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MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO DEL RÉGIMEN SUBSIDIADO

EN SALUDEN SALUD MUNICIP IO DE CAMPOALEGREMUNICIP IO DE CAMPOALEGRE

Documento Técnico ASS/922-02

Bogotá, enero de 2002

Manual de Procesos de Gestión del Régimen Subsidiado de Salud Municipio Campoalegre

PROGRAMA DE APOYO A LA IN IC IAT IVA PR IVADA EN ELPROGRAMA DE APOYO A LA IN IC IAT IVA PR IVADA EN EL RÉG IMEN SUBS ID IADO DE SALUD EN COLOMBIARÉGIMEN SUBS ID IADO DE SALUD EN COLOMBIA

BANCO INTERAMBANCO INTERAM ER ICANO DE DESARROLLOER ICANO DE DESARROLLO -- B IDB ID --

F U N D A C I Ó N S O C I A LF U N D A C I Ó N S O C I A L

F U N D A C I Ó N C O R O N AF U N D A C I Ó N C O R O N A

P O N T I F I C I A U N I V E R S I D A D J A V E R I A N AP O N T I F I C I A U N I V E R S I D A D J A V E R I A N A

C E N T R O D E P R O Y E C T O S P A R A E L D E S A R R O L L OC E N T R O D E P R O Y E C T O S P A R A E L D E S A R R O L L O -- C e n d e xC e n d e x --


Comité Técnico

Soraya Estefan, Fundación Social

Henry Mauricio Gallardo, Fundación Corona

William Cartier, Fundación Corona

Fernando Ruiz, Cendex

Julia Isabel Eslava, Cendex

Coordinación General

Elsa Victoria Henao

Coordinación Técnica

Enrique Peñaloza


Integrantes de los Grupos de Acción en Campoalegre (11 )

Jorge Valencia Rodríguez, Director Local de Salud Héctor Hernández Cuellar, Jefe de Control Interno Marleny Zabaleta, Personera Municipal Eliene Berne Ninco, Tesorera Carlos Alberto Vargas Muñoz, Secretario de Planeación Gilberto Avendaño, Secretario de Concejo Municipal Gilberto Vargas Torres, Coordinador Desarrollo Comunitario Gilberto Polanco Gutiérrez, Coordinador Régimen Subsidiado Luz Gineth Perdomo, Secretaria Dirección Local de Salud Nohora Gutiérrez Murcia, Auxiliar de Presupuesto, Secretaría de Hacienda Claudia Mireya Montaña, Auxiliar Contabilidad, Secretaría de Hacienda Clara Maritza Carvajal Motta, Promotora de Salud, ARS Humana Vivir Liliana del Carmen Ortiz Barrera, Promotora de Salud, ARS Comfamiliar Yandri Carolina Hernández Ospina, Promotora de Salud, ARS Caprecom Martha Bibiana Ortíz Quintero, Promotora de Salud, ARS Solsalud Esper Fierro Quintero, Técnico Control Interno Reinaldo Reyes C., Gerente E.S.E Hospital del Rosrio Rocio Peña Fierro, Auxiliar Presupuesto E.S.E Hospital del Rosario Rafaela Salazar, Auxiliar Contable E.S.E. Hospital del Rosario Rosalba Olarte, Presidenta Vereda Buena Vista Domingo Morales, Veedor Vereda Buena Vista Adeina Juanita Cuenca, Presidenta Palmar Alto Mireny Camargo Vásquez, Veedora Los Almendros Luz Irene Moreno, Veedora Los Rosales Nora Inés Beltrán Torres Veedora Ferro Falla Primera Etapa Julia Isabel Rincón, Facilitador Cendex Fabián González, Facilitador Cendex María Alexandra Matallana, Facilitador Cendex

1. Se organizaron 6 grupos de acción conformados cada uno por funcionarios de las diferentes dependencias y

entidades involucradas en la gestión de cada uno de los procesos estudiados: Focalización, Selección y Priorización, Afiliación de Beneficiarios y Contratación de ARS, Mantenimiento al Usuario, Proceso Financiero e Interventoría.


Julia Isabel Eslava Rincón (2) Fabián González Sarmiento (3) María Alexandra Matallana (4)

2. Profesor Asistente, Pontificia Universidad Javeriana. Consultor I. Cendex. 3 . Consultor, Cendex. 4. Profesor Instructor, Pontificia Universidad Javeriana. Consultor III Cendex.


TABLA DE CONTENIDO

11 PRESENTACIÓNPRESENTACIÓN

22 FOCAL IZACIÓNFOCAL IZACIÓN

2 .12 .1 DD E F I N I C I Ó NE F I N I C I Ó N 2 .22 .2 MM A R C O R E G U L A T O R I OA R C O R E G U L A T O R I O 2 .32 .3 LL Í N E A B A S E D E L P R O C E SÍ N E A B A S E D E L P R O C E S O D E F O C A L I Z A C I Ó NO D E F O C A L I Z A C I Ó N 2.3.1 PLANEACIÓN DE LA FOCALIZACIÓN 2.3.2 CONVOCATORIA Y SELECCIÓN DE VEEDORES 2.3.3 ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE APLICACIÓN DE ENCUESTAS 2.3.4 APLICACIÓN DE ENCUESTAS 2.3.5 SISTEMATIZACIÓN Y DEPURACIÓN DE LA BASE DE DATOS 2.3.6 AUDITAR FOCALIZACIÓN 2 .42 .4 II N D I C A D O R E S D E S E G U I MN D I C A D O R E S D E S E G U I M IENTO Y CONTROL DEL IENTO Y CONTROL DEL PROCESO DE FOCALIZACPROCESO DE FOCALIZAC IÓNIÓN 2.4.1 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD 2.4.2 INDICADORES DE EFICACIA 2.4.3 COSTO UNITARIO 2 .52 .5 PP E R F I L E S P O R C O M P E T E NE R F I L E S P O R C O M P E T E N CIAS BÁS ICAS PARA ELC IAS BÁS ICAS PARA EL PROCESO DE FOCALIZA PROCESO DE FOCALIZA CIÓNCIÓN 2.5.1 PERFIL DEL PROFESIONAL DE FOCALIZACIÓN 2.5.2 PERFIL TÉCNICO FOCALIZACIÓN

33 SELECC IÓN Y PR IOR IZASELECC IÓN Y PR IOR IZA CIÓNCIÓN

3 .13 .1 DD E F I N I C I Ó NE F I N I C I Ó N 3 .23 .2 MM A R C O R E G U L A T O R I OA R C O R E G U L A T O R I O 3 .33 .3 LL Í N E A B A S E D E L P R O C E SÍ N E A B A S E D E L P R O C E S O D E O D E SS E L E C C I Ó N Y P R I O R I Z A CE L E C C I Ó N Y P R I O R I Z A C I Ó NI Ó N 3 .43 .4 II NDICADORES DE SEGUIMNDICADORES DE SEGUIM IENTO Y CONTROL DEL IENTO Y CONTROL DEL PROCESO DE PROCESO DE SSELECCIÓN Y PRIORIZACELECCIÓN Y PRIORIZACIÓNIÓN 3.4.1 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD 3.4.2 INDICADORES DE EFICACIA 3.4.3 COSTO UNITARIO 3 .53 .5 PP ERFILES DE COMPETENCERFILES DE COMPETENC IAS BÁSICAS PARA EL IAS BÁSICAS PARA EL PROCESO DE SELECCIÓNPROCESO DE SELECCIÓN Y PRIORIZACIÓN Y PRIORIZACIÓN 3.5.1 PERFIL DEL PROFESIONAL DE SELECCIÓN Y PRIORIZACIÓN 3.5.2 PERFIL DEL TÉCNICO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

44 AF IL IAC IÓN DE BENEF IAF I L IAC IÓN DE BENEF I C IAR IOS Y CONTRATACIC IAR IOS Y CONTRATACI ÓN DE ARSÓN DE ARS

4 .14 .1 DD E F I N I C I Ó NE F I N I C I Ó N 4.1.1 LIBRE ELECCIÓN E INSCRIPCIÓN A LA ARS 4.1.2 CONTRATACIÓN DE ARS 4 .24 .2 MM A R C O R E G U L A T O R I OA R C O R E G U L A T O R I O


4 .34 .3 LL Í N E A B A S E P R O C E S O D EÍ N E A B A S E P R O C E S O D E A F I L I A C I Ó N Y C O N T R A A F I L I A C I Ó N Y C O N T R A T A C I Ó NT A C I Ó N 4.3.1 AUTORIZACIÓN DE ARS 4.3.2 PREAFILIACIÓN 4.3.3 CONTRATACIÓN DE ARS 4 .44 .4 II NDICADORES DE SEGUIMNDICADORES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL IENTO Y CONTROL DEL PROCESO DE PROCESO DE AAFILIACIÓN Y CONTRATAFILIACIÓN Y CONTRATACIÓNCIÓN 4.4.1 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD 4.4.2 INDICADORES DE EFICACIA 4.4.3 COSTO UNITARIO 4 .54 .5 PP ERFILES POR COMPETENERFILES POR COMPETEN CIAS PARA EL PROCESOCIAS PARA EL PROCESO DE AFILIACIÓN Y DE AFILIACIÓN Y CONTRATACIÓNCONTRATACIÓN 4.5.1 PERFIL DEL PROFESIONAL DE AFILIACIÓN Y CONTRATACIÓN 4.5.2 PERFIL DEL TÉCNICO PARA EL PROCESO DE AFILIACIÓN Y CONTRATACIÓN

55 MANTENIMIENTO AL MANTENIMIENTO AL USUARIOUSUARIO

5 .15 .1 DD E F I N I C I Ó NE F I N I C I Ó N 5 .25 .2 MM A R C O R E G U L A T O R I OA R C O R E G U L A T O R I O 5 .35 .3 LL Í N E A B A S E P R O C E S O D EÍ N E A B A S E P R O C E S O D E M A N T E N I M I E N T O A L U S M A N T E N I M I E N T O A L U S U A R I OU A R I O 5.3.1 ATENCIÓN DE QUEJAS, RECLAMOS Y OTRAS SOLICITUDES 5.3.2 ASESORÍA A ASOCIACIONES DE USUARIOS 5.3.3 SEGUIMIENTO A SATISFACCIÓN USUARIOS 5 .45 .4 II NDICADORES DE SEGUIMNDICADORES DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL IENTO Y CONTROL DEL PROCESO PROCESO DE DE MMANTENIMIENTO AL USUAANTENIMIENTO AL USUARIORIO 5.4.1 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD 5.4.2 INDICADORES DE EFICACIA 5.4.3 COSTO UNITARIO 5 .55 .5 PP ERFILES PERFILES P OR COMPETENCIAS PARAOR COMPETENCIAS PARA EL PROCESO DE MANTE EL PROCESO DE MANTE NIMIENTO AL USUARIONIMIENTO AL USUARIO 5.5.1 PERFIL DEL PROFESIONAL DE MANTENIMIENTO AL USUARIO 5.5.2 PERFIL DEL TÉCNICO PARA MANTENIMIENTO AL USUARIO

66 PROCESO F INANCIEROPROCESO F INANCIERO

6 .16 .1 DD E F I N I C I Ó NE F I N I C I Ó N 6 .26 .2 MM A R C O R E G U L A T O R I OA R C O R E G U L A T O R I O 6 .36 .3 LL Í N E A B A S E D E L P R O C E SÍ N E A B A S E D E L P R O C E S O D E F I N A N C I E R OO D E F I N A N C I E R O 6.3.1 PRESUPUESTACIÓN DE RECURSOS 6.3.2 RECEPCIÓN DE INGRESOS 6.3.3 AUTORIZACIÓN PRIMER DESEMBOLSO 6.3.4 AUTORIZACIÓN DESEMBOLSOS BIMENSUALES 6.3.5 REALIZACIÓN DESEMBOLSOS 6.3.6 LIQUIDACIÓN CONTRACTUALES 6 .46 .4 II N D I C A D O R E S D E S E G U I MN D I C A D O R E S D E S E G U I M I E N T O Y C O N T R O L D E L I E N T O Y C O N T R O L D E L PROCESO DE F INANCIERPROCESO DE F INANCIER OO 6.4.1 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD 6.4.2 INDICADORES DE OPORTUNIDAD 6.4.3 COSTO UNITARIO 6 .56 .5 PP E R F I L E S P O R C O M P E T E NE R F I L E S P O R C O M P E T E N C I A S P A R A E L P R O C E S OC I A S P A R A E L P R O C E S O FF I N A N C I E R OI N A N C I E R O 6.5.1 PERFIL DEL PROFESIONAL DEL PROCESO FINANCIERO


77 INTERVENTORÍAINTERVENTORÍA

7 .17 .1 DD E F I N I C I Ó NE F I N I C I Ó N 7 .27 .2 MM A R C O R E G U L A T O R I OA R C O R E G U L A T O R I O 7 .37 .3 LL Í N E A B A S E D E L P R O C E SÍ N E A B A S E D E L P R O C E S O D E O D E II N T E R V E N TN T E R V E N T O R Í AO R Í A 7.3.1 INTERVENTORÍA INICIAL DE CONTRATOS 7.3.2 INTERVENTORÍA DE NOVEDADES 7.3.3 INTERVENTORÍA P Y P 7.3.4 INTERVENTORÍA DE SEGUIMIENTO 7 .47 .4 II N D I C A D O R E S D E S E G U I MN D I C A D O R E S D E S E G U I M I E N T O Y C O N T R O L D E L I E N T O Y C O N T R O L D E L P R O C E S O D E P R O C E S O D E AAUDITORÍAUDITORÍA 7.4.1 INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD 7.4.2 INDICADORES DE EFICACIA 7.4.3 COSTO UNITARIO 7 .57 .5 PP E R F I L E S P O R C O M P E T EE R F I L E S P O R C O M P E T E N C I A S P A R A E L P R O C E SN C I A S P A R A E L P R O C E S O D E A U D I T O R Í AO D E A U D I T O R Í A 7.5.1 PERFIL PARA EL PROFESIONAL DEL PROCESO DE AUDITORÍA 7.5.2 PERFIL PARA EL TÉCNICO DEL PROCESO DE AUDITORÍA

88 C O N S I D E R A C I O N E S F I N AC O N S I D E R A C I O N E S F I N A LES PROPUESTAS POR ELES PROPUESTAS POR E L MUNICIPIO PARA LA L MUNICIPIO PARA LA IMPLEMENTAC IÓN DEL MIMPLEMENTAC IÓN DEL M ANUALANUAL

8 .18 .1 FF O C A L I Z A C I Ó NO C A L I Z A C I Ó N 8.1.1 GESTIÓN DEL PROCESO 8.1.2 DESARROLLO DE COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO 8 .28 .2 AA F I L I A C I Ó N Y C O N T R A T AF I L I A C I Ó N Y C O N T R A T A C I Ó NC I Ó N 8.2.1 GESTIÓN DEL PROCESO 8.2.2 DESARROLLO DE COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO 8 .38 .3 MM A N T E N I M I E N T O A L U S U AA N T E N I M I E N T O A L U S U A R IOR IO 8.3.1 GESTIÓN DEL PROCESO 8.3.2 DESARROLLO DE COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO 8 .48 .4 AA U D I T O R Í AU D I T O R Í A 8.4.1 GESTIÓN DEL PROCESO 8.4.2 DESARROLLO DE COMPETENCIAS DEL RECURSO HUMANO

99 B IBL IOGRAF ÍAB IBL IOGRAF ÍA


11 PRESENTACIÓNPRESENTACIÓN

El Programa de Apoyo al Régimen Subsidiado, es un esfuerzo conjunto del Banco Interamericano de Desarrollo, la Fundación Corona, la Fundación Social y la Pontificia Universidad Javeriana, a través del Centro de Proyectos para el Desarrollo (Cendex), para evaluar, promover y fortalecer el desarrollo del régimen subsidiado de salud en Colombia, como iniciativa dirigida a la población más pobre y vulnerable. El Programa desarrolla su objetivo a través de diferentes componentes que involucraron estudios evaluativos relacionados con la implementación del régimen, desde la perspectiva de diversos actores del régimen subsidiado: entes territoriales, ARS y usuarios, con el objetivo de general una propuesta integral de ajuste a las políticas regulatorias del régimen subsidiado tendiente a optimizar su desarrollo para el logro del objetivo propuesto se han diseñado varios productos, entre ellos “El manual de procesos territoriales del Régimen Subsidiado”, el cual se diseño a partir del levantamiento de procesos de gestión en siete territorios, identificando las practicas más comunes y las adaptaciones que los municipios desarrollan para cumplir con los parámetros que la ley estipula en el manejo del régimen a nivel territorial. De manera complementaria el proyecto desarrolló proceso de asistencia técnica a dos municipios pilotos, entre ellos Campoalegre para el mejoramiento de la gestión del régimen, a través de la apropiación del manual de procesos y adaptación a las particularidades específicas del municipio. Durante esta fase se socializó el manual existente y se capacitó sobre el uso de herramientas para el mejoramiento continuo de los procesos y la necesidad de desarrollo de competencias requeridas por el recurso humano responsable de la ejecución. El documento que se expone a continuación es una adaptación del manual de procesos territoriales realizada para el municipio de Campoalegre como parte de una asistencia técnica realizada en dicho municipio consistente en la divulgación de herramientas metodológicas para la implementación y mejoramiento de procesos por parte de los funcionarios involucrados en el desarrollo de los procesos en el municipio. Para la adaptación del manual de procesos territoriales del régimen subsidiado a las particularidades del municipio de Campoalegre se crearon seis grupos de trabajo, uno por cada proceso, denominados “grupos de acción” los cuales estuvieron conformados por los funcionarios de distintas dependencias del municipio, la gestión de régimen que participan en el municipio. Estos grupos, previa capacitación en el análisis y mejoramiento de procesos, estudiaron el manual de procesos territoriales y bajo su criterio le realizaron las modificaciones, sugerencias y adaptaciones que creyeron convenientes para lo cual diligenciaron una serie de planillas, donde se recogió la información que fue sistematizada por el grupo facilitador y que es la base para el presente documento.


El manual que se presenta, además de incorporar las particularidades del municipio, ha dejado muchos procesos que en la actualidad no desarrolla, como prospectiva para iniciar el mejoramiento de la gestión (5). • Con t en i do d e l manua lCon t en i do d e l manua l El manual presenta para cada uno de los procesos de estudio, los siguientes temas:

C u a d r o C u a d r o 11 . C o n t e n i d o m a n u a l d e p r o c e s o s r é g i m e n s u b s i d i a d o .. C o n t e n i d o m a n u a l d e p r o c e s o s r é g i m e n s u b s i d i a d o .

T e m aT e m a C o n t e n i d oC o n t e n i d o O b j e t i v oO b j e t i v o

Definición del proceso

Describe el objetivo general del proceso, las actividades típicas que lo componen y fija los límites de inicio y finalización. Identifica el producto principal y los posibles productos que genera el proceso.

Presentar un concepto estándar sobre la definición de los procesos.

Marco regulatorio del proceso

Identifica las principales leyes, decretos, acuerdos y resoluciones que rigen el proceso de estudio. En los entes territoriales el marco regulatorio posee gran importancia pues no solo regula el Régimen Subsidiado sino en la mayoría de los casos prácticamente determina los procesos y las actividades que se deben desarrollar en los mismos

Conocer las imposiciones del marco regulatorio, con el fin de fijar las restricciones reales que tiene el proceso y destacar los campos sobre los cuales es posible desarrollar nuevos modelos de gestión.

Línea base del proceso Identifica el segundo nivel de detalle del proceso. Es decir, discrimina los subprocesos que lo conforman, sus interacciones, las entradas, flujos y salidas.

Identificar el comportamiento general del proceso a través de la visualización de los subprocesos y de sus respectivos flujos

Subprocesos

Para cada uno de los subprocesos que conforman los procesos de estudio, se identifican dentro del manual: Fundamentación del procedimiento: Se identifica la información que enmarca y sirve de referencia al subproceso como lo son nombre, objetivos, base legal (disposiciones de orden legal que de alguna manera regulen el procedimiento), documentos y soportes utilizados. Diagrama de flujo: Representación gráfica de las actividades que conforman cada subproceso Descripción y análisis del procedimiento: Como su nombre lo indica en ella se describen las actividades que componen el subproceso.

Establecer las descripciones y modo de operación general de los subprocesos y por ende de los procesos.

Indicadores de seguimiento y control

Muestra los principales indicadores de seguimiento para cada uno de los procesos, con base en los resultados de productividad o efectividad de los mismos.

Ofrecer al ente territorial una herramienta de seguimiento a los procesos desarrollados dentro del régimen subsidiado, que permita evaluar la gestión, desarrollar correctivos y facilitar la toma de decisiones

Perfiles y competencias globales del recurso humano

Presenta los perfiles de competencias requeridas para cada uno de los procesos de estudio, el cual contiene las particularidad propias del municipio, a partir del trabajo conjunto realizado con los funcionarios que realizan de manera directa las actividades, tomando básicamente el nivel profesional y un nivel técnico.

Formular una guía de competencias requeridas de cualificación del recurso humano que pueda servir de base en procesos de selección, medición, evaluación de desempeño y de capacitación de personal, entre otros

• Uso g en e r a l d e l manu a lU so g e n e r a l d e l manu a l

Este manual permite al municipio, obtener un marco de referencia de la operación de los procesos del régimen subsidiado que sin alejarse de los parámetros establecidos por la ley incluye las adaptaciones realizadas por los funcionarios que los desarrollan en el municipio.

5. Para ampliar información sobre la operación actual del régimen en el municipio, véase: Eslava J, González F.

“Análisis de implementación del régimen subsidiado en el municipio de Chinchina”. Documento Técnico ASS/869-01.


Es importante tener en cuenta que este manual no puede ser considerado nunca un documento definitivo sino por el contrario es un referente para el mejoramiento continuo, que requiere a su vez un compromiso de autogestión y por parte del municipio, máxime cuando la normatividad que sustenta el régimen y la descentralización territorial, tiene variaciones permanentes en las directrices procedimentales. • Uso d e l a n á l i s i s d e c ompe t e n c i a d e l r e c u r s o h umano U so d e l a n á l i s i s d e c ompe t e n c i a d e l r e c u r s o h umano

Los resultados que se presentan se constituyen en un marco de referencia para que el analista del trabajo o la persona encargada del talento humano del municipio o de las unidades funcionales responsables de los procesos, pueda establecer y comprender el nivel de complejidad de las actividades y tener una visión mucho más precisa de la dimensión trabajador/ trabajo y del estándar de competencias asociadas a un rol. Esto permite hacer las mezclas funcionales de perfiles por proceso más adecuadas para el mejoramiento de la gestión. Cabe anotar que las competencias que en este manual se presentan fueron construidas tomando como base las competencias genéricas básicas desde el deber ser de los procesos, complementadas con las especificidades propias de cada uno de los funcionarios que desarrollan actividades relacionadas con el régimen subsidiado en el municipios. Con cada uno de ellos se realizó la identificación, validación y autoevaluación tanto de sus competencias actuales como de las requeridas para las funciones que desarrollaban, mediante sesiones individuales y talleres colectivos que permitieron la estandarización final incluida en este manual. El análisis de competencias permite a la organización determinar:

• El valor del trabajo con respecto a otros trabajos con base en su relativa dificultad y/o complejidad.

• Planeación de recurso humano basada en competencias frente a necesidades actuales y futuras.

• Procesos de selección de personal basado en competencias. • Estándares para realizar una evaluación del desempeño del trabajador frente a las

competencias que hacen efectivo su trabajo. • Planes de carrera basados en la evaluación del trabajador frente a las competencias

requeridas. • Inversiones enfocadas de entrenamiento. • Diseño de los cargos, de tal forma que las actividades contribuyan a un flujo de trabajo

sin problemas y a un ritmo productivo. ü Para el trabajador:

• Clarifica las expectativas del trabajo. • Provee herramientas prácticas para optimizar la efectividad en el rol o cargo • Facilita el pensamiento realista y el planeamiento del desarrollo de carrera. • Apoya un ambiente de aprendizaje continuo

Esta compilación de herramientas nos permiten construir una visión sistémica como entidad con tres componentes básicos: el trabajador, la organización del trabajo y el trabajo. El propósito


principal de este sistema interrelacionado es lograr la productividad junto con los propósitos subsidiarios de la eficiencia, la efectividad y el crecimiento.


22 FOCALIZACIÓN FOCALIZACIÓN

2.12.1 Def in i c iónDef in i c ión

Con la reforma descentralizadora se faculta a las administraciones municipales para otorgar los subsidios a la demanda para la población de menores recursos i. La entrega del subsidio se hace con base en la focalización, la cual se define como el proceso por el cual se garantiza que el gasto social se asigne a los grupos de población más pobre y vulnerable. El proceso general establecido por la norma para la realización de la focalización, determina en primera instancia, la identificación de la población a través de la focalización geográfica, contemplando aquellas zonas clasificadas como de estrato socioeconómico 1 y 2 del DANE. Posteriormente, en dichas zonas se aplicaría la encuesta SISBEN para identificar a los potenciales beneficiarios. Así se establece el mecanismo de focalización por barrido, en el que el municipio de manera directa o subcontratada determina las zonas prioritarias y organiza operativos para que, vivienda por vivienda se recolecte información sobre la situación socioeconómica de las familias y de los individuos. A raíz de las diversas demandas de la población, principalmente de aquellos no residentes en los estratos 1 y 2 o que siendo residentes no fueron encuestados o aún siendo encuestados no quedaron incluidos en la lista de potenciales beneficiarios por error u omisión de información, la Corte Constitucional, a través de diversas sentencias ratifica el derecho de la población de solicitar la aplicación del instrumento, con lo cual se institucionaliza El mecanismo de focalización por Demanda, en el que los individuos de manera directa solicitan a las entidades responsables de la administración del SISBEN la visita a su residencia para la aplicación de la encuesta. Esta estrategia presenta en realidad tres vías de demanda, las que hemos denominado así: la demanda natural, la demanda jurídica y la demanda marginal. La demanda natural que se configura cuando el individuo de manera directa tramita la solicitud de aplicación ante la entidad (o entidades) encargada de la aplicación de la encuesta en los entes territoriales, en la cual se determina un sistema de turno para su aplicación. La demanda jurídica, a través del uso de mecanismos como la tutela o el derecho de petición, en las cuales existen tiempos perentorios determinados en el primer caso por el fallo del juez y en el segundo caso por las normas generales. La demanda marginal, derivada de la urgencia y condición de salud de la población, recepcionada principalmente en las direcciones locales de salud y/o en los hospitales públicos, en la que por lo general se diligencia una encuesta socioeconómica o el denominado "presisben". Estas estrategias se constituyen en el subproceso de entrada del proceso de focalización, dentro del cual se identificaron otros subprocesos como: la planeación de la focalización, aplicación de encuestas, Sistematización y depuración de base de datos, y Interventoría de la focalización.


