manual de procedimientos y funcionamiento de la …

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y

FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIÓN

NACIONAL DE MUNICIPALIDADES

1

La elaboración y diseño de este material fue posible gracias al apoyo del pueblo de los Estados Unidos

de América proporcionado a través de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional

(USAID). El contenido aquí expresado es responsabilidad de ANAM, y el mismo no necesariamente

refleja las opiniones de USAID o del Gobierno de los Estados Unidos de América.

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TABLA DE CONTENIDO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACION NACIONAL DE

MUNICIPALIDADES ........................................................................................................................................................ 3

MANUAL DE LOS ÓRGANOS POLITICOS DE LA ASOCIACIÓN NACIONAL DE

MUNICIPALIDADADES –ANAM ................................................................................................................................. 5

MANUAL DE FUNCIONES DEL PERSONAL TECNICO Y ADMINISTRATIVO DE ANAM ................... 21

MANUAL PARA SISTEMATIZACIÓN DE INFORMACION DE CAPACITACION DE SECRETARIA

OPERATIVA DE ANAM ................................................................................................................................................ 52

MANUAL PARA SISTEMATIZACION DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE ANAM ...................... 60

MANUAL DE SEGURIDAD EN LA INFORMACION DE ANAM ..................................................................... 66

3

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONAMIENTO DE LA ASOCIACIÓN

NACIONAL DE MUNICIPALIDADES

INTRODUCCION

En el proceso de Fortalecimiento Institucional de la ANAM, se han desarrollado diversos

instrumentos, especialmente el Plan Estratégico 2016 – 2024 el cual contiene lineamientos de

trabajo para alcanzar resultados concretos en ese periodo.

Para facilitar la aplicación de los Planteamientos del Plan Estratégico, es necesario revisar y

adecuar otros instrumentos institucionales, como los Manuales de funciones, especialmente para

alinear las funciones de los distintos órganos, para focalizar esfuerzos, potenciar acciones y

resultados, mejorando así la efectividad de la Asociación, así como de procedimientos de

procesos específicos con cierta prioridad institucional.

Este documento contiene el Manual de Funciones y de Procedimientos, como instrumentos que

coadyuvarían al cumplimiento de las actividades para cumplir con los objetivos institucionales de

ANAM.

Uno de ellos es un manual de las funciones de los órganos políticos de la ANAM, el cual no

pretende ser un manual complejo, sino más bien tiene un enfoque pragmático, con el fin de

facilitar su aplicación y que además, pueda ser retroalimentado en el curso de su aplicación.

Dado a que las instituciones son dinámicas, las funciones también son cambiantes y sujetos a

modificarse a los cambios institucionales, en este caso las funciones se definieron adaptarse a los

planteamientos del Plan Estratégico, y por ello en este manual se incluyen diversos elementos

basados en los estatutos vigentes, sin embargo, contiene elementos nuevos que modifican

funciones, acciones o aspectos que a su vez retroalimentan esos estatutos, es decir que

representan propuestas para modificar los estatutos en aspectos puntuales, y por ello será

necesario modificar los Estatutos para que varios de los planteamientos contenidos en ese

manual, cobren vigencia.

Asimismo, también se plantean órganos, especialmente las Comisiones de Trabajo, proyectadas

a los cambios que la ANAM haría variando su estructura actual para adaptarla a las tres grandes

líneas de acción generando equipos de trabajo en función de los objetivos estratégicos definidos,

como se plantea en el Plan Estratégico.

Asimismo, se incluye el Manual de Funciones del Personal Técnico y Administrativo de ANAM

que fue actualizado, especialmente agregando funciones, y especificando otras, y agregando

otros elementos del descriptor de puestos, todo adicionado al contenido del Manual de

funciones ya existente en ANAM, previo al inicio de esta consultoría.

Además, se incluye un manual de procedimientos, con tres procesos que han sido priorizados

por personeros de la ANAM, para orientar la implementación de procesos que han sido

priorizados en esta entidad, que contribuirían a la preservación de la información y su posterior

uso para retroalimentar las acciones institucionales.

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MANUAL DE LOS ÓRGANOS POLÍTICOS DE LA ASOCIACIÓN

NACIONAL DE MUNICIPALIDADES –ANAM

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MANUAL DE LOS ÓRGANOS POLITICOS DE LA ASOCIACIÓN NACIONAL

DE MUNICIPALIDADADES –ANAM

1. OBJETIVOS DEL MANUAL

Este manual se construye, con el objetivo general de definir las funciones de los órganos

políticos de la ANAM, para orientar el accionar de cada uno de los órganos responsables de la

dirección política y estratégica de ANAM.

En general, se busca coadyuvar a que cada uno de los integrantes de los distintos órganos de los

niveles jerárquicos más altos en la estructura organizativa de esta entidad, cuenten con

lineamientos definidos respecto a lo que deben realizar y conseguir, como su aporte concreto a

los objetivos institucionales.

2. VISÓN DE LA ANAM

De acuerdo con su Plan Estratégico 2016 – 2024, la Visión de la ANAM, como sus expectativas

de largo plazo, tanto a lo interno de la institución como sus aspiraciones del ámbito en que se

desenvuelve, y además orientadora de sus acciones, se ha definido de la siguiente manera:

3. MISIÓN DE LA ANAM

La ANAM ha definido como su principal accionar, de la manera siguiente:

4. LÍNEAS DE ACCIÓN

La ANAM ha definido tres grandes líneas de acción o componentes, en las cuales centra sus

acciones:

LINEA DE ACCION 1: FORTALECIMIENTO A LAS MUNICIPALIDADES

Será el conjunto de acciones que se implementen en busca de fortalecer las capacidades

de las autoridades y funcionarios municipales, y superar las actuales debilidades de las

municipalidades en general. Esto requerirá de un proceso que inicie con la detección

precisa de esas necesidades de fortalecimiento municipal, y luego implementar las

acciones para ese fortalecimiento, en el entendido que la ANAM promoverá de manera

ANAM es una entidad incluyente, moderna, autónoma,

democrática, con capacidad instalada, personal especializado

en el ámbito municipalista, que contribuye al fortalecimiento

de la democracia y el desarrollo socioeconómico de los

municipios de Guatemala.

Defender la autonomía Municipal y los intereses de las

municipalidades de la República de Guatemala,

propiciar la Descentralización del Estado y el

Fortalecimiento de las municipalidades con procesos

coordinados e incluyentes.

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subsidiaria, es decir, como complemento y soporte de las acciones que las propias

municipalidades pueden impulsar por sí mismas, sin intentar sustituir la función de las

dependencias de las municipalidades que existan y que desarrollan acciones en función

de sus propio desarrollo, sino más bien fortaleciendo las funciones de esas dependencias

para adquirir capacidades propias, y promoviendo sinergias entre las municipalidades.

LINEA DE ACCION 2: INCIDENCIA

Es el proceso permanente y ordenado, que llevará a la ANAM a incidir en las agendas y

políticas públicas para la creación o modificación de normas, instrumentos, y generación

de condiciones en general, propicios para el fortalecimiento municipal, y efectiva

descentralización y vigencia plena de la autonomía municipal, y que no sean solamente

enunciados. Para este proceso, se requiere que se generen al menos con dos

condiciones importantes: La primera es que la construcción de propuestas sean

técnicamente bien elaboradas que aborden ámbitos prioritarios de las municipalidades y

los municipios; la segunda condiciones es que cuente con el respaldo social de todas las

municipalidades del país y de otras entidades relacionados con el desarrollo local,

incluyendo a sectores de la sociedad civil organizada.

LINEA DE ACCIONES 3. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

Para implementar las acciones en busca de los fines y objetivos institucionales, de

manera más eficiente y efectiva, planteados en los dos líneas de acción anteriores, es una

condición indispensable que la ANAM se fortalezca a lo interno, generando mayor

capacidad técnica, financiera y política, y en general, cuente con los insumos necesarios

para poder impulsar las acciones que se ha propuesta, y esta es una condición

directamente proporcional: a mayor fortalecimiento interno de la ANAM, mayor será su

capacidad de conseguir los objetivos que buscan beneficiar a sus asociados y aportar al

desarrollo de los municipios y del país.

Estas acciones se implementarán priorizando las distantes áreas de fortalecimiento

institucional en que se tienen oportunidades de fortalecimiento priorizándolas de

manera que se alcancen de manera real y efectiva.

5. LA ESTRUCTURA ORGANICA DE ANAM

De acuerdo con los estatutos de la ANAM en su artículo 12, define a los órganos permanentes

de esta entidad, a los siguientes:

- La Asamblea Nacional

- La Junta Directiva

- El Consejo Consultivo

- La Secretaría Ejecutiva

- Las Asociaciones Departamentales de Municipalidades y otras formas de

Asociación Municipal

En el proceso de reestructuración que se inicia en el nuevo periodo de Junta Directiva 2016-

2018 se define una nueva estructura que se ajusta a las nuevas necesidades de ANAM, cambios

que se formalizaran en los respectivos estatutos. Esta nueva estructura se sintetiza en el

organigrama siguiente.

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En este organigrama, se puede establecer que en la estructura organizativa de ANAM, se

encuentran dos grandes grupos de órganos: Los órganos políticos de autoridad, y los órganos

Administrativos y Técnicos.

Los órganos políticos están integrados por socios de la ANAM, es decir, alcaldes municipales en

representación de cada una de las municipalidades socias de esa entidad, y los órganos

Administrativos y Técnicos, agrupados en un grupo de puestos que los estatutos denominan la

Secretaría Ejecutiva, y están integrados personal contratado para ejecutar las acciones derivados

de sus distintos planes, en busca de los objetivos institucionales.

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6. LOS ORGANOS POLITICOS DE LA ANAM

Los órganos políticos se ubican en la parte superior de la estructura orgánica, y por ello tienen

los mayores niveles de autoridad en toda la estructura. La importancia de estos órganos, es que

de estos emanan los principales lineamientos políticos y estratégicos que definen la naturaleza y

el curso de la organización.

Los órganos políticos en ANAM, son:

La Asamblea Nacional

La Junta Directiva

Consejo Consultivo

Comisiones

Representaciones

Como se mencionó, estos órganos se integran por los socios de la ANAM, que de acuerdo a sus

estatutos “integran la ANAM, las municipalidades legalmente constituidas en el país.”1 “Las

municipalidades que integran la ANAM, están representadas por su respectivos Alcaldes

Municipales, o por quienes los sustituyan de conformidad con la ley.”2 Por su calidad de alcaldes,

son electos directa y popularmente en cada municipio de conformidad con la ley en la materia, y

esta condición hace que no se fije un perfil de ingreso de los miembros de estos órganos, pues

no son sujetos de selección como socios, sino que su ingreso está sujeto a los procesos de

elección popular en cada municipio.

Por lo tanto, para los integrantes de los órganos políticos de ANAM se establecen

principalmente las funciones que desempeñaran, cada uno desde el órgano en que participe, de

acuerdo a criterios establecidos en sus estatutos y criterios basados en los principales

objetivos, estrategias y acciones establecidos en el Plan Estratégico que guían el accionar de la

ANAM de manera que sus acciones no se dispersen sino que respondan a esos fines y objetivos

institucionales planteados.

Para algunos órganos en los que se requiere de elección interna para ser parte de ellos, se

establecen requisitos y algunas calidades, con la intención de orientar los criterios para

proponer y elegir a socios para que integren esos órganos con mayores posibilidades de éxito

en su accionar.

En los apartados siguientes, se definen las principales funciones de cada uno de estos órganos.

6.1 ASAMBLEA NACIONAL

6.1.1 NATURALEZA E INTEGRACIÓN

En los estatutos de la ANAM definen a la Asamblea Nacional como el órgano superior de

ANAM, ya que es “el órgano supremo de la ANAM y se integra con las municipalidades

asociadas reunidas en sesión convocada de conformidad con este Estatuto y siempre que se

alcance el quórum requerido.”3

Lo anterior significa que este órgano es el que tiene la mayor autoridad en la organización, pero

visto como un órgano colectivo, no así a lo individual de cada uno de sus integrantes. Son las

1 Estatutos de la ANAM, artículo 6

2 Estatutos de la ANAM, artículo 8

3 Artículo 13, Estatutos de ANAM

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decisiones colectivas, tomas por consenso o por mayoría en una votación, las que se constituyen

en las decisiones superiores.

Las municipalidades que integran la ANAM, están representadas por sus respectivos Alcaldes

Municipales o por quienes los sustituyan de conformidad con la ley. El Alcalde o su sustituto,

sólo podrá delegar su representación en otro miembro del respectivo Concejo, previo acuerdo

del mismo.4

Para los efectos de las sesiones ordinarias y las extraordinarias convocadas por la Junta

Directiva, el quórum se integra con la tercera parte de las municipalidades asociadas. Cuando la

Asamblea Nacional Extraordinaria es convocada por al menos una tercera parte de las

municipalidades asociadas, en la integración del Quórum deberá comprobarse la inscripción de

por lo menos dos terceras partes de las municipalidades solicitantes.5

La Asamblea Nacional es presidida por el Alcalde del municipio donde la Asamblea Nacional se

celebre, o por quien lo represente de conformidad con estos Estatutos. De forma supletoria,

será presidida por el Presidente de la Junta Directiva.

6.1.2 FUNCIONES

Se reconocen dos tipos de Asambleas: La Ordinaria y la Extraordinaria, y a cada una

corresponde funciones diferenciadas.

Las atribuciones de la Asamblea Nacional Ordinaria, son:

a. Definir o validar la misión, visión y los fines de la ANAM, que definan su razón de ser y

enmarque el accionar de esta entidad

b. Proponer la construcción o actualización de instrumentos que contengan los lineamientos

políticos y estratégicos de la ANAM, que orienten las acciones de todos los socios, así como el

personal de la Secretaría Ejecutiva.

c. Definir las grandes áreas de inversión de los recursos financieros de la ANAM, que lleven a

priorizar áreas de interés general.

d. Definir los criterios generales de control en el uso de los recursos para garantizar la

transparencia en la Asociación.

a. Fijar el monto de cuotas ordinarias y extraordinarias de los socios de ANAM

b. Solicitar informes específicos a los demás órganos de la ANAM, para evaluar los avances o

resultados y proponer acciones de mejora.

c. Elegir, juramentar y dar posesión de sus cargos a los miembros de la Junta Directiva de la

Asociación por intermedio de quien la preside, para legitimar su autoridad.

d. Crear Comisiones de Trabajo de la Asamblea Nacional, temporales o permanentes, dándoles

un mandato específico, su objetivo, integración y resultados a entregar en un periodo

determinado.

e. Aprobar la creación de cualquier otro órgano político en la ANAM, o acordar la disolución de

alguno existente, de acuerdo a las necesidades propias de la entidad.

f. Aprobar el presupuesto anual de ingresos y egresos de la Asociación que le presente la Junta

Directiva. En caso de improbarlo regirá el presupuesto del año anterior.



