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MUNICIPIO DE NAVOJOA
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN
DEL GASTO PÚBLICO
ENERO DE 2018
2
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
INDICE
Pagina
INTRODUCCIÓN
3
OBJETIVO
4
RED DE PROCESOS
5
PROCEDIMIENTOS
6
I. Secretaría de Programación del Gasto Público 1.1. Adquisiciones por medio del comité de compras
II. Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto.
2.1. Evaluación y seguimiento al P.O.A. 2.2. Colaboración en el Informe Anual de la Administración Municipal 2.3. Elaboración del Presupuesto de egresos del H. Ayuntamiento 2.4. Proceso de captura en el Programa CLIP (Contabilidad Gubernamental)
III. Dirección de Bienes y Servicios 3.1. Recepción y entrega de facturas de proveedores. 3.2. Requisiciones de materiales y/o Servicios.
IV. Dirección de Recursos Humanos
4.1. Elaboración de nómina de personal. 4.2. Pago de nómina a personal con contrato eventual 4.3. Reporte de incidencias de personal. 4.4. Tramite de alta. 4.5. Tramite de baja. 4.6. Atención y seguimiento a problemas del personal (trabajo social).
V. Dirección de Informática 5.1. Mantenimiento y Servicio a equipo de Informática.
6
12 18 24 31
35 40
45 52 58 64 69 75
80
AUTORIZACIONES
85
3
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
INTRODUCCIÓN
La Secretaría de Programación del Gasto Público en cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 61 Fracción II incisos A, B, C; Fracción III, incisos W, X; y Artículos 119, 120, 121, 126, 127, 128, 223 de la Ley de Gobierno y Administración Municipal y al acuerdo número 8 del H. Ayuntamiento del 16 de Septiembre de 2003 se elabora el presente manual de procedimientos operativos, que integran las principales actividades de la Secretaría de Programación del Gasto Público. En el presente manual se documentan catorce procedimientos que describen las actividades inherentes a los subprocesos de Planeación del Desarrollo y Control del Gasto Municipal. Es importante mencionar que los procedimientos descritos, tienen como propósito lograr la estandarización de actividades, con el objeto de lograr una eficiente y eficaz atención a las demandas y requerimientos presentados por la ciudadanía a la autoridad municipal de Navojoa. Por consiguiente el manual va dirigido al personal que integra la Secretaría de Programación del Gasto Público, para que cuenten con un documento que les provea de información ordenada de las actividades a desarrollar, a la vez de contar con un instrumento de inducción sobre las funciones inherentes al puesto.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
OBJETIVO
Describir de manera ordenada y sistemática, los principales procedimientos
que el personal del área administrativa que integra a la Secretaría de Programación del Gasto Público tiene que realizar para que se cumplan las actividades y responsabilidades asignadas al proceso de atención a demandas presentadas por la comunidad del municipio de Navojoa, de forma oportuna y eficiente, por parte de la Presidencia Municipal.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
RED DE PROCESOS
PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTOS
Planeación del desarrollo y control del gasto público
municipal.
Control del gasto público municipal.
Adquisiciones por medio del comité de compras.
Evaluación y seguimiento al POA.
Colaboración en el informe anual de la administración municipal.
Elaboración del presupuesto de egresos del H. Ayuntamiento.
Proceso de captura en el Programa CLIP (Contabilidad Gubernamental).
Recepción y entrega de facturas de proveedores.
Requisiciones de materiales y/o Servicios
Elaboración de nómina de personal.
Pago de nómina a personal con contrato eventual
Reporte de incidencias de personal.
Tramite de alta.
Tramite de baja.
Atención y seguimiento a problemas del personal (trabajo social).
Mantenimiento y Servicio a equipo de Informática.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
PROCEDIMIENTO
Proceso:
Planeación del desarrollo social y control del gasto municipal.
Subproceso: Planeación del desarrollo social municipal
Procedimiento: 1.1. Adquisiciones por medio del comité de compras.
Dependencia:
Planeación del Desarrollo y Gasto Público.
Unidad Administrativa:
Dirección de Planeación.
Fecha de Elaboración: Marzo 31, 2008
Fecha de Actualización:
Enero 31, 2018
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar las adquisiciones en los términos que mejor convengan al H. Ayuntamiento con la mayor transparencia y eficiencia para optimizar recursos.
II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA
III. ALCANCE
Secretaria de Programación del Gasto Público.
IV. DEFINICIONES
Convocatoria: Llamar a una o varias personas para que acudan a un lugar o acto determinado.
Comité: Conjunto reducido de personas que representa a una colectividad,
tienen a su cargo determinadas tareas.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
V. REFERENCIA
Lineamientos del Comité de Compras. Presupuesto de Egresos. Ley de Gobierno y Administración Municipal.
VI. POLÍTICAS
Toda compra que su costo rebase los $10,000.00 pesos se realzará por medio del Comité de Compras
VII. PRODUCTOS
Orden de Compra.
VIII. CLIENTE (S)
Internos: Dependencias del H. Ayuntamiento.
Externos: Ciudadanía.
IX. INDICADORES
Tiempo de respuesta a la solicitud de compras.
X. RESPONSABILIDADES
Director de Planeación: Convocar a reunión, organizar y dar seguimiento a la reunión.
Secretaria: Auxiliar en la preparación y desarrollo de la reunión.
XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Actividades Registro
Secretario
de
Programaci
ón del
Gasto
Público
Inicio
1. Recibe vía telefónica información
sobre adquisiciones que por su
monto deben realizarse vía
comité.
2. Verifica por teléfono con otras
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Secretaria.
Secretario
de
Programac
ión del Gasto
Público.
dependencias si tienen
adquisiciones pendientes que
rebasen los montos.
“si existen”
3. Solicita vía telefónica que
efectúen la requisición
correspondiente.
4. Recibe copia de requisición.
“De manera conjunta”
5. Elabora invitación por diferentes
medios a proveedores con
características, cantidad,
requisitos que debe incluir (copia
cédula fiscal, comprobante
domicilio, condiciones, entrega,
etc.)
6. Recibe cotizaciones en sobre cerrado.
7. Verifica agenda de Presidente
Municipal para acordar fecha de
reunión (vía telefónica).
Oficio
O-Proveedor C-Expediente
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
8. Se elabora convocatoria a integrantes y turna para firma a
Presidencia.
9. Se requisita materiales, equipo, y
espacio para efectuar la reunión.
10. Elabora lista de asistencia para reunión.
11. Se efectúa reunión.
12. Se registra en borrador resultado
de la reunión.
13. Se elabora acta de reunión.
“A la siguiente reunión se recaban firmas”
14. Se publica en portal de Internet.
15. Se integra expediente (invitación,
lista de recibido, convocatoria /
lista de recibido, cotización por
proveedores, acta de reunión,
lista de asistencia del comité,
copia de factura de compra).
16. Envía copia a Director de Bienes
y Servicios para que efectúe la
compra.
Fin
Formato de convocatoria
O-Integrantes de
comité
Acta de reunión
O-Secretaría de
Ayuntamiento C-DGPD y GP C-Contraloría
Enero 31, 2018
1.1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
C P. Luis Carlos Borbón Yepiz.
Enero 31, 2018
1.1
C P. Luis Carlos Borbón Yepiz.
