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AGROBOLSA S.A. Comisionista de Bolsa

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO

DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO - SARLAFT

Fecha Actualización:

septiembre 2016

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MANUAL DE POLITICAS y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS

Y FINANCIACION DEL TERRORISMO - SARLAFT

APROBACION ACTUALIZACION JUNTA DIRECTIVA.

SEPTIEMBRE 12 de 2016 ACTA 185

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TABLA DE CONTENIDO

I. ASPECTOS GENERALES

1.1 Introducción 1.2. Ámbito de Aplicación 1.3. Objetivo 1.4. Definición del Riesgo de LA/FT 1.5. Alcance del Sistema del Riesgo de LA/FT 1.6. Políticas internas, Manual de Conducta y Ética 1.7 Responsabilidad de la Entidad y de los funcionarios 1.8 Definiciones II. ETAPAS DEL SARLAFT 2.1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO LA/FT 2.1.1. Metodologías de segmentación de los Factores de Riesgo. 2.1.2. Segmentación de los factores de riesgo definidos. 2.1.3. Metodologías para la identificación del riesgo de LA/FT y los riesgos asociados,

respecto de cada uno de los factores de riesgo. 2.1.4. Identificación formas en las que puede presentarse el riesgo

2.2. MEDICIÓN O EVALUACIÓN DEL RIESGO DE LA/FT 2.2.2 Metodologías de medición o evaluación 2.2.3 Aplicación metodologías para realizar medición o evaluación consolidada de los Factores de riesgo y los riesgos asociados. 2.3. MECANISMOS DE CONTROL PARA EL RIESGO DE LA/FT 2.3.1. Metodologías para definir medidas de control del riesgo 2.3.2 Aplicación metodologías sobre cada uno factores de riesgo y riesgos asociados. 2.3.3 Niveles de exposición de acuerdo con la calificación en la etapa de medición 2.3.4 Reportes de operaciones sospechosas a la UIAF 2.4. MONITOREO PARA LA PREVENCIÓN DEL RIESGO DE LA/FT 2.4.1 Procesos de seguimiento efectivos para la corrección deficiencias SARLAFT 2.4.2 Seguimiento y comparación riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y Riesgo residual. 2.4.3. Controles eficientes, oportunos y eficaces. 2.4.4 Creación indicadores descriptivos y/o prospectivos para evidenciar fuentes de riesgo

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III. ELEMENTOS DEL SARLAFT 3.1 POLITICAS 3.1.1. Definición. Manejo eficiente, efectivo y oportuno del SARLAFT 3.1.2. Incorporación Código de Conducta 3.1.3. Requisitos * Cultura en materia de riesgo. * Cumplimiento del Manual, reglamentos y disposiciones. Consecuencias * Lineamientos para prevención y resolución de conflictos * Lineamientos especiales de vinculación de clientes con alto perfil de riesgo. * Lineamientos frente a factores de riesgo y riesgos asociados. * Reserva de la información reportada. 3.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACION Y FUNCIONAMIENTO DE LAS ETAPAS DEL SARLAFT 3.2.1 Atención requerimientos de información autoridades competentes 3.2.2 Consulta listas vinculantes para Colombia 3.2.3. Sanciones por incumplimiento normas. Procesos 3.2.4 Definición procesos oportunos y eficientes conocimiento de los clientes. Mecanismos 3.2.4.1 Conocimiento del Cliente actual y potencial

a- Requisitos

a.i Identificación: Diligenciamiento total del formulario de vinculación de personas naturales y Jurídicas que permita individualizarlas. Identificación y verificación de datos.

a.ii Actividad Económica: Conocimiento de la estructura organizacional para personas jurídicas. Justificación actividad económica. Características, montos y procedencia Ingresos y egresos.

a.iii Recaudo Información: Verificación de la información de las transacciones versus la actividad económica. Monitoreo.

a.iv Excepciones: A la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de

Vinculación de clientes y de realizar entrevista. Entidades vigiladas. Superintendencia Financiera de Colombia.

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a.v Persona política y públicamente expuesta (PeP’S) - Politically exposed persons) . a.vi Manejo recursos campañas políticas. Metodología

b- Parámetros y Procedimientos mínimos de conocimiento de los clientes b.i Confirmar y actualizar como mínimo una vez al año, los datos existentes en el formulario de vinculación. Es admisible el diligenciamiento del formulario con firma digital y soporte de documentos escaneados. b.ii La visita y entrevista personal del potencial cliente es obligatoria y debe estar debidamente documentada en un acta.

b.iii Entrevista no presencial, previa autorización del oficial de Cumplimiento, si se amerita siempre y cuando se establezca un seguimiento estricto .

b.iv Metodología especial de identificación de donantes en el manejo de recursos de partidos políticos y de campañas. * Para identificar operaciones inusuales y reportar sospechosas

* Identificar funcionarios autorizados de de las campañas políticas y partidos para efectuar retiros * Controlar los aportes o donaciones en efectivo.

3.2.4.2 Conocimiento del Mercado. Alcance 3.2.4.2.1 Identificación y análisis de operaciones inusuales. 3.2.4.2.2 Determinación y reporte de operaciones sospechosas 3.2.4.2.3 Metodología para la detección de operaciones inusuales y sospechosas 3.2.5. Señales de alerta o alertas tempranas

3.2.6 Segmentación de los factores de riesgo a- Alcance b- Variables Mínimas en cada sector * Clientes/ según frecuencia actividad económica * Productos / según naturaleza y nicho de mercado * Canales de Distribución/ según naturaleza y características * Jurisdicciones/ según ubicación y naturaleza transacciones 3.2.7 Seguimiento de operaciones

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a- Alcance b- Seguimiento a las operaciones con frecuencia acorde c- Monitoreo de las operaciones en cada en cada uno de los segmentos de los factores de riesgo d- Relevancia de las operaciones. Exposición. 3.2.8. Consolidación electrónica de operaciones a- Mensualmente según su naturaleza por cada uno de los clientes b- Mensualmente por productos, canales de distribución y jurisdicciones 3.3 DOCUMENTACION 3.3.1 Criterios y procesos de manejo, guarda y conservación 3.3.2 Elementos o Contenido de la documentación:

a- Manual de Procedimientos del SARLAFT Requisitos Mínimos - Políticas para la administración del Riesgo

- Las metodologías para la segmentación, identificación, medición, Control del riesgo de LA/FT - La estructura organizacional - Funciones y responsabilidades de los administradores del SARLAFT - Medidas para asegurar el cumplimiento del SARLAFT - Procedimientos para identificar, medir, controlar y monitorear el riesgo - Procedimientos de control interno y revisión del SARLAFT - Programas de Capacitación del SARLAFT - Procedimientos (Elementos)

b- Documentos y registros que evidencian la operación del SARLAFT c- Informes de la Junta Directiva, Representante Legal, Oficial de Cumplimiento y los Órganos de Control.

3.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Funciones mínimas a cargo órganos de dirección, control y Administración: 3.4.1 Junta Directiva 3.4.2 Representante Legal 3.4.3 Oficial de Cumplimiento Principal y Suplente

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3.5 ORGANOS DE CONTROL Revisoría Fiscal Auditoria Interna 3.6 INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA * Captura y actualización periódica de la Información * Consolidación Factores de Riesgo * Centralización Factores de Riesgo * Reportes Automáticos 3.7 DIVULGACION DE LA INFORMACION 3.7.1 Reportes Internos * Operaciones Sospechosas * Reportes de la Etapa de Monitoreo 3.7.2 Reportes Externos * De operaciones sospechosas (ROS) * De transacciones en efectivo * De clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo * De operaciones de transferencias, remesas, compra y venta de divisas * De información sobre campañas políticas y partidos políticos.

3. 8 CAPACITACION I V PRÁCTICA INSEGURA

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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIACION DEL TERRORISMO - SARLAFT

I. CONSIDERACIONES GENERALES 1.1 INTRODUCCION El presente Manual tiene como propósito recopilar las diferentes disposiciones, políticas, mecanismos y procedimientos para la prevención del riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT), de acuerdo con la normatividad vigente, con el fin de que sea una herramienta de consulta inmediata para los funcionarios de AGROBOLSA S.A., asesores y directivos. La elaboración del mismo, concordante con los principios contenidos en los Manuales vigentes en AGROBOLSA S.A., en especial en el Código de Conducta o de Ética y en el de la Seguridad de la Información, busca proteger y salvaguardar los intereses de la compañía, en el desarrollo de su objeto social. Los términos del Manual de Políticas y Procedimientos del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo se hacen extensivos a las operaciones que se desarrollen en ejercicio de la labor de Asesorías en el Mercado, actividad alterna al objeto social, autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia Por tal razón permanecerá a disposición de todos los funcionarios de AGROBOLSA S.A. para consulta, siendo obligatoria su lectura y compresión. Todas las inquietudes serán resueltas por la Oficial de Cumplimiento, o en su defecto por la Oficial Suplente de forma inmediata, o en las distintas capacitaciones que se dicten por esta funcionaria, quien deberá realizar pruebas de conocimiento. Su actualización, corresponde a la Junta Directiva, cuando se presente a su consideración, por la gerente. Porque se utiliza al Comisionista de Bolsa.

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Toda industria delictiva que maneja recursos en efectivo tiene el grave problema de los volúmenes en dinero que éstos representan, en la medida en que no pueden realizar importantes transacciones con ese efectivo, sin despertar sospechas. El lavado de dinero se realiza con el objeto de encubrir la actividad criminal con la cual está relacionado, ocultando la verdadera fuente de los fondos, para que después puedan utilizarse libremente. La sociedad comisionista por recibir recursos del público puede ser el principal agente para la transferencia del dinero, por lo que la fase inicial de la inversión o transacciones sea un instrumento fundamental para los blanqueadores. Tradicionalmente el lavado de dinero se ha examinado desde la perspectiva del negocio del narcotráfico , no obstante constituye un procedimiento que puede extenderse a otras modalidades delictivas, como ocurre en el caso del secuestro o los delitos contra la administración pública o un simple atraco a una oficina bancaria o un cheque gemelo, etc. Por su parte, debido al vínculo que existe entre actividades ilegales y financiación del terrorismo, la sociedad comisionista es una forma atractiva para que personas al margen de la ley muevan recursos financieros hacia sus fines. 1.2 AMBITO DE APLICACION Todas las entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia tienen la obligación de diseñar e implementar el SARLAFT de acuerdo con los criterios y parámetros mínimos exigidos en la normatividad y en la Circular Externa 034 de 2015, en concordancia con los estándares internacionales sobre la materia, especialmente los proferidos por el GAFI- GAFISALUD. Las Entidades vigiladas que pretendan implementar el SARLAFT, y que en desarrollo de su actividad busquen vincular como clientes entidades ya vigiladas por la Superintendencia, quedan exceptuadas del cumplimiento de las disposiciones aquí contenidas. 1.3. OBJETIVO

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El presente Manual unifica toda la información concerniente con los mecanismos de control y prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, adoptados por AGROBOLSA S.A., en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes, en especial las Circulares Externas 029 de octubre 3 de 2014 y 034 de septiembre de 2015 de la Superintendencia Financiera de Colombia, Instrucciones Relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, con el fin de evitar que AGROBOLSA S.A. pueda ser utilizada para dar apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades delictivas y para introducir al sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo y para detectar y reportar las operaciones que se pretendan realizar o que se hayan realizado. 1.4. DEFINICION DEL RIESGO LA/FT El riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT) es definido como: “La posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada, por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades”. El riesgo de LA/FT se materializa a través de los riesgos asociados, como son el legal, el reputacional, el operativo y el de contagio a los que se expone la entidad, con el consecuente efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera, cuando es utilizada para tales actividades”. EL SARLAFT se compone de dos fases, a saber: la primera, que corresponde a la prevención del riesgo y cuyo objetivo es prevenir que se introduzcan al sistema financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiación del terrorismo; y la segunda , que corresponde al control y cuyo propósito consiste en detectar y reportar las operaciones que se pretenden realizar o se hayan realizado, para intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT. 1.5 ALCANCE DEL SISTEMA DE ADIMINISTRACION DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACION DEL TERRORISMO Como Sistema de Administración de Riesgo, el SARLAFT se instrumenta (Alcance) primeramente a través de las etapas y elementos mediante los cuales se administra el riesgo de LA/F y son la fase o pasos sistémicos que se interrelacionan, y de otra, con el conjunto de los elementos a través de

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los cuales, en forma organizada y metódica, se vulnera la administración del riesgo de LA/FT. En el primer caso, las etapas y elementos mencionados también aplican para identificar cómo los recursos se conectan con actividades de financiación del terrorismo. Las transacciones asociadas con la financiación del terrorismo, pueden realizarse en pequeñas cuantías, inferiores en todo caso a los montos mínimos establecidos, para el seguimiento del lavado de activos. En el segundo caso, las acciones de los terroristas pueden presentarse como inocentes en apariencia, como por ejemplo la compra de materiales y servicios para cometer actos terroristas, por lo cual resulta difícil establecer etapas. AGROBOLSA S.A. estará atenta para incorporar en su Sistema de Administración de Riesgo LA/FT, las tipologías que los organismos de vigilancia y control, a nivel nacional e internacional, y los organismos que realizan seguimiento a este tipo de actividades, lleguen a desarrollar. 1.6. POLÍTICAS INTERNAS, MANUAL DE CONDUCTA Y ETICA El Código de Conducta y Ética aprobado por la Junta Directiva de la Compañía en sesión ordinaria del 12 de septiembre de 2016, se aplica en lo pertinente al Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, atendiendo lo dispuesto por la normatividad, por lo que los lineamientos generales señalados en el Código, son reglas de conducta que orientan la actuación de la entidad y de los accionistas. Puntualmente el Código de Conducta en la PARTE I, Artículo 6, señala que lo allí expuesto se aplica a las obligaciones contenidas en el MANUAL SARLAFT, por lo que a continuación se integra el contenido del Código de Conducta Partes I y III a este documento, debiendo leerse cuando se habla de Bolsa Nacional Agropecuaria, BOLSA MERCANTIL DE COLOMBIA.

- Todos los funcionarios de AGROBOLSA S.A. deben regir su desempeño por el presente Manual, entendiendo que ellos mismos pueden intentar ser utilizados por personas inescrupulosas, para actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo.

- Es responsabilidad de cada funcionario, reportar cualquier hecho o situación sospechosa que le haga suponer que puede estarse presentando un intento de lavado de activos o financiación del terrorismo a través de AGROBOLSA S.A.

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- Además, si un funcionario de AGROBOLSA S.A. considera que su juicio se ve afectado por los vínculos que posea con personas relacionadas con la Compañía, a nivel de clientes, usuarios, proveedores, empleados o accionistas, y que a raíz de dichos vínculos la evaluación del riesgo de lavado de activos o financiación del terrorismo puede verse afectada, debe informar del hecho concreto al Oficial de Cumplimiento, para que lleve a cabo los controles establecidos por la compañía.

- Los funcionarios de nomina y los free lance deben anteponer el

cumplimiento de las normas en materia de SARLAFT, al logro de las metas comerciales o de costos de adquisición de productos y servicios. El Oficial de Cumplimiento deberá brindar todo el apoyo necesario a los funcionarios que se encuentren frente a una situación de esta clase.

