manual de procedimientos para la ejecución de auditorías

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

SUBDIRECCIÓN DE CALIDAD

GERENCIA DE SUPERVISIÓN DE LA CALIDAD

10/Julio/2019

Manual de Procedimientos para la Ejecución

de Auditorías Internas en el Sistema de

Gestión de la Calidad del SEPOMEX

SERVICIO POSTAL MEXICANO

Manual de Procedimientos para la Ejecución de Auditorías Internas en el Sistema de Gestión de la Calidad de

SEPOMEX

Dirección Corporativa de Planeación Estratégica / Subdirección de Calidad Hoja: 2 de 39

Gerencia de Supervisión de la Calidad DCPE-PR-14-019 Rev. A3


Manual de Procedimientos para la Ejecución de Auditorías

Internas en el Sistema de Gestión de la Calidad de SEPOMEX




Índice

1 Introducción ______________________________________________________________ 4

2 Objetivo del Manual ________________________________________________________ 5

3 Ámbito de Aplicación _______________________________________________________ 5

4 Marco Jurídico ____________________________________________________________ 6

5 Glosario _________________________________________________________________ 7

6 Políticas Generales ________________________________________________________ 9

7 Procedimientos __________________________________________________________ 10

7.1. Auditorías Internas de Calidad __________________________________________ 10

8 Anexos _________________________________________________________________ 19

8.1 Programa Anual de Auditorías Internas al Sistema de Gestión de la Calidad (SPM LCO-002) __________________________________________________________________ 19

8.2 Plan de Auditoría Interna al Sistema de Gestión de la Calidad (SPM LCO-003) _____ 21

8.3 Agenda de Auditoría (SPM DCPE-F004-14) _________________________________ 24

8.4 Lista de Verificación (SPM LCO-004) ______________________________________ 26

8.5 Lista de Asistencia (Forma SPM LCO-005) __________________________________ 28

8.6 Informe de Auditoría Interna (SPM-DCPE-F003-14) ___________________________ 30

8.7 Reporte de Competencias Auditor de Calidad (SPM-LCO-007) __________________ 32

8.8 Informe para Revisión de la Dirección (SPM-DCPE-F002-17) ___________________ 34

8.9 Evaluación de Desempeño Auditores (SPM DCPE-F007-18) ____________________ 37

9 Vigencia ________________________________________________________________ 39






1 Introducción

La Gerencia de Supervisión de la Calidad elaboró el “Manual de Procedimientos para la Ejecución de Auditorías Internas al Sistema de Gestión de la Calidad de SEPOMEX”, documento que tiene como finalidad establecer los lineamientos para planear, realizar y comunicar los resultados de las Auditorías Internas que permitan verificar la implantación, seguimiento, mantenimiento y conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad del Servicio Postal Mexicano “Correos de México”, de acuerdo a los requisitos de la Norma ISO 9001:2015, así como los legales y reglamentarios.

Para que el presente documento normativo cumpla con su objetivo, se requiere que sea difundido entre el personal encargado de realizar las auditorías internas, captar sus observaciones y mantenerlo actualizado permanentemente, conforme a la dinámica operativa y a las modificaciones en las disposiciones que norman las actividades de la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica y en general del Organismo.

SEPOMEX promueve la igualdad de oportunidades entre mujeres y hombres, mediante la institucionalización y transversalización de la perspectiva de género en las políticas y procedimientos, sin distinción o discriminación por motivo de origen étnico o nacional, sexo, edad, discapacidad, condición social o económica, condiciones de salud, embarazo, lengua, religión, opiniones, preferencias sexuales o estado civil. Por lo tanto, el lenguaje empleado en este documento normativo, no busca generar ninguna clase de discriminación1, ni marcar diferencias entre hombres y mujeres, por lo que las referencias o alusiones hechas de género masculino representan siempre a todas/os, hombres y mujeres, abarcando claramente ambos sexos.

Con fundamento en el Artículo 1o. de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, el presente Manual de Procedimientos se encuentra armonizado con la Reforma Constitucional en Materia de Derechos Humanos, por lo tanto el Servicio Postal Mexicano tiene la obligación y el compromiso de promover, respetar, proteger y garantizar los Derechos Humanos de conformidad con los principios de universalidad, interdependencia, indivisibilidad y progresividad. En consecuencia, el Organismo en el ámbito de sus atribuciones deberá prevenir, investigar y, en su caso, sancionar las violaciones a los Derechos Humanos y promover la reparación del daño, en los términos que se establezca en la Ley.

En ese tenor, el Organismo a través de sus Unidades Administrativas reconoce los derechos humanos de las personas, interpretando las normas relativas a este tema de acuerdo a la Constitución, así como en los Tratados Internacionales2 de los que el Estado Mexicano es parte, favoreciendo en todo tiempo a las personas, otorgando la protección más amplia, mediante la prohibición de todo tipo de discriminación motivada por origen étnico o nacional, el género, la edad, las discapacidades, la condición social, las condiciones de salud, la religión, las opiniones, las preferencias sexuales, el estado civil o cualquier otra que atente contra la dignidad humana y que tenga por objeto anular o menoscabar los derechos y libertades de las personas.

Asimismo, de acuerdo a los artículos 1o., 2o., 3o. y 4o. de la Ley para Prevenir y Eliminar la Discriminación y por lo dispuesto en el Artículo 1o. de la Convención Americana sobre Derechos Humanos (Pacto de San José), se hace del conocimiento que en la prestación del Servicio público de correos y servicios diversos; cualquier persona sin discriminación de género podrá ejercer las funciones que le sean encomendadas y que se involucren en los procesos establecidos en el presente Manual, evitando así cualquier conducta que implique alguna exclusión por origen étnico o nacional, género, edad, condición social, las condiciones de salud, la religión, las opiniones, las preferencias sexuales, el estado civil o cualquier otra que atente contra la dignidad humana.

1 NMX-R-025-SCFI-2015 Norma Mexicana en Igualdad Laboral y No Discriminación, publicada en el DOF 19-10-2015. 2 Suprema Corte de Justicia de la Nación.- Número de Registro 24,985, Décima Época, Contradicción de Tesis 293/2011, página 5.






Por lo que en cumplimiento al mandato Constitucional, mediante el cual se otorga a toda autoridad la facultad y obligación de la aplicación del principio “Pro Persona”; el Servicio Postal Mexicano como Organismo Descentralizado a través del presente Manual está comprometido en garantizar los medios para hacer valer los Derechos Humanos consagrados en Nuestra Constitución, evitando que los mismos sean violados y comprometiendo a los servidores públicos que intervienen en la aplicación del mismo, para que de acuerdo a sus atribuciones proporcione en todo momento la información y protección necesaria con el único objetivo de salvaguardar los Derechos Humanos de las personas.

Asimismo, derivado de sus actividades el Servicio Postal Mexicano, tiene dentro de sus objetivos el que toda persona pueda ejercer sus derechos de manera plena, tratando de prevenir y evitar cualquier acción y omisión que obstaculicen e impidan el goce en Materia de Derechos Humanos, realizando cualquier investigación cuando sea necesaria, a fin de que se sancione al responsable y éste último realice la reparación que corresponda a la víctima.

Es de puntualizarse que el principio “Pro Persona” implica que el derecho debe interpretarse y aplicarse siempre de la manera que más favorezca a la persona, ejerciendo sus derechos de manera plena, en atención a los principios de Universalidad, Interdependencia, Indivisibilidad y Progresividad.