11
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Enero 31, 2018
1.1
C P. Luis Carlos Borbón Yepiz.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
PROCEDIMIENTO
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Asegurar la correcta aplicación de recursos y cumplimiento de los Objetivos y metas conforme a lo programado.
II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA
III. ALCANCE
Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto.
IV. DEFINICIONES
POA: Programa Operativo Anual. Evaluar: El desempeño y eficiencia de lo Programado contra lo realizado de los objetivos y metas.
Proceso: Planeación del Desarrollo y Control del Gasto Público Municipal.
Subproceso: Control del Gasto Público Municipal.
Procedimiento: 2.1. Evaluación y seguimiento al POA.
Dependencia: Secretaría de Programación del Gasto Público.
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto.
Fecha de Elaboración: Marzo 31, 2008.
Fecha de Actualización: Enero 31, 2018.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
V. REFERENCIA
Ley de Gobierno y Administración Municipal. Plan Municipal de Desarrollo. Presupuesto de Egresos.
VI. POLÍTICAS
Que las dependencias y entidades de la administración municipal se ajusten a sus presupuestos y en caso de detectarse un desfase entre lo presupuestado y ejercido este deberá ser plenamente Justificado. VII. PRODUCTOS
Insumos para la elaboración de la Cuenta Pública.
VIII. CLIENTE (S)
Internos: Ayuntamiento, Dependencias en general. Externos: Ciudadanía en general Instituto Superior de Auditoria y Fiscalización.
IX. INDICADORES
Observaciones efectuadas / observaciones solventadas.
X. RESPONSABILIDADES
Director de Planeación, Programación y Presupuesto: Verificar el presupuesto asignado contra presupuesto ejercido y realizar las justificaciones y ajustes correspondientes.
XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividades Registro
Director de Planeación,
Programación y Presupuesto
Inicio
1. Recibe avance presupuestal mensual de Director de Contabilidad, por dependencia, capitulo, partida.
2. Revisa variaciones entre
presupuestado y ejercido por dependencia y capitulo.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
3. Evalúa y justifica dichas
variaciones.
“Trimestralmente”. 4. Solicita a cada dependencia informe
sobre alcance de objetivos y metas, a la vez justifica las variaciones.
5. Captura información en formato
trimestral. “Para la evaluación del ejercicio
presupuestal” 6. Recibe información de avance
presupuestal por dependencia, capitulo y partida en anexo 11 y 9.
7. Analiza y elabora justificaciones a
las variaciones de los egresos por dependencia y por capitulo anexo 11 y 9 trimestral.
Oficio
Formato Matriz de
Indicadores para
Resultados trimestral.
Formato 9 y 11 trimestral
8. Remite a Dirección de Contabilidad
para integrar a cuenta trimestral. “Dependiendo de la justificación
presentada” 9. Toma medidas pertinentes según el
caso en coordinación con áreas correspondientes.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
XII. DIAGRAMA DE FLUJO.-
Direccion de Planeación
Copia
Informe de objetivos y metas
Informe de objetivos y
metas
Definición de procedimientos:
Evaluación y seguimiento al P.O.A.
Clave:
Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006
Autorizado por: Puesto:
Fecha de Autorización: Marzo 31, 2006
Inicio
Recibe avance
presupuestal mensual de
Dirección de Contabilidad
Revisa variaciones entre presupuestado
y lo ejercido
Evalúa y justifica las
variaciones
Trimestralmente solicita
a dependencias informe
con objetivos y metas
Archivo
a
1.1.
Lic. F. Javier Garcés RivasDirector General de
Planeación y Gasto Público
Enero 31, 2018
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz Secretario de Programación del Gasto Público
Marzo 27, 2008
2.1
Enero 31, 2018
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz Secretario de Programación del Gasto Público
Marzo 27, 2008
2.1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Dirección de Planeación
Oficio de Recomendación
Copia Archivo.
Oficio de Recomendación
Copia Presidencia
Oficio de Recomendación
Copia Contraloria
Oficio de Recomendación
Dependencias
Anexo 9 y 10
Formato 20 Trimestral
Definición de procedimientos:
Evaluación y seguimiento al P.O.A.
Clave:
Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006
Autorizado por: Puesto:
Fecha de Autorización: Marzo 31, 2006
a
Captura Información en
formato 20 Trimestral
Recibe información de
avance presupuestal
Trimestral en anexo 11
y 9
Analiza y elabora
justificación de
variaciones en anexo 9
y 10 Trimestral
Remite a Dirección de
Contabilidad para integrar a
cuenta Trimestral
Toma medidas correctivas
según el caso en
coordinación con áreas
Fin
1.1.
Lic. F. Javier Garcés Rivas Director General de Planeación y Gasto Público
Enero 31, 2018
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz Secretario de Programación del
Gasto Público
Toma medidas correctivas según el caso en coordinación con áreas.
Captura información en Formato Matriz de Indicadores para
Resultados Trimestral.
Analiza y elabora justificación de variaciones en anexo 11 y 9 Trimestral.
Anexo 9 y 11
Marzo 27, 2008
2.1
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
PROCEDIMIENTO
Proceso: Planeación del Desarrollo y Control de Gasto Público Municipal.
Subproceso: Control del gasto público municipal.
Procedimiento: 2.2. Colaboración en el informe anual de la administración.
Dependencia: Secretaría de Programación del Gasto Público.
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto.
Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006.
Fecha de Actualización: Enero 31, 2018.
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Colaborar en la elaboración del informe anual sobre el estado que guarda la Administración Pública Municipal.
II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA
III. ALCANCE
Secretaría de Programación del Gasto Público.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
IV. DEFINICIONES
Informe de Gobierno.- Documento que concentra la información de las actividades efectuadas por la administración municipal durante un año.
V. REFERENCIA
Constitución Política del Estado Ley de Gobierno y Administración Municipal
VI. POLÍTICAS
La elaboración del documento deberá realizarse en tiempo y forma con la información verificada y confiable.
VII. PRODUCTOS
Informe Anual de la Administración Municipal.
VIII. CLIENTE (S)
Internos: Ayuntamiento. Externos: Ciudadanía en General, Gobierno del Estado.
IX. INDICADORES
Comparativo del informe anual actual y el de los años anteriores. X. RESPONSABILIDADES
Secretario General.- Coordinar, revisar e integrar la información para la elaboración del documento.
XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividades Registro
Secretario
Inicio
1. Solicita por oficio la información de las
Oficio.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
General.
Comisión.
Presidente.
actividades efectuadas por cada Dependencia.
“Posteriormente”
2. Recibe información de Dependencias para
su procesamiento y análisis por parte de la comisión responsable de la elaboración del documento.
“Si existe alguna observación o duda sobre
la información” 3. Concerta cita con Director de la
Dependencia. 4. Resuelve duda u observación. 5. Integra propuesta de documento para
revisión. 6. Turna a Presidente para revisión. 7. Cita a reunión a Directores de
Dependencias y a la comisión donde se revisa el documento, por área de responsabilidad.
8. Efectúa la reunión de acuerdo a
calendario. 9. Revisa y corrige en conjunto con la comisión y responsable del área, hasta agotar las observaciones.
O-Dependencia. C-Presidencia. C-Archivo. Propuesta de Documento. O-Presidencia.
Comisión.
10. Efectúa los ajustes al documento para
elaborar nueva propuesta. 11. Turna a Presidencia para revisión y visto
bueno. “Si no existen observaciones”
Propuesta.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Comisión.