- En cualquier caso, el Oficial de Cumplimiento de oficio, podrá identificar situaciones de conflicto de interés y proceder de inmediato a establecer los controles necesarios para resolver el conflicto, los cuales pueden incluir procesos de identificación, medición, control y monitoreo más estrictos, o la realización de los mismos por funcionarios diferentes de la entidad, o que posean un nivel jerárquico superior al de la persona que originó el conflicto

- El SARLAFT contiene los mecanismos para hacer partícipes a todos los empleados en la administración del riesgo de LA/FT, el cual debe hacer parte de la cultura organizacional generando conciencia en la responsabilidad que estos poseen dentro de las actividades desarrolladas por AGROBOLSA S.A. Para ello, además del programa de capacitación que el Oficial de Cumplimiento implementará, se hará énfasis en las sanciones que la omisión de todos aspectos contemplados en el presente Manual, tiene sobre los funcionarios que lo incumplan.

- El incumplimiento en la aplicación de las funciones y responsabilidades inherentes al SARLAFT por parte de cualquier funcionario conllevará a la aplicación de sanciones establecidas por la administración de la Sociedad, independientemente de las sanciones que la Ley establezca, todo ello sin perjuicio de las sanciones administrativas que pueda imponer la Superintendencia Financiera de Colombia a la Compañía.

- El SARLAFT incluye el diseño e implementación de herramientas de control que permitan prevenir, detectar y reportar de manera oportuna y eficaz el lavado de activos y la financiación del terrorismo a través de los

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productos y servicios ofrecidos por la Compañía. El Oficial de Cumplimiento diseñará e implementará las metodologías para llevar a cabo las etapas de identificación, medición, control y monitoreo que componen el SARLAFT y velará por la difusión de las mismas a los funcionarios responsables de su ejecución. De acuerdo con el perfil de riesgo LA/FT que se establezca, a raíz de la medición de los eventos de riesgo que pueden afectar a la entidad, el Oficial de Cumplimiento deberá llevar a cabo procesos de monitoreo y control más estrictos para aquellos clientes más expuestos a dichos eventos de riesgo, para lo cual podrá apoyarse de ser necesario, en expertos en la materia, que existan tanto dentro como fuera de AGROBOLSA S.A.

- AGROBOLSA S.A. llevará a cabo una revisión periódica de las políticas,

elementos, metodologías y procedimientos de cada una de las etapas que conforman la administración del SARLAFT, para asegurar su funcionamiento efectivo, eficiente y oportuno, así como para evaluar su nivel de congruencia con los cambios efectuados en los procesos gestados al interior de la Compañía.

- El SARLAFT abarca todas las actividades llevadas a cabo por AGROBOLSA S.A., en desarrollo de su objeto social y en los extensivos.

- Para efectos de este Manual, todas las operaciones con los diferentes tipos de clientes se considerarán relevantes, siempre y cuando su valor mensual supere los tres (3) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

- El Oficial de Cumplimiento de AGROBOLSA S.A. es el encargado de dar a conocer a los nuevos empleados las metodologías y procedimientos relativos al SARLAFT al igual que las implicaciones del incumplimiento de las actividades propias de su ejecución, para lo cual dejará copia de la constancia que certifique que el funcionario ha recibido, leído, comprendido y entendido la información recibida.

- El Oficial de Cumplimiento de AGROBOLSA S.A. es el responsable de dar divulgar y capacitar al personal de la Compañía sobre las actualizaciones del Manual de Procedimientos del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAFT, para lo cual dejará constancia firmada de las capacitaciones realizadas.

- La Junta Directiva de AGROBOLSA S.A. aprobará las políticas establecidas

dentro del SARLAFT y ordenará los correctivos que sean necesarios en

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procura de eliminar este riesgo. Así mismo velará porque los lineamientos aquí establecidos sean acatados por todos los funcionarios de la Compañía.

1.7. RESPONSABILIDAD DE LA ENTIDAD Y DE TODOS LOS EMPLEADOS O DIRECTIVOS La responsabilidad de AGROBOLSA S.A. y de todos los funcionarios conforme a las disposiciones vigentes, lleva a que los actos y conductas del personal directivo, el área comercial, administrativo y de operaciones sean imputables a la institución, como persona jurídica sin perjuicio de que las personas naturales autoras de tales actos y conductas, queden sujetas a las responsabilidades civiles y penales, en términos de ley cuando AGROBOLSA S.A. se use como instrumento en el LA/FT. a.- Responsabilidades Ningún funcionario de AGROBOLSA S.A. en el ejercicio de sus funciones podrá vincular clientes sin haber diligenciado previamente la documentación prevista para la vinculación de personas naturales o jurídicas, practicar la visita reglamentaria y contar con la aprobación del Oficial de Cumplimiento. La refrendación de la apertura con su firma es la garantía para la Compañía del conocimiento del cliente y de que los documentos entregados corresponden a la veracidad de la información. Así mismo que realizó la visita de conocimiento del cliente, de sus instalaciones y de su actividad. b.- Deberes b.i El área comercial deberá constatar personalmente y con relativa frecuencia el entorno de los clientes y mantener comunicaciones permanentes con ellos, para conocer su propia autoría, las circunstancias de modo o lugar que hacen que los negocios aceptados presente cambios en su estructura. b.ii Así mismo deberá trabajar unidamente al Oficial de Cumplimiento para entregar a este funcionario la actualización de información y/o documentos de los clientes, por lo menos una vez al año. b.iii. Deberá participar con su conocimiento y experiencia en los comités opinando sobre los distintos negocios adelantados e informando de hechos conocidos directa o indirectamente, cuando puedan incidir en su ejecución,

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suministrando la información recogida, si en su sentir esos datos podrían llevar a la Compañía a declarar la presencia de una operación sospechosa. b.iv. Deberá desplegar mayor diligencia y prudencia cuando se trate de vincular clientes personas naturales o jurídicas que no sean vigilados por la Superintendencia Financiera de Colombia por ser clientes ajenos a la cultura de suministrar información financiera, como si ocurre en este sector. Siempre deberá identificar al comprador y al vendedor, así como la actividad económica del mismo. Como el mayor riesgo de incurrir en el incumplimiento del SARLAFT puede gestarse en el área comercial cuando se trate de negocios con las personas aquí citadas, deberán contar siempre con la autorización de la Gerencia y del Oficial de Cumplimiento. b-vi. Cuando el área comercial desarrolle nuevos productos, los mismos podrán ofrecerse mientras se analizan los riegos potenciales de los mismos frente al Manual de SARLAFT. c. Facultades El presente Manual va dirigido a los órganos de administración y de control, al Oficial de Cumplimiento Principal y Suplente, así como a todos los empleados de nomina y free lance, y directivos de AGROBOLSA S.A., que estén o no involucrados directamente en los procedimientos descritos. El incumplimiento de dichos procedimientos sin justificación, ya sea por acción u omisión, se califica como falta grave y se sancionará con base en el marco normativo de las relaciones laborales y específicamente en el contrato laboral. Le corresponde a la Gerencia de la Compañía sancionar con multa o suspensión, según la gravedad del caso, a los funcionarios que desconozcan el Manual de SARLAFT e induzcan a la Compañía en la asunción de riesgos potenciales, cuando así lo notifique la Oficial de Cumplimiento o la Suplente y se cuente con la respectiva carta de explicaciones a cargo del funcionario comprometido. En todo caso se seguirá el procedimiento establecido en el Reglamento Interno de Trabajo. d. Sanciones Administrativas por parte de la Superintendencia Financiera

El incumplimiento de los procedimientos específicos para la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo contenidos en el presente Manual, dará lugar a las sanciones previstas por la Superintendencia Financiera de Colombia.

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Adicionalmente, la violación a la reserva de la información contenida en los Reportes de Operaciones Sospechosas – ROS – a la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF – adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por parte de funcionarios de AGROBOLSA S.A, dará lugar a las mismas sanciones citadas en el párrafo anterior, sin perjuicio de la sanción penal que por esta conducta pueda corresponder. 1.8 DEFINICIONES Para efectos de la aplicación del Manual los siguientes términos deben entenderse de acuerdo con las definiciones aquí establecidas: 1.8.1 AGENTES ECONOMICOS: Son todas las personas naturales o jurídicas que realizan operaciones económicas dentro de un sistema. 1.8.2 FACTORES DE RIESGO: Son los Agentes generadores del riesgo LA/FT

a- Cliente: Es toda persona natural o jurídica con la cual AGROBOLSA S.A.

establece y mantiene una relación contractual o legal para el suministro de cualquier producto propio de su actividad.

b- Usuario: Son aquellas personas naturales o jurídicas a las que, sin ser

cliente, se les presta un servicio. c- Productos: Son las operaciones legalmente autorizadas que puede

adelantar AGROBOLSA S.A. mediante la celebración de un Contrato de comisión o de corretaje o de un Contrato de Asesoria.

d- Canales de Distribución e- Jurisdicciones

1.8.3: RIESGOS ASOCIADOS al LA/FT: Son los riesgos a través de los cuales se materializa el riesgo de LA/FT, como el legal, el reputacional, el operativo y el de contagio.

a- Reputacional: Es la posibilidad de perdida en que se incurre por desprestigio, mala imagen, publicidad negativa, cierta o no, respecto de la

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institución y sus practicas de negocios, que cause perdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.

b- Legal: Es la posibilidad de pérdida en la que se incurre AGROBOLSA S.A.

al ser sancionada u obligada a indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas, regulaciones y obligaciones contractuales. También como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones, derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios.

c- Residual o neto: Es el nivel resultante del riesgo después de aplicar los

controles 1.8.4: SEGMENTACION: Es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos. La separación se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características. -----------------------

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II. ETAPAS DEL SARLAFT El SARLAFT involucra como mínimo, las siguientes etapas: 2.1. IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO LA/FT

Esta primera etapa permite a AGROBOLSA S.A. identificar los riesgos de LA/FT inherentes y asociados al desarrollo de su actividad y a los cuales se vea expuesta, o por el lanzamiento de nuevos productos o por la incursión en nuevos mercados en relación con el riesgo, teniendo en cuenta, por lo menos, los riesgos clientes, productos, canales de distribución y jurisdicciones. 2.1.1. Metodología de Segmentación de los Factores de Riesgo LA/FT La segmentación es el proceso por medio del cual se lleva a cabo la separación de elementos en grupos homogéneos al interior de ellos y heterogéneos entre ellos y se fundamenta en el reconocimiento de diferencias significativas en sus características. La metodología que se empleara en la segmentación de los factores de riesgo es R (Lenguaje de Programación para análisis de datos) a través del análisis de conglomerados. Contempla las etapas a continuación enunciadas:

Comprensión del negocio: Se busca conocer la actividad de la Comisionista, su situación actual, las características relevantes y la identificación de los problemas que se pueden presentar en el marco de la normatividad.

Comprensión de los datos: Se parte de la base de datos e información disponible para la segmentación. La misma debe estar depurada, ser confiable y tener toda la información necesaria para el objetivo propuesto.

Preparación de los datos. Se parte de la derivación de variables y la modificación de los mismos, para contar con la información que es

requerida por los algoritmos que se utilizan en la etapa de modelado.

Modelado: El modelo construido y la evaluación de las técnicas de modelado se evalúa en los resultados arrojados, para su interpretación general en temas de exactitud del modelo.

Evaluación: Se busca identificar las técnicas con mejor desempeño y la selección del mejor modelo para el entendimiento del negocio.

Desarrollo: Con la entrega del documento final del modelo se da vía a la producción para continuar con las fases de automatización, seguimiento y evaluación de desempeño.

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A través de los procesos enunciados, se desarrollara la segmentación de los factores de riesgo de LA/FT, partiendo de la formación de grupos (segmentos) a partir de un conjunto de objetos (clientes, jurisdicciones etc). Si se considera necesaria la creación de subproductos o subservicios dentro de la segmentación, se cumplirá para este nuevo segmento el procedimiento como ya se ha mencionado. 2.1.2. Segmentación de los factores de riesgo definidos con base en la

metodología establecida. AGROBOLSA S.A. segmentará los factores de riesgo de acuerdo con las características particulares de cada uno de ellos, garantizando homogeneidad al interior de los segmentos y heterogeneidad entre ellos, con base en la metodología estadística de segmentación consignada en el presente Manual. A través de la segmentación y del análisis de conglomerados se determinaran las características usuales de las transacciones que se desarrollan, para compararlas con las que realizan los clientes, a efectos de detectar las operaciones inusuales. La segmentación atenderá como mínimo las siguientes variables en cada sector:

a. Clientes: actividad económica, volumen o frecuencia de sus transacciones, monto de ingresos y monto de ingresos, egresos y patrimonio, etc.

b. Productos: naturaleza, características y nicho de mercado o destinatarios, etc.

c. Canales de distribución: naturaleza y características, etc. d. Jurisdicciones: ubicación, características y naturaleza de las

transacciones, etc. e. Usuarios: De acuerdo con las definiciones de la regulación vigente, se

deberá llevar un registro individual de control, dependiendo del tipo de servicio que se le preste: registro de facturas, gestión o pago de incentivos otorgados por el Gobierno Nacional u otros. Según criterio del Oficial de Cumplimiento y de acuerdo con la información que soporte su decisión se podrá exigir a cada usuario el diligenciamiento de la información exigida a los clientes.

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2.1.3. Metodología para la identificación del riesgo de LA/FT y los riesgos asociados, respecto de cada uno de los factores de riesgo segmentados.