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g. Definir las prioridades de Trabajo de la Junta Directiva, para contribuir a la focalización de las

acciones institucionales.

h. Conocer y aprobar o improbar los informes indicados en su agenda mínima.

i. Analizar la ejecución presupuestaria del último ejercicio contable, para su aprobación o

improbación.

j. Aprobar, improbar o dictar medidas para modificar el Plan de Trabajo propuesto por la Junta

Directiva electa, de manera que se ajuste a los prioridades institucionales

k. Acordar Órdenes, distinciones o condecoraciones a otorgarse a personas o entidades que

contribuyan a los mismos objetivos institucionales de la ANAM.

l. Delegar en Junta Directiva, cuando lo estime pertinente, facultades que por ley o reglamento le

son propias.

m. Otras funciones que se acuerden en Asamblea General, y que correspondan de conformidad

con los Estatutos o las leyes aplicables

Las funciones de la Asamblea Nacional Extraordinaria, son:6

a. Conocer cualquier asunto que sea atribución de la Asamblea Nacional Ordinaria pero cuya

resolución no puede esperar la periodicidad anual de esta, siempre que sea convocada para ese

asunto con exclusividad.

b. Aprobar con por lo menos el voto favorable de las dos terceras partes del total de

municipalidades asociadas, la modificación de los Estatutos.

c. Revocar, con por lo menos el voto favorable de las dos terceras partes del total de

municipalidades asociadas, el mandato de la Junta Directiva.

d. Pronunciarse sobre la disolución y liquidación de la Asociación

6.1.3 ACTIVIDADES

Para el cumplimiento de sus funciones, a los socios integrantes de la Asamblea General, les

corresponde realizar las actividades siguientes:

a. Asistir a las reuniones de Asamblea que se realicen para opinar, para proponer, solicitar, y

participar activamente en las decisiones colectivas de este órgano.

b. Informarse de las acciones institucionales que se realicen, por medio de los canales de

información que estén establecidos

c. Participar activamente en las actividades de los demás órganos de la ANAM para los que

fueron electos, para aportar sus conocimientos, capacidades y habilidades a los fines

institucionales

d. Estar pendiente de convocatorias de la ANAM para participar en actividades propias de

ANAM.

e. Revisar periódicamente el cumplimiento de los deberes y obligaciones de su municipalidad

como socio de ANAM

f. Revisar los distintos documentos que ANAM genere, para analizar el curso de las acciones de

ANAM y generar propuestas de mejora.

g. Participar en actividades de análisis y capacitación de la ANAM, para fortalecer sus capacidades

para el desarrollo de sus funciones en la Municipalidad, o de la ANAM.

6.1.4 RELACIÓN DE AUTORIDAD

La Asamblea General es la autoridad máxima en la ANAM, y le corresponde ejercer de manera

directa autoridad, dirección y supervisión hacia la Junta Directiva de la ANAM.

6 Artículo 21 de os Estatutos de ANAM

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6.2 JUNTA DIRECTIVA

6.2.1 NATURALEZA E INTEGRACION

La Junta Directiva es el órgano de dirección y administración de la ANAM de conformidad con

este Estatuto. Se integra con socios activos de la ANAM electos en Asamblea Nacional, de

acuerdo a los procedimientos establecidos en los Estatutos.

Los cargos de la Junta se desempeñan ad honorem. Sin embargo, se les podrá reconocer dietas

y viáticos, según acuerdo de la Junta Directiva con base en las posibilidades financieras de la

ANAM.

6.2.2 FUNCIONES

A la Junta Directiva le corresponde:

GOBIERNO Y EMISIÓN DE NORMAS

a. Ejercer la dirección de la ANAM, adoptando medidas y dictando las disposiciones

que estime convenientes para el mejor cumplimiento de sus fines, tomando en

cuenta los lineamientos recibidos de la Asamblea Nacional.

b. Ejecutar todos los acuerdos de la Asamblea Nacional que le correspondan, y delegar

a otros órganos bajo su autoridad, la ejecución de acuerdos específicos.

c. Crear o cancelar las comisiones de Trabajo de Junta Directiva que considere

necesarias para el mejor cumplimiento de su objeto y fines, promoviendo mayor

involucramiento de sus socios.

d. Dictar los reglamentos u otros instrumentos en que se desarrollen o detalle la

aplicación de los Estatutos.

e. La iniciativa para el análisis y construcción de propuestas de mediano y largo plazo

para el fortalecimiento institucional de la ANAM.

f. Resolver conjuntamente con el Consejo Consultivo, los asuntos no previstos en los

Estatutos mientras esté en receso la Asamblea Nacional, dando cuenta a ésta de su

gestión en la próxima Asamblea Nacional

g. Convocar a asamblea Nacional, ordinaria o extraordinaria, de acuerdo a los

Estatutos

ADMINISTRATIVAS (personal, finanzas, mecanismos)

h. Nombrar y remover al Secretario Ejecutivo de la Asociación Nacional, tomando

principalmente las capacidades e idoneidad al puesto, así como los resultados de

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evaluación de desempeño que se realicen.

i. Recibir, analizar y resolver sobre las propuestas técnicas y administrativas generadas

desde la Secretaría Ejecutiva, encaminadas a mejorar la eficacia y eficiencia en

ANAM.

j. Brindar los lineamientos a la Secretaría Ejecutiva para la construcción o actualización

de instrumentos que contengan los lineamientos políticos y estratégicos de la

ANAM, que orienten las acciones de todos los socios, así como el personal de la

Secretaría Ejecutiva.

k. Fijar las remuneraciones para la Secretaria Ejecutiva, Secretaria Administrativa, y de

asesores de Junta Directiva y Secretaría Ejecutiva.

l. Anualmente, en las sesiones ordinarias, proponer ante la Asamblea Nacional los

planes de trabajo anual y multianual (cuando corresponda) y el proyecto de

presupuesto programático que contenga la estimación de los ingresos y egresos de

la ANAM.

m. Rendir a la Asamblea Nacional en su sesión ordinaria o cuando le sea requerido,

informe de sus actividades realizadas y sus resultados alcanzados, con justificación

de los recursos empleados para su financiamiento.

n. Aprobar el proyecto de presupuesto anual y los estados contables que les presente

la Secretaría Ejecutiva, previo a elevarlo a la Asamblea Nacional

o. Aceptar o rechazar herencias, legados o donaciones.

RELACIONES EXTERNAS

p. Ser el órgano de comunicación de la Asamblea Nacional con los Organismos del

Estado, y demás entidades nacionales e internacionales para el desarrollo de su

objeto y fines

q. Designar a los representantes de la ANAM para integrar las Juntas Directivas,

Consejos Directivos y Comisiones u otros órganos similares a lo externo de la

ANAM, que corresponda por ley, estatutos o reglamentos. También le corresponde

revocarlas si los representantes incumplen con sus obligaciones como tales, al tenor

del reglamento respectivo y de las estipulaciones que se establecieron en el

Acuerdo de su designación. La representación durará un año, contado a partir de la

fecha de su nombramiento, prorrogable por Acuerdo de la Junta Directiva. No se

podrá ejercerse más de una representación.

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r. Designar representantes para concurrir a toda clase de actos o reuniones, en

representación de ANAM.

RELACIONES INTERNAS

s. Servir como órgano de mediación en los conflictos de cualquier naturaleza que se

susciten entre los miembros de la Asociación. La Junta Directiva está facultada para

delegar esta atribución en una comisión especial, la que se integrará para este único

propósito

t. Conocer las faltas de las asociadas y resolver la aplicación de las sanciones que

estime pertinentes

u. Conocer el recurso de revocatoria contra las disposiciones del Presidente de la

Junta Directiva

v. Solicitar la presencia de alguno de los representantes de la ANAM o de los

presidentes de Comisiones para que informen personalmente sobre algún asunto a

la Junta Directiva o bien para que presenten por escrito algún informe relacionado

con sus funciones

OTROS

w. Todas las demás atribuciones que le correspondan conforme a los Estatutos de

ANAM, sus reglamentos y las que le sean fijadas por la Asamblea Nacional.

6.2.3 RELACION DE AUTORIDAD

Depende directamente de la autoridad de la Asamblea Nacional, y los lineamientos que

provengan de esta. La Junta Directiva ejerce autoridad directa sobre el (la) Secretario(a)

Ejecutivo (a).

6.2.4 CALIDADES

Para ser integrante de Junta Directiva, se deben tomar en cuenta las calidades siguientes:

a) Ser alcalde Municipal de un municipio dela República de Guatemala. El municipio al que

represente, debe estar activo, al día en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones como

socio de la ANAM

b) Estar en pleno goce de sus derechos ciudadanos.

c) Haber demostrado diligencia, responsabilidad y puntualidad en el cumplimiento de las

obligaciones y compromisos como alcalde o en áreas de trabajo anteriores

d) Conocimiento sobre organizaciones gremiales o de segundo nivel.

e) Disposición de tiempo para aportar decididamente a los fines institucionales

f) No representar intereses contrarios a los intereses de la ANAM y del municipalismo de

Guatemala.

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6.3 CONSEJO CONSULTIVO

6.3.1 NATURALEZA E INTEGRACIÓN

Es el órgano colegiado de consulta y seguimiento de la ANAM, y se integra con dos tipos de

integrantes: Plenos, y honorarios.

Plenos

Los integrantes plenos, son los Presidentes o Representantes de estos, de las Asociaciones

Departamentales de Municipalidades de la República

Honorarios

Son personas que han ejercido puestos en una Junta Directiva de ANAM en periodos

anteriores y por lo tanto cuentan con experiencia en la dirección de esta entidad. Estos

participaran por invitación de los integrantes plenos, previo acuerdo de este Consejo, a

participar en algunas reuniones de este Consejo para aportar su experiencia en temas

puntuales que les sea requerido.

Se reunirá en sesión ordinaria una vez cada dos meses y extraordinariamente las veces que sea

necesario, por convocatoria de su Coordinador o por siete o más de sus miembros. El

Quórum para la validez de sus sesiones es de la mitad más uno de sus miembros. La presencia

de los integrantes honorarios no afecta el Quorum del Consejo Consultivo.

6.3.2 FUNCIONES

a. Emitir opinión colegiada, sobre los temas en específico que le sea requerido, a efecto de

orientar la toma de decisiones del órgano que requiere de su opinión.

b. Proponer iniciativas y formular recomendaciones a los órganos de la ANAM, de manera

directa para la Asamblea General, y por medio de la Junta Directiva para los demás órganos

c. Asesorar la realización de actividades específicas que se realicen en ANAM, para

garantizar el logro de los objetivos de la actividad.

d. Mantener contacto permanente con los órganos de la ANAM a efecto de proveerse de

la información necesaria para la generación de iniciativas, formulación de recomendaciones y

dar seguimiento de las actividades de la misma.

e. Dar cuenta de sus acciones, a los asociados que se lo soliciten, a la Junta Directiva y

ponerlas en conocimiento de la Asamblea Nacional en su más próxima sesión

f. Todas aquellas que le encomiende la Asamblea Nacional.

6.3.3 RELACION DE AUTORIDAD

El Consejo Consultivo no ejerce autoridad sobre algún otro órgano de la ANAM, sin embargo,

está sujeta al mandato y lineamientos de la Asamblea Nacional, órgano al cual debe presentar

resultados en el cumplimiento de sus funciones.

6.3.4 CALIDADES

a) Ser alcalde Municipal de un municipio dela República de Guatemala. El municipio al que

represente, debe estar activo, al día en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones como

socio de la ANAM

b) Estar en pleno goce de sus derechos ciudadanos.

c) Haber demostrado diligencia, responsabilidad y puntualidad en el cumplimiento de las

obligaciones y compromisos como socio de ANAM o como integrante de alguna Junta

Directiva.

d) Disposición de tiempo para aportar decididamente a los fines institucionales

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e) No representar intereses contrarios a los intereses de la ANAM y del municipalismo de

Guatemala

6.4 COMISIONES DE TRABAJO

Las Comisiones de trabajo, son órganos de apoyo para distintos órganos de la ANAM. Son

Comisiones de la Asamblea Nacional, y Comisiones de Junta Directiva, y estas pueden ser

Comisiones Permanentes o temporales, dependiendo el objetivo de su conformación o el

asunto específico que debe desarrollar.

6.4.1 Comisiones de trabajo de la Asamblea Nacional

Las Comisiones de trabajo de la Asamblea General, son aquellas que desarrollan acciones por

encargo de la Asamblea Nacional, y que deben rendir sus informes a esta Asamblea.

Entre estas están:

o Comisión de apoyo a la Incidencia

o Comisión de apoyo al Fortalecimiento Municipal

o Comisión de apoyo al Fortalecimiento Interno

o Comisión de Vigilancia

o Comisión electoral

Las tres primeras guardan correspondencia con los tres ejes de trabajo de ANAM, son las que

darán el impulso político a las acciones planteadas en esos ejes de trabajo. La Comisión se

vigilancia es la responsable por velar por la transparencia en la Asociación, y la Comisión

Electoral, tiene funciones específicas, especialmente a cada dos años, cuando se elige a la Junta

Directiva.

6.4.1.1 Comisión de Incidencia

Naturaleza e integración

Esta comisión es la encargada de garantizar que las acciones se implementen enmarcadas en la

filosofía de trabajo, los planteamientos políticos y estratégicos que se han definido en este Plan

Estratégico, y velar por la implementación de las acciones y los resultados planteados en ese

Plan.

Se integra con al menos 5 integrantes de la Asamblea Nacional, electos en reunión de la

misma.

Funciones

a. Revisar los planteamientos establecidos en el Plan Estratégico vigente, para el

componente de Incidencia, de manera que se cuente con claridad para la proyección de

sus acciones

b. Mantener reuniones de trabajo con la Secretaría Ejecutiva y la Dirección de

Incidencia, para informarse de manera directa, sobre los avances de las acciones y sus

resultados.

c. Analizar las acciones implementadas y los resultados, para construir propuestas de

mejora o replanteamiento de estrategias, si fuera necesario.

d. Revisar informes de actividades y resultados elaborados por la Junta Directiva

e. Presentar sus informes en la Asamblea Nacional, con propuestas de mejor, cambio de

estrategias, redireccionar acciones, etc. o validar estrategias actuales.

f. Participar en actividades de cabildeo y negociación, apoyando al Presidente de la Junta

Directiva, la Secretaría Ejecutiva, y/o personal técnico en actividades concretas, a fin de

dar soporte político a esas acciones.

g. Apoyar al Presidente de la Junta Directiva, la Secretaría Ejecutiva, y/o personal

técnico en la construcción de propuestas de incidencia.

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h. Realizar estudios y dictamines de aspectos específicos en el area de Incidencia, por

encargo de la Asamblea Nacional.

i. Otras que le sean encomendadas por la Asamblea Nacional, en el area de Incidencia.