2.22.2 Marco regu la tor ioMarco regu la tor io

Las principales normas que hacen referencia al proceso de focalización se presentan en el siguiente cuadro:

Cuadro Cuadro 22 . Marco r egu l a to r i o p roce so de f oca l i z a c i on. Marco r egu l a to r i o p roce so de f oca l i z a c i on

N o r m aN o r m a

G r u p o G r u p o P o b l a c i o n a lP o b l a c i o n a l a F o c a l i z a ra F o c a l i z a r

E n t i d a d e s R eE n t i d a d e s R e s p o n s a b l e ss p o n s a b l e s F u n c i o n e sF u n c i o n e s I n s t r u m e n t o s y I n s t r u m e n t o s y

m e c a n i s m o sm e c a n i s m o s

Acuerdo 041/96 Población migratoria

Direcciones departamentales conjuntamente con los gremios agrícolas

Identificación de población Listados censales

Acuerdo 077/97 Artistas Consejos territoriales de cultura Identificación de los artistas, autores y compositores

SISBEN

Acuerdo 077/97 Discapacitados Municipio a través de la autoridad o institución que determine el alcalde

Identificación y certificación Expedición de certificación de su condición

Acuerdo 077/97 Resolución 219/99

Indígenas El gobernador del Cabildo Elaborar y entregar a los alcaldes el listado censal.

Formato especial de registro definido en la resolución

Acuerdo 077/97 Ley 82 de 1993

Mujeres cabeza de familia

Municipio a través de la autoridad o institución designada por el alcalde

Identificación y certificación Según parámetros de la Ley 82 de 1993, Art. 2

Acuerdo 077/97 Mujeres embarazadas

Municipio a través de la entidad que determine el Alcalde

Identificación y certificación

Expedición de Certificación de su condición Autorización del Alcalde


Población indigente

Administración municipal. Responsable de identificar a la población indigente

Formato especial según resolución


Población infantil abandonada.

ICBF Responsable de identificar a la población beneficiaria

Formato especial establecido en la Resolución.

Acuerdo 077/97

Poblaciones de divisiones departamentales que no son municipios

Gobernadores de los departamentos en coordinación con las autoridades indígenas

Identificación, selección y priorización

SISBEN o Listados censales según tipo de población especial

Ministerio del Interior

Elaborar los listados oficiales de la población desmovilizada y remisión a la Secretaría para la reinserción de la Red de Solidaridad Social

Listados censales Acuerdo 138/99

Desmovilizados

Secretaría para la reinserción de la red de solidaridad Social

Encargada de realizar la identificación y selección de la población beneficiaria para el régimen

Listados censales

Ministerio de Salud Determina el número de cupos por entidad territorial e informa a cada una de ellas

Ley 509/99 Decreto 47/00 (otorga derecho a servicios de salud como afiliados prioritarios del régimen subsidiado) Acuerdo 176/2000

Núcleo familiar de las Madres

comunitarias del ICBF ICBF Identificar a los beneficiarios Listado Censal

2.32.3 Línea base de l proceso de foca l i zac iónL ínea base de l proceso de foca l i zac ión

La línea base del proceso de focalización para el municipio de Campoalegre se construyó a partir de los subprocesos que se aplican en este municipio, los cuales son:


P l a n e a c i ó n d e l a f o c a l i z a c i ó n : P l a n e a c i ó n d e l a f o c a l i z a c i ó n : Actividades que se desarrollan para identificar las necesidades de focalización y determinar las estrategias para satisfacerlas de acuerdo a los recursos disponibles y a las particularidades del municipio. Convoc a t o r i a y s e l e c c i ón d e v e edo r e s : Convoc a t o r i a y s e l e c c i ón d e v e edo r e s : Campoalegre tiene la particularidad de que las encuestas son realizadas por los veedores ciudadanos por lo cual no se presenta un subproceso de selección y contratación de encuestadores sino un subproceso de convocatoria y selección de veedores. Atenc ión de so l i c i t ude s de ap l i c ac ión de encue s t a : Atenc ión de so l i c i t ude s de ap l i c ac ión de encue s t a : Mecanismo desarrollado por el municipio para canalizar las solicitudes de aplicación de encuesta a las personas, la cual se pueden dar por solicitud directa del interesado, a través de un derecho de petición una acción de tutela o ser dirigidas por una IPS para casos de urgencia en salud de personas que no han sido clasificadas a través del SISBEN. Ap l i c a c i ón d e e n cuAp l i c a c i ón d e e n cu e s t a s : e s t a s : Como su nombre lo indica, en este subproceso se desarrollan las actividades necesarias para dar aplicación efectiva de la encuesta SISBEN. S i s t ema t i z a c i ó n y d epu r a c i ó n d e b a s e d e d a t o s : S i s t ema t i z a c i ó n y d epu r a c i ó n d e b a s e d e d a t o s : En este subproceso se han incluido las actividades de ingreso de información, depuración y actualización de la base histórica. Aud i t a r f o c a l i z a c i ó n : Aud i t a r f o c a l i z a c i ó n : Subproceso en el que se busca garantizar un proceso de focalización que responda a parámetros de calidad en su desarrollo y en el tipo de información procesada. La interacción de estos subprocesos se observa en el diagrama 1.

D i a g r a m a D i a g r a m a 11 . L í n e a b a s e d e l p r o c e s o d e f o c a l i z a c i ó n. L í n e a b a s e d e l p r o c e s o d e f o c a l i z a c i ó n

P r o v e e d o r e sP r o v e e d o r e s C l i e n t e sC l i e n t e s

Nivel Central, Nación: Departamento, Municipio Población del territorio

Instituciones del orden social del municipio Población del municipio

I n p u t sI n p u t s Ou t pu tOu t pu t Solicitudes de aplicación de encuestas directas Acciones de tutela Derechos de petición

Impresión de ficha histórica o certificado de puntaje obtenido Base de datos de focalizados (base histórica) Información para análisis poblacional.

Planeación defocalización

Selección y contratación de encuestadores

Atención de solicitudes de

encuesta

Aplicación deencuestas

Sistematización ydepuración de base

de datos

Auditar focalización

Población del

municipio

Solici

tudes

Encu

estad

ores

Solici

tudes

ingres

adas

Solicitudes deotras fuentes

Solici

tudes

Institucionesdel

orden social

Encuestasaplicadas

Base de datosactualizada

Base de solicitudes

Solicitudesingresadas

Nivel Central

Recur

sosdis

ponib

les

Aplicación de encuestas

PoblaciónImpresión

de ficha y/o certificado

Ajustes


2.3.12.3.1 Planeac ión de la foca l i zac iónPlaneac ión de la foca l i zac ión

F u n d a m e n t a c i ó n d e l S u b p r o c e s oF u n d a m e n t a c i ó n d e l S u b p r o c e s o

Objetivo: Determinar el plan operativo del año para el proceso de focalización, identificando los requerimientos necesarios frente a las necesidades establecidas o proyectadas de acuerdo a los recursos disponibles.

Dependencias y cargos que intervienen

Secretaria de planeación, Dirección Local de Salud. Secretario de planeación, Director Local de Salud

Riesgos

Las estimaciones pueden no ser consistentes, es decir pueden verse sobredimensionadas o por el contrario subdimensionadas. El presupuesto puede no ser aprobado por el Concejo Municipal. No disponer oportunamente de las partidas requeridas, ni de un rubro presupuestal especifico para realizar las actividades del proceso de focalización.

Base Legal Plan de acción del municipio

Medidas y políticas de autocontrol

Elaborar actas de las reuniones que se desarrollen para determinar el plan de acción. Realizar seguimiento de la ejecución del plan de acción para establecer los ajustes a los que haya lugar y se puedan realizar. Mantener los registros históricos de las solicitudes de encuesta por tipo de mecanismo, con el objeto de permitir estimaciones más consistentes.

Base documental y de soporte

Presupuesto del municipio. Plan de acción del proceso de focalización.

No A c t i v i d a dA c t i v i d a d Funcionario/ Dependencia

D e s c r i p c i ó nD e s c r i p c i ó n

1 Estimar o establecer la demanda del periodo

Director local de salud/ Dirección local de salud

Los encargados de planear el proceso de focalización del año (Alcalde, director local de salud, coordinador del SISBEN) establecen o estiman, según sea el caso, la demanda de encuestas para aplicar durante el año.

2

Determinar requerimientos


Una vez se establecen las necesidades de aplicación de encuestas y los recursos económicos disponibles se determinan los requerimientos específicos como son: número de encuestadores, equipos para sistematización de datos, papelería etc. De igual manera se determina la operatización del proceso, es decir, si se desarrolla por barridos o se realiza sólo por demanda o una combinación de las dos estrategias.

3 Establecer plan de acción


Con los requerimientos definidos se establece el plan de acción del proceso en el cual se identifican los recursos y actividades a desarrollar en las diferentes etapas de su ejecución.

4 Establecer presupuesto

Secretario de planeación/ Secretaria de planeación

El plan de acción de focalización y sus costos se incorporan al presupuesto anual del municipio, el cual es concertado con la Alcaldía, Planeación Municipal y Secretaría de Hacienda para su presentación ante el Concejo Municipal donde finalmente es aprobado.

5 Iniciar ejecución del plan de acción


Una vez el presupuesto es aprobado por el Concejo se inicia la ejecución del plan de acción en todos los componentes que lo conforman como son: atención de solicitudes, selección y capacitación de veedores y aplicación de encuestas por veedores.


2.3.22.3.2 Convocator ia y se lecc ión de veedores Convocator ia y se lecc ión de veedores

F u n d a m e n t a c i ó n d e l S u b p r o c e s oF u n d a m e n t a c i ó n d e l S u b p r o c e s o Objetivo Incentivar a la comunidad para que seleccionen a los veedores Dependencias y cargos que intervienen

Dirección Local de salud, Junta de Acción Comunal.

Riesgos La selección y contratación de los encuestadores (veedores) puede verse afectada por intereses políticos y clientelismo.


Definir las políticas de selección y capacitación de veedores acordes con el perfil de competencias, manual de funciones y responsabilidad social y civil.

Base legal Plan de acción municipal, Constitución Nacional ( participación comunitaria)


Perfil Hojas de vida Acta de selección de veedores por la comunidad Ficha del encuestador Contratos Cartilla del encuestador DNP

No A c t i v i d a dA c t i v i d a d Funcionario / dependencia D e s c r i p c i ó nD e s c r i p c i ó n

1 Determinar perfil Director local de salud/ Dirección Local de salud

Define el perfil requerido para la selección de los veedores.

2 Capacitar a la comunidad

Director local de salud/ Dirección Local de salud

Participa en las reuniones de las juntas de acción comunal realizando charlas tendientes a que la comunidad elija a los veedores más idóneos

3

Capacitar a los veedores


Una vez elegidos los veedores, el director local de salud realiza varias reuniones de capacitación en el manejo del SISBEN. Se propone la siguiente temática * Conceptos básicos: focalización, como se focaliza, que es el SISBEN, objetivos del SISBEN, unidad de vivienda, hogar, núcleo familiar, núcleo familiar principal. • Normas básicas. • Estructura del formulario o encuesta. • Forma de diligenciar la encuesta.

* Estos temas son manejados en los procesos de capacitación previos a la contratación de encuestadores en los municipios donde aplica este subproceso, de acuerdo a parámetros del D.N.P.


2.3.32.3.3 Atenc ión de so l i c i tudes de ap l i cac ión de encuestasAtenc ión de so l i c i tudes de ap l i cac ión de encuestas

F u n d a m e n t a c i ó n dF u n d a m e n t a c i ó n d e l S u b p r o c e s oe l S u b p r o c e s o

Objetivo: Canalizar las solicitudes de aplicación de encuestas o reencuestas realizadas por la población ya sea por solicitud verbal, respaldada por un derecho de petición una acción de tutela o dirigida por una IPS para casos de atención de urgencias en salud de usuarios no identificados previamente.


Oficina o unidad del SISBEN en el Municipio, Hospitales o Centros de Salud del Municipio, Oficinas de atención al público de la Dirección Local. Funcionario encargado de la atención al público en la unidad de SISBEN.

Base Legal Plan de acción del municipio Actas de selección de veedores (Acto administrativo)

Riesgos

La información suministrada por el solicitante puede no ser veraz. El ingreso de la solicitud al sistema o listado (según sea el caso) puede presentar errores que dificulten la aplicación posterior de la encuesta. El tiempo entre la recepción de la solicitud y la aplicación de la encuesta puede afectar la vigencia de la información inicialmente entregada por el solicitante (alta movilidad de los solicitantes). Priorizar la aplicación de encuestas a casos de urgencias que no lo ameriten y por lo tanto ir en contravía del principio de igualdad en la atención de las demás solicitudes de encuesta. Susceptibilidad de quejas y reclamos ante las autoridades de vigilancia y control. Realizar selección adversa de riesgo y desconfigurar el equilibrio del seguro y del sistema.


Verificar la autenticidad de los documentos presentados por el solicitante. Mantener actualizada la base de solicitudes de encuesta. Establecer un máximo (8 días) para la programación y aplicación de encuestas.


Derechos de petición Acciones de tutela Solicitudes verbales y escritas Solicitud directa a los veedores de cada Junta de acción Comunal Fotocopia del documento de identidad del solicitante Recibo de pago de un servicio público Oficio de respuesta


1

Recibir solicitud y verificar requisitos

Director local de salud, Veedores/ Dirección Local de salud, Veeduría ciudadana

Recibe la solicitud de aplicación de encuesta, la cual puede ser verbal, estar respaldada por un derecho de petición, una acción de tutela o ser dirigida por una IPS cuando se trata de un caso de urgencia en salud. El encargado verifica que el solicitante presente fotocopia del documento de identidad y recibo de pago de un servicio público perteneciente al domicilio en que reside.

2

Verificar en Base Histórica.

Digitador /SISBEN Verifica en la base histórica que efectivamente el solicitante no haya sido encuestado y determina: a) Pasar a la actividad 3 si el solicitante está encuestado y no solicita reencuesta. b) Pasar a la actividad 4 si el solicitante no está encuestado o se trata de una

solicitud de reencuesta.

3

Imprimir ficha o certificado y entregar al solicitante.

Digitador /SISBEN

Imprime la ficha o diligencia un formato que certifique el puntaje y se lo entrega al solicitante. Si la solicitud es realizada por una IPS se le remite la impresión de la ficha o el certificado de puntaje registrado en la base histórica. fin del subproceso.

4

Ingresar al sistema y/o al listado de solicitudes.


Ingresa en el sistema o en el listado de solicitudes según sea el caso, los datos personales del solicitante como son nombre, apellido, documento, dirección de residencia, y determina: a) Pasar a la actividad 5 si la solicitud es realizada de manera verbal directamente

por el solicitante. b) Pasar a la actividad 6 si la solicitud no es realizada de manera verbal directamente

por el solicitante.

5

Informar al solicitante la fecha aproximada de aplicación.


Informa al solicitante la fecha en que aproximadamente se le aplicará la encuesta y en lo posible entrega certificado de turno. Pasa al subproceso de aplicación de encuestas.



6

Direccionar solicitud indirecta


Direcciona la solicitud cuando se trata de un derecho de petición, una acción de tutela o una solicitud dirigida por una IPS para lo cual determina: a) Pasar a la actividad 7 si se trata de un derecho de petición o una acción de

tutela. b) Pasar a la actividad 11 si se trata de una solicitud dirigida por una IPS.

7

Estudiar tutela o derecho de petición.

Director Local de salud/ Dirección Local de Salud

Estudia el caso y dentro de los términos de ley (veinte días para los derechos de petición y el plazo que haya fijado el juez para las acciones de tutela), establece: a) Pasar a la actividad 8 si no es necesario o posible la aplicación prioritaria de la

encuesta. b) Pasar a la actividad 9 si el caso amerita la aplicación prioritaria de la encuesta

SISBEN. N o t a :N o t a : La prioridad en la aplicación de las encuestas se establece cuando existe represamiento en las solicitudes atendidas y el derecho de petición o la acción de tutela obligan a dar celeridad al trámite.

8

Continuar proceso normal de atención de solicitudes.

Director Local de salud/ Dirección Local de Salud Si al estudiar el derecho de petición o la acción de tutela se determina que para darle

respuesta, no es necesario o posible realizar la encuesta de manera prioritaria, el encargado del SISBEN continua con el proceso normal de atención de solicitudes. Pasa a Subproceso aplicación de encuestas.

9

Programar aplicación prioritaria de encuesta por derecho de petición o tutela

Director Local de salud/ Dirección Local de Salud Programa la aplicación prioritaria de la encuesta sea para un funcionario de la dirección

local o para remitirla al veedor para realizarla el mismo o la remita al veedor respectivo para que sea éste el que la realice (Pasa a los subprocesos de aplicación de encuestas, sistematización y depuración de base de datos).

10

Elaborar y remitir respuesta a derecho de petición o tutela.


Recibe el resultado de la encuesta y elabora el oficio de respuesta respectivo el cual es remitido al usuario o a la autoridad competente.

11

Revisar la pertinencia de la urgencia.

Director Local de salud/ Dirección Local de Salud Identifica si en realidad se trata de una urgencia en salud y determina:

a) Pasar a la actividad 12 si no se trata de una urgencia. b) Pasar a la actividad 4 si realmente se trata de una urgencia

12

Continuar proceso normal de atención de solicitudes.

Director local de salud,Veedores/ Dirección Locla de salud, Veeduría ciudadana

Si el caso reportado como urgencia no amerita una aplicación prioritaria de la encuesta, continua el proceso normal de atención de solicitudes de aplicación de encuesta. Pasa a Subproceso aplicación de encuestas.

13

Programar aplicación prioritaria.


Remite al veedor para que se dirija al domicilio del paciente referido en la solicitud de la IPS y aplique la encuesta. Pasa a subproceso aplicación de encuestas.

14

Remitir al hospital el puntaje obtenido


Una vez se conoce el puntaje arrojado por el sistema, lo remite al hospital que realizó la solicitud.


2.3.42.3.4 Apl icac ión de encuestasApl i cac ión de encuestas


Objetivo: Realizar el proceso de identificación de potenciales beneficiarios de subsidios por medio de la aplicación del instrumento SISBEN.


Dirección Local de Salud, junta de acción comunal, veeduría comunitaria. Director local de Salud, veedores.

Riesgos

Se puede presentar falsedad en la información reportada en la encuesta por parte del encuestado y/o un mal manejo de las fichas de clasificación socioeconómica por parte del encuestador. Susceptibilidad a quejas y demandas ante las instituciones de vigilancia y control


Establecer un plan de realización de los operativos de campo que incluya: • Capacitación adecuada y suficiente a los encuestadores sobre el uso del instrumento SISBEN y

la estrategia de aplicación. (relaciones interpersonales, verificación directa, entrevista) • Estrategias de divulgación del proceso que acompañen la aplicación de las encuestas. Un sistema de supervisión y Interventoría de la aplicación. Seguir las normas de aplicación de encuestas SISBEN sugerida por el DNP. Comunicar al usuario la fecha y hora en que se le va aplicar la encuesta para que esté pendiente de la visita. El encuestador al terminar de obtener la información del núcleo familiar, debe efectuar una revisión de las anotaciones verificando que se obtuvo toda la información solicitada, que no hubo omisiones y que las respuestas fueron registradas claramente y en el espacio adecuado.


Manual del encuestador DNP. Formulario o Ficha de Clasificación Socioeconómica del SISBEN. Listado de encuestas programadas. Mapas. Comunicación al veedor de la respectiva Junta de Acción Comunal para que aplique la encuesta.

No A c t i v i d a dA c t i v i d a d Funcionario/ Dependencia D e s c r i p c i ó nD e s c r i p c i ó n

1

Consolidar solicitudes por fuente.

director local de salud/ dirección local de salud

Tomar las solicitudes registradas en el sistema o listado de demanda y las consolidarlas con las solicitudes especiales que pueden provenir de instituciones del sector social del municipio e inclusive a nivel central. De igual manera se consolidan con las solicitudes de hospitales que no se identificaron como urgencias reales.

2

Organizar solicitudes por zona. Director local de salud/

Dirección local de salud

El encargado organiza las solicitudes consolidadas por zonas rural o urbana y por barrios y veredas según sea el caso. N o t a : N o t a : Para aplicaciones de encuestas por barrido y de acuerdo a la planeación del proceso de focalización se establece la zona en que se realizará la actividad de campo.

3 Programar veedores. Director local de salud,

Veedor/ Dirección local de salud, Veeduría ciudadana

De acuerdo a la organización realizada de las solicitudes y a la cantidad de veedores disponibles, el director local de salud asigna las encuestas a aplicar para cada veedor y las remite mediante oficio.

4

Avisar de la aplicación de la encuesta

Director local de salud, Veedor/ Dirección local de salud, Veeduría ciudadana

Antes de realizar la aplicación de la encuesta el veedor o el director local de salud avisa mediante llamada telefónica, carta u otro medio que disponga el municipio, de la fecha exacta en que se realizará la encuesta solicitada. N o t a :N o t a : Para aplicaciones de encuesta por barrido se debe hacer uso de los medios masivos de comunicación disponibles en el municipio informando los períodos y zonas donde se llevará a cabo.

5

Dirigirse a domicilio asignado

Veedor/ Veeduría ciudadana

El veedor ubica la dirección en el listado y se dirige al domicilio asignado y determina: a) Pasar a la actividad 6 si en el domicilio asignado no se encuentra un informante

calificado. b) Pasar a la actividad 10 si en el domicilio asignado se encuentra un informante

calificado.

6 Elaborar constancia de visita

Veedor/ Veeduría ciudadana

En caso de no ubicar en la residencia asignada un informante calificado que pueda responder con propiedad la encuesta, se diligencia el formato de constancia de visita para que se reprograme la aplicación.

7

Verificar constancia


El encargado de la asignación de encuestas recibe la constancia de visita y verifica las razones por las cuales no se pudo llevar a cabo la aplicación determinando: a) Pasar a la actividad 8 si la aplicación de la encuesta es realizable. b) Pasar a la actividad 9 si la aplicación de la encuesta ya no es realizable porque el

solicitante se cambió de municipio o no es posible establecer su domicilio actual.

8 Reprogramar encuesta


Se reprograma la encuesta, asignándola al veedor respectivo. El subproceso retorna a la actividad 3.

9 Desactivar solicitud de aplicación


En caso de no ser factible la aplicación de la encuesta, esta se desactiva con el objeto de actualizar la base de solicitudes.


No A c t i v i d a dA c t i v i d a d Funcionario/ Dependencia

D e s c r i p c i ó nD e s c r i p c i ó n

N o t a : N o t a : Las solicitudes no deben eliminarse pues el mantener una base histórica de solicitudes recibidas facilita la obtención de estimaciones o proyecciones de demanda esperada.

10

Diligenciar encuesta

Veedor/ Veeduría ciudadana.

El veedor se identifica como tal y solicita la presencia de un informante calificado, preferiblemente el jefe del núcleo familiar, su esposa(o) o compañero(a) o en su defecto una persona mayor de 18 años perteneciente al núcleo familiar de referencia e inicia la entrevista. Siguiendo el orden de las preguntas del formulario, el encuestador diligencia el formulario marcando con una “X” en la casilla correspondiente las respuestas suministradas por el encuestado y los resultados de la inspección visual de las condiciones socioeconómicas observadas en el domicilio. Finalmente le hace firmar el formulario y colocar la huella digital en el espacio correspondiente.

11 Entregar encuestas diligenciadas.


El encuestador entrega las encuestas diligenciadas al encargado de la supervisión y revisión de encuestas.

12 Verificar cumplimiento de encuestas asignadas


El encargado de la supervisión de encuestas una vez recibe del encuestador las encuestas diligenciadas, verifica el cumplimiento con la asignación realizada.

13

Revisar diligenciamiento de encuestas realizadas.


El encargado de la supervisión de encuestas revisa el diligenciamiento dado a la encuesta y determina: a) Si la encuesta no está bien diligenciada pasa a la actividad 14. b) Si está bien diligenciada pasa a la actividad 16.

14

Devolver a encuestador


Cuando se detecta un mal diligenciamiento de la encuesta el encargado de la asignación de las encuestas devuelve la encuesta para que sea corregida por el encuestador. En esta actividad es importante establecer un mecanismo de registro y seguimiento del tipo de errores presentados y el o los encuestadores que los cometen, con el fin de establecer los correctivos que sean necesarios para garantizar la transparencia, calidad y eficiencia del proceso.

15 Realizar correcciones.


El veedor realiza las correcciones a las que haya lugar, de ser necesario se desplaza nuevamente al domicilio del núcleo familiar encuestado.

16

Realizar supervisión a la aplicación de encuestas Director local de salud/


Toma una muestra del 20% del total de encuestas correctamente diligenciadas y verifica en campo la veracidad de la información registrada en las mismas, revisando básicamente las siguientes variables criticas: ingresos, escolaridad, composición del núcleo familiar. Si se encuentran inconsistencias en la información inicialmente registrada se corrigen, se reporta las razones por las cuales fue necesario realizar la corrección y se determinan los correctivos necesarios.

17

Actualizar base de solicitantes Director local de salud/


Actualiza la base o listado de solicitudes desactivando de la misma las solicitudes que ya han sido atendidas, es decir que corresponden a encuestas realizadas o aplicaciones anuladas ante la imposibilidad de ser realizadas. Las encuestas avaladas pasan al subproceso sistematización y depuración de base de datos


2.3.52.3.5 Sis temat izac ión y depurac ión de la base de datosS i s temat izac ión y depurac ión de la base de datos


Objetivo: Mantener actualizadas la base histórica de focalizados a medida que se realiza la aplicación de las encuestas SISBEN.


Dirección local de salud Coordinador SISBEN y régimen subsidiado.

Riesgos

La información registrada en el sistema puede presentar errores de digitación no detectados por el software. Inadecuada administración de la base de datos que implique pérdida en la información o alteración en los datos originalmente registrados. Presencia de virus que afecten el desempeño del software del computador donde está instalada la base de datos. Sistema de computo sin destinación especifica.


Correr siempre las mallas de validación que dispone el sistema y realizar los ajustes correspondientes. Tener un sistema adecuado de almacenamiento de archivos (sistema de riesgo) No utilizar disquetes o información proveniente de otros medios sin haber sido verificada previamente por un programa antivirus. Verificar la base de afiliados del régimen subsidiado contra la del contributivo.


Formularios o Fichas de Clasificación Socioeconómica del SISBEN diligenciados. Informe del proceso. Reportes estadísticos generados por el software.


1

Verificar ficha en base histórica.

Coordinador SISBEN y régimen subsidiado / dirección Local de Salud

Verifica los datos del núcleo familiar encuestado e identifica si se existe una ficha de dicho núcleo familiar registrada en la base histórica, ya que puede tratarse de una reencuesta. En este caso el ente territorial tiene dos opciones: • Eliminar la ficha existente e ingresar la información de la encuesta más reciente. • Actualizar los datos de la ficha existente

2

Digitar información. Coordinador SISBEN y régimen subsidiado / dirección Local de Salud

Digita la información registrada en el formato de encuesta, en el archivo de edición ante la imposibilidad de modificar directamente el archivo histórico. Cuando la ficha se pasa al archivo histórico se establecen las duplicidades por documento de identidad o por homónimos y al actualizar si todos los datos coinciden con una ficha ya registrada en el sistema se borra la ficha con fecha más antigua.

3 Validar información. Coordinador SISBEN y

régimen subsidiado / dirección Local de Salud

El encargado utiliza las diferentes mallas de validación del sistema y determina: a) Pasar a la actividad 4 si se puede corregir. b) Continuar en la actividad 6 si no es necesario realizar correcciones.