La metodología que se empleara en la identificación del riesgo de LA/FT y los riesgos asociados respecto de cada uno de los factores de riesgo será R por la gran variedad de algoritmos de segmentación implementados por la comunidad de colaboradores. Con base en lo anterior AGROBOLSA S.A. Identificara los riesgos posibles con base en aquellos eventos que podrían crear, aumentar, prevenir, degradar, acelerar o retrasar el logro de los objetivos. Adicionalmente a esta metodología se empleara la técnica de identificación definida como “juicios basados en la experiencia y los registros”, de ser necesario, al estar frente a riesgos de LA/FT que pueden ser identificados a partir de la experiencia y conocimiento de los expertos internos o externos de AGROBOLSA S.A., mediante la realización de talleres. Los riesgos identificados de esta forma, serán incluidos junto con la tipología existente, dentro del conjunto de riesgos que se deben analizar y medir posteriormente. El conjunto de riesgos por segmento previamente identificado, debe quedar debidamente documentado. 2.1.4. Identificación formas en las que puede presentarse el riesgo En forma continua y permanente se identificaran los eventos de riesgo de LA/FT soportados en la experiencia de AGROBOLSA S.A. y en la de factores afines a la actividad que desarrolla, asi:

a- Frente a la Comisionista y a sus funcionarios. b- Con base en Tipologías, prácticas y documentos nacionales e

internacionales. c- En experiencias de otras Comisionistas d- Recomendaciones acordadas en las Reuniones del Comité de Expertos,

para validar y agrupar los eventos de riesgos identificados. e- Nuevos objetivos de la compañía en la administración del riesgo LA/FT f- Consultas de fuentes externas de información

2.2. MEDICIÓN O EVALUACIÓN DEL RIESGO DE LA/FT

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Una vez concluida la etapa de identificación, AGROBOLSA S.A. procederá a medir la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo inherente de LA/FT con respecto a cada uno de los factores de riesgo identificados, al igual que determinará el impacto en caso de materializarse por medio de los riesgos asociados. Con base en el resultado de la medición se podrá establecer el perfil de riesgo inherente y las mediciones agregadas en cada factor de riesgo. El resultado de estas mediciones podrá ser de carácter cualitativo y cuantitativo. 2.2.2. Metodologías de medición o evaluación Para medir el riesgo de LA/FT AGROBOLSA S.A. establecerá las metodologías de medición con el fin de determinar la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo y su impacto en caso de materializarse frente a cada uno de los factores de riesgo y los riesgos asociados. La metodología para la medición del riesgo de LA/FT es la norma NTC ISO 31000 de ICONTEC, numeral 5.4.3 y se soporta en la identificación de los eventos de riesgo. La determinación de la probabilidad y el impacto por cada riesgo asociado le corresponde al Juicio de Expertos. Cada evento de riesgo de LA/FT se vinculara a los factores de riesgo correspondientes, mediante la asignación de una probabilidad desagregada. En la medida que la metodología para la Medición del Riesgo sea insuficiente para el tamaño de la compañía y para el volumen de negocios o de actividades desarrolladas, se evaluara el procedimiento a fin de complementarla o de adicionarla con otras ayudas. 2.2.3 Aplicación metodologías para realizar la medición o evaluación de los factores de riesgo. La medición de los riesgos a través del método de expertos se hará por lo menos en forma trimestral. El Oficial de Cumplimiento someterá a consideración de la Junta Directiva la lista de expertos externos e internos que pueden llegar a ser parte de este comité, para oficializar su constitución. Los análisis y resultados de este grupo de expertos sobre la medición de los factores de riesgo, soportaran la matriz de riesgo de impacto y probabilidad. 2.3. MECANISMOS DE CONTROL PARA EL RIESGO DE LA/FT

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El cumplimiento de las etapas anteriores trae como resultado la toma de medidas conducentes a controlar el riesgo inherente al que se vea expuesta la comisionista por los factores de riesgo y por los riesgos asociados. Igualmente controlara la disminución de ocurrencia del riesgo residual en caso de materializarse. 2.3.1. Metodologías para definir medidas de control del riesgo LA/FT. La metodología para definir medidas de control del riesgo cubre todos los factores de riesgo y los asociados. Se desarrollaran reportes que permitan establecer las evoluciones del riesgo, así como la eficiencia de los controles adoptados. 2.3.2. Niveles de Exposición de acuerdo con la calificación en la etapa de medición. Permite establecer los niveles de exposición en razón de la calificación dada a los factores de riesgo. En la etapa de medición se debe considerar la posibilidad o la probabilidad de ocurrencia y el impacto de materialización de los riesgos. 2.4. MONITOREO PARA LA PREVENCIÓN DEL RIESGO DE LA/FT La cuarta etapa de monitoreo le permite a AGROBOLSA S.A. a través del Oficial de Cumplimiento, efectuar un adecuado seguimiento del perfil de riesgo y, en general, del SARLAFT, así como llevar a cabo la detección de operaciones inusuales y/o sospechosas que se pudieran efectuar en la Compañía. 2.4.1 Reporte de operaciones sospechosas a la UIAF Permite cumplir automáticamente con la generación y envío de los reportes de clientes y usuarios de operaciones sospechosas, a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF, a cargo de la Oficial de Cumplimiento. 2.4.2 Procesos de seguimiento efectivo para corrección de deficiencias del SARLAFT Le corresponde al Oficial de Cumplimiento como mínimo, monitorear el riesgo de LA/FT a través de un proceso de seguimiento efectivo que facilite la rápida detección y corrección de las deficiencias del SARLAFT, para evaluar su eficacia. Dicho seguimiento tendrá una periodicidad acorde con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad, pero en todo caso, debe realizarse con una periodicidad semestral.

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2.4.3 y 2.4.4. Seguimiento y comparación riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y de los asociados. Igualmente el Oficial de Cumplimiento realizar el seguimiento y comparación del riesgo inherente y residual de cada factor de riesgo y de los riesgos asociados, asegurando que se encuentren en los niveles de aceptación establecidos por AGROBOLSA S.A y que los controles y alertas de todos los riesgos sean comprensivos de todos los riesgos, y que los mismos estén funcionando en forma oportuna, efectiva y eficiente. 2.4.5 Creación indicadores descriptivos y/o prospectivos

Se mantendrán indicadores descriptivos y/o prospectivos que evidencien potenciales fuentes de riesgo de LA/FT, asi: Numero de clientes inactivos/ Total de clientes activos Numero de clientes rechazados/ Total de clientes vinculados Numero de clientes por actualizar/Total actualizaciones recibidas Numero de solicitudes de actualización/ Total actualizaciones recibidas Consolidados y evolución del riesgo inherente y residual

El monitoreo debe permitir a AGROBOLSA S.A., comparar la evolución del perfil de riesgo inherente con el perfil de riesgo residual de LA/FT de la entidad. III ELEMENTOS DEL SARLAFT 3.1 POLITICAS 3.1.1. Definición. Manejo Son los lineamientos generales establecidos por AGROBOLSA S.A. para permitir un eficiente, oportuno y eficaz funcionamiento del SARLAFT. Todas las etapas y elementos del SARLAFT tendrán políticas claras y aplicables. 3.1.2 Incorporación Código de Conducta Todas las políticas están incorporadas en el Código de Conducta / Ética, con el fin de orientar la actuación de todos los funcionarios de AGROBOLSA S.A. en el manejo del SARLAFT, estableciendo sanciones y procedimientos por su inobservancia, así como las consecuencias por el incumplimiento.

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3.1.3.. Requisitos mínimos que deben cumplirse

Impulsar a nivel institucional la cultura en materia del SARLAFT como Sistema de Administración de Riesgo, al interior de la compañía. Permanentemente los empleados y demás vinculados se capacitaran sobre el tema a través de talleres, charlas y entrega de documentación relativa con el tema.

Velar por el cumplimiento del Manual, reglamentos, políticas y demás disposiciones legales por parte de la Administración, de los oficiales de Cumplimiento y de todos los funcionarios y free lance vinculados, señalando las consecuencias que genera el incumplimiento del SARLAFT.

La prevención y resolución de conflictos de interés que se circunscribirá a lo establecido en el Código de Conducta..

Esfuerzos generosos en la vinculación de clientes y en el monitoreo de operaciones de nacionales o extranjeros, por su perfil o por las funciones que desempeñan al poner en mayor riesgo a AGROBOLSA S.A.

Definición de parámetros para el manejo de los factores de riesgo LA/FT. Los clientes, productos, canales y jurisdicciones son objeto de identificación, medición, control y monitoreo dentro del SARLAFT. Los lineamientos o políticas frente a los riesgos asociados implican compromisos de parte de la comisionista para no llegar:

a- Al riesgo legal: Dando cumplimiento a la normatividad vigente en materia del SARLAFT y prestando colaboración a las autoridades competentes. b- Al riesgo operativo: Cumpliendo por parte de los empleados y vinculados las disposiciones establecidas en el presente Manual para no llegar al riesgo operativo. c- Al riesgo de contagio: Protegiendo a AGROBOLSA S.A para que no sea utilizada en forma directa o indirecta como instrumento para el LA/FT. d- Al riesgo reputacional: Estableciendo que la información sobre la presencia de operaciones inusuales o sospechosas es de la reserva y por lo tanto de carácter confidencial.

Manejo reservado y garantizado de la información reportada a cargo de la Junta Directiva, la Oficial de Cumplimiento, los órganos de administración y

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control de AGROBOLSA S.A. y demás empleados. Todos están comprometidos en guardar reserva y salvaguardar la información reportada a la UIAF. No podrán dar a conocer a quienes hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que han reportado a la UIAF información sobre las mismas.

La Oficial de Cumplimiento, velara porque la documentación del SARLAFT cuente con respaldo físico y se garantice su integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida.

Establecer en el Código de Conducta, que el cumplimiento de las normas en materia de SARLAFT se antepone a las metas comerciales sin excepción.

3.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIÔN Y FUNCIONAMIENTO

DE LAS ETAPAS DEL SARLAFT 3.2.1 Atención requerimiento de información autoridades competentes En los eventos en los cuales las autoridades con funciones de lucha contra el LAFT, identifiquen de manera particular y soliciten por intermedio de la Superintendencia Financiera de Colombia, un monitoreo especial de ciertas operaciones o clientes, AGROBOLSA S.A. colaborará activamente suministrando toda la información de la cual disponga de sus clientes y proveedores, a la autoridad que conforme a la ley compete su conocimiento. Esta labor será atendida por el Oficial de Cumplimiento, quien con ayuda de las demás áreas que considere, dará respuesta a dichos requerimientos dentro de los plazos estipulados por autoridades competentes. 3.2.2. Consulta listas vinculantes para Colombia Previamente a la vinculación de los clientes personas naturales y a su creación en la base de datos de AGROBOLSA S.A. la Oficial de Cumplimiento Principal y en su defecto la Suplente, procederá a verificar obligatoriamente que el titular de la cuenta y las personas con firma autorizada, no se encuentran relacionados en las listas de la ONU, la OFAC y CIFIN y voluntariamente, en listas internas como Procuraduría, Contraloría o Fiscalía. Si se esta frente a la vinculación de una persona jurídica el procedimiento anterior se le sigue al representante legal y accionistas que tengan mas del 5% o más del capital social.

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3.2.3. Sanciones por incumplimientos normas. Procesos Se procederá de acuerdo con lo establecido en el capitulo I del presente Manual y lo previsto por el Código de Conducta de AGROBOLSA S.A. para todos los funcionarios, sin excepción, frente al incumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos en el Manual, en sus actualizaciones y en las normas legales que regulan el tema. Cualquier incumplimiento a las normas, acarreara sanciones de tipo laboral, administrativo y penales, según la gravedad de la infracción. Prohibiciones

a. Se prohíbe la vinculación de clientes para cualquier inversión en AGROBOLSA S.A. respecto de los cuales exista una mínima duda sobre el origen de sus recursos, la claridad y/o licitud de su actividad, o por su posible vinculación en actividades ilícitas. Para el efecto todos los empleados en el desarrollo de sus funciones deberán ser diligentes y/o ejercer el máximo cuidado en el conocimiento y manejo de las operaciones de los clientes.

b. No se pueden desatender las solicitudes válidamente recibidas de las autoridades que combaten el LA/FT; por consiguiente queda prohibido comunicar al cliente de la diligencia y/o información que se haya suministrado a las autoridades investigativas.

c. Queda prohibido prestar algún servicio o celebrar alguna operación sin el lleno de los requisitos legales e internos establecidos para el efecto.

d. La reserva no es oponible a las solicitudes de información formuladas de manera específica por las autoridades dentro de las investigaciones de su competencia.

3.2.4 Procesos eficaces y oportunos para el conocimiento de los clientes.

Mecanismos

a- Conocimiento del cliente actual y potencial. b- Conocimiento del Mercado. c- Identificación y análisis las operaciones inusuales.

d- Determinación y reporte de operaciones sospechosas.

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3.2.4.1 Conocimiento del Cliente actual y potencial Toda persona natural o jurídica que tenga interés en vincularse a AGROBOLSA S.A. debe diligenciar en su totalidad el formulario de vinculación de conocimiento del cliente, firmarlo con huella, anexando los documentos que se soliciten. Para asegurar el estricto cumplimiento de AGROBOLSA S.A. a las obligaciones relacionadas con listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con lo establecido en el capitulo III, punto 3.2, numeral 3.3.2 del presente Manual , se establece que ningún funcionario de la Compañía podrá autorizar operación alguna, servicio, apoyo o celebración de contratos de ningún tipo con las personas y empresas que aparezcan en las listas de negativos, para lo cual se ha alimentado dicha información en el sistema. a- Requisitos: a.i -Identificación Todos los vinculados a través del formulario respectivo, trátese de personas naturales y jurídicas, actuales o potenciales deben estar identificados e individualizados. Los datos son indispensables para conocer de manera permanente y actualizada a los clientes. La identificación presupone el conocimiento y esta, la verificación de los datos. La vinculación de personas jurídicas, el conocimiento del cliente supone, además conocer la estructura de su propiedad, es decir la identidad de accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del 5% de su capital social o participación en la entidad. a.ii Actividad Económica El conocimiento del cliente le debe permitir a AGROBOLSA S.A. conocer características, montos y procedencia de sus ingresos y egresos para lo cual monitoreara continuamente las operaciones.

a.iii Recaudo información. Verificación de la información de las transacciones versus la actividad económica. Recaudar la información que permita comparar las características de sus transacciones, con las de su actividad económica.

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a.iv Excepciones a la obligación de diligenciar el formulario de solicitud de vinculación de clientes y de realizar entrevista De acuerdo con la normatividad del Título I Capítulo IV de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, en el desarrollo de los procedimientos de conocimiento del cliente, AGROBOLSA S.A. no estará en la obligación de exigir el formulario de solicitud de vinculación ni realizar entrevista al potencial cliente cuando quiera que se trate de alguna de las operaciones, productos o servicios exceptuados en dicha norma. a.v Personas política y públicamente expuestas (PeP’S) La vinculación de clientes nacionales o extranjeros que por su perfil o por las funciones que desempeñan exponen en mayor grado a AGROBOLSA S.A. al riesgo de LA/FT, por manejar recursos públicos o porque tienen algún grado de poder o de reconocimiento, se someterá a procedimientos mas exigentes y a la creación de mecanismos que permitan identificar los clientes que responden a estos perfiles. La aprobación definitiva de vinculación de clientes con perfil PePs le corresponde a una instancia superior dentro del organigrama de AGROBOLSA S.A. al que normalmente las aprueba. Las alarmas y/o mecanismos efectivos, eficientes y oportunos que permitan identificar y monitorear plenamente estos casos de clientes personas naturales o jurídicas cuando realicen operaciones bursátiles, serán supervisados todo el tiempo por la Oficial de Cumplimiento e informara de ellas a la Gerencia de la compañía. En el evento en que un cliente o beneficiario final pase a ser una persona públicamente expuesta en los términos señalados en el presente Manual, deberá obtenerse la aprobación de la Junta Directiva previa solicitud de la Oficial de Cumplimiento, para continuar con la relación comercial.

El Oficial de Cumplimiento debe tener especial vigilancia acerca de las señales de enriquecimiento ilícito de las personas política y públicamente expuestas. Adicionalmente, debe tener en cuenta las siguientes tipologías: Existencia de operaciones en moneda extranjera y cuentas bancarias en el exterior, participaciones societarias, de representación legal o en sectores de la economía que difieran bastante de la actividad tradicional de la persona. a.vi Manejo recursos campañas políticas, Metodologías.