Calidades

a. Los integrantes de esta Comisión, debe contar con preparación y experiencia previa

en el ámbito de la incidencia

b. Habilidades de comunicación, negociación y cabildeo

c. Conocimiento de las instituciones del Estado y sus funciones

d. Conocimiento sobre relaciones de poder y autoridad en el sector publico

6.4.1.2 Comisión de Fortalecimiento Municipal

Es la Comisión encargada de velar por la implementación de las acciones y los resultados

planteados en el Componente de Fortalecimiento Municipal, contenidos en el Plan Estratégico.


misma.

Funciones


componente de Fortalecimiento Municipal, de manera que se cuente con claridad para la

proyección de sus acciones.


Fortalecimiento Municipal, para informarse de manera directa, sobre los avances de las

acciones y sus resultados


mejora o replanteamiento de estrategias, si fuera necesario

d. Revisar informes de actividades y resultados elaborados por la Junta Directiva.


estrategias, redireccionar acciones, etc. o validar estrategias actuales de este componente.

f. Participar en las acciones de gestión de recursos para el Fortalecimiento Municipal.

g. Apoyar al Presidente de la Junta Directiva, la Secretaría Ejecutiva, y/o personal

técnico en actividades concretas encaminadas al Fortalecimiento de las Municipalidades, a

fin de dar soporte político a esas acciones.

h. Apoyar al Presidente de la Junta Directiva, la Secretaría Ejecutiva, y/o personal

técnico en la construcción de propuestas de Fortalecimiento de las Municipalidades.

i. Realizar estudios y dictamines de aspectos específicos en el area de Fortalecimiento

de las Municipalidades, por encargo de la Asamblea Nacional.

j. Promover estudios de la realidad del Municipalismo en Guatemala, tendencias y

desafíos, que soporten las acciones de la ANAM.

k. Otras que le sean encomendadas por la Asamblea Nacional, en el area de Incidencia.

Calidades

a. Los integrantes de esta Comisión, debe contar con experiencia previa en el ámbito

Municipalista

b. Conocimientos básicos de Desarrollo Local y fortalecimiento del Poder local

c. Compromiso y dedicación por el Municipalismo.

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6.4.1.3 Comisión de Fortalecimiento Institucional

Es la Comisión responsable de la implementación de acciones que lleven a la mejora continua

institucional de la ANAM, de manera que constantemente mejore sus capacidades

institucionales para el cumplimiento de los fines y objetivos establecidos.


misma.

Funciones


componente de Fortalecimiento Institucional, de manera que se cuente con claridad para

la proyección de sus acciones.


Fortalecimiento Institucional, para informarse de manera directa, sobre los avances de las

acciones y sus resultados


mejora o replanteamiento de estrategias, si fuera necesario

d. Revisar informes de actividades y resultados elaborados por la Junta Directiva.


estrategias, redireccionar acciones, etc. o validar estrategias actuales de este componente.

f. Participar en las acciones de gestión de recursos para el Fortalecimiento Interno de la

ANAM.

g. Apoyar al Presidente de la Junta Directiva, la Secretaría Ejecutiva, y/o personal técnico

en la construcción de propuestas de Fortalecimiento Institucional.

h. Realizar estudios y dictamines de aspectos específicos en el area de Fortalecimiento de

la ANAM, por encargo de la Asamblea Nacional.

i. Mantener espacios de comunicación con los socios, de manera que constantemente se

reciban inquietudes, sugerencias y propuestas de las municipalidades, para el

fortalecimiento institucional.

j. Otras que le sean encomendadas por la Asamblea Nacional, en el area de Incidencia.

Calidades

a. Los integrantes de esta Comisión, debe contar con experiencia previa en el ámbito

Municipalista

b. Conocimientos básicos de funcionamiento y fortalecimiento de organizaciones

gremiales.

c. Compromiso y dedicación por el Municipalismo.

6.4.1.4 Comisión Electoral


El órgano rector de los procesos electorales y toma de decisiones por sufragio de la ANAM, lo

constituye una comisión integrada por siete miembros de la Asamblea Nacional, quien para

dichos efectos se denominará Comisión Electoral.

Esta comisión elegirá de entre sus miembros un presidente, un vicepresidente y un secretario.

Los demás miembros tendrán la calidad de vocales, para lo cual se elaborará el reglamento

respectivo.

18

Funciones

a. Elaborar el Reglamento electoral en que se detallen procesos, requisitos, resolución de

inconformidades, y en general todo lo relacionado al proceso electoral, y someterlo a

aprobación de la Asamblea Nacional.

b. Mantener actualizado el padrón electoral, basado en el listado de socios y socios

activos de la ANAM, al menos un mes previo al evento electoral

c. Divulgar entre los socios los requisitos, procesos, fechas, lugares, y todo lo relacionado

al proceso de elección, con al menos 15 días de la fecha de realización del proceso.

d. Recibir documentación de las planillas que quieran participar en el proceso, revisar su

documentación e inscribirlas formalmente, cuando se determine que llenan los requisitos

establecidos.

e. Comunicar por escrito sobre la inscripción o la denegatoria de la misma, al

representante de la planilla en cuestión.

f. Calificar las credenciales y acreditaciones de los socios electores el día de la elección

g. Crear las Juntas Receptoras de votos con la participación de delegados de Asamblea

Nacional y representantes de las planillas inscritas.

h. Realizar el anuncio formal de apertura de elecciones el día fijado para el efecto.

i. Supervisar cada mesa de votación, para garantizar que los procesos sean ajustados a las

normas previamente establecidas.

j. Declarar finalizado el proceso electoral, en la hora previamente establecida, cerrar las

urnas y proceder contar los votos.

k. Certificar y dar a conocer el resultado de las votaciones

l. Declarar la validez de la elección mediante actas firmadas por todos los integrantes de

la Comisión Electoral.

m. Adjudicar los cargos de acuerdo a los resultados de la elección.

n. Conocer y resolver las impugnaciones que se presenten relacionados con los procesos

de elección

6.4.1.5 Comisión de Vigilancia


El objetivo primordial de esta Comisión es el de velar por el uso adecuado de los recursos en

la ANAM. Sus acciones de vigilancia y fiscalización periódicas promoverán la transparencia en

todos los procesos y acciones.

Se integra por al menos 8 personas de la Asamblea Nacional que no tengan otro cargo en

algún otro órgano, quienes serán electos en una asamblea Nacional, y durarán en su cargo por

un período de dos años prorrogable o revocables, de acuerdo a lo que la asamblea general

estime. Si por cualquier razón algún miembro deje de integrar la comisión, la asamblea elijará el

sustituto quien complementará el período para el cual fue electo el miembro a sustituir.

Las acciones de esta Comisión pueden ser realizadas en cualquier momento, y contará con la

colaboración obligada de la personas o personas involucradas del órgano, componente, oficina,

u acción a fiscalizar

19

Funciones:

a. Velar por el uso adecuado de los bienes de la Asociación, procurando que estén

adecuados a los fines y objetivos plasmados en estos estatutos y Plan Estratégico

b. Revisar los libros contables, estado de cuentas bancarias, informes financieros, etc.

c. Revisar el inventario y el estado de los bienes muebles e inmuebles de la asociación.

d. Revisar los procedimientos de compras y contrataciones que realice la Anam

e. Realizar un informe de los hallazgos encontrados en cada supervisión o verificación, y

se dará a conocer en la siguiente asamblea general ordinaria o extraordinaria que se

programe

f. Darle seguimiento a las recomendaciones dadas por la asamblea general

g. Sugerir medidas correctivas o preventivas para que la asamblea las apruebe, y sean de

observancia general para la ANAM.

6.4.1.6 Comisiones de trabajo de la Junta Directiva

Las comisiones de trabajo de Junta Directiva son órganos de apoyo encargadas de

complementar las actividades de las diferentes vocalías, integrándose por al menos 3 miembros

de Junta Directiva electos en reunión de este órgano, y duran en sus funciones dos años.

Inmediatamente después de ser electos, la Junta Directiva les dará posesión.

Estas comisiones se organizan para el estudio y dictamen de los asuntos de la Junta Directiva

en áreas específicas de su competencia y sus atribuciones serán las que señale la Junta

Directiva de acuerdo a la naturaleza de su denominación.

20

MANUAL DE FUNCIONES DEL PERSONAL TÉCNICO Y

ADMINISTRATIVO DE ANAM

21

MANUAL DE FUNCIONES DEL PERSONAL TECNICO Y ADMINISTRATIVO DE

ANAM

1. OBJETIVOS DEL MANUAL

Este Manual de Puestos y funciones de la ANAM ha sido actualizado con el objetivo de definir las

funciones del personal técnico y administrativo de esta entidad, tomando en cuenta los lineamientos de

trabajo para los próximos ocho años, definidos en su Plan Estratégico Institucional.

2. CODIFICACION DE DEPARTAMENTOS Y PUESTOS DE ANAM

CODIGOS DEPARTAMENTOS Y PUESTOS

010000 SECRETARIA EJECUTIVA

010001 Secretario ejecutivo

010002 Asistente

020000 SECRETARÍA ADMINISTRATIVA (GERENCIA TECNICA

ADMINISTRATIVA)

020001 Secretaria Administrativa (Director técnico administrativo)

020002 Recepción

020003 Conserje

020004 Piloto

020005 Piloto de presidencia

030000 DEPARTAMENTO FINANCIERO

030001 Jefe financiero

030002 Auxiliar financiero

040000 DEPARTAMENTO JURIDICO

040001 Director Jurídico

040002 Analista jurídico

050000 DEPARTAMENTO DE COMUNICACIÓN SOCIAL

050001 Director de Comunicación

050002 Protocolo

050003 Camarógrafo

050004 Fotógrafo

060000 UNIDAD DE GESTION DE PROYECTOS

060001 Encargado de la Unidad de Gestión de Proyectos

3. PUESTOS Y FUNCIONES

010000 SECRETARIA EJECUTIVA

La Secretaría Ejecutiva es el órgano permanente de la Asociación encargada de la ejecución de las

resoluciones y acuerdos que le encomiende la Junta Directiva por conducto de su Presidente, su

22

objetivo primordial es ser la encargada del control del personal y patrimonio de la Asociación nacional

de Municipalidades –ANAM-, y de la programación de reuniones y actividades en beneficio de todas las

municipalidades del país y en general, de operativizar por medio de sus distintas Direcciones y Unidades,

los planteamientos de su Plan Estratégico Institucional.

010001 - SECRETARIO EJECUTIVO

DATOS GENERALES DEL PUESTO

DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO BASE:

GENERO:

NATURALEZA DEL PUESTO:

DEPENDENCIA JERARQUICA:

UNIDADES BAJO MANDO:

Secretaría Ejecutiva

Secretario/a Ejecutivo/a

010001

Lunes a Viernes de 8:00 a 16:00

Podrá laborar en horarios adicionales por actividades

extraordinarias.

Indistinto

Dirección

Presidente de Junta Directiva

Todos los Puestos Técnicos y Administrativos de la

Secretaría Ejecutiva, y las Coordinaciones de las Sedes

Regionales

PRINCIPALES RELACIONES DE

TRABAJO INTERNAS:

PRINCIPALES RELACIONES DE

TRABAJO EXTERNAS:

Presidente de Junta Directiva, Secretario/a

Administrativa (Director Técnico administrativo.),

Dirección Financiera, Dirección Jurídica, Dirección

Tecnológica

Todas las municipalidades del país, Presidencia del

INFOM, Organismos Ejecutivo, Vicepresidencia de la

República, Organismo Judicial y Organismo Legislativo.

Sedes Regionales de ANAM

PROPOSITO GENERAL DEL

PUESTO:

Planificar y Dirigir administrativamente todas las

actividades definidas en el Plan Estratégico de la ANAM,

y los asignados por La Junta Directiva por medio de su

Presidente

PRINCIPALES FUNCIONES a. Planificar y dirigir las acciones planteadas en el

Plan Estratégico de ANAM, para el

cumplimiento de sus fines y objetivos de

mediano y largo plazo.

b. Formular las políticas de la ANAM, y procurar

su actualización constante, de manera de

garantizar su aplicabilidad.

c. Definir las normas y procedimientos en materia

de recursos humanos, adquisiciones, financieros

y las acciones de la ANAM, que garanticen

eficiencia y transparencia.

d. Revisar y aprobar el Plan Operativo Anual POA,

en el mes de octubre de cada año, con insumos

23

brindados por el Secretario Administrativo,

incluyendo su respectivo presupuesto, para

presentarlo a la Junta Directiva de la ANAM

para su revisión y aprobación, previo a elevarlo

a la Asamblea Nacional.

e. Elaborar, presentar y entregar el informe anual,

con sus respectivas recomendaciones a la Junta

Directiva, durante la primera quincena del mes

de diciembre de cada año.

f. Seleccionar y nombrar, y remover al

Secretario/a Administrativo/a de acuerdo a

procedimientos preestablecidos.

g. Revisar y avalar las selección y remoción del

personal técnico y administrativo que realice el

Secretario/a Administrativo/a

h. Establecer, organizar y mantener un sistema de

registro y control del patrimonio de ANAM.

i. Representar a la ANAM en actividades públicas,

por delegación de la Junta Directiva por medio

de su Presidente.

j. Iniciar y mantener las relaciones de

cooperación con entidades nacionales e

internacionales, para conseguir recursos

externos adicionales para el cumplimiento de

los fines y objetivos de ANAM

k. Ser el enlace Ejecutivo – Administrativa con

entidades con las que ANAM establezca

relaciones de coordinación

l. Asistir a las sesiones de la junta Directiva con

voz pero sin voto.

m. Apoyar de manera directa el trabajo del

Secretario de la Junta Directiva

n. Supervisar y coordinar las actividades de las

sedes regionales de ANAM.

o. Las demás que le sean encomendadas por la

Asamblea Nacional por medio de la Junta

Directiva.

REQUISITOS DEL PUESTO:

ACADEMICOS:

EXPERIENCIA:

CONOCIMIENTOS:

Título Universitario, en Administración, Ciencias

Sociales, o similar

Dirección de Organizaciones Gremiales de alcance

nacional

Gestión Municipal

Leyes aplicables a las actividades desarrolladas por las

municipalidades

Administración

24

HABILIDADES ESPECIALES:

RESPONSABILIDAD SOBRE

MOBILIARIO, EQUIPO,

VEHICULOS U OTROS:

ACTITUDES

Gestión de Recursos

Gestión por resultados

Análisis, Negociación, Comunicación, Organización

Todos, los recursos de ANAM

Proactivo

Orden

OTROS:

Tipo de contrato

Lugar de trabajo

Contrato por tiempo indefinido

Sede de ANAM, y lugares en que ANAM realice

actividades propias para el cumplimiento de sus fines y

objetivos institucionales

010002 - ASISTENTE DE SECRETARIO/A EJECUTIVO/A

DATOS GENERALES DEL PUESTO:

DESCRIPCION:

DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO:

GENERO:




Secretaría Ejecutiva

Asistente

010002

Lunes a Viernes de 8:00 a 16:00

Indistinto

Apoyo Administrativo


Ninguna

RELACIONES DE TRABAJO:

INTERNAS:

EXTERNAS:


PUESTO:

Secretario Ejecutivo Jefe Financiero, Director Técnico

Administrativo, Director de Asesoría Jurídica.

