manual de procesos de contratación

INSTRUCTIVO FUNCIONAL

Título: Módulo de Procesos de ContrataciónOrganización/área: Contratación – Módulo MM Versión R/3 4.7 EnterpriseResponsable: Subsecretaría Logística Organizacional

Manual de Procesos de Contratación

Módulo MM

Compras

Fecha último cambio: Usuario último cambio: Aracelly Zapata García Versión doc: Página:18/04/2023 Municipio de Medellín 001 1 de 36



Contenido

1 Introducción 32 Descripción del Proceso en el sistema información SAP R/3 42.1 Solicitud de Pedido 52.2 Etapa Preparatoria/Precontractual: Módulo Procesos de Contratación 62.2.1 Registro inicial de datos 72.2.2 Actualización posterior de datos 112.2.3 Borrado de registros 122.3 Liberación de la Solicitud de Pedido 132.4. Realización del sorteo para seleccionar los proveedores en el sistema información SAP R/3 162.4.1. Procesos declarados desiertos 192.4.2. Otros campos de la pantalla Control Sorteo 192.5. Pedido 202.5.1. Etapa Contractual: Módulo de Procesos de Contratación 222.5.2. Registro inicial de datos 222.5.3. Actualización posterior de datos 262.5.4. Borrado de registros 282.6. Liberación del Pedido 293. Elaboración de Informes 313.1. Reporte Etapa Precontractual 313.1.1. Reporte Etapa Preparatoria / precontractual 323.1.2. Reporte Contratistas Invitados 323.2. Reporte Etapa Contractual 333.2.1. Reporte Etapa Contractual 333.2.2. Reporte Rendición de la Cuenta 343.3. Reporte Proveedores 34




1 Introducción

Considerando la gran cantidad de información que se recopila durante un proceso de contratación en el Municipio de Medellín, y teniendo en cuenta que parte de ésta se encuentra disponible en el sistema SAP R/3, se ha desarrollado el Módulo para el Manejo de los Procesos de Contratación, cuyo objetivo principal es permitir a los servidores usuarios del sistema SAP R/3 que puedan acceder fácil y rápidamente a la rendición de los informes de manera optima, oportuna y veraz.

Este documento ilustra el procedimiento que se debe seguir para que el Módulo de Procesos de Contratación cumpla satisfactoriamente su objetivo. Se debe tener en cuenta, que este módulo entra en funcionamiento como una parte integrada al proceso estándar de Compras en SAP R/3, por lo tanto, deberá ser actualizado correctamente, siguiendo las pautas presentadas en este documento, para permitir la continuidad del proceso.




2 Descripción del Proceso en el sistema información SAP R/3

Como se mencionó anteriormente, el Módulo de Procesos de Contratación entra a formar parte del proceso de Compras en el sistema de información SAP R/3, por lo cual es importante tener claro el flujo que tendrá dicho proceso, una vez entre en funcionamiento el Módulo:


Solicitud de Pedido

Actualización Etapa

PreContractual

Liberación Solicitud de Pedido

Actualización Etapa

ContractualLiberación

PedidoPedido

Publicación del proceso en el portal

Inscripción

de proponentes

sorteo



Vale la pena aclarar que en este documento se hará énfasis en las etapas del proceso, como son la Etapa Preparatoria/Precontractual, la Etapa Contractual y la elaboración de sus respectivos informes.

2.1 Solicitud de Pedido

Teniendo disponible el presupuesto necesario, el proceso de Compras en el sistema de información SAP R/3 se inicia con la creación de la Solicitud de Pedido. Este documento se debe generar normalmente, como se ha venido elaborando hasta el momento. Al grabar el documento, el sistema asigna un número consecutivo a la Solicitud de Pedido, el cual será el número que se le asignará al proceso de contratación que se inicia.




Para que la solicitud de pedido pueda ser liberada y el proceso pueda continuar su flujo, es prerrequisito registrar este número de solicitud y sus datos adicionales correspondientes en la base de datos de la Etapa Preparatoria/Precontractual del Módulo de Procesos de Contratación.

2.2 Etapa Preparatoria/Precontractual: Módulo Procesos de Contratación

Ejecutando la nueva transacción ZMM_LIC, el sistema da acceso al Módulo de Procesos de Contratación. En la pantalla inicial se encuentran las diferentes opciones a las cuales el usuario puede ingresar, de acuerdo a la etapa del proceso que se desee registrar, actualizar o consultar.