4

Realizar correcciones Coordinador SISBEN y régimen subsidiado / dirección Local de Salud

El encargado de la digitación realiza las correcciones que sean factibles de realizar por efectos de errores de digitación y determina: a) Pasar a la actividad 5 si se requiere corrección en campo. b) Continuar con la actividad 6 si no se requiere corrección en campo.

5

Devolver a encuestador para corrección en campo.


Cuando las inconsistencias resultan de la información contenida en la ficha socioeconómica diligenciada y se requiere verificación en campo, el supervisor devuelve al encuestador para que sea éste el que realice las correcciones. Se remite a aplicación de encuestas, actividad 14.

6 Asignar puntaje Coordinador SISBEN y

régimen subsidiado / dirección Local de Salud

El encargado de la digitación utiliza la opción que tiene el sistema para asignar el puntaje obtenido por el encuestado

7

Informar a la población de los resultados.


El encargado de la digitación imprime la ficha con el puntaje obtenido o entrega certificado de puntajes cuando éste es solicitado por el encuestado en la unidad de SISBEN. En los casos en que se han desarrollado barridos, las fichas de los encuestados se imprimen y se entregan realizando un nuevo barrido. De igual manera se publican listados de los resultados obtenidos en las instalaciones de la unidad de SISBEN, de la dirección local de salud, de la alcaldía y otros sitios públicos del municipio.

8 Realizar copia de base de datos actualizada


El digitador realiza periódicamente ( se sugiere semanal) copias de la base histórica actualizada.

9 Remitir copia de la base de datos.


Las copias de la base de datos son enviadas a las instituciones del orden social del municipio, departamental y nacional que puedan requerirlas.

10

Elaborar informe del proceso.


Trimestralmente o cuando es solicitado por las instituciones de vigilancia y control, el encargado del manejo del SISBEN en el municipio realiza el informe del proceso, donde identifica los resultados obtenidos frente a los planeados y los compromisos de ajuste a los que haya lugar. Estos informes son enviados a los solicitantes mediante oficio remisorio con copia para archivo en la entidad con el fin de tener información


No A c t i v i d a dA c t i v i d a d Funcionario / dependencia D e s c r i p c i ó nD e s c r i p c i ó n de seguimiento.

2.3.62.3.6 Auditar foca l i zac iónAuditar foca l i zac ión

F u n d a m e n t a c i ó n d e l s u b p r o c e s oF u n d a m e n t a c i ó n d e l s u b p r o c e s o Objetivo: Vigilar el correcto desarrollo del proceso de focalización en el municipio. Dependencias y cargos que intervienen

Dirección local de Salud, Veedurías Locales. Coordinador SISBEN (régimen subsidiado)

Riesgos Susceptibilidad a quejas y reclamos. Colusión de agentes controladores. Conflicto de intereses.


Establecer un protocolo de vigilancia y control del proceso de focalización. Almacenar o recolectar información de auditoria. Lograr mayor participación y control de los actores involucrados en las auditorias Tener un manual donde se identifiquen las funciones de los auditores así como sus responsabilidades y los mecanismos sancionatorios.


Informes de interventoría. Acta de visita. Certificaciones de comprobación de derechos Notas escritas, denuncias por parte de la población


1

Planear operativo de campo.

Director Local de Salud, Coordinador SISBEN, Personero /Dirección Local de salud, Personería

La veeduría, la personería, la unidad de SISBEN del municipio y la dirección, local de salud a través de los mecanismos de participación comunitaria identifican los casos de posibles focalizados que han cambiado su situación socioeconómica o que por sus condiciones económicas no deberían tener derecho a un subsidio y programan la verificación de campo a la que haya lugar. De igual manera se programan operativos de campo periódicos con el fin de detectar casos de cambios en las condiciones socioeconómicas no reportados por la comunidad.

2

Realizar inspección visual de las condiciones socioeconómicas.

Coordinador SISBEN(régimen subsidiado)/ Dirección Local de salud

Se realiza el operativo verificando visualmente que las condiciones socioeconómicas de los focalizados no han variado sustancialmente y no existe la necesidad de repetir la encuesta. Determinado: a) Pasar a la actividad 3 si es necesario repetir la encuesta. b) Pasar a la actividad 4 si no es necesario repetir la encuesta.

3

Repetir encuesta Coordinador SISBEN(régimen subsidiado)/ Dirección Local de salud

Si las inconsistencias detectadas entre la información registrada en las encuestas y las condiciones socioeconómicas observadas en la vista lo ameritan se repite la encuesta. (Ver subprocesos aplicación de encuestas y sistematización y depuración de base de datos).

4 Registrar información.


Registra en el acta de Interventoría las observaciones a las que haya lugar

5

Elaborar informe de auditoría.


Elabora el informe de la Interventoría realizada y establece los correctivos a los que haya lugar dependiendo del tipo de hallazgos obtenidos, en lo posible se debe contar con el consenso de la veeduría y de la personería. Este informe es remitido a las instituciones que lo soliciten y copia del mismo es archivada en la entidad.


2.42.4 Indicadores de seguimiento y control del proceso de focalizaciónIndicadores de seguimiento y control del proceso de focalización

2.4.12.4.1 Indicadores de product iv idadIndicadores de product iv idad

Este tipo de indicadores identifica el uso de los recursos de acuerdo a las unidades de salida que tiene el proceso:

�� Uso d e l r e c u r s o po r me c an i smo d e f o c a l i z a c i ó nU so d e l r e c u r s o po r me c an i smo d e f o c a l i z a c i ó n

Es el resultado de dividir el total de persona focalizadas por mecanismo (por demanda, o por barrido) entre el total de horas de utilización de cada uno de los recursos.

Uso del recurso i focalización por demanda

= Total de personas focalizadas por demanda

Horas de recurso i

Uso del recurso i por barrido = Total de focalizadas por barrido

Horas de recurso i

Donde i = Recurso humano, recurso tecnológico, inventario, infraestructura.

�� Uso d e l r e c u r s o po r mec an i smo d e a t e n c i ó n d e s o l i c i t u d e sU so d e l r e c u r s o po r mec an i smo d e a t e n c i ó n d e s o l i c i t u d e s

Es el resultado de dividir el total de solicitudes de aplicación de encuesta por los mecanismos de atención de solicitudes (directa, por tutelas o derechos de petición, por urgencia en salud) entre el total de horas de utilización de cada uno de los recursos.

Uso del recurso i en atención de solicitudes directas.

=

Total de solicitudes recibidas por demanda directa del solicitante Horas de recurso i

Uso del recurso i en atención de solicitudes por tutelas o derechos de petición.

=

Total de solicitudes recibidas a través de derechos de petición o tutelas Horas de recurso i

Uso del recurso i en atención de solicitudes recibidas por urgencia en salud.

=

Total de solicitudes recibidas por urgencia en salud Horas de recurso i

Donde i = Recurso humano, recurso tecnológico, inventario, infraestructura

2.4.22.4.2 Indicadores de ef icac iaIndicadores de ef icac ia

�� E f i c a c i a d e l o s me c an i smo s d e f o c a l i z a c i ó n : E f i c a c i a d e l o s me c an i smo s d e f o c a l i z a c i ó n :

Es el resultado de dividir el número de personas que resultan clasificadas dentro de los niveles 1 y 2 del SISBEN entre el total de personas focalizadas por mecanismo (demanda, barrido).


Eficacia de la focalización por barrido = Total de personas clasificadas en nivel 1 y 2 por barrido X 100 Total de personas focalizadas por barrido

Eficacia de la focalización por demanda = Total de personas clasificadas en nivel 1 y 2 por demanda X 100 Total de personas focalizadas por demanda

2.4.32.4.3 Costo uni tar ioCosto uni tar io

Es el resultado de dividir el costo total del proceso o del subproceso por la cantidad de unidades de salida producidas en los mismos.

Costo unitario focalización =

Costo total del proceso de focalización Número de personas focalizadas

Costo unitario atención de solicitudes de aplicación de encuestas

= Costo total del subproceso de atención de solicitudes de aplicación de encuestas Número total de solicitudes de aplicación de encuestas atendidas

Costo unitario subproceso de selección y contratación de encuestadores

= Costo total del subproceso de selección y contratación de encuestadores

Número total encuestadores contratados


2.52.5 Perfiles por competencias básicas para el proceso de focalización Perfiles por competencias básicas para el proceso de focalización

2.5.12.5.1 Perf i l de l profes iona l de foca l i zac iónPer f i l de l profes iona l de foca l i zac ión

A c t i v i d a d e sA c t i v i d a d e s ( ¿ Q u é d e b e h a c e r ? )( ¿ Q u é d e b e h a c e r ? )

C o nC o n o c i m i e n t oo c i m i e n t o ( ¿ Q u é d e b e s a b e r ? )( ¿ Q u é d e b e s a b e r ? )

C o m p e t e n c i a s b á s i c a sC o m p e t e n c i a s b á s i c a s P r o d u c t o f i n a lP r o d u c t o f i n a l Var i ab l e de de sempeñoVar i ab l e de de sempeño

• Elaborar plan operativo para la focalización según demanda de encuesta y dar respuesta a solicitudes.

• Recibir y estudiar

derechos de petición y acciones de tutela según norma.

• Definir según en

términos de ley, la priorización en la aplicación de la encuesta.

• Elaborar respuesta a

tutela • Enviar respuesta al

usuario o a la autoridad competente

• Programar

encuestadores y verificar proceso de encuesta

• Seleccionar y

contratar encuestadores • Capacitar

encuestadores • Generar actas e

informes del proceso • Verificar

cumplimiento en las metas y calidad en la realización del proceso.

• Manejo de datos pertinentes para la planeación de la focalización.

• Conocimiento del marco

legal: ley 100, acuerdo 77/97, acuerdo, y demás reglamentaciones.

• Conocimientos jurídicos

de derechos de petición, acciones de tutela y normatividad

• Conocimiento sobre el

diseño y programación de operativos de campo.

• Conocimiento de

procesos de selección y contratación de personal.

• Conocimiento de

técnicas de encuesta y recolección de datos.

• Conocimiento y manejo

de formularios propios del sistema y generación de informes.

• Orientado al resultado: siempre se mantiene concentrado en los objetivos a alcanzar, superando las metas con éxito

• Oportuna toma de

decisiones: Toma decisiones oportunamente, a veces sin contar con toda la información necesaria, cuando hay plazos fijos y bajo gran presión. Puede tomar decisiones rápidamente, predisposición a la acción.

• Dirección de personal:

sabe establecer directrices claras, distribuye adecuadamente el trabajo, mantiene un dialogo recíproco sobre las tareas y los resultados obtenidos.

• Plan de focalización del año.

• Solicitudes de

aplicación de encuestas atendidas.

• Informe anual de

focalización.

Total de encuestas realizadas X100

Total de encuestas planeadas

Total de encuestas

solicitadas

Total de encuestas realizadas


2.5.22.5.2 Per f i l técn ico foca l i zac iónPer f i l técn ico foca l i zac ión

A c t i v i d a d e sA c t i v i d a d e s

( ¿ Q u é d e b e h a c e r ? )( ¿ Q u é d e b e h a c e r ? ) C o n o c i m i e n t oC o n o c i m i e n t o

( ¿ Q u é d e b e s a b e r ? )( ¿ Q u é d e b e s a b e r ? ) C o m p e t e n c i a s b á s i c a sC o m p e t e n c i a s b á s i c a s Producto final Variable de desempeñoVariable de desempeño

• Recepción y verificación de requisitos y solicitudes

• Verificar bases de

datos históricas. • Digitar información

de encuestas. • Actualizar bases de

datos. • Elaborar e imprimir

fichas de certificación de puntaje.

• Remitir derechos de

petición • Programar operativo

de encuestas y reencuestar

• Conocer requisitos de régimen subsidiado.

• Manejo de bases de

datos, cruce de información entre bases

• Manejo de

documentación y registros propios de régimen subsidiado.

• Digitación. • Técnicas de encuestas

• Buena distribución del tiempo y planeación: emplea su tiempo de manera eficiente, sabe distribuir su tiempo eficazmente concentrando sus esfuerzos en las prioridades. Determina la duración y dificultad de las tareas.

• Relaciones

interpersonales: se relaciona bien con todo tipo de personas, ya sean superiores, pertenecientes o no a la organización.

• Bases de datos actualizadas

• Reportes para

entidades que lo soliciten.

# de encuestas ingresadas

# total de encuestas realizadas en el periodo.

# de reportes entregados

Total de reportes solicitados


33 SELECCIÓN Y PRIORIZASELECCIÓN Y PRIORIZACIÓNCIÓN


La selección y priorización de población, consisten en el proceso por el cual de la población focalizada, se seleccionan aquellos con el puntaje de nivel 1 y 2 o bien de los grupos especiales identificados por listado censal, aquellos que se constituyen en potenciales beneficiarios del régimen. La priorización es el proceso por el cual de acuerdo con la capacidad de recursos del municipio y el valor de la UPC-S vigente se determinan los cupos para afiliación al régimen, y, con base en los parámetros de Ley se establece quiénes de los potenciales beneficiarios deben ser prioritarios para ser afiliados al régimen subsidiado. Aunque el proceso mismo de focalización se constituye ya en un mecanismo que condiciona el acceso al régimen subsidiado, también lo son los criterios con los cuales dentro del grupo de focalizados se determina la prioridad para ingresar al régimen subsidiado. Dado que la afiliación a los servicios de salud se ha considerado como un servicio programático, es decir sujeta a los planes de gobierno y a la capacidad de financiación, la clasificación solamente determina la potencialidad de afiliado, pero dentro de este grupo se han establecido criterios con los cuales son asignados “los cupos” para ingresar como afiliados al régimen subsidiado. Estos cupos son definidos con base en los recursos disponibles en el municipio para la cobertura del régimen así como el valor de la unidad de pago por capitación vigente, la inclusión progresiva de diferentes grupos poblacionales y los criterios para su priorización, muestra la diversidad de parámetros que pueden ser utilizados por los administradores del régimen en el ámbito territorial. En términos generales prevalece la condición de priorización según el nivel de SISBEN, particularmente 1 y 2. Dentro de este grupo de población es que se analizan otros parámetros cuando la disponibilidad de cupos restringe la inclusión total de las personas ubicadas en este rango de clasificación. En la selección y priorización de población se identifican dos estrategias: por ampliación de cobertura o por cupos disponibles en las ARS. La primera se presenta cuando se tienen los recursos para realizar afiliación de manera masiva al régimen y la segunda cuando se presentan novedades en las ARS como: fallecimientos, no carnetizados o retiros por ingreso al contributivo, o retiros por no acreditación del documento de identificación.



Las principales normas que hacen referencia al proceso de selección y priorización se muestran en el cuadro 3:

Cuadro 3. Marco regulatorio proceso de selección y priorización

Norma G r u p o s p r i o r i t a r i o s p a r a r e c i b i r s u b s i d i o sG r u p o s p r i o r i t a r i o s p a r a r e c i b i r s u b s i d i o s D e s c r i pD e s c r i p c i ó nc i ó n

La Ley 100 de 1993, artículo 157

Las madres durante el embarazo, parto y posparto y período de lactancia Las madres comunitarias, las mujeres cabeza de familia Los niños menores de un año, los menores en situación irregular Los enfermos de Hansen, las personas mayores de 65 años Los discapacitados, los campesinos, las comunidades indígenas Los trabajadores y profesionales independientes: artistas y deportistas, toreros y sus subalternos, periodistas, maestros de obra de construcción, albañiles, taxistas, electricistas, desempleados y demás personas sin capacidad de pago

Define los grupos prioritarios, sin embargo, no establece un orden predeterminado

Acuerdo 009/94 del CNSSS

Población de los municipios de altas necesidades básicas insatisfechas y alta pobreza, entre los que se les debe dar prioridad a los municipios de la órbita del Fondo de Solidaridad y Emergencia definidos por el CONPES, así como las zonas marginadas de las grandes ciudades Grupos prioritarios: Las madres en embarazo, parto, post parto. Los menores de un año. Los ancianos.

Dos niveles: 1) Prioridad regional para los municipios

con mayor índice de NBI 2) Condiciones de vulnerabilidad

específica


Personas identificadas por SISBEN en los niveles 1 y 2 (preferencialmente el nivel 1) Personas sin capacidad de pago de los municipios 5 y 6 incluidas en el listado censal Grupos prioritarios: Grupo materno infantil. Población rural. Población indígena.

Dos niveles: 1) Personas focalizadas por SISBEN o

listado censal 2) Dentro de ellas por condiciones de

vulnerabilidad o pobreza en un orden específico.

El Acuerdo 28/96 del CNSSS

La población que al 31 de diciembre de 1995 se encontraba afiliada a las Empresas Solidarias de Salud y a las Direcciones Seccionales de Salud cuando actuaron como EPS transitorias

Ratifica el derecho de pertenencia al régimen para la población que fue afiliada mediante el programa de empresas solidarias

Acuerdo 32/96 del CNSS

Determina que la prelación para la asignación de los subsidios dada a los afiliados a las ESS clasificados en los niveles 1 y 2 del SISBEN y que en la afiliación deberá incorporarse a todos los miembros del núcleo familiar.

Condiciona la permanencia en el régimen de los afiliados a las ESS, a la aplicación del SISBEN y su clasificación en niveles 1 y 2.

Acuerdo 077/97del CNSSS

Grupos prioritarios: Población del área rural. Población indígena. Población urbana. Criterios de priorización en cada grupo: Mujeres en estado de embarazo y niños menores de 5 años. Población con limitaciones físicas, psíquicas y sensoriales. Población de la tercera edad. Mujeres cabeza de familia. Demás población pobre y vulnerable.

En dos niveles: primero por grupos poblaciones y dentro de ellos por condiciones de vulnerabilidad

Decreto 806/98 Ministerio de Salud

Define como grupos prioritarios los denominados grupos Especiales:: Población Migratoria y sus núcleos familiares (según Acuerdo 41/96) Indígenas, a la población infantil abandonada, a los indigentes, a los artistas, autores y compositores (según Acuerdo 077/97)

Debido a condicionantes sociales, culturales, de orden público y político administrativo, se incluyeron como potenciales beneficiarios y grupos prioritarios las denominadas poblaciones especiales


Define como población Especial a los desmovilizados

Acuerdo 145/99 del Población residente en zonas que no tienen categoría de municipio,


Norma G r u p o s p r i o r i t a r i o s p a r a r e c i b i r s u b s i d i o sG r u p o s p r i o r i t a r i o s p a r a r e c i b i r s u b s i d i o s D e s c r i pD e s c r i p c i ó nc i ó n CNSSS que no reciben transferencias de ICN y dependen política y

administrativamente del Departamento.


Miembros del núcleo familiar de las madres comunitarias Los menores de 6 años a cargo del ICBF Demás potenciales beneficiarios según Acuerdo 077/97

Prioritarios en cuanto a los recursos de las Cajas de Compensación familiar.

3.33.3 Línea base del prLínea base del pr oceso de Se lecc ión y pr ior i zac iónoceso de Se lecc ión y pr ior i zac ión

La línea base del proceso de Selección y priorización se construyó a partir del comportamiento que el proceso tiene según el requerimiento de contrataciones por ampliación de cobertura o por disponibilidad de cupos en las ARS ya contratadas. La línea base del proceso se observa en el diagrama 2.

D i a g r ama 2 . L í nea ba s e de l p roce so de Se l e cc ión y p r i o r i z a c i ónD i ag r ama 2 . L í nea ba s e de l p roce so de Se l e cc ión y p r i o r i z a c i ón


• Unidad del SISBEN del municipio

• Instituciones del orden social del municipio o de Nivel central (Población especial)

• Población priorizada

• Proceso de afiliación y contratación

I n p u t sI n p u t s Ou t pu tOu t pu t • Base de datos

SISBEN • Listados

censales (Población especial)

• Listado de priorizados para contratación o asignación de cupos disponibles

Selección por niveles 1 y 2

Aplicar estrategia“Priorización por

ampliación de cobertura”

Aplicar estrategia:“Priorización por

cupo de novedades”

Focalización

Base de datosSISBEN

Cupos disponibles

en ARS

Listado de seleccionados

Auditoria de Novedades

ListadosCensales

¿Existe ampliación

de cobertura?

Afiliación ycontratación

Población especial

Si

No

Población especial

ListadosCensales

Priorizados

Priorizados


F u n d a m e n t a c i óF u n d a m e n t a c i ó n d e l p r o c e s o .n d e l p r o c e s o .

Objetivo: Establecer de la población focalizada los potenciales beneficiarios del subsidio de salud de acuerdo con las condiciones de priorización vigentes, los recursos disponibles en el municipio y los cupos disponibles en las ARS.


Secretaría de planeación, Dirección Local de Salud Coordinador SISBEN, Director Local de Salud

Riesgos Inconsistencias en la información de los listados censales de población especial. Susceptibilidad a quejas y demandas ante las autoridades competentes. Manipulación de la base de datos.


Mantener actualizada la base de datos de encuestados, y que esta pueda ser consultada con facilidad para comprobar el derecho adquirido. Mantener actualizada la información suministrada mediante las nuevas legislaciones Tener el manual de funciones donde se identifique la responsabilidad civil y los mecanismos sancionatorios a los administradores de la base de datos


Base de datos de focalizados. Listados censales (población especial) Listado de priorizados.


1 Solicitar listado o B.D. de focalizados

Director local de salud / Dirección local de salud

El director local de salud solicita al encargado de la unidad de SISBEN un listado o base de datos con los focalizados clasificados por niveles 1 y 2 y zonas rural y urbana.

2 Elaborar y remitir B.D solicitada

Coordinador SISBEN/ SISBEN Elabora el listado de focalizados de acuerdo a los requerimientos solicitados por el director local de salud y lo remite a éste en medio físico y magnético.

3

Recibir y verificar base de datos de focalizados clasificados.


Recibe de la unidad de SISBEN del municipio el listado o base de focalizados actualizada y clasificada por niveles y zonas y verifica que dicha clasificación se encuentre en los mismos términos en los que se solicitó.

4

Consolidar clasificación con listados de población especial.


Consolida la base de focalizados clasificados, con los listados censales de población especial que sean recibidos en el municipio como son: población indígena, desmovilizados entre otros y establece: a) Pasar a la actividad 4 si la priorización se desarrolla para una contratación por

ampliación de cobertura. b) Pasar a la actividad 5 si la priorización se desarrolla durante la ejecución del

contrato.

5

Verificar presupuesto y establecer cupos disponibles.


Cuando la priorización se desarrolla antes de un proceso de afiliación y contratación y en éste ultimo existe una ampliación de cobertura, el director local revisa el presupuesto disponible y lo divide entre el valor de la UPC-S vigente estableciendo el número de nuevos cupos que se pueden asignar y por lo tanto el número de personas a priorizar.

6

Establecer cupos disponibles en la ARS.


Establece el número de cupos de afiliados no encontrados que puedan ser nuevamente asignados (primer informe de novedades o carnetización a treinta días) o que por efectos de las novedades reportadas (informes bimestrales de novedades) se encuentran disponibles como lo son traslados al régimen contributivo, traslados de municipio, fallecimientos de afiliados o por no acreditación del documento de identidad (Listado de egresos, Ver auditoria de novedades)

7

Verificar criterios de priorización vigentes.


Verifica los criterios de priorización vigentes, para seleccionar de la base de datos consolidada, a los potenciales nuevos afiliados al régimen subsidiado teniendo en cuenta los cupos disponibles establecidos. N o t a :N o t a : Para la distribución de los cupos disponibles por novedades en los términos anteriormente descritos, se tiene como primer criterio de adjudicación los nacimientos también reportados como novedades del periodo.

8 Elaborar listado de beneficiarios priorizados.


Una vez se aplican los criterios de priorización se elabora el listado de los beneficiarios priorizados resultantes. Pasa a subproceso de afiliación y contratación.

9

Informar a la población.


El director local de salud publica en las instalaciones de la entidad, alcaldía y otras instituciones del orden social del municipio o lugares de acceso público el listado de priorizados. De igual manera se utilizan los medios de comunicación masivos disponibles en el municipio. También se puede informar por comunicación directa a los nuevos beneficiarios del subsidio.

10 Generar informe del proceso.


Elabora el informe del proceso periódicamente (Se sugiere bimensualmente cuando se realiza priorización por cupo de novedades) y/o cuando le sea solicitado por las instituciones de vigilancia y control.


3.43.4 Indicadores de seguimiento y control del proceso de Selección Indicadores de seguimiento y control del proceso de Selección y y pr ior i zac iónpr ior i zac ión



�� Uso d e l r e c u r s o po r e s t r a t e g i a d e p r i o r i z a c i ó nU so d e l r e c u r s o po r e s t r a t e g i a d e p r i o r i z a c i ó n

Es el resultado de dividir el total de personas priorizadas (por ampliación de cobertura, o por cupo de novedades) entre el total de horas de utilización de cada uno de los recursos.

Uso del recurso i priorización por ampliación de cobertura = Total de priorizados por ampliación de cobertura

Horas de recurso i

Uso del recurso i priorización por cupo de novedades

= Total de focalizadas por cupo de novedades

Horas de recurso i



�� E f i c a c i a d e l a s e s t r a t e g i aE f i c a c i a d e l a s e s t r a t e g i a s d e p r i o r i z a c i ó ns d e p r i o r i z a c i ó n

Es el resultado de dividir el número de personas por cada estrategia que fueron carnetizadas por el total de personas priorizadas por estrategia ampliación de cobertura o cupo de novedades

Eficacia priorización por ampliación de cobertura

= Total de personas priorizadas por ampliación de cobertura

reportadas como carnetizadas en el periodo X 100

Total de priorizados por ampliación de cobertura

Eficacia priorización por cupo de novedades

= Total de personas priorizadas por cupo de novedades reportadas como carnetizadas en el periodo X 100 Total de personas priorizadas por cupo de novedades

3.4.33.4.3 Costo uni tar ioCosto uni tar io

Es el resultado de dividir el costo total del proceso o del subproceso por la cantidad de unidades de salida producidas en los mismos

Costo unitario Selección y priorización (Total)

= Costo total del proceso de Selección y priorización Número total de personas priorizadas

Costo unitario selección y priorización por ampliación de cobertura

= Costo de priorización por estrategia de ampliación de cobertura Número de personas priorizadas por estrategia de ampliación de cobertura

Costo unitario selección y priorización por cupo de novedades

= Costo de priorización por estrategia de cupo de novedades Número de personas priorizadas por estrategia de cupo de novedades


3.53.5 Perfiles de competencias básicas para el proceso de selección y Perfiles de competencias básicas para el proceso de selección y pr ior i zac ión pr ior i zac ión

3.5.13.5.1 Perf i l de l profes iona l de se lecc ión y pr ior i zac iónPerf i l de l profes iona l de se lecc ión y pr ior i zac ión




• Verificar presupuesto y cupos disponibles para asignarlos.

• Informar a la

población la lista de las personas priorizadas

• Verificación de

listados de población inicial.

• Liderar veedores para

realizar tamizaje del listado de priorizados

• Asignación de presupuestos

• Elaboración de

informes.

• Técnicas de información y difusión.

• Criterios de priorización

vigentes.

• Conocimientos técnicos y prácticos: posee el conocimiento técnico y práctico y las habilidades necesarias para realizar el trabajo con gran perfección.

