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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL

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Manual de Procedimientos - DGMIG

Julio/2011

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La Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de la calidad. El presente Manual de Procedimientos documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión de la Dirección de Contabilidad Gubernamental y constituye una herramienta de trabajo que garantiza la eficiencia y eficacia en la operación de los procesos identificados en la Dirección. En el contenido del manual se especifica el objetivo del mismo, así como la descripción de los principales procedimientos, actividades y las normas de operación que se deben observar así como las áreas responsables de su realización. Este documento es susceptible de enriquecerse con nuevos procedimientos que pudieran surgir derivados de las revisiones periódicas de los procedimientos incluidos en la búsqueda de la mejora continua, a si como la asignación de nuevos trabajos especiales.

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Ser un instrumento de apoyo operativo para la Dirección de Contabilidad Gubernamental, en la ejecución de los procesos de registro control y emisión de información financiera, mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo y la difusión de las políticas que regulan su aplicación.

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PROCEDIMIENTO: Cierre del periodo presupuestal. OBJETIVO: Vigilar los períodos de ejecución del presupuesto y gasto del Poder Ejecutivo, estipulados para la Administración Pública del estado de Tabasco conforme a una calendarización programada y autorizada, a fin de respetar los términos de Ley para la entrega de la información financiera. NORMAS DE OPERACIÓN:

El cierre presupuestal se llevará a cabo el día último de cada mes, el responsable del cierre y apertura del periodo contable será el Jefe de Departamento de Contabilidad y, anualmente la apertura del periodo de compromiso será el Subdirector de Normas Presupuestarias y Evaluación.

Se revisará antes del cierre que todos los documentos del período a cerrar estén contabilizados, notificando al área responsable en caso contrario para su trámite respectivo.

Se emitirán listados de avance presupuestal, mensual trimestral o anual, que deberán mostrar la situación presupuestal de las dependencias y entidades del ejecutivo estatal, reflejando sus saldos actualizados.

La unidad presupuestal deberá realizar sus afectaciones presupuestales a

más tardar el día último del mes de diciembre para llevar a cabo el cierre

presupuestal anual o cierre de ejercicio, el cual, sólo procederá una vez

depuradas o solventadas las inconsistencias de las afectaciones del

presupuesto.

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PROCEDIMIENTO: Elaboración de cédula de pago de ISR. OBJETIVO: Dar cumplimiento a la obligación fiscal de enterar a la S.H.C.P. de las retenciones por concepto de sueldos y salarios y retenciones de ISR. NORMAS DE OPERACIÓN:

Antes del día 15 de cada mes se debe de recopilar los documentos que avalen los descuentos por ISR a cada trabajador realizado por la Subsecretaría de Admón. De igual forma el monto a pagar por parte de la Secretaría de Educación.

Y antes del día 17 posterior al mes que se entera se deberá turnar a la Dirección de Tesorería para su pago ante hacienda.

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PROCEDIMIENTO: Elaboración de reporte mensual Órgano Superior de Fiscalización. OBJETIVO: Informar mensualmente al Órgano Superior de Fiscalización del avance financiero que se tiene de los ingresos y egresos del Poder Ejecutivo del Estado. NORMAS DE OPERACIÓN:

Este informe debe de ser enviado al Órgano Superior de Fiscalización a más tardar el día 30 posterior al mes que se genera.

El avance financiero deberá mostrar la situación presupuestal de las Dependencias o/y entidades que conforman el Poder Ejecutivo del Gobierno del Estado.

De igual manera mostrará los ingresos estatales y federales recaudados a la fecha estipulada.

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PROCEDIMIENTO:

Comprobación de Recursos (Canje de Vale Estatal) OBJETIVO: Establecer los lineamientos generales que normen la comprobación de los recursos. NORMAS DE OPERACIÓN:

El departamento de contabilidad antes de recibir el reporte con clave, nombre de la dependencia e importe, así como la comprobación del recurso de la Dirección de política Presupuestal, deberá verificar que coincida.