2 Objetivo del Manual

Establecer los lineamientos para planear, realizar y comunicar los resultados de las Auditorías internas que permitan verificar la implantación, seguimiento, mantenimiento y conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad del Servicio Postal Mexicano “Correos de México”, conforme a los requisitos de la norma ISO 9001:2015; así como los legales y reglamentarios aplicables.

3 Ámbito de Aplicación

El contenido del presente manual aplica al personal que realiza auditorías de calidad de los procesos en las instalaciones del Servicio Postal Mexicano y que cuente con el perfil de Auditor Interno de Calidad, así como al personal del Organismo involucrado directa e indirectamente en el procedimiento descrito dentro del ámbito de su competencia.






4 Marco Jurídico

A. Legislación Nacional y Documentos aplicables

1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Ley de Vías Generales de Comunicación.

3. Ley del Servicio Postal Mexicano.

4. Ley General de Responsabilidades Administrativas.

5. Ley Federal de las Entidades Paraestatales y su Reglamento.

6. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

7. Ley General de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

8. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

9. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

10. Ley Federal del Trabajo.

11. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

12. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano.

13. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano.

14. Reglamento para la Operación del Organismo Servicio Postal Mexicano.

15. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano.

16. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano.

17. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad del SEPOMEX

B. Legislación Internacional y Documentos Externos

18. Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos.

19. Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales.

20. Convención Americana sobre Derechos Humanos.

21. Protocolo Adicional a la Convención Americana en materia de Derechos Económicos, Sociales y Culturales (Protocolo de San Salvador).

22. Norma ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad, fundamentos y vocabulario

23. Norma ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad, Requisitos

24. Norma ISO 19011:2011 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión

25. Y demás disposiciones aplicables en la materia.






5 Glosario

Agenda de Auditoría

Documento donde se define la secuencia en fechas y horarios de revisión de los sitios.

Alcance de la Auditoría

Extensión y límites de una auditoría, sistema de gestión completo, proceso o actividad específica.

Auditado Organización a la que se le practica la auditoría. Para efecto de la auditoría interna, el auditado es el área o departamento declarado en el Sistema de Gestión de la Calidad.

Auditor Persona capacitada para realizar auditorías de Sistemas de Gestión.

Auditor Líder Líder del equipo auditor. Responsable de coordinar y dar seguimiento al proceso de auditoría.

Auditoría Proceso Sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

Auditoría de Calidad

Es un examen metódico que se realiza para determinar si las actividades y resultados relativos a la calidad, satisfacen las disposiciones previamente establecidas y que realmente se llevan a cabo, además de comprobar que son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.

Auditoría Interna (de Primera parte)

Auditorías llevadas a cabo por la organización a intervalos planificados para determinar si el sistema de gestión de la calidad, por un lado, es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la norma y con los requisitos del sistema establecidos por la organización; y por otro lado, si el sistema de gestión de la calidad se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

Auditoría Externa (de Segunda y Tercera parte)

Las auditorías de segunda parte se llevan a cabo por partes, las cuales tienen un interés en la organización, tal como los clientes, o por otras partes en su nombre. Las auditorías de tercera parte se llevan a cabo por organizaciones auditoras independientes tales como aquellas que proporcionan la certificación.

Auditorías Remotas

También llamadas auditorías a distancia, las cuales consisten en llevar a cabo la evaluación a través de medios electrónicos tales como teleconferencia, reuniones vía web y acceso electrónico remoto a la documentación del sistema de gestión y/o procesos del sistema de gestión.

Conclusiones de la Auditoría

Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los hallazgos de la auditoría.

Competencia Capacidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados pretendidos.

Criterios de la Auditoría

Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoría.






Enlace de Calidad Personal designado por el responsable de la entidad y/o el titular de la Dirección Corporativa o Regional para efectos de la implementación, seguimiento y aseguramiento de que los requisitos definidos en el Sistema de Gestión de la Calidad se cumplan en el Estado o Centro Operativo conforme a la Norma ISO 9001:2015.

Enlace Regional de Calidad

Personal designado por el titular de la Dirección Corporativa o Regional para efectos de la coordinación, integración de la información, evidencias de la implementación, seguimiento de los requisitos definidos en el Sistema de Gestión de la Calidad se cumplan en la Región o Centro Operativo conforme a la Norma ISO 9001:2015. Es la persona que supervisa que se cumpla con los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad y se mantiene en constante comunicación con la Dirección Corporativa o Regional y Subdirección de Calidad para efectos de garantizar la efectividad del sistema.

Equipo Auditor Se encuentra integrado por uno o más auditores internos que llevan a cabo una auditoría, de entre ellos se designa al Líder del equipo.

Evidencia de la Auditoría

Registros, documentos, fotografías, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente y verificable para los criterios de auditoría.

Hallazgo de la Auditoría

Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría.

No Conformidad Falta de cumplimiento de los requisitos fijados por el sistema de gestión de la calidad. Comprende la ausencia o separación, en relación con los requisitos especificados, de una o más características de la calidad de uno o más elementos del sistema de gestión de la calidad, ya sean materiales o procesos.

Programa de Auditoría

Conjunto de una o más auditorías planificadas en un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

Plan de Auditoría Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría.

Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)

Es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, es planear, controlar y mejorar aquellos elementos de los procesos del Organismo que influyen en la calidad de la prestación del servicio.

Es una herramienta que permite planear, ejecutar y controlar las actividades necesarias para el desarrollo de la misión institucional, a través de la prestación de servicios con altos estándares de calidad, los cuales son medidos a través de los indicadores de satisfacción.






6 Políticas Generales 1 Las actividades descritas son de aplicación para las Direcciones Corporativas y Regionales,

Subdirecciones, Gerencias, Unidades Gerenciales y oficinas operativas del SEPOMEX.

2 Los presentes lineamientos son de observancia general para todos aquellos procesos estratégicos, sustantivos y de apoyo que se realicen dentro del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad del Servicio Postal Mexicano.

3 La Subdirección de Calidad será la encargada de aclarar las dudas que se susciten en la interpretación de las políticas y procedimientos descritos en el presente manual.

4 Los titulares de las Direcciones Corporativas, Regionales y Gerencias Estatales deben nombrar a un Enlace de Calidad, quien independientemente de otras funciones será el encargado de implementar, dar seguimiento y de asegurarse que los requisitos definidos en el Sistema de Gestión de la Calidad se cumplan en el Estado o Centro Operativo conforme a la Norma ISO 9001:2015.

5 El enlace de calidad podrá ser Auditor Interno de Calidad o Auditor Líder, una vez que haya demostrado su competencia para la función.

6 La aplicación de acciones correctivas generadas de las No conformidades declaradas en los informes de auditoría interna o de otras fuentes identificadas, se solventarán sin demora alguna por los responsables de los Centros o Unidades Administrativas de SEPOMEX dentro de las fechas compromiso establecidas por los mismos, previendo su recurrencia.

7 La Subdirección de Calidad será responsable de la revisión y aprobación del presente Manual de Procedimientos.

8 La Gerencia de Organización es responsable de la publicación del presente manual a través de la Red Interna (intranet) de SEPOMEX.

9 La documentación generada por los procesos de Auditorías Internas quedan bajo responsabilidad y control de la Subdirección de Calidad; la disposición y conservación de esta documentación se norma por los Criterios Específicos para la Organización y Conservación de archivos en SEPOMEX, el Catálogo de Vigencia Documental, y el Cuadro General de Clasificación Archivística.