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Se establecerán las siguientes metodologías para el manejo de estos recursos:

- Para identificar operaciones inusuales y reportar las sospechosas vinculadas a donaciones o aportes. - Para identificar los funcionarios autorizados por las campañas políticas y los partidos políticos para efectuar los retiros y para devolver aportes o donaciones, cuando a juicio de la Oficial de Cumplimiento y del Gerente no contribuyen a la financiación de las mismas. - Para controlar los aportes o donaciones en efectivo de acuerdo con las cuantías máximas establecidas para depósitos o para retiros en efectivo. Para establecer un medio de información al publico sobre los movimientos. b. Parámetros y procedimientos mínimos de conocimiento de los clientes b.i Diligenciamiento de Formularios. El diligenciamiento de los formularios y la apertura de cuenta para vinculación de las personas naturales y jurídicas en cabeza de los representantes legales, deberá estar a cargo de los operadores o comerciales interesados, por ser los responsables del cliente y de la realización de la entrevista y de la visita de conocimiento. Los formularios deben estar diligenciados en su totalidad. No pueden quedar espacios en blanco y soportarse con los documentos que se soliciten. b.ii Confirmación y actualización de datos Se realizaran las diligencias necesarias para confirmar y actualizar como mínimo una vez al año los datos suministrados en el formulario de vinculación y que pueden variar como dirección, teléfono, origen de los recursos etc., o cuando cambie la participación de los asociados o accionistas en los términos exigidos en el formulario de vinculación,

b.iii Firma digital: Es admisible el diligenciamiento del formulario con firma digital de acuerdo con el procedimiento señalado en la ley 527 de 1999. También es aceptable el envió de los documentos que los soportan (Escaneados). b.iv Realización de entrevistas: La visita y entrevista personal del potencial cliente es obligatoria, documentándose en un acta firmada por las partes. Podrá exceptuarse la entrevista presencial en algunos casos, con la autorización del Oficial de Cumplimiento para lo cual se aplicara el procedimiento adoptado, en el que predomine el seguimiento exhaustivo.

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3.2.4.2 Conocimiento del mercado. Alcance

Corresponde a AGROBOLSA S.A. conocer las características particulares de las actividades económicas de los clientes y las diferentes operaciones que estos realizan en los diferentes mercados en los que participan, para tener un conocimiento del mercado que le permita establecer con claridad las características usuales de los agentes económicos que participan en ellos. 3.2.4.3 Identificación y reporte de operaciones Inusuales. Son operaciones inusuales aquellas transacciones que cumplen, cuando menos con una de las siguientes características:

* No guardan relación con la actividad económica o se salen de los parámetros adicionales fijados por la entidad y,

* Respecto de las cuales la entidad no ha encontrado explicación o justificación que se considere razonable. De estas operaciones se dejara constancia por parte del oficial de cumplimiento, quien determinara aquellas que resulten relevantes. El buen conocimiento del mercado objetivo sobre toda clase de productos o servicios así como el perfil de los clientes y usuarios, será la herramienta que le permitirá a AGROBOLSA S.A. diseñar las señales de alerta que lo lleven a detectar la presencia de operaciones inusuales o sospechosas.

Se entiende que hay conflictos de interés en el análisis de operaciones inusuales o en el análisis de operaciones sospechosas cuando estas han sido realizadas por cónyuges o compañeros permanentes, parientes dentro del segundo grado de consaguinidad, segundo de afinidad o primero civil o de aquellas operaciones en que los encargados del estudio tengan algún interés personal o busque el favorecimiento de otra persona. 3.2.4.4 Determinación y reporte de operaciones sospechosas Por su parte, las operaciones sospechosas son aquellas inusuales que por sus características particulares y conforme al sano criterio de la entidad y confrontadas con la información acerca del cliente y el mercado pueden conducir

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razonablemente a sospechar que se está usando la operación financiera para ocultar, transferir, inventar o asegurar recursos provenientes de actividades ilícitas. Las operaciones sospechosas, responden al siguiente análisis: c.i Evaluación de operaciones realizadas

c.ii Comparación del promedio de operaciones mensuales con las realizadas en el mes actual

c.iii Análisis de la actividad desarrollada por el cliente y su información financiera

c.iv Entrevista personal o telefónica con el cliente que determine o aclare el origen de los fondos cuando la operación se encuentre fuera de los parámetros (inusual)

c.v Solicitud de información al cliente que soporte el origen de los recursos.

c.vi Evaluación de la información entregada por el cliente (coherencia y autenticidad)

Le corresponde a la Oficial de Cumplimiento reportar a la autoridad competente las operaciones calificadas como inusuales o sospechosas, sino tiene explicaciones satisfactorias o justificación, sobre la naturaleza de las mismas.

Metodología para la detección de operaciones inusuales y sospechosas La metodología de detección se soportara en las señales de alerta emitidas por la UIAF y en la opinión de los expertos por el manejo de la información. Mensualmente la oficial de Cumplimiento revisara las alertas generadas, como las transacciones en efectivo para determinar la viabilidad o no del reporte, sin desconocer el monto y frecuencia de las operaciones realizadas. Los indicadores deben referirse además de la frecuencia y monto normal de las operaciones por tipo de producto o servicio al mecanismo de pago, cumplimiento de las operaciones, ordenante registrado y beneficiario de las mismas. 3.2.5 Señales de alerta o alertas tempranas Son hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información relevante a partir de la cual se puede inferir oportunamente la existencia de un hecho o situación determinado como normal. 3.2.6. Segmentación de los factores de riesgo

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a- Alcance: Se tendrán en cuenta los siguientes factores para la segmentación, sin perjuicio de los que se consideren relevantes. b- Variación mínimas en cada sector

- Clientes: actividad económica, volumen operaciones, monto y patrimonio - Productos: naturaleza, nicho de mercado y características - Canales de distribución: naturaleza y características - Jurisdicciones. Ubicación, naturaleza de las transacciones.

3.2.7 Seguimiento de operaciones Luego de establecer los segmentos de cada uno de los factores de riesgo y de medir la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo inherente frente a cada uno de los factores de riesgo, como el impacto de materializarse el riesgo asociado, el Oficial de Cumplimiento, en conjunto con el área comercial de AGROBOLSA S.A., establecerán las principales características de dichos segmentos, contemplando como mínimo las siguientes variables para el seguimiento: a. De operaciones por tipo de producto o servicio y niveles de exposición, de

acuerdo con el factor de riesgo involucrado. b. De monitoreo de las operaciones realizadas, en cada uno de los segmentos de

los factores de riesgo. c. En tratándose del seguimiento de operaciones de usuarios, determinando

cuales resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo a la que exponen la AGROBOLSA S.A.

d. Sobre mecanismos normales de pago y cumplimiento de las operaciones. e. Por clase de Ordenante y/o beneficiario normal de las operaciones. f. Cuando se vinculan clientes sin realizar entrevista, se hará un seguimiento a las

operaciones realizadas para poder administrar el riesgo de LA/FT. Luego de establecer los segmentos de cada uno de los factores de riesgo, el Oficial de

Cumplimiento relacionara las tipologías existentes a las cuales haya lugar para determinar

la incidencia que estas puedan tener sobre cada uno de los factores segmentados. Dichas

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tipologías corresponden a las identificadas por autoridades como la UIAF, o agremiaciones

sectoriales.

3.2.8 Consolidación electrónica de operaciones Se realizara este procedimiento en forma mensual para todas las operaciones de cada uno de los clientes y para todos los productos, canales de distribución de cada cliente. Mensualmente, el Oficial de Cumplimiento, mediante la información obtenida directamente del aplicativo hace un análisis de la consolidación de las operaciones tanto activas como pasivas por cliente y factores de riesgo; es decir, de acuerdo con la segmentación efectuada por la entidad y descrita antes en el presente Manual, con el fin de determinar si se presentaron operaciones inusuales o sospechosas, en los términos previstos. 3.3. DOCUMENTACION

Criterios y procesos de manejo

Elementos 3.3.1 Criterios y procesos de manejo Con el propósito de garantizar un mayor grado de colaboración con las autoridades AGROBOLSA S.A. conservará los documentos soportes de las operaciones relacionados con el tema de LA/FT , todo el tiempo que rige la conservación de libros y papeles de comercio. El Oficial de Cumplimiento velará por la conservación de los siguientes documentos en un lugar apropiado y con dispositivos de seguridad para atender en forma ágil y eficiente los requerimientos de las autoridades. Para efectos de la conservación implementará una base de datos centralizada:

a. Formatos de apertura de cuentas de clientes y proveedores y sus respectivos listados de negocios rechazados.

b. Toda la información relacionada en los informes y/o reportes con las

operaciones que fueron reportadas como inusuales y sospechosas, así como el reporte a la UIAF.

c. Backup de los archivos del aplicativo SARLAFT.

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d. Archivo de clientes exonerados del diligenciamiento de operaciones en

efectivo. Acceso Sin perjuicios de los reportes enviados a la Unidad de Información y Análisis Financiero – UIAF, AGROBOLSA S.A. deberá suministrar la información que requieran las autoridades competentes. - Las entidades y autoridades externas encargadas del tema de prevención del

lavado de activos y financiación del terrorismo. - Los órganos de control de la Compañía - Los funcionarios de la entidad, según las obligaciones y responsabilidades que

deban llevar a cabo en materia de SARLAFT, de acuerdo con las funciones establecidas para los mismos en el presente Manual.

3.3.2 Elementos de la Información: Esta documentación se encuentra compuesta por: a) El Manual de Procedimientos del SARLAFT y las Politicas. b) Los documentos y registros que evidencien la operación efectiva del SARLAFT. c) Los informes de la Junta Directiva, el Representante Legal, el Oficial de

Cumplimiento y los Órganos de Control. 3.4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Funciones mínimas a cargo de los órganos de dirección, control y administración.

3.4.1 De la Junta Directiva Las funciones de la Junta Directiva en materia de SARLAFT son las siguientes: a) Establecer las políticas para el Sistema de Administración de Lavado de

Activos y Financiación del Terrorismo - SARLAFT.

b) Adoptar el Código de Ética en relación con el SARLAFT.

c) Aprobar el Manual de Procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones.

d) Nombrar el Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente.

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e) Determinar el procedimiento para la vinculación de los clientes que pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT, así como las instancias responsables, atendiendo que las mismas deben involucrar funcionarios de la alta gerencia.

f) Hacer seguimiento y pronunciarse periódicamente sobre el perfil de riesgo de LA/FT de la entidad.

g) Pronunciarse y dejar expresa constancia en respectiva acta con respecto a los informes que presente el Oficial de Cumplimiento.

h) Pronunciarse y hacer seguimiento sobre los informes presentados por la Revisoría Fiscal y el Auditor Externo, con referencia a las observaciones o recomendaciones adoptadas al funcionamiento del SARLAFT, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.

i) Establecer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y

mantener en funcionamiento el SARLAFT.

j) Aprobar los criterios objetivos, estableciendo los procedimientos y las instancias responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas.

k) Aprobar y efectuar permanente seguimiento a las metodologías para la realización de entrevistas no presénciales y/o la realización de entrevistas por personal que no tenga la condición de empleado de la AGROBOLSA S.A.

l) Aprobar las metodologías de segmentación, identificación, medición, monitoreo y control del SARLAFT.

m) Designar al responsable autorizado para exonerar clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en efectivo.

n) Designar al responsable del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos, para la oportuna detección de las operaciones inusuales.

o) Definir la vinculación de grupos, para atender el proceso de vinculaciòn y el

conocimiento del cliente

3.4.2 Funciones del Representante legal

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Las funciones del Gerente de la Compañía en materia de SARLAFT son las siguientes:

a) Someter el Manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones, en coordinación con el oficial de cumplimiento, a aprobación de la Junta Directiva.

b) Verificar que los procedimientos establecidos desarrollen todas las políticas del SARLAFT, aprobadas por la Junta Directiva.

c) Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución de los perfiles de riesgo, de los factores de riesgo y de los riesgos asociados.

d) Garantizar que la plataforma tecnológica y las bases de datos cumplan con los criterios y requisitos establecidos en la legislación..

e) Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT.

f) Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento.

g) Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida.

h) Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con terceros, para la realización de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden ser desarrolladas por éstos, de acuerdo con lo señalado en el presente Manual.

3.4.3. Oficial de Cumplimiento Principal y Suplente El Oficial de Cumplimiento y su Suplente son designados por la Junta Directiva, tienen capacidad decisoria y están apoyados por un grupo humano y técnico, que le permiten realizar la gestión. El Oficial de Cumplimiento y su Suplente, deben acreditar conocimiento en materia de administración de riesgos, no pertenecer a órganos de control ni a las áreas directamente relacionadas con las actividades previstas en el objeto social principal, y ser empleados de la entidad. El Oficial de Cumplimiento Principal, debe ser como mínimo funcionario de segundo nivel jerárquico dentro de AGROBOLSA S.A.

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Deben estar posesionados ante la Superintendencia Financiera de Colombia. Dentro de sus funciones se encuentran las siguientes:

a) Velar por el cumplimiento y funcionamiento de las etapas que conforman el SARLAFT de forma efectiva, eficiente y oportuna.

b) Presentar cuando menos en forma trimestral, informes presénciales y escritos a la Junta Directiva, en los cuales se refiera a los siguientes aspectos:

- Los resultados de la gestión desarrollada.

- El cumplimiento en el envío de los reportes a las diferentes autoridades - La evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados, así como de los riesgos asociados. - La efectividad los mecanismos e instrumentos establecidos, así como las medidas adoptadas para corregir las fallas en el SARLAF. - Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva. - Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero – UIAF.

c) Promover la adopción de correctivos al SARLAFT.

d) Coordinar el desarrollo de programas internos de capacitación.

e) Proponer a la administración la actualización y divulgación del Manual de

Procedimientos.

f) Acompañar y ayudar en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales, al área designada por la Junta Directiva

g) Evaluar los informes y adoptar las medidas frente a las deficiencias informadas. por el Auditor Externa y el Revisor Fiscal

h) Colaborar con el delegado de la junta en el diseño de las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.

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i) Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.

j) Desarrollar y someter a la aprobación de la Junta Directiva los criterios objetivos para establecer cuáles son operaciones sospechosas, y determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad.

3.5. ORGANOS DE CONTROL Auditor Externo: Deberá evaluar anualmente la efectividad y cumplimiento de todas y cada una de las etapas y elementos del SARLAFT, con el fin de determinar las deficiencias y sus posibles soluciones, informando de ello a la Junta Directiva y a la Oficial de Cumplimiento. Adicionalmente el Auditor Externo deberá realizar una revisión periódica de los procesos relacionados con las exoneraciones y parametrizaciones de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico. Revisoría Fiscal De conformidad con lo señalado en el numeral 3o. del artículo 207 del Código de Comercio, y de las instrucciones impartidas por la Superintendencia Financiera de Colombia, corresponde a la Revisoría Fiscal velar por el cumplimiento de la ley, por lo que a dicho órgano le compete establecer los mecanismos necesarios para detectar incumplimientos en la función de prevenir el riesgo de LA/FT en la Compañía y reportarlos a la Junta Directiva en forma trimestral, informe que debe contener las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas e instructivos sobre el SARLAFT. Además, pondrá en conocimiento del Oficial de Cumplimiento, las inconsistencias y fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.

3.6. INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA

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AGROBOLSA S.A. cuenta con la tecnología y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada administración del riesgo de LA/FT. El soporte tecnológico, acorde con las actividades, operaciones, riesgo y tamaño, cumple con los requerimientos legales sobre el tema y en especial a las obligaciones impuestas por la Superintendencia Financiera de Colombia. La aplicación cumple con los requisitos mínimos requeridos como son:

Captura y actualización periódica de la información de los distintos factores de riesgo.

