Manual de ProcesosProceso de Programación de Talleres

1. El proceso inicia cuando Gerencia informa, por medio de un correo, el expositor y el contenido del taller, así mismo se definen las fechas, precios, horarios y local.

FORMULARIO DE REGISTRO2. Se crea el formulario de registro al taller, usamos la herramienta gratuita Google Forms

con la cuenta de PROMUC en Google Drive, copiamos un formulario de registro de un taller anterior e ingresamos el título del taller y en el campo de descripción se detalla las fechas y el local.

3. Los datos a solicitar por medio del formulario son de tipo Texto y en la opción modalidad de tipo Test con 2 opciones, los campos con ( * ) son obligatorios:

4. Se ingresa un campo de texto donde se informa acerca de los precios y cuentas bancarias para que los participantes puedan realizar el pago.

5. Finalmente, ingresamos el texto para la página de confirmación para que el sistema les informe que se guardó correctamente su registro.

6. Se revisa la página de respuestas del formulario creado, y se obtiene el enlace al formulario para para iniciar la promoción del taller.

Nota, algunas personas tienen la costumbre de enviar la lista de participantes de su institución por lo que hay que registrarlos manualmente desde PROMUC.

PROMOCIÓN DEL TALLER1. Se crea un Word donde se detalla el nombre del taller, la fecha, el número de horas, el

horario, el objetivo, quienes pueden participar, la metodología, los ponentes y su perfil, el temario del taller, informes e inscripciones (acá se ingresa el enlace corto al formulario para el registro), la inversión tanto para participantes presenciales como para virtuales y un enlace corto a google maps donde se señala el lugar del taller.

Nota. Para crear enlaces cortos simplemente ingresar a https://goo.gl/Nota. Es importante revisar diariamente quienes se han registrado al taller para hacer contacto y pedir el respectivo escaneo del boucher para la confirmación del pago.

2. Se programan llamadas con el Asistente de Administración para promocionar el taller entre las redes de instituciones.

PROGRAMACIÓN DEL TALLER VIRTUAL

Pruebas de audio y conectividad1. Es importante revisar con anticipación la página de incidencias de la plataforma de

transmisión virtual (http://status.gotomeeting.com/), para una eventual contingencia.2. Se ingresa a la plataforma web de GoToWebinar

(http://www.gotomeeting.com/online/webinar), seleccionar Sing In e ingresar correo y contraseña.Nota, la licencia vence el 24 de junio del 2015.

3. Se programa para un día antes del taller, las pruebas de audio y conectividad para ayudar a los nuevos participantes a familiarizarse con la plataforma, se programa la hora, la fecha, el nombre del taller y la descripción.

4. Una vez programada la fecha, pasamos a personalizar el formulario de registro, mensajes de respuesta automática y demás configuraciones propias del sistema, se puede editar en cualquier momento.

5. Se carga la encuesta de satisfacción y se configura para que al terminar el taller los participantes virtuales puedan llenar sus comentarios y respuestas.

6. Para las pruebas de audio y conectividad, les facilitamos a todos los interesados el enlace para que se registren a dichas pruebas. Así mismo compartimos con el equipo el enlace.

7. Se envía el material y las presentaciones en formato PDF a todos los participantes.Nota, incluimos el logo de Promuc en las diapositivas de los ponentes.

Día Cero: Día del tallerConsideraciones previas1. Se debe verificar que en la configuración del taller en la plataforma GoToWebinar esté

habilitada en la opción “Correo de confirmación para inscritos: Enviar al inscribirse”.

2. Por lo menos un día antes del taller, hay que registrar manualmente a los participantes virtuales del taller, la lista de participantes está en el formulario de registro de google, copiamos los datos de los participantes inscritos en el formulario de google al formulario de gotowebinar un participante a la vez.

3. 30 minutos antes de la hora del taller se inicia la sesión de GoToWebinar, accediendo por la web y presionando la opción “iniciar”, el sistema se inicia y establece las conexiones automáticamente con el servidor, se realizan algunas pruebas con los participantes que ya se encuentren en línea.