10 Las Auditorías internas se realizarán una vez al año y serán planificadas por la Subdirección de Calidad.

11 La Subdirección de Calidad será la encargada de definir el perfil y la competencia que deberá cumplir el Auditor Líder y Auditor Interno.

12 La Subdirección de Calidad será la encargada de seleccionar los Auditores Líderes que participarán en la ejecución de los programas y planes de auditoría con la aprobación de su jefe inmediato o titular del área.

13 Las Direcciones Regionales deberán contar con al menos un Auditor Líder que coordine las acciones relativas a la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de gestión de la calidad.

14 El presente documento está regido bajo los lineamientos de la Norma ISO 19011:2011 “Directrices para la auditoría de Sistemas de Gestión” para que las organizaciones y auditores apliquen el enfoque de las Auditorías de sistemas de gestión, realicen el programa de auditorías y busquen la mejora en el desempeño de los auditores a través del desarrollo de su competencia.

15 Se encuentran dentro del alcance las auditorías de segunda parte consideradas como ejemplo: a proveedores o procesos externos que afecten la calidad del producto o servicio que ofrezca el Servicio Postal Mexicano.






7 Procedimientos

7.1. Auditorías Internas de Calidad

Unidad responsable: Gerencia de Supervisión de la Calidad

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para planear, realizar y comunicar los resultados de las Auditorías internas que permitan verificar la implantación, seguimiento, mantenimiento y conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad del Servicio Postal Mexicano “Correos de México”, conforme a los requisitos de la norma ISO 9001:2015; así como los legales y reglamentarios aplicables.

POLÍTICAS

1. La aplicación y verificación del cumplimiento de las auditorías internas de calidad, corresponde a la Subdirección de Calidad a través de la Gerencia de Supervisión de la Calidad, así como de los Auditores de calidad designados en las entidades del país.

2. La Gerencia de Supervisión de la Calidad es responsable de la elaboración, revisión, actualización y difusión del procedimiento de auditorías internas de calidad; con la aprobación de la Subdirección de Calidad.

3. Para asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditorías internas de calidad, los Auditores designados no deben auditar su propio trabajo o funciones bajo su supervisión o coordinación.

4. Para la elección del equipo auditor, se considerará además, la prevención de cualquier situación de conflicto de interés que pueda afectar el resultado de la auditoría.

5. Las Direcciones, Subdirecciones, Gerencias, Administraciones, Coordinadores y Jefes de las áreas auditadas, deberán proporcionar todas las facilidades, colaboración y disposición, para que el proceso de auditoría interna se realice en tiempo y forma, lográndose la misión de transparencia de este proceso.

6. Todo levantamiento de los hallazgos derivados de los criterios de auditoría, se clasificarán según el impacto en el Sistema de Gestión de la Calidad, como sigue:

Fortalezas: Son atributos internos sobre los que la organización tiene el control y consistirán en factores positivos que la empresa puede construir, crear y mantener una ventaja competitiva sostenible. Por ejemplo, la organización podría tener una buena reputación dentro de la comunidad. Un lugar de fácil acceso en una tienda del centro altamente visible es otro ejemplo de la fuerza de un negocio. En general, los puntos fuertes consisten en cualquier aspecto del negocio que podría añadir valor al cliente.

Oportunidades de mejora: Diferencia detectada en la organización, entre una situación real y una situación deseada. La oportunidad de mejora puede afectar a un proceso, producto, servicio, recurso, sistema, habilidad, competencia o área de la organización.






No Conformidad (es): Ausencia o fallo total del sistema para cumplir con los requerimientos de la norma ISO 9001:2015, o bien un número de no conformidades menores consistentes que pueden representar el fallo del sistema de calidad.

Observaciones de auditoría o recomendaciones: Potenciales incumplimientos que el auditor hace del conocimiento del auditado en su informe, de modo que tenga en cuenta dichas conclusiones en su futuro accionar.

En el informe serán incluidas las evidencias fotográficas, documentales o referencias que sustenten los hallazgos detectados.

7. La revisión documental del presente Manual de Procedimientos, será responsabilidad de la Gerencia de Supervisión de la Calidad en conjunto con la Gerencia de Organización.

8. La Subdirección de Calidad elabora el Programa anual de auditorías internas al Sistema de Gestión de la Calidad y es autorizado por el titular de la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica, considerando la importancia de los procesos y el resultado de las Auditorías anteriores.

9. En la primera programación no considera el resultado de auditorías previas debido a la ausencia de antecedentes. Sin embargo toma en cuenta toda la documentación que refiera a la supervisión de los procesos.






RESPONSABLE ACT. NO.

DESCRIPCIÓN FORMA O DOCTO.

Subdirección de Calidad

1 Elabora el Programa Anual de Auditorías Internas, tomando en cuenta el presupuesto autorizado, para los proyectos de calidad precisando, en formato las fechas y los sitios a ser auditados.

SPM-LCO-002

2 Firma el Programa anual de auditorías internas y lo remite a la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica para su autorización.

Dirección Corporativa de Planeación Estratégica

3 Recibe y revisa el Programa Anual de Auditorías Internas

4 Firma autorizando el Programa de Auditoría Interna y lo envía a la Subdirección de Calidad.


5 Recibe el Programa de Auditorías Internas autorizado.

6 Evalúa y selecciona a los Auditores Líderes que compartirán la responsabilidad de ejecutar el Plan de Auditoría para auditar los procesos, funciones, lugares, áreas o actividades específicos. Tales asignaciones deberían tener en cuenta la necesidad de independencia y competencia de los auditores, y el uso eficaz de los recursos, así como las diferentes funciones y responsabilidades.

Nota: Para la selección de auditores líderes, tomará en cuenta el Reporte de competencias de auditores de calidad en donde especifica criterios como:

a. Comportamiento personal

b. Conocimientos y habilidades

c. Preparación Académica

d. Entrenamiento / Experiencia, etc.

SPM-LCO-007

7 Envía oficio al jefe inmediato superior del Auditor seleccionado, solicitando la intervención de su subordinado para su participación en las auditorías internas.

¿El jefe inmediato superior del Auditor Líder seleccionado Aprueba la Asignación?

7.1 No: Selecciona otro Auditor. (actividad No. 6)

8 SÍ: Envía oficio al Auditor seleccionado para informarle de la comisión asignada.

9 Comunica a los Auditores Líderes elegidos su comisión para llevar a cabo el Programa Anual de Auditorías Internas de Calidad.

SPM-LCO-002








Auditor Líder 10 Recibe Programa Anual de Auditorías Internas autorizado y nombres de auditores designados para su ejecución

Auditor Líder 11 Elabora en coordinación con el Auditor Interno el Plan y Agenda de Auditoría Interna, incluyendo la siguiente información:

a) Los objetivos de la auditoría;

b) El alcance de auditoría, incluyendo los procesos a ser auditados;

c) Los criterios de auditoría y cualquier documento de referencia (legal o reglamentario);

d) La ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría a realizar, incluyendo reuniones con el auditado;

e) Horarios de comida

f) Los métodos de auditoría: In situ o a distancia

g) Asigna a los integrantes del equipo auditor a los procesos

h) Los roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, así como de los guías y observadores;

i) La asignación de recursos apropiados para la auditoría.

