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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL RECONOCIMIENTO DE GASTOS
POR SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES PRESTADOS EN LA
SE-CONRED
DIRECCIÓN FINANCIERA
FINANCIERA
Junio 2019
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES PRESTADOS EN LA SE-CONRED
Certificación de Punto Resolutivo de Aprobación del Consejo para la Reducción de Desastres
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Certificación de Punto Resolutivo de Aprobación del Consejo para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados.
Por el país que queremos.
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Manual de Procedimientos para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Técnicos o Profesionales
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Aprobación del Documento
Nombre y Puesto
Firmas
Elaboró:
Josselyne Madelyne Lemus García Encargada de Fondo Rotativo
Revisó:
Lic. Byron Estuardo Terré Acosta Director Financiero
Visto Bueno:
Lic. Sergio Roberto García Cabañas Secretario Ejecutivo CONRED
Autorizó:
Consejo Nacional para la Reducción de Desastres
Control de Revisiones
No.de Revisión
Fecha Revisión
Consideración del Cambio en el documento
01 Abril de 2019 Propuesta de Actualización, primera versión.
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ÍNDICE
VI.
VI. PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDAR RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS O
PROFESIONALES EN EL INTERIOR O EXTERIOR DE LA REPÚBLICA
I. PRESENTACIÓN
II. OBJETIVO GENERAL
III. GENERALIDADES
IV. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR ANTICIPO DE RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES EN EL INTERIOR DE LA REPÚBLICA
V. PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR ANTICIPO DE RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES EN EL EXTERIOR DE LA REPÚBLICA
VII. ANEXOS
No. 5
No. 6
No. 7
No. 11 No. 21 No. 32 No. 43
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I. PRESENTACIÓN
Guatemala debido a la posición geográfica, geológica y tectónica que posee, se
encuentra clasificada a nivel mundial, como un país expuesto a múltiples amenazas
naturales, amenazas antropogénicas y actividades productivas que generan condiciones
de alto riesgo; y por la situación social, económica y deterioro ambiental, genera
condiciones de vulnerabilidad, lo que provoca que un alto porcentaje de la población,
infraestructura y los servicios que utilizan, estén expuestos a distintos riesgos, que
pueden convertirse en desastres.
Considerando lo anterior, se manifiesta la necesidad de orientar las acciones por parte
de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres Naturales o Provocados,
como la entidad encargada de prevenir, mitigar, atender y participar en la recuperación
y reconstrucción por los daños derivados de los desastres, con colaboración de
entidades públicas, privadas y organismos internacionales, para lograr acciones
eficientes y eficaces.
El presente manual se elabora de conformidad con lo establecido en el Decreto Número
25- 2018 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Presupuesto General de
Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal Dos Mil Diecinueve y el Acuerdo
Gubernativo Número 26-2019, “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por
Servicios Prestados”, con vigencia a partir del 15 de febrero de 2019, donde se
establece que los prestadores de servicios técnicos y profesionales individuales, tienen
derecho a que adicional a los honorarios pactados en el contrato, se les paguen los
gastos, debidamente justificados y comprobados, que realicen con motivo de traslado
de servicios al interior o exterior de la República en el marco de los términos de
referencia establecidos en sus contratos.
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II. OBJETIVO GENERAL
Establecer los procedimientos a seguir para el reconocimiento de gastos de los
contratistas que prestan servicios técnicos o profesionales individuales, por motivo de
su traslado hacia el interior o exterior de la República de Guatemala, en la SE-CONRED.
OBJETIVO ESPECÍFICO
Normar para que a todo prestador de servicios técnicos o profesionales de la SE-
CONRED, de conformidad a las condiciones contractuales, además de los honorarios
pactados, se le paguen los gastos en que incurra cuando por motivo de los servicios que
presta, tenga que trasladarse al interior o exterior del país, siempre que corresponda y
guarde congruencia con los términos de referencia de la contratación.
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III. GENERALIDADES
1. La ejecución presupuestaria y el registro del gasto por concepto de reconocimiento
de los gastos por traslado de los contratistas de prestadores de servicios técnicos o
profesionales, se realizará a través de Fondo Rotativo Interno, con base al artículo
2 del Acuerdo Ministerial Número 06-98 del Ministerio de Finanzas Públicas.
2. De acuerdo con el Acuerdo Gubernativo 26-2019, “Reglamento para el
Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados” o el que en el futuro
corresponda, el monto máximo de reconocimiento de gastos para traslado de
servicios al interior de la República, será de cuatrocientos veinte quetzales (Q
420.00) por día de pernoctación, fuera del lugar de prestación de los servicios, sin
apreciar fracciones de día.
3. El Acuerdo Gubernativo 26-2019, “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos
por Servicios Prestados”, o el que en el futuro corresponda, en el artículo 7 literal
c) establece que el monto máximo de reconocimiento de gastos para traslado de
servicios al exterior de la República será conforme la siguiente tabla, por día de
pernoctación, fuera del lugar de la prestación de los servicios, sin apreciar
fracciones de día.
GRUPO LUGAR DE DESTINO
CUOTA DIARIA
1.- Europa, Asia, África, Oceanía, Estados Unidos de América, Canadá, Panamá, Brasil, Chile, Argentina y Uruguay
US$ 400.00 2.- México, Islas del Caribe y demás países de América del
Sur US$ 350.00
3.- Países de Centroamérica y Belice US$ 300.00
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4. Se prohíbe la autorización de reconocimiento de gastos, cuando éstos sean cubiertos por
un tercero (persona individual o entidad nacional o extranjera). Será responsabilidad del
contratista y del responsable que autorizó el requerimiento de traslado, verificar e
informar dicha situación.
5. La cantidad de requerimientos de traslado, debe reducirse al mínimo indispensable
y estar bajo los términos de legalidad, transparencia, austeridad, eficiencia y
eficacia.
6. Los servidores públicos facultados para requerir el traslado de los prestadores de
servicios técnicos o profesionales son responsables del estricto cumplimiento de
las normas y procedimientos establecidos.
7. Se prohíbe el trámite de autorización de gastos por servicios prestados o de
traslado por prestadores de servicios técnicos o profesionales para cubrir gastos en
forma retroactiva o cuando la actividad haya iniciado, salvo presentación de las
justificaciones por parte del funcionario responsable que autorizó el requerimiento
de traslado, indicando el motivo que originó el retraso. En caso de aceptarse las
justificaciones, el contratista ya no realizará la gestión del anticipo y al retornar
del traslado únicamente realizará el trámite de reconocimiento de gastos
efectuados, llenando el formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”
contando con las firmas respectivas.
8. Los gastos que se reconocerán por traslado y la prestación de servicios técnicos o
profesionales, serán por concepto de hospedaje y alimentación, en el interior o
exterior de la República y el renglón presupuestario a utilizar en la liquidación de
dichos gastos será el 136 “Reconocimiento de Gastos” o el renglón que aplique en
caso de modificaciones al Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector
Público de Guatemala.
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9. La responsabilidad de completar la información requerida en los formularios, es
estrictamente del contratista, quien deberá asegurarse que los mismos reúnan las
condiciones siguientes: nombres y apellidos completos, letra legible, sin tachones,
borrones, roturas o alteraciones y datos conforme al requerimiento de traslado. El
incumplimiento de los requisitos anteriores, son causas justificantes para anular
los formularios.
10. Los formularios deben presentarse al Encargado del Fondo Rotativo, autorizados y
firmados por el responsable que autorizó el requerimiento de traslado de los
servicios o en su defecto una autoridad superior, con sus respectivos sellos
oficiales.
11. Por extravió de los formularios, se debe presentar denuncia ante el Ministerio
Público y posteriormente entregar original al Analista Financiero, quien otorgó los
formularios inicialmente y copia al Encargado de Fondo Rotativo.
