriven de la realización de las actividades en la mancomunidad.


III. Alcances del Manual

Es importante señalar que los manuales de procedimientos son la base del sistema de calidad

y del mejoramiento continuo de la eficiencia y la eficacia, poniendo de manifiesto que no

bastan las normas, sino, que además, es imprescindible el cambio de actitud en el equipo

técnico y administrativo. No solo es importante hacer las cosas bien, sino orientar el

trabajo hacia las prácticas definidas en la mancomunidad.

El manual de procesos, es una herramienta que permite a MAMLESIP, integrar una serie de

acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración pública, y mejorar la calidad

del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción

de los usuarios.

Los Procesos, procedimientos en el marco de las áreas funcionales de la Mancomunidad

serán para uso y manejo de todo el personal estratégico operativo y de apoyo sin

restricción alguna.

Todo el Personal de MAMLESIP debe conocer el contenido del presente Manual de

Proceso .El Coordinador de la Unidad Técnica Intermunicipal está en el deber de aplicarlo

cuando no exista un procedimiento definido y los empleados lo requieran como fuente de

consulta deberá estar al alcance de todos.

Deberá ser actualizado de manera constante a fin de incorporar ajustes a los procedimientos

que cotidianamente se realizan en el marco de los procesos desarrollados por todas las

áreas funcionales de la mancomunidad


IV. Marco Legal que sustenta la elaboración del manual de

proceso de MAMLESIP.

La administración política divide a Honduras en 18 departamentos y 298 municipios autónomos,

los cuales según la actual categorización establecida por la Secretaría de Gobernación y

Descentralización en el año 20141 existen 19 municipios categoría “A” (Administración Altamente

Especializada y eficiente); 43 municipios categoría “B” (Administración Organizada y desempeño

satisfactorio); 111 municipios categoría “C” (Medianamente Organizada y bajo desempeño); 125

municipios categoría “D” (Administración Simple y desempeño critico).

De acuerdo a la Ley de Municipalidades Vigente (Decreto 134-90 y marco regulatorio de la gestión

municipal actualmente en discusión y socialización para su aprobación) El municipio es una asociación

de personas residentes en un término municipal, gobernada por una municipalidad que ejerce y

extiende su autoridad en su territorio y es la estructura y unidad básica territorial del Estado y

causa inmediata de participación ciudadana en los asuntos públicos.

La mancomunidad en tanto y según el artículo 20-A de la Ley de Municipios.- (Adicionado por

Decreto No. 143-2009) Como modalidades asociativas, se define como una entidad territorial

local, auxiliar y subordinada a los municipios miembros, sujeta al derecho público y

exclusivamente gestora y ejecutora por delegación, de programas, proyectos y servicios de

interés prioritario, que permiten a sus miembros abordar de manera conjunta problemas que

no pueden afrontarse individualmente.

1 Informe de Categorización Municipal en Honduras Secretaria de Gobernación y Descentralización SGD/ANED Consultores, año 2015


Particularmente en el artículo 4 de la ley de municipios, se le confiere a las municipalidades el

derecho de asociación y de asociarse para constituir:

1. Asociaciones y estas en Federaciones y/o confederaciones hondureñas o internacionales;

2. Mancomunidades de municipios hondureños o extranjeros;

3. Hermandades con otros municipios nacionales o extranjeros.

Basados en la premisa anterior el derecho a la asociación tiene el propósito de fortalecer la

solidaridad entre las mismas y para atender los objetivos comunes de carácter social, económico,

cultural, ambiental y demás que aseguren el beneficio colectivo de sus municipios miembros.

Los anteriores campos institucionales fundamentan al Manual de Procesos como un conjunto

de conceptos que apuntan a fortalecer su gestión administrativa, financiera y la buena

gobernanza y desde este fortalecimiento mismo la contribución respectiva a la eficiencia, la

transparencia y el quehacer institucional de las municipalidades como propósito de su naturaleza

y creación. Sobre el particular y según el Artículo 20-D de la ley de municipios.- (Adicionado

por Decreto No. 143-2009) Cada asociación o mancomunidad emitirá su Estatuto General de

Organización, Funcionamiento y Atribuciones como instrumento normativo principal y podrá,

además, formular normas complementarias para regular su actividad formal y material con igual

obligatoriedad para su cumplimiento.

Por lo anterior el marco de referencia del manual de proceso tiene su base en los siguientes

conceptos, bases y normativa legal:

Descentralización Municipal: Proceso a través del cual el Gobierno Central transfiere

competencias, recursos y autoridad de decisión a los Gobiernos Locales y otras entidades,

mediante reglas claras y con la participación amplia de la sociedad, a fin de optimizar las funciones

del Estado y apoyar el desarrollo local, estimulando la solución de problemas mediante las

iniciativas locales.


Actualmente y mediante decreto legislativo 072-2015 fue aprobada en el congreso nacional la Ley

de Descentralización del Estado de Honduras, cuyo objetivo es dotar a los alcaldes de mayor

libertad de gestión frente al gobierno central, supone y es el espíritu de la ley lograr el desarrollo

económico y social de sus comunidades. La ley aunque fue aprobada no ha sido sancionada desde

el poder ejecutivo para su aprobación sin embargo se espera buena voluntad política para su

aprobación en atención a que se asegura con ella la libre administración, la recaudación de

fondos, la ejecución presupuestaria, la gestión de los servicios públicos locales, y en tanto que

da libertad para crear una propia estructura administrativa.

Autonomía Municipal: Autoridad y línea de mandato que tienen los municipios para elegir

libremente a sus propias autoridades por sufragio directo, libre y secreto, para poder crear las

estructuras administrativas que convienen a su propia realidad, así como de poseer su

patrimonio propio y la capacidad para disponer y gestionar sus propios recursos. El sueño

ansiado promovido y apoyado desde las diferentes instancias de la gestión municipal entre ellas

la Asociación de Municipios de Honduras (AMHON), las Mancomunidades y las municipalidades.

Según el artículo 12 de la ley de municipios.- (Según reforma por Decreto 143- 2009) Se entiende

por autonomía municipal el conjunto de potestades o facultades otorgadas por la Constitución

de la República y la presente Ley al municipio y a la municipalidad como su órgano de Gobierno,

que se organiza y funciona en forma independiente de los poderes del Estado, con capacidad

para gobernar y administrar los asuntos que afecten sus intereses y ejercer su competencia para

satisfacer las necesidades y aspiraciones de su población en el término municipal.

Coordinación Interinstitucional: Trabajo intencionado para relacionar y articular acciones

de los diferentes actores nacionales e internacionales, públicos y privados, involucrados en

iniciativas de capacitación y asistencia técnica municipal incluso entre municipios propiciados

desde una mancomunidad

En adición a lo anterior el artículo 20 del actual régimen que rige la gestión municipal.- (Según

reforma por Decreto No. 143-2009) Las municipalidades, con el voto afirmativo de los dos

tercios de los miembros de la Corporación Municipal, podrán mancomunarse o asociarse


voluntariamente bajo cualquier forma entre sí para el mejor cumplimiento de sus objetivos y

atribuciones.

Fortalecimiento Institucional Municipal: Proceso mediante el cual se va desarrollando y

elevando la capacidad política y técnica operativa del municipio y/o mancomunidad.

De acuerdo a lo anterior y según el artículo 11 de la ley de municipalidades sobre los órganos y

unidades de la mancomunidades. Toda mancomunidad dispondrá de una Unidad Técnica

Intermunicipal, (UTI) dependiente de dicha Junta, responsable de atender las tareas de

planificación, coordinación, ejecución, control y evaluación de programas, proyectos y

actividades; dicha unidad estará conformada por un grupo de trabajo específico, y dirigida por

una coordinación general.

Participación Ciudadana: involucramiento directo y efectivo de la ciudadanía en la toma de

decisiones, seguimiento y evaluación de la gestión pública de la mancomunidad y local, así como

en la identificación de necesidades de capacitación y en la ejecución de programas y proyectos

del municipio.

Funcionario(a) Público: Persona que realiza cierto tipo de funciones a fin de llevar a cabo la

realización de un trabajo específico, las municipalidades disponen de empleados publicados

reglamentados bajo el régimen de la ley de la Carrera de Administración Municipal (CAM)

decreto 74 -2010 que manda a guardar la relación jurídica laboral entre las municipalidades y sus

empleados de acuerdo al derecho administrativo

Profesionalización del Funcionario(a) Público: Proceso mediante el cual se incrementan

las capacidades de los funcionarios públicos, en base a las competencias de determinado cargo

de trabajo. Las mancomunidades y algunos proyectos provenientes de la AMHON y otras

instituciones de apoyo transfieren competencias a los empleados de las municipalidades.

Transparencia: en la gestión del gobierno central y local. Consiste en el conocimiento claro y

la disponibilidad para todos los actores de los presupuestos, restricciones, aportes locales,


gubernamentales e internacionales. Requiere de mecanismos de participación ciudadana en los

organismos de supervisión y control de la gestión pública. Se requiere transparencia también a

nivel de la mancomunidad.

Principios Metodológicos del Manual de Procesos

Los principios que guiarán los manuales de procesos serán los siguientes:

Focalización: Focalización de los temas, métodos e instrumentos hacia la atención de los

problemas prácticos y estratégicos que enfrentan los municipios y mancomunidades, para la

generación de respuestas concretas en la prestación de servicios.

Los manuales de procesos son instrumentos que sirven para eficientar la respuesta de las

mancomunidades y responder al principio de asociatividad y expectativas de los municipios y sus

habitantes, por lo anterior la ejecución de fondos públicos y la auditoria social desde las

comisiones de transparencia y las auditorias financieras y del servicio ofrecido practicados desde

el Tribunal Superior de Cuentas es uno de los principios que deben agendarse desde las

mancomunidades. Las comisiones de transparencia de cualquiera de los municipios miembros

tiene mandato para hacer auditoria social en tanto el Tribunal tiene como función la fiscalización

a posteriori de los fondos, bienes y recursos administrados por municipalidades y de cualquier

otro órgano especial o ente público o privado que recibe o administre recursos públicos de

fuentes internas o externas.

Modernización y Actualización de la Gestión: Modernización de la administración pública

local para fortalecer la autonomía del municipio.

Según el artículo 9 de la ley de municipios en relación a los instrumentos normativos. Cada

asociación o mancomunidad emitirá sus estatutos como instrumento normativo principal y


podrá, además, formular normas complementarias para regular su actividad formal y material

con igual obligatoriedad para su cumplimiento.

Transformación y eficiencia: Fomento de una gestión pública local más democrática,

equitativa eficiente, eficaz y que rinda cuentas de los recursos asignados.

La elaboración de los manuales de procesos para las mancomunidades ayudaran a la

transparencia por cuanto buscan la aplicación del principio desde la regulación de la Ley de

contratación del Estado de Honduras (Poder Legislativo decreto No. 74-2001) pues en el ámbito

de aplicación y desde el inciso C manda a regir a las Administración Pública Descentralizada

integrada por las Instituciones Autónomas y las Municipalidades a las regulaciones sobre

contrataciones; para el caso el capítulo iii sobre disposiciones comunes sección y desde la

competencia para contratar en el artículo 21 autoriza a los alcaldes municipales para adjudicar

celebrar los contratos que interesen a las municipalidades pero desde ciertas restricciones que

tienen condicionantes y relación en cuanto a presupuesto.

Por otro lado y en el segundo considerando de la ley de acceso a la información pública manda

Que la transparencia y la rendición de cuentas son garantías para un mejor desempeño del

servidor público y del gobierno en general y, además, condiciones necesarias para una efectiva

participación ciudadana en la construcción de una auténtica democracia; las mancomunidades

por lo tanto y en representación de las municipalidades se obligan a guardar los mismos

principios y los manuales de procesos son una herramienta para este propósito, un ejemplo el

manual de procedimientos administrativos, el manual de caja chica, el manual de inventario y

otros de tipo administrativos.


V. Enfoque Metodológico para el diseño del Manual de proceso

La Gestión por Procesos es una forma de gestionar toda la organización basándose en los

procesos, esta conlleva un cambio ya que la gestión se realiza de forma horizontal, es decir,

en un mismo proceso pueden intervenir personas de diferentes áreas funcionales.

Su aplicación constituye un sistema de trabajo enfocado en conseguir la mejora continua del

funcionamiento de los procesos, esto mediante la identificación, documentación y mejora

de los mismos; representa una visión global que se puede aplicar a todos los niveles de una

organización, analizando en cada caso quién es el cliente y cuáles son los procesos utilizados.

La razón de ser de un proceso es proporcionar un producto o servicio con un valor añadido

para el cliente, debido a que es este quien legitima todos los procesos de la organización, si

los productos o servicios del proceso no son requeridos por el cliente o no dan satisfacción

al mismo, su existencia queda en entredicho.

Entre los factores críticos para el éxito de la implementación de este modelo de gestión

podemos encontrar:

Es fundamental que el apoyo de la dirección a la gestión de procesos, para que esta se

realice sin ningún tipo de forma fluida y sin contratiempos.

La elección adecuada del "propietario" o responsable del proceso, de manera que éste

sea capaz de elegir la manera más apropiada para gestionarlo.

Delegar la necesaria autoridad y confianza en el equipo de trabajo.

Eliminar barreras, elementos o factores inhibidores entre las áreas, funciones,

departamentos o personas afectadas por el proceso.

Dotar de los suficientes recursos, bien sea en personas, herramientas, tiempo, entorno

y locales de trabajo, etc.

Facultar la formación de los empleados en materia de métodos, herramientas, técnicas

o dinámicas relativas a la gestión de procesos.

Establecer un sistema de información eficaz, hacia el resto de la organización, mediante

los medios de comunicación disponibles.

Revisar periódicamente los resultados obtenidos por los procesos y especialmente a la

evolución del proceso en sí.


Establecer planes estratégicos, objetivos, prioridades, requerimientos, oportunidades de

mejora, claramente entendibles y medibles, aportando o contribuyendo a crear el

sistema de medida aplicable para establecer el progreso o la evolución de las actividades.

5.1. Ciclo y Dinámica de la Gestión por Procesos

Las características fundamentales que en general debe tener un proceso son: que las

actividades que desarrolla se hagan de una manera repetitiva y secuencial y que sea

eficiente.

Las actividades, salvo excepciones, deben realizarse siempre en el mismo orden,

encadenadas, y repitiéndose una y otra vez; en unos casos en ciclos diarios y en otros

llegando a ciclos anuales o mayores.

