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Manual de Procesos

Consumo de Combustible

Sistema de Abastecimiento Sitrans (SAS)

1. Consumo de Combustibles

Figura 8.1. Proceso para el Consumo de Combustibles.

1.1. Recibe a Solicitante

El encargado de surtidor recibe al solicitante, este puede ser Camión Externo, Máquina Sitrans o Generador.

1.2. Camión Externo

Camión perteneciente a la rotativa de camiones dce propiedad de terceros transportistas que habitualmente prestan servicios a Sitrans.

1.3. Entrega Combustible

Si el Transportista se encuentra desbloqueado y cuenta con crédito en el sistema se procede a entregar el petróleo solicitado. Así también si el requerimiento de petróleo es para un Generador Under o corresponde a un vale electrónico Full para una Máquina Sitrans.

1.4. Emite GD

Emite GD por los litros entregados

1.5. Planilla diaria control

Traspasa la información a planilla diaria de cuadratura.

1.6. Revisa e ingresa ADQ

1.7. Máquina Sitrans

Maquina que opera por cuenta de Sitrans y que abastece petróleo, esta puede ser cualquier equipo incluyendo vehículos.

1.8. Vale electrónico Full

1.9. Generador

Corresponde a Generadores, estos pueden ser normales o Under.

1.10. Solicita Vale de Reefer con cantidad de litros

Si el Generador no es Under, debe solicitar un vale emitido por Reefer con la cantidad de litros solicitados.

1.11. Entrega combustible

Entrega petróleo de acuerdo a los litros solicitados en valor de Reefer.

1.12. Emite GD según litros entregados

Reefer emite GD por los litros reales informados por el encargado de Surtidor.

Proceso de Pedidos y Recepción de Petróleo

Figura 8.1. Proceso para las Urgencias.

1.13. Emite OC directa

Tratándose de una urgencia definida como tal, se procede a la emisión de una OC directa, la cual deberá ser generada en Santiago por los subgerentes del área correspondiente y en agencias, por los jefes de área. Para ello se debe ingresar al módulo Adquisiciones (ADQ), y seleccionar DocumentosO. Compra Pendientes. El sistema mostrará una bandeja de las órdenes de compra pendientes asociadas al usuario. Posteriormente, debe hacer clic en el botón “Crear” para hacer la orden de compra directa.

Figura 8.2. Crear una OC Directa.

Luego se debe ingresar los siguientes datos:

Figura 8.3. Datos a ingresar OC directa.

1) Procedencia de la Orden:

Nacional: compras en Chile

Extranjero: importaciones

2) Rut Proveedor; con F3 se

despliega la ayuda.

3) Bodega

correspondiente

4) Glosa obligatoria, será

asignada a

futura factura.

9) Check para aplicar IVA al

ítem.

5) Fecha tipo de cambio para órdenes en

monedas distinta a $.

6) Días futuros en los cuales se espera que el

proveedor despache.

7) Moneda de la

orden.

8) Porcentaje descuento

sobre el total

10) CC contable

asignado al usuario y

validado con el ítem.

11)

Código

del ítem.

12) Cantidad

del ítem.

13)

Precio

Unitario

Una vez creada la OC directa, el usuario debe enviarlo al Jefe de Abastecimiento para que tome conocimiento de la compra, para ello debe hacer lo siguiente:

Figura 8.4. Enviar OC directa.

El Jefe de Abastecimiento visualizará en su bandeja de OC pendientes la OC directa. Para enviar a Visación debe realizar lo siguiente:

Figura 8.5. Envío a Visación OC directa.

1.14. Evaluación Financiera

El autorizador financiero decide si aprueba o rechaza la orden de compra directa. Para ello, desde el módulo Adquisiciones (ADQ), debe entrar a la opción DocumentosO. Compra Pendientes. El autorizador financiero visualizará la bandeja con las órdenes de compra que tenga pendientes. Una vez identificada la orden de compra, debe proceder a hacer lo siguiente:

Figura 8.6. Visualización Bandeja OC pendientes.

Si está de acuerdo con lo solicitado en la OC Directa, el Autorizador Financiero debe enviar la aprobación total al usuario que generó la OC directa.

Figura 8.7. Aprobación OC Directa.

1) Observación para el

usuario generador OC directa

2) Usuario generador OC

directa

Si no está de acuerdo con lo solicitado en la OC Directa, el Autorizador Financiero debe enviar el rechazo al usuario que generó la OC directa.