12. Cuando por alguna causa, el traslado de servicios se suspenda, el contratista
deberá, presentar oficio al Encargado de Fondo Rotativo con Visto Bueno de la
autoridad que requirió el traslado, en el cual indique la razón por la cual no se
llevó a cabo el traslado, el monto a reintegrar y los números de formularios a
devolver, debiendo reintegrar inmediatamente los fondos que le fueron otorgados,
por medio de depósito monetario o trasferencia en línea, a la cuenta que indique
el Encargado de Fondo Rotativo y devolver los formularios correspondientes, con
sus respectivas copias; al responsable en la Dirección Financiera de la entrega
inicial de los mismos para que proceda a la anulación en forma física y realizar las
anotaciones respectivas en el libro autorizado para el control de formularios.
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13. La duración del traslado de servicios técnicos o profesionales al interior o exterior
de la República, no debe exceder de treinta (30) días calendario.
14. El formulario CT “Constancia de Traslado”, deberá generarse de Lottus Notes, para
comprobar los gastos efectuados en el traslado de servicios técnicos o
profesionales y presentarse al momento de la liquidación.
15. El contratista que presta servicios técnicos o profesionales individuales , para los
que ha sido contratado, debe cumplir con los horarios para los gastos de
alimentación y hospedaje, como se indica a continuación:
NO. DESCRIPCIÓN HORARIOS
1. Desayuno a partir de las 06:00 horas y antes de las 8:00 horas
2. Almuerzo a partir de las 12:00 horas y antes de las 14:00 horas
3. Cena a partir de las 18:00 horas y antes de las 21:00 horas
4. Hospedaje pernoctación
16. En el marco de las funciones de la Unidad de Auditoría Interna, ésta debe verificar
el cumplimiento de la presente normativa.
17. Los casos no previstos y la interpretación de la presente normativa estarán a cargo de la
Dirección Financiera de la SE-CONRED, en forma complementaria.
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Procedimiento para solicitar Anticipo de Reconocimiento de Gastos por Prestación de
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1. Objetivo
Establecer el procedimiento a seguir para la solicitud y autorización de reconocimiento de
gastos para los contratistas que prestan servicios técnicos o profesionales individuales en
cumplimiento de las condiciones contractuales, por motivo de su traslado hacia el interior
de la República de Guatemala, en la SE-CONRED.
2. Alcance
El presente procedimiento aplica para todos los contratistas que presten servicios técnicos o
profesionales individuales a la SE-CONRED, por encontrarse comprendida en el artículo 2 de
la Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto Número 101-97 del Congreso de la República de
Guatemala.
3. Base legal
Asamblea Nacional Constituyente, Constitución Política de la República de
Guatemala, artículo 17, literal b).
Congreso de la República de Guatemala, Decreto 101-97, Ley Orgánica del Presupuesto.
Congreso de la República de Guatemala, Decreto Número 109-96, Ley de la
Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o Provocado.
Decreto Ley Número 106, Código Civil.
Presidencia de la República de Guatemala, Acuerdo Gubernativo Número 26-2019,
“Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados” o el que en el
futuro corresponda.
Presidencia de la República de Guatemala, Acuerdo Gubernativo Número 49-2012,
Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de
Origen Natural o Provocado.
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Procedimiento para solicitar Anticipo de Reconocimiento de Gastos por Prestación de
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Ministerio de Finanzas Públicas, Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector
Público de Guatemala, 6ta. Edición o el que en el futuro corresponda.
Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de Servicio Civil y
Contraloría General de Cuentas “NORMAS PARA LA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Y
PROFESIONALES CON CARGO AL RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029 OTRAS REMUNERACIONES
DE PERSONAL TEMPORAL”.
4. Responsabilidades
4.1 Contratista:
Persona responsable de cumplir con los requisitos estipulados en el Acuerdo Gubernativo
Número 26-2019, “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados” o
el que en el futuro corresponda y en el presente manual de procedimientos, para que se le
otorgue el anticipo por traslado de servicios técnicos o profesionales al interior o exterior
de la República de Guatemala.
4.2 Dirección Financiera:
Responsable de efectuar la gestión de pago del reconocimiento de gastos por servicios
prestados, a los contratistas que prestan servicios técnicos o profesionales individuales en
la SE-CONRED, en el interior de la República.
4.3 El Despacho Superior, Directores, Subdirectores y Jefes de Unidad de Áreas
Sustantivas, Áreas Administrativas, Órganos de Apoyo Técnico y de Control que
autorizan y designan al contratista:
Responsables de informar por escrito al contratista de forma oportuna, la necesidad
existente del traslado, por motivo de la prestación de servicios técnicos o
profesionales en el interior de la República.
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Responsables de velar por el adecuado y racional uso de los recursos financieros y
presupuestarios derivado del requerimiento de traslado por motivo de la prestación de
los servicios técnicos o profesionales en el interior de la República y el estricto
cumplimiento a la presente normativa.
5. Definiciones1
5.1 CONRED: Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o
Provocado, es la entidad encargada de prevenir, mitigar, atender y participar en la
rehabilitación y reconstrucción de los daños derivados de la presencia de los desastres.
5.2 Formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”: Documento oficial, con
numeración correlativa y conforme los lineamientos de la Contraloría General de Cuentas,
que se utiliza para solicitar anticipo derivado del requerimiento de traslado por motivo de
prestación de servicios.
5.3 Lottus Notes: Servidor de aplicaciones informáticas para uso de la SE-CONRED.
5.4 Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí, cuyo
objetivo es realizar una actividad específica dentro de un ámbito de aplicación. Todo
procedimiento involucra actividades y tareas del personal, determinación de tiempos de
realización, uso de materiales, tecnologías, aplicación de métodos de trabajo y de control para
lograr el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones.
1 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.
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5.5 Requerimiento de traslado: Documento oficial por medio del cual el responsable que
autoriza el requerimiento de traslado informa por escrito al contratista, la necesidad de su
traslado hacia el interior o exterior de la República, los lugares que visitará, los objetivos
que deberá atender en el marco de los términos de referencia establecidos en su contrato y
el plazo de cumplimiento.
5.6 SE-CONRED: Secretaría Ejecutiva de la CONRED, es el órgano de ejecución de las
decisiones del Consejo Nacional a cargo del Secretario Ejecutivo de la CONRED, que
conlleva la planificación, coordinación, administración, control, monitoreo y evaluación.
6. Interacción con otros procedimientos
Procedimiento para liquidar reconocimiento de gastos por prestación de servicios
técnicos o profesionales en el interior o exterior de la República.
Procedimiento de Rendición de Fondo Rotativo (FR03)
7. Políticas
7.1 El trámite de anticipo de reconocimiento de gastos en el interior de la República se
realizará conforme el Acuerdo Gubernativo Número 26-2019, “Reglamento para el
Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados” o el que en el futuro corresponda y el
presente manual de procedimientos.
7.2 El prestador de servicios debe presentar el requerimiento de traslado original al
Encargado de Fondo Rotativo como mínimo un (1) día hábil previo al inicio de la prestación
de servicios. La anterior disposición se exceptúa en los casos de activación de los Equipos
de Respuesta Inmediata, Equipos de Intervención o elevación de alerta por emergencia.
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7.3 La emisión del requerimiento de traslado estará a cargo del responsable que requiera
del traslado de servicio, en lo relacionado a la coordinación de los trámites administrativos
y verificación de términos de referencia, que conlleva la prestación de servicios por parte
del contratista.
7.4 El formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”, deberá entregarse con los
requisitos correspondientes al Encargado de Fondo Rotativo, a más tardar cuatro (4) horas
hábiles previas al inicio de la prestación de servicios, para que el encargado inicie el
proceso de pago. La anterior disposición se exceptúa en los casos de activación de los
Equipos de Respuesta Inmediata, Equipos de Intervención o elevación de alerta por
emergencia.