Figura N° 01 Ciclo de Gestión por Procesos

Fuente (Alcobendas, Marzo 2001 )

El ciclo de la gestión por procesos se divide en tres etapas:

1. Orientación de las actividades para la satisfacción de los implicados en su gestión.

2. Organización y asignación de responsabilidades entre las personas de forma transversal.

3. Evaluación de la gestión en base a los indicadores de rendimiento y resultados de los

procesos definidos

Figura N° 02 Dinámica de la Gestión por Procesos


ORGANIZACIÓN Y ASIGNACIÓN

EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN

ORIENTACIÓN

IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS

INVENTARIO DE

PROCESOS

CLASIFICACIÓN DE

PROCESOS

MAPA DE PROCESOS

SELECCIÓN DE

PROCESOS


5.2. Identificación de Procesos.

Consiste en realizar un análisis de identificación de las principales actividades de la

organización, se pueden considerar procesos clave aquellos de los que la organización tiene

una gran dependencia, debido a uno o varios de los siguientes puntos:

Tienen influencia directa en la satisfacción del cliente.

Tienen influencia en la calidad del producto o del servicio.

Están alineados con la misión y estrategias de la organización.

Hacen uso de recursos de la organización.

Los procesos se dividen en tres tipos, esta clasificación tiene en cuenta dos factores

principales, siendo la primera la relación directa con los clientes y la segunda es la entrega

de valor para la organización; dentro de esta clasificación tenemos:

1. Procesos Operativos: son propios de la actividad o misión de la organización, sus

principales características son:

Son los procesos más importantes.

Tienen una visión completa de la cadena de valor.

Están en contacto directo con el cliente de la organización.

Entregan valor al cliente directamente.

2. Procesos de Apoyo: son los que proporcionan los medios (recursos) y el apoyo

necesario para que los procesos operativos se puedan llevar a cabo, sus principales

características son:

Están formalmente establecidos.

Apoyan los procesos operativos y estratégicos.

No tienen contacto con el cliente de la organización.

No entregan valor al cliente directamente.

3. Procesos Estratégicos: son aquellos mediante los cuales la organización desarrolla sus

estrategias y define los objetivos, sus principales características son:

Están formalmente establecidos.

Coordinan las actividades de los procesos operativos y de apoyo.

Buscan la eficiencia y eficacia de los procesos.

Miden, monitorean y controlan.

No entregan valor al cliente directamente.

5.3 Inventario de Procesos.


Posterior a la identificación, obtendremos un listado estructurado de procesos, dentro de

este, se diferencian los procesos y los procedimientos que se derivan de él. El inventario

presenta los datos generales del proceso, entre los que puede contener:

Área funcional a la que depende el proceso.

Titulo o nombre del proceso.

Código identificativo del proceso.

Fechas de interés (aprobación y actualización)

Objetivo del proceso.

Descripción breve del proceso

Alcance del proceso (primera y última actividad)

Propietario o responsable (persona, cargo, posición en la empresa).

Cliente del proceso

Producto o servicio

Proveedores e insumos (internos y externos)

5.4 Mapa de Procesos.

Una vez identificados, jerarquizados y clasificados los procesos es conveniente

representarlos gráficamente, de forma que se pueda tener una imagen global de las

interrelaciones existentes entre las entradas y salidas de los grupos de procesos.

El mapa consiste en una representación gráfica de todos los procesos que constituyen la

actividad esencial de la organización, para este mapeo, es primordial plantear y decidir,

desde las primeras etapas de su concepción, el nivel de desagregación elegido para reflejar

la complejidad de la organización de forma simplificada de un esquema gráfico.

Para trazar el Mapa de Procesos, será necesario definir:

Qué dependencia o precedencia cronológica o secuencial existe entre unos y otros

procesos

Qué procesos suministran recursos, de cualquier índole, necesarios para el desarrollo

de otros procesos

Quién es el suministrador y el cliente (internos o externos) de los procesos

considerados.

5.5 .Selección de Procesos.

La selección de los procesos candidatos a Mejora, es necesaria porque no todos los

procesos identificados pueden ser abordados al mismo tiempo, es importante y necesario,

priorizar y concentrar los esfuerzos para el monitoreo y la mejora de estos.

Este ciclo de mejora compone de tres etapas fundamentales que se relacionan

secuencialmente en un bucle cerrado de mejora continua.


Figura N° 03 Etapas del ciclo de proceso


Evaluacion

AnalisisMejora


VI Estructura organizacional de la mancomunidad (organigrama y funciones)

Se constituye la Mancomunidad de Municipios Lencas de La Sierra de La Paz conformado por los Municipios de Opatoro, Santa Ana,

Cabañas, Santa Elena y Yarula, organización que en la actualidad coordina e implementar acciones y estrategias destinadas al

fortalecimiento institucional y desarrollo local. Su permanencia es de carácter indefinido, voluntario y su funcionamiento estará regido

por los estatutos. En la actualidad la mancomunidad esta conformada por las corporaciones municipales teniendo cada una de ellas

dos representantes ante la asamblea general.

En su organización posee tres niveles jerarquicos : Asamblea General ,Junta Directiva y UTI / Coordinacion y como campo de accion

en cada uno de los municipios las siguientes areas: Administracion, Desarrollo Economico Local ,Ambiente ,Planificacion Municipal

,Infraestructura ,Seguridad Alimentaria ,Salud.

ASAMBLEA GENERAL

JUNTA DIRECTIVA

COORDINACION UTI

utUTI

PLANIFICACION

MUNICIPAL AMBIENTE INFRAESTRUCTURA

SEGURIDAD

ALIMENTARIA Y

NURICIONAL

DESARROLLO

ECONOMICO

LOCAL

SALUD ADMINISTRACION

GENERAL

JUNTA AUDITORA SOCIAL


VII,-Mapa de Procesos

Para el desarrollo de las diferentes procesos con sus respectivos procedimientos y actividades descritas de la mancomunidad se hace

necesario que se mejore la interacción de estas áreas de manera que se perfeccionen los procesos que las atraviesan y por ende los

resultados de los mismos. Para lograr los requerimientos para el desarrollo mancomunidad es necesario una eficaz y eficiente dirección optimizando los insumos

para lograr un producto en este caso el servicio para satisfacción de los municipios. (Ver figura N° 02)


VIII.-Descripción de proceso por área

El código de los procesos está conformado por un conjunto de caracteres alfanuméricos con el objetivo de permitir una

identificación clara e inequívoca de cada uno de ellos.

Para ello, los códigos están elaborados sobre la siguiente estructura:

Niveles

Nivel

Jerárquic

o

Tipo De Proceso ÁREA

Correlativo

Procedimiento Estratégico Operación Apoyo ADMINISTRACION DEL AMBIENTE PLANIFICACION

MUNICIPAL

INFRAESTRUCTURA SAN SALUD

A B C ADM DEL AMB PLM INF SAN SAL X

Asamble

a

01 X NO APLICA X

Junta Directiva

02 X NO APLICA X

UTI

03

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Ejemplo

01AADM: significa que es un proceso de nivel jerárquico 01 (Asamblea) con tipo de proceso A (Estratégico) y que corresponde al área

Administrativa.


La estructura de los procesos de MAMLESIP define las siguientes áreas funcionales: (ver cuadro estructura de los procesos)

ÁREA FUNCIONAL : ASAMBLEA GENERAL

Tipo de proceso Descripción del

proceso

Código Procedimiento/ actividad Código

Correlativo

Estratégicos

1.-Pensamiento Estratégico

01AADM

1-Elaboración de la Misión

01AADM1

2.- Creación de comités estratégicos 01AADM2

2. Estructura Organizativa

01AADM

1.Conformacion de la Junta

Directiva

01AADM1

2,.Elaboracion de la Estructura

organizacional

01AADM2

3.-Elaboracion de Estatutos 01AADM3

4.-Elaboracion de Reglamentos 01AADM4

5.Reunion ordinaria de Asamblea 01AADM5

6.-Reunion Extraordinaria de

asamblea

01AADM6

AREA FUNCIONAL : JUNTA DIRECTIVA

Estratégicos

1.Elaboracion de POA de

Unidad

02AADM

1.-Elaboracion de POA de Unidad 02AADM1

2.-Seguimiento de POA de Unidad 02AADM2

3.-Elaboracion de Plan de

adquisiciones de Unidad

02AADM3

2. Seguimiento a la

Suscripción de contratos

y convenios.

02AADM

3-Reglamentación y

Normas de la Mancomunidad

02AADM

4.Presupuesto Anual

02AADM


AREA FUNCIONAL ADMINISTRATIVA

De Apoyo

1-Coordinación UTI 03CADM1

2-Archivo de documentos

contables

03CADM2

3-Contratación de

personal

03CADM3

Planilla / pagos 03CADM4

4-Compras y adquisición de bienes y servicios

03CADM5

5-Control interno para el manejo de ingresos

03CADM6

6-Control interno para el

manejo de egresos

03CADM7

7-Control de Registro

contable

03CADM8

8-Apertura de caja chica 03CADM9

Conciliaciones bancarias 03CADM10

9-Manejo contable 03CADM11

Control y uso de vehículos

03CADM12

10-Pago por medio de

cheques

03CADM13

11-Rendición de cuentas 03CADM14

ÁREA FUNCIONAL : DESAROLLO ECONÓMICO LOCAL (DEL )

1-Planes operativos 03CDEL1


Operativos

2-Planificación y

desarrollo turístico.

03CDEL2

3-Asistencia Técnica 03CDEL3

4-Formación y

capacitación

03CDEL4

5-Monitoreo y

seguimiento

03CDEL5

ÁREA FUNCIONAL : AMBIENTE

Operativos

1-Planes operativos 03CAMB1

2-Asistencia Técnica 03CAMB2

3-Formación y

capacitación

03CAMB3

4-Monitoreo y

Seguimiento a POA

03CAMB4

5-Gestión de Proyectos 03CAMB5

AREA FUNCIONAL : PLANIFICACION MUNICIPAL

Operativos

1-Planes de desarrollo

municipal.

03CPLM1

2-Planes de Inversión 03CPLM2

ÁREA FUNCIONAL : INFRAESTRUCTURA

Operativos

1-Diseño de obra 03CINF1

2-Ficha de costos 03CINF2

3-Presupuesto 03CINF3

4-Supervisión de obra 03CINF4

5-Asistencia Técnica 03CINF5

ÁREA FUNCIONAL : SEGURIDAD ALIMENTARIA Y NUTRICIONAL (SAN)

1-Planes operativos 03BSAN1


Operativos 2-Asistencia técnica 03BSAN2

3-Formación y

capacitación

03BSAN3

4-Monitoreo y

seguimiento a POA`s de

proyectos

03BSAN4

AREA FUNCIONAL : SALUD

1-Plan de compras

insumos y medicamentos

03BSAl1

2-Plan de distribución de insumos equipo y

medicamento

03BSAl2

3-Rendición de cuentas 03BSAl3


A continuación se enuncian los procesos procedimientos por cada área funcional de la mancomunidad.

8.1.-Asamblea General

Es el órgano supremo de la mancomunidad y representa la autoridad, conformada por un alcalde más 1 regidor

de cada municipio teniendo derecho a un voto por municipio.

N° Nombre del proceso

Frecuencia del proceso

1 Planificación estratégica(Elaboración de la misión de la Mancomunidad) Al inicio de la creación de la Mancomunidad

2 Estructura organizativa ( Conformación de junta directiva) Al inicio del año

3 Estructura organizativa( Elaboración de estructura organizativa) Cada 2 años

4 Elaboración de estatutos Desde la creación de la Mancomunidad

5 Elaboración de reglamento Cada 2 años

6 Planificación estratégica( Conformación de comités estratégicos) Desde la creación de la Mancomunidad


Ficha de proceso

Área Funcional: Asamblea General

Nombre de

Proceso :

Planificación Estratégica

Código: 01AADM1

Fecha de Aprobación:

Fecha de Actualización

Objetivo del Proceso:

Elaboración de la Misión de la mancomunidad

Descripción del Proceso:

Elaboración de la misión de la mancomunidad coherente con los estatutos, personería jurídica y reglamentos de la mancomunidad.

Alcance del

Proceso

Inicio: Creación de la Mancomunidad

Fin: Revisión y ajustes durante la vida de la mancomunidad

Responsable del

Proceso:

Asamblea

Cliente del

Proceso:

Junta Directiva

Producto: Misión institucional de la mancomunidad

Proveedores Internos Equipo UTI, Coordinación.

Insumos Estatutos ,Reglamentos ,Personería jurídica

Proveedores Externos Insumos

Municipios Demandas y necesidades

Revisado por:

Aprobado por: Junta Directiva


Ficha de Procedimientos

Área Funcional: Asamblea

Proceso: Planificación Estratégica

Procedimiento: Elaboración de la Misión Código:

Producto: Misión Institucional

Responsable: Asamblea

Código

Correlativo

Actividades Cargo Insumo Herramienta Producto

1 Análisis del marco legal de la

mancomunidad.

Estatutos

Reglamentos

Formato de

Planes estratégicos

2 Identificar el rol de la mancomunidad desde su

objetivo y propósito.

3 Diseñar la versión preliminar de la misión coherente con el

marco legal que fundamenta su

creación.

Versión preliminar de la misión institucional

4 Discusión de la versión, basada

en el marco legal y elementos

que debe tener la misión.

5

Aprobación de la Misión Aprobada la versión de la MISION

6 Socialización de la misión con

el equipo de la UTI y

proveedores externos, cooperantes a través de afiches,

trifolios ubicados en lugares

visibles de la mancomunidad.