Secretario del Ayuntamiento.
13. Elabora documento definitivo y turna a Secretario del Ayuntamiento para su presentación a Ayuntamiento
“Una ves aprobado por el Ayuntamiento”
14. Turna a instancias de Gobierno y al Congreso.
FIN
Informe de Gobierno.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
XII .DIAGRAMA DE FLUJO
Comisión
Propuesta de
Documento
Director General
Oficio Solicitud de
Información
Copia
Archivo.
Oficio Solicitud de
Información
Copia
Presidencia.
Oficio Solicitud de
Información
Dependencia.
Secretario del
AyuntamientoPresidente
Definición de procedimientos: Clave:
Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006
Autorizado por: Puesto:
Fecha de Autorización: Marzo 31, 2006
Inicio
Elabora oficio de
solicitud de
información para
dependecia
Recibe
información de
dependencias y
turna a comisión
Procesa y
analiza la
información
Procede
Integra Propuesta
de documento
para revisión
Si
Turna a
Presidente
para revisión
Cita a
Director de
Dependencia
Cita a reunión
a Directores
de
Dependencias
a
Elaboración de informe anual de administración
Lic. F. Javier Garcés RivasDirector General de Planeación
y Gasto Público
1.2
No
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz Secretario de Programación del
Gasto Público
Enero 31, 2018
Secretario General
Marzo 27, 2008
2.2
23
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Secretario del
AyuntamientoPresidenteComisiónDirector General
a
En conjunto con
Directores revisa
los Documentos
Observaciones?
Efectúa los
ajustes al
DocumentoSi
Turna a
Presidente
Revisa y Firma de
visto bueno
No
Turna a
Comisión
Elabora Documento
definitivo y turna a
Secretario de
Ayuntamiento para su
presentación
Turna a instancias
de gobierno y a
Congreso
Fin
Definición de procedimientos:
Elaboración de informe anual de administración
Clave:
Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006
Autorizado por: Puesto:
Fecha de Autorización: Marzo 31, 2006
1.2.
Lic. F. Javier Garcés Rivas Director General de Planeación y
Gasto Público
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
Enero 31, 2018
Secretario General
Secretario de Programación del Gasto Público
Marzo 27, 2008
2.2
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
PROCEDIMIENTO
Fecha de Actualización: Enero 31, 2018.
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Planear los egresos por partida presupuestal, por dependencias y por programa.
II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA
III. ALCANCE
Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto.
IV. DEFINICIONES
Partida clave etiquetada: Partidas presupuestales destinadas a programas específicos.
Proceso: Planeación del desarrollo y control del gasto público municipal.
Subproceso: Control del gasto público municipal.
Procedimiento: 2.3 Elaboración del presupuesto de egresos del ayuntamiento
Dependencia: Secretaría de Programación del Gasto Público
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto.
Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
V. REFERENCIA
Ley de Gobierno y Administración Municipal. Plan Municipal de Desarrollo. Lineamientos de Operación de Programas.
VI. POLÍTICAS
Los requerimientos de información y elaboración del presupuesto de egresos deberá hacerse en tiempo y forma de acuerdo a los requerimientos establecidos por los organismos.
VII. PRODUCTOS
Presupuesto de Egresos Municipales.
VIII. CLIENTE (S)
Internos: Dependencias del H. Ayuntamiento, Regidores. Externos: Ciudadanía en general, Instituto Superior de Auditoria y Fiscalización
IX. INDICADORES
Tiempo transcurrido para la elaboración del presupuesto de egresos.
X. RESPONSABILIDADES
Director de Planeación, Programación y Presupuesto: Recibir, revisar, elaborar, compulsar el presupuesto de egresos de la administración municipal.
XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividades Registro
Director de Planeación,
Programación y Presupuesto
Inicio
1. Recibe presupuesto de ingresos aprobado por el Congreso del Estado (monto total, vía telefónica).
2. Verifica partidas claves etiquetadas. 3. Solicita elaboración de oficio de solicitud
de información de requerimientos de
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Aux.
Administrativo
Secretario General
Aux.
Administrativo
Director de Planeación,
Programación y Presupuesto
recursos, por dependencia, con objetivos y metas.
4. Elabora oficio y turna para firma a
Secretario General. 5. Firma oficio y turna a Auxiliar
Administrativo para envío. 6. Envía a dependencias correspondientes. 7. Recibe información solicitada. 8. Elabora presupuesto inicial sobre
necesidades por dependencia. *Cuando se presupuestan Recursos
Humanos se considera con base a plantilla existente y posibles incrementos salariales y de personal en coordinación con Dirección de Recursos Humanos.
Presupuesto
* En obra pública se considera la disponibilidad de recursos y necesidades presentadas por COPLAM en conjunto con obras públicas. * Se presupuesta el gasto de operación
conforme se da, en los últimos 10 meses.
9. Compulsa con disponibilidad de recursos
con base a presupuestos de ingresos, cuidando empatar ingresos y egresos.
27
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
10. Se realizan ajustes por capítulo y partida presupuestal por dependencia.
11. Revisa y acuerda por dependencia la
propuesta de presupuesto. 12. Elabora propuesta para presentarse a
Comisión de Hacienda, para revisión y dictamen.
“Si se rechaza, se hacen las
modificaciones señaladas”
“Si se aprueba” 13. Comisión turna al Pleno para su
aprobación o rechazo, “Una vez aprobado”.
14. Turna a Secretario del Ayuntamiento, al
Instituto Superior de Auditoria y Fiscalización, al CEDEMUN, al Congreso del Estado para su publicación en el boletín Oficial de la Federación.
Presupuesto Analítico
Mensual por dependencia
15. Hace del conocimiento de cada
Dirección, el presupuesto asignado autorizado a través de la página del Municipio.
16. Elabora notificación a Dirección de
Contabilidad para captura en el sistema. Fin
Oficio
Oficio
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
XII. DIAGRAMA DE FLUJO
Secretaria Director de Planeación
Presupuesto inicial
Oficio con requerimiento de
recursos Copia. Archivo
Oficio con requerimiento de
recursos
Original. Dependencia.
Comisión de HaciendaDirector General
Definición de procedimientos:
Elaboración de presupuesto de egresos del Ayuntamiento
Clave:
Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006
Autorizado por: Puesto:
Fecha de Autorización: Marzo 31, 2006
Inicio
Recibe presupuesto
aprobado vía
telefónica
Solicita a Secretaria
elabore oficio,
solicitando información
Elabora oficio solicitando
requerimientos de
recursos, con objetivos y
metas por dependencia
Turna a Dirección
para firma
Firma oficio y turna
a Secretaria para
envío
Envía a
dependencias
correspondientes
Recibe información
solicitada
Turna a Dirección de
Planeación para que
elabore presupuesto
inicial
Elabora
presupuesto inicial
por dependencia
a
1.4.
Lic. F. Javier Garcés Rivas. Director General de
Planeación y Gasto Público
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
Enero 31, 2018
Secretario de Programación del Gasto Público
2.3
Secretario General
Solicita a Aux. Administrativo elabore oficio, solicitando
información.
Firma oficio y turna a Aux. Administrativo para envío.