Nota: El Plan y Agenda de Auditoría debe ser revisado y aceptado por el auditado.

SPM-LCO-003

SPM DCPE F04-14

12 Una vez que se tenga la propuesta final del Plan de Auditoría, lo firma y envía a la Subdirección de Calidad para su autorización.


13 Recibe, revisa y firma Plan de Auditoría devolviéndolo al Auditor Líder.

Auditor Líder 14 Recibe de la Subdirección de Calidad el Plan de Auditoría interna autorizada.

15 Envía por oficio el Plan y Agenda de Auditoria debidamente validados y firmados al Auditado de mayor jerarquía y copia al Auditor Interno por lo menos quince días antes de la ejecución del Plan, para hacerlo del conocimiento de todos los involucrados.

16 Evalúa por sitio, revisa los procesos, los manuales de procedimientos, prepara lista de asistencia y lista de verificación.

SPM LCO-005 y SPM-

LCO-004

17 Convoca a los Auditores Internos seleccionados y les informa su participación en el Plan de Auditoría. Previa autorización de su jefe superior inmediato.








No Confirma Asistencia

Auditor Interno 18 Informa al Auditor Líder y a la Gerencia de Supervisión de la Calidad por escrito el motivo por el cual no podrá asistir a la convocatoria.

Gerencia de Supervisión de la Calidad

19 Registra evidencia en Ficha Técnica del Auditor Interno, los motivos por los cuales no podrá asistir a la auditoría convocada.

20 Propone a la Subdirección de Calidad y Auditor Líder un nuevo candidato para el acompañamiento.

Confirma Asistencia

Auditor Interno / Unidad Administrativa Auditada

21 Gestiona oficios y viáticos, en caso de requerirse, ante la Unidad Administrativa que le corresponda para la ejecución de la auditoría, conforme la normatividad del Servicio Postal Mexicano.

Auditor Interno 22 Identifica las leyes, políticas, reglamentos, procedimientos etc. que tienen que ver con el proceso a auditar y se prepara para la ejecución de la auditoría. Prepara listas de verificación.

SPM-LCO-004

23 Asiste a la reunión de apertura tomando en cuenta fecha, hora y lugar especificado por el auditor líder, para el inicio de la revisión programada en el Plan de Auditoría y la Agenda respectiva.

24 Lleva a cabo la reunión de apertura, efectuando lo siguiente:

a. Presentación del equipo auditor y demás participantes, incluyendo observadores, guías y una descripción de sus funciones.

b. Confirmación de los objetivos, alcance y criterios de auditoría.

c. Confirmación del plan de auditoría y otras disposiciones pertinentes con el auditado, tales como la fecha y hora de la reunión de cierre, cualquier reunión intermedia del equipo auditor y/o cambios de última hora;

d. Presentación de los métodos a utilizar durante la auditoría, incluyendo el informar al auditado que la evidencia estará basada en una muestra de la información disponible.

e. Confirmación de canales formales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado.

f. Confirmación de que los recursos e instalaciones requeridos por el equipo auditor están disponibles.

g. Confirmación de temas relacionados con confidencialidad y seguridad de la información.

SPM-LCO-005








h. Confirmación de procedimientos relevantes de salud, seguridad y emergencia para el equipo.

i. Información sobre el método de reporte de los hallazgos de auditoría, incluyendo su calificación, de haberla.

j. Información acerca de las condiciones bajo las cuales se dará por finalizada la auditoría.

k. Información acerca de la reunión de cierre. l. Información acerca de cómo dar tratamiento a posibles

hallazgos durante la auditoría. m. Información acerca de cualquier sistema usado para recibir

retroalimentación por parte del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditoría, incluyendo quejas y apelaciones.

n. Información sobre el método de levantar no conformidades en caso de existir.

o. Recaba nombres y formas en la Lista de Asistencia correspondiente.

Auditor Interno 25 — Confirma que todas las partes están de acuerdo con el Plan de Auditoría (auditado y equipo auditor) o realiza los posibles cambios a la Agenda.

26 — Aplica el Plan de Auditoria asignado y las listas de verificación. Desarrolla las técnicas de auditoría (entrevista, muestreo, revisión de documentos), en la obtención de evidencias objetivas y su evaluación.

27 — Revisa la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad, conforme a los criterios de auditoría y requisitos de la Norma ISO 9001:2015.

28 — En su caso, se reúne el equipo Auditor, para revisar los hallazgos de la auditoría durante y después de la misma, acordar las conclusiones y preparar las recomendaciones.

29 — Evalúa la evidencia de la auditoría respecto a los criterios de la misma para generar los hallazgos que pueden indicar conformidad, no conformidad, fortaleza u oportunidad de mejora.

30 — Prepara Informe de Auditoría al que se dará lectura en la reunión de cierre.

SPM DCPE-F03-14

31 — Da lectura del Informe de Auditoría al auditado y a los convocados en la reunión de cierre estableciendo el tiempo y metodología para realizar las acciones correctivas que atenderán las No Conformidades derivadas de la auditoría mediante el formato libre “Plan de Acciones Correctiva” (PAC). (Ver Manual de Acciones Correctivas).








Auditor Interno 32 — Entrega a los asistentes auditados, el formato de evaluación de auditor

SPM DCPE-F007-18

33 — Recaba nombres y firmas en la Lista de Asistencia correspondiente y registro de evaluación de auditor.

SPM LCO-005 y SPM DCPE-

F007-18

34 — Envía al Auditor Líder el Informe de Auditoría, listas de asistencia de reuniones de apertura y cierre, de verificación, evidencia documental, fotográfica, así como la evaluación del equipo auditor.

Auditor Líder 35 — Recibe del Auditor Interno el Informe de Auditoría, listas de asistencia de reuniones de apertura y cierre, listas de verificación, evidencia documental, fotográfica, así como la evaluación del equipo auditor; los revisa y remite a la Gerencia de Supervisión de la Calidad.

Gerencia de Supervisión de la Calidad

36 Recibe del Auditor líder el Informe de Auditoría, listas de asistencia de reuniones de apertura y cierre, listas de verificación, evidencia documental, fotográfica, así como la evaluación del equipo auditor; los revisa y remite a la Subdirección de Calidad.

37 Actualiza el Reporte de Competencias del o los Auditores que participaron en la auditoria, a fin de que sirva para la elección de Auditores internos en posteriores auditorías.

SPM-LCO-007

38 Informa a la Subdirección de Calidad de los resultados obtenidos en la auditoria y envía Informe de auditoría.


39 — Recibe para su conocimiento y evaluación, informe de Auditoría de la Gerencia de Supervisión de la Calidad

40 Revisa los resultados del informe de Auditoría e informa por oficio a la Dirección Corporativa de Planeación Estratégica, Dirección Regional o Corporativa, Subdirecciones Regionales, Gerencias Estatales y Enlaces de calidad.

Dirección Corporativa, Regional y Gerencias

41 — Recibe por oficio Informe de Auditoría y ejecuta las acciones correctivas pertinentes (ver Manual de acciones correctivas).

42 — Incluye resultados del informe de auditorías en la Revisión por la Dirección.