• Ética y valores: Se rige

por un conjunto eficaz y apropiado ( según lo establecido) de valores y creencias fundamentales, tanto en situaciones favorables como adversas. Es consecuente con dichos valores. Incentiva los valores correctos y desaprueba los incorrectos. Pone en práctica sus creencias.

• Liderazgo para manejo

de grupos de veedores.

• Listado de priorizados.

• # De días entre la fecha de entrega de personas clasificadas y la entrega final del listado de priorizados.

3.5.23.5.2 PerPer f i l de l técn ico de se lecc ión y contratac ión f i l de l técn ico de se lecc ión y contratac ión




• Recibir y verificar bases de datos de focalizados

• Elaborar y generar

listados. .

• Manejo de bases de datos.

• Digitación.

• Orientación a la acción: le gusta trabajar intensamente y esta muy pendiente de los resultados.

• Alta concentración.

• Reporte de clasificados de Zona rural 1 y 2

• # De días desde que se recibe la solicitud del reporte hasta que se remite al profesional que realice la priorización.


44 AFILIACIÓN DE BENEFIAFILIACIÓN DE BENEFICIARIOS Y CONTRATACICIARIOS Y CONTRATACIÓN DE ÓN DE ARSARS


Se entiende la afiliación efectiva al régimen subsidiado cuando la población se inscribe a la ARS que ha elegido y se otorga y legaliza el subsidio entre el ente territorial y la entidad administradora a través de la contratación. Así se determinan dos subprocesos a desarrollar por parte de los entes territoriales para concretar la afiliación: por un lado la promoción de la libre elección y la inscripción a las ARS y por el otro el de selección y contratación de Administradoras del Régimen Subsidiado.

4.1.14.1.1 Libre e lecc ión e inscr ipc ión a la ARSLibre e lecc ión e inscr ipc ión a la ARS

Entendido como el procedimiento mediante el cual el afiliado diligencia el formulario de afiliación, su entrega a la ARS y la verificación y firma por parte del alcalde. Sobre este tema, la normatividad existente no sólo se ha orientado a ratificar el derecho de la población a la libre elección sino también a definir procesos específicos y responsables. En este proceso del régimen se definen las responsabilidades tanto para los municipios como para los departamentos y se determina también las competencias según la condición descentralizada o centralizada del municipio. Los municipios tienen a su cargo la información y comunicación a la población priorizada sobre las ARS autorizadas para operar en el territorio para que puedan ejercer el derecho a la libre elección. Una vez elegida la entidad administradora debe diligenciar el formulario único de afiliación en el plazo determinado, para que el municipio inicie el proceso de verificación de que los inscritos sean las personas identificadas en los listados de priorizados y además que no existan duplicidades entre las inscripciones reportadas por las diferentes ARS. Cuando este hecho se presente, los alcaldes deberán comunicar a la población que deben decidirse por una sola de ellas, dentro del plazo establecido en caso contrario queda vigente la primera inscripción. Por otra parte el Alcalde deberá entregar a la Dirección Seccional de Salud el listado de personas inscritas por cada entidad Administradora y mantener actualizada la base de datos de las personas seleccionadas para la asignación de los subsidios. El nivel departamental debe verificar que las ARS en el momento del contrato cumplan con el mínimo de afiliados y de no cumplirse estos requisitos, informa a los municipios para que éstos a su vez comuniquen a los beneficiarios sobre el nuevo trámite de inscripción. Es responsable por la verificación de multiafiliación entre los municipios de su jurisdicción, cuando detecte situaciones de este tipo debe dejar válida únicamente la que corresponda al lugar de residencia del beneficiario, e informar de ello a los respectivos Alcaldes. El Departamento debe mantener actualizada la base de datos de los beneficiarios de subsidios en su jurisdicción y remitir a la Dirección General de Seguridad Social del Ministerio de Salud,


copia del contrato o contratos suscritos con las ARS y el listado de afiliados. En este sentido es importante anotar que específicamente esta función corresponde en primera instancia a los municipios sean o no descentralizados, y a los departamentos, la de consolidación y validación general de afiliados en el ámbito departamental Como estrategias de la realización de dicho proceso se identifican: la afiliación abierta (o puerta a puerta) en el que las ARS realizan mercadeo llegando a cada una de las viviendas de los potenciales beneficiarios, una vez recibida la lista de priorizados por parte de la administración territorial del régimen. La afiliación centralizada en la que el ente territorial organiza una jornada especial (feria), donde se convoca a las ARS y a la población en un solo espacio para que se realice el proceso de inscripción. La afiliación por cupo de novedades, en el que los priorizados son distribuidos entre las diferentes Administradoras que operan en el territorio de acuerdo con los cupos disponibles por reporte de novedades

4.1.24.1.2 Contratac ión de ARSContratac ión de ARS

Previo a la formalización del contrato, se realiza por parte de las entidades territoriales, la selección de las ARS interesadas en administrar el régimen subsidiado en sus jurisdicciones. Implica también las actividades relacionadas con validación de inscritos y definición de los pooles para cada una de las ARS, que determina el número de afiliados objeto de la contratación. La participación de las ARS en el municipio se puede realizar mediante convocatoria abierta o a través de solicitud directa de la misma entidad administradora para poder realizar inscripciones y afiliaciones de beneficiarios. En el caso de los municipios no descentralizados, son los departamentos los que asumen esta función y notifican a los respectivos municipios sobre las ARS autorizadas para operar en su respectiva jurisdicción. La selección y autorización de ARS en los territorios es un proceso diferente y posterior al de autorización de operación realizado por la Superintendencia Nacional de Salud, por lo que básicamente se constituye en un mecanismo de verificación de cumplimiento de los requisitos establecidos por la Superintendencia para funcionar así como la expedición del acto administrativo que acredita su inscripción en la respectiva entidad territorial. En la implementación de este proceso, básicamente son tres las estrategias que pueden identificarse, condicionadas en todos los casos por aspectos como: el nivel de autonomía del municipio, el tamaño de la operación (Número de potenciales afiliados) así como por el ámbito de actuación de las ARS y sus políticas particulares de expansión de mercado. La primera estrategia, denominada convocatoria consiste en la invitación generalizada por parte del ente territorial para que las ARS interesadas se inscriban y acrediten los requisitos para ser aprobadas como operadoras en dicho territorio. La segunda, solicitud directa, se refiere a solicitud, por parte de la ARS, al ente territorial para que se le permita administrar el régimen en el municipio y la tercera, asignación, más específica en estos casos para los municipios no descentralizados, donde la selección la realiza el Departamento, y el municipio es notificado de las ARS que fueron autorizadas para operar allí.


Según el nivel de descentralización del municipio, en la contratación se identifican dos estrategias: la elaboración de contratos bipartita o elaboración de contratos tripartitas en el que participan los entes departamentales.


Las principales normas que hacen referencia al proceso de Afiliación y Contratación se muestran en el cuadro 4. C u a d r o C u a d r o 44 . Marco r e gu l a to r i o p roce so de A f i l i a c i ón de Bene f i c i a r i o s y Con t r a t a c i ón de ARS. Marco r e gu l a to r i o p roce so de A f i l i a c i ón de Bene f i c i a r i o s y Con t r a t a c i ón de ARS

Norma I m p l i c a c i ó n e n e l p r o c e s o .I m p l i c a c i ó n e n e l p r o c e s o .

La Ley 100 de 1993, artículo 153, numeral 4.

Establece que el Sistema General de Seguridad Social en Salud permitirá la participación de diferentes entidades que ofrezcan la administración y la prestación de los servicios de salud y que asegurará a los usuarios libertad en la escogencia de asegurador y prestador de servicios cuando ello sea posible según las condiciones de oferta de servicios.

Acuerdo 23/95, Art. 10, del CNSSS

Determina el proceso a surtir para asignar el subsidio una vez se han identificado los beneficiarios así: 1. La Dirección de salud les comunicará que deben elegir una Entidad Administradora de Subsidios

en Salud, informándoles la lista de entidades posibles que se encuentran inscritas, con sus direcciones respectivas.

2. El beneficiario tendrá un mes contado a partir de la fecha de comunicación de la Dirección para elegir la entidad administradora de su preferencia e inscribirse ante ella. En caso de que no lo haga la Dirección de Salud, lo afiliará a aquella de su elección.

3. Para efectos de brindar una mayor información a la comunidad beneficiaria, las entidades administradoras seleccionadas podrán realizar actividades de divulgación y promoción de sus servicios.

El Acuerdo 28/96, Art. 6º, del CNSSS

La Dirección comunicará a los beneficiarios que deben elegir una Entidad Administradora de Subsidios en Salud, informándoles la lista de entidades posibles que se encuentran inscritas, por selección mediante concurso o por inscripción posterior, con sus direcciones respectivas. El beneficiario tendrá dos (2) meses contados a partir de la fecha de comunicación de la Dirección para elegir la entidad administradora de su preferencia e inscribirse ante ella. En caso de que no lo haga la Dirección de Salud, lo afiliará a aquella de su elección. Las ARS seleccionadas y aquellas inscritas con posterioridad al concurso pueden realizar actividades de divulgación y promoción de sus servicios.

Circular 11 de1996, núm. 3.3 y 3.4, Superintendencia Nacional de Salud

Ratifica lo estipulado en el Acuerdo 28 y 23. Corresponde al Alcalde la identificación de la población, el otorgamiento del subsidio y la definición de la capacidad de afiliación para el otorgamiento de cupos.

Acuerdo 41, Art. 5º, del CNSSS

Específicamente para la población migratoria, corresponde a los gremios agrícolas u organizaciones de usuarios campesinos, en coordinación con las direcciones departamentales de salud que participen en el proceso, suministrar a la población beneficiaria el listado de opciones de Administradoras, que en razón de su cobertura geográfica, puedan garantizar la prestación de servicios de salud.

El acuerdo 56/97

Define que para proceder a la afiliación, los beneficiarios del subsidio deben seleccionar una entidad administradora del régimen subsidiado e inscribirse ante ella. Los inscritos se entenderán afiliados en el momento en que la respectiva entidad territorial suscriba el contrato con la ARS y lo registre presupuestamente. Las Administradoras del Régimen Subsidiado deberán responder por el aseguramiento en salud de la población afiliada, a partir de la suscripción y registro presupuestal del respectivo contrato, en consecuencia los pagos se efectuarán a partir de dicha fecha.

Acuerdo 077/97, Art. 13, del CNSSS

Específicamente para la Población indígena determina que los gobernadores indígenas de común acuerdo con las autoridades legítimamente reconocidas, dentro de su comunidad, podrán seleccionar a la ARS en la cual se afiliarán todos sus integrantes, buscando mantener la unidad étnica, sin perjuicio de que los indígenas individualmente considerados escojan la ARS de su predilección, caso en el cual no es imperativa la concertación prevista en el Acuerdo 72/97. Al no haberse determinado proceso de libre elección por parte de la población indígena no existe el mecanismo de inscripción en forma regulada.

Acuerdo 077/97, Art. 15,16 del CNSSS

Corresponde a la alcaldía comunicar a la población seleccionada en el término comprendido entre los 90 y 60 días calendario antes de iniciarse el período, las ARS seleccionadas e inscritas. La comunicación debe ser personal, por edicto o a través medios masivos de comunicación Entrega de la lista de potenciales afiliados a las ARS que se encuentran inscritas y seleccionadas para el respectivo municipio.


Norma I m p l i c a c i ó n e n e l p r o c e s o .I m p l i c a c i ó n e n e l p r o c e s o . Los beneficiarios disponen de 30 días comprendidos entre los 60 y 30 días calendario antes de iniciarse el período de contratación, para seleccionar e inscribirse en la ARS. Una vez realizadas las inscripciones, las ARS entregan a las Direcciones Locales de Salud, a más tardar veinte (20) días calendario antes de iniciarse el período de contratación, la lista de afiliados con sus respectivos formularios. Las Alcaldías o Direcciones Locales de Salud, verificarán los listados enviados por las ARS e informarán a estas últimas a más tardar cinco (5) días calendario antes de iniciarse el período de contratación sobre el listado definitivo de afiliados por los que se realizará el contrato. Se prohíbe la afiliación forzosa y determina que si el afiliado no hace uso del derecho de libre escogencia debe esperar hasta el siguiente período para su afiliación, siempre y cuando existan recursos.

Acuerdo 138/99, Art. 3 y 4 del CNSSS

Específicamente para la población desmovilizada, una vez elaborado el listado por parte de la Secretaría Especial para la reinserción, éste será remitido durante los primeros 10 días calendario de julio de cada año, a los departamentos o distritos respectivos, según la población que corresponda a cada uno, para que sean incluidos dentro de sus listados de beneficiarios del régimen. Es responsabilidad de los Departamentos y Distritos informar a las personas identificadas como beneficiarios, sobre las ARS inscritas en su territorio, discriminadas por municipio para que aquellos puedan ejercer la libre elección. Sobre esta población, las ARS no pueden adelantar procesos ordinarios de mercadeo por lo que la lista no se les suministra. Son los beneficiarios los que seleccionan la ARS en los plazos establecidos en el acuerdo 77 de 1997, comunicando dicha decisión a la entidad territorial, con el fin de que ésta proceda a efectuar todos los trámites requeridos para su inscripción y afiliación al régimen y entregar a las ARS los formularios de inscripción en un término de por lo menos cinco días antes de iniciar el período de contratación.

Acuerdo 166/2000, CNSSS.

Establece como causa para la pérdida del subsidio y calidad de afiliado la no acreditación del documento de identificación. Las Entidades Territoriales mediante acto administrativo debidamente motivado, comunican los afiliados que serán excluidos del Régimen Subsidiado por no cumplir este requisito, sin perjuicio de que continúen recibiendo servicios de salud en calidad de vinculados, con cargo a los recursos previstos para tal fin. Para los recién nacidos se establece la figura de suspensión de servicios por no acreditación del registro civil. En el evento de que los padres o el representante legal del menor no aporten el registro civil dentro del término establecido, la ARS puede suspender los servicios hasta tanto se acredite el documento de identidad del menor. Para la población indígena se promoverá la realización de un proceso intensivo de registro e identificación que respete las particularidades étnicas y culturales de esta población para que a partir del 1° de octubre del 2000, se encuentre identificada como mínimo con el registro civil.

Acuerdo 176/2000, Art. 4º, 5º, 6º del CNSSS

Específicamente para los miembros del Núcleo Familiar de las madres comunitarias, Las entidades territoriales, previa información por parte del Ministerio de Salud y con base en los listados entregados por el ICBF, informará a éste los plazos y los cupos disponibles en cada Caja de Compensación Familiar-ARS presente en su jurisdicción para que los beneficiarios ejerzan su derecho a la libre elección. Las entidades territoriales deben garantizar la libre elección de ARS respecto a los miembros del núcleo familiar de las madres comunitarias del ICBF, estableciendo los períodos de mercadeo correspondientes. Cuando existan potenciales beneficiarios en las entidades territoriales en las cuales no existan recursos disponibles en las Cajas de Compensación Familiar, los núcleos familiares de las madres comunitarias, podrán ser prioritarios para efectuar los reemplazos de que trata el artículo 5° transitorio del Acuerdo 166, y su afiliación estará condicionada a la liberación de cupos en las respectivas ARS de conformidad con el resultado final de personas excluidas por no acreditar el documento de identidad.

Decreto 176/2000, CNSSS

Los menores 18 años de edad que no tengan documento de identidad a 1º de octubre de 2000 deberán permanecer en el régimen subsidiado siempre y cuando, en su núcleo familiar, la madre o el afiliado cabeza de familia posea documento de identidad. Los menores de edad se identificarán con el número de identificación del afiliado cabeza de familia y un consecutivo dependiendo de su lugar en el núcleo familiar, hasta tanto les sea expedido el registro civil o sea posible definir un número único de identificación por parte de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Acuerdo 177/2000, CNSSS

Ante la necesidad de lograr la identificación de los indígenas, dadas las dificultades en el proceso para el trámite de sus documentos de identidad, mediante el acuerdo se dispuso que permanecerán en el régimen subsidiado los afiliados de las comunidades indígenas que no posean documento de identidad, siempre y cuando las autoridades tradicionales del resguardo, parcialidad o cabildo legalmente constituidas, certifiquen la existencia y permanencia de los miembros afiliados al Régimen Subsidiado de su comunidad; quienes continuarán con su calidad de afiliados al régimen subsidiado y se reconocerá a las ARS correspondientes la respectiva UPC-S.


Norma I m p l i c a c i ó n e n e l p r o c e s o .I m p l i c a c i ó n e n e l p r o c e s o . Para el registro individual de cada uno de los integrantes de las comunidades indígenas en las bases de datos, la entidad territorial adelantará las siguientes acciones: asignar el código del departamento, colocará el código del municipio, el indicador de población I y un secuencial y en los municipios donde exista más de una comunidad indígena, se agregará una letra que identifique al resguardo parcialidad o cabildo al que pertenezca la población, después del indicador de población I y antes del secuencial.

Ley 100/93, Art. 215, 216, 217

Las direcciones locales, Distritales o Departamentales de Salud suscribirán contratos de administración del subsidio con las entidades promotoras de salud que afilien a los beneficiarios del subsidio. Para lo cual contratarán preferencialmente la administración de los recursos del subsidio con empresas promotoras de salud de carácter comunitario tales como las empresas solidarias de salud. Cuando la contratación se realice con empresas o entidades que no sean propiedad de los usuarios como las empresas solidarias de salud, la contratación con las promotoras de salud se regirá mediante concurso. Las Cajas de Compensación Familiar, podrán administrar directamente los recursos del Régimen Subsidiado.

Acuerdo 23/95, Art. 13

Una vez la Dirección de Salud verifique que las entidades reúnen el número mínimo de afiliados y se comprometan ante la dirección de salud a firmar un contrato de seguro para el manejo de las enfermedades de alto costo o un convenio con el Fondo de Solidaridad y Garantía, procederán a suscribir los respectivos contratos de administración de subsidios. Estos contratos se regirán por el derecho privado y deberán incluirse las cláusulas necesarias que garanticen la prestación efectiva y oportuna del servicio a la población beneficiaria. Podrán incluirse cláusulas exorbitantes.

Decreto 2357 /95

Establece, independiente de la autorización de la Superintendencia, un concurso para la inscripción y selección de entidades administradoras por parte de las Direcciones locales de Salud o de la Dirección departamental en el caso de los municipios no descentralizados, con el siguiente procedimiento: § Convocatoria a todas las entidades interesadas previamente autorizadas por la Superintendencia e

inscripción de las mismas. Se exige como requisito único la acreditación de la red de servicios. § Establecer plazo máximo para convocatoria, esto es la primera semana de febrero de 1996

dando un mes a las entidades autorizadas para que acrediten requisitos. § Integración de la Junta de Licitaciones con presencia de un representante de los beneficiarios del

Régimen Subsidiado elegido por el jefe de la administración Departamental, Distrital o Municipal según el caso, de terna presentada por las mesas de solidaridad y las veedurías comunitarias, o en su defecto, entre aquellos beneficiarios que presenten su nombre.

§ Para la selección se determina su realización mediante acto administrativo, previo concepto favorable de la junta de licitaciones procediendo a inscribirlas, autorizándolas para administrar los subsidios, durante la segunda semana de marzo.

§ Informar a los beneficiarios del subsidio sobre las entidades que han sido seleccionadas e inscritas.

Circular 011/96 de la Superintendencia

Recoge el proceso establecido en el decreto 2357 de 1995 y establece además para las Direcciones de Salud la obligatoriedad en el envío de información sobre las entidades inscritas y seleccionadas. En dicha circular se especifica lo que se entiende por convocatoria y las funciones que corresponden tanto a los Municipios descentralizados como a las direcciones de Salud Departamentales para los no descentralizados y enfatiza que se debe inscribir a todas las entidades administradoras que así lo soliciten. Así mismo, reitera lo preceptuado en el artículo 16 de acuerdo 32 de 1996 en el sentido de que no habrá cofinanciación del FOSYGA cuando no se haya hecho tal convocatoria, o cuando los municipios contraten con entidades no seleccionadas, o cuando no se garantice la presencia de al menos dos administradoras del régimen subsidiado en un municipio habiéndose inscrito este o un número mayor en la convocatoria. Debe estipularse en el contrato las imputaciones presupuestales que respaldan los compromisos, distinguiendo lo correspondiente a cada una de las partes, anexando los certificados presupuestales. Así mismo, aclara el valor de los contratos especificando que éste no es determinado sino determinable teniendo en cuenta que la UPCS es per cápita, por grupos etáreos, y según los días de afiliación, por lo que se deben registrar los parámetros y no registrar valores exactos, determinando formas de pago acordes con la ejecución del contrato.

Acuerdo 41, Art. 6º y 7º, del CNSSS

Específicamente para la población migratoria determinó que la contratación la realiza las direcciones Departamentales de Salud a las que se les transfiera los recursos del FOSYGA. Así mismo determinó que las ARS deberán suscribir convenios con los gremios agrícolas u organizaciones de usuarios campesinos que hayan participado en el proceso de identificación de la población emigrante, con el fin de realizar el pago de los aportes. Establece la obligatoriedad para las ARS de acreditar ante la dirección de Salud con quien vayan a contratar, que su cobertura geográfica en Departamentos y Municipios responde satisfactoriamente a patrones migratorios de la población identificada, en todo caso la ARS debe garantizar la prestación de servicios en todos los Municipios donde la población desarrolle su actividad agrícola.

Acuerdo 77 de 1997, Art. 29

Una vez la alcaldía o la dirección de salud verifique el listado de afiliados entregado por la ARS procederán a suscribir los respectivos contratos de administración de subsidios. Estos contratos se regirán por el derecho privado y deberán incluir como mínimo la información que determine el Ministerio de Salud, con la posibilidad de incluir cláusulas exorbitantes. Cuando la ARS cumpla con los requisitos para administrar los subsidios y los afiliados la hayan elegido, la entidad territorial está obligada a contratar con ella.



Circular 04-56 de 1998. MS y SNS

Es responsabilidad del Departamento el suscribir en coordinación con el representante legal del Municipio los contratos o convenios necesarios para la administración de recursos del Régimen, salvo cuando se trate de municipios descentralizados.

4.34.3 Línea base proceso de a f i l i ac ión y contratac iónL ínea base proceso de a f i l i ac ión y contratac ión

De acuerdo con lo expuesto en la definición y fundamentación del proceso se identificaron tres subprocesos operativos: Autorización de ARS: Subproceso desarrollado como mecanismo de entrada de una nueva ARS para operar dentro del municipio. De acuerdo con el nivel de descentralización del municipio es la Seccional Departamental la que realiza el conjunto de actividades que conforman este subproceso y remite al municipio la autorización de operación en el territorio de la ARS solicitante. P r e a f i l i a c i ó n ( L i b r e e l e c c i ó n ) : P r e a f i l i a c i ó n ( L i b r e e l e c c i ó n ) : Subproceso desarrollado con el fin de afiliar a los nuevos beneficiarios (por ampliación de cobertura o liberación de cupos) a la ARS autorizada de su preferencia. Desde le punto de vista operativo en este subproceso se da dos estrategias: libre mercadeo por parte de las ARS o evento centralizado por parte del ente territorial (feria). Con t r a t a c i ó n d e ARSCon t r a t a c i ó n d e ARS : En este subproceso se realizan todas las actividades concernientes a la elaboración, firma y legalización de los contratos realizados entre el ente territorial y las administradoras del régimen subsidiado con base en le grupo de beneficiarios asignados.


Diag r ama 3 . L í nea ba s e de l p roce so de Af i l i a c i ón y con t r a t a c i ónD i ag r ama 3 . L í nea ba s e de l p roce so de Af i l i a c i ón y con t r a t a c i ón


• ARS interesadas en operar en el territorio.

• Proceso de selección y priorización.

• Población priorizada.

• ARS • Beneficiarios

priorizados • Proceso de auditoría • Proceso financiero • Proceso de

mantenimiento al usuario

I n p u t sI n p u t s Ou t pu tOu t pu t

• Solicitud de autorización de operación en el municipio.

• Listado de priorizados • Formularios de

afiliación.

• Contratos de administración del régimen subsidiado.

• Afiliados a carnetizar

Autorización de ARS

Contratación de ARS

Preafiliación(libre elección)

ARS

Solicitud de autorización de operación en el municipio

Listado de seleccionados

Selección ypriorización

Afiliados actuales

ARS autorizadas

Afiliados paracontinuidad

PriorizadosNuevosafiliados

interventoría

Financieros

Mantenimientoal usuario

Cláusulas

ARS a ser contratadas


4.3.14.3.1 Autor i zac ión de ARSAutor i zac ión de ARS


Objetivo: Verificar que las ARS interesadas en operar dentro del municipio estén autorizadas por la Superintendencia de Salud y cumpla con los requisitos previos a la contratación según los parámetros establecidos por la norma nacional, así como los criterios particulares del territorio.


Dirección local de Salud, Alcaldía, Junta de licitaciones o Junta de seguridad social. Director local de salud, Alcalde, Jefe de compras, Veedor o representante de la comunidad, Gerente ESE, Jefe de control interno

Riesgos El proceso es susceptible de verse afectado por intereses particulares. Inconsistencias en la documentación presentada por la ARS.


Verificar que la ARS tenga vigente su aprobación por parte de la Superintendencia de Salud, al igual que las zonas donde han sido aprobados. Establecer la autenticidad de la documentación presentada por la ARS. Establecer criterios técnicos específicos acordes con el contexto del municipio. Solicitar certificación del estado de cartera de la ARS firmado por las IPS de la red de servicios.


Solicitud de autorización. Certificado de aprobación de la Supersalud. Certificado de Cámara de Comercio. Indicadores de gestión. Criterios técnicos específicos del territorio. Red de servicios Acto administrativo.

No A c t i v i d a dA c t i v i d a d Funcionario / dependencia D e s c rD e s c r i p c i ó ni p c i ó n

1 Recibir solicitud de autorización.

Director local de Salud / dirección Local de Salud

Recibe la solicitud y verifica que la misma este acompañada del certificado de aprobación emitido por la Supersalud, Certificado de Cámara y Comercio y las cartas de intención de contratar con IPS Públicas.

2 Convocar junta de licitaciones


Convoca a junta de licitaciones..

3 Verificar cumplimiento de requisitos

Junta de licitaciones Se verifica el cumplimiento y autenticidad de los requisitos y estudia la conveniencia o no de tener una nueva ARS operando en el municipio, se levanta y firma el acta de la reunión.

4

Elaborar concepto técnico


El director local de salud de acuerdo a lo establecido por la junta de licitaciones elabora el concepto técnico y determina: a) Pasar a la actividad 5 si el concepto técnico no es favorable. b) Pasar a la actividad 7 si le concepto técnico es favorable.

5 Elaborar y firmar resolución de negativa.

Director local de Salud, Alcalde / dirección Local de Salud, Alcaldía

Cuando el concepto técnico no es favorable el director local resolución de negativa en la cual expone los motivos de ésta decisión y la hace firmar por el alcalde

6 Notificar negativa a la ARS


Notifica al representante de la ARS de la resolución de negativa para lo cual lo cita previamente

7 Elaborar y firmar resolución de autorización

Director local de Salud, Alcalde / dirección Local de Salud, Alcaldía

Cuando el concepto técnico es favorable se elabora la resolución de autorización y la hace firmar por le alcalde.