Consolidación de las operaciones de los distintos factores de riesgo, de acuerdo con los criterios establecidos.

Centralización de los registros correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y en forma particular a cada uno de los clientes.

Generación de reportes internos y externos

Divulgación de la información en los formatos preestablecidos.

Monitoreo general de operaciones realizadas de modo que por medio de señales de alerta se pueden eventualmente identificar como inusuales o sospechosas.

3.7. DIVULGACION DE LA INFORMACION

En cumplimento a las disposiciones vigentes y a lo previsto en el Manual de

Procedimientos, AGROBOLSA S.A. emitirá reportes de carácter interno y externo, en los plazos señalados.

3.7.1. Reportes Internos Son los reportes que utiliza AGROBOLSA S.A., internamente:

Reporte de Operaciones sospechosas

Reportes en la Etapa de Monitoreo Operaciones sospechosas: “Aquellas que manejen información relevante sobre manejo de activos, pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características, no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su numero, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la Entidad para

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transferir, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación”. (Circular 034 de 2015 Súperfinanciera). Reportes en la Etapa de Monitoreo: Son reportes trimestrales que permiten establecer el perfil de riesgo residual, la evolución individual y consolidada de los perfiles de riesgo de los factores de riesgo y de los riesgos asociados, como resultado del monitoreo.

3.7.2. Reportes Externos Con la periodicidad y en los formatos establecidos, el Oficial de Cumplimiento debe enviar a la UIAF y/o a las autoridades competentes los siguientes reportes.

De operaciones sospechosas- ROS-

De transacciones en efectivo

De clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo y otros. (Circular 034 de 2015 Citada)

Operaciones Sospechosas: Se reportaran en forma inmediata las operaciones que se determinen como sospechosas, así como las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen este carácter. También se reportaran las tentativas de vinculación comercial. Así no se tenga certeza de que se trata de una actividad delictual.. Transacciones en efectivo: Son aquellas transacciones que, en desarrollo del giro ordinario de los negocios de los clientes, involucren entrega o recibo de dinero en billetes. Clientes exonerados de reporte: Se consultara la legislación en caso de ser procedente.

3.8. Programas de Capacitación El Oficial de Cumplimiento de AGROBOLSA S.A. diseñará, programará y coordinará planes de capacitación sobre el SARLAFT dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la entidad. La asistencia a las capacitaciones mencionadas es obligatoria para todos los funcionarios de la Sociedad. Tales programas cumplirán con las siguientes condiciones:

a) Tendrán una periodicidad máxima anual.

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b) Serán impartidos durante el proceso de inducción de los nuevos funcionarios y terceros (no empleados de la entidad) cuando sea procedente su contratación en los términos del presente Manual.

c) Cualquier cambio a la normatividad deberá ser objeto de capacitación.

d) Serán evaluados con el fin de determinar su eficacia y el alcance de los

objetivos propuestos.

e) Los programas tendrán constancia por escrito en la hoja de vida de cada funcionario de la Compañía.

Cualquier incumplimiento a las normas relacionadas con el SARLAFT, será considerado como falta grave, que de origen a la terminación unilateral del contrato, independientemente del proceso de información a las autoridades competentes y las sanciones penales a que haya lugar. IV. PRACTICA INSEGURA El literal a. del numeral quinto del artículo 326 del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero establece que pueden ser consideradas como prácticas inseguras, las expuestas a continuación:

- No realizar el respectivo conocimiento del cliente tal y como se señala en el presente Manual (formularios de vinculación, documentación anexa).

- No analizar el proceso de identificación o selección de los clientes.

- No efectuar la entrevista de conocimiento del cliente en el momento de su vinculación.

- Generar vínculos comerciales sin el respectivo estudio SARLAFT, con entidades o personas.

- Realizar operaciones o negocios con clientes que no estén autorizados para realizarlas.

- No contar con procedimientos definidos para el monitoreo y seguimiento de las operaciones de los clientes.

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- No informar, ni capacitar a los funcionarios de la Compañía sobre los procesos, la normatividad y las prácticas relacionadas a la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

- Obviar las normas establecidas en materia de SARLAFT ignorando el nivel de responsabilidad para cada funcionario dentro de la entidad.

Anexo 1

Metodología para la segmentación de los factores de riesgo del SARLAFT

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Tanto para el desarrollo de nuevos productos, mercados o apertura de nuevas sucursales, AGROBOLSA S.A. utilizará el “Método de expertos”, el cual se materializa en reuniones y/o talleres, en los cuales participan diferentes personas que por su conocimiento directo del proceso evaluado o por el conocimiento adquirido en forma externa, pueden considerarse como expertos que aportan al análisis y solución buscadas. Esta metodología se compone de las siguientes etapas: - Definición del objetivo de las reuniones y/o talleres En este punto, se establece claramente el objetivo y la información que se quiere recolectar. - Selección de los expertos Puede tratarse de expertos internos de la entidad; especialmente los directores de área, que por su posición poseen la visión global del proceso sobre el cual se busca información, y las personas directamente encargadas de llevar a cabo el proceso o las actividades que se van a trabajar. También puede tratarse de expertos externos, como asesores, miembros de organismos de supervisión y directores de junta que puedan aportar su experiencia en otras entidades o sectores. - Determinación del coordinador de las reuniones y/o talleres Esta función será desempeñada por el oficial de Cumplimiento principal. - Determinación del método de recolección de la información La recolección de la información puede hacerse mediante cuestionarios abiertos o cerrados, lluvias de ideas, exposición de motivos de los participantes, etc. Los resultados deben quedar documentados. - Consolidación de resultados Consiste en la revisión de la información obtenida en el proceso, para corregir errores, solicitar aclaraciones y generar estadísticas consolidadas. - Retroalimentación

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Consiste en reunirse nuevamente con los participantes en las reuniones, para informarles de los resultados obtenidos y confirmar aquellos datos que difieran de los demás. - Realización de nuevas reuniones y/o talleres Opcionalmente, los resultados obtenidos pueden presentarse como punto de partida para realizar nuevas reuniones y/o talleres con otros expertos, lo que se denomina como Método Delphi. Procedimiento a seguir para la segmentación a. El Oficial de Cumplimiento, en conjunto con el área comercial de AGROBOLSA S.A., llevarán a cabo por lo menos una vez al año la revisión de los diferentes segmentos establecidos por la entidad. b. Para ello, se realizarán reuniones en la cual se haga una clasificación inicial de los diferentes productos y servicios de la entidad, tanto para clientes como proveedores, bajo el criterio de que la clasificación efectuada se justifique, desde el punto de vista de la existencia de una diferencia relevante en el nivel de riesgo LA/FT. Esto último significa, que si por ejemplo, no existe una diferencia relevante en el riesgo de LA/FT para un producto en particular, como resultado de los canales de distribución específicos utilizados para dicho producto, entonces no se llevará a cabo una segmentación a nivel de canal de distribución.

Anexo 2

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Metodología para la caracterización de los segmentos definidos La metodología para la caracterización de los segmentos para del establecimiento de rangos o gamas de posibilidades según el caso, que se consideren normales, según la experiencia de la Compañía o información externa obtenida para cada una de las variables identificadas:

- Frecuencia normal de las operaciones en ese producto: Diaria, semanal, mensual, semestral, anual, etc.

- Volumen normal de dichas operaciones: Se puede establecer un rango de acuerdo al volumen en que normalmente se transan operaciones en determinado producto.

- Mecanismo normal de pago y cumplimiento de las operaciones: Sebra, Consignación, cheque.

- Clase de Ordenante y/o beneficiario normal de dichas operaciones.

Para cada una de estas variables, se debe establecer un rango o gama de posibilidades, según el caso, que se consideren normales, según la experiencia de AGROBOLSA S.A. o información externa al respecto. Esta caracterización permitirá a la Compañía, determinar operaciones inusuales o sospechosas, por parte de sus clientes, al efectuar comparaciones entre las características normales determinadas para cada segmento. Se considerará que una operación es inusual, si difiere en una o dos de las variables antes mencionadas. Se considerará que una operación es sospechosa, si difiere en más de dos de las variables antes mencionadas. En cualquiera de los dos casos, además de los reportes a que haya lugar, la Compañía realizará un Due Diligence (Debida Diligencia) al respectivo cliente. Procedimiento para la realización del Due Diligence La Debida Diligencia consiste en una investigación mediante un procedimiento estandarizado del cliente/usuario/proveedor o de su negocio, con el fin de emitir un concepto o calificación acerca del nivel de riesgo LA/FT de dicho cliente/usuario/proveedor o su negocio. Si como resultado de la Debida Diligencia, la calificación de riesgo LA/FT otorgada a dicho cliente/usuario/proveedor es alta, de acuerdo con la escala creada para tal fin, se procederá a incluir las operaciones del cliente dentro del reporte periódico

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de operaciones inusuales o sospechosas, de acuerdo con el criterio del Oficial de Cumplimiento, sin perjuicio de las demás medidas restrictivas que la Compañía decida adoptar para dicho cliente y/o sus operaciones.

Anexo 3

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Tipología producidas por la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF

1. Exportaciones Ficticias de Bienes. Se presenta cuando hay sobrevaloración

mercancías, cantidades declaradas superiores a cantidades exportadas, declaración de exportación sin envío de mercancía o utilización del mismo producto para reexportar, logrando integración de divisas ilícitas.

2. Utilización de Fondos ilícitos para disminuir endeudamiento o capitalizar empresas legítimas. Se utilizan empresas legalmente constituidas con historia comercial y financiera con problemas de endeudamiento para capitalizarlas con dinero ilícito.

3. Uso de documentación falsa. Solicitud y apertura de productos con documentos de identidad y documentos de soporte falsos, con el fin de utilizar los productos para actividades ilícitas.

4. Utilización de cuentas bancarias o negocios de personas ex secuestradas que se prestan para dar apariencia de legalidad al dinero de una organización de secuestradores. Vincular clientes que cuenten obligadamente con fondos que pueden provenir de secuestros y extorsiones que realizan las organizaciones armadas al margen de la ley.

5. Adquisición de bienes o propiedades por grupos familiares de los secuestradores o extorsionistas. Tener vínculos comerciales con familiares de delincuentes, que los estén utilizando para perder el rastro del dinero producto de actividades ilícitas.

6. Pago en especie de actividades ilícitas con mercancías ingresadas de contrabando al territorio nacional. Utilización de productos agroindustriales ingresados al país de forma ilícita para ejecutar y respaldar operaciones realizadas por las comisionistas de la BNA

7. Transporte de dinero de origen ilícito a otro país para adquirir mercancías que ingresan al país local mediante contrabando técnico por subfacturación. Adquisición de productos en el exterior con dineros ilícitos, para luego ser ingresados de alguna forma y comercializados en el país.

8. Exportación de mercancía sobre facturada y posterior reingreso de contrabando al territorio colombiano. Ingreso al país de dinero resultado de una actividad ilícita, justificándolo con los ingresos recibidos de una supuesta exportación lícita.

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9. Cambio de destinación de materias primas que ingresan al país bajo la modalidad de sistemas especiales de Importación - Exportación Plan Vallejo. Utilización de este sistema especial para realizar ingreso de materias primas adquiridas con dineros ilícitos y a su vez evadir el pago de los tributos aduaneros.

10. Importaciones efectuadas por un intermediario aduanero suplantando a un importador reconocido y utilizando un programa aprobado al amparo de los sistemas especiales Importación – Exportación Plan Vallejo. Utilización del buen nombre de un importador por organizaciones delictivas para realizar operaciones y repatriar dinero desde el exterior.

11. Contrabando y falsedad marcaria. Utilización de operaciones de comercio exterior para el ingreso al país de productos adquiridos con dinero ilícitos y justificar ingresos por ventas de productos supuestamente reconocidos por sus marcar.

12. Contrabando técnico mediante sobrevaloración de mercancías. Realizar operaciones con clientes que realicen actividades de contrabando técnico, sobrevalorando productos para trasladar dinero de actividades ilícitas de un país a otro.

13. Contrabando técnico de arroz, maíz amarillo, maíz blanco, yuca industrial, café, frutas, hortalizas, flores (Exportaciones o Importaciones). Se realizan operaciones de importación o exportación de estos productos utilizando un mayor valor para la operación, una cantidad diferente a la declarada o se cambie la calidad del producto.

14. Simulación de producción de cosechas de arroz, maíz amarillo, maíz blanco, yuca industrial, café, frutas, hortalizas, flores. Certificación de compra de una cosecha que nunca se produjo.

15. Simulación o uso irregular de operaciones Forward. Utilización de este tipo de contratos para simular una operación de intercambio de mercancías y generar una operación legal con dinero proveniente de actividades ilícitas.

16. Simulación de transacciones con mercancías con valor diferente. Se presenta subvaloración o sobrevaloración de precios de los productos negociados en bolsa por medio de cambios en la calidad de los mismos y asumiendo las comisiones generadas por estos.

17. Utilización de empresas legalmente establecidas para apoyar las actividades de organizaciones narcoterroristas. Por medio de empresas

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legales los delincuentes obtienen insumos, bienes o servicios que necesitan con dinero resultado de actividades ilícitas.

18. Creación de cooperativas o empresas para la cría y/o levante de animales o producción de agroindustriales. Constitución de empresas con dineros resultantes de actividades ilícitas.

19. Acceso a los remates, consignando en efectivo una suma para poder participar, pero en realidad nunca se adquiere nada; cuando otra persona se queda con el inmueble, el juzgado reintegra la suma consignada mediante una orden que se convierte en un cheque que, a su vez, se recibe sin mayor problema en cualquier banco, con el precedente que proviene de una entidad oficial. Lo anterior es lo que se llama capital semilla con el fin de dar legalidad a las actividades ilícitas.

20. Camiones que andan sin carga por las carreteras del país en donde los delincuentes usan camiones de carga para recorrer tramos largos a los puertos o las fronteras casi vacíos, el ilícito es que luego se facturan grandes cifras por transporte de mercancía y así legalizan su dinero.