Figura 8.8. Rechazo de OC Directa.

1.15. Envía OC Directa a Proveedor

El usuario que generó la OC directa debe enviarlo al proveedor, estas deben incluir acuse de dominio y recibo, para tener certeza de que el proveedor recibió y leyó el pedido. Para ello el usuario que generó la OC directa debe ingresar a DocumentosO. Compras Pendientes, donde podrá visualizar las órdenes de compra pendientes.

Figura 8.9. Bandeja de OC Pendientes.

Para enviar la OC al proveedor debe presionar el botón “Colocar”.

1) Observación para usuario

generador OC directa.

2) Usuario generador OC

directa.

Figura 8.10. Colocar una Orden de Compra

Se selecciona el medio para enviar la orden de compra al proveedor y se despliega el reporte de la orden de compra.

Figura 8.11. Orden de Compra generada.

1.16. Recepción de Materiales

Si la compra urgente se trata de un bien mueble inventariable, el encargado de recepcionarlas es el pañolero. Cuando llegan los materiales al pañol, el pañolero debe recepcionar los materiales utilizando el módulo Control de Documentos (SCD). Para ello se debe seguir el siguiente subproceso.

Figura 8.12. Subproceso Recepción de Materiales.

1.16.1. Verifica precio, cantidad y calidad

El pañolero debe recepcionar los materiales con la factura o guía de despacho y orden de compra (ambos documentos), revisar que la documentación enviada por el proveedor sea consistente con la orden de compra. Se debe chequear que la cantidad, precio y calidad sea la acordada en la orden de compra.

1.16.2. Recepción Completa

Si la cantidad, precio y calidad son iguales en la orden de compra y guía de despacho, se recepciona conforme los materiales. El pañolero debe realizar inmediatamente el ingreso a existencia de los materiales recibidos. Para ello, el Pañolero debe ingresar al módulo SCD y crear un DRM (Documento de Recepción de Mercaderías).

Figura 8.13.Formulario Crear DRM

Tener presente que la bodega de recepción sólo puede ser una bodega de existencias, las cuales se detallan a continuación.

Bodegas de Existencias:

Sucursal Código Bodega Bodega Ciudad

1 1 SCL EXISTENCIA San Bernardo

20 20 ARI EXISTENCIA Arica

25 25 IQQ EXISTENCIA Iquique

30 30 ANF EXISTENCIA Antofagasta

38 38 CPP EXISTENCIA Copiapó

50 50 VPO EXISTENCIA Curauma

55 55 SAI EXISTENCIA San Antonio

58 58 TCCP EXISTENCIA MATERIALES VARIOS Concepción

60 60 THO EXISTENCIA Talcahuano

60 65 THO MATERIALES VIPLA Penco

70 70 PMO EXISTENCIA Puerto Montt

Bodegas de Repuestos Reefer:

Sucursal Código Bodega Bodega Ciudad

1 2 SCL REPUESTOS RFS San Bernardo

20 23 ARI REPUESTOS RFS Arica

25 27 IQQ REPUESTOS RFS Iquique

30 33 ANF REPUESTOS RFS Antofagasta

38 40 CPP REPUESTOS RFS Copiapó

50 53 VPO REPUESTOS RFS Valparaíso

55 57 SAI REPUESTOS RFS San Antonio

60 63 THO REPUESTOS RFS Talcahuano

70 73 PMO REPUESTOS RFS Puerto Montt

Se debe completar los siguientes campos:

Figura 8.14. Datos a completar en DRM

1) Se debe seleccionar el tipo de documento

de la recepción.

2) Se debe ingresar el

Rut del proveedor del

documento. Se pueden desplegar con

F3. 3) Se debe ingresar el

número del documento.

4) Fecha DRM, por

defecto es la

del día.

7) Fecha emisión del

documento.

8) Glosa de la

recepción.

5) Moneda del

documento,

por defecto viene $.

6) Periodo: por

defecto viene el

abierto y activo.

9) Se debe

seleccionar la bodega

que recepciona.

10) Se debe

presionar el botón

“Aplicar”.

Posteriormente, se debe asociar el DRM – Orden de Compra.

Figura 8.15. Asociar un DRM-Orden de Compra.