8 Notificar autorización


El director local de salud notifica al representante de la ARS de la resolución de autorización para lo cual lo cita previamente.


4.3.24.3.2 Preaf i l i ac iónPreaf i l i ac ión


Objetivo: Garantizar la afiliación al Régimen Subsidiado en Salud, de la población pobre y vulnerable previamente identificada y priorizada.


Dirección Local de Salud. Director Local de Salud.

Riesgos

Irregularidades en el proceso de libre elección. La base de datos del contributivo puede no estar actualizada y por lo tanto el cruce con la de afilados al subsidiado puede reportar multiafiliaciones no reales. Cruzar a información de base de dato de afiliados entre ARS.


Vigilar el cumplimiento de los términos establecidos por la ley. Verificar que los formularios diligenciados presentados por las ARS correspondan a beneficiarios priorizados. Realizar seguimiento al subproceso. Obtener la versión más actualizada de la base de datos del régimen contributivo. Elaborar los informes y reportes, sean o no solicitados, por las instituciones de vigilancia y control del sistema. Verificar el manejo los formularios de afiliación ante, durante y después de realizada la libre elección.


Formularios de afiliación. Planillas de recepción de documentos. Listado de priorizados para libre elección. Base de datos de autorizados

�� E s t r a t e g i a e v en t o c en t r a l i z a doE s t r a t e g i a e v en t o c en t r a l i z a do


1

Planear proceso de inscripción Libre elección.

Director local de salud, Alcalde/ Dirección Local de Salud, Alcaldía

Definen como se desarrollará el proceso de preafilación o libre elección el cual inicialmente se ve determinado por la existencia o no de ampliación de cobertura (estrategia de priorización aplicada), por lo cual determinan: a) Continuar en la actividad 2, si la estrategia de priorización aplicada corresponde

a una ampliación de cobertura. b) Pasar a estrategia: Inscripción por cupo de novedades, si la estrategia de

priorización aplicada corresponde a disponibilidad de cupo por novedades.

2

Establecer plan de operación del proceso por ampliación de cobertura

Director local de salud / Dirección Local de Salud

Establecen como se realizara el proceso de libre elección por ampliación de cobertura, el cual puede ser desarrollado a través de mercadeo puerta a puerta por parte de la ARS o por evento centralizado (feria) manejado por la dirección local con la participación de las ARS.

3

Informar a la población beneficiaria.


Un mes antes de iniciar el proceso de preafiliación o libre, publica en los carteles de la entidad la invitación a la población para participar en el proceso. En la medida de sus posibilidades el territorio utiliza otros medios de difusión como el perifoneo o la publicación de avisos en los medios escritos del municipio.

4

Informar a las ARS autorizadas dentro del territorio.


Informa a la ARS autorizadas para operar en el municipio, del proceso de afiliación que se llevará a cabo y de las condiciones para participar en el mismo, así como los requerimientos de acuerdo a la manera como se realizara la inscripción por evento o mercadeo o puerta a puerta determinado: a) Pasar a la actividad 5 si la inscripción se realizara por evento centralizado b) Pasar a la actividad 6 si la inscripción se realizara por mercadeo puerta a puerta

por parte de la ARS

5

Realizar evento centralizado

Director local de salud, Coordinador régimen subsidiado / Dirección Local de Salud

De acuerdo al plan de operación del proceso y con la participación de las ARS en las condiciones estipuladas, la dirección local realiza el evento de inscripción de los beneficiarios previamente priorizados. Pasa a la actividad 8.

6

Citar y entregar base de datos y formato de inscripciones a las ARS.


Cita a las ARS autorizadas de operar en el territorio, entrega la base de datos para libre elección (beneficiarios priorizados), el modelo de formulario de inscripción e informa sobre las condiciones generales del proceso: forma de radicación de los formularios, motivos por los cuales se pueden anular una inscripción, etc.

7

Recibir y radicar formularios.

Coordinador régimen subsidiado/ Dirección local de Salud

Una vez la ARS realiza la labor de preafiliación del los beneficiarios priorizados y dentro de los plazos y condiciones establecidos por la dirección local de salud, entrega los formularios los cuales son radicados por el coordinador del régimen subsidiado.

8 Revisar diligenciamiento de

Director local de salud, Coordinador régimen

Revisan el correcto diligenciamiento de los formularios de afiliación radicados o entregados (cuando se realiza evento centralizado) por cada ARS determinado:


No A c t i v i d a dA c t i v i d a d Funcionario / dependencia D e s c r i p c i ó nD e s c r i p c i ó n formularios.

subsidiado / Dirección Local de Salud

a) Pasar a la actividad 9 si se detectan errores en el diligenciamiento y es factible su corrección.

b) Pasar a la actividad 10 si los formularios están correctamente diligenciados Nota: En los municipios centralizados la revisión de formularios es desarrollada por Seccional Departamental.

9

Devolver al ARS para su corrección


Devuelve a la ARS los formularios que presentan errores que pueden ser corregidos y notifica la eliminación de las inscripciones que presentan errores que no pueden ser corregidos

10 Ingresar información al sistema.


Ingresa al sistema los datos consignados en los formularios aprobados a cada ARS

11

Aplicar filtros de validación.


Usa las opciones del sistema (mallas de validación) para detectar errores y duplicidades o multiafiliaciones y determina: a) Pasar a la actividad 10 si se detectan multiafiliaciones. b) Continuar con la actividad en caso contrario.

12

Informar al beneficiario de la multiafiliación


En caso de multiafiliaciones el encargado avisa de la situación al beneficiario por carta o por otro medio que pueda aplicar en el municipio, con el fin de que éste determine con cual ARS se quiere quedar. Cuando no es posible obtener la respuesta del beneficiario (o por conveniencia, dentro del municipio) el encargado adjudica el cupo a la ARS que primero radicó el formulario.

13

Cruzar contra base de datos del contributivo


La base de datos que se obtiene al ingresar la información de los formularios de inscripción y que ha sido verificada a través de las mallas de validación es cruzada con la base de datos del régimen contributivo con el fin de detectar afiliaciones a ambos regímenes por parte de un mismos beneficiario y determina: a) Pasar a la actividad 12 si se detectan afiliaciones a ambos regímenes. b) Continuar en la actividad 13 cuando no se presentan afiliaciones a ambos

regímenes o estas ya han sido corregidas. Nota: En los municipios centralizados, la seccional departamental es la que realiza el cruce de las bases de datos del contributivo y del subsidiado amparados en el acuerdo 131. Las bases de datos cruzadas y validadas por el departamento son remitidas a los municipios sean centralizados o no para que estos últimos realicen los ajustes en la afiliación y contratación a los que hay lugar.

14

Eliminar de la base de datos del subsidiado e informar

Director local de salud, Alcalde / Dirección Local de Salud, Alcaldía

Cuando se presenta duplicidad de afiliación con el régimen contributivo, se elabora resolución de eliminación de la base de afiliados al régimen subsidiado y notifica personalmente o mediante edicto de la situación.

15

Consolidar base de datos de afiliados autorizados por cada ARS

Director local de salud, Coordinador SISBEN / Dirección Local de Salud

La base de datos sé consolidada identificando los afiliados asignados y autorizados para cada ARS.

16

Entregar base de datos de afiliados autorizadas a cada ARS

Director local de salud, Representante de la ARS / Dirección Local de Salud, Director local de Salud

El director local cita a las ARS y les entrega la base de datos con los afiliados autorizados para cada ARS. Pasa al subproceso de contratación de ARS.


�� E s t r a t e g i a d e i n s c r i p c i ó n po r c upo E s t r a t e g i a d e i n s c r i p c i ó n po r c upo de novedade sde novedade s

No A c t i v i d a dA c t i v i d a d Funcionario / dependenciaFuncionario / dependencia D e s c r i p c i ó nD e s c r i p c i ó n

1

Entregar a ARS listado de priorizados por cupo de novedades

Director local de salud/ Dirección Local de Salud

Entrega a las ARS el listado de personas priorizadas por cupo de novedades para que estas instituciones puedan verificar el derecho a subsidio, cuando el interesado se acerque a realizar la afiliación.

2

Informar a priorizados de la disponibilidad de cupo

Director local de salud, Coordinador régimen subsidiado/ Dirección Local de Salud

Informan por medio escrito directo a las personas priorizadas de esta condición y el listado de las ARS a las cuales se puede dirigir para realizar su afiliación respectiva.

3

Recibir formularios. Coordinador régimen subsidiado, Promotor ARS/Dirección local de salud

Una vez el interesado diligencia el formulario de inscripción y acredita el documento de identidad en las ARS de su preferencia, la ARS remite el formulario diligenciado a la dirección local de salud donde el coordinador del régimen subsidiado lo recibe y radica en el libro radicador para su control

4

Revisar diligenciamiento de formularios.


Revisan el correcto diligenciamiento de los formularios de afiliación radicados por cada ARS determinado: a) Pasar a la actividad 7 si se detectan errores en el diligenciamiento y es factible su

corrección. b) Pasar a la actividad 8 si los formularios están correctamente diligenciados

5

Devolver al ARS para su corrección


Devuelven a la ARS los formularios que presentan errores que pueden ser corregidos y notifica la eliminación de las inscripciones que presentan errores que no pueden ser corregidos

6 Ingresar información al sistema.

Coordinador régimen subsidiado/ Dirección Local de Salud

Ingresa al sistema los datos consignados en los formularios aprobados a cada ARS

7

Aplicar filtros de validación.


El encargado usa las opciones del sistema (mallas de validación) para detectar errores y duplicidades o multiafiliaciones y determina: a) Pasar a la actividad 8 si se detectan multiafiliaciones. b) Continuar con la actividad 9 en caso contrario.

8

Informar al beneficiario de la multiafiliación


En caso de multiafiliaciones el encargado avisa de la situación al beneficiario por carta o por otro medio que pueda aplicar en el municipio, con el fin de que éste determine con cual ARS se quiere quedar. Cuando no es posible obtener la respuesta del beneficiario (o por conveniencia, dentro del municipio) se adjudica el cupo a la ARS que primero radicó el formulario.

9

Cruzar contra base de datos del contributivo


La base de datos que se obtiene al ingresar la información de los formularios de inscripción y que ha sido verificada a través de las mallas de validación es cruzada por el encargado con la base de datos del régimen contributivo con el fin de detectar afiliaciones a ambos regímenes por parte de un mismos beneficiario y determina: a) Pasar a la actividad 10 si se detectan afiliaciones a ambos regímenes. b) Continuar en la actividad 11 cuando no se presentan afiliaciones a ambos

regímenes o estas ya han sido corregidas.

10

Eliminar de la base de datos del subsidiado e informar.

Director Local de Salud, Alcalde / dirección Local de Salud, Alcaldía

Cuando se presenta duplicidad de afiliación con el régimen contributivo, el director local de salud elabora resolución de eliminación de la base de afiliados al régimen subsidiado( la cual es firmada por el alcalde) y notifica personalmente o mediante edicto de la situación.

11 Aprobar afiliación. Director Local de Salud /Dirección Local de Salud

El encargado aprueba la afiliación, devolviendo a la ARS original y copia para el afiliado

12 Actualizar base de datos de afiliados por ARS.


La base de datos se actualiza identificando los afiliados asignados y autorizados para cada ARS. Pasa a subproceso contratación de ARS


4.3.34.3.3 Contra tac ión de ARSContra tac ión de ARS

F u n d a m e n t a c i ó n d e l s u b p r o c e s oF u n d a m e n t a c i ó n d e l s u b p r o c e s o

Objetivo: Formalizar la afiliación de las personas beneficiarias al Régimen Subsidiado mediante la celebración, trámite y legalización de los respectivos contratos de afiliación.


Alcaldía, Dirección Local de Salud, Secretaría de Hacienda. Alcalde, Director Local de Salud, Secretario de Hacienda, Auxiliar de presupuesto..

Riesgos

Inconsistencias en la base de datos de afiliados. El subproceso puede verse afectado por actos de competencia desleal no controlada en la realización de la libre elección. Situaciones de abuso por posiciones dominantes de alguno de los agentes participantes en el subproceso.


Aplicación de las normas vigentes de contratación. Incluir de dentro de las cláusulas del contrato la posibilidad de realizar cruce de cuentas directamente con las IPS cuando la ARS presenta demoras en el pago a su red prestadora. Verificar la documentación completa. Verificar que la disponibilidad presupuestal coincida con los montos a contratar Establecer un protocolo específico del proceso. Contar con un manual de funciones donde se identifíquela responsabilidad civil y mecanismos sancionatorios de los funcionarios participantes en el subproceso.


Minuta del contrato establecida por el Ministerio de Salud. Contratos legalizados Cuadros financieros para contratación. Solicitud de disponibilidad presupuestal. Certificado de disponibilidad presupuestal Registro presupuestal Autorización o resolución de operación. Certificados de afiliación efectiva.

No A cA c t i v i d a dt i v i d a d Funcionario / dependencia D e s c r i p c i ó nD e s c r i p c i ó n

1 Solicitar a la ARS la presentación de requisitos.

Director Local de Salud/ Dirección Local de Salud

Una vez entrega la base de afiliados aprobados para cada ARS, les recuerda a los representantes de las mismas de los documentos que son necesarios para realizar la contratación y los plazos en los que deben ser entregados.

2 Recibir y verificar requisitos

Director Local de Salud/ Dirección Local de Salud

Recibe y verifica los documentos presentados por la ARS ( Ver Interventoría inicial de contratos).

3

Determinar el valor del contrato

Director Local de Salud, Coordinador Régimen Subsidiado/ Dirección Local de Salud

El coordinador verifica la base de afilados aprobados para cada ARS y la entrega al Director local de Salud quien multiplica este número por el valor del UPC-S para establecer el valor del contrato. En este se discrimina por fuente de financiación, los diferentes montos a ser cubiertos.

4

Solicitar disponibilidad presupuestal a la unidad financiera del municipio

Director Local de Salud / Dirección Local de Salud

Remite a la Secretaría de Hacienda del municipio la solicitud de disponibilidad con sus correspondientes soportes.

5 Estudiar solicitud de disponibilidad

Secretario de Hacienda, Auxiliar de presupuesto/ Secretaría de Hacienda

El Secretario de Hacienda recibe la solicitud de disponibilidad presupuestal y la remite ala auxiliar de presupuesto quien la recibe y estudia verificando que los datos de la solicitud estén completos.

6 Expedir y remitir certificado de disponibilidad

Secretario de Hacienda, Auxiliar de presupuesto/ Secretaría de Hacienda

El auxiliar de presupuesto verifica el presupuesto, registra y codifica la solicitud y lo hace firmar por la Secretaria de Hacienda y remite el original a la Dirección Local de Salud. Finalmente archiva copia para su seguimiento.

7 Elaborar contrato Director Local de Salud / Dirección Local de Salud

Elabora la minuta del contrato siguiendo el modelo establecido por el Ministerio de Salud y se remite al alcalde

8 Revisar contrato Alcalde / Alcaldía Revisa el contrato, realizando las observaciones a las que haya lugar y lo devuelve firmado a la dirección local de salud.

9 Citar a representante de la ARS para la firma del contrato

Director Local de Salud / Dirección Local de Salud Cita a los representantes de las diferentes ARS para que firmen el contrato.

10

Firmar contrato Alcalde, Director Local de Salud, Represéntate legal de la ARS/ Alcaldía, Dirección Local de Salud, ARS

El contrato es firmado por el Alcalde y el representante legal de la ARS.

11

Radicar contrato en Seccional Departamental

Director Local de Salud / Dirección Local de Salud, Secretaría Departamental de Salud

El director local de salud se desplaza hasta la sede de la Seccional Departamental y radican los contratos firmados con las ARS, respaldados con sus correspondientes soportes: Certificado de disponibilidad presupuestal, certificación emitida por el banco de la apertura de la cuenta para ingreso de recursos, certificación por parte


No A cA c t i v i d a dt i v i d a d Funcionario / dependencia D e s c r i p c i ó nD e s c r i p c i ó n de la alcaldía de la vigencia de la cuenta, paz y salvo con respecto al pago de las IPS en le periodo de contratación anterior y/o acta de liquidación de contratos, para que sean sustentados ante el Ministerio de Salud. La Seccional Departamental una vez tiene los contratos aprobados por el Ministerio los remite a la dirección local de salud.

12

Recibir contrato sustentado por la seccional departamental.

Director local de salud/ Dirección local de salud Recibe los contratos sustentados por la seccional departamental y saca copias del

mismo para remitirla a las áreas del municipio que lo requieran.

13

Remitir copia del contrato a las áreas o entidades que lo requieran.

Director local de salud/ Dirección local de salud Remite las respectivas copias a presupuesto y las otras áreas que lo requieran a

través de un oficio remisorio.

14

Elaborar y registrar reserva presupuestal.

Director local de salud, Auxiliar de presupuesto, Secretario de Hacienda / Dirección local de salud, Secretaría de Hacienda

El director local de salud elabora el certificado de registro presupuestal y lo remite a la secretaría de hacienda donde la auxiliar de presupuesto lo registra en le sistema y entrega al secretario de hacienda para su firma. Una vez firmado lo devuelve a la dirección local de salud para su archivo.

15 Archivar certificado de registro presupuestal.

Director local de salud/ Secretaría de Hacienda

Archiva el certificado de registro presupuestal firmado por el secretario de hacienda.

16

Elaborar informe. Director local de salud/ Dirección local de salud

El director local de salud realiza el informe correspondiente y lo remite a las instituciones que lo soliciten mediante oficio remisorio y archiva el informe, al igual que el contrato, el certificado de registro presupuestal remitido por Hacienda y los documentos de soporte.


4.44.4 Indicadores de seguimiento y control del proceso de Afiliación y Indicadores de seguimiento y control del proceso de Afiliación y contratac ióncontratac ión


Este tipo de indicadores identifica el uso de los recursos de acuerdo a las unidades de salida que tienen los subprocesos que conforman el proceso:

�� U s o d e l r e c u r s o p o r s u b p r o c e s oU s o d e l r e c u r s o p o r s u b p r o c e s o

Es el resultado de dividir el total de unidades de salida de cada uno de los subprocesos (Autorización de ARS, Preafiliación, Contratación de ARS) entre el total de horas de utilización de cada uno de los recursos al subproceso.

Uso del recurso i subproceso de autorización de ARS =

Total de ARS solicitantes Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de preafiliación =

Total de preafiliados para contratación Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de contratación de ARS = Total de contratos firmados

Horas de recurso i



�� E f i c a c i a d e lE f i c a c i a d e l a s e s t r a t e g i a s d e a f i l i a c i ó na s e s t r a t e g i a s d e a f i l i a c i ó n

Es el resultado de dividir el número de personas afiliadas por cada estrategia finalmente carnetizadas entre el total de personas afiliadas por mecanismo de afiliación (libre mercado por parte de las ARS, evento centralizado). Eficacia de la afiliación por libre mercadeo por parte de las ARS

= Total de personas afiliadas reportadas como carnetizadas en el periodo X 100 Total de afiliados por libre mercadeo de las ARS

Eficacia de la afiliación por evento centralizado

= Total de personas afiliadas reportadas como carnetizadas en el periodo X 100 Total de afiliados por evento centralizado

4.4.34.4.3 Costo Uni tar ioCosto Uni tar io

Es el resultado de dividir el costo total de cada subproceso por la cantidad de unidades de salida producidas en los mismos.

Costo unitario subproceso de autorización de ARS =

Costo total del subproceso de autorización de ARS Número total de solicitudes de autorización

Costo unitario subproceso de preafiliación de beneficiarios

= Costo total subproceso de preafiliación de beneficiarios

Número de afiliados aprobados a las ARS participantes en el proceso


Costo unitario subproceso de contratación de ARS = Costo total subproceso de contratación de ARS Número de contratos firmados en el periodo

4.54.5 Perf i les por competenc ias paraPerf i les por competenc ias para el proceso de afiliación y el proceso de afiliación y contratac ión contratac ión

4.5.14.5.1 Perf i l de l profes iona l de a f i l i ac ión y contratac ión Perf i l de l profes iona l de a f i l i ac ión y contratac ión


( ¿ Q u é d e b e h a c e r ? )( ¿ Q u é d e b e h a c e r ? ) C o n o c i m i e n t o sC o n o c i m i e n t o s

( Q u e d e b e s a b e r ? )( Q u e d e b e s a b e r ? ) C o m p e t e n c i a s b á s i c a sC o m p e t e n c i a s b á s i c a s Producto final Variable de desempeñoVariable de desempeño

• Conformar y liderar junta de licitaciones para verificar cumplimiento de requisitos de las ARS y estudiar la conveniencia de la vinculación o no de nuevas ARS para el municipio de acuerdo a las normas vigentes.

• Elaborar autorizaciones

o negativas de contratación de ARS.

• Planear y desarrollar

estrategia para los procesos de afiliación o libre elección.

• Informar a las ARS

autorizadas el ingreso al sistema del municipio con la debida documentación.

• Determinar el valor del

contrato para discriminar la fuente de financiación.

• Estudiar y expedir la

solicitud del certificado de disponibilidad.

• Elaborar contrato bajo la

norma del ministerio de salud y legalizarlo con la ARS para sustentarlo ante el ministerio

• Elaborar, registrar y

remitir reserva presupuestal

• Interactuar con ARS

para entrega de listados y manejo de contratos.

• Manejo de normas: requisitos para contratación de ARS.

• Diseño y elaboración

de actas y resoluciones • Estrategias de

comunicación y difusión de información

• Capacidad intelectual: manejar conceptos y situaciones complejas sin problemas. Se le describe como una persona perspicaz, capaz y ágil.

• Relaciones interpersonales: Se

relaciona bien con todo tipo de personas, pertenecientes o no a la organización. Establece relaciones interpersonales constructivas y efectivas.

• Conocimientos técnicos y

prácticos: posee el conocimiento técnico y práctico y las habilidades necesarias para realizar el trabajo con gran perfección.

• Contratos realizados con ARS.

• # de días que transcurre entre el inicio de la ejecución del contrato hasta la autorización de l primer desembolso.

• Menos del (*) % de

los contratos son devueltos por inconsistencias.

Donde * es un valor establecido por el territorio de acuerdo a sus particularidades.


4.5.24.5.2 Perfil del técnico para el proceso de afiliación y contrataciónPerfil del técnico para el proceso de afiliación y contratación


C o n o c i m i e n t o sC o n o c i m i e n t o s ( Q u e d e b e s a b e r ? )( Q u e d e b e s a b e r ? )

C o m p e t e n c i a s b á s i c a sC o m p e t e n c i a s b á s i c a s P r o d u c t o f i n a lP r o d u c t o f i n a l Var iab le de desempeñoVar iab le de desempeño

• Recepción de documentación

• Radicación de

documentación y papelería

• Revisar el correcto

diligenciamiento de formularios de afiliación

• Ingresar información al

sistema • Cruzar base de datos

para verificar multiafiliación o cruce de afiliados con el contributivo.

• Conocimiento y manejo de documentación exigida para los procesos de afiliación y contratación

• Conocimiento y manejo

del sistema y de las bases de datos del régimen subsidiado y contributivo

• Digitación

• Relaciones interpersonales: Se relaciona bien con todo tipo de personas, pertenecientes o no a la organización. Establece relaciones interpersonales constructivas y efectivas.

• Conocimientos técnicos y

prácticos: posee el conocimiento técnico y práctico y las habilidades necesarias para realizar el trabajo con gran perfección.

• Listado o base de datos por ARS.

• # de días desde que se reciben las inscripciones hasta que se generan los listados o bases de datos de afiliados por ARS.

• Menos del (*) % de las

listas de beneficiarios presentan duplicidades no detectadas en la validación.

Donde * es un valor establecido por el territorio de acuerdo a sus particularidades.


55 MANTENIMIENTO ALMANTENIMIENTO AL USUARIO USUARIO


En este proceso se han incluido las actividades tendientes a orientar y apoyar al usuario con respecto a las diferentes inquietudes que pueda tener sobre el régimen subsidiado. Como tal, no existe una regulación expresa que determine éste como un proceso ligado exclusivamente al régimen subsidiado, sino que, tiene que ver con el SGSSS. Dicha regulación se orienta, por un lado a la responsabilidad de los entes territoriales en cuanto a la información a la población en general sobre el funcionamiento del sistema, sobre sus derechos y sus deberes, y por el otro, sobre la conformación de las asociaciones de usuarios tanto de las ARS como de las IPS, los COPACOS y las veedurías ciudadanas. En la mayoría de los casos las solicitudes de los usuarios responden a la siguiente gama de inquietudes: • Cómo acceder al Sistema General de Seguridad Social en Salud. • Cuáles son los deberes y derechos en salud. • Cuáles son los mecanismos de participación social en salud. • Dónde están localizados los servicios de salud, las dependencias y horarios de la Dirección

Local de salud. • Cuáles son las tarifas de los servicios. • Cuáles son las normas reguladoras del SGSSS. • Cuáles son los requisitos y trámites para tener acceso a los servicios de salud.

Los ajustes y compromisos que se establecen tanto por la atención de quejas y reclamos como del apoyo a las asociaciones de usuarios y al seguimiento en la satisfacción de los usuarios, entre el ente territorial y las ARS giran en torno principalmente a las siguientes situaciones: • La calidad de los servicios prestados • Los costos de los servicios • El trato a los usuarios • La oportunidad en la prestación del servicio • La violación de los derechos de los usuarios • El cumplimiento de horarios • El plan de beneficios • La solicitud de copias sobre actos administrativos • La calidad de los profesionales que prestan los servicios ( de las IPS de la red de servicios de

la ARS) • La atención en urgencias • El servicio prestado por la ARS


Las normas principales que hacen referencia al proceso de mantenimiento al usuario se observan en el cuadro 5.


C u a d r o C u a d r o 55 . M a r c o r e g u l a t o r i o p r o c e s o d e M a n t e n i m i e n t o a l U s u a r i o. M a r c o r e g u l a t o r i o p r o c e s o d e M a n t e n i m i e n t o a l U s u a r i o

Norma I m p l i c a c i ó n e n e l p r o c e s oI m p l i c a c i ó n e n e l p r o c e s o Acuerdo 28/96 Art. 6 Determina que una vez identificados los beneficiarios de subsidio las direcciones de salud están en el

deber de informar la lista de entidades en las que puede ejercer su derecho a la libre elección. Acuerdo 77 de 1997 Determina como responsabilidad de las alcaldías el mantener a disposición del público toda la

información concerniente al resultado de la aplicación del SISBEN. Igualmente establece que corresponde a las direcciones locales y distritales de salud, personerías municipales, veedurías comunitarias, mesas de solidaridad, consejos territoriales de seguridad social en salud, asociaciones y alianzas de usuarios la función de verificar la correcta asignación de subsidios

Ley 100 de 1993 Crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones Ley 190 de 1995 Dicta normas tendientes a preservar la moralidad en la administración publica y fija disposiciones con el

fin de erradicar la corrupción administrativa Ley 87 de 1993 Establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado.