Anexo 4

Metodología para la Medición o evaluación del Riesgo LA/FT

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La metodología de medición o evaluación será cualitativa y cuantitativa, en una escala de cinco niveles de riesgo: Muy Bajo=1, Bajo=2, Medio=3, Alto=4, Muy Alto=5. Esta escala se aplicará tanto para la posibilidad o probabilidad de ocurrencia del riesgo de LA/FT, como para su impacto en caso de materializarse. La medición se efectuará para cada uno de los factores de riesgo identificados de acuerdo con la segmentación establecida en el numeral 2.1. del presente Manual, y de acuerdo con los riesgos asociados (Reputacional, Legal, Operativo y Contagio). Los resultados de la medición deben darse a nivel individual; es decir, para cada uno de los eventos de riesgo LA/FT identificados. Adicionalmente, estos resultados se consolidarán, para obtener como resultado el perfil de riesgo inherente, tanto en forma desagregada como consolidada, para cada factor de riesgo y sus riesgos asociados. a. Metodología para la medición del riesgo LA/FT Para efectuar la medición del impacto del riesgo de LA/FT se llevarán a cabo reuniones y/o talleres de expertos, en donde serán los expertos quienes determinen el impacto y la probabilidad cualitativa de los riesgos con base en la segmentación e identificación realizada. AGROBOLSA S.A. podrá modificar esta metodología una vez cuente con una base de datos estadísticamente aceptable para determinar el impacto y la probabilidad de manera cuantitativa. Las personas participantes de los talleres deberán reunir los requisitos que el Oficial de Cumplimiento establezca, tales como antigüedad en la Compañía, nivel de conocimiento del riesgo LA/FT, área y nivel jerárquico, etc. - Talleres de evaluación LA/FT El siguiente es el procedimiento a llevar a cabo: a) A partir de riesgos identificados, los participantes del taller deberán usar su criterio para evaluar dichos riesgos con base en el impacto y la probabilidad de ocurrencia de acuerdo con las siguientes escalas: Escala de Probabilidad:

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Nivel Descripción

Muy Alta Indica una ocurrencia altamente probable sobre un determinado evento de riesgo definido, es decir tiene más de un 90% de probabilidad de que ocurra el evento.

Alta Indica una ocurrencia bastante probable sobre un determinado evento de riesgo definido dentro de la identificación inicial, es decir, tiene una probabilidad entre el 70% y el 90% de que ocurra este evento.

Media Indica una ocurrencia probable pero no tan cierta del evento del riesgo identificado.

Baja Indica una ocurrencia poco probable pero no tan cierta del evento de riesgo identificado.

Muy Baja Indica una ocurrencia casi nula del evento de riesgo identificado.

Escala de Impacto:

Nivel Descripción

Muy Alto Indica un impacto a través del cual la entidad se ve afectada de manera catastrófica frente a su reputación ante clientes y contrapartes, entidades de control y frente al gremio.

Alto

Indica un impacto a través del cual la entidad se ve afectada de manera grave, frente a su reputación, frente a las entidades de control o frente al gremio, o por ser objeto de multas o sanciones, por ser un canal directo para lavar activos o financiar el terrorismo.

Medio

Indica un impacto a través del cual la entidad se ve afectada de manera moderada, es de decir la reputación para con sus clientes, entidades de control y el gremio, no se ve afectada de manera grave, por haber sido un canal indirecto para lavar activos o financiar el terrorismo a través de cualquiera de sus productos.

Bajo Indica un impacto a través del cual la entidad se ve afectada de manera leve, la reputación frente a sus clientes, entidades de control y el gremio, no se ve afectada debido a la presunción que podría llegar a tener la entidad de ser utilizada para lavar activos o financiar el terrorismo a través de cualquiera de sus productos.

Muy Bajo Indica un impacto casi inexistente ante sus clientes, contrapartes, entidades de control y en general el gremio debido a la baja presunción de que la entidad sea utilizada para lavar activos o financiar el terrorismo.

b. La calificación debe hacerse en términos de cada uno de los riesgos asociados; es decir, el nivel de impacto y probabilidad que tendría un evento de pérdida para cada uno de los segmentos definidos en caso de materializarse, puede ser diferente en términos de dicho impacto y probabilidad, dependiendo de si el impacto está

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relacionado con el riesgo operativo, el riesgo legal, el riesgo reputacional o el riesgo de contagio. Por ejemplo, un evento de pérdida identificado, puede implicar riesgo reputacional, pero no riesgo de contagio o riesgo legal. O puede implicar todos los tres riesgos, pero con diferente impacto. Puede traducirse de manera más grave en un riesgo operativo que en un riesgo reputacional, por ejemplo. Por lo tanto, cada uno de estos riesgo será calificado de acuerdo a su consecuencia en los riesgos asociados (Operativo, legal, reputacional, contagio). c. Las calificaciones de cada uno de los segmentos se llevará a cabo a través de la conjugación de las calificaciones aportadas de acuerdo a su probabilidad y su impacto, con base en la siguiente matriz de clasificación:

Impacto

Pro

ba

bil

ida

d

Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto

Muy Baja

Muy Alta

Alta

Media

Baja

d) Cada uno de los niveles de los cuadrantes de la matriz anterior constituirá el nivel del riesgo Inherente de cada uno de los segmentos designados para la entidad.

Anexo 5

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Metodología para la identificación, evaluación y propuesta de controles para el riesgo LA/FT

Utilizando la metodología de talleres de expertos, mencionados en la etapa de medición, se deben cumplir los siguientes pasos para identificar y evaluar los controles actuales con los cuales cuenta AGROBOLSA S.A. para mitigar el riesgo de LA/FT y tomar las medidas necesarias para modificar los actuales y/o implementar nuevos controles donde los actuales son débiles o no son utilizados: De acuerdo a los riesgos evaluados en la etapa de medición, y para cada uno de ellos, se identifican los controles actuales con los cuales cuenta la entidad a través de las siguientes fuentes de información: manuales de procedimientos, manuales de usuario, circulares, etc., o del conocimiento de los expertos participantes del taller, los cuales podrán mencionar controles que sean utilizados a pesar de que estos no se encuentren documentados. Si para alguno de los riesgos identificados y medidos no se encuentra ningún control actual, los participantes del taller procederán a proponer un control que sea pertinente para mitigar dichos riesgos bien sea en su probabilidad de ocurrencia o su impacto. Dichos controles serán analizados por el Oficial de Cumplimiento para ser documentados e implementados en los procesos correspondientes. Para los controles identificados que se encuentren actualmente en funcionamiento, los participantes del taller calificaran los mismos con base en los siguientes parámetros:

Riesgo Inherente: Definido como el nivel de riesgo propio de cada una de los factores de riesgo sin tener en cuenta los controles establecidos para mitigar los riesgos identificados. Por lo cual dentro de la valuación realizada por cada una de las áreas se determinará un posible impacto y una probabilidad de ocurrencia, advirtiendo a los participantes que esta calificación debe ser concebida sin tener en cuenta los controles actuales con los cuales que se cuentan.

Impacto Calificación

Muy Alto 5

Alto 4

Medio 3

Bajo 2

Muy Bajo 1

Probabilidad de Ocurrencia Límite Superior Límite Inferior Punto

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Medio

Muy Alta 100,00% 81,00% 90,50%

Alta 80,00% 61,00% 70,50%

Media 60,00% 41,00% 50,50%

Baja 40,00% 21,00% 30,50%

Muy Baja 20,00% 1,00% 10,50%

Diseño: Atributo del control, que califica la relevancia del mismo, en aspectos como la oportunidad del mismo, la no existencia de controles, la necesidad del mismo, la superioridad del mismo frente a otras alternativas de control, el nivel de cobertura del mismo, la regularidad en su aplicación, la experiencia y autoridad de los miembros de la Compañía que lo diseñaron, etc. Dado que esta evaluación es cualitativa, debe existir un parámetro cuantitativo vinculado a dicha escala. Efectividad: Atributo del control, determina la utilización de dicho control y en que la medida en que estos mitigan el riesgo que fue identificado y medido, bien sea que reduzcan la probabilidad de ocurrencia o el impacto en caso de materializarse. Este atributo es evaluado usando una escala compuesta por cinco rangos predefinidos. Esta escala es diseñada por el Comité de Expertos, el cual es el misma para todos los productos o segmentos identificados. Los rangos deben establecerse de manera que la evaluación no se concentre en un solo rango. Los rangos deben permitir una buena diversificación de los resultados. Como regla de aprobación, no menos del 10% de todas las calificaciones de eventos de pérdida deben estar en cada rango y no más del 35% en un solo rango. Cada funcionario participante en el taller o reunión de trabajo, diligencia la escala y el resultado es promediado. Para poder realizar dicho promedio, cada rango debe contar con un punto medio, el cual es el resultado de sumar el punto inferior del rango y el punto superior del rango, y luego dividir el resultado entre dos La escala de control se construye de la misma forma que la escala del riesgo inherente, pero los valores deben estar entre 0 y 1. El objetivo es contar con porcentajes para aplicar al riesgo inherente y de esta forma hallar el riesgo residual, de la forma como se describe más adelante.

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Modelo de Escala Diseño del Control

Diseño Límite Superior Límite Inferior Punto Medio

Muy Bueno 100,00% 81,00% 90,50%

Bueno 80,00% 61,00% 70,50%

Medio 60,00% 41,00% 50,50%

Bajo 40,00% 21,00% 30,50%

Muy Bajo 20,00% 1,00% 10,50%

Modelo de Escala Efectividad del control

Efectividad Límite Superior Límite Inferior Punto Medio

Muy Bueno 100,00% 81,00% 90,50%

Bueno 80,00% 61,00% 70,50%

Medio 60,00% 41,00% 50,50%

Bajo 40,00% 21,00% 30,50%

Muy Bajo 20,00% 1,00% 10,50%

Riesgo residual: El riesgo residual definido como una aproximación numérica, basada en un análisis cualitativo, del riesgo residual, se obtiene al utilizar la siguiente ecuación: Riesgo Residual = Rating del Riesgo Inherente * (1 – Rating de Diseño del Control * Rating de Efectividad del Control) De esta forma, se obtiene como resultado final la calificación del riesgo residual; es decir, el riesgo de un evento de pérdida teniendo en cuenta los controles existentes para mitigar o reducir dicho riesgo. La conjugación de la evaluación de los controles y el nivel resultante de la medición del riesgo inherente para cada uno de los riesgos identificados dará como resultado el nivel del riesgo residual. La revisión de los controles actuales se llevará a cabo de manera prioritaria para los riesgos cuyo nivel residual se encuentre en Muy Alto y Alto y posteriormente para los que se encuentren en Medio. Para estos riesgos se revisarán los controles actuales

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para establecer una modificación o mejoría si hay lugar, se revisarán los controles mencionados por los expertos en el taller y se evaluará su implementación y documentación en los respectivos procesos. De acuerdo con la clasificación efectuada para cada uno de los riesgos identificados y medidos en cuanto a los riesgos asociados, el nivel residual de los mismos corresponderá a la matriz de clasificación mostrada anteriormente. Como políticas de control, se tendrán las siguientes:

a. AGROBOLSA S.A. a través del área comercial velará por que los clientes no usen la sociedad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de las actividades delictivas.

b. Cuando la cuantía o característica de las operaciones de un cliente no

guarden relación con su actividad económica a consecuencia de las transacciones realizadas en número o en cuantía, de manera que puedan conducir razonablemente a sospechar de las actividades del mismo, los comerciales tendrán la responsabilidad de informar directamente al Oficial de Cumplimiento y procederán de la siguiente forma.

1. Comunicarán su apreciación por escrito directamente al Oficial de

Cumplimiento con las razones en que se soportan para tal reporte. Este funcionario procederá a realizar los estudios y análisis respectivos.

2. Si alguno de los funcionarios citados en el numeral anterior decide rechazar un cliente o una operación, debe informar por escrito al Oficial de Cumplimiento, reportando toda la información requerida y las causas por las que negó la vinculación del cliente. En este caso la labor del Oficial de Cumplimiento, será verificar si se amerita o no, un reporte de operaciones sospechosas, y proceder de conformidad.

c. Cualquier información que solicite la Unidad Administrativa Especial de

Información y Análisis Financiero adscrita al Ministerio de Hacienda y/o a la Fiscalía General de la Nación en legal y en debida forma, directamente o por conducto de las entidades que cumplen funciones de policía judicial, se suministrará por conducto de la Gerencia General de AGROBOLSA S.A. previa información al Oficial de Cumplimiento.

d. La colaboración con las entidades judiciales de policía extranjera, se hará

por intermedio de las autoridades nacionales competentes conforme a las normas internacionales pertinentes.

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e. El Oficial de Cumplimiento mantendrá un control periódico sobre las operaciones realizadas verificando que los funcionarios den estricto cumplimiento a las disposiciones emanadas de los entes de control y vigilancia, al igual que a las políticas internas sobre identificación y conocimiento del cliente y reporte de transacciones inusuales o sospechosas. Para ello analizará y controlará las variaciones que se presenten en los informes de movimiento de operación de los clientes que generen las distintas dependencias como sucursales y/o agencias.

Anexo 6

Señales de Alerta Temprana

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De la experiencia de los funcionarios de AGROBOLSA S.A., así como de los resultados de la investigación comercial y financiera obtenidos durante los procesos de vinculación y seguimiento de clientes a la Compañía, se han identificado las siguientes alertas a tener en cuenta en la administración de los riesgos de LA/FT:

1. Inexactitud y/o inconsistencias en la información registrada en el formulario de apertura y sus respectivos soportes.

2. El cliente se niega a diligenciar el formato de apertura o presentar los respectivos anexos.

3. El cliente se niega a actualizar información.

4. El cliente no permite que se realice visita de verificación.

5. El cliente se encuentra vinculado en alguna lista internacional negativa de

LA/FT.

6. Aumentos de volumen, frecuencia y/o montos de las operaciones de un mandante sin justificación o soportes.

7. Cambios de actividad sin justificación o soportes.

8. Cambios en la jurisdicción o sitio(s) de actividad del mandante sin

justificación o soportes.

9. Mandantes con elevado manejo de efectivo.

10. Consignaciones de operaciones realizadas o pagos de servicios, en forma consecutiva por valores ligeramente inferiores al límite establecido en la norma.

11. Mandantes en zonas de operación con altos índices de eventos LA/FT.

12. Ejecución de operaciones en cantidades que no corresponden a la actividad

del cliente.

13. Disminución en los pasivos del cliente frente a fuentes no establecidas de financiamiento.

14. Apertura de cuentas para operar en AGROBOLSA S.A., con diferentes nombres siendo el beneficiario uno solo.

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15. Apertura de cuentas para operar en AGROBOLSA S.A., con identidades

ficticias.

16. Cambios permanentes de las personas involucradas en el negocio o en la prestación de servicio y de actividades que comprometan la responsabilidad de los empleados y de la sociedad.

Estas señales de alerta deberán ampliarse en la medida que la Compañía considere existan otras que deben tenerse en cuenta. De igual formar la presencia de una o más señales deben ser informadas de manera inmediata conforme a los procedimientos establecidos dentro de este Manual.

Anexo 7

Indicadores de Gestión

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Estos indicadores, corresponden a fórmulas que reflejen si el control de riesgos y los planes de contingencia son adecuados o no. Dicho de otra forma, son valores o fórmulas matemáticas que reflejen la evolución de un evento de riesgo; es decir, de una situación que de presentarse, generaría pérdidas para la Compañía. El indicador debe evolucionar de forma tal que la exposición al riesgo se reduzca. por ejemplo, un indicador puede ser el número de clientes que no han actualizado sus datos en un año. En la medida en que este valor del número de actualizaciones se reduzca a través del tiempo, menos expuesta está la Compañía a este tipo de riesgo lo que significa que los controles establecidos y los planes de contingencia implementados para la correcta actualización de datos de los clientes, funcionan adecuadamente. Si un indicador de gestión refleja un comportamiento negativo, esto significa que el Comité de Expertos debe estudiar nuevos controles o planes de contingencia para el respectivo riesgo. Otros ejemplos de indicadores, son los siguientes:

- Evaluación de las capacitaciones en SARLAFT y gestión de riesgos. En la medida en que el valor de este indicador sea mayor, significa una mejor gestión.