Se debe ingresar las cantidades recibidas

Figura 8.16. Ingreso de la cantidad recibida en DRM.

1) Corresponde a la sucursal por la que fue

colocada la orden de compra. Por defecto viene la sucursal de ingreso al sistema. Si

la orden pertenece a otra sucursal se debe

abrir la opción y seleccionar la correcta.

2) Se debe seleccionar la

orden de compra para la

sucursal escogida.

Se debe ingresar la

cantidad recibida.

Para cambiar de estado de digitado a recibido, el pañolero debe presionar el botón “Sgte. Estado”.

Figura 8.17.Cambir de estado DRM a RECIBIDO.

El DRM queda en estado recibido, lo que significa que las existencias ya se encuentran en el inventario de la bodega respectiva.

Figura 8.18. DRM recibido.

1.16.3. Recepción Parcial

Si existen inconsistencias que no invalidan todo el pedido, se efectúa la recepción parcial de la orden de compra, dejando constancia en la guía o factura del proveedor. El pañolero debe realizar inmediatamente el ingreso a existencia de los materiales recibidos.

1.16.4. Rechazo Recepción

Si las inconsistencias entre guía y orden de compra son inaceptables, se rechaza la recepción.

1.17. Recepción Servicios/Activos Fijos

Si la compra urgente se trata de un servicio/activo fijo, el encargado de realizar el DRM es el usuario que detectó la urgencia. Para ello debe ingresar al módulo Control de Documentos (SCD). El subproceso para realizar la recepción es el siguiente:

Figura 8.19. Subproceso Generar DRM de Servicio

1.17.1. Revisión de Servicio Realizado

Si la urgencia se trata de un servicio, el usuario debe revisar que el trabajo esté realizado conforme a lo que se especifica en la Orden de Compra (especificaciones técnicas).

1.17.2. Recepción conforme

Se recepciona conforme si el trabajo realizado se ajusta a lo especificado en la Orden de Compra. Para ello, el usuario generador del pedido debe ingresar al módulo SCD y crear un DRM (Documento de Recepción de Mercaderías).

Figura 8.20. Formulario Crear DRM

Tener presente que la bodega de recepción sólo puede ser una bodega de servicios, las cuales se detallan a continuación. Sucursal Código Bodega Bodega Ciudad

1 3 SCL SERVICIOS/ACTIVOS San Bernardo

20 22 ARI SERVICIOS / ACTIVOS Arica

25 26 IQQ SERVICIOS / ACTIVOS Iquique

30 32 ANF SERVICIOS / ACTIVOS Antofagasta

38 39 CPP SERVICIOS / ACTIVOS Copiapó

50 52 VPO SERVICIOS / ACTIVOS Curauma

55 56 SAI SERVICIOS / ACTIVOS San Antonio

58 59 TCCP SERVICIOS / ACTIVOS Hualpen

60 64 THO SERVICIOS / ACTIVOS Talcahuano

70 72 PMO SERVICIOS / ACTIVOS Puerto Montt






de la recepción.


Rut del proveedor del documento. Se pueden

desplegar con F3. 3) Se debe ingresar el número del documento.

4) Fecha

DRM, por defecto es la

del día.

7) Fecha

emisión del

documento.

8) Glosa de la

recepción.

5) Moneda del documento,

por defecto

viene $.

6) Periodo: por

defecto viene el

abierto y activo.

9) Se debe

seleccionar la bodega que recepciona

(servicios)

10) Se debe

presionar el botón

“Aplicar”.

1) Corresponde a la sucursal por la que fue colocada la orden de compra. Por defecto

viene la sucursal de ingreso al sistema. Si



2) Se debe seleccionar la orden de compra para la

sucursal escogida.



Para cambiar de estado de digitado a recibido, el generador de pedido debe presionar el botón “Sgte. Estado”.

Figura 8.24.Cambir de estado DRM a RECIBIDO.

El DRM queda en estado recibido, lo que significa que el servicio ya se encuentra en el inventario de la bodega respectiva.

Se debe ingresar la

cantidad recibida.


1.17.3. Rechazo Servicio

Si el trabajo realizado no se ajusta a la Orden de Compra emitida, se rechaza el trabajo realizado. Si el trabajo realizado se rechaza por segunda vez, se rechaza definitivamente la recepción del trabajo realizado, y no se paga por el servicio. Siempre que se rechaza una Orden de Compra se debe enviar un mensaje al usuario que solicitó el servicio.