5.35.3 Línea base proceso de mantenimiento a l usuar io L ínea base proceso de mantenimiento a l usuar io

La línea base del proceso de mantenimiento al usuario se construyó a partir de los siguientes subprocesos: A t e n c i ó n d e q u e j a s , r e c l amo s y o t r a s s o l i c i t u d e s : A t e n c i ó n d e q u e j a s , r e c l amo s y o t r a s s o l i c i t u d e s : Tramite dado por el ente territorial a las diferentes inquietudes expresadas por la población con respecto a la operación del régimen subsidiado en el municipio. A s e s o r í a a a s o c i a c i ó n d e u s u a r i o sA s e s o r í a a a s o c i a c i ó n d e u s u a r i o s : Apoyo a la formación de asociaciones de usuarios como mecanismo de participación social en el sistema. S e g u im i e n t o a s a t i s f a c c i ó n d e u s u a r i o s : S e g u im i e n t o a s a t i s f a c c i ó n d e u s u a r i o s : Subproceso que busca identificar el grado de satisfacción del afiliado con respeto a la ARS y activar los ajustes para mejorar dicho grado de satisfacción cuando la situación lo requiera. La interacción de estos subprocesos se observa en el diagrama 4.


D i a g r a m a 4 . L í n e a b a s e d e l p r o c e s o d e m a n t e n i m i e n t o a l u s u a r i oD i a g r a m a 4 . L í n e a b a s e d e l p r o c e s o d e m a n t e n i m i e n t o a l u s u a r i o


• Afiliados al régimen subsidiado.

• Población en general

• Usuarios.

• ARS. • Afiliados. • Entes y

autoridades de control

I n p u t sI n p u t s Ou t pu tOu t pu t

• Quejas reclamos y otras solicitudes.

• Informes trimestrales de actividades desarrolladas por las asociaciones.

• Opiniones de satisfacción expresadas por el usuario.

• Respuestas a quejas reclamos y otras solicitudes realizadas

• Ajustes a la operación del sistema

• Compromisos de mejoramiento entre los diferentes actores del régimen subsidiado

Atención de quejas, reclamos y otras

solicitudes

Seguimiento a satisfacción de

usuarios

Asesoría aasociación de

usuarios

Afiliación ycontratación

Compromisoscontractuales

Compromisos de ajuste

y mejoramiento

Población ARS

Inquietudes

Opiniones

Participación

Solicitantes

Respuesta a solicitudes


5.3.15.3.1 Atenc ión de que jas , rec lamos y otras so l i c i tudesAtenc ión de que jas , rec lamos y otras so l i c i tudes


Objetivo: Atender las peticiones de la población sobre trámites de quejas y reclamos e información referente a la operación del régimen subsidiado en el municipio.


Dirección local de salud, Personería - Secretaría General, ARS. Director local de salud, Personero, Promotores ARS.

Riesgos Que no exista un mecanismo de control sobre la oportunidad de respuesta de a las quejas, reclamos y demás solicitudes recibidas.


Mantener actualizado el registro de quejas, reclamos y solicitudes recibidas y verificar el estado de respuesta de las mismas.


Registro de peticiones. Control diario de atención al público. Consolidado de peticiones recibidas y atendidas en el periodo. Informe del proceso.

No A c t i v i d a dA c t i v i d a d Funcionario / dependencia D e s cD e s c r i p c i ó nr i p c i ó n

1

Recibir solicitud verbal o escrita

Director local de salud, personero/ Dirección local de salud, Personería – Secretaria General

El director local de salud o el personero recibe del solicitante la queja, reclamo o solicitud ya sea escrita o verbal y diligencia el registro de peticiones y el control diario de atención al público.

2

Evaluar pertinencia del caso


Estudia la pertinencia de la solicitud y determina: a) Pasar a la actividad 3 si el caso es de su completa competencia y se le puede dar

respuesta inmediata b) Pasar a la actividad 4 cuando se requiere la participación de otros funcionarios

y/o instituciones o no se le puede dar respuesta inmediata.

3

Dar respuesta inmediata.

Director local de salud / Dirección local de salud,

Responde inmediatamente a la inquietud del solicitante. Esta situación se presenta básicamente cuando se trata de solicitudes de información u orientación o solicitudes que provienen de desconocimiento de los deberes y derechos de la población dentro del sistema general de salud y el régimen subsidiado.

4

Establecer direccionamiento del caso


Una vez establece que no le puede dar respuesta inmediata a la solicitud del usuario, porque se requiere la participación de otros funcionarios, ya sea de la misma entidad o de otras instituciones externas, determina: a) Pasar a la actividad 5 si se requiere la participación de instituciones externas a la

entidad. b) Pasar a la actividad 8 si no se requiere la participación de una institución externa.

5

Elaborar oficio y remitir a institución responsable


De acuerdo a quien recibió inicialmente la solicitud, el director local de salud o el personero elabora un oficio donde expone el caso y lo remite al encargado de atención al usuario en la institución externa involucrada (ARS e IPS en la mayoría de los casos). En algunos casos no es necesario el envío de un oficio remisorio y la solución del mismo se puede llevar cabo por vía telefónica, la cual también se utiliza para darle seguimiento al proceso de respuesta en la institución externa involucrada.

6

Recibir respuesta de la entidad involucrada


De acuerdo a quien recibió inicialmente la solicitud, el director local de salud o el personero recibe la respuesta enviada por la institución involucrada y establece: a) Pasar a la actividad 7 si la respuesta no es satisfactoria y el caso es de suma

gravedad o se requiere algún tipo de sanción. b) Pasar a la actividad 10 si la respuesta recibida por parte de la institución

involucrada es satisfactoria

7

Remitir caso a Superintendencia de salud


En los casos que la respuesta al caso no es satisfactoria o el caso demande algún tipo de sanción a la institución involucrada, el director local de salud o el personero según sea el caso remite oficio a la Superintendencia de Salud exponiendo los pormenores de la situación.

8

Remitir a funcionario responsable


El encargado de atención al público remite el caso mediante memorando, al funcionario directamente responsable de dar respuesta al caso. Esta situación suele presentarse cuando se trata de acciones de tutela o derechos de petición donde se requiere la participación de funcionarios de mayor nivel jerárquico dentro de la misma institución.

9 Analizar y estudiar caso


El funcionario responsable al que se le ha dirigido el caso, lo estudia dentro de los términos que le indica la ley

10 Elaborar oficio de respuesta

Director local de salud, personero/ Dirección local de salud, Personería – Secretaria

De acuerdo a quien recibió inicialmente la solicitud, el director local de salud o el personero, elabora el oficio de respuesta y registra la misma para mantener actualizado el control de la atención de quejas y reclamos dentro de la institución.


No A c t i v i d a dA c t i v i d a d Funcionario / dependencia D e s cD e s c r i p c i ó nr i p c i ó n General

11

Remitir respuesta al solicitante


El oficio de respuesta es remitido finalmente al solicitante

12

Realizar consolidado de peticiones recibidas


Tanto el director local de salud como el personero elaboran un consolidado de las peticiones recibidas y la manera como se atendieron dichas inquietudes de la población

13

Elaborar Informe Director local de salud, personero/ Dirección local de salud, Personería – Secretaria General

Cuando es solicitado o al finalizar los periodos de contratación, se elabora un informe del proceso con el fin de establecer posibles correctivos entre las instituciones involucradas de garantizar el acceso y prestación de servicios de salud a la población perteneciente al régimen subsidiado en el municipio.


5.3.25.3.2 Asesor ía a asoc iac iones de usuar iosAsesor ía a asoc iac iones de usuar ios

F u n d a m e n t a c i ó n d e l s u b p r o c e s oF u n d a m e n t a c i ó n d e l s u b p r o c e s o Objetivo: Apoyar la formación y desarrollo de actividades de las asociaciones de usuarios en el municipio. Dependencias y cargos que intervienen

Dirección Local de Salud, Personería Director local de salud, Personero

Riesgos Perdida de interés y/o falta de compromiso por parte de las personas que conforman las asociaciones. Medidas y políticas de autocontrol

Verificar el proceso de conformación de la asociación. Creación y aplicación de formatos de registro.


Actas de iniciación de las asociaciones. Informe trimestral de actividades.


1 Planear proceso. Director local de salud,

personero/ Dirección local de Salud, Personería

El director local de salud y el personero, establecen las actividades que se deben desarrollar para apoyar la conformación de las asociaciones de usuarios y la labor de las mismas.

2 Citar a las ARS. Director local de salud,

personero/ Dirección local de Salud, Personería

Una vez se establece el plan del proceso, se cita a las ARS para determinar los compromisos necesarios para que se organicen las asociaciones de usuarios

3 Realizar reunión con la ARS.

Director local de salud, personero/ Dirección local de Salud, Personería

El director local en la reunión con las ARS expone las condiciones con las cuales las ARS deben iniciar el proceso de conformación de sus asociaciones de usuarios

4 Participar en la conformación de la asociación.*

Director local de salud / Dirección local de Salud

El director local de salud, participa como testigo de la reunión de conformación de la asociación y firma el acta de iniciación.

5

Capacitar asociación.

Director local de salud, Coordinador régimen subsidiado / Dirección local de Salud

Realizan reuniones de capacitación con las asociaciones de usuarios donde se tratan lo temas de derechos, deberes, funciones.

6

Revisar informe trimestral de actividades.

Director local de salud/ Dirección local de Salud

Trimestralmente la dirección local recibe los informes de actividades desarrolladas en el periodo por la asociación de usuarios. El director local o el designado por él revisa el informe y se determina: a) Pasar a la actividad 7 si es se requieren ajustes por parte de la ARS. b) Continúa con la actividad 8 si no se requieren ajustes inmediatos.

7 Solicitar ajustes. Director local de salud/

Dirección local de Salud En caso de que el informe presentado por la asociación de usuarios establezca irregularidades que deban ser corregidas con las ARS, el director local de salud realiza un oficio solicitando a la ARS los ajustes o los que haya lugar y lo remite a la misma.

8

Realizar reuniones periódicas de retroalimetación.

Director local de salud, Coordinador régimen subsidiado / Dirección local de Salud

Periódicamente el director local y/o el funcionario designado por é, realiza reuniones o participa de las reuniones de la asociación con el fin de retroalimentar las relaciones de los diferentes agentes: ARS, Ente territorial y usuarios.

9

Elaborar Informe. Director local de salud, Coordinador régimen subsidiado / Dirección local de Salud

Cuando sea solicitado o por lo menos una vez al año, el director local de salud o el funcionario designado por él elabora un informe del seguimiento realizado a las asociaciones de usuarios de las ARS.

* Se sugiere en este subproceso el conformar un comité central de veedores


5.3.35.3.3 Seguimiento a sat i s facc ión usuar ios Seguimiento a sat i s facc ión usuar ios


Objetivo: Realizar seguimiento a la satisfacción del usuario frente a la garantía de acceso, cobertura y calidad por parte de la ARS y de su correspondiente red de servicios


Dirección local de salud, unidad de participación social, unidad de atención al público Director local de salud, encargado de la unidad de participación social, encargado de la atención al público.

Riesgos Los usuarios pueden suministrar información falsa o incompleta por miedo a represalias. El instrumento puede estar mal diseñado o su aplicación puede presentar problemas estructurales


Realizar pruebas piloto del instrumento antes de su aplicación masiva para realizar ajustes. Establecer mecanismos de divulgación y capacitación a los usuarios tanto en sus derechos como en sus deberes con respecto al régimen subsidiado en salud. Crear y aplicar formatos estadísticos del proceso.


Encuesta de evaluación de satisfacción al usuario. Informe consolidado. Formato de verificación de resultados.


1

Planear proceso Director local de salud, Personero/ Dirección local de salud, personería

Establecer el plan operativo del proceso donde identifica los plazos y el mecanismo con el cual se pueden aplicar las encuestas los cuales pueden ser: Aplicar la encuesta en el hospital(es) público(s) del municipio. Aplicar la encuesta en las instalaciones de la dirección local de salud.

2

Diseñar encuesta de seguimiento.

Director local de salud, Coordinador régimen subsidiado, Personero/ Dirección local de salud, personería

Establecen los parámetros a evaluar y diseñan la encuesta que será aplicada. De igual manera se establece cómo se procesará y analizará la información a obtener, estableciendo el tipo de indicadores de satisfacción con los que se medirán los resultados.

3 Aplicar encuesta. Coordinador régimen

subsidiado/ dirección local de salud

De acuerdo a la modalidad de aplicación de encuesta se realiza la misma.

4 Recibir encuestas diligenciadas

Coordinador régimen subsidiado/ dirección local de salud

Las encuestas diligenciadas son recibidas en la Dirección Local de Salud donde son consolidas por parte del Coordinador del régimen subsidiado.

5

Estudiar resultados. Director local de salud, Coordinador régimen subsidiado, Personero/ Dirección local de salud, personería

Se estudian los resultados y se determina: a) Pasar a la actividad 6 si se requiera realizar algún tipo de ajuste a las ARS. b) Pasar a la actividad 8 si no es necesario realizar ningún tipo de ajuste.

6

Determinar medidas de ajuste.

Director local de salud, Coordinador régimen subsidiado, Personero/ Dirección local de salud, personería

Establecen el tipo de ajustes necesarios para mejor el nivel de satisfacción del usuario frente a la labor de la ARS si los resultados obtenidos en la aplicación de la encuesta así lo demuestran.

7

Solicitar ajustes a la ARS

Director local de salud, Coordinador régimen subsidiado, / Dirección local de salud

Elaboran y remiten el oficio solicitando a la ARS los ajustes necesarios para mejorar el nivel de satisfacción del usuario.

8 Realizar informe Director local de salud /

Dirección local de salud Elabora el informe de evaluación de la satisfacción del usuario cuando le sea solicitado o al menos una vez al año, remite a las instituciones solicitantes y archiva copia para su control posterior.


5.45.4 Indicadores de seguimiento y control de l proceso de Indicadores de seguimiento y control de l proceso de Mantenimiento a l usuar ioMantenimiento a l usuar io



�� Uso d e l r e c u r s o po r s u bp r o c eU so d e l r e c u r s o po r s u bp r o c e s os o

Es el resultado de dividir la salida de cada uno de los subprocesos, entre el total de horas de utilización de cada uno de los recursos al subproceso.

Uso del recurso i en subproceso de atención de quejas reclamos y otras solicitudes

=

Total de quejas y reclamos atendidos Horas de recurso i

Uso del recurso i en subproceso de asesoría a asociaciones de usuarios

= Número de asociaciones de usuarios asesoradas

Horas de recurso i

Uso del recurso i en subproceso de seguimiento a satisfacción de usuarios

= Número de informes de seguimiento al usuario realizados

Horas de recurso i



�� E f i c a c i a e n l a a t e n c i ón d e qu e j a s y r e c l amo sE f i c a c i a e n l a a t e n c i ón d e qu e j a s y r e c l amo s

Es el resultado de dividir el total de quejas y reclamos respondidos de manera satisfactoria entre el total de quejas y reclamos recibidos en el periodo

Eficacia atención de quejas y reclamos = Total de quejas y reclamos respondidos satisfactoriamente X 100

Total de quejas y reclamos recibidos


Es el resultado de dividir el costo total de los subprocesos por la cantidad de unidades de salida producidas en los mismos. Costo unitario subproceso de atención de quejas y reclamos.

= Costo total del subproceso de atención de quejas y reclamos

Total de quejas y reclamos recibidos

Costo unitario subproceso de asesoría a asociaciones de usuarios.

= Costo total del subproceso de asesoría a asociaciones de usuarios

Número total asociaciones de asesoradas

Costo unitario subproceso de seguimiento a satisfacción del usuario.

= Costo total del subproceso de seguimiento a satisfacción de los usuarios

Número de informes de seguimiento a la satisfacción de los usuarios.


5.55.5 Perfiles por competencias para el proceso de mantenimiento al Perfiles por competencias para el proceso de mantenimiento al usuarusuar ioio

5.5.15.5.1 Perf i l de l profes ional de mantenimiento a l usuar ioPerf i l de l profes ional de mantenimiento a l usuar io



( Q u é d e b e s a b e r )( Q u é d e b e s a b e r ) C o m p e t e n c i a s b á s i c a sC o m p e t e n c i a s b á s i c a s P r o d u c t o f i n a lP r o d u c t o f i n a l Variables de desempeñoVariables de desempeño

• Recibir y decidir situaciones de tutela o derechos de petición.

• Elaborar oficios de

respuesta a tutelas y derechos de petición.

• Dar curso a las quejas o

reclamos de mayor implicación

• Conocimiento jurídico de derechos de petición y acciones de tutela.

• Oportuna toma de decisiones: toma decisiones oportunamente, a veces sin contar con toda la información necesaria, cuando hay plazos fijos y bajo gran presión; puede tomar decisiones rápidamente, predisposición a la acción.

• Habilidades de

negociación

Respuestas satisfactorias a las solicitudes recibidas.

# de quejas o reclamos contestados

# total de quejas o reclamos recibidos

5.5.25.5.2 Perf i l de l técnico para mantenimiento a l usuar ioPerf i l de l técnico para mantenimiento a l usuar io


C o n o c i m i e n t o sC o n o c i m i e n t o s ( Q u é d e b e s a b e r )( Q u é d e b e s a b e r )

C o m p e t e n c i a s b á s i c a sC o m p e t e n c i a s b á s i c a s P r o d u c t o f i n a lP r o d u c t o f i n a l Variables de desempeño

• Recibir solicitud, queja o reclamo verbal o escrita para darle trámite.

• Evaluar pertinencia del

caso y dar respuesta o direccionar a institución responsable.

• Remitir los casos

pertinentes a la superintendencia de salud o a la instancia que lo amerite.

• Elaborar informes de

periodos para elaborar los posibles correctivos.

• Digitación • Manejo de bases de datos. • Conocimiento de formatos

y papelería del régimen.

• Buenas relaciones interpersonales: Se relaciona bien con todo tipo de personas, ya sean superiores, subalternos, pertenecientes no a la organización, crea ambientes armoniosos. Establece relaciones interpersonales efectivas y constructivas. Utiliza la diplomacia y el tacto. Puede aliviar con facilidad ambientes muy tensos.

• Interés por el cliente. Se

esfuerza por cumplir las expectativas y satisfacer las necesidades de clientes internos y externos.

• Manejo de situaciones

conflictivas. • Comprende a las personas

rápidamente. Escucha a los demás con atención. Puede alcanzar acuerdos difíciles y solucionar discrepancias de forma equitativa. Puede encontrar puntos en común y obtener cooperación con discreción.

Tramite y direccionamiento de quejas y reclamos.

# de quejas o reclamos tramitados y direccionados

# total de quejas y reclamos solicitados


66 PROCESO FINANCIEROPROCESO FINANCIERO


Como proceso financiero del régimen subsidiado se entiende el conjunto de actividades desarrollados para manejar los recursos, que incluye la presupuestación, autorización de desembolsos, realización de pagos bimestrales a las ARS y la liquidación de los contractos El sistema de Seguridad Social en Salud ha previsto un subsistema de financiamiento, para el otorgamiento de los subsidios a la demanda, esto es, la financiación del régimen subsidiado, con diversas fuentes provenientes de la nación o directamente de los ámbitos departamentales y municipales. Los recursos de algunas de las fuentes tienen destinación específica para el régimen subsidiado y otras para el financiamiento de la prestación de servicios a través de la oferta, o bien para la implementación del Plan de Atención Básica del Municipio entre otros gastos requeridos por el sector. No sólo es diverso el ámbito de proveniencia de los recursos del régimen sino también sus flujos y los niveles de discrecionalidad con que pueden ser asignados para el régimen por los gobernantes en los territorios. Se conoce a ciencia cierta los montos de recursos que la Nación cofinancia sin existir la misma seguridad en la financiación por parte de las entidades territoriales, pues no siempre los recursos programados en las entidades territoriales son ejecutados y no siempre se programan los montos determinados por la normatividad. Este hecho tiene gran impacto en el flujo de los recursos del régimen subsidiado, en que el existe la intermediación de las ARS y los contratos que con ellas celebran las entidades territoriales.


En el cuadro 6 se observa las normas principales que regulan el proceso financiero del régimen subsidiado.

C u a d r o C u a d r o 66 . M a r c o r e g u l a t o r i o p r o c e s o f i n a n c i e r o. M a r c o r e g u l a t o r i o p r o c e s o f i n a n c i e r o

N o r m aN o r m a I m p l i cI m p l i c a c i ó n e n e l p r o c e s o .a c i ó n e n e l p r o c e s o .

Ley 100 de 1993 Art. 214

Determina la financiación del régimen subsidiado en salud con los siguientes recursos: • 15 puntos como mínimo de las transferencias de inversión social destinadas a salud de que trata el

numeral 2 del artículo 22 de la ley 60 de 1993. Los 10 puntos restantes deberán invirtiesen de conformidad con el numeral 2 artículo 21 de la ley 60 de 1993

• Los recursos propios y aquellos provenientes de ECOSALUD • Loa recursos del situados fiscal y de las rentas cedidas a los departamentos que se requieran para

financiar al menos las intervenciones de II y III nivel del Plan de Salud de los afiliados al régimen subsidiado

Ley 10 de 1990 Se reorganiza el Sistema Nacional de Salud

Ley 60 de 1993 Se dictan normas sobre la distribución de competencias de conformidad con los artículos 151 y 288 de la Constitución Política, se distribuyen recursos según los artículos 356 y 357 de la Constitución Política.

Decreto 1664 de 1994 Precisa los conceptos de gastos que son financiables con los recursos fiscales que reciben los Departamentos, Distritos y Municipios

Decreto 1895 de 1994 Incluye los recursos de la participación en ingresos corrientes de la Nación como recursos fiscales. Ley 200 de 1995 Se adopta el Código Disciplinario Único.

Ley 190 de 1995 Se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración publica y a su vez fija disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.

Ley 80 de 1993 Expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y todos sus decretos


N o r m aN o r m a I m p l i cI m p l i c a c i ó n e n e l p r o c e s o .a c i ó n e n e l p r o c e s o . reglamentarios.

Decreto 806 de 1998 Reglamenta la afiliación al Sistema de Seguridad Social en Salud Decreto 1804 de 1999 Expide normas sobre el Régimen Subsidiado del Sistema General de Seguridad Social. Ley 87 de 1993 Establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado. Decreto 111 Ley general de presupuesto

Ley 42 de 1993 Determina normas sobre la organización del sistema de control fiscal, financiero y los organismos que lo ejercen.

Ley 298 de 1996 Crea la Contaduría General de la Nación y asigna funciones al Contador, entre otras disposiciones.

6.36.3 Línea base de l proceso de f inanc ieroLínea base de l proceso de f inanc iero

La línea base del proceso financiero se construyó a partir de los siguientes subprocesos. P r e s u pu e s t a c i ó n d e r e c u r s o s : P r e s u pu e s t a c i ó n d e r e c u r s o s : Subproceso que desarrolla el ente territorial a partir de la certificación de ingresos emanada por el nivel central y donde se determinan los recursos disponibles para la ejecución de las actividades del régimen subsidiado en el municipio. Rec ep c i ó n d e i n g r e s o s : R e c ep c i ó n d e i n g r e s o s : En este subproceso se establecen las cuentas en las cuales se reciben los ingresos de las distintas fuentes financiadoras y se registra el ingreso de los mismos. Au t o r i z a c i ó n d e l p r ime r d e s embo l s o : Au t o r i z a c i ó n d e l p r ime r d e s embo l s o : Como su nombre lo indica en este subproceso las direcciones locales de salud autorizan el pago del primer desembolso, verificando el resultado satisfactorio de la Interventoría inicial de contratos y remite dicha autorización a la unidad financiera del municipio. AA u to r i z a c i ó n d e d e s embo l s o s b ime s t r a l e s : u t o r i z a c i ó n d e d e s embo l s o s b ime s t r a l e s : La dirección local de salud previa verificación del informe de Interventoría de novedades, determina de las mismas el valor a pagar y autoriza el desembolso remitiéndolo a la unidad financiera del municipio. Rea l i z aRe a l i z a c i ó n d e s embo l s o s : c i ó n d e s embo l s o s : Subproceso prácticamente desarrollado en su totalidad por la unidad financiera del municipio y como su nombre lo indica su objetivo es hacer efectivo el pago a la ARS. L i qu i d a c i ó n d e c on t r a t o s : L i q u i d a c i ó n d e c on t r a t o s : En este subproceso se verifica el estado final de los compromisos contractuales de las ARS con el ente territorial, para lo cual se verifica el consolidado de novedades del periodo de contratación y el consolidado de Interventoría de P y P, este ultimo para determinar el cumplimiento de la inversión en actividades de promoción y prevención. La interacción de estos subprocesos se observa en el diagrama 5.


Diag r ama 5 . L í nea ba s e de l p roce so f i n anc i e roD i ag r ama 5 . L í nea ba s e de l p roce so f i n anc i e ro


• Nivel central. • ARS. • Proceso de

afiliación y contratación.

• Proceso de auditoría.

• ARS • Entes de

vigilancia y control

I n p u t sI n p u t s Ou t pu tOu t pu t • Certificado de

ingresos. • Cuentas de

cobro por parte de la ARS.

• Informe de Interventoría inicial de contratos

• Informe de Interventoría de novedades

• Desembolsos a las ARS

• Contratos liquidados

Presupuestación de recursos

Realización desembolsos

Autorización de desembolsos bimensuales

Nivel central

Consignaciónde recursos

Autorización del primer

desembolso

Recepción deingresos

Liquidación de contratos

Certificadode ingresos

Recursos presupuestados

Fuentes definanciación

Interventoría inicial

de contratos

Afiliación y contratación Afiliados

contratados

Requisitosverificados

Recursos disponibles

Cláusulas contractuales

Interventoría d e

novedades Novedadesavaladas

Interventoría P y P

Informe consolidado

Estado dela cuenta

¿Existe saldo a favor

de la ARS ?

Si

Cuentas por

cobrar

No

Autorizaciónde pago

Autorizaciónde pago

ARSDesembolsos


6.3.16.3.1 Presupuestac ión de recursos Presupuestac ión de recursos


Objetivo: Establecer los recursos disponibles para la ejecución de actividades del régimen subsidiado en el municipio.


Alcaldía, dirección local de salud, planeación municipal, secretaría de hacienda, concejo municipal. Alcalde, director local de salud, secretario de planeación, secretario de hacienda, concejales

Riesgos Los recursos comprometidos pueden verse afectados por reducciones, suspensiones o retrasos en los giros.


Registrar en las diferentes áreas del municipio el presupuesto aprobado para su seguimiento.


Presupuesto aprobado. Oficio remisorio.


1

Recibir certificado de recursos ICN.

Alcalde /Alcaldía El Alcalde recibe de nivel central el certificado de ingresos que recibirá el municipio durante el periodo por concepto de ICN. Este certificado es estudiado en la dirección local para establecer que recursos se pueden comprometer en la contratación de las ARS y funcionamiento en general del Régimen Subsidiado en Salud.

2

Recibir certificado presupuestal de la seccional departamental


Recibe de la seccional departamental el certificado de recursos del FOSYGA y del situado fiscal que se pueden comprometer

3

Elaborar presupuesto anual de la entidad.

Director local de salud, Secretario de planeación/ Dirección local de salud, Secretaría de Planeación

Elaboran el plan anual de la dirección de salud con base en la información del certificado de ingresos y de los demás recursos que puedan estar disponibles en el municipio (recursos propios).