7.5 No se tramitará reconocimiento de gastos si la documentación se encuentra
incompleta, falta de firmas, posee enmiendas, borrones, alteraciones y tachones.
7.6 No se otorgará anticipo para reconocimiento de gastos, si existe un anticipo pendiente
de liquidar. La anterior disposición se exceptúa en los casos de activación de los Equipos de
Intervención o elevación de alerta por emergencia.
8. Formatos requeridos
Requerimiento de Traslado al Interior de la República
Formulario RG-A "Reconocimiento de Gastos Anticipo"
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9. Descripción del procedimiento para solicitar anticipo de reconocimiento de gastos por prestación de servicios técnicos o profesionales en el interior de la República
No. PUESTO ACTIVIDAD
1.- Responsable que autoriza el requerimiento de traslado
Solicita a la asistente de la dirección o unidad, que realice
el requerimiento de traslado, en Lottus Notes.
2.-
Asistente de dirección o
unidad
Realiza el requerimiento de traslado en Lottus Notes,
imprime y traslada a responsable que emitió
requerimiento para revisión, firma y sello.
3.-
Responsable que autoriza
el requerimiento de
traslado
Revisa, firma y sella el requerimiento de traslado y lo
entrega al prestador de servicios para informarle sobre la
necesidad de su traslado. En caso que, el requerimiento
de traslado contenga errores, se devuelve a la Asistente
de dirección o unidad y se inicia con el paso 2.
4.- Prestador de
Servicios
Recibe y entrega requerimiento de traslado original y copia al Encargado de Fondo Rotativo.
5.-
Encargado de Fondo
Rotativo
Recibe original y copia del requerimiento de traslado y
devuelve la copia al prestador de servicios. Si el
requerimiento de traslado contiene errores, se devuelve
al prestador de servicios y se inicia con el paso 2.
6.-
Encargado de Fondo
Rotativo
Remite requerimiento de traslado original al Encargado de
Presupuesto para firma y sello de revisión y actividad
presupuestaria.
7.- Encargado de
Presupuesto
Firma y sella la revisión presupuestaria y devuelve el
requerimiento de traslado al Encargado de Fondo Rotativo.
8.- Encargado de
Fondo Rotativo
Recibe requerimiento de traslado.
9.-
Prestador de servicios
Solicita de forma verbal al Analista Financiero los
formularios:
RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”
RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”.
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No. PUESTO ACTIVIDAD
10.-
Analista Financiero
Entrega al prestador de servicios los formularios RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”.
11.-
Prestador de
servicios
Recibe formularios, llena y firma el formulario RG-A
“Reconocimiento de Gastos Anticipo” con los datos que se
encuentran en el requerimiento de traslado y calculo proporcionado por el Encargado de Fondo Rotativo.
12.-
Prestador de
servicios
Entrega el formulario de RG-A “Reconocimiento de Gastos
Anticipo” para revisión, firma y sello del responsable que
autorizó el requerimiento.
13.-
Responsable que
autoriza el
requerimiento de
traslado
Revisa, firma, sella y entrega el formulario RG-A
“Reconocimiento de Gastos Anticipo” al prestador de
servicios, en el caso que exista algún error, solicita al
prestador de servicios la corrección o inicia con el paso 9.
14.- Prestador de
servicios
Recibe el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos
Anticipo” y lo entrega al Encargado de Fondo Rotativo.
15.-
Encargado de
Fondo Rotativo
Recibe el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos
Anticipo”, analiza y verifica que los datos estén correctos. Si
existe error, devuelve para corrección al prestador de
servicios y regresa al paso 11. Si no es posible corregirlos, el
prestador de servicios entrega los formularios al Analista
Financiero para que los anule físicamente y regresa al paso
10.
16.- Analista Financiero Crea la transferencia bancaria en línea y traslada la documentación al Encargado de Fondo Rotativo para revisión y autorización del pago.
17.-
Encargado de
Fondo Rotativo
En los casos que el pago sea por medio de transferencia
bancaria, revisa la documentación y autoriza el pago por
medio de transferencia bancaria. Si la documentación
contiene error, lo entrega al Analista Financiero para que lo
devuelva al prestador de servicios o inicie con el paso 16
o en su defecto realiza el pago en efectivo.
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No. PUESTO ACTIVIDAD
18.-
Encargado
Fondo Rotativo
de
Archiva temporalmente la documentación para posterior
liquidación por parte del prestador del servicio, en un plazo
no mayor a los diez (10) días hábiles establecidos en el
“Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por
Servicios Prestados”.
19.-
Encargado
Fondo Rotativo
de
Realiza los registros relativos al anticipo de Reconocimiento
de gastos en el formato “Matriz de Reconocimiento de
Gastos en el Interior” y en el “Libro de Bancos” o cuando
corresponda en el “Libro de Efectivo”.
Fin del procedimiento
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a. Diagrama de flujo del procedimiento para solicitar anticipo de reconocimiento de gastos por prestación de servicios técnicos o profesionales en el interior de la República
RESPONSABLE DE
REQUERIMIENTO
ASISTENTE DE
UNIDAD O
DIRECCIÓN
PRESTADOR DE
SERVICIOS
ENCARGADO DE
FONDO ROTATIVO
ENCARGADO DE
PRESUPUESTO
ANALISTA
FINANCIERO
Inicio
1. Solicita
requerimiento de
traslado
2. Realiza
requerimiento
de traslado
3. Firma el
r equer imiento
de traslado y si
contiene er ror
regresa a paso
uno
4. Recibe
5. Recibe requerí-miento, si
contiene error regresa a paso
uno
6. Remite
requerimiento de
traslado para revisión
presupuestaria
7. Realiza revisión
presupuestaria y
devuelve el
requerimiento de
traslado
8. Recibe
requerimiento de
traslado
9. Solicita de forma
verbal los
formularios RG-A y
RG-L
10. Entrega
formularios RG-A y
RG-L
11. Recibe
formularios, llena y
firma el formulario
RG-A con los datos
correspondientes
13. Firma y
entrega el for
mular io RG-A. Si
hay error
regresa al
paso
9
12. Entrega el
formulario RG-A
para firma
A
4. Recibe y
entrega
requerimiento
de traslado
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RESPONSABLE DE
REQUERIMIENTO
ASISTENTE DE
UNIDAD O
DIRECCIÓN
PRESTADOR DE
SERVICIOS
ENCARGADO DE
FONDO ROTATIVO
ENCARGADO DE
PRESUPUESTO
ANALISTA
FINANCIERO
A
14. Recibe
formulario RG-A y lo entrega
15. Recibe
formulario RG-A. Si
ex iste error,
regresa al paso 10
18. Recibe
documentos y
resguarda
para
liquidación
19. Realiza registros en matriz y en
libro de
bancos o libro
Fin
17. Revisa documenta-
ción y autoriza pago. Si existe error regresa al
paso 16
16. Crea transfe-
rencia bancaria
en línea
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES PRESTADOS EN LA SE-CONRED
Procedimiento para solicitar Anticipo de Reconocimiento de Gastos por Prestación de
Servicios Técnicos o Profesionales en el Exterior de la República
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1. Objetivo
Establecer el procedimiento a seguir para la solicitud de anticipo y autorización
de reconocimiento de gastos para los contratistas que prestan servicios técnicos o
profesionales individuales en cumplimiento de las condiciones contractuales, por
motivo de su traslado hacia el exterior de la República de Guatemala, en la SE-
CONRED.
2. Alcance
El presente procedimiento aplica para todos los contratistas que presten servicios
técnicos o profesionales individuales a la SE-CONRED, por encontrarse
comprendida en el artículo 2 de la Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto Número
101-97 del Congreso de la República de Guatemala.