El reporte de comprobación de recursos y las ordenes de pago deberán contener el sello de recibido por parte de contabilidad.

No se deberán contabilizar ninguna comprobación de recursos que no tenga suficiencia presupuestal.

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No: ir al paso Siguiente.

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PROCEDIMIENTO: Elaboración de Estados Financieros

OBJETIVO:

Presentar a las autoridades superiores una adecuada y oportuna visión de la situación financiera y presupuestal que guardan las finanzas públicas del Gobierno del Estado, para su toma de decisiones. NORMAS DE OPERACIÓN:

Los Estados Financieros se componen del Balance General, Estado de Resultados Presupuestal y Financieros por Dependencia y Capitulo, Ingresos Percibidos y Balanza de Comprobación.

Dichos reportes se empiezan a elaborar después del cierre presupuestal y financiero, para tenerlos listos a mas tardar el día 30 del mes posterior al cierre.

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Área de Control Contable


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Área de Control Contable


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Procedimiento: Elaboración de legajos de cheques. Objetivo: Tener un control general de la documentación consistente en cheques, transferencias electrónicas, batch y órdenes de pago; para cuando de requiera, su localización sea inmediata. Normas de Operación:

Recibe del Área de Recepción; cheques y pagos electrónicos originales con órdenes de pago original.

Turna Área de Revisión; Ordenes de pago con soportes y batch en copia.

Se ordena para su elaboración en legajos se enumera y se relaciona para su resguardo en el archivo general por medio de una minuta por mes y año.

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Área de Recepción Área de Revisión Departamento de Contabilidad

Área de Legajos


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Procedimiento: Recepción de documentos. Objetivo: Que todos los pagos electrónicos y cheques vengan bien integrados conforme a las relaciones que envía la Dirección de Tesorería y tener un control general de toda la documentación consistente cheques, pagos electrónicos y ordenes de pago. Normas de Operación:

Área de Caja turna pagos electrónicos, cheques, pagos de nominas, pagos de seguros, ordenes de pago, pagos a municipios mediante relaciones.

Área de Recepción recibe y verifica que los documentos estén completos, sella y firma acuse de la relación de pagos efectuados en el día.

Separa documentación según su carácter “gastos corriente y gasto de inversión” Integra en base de datos Excel para control interno.

Elabora relación de la documentación y se turna al Área de Legajos para su resguardo.

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Procedimiento: Revisión de egresos. Objetivo: Verificar que la documentación que envía Política Presupuestal este bien integrada y capturada correctamente de acuerdo al reporte de transferencia para su contabilización. Normas de Operación:

Dirección de Política de Presupuestaria turna órdenes de pago con relación de transferencias.

Área de Revisión recibe órdenes de pago y batch.

Cotejar que las órdenes de pago estén bien capturadas en el bach.

Se revisa el número de órden de pago, beneficiario, fecha, clave programática, importe y que sus soportes estén completos.

Turnar al Área de Legajos mediante libreta.

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PROCEDIMIENTO: Conciliaciones Bancarias OBJETIVO: La elaboración de las pólizas contables de diario e Ingreso por las comisiones bancarias mensuales y por los rendimientos por saldo promedio mensual, respectivamente, generados en las cuentas bancarias aperturadas por la Secretaría de Administración y Finanzas. NORMAS DE OPERACIÓN:

El Departamento de Contabilidad, o en su caso, el Área de Asesoría Financiera enviará al Área de Conciliaciones Bancarias para su revisión, registro y resguardo, todos los estados de cuenta de cheques o de inversión que haya aperturado la SAF.

Cada vez que el Área de Conciliación Bancaria recepcione un estado de cuenta de cheques o de inversión, registrará la fecha de su recepción en un reporte de control.