4

Concertar presupuesto con las demás entidades del orden local.

Director local de salud / Dirección local de salud El plan de presupuesto de la dirección local es discutido con el de las otras entidades

del municipio para su concertación antes de ser presentado por le Alcalde ante el Concejo Municipal.

5

Presentar al concejo municipal para aprobación.

Alcalde / Alcaldía

El presupuesto es presentado por el Alcalde ante el Concejo Municipal. Los concejales discuten y aprueban el presupuesto realizando los ajustes a los que haya lugar

6

Registrar el presupuesto aprobado en el sistema.

Auxiliar de presupuesto/ Secretaría de Hacienda

Registra en el sistema el presupuesto aprobado por el Concejo Municipal

7

Elaborar PAC Auxiliar de presupuesto/ Secretaría de Hacienda

Realiza la programación de las fechas en que se proyecta recibir los ingresos y en las que se deben realizar los diferentes pagos(PAC sistematizado).


6.3.26.3.2 Recepc ión de ingresos Recepc ión de ingresos


Objetivo: Establecer el mecanismo de registro y recepción de ingresos y de la disponibilidad de los mismos para los pagos de los compromisos adquiridos en general por el municipio y en particular por la dirección local de salud (pago a ARS).


Secretaría de Hacienda – Tesorería Tesorero, Auxiliar de caja

Riesgos Mantener fondos en Instituciones Financieras poco sólidas Elaboración mensual de la conciliación bancaria, confrontando los registros bancarios con los libros de contabilidad.


Vigilar la solvencia económica de instituciones financieras en las que se tiene las cuentas bancarias.


Boletín de ingresos. Soportes de ingresos. Certificados de ingresos realizados por las diferentes entidades del orden nacional y/o departamental.


1

Establecer vigencia de las cuentas para consignación de recursos e informar.

Tesorera/ Tesorería – Secretaria de Hacienda

Establece la cuenta o cuentas en las que se recibirán los ingresos al igual que las cuentas en las que se giran los recursos cuando se realicen los pagos, e informa al Director Local de Salud y a las entidades que giran los recursos.

2 Recibir soporte de ingresos.

Tesorera, auxiliar de caja/ Tesorería – Secretaria de Hacienda

Reciben los soportes de las consignaciones realizadas por las instituciones que giran los recursos y que han sido reportados por el banco o los bancos donde se tienen las cuentas.

3 Elaborar boletín de ingresos.

Tesorera/ Tesorería– Secretaria de Hacienda

Elabora el boletín de ingresos cuando estos se produzcan, estableciendo cuales de estos corresponden al sector de salud en general y al régimen subsidiado en particular. Esta actividad se realiza diariamente

4 Registrar ingreso en el sistema


Registra el ingreso real del recurso recibido con el fin de establecer que recursos se encuentran disponibles para realizar los pagos.

5 Realizar el registro contable de los ingresos

Auxiliar contable, Auxiliar de caja/ Secretaría de Hacienda

Realizan los asientos contables de los ingresos en los libros de bancos para mantenerlos actualizados.

6

Revisar periódicamente los ingresos registrados.

Tesorera, Director Local de Salud/ Tesorería– Secretaria de Hacienda, Dirección local de salud

Periódicamente ( se sugiere una vez al mes como mínimo) revisan en las corporaciones bancarias donde se tienen las cuentas, el estado de ingreso y egreso de las mismas (Revisión de libros y extractos de los movimientos bancarios)


6.3.36.3.3 Autor i zaAutor i zac ión pr imer desembolso c ión pr imer desembolso


Objetivo: Autorizar el pago del primer desembolso a las ARS previo cumplimiento de los requisitos contractuales especialmente de la presentación de la red de servicios, póliza de reaseguro, póliza de garantía y plan anual de promoción y prevención.


Dirección Local de Salud.

Riesgos La documentación presentada por las ARS puede presentar inconsistencias.


Hacer énfasis en los puntos de control establecidos para la revisión de documentos. No autorizar el pago del primer desembolso hasta que la ARS cumpla con la presentación de todos los requisitos Revisar de manera exhaustiva todos los soportes indispensables para tramitar la cuenta de cobro de la ARS


Informe interventoría inicial de contratos. Informe de interventoría de P y P. Cuenta de cobro. Cuadro financiero. Autorización y/o orden de pago.


1

Revisar cuenta de cobro e informes de auditoria.


Las ARS entregan la cuenta de cobro la cual es revisada por el director local de salud quien verifica el cumplimiento de los requisitos contractuales para lo cual se remite a los resultados de la Interventoría inicial de contratos y de la auditoria de promoción y prevención (ver proceso de auditoria)

2

Establecer monto del primer desembolso.

Director local de salud, Tesorera/ Dirección local de salud, Tesorería – Secretaria de hacienda

Revisan el monto total del contrato y lo divide por seis para establecer el valor del primer desembolso, el cual registra en el cuadro financiero que respalda la orden o autorización de pago. De igual manara se determinan los pagos parciales y las fechas de desembolso proyectadas

3

Elaborar orden de pago.

Coordinador del régimen subsidiado, Director local de salud/ Dirección local de salud

El coordinador del régimen subsidiado elabora orden de pago por el monto a pagar. Dicha orden de pago es autorizada por el director local de salud previo cumplimiento de los requisitos precontractuales ( Ver actividad 1)

4 Firmar y remitir a secretaria de hacienda


Firma la autorización de pago y la remite a la Secretaría de Hacienda para que allí se realicen las demás actividades tendientes a realizar el pago efectivo a la ARS ( Ver subproceso realizar desembolsos).


6.3.46.3.4 Autor izac ión desembolsos b imensua lesAutor izac ión desembolsos b imensua les


Objetivo: Autorizar el pago de los desembolsos bimensuales a las ARS previa verificación del informe de Interventoría de novedades


Dirección Local de Salud. Director Local de Salud, Coordinador Régimen Subsidiado

Riesgos La cuenta de cobro presentada por las ARS puede presentar inconsistencias.


Hacer énfasis en los puntos de control establecidos para la revisión de documentos. Confrontar los reportes de las ARS, IPS con los informes de auditoría.


Informe de Interventoría de novedades Cuenta de cobro. Cuadro financiero. Orden de pago.


1

Recibir y verificar cuenta de cobro frente a novedades avaladas.

Director local de salud / dirección local de salud

Verifica la cuenta de cobro recibida por parte de la ARS contra el informe de Interventoría de novedades ( Ver auditoria de novedades)

2 Establecer valor a pagar.


Establece el valor a pagar multiplicando el valor de la sexta parte de la UPC-S vigente por el número de afiliados carnetizados deduciendo o adicionando según el tipo de novedad avalada en el informe de Interventoría de novedades

3 Elaborar orden de pago.

Coordinador régimen subsidiado/ dirección local de salud

Elabora la orden de pago con el valor del monto a pagar y la entrega al director local de salud para su firma

4 Firmar y remitir a secretaría de hacienda


Firma la orden de pago y la remite a la Secretaría de Hacienda para que allí se realicen las demás actividades tendientes a realizar el pago efectivo a la ARS


6.3.56.3.5 Real i zac ión desembolsos Rea l i zac ión desembolsos


Objetivo: Garantizar el pago de la UPC-S correspondientes a cada ARS de conformidad a la normatividad vigente.


Dirección Local de Salud, Secretaría de Hacienda Municipal. Director local de salud, tesorera, auxiliar de presupuesto, secretaria de hacienda.

Riesgos Que los comprobantes elaborados contengan errores, enmendaduras o inconsistencias. Que no coincidan los débitos y los créditos. Pérdida en el transporte de cheques.


Autorización de movimiento de fondos entre Entidades Financieras por parte del Ordenador del Gasto. Refrendación de cheques y los documentos mediante los cuales se efectúen movimientos en las cuentas bancarias donde se manejen los recursos del régimen subsidiado en salud. Hacer énfasis en los puntos de control establecidos para la revisión de documentos. Confrontar la disponibilidad presupuestal contra la disponibilidad de efectivo para poder dar tramite a la cuenta.


Autorización y/o orden de pago. Comprobante de Cheque expedido. Planilla de giro. Autorización Transferencia de Fondos. Cheques. Autorización Débito a Entidades Bancarias. Comprobante de Transferencia a Bancos. Volante de Consignación.

No A c t i v i d a dA c t i v i d a d Funcionario / dependencia DD e s c r i p c i ó ne s c r i p c i ó n

1 Recibir y revisar orden de pago.


Recepción la orden de pago remitidas por el director local de salud y registra de acuerdo a la disponibilidad presupuestal verificando el rubro y la consistencia de los soportes de la misma.

2

Verificar disponibilidad presupuestal contra efectivo

Auxiliar de presupuesto/ Secretaría de Hacienda Verifica la disponibilidad presupuestal y el efectivo es decir, si existen los recursos

para realizar el pago correspondiente.

3 Registrar en el sistema de ejecución de presupuesto


En el auxiliar registra en el sistema de ejecución de presupuesto la información de la orden de pago y la remite a la secretaria de hacienda.

4 Actualizar estado de cuenta.

Auxiliar de presupuesto; Director local de salud/ Secretaria de Hacienda

Actualiza el estado de cuenta de cada ARS, información que será de utilidad para la liquidación de contratos. Esa misma actividad también es desarrollaba por el director local de salud en el seguimiento que le hace a los contratos.

5 Firmar orden de pago y remitir a tesorería.

Secretario de Hacienda/ Secretaría de Hacienda Firma la orden de pago y la remite a tesorería

6 Revisar y firmar orden de pago en tesorería.

Tesorero/ Secretaría de Hacienda

El tesorero revisa y firma la orden de pago remitiéndola a la auxiliar de caja para que se elabore el cheque correspondiente.

7 Elaborar cheque. Auxiliar de caja/ Secretaría de Hacienda

El auxiliar de caja elabora el cheque o cheques con sus respectivos comprobantes y los remite para que sean firmados por la tesorera y por la secretaria de hacienda.

8 Revisar y firmar cheque.

Secretario de Hacienda, Tesorero/ Secretaría de Hacienda

El cheque es revisado por la tesorera y la secretaria de hacienda quienes lo firman y remiten al auxiliar de caja para su entrega.

9 Entregar cheque. Auxiliar de caja/ Secretaría de Hacienda

El auxiliar de caja entrega el cheque cuando la persona asignada por la ARS efectúa el cobro

10 Realizar reporte de movimientos de bancos

Auxiliar de caja/ Secretaría de Hacienda

Realiza el reporte de movimientos de bancos y lo remite a contabilidad anexando el comprobante de pago.

11 Realizar registro contable.

Auxiliar de contabilidad/ Secretaría de Hacienda

Realiza el registro contable de la información del pago


6.3.66.3.6 Liqu idac ión contractua lesL iqu idac ión contractua les


Objetivo: Garantizar que el contrato culmine a satisfacción para ambas partes de conformidad a la normatividad vigente y al cumplimiento de las cláusulas contractuales especialmente el porcentaje de inversión en el programa de promoción y prevención.


Dirección local de salud, Secretaría municipal de hacienda, Alcaldía Director local de salud, secretaría de hacienda, tesorera, alcalde

Riesgos Inconsistencias en los informes de auditoría. Inconsistencias en la información financiera que posee la Secretaría de Hacienda y la que posee la Dirección local de Salud con respecto a la ejecución de los contratos con las ARS


Verificar en forma manual las liquidaciones para giros. Efectuar cruces de información entre la Dirección Local y la Secretaría de Hacienda (presupuesto y contabilidad)


Cuadros financieros para contratación y giros a la ARS. Acta de liquidación. Informes de Interventoría de Novedades. Informe de Interventoría de P y P.


1 Recibir última cuenta de cobro.


Recibe y verifica la última cuenta de cobro presentada por la ARS.

2

Verificar contra consolidado de Interventoría de novedades.

Director local de salud/ Dirección local de salud Verifica la última cuenta de cobro contra los informes consolidados de Interventoría de

novedades y seguimiento. ( Interventoría del contrato)

3

Verificar contra consolidado de Interventoría de P y P.


Verifican la última cuenta de cobro contra el informe consolidado de Interventoría de P y P, observando el cumplimiento de la inversión del 10% de las UPC-S en actividades de promoción y prevención.

4 Verificar estado de cuenta.


Verifica el saldo del contratado frente al saldo de la cuenta.

5

Elaborar acta de liquidación.

Coordinador régimen subsidiado, Director local de salud/ Dirección local de salud

El coordinador del régimen subsidiado elabora el documento de acta de liquidación, la cual es revisada y modificada (si es el caso) por el director local de salud. De igual manera se cita al representante de la ARS para concertar el contenido final del acta de liquidación del contrato.

6 Concertar contenido del acta de liquidación

Director local de salud, Representante de la ARS/ Dirección local de salud

El director local de salud y el representante de la ARS discuten el contenido del acta de liquidación realizándose los ajustes a los que haya lugar.

7

Firmar acta de liquidación.

Alcalde, Director local de salud, Representante de la ARS/ Alcaldía, Dirección local de salud

Una vez concertado y aprobado el contenido del acta de liquidación se procede a la firma de la misma por parte del alcalde y el represente de la ARS quien envía el acta al asesor jurídico de la ARS para su visto bueno.

9

Remitir a presupuesto


Remite copia del acta de liquidación a la Secretaría de Hacienda (oficina de presupuesto) como soporte de la orden de pago, para que se efectúen las actividades financieras correspondientes de acuerdo a la ejecución de los recursos disponibles y cumplimiento de las cláusulas contractuales.

9 Determinar saldo Auxiliar de

presupuesto/Secretaría de Hacienda

Determina el saldo del contrato

10 Autorizar desembolso

Auxiliar de presupuesto/Secretaría de Hacienda

Registra el saldo a pagar a la ARS y continúa con el subproceso realizar desembolso.

11

Establecer excedente para liberar recursos o eliminar reservas


Establece el excedente de recursos y si estos se pueden liberar o las reservas tienen que ser eliminadas, de igual manera se elabora memorando y se remite a la a tesorería, para que se realice la correspondiente cuenta de cobro a la ARS que adeude (actividad 12) y determina: a) Pasar a la actividad 13 si los recursos son de la vigencia. b) Pasar a la actividad 15 si los recursos no son de la vigencia.

12 Elaborar cuenta de cobro y remitir a ARS

Tesorera/Secretaría de Hacienda

La tesorera elabora la cuenta de cobro a las ARS por el monto que estas le adeuden y las remiten a las mismas.

13 Elaborar proyecto Tesorera/Secretaría de Cuando es posible liberar los recursos no ejecutado, la Secretaría de Hacienda elabora y


No A c t i v i d a dA c t i v i d a d Funcionario / dependencia D e s c r i p c i ó nD e s c r i p c i ó n de acuerdo para liberar recursos

Hacienda presenta un proyecto de acuerdo al Concejo Municipal, donde se estudia el caso y establece cómo se pueden incorporar los recursos.

14 Incorporar mediante adición o sustitución


De acuerdo a la decisión tomada por el Concejo el auxiliar de presupuesto incorpora los recursos mediante adición o sustitución.

15 Eliminar reservas. Auxiliar de

presupuesto/Secretaría de Hacienda

En el caso de que los recursos no pertenezcan a la vigencia se eliminan las reservas.

16 Elaborar informe. Director local de salud/

Dirección local de salud Elabora el informe de liquidación de los contratos para lo cual solicita la información generada por la Secretaría de Hacienda. El informe una vez elaborado se remite a las instituciones solicitantes y se archiva copia del mismo para su seguimiento posterior.


6.46.4 Indicadores de seguimiento y control del proceso de financieroIndicadores de seguimiento y control del proceso de financiero




Es el resultado de dividir el total de unidades de salida de cada subproceso por el total de horas de aplicación de cada uno de los recursos.

Uso del recurso i subproceso de presupuestación de recursos = Número de sesiones para aprobación del presupuesto

Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de recepción de ingresos = Número de veces en que se recibieron ingresos

Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de autorización primer desembolso = Total de primeros desembolsos autorizados Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de autorización desembolsos bimestrales = Total de desembolsos bimestrales autorizados

Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de realización de desembolsos = Total de desembolsos realizados

Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de liquidación de contratos = Total de contratos liquidados

Horas de recurso i


6.4.26.4.2 Indicadores de oportunidadIndicadores de oportunidad

�� Opor t un i d ad e n e l p a go a l a s ARSOpo r t un i d ad e n e l p a go a l a s ARS

Mide la relación en términos de tiempo entre la fecha en que la ARS radica la cuenta de cobro y la fecha en que efectivamente se realiza el pago. Se toma como tiempo máximo de comparación 60 días establecidos por ley.

Oportunidad en el pago a la ARS = Fecha de pago – Fecha de radicación de la cuenta de cobro

�� Opor t un i d ad en l a l i q u i d a c i ón d e con t r a t o sOpo r t un i d ad en l a l i q u i d a c i ón d e con t r a t o s

Mide la relación en términos de tiempo entre la fecha en que finalizó el contrato y la fecha en que realmente se realiza la liquidación. Se toma como tiempo máximo de comparación los 90 días establecidos por ley.


Oportunidad en la liquidación del contrato

= Fecha de liquidación – Fecha de terminación del contrato

6.4.36.4.3 Costo Costo Unitar ioUnitar io

Es el resultado de dividir el costo total del proceso o del subproceso por la cantidad de unidades de salida producidas en los mismos. Costo unitario subproceso de presupuestación de recursos

=

Costo total subproceso de presupuestación de recursos Número de sesiones para aprobación del presupuesto

Costo unitario subproceso de recepción de ingresos

= Costo total subproceso de recepción de ingresos Número de veces que se recibieron ingresos

Costo unitario subproceso de autorización primer desembolso

= Costo total subproceso de autorización del primer desembolso Número de primeros desembolsos autorizados

Costo unitario subproceso de autorización desembolsos bimestrales

= Costo total subproceso de autorización de desembolsos bimestrales Número de desembolsos bimestrales autorizados

Costo unitario subproceso de realización de desembolsos

= Costo total subproceso realizar desembolsos bimestrales Número de desembolsos realizados

Costo unitario subproceso de liquidación de contratos

= Costo total subproceso de liquidación de contratos Número de contratos liquidados

6.56.5 Perf i les por competenc ias para e l proceso F inanc ieroPerf i les por competenc ias para e l proceso F inanc iero

6.5.16.5.1 Perf i l de l profes iona l de l proceso f inanc ieroPerf i l de l profes iona l de l proceso f inanc iero



( Q u e d e b e s a b e r ? )( Q u e d e b e s a b e r ? ) C o m p e t e n c i a s b á s i c a sC o m p e t e n c i a s b á s i c a s P r o dP r o d u c t o f i n a lu c t o f i n a l Variables de desempeñoVariables de desempeño

• Elaborar presupuesto anual para salud del municipio

• Concertar y presentar

presupuesto para aprobación

• Autorizar pagos para

garantizar el desembolso tendiente a realizar cargos efectivos para la ARS.

• Liquidar contratos

• Conocimiento matemáticos, manejos de flujos de caja, contabilidad

• Manejo de hojas de cálculo • Conocimiento legal y del

sistema de salud. • Conocimientos para realizar

ajustes presupuestales • Técnicas de negociación • Conocimiento en

elaboración y evaluación de proyectos.

• Conocimiento de

normas vigentes y procedimientos de liquidación de un contrato.

Conocimientos técnicos y prácticos: Posee el conocimiento técnico y práctico y las habilidades necesarias para realizar el trabajo con gran perfección.

Desembolsos autorizados. • # de días transcurridos entre la recepción de las novedades y la autorización para los pagos.

• # de contratos

liquidados dentro de los tres meses siguientes a la finalización del contrato.

• # Total de contratos a

liquidar


77 INTERVENTORÍAINTERVENTORÍA

7.17.1 Def in ic ión Def in ic ión

El proceso de interventoría hace referencia a los aspectos atinentes a las funciones de inspección, vigilancia y control del régimen subsidiado competencia tanto de los departamentos como de los municipios. El término vigilancia se entiende como el conjunto de acciones encaminadas a velar por el adecuado desarrollo del sistema, en especial aquellas que garanticen y velen por la organización, los recursos asignados los servicios de salud óptimos y eficaces; el término inspección entendido como el conjunto de actividades y acciones encaminadas al seguimiento, monitoreo y evaluación del desarrollo del sistema que sirven para solicitar, confirmar y analizar de manera puntual la información que se requiera, y el término control, entendido como la competencia encaminada a instruir, asesorar, prevenir y corregir u ordenar los correctivos necesarios para subsanar una situación. La realización de la interventoría de los contratos tiene dos estrategias: interna o externa. La interna es la que se realiza de manera directa con funcionarios de la entidad contratante y la externa a través de las personas naturales o jurídicas. En este último caso debe celebrarse un contrato y por lo tanto implica, dependiendo del monto del mismo, procesos licitatorios y de selección de contratistas. Además, implica para la entidad territorial un proceso de interventoría a dicho contrato. En el régimen subsidiado pueden identificarse varios momentos (subprocesos) de la interventoría, que tienen estricta relación con los acuerdos contractuales, a saber: La interventoría inicial de los contratos, relacionada con las funciones de requerimiento y verificación de requisitos para la contratación tales como: los contratos de prestación de servicios con la RED, entrega de la Póliza de Alto costo de la población afiliada y la Póliza de garantía, el estado de cartera con las IPS públicas, El Plan de prevención y promoción. La interventoría de promoción y prevención, consistente en la solicitud, recepción y verificación del informe cuatrimestral de actividades de promoción y prevención realizado por las administradoras del régimen y su constatación respecto al plan aprobado al inicio de la contratación. Así mismo, la verificación del cumplimiento de inversión en estos servicios del 10% de la UPC-S. La interventoría de novedades hace referencia a la solicitud, recepción y verificación bimensual del reporte de novedades generados por las ARS respecto a los afiliados carnetizados, fallecidos, nacimientos, traslados de régimen, traslados de ARS o traslados de municipios. Este se constituye en un requisito para los desembolsos bimestrales. La interventoría de seguimiento: En este subproceso se incluye la denominada en algunos territorios como “Interventoría en salud” y que se refiere al seguimiento de la prestación de servicios contenidos en el POS-S, la contratación obligatoria del 40% de la UPC-S con la red pública y le denominada “Interventoría financiera” la cual hace referencia al seguimiento del margen de solvencia, a los pagos oportunos a las redes de servicios y desde los departamentos, el seguimiento de los desembolsos bimestrales por parte de los municipios a las ARS.




Decreto 1895 de 1994, Art. 26

Establece que en todos los contratos se instaure un sistema de Interventoría médica el cual debe ser provisto por las direcciones seccionales distritales o municipales de salud en caso de que los Municipios no pudieran hacerlo. Además determina realizar los pagos bimestrales, previa presentación de cuenta de cobro e informe bimensual en donde se detalle el nombre de los beneficiarios, clase y cantidad de acciones de salud realizadas, relación de quejas de los usuarios, evaluación y sugerencias del órgano de control interno y del auditor médico designado para el efecto.

Acuerdo 77 de 1997, Art. 35, 36, 38

Determina como obligación de las entidades territoriales el supervisar el cabal cumplimiento de las obligaciones a cargo de las ARS. Para su cumplimiento se deberá establecer una Interventoría externa o interna y remitir el informe de interventoría a los Departamentos cuando sea procedente y a la Superintendencia Nacional de Salud. También establece una verificación de la ejecución del contrato una vez finalizado el período, por parte de las entidades territoriales, teniendo en cuenta el número real de carnetizados y el valor de la UPC. Como mecanismo para el seguimiento define el reporte bimestral de novedades a las Direcciones Distritales, Locales o Seccionales de Salud, donde conste el comportamiento de los afiliados a la respectiva Administradora, en virtud de los contratos suscritos con las entidades territoriales. Se especifican los datos que deben ser reportados en las novedades como son el nombre y la identificación de los afiliados que: se trasladaron al régimen contributivo, de los afiliados fallecidos, hijos recién nacidos de los afiliados y de los afiliados que se trasladan de municipio. Además, se determina que el pago a las ARS se hará de conformidad con la información del reporte de novedades y que el reconocimiento de la UPC-S adicional por los nacimientos debe soportarse con el registro civil. Corresponde al Ministerio de Salud definir el formato único para el reporte de novedades, el cual deberá adoptar las ARS.

Circular 04-56 de 1998

Preceptuó como obligaciones especiales del departamento, el realizar el seguimiento de los contratos con las ARS para garantizar su cumplimiento de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Superintendencia; supervisar el cabal cumplimiento de las obligaciones contractuales de la ARS y realizar su interventoría según lo estipulado en el artículo 38 del Acuerdo 77. Debe reportar a la Superintendencia Nacional de Salud por lo menos cada seis meses. Además, deberá verificar su ejecución una vez finalizado el período de contratación.

Circular 018–074 de 1998

Establece que todos los contratos donde se comprometan recursos públicos deben ser objeto de una interventoría por parte de las entidades territoriales contratantes. Dicha interventoría debe realizarse sobre el cumplimiento del objeto del contrato y las obligaciones de las partes. Se clarificaron los aspectos que deberían ser tenidos en cuenta para una correcta interventoría así: Garantía de acceso a los servicios antes de la carnetización. Verificar si los afiliados podían acceder a los servicios antes de la entrega del carné. Para ello se debería comprobar si las instituciones prestadoras de servicios de salud tenían los listados de afiliados suministrados por las ARS en los cinco primeros días de iniciado el período. Carnetización entendida como el mecanismo que tienen los usuarios para acceder a los servicios y la identificación como afiliados. Los carnés deben ser entregados en los primeros 30 días de ejecución del contrato y una vez vencido este plazo sólo se reconocerá UPC-S a partir de la entrega del carné. Para verificar este punto las ARS deben hacer entrega a las entidades territoriales del primer informe de carnetización a más tardar 45 días después de haberse iniciado el período de contratación. Red prestadora de servicios. Las ARS deben contratar una red prestadora de servicios para garantizar la prestación de servicios contenidos en el POS-S. Esta red debe estar debidamente registrada indicando los niveles de complejidad suficientes, capacidades, condiciones de acceso favorable. Para tal efecto se deberá remitir por parte de las ARS los contratos suscritos con cada institución a la entidad territorial. Sistema de referencia y contrarreferencia. Las ARS deben tener diseñado y operando un sistema de referencia y contrarreferencia para la prestación de servicios en todos los niveles de complejidad, el cual debe considerar los siguientes aspectos: 1) referencia a las instituciones del municipio según el nivel de atención que requieran los pacientes. 2) Referencia a las IPS públicas o privadas para los eventos no garantizados en el POS-S. 3) Referencia a otros Municipios cuando los eventos no puedan ser atendidos en el lugar de residencia. Las ARS deben garantizar los medios necesarios y oportunos para el transporte de pacientes. Sistema de atención e información al usuario que permita la atención de quejas y reclamos en los Municipios donde residan los usuarios. Póliza de alto costo. Se debe verificar que las pólizas de reaseguros de alto costo, sean globales o no, especifiquen el número de afiliados asegurados por cada Municipio y el tiempo de aseguramiento. Medición de satisfacción al usuario. Pagos de las entidades territoriales a las ARS. Pagos de las ARS a las IPS. Que estos se realicen en los plazos establecidos en los contratos según la modalidad, las fechas y formas de facturación. Verificación de gastos mínimos en promoción y prevención.