SPM DCPE-F02-17

TERMINA PROCEDIMIENTO






DIAGRAMA DE FLUJO

Dirección Corporativa

de Planeación

Estratégica

Subdirección de CalidadGerencia de Supervisión de

la CalidadAuditor Líder Auditor interno

03 y 04. Recibe, revi sa ,

fi rma autorización de

Programa anua l de

auditorías internas y lo

envía a l a Subdirección

de Cal idad

25. Confi rma que todas las

partes están de acuerdo con

el Plan de audi toría o rea l iza

cambios en l a agenda

06. Eva lúa y selecciona a

Auditores internos y Audi tores

l íderes

07. Envía Oficio a jefe inmediato

de Auditor interno o Líder

sol i ci tando permiso para su

participación en las audi torías .

26. Apl ica Plan de Auditoria y

l i s tas de veri ficación.

Desarrol la las técnicas de

audi toría en la obtención de

evidencias objetivas y su

evaluación.

19. Regi stra en Ficha técnica del

auditor interno, los motivos de

la inas i stencia01 y 02. Elabora, fi rma Programa

Anual de auditorías internas y

remite a DCPE para su

aprobación

05. Recibe el Programa de

auditorías internas autorizado

12. Envía propuesta Final de

Plan de Auditoría a la

Subdirección de Cal idad para

fi rma de autori zación

23. As is te a la reunión de

apertura , tomando en cuenta

fecha, hora y lugar

especi ficado por el Auditor

Líder.13. Recibe, revi sa , fi rma

autori zación de Plan y Agenda

de Audi toría Interna y envía a l

Auditor Líder

09. Comunica a los auditores

l íderes elegidos su comis ión

para l levar a cabo el Programa

Anual de Audi torías Internas de

Cal idad

17. Convoca a los Auditores

Internos e informa de su

parti cipación en l a Audi toría .

08. Envía Oficio al Auditor Líder

Seleccionado para informarle

de l a comis ión as ignada

24. Lleva a cabo la reunión

de apertura en el s i tio

planeado y recaba l is ta de

as is tencia

21. Si apl ica , ges tiona

permisos y viáti cos para

as is ti r a l lugar convocado

10. Recibe Programa Anual de

audi torías autorizado y

nombres de auditores

des ignados para su ejecución

22. Identi fi ca leyes , pol íti cas ,

reglamentos ,

procedimientos etc. que

tienen que ver con el

proceso a auditar y prepara

documentación para la

audi toría .

20. Propone al Subdi rector de

Cal idad y Auditor Líder un nuevo

candidato

11. Elabora Plan y Agenda de

Audi toría Interna

14. Recibe Plan de Auditoría

Interna autorizado por l a

Subdirección de cal idad

15. Envía Plan y Agenda de

audi toría a l Auditado de

mayor jerarquía y copia al

Audi tor Interno

16. Eva lúa por s i tio, revi sa los

procesos , manuales de

procedimientos , prepara l i s ta

de as is tencia y l i s ta de

veri ficación.

18. Informa al audi tor l íder y

al Gerente de Supervi s ión de

la Ca l idad por escri to el

motivo por el cual no podrá

as is ti r a la auditoría .

Jefe inmediatoaprueba asignación?

SÍ

NO

INICIO

¿Confirmaasistencia?

SÍ

NO

FIN

1






Dirección Corporativa

de Planeación

Estratégica

Subdirección de CalidadGerencia de Supervisión de

la CalidadAuditor Líder Auditor interno

27. Revisa la conformidad

del Sis tema de Gestión de la

Cal idad, conforme a los

cri terios de auditoría y

requis itos de la norma ISO

9001:2015.

28. Reúne al equipo Auditor,

para revisar los hal lazgos de

la auditoría durante y

después de la misma,

acordar las conclus iones y

preparar las

recomendaciones

29. Eva lúa la evidencia de la

auditoría respecto a los

cri terios de la misma para

generar los hal lazgos que

pueden indicar conformidad,

no conformidad, forta leza u

oportunidad de mejora.

30. Prepara Informe de

Auditoría a l que se dará

lectura en la reunión de

cierre.

36. — Recibe del Auditor l íder el

Informe de Auditoría , l i s tas de

as is tencia de reuniones de

apertura y cierre, l i s tas de

veri fi cación, evidencia

documental , fotográfica , as í

como la evaluación del equipo

auditor; los revisa y remite a la

Subdirección de Cal idad.

37. Actua l i za el Reporte de

Competencias del o los

Auditores que participaron en

la auditoria , a fin de que s i rva

para la elección de Auditores

internos en posteriores

auditorías .

31. Da lectura del Informe de

Auditoría a los convocados

en la reunión de cierre,

presentando hal lazgos ,

conclus iones de la auditoría

y estableciendo el tiempo y

metodología para rea l i zar

las acciones correctivas que

atenderán las No

Conformidades derivadas de

la misma.

34. — Envía al Auditor Líder

el Informe de Auditoría ,

l i s tas de asis tencia de

reuniones de apertura y

cierre, l i s tas de verifi cación,

evidencia documenta l ,

fotográfica , as í como la

evaluación del equipo

auditor

35. Recibe del Auditor Interno

el Informe de Auditoría ,

l i s tas de as is tencia de

reuniones de apertura y

cierre, l i s tas de veri fi cación,

evidencia documental ,

fotográfica, así como la

evaluación del equipo

auditor; las revisa y los

remite a la Gerencia de

39. Recibe para su conocimiento

y evaluación, informe de

Auditoría del Gerente de

Supervis ión de la Ca l idad

40. Revisa los resul tados del

informe de Auditoría e informa

por oficio a Director de

Planeación, Director Regional o

Corporativo, Subdirector

regiona l , Gerencia estata l y

enlace de cal idad.41. Director Corporativo,

Regional y Gerentes

Reciben por Oficio

informe de Auditoría

interna

33. Recaba nombres y fi rmas

en la Lis ta de As is tencia

correspondiente y regis tro

de evaluación de auditor

32. Entrega a los as is tentes

auditados , el formato de

evaluación de auditor

42. Director Corporativo,

Regional y Gerentes

Incluyen resul tado de

la (s ) auditoría(s ) en el

informe de la Revis ión

por la Dirección.

38. Informa a l Subdirector de

Cal idad de los resul tados

obtenidos en la auditoria y

envía Informe de auditoría

FIN

1






8 Anexos

8.1 Programa Anual de Auditorías Internas al Sistema de Gestión de la Calidad

(SPM LCO-002)






Instructivo del Programa de Auditorías Internas al Sistema de Gestión de la

Calidad (SPM-LCO-002)

No. CAMPO CONTENIDO

1 CIUDAD Anotar la Ciudad a la que pertenece dicho programa.

2 AÑO Indicar el año al que corresponden las auditorías programadas

3 SITIO Indicar el lugar al que se refiere, ejemplo: CAI, Administración Postal, etc. y que pertenezca a esa Ciudad.

4 FECHA PROGRAMADA

Rellenar la semana que esté programada la fecha de auditoría.

5 ELABORÓ Anotar el nombre, puesto y firma del Enlace de Calidad que elaboró el programa.

6 APROBÓ Anotar el nombre, puesto y firma de la Gerencia Estatal que aprobó el programa.






8.2 Plan de Auditoría Interna al Sistema de Gestión de la Calidad (SPM LCO-003)

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICASUBDIRECCIÓN DE CALIDAD

PLAN DE AUDITORÍA DE CALIDAD

CIUDAD: FECHA:

SITIOS:

No. DE AUDITORIA:

OBJETIVO:

ALCANCE:

CRITERIOS DE AUDITORIA:

NOTAS:

Las actividades de auditoría interna de calidad se implementan de manera tal que no obstruyan el flujo normal de operación, sólo restan el tiempo mínimo durante las entrevistas a personal operativo.