1.17.4. Verifica precio, cantidad y calidad

Si la urgencia se trata de la compra de un activo fijo, el usuario que solicitó la urgencia debe recepcionar los materiales con la factura o guía de despacho y orden de compra (ambos documentos), revisar que la documentación enviada por el proveedor sea consistente con la orden de compra. Se debe chequear que la cantidad, precio y calidad sea la acordada en la orden de compra.

1.17.5. Recepción Completa

Si la cantidad, precio y calidad son iguales en la orden de compra y guía de despacho, se recepciona conforme los activos fijos. El usuario que generó el pedido debe realizar inmediatamente el DRM para el(los) activo(s) fijo(s) recibido(s). Para ello, el usuario que generó el pedido debe ingresar al módulo SCD y crear un DRM (Documento de Recepción de Mercaderías).

Figura 8.26. Formulario Crear DRM

Tener presente que la bodega de recepción sólo puede ser una bodega de activos, las cuales se detallan a continuación Sucursal Código Bodega Bodega Ciudad

1 3 SCL SERVICIOS/ACTIVOS San Bernardo

20 22 ARI SERVICIOS / ACTIVOS Arica

25 26 IQQ SERVICIOS / ACTIVOS Iquique

30 32 ANF SERVICIOS / ACTIVOS Antofagasta

38 39 CPP SERVICIOS / ACTIVOS Copiapó

50 52 VPO SERVICIOS / ACTIVOS Curauma

55 56 SAI SERVICIOS / ACTIVOS San Antonio

58 59 TCCP SERVICIOS / ACTIVOS Hualpen

60 64 THO SERVICIOS / ACTIVOS Talcahuano

70 72 PMO SERVICIOS / ACTIVOS Puerto Montt






de la recepción.


Rut del proveedor del

documento. Se pueden desplegar con

F3. 3) Se debe ingresar el

número del documento.

4) Fecha DRM, por

defecto es la

del día.

7) Fecha emisión del

documento.

8) Glosa de la

recepción.

5) Moneda del

documento,

por defecto viene $.

6) Periodo: por

defecto viene el

abierto y activo.

9) Se debe

seleccionar la bodega

que recepciona.

10) Se debe

presionar el botón

“Aplicar”.

1) Corresponde a la sucursal por la que fue colocada la orden de compra. Por defecto

viene la sucursal de ingreso al sistema. Si



2) Se debe seleccionar la orden de compra para la

sucursal escogida.



Para cambiar de estado de digitado a recibido, el usuario que genero el pedido debe presionar el botón “Sgte. Estado”.

Figura 8.30. Cambir de estado DRM a RECIBIDO.

El DRM queda en estado recibido, lo que significa que los activos fijos solicitados se encuentran recibido conforme.

Se debe ingresar la

cantidad recibida.


1.17.6. Recepción Parcial

Si existen inconsistencias que no invalidan todo el pedido, se efectúa la recepción parcial de la orden de compra, dejando constancia en la guía o factura del proveedor. El usuario que generó el pedido debe realizar inmediatamente el DRM para el(los) activo(s) fijo(s) recibido(s).

1.17.7. Rechazo Recepción

Si las inconsistencias entre guía y orden de compra son inaceptables, se rechaza la recepción.

1.18. Generar Factura

Cuando llegan las facturas del proveedor, el encargado de recepcionar las facturas, genera la factura según el siguiente subproceso.

Figura 8.32. Subproceso Generar Factura

1.18.1. Revisa documentación exigida

La documentación que se exigirá a los proveedores para la recepción de documentos es la Factura y la copia de la Orden de Compra. En caso de que el proveedor no envíe estos documentos exigidos, el encargado de recepcionar la factura procederá a devolver los documentos al proveedor.

1.18.2. Revisar datos generales de la factura

El encargado de recepcionar la factura deberá revisar los siguientes datos generales:

1) Vigencia de la factura 2) Fecha de emisión de la factura debe estar dentro del período contable

activo. 3) Nombre de la empresa: es aceptable sólo estos dos nombres.

a. Sitrans Ltda. b. Sitrans, Servicios Integrados de Transporte Ltda.

4) Rut de la Empresa: 96.500.950-7 5) Dirección de la Empresa: Avda. Jorge Alessandri Nº 10700 (dirección casa

matriz) 6) Comuna donde se encuentra ubicada la empresa: San Bernardo 7) IVA: verificar que el IVA este correcto.