Apoyar las actividades del /la Secretario/a Ejecutivo/a,

para el cumplimiento de las funciones de ese puesto.

FUNCIONES a. Agendar actividades del Secretario Ejecutivo, para

garantizar la realización de las actividades de ese

puesto.

b. Acompañar al Secretario Ejecutivo a sus

diferentes actividades, para tomar notas de

memoria de las mismas.

c. Enviar las convocatorias a los socios, para la

asistencia a actividades propias de la ANAM.

25

d. Confirmar participación de los socios a

actividades convocadas.

e. Elaborar la agenda general de las actividades de la

asociación.

f. Redacción de correspondencia que se envíe desde

la Secretaría Ejecutiva para diferentes

dependencias internas o externas.

g. Elaboración de documentos requeridos por el

Secretario Ejecutivo

h. Asistir al Presidente de la Junta Directiva, en

acciones específicas, por instrucciones del

Secretario Ejecutivo.

i. Todas las actividades designadas por el / la



ACADEMICOS:

EXPERIENCIA:

CONOCIMIENTOS:



MOBILIARIO, EQUIPO,

VEHICULOS U OTROS

ACTITUDES

Título de Secretaria en cualquiera de LAS

diferentes especialidades.

Como mínimo 1 año en puesto similar

- Conocimientos básicos de Microsoft Office o

software similar

- Conocimientos del uso de planta telefónica.

- Técnicas de atención telefónica y servicio al

cliente.

- Comunicación

- Redacción (Buena ortografía)

Mobiliario y equipo asignado en su respetiva

Tarjeta de Responsabilidad.

- Orden

- Puntualidad

- Honestidad

- Discreción

OTROS

TIPO DE CONTRATO

LUGAR DE TRABAJO



actividades propias para el cumplimiento de las

funciones del Secretario Ejecutivo

26

020001 - SECRETARIA ADMINISTRATIVA (GERENCIA TECNICA ADMINISTRATIVA)

Su objetivo primordial es coordinar y dirigir al personal que integra el grupo de trabajo de ANAM, así

como redactar los compromisos entre ANAM y los alcaldes y el Ejecutivo, como también fomentar la

comunicación y desarrollo entre las asociaciones Departamentales, Municipales y ANAM a través de la

promoción de reuniones interinstitucionales.


DESCRIPCION:

DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO:

GENERO:




Gerencia Técnica Administrativa

Secretaria/o Administrativo (Director técnico

Administrativo)

020001

Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas

Indistinto

Dirección Técnica-administrativa


Dirección Financiera

Dirección Jurídica

Dirección de Comunicación

Dirección de Tecnología


INTERNAS:

EXTERNAS:


PUESTO:

Secretario Ejecutivo, Presidente de Junta Directiva,

Dirección Financiera, Dirección Jurídica, Dirección de

Comunicación, Dirección de Tecnología

Las representaciones interinstitucionales que le sean

delegadas por el Secretario Ejecutivo.

Coordinar y dirigir al personal que integra las cuatro

Direcciones de trabajo de ANAM, para garantizar el

cumplimiento de los objetivos institucionales plasmados

en sus planes operativos

FUNCIONES a. Impulsar la realización de las actividades del

Componente de Fortalecimiento Institucional, para

conseguir los resultados planteados para ese

componente.

b. Elaborar el Plan Operativo Anual POA, en el mes

de octubre de cada año, con insumos de cada

Dirección, incluyendo su respectivo presupuesto,

para presentarlo al Secretario Ejecutivo para su

revisión y aprobación.

c. Asistir y proponer reuniones interinstitucionales,

planificar las actividades de fortalecimiento

municipal

d. Supervisar las actividades de los Directores de

ANAM.

e. Seleccionar, nombrar y remover al personal de las

Direcciones de ANAM.

f. Aplicar el Reglamento interno de personal de

ANAM, para garantizar la eficiencia y eficacia de las

27

acciones que se implementen

g. Realizar evaluaciones de rendimiento al personal y

aplicar acciones correctivas para mejorar el

rendimiento.

h. Genera lineamientos Administrativos a los

Directores, para garantizar la eficiencia y

transparencia.

i. Cubrir al Secretario Ejecutivo en su ausencia

temporal de este.

j. Asistir a reuniones de Junta Directiva para brindar

detalles técnicos o administrativos solicitados por

esta Junta.

k. Elaborar informes periódicos de la realización de

las actividades y sus resultados, para enviarlos al

Secretario/a Ejecutivo/a.

l. Realizar reportes técnicos periódicos para los

cooperantes

m. Otras que le asigne el Secretario Ejecutivo y/o la

Junta Directiva inherentes a su cargo.


ACADEMICOS:

EXPERIENCIA (MESES O

AÑOS)

CONOCIMIENTOS:


ACTITUDES


MOBILIARIO, EQUIPO,

VEHICULOS U OTROS:

Profesional Universitario en las áreas de Ciencias

Económicas, o Ciencias Sociales.

Al menos 2 años de experiencia en puestos similares, en

organizaciones de desarrollo o entidades públicas.

- Administración de personal

- Fortalecimiento Institucional

- Incidencia en el Estado

- Fortalecimiento municipal

- Habilidad organizativa

- Habilidad de gestión

- Comunicación

- Capacidad de negociación interna y externa y

establecimiento de nuevos contactos nacionales

e internaciones

Proactivo

Orden

Mobiliario y equipo de la oficina de Secretaría

Administrativa, y los indicados en su tarjeta de

responsabilidades

OTROS

TIPO DE CONTRATO


28

LUGAR DE TRABAJO


actividades propias para el cumplimiento de las

funciones del Secretario Ejecutivo

020002 - RECEPCIONISTA


DESCRIPCION:

DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO:

GENERO:





Recepcionista

020002


Indistinto

Apoyo Logístico y Atención a usuarios

Secretaria Administrativa (Gerencia Técnica Administrativa)

Ninguna


INTERNAS:

EXTERNAS:


PUESTO:

De comunicación con todo el personal Técnico y

Administrativo, Integrantes de Junta Directiva

Alcaldes de las municipalidades del país.

Instituciones con las que coordinan acciones

Facilitar la comunicación del personal de ANAM, y de

atención al público en sus requerimientos de información.

FUNCIONES - Operar la central telefónica, para realizar y recibir

comunicación telefónica entre el personal de la

ANAM, los socios y con entidades con quienes se

coordinan actividades

- Llevar el Registro y control de llamadas.

- Atender el area de Recepción en la sede de ANAM

para recibir a visitantes y brindarles información

relacionada con ANAM u orientarles para dirigirse a

otras oficinas de la sede.

- Atender al público que solicita información general

relacionada con la ANAM, por la vía telefónica,

pagina web, por escrito y medios de enlace

establecidos.

- Coordinar con la Dirección de Comunicación, la

divulgación de información institucional, por los

medios que se le han asignados, previa autorización

de la Secretaria Administrativa.

- Generar estadísticas sobre la comunicación

realizada, para retroalimentar las acciones de

comunicación de ANAM

- Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.


29

ACADEMICOS:


AÑOS)

CONOCIMIENTOS:



MOBILIARIO, EQUIPO,

VEHICULOS U OTROS:

ACTITUDES

Graduada de Nivel Medio, como Secretaria, o carrera similar

Al menos 1 año de experiencia en puestos similares

- Manejo de centrales telefónicas.

- Atención a usuarios de servicios

- La estructura de ANAM y sus principales funciones

- De comunicación verbal o escrita

- Ordenada

Mobiliario y equipo asignado al area de recepción, y las

que le asigne la Secretaria Administrativa

Amabilidad

Cortesía

OTROS

TIPO DE CONTRATO

LUGAR DE TRABAJO


Sede de ANAM

020003 - CONSERJE


DESCRIPCION:

DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO:

GENERO:




Secretaria Administrativa (Gerencia Técnica

Administrativa)

Conserje

020003


Indistinto

Operativa


Ninguna


INTERNAS:

EXTERNAS:


PUESTO:


Administrativa)

Personas de diferentes instituciones que visitan las

instalaciones de ANAM, personal de INFOM.

Velar por el orden, la limpieza y la conservacion de las

instalaciones de la sede de ANAM

FUNCIONES - Ordenar mobiliario, equipo, y en general los

30

enseres existentes en la sede de ANAM

- Mantener limpias las instalaciones de ANAM.

- Revisar y reportar daños, o alteraciones en las


- Realizar reparaciones menores en las instalaciones

de la sede

- Pintar las instalaciones, mobiliario y otros

enceres, cuando así se le requiera

- Sugerir el mantenimiento preventivo o correctivo

de las instalaciones de la sede, en áreas específicas

- Asistir al personal de ANAM, en actividades

concretas que requieran de las funciones de ese

puesto.


ACADEMICOS:


AÑOS)

CONOCIMIENTOS:



MOBILIARIO, EQUIPO,

VEHICULOS U OTROS:

ACTITUDES

Educación primaria, mínimo

Al menos 1 año en puestos similares

Limpieza de instalaciones y mobiliario

Mantenimiento preventivo de instalaciones

Ninguna

Mobiliario, equipo y utensilios asignados a su

area de trabajo, consignados en su Tarjeta de

Responsabilidad

Honradez

Discreción

Colaboración

OTROS

TIPO DE CONTRATO

LUGAR DE TRABAJO


Sede de ANAM

31

020004 - PILOTO MENSAJERO


DESCRIPCION:

DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO BASE

GENERO:





Administrativa)

Piloto- Mensajero

020004

Lunes a viernes de 8:00 a 16:00 horas, y las horas que se

utilicen al realizar viajes a diversos lugares

Indistinto

Operativo


Administrativa)

Ninguna


INTERNAS:

EXTERNAS:


PUESTO:

Presidente, Secretario Ejecutivo, Secretario Administrativo,

Directores de Area.

Contraloría general de Cuentas, empresas varias,

diferentes instituciones del gobierno, y otras con relación

con el trabajo de ANAM

Facilitar la movilización del personal de ANAM y apoyar la

logística de los demás puestos.

FUNCIONES a. Transportar al personal y equipo de la institución de

acuerdo a la programación respectiva.

b. Realizar compras de insumos necesarios para las

distintas actividades de la institución, de acuerdo a

requerimiento de cada area de trabajo, con aval de

Secretaria Administrativa

c. Entrega de correspondencia a personas y entidades

relacionadas con las actividades de la ANAM.

d. Velar por el buen estado de los vehículos a su cargo.

e. Realizar el programa de mantenimiento preventivo de

los vehículos

f. Llevar registro de las reparaciones realizadas a los

vehículos

g. Elaborar bitácora de cada vehículo

h. Elaborar la programación mensual del uso de los

vehículos, con aprobación de la Secretaria

Administrativa.

i. Elaborar informes mensuales de las actividades

realizadas.

j. Colaborar en las actividades específicas de cada

unidad, a solicitud de la Secretaria Administrativa

k. Apoyar las actividades del Piloto de Presidencia,

cuando le sea requerido por la Secretaria

Administrativa

32


ACADEMICOS:


AÑOS)

CONOCIMIENTOS:



MOBILIARIO, EQUIPO,

VEHICULOS U OTROS:

ACTITUDES NECESARIAS

Nivel Basico, como mínimo

Curso teórico y práctico como piloto

automovilístico habiendo obtenido licencia de

conducir tipo “B”

Al menos 2 años en puestos similares

Conducir vehículos livianos

Mantenimiento preventivo de vehículos

De las principales rutas en todo el país

De conducción de vehículos motorizados

Orientación

Los vehículos y sus accesorios, asignados, y todos

los que consten en su Tarjeta de Responsabilidad

Muy responsable

Colaborador

OTROS

TIPO DE CONTRATO

LUGAR DE TRABAJO


Sede de ANAM y los lugares en que sea necesario

movilizar a personal, correspondencia o insumos

para actividades

020005 - PILOTO DE PRESIDENCIA


DESCRIPCION:

DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO:

GENERO:





Administrativa)

Piloto de presidencia

020005

Flexible a las necesidades del puesto

Indistinto

Operativo


Administrativa)

Ninguna


INTERNAS:

Presidente, Secretario Ejecutivo, Secretaria

33

EXTERNAS:


PUESTO:

Administrativo

Con instituciones con las que ANAM coordine sus

acciones

Facilitar la movilización del Presidente de Junta directiva

en el cumplimiento de sus funciones como tal

FUNCIONES a. Transportar al Presidente de la Junta Directiva

de acuerdo a la programación respectiva.

b. Velar por el buen estado de los vehículos a su

cargo.

c. Realizar el programa de mantenimiento

preventivo de los vehículos

d. Llevar registro de las reparaciones realizadas a

los vehículos

e. Elaborar bitácora de cada vehículo

f. Elaborar la programación mensual del uso de los

vehículos, con aprobación de la Secretaria

Administrativa.

g. Elaborar informes mensuales de las actividades

realizadas.

h. Apoyar las actividades del Piloto-Mensajero,

cuando le sea requerido por la Secretaria

Administrativa

i. Colaborar en las actividades específicas de cada

unidad, a solicitud de la Secretaria

Administrativa


ACADEMICOS:


AÑOS)

CONOCIMIENTOS:



MOBILIARIO, EQUIPO,

VEHICULOS U OTROS:

Nivel Basico, como mínimo

Curso teórico y práctico como piloto

automovilístico habiendo obtenido licencia de

conducir tipo “B”


Conducir vehículos livianos

Mantenimiento preventivo de vehículos

De las principales rutas en todo el país

De conducción de vehículos motorizados

Orientación

Los vehículos y sus accesorios, asignados, y

todos los que consten en su Tarjeta de

Responsabilidad

34

ACTITUDES NECESARIAS

Muy responsable

Prudente

Colaborador

OTROS

TIPO DE CONTRATO

LUGAR DE TRABAJO


Sede de ANAM y los lugares en que sea

necesario movilizar a personal, correspondencia

o insumos para actividades

DEPARTAMENTO FINANCIERO

Su objetivo primordial es llevar registro y control de los ingresos y egresos monetarios y de la

contabilidad general de la institución.

030001 - DIRECTOR FINANCIERO

DATOS GENERALES DEL PUESTO: DESCRIPCION:

DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO:

GENERO:




Dirección Financiera

Director Financiero

030001


Indistinto

Administrativo


Auxiliares Financieros


INTERNAS:

EXTERNAS:


PUESTO:

Secretario Ejecutivo, Secretario Administrativo Auxiliar

Financiero, Recepción, Departamento Jurídico, Asesoría

Forestal, Relaciones Publicas.