3. Base legal
Asamblea Nacional Constituyente, Constitución Política de la República de
Guatemala, artículo 17, literal b).
Congreso de la República de Guatemala, Decreto Número 101-97, Ley
Orgánica del Presupuesto.
Congreso de la República de Guatemala, Decreto Número 109-96, Ley de la
Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o
Provocado.
Decreto Ley Número 106, Código Civil.
Presidencia de la República de Guatemala, Acuerdo Gubernativo Número 26-
2019, “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios
Prestados” o el que en el futuro corresponda.
Presidencia de la República de Guatemala, Acuerdo Gubernativo Número 49-
2012, Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción
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de Desastres de Origen Natural o Provocado.
Ministerio de Finanzas Públicas, Manual de Clasificaciones Presupuestarias
para el Sector Público de Guatemala, 6ta. Edición o el que en el futuro
corresponda.
Circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de
Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas “NORMAS PARA LA
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Y PROFESIONALES CON CARGO AL
RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029 OTRAS REMUNERACIONES DE PERSONAL
TEMPORAL”.
4. Responsabilidades
4.1 Contratista:
Persona responsable de cumplir con los requisitos estipulados en el Acuerdo
Gubernativo Número 26-2019, “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por
Servicios Prestados” o el que en el futuro corresponda y en el presente manual de
procedimientos, para que se le otorgue el anticipo por traslado de servicios
técnicos o profesionales al exterior de la República.
4.2 Dirección Financiera:
Responsable de efectuar la gestión de pago del reconocimiento de gastos por
servicios prestados, a los contratistas que prestan servicios técnicos o
profesionales individuales en la SE-CONRED, en el exterior de la República.
4.3 El Despacho Superior, Directores, Subdirectores y Jefes de Unidad de Áreas
Sustantivas, Áreas Administrativas, Órganos de Apoyo Técnico y de Control
que autorizan y designan al contratista:
Responsables de informar por escrito al contratista de forma oportuna, la
necesidad existente del traslado, por motivo de la prestación de servicios
técnicos o profesionales en el exterior de la República.
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Responsables de velar por el adecuado y racional uso de los recursos
financieros y presupuestarios derivado del requerimiento de traslado por
motivo de la prestación de los servicios técnicos o profesionales en el
exterior de la República y el estricto cumplimiento a la presente
normativa.
5. Definiciones2
5.1 CONRED: Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen
Natural o Provocado, es la entidad encargada de prevenir, mitigar, atender y
participar en la rehabilitación y reconstrucción de los daños derivados de la
presencia de los desastres.
5.2 CUR: Comprobante Único de Registro, es el documento que utilizan las
entidades del sector público del país, para registrar operaciones con efectos
presupuestarios, patrimoniales y financieros en el Sistema de Contabilidad
Integrada.
5.3 Formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”: Documento
oficial, con numeración correlativa y conforme los lineamientos de la
Contraloría General de Cuentas, que se utiliza para solicitar anticipo derivado
del requerimiento de traslado por motivo de servicios.
5.4 Lottus Notes: Servidor de aplicaciones informáticas para uso de la SE-CONRED.
2 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.
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5.5 Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre sí,
cuyo objetivo es realizar una actividad específica dentro de un ámbito de
aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal,
determinación de tiempos de realización, uso de materiales, tecnologías,
aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el oportuno y
eficiente desarrollo de las operaciones.
5.6 Requerimiento de traslado: Documento oficial por medio del cual el
responsable que autoriza el traslado informa por escrito al contratista, la
necesidad de su traslado hacia el interior o exterior de la República, los
objetivos que deberá atender en el marco de los términos de referencia
establecidos en su contrato y el plazo de cumplimiento.
5.7 SE-CONRED: Secretaría Ejecutiva de CONRED, es el órgano de ejecución de
las decisiones del Consejo Nacional a cargo del Secretario Ejecutivo de la
CONRED, que conlleva la planificación, coordinación, administración, control,
monitoreo y evaluación.
5.8 SICOINDES: Sistema de Contabilidad Integrada/Descentralizadas, es la
herramienta informática que utilizan las entidades gubernamentales
descentralizadas para llevar el control de la ejecución presupuestaria, registro
de ingresos y gastos de los programas y proyectos que correspondan, y que
generan automáticamente con cada registro la contabilidad del Estado y el
proceso de pago.
5.9 SIGES: Sistema Informático de Gestión, es la herramienta informática que
utilizan las entidades públicas para emitir órdenes de compra, liquidación y
pago, en la gestión de compra de productos y/o servicios que requieren.
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6. Interacción con otros procedimientos
Procedimiento para liquidar reconocimiento de gastos por prestación de
servicios técnicos o profesionales en el interior o exterior de la República.
7. Políticas
7.1 El trámite de anticipo de reconocimiento de gastos en el exterior de la
República, se realizará conforme el Acuerdo Gubernativo 26-2019,
“Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados” o el
que en el futuro corresponda y el presente manual de procedimientos.
7.2 Para agilizar el proceso de trámite de anticipo de reconocimiento de
gastos en el exterior de la República, la asistente de dirección o el prestador
de servicios, deberá presentar el requerimiento de traslado original, al
Encargado de Fondo Rotativo como mínimo en un plazo de tres (3) días
hábiles previos al inicio del traslado de servicios. La anterior disposición se
exceptúa en los casos de activación de los equipos para ayuda a otros países.
7.3 La emisión del requerimiento de traslado estará a cargo del responsable
que solicita el traslado, en lo relacionado a la coordinación de los trámites
administrativos que conlleva la prestación de servicios por parte del
contratista.
7.4 La documentación deberá entregarse con los requisitos correspondientes,
al Encargado de Fondo Rotativo para que inicie el trámite de pago, a más
tardar dos (2) días hábiles previos al inicio de la prestación de servicios. La
anterior disposición se exceptúa en los casos de activación de equipos por
ayuda a otros países.
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7.5 Para el trámite de anticipo deberá presentar documento firmado por la
o las personas de la entidad que realiza la invitación y/o convocatoria, en la
cual indique como mínimo, el objetivo del evento y el lugar y duración del
evento; agenda con el contenido del evento y copia del boleto o itinerario
de vuelo.
7.6 No se tramitará ni aprobará reconocimiento de gastos en el exterior de
la República, si la documentación se encuentra incompleta o posee
enmiendas, borrones y tachones.
7.7 No se otorgará anticipo para reconocimiento de gastos, si existe un
anticipo pendiente de liquidar. La anterior disposición se exceptúa en los
casos de activación de los Equipos de Respuesta Inmediata, Equipos de
Intervención o elevación de alerta por emergencia.
8. Formatos requeridos
Requerimiento de Traslado al Exterior de la República
Formulario RG-A "Reconocimiento de Gastos Anticipo"
Cálculo de Reconocimiento de Gastos en el Exterior de la República
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9. Descripción del procedimiento para solicitar anticipo de
reconocimiento de gastos por prestación de servicios técnicos o
profesionales en el exterior de la República
No. PUESTO ACTIVIDAD
1.-
Secretario
Ejecutivo o
Subsecretarios
Entregan documentación gestionada con las entidades
cooperantes, al responsable del requerimiento de traslado de
servicios (invitación, cruces de cartas, agenda, información del
traslado, boleto o itinerario de vuelo) para que solicite elaboración
de requerimiento de traslado.
2.- Responsable que autoriza el requerimiento de traslado
Recibe documentación y solicita a la asistente de dirección, que realice requerimiento de traslado en Lottus Notes.
3.-
Asistente de
dirección o unidad
Realiza el requerimiento de traslado, imprime y solicita
revisión, firma y sello del responsable que autorizó el
requerimiento.