Una vez registrado, se revisan cada uno de los estados de cuenta bancario para identificar las comisiones bancarias y los rendimientos sobre saldo promedio mensual que generan en el mes, y así proceder a la captura de la póliza de diario en el Sistema Financiero Oracle.

La póliza de diario por las comisiones bancarias se imprime en tres tantos y las cuales se soportan con fotocopias de los estados de cuenta en el cual constan las comisiones bancarias, deberán ir firmada por quien elabora en este caso el encargado del Área de Conciliación Bancaria y autorizada por el Jefe de Departamento de Contabilidad.

De los tres tantos de ésta póliza, una se entrega al área de registro contable, para su contabilización, otro tanto se turna al área de control contable para su seguimiento y control; el tercer tanto se queda en el Área de Conciliación Bancaria para su archivo.

La póliza de Ingreso por los rendimientos se imprime en tres tantos, mismas que se soportan con fotocopias de los estados de cuenta en el cual constan dichos rendimientos, deberá ir firmada por quien elabora en este caso el encargado del Área de Conciliación Bancaria y autorizada por el Jefe de Departamento de Contabilidad.

De los tres tantos de esta póliza, una se entrega al área de Registro Contable, para su contabilización, otro tanto (la póliza que corresponde a los rendimientos de las cuentas de recursos convenidos) se envía mediante memorándum a la Subdirección de Aportaciones Federales para su conocimiento; el tercer tanto se queda en el Área de Conciliación Bancaria para su archivo.

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PROCEDIMIENTO: Integración de Expediente por Cuenta Bancaria OBJETIVO: Determinar a través de la Conciliación Bancaria las diferencias entre los registros contables y los Estados de Cuenta Bancarios. NORMAS DE OPERACIÓN:

El Área de Conciliaciones Bancarias será la responsable de verificar que los registros contables coincidan con los movimientos bancarios que reflejan los estados de cuenta.

Mensualmente deberá realizar esta actividad con cada cuenta bancaria, para tal efecto, el Departamento de Contabilidad deberá turnar los Estados de cuenta originales.

Para llevar a cabo la conciliación deberá imprimir un auxiliar de Bancos para compararlo con las operaciones bancarias.

Terminada la Conciliación Bancaria se recabará firma del encargado del Área de Conciliación Bancaria y Jefe del Departamento de Contabilidad.

Se integrará un expediente por cada cuenta bancaria o contrato de inversión, en el cual se archiva el documento de conciliación bancaria del mes anexando el estado de cuenta original y el auxiliar bancario respectivo.

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Procedimiento: Revisión de Pasivos de Nómina. Objetivo: Llevar un control de los registros y validación de cédulas, recibos, facturas o notas de crédito conforme a las deductivas registradas en el Sistema Financiero a través de la nomina. Normas de Operación:

La Dirección de Contabilidad Gubernamental recibe los documentos y los turna al Departamento de Contabilidad y esta al área correspondiente.

Se relaciona en su respectivo expediente y se revisa que cumpla con todos los requisitos fiscales.

Se validan de acuerdo a los registros contables del Sistema Financiero.

Después se pasan a firma del Jefe de Departamento de Contabilidad y se entregan a la Dirección.

Posteriormente se turnan a la Dirección de Tesorería para su pronto pago.

Las cédulas del Instituto de Fonacot tienen como vencimiento los días 8 del mes posterior a la emisión de la cédula.

Para los demás documentos no tienen plazo alguno según se van recibiendo se les va dando su tramite correspondiente.

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Procedimiento: Control de comprobación de recursos (canje de vale federal). Objetivo: Controlar la aplicación contable de deudores del Ramo 33 y su afectación al gasto. Normas de Operación:

Solicita copia del cheque o MR al Área de Recepción mediante reporte obtenido del Sistema Financiero.

Diariamente la Dirección de Política Presupuestaria envía órdenes de pago.

Revisa y anota el deudor por cada Dependencia, se capturan y se turnan para su contabilización.

Elabora mensualmente un cuadro comparativo del comportamiento de las Dependencias afectadas.