7.37.3 Línea base del proceso de Interventor ía L ínea base del proceso de Interventor ía

Diag r ama 6 . L í nea ba s e de l p roce so de I n t e r vD i ag r ama 6 . L í nea ba s e de l p roce so de I n t e r ven to r í a a ARSen to r í a a ARS P r o v e e d o r e sP r o v e e d o r e s C l i e n t e sC l i e n t e s

• ARS • Instituciones de vigilancia y control

• ARS • Usuarios del

sistema I n p u t sI n p u t s Ou t pu tOu t pu t • Póliza de garantía • Póliza de reaseguro • Red de servicios • Plan anual de

actividades P y P • Informe de

novedades • Informe de

financiero • Reporte trimestral de

actividades de P y P

• Informes de auditoría

• Compromisos de mejoramiento y ajuste

La línea base de proceso de interventoría se construyó a partir de los subprocesos que se observan el diagrama 7. La i n t e r v en to r í a i n i c i a l d e cL a i n t e r v en to r í a i n i c i a l d e c on t r a t o son t r a t o s : Corresponde básicamente a una verificación de los requisitos necesarios para realizar el perfeccionamiento del contrato. I n t e r v en to r í a d e novedade sI n t e r v en to r í a d e novedade s : Este subproceso alimenta al proceso de autorización de desembolsos y consiste en la verificación de las novedades reportadas por la ARS. I n t e r v en t o r í a d e p r omoc i ón y p r e v en c i ónI n t e r v en t o r í a d e p r omoc i ón y p r e v en c i ón : Consiste en la revisión y verificación de los informes de actividades de promoción y prevención efectuados por las ARS que son presentados trimestralmente. I n t e r v en t o r í aI n t e r v en t o r í a d e s e gu im i en t o d e s e gu im i en t o : Este subproceso se plantea como una verificación periódica de los requisitos exigidos a iniciar la contratación de la ARS como es vigencia de los contratos con las IPS, pólizas, entre otros.

Interventoría inicial

de contratos

Interventoría deseguimiento

ARS

Interventoría de P y P

Interventoría de novedades

Autorizar primer

desembolsos

Autorizar desembolsosbimensuales

Requisitosverificados

Compromisos deajuste

Póliza de reaseguroPóliza de garantíaRed de servicio n

Plan de P y Paprobado

Novedades avaladas

Plan anual de actividades de P y P

Novedades reportadas

en el periodo

Informe financierootros informes de

seguimiento

Liquidación de contratos

Consolidado de auditoria de P y P

Consolidado de auditoria Novedades

Consolidado auditoria de seguimiento

ARS


7.3.17.3.1 Interventor ía in ic ia l de contratos Interventor ía in ic ia l de contratos

F u n d a m e n tF u n d a m e n t a c i ó n D e l P r o c e s oa c i ó n D e l P r o c e s o Objetivo: Verificar el cumplimiento y calidad inicial de los requisitos contractuales presentados por las ARS Dependencias y cargos que intervienen

Dirección local de Salud, Oficina de Control Interno Director local de salud, Jefe de Control Interno

Riesgos

No contar con el personal capacitado para realizar la supervisión Que los datos que se reciben estén incorrectos y no se verifiquen Que no se confronten los datos presentados con verificaciones permanentes. Que no se tomen las medidas pertinentes para aplicar correctivos a situaciones inconsistentes.


Cumplir con la normatividad legal que rige la supervisión de contratos. Establecer el banco de hojas de vida o carpetas de seguimiento para cada ARS. Solicita a superintendencia de salud un certificado de viabilidad, sostenibilidad y récord de contratación para cada ARS


Red de servicios. Póliza de garantía. Póliza de reaseguro. Informe auditoría.


1

Recibir y revisar pólizas y red de servicios presentadas por la ARS.

Director local de salud/dirección local de salud

Recibe y revisa la red de servicios y las pólizas presentadas por cada ARS las cuales deben ser entregadas máximo cinco días después de dar por iniciado el contrato. De igual manera se verifica la vigencia de la autorización emitida por la Supersalud a la ARS, el paz y salvo en los pagos a las IPS del periodo de contratación anterior y los resultados de la Auditoria de P y P, en cuanto a la aprobación del plan anual de actividades de promoción y prevención. ( Ver subproceso auditoria de P Y P)

2

Confrontar documentación contra lineamientos del contrato.

Director local de salud/dirección local de salud

Confronta la documentación presentada por la ARS contra los lineamientos del contrato (en especial la cláusula sexta) verificando su veracidad y calidad y determinando: a) Pasar a la actividad 3 si es necesario realizar verificación en campo. b) Pasar a la actividad 4 si no es necesario realizar verificación en campo

3

Realizar verificación de campo


Preparan y realiza el operativo de campo en las IPS que conforman la red de servicios presentada por la ARS verificando que efectivamente las IPS contratadas cumplen con las exigencias de calidad, que posea autorización vigente, licencia de funcionamiento, licencia sanitaria entre otras y que los servicios contratados son los presentados por la ARS (pasa a la actividad 4).

4

Generar reporte y remitir copia a ARS


Elabora el informe de Interventoría inicial de contratos y los remiten a la ARS para que realicen los ajustes a los que haya lugar. El informe de Interventoría inicial de contratos alimenta el subproceso de determinar primer desembolso, pues no se autoriza el primer desembolso hasta que la ARS cumpla a cabalidad con los requisitos verificados en esta Interventoría (ver proceso financiero)


7.3.27.3.2 Interventor ía deInterventor ía de novedades novedades


Objetivo: Mantener información actualizada de los afiliados de cada ARS, llevar el control de las diferentes novedades presentadas por las ARS y servir como base para generar el monto de los desembolsos bimestrales dentro del proceso financiero.

Dependencias y cargos que intervienen:

Dirección local de salud, Oficina de control interno. Director local de salud, Jefe de control interno.

Riesgos: Que la información presentada por las ARS sea inconsistente o no veraz.

Medidas y políticas de autocontrol:

Verificar que los informes se presenten debidamente diligenciados y que los soportes no presenten inconsistencias. Cruzar la información de afiliación y novedades con la información de la Registraduría para identificar fallecimientos no reportados por las ARS.


Informe de novedades presentado por la ARS. Informe de Interventoría de novedades. Formatos únicos de novedades diligenciados. Actas de defunción o de nacimiento según sea el caso. Registro civil, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad.


1

Recibir informe de novedades y verificar contra soportes.


Recibe de las ARS los paquetes de novedades con sus disquetes y soportes respectivos, los radica en el libro de control y verifica los soportes presentados y determina: a) Pasar actividad 2 si se presenta alguna inconsistencia en las novedades

presentadas por la ARS b) Pasar a la actividad 4 si no se presenta ninguna inconsistencia.

2 Informar a ARS su para corrección.


Elabora y remite oficio, donde informa de las novedades inconsistentes para que la ARS haga las correcciones del caso.

3 Recibir y validar correcciones

Coordinador régimen subsidiado / dirección local de salud

Recibe de las correcciones presentadas por la ARS y las valida (pasa a actividad 5)

4 Avalar novedades y actualizar base de datos


Las novedades que no presenten inconsistencia se avalan, actualizando la información de la base de datos de afiliados

5

Cruzar contra novedades reportadas por otras ARS.


Realiza el cruce de información de las novedades presentadas por las diferentes ARS con el fin de detectar duplicidades.

6

Elaborar listados de afiliados no encontrados por la ARS.


Elabora un listado de los afiliados no carnetizados y que no han sido encontrados con el fin de permitir la utilización de estos cupos para lo cual se publica un edicto de eliminación de la base de afiliados. (ver proceso de selección y priorización de beneficiarios)

7 Establecer compromisos con las ARS.


Establece los compromisos necesarios para mejorar el proceso de manejo de novedades y las comunica a la ARS. Esta actividad se puede realizar a través de vía telefónica, de manera escrita o citando a las ARS.

8

Elaborar informe Director local de salud / dirección local de salud

Elabora informe de la Interventoría realizada, el cual es insumo para el subproceso de determinacion y autorizacion de desembolsos bimestrales (ver descripción del subproceso), cuando es solicitado lo remite a las instituciones interesadas, de igual manera archiva copia para su control y seguimiento posterior.


7.3.37.3.3 Interventor ía P y PInterventor ía P y P


Objetivo: Realizar el seguimiento a las actividades de promoción y prevención realizadas por las ARS frente a las planeadas, verificando el cumplimiento del porcentaje de inversión en este tipo de actividades.


Dirección local de salud, Oficina de control interno.

Riesgos La información presentada por las ARS puede ser inconsistente o carecer de veracidad. Que no se tomen las medidas pertinentes para aplicar correctivos a situaciones encontradas.


Verificar que tanto el plan como los informes de P y P se encuentren debidamente diligenciados. Confrontar la información de las IPS con respecto a lo realizado en promoción y prevención contra el informe presentado por la ARS.


Plan anual de actividades P y P presentada por la ARS. Formato único de ejecución de actividades P y P (informe trimestral de actividades) Informe de auditoría


1 Definir actividades prioritarias para el municipio de P y P.


Establece las actividades de P y P que además de las definidas por ley sean prioritarias para el municipio, realizando el requerimiento correspondiente a las ARS

2

Recibir y estudiar plan anual.


Recibe el plan anual de actividades de P y P presentados por la ARS y determina: a) Pasar a la actividad 3 si el plan presentado por la ARS no cumple con los requisitos de

ley y/o las actividades definidas como propias para el territorio. b) Pasar a la actividad 4 si el plan presentado por la ARS cumple con los requisitos

de ley y/o las actividades definidas como propias para el territorio..

3 Remitir a ARS para su corrección.


Devuelve a la ARS el plan anual de actividades P y P para su corrección.

4 Recibir y estudiar plan corregido.

Coordinador PAB, Director local de salud/ Dirección local de salud

La ARS envía el plan corregido, el cual es verificado y validado por el coordinador del PAB y el director local de salud.

5 Aprobar plan. Director local de salud/

Dirección local de salud Aprueba el plan de actividades de promoción y prevención presentado por la ARS y archiva en copia para su seguimiento y control.

6

Recibir y revisar reporte trimestral de actividades P y P.


Trimestralmente las ARS envían el informe de actividades de P y P el cual es verificado por el director local de salud o el funcionario encargado y se determina: Pasar a la actividad 7 si existe duda en la información presentada por la ARS Pasar a la actividad 8 si no existen dudas.

7

Efectuar visita de campo.

Auditor medico *, representante ARS/dirección local de salud; ARS

El director local de salud o el funcionario encargado realizan el operativo de campo en la(s) IPS de la red de servicios de la ARS con el fin de confirmar la información presentada por la misma.

8 Realizar acta de visita.


Una vez se realiza la verificación de campo elabora el acta de visita y la hace firmar. (Pasar a actividad 9)

9

Confrontar cobertura alcanzada contra planeada.

Auditor medico *, Director local de salud/ Dirección local de salud

Consolidan la información de los informes recibidos determinando así la cobertura alcanzada hasta el momento, la cual es confrontada contra el plan aprobado y se determina: a) Pasar a la actividad 10 si la cobertura alcanzada no es la esperada. b) Continuar en la actividad 11 si la cobertura es la esperada.

10 Establecer comunicación con ARS para ajustes.


Comunica a la ARS la situación para que se realicen los ajustes necesarios en la cobertura del plan de P y P. Esta actividad se puede realizar por vía telefónica a través de una solicitud escrita o por citación.

11 Realizar informe de Interventoría para el periodo.

Director local de salud, interventor/ Dirección local de salud

Elabora el informe de la Interventoría de P y P realizada en el periodo y la archivan para su seguimiento.

12

Elaborar informe anual.


Elabora el informe anual de Interventoría de P y P el cual es utilizado para la liquidación de contratos (ver proceso financiero), de igual manera se elaboran y remiten copias del mismo a la ARS y a las instituciones solicitantes, así como una copia para el archivo de la entidad.

* En la actualidad no existe este cargo.


7.3.47.3.4 Interventor ía de segu imientoInterventor ía de segu imiento

F u n d a m e n t a c i ó n d e l S u b p r o c e s oF u n d a m e n t a c i ó n d e l S u b p r o c e s o Objetivo: Realizar el seguimiento de los contratos con las ARS. Dependencias y cargos que intervienen

Dirección local de salud. Directo local de salud

Riesgos La información presentada por las ARS puede ser inconsistente o carecer de veracidad. Que no se tomen las medidas pertinentes para aplicar correctivos a situaciones encontradas.


Verificar la veracidad de la información. Socializar con los entes involucrados


Informe trimestral de gestión financiera. Contratos vigentes con las ARS. Sistema de referencia y contrarreferencia documentado Acta de Auditoría Plan de compromisos


1 Planear seguimiento


Establece el plan de seguimiento a los contratos con las ARS

2

Solicitar a la ARS informe trimestral de gestión financiera

Director local de salud/ Dirección local de salud Solicita a la ARS la presentación del informe de gestión financiera del periodo

3

Revisar informe de gestión financiera presentado por la ARS


Revisan el informe de gestión de las ARS y verifican: Vigencia de la póliza de reaseguro la cual debe amparar a todos y a cada uno de los afiliados durante todo el periodo contratado. Existencia de cuenta independiente para el manejo de los recursos del régimen subsidiado. Utilización del 85% de la UPC-S en prestación de servicios de salud, incluyendo promoción y prevención. Cumplimiento del 40% de la UPC-S efectivamente destinada para la prestación de servicios de salud con las IPS publicas contratadas Utilización adecuada de las provisiones que por ley debe tener la ARS ( estados financieros) Ejecución del contrato; total e ingresos del periodo, total de gastos en prestación de servicios de salud y total de gastos de promoción y prevención.

4

Verificar capacidad de prestación de servicios.

Director local de salud, representante de la ARS/ Dirección local de salud, ARS

Realiza al menos una vez durante el periodo de contratación una visita de campo donde se verifica: Vigencia, organización, funcionamiento, suficiencia y disponibilidad de la red prestadoras de la ARS. Organización y funcionamiento del sistema de referencia y contrarreferencia. Organización y funcionamiento del sistema obligatorio de garantía de la calidad. Existencia de mecanismos para cobro de copagos que deben realizarse de acuerdo a la norma. Conformación y funcionamiento del comité técnico científico. Oportunidad en la prestación de servicios de salud. Planes de mejoramiento diseñados por cada ARS Organización y funcionamiento del sistema de información al usuario

5

Establecer plan de compromisos con la ARS


El director local de salud o el funcionario encargado de acuerdo a los resultados de la auditoria concerta con al ARS un plan de compromisos que debe incluir el tipo de acciones y cronograma de ejecución a realizar para corregir los problemas detectados (deudas mayores a 30 días, disminución de glosas, entre otros)

6

Verificar estado de compromisos


El director local de salud verifica el cumplimento de los compromisos por parte de las ARS y establece: Pasar a la actividad 7 si existe incumplimiento reiterativo de los compromisos. Pasar directamente a la actividad 8 en caso contrario.

7 Iniciar proceso sancionatorio


El director local de salud establece el grado de incumplimiento de los compromisos efectuados por la ARS y decide el tipo de sanción aplicable de acuerdo a la normatividad vigente.

8 Realizar informe consolidado de auditoria


El director local de salud o el encargado, realizan un informe consolidado de la Interventoría de seguimiento donde también incluyen los resultados consolidados de las demás auditorías.


7.47.4 Indicadores de seguimiento y controlIndicadores de seguimiento y control del proceso de Auditoría del proceso de Auditoría




Es el resultado de dividir el total de unidades de salida de cada subproceso por el total de horas de utilización de cada uno de los recursos.

Uso del recurso i subproceso de Interventoría inicial de contratos

=

Número de informes de Interventoría inicial de contratos Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de Interventoría de novedades = Número de informes de Interventoría de novedades Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de Interventoría de P y P = Número de informes de Interventoría inicial de P y P Horas de recurso i

Uso del recurso i subproceso de Interventoría de seguimiento = Número de informes de Interventoría de seguimiento Horas de recurso i



�� Opor t un i d ad e n l a a ud i t o r i a i n i c i a l Opo r t un i d ad e n l a a ud i t o r i a i n i c i a l d e c o n t r a t o s .d e c o n t r a t o s .

Es el resultado de comparar el tiempo transcurrido desde que la ARS presenta la red de servicios, las pólizas de garantía y reaseguro, el plan de actividades de P y P hasta que el ente territorial autoriza el primer desembolso.

Oportunidad Interventoría = # de días desde que se reciben los documentos de la ARS hasta que se autoriza el primer desembolso

�� Porcentaje de cumplimiento respecto al programa de auditoria de seguimientoPorcentaje de cumplimiento respecto al programa de auditoria de seguimiento

Mide el cumplimiento del programa de seguimiento definido en términos de acciones programadas y su ejecución.

% de cumplimiento en la auditoria = Número de acciones de Interventoría realizadas * 100 Número de acciones de Interventoría programadas

�� Po r c en t a j e d e c o r r e c t i v o s imp l a n t ado sPo r c en t a j e d e c o r r e c t i v o s imp l a n t ado s

Mide la relación entre el número de informes de auditoria realizados y el número de ajustes o medidas correctivas implantados a partir de dichas auditorias documentadas.


% de correctivos implantados = = Número de medidas correctivas implantadas * 100 Número de auditorias documentadas realizadas


Es el resultado de dividir el costo total del proceso o del subproceso por la cantidad de unidades de salida producidas en los mismos Costo del subproceso de Interventoría inicial de contratos

= Costo total subproceso de Interventoría inicial de contratos Número de informes de Interventoría inicial de contratos

Costo del subproceso de Interventoría de novedades = Costo total subproceso de Interventoría de novedades Número de informes de Interventoría de novedades

Costo del subproceso de Interventoría de P y P = Costo total subproceso de Interventoría de p y p Número de informes de Interventoría de p y p

Costo del subproceso de Interventoría de seguimiento

= Costo total subproceso de Interventoría de seguimiento Número de informes de Interventoría de seguimiento

7.57.5 Perf i les por competenc ias para e l proceso de auditor íaPerf i les por competenc ias para e l proceso de auditor ía

7.5.17.5.1 Perf i l para e l profes iona l de l proceso de auditor íaPerf i l para e l profes iona l de l proceso de auditor ía



C o m p e t e n c i a s b á s i c a sC o m p e t e n c i a s b á s i c a s Producto final Variables deVariables de desempeño desempeño

• Recibir y revisar red de servicios y pólizas presentadas por las ARS

• Realizar verificación

en campo de la red de servicios contratadas para que cumplan con las exigencias de calidad

• Establecer

compromisos con las ARS para mejorar el proceso de manejo de novedades y las comunica a la ARS.

• Recibir y estudiar y

aprobar el plan anual de promoción y prevención

• Efectuar visita de

campo y confrontar cobertura alcanzada contra planeada.

• Elaborar informe

anual.

• Conocimiento en conformación de redes de servicios

• Normas de calidad y

requisitos mínimos de calidad de IPS

• Conocimientos en

formulación de proyectos y programas en salud

Ética y valores: se rige por un conjunto eficaz y apropiado de valores y creencias fundamentales tanto en situaciones favorables como adversas

Informes de Interventoría

El * % de las redes de servicios de las ARS contratadas han sido revisados y verificados. Donde * es un valor establecido por el territorio de acuerdo a sus particularidades.

# visitas de auditoria realizadas

#Visitas programadas


7.5.27.5.2 Perf i l para e l Técnico de l proceso de auditor íaPerf i l para e l Técnico de l proceso de auditor ía



C o m p e t e n c i a s b á s i c a sC o m p e t e n c i a s b á s i c a s P r o d u c t o f i n a lP r o d u c t o f i n a l Variables de desempeño

• Recepcionar soportes de novedades.

• Informar a la ARS

inconsistencias presentadas para que se realicen las respectivas correcciones

• Cruzar contra novedades

reportadas por otras ARS para detectar duplicidades

• Elaborar listados de

afiliados no encontrados con el fin de permitir la utilización de estos cupos.

• Manejo de registros y papelería propia del sistema

• Manejo de bases de datos • Digitación, reportes de bases

de datos

Comunicación: transmite y recibe información clara, se comunica activamente con otros, respondiendo efectivamente a la interacción.

Reportes de novedades avaladas

# de días que se tarda en entregar las inconsistencias detectadas a la ARS para su corrección.


88 CONSIDERACIONES FINACONSIDERACIONES FINALES PROPUESTAS POR ELES PROPUESTAS POR E L L MUNICIPIO PARA LA IMMUNICIPIO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MANPLEMENTACIÓN DEL MANUAL UAL

8.18.1 Foca l i z ac iónFoca l i z ac ión

8.1.18.1.1 Gest ión de l procesoGest ión de l proceso

S u b p r o c e s oS u b p r o c e s o E vE v a l u a c i ó n y s u g e r e n c i a sa l u a c i ó n y s u g e r e n c i a s Planeación de la focalización • Utilizar el formato de registro de solicitudes de encuesta en las estimaciones de las

aplicaciones a realizar en el periodo • Contar con disponibilidad presupuestal para planear y ejecutar la focalización, lo cual

implicaría el desarrollo de un proyecto de acuerdo. Selección y contratación de encuestadores

• Especificar con claridad las condiciones de selección de los encuestadores, datos personales completos y puntaje obtenido.

Atención de solicitudes de aplicación de encuesta.

• Establecer un sistema de certificación del nivel SISBEN con un tiempo mínimo de validez • Mantener actualizada la base de datos del SISBEN en el hospital publico.

Aplicación de encuestas • Estudiar la posibilidad de tener dentro de la unidad de SISBEN un auxiliar que se encargue de la supervisión y revisión de las encuestas

• Solicitar el acompañamiento de la veeduría en la aplicación y corrección de encuestas cuando sea necesario.

Sistematización y depuración de base de datos

• Generar archivos en formatos de fácil lectura (texto)

Auditar focalización • Establecer el uso del acta de visita o de otro instrumento de registro de la información obtenida en la verificación en campo.

8.1.28.1.2 Desarro l lo de competenc ias de l recurso humanoDesarro l lo de competenc ias de l recurso humano

C a r g oC a r g o S u g e r e n c i a s p a r a p l a n e s d e c a p a c i t a c i ó n y e n t r e n a m i e n t oS u g e r e n c i a s p a r a p l a n e s d e c a p a c i t a c i ó n y e n t r e n a m i e n t o Profesional • Conocimientos de marco legal ley 100, acuerdo.77, y 138.

• Técnicas para capacitación de encuestadores Técnico • Conocimiento y entrenamiento en identificación de personas objeto de

subsidio : desplazados etc.

8.28.2 Af i l i ac ión y contratac iónAf i l i ac ión y contratac ión


S u b p r o c e s oS u b p r o c e s o E v a l u a c i ó n y s u g e r e n c i a sE v a l u a c i ó n y s u g e r e n c i a s

Autorización de ARS • Establecer con las ARS solicitantes un procedimiento de entrega de la solicitud donde se especifique los soportes y el orden en que se deben presentar

Preafiliación libre elección • Estudiar la posibilidad de dar mayor participación a las ARS en le proceso teniendo en

cuenta la disponibilidad de tecnología y actualización de base de datos con las que estas cuentan.

8.2.28.2.2 Desarro l lo de Desarro l lo de competenc ias de l recurso humanocompetenc ias de l recurso humano

C a r g oC a r g o S u g e r e n c i a s p a r a p l a n e s d e c a p a c i t a c i ó n y e n t r e n a m i e n t oS u g e r e n c i a s p a r a p l a n e s d e c a p a c i t a c i ó n y e n t r e n a m i e n t o

Profesional • Manejo de normas vigentes para contratación con ARS Técnico • Conocimientos y habilidades en el manejo de bases de datos. Acces, exel


8.38.3 MantenimiMantenimi ento a l usuar ioento a l usuar io



Atención de quejas, reclamos y otras solicitudes

• Establecer un formato para la recepción y respuesta a las quejas y reclamos.

Asesoría a asociación de usuarios

• Establecer si este subproceso se va a realizar en el municipio y diseñar material de apoyo para las capacitaciones.

Seguimiento a satisfacción de usuarios

• Integrar a las ARS, IPS y Secretaría de Salud para la aplicación de los formatos de encuesta establecidos y la atención a las sugerencias que se puedan obtener en el proceso.


C a r g oC a r g o S u g e r e n c i a s p a r a p l a n e s d e c a p a c i t a c i ó n y e n t r e n a m i e n t oS u g e r e n c i a s p a r a p l a n e s d e c a p a c i t a c i ó n y e n t r e n a m i e n t o Profesional Conocimientos jurídicos sobre derechos de petición y planes de carrera. Técnico Conocimientos y habilidad en manejo de base de datos

8.48.4 Auditor íaAuditor ía

8.4.18.4.1 Gest ión de l ProcesoGest ión de l Proceso


Interventoría de P y P • Establecer un programa de P y P acorde con las necesidades especificas determinadas por el perfil epidemiológico del municipio.

Interventoría de seguimiento • Establecer la participación de la oficina de control interno dentro del desarrollo de este proceso.


C a r g oC a r g o S u g e r e n c i a s p a r a p l a n e s d e c a p a c i t a c i ó n y e n tS u g e r e n c i a s p a r a p l a n e s d e c a p a c i t a c i ó n y e n t r e n am i e n t or e n am i e n t o

Profesional • Conocimiento en el funcionamiento de las redes de servicios ,de salud, modalidades de seguros y amparos en salud.

• Conocimiento y habilidad para el manejo de bases de datos Técnico • Conocimiento en tipos y y requisitos para establecer novedades.


99 BIBLIOGRAFÍABIBLIOGRAFÍA

CARDENAS, Jorge. Gerencia del mejoramiento continuo en el sector público colombiano. Bogotá D.C.; E.S.A.P., 1992. CHARRY, Jorge A. Hacia una nueva Cultura de Control en al Entidades del Estado. Bogotá D.C.; E.S.A.P., 1994. LONDOÑO, José Ignacio. Auditoría en salud, hacia el mejoramiento del Sistema de Seguridad Social en Salud. Manizales: Ediciones Gestión 2000 S.A., 1997. MARTIN, William. Calidad en el servicio al cliente. México: Grupo Editorial Iberoamericana, 1994. MOSQUERA, Alberto. Metodología aplicable para el levantamiento de manuales de procedimientos. Santa Fe de Bogotá D.C.; Veeduría Distrital, 1997. RODRIGUEZ, Luis Alejandro. Auditoría en las empresas de servicios de salud. Tomo I Generalidades. Cali: Universidad del Valle, 1998. RUMMLER, Geary. Como mejorar el rendimiento en la empresa. Bilbao: Ediciones Deusto, 1996. ZEITHAML, Valarie. Calidad total en la Gestión de servicios. Madrid: Ediciones Díaz de Santos S.A., 1993. i Ley 60 de 1993, artículo 2º. "El subsidio a la demanda es un recurso que se entrega directamente a los

beneficiarios para facilitar el acceso de la población pobre y vulnerable a servicios que son ofrecidos a través de entidades públicas o privadas, con el fin de procurar mayor calidad y eficiencia para incrementar la cobertura en los servicios prestados a estos grupos"

manual de procesos de gestiÓn del … · manual de procesos de gestiÓn del rÉgimen subsidiado en...

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