Día Cero: Día del tallerDurante el taller1. Durante el desarrollo del taller se gestiona por medio del panel de preguntas las

consultas y comentarios que alcancen los participantes virtuales, se les informa en que momento y por cuanto tiempo son los coffee break y almuerzos, se les informa si hay algún retraso y se les motiva a participar con preguntas que se leen durante el taller.

2. Paralelamente a la exposición que realiza el ponente, se realiza el seguimiento de las diapositivas para los participantes virtuales en la plataforma GoToWebinar, es por ello que hay que contar con todos los videos y presentaciones que el ponente nos pueda facilitar para la transmisión y para la presentación en el auditorio.

3. Para evitar problemas con la conexión de internet, se le asigna el rol de Organizador (el más alto rango con permisos absolutos en la plataforma de transmisión) para contar con 2 Organizadores ya que si la conexión fallase es necesario que exista por lo menos un organizador en línea para que la sesión continúe.

4. Al final del taller se agradece la participación y se les indica cuando se les va mandar los certificados y los DVD del taller, en el momento que finalizamos el taller virtual la encuesta se muestra a los participantes automáticamente.

Post Taller1. Se envía digitalmente los materiales usados durante el taller a todos los participantes

virtuales, se extraen los videos de la memoria SD para su edición y se coordina con la Asistente de Administración sobre algunas correcciones con los certificados.

2. La plataforma cuenta con un sistema de reportes, si Gerencia lo solicita hay que procesar los datos junto con las respuestas de la encuesta de satisfacción enviada por los participantes.

ARCHIVOS DE TRABAJO Y SOFTWARE UTILIZADO EN PC-DISEÑO

PROGRAMAS INSTALADOS

7-ZIP COMPRESOR DE ARCHIVOSAIMP3 REPRODUCTOR DE AUDIOAMPPS SERVIDOR VIRTUAL DE PHP, MYSQL O TOMCAT, SE USA PARA EL

DESARROLLO DE LAS APLICACIONES EN FORMA LOCALASHAMPOO BURNING STUDIO

QUEMADOR DE CD – DVD

ASHAMPOO PHOTO OPTIMIZER

OPTIMIZADOR DE IMÁGENES, SE USA PARA LAS IMÁGENES DE PROMOCIÓN DE LOS TALLERES

ATUBE CATCHER DESCARGA DE VIDEOS, AUDIOS Y CONVERSION DE FORMATOS DE AUDIO Y VIDEO

CCLEANER MANTENIMIENTO DE REGISTROS DEL SISTEMA OPERATIVOFILEZILLA CLIENT INTERFASE DE CONECCION AL FTP DEL DOMINIO DE PROMUC

PARA CARGA DE ARCHIVOS Y CARPETAS, SE USA PARA SUBIR LAS APLICACIONES AL SERVIDOR DE PROMUC

FOXIT READER CREA, GESTIONA Y LEE ARCHIVOS PDFK-LITE CODEC CONTENEDOR DE CODECS PARA VIDEO, SE USO PARA LA

CREACION DE LOS VIDEOS LIGEROS DE LOS MODULOS DE CAPACITACIÓN

MICROSOFT SHAREPOINT

OPTIMIZADOR DE IMÁGENES

MYSQL FOR EXCEL PARA CONECTAR MYSQL CON MICROSOFT EXCEL Y EXPORTAR TABLAS Y REGISTROS A EXCEL

MYSQL WORKBENCH INTERFASE DE CONEXIÓN CUALQUIER BASES DE DATOS MYSQLSONGR DESCARGA CONTENIDOS DE YOUTUBE Y BUSQUEDA DE AUDIOSUBLIME TEXT CREA Y EDITA FORMATOS DE DESARROLLO BASADOS EN TEXTO

(PHP, SQL, HTML, CS3, TEXTO PLANO, ETC)VLC MEDIA PLAYER REPRODUCTOR DE VIDEOS CON CODECS INCORPORADO,

REPRODUCE LA MAYORIA DE VIDEOS.VSO CONVERTXTODVD

GESTIONA LA AUTORIA DE DVD, MENUS, SELECCIÓN DE ESCENAS Y CAPITULOS DE LOS DVD DE LOS TALLERES.