Contraloría general de Cuentas

Directores financieros de las municipalidades del país

Proveedores de productos y servicios necesarios para

las actividades de ANAM

Bancos del sistema

Registro y control general financiero de la institución.

FUNCIONES a. Elaborar el presupuesto anual de la Institución,

con los lineamientos dados por el Secretario

Ejecutivo a través del Secretario Administrativo

b. Elaborar con el Secretario Administrativo y el

Tesorero de la Juta Directiva los informes

financieros de la asociación.

c. Reportar al Secretario Administrativo

mensualmente sobre el uso de los recursos

materiales de la asociación.

35

d. Elaborar y mantener actualizada las tarjetas de

responsabilidad del personal contratado.

e. Reportar semestralmente a la Junta Directiva,

por medio de la Secretaria Administrativa, sobre

el estado patrimonial de la asociación.

f. Colaborar con la Secretaria Administrativa para

los procesos de compra de bienes y servicios de

la asociación.

g. Mantener disponibilidad de recursos financieros

necesarios para las acciones de cada

departamento.

h. Atender los procesos de requerimiento y

liquidación de cheques de cada unidad de la

manera establecida.

i. Mantener recursos y registrar los movimientos

de caja chica.

j. Realizar inventarios anuales del patrimonio de la

asociación

k. Registrar y archivar los documentos del

patrimonio de la asociación que le sean

asignados

l. Supervisar las actividades y rendimiento del

personal a su cargo.

m. Suplir a la Secretaria Administrativa por ausencia

temporal de esta, por delegación del Secretario

Ejecutivo.

n. Elaborar planes e informes mensuales,

trimestrales, semestrales y anuales de su unidad.

o. Elaborar informes financieros específicos para

agencias de cooperación, que se deriven por la

ejecución de programas o proyectos específicos

p. Mantener actualizados todos los sistemas

financieros.

q. Supervisar la revisión de cheques, voucher

(proveedoras, Planilla de trabajadores, etc.)

r. Mantener actualizados los datos bancarios de las

municipalidades para un eficiente proceso de

débitos automático en el pago de cuotas

ordinarias y extraordinarias de las

municipalidades.

s. Enviar por correo electrónico los recibos de los

débitos a las municipalidades.


ACADEMICOS:


AÑOS)

- Contador Público y Auditor

- Perito Contador Registrado ante la SAT.


36

CONOCIMIENTOS:



MOBILIARIO, EQUIPO,

VEHICULOS U OTROS:

ACTITUDES

- Registro y control financiero institucional

- Procesos, requisitos y normas establecidos por

la Contraloría General de Cuentas para

entidades que administren fondos públicos

- Conocimiento de aspectos fiscales

- Uso de sistemas automatizados de registro y

control financiero

- Procesos de transferencias financieras en línea

(electrónicos)

- Habilidad numérica

- Altamente organizado

- Análisis

- Redacción

Mobiliario, equipo asignado al Departamento

financiero

De los recursos financieros de la ANAM

Solidariamente responsable con el Tesorero,

Secretario Ejecutivo y Secretario Administrativo,

por el control de los recursos de ANAM

Altamente responsable

Disciplina

Honradez

OTROS

TIPO DE CONTRATO

LUGAR DE TRABAJO


Sede de ANAM

37

030002 - AUXILIAR FINANCIERO


DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO:

GENERO:




Financiero

Auxiliar Financiero

030002


Indistinto

Administrativo

Jefe Financiero

Ninguna


INTERNAS:

EXTERNAS:


PUESTO:

Director Financiero.

Directores financieros de las

municipalidades del país

Proveedores

Bancos del Sistema

Apoyar en el control y registro financiero

general de la institución.

FUNCIONES a. Elaboración de cheques, Boucher

(proveedores, planilla de trabajadores,

etc…)

b. Pago de impuestos: ISR y Timbres

fiscales.

c. Elaboración de órdenes de compra y

pago.

d. Llevar control de cuentas por cobrar

de Municipalidades.

e. Elaboración de listado de

municipalidades para débitos de cuotas

asociadas para envió de bancos.

f. Elaboración de recibos de pago de

cuotas.

g. Elaboración e impresión de caja fiscal.

h. Envió de sobres de recibos a

Municipalidades.

i. Control de inventario.

j. Control de caja chica y caja de

viáticos.

k. Control y despacho de papelería y

suministros de oficina.

l. Coordinar la entrega de documentos

varios a distintas entidades, con el

Piloto Mensajero

m. Coordinar la compra de insumos para

las distintas Direcciones de ANAM,

38

con el Piloto Mensajero


ACADEMICOS:

EXPERIENCIA (MESES O AÑOS)

CONOCIMIENTOS:



MOBILIARIO, EQUIPO, VEHICULOS

U OTROS

ACTITUDES

Perito Contador y estudiante

universitario de administración de

empresas o auditoria.

Al menos un año en puesto similar

- Contabilidad Fiscal, Financiera y

Administrativa

- Conocimiento de requisitos y trámites

de pago de impuestos.

- Tener en orden, ya que se trabaja con

facturas y papeles importantes que no

deben de ser extraviados.

- Habilidad numérica.

Mobiliario y equipo de su uso, y los

que se le asigne en su respectiva

Tarjeta de Responsabilidad


Orden

Honradez

OTROS

TIPO DE CONTRATO

LUGAR DE TRABAJO


Sede de ANAM

DIRECCIÓN JURÍDICA

Su objetivo primordial es brindar asesoría legal a los alcaldes y funcionarios municipales que lo requieran

ya sea de forma personal, vía telefónica o vía correo electrónico.

040001 - DIRECTOR JURÍDICO


DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO:

GENERO:




Dirección Jurídica

Director Jurídico

040001


Indistinto

Administrativo

Secretario Administrativo

Analista Jurídico

39


INTERNAS:

EXTERNAS:


PUESTO:




Alcaldes socios de ANAM

Dependencia publicas

Asesorar en materia jurídica a los órganos de ANAM,

y a las Municipalidades que lo requieran

FUNCIONES a. Elaborar y presentar al Secretario

Administrativo, el Plan Operativo Anual de

Este componente, incluido su respectivo

presupuesto, los aspectos temáticos de

Género y Ambiente, en base a las acciones y

metas del Departamento y las acciones de

incidencia, definidas en el Plan Estratégico. Este

se elaborará en el mes de octubre de cada año

b. Elaborar informes mensuales consolidado de

las acciones a su cargo

c. Elaborar, presentar y entregar al Secretario

Ejecutivo, el informe anual del Componente

Jurídico, durante la primera quincena de

noviembre de cada año.

d. Coordinar con el(la) Director del

Componente de Comunicación y Dirección de

Tecnología, las acciones conjuntas que se

realizaran en el año

e. Coordinar con la Junta Directiva de ANAM, la

elaboración del diagnóstico de necesidades de

asesoría a las municipalidades

f. Generar lineamientos de trabajo para el

personal a su cargo

g. Crear mantener y fortalecer el mecanismo y

canales para atender las dudas de carácter

técnico del personal de ANAM y los socios de

esta entidad

h. Apoyar al Secretario Administrativo, en la

elaboración de los Términos de Referencia

para la contratación de personal de esta

Dirección

i. Realizar evaluaciones periódicas del

desempeño del personal a su cargo

j. Supervisar las actividades del personal a su

cargo

k. Revisar los planes e informes elaborados por

el personal del componente jurídico, para

garantizar el cumplimiento de los lineamientos

de planificación e informes.

40

l. Diseñar y ejecutar el programa de

actualización técnica del personal del

componente legal y de incidencia.


ACADEMICOS:


AÑOS)

CONOCIMIENTOS:



MOBILIARIO, EQUIPO,

VEHICULOS U OTROS

ACTITUDES

Abogado y Notario graduado de alguna

Universidad nacional, con especialidad en el

area de Municipalismo o Gobiernos locales.

Al menos dos años en puesto similar

Desarrollo local

Legislación aplicada al municipalismo

Incidencia

Descentralización

- Comunicación

- Negociación

Mobiliario y equipo del Departamento Jurídico

y los que se le asigne en su respectiva Tarjeta

de Responsabilidad


Orden

OTROS

TIPO DE CONTRATO

LUGAR DE TRABAJO


Sede de ANAM

040002 - ANALISTA JURIDICO


DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO:

GENERO:




Jurídico

Analista Jurídico

040002


Indistinto

Asesor

Director Jurídico

Ninguna


INTERNAS:

Director Jurídico, Presidente, Secretario Ejecutivo.

41

EXTERNAS:


PUESTO:

Algunos Alcaldes de las 340 municipalidades del país que

requieran asesoría.

Brindar asesoría legal a los alcaldes y funcionarios

municipales que lo requieran ya sea de forma personal,

vía telefónica o vía correo electrónico.

FUNCIONES a. Elaborar el programa de apoyo a las

municipalidades, trimestral, semestral y anual.

b. Prestar asesoría legal a todas las municipalidades

y funcionarios que lo requieran.

c. Revisión y asesoría para la elaboración de actas

de Junta Directiva y consejo consultivo de

ANAM.

d. Apoyar la elaboración de acuerdos de

presidencia y certificados de puntos de acta.

e. Diseñar y Elaborar los documentos con las

temáticas principales que dan los lineamientos

generales y específicos para el desempeño de las

funciones de los alcaldes, tomando en cuenta las

normas jurídicas existentes

f. Procurar la retroalimentación de las acciones en

base al monitoreo y evaluación de las acciones

g. Generar los formatos de información específica

a recopilar para la sistematización de

experiencias


ACADEMICOS:


AÑOS)

CONOCIMIENTOS:



MOBILIARIO, EQUIPO,

VEHICULOS U OTROS:

ACTITUDES

Abogado y notario, graduado de alguna universidad

nacional

Al menos dos años en el ámbito Municipalista

Legislación guatemalteca relacionada con el

ámbito municipal

Comunicación

Análisis

Mobiliario y equipo asignado para el

cumplimiento de su funciones, de acuerdo a su

tarjeta de responsabilidad

- Ser proactivo.

- Ser diligente.

42

OTROS

TIPO DE CONTRATO

LUGAR DE TRABAJO


Sede de ANAM

DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL

Su objetivo primordial es dejar evidencia por medios audiovisuales de todas las actividades programadas

por la institución, así como la divulgación a través de los diferentes medios de comunicación que sean

requeridos, del accionar de ANAM.

050001 – DIRECTOR DE COMUNICACIÓN


DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO:

GENERO:




Dirección de Comunicación

Director de Comunicación

050001


Indistinto

Administrativo


Técnico en Protocolo, Camarógrafo, Fotógrafo


INTERNAS:

EXTERNAS:


PUESTO:




Alcaldes socios de ANAM

Dependencia publicas

Asesorar en materia jurídica a los órganos de ANAM,

y a las Municipalidades que lo requieran

FUNCIONES a. Revisar y actualizar constantemente las estrategias

de comunicación de la ANAM, para el

cumplimiento de los objetivos institucionales.

b. Coordinar con los Directores Financiero, Jurídico y

de Tecnología, las estrategias de comunicación para

el soporte de las acciones de esos componentes.

c. Realizar monitoreo de medios de comunicación,

para retroalimentar las acciones de ANAM.

d. Elaborar y presentar al Secretario Administrativo,

el Plan Operativo Anual de Este componente,

incluido su respectivo presupuesto, y los aspectos

temáticos de Género y Ambiente, en base a las

acciones y metas del Departamento derivadas de

las estrategias de comunicación definidas en el Plan

Estratégico. Este se elaborará en el mes de octubre

43

de cada año

e. Elaborar informes mensuales consolidados de las

acciones a su cargo

f. Elaborar, presentar y entregar al Secretario

Ejecutivo, el informe anual del Componente de

Comunicación, durante la primera quincena de

noviembre de cada año.

g. Coordinar con el(la) Director Jurídico y Director

de Tecnología, las acciones conjuntas que se

realizaran en el año

h. Generar lineamientos de trabajo para el personal a

su cargo

i. Crear mantener y fortalecer el mecanismo y

canales de comunicación con las municipalidades

del país.

j. Apoyar al Secretario Administrativo, en la

elaboración de los Términos de Referencia para la

contratación de personal de esta Dirección

k. Realizar evaluaciones periódicas del desempeño del

personal a su cargo

l. Supervisar las actividades del personal a su cargo

m. Revisar los planes e informes elaborados por el

personal a su cargo, para garantizar el

cumplimiento de los lineamientos de planificación e

informes.

n. Diseñar y ejecutar el programa de actualización

técnica del personal del componente.


ACADEMICOS:


AÑOS)

CONOCIMIENTOS:



MOBILIARIO, EQUIPO,

VEHICULOS U OTROS

Licenciatura en Comunicación de alguna

Universidad nacional.

Al menos dos años en puesto similar

Estrategias de comunicación

Medios masivos y medios alternativos de

comunicación

Ámbito Municipalista del país

- Comunicación

- Análisis

Mobiliario y equipo del Departamento de

Comunicación y los que se le asigne en su

respectiva Tarjeta de Responsabilidad

44

ACTITUDES


Ordenado

OTROS

TIPO DE CONTRATO

LUGAR DE TRABAJO


Sede de ANAM, y lugares en que se realicen

actividades públicas y de comunicación de

ANAM

050002 - TECNICO EN PROTOCOLO


DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO:

GENERO:




Comunicación social.

Técnico Protocolo

050002


Técnico


Ninguna


INTERNAS:

EXTERNAS:


PUESTO:

Director de Comunicación, Presidente, Secretario

Ejecutivo, Jefe Financiero, recepción, Departamento

Jurídico, Asesoría Forestal.

Municipalidades del país

Propiciar que las actividades institucionales tengan el

orden y la formalidad debida y contribuir así a conseguir

los resultados esperados de la actividad con mayor

eficiencia.

FUNCIONES a. Mantener actualizado los contactos de las

municipalidades y de los alcaldes socios de

ANAM.

b. Elaborar convocatorias para reuniones y

distintas actividades institucionales.

c. Enviar comunicación previa a los socios de

ANAM respecto a los objetivos de las

actividades a desarrollar y los resultados que se

esperan.

d. Organizar las reuniones, eventos, actos

protocolarios, de acuerdo a la programación

institucional

e. Seleccionar lugares para las actividades, realizar

cotizaciones y recomendarlos al Departamento

financiero, en coordinación con el Director de

45

Comunicación

f. Elaborar los programas específicos de las

eventos institucionales

g. Elaborar el listado de insumos necesarios para

cada evento.

h. Comunicar con la suficiente antelación, la

participación de autoridades y funcionarios de

ANAM, y su función en el evento.

i. Elaborar el esquema de ubicación de personas

en cada evento

j. Envío de misivas a los socios de ANAM, por

diferentes fechas especiales.