4.-
Responsable que
autoriza el
requerimiento
de traslado
Revisa, firma y sella el requerimiento de traslado y devuelve a la
Asistente de dirección para que lo entregue al Encargado de Fondo
Rotativo. Si el requerimiento de traslado contiene errores, se
devuelve a la Asistente de dirección y se inicia con el paso 2.
5.-
Asistente de
dirección o
unidad
Recibe y entrega requerimiento de traslado original y copia para
recepción del Encargado de Fondo Rotativo, así como copia de
invitación, cruces de cartas, agenda, información del traslado de
servicios, copia de pasaporte y boleto o itinerario de vuelo.
6.-
Encargado de
Fondo Rotativo
Recibe original y copia del requerimiento de traslado,
documentación del viaje y devuelve la copia del requerimiento de
traslado a la Asistente de dirección o unidad. En caso que el
requerimiento de traslado contenga errores, se devuelve a la
Asistente de dirección o unidad e inicia con el paso 2.
7.-
Asistente de
dirección o
unidad
Entrega copia de requerimiento de traslado para informar al
prestador de servicios el traslado de servicios a realizar, así como
copia de invitación, cruce de cartas, agenda, información del
traslado de servicios y boleto o itinerario de vuelo.
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No. PUESTO ACTIVIDAD
8.-
Prestador de
servicios
Recibe copia de requerimiento de traslado y documentación del
traslado de servicios y espera notificación telefónica del Analista
Financiero para entrega de los formularios.
9.-
Encargado de
Fondo Rotativo
Realiza el formato “Cálculo de Reconocimiento de Gastos en el
Exterior de la República”, con el tipo de cambio del día del
Banco de Guatemala, lo firma, sella y traslada al Encargado de
Presupuesto para que realice la clasificación presupuestaria,
firme y selle, tanto del cálculo como del requerimiento de
traslado original.
10.-
Encargado de
Presupuesto
Firma y sella el formato “Cálculo de Reconocimiento de Gastos
en el Exterior de la República” y la revisión presupuestaria del
requerimiento de traslado y entrega los documentos al Director
Financiero para revisión, firma y sello.
11.-
Director
Financiero
Revisa, firma y sella el formato “Cálculo de Reconocimiento de
Gastos en el Exterior de la República” y entrega el cálculo y el
requerimiento de traslado al Encargado de Fondo Rotativo. En el
caso que el cálculo contenga errores, se devuelve al Encargado
de Fondo Rotativo y se inicia con el paso nueve (9).
12.-
Encargado de
Fondo Rotativo
Recibe el formato “Cálculo de Reconocimiento de Gastos en el
Exterior de la República” y el requerimiento de traslado
original. Informa al prestador de servicios para que recoja los
formularios.
13.-
Prestador de
servicios
Solicita al Analista Financiero los formularios:
RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” y RG-L
“Reconocimiento de Gastos Liquidación”.
14.-
Analista
Financiero
Entrega al prestador de servicios los formularios RG-A
“Reconocimiento de Gastos Anticipo” y RG-L
“Reconocimiento de Gastos Liquidación”.
15.-
Prestador de
servicios
Recibe los formularios, llena y firma el formulario RG-A
“Reconocimiento de Gastos Anticipo” con los datos que se
encuentran en el requerimiento de traslado y los cálculos
proporcionados por el Encargado de Fondo Rotativo.
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No. PUESTO ACTIVIDAD
16.-
Prestador de
servicios
Traslada formulario de RG-A “Reconocimiento de Gastos
Anticipo” para revisión, firma y sello del responsable que
autorizó el requerimiento.
17.-
Responsable que
autoriza el
requerimiento
de traslado
Revisa, firma, sella y entrega el formulario RG-A
“Reconocimiento de Gastos Anticipo” al prestador de servicios,
en el caso que exista algún error, solicita al prestador de
servicios la corrección o inicia con el paso 9 o 13, cuando
corresponda.
18.- Prestador de
servicios
Recibe el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”
y lo entrega al Encargado de Fondo Rotativo.
19.-
Encargado de
Fondo Rotativo
Recibe formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”,
analiza y verifica que los datos sean correctos y traslada al
Asistente de Compras para que elabore la Orden de Compra en
SIGES, si existe algún error, devuelve al prestador de servicios
para corrección. Cuando no sea posible corregir, el prestador de
servicios devuelve los formularios al Analista Financiero para
que anule físicamente e inicia con el paso 14.
20.- Asistente de
Compras
Realiza Orden de Compra en SIGES y traslada al Encargado de
Compras para revisión y aprobación.
21.-
Encargado de
Compras
Revisa y si los datos son correctos, realiza la aprobación de la
Orden de Compra y devuelve al Asistente de Presupuesto para
elaboración del CUR de compromiso en SIGES. Si existen errores
regresa al paso 20.
22.- Asistente de
Presupuesto
Realiza CUR de compromiso en SIGES y traslada al Encargado de
Presupuesto para revisión y aprobación.
23.-
Encargado de
Presupuesto
Revisa y si los datos son correctos, realiza la aprobación del CUR
de compromiso y devuelve al Asistente de Compras para
elaboración de la Liquidación de la Orden de Compra en SIGES.
Si los datos no son correctos devuelve el expediente al Asistente
de Presupuesto para corrección y regresa al paso 22.
24.- Asistente de
Compras
Realiza liquidación de la Orden de Compra y traslada al
Encargado de Compras para revisión y aprobación.
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No. PUESTO ACTIVIDAD
25.-
Encargado de
Compras
Revisa, aprueba la liquidación de la Orden de Compra y
devuelve al Asistente de Contabilidad para elaboración del CUR
de Regularización del Devengado y Pago. Si existen errores,
regresa al paso 24.
26.-
Asistente de
Contabilidad
Analiza y revisa la documentación de soporte, de ser correcta
registra y solicita el CUR de Regularización del Devengado y
Pago en SIGES y traslada al Encargado de Contabilidad para
aprobación. Si existen deficiencias regresa al paso 25.
27.-
Encargado de
Contabilidad
Aprueba CUR de Regularización del Devengado y Pago y lo
traslada al Director Financiero para solicitud de pago en
SICOINDES.
28.- Director
Financiero
Solicita pago en SICOINDES y traslada al Encargado de Tesorería
para elaboración de cheque.
29.- Encargado de
Tesorería
Elabora y firma el cheque y traslada al Subdirector Financiero
para firma del mismo.
30.- Subdirector
Financiero
Firma el cheque y devuelve al Encargado de Tesorería para que
realice la entrega del cheque al prestador de servicios.
31.-
Encargado de
Tesorería
Recibe expediente original, entrega el cheque al prestador de
servicios, traslada la documentación al Encargado de Fondo
Rotativo para archivo temporal.
32.- Prestador de
servicios
Recibe y firma de recibido el cheque para sufragar los gastos del
traslado de servicios.
33.-
Encargado de
Fondo Rotativo
Recibe los documentos de soporte y resguarda la documentación
para posterior liquidación en un plazo no mayor a los diez (10)
días hábiles establecidos en el Acuerdo Gubernativo 26-2019,
“Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios
Prestados” o el que el futuro corresponda. Realiza los registros
relativos al anticipo de Reconocimiento de gastos en el formato
“Matriz de Reconocimiento de Gastos en el Exterior”.
Fin del procedimiento
Págin
a:
31 d
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5
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ICACIÓ
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RED
Inicio
1. Entregan documentación gestionada
con las entidades
cooperantes.