Aux. Administrativo
Marzo 27, 2008
29
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Director de Planeación
Propuesta de Presupuesto
mensual
Comisión de HaciendaSecretariaDirector General
a
Coteja con
presupuesto de
ingresos
Realiza ajustes por
capitulo y partida
presupuestal por
dependencia
Revisa y acuerda
con dependencia la
propuesta de
presupuesto
Elabora propuesta del
presupuesto mensual
por dependencia
Turna a Comisión
para revisión y
dictámen
Comisión revisa
y dictamina
¿Aprueba?
Realiza
ajustes
No
Si
b
Definición de procedimientos:
Elaboración de presupuesto de egresos
Clave:
Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006
Autorizado por: Puesto:
Fecha de Autorización: Marzo 31, 2006
1.4.
c
Lic. F. Javier Garcés Rivas. Director General de
Planeación y Gasto Público
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
2.3
Secretario de Programación del Gasto Público
Enero 31, 2018
Secretario General
Aux. Administrativo
Marzo 27, 2008
30
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Director de Planeación
Oficio de presupuesto
C. Archivo.
Oficio de presupuesto
O. Dirección de
Contabilidad.
Oficio de presupuesto
C. Archivo
Oficio de presupuesto
O. Dependencias
Comisión de HaciendaSecretariaDirector General
b
Turna a Director
de Planeación
Turna a Secretario
de Ayuntamiento y
al ISAF
Comunica por oficio a
cada dirección el
presupuesto asignado
Notifica por oficio a
Contabilidad para
captura
Fin
¿Aprueba?
Turna al pleno
para aprobación
c
SI
Definición de procedimientos:
Elaboración de presupuesto de egresos del Ayuntamiento
Clave:
Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006
Autorizado por: Puesto:
Fecha de Autorización: Marzo 31, 2006
1.4.
Lic. F. Javier Garcés Rivas. Director General de
Planeación y Gasto Público
NO
2.3
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
Enero 31, 2018
Secretario de Programación del Gasto Público
Secretario General
Turna a Secretario
del Ayuntamiento, ISAF, CEDEMUN y
al Congreso del Estado para su
publicación en el boletín Oficial de la
Federación.
Comunica en la
página del municipio:
Navojoa.gob.mx el presupuesto
asignado por dependencia.
Aux. Administrativo
Marzo 27, 2008
31
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
PROCEDIMIENTO
Proceso: Planeación del Desarrollo y Control del Gasto Público Municipal.
Subproceso: Control del gasto público municipal.
Procedimiento: 2.4. Proceso de captura de orden de pago en el Programa CLIP (Contabilidad Gubernamental).
Dependencia: Secretaría de Programación del Gasto Público.
Unidad Administrativa: Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto.
Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006.
Fecha de Actualización: Enero 31, 2018.
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Capturar Orden de pago en el Programa CLIP (Contabilidad Gubernamental) para control presupuestal y toma de decisiones.
II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA
III. ALCANCE
Dirección de Planeación, Programación y Presupuesto.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
IV. DEFINICIONES
Programa CLIP.- Programa contable gubernamental para control presupuestal.
V. REFERENCIA
Presupuesto de egresos municipal.
VI. POLÍTICAS
Orden de pago con soporte documental completo para su captura y control presupuestal.
VII. PRODUCTOS
Orden de pago capturada en el Programa CLIP con soporte documental verificado y completo.
VIII. CLIENTE (S)
Internos: Dependencias del H. Ayuntamiento, Regidores. Externos: Proveedores, periodistas, Ciudadanía en general.
IX. INDICADORES
X. RESPONSABILIDADES
Auxiliar Contable 1 y 2.- Recibir y revisar, capturar (Programa CLIP) e integrar para enviar a Contabilidad orden de pago con soporte documental completo para la siguiente etapa del proceso.
XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividades Registro
Inicio
33
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Auxiliar contable 1 y 2
1. Recibe orden de pago de la Dirección de Bienes y Servicios.
2. Verifica soporte documental.
3. Captura orden de pago en el Programa
CLIP (Contabilidad Gubernamental).
4. Anexa el soporte de captura del Programa CLIP y póliza de diario.
5. Envía órdenes de pago con relación
anexa para recibir en Tesorería Municipal con su respectivo soporte, para pago.
Fin
Relación de Órdenes de
pago recibida por Tesorería Municipal.
34
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
XII.- DIAGRAMA DE FLUJO.-
Secretaria Director de Planeación
Presupuesto inicial
Oficio con requerimiento de
recursos Copia. Archivo
Oficio con requerimiento de
recursos
Original. Dependencia.
Comisión de HaciendaDirector General
Definición de procedimientos:
Elaboración de presupuesto de egresos del Ayuntamiento
Clave:
Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006
Autorizado por: Puesto:
Fecha de Autorización: Marzo 31, 2006
Inicio
Recibe presupuesto
aprobado vía
telefónica
Solicita a Secretaria
elabore oficio,
solicitando información
Elabora oficio solicitando
requerimientos de
recursos, con objetivos y
metas por dependencia
Turna a Dirección
para firma
Firma oficio y turna
a Secretaria para
envío
Envía a
dependencias
correspondientes
Recibe información
solicitada
Turna a Dirección de
Planeación para que
elabore presupuesto
inicial
Elabora
presupuesto inicial
por dependencia
a
1.4.
Lic. F. Javier Garcés Rivas. Director General de
Planeación y Gasto Público
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
Enero 31, 2018
Secretario de Programación del Gasto Público
2.4
Auxiliar Contable 1 y 2
Verifica soporte documental de orden de pago.
Captura Orden de Pago en Programa CLIP.
Proceso de Captura de Orden de Pago en el Programa CLIP.
Recibe Orden de Pago de Dir. de Bienes y Servicios.
Anexa en orden de pago el soporte de captura del Programa y póliza
de diario.
Envía órdenes para su pago a Tesorería
Municipal.
Fin
Marzo 27, 2008
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
35
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
PROCEDIMIENTO
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Recibir y dar trámite para pago de facturas a proveedores con rapidez y eficiencia.
II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA
III. ALCANCE
Dirección de Bienes y Servicios.
IV. DEFINICIONES
Activo: Conjunto de bienes que se poseen. Contra recibo: Documento que avala la recepción de un documento u objeto.
Proceso: Planeación del desarrollo social y control del gasto municipal.
Subproceso: Control del gasto municipal.
Procedimiento: 3.1 Recepción y entrega de facturas de proveedores.
Dependencia: Planeación del Desarrollo y Gasto Público.
Unidad Administrativa: Dirección de Bienes y Servicios.
Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006
Fecha de Actualización: Enero 31, 2018
36
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
V. REFERENCIA
Ley de Gobierno y Administración Municipal. Leyes Contables y Fiscales. Presupuesto de Egresos.
VI. POLÍTICAS
Todas las adquisiciones que se realicen por las dependencias, deberán sujetarse a la normatividad y capacidad presupuestal.
VII. PRODUCTOS
Orden de Pago.
VIII. CLIENTE (S)
Interno: Tesorería Externo: Proveedores
IX. INDICADORES
Tiempo de respuesta a proveedores.
X. RESPONSABILIDADES
Dirección: Verificar los importes, concepto, condiciones de pago. Auxiliar Administrativo: Recibir y revisar que las facturas que emitan los proveedores cumplan con todos los requisitos fiscales y a su vez elaborar las órdenes de pago.
XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividades Registro
Auxiliar administrativo
Inicio
1. Recibe factura de proveedor respaldada con orden de compra y/o servicio, o con respaldo de contratos o convenios, y revisa que cumpla con requisitos fiscales.
2. Firma y entrega contra recibo a
proveedor.
37
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Dirección
Auxiliar Administrativo
3. Elabora la orden de pago integrando requisición, orden de compra y factura original.
4. Turna a Dirección para sellos y firma. 6. Verifica concepto, importe, condiciones
de pago. 7. A la orden de pago firmada y sellada por
el director se le armas dos juegos de copias.
7. Turna a la Dirección de Planeación para
captura del clip de contabilidad gubernamental y recaba sello de recibido.
*Cuando se solicitan pagos por:
arrendamiento, teléfono, luz, fumigación, apoyos, viáticos, cursos, capacitación, eventos, consumo de restaurante etc. se elabora orden de pago una vez recibida la solicitud debidamente sustentada y autorizada.
8. El Presidente Municipal firma Vo.Bo. en
requisiciones extraordinarias. (viáticos en casos especiales)
Orden de pago O-
Contabilidad Gubernamental.
C- Archivo
9. Cuando la adquisición es un activo fijo se
turnan facturas originales a Sindicatura mediante oficio con copia a Contraloría y Contabilidad.
10. Control de combustibles.
38
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Auxiliar administrativo
11. Recibe facturas de combustible, con respaldo de vales abastecidos.
12. Elabora reporte de consumo de
Combustibles para afectar presupuesto por dependencia.
Fin
Original y Copia
39
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
XIII. DIAGRAMA DE FLUJO
Secretario
C. Archivo.
O. Tesorería
DirectorAux. Administrativo
Inicio
Recibe factura
de proveedor
Revisa
requisitos
fiscales
Firma y entrega
contrarecibo
¿Cumple?
Elabora orden
de pago
Integra orden de pago y
factura original
Turna a Dirección
para sello y firma
Verifica concepto,
importe y
condiciones de pago
Sella y firma
Turna a Tesorería
Fin
No
SI
Definición de procedimientos:
Recepción y entrega de facturas a proveedores
Clave:
Fecha de Elaboración:
Autorizado por: Puesto:
Fecha de Recibido:
3.1
Lic. F. Javier Garcés RivasDirector General de Planeación y
Gasto Público.
Marzo 27, 2006Marzo 31,
2006
Enero 31, 2018
C.P. Luis Carlos Borbón Yepiz
Fecha de Act.:
Secretario Prog. Gasto P.
40
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Proveer de recursos materiales y servicios a las dependencias de la administración municipal con oportunidad y eficiencia.
II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA
III. ALCANCE
Dirección de Bienes y Servicios
IV. DEFINICIONES
Presupuesto: Documento contable que presenta la estimació anticipada de los ingresos y gastos relativos a una determinada actividad u organismo por cierto periodo de tiempo.
V. REFERENCIA
Presupuesto de Egresos del H. Ayuntamiento. Ley de Gobierno y Administración Municipal.
VI. POLÍTICAS
Proceso: Planeación del desarrollo social y control del gasto municipal.
Subproceso: Control del gasto municipal.
Procedimiento: 3.2 Requisiciones de materiales y/o servicios.
Dependencia: Programación del Gasto Público.
Unidad Administrativa: Dirección de Bienes y Servicios.
Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006
Fecha de Actualización: Enero 31, 2018
41
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Para que las requisiciones de materiales o servicios procedan deberán justificarse plenamente, así mismo, que la dependencia tenga disponibilidad de recursos en su presupuesto.
VII. PRODUCTOS
Orden de compra o producto y/o servicios proveídos.
VIII. CLIENTE (S)
Dependencias de la Administración Pública Municipal.
IX. INDICADORES
Tiempo de respuesta a requisiciones presentadas.
X. RESPONSABILIDADES
Director: Autorizar, verificar las órdenes de compra. Auxiliar Administrativo: Elaborar los formatos de orden de compra así
como verificar la entrega oportuna de los productos y/o servicios. Auxiliar Administrativo: Recibir, verificar, registrar las requisiciones presentadas.
XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividades Registro
Auxiliar Administrativo
Inicio 1. Recibe requisición de materiales y/o
servicios. 3. Verifica que cumpla requisitos de
sustento sobre los detalles de la adquisición y firma y sello de la Dirección solicitante.
4. Si cumple requisitos, sella de recibido y regresa copia sellada a Dependencia.
5. Consulta con Dirección cuando es una requisición extraordinaria.
6. Registra requisición de materiales y/o
42
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
servicios. 7. Cuando es necesario consulta con
Director General vía telefónica. “ Dependiendo del tipo de requisición” 8. Relaciona las requisiciones. 9. Consulta con Director para
autorización.
Listado de registro
Director
Auxiliar Administrativo.
Director
Auxiliar Administrativo.
10. Aprueba requisición.
“Turna a Auxiliar Administrativo.”
11. Solicita cotización a proveedores (fax, e-mail, teléfono, etc.).
12. Recibe cotización de proveedores. 13. Turna a Dirección de Bienes y
Servicios para autorización de orden de compra.
14. Verifica cotización en base a precio,
calidad, entrega. 15. Turna a Auxiliar para elaborar orden
de compra 16. Elabora orden de compra. 17. Turna a Dirección para firma de
autorización de Bienes y Servicios. 18. Turna a Dependencias
correspondientes recabando firma de recibido.
19. Verifica que se surta lo solicitado. Fin
Formato de orden de compra O-proveedor C-Consecutivo C-Archivo
43
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
XIII. DIAGRAMA DE FLUJO
Recepcionista
Listado de registro
Dirección Aux. Administrativo
Inicio
Recibe requisición
de bienes y/o
servicios
Verifica presupuesto
de dependencia
solicitante
Verifica que cumpla
requisitos
Cumple
Sella de recibido
original y copia
Registra
requisición
Informa a
dependencia
Turna a Dirección o aux.
admvo. relación de requisitos
Aprueba
requisicion. y
firma
Turna a aux.
admvo.
Solicita cotización a
proveedores
a
No
Si
Definición de procedimientos:
Requisiciones de materiales y/o servicios
Clave:
Fecha de Elaboración:
Autorizado por: Puesto:
Fecha de Recibido:
3.2
Marzo 27, 2006Marzo 31,
2006
Director General de
Planeación y Gasto Público.Lic. F. Javier Garcés Rivas
Enero 31,2018
C.P. Luis Carlos Borbón Yepiz
Fecha de Act.:
Secretario Prog. Gasto P.
44
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Aux. Administrativo
Copia Archivo
Copia
Consecutivo
Original
Proovedor
DirecciónRecepcionista
a
Verifica cotización
(Precio, calidad, etc.)
Turna a Dirección
para autorización
Autoriza
Turna aux.
administrativo
Elabora orden
de compra
Turna
Dirección para
autorización
Firma de
autorizado y sella
Turna a
Auxiliar
Administrativo
Fin
Recibe
cotización
Definición de procedimientos:
Requisiciones de materiales y/o servicios
Clave:
Fecha de Elaboración:
Autorizado por: Puesto:
Fecha de Recibido:
3.2
Lic. F. Javier Garcés RivasDirector General de
Planeación y Gasto Público.