2.2.1 Registro inicial de datos

Seleccionando la primera opción y dando un “clic” en el botón “Aceptar” el sistema ingresa a la pantalla de entrada de datos para la Etapa Preparatoria / Precontractual. El registro de los datos correspondientes a esta etapa del proceso, se hará con referencia a la Solicitud de Pedido que se ha creado previamente.




Ingresando el número de la Solicitud de Pedido que se desea registrar, y presionando la tecla “Enter”, el sistema toma el texto breve de una de las posiciones de la Solicitud de Pedido y el valor total de este documento, solamente como referencia para que el usuario tenga la certeza de estar ingresando los datos con referencia al documento correcto.

Para registrar la información es importante tener en cuenta algunas recomendaciones, así:




Comuna:, se abre el match code y se elige la comuna

Barrio: se abre mascote nos muestra los barrios que corresponden a cada comuna, se pueden elegir hasta tres barrios.

Clasificación Registro Proponentes, esta clasificación fue tomada de

información entregada por la Cámara de Comercio, acepta hasta tres clasificaciones de acuerdo a la obra pública, la consultoría y el suministro.

Con esta clasificación se podrá entregar de manera oportuna y ágil los informes a Comfecamaras en enero (contratos terminados, multas y sanciones del segundo semestre del año anterior) y julio (contratos terminados, multas y sanciones del primer semestre del año de informe).

Fechas del proceso

Para que el proceso sea publicado en el portal, una vez liberada la solicitud de pedido y los proponentes se inscriban por este medio para participar en las diferentes procesos de convocatoria o contracción, es prerrequisito diligenciar los campos de fecha del sorteo, hora del sorteo y fecha de inicio inscripción proponentes y colocar el flag a la opción activar para registro de proponentes.




Estas fechas deben ser en orden cronológico, el sistema se las valida.

Datos adicionales, se debe registrar el número de observaciones, de los prepliegos, pliegos y evaluaciones, información vital para dar cumplimiento a la Resolución 5544 del 2003 emanada por la Contraloría General de la República.

Proveedores Invitados

, ,

Se registra la información relacionada con las personas naturales o jurídicas que participan en cualquier proceso de contratación, en el botón nuevo se presiona doble clic y se abre el cuadro donde se registran los datos




relacionados con cada participante, así mismo es importante señalar si entregó o no propuestas.

Esta información se requiere por seguimiento de procesos y para dar cumplimiento a la Resolución 5544 del 2003 emanada por la Contraloría General de la República.

Una vez finalizado el registro de los datos, se debe presionar el botón “Grabar” para que la Solicitud de Pedido quede registrada en la base de datos del Módulo de Procesos de Contratación, y pueda ser liberada para darle continuidad al proceso.

Vale la pena aclarar, que el sistema valida la existencia en el sistema de la Solicitud de Pedido, así como el orden lógico de las fechas del proceso.

2.2.2 Actualización posterior de datos

Una vez hecho el registro inicial de los datos correspondientes a cualquier Proceso de Contratación en la forma descrita anteriormente, se tiene la posibilidad de hacer actualizaciones posteriores o complementos de la información. Para ello se debe ingresar por la misma opción “Etapa Preparatoria / Precontractual” de la pantalla inicial, e ingresar en el campo correspondiente el número de la Solicitud de Pedido que corresponde al proceso que se desea actualizar.

Ejecutando este procedimiento y presionando la tecla “Enter”, el sistema retoma todos los datos que han sido registrados hasta el momento con referencia a la Solicitud de pedido especificada.

Luego de actualizar o complementar algún dato, ya no se deben grabar las modificaciones con el botón “Grabar” como se hizo para el registro inicial de datos. Si por equivocación se hace esto, el sistema emitirá el siguiente mensaje:




Este mensaje indica que para esta Solicitud de Pedido ya se hizo el registro inicial de datos. Por lo tanto, en caso de ser necesario grabar alguna actualización, debe presionarse el botón “Actualizar datos”. El sistema preguntará si realmente desea actualizar los datos, y en caso afirmativo, emitirá un mensaje confirmando la actualización.

2.2.3 Borrado de registros

Una opción adicional en el desarrollo es el borrado de registros. Técnicamente debe entenderse por borrado, como la desactivación del registro para la ejecución




de informes, lo cual puede ser necesario en casos en los que el proceso, por alguna razón, resulte obsoleto o haya caducado. En realidad el registro no se elimina de la base de datos, simplemente sufre un cambio de estado que lo inactiva y lo descarta para la generación de los reportes.