4. Firma requerimie
nto. Si hay
error
regresa al paso 2
6. Recibe requeri- miento y documenta
ción. Si hay error regresa al paso 2
8. Recibe copia de requerimiento y documentación de respaldo y espera
notificación telefónica del
Analista Financiero
9. Realiza "Cálculo de
r i o econocim ent de Gastos al
Exterior del país" y traslada 10. Firma formato
"Cálculo de reconocimiento de
Gastos al exterior
del país" y revisión
presupuestaria del
requerimiento y
entrega
11. Fir ma
for mato
"Cálculo de Reconocimient
o de Gastos al
ex ter ior del
país" y entr ega
con el
r equer imiento. Si hay er r or r egr esa al paso
9
14. Entrega los formularios
15. Recibe formularios y llena y firma el formulario
RG-A con los datos correspondientes
17. Fir ma y
entr ega
for mular io RG-A. Si hay
er r or, r egresa
al paso 9 o 13
16. Traslada formulario RG-A
para firma
19. Recibe for mular io RG- A, y traslada Para elabora-ción.
Si hay
er r or regresa al paso 14
20. Realiza OC y traslada para
revisión y
aprobación
21. Realiza
apr obación y devuelve par a
CUR de
compr omiso. Si
hay er r or, r egr esa al paso
20
23. Realiza
apr obación de
CUR de compr omiso y
devuelve par a
liquidación. Si
hay er r or
r egr esa al paso 22
22. Realiza CUR de compromiso y traslada para
aprobación
24. Realiza liquidación OC y
traslada para revisión
y aprobación
25. Realiza
apr obación de
liquidación de la OC. Si hay
er r or regresa al paso 24
26. Registr a y
solicita CUR
de RDP. Si hay er r or regresa
al paso 25
27. Aprueba CUR de RDP y traslada para solicitud de pago
29. Elabora, firma el cheque y
traslada
33. Recibe documentos y
r esguar da documentación
par a liquidación
Fin
3. Realiza requerimiento de
traslado
SUBDIRECTOR
FINANCIERO
ENCARGADO DE
TESORERÍA
DIRECTOR FINANCIERO
ENCARGADO DE
CONTABILIDAD
ASISTENTE DE
CONTABILIDAD
ENCARGADO DE
COMPRAS
ASISTENTE DE
COMPRAS
ASISTENTE DE
PRESUPUESTO
ANALISTA FINANCIERO
Y ADMINISTRATIVO
DIRECTOR FINANCIERO
ENCARGADO DE
PRESUPUESTO
PRESTADOR DE
SERVICIOS
ENCARGADO DE FONDO
ROTATIVO
ASISTENTE DE
DIRECCIÓN O UNIDAD
RESPONSABLE DEL
REQUERIMIENTO
SECRETARIO EJECUTIVO
O SUBSECRETARIOS
30. Firma el
cheque y para entrega
31. Recibe
expediente original y entrega
el cheque
32. Recibe el cheque para
sufragar gastos
28. Solicita pago y traslada para elaboración de
cheque
18. Recibe formulario RG-A y
lo entrega
13. Solicita los formularios: RG-A y
RG-L
12. Recibe formato "Cálculo de
reconocimiento de gastos al exterior
del país" y el requerimiento
original e informa al prestador de
servicios que recoja
formularios
7. Entrega copia
de requerimiento y documentación
para informar
5. Recibe y
entrega requerimiento
con
documentación
de respaldo
2. Recibe documentación y
solicita
requerimiento
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1. Objetivo
Establecer el procedimiento a seguir liquidar reconocimiento de gastos para los
contratistas que prestan servicios técnicos o profesionales individuales en
cumplimiento de las condiciones contractuales, por motivo de su traslado hacia el
interior o exterior de la República de Guatemala, en la SE-CONRED.
2. Alcance
El presente procedimiento aplica para todos los contratistas que presten servicios
técnicos o profesionales individuales a la SE-CONRED, por encontrarse
comprendida en el artículo 2 de la Ley Orgánica del Presupuesto, Decreto Número
101-97 del Congreso de la República de Guatemala.
3. Base legal
Asamblea Nacional Constituyente, Constitución Política de la República de
Guatemala, artículo 17, literal b).
Congreso de la República de Guatemala, Decreto Número 101-97, Ley
Orgánica del Presupuesto.
Congreso de la República de Guatemala, Decreto Número 109-96, Ley de la
Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres de Origen Natural o
Provocado.
Decreto Ley Número 106, Código Civil.
Presidencia de la República de Guatemala, Acuerdo Gubernativo Número 26-
2019, “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por Servicios
Prestados” o el que en el futuro corresponda.
Presidencia de la República de Guatemala, Acuerdo Gubernativo Número 49-
2012, Reglamento de la Ley de la Coordinadora Nacional para la Reducción
de Desastres de Origen Natural o Provocado.
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para el Sector Público de Guatemala, 6ta. Edición o la que en el futuro
corresponda.
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Servicio Civil y Contraloría General de Cuentas “NORMAS PARA LA
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS TÉCNICOS Y PROFESIONALES CON CARGO AL
RENGLÓN PRESUPUESTARIO 029 OTRAS REMUNERACIONES DE PERSONAL
TEMPORAL”.
4. Responsabilidades
4.1 Contratista:
Persona responsable de realizar la liquidación de gastos efectuados, por medio de
comprobación con los documentos y requisitos estipulados en el Acuerdo
Gubernativo Número 26-2019, “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos por
Servicios Prestados” o el que en el futuro corresponda y en el presente Manual, de
los gastos efectuados en el traslado de sus servicios técnicos o profesionales al
interior o exterior de la República.
4.2 Dirección Financiera:
Responsable de recibir la liquidación y realizar posteriores registros, del
reconocimiento de gastos por servicios prestados, a los contratistas que prestan
servicios técnicos o profesionales individuales en la SE-CONRED, en el interior o
exterior de la República.
4.3 El Despacho Superior, Directores, Subdirectores y Jefes de Unidad de
Áreas Sustantivas, Áreas Administrativas, Órganos de Apoyo Técnico y de
Control que autorizan y designan al contratista:
Responsables de velar por el adecuado y racional uso de los recursos
derivados del requerimiento de traslado por motivo de los servicios
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técnicos o profesionales al interior o exterior de la República.
Responsables de la autorización de la liquidación de los gastos efectuados
en el traslado por motivo de los servicios técnicos o profesionales al
interior o exterior de la República y el estricto cumplimiento a la presente
normativa.
5. Definiciones3
5.1 CONRED: Coordinadora Nacional para la Reducción de Desastres
Naturales o Provocados, es la entidad encargada de prevenir, mitigar, atender
y participar en la rehabilitación y reconstrucción de los daños derivados de la
presencia de los desastres.
5.2 Formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”: Documento
oficial, con numeración correlativa y conforme los lineamientos de la
Contraloría General de Cuentas, que se utiliza para liquidar los gastos
derivados del requerimiento de traslado por motivo de servicios.
5.3 Procedimiento: Sucesión cronológica de operaciones concatenadas entre
sí, cuyo objetivo es realizar una actividad específica dentro de un ámbito de
aplicación. Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal,
determinación de tiempos de realización, uso de materiales, tecnologías,
aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr el oportuno y
eficiente desarrollo de las operaciones.
3 Definiciones tomadas de diferentes fuentes.
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5.4 Requerimiento de traslado: Documento oficial por medio del cual el
responsable que solicita el traslado informa por escrito al contratista, la
necesidad de su traslado hacia el interior o exterior de la República, los
objetivos que deberá atender en el marco de los términos de referencia
establecidos en su contrato y el plazo de cumplimiento.
5.5 SE-CONRED: Secretaría Ejecutiva de CONRED, es el órgano de ejecución
de las decisiones del Consejo Nacional a cargo del Secretario Ejecutivo de la
CONRED, que conlleva la planificación, coordinación, administración, control,
monitoreo y evaluación.
5.6 SICOINDES: Sistema de Contabilidad Integrada/Descentralizadas, es la
herramienta informática que utilizan las entidades gubernamentales
descentralizadas para llevar el control de la ejecución presupuestaria,
registro de ingresos y gastos de los programas y proyectos que correspondan,
y que generan automáticamente con cada registro la contabilidad del Estado
y el proceso de pago.