Socializada la Misión con proveedores internos y

externos a la mancomunidad


Diagrama de Flujo de procedimientos /actividad

Ficha de proceso


Nombre de Proceso : Planificación Estratégica

Código:

Fecha de Aprobación: Fecha de Actualización

Objetivo del Proceso: Conformación de comités Estratégicos

Descripción del

Proceso:

Creación de comités estratégicos para apoyo a la Mancomunidad

Inicio

1.Análisis de marco legal Formulario

2. Objetivo y propósito

de mancomunidad

3. Diseño de misión

4. Discusión de la

versión

5. Aprobación de misión

6. Socialización de la misión

Final


Alcance del Proceso Inicio: Al inicio del año

Fin:

Responsable del Proceso:

Asamblea

Cliente del Proceso: Mancomunidad

Producto: Certificación punto de acta “Elección de Comités Estratégicos “

Proveedores Internos Insumos

Mancomunidad Representante por Mancomunidad


Municipios Delegados por Municipios

Revisado por: JD

Aprobado por: JD

Procedimiento: Creación de Comités Estratégicos Código:

Producto: Certificación de Punto de Acta


Código Actividad Cargo Insumo Herramienta Producto

1 Socialización de

funciones del

comité

JD Reglamento

interno de la

mancomunidad

2 Selección de

integrantes

JD


3 Selección de

Coordinador de

Comité

JD

4 Elaboración de

reglamento

JD Estatutos

5

Aprobación JD

6

Juramentación JD Organizados los Comités8 Estratégicos



Inicio

1.Socialización de

funciones del comitéReglamento

2. Selección de

integrantes

3. Coordinador de

Comité

4. Elaboración de

reglamento

5. Aprobación

6. Juramentación

Final

Estatutos


Ficha de proceso


Nombre de Proceso :

Estructura Organizativa

Código:

Fecha de

Aprobación:


Objetivo del

Proceso:

Conformación de la Junta Directiva

Descripción del

Proceso:

Conformar la junta Directiva con representantes de las Mancomunidades

Alcance del

Proceso

Inicio: Cada dos años

Fin:

Responsable del

Proceso:

Asamblea

Cliente del

Proceso:

Junta Directiva

Producto: Punto de acta Conformación de Junta Directiva


UTI Convocatoria

Formato de actas


Asamblea Lista de Participantes por

municipios

Revisado por: Coordinador UTI


Aprobado por: JD


Área

Funcional:

Asamblea

Proceso: Estructura Organizativa

Procedimiento: Conformación de Junta Directiva Código:

Producto: Punto de acta de Junta Directiva


Descripción de Procedimientos / Actividades

Código

Correlativo

Actividades Cargo Insumo Herramientas Producto

1 Convocatoria Asamblea Lista de

participantes

a asamblea

Formato de

convocatoria

2 Socialización de las funciones

de la junta Directiva.

Asamblea Asamblea

3 Selección de puestos Asamblea Lista de cargos de la

JD


4 Juramentación JD JD

seleccionada

Punto de Acta Punto de acta .Seleccionada Junta Directiva



Inicio

1. Convocatoria Asamblea Formato

2. Socialización de junta

directiva

3. Selección de puestos

4. Juramentación

Final

Punto de Acta

Ficha de proceso


Nombre de

Proceso :

Estructura Organizativa

Código:



Objetivo del

Proceso:

Elaboración de la Estructura organizativa

Descripción del

Proceso:

Elaborar estructura organizativa


Alcance del

Proceso

Inicio: Cada dos años

Fin:

Responsable del

Proceso:

Asamblea

Cliente del

Proceso:

Junta Directiva

Producto: Estructura organizativa


UTI Lista de candidatos


Asamblea


Aprobado por: JD


Área Funcional: Asamblea

Proceso: Estructura Organizativa

Procedimiento: Elaboración estructura organizativa Código: 01A11

Producto: Punto de acta de Junta Directiva


Código

Correlativo

Actividad Cargo Insumo Herramienta Producto

1 Definir unidades

necesarias Asamblea Estatutos y

Reglamentos

Estatutos

2 Definir objetivo

de unidades

Asamblea

3 Definir niveles

jerárquicos

Asamblea Misión de la mancomunidad

4 Definir relaciones Asamblea


5 Definir diseño de

organigrama Estatutos Organigrama de la Mancomunidad

6 Elaboración de

borrador UTI /Coord.

7 Aprobación



Inicio

1. unidades

necesariasEstatuto

2. Objetivo de

unidades

3. Niveles

jerárquicos

4. Definir

relaciones

5. Diseño de

organigrama

6. Borrador

7. Aprobación

Final


Ficha de proceso


Nombre de Proceso :

Elaboración de estatutos

Código:




Reglamentar y normar el funcionamiento de la mancomunidad


Elaboración de Estatutos

Alcance del

Proceso

Inicio: Desde la creación de la mancomunidad

Fin: Durante el funcionamiento de la Mancomunidad

Responsable del

Proceso:

Asamblea

Cliente del

Proceso:

Junta Directiva

Producto: Estatutos


UTI Personería jurídica ,/ Ley Municipal


Asamblea


Aprobado por: JD


Procedimiento Elaboración de Estatutos Código:

Producto: Estatutos



1 Determinación de

modalidad de organización

Asamblea

General

Punto de acta

Personería jurídica

2 Definir objetivo y propósitos

Asamblea

General

Definidos los objetivos y propósitos de la

mancomunidad.

3 Definir asociados Asamblea

General

4 Definir ámbito territorial

Asamblea General

Definido el ámbito territorial de la mancomunidad.


5 Determinar forma de distribuir los costos.

Asamblea

General

Definido el presupuesto de la mancomunidad (Distribución de costos )

6 Elaboración de

borrador Asamblea

General

7 Aprobación



Inicio

1. Modalidad de

organizaciónFormulario

2. Objetivo y

propósitos

3. Definir asociados

4. Ámbito

territorial

5. Distribución de

costos.

6. Borrador

7. Aprobación

Final


Ficha de proceso


Nombre de

Proceso :

Elaboración de Reglamento

Código:

Fecha de

Aprobación:


Objetivo del

Proceso:

Reglamentar y normar el funcionamiento de la mancomunidad

Descripción del

Proceso:

Elaboración de Reglamento

Alcance del

Proceso

Inicio: Desde la creación de la mancomunidad

Fin: Durante el funcionamiento de la Mancomunidad

Responsable del

Proceso:

Asamblea

Cliente del Proceso:

Junta Directiva

Producto: Reglamento de la Mancomunidad


UTI Estatutos .Personería Jurídica


Asamblea


Aprobado por: JD


Procedimiento: Elaboración de Reglamento Código:

Producto: Reglamento



1 Definir aspectos

de la asociación Asamblea

General

Personería

jurídica

,Estatutos

2 Definir aporte de

socios Asamblea

General

3 Definir derechos

y deberes de

socios

Asamblea

General

Estatutos

4 Definir el

accionar de la

Asamblea

Asamblea

General

Estatutos

5 Definir el

accionar de la

Junta Directiva

Asamblea

General

Estatutos

6 Definir los

requisitos para

adición y salida de

socios

Asamblea

General

Reglamentos y

normas de la

mancomunidad

7 Definir proceso

electoral Asamblea

General

8 Definir los

requisitos para

disolución

Asamblea

General

9 Definir los

requisitos para

reformas de

estatutos y

reglamento

Asamblea

General

Reglamento de la Mancomunidad



Inicio

1. Definir Asociación

Estatutos

2. Aporte de socios

3. Derechos y deberes de

socios

4. Accionar de la Asamblea

5. Accionar de la Junta

Directiva

6. Adición y salida de socios

7. Proceso electoral

8. Requisitos para disolución

9. Requisitos para reformas

de estatutos

Final

Estatutos

Estatutos

Reglamentos y Normas


8.2.-Junta Directiva La Junta Directiva se concibe como el órgano encargado de la dirección, administración y organización de la mancomunidad deberá velar por el

cumplimiento y ejecución de los acuerdos de la asamblea. Conforme a sus atribuciones (art. 21 personería jurídica) se enuncian los siguientes

procesos:

Código

Correlativo

Nombre del proceso Frecuencia del proceso

1 Reuniones de asamblea: Ordinaria y extraordinaria Cuando se requiere

2 Suscripciones de contratos Durante el año

3 Elaboración de POA Febrero de cada año

Ficha de proceso

Área Funcional: Junta Directiva

Nombre de Proceso: Reuniones de asamblea

Código:


Febrero Fecha de Actualización

Cada dos años


Convocar, presidir las reuniones de asamblea y velar para que se cumplan los acuerdos y resoluciones de la asamblea general.


Sesión de junta directiva, preparación de agenda, convocatoria 15 días antes, desarrollo de la agenda ante la asamblea, asambleas

Alcance del Proceso Inicio: 15 días antes

Fin: Día de la reunión

Responsable del

Proceso: UTI, Junta directiva


Producto: Actas de Reunión

Proveedores Internos Insumos:


J.D Directorio de miembros de la Asamblea ,convocatorias


UTI, JD Agenda, informes y propuestas

Revisado por: Junta Directiva

Aprobado por: Asamblea

Proceso: Reuniones de Asamblea

Procedimiento: Reunión Ordinaria de Asamblea Código:

Producto: Actas de Reunión

Responsable: Junta Directiva


1 Elaboración de

Agenda JD Lista de temas a

tratar

Agenda Agenda

2 Convocatoria JD Lista de

participantes

Convocatoria

3 Determinación de

quórum JD

4 Discusión de

temas de agenda JD

5 aprobación de

propuestas JD

6 aprobación de

manuales JD

7 aprobación de

informes JD

8 Cierre de

asamblea JD Actas con

acuerdos y

resoluciones



Inicio

1. Elaboración de

Agenda

2. Convocatoria

3. Determinación de

quórum

4. Discusión de temas de

agenda

5. Aprobación de

propuestas

6. Aprobación de

manuales

7. Aprobación de

informes

8. Cierre de asamblea

Lista de temas a tratar

Lista de participantes

Actas con acuerdos y

resoluciones

Final


Procedimiento: Reunión Extraordinaria de Asamblea Código: 01A32

Producto: Acta de Reunión



1 Elaboración de

Agenda JD Lista de temas

a tratar

Agenda Agenda

2 Convocatoria JD Lista de

participantes

Convocatoria

3 Determinación

de quórum JD

4 Discusión de

temas de agenda JD

5 aprobación de

propuestas JD

6 Cierre de

asamblea JD Acta ,con

Acuerdos y

resoluciones



Inicio

1. Elaboración de Agenda

2. Convocatoria

3. Determinación de quórum

4. Discusión de temas de agenda

5. Aprobación de propuestas

6. Cierre de asamblea

Lista de temas a tratar

Lista de participantes

Final

Acta ,con Acuerdos y

resoluciones


Ficha de proceso


Nombre de Proceso: Suscripción de contratos

Código:

Fecha de

Aprobación: Durante

Fecha de

Actualización Durante el periodo de tiempo y forma

Objetivo del

Proceso: Contratar los servicios técnicos requeridos en las áreas funcionales de la mancomunidad.

Descripción del

Proceso: De acuerdo a necesidades, e procede a la contratación de personal por cada unidad funcional

Alcance del Proceso Inicio: Durante el periodo

Fin: Durante el periodo

Responsable del

Proceso: JD autoriza al presidente para firmas de convenio/ contrato

Cliente del Proceso: Partes interesadas

Producto: Contratos suscritos


J.D TDR


Consultores y cooperantes Prestación de servicios y donaciones/ cooperantes

Revisado por: UTI



Proceso: Suscripción de contratos

Procedimiento: Reunión Ordinaria de Asamblea Código:

Producto: Contratos suscritos

Responsable: Junta Directiva


1 Requerimiento

de personal

conforme a

necesidad

presentada

JD Necesidad presentada

Papel data Discusión de propuesta

2 Elaboración de

términos de

referencia

UTI Documento

legal

Reglamentos y

leyes

Perfil indicado para el puesto/ contrato o convenio

3 Anuncio de

vacante por los

principales

medios locales y

nacionales

Gerente TDR Documentos Elección de mejor perfil de acuerdo al abanico presente

4 Análisis de

recepción de CV

5 Pre selección de

candidatos

6 Entrevista Presidente Revisión del

curriculum

Documentos Contratar personal calificado

7 Selección Gerente

8 Contratación Cláusula de

contrato

Manual de

contrataciones

Satisfacer necesidades de mancomunidad con el

contrato



Inicio

1. Requerimiento de

personal

2. Términos de

referencia

3. Anuncio de

vacante

4. Recepción de CV

5. Pre selección de

candidatos

6. Entrevista

7. Selección

8. Contratación

Final

Reglamentos y

leyes

Documentos

Documentos

Manual de

contrataciones


Ficha de Proceso


Nombre de Proceso: Elaboración de POA de Unidad

Código:


Objetivo del Proceso: Elaborar el Plan Operativo anual de cada unidad funcional de la mancomunidad

Descripción del

Proceso: Definir las acciones anuales de la mancomunidad

Alcance del Proceso Inicio: Inicio del año

Fin:

Responsable del

Proceso: Presidente de Junta Directiva

Cliente del Proceso: Gerencia

Producto: Plan Operativo de la Unidad


UTI Necesidades presentadas.


Mancomunidad


Aprobado por: JD




Proceso: Planificación de Unidad

Procedimiento: Elaboración de POA de Unidad Código:

Producto: Plan Operativo de la Unidad

Responsable: Presidente de Junta Directiva


1 Inducción de

metodología

JD Material

impreso

Formato de POA

2 Determinación

de necesidades

JD

3 Propuesta de

actividades

JD

4 Elaboración de

cronograma

JD Definición de

tiempos

Formato de

cronograma

5 Elaboración de

presupuesto

JD Datos

financieros

Formato de

presupuesto

6 Elaboración de

POA de Unidad

JD

Formato de POA

POA de Unidad


Actividades

identificadas

7 Revisión y

ajuste

JD


Diagrama de Flujo del procedimiento / actividad

Inicio

1. Inducción de

metodología


necesidades

3. Propuesta de

actividades

4. Elaboración de

cronograma

5. Elaboración de

presupuesto

6. Elaboración de POA

de Unidad

7. Revisión y ajuste

Final

Formato de POA

Formato de

cronograma

Formato de

presupuesto

Formato de POA


Procedimiento: Seguimiento de POA de Unidad Código:

Producto: Informe de Avance


Código

Correlativo

Actividad Cargo Insumo Herramienta Producto

1 Revisión de actividades del periodo

JD Actividades del

periodo

Cronograma Informe de Avance del POA

2 Determinación de nivel de avance

JD

3 Elaboración de informe de avance

JD

4 Verificación de informe de avance

JD



Inicio

1. Revisión de

actividades


nivel de avance

3. Elaboración de

informe de avance

4. Verificar informe

de avance

Final

Cronograma

Procedimiento: Elaboración de Plan de Adquisiciones de

Unidad

Código:

Producto: Plan de Capacitaciones de Unidad


Código Actividad Cargo Insumo Herramienta Producto 1 Inducción de

metodología

Presidente JD

2 Determinación de necesidades

Presidente JD Lista de necesidades

3 Identificación de propuesta de capacitación

Presidente JD Propuesta de

capacitación

4 Elaboración de presupuesto

Presidente JD Lista de requerimientos

Formato de

presupuesto

Presupuesto


técnicos y financieros

5 Elaboración de Plan de Capacitaciones

Presidente JD Formato de Plan de

capacitación Plan de Capacitación

6 Revisión y ajuste Presidente JD



Inicio

1. Inducción de

metodología

2. Determinación

de necesidades

3. Identificación

de propuesta

4. Elaboración de

presupuesto

5. Plan de

Capacitaciones

6. Revisión y

ajuste

Final

Lista de necesidades

Lista de requerimientos técnicos

y financieros - Formato de

presupuesto

Formato de Plan de

capacitación


8.3. Administración

N°

Nombre del proceso

Frecuencia del proceso

1 Coordinación UTI

2 Archivar documental contable Diariamente

3 Contratación de personal 1 vez al año o cuando se adquiere nuevo equipo

4 Planillas y pagos Durante el año

5 Compras y adquisición de bienes y servicios

6 Control interno para el manejo de ingresos

7 Control interno para el manejo egresos

8 Control de registro contable

9 Apertura de caja chica

1o Elaboración de conciliaciones bancarias

11 Manejo contable

12 Control y uso de vehículos

13 Pagos por medio de cheques


Área Funcional:

Coordinación

Nombre de Proceso: Coordinar la UTI

Código:


Desde la

creación de

MAMLESIP

Fecha de Actualización Anualmente

Objetivo del Proceso: Dirigir, planificar y controlar las operaciones de la mancomunidad

Descripción del

Proceso: Liderar el proceso de planeación, organización, dirección y control estratégico de la mancomunidad

Alcance del Proceso

Inicio: Enero

Fin: Diciembre

Responsable del

Proceso: Coordinador UTI

Cliente del Proceso: Municipalidades

Producto: Plan Operativo Anual


MAMCEPAZ Manuales, reglamentos, recurso humano y financiero

Municipalidades


USAID Recursos financieros y capacitaciones

Revisado por: Junta Directiva



Descripción de procedimientos / actividades

Código

Correlativo Procedimiento Cargo Insumo Herramienta Producto

1

Diseño de Plan Operativo

Anual

Departamento de

coordinación

Formatos

Formatos prediseñados Planes operativos

2 Socialización del plan con

la junta directiva (

Borrador)

Recurso humano Equipo Propuesta

3 Presentación del plan Acceso a redes

4 Discusión del plan por

parte de la asamblea

5 Aprobación del plan

6 Ejecución del plan

7 Presentación de informes

mensuales ante la junta

directiva

Computadora Informes

8 Elaboración de

propuestas para gestión

de recursos financieros

Recurso financiero

9 Presentación de

propuestas ante la junta

directiva

Plataforma virtual

10

Revisión y aprobación

Equipo


Diagrama de flujo de procedimiento/ actividad

Inicio

1. Diseño de Plan Operativo Anual

2. Socialización del plan con la junta directiva ( Borrador)

3. Presentación del plan

4. Discusión del plan por parte de la asamblea

5. Aprobación del plan

6. Ejecución del plan

7. Presentación de informes mensuales ante la junta

directiva

8. Elaboración de propuestas para gestión de recursos

financieros

9. Presentación de propuestas ante la junta directiva

10. Revisión y aprobación

Final

Formatos


Ficha de Proceso

Área Funcional: Administración

Nombre de Proceso: Archivar Documentación Contable

Código:

Fecha de Aprobación: Fecha de Actualización Al mes

Objetivo del Proceso: Ordenar correlativamente la documental original y soporte de cada transacción

Descripción del

Proceso: Organización lógica de documentación en archivo

Alcance del Proceso Inicio: Inicio de cada año

Fin: Diciembre en el cierre

Responsable del

Proceso: Administración

Cliente del Proceso: Cooperantes / JD / Organismos contralores

Producto: Archivo contable ordenado correlativamente


UTI / Información contable revisada


Cooperantes y secretarias

Revisado por: Coordinación

Aprobado por: Junta Directiva/ Cooperantes


Descripción de procedimientos / Actividades

Código

Correlativo

Procedimiento Cargo Insumo Herramienta Producto

1 Clasificación de la

documentación

contable

Admón. Separadores Clasificado el inventario de acuerdo a su estado

,bueno ,malo y desfasado

2

Verificar la

documentación y

respaldos legales en

base a órganos controladores del

Estado.

Informes

3 Análisis de la información contable

Presupuestara R.C

4 Preparación del informe contable

Conciliaciones y libros diarios

Notas de entregas de informe

5 Remisión del informe contable

Estados de cuenta.

Formato de informes contables



Inicio

1. Clasificación de la

documentación contable

2. Verificar la documentación y

respaldos legales

3. Análisis de la información contable

4. Preparación del informe contable

5. Remisión del informe contable

Informes

Formato de

informes contables

Final


Ficha de proceso

Área Funcional: Administrativa

Nombre de Proceso

:

Contrataciones del personal

Código:

Fecha de

Aprobación:


Objetivo del

Proceso:

Contratar personal que trabajara en el área operativa de la mancomunidad.

Descripción del

Proceso:

Los contratos de trabajo del personal que será empleado en la mancomunidad deben cumplir con la normativa nacional

en materia laboral.

Alcance del Proceso Inicio: Cuando se requiere-

Fin:

Responsable del

Proceso:

Administrativo

Junta Directiva


Producto: Contratos de personal conforme al perfil del puesto


Aspirantes propuestos por la JD Perfil del puesto


Medios de comunicación

Revisado por: Administración



Descripción de Procedimiento / Actividades

Código

Correlativ

o

Procedimiento Cargo Insumo Herramient

a

Producto

1 Elaboración de los

TORS

ADM Requisitos

previamente

establecidos para el

puesto

Manual de

Funciones

Elaboración de TORS

2 Publicación ADM Anuncio de publicación para el puesto

3 Entrevista ADM Definición de criterios para entrevista

4 Preselección de candidatos.

ADM Lista de candidatos preseleccionados

5 Contratación ADM Contratos Contratado el personal

6 Evaluación de

desempeño

ADM Formato de

evaluación de desempeño

Evaluado el desempeño de los empleados sujetos a 2 meses de prueba

7 Recontratación

ADM

Contratos

Recontratado el personal conforme a la

evaluación de empeño.

8

Evaluación de

desempeño.

ADM Formato de

evaluación de

desempeño

Evaluado el desempeño de los empleados.

9 Creación de

expediente del nuevo Empleado.

ADM



Inicio

1. Clasificación de la

documentación contable

2. Verificar la documentación y

respaldos legales

3. Análisis de la información contable

4. Preparación del informe contable

5. Remisión del informe contable

6. Evaluación de desempeño

7. Recontratación

8. Evaluación de desempeño.

9. Creación de expediente del

nuevo Empleado.

Final

Manual de Funciones

Contratos

Formato de evaluación

de desempeño

Contratos

Formato de evaluación

de desempeño


Ficha de Proceso

Área Funcional: Administración.

Nombre de Proceso: Planillas / Pagos

Código:


Objetivo del Proceso: Cancelar salarios

Descripción del

Proceso:

Elaborar planillas conforme a la lista de contratos /empleados y proceder con los pagos (acreditación a través de

banca en línea banco de Occidente.

Alcance del Proceso Inicio: Mensual

Fin: Junio

Responsable del

Proceso: Coordinación Admón. / Junta directiva

Cliente del Proceso: UTI /Coordinación /Descentralizado de salud

Producto: Planilla salarial por pagar


UTI / Coordinación / Descentralizado Presupuesto disponible


JD Presupuesto aprobado

Revisado por: Coordinación




Código

Correlativo


1 Revisión del

presupuesto

disponible

Admón.

2 Elaboración de

planilla para pago

Admón.

3 Revisión de

planillas para

pagos

Coordinador

UTI

4 Solicitud de

autorización de planilla para pago

JD Solicitud Formato Excel

5 Ingreso a la planilla al sistema

ADM Planilla Sistema de banca en

línea

Planilla revisada en el sistema

6 Impresión de la

planilla para

tramite de orden

de pago

ADM Planilla Formato de planilla Planilla acreditada



Inicio

1. Revisión del presupuesto

disponible

2. Elaboración de planilla para pago

3. Revisión de planillas para pagos

4. Solicitud de autorización de planilla para pago

5. Ingreso a la planilla al sistema

6. Impresión de la planilla para

tramite de orden de pago

Final

Formato

Formato de

planilla


Ficha de proceso


Nombre de Proceso: Compras y adquisición de bienes y servicios

Código:

Fecha de

Aprobación: Fecha de Aprobación:

Objetivo del Proceso: Adquirir las compras de bienes y servicios


Las compras de bienes y servicios conforme a requerimiento de salud

Alcance del Proceso

Inicio: Alcance del Proceso

Fin:

Responsable del

Proceso: Comité de compras

Producto: Informe de compras y adquisición de bienes y servicios



Lista de proveedores Cotizaciones

Revisado por: Comité de compras



Descripción de procedimientos/ actividades

Código Correlativo


1 Programación de compras Comité Presupuesto de compra

Formulario BS-070

Código de producto Nombre del producto

2 Compras no programadas Comité Verificar existencias en bodegas

Formato

3 Responsable de la compra ADM cotizaciones o invitaciones

Cotizaciones

4 Tipo de compra Gestor Informe Formato Informe de compra

5 Invitación a presentar ofertas

publicas

Gestor Invitaciones Plan Operativo

Anual

Compra de insumos

6 Procedimientos

administrativos

ADM Formato de

procedimientos

Ley de

contratación del

estado

Preparación de las bases

técnicas y administrativas

7 Compras sin cotizaciones ADM Precios del proveedor Compras y contrataciones

de bienes y servicios

8

Proveedor único Gestor Contratación

9

Solicitud de compras Encargado de área

Formulario BS-071

10 Apertura de ofertas y

cotizaciones

Coordinador Cotizaciones Procedimientos de apertura

11 Evaluación de ofertas ADM Requisitos Selección del proveedor


12 Resumen de ofertas y

cotizaciones

Comité Memorando de

recomendación

Formulario- BS-

075

Orden de compra

13 Archivo y control expedientes

de las adquisiciones

ADM Contratación de bienes

y servicios

Expediente de compras

14 Firma del contrato o emisión

de la orden de compra

Cotización Contratos por suministros

de bienes


Diagrama de flujo de procedimiento/ actividades

Inicio

1. Programación de compras

2. Compras no programadas

3. Cantidades de pedido del mes Cotizar en base a lo

solicitado.

4. Hacer los análisis de las

ofertas más bajas.

5. Emitir órdenes de compra

6. Procesar las solicitudes de

pago.

7. Depósito de pago a

proveedores.

8. Recibir el producto en bodega.

Formulario BS-070

Formato

Cotizaciones

Formato

Ley de contratación del estado

Contratación


9. Solicitud de compras Formulario BS-071

10. Apertura de ofertas y

cotizacionesCotización

11. Evaluación de ofertas

12. Resumen de ofertas y

cotizaciones

13. Archivo y control

expedientes de las

adquisiciones

14. Firma del contrato

Formulario- BS-075

Cotización

Final


Ficha de proceso


Nombre de

Proceso :

Control interno para el manejo de ingresos

Código:

Fecha de

Aprobación:


Objetivo del

Proceso:

Llevar un efectivo control del dinero que ingresa


Para tener un efectivo control del dinero es necesario que se lleve un sistema de registro tanto de las entradas como de las salidas del mismo (este sistema puede ser automatizado o manual), asegurará que en cualquier

momento se pueda conocer con exactitud con cuánto dinero dispone la mancomunidad para hacerle frente a

las obligaciones contraídas y hasta cuanto se pueden comprometer recursos sin provocar desequilibrios

financieros.

Alcance del

Proceso

Inicio: Durante el año

Fin: Final del año


Administración


Mancomunidad

Producto: Reporte de ingreso de fondos.


MANCOMUNIDAD Sistema de registro de dinero que entra y que sale


Beneficiarios





Código

Correlativo

Procedimientos Cargo Insumo Herramienta Producto

1 Emisión de recibo con

forma pre numerada

ADM

Contador

Lista de

usuarios y

contribuyentes

Recibos con

forma pre

numerada

Apertura de cuentas bancarias

2 Posteo y codificación de recibos de ingreso

ADM

Contador

Recibos de ingreso

Libro de control de

ingresos

Posteo y codificación de ingresos

3 Depósito diario de

entradas. (cheques y

efectivo)

ADM

Contador

Ingresos

diarios

Cuenta de

apertura

4 Elaboración de partida

por el movimiento de

ingresos -

ADM

Contador

Cuenta de

banco

Libro de

control de

ingresos Sistema de

información

contable

Libro de control de ingresos y sistema contable

actualizados



Inicio

1. Emisión de recibo con

forma pre numerada

2. Posteo y codificación de

recibos de ingreso

3. Depósito diario de

entradas. (cheques y efectivo)

4. Elaboración de partida por

el movimiento de ingresos

Lista de usuarios

y contribuyentes

Lista de usuarios y

contribuyentes

Lista de usuarios y

contribuyentes

Final


Ficha de proceso


Nombre de Proceso :

Control interno para el manejo de egresos

Código:

Fecha de

Aprobación:


Objetivo del

Proceso:

Llevar un efectivo control del dinero que egresa

Descripción del

Proceso:

Para la mancomunidad es muy importante la gestión de obtener recursos para desarrollar sus actividades,

igualmente valioso es tener los controles necesarios para hacer un buen uso de los recurso

Alcance del

Proceso

Inicio: Durante el año

Fin: Final del año

Responsable del

Proceso:

Administración

Cliente del

Proceso:

Mancomunidad

Producto: Reporte de Egreso de Fondos


MAMCOMUNIDAD Control de egresos


Cooperantes Subvenciones otorgadas para la ejecución de los proyectos





Código

Correlativo Procedimientos Cargo Insumo Herramient

a

Producto

1 Posteo de los egresos diarios que la

mancomunidad

realiza.

ADM Resumen de los egresos

diarios

Libro control de egresos

Posteo de egresos diarios

2 Elaboración de la

partida mensual

ADM Facturas

recibidas

Sistema de

información

contable

Partida mensual debitando la respectiva cuenta

de acuerdo a la naturaleza del egreso y

acreditando la respectiva cuenta de bancos.

3 Enumeración de los

cheques de manera

correlativa.

ADM

4 Respaldo de cheques

con su respectiva factura y documentos

aprobados para su

emisión.

ADM

5 Sello de facturas y

otros documentos en

unión del cheque.

ADM

Contabilida

d

Control correlativo de cheques para evitar ser

cobrados nuevamente

6 Anulación de cheque ADM

Contabilida

d

Lista de

cheques

Cheques Archivo por orden numérico de cheques

anulados



Inicio

1. Posteo de los egresos diarios

que la mancomunidad realiza

2. Elaboración de la partida

mensual

3. Enumeración de los cheques de

manera correlativa.