Marzo 27, 2006Marzo 31,
2006
Recibe orden de
compra autorizada
Turna a
Dependencias
Verifica se surta lo
solicitado
Enero 31., 2018
C.P. Luis Carlos Borbón Yepiz
Fecha de Act.:
Secretario de Prog Gasto P.
45
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
PROCEDIMIENTO
IV. DEFINICIONES
Nómina: Relación de personal contratado por una organización en
la que figuran para cada perceptor los importes íntegros de sus
retribuciones y emolumentos.
V. REFERENCIA
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Elaborar la nómina quincenal con la mayor eficiencia, eficacia y
confiabilidad.
Proceso:
Planeación del desarrollo social y control del gasto municipal.
Subproceso:
Control del gasto municipal.
Procedimiento: 4.1 Elaboración de nómina a personal.
Dependencia:
Planeación del Desarrollo y Gasto Público.
Unidad Administrativa:
Dirección de Recursos Humanos
Fecha de Elaboración:
Marzo 27, 2006
Fecha de Actualización:
Enero 31, 2018
II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA
III. ALCANCE
Dirección de Recursos Humanos.
46
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Ley Federal del Trabajo.
Presupuesto de Egresos.
VI. POLÍTICAS
Solo se recibirán pre nominas en las fechas previamente
establecidas.
El presupuesto de nómina se enviará a Tesorería cinco días
hábiles antes de la quincena.
Permisos, suspensiones incapacidades, altas o bajas se
comunican por oficio.
VII. PRODUCTOS
Nómina
VIII. CLIENTE (S)
Regidores, Funcionarios, Empleados, Jubilados y Pensionados.
IX. INDICADORES
Errores registrados por pagos efectuados. Tiempo de elaboración de nómina.
X. RESPONSABILIDADES
Dirección: Revisar, cotejar, confirmar los reportes de incidencias
turnados por las dependencias, transmitir a bancos los reportes
de abono en cuenta y autorizar nómina.
Auxiliar Administrativo: Elaborar la nómina y realizar los descuentos correspondientes. Secretaria: Recibir pre-nomina y listado de descuentos.
47
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividades Registro
Secretaria
Inicio
1. Recibe pre nomina de distintas
Dependencias y listado de descuentos (Seguro de vida,
Sindicato, FONACOT,
PROMOBIEN, Proveedores)
2. Sella de recibido y turna a Dirección
3. Revisa y coteja con reporte de
incidencias de las
Dependencias.( por oficio o
prenomina, faltas, incapacidades, permisos, horas
extra, suspensiones) con lista de
descuento.
4. Turna a Auxiliar Administrativo
5. Captura información para la
elaboración de nomina
6. Captura descuentos de
proveedores.
7. Envía por oficio, presupuesto de
nomina a Tesorería (cinco días
hábiles antes de quincena)
8. Elabora oficio y turna a dirección para firma.
“Si no existen observaciones”
9. Reciben de Tesorería vía telefónica la autorización para
transmitir
Dirección
Auxiliar
Administrativo.
Nomina
O-Dependencia
C-Tesorería
Auxiliar
Administrativo.
Director
48
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Auxiliar Administrativo.
“Si existen observaciones”
10. Transmite vía telefónica a
Banco importe de sueldos para
abono en cuenta del trabajador.
11. Recibe de Banco comprobante del depósito con nombre del
trabajador, numero de cuenta
e importe.
“Si existen observaciones”
12. Corrige observación efectuada.
13. Reenvía a Tesorería.
“ Una ves efectuado el pago”
14. Elabora listado de descuentos.
15. Turna a Secretaria para que elabore solicitud de cheques a
Tesorería.
16. Elabora solicitud y turna a
Dirección para firma.
17. Verifica contra concentrado, y firma.
18. Turna al Secretario de Programación del Gasto Público
para firma del recibo.
19. Firma y turna a Director de Recursos Humanos.
20. Reenvía a Tesorería.
Fin
Auxiliar
Administrativo.
Secretaria
Dirección
Secretaria de
Programación
del Gasto
Público.
Recibo de pago
O-Tesorería
C-Archivo
Director
Recursos Humanos.
49
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
XII. DIAGRAMA DE FLUJO
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
Enero 31, 2018.
4.1 4.1
4.1
50
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
Enero 31,2018.
4.1
51
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
Enero 31,2018.
4.1
52
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
PROCEDIMIENTO
Proceso: Planeación del desarrollo social y control del gasto municipal.
Subproceso: Control del gasto municipal.
Procedimiento:
4.2 Pago de nómina a personal con contrato eventual.
Dependencia:
Planeación del Desarrollo y Gasto Público.
Unidad Administrativa: Dirección de Recursos Humanos
Fecha de Elaboración:
Marzo 31, 2008
Fecha de Actualización:
Enero 31, 2018
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Elaborar nómina de personal por contrato de forma oportuna,
eficiente y confiable.
II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA
III. ALCANCE
Dirección de Bienes y Servicios.
V. DEFINICIONES
Contrato: Convenio o acuerdo oral o escrito, por el que dos o
más partes se obligan a cumplir determinadas condiciones.
53
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
V. REFERENCIA
Presupuesto de egresos del H. Ayuntamiento.
Ley del Trabajo.
VI. POLÍTICAS
Se contratará personal en las dependencias que justifiquen
plenamente el requerimiento.
VII. PRODUCTOS
Nómina de pago.
VIII. CLIENTE (S)
Dependencias del Ayuntamiento.
IX. INDICADORES
Número de errores detectados por nómina.
Tiempo de elaboración de nómina.
X. RESPONSABILIDADES
Secretaria: Recibir y verificar documentación.
Auxiliar Administrativo: Elaborar la alta, recibos de nómina, capturar información, integrar expedientes.
Director: Verificar que las altas cumplan con los requisitos, aprobar las altas.
Analista Administrativo: Conciliar los listados de registros contables con el departamento de Contabilidad.
54
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividades Registro
Secretaria
Inicio
ALTA:
1. Recibe oficio y contrato anexo
del personal propuesto para su
contratación por las diferentes
áreas
2. Turna a Dirección para
verificación.
3. Verifica que cumpla con
requisitos (presupuesto,
documentación)
“Si procede la contratación”
4. Turna auxiliar administrativo
para elaboración de alta.
5. Elabora alta e integra expediente.
“Para el pago de nomina”
7. Recibe pre nómina de
Formato alta
O-Expediente
Secretario de Programación
del Gasto
Público
Auxiliar
Administrativo
Secretaria
55
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Dirección
dependencia.
8. Turna a Dirección para
verificación.
9. Verifica incidencias, días
trabajados, sueldos, que cuenten
con contrato vigente, etc.
10. Turna a Auxiliar Administrativo.
56
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
XII.- DIAGRAMA DE FLUJO
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
Enero 31, 2018
4.2
57
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
Enero 31, 2018
4.2
58
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
PROCEDIMIENTO Proceso:
Planeación del desarrollo social y control del gasto municipal.
Subproceso:
Control del gasto municipal.
Procedimiento:
4.3 Reporte de incidencias de personal.
Dependencia: Planeación del Desarrollo y Gasto Público.
Unidad Administrativa:
Dirección de Recursos Humanos
Fecha de Elaboración:
Marzo 31, 2008
Fecha de Actualización:
Enero 31, 2018
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Realizar en forma oportuna y veraz el registro de incidencias del
personal (retardos, faltas, incapacidades, permisos)
II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA
III. ALCANCE
Dirección de Recursos Humanos.