REQUISITOS DEL

PUESTO:

ACADEMICOS:

EXPERIENCIA (MESES

O AÑOS)

CONOCIMIENTOS:

HABILIDADES

ESPECIALES:

RESPONSABILIDAD

SOBRE MOBILIARIO,

EQUIPO, VEHICULOS

U OTROS:

ACTITTUDES

Nivel medio, como mínimo

Formación técnica referente a protocolos y Relaciones

Públicas

1 año de experiencia en un puesto similar

- Relaciones Públicas.

- Organización de eventos.

- Comunicación

- Respeto

- Amabilidad

- Excelentes relaciones interpersonales.

Mobiliario y equipo asignado al puesto, de acuerdo a su

respectiva Tarjeta de Responsabilidades

Proactivo

Ordenado

Respetuoso

OTROS

TIPO DE CONTRATO

LUGAR DE TRABAJO


Sede de ANAM, municipalidades, y lugares en que se

realicen reuniones, actos y eventos institucionales en

general

46

050003 - CAMAROGRAFO


DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO:

GENERO:




Dirección de Comunicación.

Camarógrafo

050003


Indistinto

Técnico


Ninguna


INTERNAS:

EXTERNAS:


PUESTO:

Director de Comunicación, Presidente, Secretario

Ejecutivo, Secretario Administrativo, Directores.

Municipalidades del país, e instituciones que trabajan

con gobiernos locales.

Documentar de manera audio visual las reuniones que

la Junta Directiva y consejo Consultivo y las actividades

en general que realice la ANAM.

FUNCIONES a. Grabar las actividades que realiza la asociación.

b. Divulgar la información en la página web de la

ANAM, redes sociales, boletines, etc. con el aval

del Director de Comunicación

c. Apoyar al Director de Comunicación con la

información básica, para la generación de

boletines de prensa.

d. Archivar las fotografías y videos de cada evento,

clasificándolas de acuerdo a las fechas y temáticas

de cada uno.

e. Monitorear los medios de comunicación, para

verificar cobertura de medios a las actividades de

ANAM

f. Encargado de amplificación de sonido en las

actividades en que se requiera.

-


ACADEMICOS:


AÑOS)

CONOCIMIENTOS:

Nivel medio como mínimo

Preferiblemente con estudios de Técnico en

Comunicación

2 años de experiencia en un puesto similar.

Teórico práctico para operar el equipo de fotografía y

cámara de video, digitales.

Divulgación de información por medios electrónicos y

escritos

47



MOBILIARIO, EQUIPO,

VEHICULOS U OTROS:

ACTITUDES

Comunicación

Equipo audiovisual asignado, de acuerdo a su

respectiva Tarjeta de Responsabilidad.

Dinámico

Comunicativo

Amable

OTROS

TIPO DE CONTRATO

LUGAR DE TRABAJO


Sede de ANAM, municipalidades, y lugares en que se

realicen reuniones, actos y eventos institucionales en

general

050004 - FOTÓGRAFO


DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO:

GENERO:




Comunicación social.

Fotógrafo

050004


Indistinto

Técnico


Ninguna


INTERNAS:

EXTERNAS:


PUESTO:

Director de Comunicación, Camarógrafo,

Presidente, Secretario Ejecutivo, Gerencia

Técnica Administrativa, Jefe Financiero,

recepción, recepción, Departamento Jurídico,

Asesoría Forestal.

Municipalidades del país, Recepción

Documentar actividades de ANAM y

mantener informados a los Alcaldes

cooperantes y personal de ANAM del

acontecer noticioso del país

FUNCIONES a. Documentar con fotografías, las

distintas actividades de ANAM

b. Elaborar notas de resumen de las

actividades, como insumo para los

boletines institucionales

48

c. Archivar y clasificar el material

fotográfico generado, por fechas y

temas

d. Monitoreo diario de las noticias

nacionales e internacionales, en áreas

de interés institucional

e. Elaborar síntesis de noticias

relacionadas con el quehacer

institucional, y trasladarlo al Director

de Comunicación


ACADEMICOS:

EXPERIENCIA (MESES O AÑOS)

CONOCIMIENTOS:



MOBILIARIO, EQUIPO, VEHICULOS

U OTROS:

ACTITUDES:

Estudiante universitario de Ciencias de la

Comunicación.

Al menos 1 año en puestos similares

- Relaciones Públicas.

- Fotografía.

- Edición.

- Redacción.

Redacción

Comunicación

Mobiliario

Equipo audiovisual asignado al puesto, de

acuerdo a su respectiva Tarjeta de

Responsabilidad

Dinámico

Comunicativo

Amable

OTROS

TIPO DE CONTRATO

LUGAR DE TRABAJO


Sede de ANAM, municipalidades, y lugares en

que se realicen reuniones, actos y eventos

institucionales en general

49

UNIDAD DE GESTION DE PROYECTOS

Responsable de la formulación de iniciativas institucionales financiadas con recursos de fuentes externas,

apoyar la diversificación de recursos y el fortalecimiento financiero de la ANAM

060001 – RESPONSABLE DE LA UNIDAD DE GESTIÓN DE PROYECTOS


DEPARTAMENTO:

PUESTO:

CODIGO DEL PUESTO:

HORARIO:

GENERO:




Unidad de Gestión de Proyectos.

Encargado de Unidad de Gestión de Proyectos

060001


Administrativo


Ninguna


INTERNAS:

EXTERNAS:


PUESTO:

Secretario Administrativo, Director Financiero,

Presidente, Secretario Ejecutivo

Municipalidades del país e instituciones que trabajan con

los gobiernos locales.

Agencias de cooperación, nacionales e internacionales

Gestión de recursos externos para el apoyo de

iniciativas institucionales

FUNCIONES a. Coordinar con la Secretaria Administrativa, la

priorización de acciones a gestionar recursos

externos

b. Elaborar el plan de trabajo anual, estableciendo

metas de recaudación financiera

c. Coordinar con el Director Financiero, el costeo de

las iniciativas institucionales

d. Elaborar y mantener actualizado la base de datos de

entidades de cooperación, relacionadas con el area

del municipalismo y desarrollo local

e. Formular proyectos que complementan las

iniciativas institucionales planteadas en el Plan

Estratégico Institucional

f. Preparar la información de soporte institucional

que se requiera para la gestión de recursos

g. Enviar y dar seguimiento a las propuestas

presentadas a las agencias de cooperación

h. Elaborar los informes de avances y de resultados de

los proyectos ejecutados, a las entidades

cooperantes

i. Elaborar los informes para la Junta Directiva,

respecto a las acciones ejecutadas, resultados

obtenidos y retos de esta Unidad.

j. Promover la evaluación interna de las iniciativas

implementadas por esta Unidad, para

50

retroalimentar la generación de nuevas iniciativas

k. Generar análisis de las tendencias de las agencias de

cooperación, que permitan identificar

oportunidades para la gestión de las iniciativas de

ANAM


ACADEMICOS:


AÑOS)

CONOCIMIENTOS:

HABILIDADES

ESPECIALES:

RESPONSABILIDAD

SOBRE MOBILIARIO,

EQUIPO, VEHICULOS

U OTROS:

ACTITUDES

Al menos nivel Técnico Universitario, en Ciencias

sociales o Ciencias Económicas.


Formulación, ejecución y evaluación de

proyectos sociales

Recaudación de fondos

Ámbito de las agencias de cooperación para el

desarrollo

Desarrollo local

o Redacción

o Comunicación

o Negociación

Mobiliario y equipo asignado, de acuerdo a Tarjeta de

Responsabilidad.

Proactivo

Dinámico

OTROS

TIPO DE CONTRATO

LUGAR DE TRABAJO


Sede de ANAM

51

MANUAL PARA SISTEMATIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE

CAPACITACIÓN DE SECRETARIA OPERATIVA DE ANAM

52

MANUAL PARA SISTEMATIZACIÓN DE INFORMACION DE CAPACITACION

DE SECRETARIA OPERATIVA DE ANAM

1. OBJETIVO DE ESTE MANUAL

Este manual se elabora con el objetivo de orientar el proceso de sistematización de la información de la

Secretaría Operativa de la ANAM, para documentar, clasificar y aprovechar la experiencia de los

procesos implementados y retroalimentar así las acciones de este departamento, con un enfoque

pragmático de manera que su aplicación sea efectiva, que pueda ser implementado aplicado por el personal de este departamento.

2. DEFINICIÓN DE SISTEMATIZACIÓN

Para fines de guiar el proceso, se revisan definiciones de Sistematización, que servirán como referencia

de los procesos que se plantean:

La sistematización de información se refiere al ordenamiento y clasificación de todo tipo de datos e

información, bajo determinados criterios, categorías, relaciones, etc. Su materialización más extendida es

la creación de las bases de datos.7

La sistematización es la interpretación crítica de una o varias experiencias que, a partir de su

ordenamiento y reconstrucción, descubre o explicita la lógica del proceso vivido, los factores que han

intervenido en dichos procesos, la manera que se han relacionado entre sí y porqué lo han hecho de ese

modo. La sistematización es entonces, el establecimiento de un sistema u orden que tiene por objetivo

permitir obtener los mejores resultados posibles de acuerdo al fin que se tenga que alcanzar.8

El mismo autor de esta definición, explica también que sin que exista la experiencia anterior no es

posible una sistematización. Una vez acontecida una práctica, la sistematización es un proceso

participativo que permite ordenar lo acontecido, recuperar así la memoria histórica, interpretarla,

aprender nuevos conocimientos y compartirlos con otras personas.

En general, entonces, los procesos de sistematización se centran en recuperar información, ordenarla,

analizarla y a partir de ello se derivan conclusiones que se traducen en aportes para los procesos que se

implementen posteriormente, con el fin de mejorar los procesos y sus resultados.

3. PROCEDIMIENTO A SEGUIR

Para sistematizar la información de capacitación generada por la Secretaria Operativa, se seguirá el

proceso siguiente:

a. Definir el objetivo de la sistematización

Para definir el objetivo de la sistematización, se puede realizar mediante las preguntas básicas

siguientes:

¿Qué vamos a sistematizar?

¿Para qué sistematizar?

¿Qué uso se le dará a la sistematización de la información?

Con las respuestas obtenidas, se puede establecer el objetivo general de la sistematización.

7 PESA-FAO, Sistematización, p. 15

8 Sistematización. Renzo Veliz.

53

Este objetivo puede ser determinado entre la Secretaria

Administrativa y el Secretario Operativo, con el visto

bueno del Secretario Ejecutivo de la ANAM.

b. Definir los responsables del proceso de sistematización

Serán quienes dirijan el proceso, y que deben ser

personas involucradas de manera directa en los procesos

de capacitación que serán sistematizados. Por ello es

importante la participación del Secretario Operativo y las

personas que le han acompañado es estos procesos.

Idealmente se debe conformar un equipo de trabajo para

desarrollar las acciones descritas en este proceso.

c. Establecer criterios para clasificación de la información

Para clasificar la información se deben establecer los

criterios basados especialmente en el objetivo de la

sistematización.

Para la información de este Departamento, se sugiere

establecer los criterios para clasificación de la

información, siguientes:

Por orden cronológico

Clasificar de acuerdo a las fechas de realización de los

procesos de capacitación. Estos pueden ser por

meses, años, periodos de Junta Directiva, etc.

Los grandes ámbitos de acción de las Municipalidades

Estos serán por los ámbitos de acción de las

municipalidades, o los temas macro, de los que a su

vez se derivan una diversidad de temas específicos.

Por temas

De acuerdo a los temas específicos impartidos en

cada actividad de capacitación.

Por participantes

De acuerdo a las personas a quienes estaba dirigido

el curso, pudiendo ser principalmente autoridades

municipales o empleados municipales.

Por regiones

En lugar en que se impartió el proceso de formación

o el lugar o lugares de los cuales provenían los

participantes a quienes se dirigió la actividad.

Por los objetivos de capacitación

De acuerdo a lo que se espera conseguir con la

realización de la actividad de capacitación.

Por Modalidad

EJEMPLOS PARA CLASIFICAR

INFORMACIÓN

Algunos ejemplos de cada uno de los

criterios para clasificar la información,

pueden ser:

POR ÁMBITOS DE ACCIÓN DE LAS

MUNICIPALIDADES:

- Aspectos Fiscales

- Recursos Humanos

- Legislación Municipal

- Consejos de Desarrollo

POR TEMAS

- Mejorar los ingresos propios

- Funciones del Concejo Municipal

- Organización Interna

POR PARTICIPANTES

- Alcaldes Municipales

- Síndicos

- Concejales

- Consejos Municipales en pleno

- Directores de Planificación

Municipal

- Etc.

POR REGIONES Estas pueden coincidir con las Regiones ya

establecidas en el país:

- Región I

- Región II

- Región Metropolitana

- Etc. O también se puede utilizar las regiones

establecidas de acuerdo las sedes

regionales de ANAM

POR OBJETIVOS DE CAPACITACION

- Inducción a nuevas autoridades

municipales

- Fortalecimiento financiero de las Municipalidades

- Generar análisis sobre

propuestas de ley

54

Esta puede ser por la manera o el método en que se implementó esa actividad de

capacitación, pudiendo ser Talleres de capacitación, Foros, Seminarios, Talleres de análisis,

etc.

A cada una de estos criterios se les puede asignar un Código, de manera que puede hacerse una

clasificación con uno o varios criterios. Por ejemplo: participantes por región, corresponderá el

código de integre a los dos criterios.

d. Recopilar información y/o documentos:

Se recopilará la siguiente información o documentos existentes, relacionados con los procesos

de capacitación:

Material generado o utilizado

Son los documentos de lectura para los procesos de capacitación, generalmente por escrito, que

se construyeron específicamente para este fin, o material existente que se utilizó para soporte, y

entregados a los participantes. Estos pueden ser cuadernos de trabajo, folletos, trifoliares,

compendios, y otros.

Además se incluyen presentaciones de los expositores, conferencistas o facilitadores de los

procesos, que contiene los temas desarrollados.

Métodos de trabajo utilizados

Lo que comúnmente se ha denominado “metodología” de las actividades de capacitación, que

siguieron para los talleres de capacitación, conferencias, foros, etc. los cuales están

generalmente contenidos en los planes de cada actividad, o las propuestas técnicas de personal

externo que ha participado dirigiendo esas actividades.

Instrumentos

Las herramientas de apoyo para cada actividad, como los test de entrada (pre-test) test de salida

(post- test), guías de trabajo, y otros.

Sobre Participantes

Esta información está contenida en los listados de capacitación, en que se especifica el tema,

lugar, datos de los participantes otra información adicional que puede ser de utilidad para el

proceso.

Resultados

Pueden ser los resultados que se haya obtenido en cada actividad, expresado en indicadores

concretos, como los resultados de la aplicación de test de inicio contra los resultados de los test

de salida de cada participante o por grupos específicos.