4. Respaldo de cheques

5. Sello de facturas y otros

documentos

6. Anulación de cheque

Libro de control

de egresos

Final


Ficha de proceso


Nombre de Proceso: Control de registro contable

Código:


Objetivo del Proceso: Conocer la importancia de los procesos de transacción dentro del control de registros contables de una administración. Descripción del

Proceso:

Alcance del Proceso

Inicio:

Fin:

Responsable del

Proceso: Contador/ Administrador

Producto: Informe de control de registro contable


UTI

MAMLESIP


Revisado por: Contador

Aprobado por:



Código

Correlativo


1 Registrar transacciones

codificadas

ADM Registros auxiliares Transacciones registradas

2 Emisión de informes

financieros

ADM Diseño de formato Estados

financieros

Informes de estados

financieros

3 Cierre contable ADM/contador Sistema contable Formato Cierre


Diagrama de flujo de procedimiento / actividad

Inicio

1. Registrar transacciones

codificadas

2. Emisión de informes financieros

3. Cierre contable Formato

Final


Ficha de proceso


Nombre de Proceso :

Apertura de caja chica

Código: 03CADM

Fecha de

Aprobación:


Objetivo del

Proceso:

Descripción del

Proceso:

Solventar los requerimientos urgentes y operativos de bienes y servicios de forma ágil y oportuna, cuyo origen y monto

relativamente pequeño, demanda el pago inmediato, y por las circunstancias no pueden hacerse efectivo mediante

cheques.

Alcance del

Proceso

Inicio:

Fin:


Administrador


Producto:



Disproa

DIPSA

Revisado por: Administrador

Aprobado por: J.D



Código

Correlativo


1 Presentación de

solicitud formal de apertura de caja chica

JD

2 Justificación de apertura

de caja chica

ADM

UTI

Convenio o

Reglamento cuando se trata de un proyecto

3 Apertura inmediata del fondo de caja chica.

ADM UTI

Solicitudes por el

administrado

Convenios Reglamentos

Apertura de caja chica autorizada por la JD

4 Tramite de firma de un

pagare por el monto a

manejar

5 La persona asignada

presenta declaración

Procede al manejo de la

caja chica

Reglamento

de caja chica

Formato de

declaración

6 Arqueo de caja chica

Sobrantes de dinero

ADM

UTI

Arqueo o

corte de caja

Recibo de ingreso por

sobrante de dinero

Reporte de sobrantes de dinero a

través de un recibo.

7 Arqueo de caja chica

Faltantes de dinero

ADM

UTI

Arqueo

diario

Reporte de dinero faltante

8 Procedencia de los

pagos de caja chica

ADM

UTI

Inventario de

gastos

Pagos por medio de caja chica

9 Improcedencia de pagos

de caja chica

ADM

UTI

10 Reintegros de fondos a

la mancomunidad.

ADM

UTI

Facturas

,recibos

Documentos

ordenados,

liquidaciones, documentos que

respaldan los gastos.

Reintegro de fondos al final de cada

mes


11 Aumentos de caja chica

JD

Reportes de

gasto

Solicitudes

Aumento de fondos de caja chica

autorizados por la JD

12 Disminución de fondos

de caja chica.

JD

Reporte de gastos

Solicitudes

Disminución de fondos de caja chica

13 Cierre de fondos de caja chica.



Inicio

1. solicitud formal de apertura de caja chica

2. Justificación de apertura de caja chica

3. Apertura inmediata del fondo de caja chica.

4. Tramite de firma de un pagare por el monto

a manejar

5. La persona asignada presenta declaración

Procede al manejo de la caja chica

6. Arqueo de caja chica Sobrantes de dinero

7. Arqueo de caja chica Faltantes de dinero

Reglamento

Reglamento

Formato de declaración

Recibo

por sobrante de dinero


8. Procedencia de los pagos de caja chica

9. Improcedencia de pagos de caja chica

10. Reintegros de fondos a la mancomunidad.

11. Aumentos de caja chica

12. Disminución de fondos de caja chica.

13. Cierre de fondos de caja chica.

Final

Inventario de

gastos

Documentos ordenados,

liquidaciones, documentos

que respaldan los gastos.

Solicitudes

Solicitudes


Área Funcional:

Administración

Nombre de Proceso: Conciliaciones bancarias

Código: 03CADM4



Identificación de las operaciones que en el libro auxiliar se han registrado y que en el banco no se han operado.

Identificación documentada de las operaciones que el banco ha registrado y que en el libro auxiliar no se han operado.

Descripción del Proceso: Las conciliaciones bancarias deberán ser elaboradas a mar tardar el 10 de cada mes.

Alcance del Proceso

Inicio:

Fin:

Responsable del

Proceso: MAMUNI

Producto: Informe de conciliaciones bancarias


Gerente Conciliación bancaria

Administrador


Revisado por: Administrador del proyecto

Aprobado por: Director de red



Código Correlativo


1

Ordenar los cheques correlativamente

Cheques

2 Verificar su reverso para cerciorarse de su

adecuado cobro

Informe de conciliaciones

bancarias

3 Elaboración de conciliaciones bancarias

Conciliaciones bancarias

4 Registro de operaciones bancarias en el libro

auxiliar

Registro de operaciones Libro auxiliar

5 Elaboración de partidas

contables

Partidas contables

6 Revisión de conciliaciones

bancarias

Presidente de MAFE

7 Revisión de cheques antiguos

Cheques registrados

8

Ordenar correlativamente los

cheques pagados

Administración



Inicio

1. Ordenar los cheques

correlativamente

2. Verificar su reverso para

cerciorarse de su adecuado

cobro

3. Conciliaciones bancarias

4. operaciones bancarias en el

libro auxiliar

5. Elaboración de partidas

contables

6. Revisión de conciliaciones

bancarias

7. Revisión de cheques

antiguos

8. Ordenar los cheques pagados

Libro

auxiliar

Final


Ficha de Proceso


Nombre de Proceso: Manejo Contable

Código:

Fecha de Aprobación: Enero Fecha de Actualización

Objetivo del Proceso: Generar información útil y oportuna

Descripción del Proceso: Evidencia, sustento de todos los registros y operaciones contables

Alcance del Proceso Inicio: Enero

Fin: Diciembre año fiscal

Responsable del Proceso: Admón.


Producto: Información



P.M.A/ UE / USAID

Secretaria de Salud

Revisado por: Coordinación / Representantes Cooperación

Aprobado por: Junta Directiva/ Representante del donante



Código

Correlativo


1 Recepción de documentos

Admón. Documentación en físico.

Informes

2 Clasificación de

documentación

Memorándum Excel

3 Revisión y aprobación

de documentación

Solicitudes Leis


Inicio

1. Recepción de documentos

2. Clasificación de documentación

3. Revisión y aprobación de documentación

Final

Informes

Leis


Ficha de proceso


Nombre de Proceso: Control y uso de vehículos

Código:


Objetivo del Proceso: Conocer el procedimiento que se lleva a cabo dentro del control y uso de vehículos en una

mancomunidad perteneciente al área funcional de administración

Descripción del Proceso: Para control y uso de vehículo deben tomarse en cuenta muchas políticas dentro de la

mancomunidad

Alcance del Proceso

Inicio:

Fin:

Responsable del Proceso: Administrador de MAMLESIP

Producto: Informe de control y uso de vehículo


UTI

Administración


Revisado por:

Aprobado por:



Código Correlativo


1 Asignación de vehículos ADM Custodia de vehículo

Formulario-AF-022

2 Seguro de vehículos ADM Inspección de vehículo

Formulario AF-051

3 Planificación del uso de vehículos

ADM Planificación del equipo de

transporte

Formulario-AF-054

4 Solicitud de vehículos ADM Solicitudes de vehículos

Formulario-AF-056

5 Control de recorrido ADM Formulario AF-058

Registros para controlar los recorridos

6 Control y mantenimiento ADM Formulario-AF-061 Control de mantenimiento de

vehículos

7 Consumo de combustible ADM Orden para

combustible

Formulario-AF-059 Combustible

8

Supervisión de vehículo ADM Formulario AF-052 Inspección del vehículo

9

Reporte de fallas mecánicas ADM Emisión de orden

de reparación

Formulario-AF-062 Orden de reparación



Inicio

1. Asignación de vehículos

2. Seguro de vehículos

3. Planificación del uso de

vehículos

4. Solicitud de vehículos

5. Control de recorrido

6. Control y mantenimiento

7. Consumo de combustible

8. Supervisión de vehículo

9. Reporte de fallas mecánicas

Final

Formulario-AF-022

Formulario-AF-051

Formulario-AF-054

Formulario-AF-056

Formulario-AF-058-

Bitácora

Formulario-AF-061

Formulario-AF-059

Formulario-AF-052

Formulario-AF-062


Ficha de proceso


Nombre de Proceso: Pagos por medio de cheques

Código: 03CADM


Objetivo del Proceso: Conocer y poner en práctica el proceso de pagos por medio de cheques para un mejor control dentro de la administración de la mancomunidad.


Comienza al finalizar el proceso de compras o contratación ,ósea cuando los materiales han sido recibidos a

satisfacción o que existan evidencias de que los servicios han sido recibidos o cuando exista un documento contractual que soporte el pago

Alcance del Proceso

Inicio:

Fin:

Responsable del

Proceso:

Producto: Informe de pagos a través de cheques


UTI

Administrador MAMLESIP


Revisado por: Administrador

Aprobado por: Junta directiva



Código

Correlativo


1

Efectuar periódicamente la numeración de las formas

voucher a la persona que

tenga en custodia los cheques

en blanco.

Administrador Voucher

2 Respaldo de cheques por la

documentación de soporte respectiva.

Administrador Documentación Formato

3 Revisión de cheques antes de ser entregados

Cheques

4 Autorización de cheques

5 Sellado de cheques( sello

fechador de cancelado )

Sello de cancelado

6 Firma mancomunada de

cheques

Junta directiva Firma

mancomunada de

cheques

7 Aprobación de cheques Gestor

8 Anulación de cheques cuando se requiera ( sello de

anulación)

Sello de anulación

9 Firma de cheque por parte del beneficiario.

Beneficiario Informe de pagos de cheques

10

Entrega de cheques al beneficiario.

11 Guardar talonarios de

cheques



Inicio

1. Efectuar periódicamente la

numeración de las formas

voucher

2. Respaldo de cheques

3. Revisión de cheques

4. Autorización de cheques

5. Sellado de cheques

6. Firma mancomunada de

cheques

7. Aprobación de cheques

8. Anulación de cheques cuando se requiera

Formato


9. Firma de cheque por parte del

beneficiario.

10. Entrega de cheques al

beneficiario.

11. Guardar talonarios de cheques

Final


8.4 DEL

N° Nombre del procesos Frecuencia del proceso

1 Planificación y Desarrollo Turístico

2 Asistencia Técnica

3 Coordinación seguimiento a proyectos


Ficha de proceso

Área Funcional: DEL

Nombre de

Proceso :

Planificación y Desarrollo Turístico

Código:


Fecha de Actualización 6 meses cada ciclo


Agenda de desarrollo económico local con enfoque emprendurismo en turismo


Conjunto de acciones priorizadas con actividades logrables y factibles con un ciclo de 6 meses pudiendo ser avanzada

La agenda es compartida para más gente y apoyo

Alcance del Proceso

Inicio: 6 meses cada ciclo

Fin:

Responsable del

Proceso:

Comité Municipal de turismo

Corporación Municipal

Técnico de MAMLESIP

Cliente del

Proceso:

Alcaldía Municipal y MAMLESIP

Producto: Agenda del turismo


Colaboradores Salón, insumos, alimentos, papelería, transporte, logística y apoyo humano

Municipalidad


Cooperación Recursos económicos y logística

Gobierno Central

Revisado por: Alcalde Municipal

Aprobado por: MAMLESIP



Código

Correlativo


1 Conformación y

organización de

comités

municipales de turismo

Propuesta,

esquema del

proceso

Formatos de

recolección de

información

2 Priorizar acciones en una agenda

municipal

participativa

Presupuesto Información

Bibliografía

Cámara Formatos

Cotizaciones

3 Elaborar

diagnósticos

Cotizaciones

4 Plan de acción para

elaborar la agenda

Datos de campo

Fotografías

Salones

Equipo para

realizar taller

Agenda elaborada Turismo DEL

5 Elaboración de

presupuestos y

propuestas técnicas

Reuniones Proyector

Computadora

Internet

6 Inventario de la

planta turística

Logística

Recursos

económicos

Talleres

7 Elaboración de plan

de fortalecimiento y capacitación

Voluntarios

Recursos humanos

8

Mesa de turismo y DEL para

evaluación de la

agenda DEL en

turismo

9 Informe de técnicas

y avances



Inicio

1. Conformación y organización de

comités municipales de turismo

2. Priorizar acciones en una agenda

3. Elaborar diagnósticos

4. Plan de acción para elaborar la agenda

5. Elaboración de presupuestos y propuestas técnicas

6. Inventario de la planta turística

7. Elaboración de plan de

fortalecimiento y capacitación

8. Mesa de turismo y DEL para evaluación de la agenda

9. Informe de técnicas y avances

Final

Formatos de recolección de

información

Formatos - Cotizaciones

Cotizaciones

Datos de campo

Fotografías


Ficha de proceso

Área Funcional: DEL

Nombre de Proceso :

Asistencia Técnica

Código:

Fecha de

Aprobación:


Objetivo del

Proceso:

Bridar servicios profesionales en área ambiental

Descripción del

Proceso:

Acompañamiento en temas específicos para elaboración de informes, procesos de licenciamiento ambiental y

dictámenes técnicos

Alcance del Proceso Inicio: Al realizar la solicitud

Fin: Entrega del informe

Responsable del

Proceso:

Técnico ambiental


Producto: Informe Técnico

Proveedores Internos Insumos Información municipal y comunitaria

Visitas de inspección

Informes técnicos de área de infraestructura


Estudios o consultorías realizadas por personas externas a los municipios

Revisado por:

Aprobado por: Corporaciones municipales



Código

Correlativo

Procedimiento: Cargo Insumo Herramienta Producto

1

Solicitudes realizadas por

alcalde municipal

Técnico

Acuerdo de junta

directiva

Correo

Llamada

2 Revisión de información

existente

Caracterización municipal Equipo

Informes focal

3 Visita de inspección Entrevistas con personas

de las comunidades

GPS

Equipo de movilización

4 Elaboración de informe Información recabada Computadora Informe o dictamen

5 Presentación de informe a

corporaciones municipales

Técnico

ambiental

Informe y presentación Equipo Acuerdos de la corporación

municipal, sobre toma de

decisiones



Inicio

1. Solicitudes realizadas por alcalde

municipal

2. Revisión de información

existente

3. Visita de inspección

4. Elaboración de informe

5. Presentación de informe a corporaciones municipales

Correo

Llamada

Informes

focal

Entrevistas con

personas de las

comunidades

Información

recabada

Informe y

presentación

Final


Ficha de proceso

Área Funcional: Desarrollo económico local

Nombre de Proceso : Funcionamiento de Centros de Atención al Adulto 3 edad

Código:


Objetivo del Proceso: Brindar cuidado, servicios y atención integral medica nutricional, física y emocional de adultos de 3 edad

Descripción del

Proceso:

Centros de atención con personal, logística y equipos realizando actividades del plan

Alcance del Proceso Inicio: Ciclo de 3 meses

Fin:

Responsable del

Proceso:

Encargada OMM

Técnico de MAMLESIP


Producto:


Voluntarios, médicos, estudiantes Técnicos MAMLESIP

Alimentos, equipo logístico, medicamentos Edificio adecuado


SEDIS Recursos económicos

Cooperantes Insumos

Revisado por: Alcalde Municipal

Aprobado por: Coordinador técnico


DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS/ ACTIVIDAD

Código Correlativo

Procedimiento Cargo Insumo Herramienta

Producto

1 Diagnostico situacional Perfil de proyecto

Perfil

2 Plan de acción Temática de

actividades

Plan de

actividades

3 Reuniones de trabajo

,organización y coordinación con actores

y colaboradores

Técnico

DEL y turismo

Eventos

programados

Formato

Presupuesto

4 Revisión de aéreas de

intervención y verificar el

estado así como la

readecuación de

actividades

Presupuestos

Reuniones

Revisión de

inventarios

Convocatorias

Agenda

Control de atención del Adulto Mayor 3 edad

5 Presupuesto y propuesta

de medicamentos con informe

Base de dato

adultos

Archivo

expediente

6 Informe municipal Certificación Power point

7 Mapa de actores y

contribuciones

Control de

atención a la

salud

Esquemas

8 Cabildo adulto mayor

9 Estrategia de

sostenibilidad

10 Gestión de proyectos


Diagrama de flujo procedimiento/ actividad

Inicio

1. Diagnostico situacional

2. Plan de acción

3. Reuniones de trabajo ,organización y coordinación con

actores y colaboradores

4. Revisión de aéreas de intervención

5. Presupuesto y propuesta de medicamentos

6. Informe municipal

7. Mapa de actores y

contribuciones

8. Cabildo adulto mayor

9. Estrategia de sostenibilidad

10. Gestión de proyectos

Final

Formato Presupuesto

Presupuestos

Base de dato

adultos


8.5 –Medio Ambiente

N°

Nombre del proceso Frecuencia del proceso

1 Planes operativos

2 Asistencia Técnica ambiental

3 Formación y Capacitación

4 Monitoreo y seguimiento a POA

5 Gestión de proyectos

Ficha de Proceso

Área Funcional: Medio ambiente

Nombre de

Proceso :

Planes Operativos

Código:



Objetivo del

Proceso:

Planificar actividades como el presupuesto

Descripción del

Proceso:

Diseño de planes operativos para verificar el logro de actividades e indicadores

Alcance del

Proceso

Inicio: Al iniciar el proyecto

Fin: Al final( cierre de convenio)

Responsable del

Proceso:

Técnico ambiental

Planilla coordinador de proyectos

Cliente del

Proceso:

Municipios

Producto: Planes Operativos (de área y de proyecto vigente en la Mancomunidad)


UTI (Área Planificación ) Información/ caracterización de los municipios


Documentación mancomunidades


Municipalidades Planes de inversión

Revisado por: Cooperantes.



Código

Correlativo


1

Revisión de la

documentación de

la municipalidad

Técnico

Documentos

PIM

Formatos en

Excel y word

Planes operativos

Plan de inversión

municipal

Plan de la

mancomunidad

2 Elaboración del

plan

3 Revisión del plan Gerente y

cooperante

4 Presentación del

plan

5 Aprobación de los Planes operativos

Planes operativos aprobados (del área y proyectos vigentes en la mancomunidad )



Inicio

1. Revisión de la documentación de

la municipalidad

2. Elaboración del plan

3. Revisión del plan


5. Aprobación de los Planes operativos

Final

Documentos PIM - Plan de inversión municipal-Plan de la mancomunidad- Formatos


Ficha de proceso

Área Funcional: Medio Ambiente

Nombre de

Proceso :

Asistencia Técnica Ambiental

Código:


Cuando se requiera



Brindar servicios profesionales en área ambiental


Acompañamiento en temas específicos para elaboración de informes, procesos de licenciamiento ambiental y dictámenes técnicos

Alcance del

Proceso

Inicio: Al realizar la solicitud


Responsable del

Proceso:

Técnico ambiental

Cliente del

Proceso:

Municipalidades



UTI /Área de Planificación e

Infraestructura.

Visitas de inspección

Informes técnicos de área de infraestructura


Instituciones ,y Municipalidades Estudios o consultorías realizadas por personas externas a los municipios

Revisado por:




Código

Correlativo


1

Solicitudes realizadas

por alcalde municipal

Técnico

Acuerdo de junta directiva

Correo

Llamada

2

Revisión de

información

existente

Caracterización

municipal

Equipo

Informes focal

3 Visita de inspección Entrevistas con

personas de las comunidades

GPS

Equipo de movilización

Información sobre las visitas

realizadas

4 Elaboración de informe

Información recabada

Computadora Informe o dictamen

5 Presentación de

informe a corporaciones

municipales

Técnico

ambiental

Informe y

presentación

Equipo Acuerdos de la corporación

municipal, sobre toma de decisiones



Inicio


municipal


existente




Correo

Llamada

Informes

focal

Entrevistas con

personas de las

comunidades

Información

recabada

Informe y

presentación

Final


Ficha de proceso

Área Funcional: Medio Ambiente

Nombre de Proceso :

Formación y Capacitación

Código:

Fecha de

Aprobación:

Cuando se

requiere


Objetivo del

Proceso:

Capacitar a la UMA y juntas de agua

Descripción del

Proceso:

Formación en temas ambientales a UMA,JAA comunidades, lideres

Alcance del

Proceso

Inicio: De acuerdo a necesidad

Fin:

Responsable del

Proceso:

Técnico Ambiental

Cliente del

Proceso:

Comunidades y UMA

Producto: N° de Capacitaciones


UTI/Administración Equipo y presentación ,Material didáctico

Proveedores Externos Insumos Información del tema

Manuales /Redes informativas

Revisado por: No hay

Aprobado por: Área Medio ambiente



Código

Correlativo


1 Preparación del tema de interés.

Técnico Documentos Equipo( computadora) Guiones metodológicos para la capacitación.

Informes

Material didáctico

2 Capacitación

sobre los temas

ambientales.

Técnico Presentación Equipo( computadora) y

proyector

3 Capacitaciones al año sobre

temas ambientales.


Inicio

1. Preparación del tema de interés.

2. Capacitación sobre los temas

ambientales.

Final

Documentos -

Informes


Ficha de proceso


Nombre de Proceso :

Monitoreo y seguimiento a POA

Código:

Fecha de

Aprobación:

No aplica Fecha de Actualización

Objetivo del

Proceso:

Asegurar la ejecución del POA

Descripción del

Proceso:

Revisión y análisis de indicadores de los proyectos en ejecución.

Alcance del

Proceso

Inicio: Según proyecto ( Duración de proyecto)

Fin: Según duración del proyecto

Responsable del

Proceso:

Técnico del proyecto

Cliente del

Proceso:

Municipalidades

Producto: Ejecutar POA


UTI /Medio ambiente Informes técnicos de ejecución del POA

POA


No aplica No aplica

Revisado por: Cooperante

Aprobado por: Presidente MAMLESIP cooperante



Código Correlativo

Procedimiento:

Cargo Insumo Herramienta Producto

1 Análisis de

indicadores del proyecto.

Equipo

Técnico del

proyecto

Reportes y POA del

proyecto

Formato de Excel

sobre medición de indicadores

Medición de indicadores

2 Revisión de

informes

técnicos

Técnico

del área

Informes y reportes Formatos de

Reportes

Medición de indicadores

3 Toma de

decisiones en

función posibles

ajustes al proyecto

Técnico

del área

Propuesta Técnica del

proyecto

Presupuesto de

ejecución.

Ayudas Memorias con

Acuerdos y resoluciones para los ajustes

del proyecto



Inicio

1. Análisis de indicadores del

proyecto.

2. Revisión de informes técnicos

3. Toma de decisiones en función posibles ajustes al proyecto

Reportes y POA del

proyecto - Formato

Informes y reportes -

Formatos de Reportes

Propuesta Técnica del proyecto - Presupuesto de ejecución.

Final


Ficha de proceso


Nombre de Proceso :

Gestión de proyectos

Código:

Fecha de

Aprobación:

Según

cooperante

Fecha de Actualización No aplica

Objetivo del

Proceso:

Gestionar recursos económicos para beneficio de la población

Descripción del

Proceso:

Identificar necesidades, plantarlas en una propuesta en base a la realidad y prioridad presentando una propuesta

técnica y financiera para lograr la subvención de un proyecto

Alcance del

Proceso

Inicio: Cuando exista apertura de los cooperante

Fin: Al firmar convenio

Responsable del

Proceso:

Técnico MAMLESIP

Cliente del

Proceso:

Municipalidad

Producto: Propuesta técnica y financiera


UTI /Áreas funcionales Apoyo humano, logísticos y económicos

Planes estratégicos


Municipalidades Asistencia técnica especializada

Recursos económicos, logísticos y planes municipales

Revisado por: MAMLESIP Y COORDINADOR UTI

Aprobado por: Alcalde Municipal o Junta directiva


Ficha de Procedimientos Área Funcional Medio ambiente

Proceso Gestión de proyectos

Producto Propuesta técnica y financiera

Responsable Técnico MAMLESIP

Código

correlativo


1 Identificar la necesidad,

evaluar factibilidad para

evaluar

Técnico

MAMLESIP

Estudios y diagnósticos

Planificación

Árbol de problemas Ideas de proyectos

2 Diseñar estructura del

perfil de proyecto bajo

necesidad y requerimiento

Técnico

MAMLESIP


Planificación

Estructura del perfil de

proyecto

Formatos de Word y Excel

Perfil de proyecto

3 Recopilar, gestionar

anexos como certificaciones, diseñar

estudios, diagnostico

Técnico

MAMLESIP

Diagnósticos previos

Puntos de actas Marco legal de la

Mancomunidad

4 Elaborar propuesta

técnica y financiera,

someterla a revisión.

Técnico

MAMLESIP

Lineamientos técnicos y

financieros del

cooperante

Formato según cooperante Propuesta técnica y

financiera del proyecto

5 Presentación,

negociación

Técnico

MAMLESIP

Propuesta técnica y


Firma de convenio



Inicio

1. Identificar la necesidad, evaluar

factibilidad para evaluar

2. Diseñar estructura del perfil de

proyecto

3. Recopilar, gestionar anexos como certificaciones, diseñar


4. Elaborar propuesta técnica y financiera, someterla a revisión.

5. Presentación, negociación

Final

Estructura del perfil de proyecto - Formatos

Formato

Propuesta técnica y



8.6 –Planificación Municipal

N° Nombre del proceso Frecuencia del proceso

1 Elaboración del Diagnostico

2 Planes de desarrollo Municipal y planes de inversión

Ficha de Proceso

Área Funcional: Planificación Municipal

Nombre de Proceso: Elaboración de Diagnostico

Código:


Objetivo del Proceso: Diseñar una estrategia de intervención a la realidad encontrada que permita tomar decisiones pertinentes

acordes a la realidad y en beneficio de un mayor número de habitantes de los municipios.

Descripción del Proceso: En base a investigación de campo y revisión de documentaciones, poder establecer condiciones, status de

situaciones que originen mejorar, plantean estrategias de detectar anomalías y definir recomendaciones.

Alcance del Proceso Inicio: Al inicio del año

Fin:

Responsable del Proceso: Técnico UTI MAMLEPSIP

Técnico Municipal

Cliente del Proceso: Alcaldía Municipales /MUNICIPIOS que conforman la Mancomunidad.

Producto: Diagnostico Situacional

Proveedores Internos Insumos: Recursos Logísticos, económicas y humanas

Alcaldías Municipales



Cooperación externa y gobierno central Apoyo en recursos económicos logísticos, asistencia especializada.