59
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividades Registro
IV. DEFINICIONES
Tarjeta de asistencia: Medio de control que permite registrar las
asistencias y retardos del personal, horarios de entrada y salida.
V. REFERENCIA
Ley Federal del Trabajo.
Presupuesto de Egresos.
VI. POLÍTICAS
No Habrá excepciones de personal para realizar los descuentos
correspondientes en nómina cuando incurran en alguna incidencia.
Los descuentos en nómina se confirmarán con el Jefe del Trabajador.
VII. PRODUCTOS
Reporte de incidencias para descuento en nómina.
VIII. CLIENTE (S)
Dependencias del Ayuntamiento.
Dirección Jurídica.
IX. INDICADORES
Número de incidencias reportadas por quincena.
X. RESPONSABILIDADES
Auxiliar Administrativo: Verificar las tarjetas de asistencia y elaborar
los reportes diarios y concentrados de incidencias, efectuar los
descuentos por nómina. Dirección: Verificar los reportes de incidencia.
60
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Auxiliar
Administrativo
Inicio
“Diariamente” 1. Revisa tarjetas de asistencia.
“en caso de registrarse una
incidencia”
2. Elabora reporte diario de
incidencias que contiene
entrada, salida, faltas, permisos, vacaciones, incapacidades
3. Turna a dirección para
verificación.
4. Verifica esporádicamente reporte de incidencias.
“una vez verificados”
5. Turna a auxiliar administrativo para archivo.
“Aprox. 8 días antes de quincena”
6. Elabora concentrado de reporte
de incidencias del personal por
dependencias (excepto
Seguridad Pública, Rastro, DIF y
Servicios Públicos ya que estas
dependencias efectúan el reporte
en prenominas).
7. Turna a la Secretaria de
Programación del Gasto Público
Reporte diario de
incidencias
Dirección de Recursos
Humanos
Auxiliar
Administrativo
Concentrado
61
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Dirección de Rec. Humanos
Auxiliar
Administrativo
8. Verifica vía telefónica con jefe inmediato de trabajador sobre la
incidencia
“Si procede”
9. Turna para captura el descuento correspondiente
10. De forma verbal se comunica a
auxiliar administrativo.
11. Efectúa el descuento correspondiente
Fin
62
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
XIII.- DIAGRAMA DE FLUJO
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
Enero 31, 2018
4.3
63
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
Enero 31, 2018
4.3
Srio. Programación del Gasto Público
64
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
PROCEDIMIENTO
Proceso: Planeación del desarrollo social y control del gasto municipal.
Subproceso: Control del gasto municipal.
Procedimiento:
4.4 Trámite de alta.
Dependencia:
Planeación del Desarrollo y Gasto Público.
Unidad Administrativa: Dirección de Recursos Humanos
Fecha de Elaboración: Marzo 31, 2008
Fecha de Actualización:
Enero 31, 2018
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Tramitar las altas de personal propuestas por las distintas
dependencias de la administración municipal.
II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA
III. ALCANCE
Dirección de Recursos Humanos.
IV. DEFINICIONES
Tarjeta: Dispositivo electrónico, que permite al trabajador
realizar tramites o cobros en los cajeros automáticos de las
Instituciones Bancarias.
V. REFERENCIA
65
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Presupuesto de egresos del H. Ayuntamiento.
Ley de Trabajo.
Ley de ISSSTESON
VI. POLÍTICAS
Únicamente se transmitirán altas de personal que cumplan con
los requisitos establecidos y que se ajusten al presupuesto
autorizado.
VII. PRODUCTOS
Alta ante la Dirección de Recursos Humanos.
VIII. CLIENTE (S)
Dependencias del Ayuntamiento.
IX. INDICADORES
Tiempo de respuesta a la solicitud de alta.
X. RESPONSABILIDADES
Director: Verificar y aprobar la documentación.
Trabajo Social: Elaborar el formato de alta y recabar la
documentación. Secretaria: Recibir las solicitudes de alta y anexar documentos.
Auxiliar Administrativo: Dar trámite a los descuentos en
nómina.
XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividades Registro
66
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Secretaria
Trabajo Social
Secretaria
Director
Inicio
1. Recibe oficio de alta de Dirección
General.
2. Turna a Dirección para
conocimiento.
3. Revisa y turna a Trabajo Social.
4. Elabora formato de alta y solicita
documentación: Orig. Acta de Nac.
Orig. Comp. de domicilio
Copia Cred. Elector: Trabajador y
beneficiarios. 2 fotografías
“Una vez recabada la
documentación”
5. Turna a Secretaria para elaborar solicitud de tarjeta de débito
ante el Banco.
6. Elabora solicitud para Institución
Bancaria y anexa
documentación: Copia credencial
de elector y comprobante de
domicilio.
7. Turna a la Secretaria de
Programación del Gasto Público
para firma.
8. Verifica documentación completa y firma.
9. Turna a Secretaria para envío.
Formato
alta O-
Archivo.
Format
o
solicitu
d O-
Banco C-Exp.
archivo
solicitu
de
67
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Auxiliar
Administrativo
.
10. Turna copia para captura de
descuentos en nómina.
Fin
68
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Inicio
a
Recibe oficio
de alta de
Dirección General
Elabora formato
de alta y solicita
documentacion
Elabora solicitud de
tarjeta de
debito de
banco
Verifica
documentación
y firma
Envía a institucion
bancaria
Archiva solicitud
sellada de
recibo
Definición de procedimientos:
Tramite de alta
Clave:
5.4
Fecha de Elaboración: Marzo 27, 2006 Fecha de Autorización: Marzo 31, 2006
Autorizado por: Lic. F. Javier Garcé
s Rivas
Puesto: Director General de Planeación y
Gasto Público
Auxiliar Administrativo Director Trabajo Social
Turna a Dirección para
su
conocimiento
Revisa y turna a Trabajo Social
Turna a
Secretaria
Turna a
Dirección para
firma
Turna a
Secretaria
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz Secretario de Prog.Gasto P.
Enero 31, 2018
4.4
69
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
PROCEDIMIENTO
Proceso:
Planeación del desarrollo social y control del gasto municipal.
Subproceso:
Control del gasto municipal.
Procedimiento:
4.5 Trámite de Baja.
Dependencia:
Planeación del Desarrollo y Gasto Público.
Unidad Administrativa:
Dirección de Recursos Humanos
Fecha de Elaboración: Marzo 31, 2009
Fecha de Actualización:
Enero 31, 2018
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Tramitar las bajas de personal propuestas por las distintas
dependencias de la administración municipal.
II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA
III. ALCANCE
Dirección de Recursos Humanos.
70
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
IV. DEFINICIONES
Finiquito: Saldar una deuda o cuenta.
V. REFERENCIA
Presupuesto de egresos del H. Ayuntamiento.
Ley de Trabajo.
Ley de ISSSTESON
VI. POLÍTICAS
Únicamente procederán las bajas, que se soliciten por oficio de la
dependencia que correspondan.
VII. PRODUCTOS
Baja ante la Dirección de Recursos Humanos.
VIII. CLIENTE (S)
Dependencias del Ayuntamiento.
IX. INDICADORES
Tiempo de trámite a la solicitud de baja.
X. RESPONSABILIDADES
Director General: Autorizar los finiquitos
Director de Recursos Humanos: Revisar y autorizar los finiquitos.