Para ejecutar esta función, se debe ingresar nuevamente por la opción “Etapa Preparatoria / Precontractual” de la pantalla inicial, se llama la Solicitud de Pedido correspondiente al proceso que se desea borrar, se presiona la tecla “Enter” para retomar los datos, y se hace un “Click” en el botón “Borrar Registro”.

Una vez ejecutado este procedimiento, el sistema pedirá la confirmación del borrado. En caso afirmativo, emite el mensaje confirmando que el registro ha sido borrado.

2.3 Liberación de la Solicitud de Pedido

Las estrategias de liberación son el punto donde se ha hecho el encadenamiento del Módulo de Procesos de Contratación con el proceso normal de compras en el sistema SAP R/3 para el Municipio de Medellín. Por lo tanto, siempre será




prerrequisito haber registrado los datos del proceso correspondiente a determinada Solicitud de Pedido, para que esta pueda ser liberada.

En caso que esta tarea no se haya cumplido aún, el sistema emite un mensaje de error que bloquea la liberación, haciendo que sea obligatorio registrar los datos en el Módulo de Procesos de Contratación, antes de efectuar la liberación y poder continuar con el proceso.

Suponiendo que aún no se ha efectuado el registro inicial de los datos correspondientes al proceso de la Solicitud de Pedido que se está utilizando como ejemplo en este documento, a continuación se ilustra la manera en la que el sistema bloquea el avance del proceso hasta cuando se haya efectuado el registro de los datos correspondientes al proceso en el Módulo de Procesos de Contratación.




La liberación de la Solicitud de Pedido se realizará normalmente como se ha venido haciendo hasta ahora, sin embargo, en el caso que los datos del proceso correspondiente no hayan sido actualizados aún en el Modulo de procesos de contratación, el sistema emite el siguiente mensaje al momento de grabar la liberación.

Así, solamente hasta que se hayan actualizado los datos correspondientes al proceso de esta Solicitud de Pedido, será posible efectuar la liberación.




Una vez liberada la solicitud de pedido el proceso se va automáticamente al portal y aquí los proveedores pueden inscribirse para participar en el sorteo que se hará para seleccionar los proveedores que presentaran propuesta en desarrollo de un determinado proceso.

2.4. Realización del sorteo para seleccionar los proveedores en el sistema información SAP R/3

A la hora programada para el sorteo, la persona encargada de este proceso ingresa al modulo de procesos de contratación, etapa preparatoria configuración sorteo




En esta pantalla se visualizan todos los proveedores inscritos para el proceso, se digita el numero de proveedores a seleccionar, SE GRABA, da clic en el botón ejecutar, el sistema coloca en la columna Selecc el numero de orden de elegibilidad asignado a cada uno de los proveedores seleccionados.

La selección se hace de manera aleatoria, validando que un mismo proveedor no sea seleccionado más de una vez.

Las inscripciones se pueden realizar hasta un minuto antes de la hora programada para el sorteo.




2.4.1. Procesos declarados desiertos

Cuando un proceso se declara desierto y se abre nuevamente, las personas interesadas en participar se deben inscribir nuevamente, en estos casos se utiliza el botón reiniciar, el cual lleva a una pantalla adicional donde se puede dar una breve explicación sobre la causa del reinicio del proceso, se da clic en el botón ejecutar y los proveedores inscritos inicialmente son borrados de esta pantalla (quedan en el histórico del proceso) para ingresar los proveedores que se inscriban para participar en la siguiente convocatoria del mismo proceso.

2.4.2. Otros campos de la pantalla Control Sorteo

Número de Sorteos: indica el número de veces que se ha ejecutado el sorteo para seleccionar proveedores que presentaran propuesta en desarrollo del proceso.

Numero de Inscritos: Se actualiza automáticamente cada vez que un proveedor se inscribe para participar en el proceso. Cuando se reinicia el proceso este campo queda en cero para asignar consecutivo nuevo a los proveedores se inscriben para la siguiente convocatoria del mismo proceso.




Fecha programada: corresponde a la fecha en la cual se realiza el sorteo, se actualiza automáticamente con el dato que se ingresa en la pantalla inicial de procesos de contratación etapa precontractual.

Hora programada: corresponde a la hora en la cual se realiza el sorteo, se actualiza automáticamente con el dato que se ingresa en la pantalla inicial de procesos de contratación etapa precontractual.

Observaciones: Campo de texto, donde se puede ingresar información adicional sobre el proceso.

Proponentes Inscritos: Contiene la información suministrada por los proponentes en el formulario de inscripción, diligenciado para participar en el proceso.