El tamaño de las muestras se basa en el resultado del algoritmo (√n+1), Raíz cuadrada del universo a observar más un elemento. El auditado puede sugerir medidas de seguridad al equipo auditor mientras éste realiza su trabajo. La información sobre el avance de auditoría sólo se dará al personal que designe el auditado.

EQUIPO AUDITOR

AUDITOR LÍDER:

AUDITORE (S) INTERNO (S):

CÓDIGO DE ÉTICA, PROFESIONALISMO Y CONFIDENCIALIDAD:

Los auditores se comprometen a desarrollar este proceso conduciéndose de forma ética brindando confianza, integridad, confidencialidad y discreción en todas las tareas de auditoría.

De la misma manera los auditores están comprometidos a informar con veracidad y exactitud los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría.

RECOMENDACIONES

a) PROGRAMA DE ACTIVIDADES: A.1 REUNION DE APERTURA

FECHA: HORA: LUGAR: A.2 EJECUCIÓN DE AUDITORIA / ADJUNTAR LA AGENDA DE AUDITORÍA Formato SPM DCPE-F04-14 A.3 ELABORACIÓN DE CONCLUSIONES Y REUNIÓN DE CIERRE DE AUDITORÍA

FECHA: HORA: LUGAR:

INFORME DE LA VISITA Y CONCLUSIONES:

1 2

3 4

5

67

8

9

10

11 12 13

15 16 17

18

14






b) SERAN EVALUADOS TODOS LOS PUNTOS DE LA NORMA ISO 9001-2015, SE MENCIONAN ALGUNOS

PUNTOS RELEVANTES DE LA AUDITORIA POR AREA.

AREA AUDITADA

ESTÁNDAR ISO 9001:2015

Puntos de revisión en la auditoría conforme a la norma ISO 9001:2015

a)

ELABORO

APROBÓ

NOMBRE NOMBRE PUESTO PUESTO

19

2021






Instructivo del Plan de Auditoría Interna al Sistema de Gestión de la Calidad (SPM-LCO-003)

CAMPO CONTENIDO

1. Ciudad Escriba el nombre de la ciudad a la que corresponde el plan de auditoría.

2. Fecha Coloque la fecha en la que se realizará la auditoria.

3. Sitios Indique si se trata de un Centro de Atención Integral, Centro Operativo Regional o Administración Postal, etc.

4. No. de Auditoria Anote el número arábigo - el año corriente y Fase Ej., 002-18 Fase VII

5. Objetivo Especifique la razón de llevar a cabo la auditoria en ese sitio.

6. Alcance Especifique los procesos, áreas, manuales, sitios que están sujetas a auditarse.

7. Criterios de Auditoria

Especifique cual es la ley, norma, lineamiento aplicable, manual de procedimientos etc. y que es el sustento para la evaluación.

8. Auditor Líder Anote el nombre del Auditor responsable del proceso de esa Auditoria.

9. Auditor Interno Anote el nombre del Auditor(es) Interno(s) del proceso de la Auditoria.

10. Recomendaciones Anotar las recomendaciones para los auditores internos

Reunión de Apertura

11. Fecha Indique la fecha día/mes/año en que se llevará a cabo la reunión de apertura.

12. Hora inicio Hora aproximada de inicio de la reunión

13. Lugar Lugar en donde se llevará a cabo la apertura

Ejecución de Auditoría

14. Fecha Adjuntar al Plan de Auditoría el formato de la Agenda de Auditoría formato

SPM DCPE-F04-14

Elaboración de conclusiones y reunión de cierre de auditoría

15. Fecha del cierre Indique la fecha día/mes/año en que se llevará a cabo el cierre de la auditoría

16. Hora fin Hora aproximada de término del cierre de la auditoría

17. Lugar del cierre Lugar en donde se llevará a cabo el cierre de la auditoría

18. Informe y Conclusiones

Informe de actividades y resultados preliminares, conclusiones

19. Área Auditada (Estándar ISO)

Puntos susceptibles de revisión conforme a la Norma ISO

20. Elaboró Anote el nombre y firma de la Gerencia de Supervisión de la Calidad.

21. Aprobó Anote el nombre y firma de la Subdirección de Calidad.

Manual de Procedimientos para la Ejecución de Auditorías Internas al Sistema de Gestión de la Calidad

de SEPOMEX




8.3 Agenda de Auditoría (SPM DCPE-F004-14)

Objetivo:

Lugares de Revisión:

Auditor Líder/ Datos de Contacto

Auditores Involucrados/ Datos de Contacto

Fecha Hora Inicio

Hora Término

Auditor Sitio / Área Nombre / Cargo

Auditado Proceso / Actividad

� � � � � � ��

��

� � � � � � �

� � � � � � �

� � � � � � �

� � � � � � �

� � � � � � �

� � � � � � �

1

2

3

4

5 6 7 8 9 10 11


Internas al Sistema de Gestión de la Calidad de SEPOMEX




Instructivo de la Agenda de Auditoría (SPM DCPE-F004-14)

No. CAMPO CONTENIDO

1 Objetivo Especifique la razón de llevar a cabo la auditoria en ese sitio.

2 Lugares de Revisión

Registre los sitios que están sujetos a auditarse.

3 Auditor Líder

Persona encargada de planificar, dirigir, coordinar y controlar las auditorías internas en las entidades y dependencias del organismo, conforme a los requerimientos del Sistema de Gestión de la Calidad.

4 Auditores Involucrados

Nombre de los auditores que intervendrán en las Auditorías.

5 Fecha Indique la fecha día/mes/año en que se llevará a cabo el inicio de la auditoría.

6 Hora Inicio Indique la hora en que se llevará a cabo la auditoría (incluir reunión de apertura).

7 Hora Término Indique la hora en que se llevará a cabo el cierre de la actividad de auditoría (incluir detalles de la reunión de clausura).

8 Auditor (es) Escriba el nombre del(los) Auditor(es) que intervendrá(n) en la Auditoría.

9 Sitio / Área Lugar o Área en la que se llevará a cabo la Auditoría.

10 Nombre / Cargo del Auditado

Registre el nombre y cargo de la persona auditada (Será requisitado por personal de Correos de México).

11 Proceso / Actividad

Registre la cláusula de la normatividad revisada en el proceso.

Manual de Procedimientos para la Ejecución de Auditorías Internas al Sistema de Gestión de la Calidad

de SEPOMEX




8.4 Lista de Verificación (SPM LCO-004)

No. DE AUDITORÍA: CIUDAD: FECHA:

CRITERIOS DE AUDITORÍA:

SITIO:

AUDITOR:

Ref. PUNTO DE INVESTIGACIÓN EVIDENCIA C NC NOTAS

NOTA.- La presente lista de verificación es para uso exclusivo de los auditores internos de la calidad y no restringe la extensión de las actividades de auditoría, que pueden cambiarse como resultado de la información recopilada durante la misma.