Ficha de proceso

Área Funcional: Planificación Municipal

Nombre de Proceso : Planes de desarrollo municipal y Planes de Inversión

Código:


Objetivo del Proceso: Apoyar a los municipios en el desarrollo

Descripción del

Proceso:

Llevar un control del PDM apegado al PIM cumpliendo con normativa de secretaria

Alcance del Proceso Inicio: 2012

Fin: 2021

Responsable del

Proceso:

Técnico en planificación


Producto: Planificar contexto de cada municipio


Técnicos municipales Informe de ejecución en el periodo


Sociedad civil Información sobre ejecución de proyecto

Revisado por: Secretaría de gobernación derechos humanos

Aprobado por:



Código

correlativo


1 Elaborar los planes de desarrollo

municipal y los planes de

inversión

Municipio Comunidad Metodología PDM

2 Se contabiliza el plan zonal

territorial

Municipio RDC Metodología Plan zonal

3 Se contabiliza el plan Técnico

municipal

Plan zonal PDM

4 Revisión de PDM Técnico

municipal y

secretarial

PDM PDM revisado

5 Certificación del PDM Secretaría

de

gobernación

PDM Certificado del PDM



Inicio

1. Elaborar los planes de desarrollo

municipal y los planes de inversión

2. Se contabiliza el plan zonal

territorial

3. Se contabiliza el plan

4. Revisión de PDM

5. Certificación del PDM

Final


8.7- Infraestructura

N° Nombre del proceso Frecuencia del proceso

1- Asistencia Técnica

2- Supervisión y acompañamiento de la obra

3- Fichas de costo

4- Presupuesto

5- Diseño de obra


Ficha de proceso

Área Funcional: Infraestructura

Nombre de Proceso :

Asistencia técnica

Código: 03BIFS

Fecha de

Aprobación:


Objetivo del

Proceso:

Descripción del

Proceso:

Asistencia técnica a beneficio de proyecto, para la ejecución del mismo

Alcance del Proceso Inicio: Al inicio y durante la ejecución del proyecto

Fin: Al cierre del proyecto

Responsable del

Proceso:

Coordinadora de infraestructura

Cliente del Proceso: Comunidad/ juntas de agua

Producto: Ejecución de actividades conforme a lo presupuestado


Personal del proyecto Información de los proyectos


USAID Financiera

Revisado por: Ingeniero

Aprobado por:



Código

Correlativo

Procedimiento

Cargo

Insumo

Herramienta

Producto

1

Diseño de

presupuestos

infraestructura Línea base de

los proyectos

Equipo técnico

vehículo

Asistencia técnica para la ejecución del

proyecto

2 Revisión

3 Visitas técnicas

para asesoría

4 Elaboración del

informe


Inicio

1. Diseño de presupuestos

2. Revisión

3. Visitas técnicas para asesoría

4. Elaboración del informe

Final


Ficha de proceso

Área Funcional: Infraestructura física y social

Nombre de

Proceso :

Supervisión y Acompañamiento de Proyecto

Código: 03BIFS



Objetivo del

Proceso:

Descripción del

Proceso:

Alcance del

Proceso

Inicio: Al inicio de la obra

Fin: Al final de la obra

Responsable del

Proceso:

Cliente del

Proceso:

Producto:



Revisado por:

Aprobado por:



Código

Correlativo


1 Elaboración de una ficha de supervisión de

proyecto

Fichas de llene a base

2 Calendarización de las

visitas técnicas a los

diferentes proyectos

que requieren

asistencia

Cámaras

Vehículos

Supervisión y acompañamiento del proyecto

3 Solicitud de fondos y

recursos necesarios para la ejecución de la

supervisión

4 Visitas al proyecto

5 Supervisión y acompañamiento

6 Elaboración de

informes

7 Plan de intervención

en caso de encontrar anomalías.



Inicio

1. Elaboración de una ficha de supervisión

de proyecto

2. Calendarización de las visitas técnicas

3. Solicitud de fondos y recursos necesarios

4. Visitas al proyecto

5. Supervisión y acompañamiento

6. Elaboración de informes

7. Plan de intervención en caso de

encontrar anomalías.

Final

Fichas


Ficha de Proceso


Nombre de Proceso: Ficha de Costo

Código:


Objetivo del Proceso: Lograr un juego de fichas de Costos unitarios de los materiales.

Descripción del Proceso: Elaborar las fichas según el material y su respectiva descripción y costo.


Fin: Febrero

Responsable del Proceso: Coordinación UTI

Cliente del Proceso: MANCOMUNIDAD

Producto:



Revisado por: Presidente de la Junta Directiva

Aprobado por: Miembros de la Junta Directiva



Código correlativo


1 Cotización de materiales IN Formatos Formatos Costos total y unitario de materiales

2 Realizar Fichas de Costos IN Formatos Microsoft

Excel

Juego de Fichas de Costos


Inicio

1. Cotización de materiales

2. Realizar Fichas de Costos

Formatos

Formatos

Final


Ficha de Proceso


Nombre de Proceso: Supervisión de Obra

Código:


Objetivo del Proceso: Supervisar la Obra y que se cumplan los requerimientos establecidos en el Diseño.

Descripción del Proceso: Supervisar y dar asistencia Técnica para que se desarrolle correctamente.


Fin: Febrero



Producto:






DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS/ ACTIVIDAD

Código correlativo


1 Visitas de Inspección IN Planos Bitácora Validar los requerimientos del Diseño

2 Compra de Materiales IN Facturas Fichas Materiales

3 Asesoría y Resolución de problemas generados

IN Formatos Comunicación Problemas Generados Corregidos


Inicio

1. Visitas de Inspección

2. Compra de Materiales

3. Asesoría y Resolución de problemas

generados

Planos

Fichas

Formatos

Final


Ficha de proceso


Nombre de Proceso: Diseño de Obra

Código:


Objetivo del Proceso: Lograr un Diseño que sea favorable para la satisfacción de la mancomunidad de MAMCEPAZ.

Descripción del Proceso: Análisis, Organización y Planificación del Diseño.


Fin: Febrero



Producto:






DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTOS/ ACTIVIDAD

Código Correlativo


1 Legitimidad del terreno IN Título de Propiedad

Formatos Validación del Terreno

2 Acudir a la alcaldía para poder construir

IN Formatos Permisos de Construcción

3 Realizar medición del terreno IN Formatos Estación Total Levantamiento Topográfico

4 Diseño de planos IN Planos Software de Diseño

Juego de Planos Validados



8.8 .SAN

Ficha de Proceso

Área Funcional: Seguridad Alimentaria Nutricional

Nombre de

Proceso :

Planes Operativos

Código:



Objetivo del

Proceso:

Planificar actividades como el presupuesto

Descripción del

Proceso:

Diseño de planes operativos para verificar el logro de actividades e indicadores

Alcance del

Proceso

Inicio: Al iniciar el proyecto

Fin: Al final( cierre de convenio)

Inicio

1. Legitimidad del terreno

2. Acudir a la alcaldía para poder construir

3. Realizar medición del terreno

4. Diseño de planos

Formatos

Formatos

Formatos

Planos

Final


Responsable del

Proceso:

Técnico SAN

Planilla coordinador de proyectos

Cliente del

Proceso:

Municipios

Producto: Planes Operativos (de área y de proyecto vigente en la Mancomunidad)


UTI (Área Planificación ) Información/ caracterización de los municipios

Documentación mancomunidades


Municipalidades Planes de inversión

Revisado por: Cooperantes.



Código

Correlativo


1

Revisión de la documentación de

la municipalidad

Técnico

Documentos

PIM

Formatos en Excel y Word

Planes operativos

Plan de inversión

municipal

Plan de la

mancomunidad

2 Elaboración del

plan


3 Revisión del plan Gerente y

cooperante

4 Presentación del

plan

5 Aprobación de los

Planes operativos

Planes operativos aprobados (del área y

proyectos vigentes en la mancomunidad )



Inicio

1. Revisión de la documentación de

la municipalidad

2. Elaboración del plan

3. Revisión del plan


5. Aprobación de los Planes operativos

Final

Documentos PIM - Formatos


Ficha de proceso

Área Funcional: Seguridad Alimentaria Nutricional

Nombre de Proceso :

Asistencia Técnica en Seguridad Alimentaria Nutricional

Código:

Fecha de

Aprobación:

Cuando se

requiera


Objetivo del

Proceso:

Brindar servicios profesionales en Seguridad Alimentaria Nutricional

Descripción del

Proceso:

Asistencia Técnica

Alcance del

Proceso

Inicio: Al realizar la solicitud



Técnico SAN


Municipalidades



UTI /Área SAN Visitas de inspección

Informes técnicos del área SAN


Instituciones ,y Municipalidades Estudios o consultorías realizadas por personas externas a los municipios

Revisado por:




Código

Correlativo


1

Solicitudes realizadas por alcalde municipal

Técnico SAN

Acuerdo de junta

directiva

Correo

Llamada

2

Revisión de

información

existente

Caracterización

municipal

Equipo

Informes focal

3 Visita de inspección Entrevistas con

personas de las

comunidades

GPS

Equipo de

movilización

Información sobre las visitas

realizadas

4 Elaboración de

informe

Información

recabada

Computadora Informe o dictamen

5 Presentación de

informe a corporaciones

municipales

Técnico SAN

Informe y

presentación

Equipo Acuerdos de la corporación

municipal, sobre toma de decisiones



Inicio


municipal


existente




Correo

Llamada

Informes focal

Entrevistas

Información

recabada

Informe y

presentación

Final


Ficha de proceso

Área Funcional: SAN

Nombre de

Proceso :

Formación y Capacitación

Código:


Cuando se requiere



Capacitar en Temas de Seguridad alimentaria Nutricional


Formación en temas de Seguridad alimentaria Nutricional

Alcance del

Proceso

Inicio: De acuerdo a necesidad

Fin:

Responsable del

Proceso:

Técnico SAN

Cliente del

Proceso:

Comunidades y UMA

Producto: Numero de capacitaciones


UTI/Administración Equipo y presentación ,Material didáctico


Manuales /Redes informativas Información del tema

Revisado por: Coordinador de SAN

Aprobado por: Área SAN



Código

Correlativo Procedimiento:

Cargo Insumo Herramienta Producto

1 Preparación del

tema de interés.

Técnico Documentos Equipo( computadora) Guiones metodológicos para la

capacitación.

Informes

Material didáctico

2 Capacitación

sobre los temas

ambientales.

Técnico Presentación Equipo( computadora) y

proyector

3 Capacitaciones al año sobre

temas ambientales.


Inicio

1. Preparación del tema de interés.

2. Capacitación sobre los temas

ambientales.

Documentos -

Informes

Final


Ficha de Procedimientos Área Funcional Seguridad Alimentaria Nutricional

Proceso Gestión de proyectos

Producto Propuesta técnica y financiera

Responsable Técnico SAN

Código correlativo


1 Identificar la necesidad,

evaluar factibilidad para evaluar

Técnico

SAN


Planificación

Árbol de problemas Ideas de proyectos

2 Diseñar estructura del

perfil de proyecto bajo necesidad y

requerimiento

Técnico

SAN


Planificación

Estructura del perfil de

proyecto Formatos de Word y Excel

Perfil de proyecto

3 Recopilar, gestionar

anexos como

certificaciones, diseñar


Técnico

SAN

Diagnósticos previos

Puntos de actas

Marco legal de la

Mancomunidad

4 Elaborar propuesta

técnica y financiera,

someterla a revisión.

Técnico

SAN

Lineamientos técnicos y

financieros del

cooperante

Formato según cooperante Propuesta técnica y


5 Presentación, negociación

Técnico SAN

Propuesta técnica y financiera del proyecto

Firma de convenio



Inicio




proyecto bajo necesidad y

requerimiento

3. Recopilar, gestionar anexos como certificaciones, diseñar


4. Elaborar propuesta técnica y financiera, someterla a revisión.

5. Presentación, negociación

Final

Formatos

Formatos


8.9 –SALUD

N° Nombre del procesos Frecuencia del proceso

1 Plan de inversión

2 Plan de compras insumos u medicamentos

3 Plan de distribución de insumos, equipos y medicamentos

4 Rendición de cuentas

Ficha de proceso

Área Funcional: Descentralizado de salud

Nombre de Proceso :

Plan de inversión

Código: XX

Fecha de

Aprobación:

22/3 / 18 Fecha de Actualización

Objetivo del

Proceso:

Mejorar la ejecución del presupuesto asignado

Descripción del

Proceso:

Se realiza semestralmente según la firma de convenio de gestión

Alcance del

Proceso

Inicio: Enero y Julio de cada año

Fin:

Responsable del

Proceso:

Equipo técnico/ Coordinador ECOR


Cliente del

Proceso:

Región sanitaria departamento La Paz

Producto: Mejorar la administración de fondos de convenio


Equipo técnico POA, presupuesto

Inversión del año anterior, libro diario de ingresos y egresos


No hay

Revisado por: Región sanitaria Departamento La Paz

Aprobado por: Junta directiva y región sanitaria Departamento La Paz



Área Funcional Descentralizado de salud

Proceso Plan de inversión

Producto Mejorar la administración de fondos de convenio

Responsable Equipo técnico/ Coordinador ECOR

Código

correlativo


1 Calculo del gasto o

ejecución por

componente del plan de

inversión.

Equipo

técnico

POA

Libro

diario de

ingresos y

egresos.

Formato de

plan de

inversión

Matriz de plan de inversión

2 Revisión por región

sanitaria departamental La Paz.

Jefe de RISS Matriz de

plan de inversión

del gestor

Matriz de plan

de inversión del gestor

Aprobación del plan de inversión por parte del RISS

3 Aprobación por Junta

Directiva

Representante

legal del

gestor

Matriz de

plan de

inversión

del gestor

Formato de

Excel

Aseguramiento de ejecución de convenio



Inicio




proyecto bajo necesidad y

requerimiento

3. Aprobación por Junta Directiva

Formato de plan de

inversión

Formato

Final


Ficha de proceso Área Funcional: Descentralizado de salud

Nombre de

Proceso :

Plan de compras, insumos y medicamentos

Código:

Fecha de

Aprobación:

15 de cada mes Fecha de Actualización


Mantener en bodega la existencia de productos utilizados en los centros de salud


Se realiza mensualmente previendo que en bodega exista el producto que necesita cada unidad de salud

Alcance del Proceso

Inicio: 12 de cada mes

Fin: Al recibir el producto en bodega

Responsable del

Proceso:

Equipo administración

Cliente del

Proceso:

Descentralizado de salud MAMLESIP

Producto:


Las alcaldías descentralizadas de salud Transporte para movilizar medicamento, equipos e insumos


Banco de proveedores de MAMLESIP Medicamentos, material aseo, médico quirúrgico, equipo ,otros


Aprobado por: JD


DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS/ ACTIVIDAD

Código Correlativo


1 Consolidad S06 solicitudes

de medicamentos materiales, equipo.

ADM

Inventario final de

los establecimientos

de salud.

S06 mes anterior

Facturas de medicamentos

Formato S06

Solicitud de medicamento

2 Realizar inventario de

bodega.

ADM Lista de

medicamento

Formato S06 Inventario

3 Cantidades de pedido del

mes Cotizar en base a lo

solicitado.

ADM Lista de

medicamentos a cotizar

Formato S06

4 Hacer los análisis de las

ofertas más bajas.

ADM Cuadros de

análisis

Formato S06

5 Emitir órdenes de compra en base al análisis.

ADM Análisis de medicamentos

Formato de orden de compra

6 Procesar las solicitudes de pago.

ADM Recibo de pago, solicitud de pago

7 Depósito de pago a proveedores.

ADM Lista de proveedores

Cheques, transferencias

8 Recibir el producto en bodega.

ADM Facturas del producto y físico



Inicio

1. Consolidad S06 solicitudes

2. Realizar inventario de

bodega.

3. Cantidades de pedido del mes, Cotizar en base a lo

solicitado.

4. análisis de las ofertas más

bajas.

5. Emitir órdenes de compra

6. Procesar las solicitudes de

pago.

7. Depósito de pago a

proveedores.