2.5. Pedido

Teniendo el módulo de proceso de contratación diligenciado y la Solicitud de Pedido liberada, el sistema permite continuar con el flujo del proceso que se esta realizando, es decir, petición de oferta, evaluación de propuestas, contrato marco y Pedido.

La creación del pedido en el sistema se debe hacer de la misma manera como se ha venido trabajando hasta ahora.




Se puede observar en la figura anterior, que el Pedido ha sido creado con referencia a la Solicitud de pedido liberada y que ha quedado sujeto a una Estrategia de Liberación. Sin embargo, este Pedido solo podrá ser liberado completamente cuando hayan sido actualizados los datos correspondientes en la Etapa Contractual del Módulo de Procesos de Contratación.




2.5.1.Etapa Contractual: Módulo de Procesos de Contratación

Igual que para el caso de la Etapa Preparatoria / Precontractual, se debe ejecutar la transacción zmm_lic para ingresar al Módulo de Procesos de Contratación. En la pantalla inicial se encuentran las diferentes opciones a las cuales el usuario puede ingresar, en este caso la Etapa Contractual, donde podrá registrar, actualizar o consultar.

2.5.2. Registro inicial de datos

Seleccionando la segunda opción y dando un “clic” en el botón “Aceptar” el sistema ingresa a la pantalla de entrada de datos para la Etapa Contractual. El registro de los datos correspondientes a esta etapa del proceso, se hará con referencia tanto a la Solicitud de Pedido como a los demás documentos del flujo del proceso incluyendo el Pedido que se han creado previamente.




Ingresando tanto el número de la Solicitud de Pedido como el número del Pedido que se desea registrar, y presionando la tecla “Enter”, el sistema toma algunos de los datos del Pedido, solamente como referencia para que el usuario tenga la certeza de estar ingresando los datos con referencia a los documentos correctos.

Aquí vale la pena mencionar, que además de validar que los documentos existan en SAP, el sistema verifica que el Pedido haya sido realmente creado con referencia a la Solicitud de Pedido ingresada.

Para registrar la información es importante tener en cuenta algunas recomendaciones, así:

Contrato: información importante para realizar seguimiento a las Interventorías de cada Secretaría, entregar informes a la Secretaría General y a la Contraloría General.




Modificaciones: se relacionan las diferentes modificaciones que tiene el contrato, el sistema le valide que no supere el 50% del valor del contrato.

Así mismo, cuando se realice una adición al contrato en presupuesto durante cada vigencia, se deberá adicionar una posición a la solicitud de pedido que dio inicio al proceso de contratación, con el propósito de tener un proceso consolidado, contribuyendo al seguimiento y control a cada proceso.

Suspensiones: se hace referencia a las suspensiones y reanudaciones que pueda tener cada contrato.

Considerando que los Interventores no tienen licencias para este seguimiento, es importante el acompañamiento del Asistente del Grupo Interdisciplinario o la persona designada en cada dependencia para realizar esta labor.




Liquidación: es muy importante diligenciar esta información, nos permite conocer el estado de liquidación del contrato y entregar informes de manera oportuna.




Una vez finalizado el registro de los datos, se debe presionar el botón “Grabar” para que la Solicitud de Pedido y el Pedido queden registrados en la base de datos del Módulo de Procesos de Contratación, y el Pedido pueda ser liberado para darle continuidad al proceso.

2.5.3. Actualización posterior de datos

Una vez hecho el registro inicial de los datos correspondientes a cualquier Proceso de Contratación en la forma descrita anteriormente, se tiene la posibilidad de hacer actualizaciones posteriores o complementos de la información. Para ello se debe ingresar por la misma opción “Etapa Contractual” de la pantalla inicial, e ingresar en el campo correspondiente el número de la Solicitud de Pedido y el número del pedido que corresponden al proceso que se desea actualizar.

Ejecutando este procedimiento y presionando la tecla “Enter”, el sistema retoma todos los datos que han sido registrados hasta el momento con referencia a la combinación de documentos (Solicitud de Pedido y Pedido) especificada.




Luego de actualizar o complementar algún dato, ya no se deben grabar las modificaciones con el botón “Grabar” como se hizo para el registro inicial de datos. Si por equivocación se hace esto, el sistema emitirá el siguiente mensaje:




Este mensaje indica que para la combinación de esta Solicitud de Pedido y este Pedido ya se hizo el registro inicial de datos. Por lo tanto, en caso de ser necesario grabar alguna actualización, debe presionarse el botón “Actualizar datos”. El sistema preguntará si realmente desea actualizar los datos, y en caso afirmativo, emitirá un mensaje confirmando la actualización.