Facilitadores

Datos de las personas particulares, profesionales privados o de entidades públicas, o de

empresas de consultoría o de capacitación que facilitaron los procesos. Con esta información

puede generarse un banco de datos de consultores, facilitadores de procesos de capacitación,

identificando especialidades, ventajas y desventajas de cada uno, como referencia para los

procesos posteriores.

55

Otros

Todos aquellos que sean necesarios de acuerdo a los objetivos de la sistematización y los

criterios que se hayan establecido, y los que ANAM considere que puede ser de interés.

e. Ordenamiento de la información

Al contar con toda la información recopilada, se procede a ordenarla, de acuerdo a los criterios

que se hayan establecido. Este ordenamiento puede ser:

En físico

Los documentos propiamente dicho, que se organizan en estantes, archivadores u otra

forma, de acuerdo al volumen de la misma

En digital

Elaborando una base de datos en que se ingresa la información recopilada.

Generalmente se utilizan matrices construidas específicamente para este fin, utilizando

diversos programas, que entre los mas comunes y de fácil acceso y utilización esta Excel

y Acces, para bases de datos sencillas, o SSPS para otras con gran cantidad de

información y que puede generar diversos tipos de reportes. En esta area será

importante coordinar con la Dirección de Tecnología de la ANAM, para orientar mejor

la construcción de la base de datos que mejor se adapte a las necesidades

institucionales.

f. Identificar insumos utilizados

Además de lo descrito en el apartado anterior, pude ser de suma utilidad recopilar otra

información relacionada con otros insumos, como la información de los costos de cada

actividad, que puede ser de utilidad para determinar el costo beneficio de la actividad.

g. Análisis de la información

i. Origen de la actividad

Un análisis inicial parte desde la idea inicial de la actividad, si esta se organizó por

demanda de un grupo de alcaldes, o por iniciativa de los técnicos de ANAM,

condicionados por el contexto, por necesidad de resolver problemas, y en general las

actividades previas que llevaron a tomar la decisión de realizar las actividades.

ii. Definir las fuentes de los documentos

Determinando las entidades que los proporcionaron, en la cual es importante especificar

la forma en que se obtuvieron, especialmente los procedimientos de gestión realizados

para obtenerlos, si fuera el caso que por aporte externo a estos procesos, de manera

que se genere información importante sobre gestión de estos procesos.

iii. Los actores involucrados

Determinando aspectos como el nivel de participación de los actores, la cantidad de

participantes, contrastado con la cantidad de convocados, características de los

participantes, etc.

iv. Definir el uso que se le dio a la información

En esta parte es importante la participación y opinión de los participantes en las

actividades de capacitación, en la cual pueden establecer el uso específico en cada una

de sus municipalidades de los conocimientos adquiridos, la utilización de procesos o

herramientas técnicas proporcionadas.

56

v. Resultados

Con la participación de los participantes en los procesos de capacitación, se podrá

definir los resultados obtenidos con la aplicación de conocimientos adquiridos, y el

impacto correspondiente en casos específicos.

vi. Valoración

Tanto de los aspectos negativos, que representaron obstáculos en el proceso de

transmisión de la información, que no permitieron conseguir los resultados o

mejorarlos, pero también las valoraciones positivas, es decir, de aquellos factores que

facilitaron los procesos de capacitación, que fueron importantes para sortear

obstáculos, o que permitieron tener mejores resultados de los previstas.

vii. Análisis de aplicación de información en nuevos contextos

Parte importante del análisis, será la valoración de quienes analizan la información, sobre

la aplicación de los procesos de capacitación en nuevos contextos, y de alguna manera

proyectar los resultados similares aplicando los mismos procedimientos, técnicas, temas,

etc. que facilitará la generación de propuestas de modificación a los procesos actuales

para adaptarlos a nuevos contextos.

viii. Otros

Ya que los ámbitos de análisis mencionados anteriormente no son cerrados, ni los

únicos, sino los que de manera general pueden generar información para la toma de

decisiones, y generar las lecciones aprendidas de los procesos de sistematización. Por

ello, se pueden agregar otras áreas de análisis que se consideren relevantes, de acuerdo

a los objetivos de sistematización que se determinen.

¿Cómo hacer el análisis?

Esto se realizara mediante talleres de análisis para el cual se elabora una

agenda específica, basados en los puntos destacados en el apartado de

análisis

¿Quiénes participan?

Los actores que estuvieron involucrados en esos procesos: facilitadores,

los técnicos o profesionales quienes elaboraron documentos, manuales,

folletos, presentaciones, etc. y especialmente los participantes sujetos de

los procesos de capacitación. De este grupo, para fines prácticos y

reducción de costos, se puede extraer una muestra que sea

representativa del grupo de participantes para que participen en esta

jornada de análisis

Materiales a utilizar:

Guías con preguntas generadoras

Boletas con preguntas directas

Fichas de comentarios

Etc.

57

h. Determinar las lecciones aprendidas

Uno de los fines de este proceso de sistematización, es extraer lecciones aprendidas, sobre la

base de la experiencia de procesos anteriores.

Estas se pueden determinar al establecer especialmente en base a buenas practicas que se

identificaron, determinadas así por los resultados obtenidos, que comparativamente son mejores

que otros.

Lo que se busca es evitar cometer los mismos errores de procesos anteriores, y aprovechar el

conocimiento de prácticas que la experiencia ha demostrado que han sido efectivos en

situaciones específicas, y que por ello pueden servir para ser tomados en cuenta para la

planificación de procesos posteriores.

Por ello, hay que planificar dedicarle mucha atención a esta parte, y quien dirija los procesos de

análisis de la información, debe tenerlo como objetivo principal de su función.

i. Propuestas para mejorar

No menos importante, es la generación de propuestas de mejora, no solamente para la

información de capacitación, sino para los procesos en general que se implementan para cumplir

con uno de los objetivos institucionales: el fortalecimiento de las municipalidades mediante la

estrategia de capacitación.

Estas propuestas, también aportadas por los participantes en el proceso de análisis colectivo,

pero también de quienes han estado dirigiendo estos procesos. Las propuestas generadas

pueden ser recopiladas en un primer momento por grupos, y luego deben se integrarse.

j. Recomendaciones generales

Se incluirán todas las recomendaciones de carácter general que se generen durante todo el

proceso, incluyendo algunas otras que aunque no sean acciones directas de capacitación, pueden

ser de áreas relacionadas, y que de alguna u otra manera tienen incidencia en la manera en que

se realicen estos procesos.

4. Redacción del Documento

La información analizada y las conclusiones del proceso, formarán parte del documento de

sistematización, en el cual se detalle el proceso realizado y la diferente información que se fue

generando en cada etapa. Esto requiere delegar a al menos una persona que se encargue de

redactar la información relevante en cada una de las etapas.

Este documento plasmará como conclusiones, la información valiosa que retroalimentará los


5. Generar lineamientos y supervisión

El proceso de sistematización no termina con la redacción del documento final, sino que continúa

con la toma de decisiones en los niveles administrativos y superiores, que pueden generar

lineamientos de trabajo para la Secretaría Operativa y para otros departamentos relacionados, en

los cuales estén incluidos las modificaciones a las prácticas actuales, la incorporación de los

conocimientos generados y en general las buenas prácticas y recomendaciones generadas.

La responsabilidad directa por la aplicación de los lineamientos que se generen, estarán a cargo de

la Secretaria Administrativa, quien supervisará su aplicación y evaluará los resultados de esa

aplicación.

Estas decisiones y lineamientos deben estar plasmados en memos, manuales de procedimientos,

planes de trabajo, incluso reglamentos relacionados, para garantizar su aplicación.

58

6. Seguimiento

Luego de este primer ejercicio de sistematización se requiere que esto se convierta en una práctica

constante que genere información, análisis y retroalimente constantemente las acciones de este

componente, y así promover la mejora continua.

Por ello se requiere que se planifiquen periódicamente, actividades de análisis y retroalimentación,

una vez al año.

En lo sucesivo será un proceso más corto, debido a que la información a incorporar es la del último

año, y además que se va generando experiencia en el personal a cargo de este proceso, y por ello

menos difícil.

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MANUAL PARA SISTEMATIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO

FINANCIERO DE ANAM

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MANUAL PARA SISTEMATIZACION DEL DEPARTAMENTO FINANCIERO DE

ANAM

1. Objetivo del manual

Este manual se elabora con el objetivo de orientar el proceso para sistematización del Departamento

Financiero de la ANAM, en que se busca recuperar información relevante, para ser analizada, y

retroalimentar así las acciones de este departamento, que coadyuve a la eficiencia del mismo.

El proceso a realizar, tiene un enfoque pragmático de manera que su aplicación sea efectiva, que pueda

ser implementado aplicado por el personal de este departamento.

2. Definición de sistematización

Para fines de guiar el proceso, se revisan definiciones de Sistematización, que servirán como referencia

de los procesos que se plantean:

La sistematización de información se refiere al ordenamiento y clasificación de todo tipo de datos e

información, bajo determinados criterios, categorías, relaciones, etc. Su materialización más extendida es

la creación de las bases de datos.9

La sistematización es la interpretación crítica de una o varias experiencias que, a partir de su

ordenamiento y reconstrucción, descubre o explicita la lógica del proceso vivido, los factores que han

intervenido en dichos procesos, la manera que se han relacionado entre sí y porqué lo han hecho de ese

modo. La sistematización es entonces, el establecimiento de un sistema u orden que tiene por objetivo

permitir obtener los mejores resultados posibles de acuerdo al fin que se tenga que alcanzar.10

El mismo autor de esta definición, explica también que sin que exista la experiencia anterior no es

posible una sistematización. Una vez acontecida una práctica, la sistematización es un proceso

participativo que permite ordenar lo acontecido, recuperar así la memoria histórica, interpretarla,

aprender nuevos conocimientos y compartirlos con otras personas.

En general, entonces, los procesos de sistematización se centran en recuperar información, ordenarla,

analizarla y a partir de ello se derivan conclusiones que se traducen en aportes para los procesos que se

implementen posteriormente, con el fin de mejorar los procesos y sus resultados.

3. PROCEDIMIENTO A SEGUIR

Para sistematizar las acciones de la Dirección Financiera, se seguirá el proceso siguiente:

3.1 Definir el objetivo de la sistematización

Para definir el objetivo de la sistematización, se puede realizar mediante las preguntas básicas

siguientes:

¿Qué vamos a sistematizar?

¿Para qué sistematizar?

¿Qué uso se le dará a la sistematización de la información?

9 PESA-FAO, Sistematización, p. 15

10 Sistematización. Renzo Veliz.

61

Con las respuestas obtenidas, se puede establecer el objetivo general de la sistematización.

Este objetivo puede ser determinado entre la Secretaria Administrativa y el personal de la

Dirección Financiera, con el visto bueno del Secretario Ejecutivo de la ANAM.

3.2 Definir los responsables del proceso de sistematización

Otra decisión al inicio del proceso será definir a quienes dirijan el proceso, y que deben ser

personas involucradas de manera directa en los procesos que serán sistematizados. Por ello

es importante la participación del Director Financiero y las personas que le han acompañado

es estos procesos. Idealmente se debe conformar un equipo de trabajo para desarrollar las

acciones descritas en este proceso.

3.3 Definición del periodo de análisis

Uno de los retos para este proceso, es la recuperación de la información de años anteriores,

para lo cual previamente habrá que explorar con que información se cuenta en los archivos

de ANAM, y establecer el periodo desde el cual se recuperará esa información, tomando en

cuenta el año a partir de cual se cuenta con información completa y que pueda servir para el

análisis.

3.4 Recuperar registros históricos

La principal información a recuperar de cada año del periodo que se haya definido, es:

- Estado de resultados

- Balance General

- Presupuestos de ingresos y egresos

- Informes de ejecución financiera

- Detalle de ingreso por cuotas ordinarias

- Fuentes de financiamiento externas

3.5 Elaborar estadísticas

Se elaborarán tablas en que se integre la información recopilada, para luego ser procesadas y

generar estadísticas generales y específicas, en las cuales se pueda establecer al menos por

año, el comportamiento de cada una de las cifras mostradas en los estados financieros o

reportes. Será también importante será graficar estas estadísticas.

3.6 Base de datos

La información integrada y tabulada, constituye una base de datos, como un primer producto

de este proceso, que puede quedar a la disposición de ANAM ser consultada para fines

varios, dando un soporte más a las decisiones que se pueden tomar, especialmente para el

area financiera.

3.7 Análisis de la estadísticas

Las tablas y graficas elaboradas, identificarán picos, fluctuaciones o tendencias, que generarán

interrogantes sobre las causas de cada comportamiento.

Para revisar de manera práctica esos picos, fluctuaciones o tendencias, los datos podrán

graficarse año con año, por cada estado financiero y reporte en específico, de dos o más

estados o reportes, para encontrar alguna relación entre uno y otro así como integrando a

más de dos de acuerdo a las hipótesis que vayan surgiendo (hipótesis emergente) sobre esos

comportamientos.

62

Luego, se empezarán a definir las razones o causas de cada resultado obtenido en el análisis.

3.8 Análisis de administración financiera

Para este análisis, inicialmente se enumerarán y describirán al menos:

Tipos de registros utilizados

Programas contables

Instrumentos utilizados (manuales, normas, etc.)

Principales decisiones

Políticas implementadas

Personal dedicado a estas funciones

Procedimientos especiales

Etc.

Luego, se debe analizar como su aplicación ha incidido en cada uno de los estados financieros

y resultados mostrados en el análisis anterior, lo cual permitirá establecer variables y su

relación

3.9 Inventario de procesos, instrumentos y prácticas actuales

De la misma manera, será importante enumerar y describir los procesos, instrumentos y

prácticas actuales,

Tipos de registros utilizados

Programas contables

Instrumentos utilizados (manuales, normas, etc.)

Principales decisiones

Políticas implementadas

Personal dedicado a estas funciones

Procedimientos especiales

Etc.

Con esto se podrá tener un primer acercamiento de como los aspectos de la administración

financiera anteriores, ha influido en la administración actual, y a partir de ello empezar a

definir las modificaciones necesarias.

3.10 Definir ventajas y desventajas de los procesos actuales

Para esto, de manera práctica se puede construir una tabla de doble entrada, en la cual se

puedan contrastar ventajas y desventajas de la administración financiera anterior, y la actual,

y con ello empezar a diferenciar los procesos, instrumentos y demás ítems que

comparativamente muestren mejores resultados.

3.11 Definir procesos críticos

En esta fase, es necesario involucrar a la mayoría del personal de ANAM, que podrá opinar

sobre cuáles son los procesos críticos han identificado, desde sus propias perspectivas, en

el desempeño de sus funciones.

Esto servirá para complementar el análisis de las prácticas que deben modificarse.

Otra parte será el propio análisis del personal de esta Dirección, para plasmar las

dificultades propias que han encontrado en el desempeño de sus funciones, pero más

importante es aún, que describan como han ido sorteando esos obstáculos y encontrado las

soluciones a cada dificultad.