8. Recibir el producto en bodega.

Formato S06

Lista de

medicamento

Lista de

medicamentos

a cotizar

Cuadros de

análisis

Formato de orden de

compra

Recibo de pago,

solicitud de pago

Final



Nombre de

Proceso :

Plan de distribución de insumos, equipos y medicamentos

Código:


23 de cada mes Fecha de Actualización

Objetivo del

Proceso:

Abastecer de insumos y medicamentos a los centros de salud

Descripción del

Proceso:

Se realizan mensualmente para garantizar salud, el abastecimiento en los centros de salud

Alcance del

Proceso

Inicio: Primeros días de cada mes

Fin: Al entregar los productos en centros de salud

Responsable del

Proceso:

Equipo administrativo


La población que asiste en cada centro de salud

Producto: Informe de plan de distribución de insumos, equipos y medicamentos


Administración MAMLESIP Medicamentos, papelería, tintas, impresoras, médicos quirúrgicos y aseo.


Empresas proveedoras a las que compra

MAMLESIP

Medicamentos, equipos y donaciones

Revisado por: Jefe de RISS




Área Funcional: Descentralizado de salud

Proceso: Plan de distribución de insumos y medicamentos

Producto: Informe de plan de distribución de insumos, equipos y medicamentos

Responsable: Equipo administrativo

Código

correlativo


1 Realización del inventario de bodega cada mes del gestor

ADM Formato SO6 Lista de medicamentos

Inventario actualizado

2 Consolidación de formatos so6 de establecimientos de

salud

ADM Formato so6 de los establecimientos de

salud

Formato

Consolidación de necesidades de establecimientos de salud

3 Consolidar la existencia con

lo solicitado.

ADM Inventario

actualizado

Consolidación de

necesidades de

establecimientos de salud

Formato de

Excel

Establecer orden de compra

4 Facturar la entrega en base a lo solicitado en S06

ADM Formato S06 Facturas Abastecimiento de establecimientos de salud

5 Archivar facturas en archivo contable

ADM Facturas Documentación de soporte para rendiciones de cuentas



Inicio

1. Realización del inventario de

bodega cada mes del gestor

2. Consolidación de formatos so6

de establecimientos de salud

3. Consolidar la existencia con lo solicitado.

4. Facturar la entrega en base a lo solicitado en S06

5. Archivar facturas en archivo contable

Final

Formato S06 Lista de

medicamentos

Formato S06

Formato

Formato S06



Nombre de

Proceso :

Rendición de cuentas

Código:

Fecha de

Aprobación:



Informar a la población sobre la administración de las acciones técnicas y recursos financieros del convenio de gestión


Se realiza anualmente en los primeros 15 días del mes de enero

Alcance del Proceso

Inicio: Enero de cada año ( firma )

Fin:

Responsable del

Proceso:

Equipo técnico/ coordinador de ECOR

Cliente del

Proceso:

Región sanitaria La Paz

Producto: Mejorar la salud y bienes


Equipo técnico Base de datos del gestor

Libro diario de ingresos y egresos


No hay

Revisado por: Región sanitaria del Departamento de la Paz

Aprobado por: Gestor /JD


Ficha de Procedimientos Área Funcional Descentralizado de Salud

Proceso Rendición de cuentas

Producto Mejorar la Salud y bienes

Responsable Equipo técnico/ coordinador de ECOR

Código

correlativo


1 Elaboración del plan de

rendición de cuentas

Equipo

Técnico de

Salud

Informes Plan Informe de constancia de Rendición de

cuentas

2 Envío de solicitud de

espacios a los cabildos abiertos de los

municipios

Equipo

Técnico de Salud

Cabildo abierto Solicitud a

alcaldías municipales

Aprobación de Espacios Cabildos abierto

3

Presentación de informe

de rendición de cuentas

en los cabildos abiertos

de los municipios

Equipo

Técnico de

Salud

Cabildo abierto Monitoreo POA,

metafísica , libro

de ingresos y

egresos

Constancia de rendición de cuentas

emitida por CCT

4 Consolidación de

informe de rendición de

cuentas

Equipo

Técnico de

Salud

Plan de rendición

de cuentas

Solicitud Constancia de

rendición de

cuentas

Informe Informe final

5 Revisión del informe

rendición de cuentas al

TSC ( Tribunal Superior

de Cuentas) región departamental La Paz

Jefe de RISS Aprobación del

informe

Constancia de

aprobación

Cumplimiento de indicador del convenio

de gestión



Inicio

1. Elaboración del plan de rendición

de cuentas

2. Envío de solicitud de espacios a los

cabildos abiertos de los municipios

3. Elaboración y presentación de informe de rendición de cuentas

4. Realización de informe de rendición de cuentas.

5. Envío del informe de rendición de

cuentas al TSC

Formato

Informes de Rendición de cuentas

Formato de Rendición

de cuentas

Final


IX .Evaluación y seguimiento

9.1 Política de Evaluación y Seguimiento del Manual

Para el cumplimiento del objetivo de este manual de procesos, es necesario que este sea

revisado y evaluado de forma constante, para poder así llevar las actualizaciones necesarias

de las versiones de cada ficha, para la mejora la eficiencia de la organización.

Por esta razón se proponen las siguientes directrices que requieren del compromiso por

parte del nivel directivo para su cumplimiento:

1. Establecer mediante acuerdo, del periodo de revisión y evaluación de los indicadores

del manual.

2. Seleccionar un responsable o un grupo de mejora dentro de la UTI, para la

evaluación de los procesos y revisión del manual.

3. Coordinar con las áreas funcionales, la evaluación de los indicadores dentro del

periodo establecido.

4. Identificar en función del análisis de los resultados de la evaluación, los procesos y

las áreas con deficiencias.

5. Distribuir los procesos dentro de las áreas funcionales, para que el encargado de

cada una lleve a cabo los cambios necesarios.

6. Realizar agregados y modificaciones a los procesos, conforme a las fichas establecidas

y sus directrices de llenado.

7. Aprobación de cambios por la Junta Directiva, cada vez que se genere una

modificación o agregado dentro de una ficha.

8. Establecer un plan de mejora para los procesos que lo requieran.

Es importante mencionar que cualquier cambio que surja en la mancomunidad, por ingresos

de nuevas áreas, incorporación de sistemas tecnológicos, creación de puestos de trabajo,

actualización de reglamentos, estatutos, etc., afecta de manera directa al manual de proceso,

por lo que, es necesario realizar los cambios pertinentes.


Directrices para el llenado de las Fichas de Proceso y Procedimiento

El llenado de fichas para la creación o actualización de los procesos y/o procedimientos,

conforme a lo establecido en el presente manual, debe realizarse siguiendo el formato de

fichas y los criterios de explicados a continuación:

A. Ficha de Proceso

Ficha de Proceso

Área Funcional:

Nombre de Proceso:

Código:

Fecha de Aprobación: Fecha de Actualización xxxxxxxx



Alcance del Proceso Inicio:

Fin:



Producto:



Revisado por:

Aprobado por:

Área Funcional: área establecida dentro de la estructura organizacional, dentro de la

cual se desarrollara el proceso.

Nombre de Proceso: es nombre con que oficialmente se denominara al proceso.

Código: es la combinación de caracteres alfanuméricos que servirán para identificar al

proceso.

Fecha de Aprobación: fecha con que inicialmente se reconoció al proceso como

oficial dentro de la organización.

Fecha de Actualización: fecha de la última versión aprobada (revisión o modificación)

del proceso.

Objetivo del Proceso: misión primordial por la que se generó el proceso.

Descripción del Proceso: breve detalle de las acciones a realizar para conseguir el

producto.

Alcance del Proceso: determinación de las actividades puntuales con las que inicia y

finaliza el proceso.

Responsable del Proceso: persona o cargo específico dentro del área funcional que

tendrá la responsabilidad de ejecutar el proceso.


Cliente del Proceso: persona, cargo, institución o entidad que recibirá el producto

generado por el proceso.

Producto: documento o medio de verificación final que será generado mediante el

proceso y que será entregado el cliente.

Proveedores Internos: personas o cargos dentro de la organización que proveen

insumos necesarios para realizar actividades específicas dentro del proceso.

Proveedores Externos: instituciones o entidades fuera de la organización que

proporcionan insumos necesarios para realizar actividades específicas dentro del

proceso.

Insumos: equipo, documentos, datos o herramientas requeridas por el responsable

para el desarrollo de actividades.

B. Ficha de Procedimiento


Área Funcional:

Proceso:

Procedimiento: Código:

Producto:

Responsable:


Área Funcional: área establecida dentro de la estructura organizacional, dentro de la cual

se desarrollara el proceso.

Proceso: nombre del proceso al cual se encuentra vinculado el procedimiento

Procedimiento: es nombre con que oficialmente se denominara al procedimiento.

Código: es la combinación de caracteres alfanuméricos que servirán para identificar el

procedimiento.

Producto: documento o medio de verificación que será generado mediante el

procedimiento.

Responsable del Proceso: persona o cargo específico dentro del área funcional que

tendrá la responsabilidad de ejecutar el procedimiento.

Actividad: conjunto de acciones necesarias para la ejecución del procedimiento.

Cargo: persona o cargo específico dentro del área funcional que tendrá la responsabilidad

de ejecutar la actividad específica.


Insumo: equipo, documentos, datos o herramientas requeridas por el responsable para el

desarrollo de la actividad específica.

Herramienta: equipo, documento o formato establecido oficialmente como guía para la

elaboración del producto intermedio.

Producto Intermedio: documento o medio de verificación que será generado mediante

la ejecución de actividades puntuales del procedimiento


- Matriz de indicadores para seguimiento

2 P = Cantidad de productos generados por el Proceso durante el periodo de Evaluación 3 F = Cantidad de veces que debe realizarse el Producto durante el periodo de Evaluación 4 Variable según lo exija la planificación o normativa

Área

Funcional:

Asamblea

Código x Proceso Producto

(Cantidad

P)

Medio de

Verificación x

Frecuencia

(Cantidad

F)

Herramienta

Formula23

% de

Cumplimiento

durante el

Periodo

Estándar de

Cumplimiento4

Área

Funcional

Junta

Directiva


X.-Anexos

10.1. Glosario

1. Actividad: son acciones que desarrolla un individuo en una institución de manera

cotidiana, como parte de sus obligaciones, tareas o funciones.

2. Asamblea general: es el órgano supremo de la mancomunidad y representa la

autoridad, conformada por un alcalde más un regidor de cada municipio teniendo

derecho a u voto por municipio

3. Autonomía municipal: autoridad y línea de mandato que tienen los municipios

para elegir libremente a sus propias autoridades por sufragio directo, libre y secreto

para poder crear las estructuras administrativas que convienen a su propia realidad.

4. Cliente Externo: es alguien que requiere de los productos o servicios que se

generan, pero no forma parte de la organización.

5. Cliente Interno: Es cualquier miembro de la organización que depende de la ayuda

de otros para cumplir con sus responsabilidades de trabajo.

6. Código: conjunto de caracteres alfanuméricos que permiten la identificación clara,

inequívoca de niveles jerárquicos, tipos de procesos y áreas funcionales de una

mancomunidad

Contiene además diagramas de flujo que expresan la trayectoria de las distintas

operaciones.

7. Coordinación Interinstitucional: trabajo intencionado para relacionar y articular

acciones de los diferentes actores nacionales e internacionales, públicos y privados

involucrados en iniciativas de capacitación y asistencia técnica municipal entre

municipios propiciados desde una mancomunidad.


8. Descentralización Municipal: proceso a través del cual el gobierno central

transfiere competencias, recursos y autoridad de decisión a los gobiernos locales y

otras entidades mediante reglas claras y con participación amplia de la sociedad.

9. Fortalecimiento Institucional: proceso mediante el cual se va desarrollando y

elevando la capacidad política y técnica operativa del municipio/ mancomunidad.

10. Funcionario Público: persona que realiza cierto tipo de funciones a fin de llevar

acabo la realización de un trabajo específico.

11. Gestión por proceso: Es una forma de gestionar toda la organización basándose

en los procesos, entendiendo estos como una sugerencia de actividades orientadas

a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado.

12. Herramienta: son documentos o formatos que describen de manera clara y

precisa la manera correcta de realizar determinadas tareas.

13. Insumo: Es un recursos que se emplea para el desarrollo de productos, Puede

utilizarse como sinónimo de materia de materia prima o factor de producción.

14. Junta Directiva: se concibe como el órgano encargado de la dirección,

administración y organización de la mancomunidad, su función es velar por el

cumplimiento y ejecución de los acuerdos de la asamblea.

15. Mancomunidad: se concibe como un órgano auxiliar al servicio de los municipios

para facilitar la gestión del desarrollo de los mismos en función de intereses y

problemas comunes.

16. Manual de procesos: guía orientadora que describe los procesos administrativos,

operativos y de apoyo, expone en una secuencia ordenada los principales pasos que

componen cada procedimiento y la manera de realizarlo.

17. Municipio: asociación de personas residentes en un término municipal gobernada

por una municipalidad que ejerce y extiende su autoridad en su territorio

18. Participación Ciudadana: involucramiento directo y efectivo de la ciudadanía en

la toma de decisiones, seguimiento y evaluación de la gestión pública de la

mancomunidad


19. Procedimiento: Secuencia de pasos fijos que tienen una finalidad especifica por lo

tanto, no pueden ni deben ser cambiadas.

20. Proceso: es el conjunto de actividades relacionadas, que interactúan las cuales

transforman elementos de entrada (INSUMOS) en resultados (PRODUCTOS).

21. Procesos de apoyo: son los procesos responsables de organizar, proveer y

coordinar los recursos necesarios para desarrollar los procesos operativos.

22. Procesos estratégicos: procesos cuya finalidad es determinar directrices (planes)

para el funcionamiento de otros procesos.

23. Procesos operativos: Son los procesos mediante los cuales la organización se

relaciona con el entorno.

24. Producto: Es un objeto que se ofrece en un mercado con la intención de satisfacer

aquello que necesita o que desea un consumidor.

25. Transformación y eficiencia: fomento de una gestión pública local más

democrática, equitativa, eficiente, eficaz y que rinda cuentas de los recursos

asignados.

26. Transparencia: desde la gestión del gobierno central y local se concibe como el

conocimiento claro y la disponibilidad para todos los actores de los presupuestos,

restricciones, aportes locales, gubernamentales e internacionales.

27. Unidad Técnica Intermunicipal : es un equipo de técnicos, que da asistencia

técnica en diferentes áreas a los Gobiernos locales, a fin de mejora su gestión y

participación en el proceso de desarrollo de los municipios

manual de procesos y procedimientos · 2018-10-11 · 9.2- matriz de indicadores para seguimiento...

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