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Municipio de Magdalena, Sonora.

Presidencia Municipal

MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS



INDICE PAGINA

INTRODUCCIÓN 3 OBJETIVO 4 RED DE PROCESOS 5

PROCEDIMIENTOS 1.1. Petición de Audiencia. 6 1.2. Registro de Correspondencia Recibida. 7 1.3. Recepción del Ejecutivo Federal y/o

Ejecutivo Estatal. 8

1.4. Agenda Municipal. 9 1.5. Síntesis Informativa. 10 1.6. Elaboración de Boletines. 11 AUTORIZACIONES 12



INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimiento tiene como objetivo fundamental

servir de instrumento de apoyo al funcionamiento Institucional, al contener en

forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Presidencia

Municipal; orientados a lograr la estandarización de actividades que permitan

mayor eficacia y eficiencia en lo que respecta a la Secretaria de Presidencia,

Secretaria Particular e Imagen y Comunicación Social.

Por lo tanto, el presente manual va dirigido específicamente a los puestos

antes mencionados, con el objeto de tener pleno conocimiento de las actividades a

desarrollar para prestar los servicios que le corresponden a esta Unidad

Administrativa y a la vez, contar con un instrumento de inducción sobre las

funciones inherentes a cada puesto que conforma la estructura de Presidencia

Municipal.



OBJETIVO

La importancia de los Manuales de Organización es proporcionar a las

dependencias municipales, en una forma detallada, la estructura organizacional

formal expresada a través de la señalización de las funciones, obligaciones y

responsabilidades de los distintos puestos que conforman cada una de las

direcciones del Ayuntamiento, coordinaciones, instancias de procedimientos

administrativos internos, así como aquellas orientadas a la atención ciudadana.

En la medida que se establezca un orden y se delimiten actividades,

responsabilidades y objetivos, se contara con una administración pública más eficaz,

capaz de lograr mejores resultados, bajo criterios de optimización de recursos.

El alcance del manual de organización garantiza el pleno desarrollo de los

procedimientos que aseguran el cumplimiento del Plan Municipal de Desarrollo, de

los objetivos, metas y estrategias establecidas; así mismo, su diseño permitirá

operar un sistema de seguimiento, evaluación y control de las actividades, tanto de

las rutinarias como de las extraordinarias.



RED DE PROCESOS

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO

SECRETARIA PARTICULAR

Petición de audiencia

Solicitud de audiencia memorándum

SECRETARIA DE PRESIDENCIA

Registro de correspondencia recibida

Correspondencia Formato Memorándum Correspondencia


Recepción del Ejecutivo Federal y/o Estatal

Oficio Convocatoria interna Recorrido y diseño de

agenda protocolo


Agenda Municipal Integrar agenda

IMAGEN Y COMUNICACIÓN

Elaboración de síntesis informativa

Formato y periódico

IMAGEN Y COMUNICACIÓN

Elaboración de Boletines

Entrevistas Notas Formatos



PROCEDIMIENTO

Proceso:1.1 Petición de Audiencia

Procedimiento: Solicitud

Dependencia: Presidencia Municipal

Fecha de Elaboración: 13 de Febrero de 2014

I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Dar atención a cada petición de audiencia que se recibe, para estar en contacto con la ciudadanía ante las problemáticas que se presenten.

II.- APLICACIÓN. ( X ) GENERAL ( ) ESPECIFICA

III.- ALCANCE

A toda la Ciudadanía en general

IV.- DEFINICIONES

Petición de audiencia: Cita de personas para exponer problemática V.- REFERENCIA

Ley de Gobierno y administración municipal Art. 65 fracción X

VI.- POLITICAS El presidente Municipal tiene la obligación de conocer los problemas de las comisarías y delegaciones del Municipio, a fin de promover e impulsar su solución.

VII.-INDICADORES

Libro de firmas

XI.- DESCRIPICION DELPROCEDIMIENTO.

RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO

CIUDADANO 1. Solicita y elabora la petición de

audiencia

Solicitud de audiencia

SECRETARIO PARTICULAR

2. De acuerdo a la petición de audiencia investiga el grado de avance o la situación que guarda el asunto que el ciudadano pretende tratar con el C. Presidente Municipal. Acuerda con el C. Presidente Municipal fecha y hora para la audiencia, en su caso

Mismo documento


3. En caso que el asunto a tratar este en fase final se turna al ciudadano a la dependencia que corresponde el asunto.

Memorándum






1. Recibe documentación de las dependencias y estampa el sello oficial indicando fecha , hora y firma de recibido

Correspondencia

SECRETARIA 2. Registra correspondencia en

el formato correspondiente Formato

SECRETARIA 3. Turna correspondencia a las dependencias que correspondan

Memorándum

SECRETARIA 4. Turna al Secretario Particular la correspondencia dirigida al C. Presidente Municipal

Correspondencia


5. Analiza con el C. Presidente Municipal la correspondencia determinando el seguimiento y su archivo en su caso

Correspondencia

Proceso: 1.2 Registro de Correspondencia Recibida

Procedimiento: Recepción de documentación



I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Organizar y entregar correspondencia

II.- APLICACIÓN. ( ) GENERAL ( x ) ESPECIFICA

III.- ALCANCE

Dependencias del H. Ayuntamiento

IV.- DEFINICIONES

Correspondencia: Intercambio de oficios V.- REFERENCIA

Reglamento Interior del Ayuntamiento

VI.- POLITICAS Las propias reglas y normas de organización que establece el reglamento interior de trabajo.