- Evolución del número de clientes que definen su actividad como independiente y maneja gran cantidad de dinero sin una fuente u origen claramente conocido, entre menor sea este indicador y más claridad se tenga sobre el origen de los recursos o la actividad del cliente mejor es la gestión.

- Evolución del número de clientes inactivos con respecto a los activos.

- Evolución del número de clientes por tipo de cliente, producto, jurisdicción, actividad económica.

- Indicadores de gestión de los procesos de vinculación y actualización de clientes, que determinen el nivel de cumplimiento de la siguiente información y/o documentos:

Apertura completamente diligenciada. Aperturas actualizadas.

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Firma cliente, comercial que lo asesora y representante legal.

Tarjeta de firmas.

En caso de personas Jurídicas: Cédula representante legal, RUT, declaración de renta del año inmediatamente anterior, estados financieros, lista de socios, certificado de cámara de comercio.

En caso de personas Naturales: Documento de identificación,

Certificado de ingresos o declaración de renta, extractos de bancarios o estados financieros.

Verificación en centrales de información financiera.

Verificación en listas restrictivas.

Acta de visita o en su defecto formato de entrevista no presencial.

Anexo 8

Metodología para la detección de operaciones inusuales y sospechosas

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La metodología para la detección de operaciones inusuales y sospechosas debe seguir el siguiente procedimiento:

- A partir de la segmentación y caracterización efectuada previamente, deben crearse indicadores de alerta, para detectar cuando alguna operación en particular se sale de los parámetros normales establecidos mediante la caracterización ya mencionada.

Los indicadores de alerta son hechos, situaciones, cuantías o indicadores financieros que la experiencia ha identificado como elementos de juicio a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de operaciones inusuales.

- Tanto los indicadores de alerta, como las operaciones realizadas, deben

ser sistematizadas, de manera que automáticamente se puedan generar reportes internos que adviertan sobre las características no normales de una operación en particular, así como la generación automática de los reportes a las autoridades competentes.

- Se entiende como característica no normal de una operación, aquella que

se desvía de la característica promedio, moda o mediana de los datos históricos observados (de acuerdo con la selección que al respecto efectúe el Oficial de Cumplimiento), tanto en un cliente/usuario/proveedor en particular como en el conjunto de clientes/usuarios/proveedores del segmento al cual pertenece el primero. Si la desviación es superior a la medida de tendencia central utilizada (moda, mediana, promedio) más dos desviaciones estándar, se clasificará esta operación como sospechosa. Si la desviación se ubica entre una desviación estándar y dos desviaciones estándar, se clasificará esta operación como inusual. Si la desviación es inferior a una desviación estándar, se clasificará esta operación como normal.

La clasificación se presenta al evaluar la operación tanto frente al mismo cliente/usuario/proveedor como al segmento que le pertenece. Si la operación es inusual para el cliente/usuario/proveedor, pero usual para el segmento al que pertenece, dicha operación no se incluye dentro del reporte periódico de operaciones inusuales. Si la operación es usual para el cliente/usuario/proveedor, pero inusual para el segmento al que pertenece, el Oficial de Cumplimiento debe practicar un proceso de debida diligencia (Due Diligence) a dicho cliente/usuario/proveedor.

Si la operación es sospechosa para el cliente, se incluirá dentro del reporte de operaciones sospechosas, independientemente de que para el segmento al que pertenece pueda catalogarse como usual. En este último caso, lo que

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amerita es revisar si el cliente se encuentra clasificado adecuadamente o no en este segmento, para que el Oficial de Cumplimiento proceda a corregir este aspecto, si es el caso.

- Como mínimo, los indicadores de alerta deben referirse a los siguientes

aspectos de la caracterización previamente efectuada: Frecuencia normal de las operaciones por tipo de producto o servicio, Volumen normal de dichas operaciones, Mecanismo normal de pago y cumplimiento de las operaciones, y ordenante normal y beneficiario normal de dichas operaciones.

- Mensualmente, el Oficial de Cumplimiento debe preparar un informe para

la Junta Directiva, con la lista de personas y operaciones relacionadas con operaciones inusuales y operaciones sospechosas.

- En cualquier caso en que no sea posible encontrar explicaciones o

justificaciones razonables a las operaciones de una persona, el Oficial de Cumplimiento deberá reportar dichas operaciones como sospechosas.

Anexo 9

Procedimiento General para el Conocimiento del Cliente

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a. Reglas Generales para el formato de vinculación y/o actualización y las entrevistas:

- El formulario de vinculación debe ser diligenciado y firmado por el cliente.

- Toda la información suministrada por el cliente deberá ser confirmada por el área comercial, según corresponda, comunicando al Oficial de Cumplimiento cualquier inconsistencia encontrada en dicho proceso.

- En aquellos casos en que alguno de los factores de riesgo involucrados esté calificado por AGROBOLSA S.A. como de alto riesgo, con excepción del factor de riesgo jurisdicción, se deben realizar entrevistas presenciales por parte de funcionarios empleados por la Compañía.

- Dejar constancia de los resultados de la entrevista (fecha, lugar, hora y observaciones) en el formato del formulario de vinculación diseñado para dichos fines.

- Evaluar previamente el comportamiento financiero del potencial cliente, su actividad económica y el sector al que pertenece.

- Realizar anualmente, la gestión de actualización de información, con el fin de actualizar aquellos datos del cliente que puedan variar, para esto se debe utilizar el formato definido para cada tipo de cliente (persona natural o persona jurídica); y estará a cargo del área para la prevención del lavado de activos. Dentro de los contratos que suscriba la Compañía con los clientes, como parte de las obligaciones del cliente o usuario, se debe prever la obligación de actualizar los datos que varíen, por lo menos anualmente, suministrando la totalidad de los soportes documentales exigidos según el producto o servicio de que se trate.

b. Proceso de conocimiento del cliente:

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1. Diligenciamiento completo del formato de vinculación, de acuerdo con lo establecido antes. La recolección de la firma y la huella del potencial cliente o proveedor, podrán contratarse con terceros.

Para comenzar a realizar operaciones, el formulario debe encontrarse completamente diligenciado.

Todas las variables del formulario que sean importantes para comparar a la persona con el segmento al que pertenece y de esta forma generar indicadores de alerta, deben proceder a ser sistematizadas. Será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento velar por que se mantengan las bases de datos con la información de clientes, usuarios y proveedores, permanentemente actualizadas y libres de errores.

La información contenida en las bases de datos, debe contar además con las condiciones de seguridad (perfiles de usuario, passwords, etc.) necesarias para evitar que se haga mal uso de la misma.

Es responsabilidad de las personas de las áreas que tienen contacto con clientes, usuarios y proveedores, informar al Oficial de Cumplimiento cuando se enteren de algún cambio relevante en los datos del Formulario de Vinculación, especialmente el cambio en la composición societaria de la persona jurídica, su cambio de dirección, cambio de representante legal, cambio en las líneas de negocio, entre otros.

A partir de dicha información, el comercial o el Oficial de Cumplimiento procederá a solicitar a la persona natural o jurídica, los documentos formales que soporten dichos cambios.

2. Corroboración de los datos y documentos suministrados por el cliente o

proveedor en el Formulario de Vinculación. Esta comprobación puede efectuarse por diferentes medios, siempre y cuando dichos medios permitan dejar registros (Ej. Grabaciones telefónicas, grabaciones de correos electrónicos, comunicaciones físicas, etc.).

Además, debe quedar registrada la fecha, el nombre y cargo del funcionario encargado de la verificación.

3. Confirmación de la información suministrada mediante mecanismos

diferentes a los formularios de vinculación, por el cliente o proveedor.

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Adicional al formulario de vinculación, los obtenidos por otros medios (correos, teléfono, entrevistas) deben estar debidamente soportados en documentos, preferiblemente originales Oficiales, como por ejemplo:

- Cambio en la propiedad societaria: Actas de la sociedad o escrituras públicas.

- Información de ingresos y egresos: Estados financieros auditados o declaraciones tributaria

- Situación actual de la empresa (Ley 550, Ley 1116/2006 Régimen de Insolvencia, Concordato, etc.): Certificados de Cámara de Comercio.

Debe quedar documentada la fuente de origen de los documentos soporte (Estados Financieros, Notaría, Cámara de Comercio). Además, debe quedar registrada la fecha, el nombre y cargo del funcionario encargado de la verificación.

En los casos en que no sea posible tener los documentos originales o copia de los mismos, y sólo se haya podido ver dichos documentos (como en el caso de algunas actas o información confidencial del cliente o proveedor), se debe dejar constancia de este hecho en la documentación del cliente o proveedor, lo cual deberá tenerse en cuenta en la calificación del riesgo LA/FT para dicha persona.

4. Entrevista, la cual debe quedar documentada con la indicación de lugar,

fecha, y resultados. Dichas entrevistas deben ir acompañadas del diligenciamiento formal de un cuestionario por parte del entrevistador, el cual debe ser firmado tanto por el entrevistador como por el entrevistado.

Debe quedar registrada la fecha, lugar, el nombre y cargo del funcionario encargado de la entrevista.

5. En aquellos casos en los cuales la jurisdicción en donde se encuentra ubicado el cliente no permite efectuar la realización de la entrevista presencial, AGROBOLSA S.A. seguirá el siguiente procedimiento:

a. El Oficial de Cumplimiento archivará en la carpeta del cliente, copia de las guías de soporte de envío y recepción del Formato de Vinculación de Cliente.

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b. El funcionario del área comercial, diligenciará el formato de entrevista no presencial en el cual además de verificar la información suministrada en el formulario de vinculación, dejando constancia de la hora y extensión telefónica grabada desde la cual llevó a cabo la entrevista.

c. El Oficial de Cumplimiento solicitará la actualización de datos al cliente de manera semestral, esto con el fin de realizar un mayor seguimiento a los clientes vinculados bajo esta modalidad.

6. Aprobación y vinculación definitiva del cliente o proveedor.

Surtidas las anteriores etapas, se podrá proceder a vincular al cliente o proveedor. Ningún área de la Compañía podrá ejecutar procesos u operaciones para nuevos clientes o proveedores cuyo formulario de vinculación no tenga el visto bueno del Oficial de Cumplimiento.

7. Actualización periódica de datos

El Oficial de Cumplimiento es responsable de actualizar los datos de los clientes y proveedores, con una periodicidad al menos anual.

c. Formulario de vinculación de clientes y usuarios Documentación Normativa: Los clientes o usuarios deben suministrar como mínimo la siguiente información:

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DescripciónPersona

Natural

Persona

Jurídica

Nombre y apellidos completos o Razón Social.

Personas Nacionales: Número de identificación: NIT, cédula de ciudadanía o tarjeta de

identidad.

Personas Extranjeras: Número de identificación: Cédula de extranjería, pasaporte vigente

para titulares de visa de turista o visitante u otra clase de visa con vigencia inferior a tres

(3) meses, o carné expedido por la Dirección de Protocolo del Ministerio de Relaciones

Exteriores para titulares de Visas Preferenciales (diplomático, consular, de servicio, de

organismos internacionales o administrativo, según el caso, y de acuerdo con las normas

migratorias vigentes).Nacionales turistas de los países miembros de la CAN. Número de identificación:

Documento de identificación válido y vigente en el país emisor con el cual ingresó a

Colombia. Nombre y apellidos completos del representante, apoderado y número de identificación.

Dirección y teléfono del representante.

Lugar y fecha de nacimiento.

Dirección y teléfono residencia.

Ocupación, oficio o profesión.

Descripción actividad: - Independiente, dependiente, cargo que ocupa.

- Actividad económica principal: comercial, industrial, agroindustria, servicios financieros,

etc., acorde con lo establecido en el código internacional CIIU.

Nombre, dirección, fax y teléfono de la oficina, empresa o negocio donde trabaja si aplica.

Dirección, teléfono, fax y ciudad de la oficina principal y de la sucursal o agencia que actúe

como cliente.

Identificación de los accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente más del

5% del capital social, aporte o participación.

Tipo de empresa: privada, pública, mixta.

Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso.

Ingresos y egresos mensuales.

Detalle de otros ingresos o ingresos no operativos o los originados en actividades

diferentes a la principal.

Total activos y pasivos.

Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo.

Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera.

Firma y huella del solicitante.

Fecha de diligenciamiento. En el caso dado de que la actividad del cliente potencial involucrara transacciones en moneda extranjera, el formulario debe contener espacios para recolectar dicha información:

DescripciónPersona

Natural

Persona

Jurídica

El tipo de operaciones en moneda extranjera que normalmente realiza.

Productos financieros que posea en moneda extranjera especificando como mínimo: Tipo

de producto, identificación del producto, entidad, monto, ciudad, país y moneda. Incluir el detalle de otros ingresos, ingresos no operacionales u originados en actividades diferentes a la principal La información deberá verificarse por parte del Oficial de Cumplimiento o el área comercial, y dejarse evidencia señalando puntualmente la información validada y la fecha de la misma.

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En el evento en que el potencial cliente no cuente con la información solicitada, se deberá consignar dicha circunstancia en el espacio correspondiente. Documentos Anexos: Una estricta política de “conocer bien a los clientes” constituye una herramienta importante y efectiva para impedir y detectar los sistemas utilizados por la delincuencia organizada para el lavado de dinero. Una sana política en éste sentido permite a la entidad cumplir con las normas legales vigentes y promover el cumplimiento de sanas prácticas, protegiendo de esta forma la reputación y la credibilidad de AGROBOLSA S.A. y reduciendo el riesgo de que sus servicios puedan ser utilizados en actividades ilícitas. El área comercial debe asegurarse de la identidad y lugar de residencia de sus clientes, antes de establecer relaciones comerciales con éstos, en particular, cuando se trate de clientes no vinculados al sector financiero. En ningún caso se puede iniciar operaciones con un cliente que no haya cumplido con los requisitos de vinculación. Los funcionarios de la entidad están obligados a seguir todos los pasos necesarios para lograr la correcta identificación del cliente, aun cuando se trate de personas “recomendadas”. Muchas veces, en estos casos, se tiene la tendencia a aceptar la palabra y a omitir los controles. Adicionalmente, resulta conveniente conocer el giro ordinario de los negocios del cliente y evaluar la frecuencia y volumen de sus operaciones con la entidad. Una correcta identificación del cliente permite a la institución evitar establecer relaciones comerciales con personas indeseadas y la posibilidad de que las autoridades judiciales y de policía puedan adelantar investigaciones sobre la base de un registro adecuado de identidades, documentos y transacciones. La identificación del cliente puede efectuarse mediante la presentación de los documentos Oficiales, válidos y originales y la verificación de su dirección, mediante la presentación de recibos emitidos en los últimos meses por entidades de servicios públicos (luz, teléfono, etc.) o entidades crediticias (extracto tarjeta de crédito, etc.). La identificación de las personas jurídicas se hace con la presentación del correspondiente certificado de constitución y gerencia reciente que demuestre su existencia y para quien se vincule como cliente, el documento que atestigua la delegación de poderes que le han otorgado. En la vinculación de clientes menores de edad o para cualquiera otra persona, por un administrador o tutor, AGROBOLSA S.A. debe tener el cuidado de verificar la identidad de todas las partes relacionadas como ordenantes o mandantes.