63

3.12 Extraer lecciones aprendidas y buenas practicas

Lo descrito en el segundo párrafo del apartado anterior, es ya la base para extraer

lecciones aprendidas y buenas prácticas. A ello hay que sumarle el análisis realizado en las

otras fases, para integrarlas, y plasmarlas en este apartado.

Lo que se busca es evitar cometer los mismos errores de procesos anteriores, y

aprovechar el conocimiento de prácticas que la experiencia ha demostrado que han sido

efectivos en situaciones específicas, y que por ello pueden servir para ser tomados en

cuenta para la planificación de procesos posteriores.

Por ello, hay que planificar dedicarle mucha atención a esta parte, y quien dirija los procesos

de análisis de la información, debe tenerlo como objetivo principal de su función.

3.13 Recomendaciones generales

Se incluirán todas las recomendaciones de carácter general que se generen durante todo el

proceso, incluyendo algunas otras que aunque no sean acciones directas del area financiera,

pueden ser de áreas relacionadas, y que de alguna u otra manera tienen incidencia en la

manera en que se realicen estos procesos.

3.14 Entrenamiento del personal

Las lecciones aprendidas y las buenas prácticas, deben ser transmitidas convenientemente al

personal de este departamento, para lo cual se deben contemplar la realización de actividades

de entrenamiento al personal, para la aplicación de esas buenas practicas, a sus funciones

específicas.

4. Redacción del Documento

La información analizada y las conclusiones del proceso, formarán parte del documento de

sistematización, en el cual se detalle el proceso realizado y la diferente información que se fue

generando en cada etapa. Esto requiere delegar a al menos una persona que se encargue de

redactar la información relevante en cada una de las etapas.

Este documento plasmará como conclusiones, la información valiosa que retroalimentará los


5. Generar lineamientos y supervisión

El proceso de sistematización no termina con la redacción del documento final, sino que continúa

con la toma de decisiones en los niveles administrativos y superiores, que pueden generar

lineamientos de trabajo para la Dirección Financiera y para otros departamentos relacionados, en

los cuales estén incluidos las modificaciones a las prácticas actuales, la incorporación de los

conocimientos generados y en general las buenas prácticas y recomendaciones generadas.

La responsabilidad directa por la aplicación de los lineamientos que se generen, estarán a cargo de

la Secretaria Administrativa, quien supervisará su aplicación y evaluará los resultados de esa

aplicación.

Estas decisiones y lineamientos deben estar plasmados en memos, manuales de procedimientos,

planes de trabajo, incluso reglamentos relacionados, para garantizar su aplicación.

64

6. Seguimiento

Luego de este primer ejercicio de sistematización se requiere que esto se convierta en una práctica

constante que genere información, análisis y retroalimente constantemente las acciones de este

componente, y así promover la mejora continua.

Por ello se requiere que se planifiquen periódicamente, actividades de análisis y retroalimentación,

una vez al año.

En lo sucesivo será un proceso más corto, debido a que la información a incorporar es la del último

año, y además que se va generando experiencia en el personal a cargo de este proceso, y por ello

menos difícil.

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MANUAL DE SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN DE ANAM

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MANUAL DE SEGURIDAD EN LA INFORMACION DE ANAM

1. Objetivo del Manual

Generar normas y procedimientos básicos para garantizar la seguridad de la información

institucional, evitando la pérdida, modificación o destrucción de información, o divulgación no

autorizada de la misma.

2. Definición

Se considera información institucional, toda la que se genere durante el desempeño de las

funciones de todas las personas vinculadas a ANAM, como socios o como personal técnico y

administrativo contratado para desempeñar funciones específicas, incluyendo al personal

externo y/o temporal contratado para actividades y resultados puntuales.

3. Clasificación de la información

4.1 Tipos de información

La primera acción que se implementará, es la clasificación de la información con que se

cuente o genere en ANAM, y esta puede ser clasificada de la siguiente manera:

a. Obligatoria

La información que por mandato de la Ley de Acceso a la información Pública, se debe

divulgar por los medios establecidos.

b. Publica

Información disponible para todos los órganos de ANAM y el público en general,

considerada así por la Secretaría Ejecutiva de ANAM.

Esta información es la relacionada con las actividades que ANAM implementa, y

divulgada por la Dirección de Comunicación de acuerdo a los planes operativos que se

establezcan y al Manual de funciones respectivo.

También es información que se cataloga como de uso interno pero con alguna opción de

brindarse a personal externo, previa autorización de la Secretaria Ejecutiva.

c. Uso exclusivo interno

Es información que está restringida para ser utilizada por las personas de cualquiera de

los órganos de ANAM, y solamente mientras tenga esa relación de socio o personal

contratado.

En esto puede catalogarse en tres tipos:

c.1 De los órganos políticos

Es información que solamente puede ser utilizada por los socios de ANAM de cualquiera

de los órganos políticos.

c.2 De los Secretarios Administrativo y Ejecutivo

Información a la que tengan acceso los Secretarios Administrativo y Ejecutivo. A esta

información puede acceder cualquier persona de los órganos políticos de ANAM en el

cumplimiento de sus funciones y siguiendo los canales establecidos.

c.3 De los Directores

Información para uso de los Directores de cada una de las dependencias de ANAM. Esta

información puede acceder personas de los órganos políticos, Secretarios Ejecutivo y

Administrativo, siguiendo los canales correspondientes.

c.4 General

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Información disponible para todo el personal técnico y administrativo y de los órganos

políticos de ANAM, para uso exclusivo en el cumplimiento de sus funciones.

d. Confidencial

Información que se genere en ANAM y puede ser catalogada así por la Junta Directiva

y/o la Secretaría Ejecutiva para el resguardo de los interés institucionales de ANAM o

para el cumplimiento de los objetivos institucionales. Esta no puede ser divulgada por

ningún medio por el tiempo que estos órganos lo estimen conveniente.

4.2 Decisión de la clasificación

La Secretaria Ejecutiva con el apoyo de la Secretaria Administrativa, determinaran el tipo de

información que se tengan en ANAM, y elaborarán el catálogo de información y su

clasificación

4.3 Aprobación

El catalogo elaborado, será conocido por la Junta Directiva el catalogo para su

aprobación formal.

4.4 Actualización

La Secretaria Ejecutiva con el apoyo de la Secretaria Administrativa, revisarán

constantemente el catálogo de información, y harán las actualizaciones que sean

necesarias. Las actualizaciones cobraran vigencia cuando sean aprobadas por Junta

Directiva.

En caso de urgencia, esta puede ser avalada por el Presidente de la Junta Directiva,

mientras sea conocido por la Junta Directiva.

4. Seguridad de Archivos Digitales

a. Se deben generar contraseñas para todos los archivos clasificados como confidenciales

o de uso exclusivo interno de ANAM.

b. El envío de archivos por correo electrónico, de información clasificada como exclusiva

de uso interno debe contener clave de apertura, y proporcionarlo al destinatario vía

telefónica o desde correo electrónico distinto al que se utilizó para enviar el archivo

adjunto.

c. Todos los archivos guardados en el disco duro de cada computadora que se tenga

asignado, y debe ser respaldados en Discos o memorias externas propiedad de ANAM,

o al servidor principal de la red, de acuerdo a la disponibilidad de estos recursos.

d. Ninguna información digital debe ser llevada fuera de la sede de la ANAM por ningún

medio digital en que se encuentre guardada. En casos considerados especiales, estos

deben ser autorizados por la Secretaria Ejecutiva de la ANAM o la Junta Directiva,

según el caso.

e. El Enrutador (Router) y servidor de acceso a internet de la sede de ANAM, debe estar

limitado a solamente al personal técnico y administrativo. La señal inalámbrica de

internet, debe estar limitado para uso exclusivo interno, y la clave deberá cambiarse

constantemente.

e. Cuando sea necesario llevar computadoras portátiles a eventos fuera de la sede de

ANAM, estas no deben contener archivos considerados como confidenciales o de uso

exclusivo interno para ANAM.

f. Las computadoras deben de contener claves de acceso desde el inicio de cada sesión

de usuario

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g. Evitar conectar las computadoras portátiles que se usan fuera de la sede de ANAM, a

redes públicas. En casos de emergencia o extrema necesidad, se conectará el menor

tiempo posible, y se evitará el envío de información de uso exclusivo interno.

h. Por ninguna razón, el equipo portátil de ANAM debe ser prestado a personas ajenas a

esta entidad.

i. Todas las computadoras deben contar con Antivirus, y es responsabilidad directa de la

persona a quien se le ha asignado, la actualización constante.

j. No se deben descargar programas o aplicaciones a las computadoras de ANAM, a

menos que se cuente con la debida autorización del Director responsable del area de

trabajo, con la asesoría del Director de Tecnología.

k. Todas las computadoras deben ser revisadas constantemente, para garantizar su

funcionamiento adecuado, especialmente para detectar posibles virus, programas

nocivos que puedan dañar o extraer la información.

5. Resguardo de Información en archivos físicos

Esta información generada en ANAM y es la que está contenida por escrito en documentos

como planes, informes, actas, acuerdos, manuales, reglamentos, material de capacitación, etc.

a. Esta información debe ser guardada en los muebles destinados para ese fin, de acuerdo

a la Dirección, Secretaría, Unidad u órgano de Anam a la que pertenece.

b. La información Obligatoria y pública podrá estar en un area de acceso para todo el

personal y para el público en general.

c. La información de uso exclusivo interno, estará ubicada en las oficinas de los

Directores, Secretario Administrativo y Secretario Ejecutivo o de la Junta Directiva.

d. Ningún documento en físico con información de uso exclusivo interno puede ser

llevado fuera de las instalaciones de ANAM, y en casos especiales, se debe contar con

la autorización de la Secretaria Administrativa y el visto bueno del Director del area a

la que corresponda esta información. En todo caso, se deben elaborar un documento

en que conste los datos de la persona que los lleve, la información referente al

documento, los motivos para sacar los documentos, y las condiciones con las que se le

otorgue de manera temporal. Esto debe ser firmado por quien se lleva el documento.

e. Los archivos de acondicionaran de acuerdo a la clasificación temática, por puesto,

actividad, programa, etc. pero en todo caso, se tendrá en cuenta también el tipo de

información de acuerdo a la clasificación del catálogo elaborado

f. En todas las oficinas deben tomarse la precauciones a fin de evitar daños a los archivos,

desde condiciones de humedad, riesgo de incendios, o similares.

g. Los archivos en físico que se consideren sumamente importantes de preservarlos,

deberán ser digitalizados para contar con un respaldo en digital. Esta decisión lo hará el

Director del Area de trabajo a la cual pertenece la información, con el aval de la

Secretaria Administrativa.

Estas copias digitalizadas, deben tener en cuenta todos los lineamientos y

procedimientos establecidos en el apartado 5 de este documento.

h. En el resguardo de archivos físicos inactivos, se deberá observar los lineamientos para

cada caso, especialmente los de tipo fiscal, pero deberán tener cuenta la clasificación

de la información definida en este manual.

i. La información confidencial o de uso exclusivo de los órganos políticos, o aquellos que

lo ameriten, deben resguardarse en cajas de seguridad, pero siempre en las


j. En las instalaciones de ANAM que resguarden información de uso exclusivo interno o

confidencial, será restringido el acceso a personas externas a la ANAM. En casos que

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se necesitara el acceso para labores de mantenimiento, emergencias y otros casos

similares, las personas que accedan a estos lugares, deben ser acompañados por

personal de ANAM designado por el Director respectivo.

6. De la divulgación de Información institucional

Los pronunciamientos, boletines informativos, posturas institucionales de la ANAM,

solamente pueden ser firmados por el Presidente de la Junta Directiva de la ANAM y el


Cualquier información de alguna Dirección y órgano de ANAM deberá seguir los canales de

comunicación establecidos en el organigrama respectivo, para ser autorizados por las

personas descritas:

Personal técnico y administrativo, directores y asesores deberán canalizarlo hacia el


Integrantes de comisiones y los demás órganos políticos de la ANAM, deben

canalizarlo al Presidente de la misma, quien evaluará si es necesario que sea

autorizado por la Junta Directiva, según el caso.

7. Otros instrumentos

Los procedimientos que se establecen en este manual, una vez aprobados por la Secretaria

Ejecutiva y la Junta Directiva, deberán incorporarse a los reglamentos correspondientes, para

que cobren vigencia como normas de aplicación general y obligatoria en ANAM.

Los contratos de trabajo de cada persona que se contrate en ANAM, ya sea de manera

indefinida, permanente o temporal, incluyendo a los consultores externos, deben incluir una

cláusula que indique:

“Toda la información a la que tenga acceso en ANAM, no puede ser divulgada sin la

autorización por escrito de las autoridades de ANAM. Toda la información que genere el

contratado en el desempeño de sus funciones en el periodo del contrato, es considerada

propiedad de ANAM, y se prohíbe su divulgación por cualquier medio, a menos que sea

parte de sus funciones así establecidas en el Manual de funciones y el contrato respectivo,

pero en todo caso, debe contar con la autorización de la Secretaría Administrativa, Secretaria

Ejecutiva de la ANAM, según el caso”

8. Responsabilidades

Cada uno de los Directores, Responsable de Unidad será el responsable de aplicar los

procedimientos, y las normas que de este manual se deriven.

La Secretaria Administrativa, supervisará y pedirá los informes que sean necesarios para

verificar el cumplimiento de los procedimientos y lineamientos derivados de normas que se

fijen.

La Secretaría Administrativa, delegará al Director de Tecnología, las funciones de apoyo al

resto del personal técnico y operativo de ANAM para asesorarlos en la generación de

contraseñas para equipos y archivos, así como el cifrado de la información cuando fuere

necesario.

Cada persona en ANAM, es responsable de la información que genere o se le entregue,

ante lo cual debe observar los procedimientos establecidos, y brindará sugerencias de

mejora a los procedimientos y lineamientos establecidos.

9. Capacitación al personal

La Secretaria Administrativa, promoverá actividades de capacitación para todo el personal de

ANAM, para dar a conocer este Manual, las normas internas, incluso los reglamentos, para

garantizar que se conozcan.

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Todos los asistentes a estas actividades, deben firmar el documento de constancia que han sido

debidamente informados y capacitados para la aplicación del manual y de los reglamentos

respectivos. –esto puede ser mediante un acta que se elabore al final de la actividad.

Cualquier modificación al Manual debe ser comunicado por escrito a todo el personal, o

mediante actividades de capacitación, según el caso, y la magnitud de los cambios.

10. Actualización

Este manual debe ser revisado y actualizado anualmente, para garantizar que los lineamientos

contenidos, cumplan con los objetivos para los cuales se elaboró. Es responsabilidad de la

Secretaria Ejecutiva la actualización y para ello podrá solicitar colaboración de cualquiera de los

Directores, con la asesoría del Director de Tecnología, para el caso de la información en

archivos digitales.

manual de procedimientos y funcionamiento de la …

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