PERSONAL ENTREVISTADO:

OBSERVACIONES:

Página 26 de 39

1 2 3

4 5 6

7 8 9 10

11

12

13

14‐15






Instructivo de la Lista de Verificación (SPM LCO-004)

No. CAMPO CONTENIDO

1 No. de Auditoría Anote el número arábigo, el año corriente y la Fase de la Auditoría. Ejemplo 002-18-FVII

2 Ciudad Escriba el nombre de la Ciudad a la que corresponde el registro

3 Fecha Anote la fecha en la que se realizará la auditoría

4 Criterio de Auditoría

Especifique cuál es la ley, norma, lineamiento aplicable, Manual de Procedimientos, etc. que da sustento a la evaluación de los procesos

5 Sitio Indique si se trata de un Centro de Atención Integral, Centro Operativo Regional, Administración Postal, etc.

6 Auditor Indique el nombre del auditor asignado para la evaluación de dichos procesos

7 No. Anote el número consecutivo, empezando con 1 de los puntos de investigación

8 Punto de investigación

Escriba la pregunta, situación, cláusula, actividad que se vaya a evaluar de acuerdo a los criterios de auditoría.

9 Evidencia Escriba la situación, documento, formato, registro o lo observado, sobre la cual se realiza el hallazgo.

10 C Marque con una X si existe cumplimiento del punto de investigación contra el criterio de auditoría.

11 NC Marque con una X en caso de NO existir cumplimiento del punto de investigación contra el criterio de auditoría.

12 Notas Escriba cualquier comentario adicional sobre el punto de investigación u observación.

13 Personal entrevistado

Escribe el nombre completo del personal a quien se le hicieron preguntas sobre el punto de investigación.

14 Pág. Indique el número consecutivo comenzando en 1 de la página que utilizó.

15 de Anote el número total de páginas que utilizó.






8.5 Lista de Asistencia (SPM LCO-005)

CIUDAD: NÚMERO DE AUDITORÍA:

SITIO: EVENTO:

OBJETIVO DEL EVENTO:

NOMBRE PUESTO FIRMA

FECHA:

3

7

5

6

4

8

9

1 2






Instructivo de la Lista de Asistencia (SPM LCO-005)

NO. CAMPO CONTENIDO

1 Ciudad Escriba el nombre de la Entidad Federativa o Ciudad a la que corresponde el registro.

2 No. de Auditoria Coloque el número arábigo y el año corriente, ejemplo: 002-18, si se trata de auditoría.

3 Sitio Anote si se trata de una oficina postal (AP, CAP, CAI, CDD, etc.) y el nombre.

4 Evento Anote el nombre del evento, si es diferente a la reunión de apertura.

5 Objetivo del Evento Especifique la razón de llevar a cabo la auditoria en ese sitio

6 Nombre De instrucción para que el asistente escriba su nombre en este campo.

7 Puesto De instrucción para que el asistente escriba el puesto que ocupa.

8 Firma De instrucción para que el asistente firme el campo correspondiente.

9 Fecha Anotar la fecha en que se realiza la reunión de apertura o evento.






8.6 Informe de Auditoría Interna (SPM-DCPE-F003-14)



Informe de Auditoría Interna

Organización:

Dirección:

Estándar(es): Los requisitos de la Norma ISO 9001:2015, los Manuales de Procedimientos, los requerimientos legales y regulatorios aplicables, así como los lineamientos operativos emitidos vía oficio del Servicio Postal Mexicano.

Representante:

Sitio(s) revisados:

Fecha(s) de revisión:

Auditor Líder: Miembros

del equipo:

Este reporte es confidencial, su distribución se limita al equipo verificador, a la Subdirección de Calidad, a la Gerencia de Supervisión de la Calidad y a quienes corresponda.

1. Objetivos de la Auditoría Interna

2. Alcance de la Auditoría Interna

3. Hallazgos de la Auditoría

FORTALEZAS

ÁREAS DE OPORTUNIDAD

OBSERVACIONES:

4. Conclusiones de la Auditoría

ELABORÓ APROBÓ

Auditor Líder y/o Enlace de Calidad Gerencia

1

2

3

4

5

6

8

9

10

11

12

13

14

7

15 16






Instructivo del Informe de Auditoría Interna (SPM DCPE-F003-14)

No. CAMPO CONTENIDO

1 Organización Nombre del organismo, subdirección y Gerencia.

2 Dirección Calle, número, Colonia, Delegación, Estado.

3 Estándar(es) Especifique cual es la ley, norma, lineamiento aplicable, manual de procedimientos etc. y que es el sustento para la evaluación.

4 Representante Representante de la Dirección General.

5 Sitio(s) Revisados Indique si se trata de un Centro de Atención Integra, Centro Operativo Regional, Administración Postal, Gerencia, etc.

6 Fecha(s) de Revisión Fecha en que fueron auditadas las Gerencias por Entidad.

7 Auditor Líder: Anote el nombre del Auditor responsable del proceso de esa Auditoria.

8 Miembros del Equipo Anote nombre(s) del Auditor(es) Interno(s) del proceso de la Auditoria.

9 Código de Ética Código de ética, profesionalismo y confidencialidad de la información.

10 Objetivos de la Auditoría Interna

Especifique la razón de llevar a cabo la auditoria en ese sitio.

11 Alcance de la Auditoría Interna

Especifique los procesos, áreas, manuales, sitios que están sujetas a auditarse.

12 Hallazgos de la Auditoría Fortalezas y área de oportunidad (No conformidades detectadas).

13 Observaciones

El auditor aprovecha para dejar constancia de las oportunidades de mejora, de los riesgos para la calidad que pueden convertirse en no conformidades futuras, o de cualquier otro detalle que haya observado y le parece relevante registrar.

14 Conclusiones de la Auditoría Resultado preliminar, conclusión.

15 Elaboró Registrar el nombre del auditor líder y/o Enlace de Calidad.

16 Aprobó Nombre de la Gerencia.






8.7 Reporte de Competencias Auditor de Calidad (SPM-LCO-007)

DATOS PERSONALES

Nombre:

Puesto:

Área de Adscripción:

Ubicación:

Correo Electrónico y/o Extensión:

Jefe Inmediato:

NIVEL EDUCATIVO

EXPERIENCIA PREVIA CAPACITACION Y/O ENTRENAMIENTO

HABILIDADES

Preparatoria Terminada = 50 Nivel Lic. o mayor = 100

Desarrollo de actividades de supervisión = 20 Por lo menos 1 Auditoría interna sobre diferente ISO criterio = 20 Por lo menos 1 Auditoría interna a sistemas ISO = 60

Curso o plática de interpretación de la norma ISO = 10

Curso de Auditor Interno = 25

Curso de Auditor Líder = 50

Liderazgo = 25 Buena comunicación a todos los niveles organizacionales = 25 Conciliación = 25 Participación = 25

EVALUACIÓN: 0+0+0+0= 0 PUNTOS (Los aspirantes a calificación deben cubrir mínimo 120 puntos)

No. CIUDAD SITIO FECHA Observador Auditor

bajo observación

Auditor Auditor líder

ESTADO: EN CALIFICACIÓN

COMPETETENTE

1

2

3

4

5

Nota: Después de 1 Auditoría bajo supervisión, puede ser auditor. Después de 2 auditorías como auditor, este puede ser Líder.

6

7

8

9

10

1 2 3

4 5 6

7 8 9 10

11 12

13 14 15 1617 18 19 20

21

22






Instructivo del Reporte de Competencias Auditor de Calidad (SPM-LCO-007)

CAMPO CONTENIDO

1. Nombre Escriba el nombre completo del auditor.

2. Puesto Puesto que ocupa en el organismo.

3. Área de Adscripción

A qué área pertenece.