6. Interacción con otros procedimientos
Procedimiento para solicitar anticipo de reconocimiento de gastos por
prestación de servicios técnicos o profesionales en el interior de la
República.
Procedimiento para solicitar anticipo de reconocimiento de gastos por
prestación de servicios técnicos o profesionales en el exterior de la
República.
7. Políticas
7.1 El trámite de liquidación de reconocimiento de gastos, se realizará
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conforme el Acuerdo Gubernativo Número 26-2019, “Reglamento para el
Reconocimiento de Gastos por Servicios Prestados” o el que en el futuro
corresponda y el presente Manual.
7.2 Para agilizar el proceso de liquidación de reconocimiento de gastos y
evitar inconvenientes, la documentación original, deberá presentarse al
Encargado del Fondo Rotativo a los seis (6) días hábiles como máximo, previo
a la finalización de los diez (10) días hábiles establecidos en el reglamento
anteriormente mencionado.
7.3 No se aprobará la liquidación de gastos por traslado, si en la misma
faltaren comprobantes, requisitos por cumplir, o existan anomalías e
inconsistencias. En tales casos, se fijará al contratista y al funcionario público
que requirió el traslado de servicios, el término improrrogable de cinco (5)
días hábiles, contados a partir del día siguiente de la fecha en que se informe
por escrito, para que presente nueva liquidación con los documentos y
requisitos correspondientes. Vencido dicho término, sin que se hubiere
presentado la liquidación o los documentos y requisitos respectivos, el
contratista deberá reintegrar inmediatamente sin requerimiento alguno, el
valor que le fue proporcionado en calidad de anticipo, realizando el depósito
o transferencia en línea en la cuenta de depósitos monetarios que sea
proporcionado por el Encargado de Fondo Rotativo y devolver los formularios
para los efectos correspondientes.
7.4 El formulario CT “Constancia de Traslado”, deberá presentarse al
momento de la liquidación, con firmas y sellos del Director o Subdirector de
la SE-CONRED donde se cumpla el requerimiento de traslado o de una
autoridad competente, conforme el plazo establecido en el requerimiento de
traslado.
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7.5 Si el prestador de servicios no presenta la liquidación de gastos en el
tiempo estipulado por el reglamento anteriormente mencionado o el prestador
de servicios no cumplió con la comisión oficial, el responsable que autorizó el
requerimiento de traslado deberá transmitir al Encargado de Fondo Rotativo
en un plazo de un (1) día hábil un informe circunstanciado, indicando las
justificaciones del incumplimiento y el Encargado de Fondo Rotativo, solicitará
por medio de oficio, con visto bueno del Director Financiero, el reintegro total
de los fondos anticipados, el cual se deberá realizar a más tardar un día
hábil posterior a la notificación, conforme las directrices del oficio. De no
recibir dicho reintegro, el Encargado de Fondo Rotativo realizará lo siguiente:
a. Solicitar por segunda vez, con visto bueno del Director Financiero, el
reintegro total de los fondos otorgados, el cual se deberá realizar a más
tardar un (1) día hábil posterior a la segunda notificación, trasladando
copia del expediente a la Dirección de Inspectoría General y Recursos
Humanos, ambas de la SE-CONRED, para lo que corresponda.
b. Solicitar por tercera vez, con visto bueno del Director Financiero, el
reintegro total de los fondos otorgados, el cual se deberá realizar a más
tardar un (1) día hábil posterior a la tercera notificación, trasladando
copia del expediente a la Dirección de Inspectoría General y Recursos
Humanos, ambas de la SE-CONRED, para lo que corresponda.
c. De no hacerse efectivo el reintegro se elevará a la Dirección de Inspectoría
General y al Despacho Superior para iniciar el proceso de requerimiento
por la vía económico coactiva, con el acompañamiento de la Dirección de
Asesoría Jurídica.
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7.6 Para el trámite de liquidación de reconocimiento de gastos en el interior
de la República se debe presentar:
a. Bitácora, en la cual se registró el ingreso y salida del lugar(es) en el
(los) cual(es) se realizó el traslado de los servicios.
b. Formulario CT “Constancia de Traslado”, con firmas y sellos del jefe de
la dependencia donde se cumpla el traslado de (los) servicios o de una
autoridad competente, conforme el plazo establecido en el
requerimiento de traslado y los lugares visitados.
c. Facturas originales extendidas por la empresa o persona que prestó los
servicios y con el giro relacionado al concepto del gasto con los datos
siguientes:
Nombre: CONRED
Número de Identificación Tributaria: 429334-7
Dirección: Avenida Hincapié 21-72 zona 13 o Ciudad
Conceptos relacionados con servicio de alimentación como desayuno, almuerzo, cena y cuando corresponda, servicio de hospedaje
Conforme a la actividad económica y giro relacionado
Sin alteraciones, enmiendas o borrones
Cantidad total de la factura en números y letras, cuando corresponda
y en moneda de curso nacional
Resolución vigente, impresa en el documento
Palabra CANCELADO
Con fecha que se recibe el bien o servicio
Cuando es factura cambiaria, adjuntar recibo de caja
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Sin incluir gastos por concepto de propina o bebidas alcohólicas
Pago en efectivo y no con tarjetas de crédito o débito, o cargar
beneficio de puntos
La sumatoria de los totales de las facturas que respaldan los gastos
realizados en el día, no deben ser mayores a la cuota diaria
establecida
Impresión de las facturas con los requisitos de la Ley del Impuesto al
Valor Agregado
d. Planilla de gastos efectuados por traslado de servicios al interior de la
República, conforme el modelo establecido en el presente Manual.
e. Informe de actividades que incluirá los datos relativos a la atención del
requerimiento de traslado, lugares visitados, objetivos y logros alcanzados,
cumpliendo con lo establecido por el Congreso de la República de
Guatemala en el Decreto Número 57- 2008, Ley de Acceso a la Información
Pública.
f. Formulario RG-L "Reconocimiento de Gastos Liquidación" con datos
correspondientes y aprobado por responsable que emitió el requerimiento de
traslado.
g. El reintegro de los fondos correspondientes a los gastos no comprobados,
realizado a la cuenta que indicó el Encargado de Fondo Rotativo.
7.7 Para el trámite de liquidación de reconocimiento de gastos en el exterior de la
República se debe presentar:
a. Fotocopia de pasaporte donde conste la entrada y salida del país destino del traslado.
b. Planilla de gastos efectuados por traslado de servicios al exterior de la
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República, con el tipo de cambio del Banco de Guatemala, con el cual se
otorgó el anticipo para reconocimiento de gastos y conforme el modelo
establecido en el presente Manual.
c. Informe de actividades que incluirá los datos relativos a la atención del
traslado, lugares visitados, objetivos y logros alcanzados, conforme el modelo
establecido en el presente Manual.
d. Formulario RG-L "Reconocimiento de Gastos Liquidación", con los
datos que corresponden.
e. El reintegro de los fondos correspondientes a los gastos no comprobados,
realizado a la cuenta que indicó el Encargado de Fondo Rotativo.
8. Formatos requeridos
Planilla de Gastos Efectuados por Traslado de Servicios al Interior de la
República.
Formulario CT “Constancia de Traslado”.
Planilla de Gastos Efectuados por Traslado de Servicios al Exterior de la
República.
Informe de actividades.
Formulario RG-L "Reconocimiento de Gastos Liquidación".