Posteriormente se concilia con el personal de las Dependencias.

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Procedimiento: Control de comprobación de recursos estatales. Objetivo: Llevar el control y registro de todos los vales y amortizaciones parcial o total de los mismos, que se autorizan a las distintas Dependencias y Organismos Descentralizados para el mejor manejo de sus operaciones. Normas de Operación:

Se solicita copia del cheque o MR al Área de Recepción mediante reporte obtenido del Sistema Financiero.

Diariamente la Dirección de Política Presupuestaria envía órdenes de pago.

Se revisan y se les anota el deudor por cada Dependencia, se capturan y se turnan para su contabilización.

Se elabora mensualmente un cuadro comparativo del comportamiento de las Dependencias afectadas.

Posteriormente se concilia con el personal de las Dependencias.

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Procedimiento: Elaboración de Legajos de Nomina. Objetivo: Llevar un control de los tiquets de la nomina ejecutiva como foránea y en base a estos formar legajos y enviar a su resguardo al archivo de esta Secretaría. Normas de Operación:

Reciben las nóminas con sus cheques por el Área de Recepción de Documentos del Area de Registro Contable y por parte del Área de Caja los tiquets de la nómina ejecutiva (solo pagador 033), receptorías de rentas y del pagador 051 magisterio.

Se relacionan conforme al cheque, dependencia y día de pago.

Los tiquets del pagador 051 (magisterio) se ordenan y se pegan alfabéticamente para anexarlos a su respectiva nomina.

Los legajos se elaboran conforme al número de cheque con su respectiva nómina y en su caso los tiquets.

Para finalizar ya elaborados los legajos se envían relacionados al Área de Archivo de la Dirección Administrativa.

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Procedimiento: Recepción de Estados Financieros. Objetivo: Revisar y analizar el contenido de los estados financieros de las dependencias y órganos desconcentrados para efecto de su adecuada consolidación en la Cuenta Pública del Poder Ejecutivo. Normas de Operación:

La información que se recepciona mensualmente debe cumplir con los arts. 81 y 83 del Reglamento de la Ley de Contabilidad y Gasto Público vigente.

La información presupuestal de las Dependencias y Órganos Desconcentrados debe coincidir con los reportes presupuestales de la Secretaría de Administración y Finanzas.

Toda la información debe estar firmada por el Titular de la Dependencia u Órgano Desconcentrado, el Director Administrativo y la persona responsable del área contable.

Solicitar la información por medio de un oficio, cuando esta no sea recepcionada en tiempo y forma.

Trimestralmente enviar al OSFE la información financiera.

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Departamento de Análisis Financiero


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Procedimiento: Integración de la Evolución de la Finanzas Públicas y Cuenta Pública. Objetivo: Presentar al Órgano Fiscalizador los informes trimestral y anual (Cuenta Pública) con contenido contable, financiero, presupuestal, programático y Económico relativo a la gestión financiera y al ejercicio del gasto público del Gobierno del Estado de Tabasco, que comprueba que se ha dado cumplimiento a los objetivos contenidos en los planes y programas, de conformidad con los criterios señalados en el presupuesto correspondiente, y demás legislación relativa a planeación, programación y ejercicio de recursos públicos. Normas de Operación:

Trimestralmente solicitar la información del ejercicio del presupuesto así como los saldos presupuestales.

Obtener de la subsecretaria de Ingresos la estimación de los ingresos y la recaudación de los mismos.

Deben coincidir el ejercicio presupuestal y los remanentes con la información presupuestal de las dependencias, organismos desconcentrados y entidades.

Enviar al Órgano Fiscalizador el informe de Evolución de las Finanzas al mes siguiente a que concluye el trimestre.

La Cuenta Pública se deberá enviar al Órgano Fiscalizador el 31 de marzo siguiente de ejercicio fiscal que se reporta.

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Departamento de Análisis Financiero


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