VII.-INDICADORES

Expedientes oficios recibidos

VIII.- RESPONSABILIDADES

Secretaria de presidencia : recibir y entregar a la dependencia correspondiente dicha correspondencia



Proceso: 1.3 Recepción del Ejecutivo Federal y/o Ejecutivo Estatal

Procedimiento: Recepción de comunicados



I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Organización de forma coordinada cada actividad, brindando las facilidades necesarias a favor de la comunidad.

II.- APLICACIÓN. ( X ) GENERAL ( ) ESPECIFICA

III.- ALCANCE

Dependencias del H. Ayuntamiento

IV.- DEFINICIONES

Correspondencia: Intercambio de oficios V.- REFERENCIA

Brindar las facilidades para que los titulares del ejecutivo federal y estatal puedan verificar en el Municipio las acciones correspondientes a sus respectivos niveles de Gobierno, realizadas a favor de la Comunidad.

VI.- POLITICAS Protocolo a seguir en visitas de los titulares del ejecutivo federal y estatal

VII.-INDICADORES

Llegada del personal de avanzada y definición de las actividades a desarrollar.


Secretaria de presidencia: Recibe comunicado en el que se indican fecha de visita




1. Recibe el comunicado en el que se indican fecha de visita y lugares a visitar

Oficio


2. Se reúne con el Presidente Municipal y las dependencias municipales involucradas para definir las acciones correspondientes

Convocatoria interna

SECRETARIO PARTICULAR Y

AVANZADA

3. Definen rutas de recorrido y audiencias o eventos en el Municipio

Recorrido y diseño de agenda

PRESIDENTE MUNICIPAL

4. Recibe a los titulares y los acompaña en su visita al Municipio Despide a los titulares y regresa a sus ocupaciones.

Protocolo



Proceso: 1.4 Agenda Municipal

Procedimiento: Integrar agenda



I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Organizar y calendarizar las actividades cívicas, políticas y sociales


III.- ALCANCE


IV.- DEFINICIONES

Agenda: Libro o cuaderno en que se anota lo que se ha de recordar V.- REFERENCIA

Reglamento interior de trabajo

VI.- POLITICAS Las atribuciones que define el Reglamento Interior de Trabajo

VII.-INDICADORES

Agenda Municipal


Secretaria de presidencia : Audiencias y actividades del Presidente Municipal , integrarlas en la Agenda




1. Integrar en la agenda audiencias ciudadanas con el C. Presidente

Agenda


2. Integrar en la agenda actividades del Presidente Municipal dentro del Municipio.

Agenda


3. Integrar en la agenda compromisos con funcionarios federales y estatales.

Agenda



Proceso:1.5 Síntesis Informativa

Procedimiento: Analizar diariamente los diferentes medios de comunicación



IV.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Organizar y calendarizar las actividades cívicas, políticas y sociales


III.- ALCANCE

Imagen y Comunicación Social

IV.- DEFINICIONES

Síntesis informativa: Resumen V.- REFERENCIA


VI.- POLITICAS Las atribuciones que define el Reglamento Interior de Trabajo

VII.-INDICADORES

Archivo


Imagen y comunicación social, analizar diariamente los diferentes medios de comunicación de esta Ciudad.



DIRECTOR DE IMAGEN Y COMUNICACIÓN SOCIAL

1. Analiza diariamente los diferentes medios de comunicación.

Periódico


2. Analiza y recorta información más relevante.

Periódico



Proceso: 1.6 Elaboración de Boletines

Procedimiento: Comunicados



I.- OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO. Dar a conocer a los medios de comunicación las principales actividades realizadas por la Administración Municipal


III.- ALCANCE

Imagen y Comunicación social

IV.- DEFINICIONES

Boletines : Publicar en radio y Periódicos V.- REFERENCIA


VI.- POLITICAS Las atribuciones que define el Reglamento Interior del Trabajo.

VII.-INDICADORES

Comunicados


Imagen y Comunicación Social, realizar boletines o notas oficiales diariamente, mismos que son enviados a distintos medios de comunicación.




1. Asistir a los eventos públicos y privados de la administración Municipal y recolectar información en las dependencias

Entrevistas y Notas


2. Elaborar el boletín informativo y enviarlo a los diferentes medios de comunicación

Formato



AUTORIZACIONES

Actualizo:

C. María Josefina Valle Molina Secretaria de Presidencia Municipal

Aprobó Actualización:

H. AYUNTAMIENTO DE MAGDALENA, SONORA

Sesión de Fecha: 13 de Febrero de 2014

Acta Número: 20

Acuerdo Número: 220

Reviso:

Lic. Luis Ernesto Durazo Arvizu Titular de Órgano de Control y Evaluación

Gubernamental

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