Figura 8.33. Datos a revisar en Factura

Si los datos generales de la factura no son correctos, el encargado de recepcionar la factura procederá a devolver la factura al proveedor.

1) Vigencia

Factura

3) Nombre

Empresa

4) R.U.T. de

la empresa

7) IVA

6) Comuna

5)

Dirección

Empresa

2) Fecha debe

estar acorde con

período contable

1.18.3. Comparar datos de Factura con Orden de Compra

Una vez que se ha revisado los datos generales de la factura, el encargado debe comparar los datos de la factura corresponden a los datos de la orden de compra. Si los datos no corresponden a los datos especificados en la orden de compra, el encargado de recepcionar la factura procederá a devolver la factura al proveedor.

1.18.4. Ingresa datos Factura

El encargado de recepcionar facturas debe ingresar los datos de la factura al Sistema de Control de Documentos y posteriormente, firmar la recepción de la factura. Para ello, el recepcionista debe ingresar al módulo Control de Documentos (SCD). Debe presionar el botón “Fact x Pers”, se despliega la bandeja de documentos pendientes del usuario. Luego presionar el botón “Crear” para crear un nuevo documento, el estado es “Predigitada”.

Figura 8.34. SCD: Crear Factura.

Figura 8.35. Formulario Factura: Datos a ingresar por Recepcionista.

Una vez que la factura haya sido creada, el recepcionista debe enviar la factura a contabilidad, para ello debe hacer lo siguiente:

Figura 8.36. Envío de factura a Contabilidad.

1) Se debe seleccionar el

tipo de documento del

documento

3) Se debe ingresar el número del documento

2) Se debe ingresar el rut

del proveedor del documento. Se pueden

desplegar con F3. 6) Ticket que indica

si la factura se asocia

con una OC. Por defecto viene con

ticket. 4) Fecha de emisión del documento

5) Fecha de recepción

del documento.

7) Moneda del documento,

por defecto $.

8) Monto Afecto,

exento, iva, etc.

9) Adjuntar Factura

escaneada.

10) Presionar botón

Aplicar para crear factura.

Debe seleccionar usuario de contabilidad designado.

Hacer clic para enviar al

usuario de destino.

1.19. Asignar DRM y traspaso a Contabilidad

Una vez generada la factura, esta es enviada al departamento de contabilidad. En esta área se encargan de asignar el DRM (Documento de Recepción de Mercaderías) y hacer el traspaso a Contabilidad. Para ello, el usuario designado de contabilidad debe ingresar al módulo Control de Documentos (SCD). Debe presionar el botón “Fact x Pers”, se despliega la bandeja de documentos pendientes del usuario. Luego seleccionar la factura para asignar DRM e ingresar los siguientes datos:

Figura 8.37. Formulario Factura: Datos a ingresar por Personal Contabilidad.

Para seguir con el flujo se debe presionar el botón “Digitado”, el cual permitirá cambiar de estado la factura de PREDIGITADA a REV.PERSONA.

1) Tipo de

imputación contable.

2) Tipo de IVA.

Figura 8.38. Cambio de estado factura a REV.PERSONA.

Para asignar el DRM se debe presionar el botón “Asig.DRM”.

Figura 8.39. Asignar DRM a factura.

Se debe presionar el botón “Crear”.

Figura 8.40. Selección de tipo DRM a Factura.

Se debe presionar el botón “Salir”.

Figura 8.41. Asignación DRM a Factura.

Se debe aceptar el mensaje.

1) Tipo documento asociado al DRM. Por

defecto viene el

seleccionado en la factura anterior.

2) Número de DRM y

orden de compra

asociado.

Se debe

presionar el botón “Salir”

Figura 8.42. Cambio de estado factura a REV.O.COMPRA.

Se debe presionar el botón “Pareo Doc”, quedando el documento en estado PARA FIC.

Figura 8.43. Cambio de estado factura a PARA FIC.

Se debe seleccionar documentos en estado PARA FIC; se debe presionar el botón “Contabilizar”, se levanta la ventana final para traspasar a la contabilidad, ya sea levantando el fic o no:

Figura 8.44. Contabilizar el documento.

La factura desaparece de la bandeja del usuario, terminando el flujo.

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