4. Ubicación En donde se encuentra físicamente su lugar de trabajo.

5. Correo Electrónico y/o Extensión

Correo electrónico o extensión telefónica dentro del organismo o en donde se le pueda encontrar.

6. Jefe Inmediato Nombre completo del jefe inmediato y puesto del jefe.

7. Nivel Educativo Escriba el grado máximo de estudios comprobables del auditor.

8. Experiencia Previa Escriba la experiencia anterior a la implantación del sistema de calidad, en procesos de supervisión o bien Auditorías de cualquier tipo.

9. Capacitación y/o Entrenamiento

Liste los cursos comprobables que se han tomado con relación a las normas de calidad aplicables.

10. Habilidades Liste las habilidades con las que cuenta la persona.

EVALUACION

11. Puntos obtenidos Coloque los puntos obtenidos de los rubros 7 al 10.

12. Sumatoria de puntos obtenidos

Coloque la suma del punto anterior y compare con los puntos mínimos, si no cubre los mínimos no se considerará para auditor.

13. No. Coloque número consecutivo.

14. Ciudad Coloque el nombre de la ciudad en donde participo dentro del proceso de auditoría.

15. Sitio Especifique el sitio en donde se desarrolló la auditoria.

16. Fecha Coloque la fecha de la auditoria.

17. Observador Marque con una X en el círculo, si participó como observador.

18. Auditor Bajo Supervisión

Marque una X en el círculo, si participó como Auditor bajo Supervisión del líder.

19. Auditor Marque con una X en el círculo, si participó como Auditor sin supervisión.

20. Auditor Líder Marque con una X en el círculo, si participó como auditor Líder.

ESTADO:

21. En calificación Marque si el auditor cumple con la puntuación mínima, además si participa como auditor, además si participa como auditor bajo supervisión del líder.

22. Competente Marque si el auditor cumple con la puntuación mínima, además si participa como auditor, además si participa como auditor bajo supervisión del líder, además si ha participado como auditor sin supervisión.






8.8 Informe para Revisión de la Dirección (SPM-DCPE-F002-17)



Informe para Revisión de la Dirección Sistema de Gestión de la Calidad del Servicio Postal Mexicano

Fecha del Informe:

Periodo de revisión que abarca:

Número de Informe:

SPM-DCPE-F002-17

Informe para Revisión de la Dirección SGC-Sepomex 002

Página 34

1

2

3






Contenido

0. Introducción

1. Objetivo

2. Fundamento

3. Generalidades

4. Información de Entrada

4.1. Política de Calidad

4.2. Objetivos de Calidad

4.3. Resultados de las Auditorías

4.4. Retroalimentación del Cliente

4.5. Desempeño de los Procesos y Conformidad del Producto

4.6. Estado de Acciones Correctivas y Preventivas

4.7. Seguimiento de Revisiones por la Dirección Previas

4.8. Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión de la Calidad

4.9. Recomendaciones para la Mejora

5. Comentarios Finales

SPM-DCPE-F002-17

Informe para Revisión de la Dirección SGC-Sepomex 002

Página 35

4

5

6

7

8

9

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16

17

18






Instructivo del Informe para Revisión de la Dirección (SPM-DCPE-F002-17)

Campo Contenido

1. Fecha Fecha en que se elaboró el informe.

2. Periodo Indique el periodo de revisión que abarca.

3. Número de informe Número consecutivo del informe.

4. Introducción Describir el alcance del informe y dar una breve explicación o resumen del mismo.

5. Objetivo Especifique la razón de llevar a cabo el informe.

6. Fundamento Norma y punto en la que se sustenta el informe.

7. Generalidades Conceptos adicionales que apliquen en la Revisión por la Dirección especificando aclaraciones o datos relevantes al ejercicio del informe.

8. Información de entrada Campos obligatorios conforme a la norma ISO 9001:2008 cláusula 5.6.2

9. Política de Calidad Todas las acciones que se tomaron en base a la Política de Calidad.

10. Objetivos de Calidad Informe de acciones relacionadas a este tema.

11. Resultados de auditoría Acciones tomadas en función al ejercicio de auditoría interna.

12. Retroalimentación del cliente

Acciones tomadas en relación al cliente.

13. Desempeño de los procesos y conformidad del producto

Informe de los cambios sufridos en los procesos, se pueden incluir indicadores de medición.

14. Estado de acciones correctivas y preventivas

Reporte del seguimiento de las acciones correctivas y preventivas derivadas de los hallazgos de auditoría.

15. Seguimiento de revisiones por la dirección previas

Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la Dirección.

16. Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad

Modificaciones en el organismo que pueden tener implicaciones sobre el SGC que se está implementando.

17. Recomendaciones para la mejora

Recomendaciones derivadas de la Información y datos del informe para la toma de acciones de mejora para promover el compromiso de la Alta Dirección a todos los niveles del organismo.

18. Comentarios Finales Apreciación referente a los resultados obtenidos de las auditorías.

NOTA: Las revisiones se llevarán a cabo cada 12 meses de acuerdo al Manual de la Calidad del Servicio Postal Mexicano DCPE-NP-14-005.






8.9 Evaluación de Desempeño Auditores (SPM DCPE-F007-18)






Instructivo de la Evaluación de Desempeño Auditores (SPM DCPE-F007-18)

No. Campo Contenido

1 Fecha Anotar la fecha del día en que se realiza la evaluación.

2 Nombre Evaluador Anotar el nombre de la persona que evaluará y/o calificará al Auditor interno.

3 Auditor Evaluado Anotar el nombre del Auditor interno que será evaluado.

4 Desempeño Laboral El Evaluador deberá calificar, con puntuaciones del 4 al 1, cada uno de los 6 criterios que se enlistan, conforme al desempeño que observó del Auditor Interno durante la auditoría realizada.

5 Calificación Sumatoria de los 6 criterios del desempeño laboral del Auditor Interno, entre 6 (número de criterios).

6 Factores de Actitud

El Evaluador deberá calificar, con puntuaciones del 4 al 1, cada uno de los 6 criterios que se enlistan, conforme a la actitud (cooperación, colaboración) que observó del Auditor Interno durante la auditoría realizada.

7 Calificación Sumatoria de los 6 criterios de la actitud del Auditor Interno, entre 6 (número de criterios).

8 Habilidades

El Evaluador deberá calificar, con puntuaciones del 4 al 1, cada uno de los 7 criterios que se enlistan, conforme a las habilidades (capacidad, facilidad) que observó del Auditor Interno durante la auditoría realizada.

9 Calificación Sumatoria de los 7 criterios de las habilidades del Auditor Interno, entre 7 (número de criterios).

10 Aspectos que debería Mejorar

El evaluador deberá anotar conforme a su punto de vista, los puntos o aspectos que recomienda que debe mejorar el auditor para mejorar en esa función.

11 Observaciones El evaluador aprovecha para dejar constancia de las oportunidades de mejora o de cualquier otro detalle que haya observado y le parece relevante registrar.

12 Resultado Sumatoria de los totales de las calificaciones y se divide entre 3. Conforme a los criterios de rangos, se determina el desempeño del Auditor Evaluado.

13 Criterios Reglas que se determinan para calificar el desempeño del Auditor Interno durante la auditoría.

14 Nombre y Firma Registrar el nombre del evaluador y firma.






9 Vigencia

Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización, quedando sin efecto cualquier

disposición, ordenamiento, lineamiento, política o procedimiento que se anteponga al presente.

manual de procedimientos para la ejecución de auditorías

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