Auxiliar Administrativo: Elabora y da tramite ante las instancias correspondientes.
XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable Actividades Registro
71
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Auxiliar
Administrativo
Dirección
Auxiliar
Administrativo
Auxiliar Administrativo
Director
Secretario de
Programación
del Gasto
Público
Auxiliar
Administrativo
Inicio
1. Recibe oficio de baja de
las dependencias
2. Turna oficio a Dirección.
3. Revisa el oficio y turna a
auxiliar administrativo.
4. Efectúa la baja en nomina de trabajador.
5. Turna a Auxiliar
Administrativo (1).
6. Elabora recibo de Finiquito.
7. Turna a Dirección para firma.
8. Firma y turna a la Secretaria de Programación del Gasto
Público para Firma
9. Firma autorización de finiquito y
turna de Dirección de Recursos
Humanos.
10. Recibe finiquito y envía a Tesorería.
11. Recibe finiquito y envía
a Tesorería.
12. Elabora baja ante ISSSTESON.
13. Envía a ISSSTESON.
14. Recibe copia sellada.
.
Sistema
Recibo de Finiquito
Baja
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Analista
Administrativo
15. Turna a Analista
Administrativo.
16. Da baja en nomina
ISSSTESON.
17. Archiva baja.
Fin
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
XII.- DIAGRAMA DE FLUJO
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
Enero 31, 2018
4.5
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
Enero 31, 2018
4.5
75
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
PROCEDIMIENTO
Proceso: Planeación del desarrollo social y control del gasto municipal.
Subproceso:
Control del gasto municipal.
Procedimiento:
4.6 Atención y seguimiento a problemas del personal (Trabajo social).
Dependencia: Planeación del Desarrollo y Gasto Público.
Unidad Administrativa:
Dirección de Recursos Humanos
Fecha de Elaboración:
Marzo 31, 2008
Fecha de Actualización:
Enero 31, 2018
I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Atender necesidades y gestionar la solución ante problemas
relacionados con el empleo del trabajador.
II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA
III. ALCANCE
Dirección de Recursos Humanos.
IV. DEFINICIONES
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Reporte de Visita: Documento que concentra la información
socioeconómica del trabajador.
V. REFERENCIA
Manual de Procedimientos.
VI. POLÍTICAS
Se dará atención a todos los trabajadores que presenta
problemas en el trabajo independientemente de su condición
laboral.
VII. PRODUCTOS
Informe sobre asuntos resultados.
VIII. CLIENTE (S)
Dependencias de la Administración Municipal.
IX. INDICADORES
Número de casos atendidos sobre casos resueltos.
X. RESPONSABILIDADES
Trabajo Social: Revisa, determina los casos que requieren visita
domiciliaria, efectúa las visitas y elabora el reporte e informe de
visita, busca solución a los problemas presentados.
Dirección: Acordar con Trabajo Social la solución a la problemática presentada.
XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Actividades Registro
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Secretaria
Direcció
n Trabajo
Social
Dirección de
Recursos Humanos
Inicio
1. Recibe relación de inasistencia de
personal (Servicios Públicos)
cada 8 días.
2. Turna a Dirección para
verificación.
3. En conjunto con área de Trabajo
Social analiza los casos.
4. Determinan casos que requieren de visita domiciliaria.
5. Se programa visita domiciliaria.
6. Efectúa visita domiciliaria.
7. Elabora reporte de visita
8. De manera conjunta con la
Secretaria de Programación del Gasto Público y Trabajo Social,
decide sobre posible solución al
problema.
9. Elabora reporte sobre el
problema.
“Cuando el grupo es numeroso”
10. Cita a reunión de orientación a
trabajadores.
11. Reporta verbalmente a dirigencia sindical sobre el problema.
Reporte de visita. O. Expediente
C. Secretaria
C.
Contraloría.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
12. Se busca llegar a acuerdo sobre posibles soluciones al problema
del trabajador.
13. Informa a Director de Servicios Públicos sobre acuerdos.
Fin
Informe
O-Serv.
Públicos C-D GPD y GP
C-E xpediente.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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XII.- DIAGRAMA DE FLUJO.
XII. DIAGRAMA DE FLUJO
C.P. Luis Carlos Borbón Yépiz
Enero 31, 2018
4.6
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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PROCEDIMIENTO
Proceso:
Planeación del desarrollo social y control del gasto municipal.
Subproceso: Control del gasto municipal.
Procedimiento: 5.1 Mantenimiento y servicio a equipo de informática.
Dependencia:
Secretaria de Programación del Gasto Público Municipal.
Unidad Administrativa:
Dirección de Informática y Estadística.
Fecha de Elaboración: Marzo 31, 2008
Fecha de Actualización
Enero 31, 2018 I. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
Mantener en condiciones de operación óptima el hardware y
software de los equipos de cómputo en las dependencias de la administración municipal.
II. APLICACIÓN ( ) GENERAL (X) ESPECIFICA III. ALCANCE
Dirección de Informática y Estadística.
IV. DEFINICIONES
Hardware: Conjunto de partes físicas de una computadora.
Software: Conjunto de programas de una computadora.
V. REFERENCIA
Manual de Procedimientos.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
VI. POLÍTICAS
Se le dará prioridad a los casos en que los equipos de cómputo
afecten un servicio directo al público.
VII. PRODUCTOS
Reporte de Servicios.
VIII. CLIENTE (S)
Dependencias de la Administración Municipal.
IX. INDICADORES
Número de solicitudes recibidas
Tiempo de respuesta
X. RESPONSABILIDADES
Director: Revisar y analizar problemática para proponer
solución a los problemas.
Auxiliar de Área: Auxiliar en la reparación de los equipos de cómputo de las áreas solicitantes.
XI. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable
Actividades
Registro
Director de
Informática
y
Estadística.
Inicio
1. Recibe memorando o
solicitud vía telefónica del
área solicitante.
2. Clasifica el tipo de
problema dependiendo de la
urgencia.
3. Programa de acuerdo
a calendario
dependiendo de la urgencia del caso.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
Auxiliar de área.
Dependencia solicitante.
4. Se elabora
diagnóstico para
conocer la posible
causa.
“Una vez detectado el
problema”
5. Se dispone la solución del
mismo.
6. Elabora reporte de
servicios
“Si se corrige
la falla o
problema”.
7. Recaba firma de conformidad del
encargado o usuario del equipo, en hoja de reporte
“Si el problema es mayor y no se
soluciona en el mismo momento”
8. Elabora oficio para
informar sobre la posible
causa de la falla y la
necesidad de adquirir las
refacciones o el servicio
externo.
9. Firma y turna al área
solicitante “Una vez que
se realiza la adquisición
de los materiales
necesarios”
Reporte
Oficio de reporte
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SECRETARÍA DE PROGRAMACIÓN DEL GASTO PÚBLICO.
10. Notifica vía telefónica o
memorando a Dirección de
Informática.
11. Se recogen materiales en bienes
y servicios o en la dependencia
solicitante y efectúa la
reparación.
12. Se elabora nuevo reporte de
servicio por la reparación del
equipo.
13. Si el problema se resuelve se
recaba firma de conformidad.
“En caso de que no se resuelva,
repite proceso”.
FIN
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XII. DIAGRAMA DE FLUJO
5.1