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9. Descripción del procedimiento para liquidar reconocimiento de
gastos por prestación de servicios técnicos o profesionales en el interior
o exterior de la República
No. PUESTO ACTIVIDAD
1.- Prestador de
servicios
Elabora los formatos correspondientes, presenta la documentación
de respaldo y los formularios que estipulan el Acuerdo Gubernativo
Número 26-2019, “Reglamento para el Reconocimiento de Gastos
por Servicios Prestados” o el que en el futuro corresponda al
responsable que emitió el requerimiento para autorización.
2.- Responsable que autoriza el requerimiento de traslado
Recibe, revisa y analiza la documentación presentada por el
prestador de servicios para liquidación si los documentos son
correctos, firma y sella de autorizado y devuelve al prestador de
servicios. Si existen errores regresa al paso uno.
3.- Prestador de
servicios
Recibe documentación y realiza el reintegro de los gastos no
comprobados a la cuenta bancaria que corresponda, por depósito o
transferencia en línea. Presenta la documentación y el
comprobante de reintegro al Encargado de Fondo Rotativo.
4.- Encargado de
Fondo
Rotativo
Recibe y revisa documentación de liquidación de reconocimiento
de gastos, sella de liquidado y entrega copias al prestador de
servicios como constancia de la liquidación y registra la liquidación
en la “Matriz de Reconocimiento de Gastos” y cuando existen
reintegros o complementos en el “Libro de Bancos”. Si existen
errores regresa al paso 1.
5.- Encargado de
Fondo
Rotativo
En reconocimiento de gastos en el interior de la República, realiza
FR03 en SICOINDES para rendición de cuentas. En el caso de
reconocimiento de gastos en el exterior de la República, adiciona
la documentación de liquidación al anticipo y se entrega al
Encargado de Tesorería para archivo.
6.- Encargado de
tesorería
Recibe documentación de reconocimiento de gastos al exterior y
archiva.
Fin del procedimiento
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Fin
6. Ar chiva
documentos de gastos al
exterior
3. Recibe, realiza
reintegro a la cuenta
bancaria que
corresponda y presenta
documentación
5. En
reconocimiento de
gastos en el interior,
realiza FRO3. En
reconocimiento de
gastos en el exterior,
adiciona la
documentación y
traslada
4. Recibe y
revisa
Documenta- ción, reintegro
y realiza los
r egistros
2. Recibe documentac ión y si losdatos son correctos firma y devuelve, si ex iste er ror regresa al paso
1
1. Elabora los
formatos
correspondientes y
los presenta para
autorización
ENCARGADO DE
TESORERÍA
ENCARGADO DE FONDO
ROTATIVO
RESPONSABLE DEL
REQUERIMIENTO
PRESTADOR DE
SERVICIOS
Inicio
10. Diagrama de flujo del procedimiento para liquidar
reconocimiento de gastos por prestación de servicios técnicos o
profesionales en el interior o exterior de la República
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ANEXOS
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Anexo 1.
Requerimiento de Traslado al Interior de la República
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Anexo 2.
Formulario RG-A "Reconocimiento de Gastos Anticipo"
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Anexo 3.
Requerimiento de Traslado al Exterior de la República
PLANILLA DE GASTOS EFECTUADOS POR TRASLADO DE SERVICIOS AL INTERIOR DE LA REPÚBLICA
REQUERIMIENTO DE TRASLADO NÚMERO ______________________________ DE FECHA ___________________________
LUGARES VISITADOS:
F. Vo.Bo. Nombre Completo Servicios Sello (técnicos o profesionales
No. Serie de la
Factura
No. de
Factura Nombre Comercial Descripción Fecha
Monto en
Quetzales
1 Desayuno
2
Almuerzo
3 Cena
4 Hospedaje
5 Desayuno
6 Almuerzo
7 Cena
8 Hospedaje
9 Desayuno
10 Almuerzo
Total Q -
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Anexo 4
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Formato Actualiz ación del Manual de Procedimientos
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Anexo 5.
Formulario CT “Constancia de Traslado”
SECRETARÍA EJECUTIVA DE LA COORDINADORA NACIONAL PARA LA REDUCCIÓN DE
DESASTRES DE ORIGEN NATURAL O PROVOCADO
Formulario CT "Constancia de
Traslado"
Se hace constar que:
El señor (a): ________________________________________________________ Que presta servicios: ________________________________________________ Permaneció prestando sus servicios en los lugares y fechas que se indican
EN ESTE DOCUMENTO NO SE ACEPTAN ENMIENDAS, TACHONES NI BORRONES
Formulario CT- No. 0000
No.
Lugar de
Permanencia
Ingreso Egreso Autoridad a
quien consta
Firma y sello Fecha Hora Fecha Hora
1
2
3
4
5
6
Correlativo No. Requerimiento No.
Lugar y fecha Guatemala, Fecha
Contratista NIT
Prestador de servicios Dirección
Fecha de traslado
Objetivo
País destino
No. de formularios de reconocimiento de
gastos al exterior
Grupo Geográfico
Fechas del traslado
Días requeridos
Cuota
diaria Recibe
Tipo de
cambio al
TOTAL RECONOCIMIENTO
DE GASTOS A PAGAR
$- xx/xx/xx
Banco de
Guatemala
$- $- Q0.00000 Q0.00 Dato para Liquidar Cuota diaria Q0.00
MAN
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e 5
4
SECRETARÍA EJECUTIVA DE LA COORDINADORA NACIONAL PARA LA REDUCCIÓN DE
DESASTRES
CÁLCULO DE RECONOCIMIENTO DE GASTOS EN EL EXTERIOR DE LA REPÚBLICA
Cálculo elaborado por:
F.
Actividad Renglón
Clasificación Presupuestaria
Vo. Bo.
Revisado:
NOTA: El pago de reconocimiento de gastos se realiza a través de cheque NO NEGOCIABLE, a nombre del contratista.
Anexo 6
.
Cálc
ulo
de
Reconocim
iento
de
Gasto
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Exte
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Repúblic
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Anexo 7.
Planilla de Gastos Efectuados por Traslado de Servicios al Exterior de la República
PLANILLA DE GASTOS EFECTUADOS POR TRASLADO DE SERVICIOS AL EXTERIOR DE LA
REPÚBLICA
REQUERIMIENTO DE TRASLADO NÚMERO ______________________________ DE FECHA
___________________________
LUGARES VISITADOS:
F. Vo.Bo.
Nombre Completo Sello
Servicios (técnicos o profesionales)
No. Nombre Comercial Descripción Fecha Monto en
Dolares
Tipo de
cambio
Monto en
Quetzales
1 Desayuno Q -
2 Almuerzo Q -
3 Cena Q -
4 Hospedaje Q -
5 Desayuno Q -
6 Almuerzo Q -
7 Cena Q -
8 Hospedaje Q -
9 Desayuno Q -
10 Almuerzo Q -
Total $ - Q -
MA
NU
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Anexo 8.
Informe de actividades
Guatemala, de de Licenciado (nombre) (cargo que ocupa) SE-CONRED Presente Licenciado (apellido): Por medio del presente, hago de su conocimiento que en el marco de los términos de referencia establecidos en mi contrato, se atendieron las actividades, por traslado de servicios (técnicos o profesionales) por " ______________________ ", desarrollada en , de acuerdo al requerimiento de traslado por motivo de servicios No , de fecha de del año en curso. Fecha y hora de salida: / / a las : horas Fecha y hora de llegada: / / a las : horas Lugar(es) visitado(s): ________________________________________. Objetivos alcanzados:
Actividades realizadas:
Fecha Descripción de las actividades
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/ / A las : horas, salida de las instalaciones en vehículo con placas oficiales , conducido por el señor
.
A las : horas, llegada a .
.
_/ / .
A las : horas, salida de .
A las : horas, ingreso a las instalaciones de la SE-CONRED.
Logros alcanzados:
.
.
Observaciones:
. Sin otro particular.
Atentamente,
Vo. Bo.
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Anexo 8.
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