2.5.4. Borrado de registros

Al igual que en la Etapa Preparatoria / Precontractual, en la Etapa Contractual también se tiene disponible la opción adicional del borrado de registros. Técnicamente funciona de la misma manera como se explicó para el caso de la Etapa Preparatoria / Precontractual, donde en realidad el registro no se elimina de la base de datos, sino que simplemente sufre un cambio de estado que lo inactiva y lo descarta para la generación de los reportes.

Para ejecutar esta función, se debe ingresar nuevamente por la opción “Etapa Contractual” de la pantalla inicial, se llama la combinación de Solicitud de Pedido y Pedido correspondiente al proceso que se desea borrar, se presiona la tecla “Enter” para retomar los datos, y se hace un “Clic” en el botón “Borrar Registro”.




Una vez ejecutado este procedimiento, el sistema pedirá la confirmación del borrado. En caso afirmativo, emite el mensaje confirmando que el registro ha sido borrado.

2.6. Liberación del Pedido

Igual como sucede con la Solicitud de pedido en la Etapa Preparatoria / Precontractual, las estrategias de liberación del Pedido son el punto donde se ha hecho el encadenamiento del Módulo de Procesos de Contratación con el proceso normal de compras en SAP para el Municipio de Medellín. Por lo tanto, siempre será prerrequisito haber registrado los datos del proceso correspondiente a determinado Pedido, para que este pueda realizar la segunda liberación (presupuesto de inversión) o la primera liberación (presupuesto funcionamiento).




Al momento de realizar la primera o segunda liberación, según el caso, el sistema activa un mensaje en caso de que los datos del proceso correspondiente no hayan sido actualizados aún en el Modulo de Procesos de Contratación.




Así, solamente hasta que se hayan actualizado los datos correspondientes al proceso de este Pedido, será posible efectuar las liberaciones del documento y continuar con el proceso.

3. Elaboración de Informes

Como se mencionó al comienzo de este documento, uno de los objetivos principales de este desarrollo es brindarle al usuario la posibilidad de tener acceso ágil y eficiente a la información relacionada con cada proceso de contratación que se adelanta en el Municipio de Medellín.

Para ello, se han diseñado los reportes, Etapa Precontractual, Etapa Contractual y Reporte de Proveedores, que muestran todos los datos relacionados con cada etapa del proceso.

Para ingresar a cada uno de los reportes, basta seleccionar el reporte requerido desde la opción consultar en el menú de la pantalla inicial de la transacción zmm_lic.

3.1. Reporte Etapa Precontractual




El sistema muestra la pantalla de consulta para seleccionar y ejecutar el reporte de la Etapa Precontractual, donde se pueden observar las opciones de reporte etapa precontractual y reporte de proveedores invitados por cada proceso de contratación, dentro de las cuales se puede obtener información por los siguientes conceptos.

3.1.1. Reporte Etapa Preparatoria / precontractual

Siempre se debe seleccionar al menos una de las opciones de “Reporte a visualizar” para que la consulta retorne datos.

3.1.2. Reporte Contratistas Invitados




3.2. Reporte Etapa Contractual

De manera similar a como se hace para obtener un reporte de la primera etapa, el sistema muestra la pantalla de selección para ejecutar el reporte de la Etapa Contractual. En la siguiente figura se pueden observar las diferentes opciones de selección que se tienen disponibles para filtrar el reporte que se desea visualizar.

3.2.1. Reporte Etapa Contractual




Igual que para el reporte anterior, siempre se debe seleccionar al menos una de las opciones de “Reporte a visualizar” para que la consulta retorne datos.

Adicionalmente, es obligatorio ingresar un valor en el campo “Fecha Control Vencimiento” para que el sistema pueda determinar una advertencia que se muestra en el reporte, mediante la cual se indica si un contrato se vence antes (Semáforo en rojo), 30 días después (Semáforo en amarillo) o más de 30 días después (Semáforo en verde) de la fecha indicada en este campo.

3.2.2. Reporte Rendición de la Cuenta

Este reporte fue realizado con el propósito de realizar la Rendición de la Cuneta que debemos elaborar para la Contraloría.




3.3. Reporte Proveedores

De manera similar a como se hace para obtener los otros reportes, el sistema muestra la pantalla de selección para ejecutar el Reporte de los Proveedores.

Este reporte fue diseñado de acuerdo con las necesidades que tiene la Subsecretaría de Tesorería para obtener Información de los proveedores.

En la siguiente figura se pueden observar las diferentes opciones de selección que se tienen disponibles para filtrar el reporte que se desea visualizar.


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