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Es importante, además que el área comercial obtenga una información razonable acerca de la verdadera identidad de las personas en cuyo nombre se realiza una transacción, en particular en el caso de compañías o fundaciones que no realizan ninguna operación comercial o industrial en el país donde la oficina autorizada tiene su domicilio. Los comerciales, deben observar especial atención con los pagos recibidos a favor de terceros cuando estas operaciones involucren importantes cantidades que se originan en un cliente o grupo de clientes. Cuando duden acerca de que la persona con la cual se realiza la operación sea el verdadero beneficiario, deben dejar consignado por escrito la identidad de tal beneficiario con el soporte documental respectivo. Otra forma adicional de verificación de la identidad del cliente está referida en la constatación de sus referencias e, incluso, el contacto con otras entidades del sector, con tal propósito. En todo caso el conocimiento del cliente implica:

- Verificación de la solicitud de vinculación en la que se incluye nombre domicilio, documento de identidad, actividad comercial u ocupación y referencias.

- Conformación de lo mismo mediante la realización de una visita. Se debe dejar constancia del día, hora y lugar y del resultado de la misma.

- Confirmar la fuente de los ingresos y egresos del cliente a través de la revisión de los estatutos, estados financieros y declaración de renta.

- Verificación del origen y procedencia de los fondos.

- Monto financiero y tipo de operaciones que pretende realizar

- Propósito y naturaleza de la relación comercial PERSONA NATURAL Toda vinculación de personas naturales implica el diligenciamiento del formulario que para el efecto existe en AGROBOLSA S.A.

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PERSONA JURIDICA El proceso de vinculación de clientes supone no solo el diligenciamiento de un formulario sino que incluye también la recolección de información documental que le permita a AGROBOLSA S.A. contar con información adicional sobre las características de un potencial cliente y le facilite confirmar la veracidad de la información recibida. Anexos para personas naturales Se deben anexar por lo menos los siguientes documentos:

- Fotocopia del documento de identidad. - Constancia de ingresos (honorarios, certificado de ingresos y retenciones

o con el documento que corresponda). - Declaración de renta del último período gravable disponible, cuando

aplique. - Estados financieros certificados o dictaminados a la fecha del último corte

disponible al momento de la vinculación del cliente, cuando aplique. Anexos para personas jurídicas

- Certificado de existencia y representación legal con vigencia no superior

a tres meses, expedido por la Cámara de Comercio, o documento análogo. (Documento que se renovará cada año).

- Fotocopia del número de identificación tributaria (NIT). - Fotocopia del documento de identificación del representante legal. - Estados Financieros certificados o dictaminados. - Lista de los socios titulares del 5% más del capital social, si esta

información no consta en el certificado de existencia y representación legal indicando el respectivo número de reconocimiento legal.

- Declaración de renta del último período gravable disponible. En el caso de clientes que dependan económicamente de un tercero se deberá solicitar la documentación antes referida, según el tipo de persona, del individuo de quien provengan los recursos a utilizar para la transacción. Tanto la información contenida en el formato de vinculación como la información complementaria anexa a dicho formato, deberá ser objeto de actualización por lo menos una vez al año. En todo caso, su verificación, seguimiento y conservación será responsabilidad del Oficial de Cumplimiento.

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Trimestralmente el área responsable de AGROBOLSA S.A. generará un listado de los clientes o proveedores que cumplieron un año de estar vinculados y pasarán un reporte a las áreas responsables de su vinculación, para que procedan a la actualización de la información reportada por el cliente o proveedor en el formato de vinculación y de los anexos respectivos. Cabe precisar que el mencionado listado solo incluirá aquellos clientes, o proveedores que durante ese año hayan efectuado algún negocio o mantengan el vínculo comercial con AGROBOLSA S.A. El incumplimiento de la actualización de la información, se entiende como el incumplimiento de las funciones propias de cada cargo y de las disposiciones de este Manual. Cuando el producto se contrate por intermedio de entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, la entidad debe además mantener actualizado:

- El certificado que acredite al intermediario como tal - El registro de la firma del representante legal del intermediario y la de los

funcionarios facultados para tramitar este tipo de operación.

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PROCESO: VINCULACION DE MANDANTES

COMERCIAL

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

(1) = Todos los espacios diligenciados sin tachones ni enmendaduras.

Tarjeta de firmas debidamente diligenciada.

Firma y huella en el espacio correcto.

Anexos totalmente completos.

(2) = Telefónicamente

Consulta en central de información CIFIN

(3) = Teniendo en cuenta los 4 factores de riesgo , Actividad - cliente, Jurisdicción, Producto, Canal de Distribución.

CONTACTO INICIAL CON EL MANDANTEDiligenciamiento de Acta de visita y

Formato de Apertura junto con

anexos. (a)

Entrega de formatos y anexos a Oficial

de Cumplimiento

Verificación de diligenciamiento de formatos y

anexos completos (1)

Información Establecer el error y

socilitar la corrección (a)

Verificación de referencias y

confrontacion de datos (2)

Información Visita personal a instalaciones del

mandante

Revisión en listas restrictivas LA/FT

ReporteVinculación

Rechazada

Informes a:

Comerciales

Autoridades competentes

Gerente General

Junta Directiva

Se realiza calificacion del mandante

teniendo en cuenta el grado de

exposicion al riesgo de LA/FT (3)

Envio de documentación a

archivo de documentos

Control y Monitoreo a las

operaciones realizadas

Actualización de

información

Anualmente

Cuando se requiera

NO

SI

NO

SI

NO

Ingreso de información del mandande

al sistema

ENTREVISTA

PRESENCIAL

SI

Diligenciamiento de Formanto de

Entrevista no Presencial, a travès de

llamada por teléfono grabado

NO

SI

Vinculación a Agrobolsa

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Anexo10

Procedimiento Reportes Internos y Externos

1. Reportes Internos - Diligenciar formato de reporte de operaciones inusuales - Diligenciar formato de reporte de movimientos en efectivo: salidas o entradas

de efectivo. - Diligenciamiento de formato de Acta de Visita 2. Reportes Externos

Con la periodicidad y en los formatos establecidos, el Oficial de Cumplimiento debe enviar a la UIAF y/o a las autoridades competentes los siguientes reportes. 2.1. Reporte de operaciones sospechosas (ROS) Es deber de las entidades reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que se identifiquen como sospechosas, de acuerdo con el instructivo y la proforma del Anexo I del Título I Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia. De igual forma, se deben reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que puedan dar lugar a ser caracterizadas como sospechosas. Los reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos establecidos por la AGROBOLSA S.A:, los cuales se describieron anteriormente en el presente Manual. Para el caso de las operaciones sospechosas no se requiere que exista certeza de que se trata de una actividad delictiva, ni identificar el tipo penal o que los recursos involucrados provienen de tales actividades. En el evento en que durante el respectivo mes, la Compañía no haya determinado la existencia de operaciones sospechosas, se debe informar este hecho a la citada Unidad, conforme a lo establecido en el Instructivo del Anexo I del Capítulo XI del Título I de la Circular Básica Jurídica. De acuerdo con lo consagrado en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995, el reporte de operaciones sospechosas no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para los directivos o empleados de la entidad que hayan participado en su detección y/o reporte.

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2.2. Control y Registro de Transacciones Individuales en Efectivo y Múltiples 2.2.1 . Reportes de Transacciones en Efectivo

Por regla general, salvo en casos en que el objeto del negocio lo amerite, existe la prohibición para la totalidad de los funcionarios, de aceptar transacciones de ingreso o retiro de dinero a la Compañía en efectivo por cualquier valor. Cuando se requiera recibir transacciones en efectivo de algún cliente sin hacerle diligenciar por cada operación mayor o igual a $10.000.000 el formato de declaración de transacción en efectivo, el respectivo Gerente deberá evaluar las necesidades del cliente, hacer un estudio estableciendo la relación causa efecto entre la actividad económica del cliente, sus ingresos y el flujo corriente de efectivo, igualmente, deberá validar que el cliente cumpla con el perfil de clientes exonerados definido por AGROBOLSA S.A. “clientes que por la naturaleza de sus negocios requieren recibir transacciones en efectivo, se trata especialmente de aquellos negocios que involucran dentro de la operación el recaudo de peajes, servicios públicos, tasas retributivas, matrículas, entre otros”. Una vez el Gerente tenga esta información podrá hacer uso de su facultad de exonerar clientes, para tal fin debe informar mensualmente dentro de los primeros cinco (5) del cada mes, esto es, clientes que adquieren o pierden su calidad de exonerados, esta información será remitida en archivo plano a la UIAF vía E-mail de acuerdo a lo indicado en la normatividad vigente. Los documentos soportes de la exoneración deberán ser conservados en su oficina y copia del estudio deberá ser remitida al Oficial de Cumplimiento. En aquellas eventualidades en las que se autorice la realización de transacciones en efectivo superiores o iguales a $10.000.000.oo de pesos o $10.000 dólares o su equivalente en otras monedas, según la tasa de cambio del día en que se realice la operación conforme indique el Banco de la República, para clientes no exceptuados se deberá diligenciar el formato de Declaración de Operaciones en Efectivo con la información del cliente en razón del cual se realiza la transacción. Teniendo en cuenta que AGROBOLSA no recibe dinero directamente en sus oficinas, se deben registrar en el sistema las consignaciones recibidas del cliente, precisando si se trata de consignación en cheque o en efectivo, para monitorear y controlar las que correspondan a efectivo y de esta manera reportarlas a la UIAF. El Oficial de Cumplimiento debe velar por que, además de lo dispuesto en el numeral 1º del artículo 103 EOSF, el cual establece la obligación de dejar constancia en formulario especialmente diseñado para el efecto, de la información

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relativa a las transacciones en efectivo cuyo valor sea igual o superior a las cuantías establecidas en el instructivo del Anexo II, la Compañía remitirá a la UIAF dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al del corte, el informe mensual sobre transacciones en efectivo que se hayan realizad diligenciando la proforma citada, de acuerdo con los montos e indicaciones señaladas en su correspondiente instructivo, ambos contenidos en el Anexo II del Título I Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera. El reporte deberá remitirse de manera individual por cada transacción que supere los montos establecidos así: Los pagos, constitución de depósitos a término en efectivo que sean o excedan de $10.000.000.oo, compra y venta de divisas en efectivo en cuantía igual o superior a US$5.000.oo u otras divisas equivalentes a dicha cuantía. De igual forma se debe determinar las transacciones múltiples como una sola operación, es decir aquellas que durante un mes calendario son realizadas por o en beneficio de una misma persona, en una o varias oficinas, y que en su conjunto igualen o superen la cuantía de $50.000.000.oo, US$50.000.oo o su equivalente en otras monedas. Para hacer este reporte deberá tenerse en cuenta la estructura y mentalidad del lavador de activos, como por ejemplo: Aquel que conociendo las normas efectúa durante un mismo mes, depósitos en efectivo en sumas inferiores a $9.500.000.oo que consolidadas suman $49.000.000.oo. 2..2.2. Reporte de clientes exonerados Son todos aquellos clientes que con el giro ordinario o normal de sus negocios y con base en los procedimientos de conocimiento del cliente, se haya establecido que realizan numerosas transacciones en efectivo, podrán ser excluidos del diligenciamiento del formato individual previo el cumplimiento de los siguientes requisitos:

- Que se deje constancia de las razones por las cuales fueron exonerados, estableciéndose la relación causa efecto entre la actividad económica del cliente, sus ingresos y el flujo corriente de efectivo generador de las operaciones sujetas de registro. copia del estudio que soporte la existencia de las condiciones de exoneración debe ser archivado por la entidad de manera centralizada.

- Que se conforme un registro de transacciones de efectivo, por las cuantías establecidas en el numeral anterior, en el que se identifique por lo

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menos la información exigida en el formato individual, salvo la firma de la persona que físicamente realiza la operación.

AGROBOLSA S.A. informará a la UIAF, los nombres e identidades de todos los clientes exonerados del mencionado reporte, diligenciando la proforma del Anexo III del Título I Capítulo XI de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia, de acuerdo con las indicaciones señaladas en su correspondiente instructivo. Para tal efecto, se deben remitir los nombres e identidades de todos los clientes exonerados del reporte de transacciones en efectivo. Es función del Oficial de Cumplimiento velar por el envío de esta información. Los criterios para definir este tipo de clientes son los siguientes:

- Que el cliente tenga una actividad lícita. - Que los volúmenes de movimiento de efectivo guarden proporción con su

actividad económica para lo cual se puede tener en cuenta: - Volumen de inventarios y rotación. - Volumen de ventas: mensual, semestral y si es cíclico. - Rotación de Cuentas por Cobrar. - Que el giro de sus negocios permita manejar altas sumas de dinero efectivo

(bombas de gasolina, restaurantes, hoteles, restaurantes de comidas rápidas, etc.).

- Que el cliente tenga su información financiera actualizada. - Que realice transacciones en efectivo por montos reportables es decir

iguales o superiores a $10 MM y ó US$5.000. - Que suministre la información para diligenciar el formato correspondiente.

Es responsabilidad del área comercial determinar este tipo de clientes. Este reporte se debe allegar al Oficial de Cumplimiento quien lo entregará al área encargada de su envío. 2.3. Reporte de Información sobre productos ofrecidos Este reporte consiste en el informe trimestral de la base de los clientes de AGROBOLSA S.A. en los diferentes productos que administra. Dentro del plazo establecido en los respectivos instructivos emitidos por la entidades competentes, la Compañía debe suministrar a la Unidad de Información y Análisis Financiero, en la respectiva proforma, la información relacionada con los usuarios de los diferentes servicios que estén prestando o los productos que tengan constituidos

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de acuerdo con lo dispuesto en el Anexo VI del Capítulo XI Instrucciones Relativas a la Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo, de la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia Financiera de Colombia. Se exceptúan del reporte los productos constituidos directamente entre entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia y aquellos constituidos con el Banco de la República. Es función del Oficial de Cumplimiento velar por el envío de esta información.

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Anexo 11

Procedimiento Capacitaciones Periódicamente el Oficial de Cumplimiento, en coordinación con la Gerencia de la Compañía, dictará charlas sobre LA/FT y el Manual de Procedimientos a los funcionarios recién vinculados, a fin de instruirlos sobre la normatividad vigente y las consecuencias administrativas y legales que se generan por su inobservancia. También los instruirá sobre los métodos que deben seguirse para el reconocimiento de las operaciones inusuales, sin desconocer la forma como se deben aplicar los procedimientos definidos en el presente Manual y en la información sobre controles y obligaciones legales. De la asistencia a estos cursos se dejará constancia en actas debidamente firmadas por los asistentes a cada conversatorio, junto con la evaluación que se haga al final de la misma. Mensualmente se efectuarán reuniones con el área comercial a fin de informarles las omisiones en que han incurrido y los procedimientos de control que se deben reforzar, a fin de evitar la vinculación de clientes no deseables, dejando constancia de estas, en actas.

De igual manera cada vez que ingresa un funcionario nuevo, el Oficial de Cumplimiento debe dar a conocer en forma escrita o envío por correo electrónico el Manual vigente que tenga la Compañía en ese momento; así mismo cuando se presenten casos especiales se enviarán comunicados a todo el personal vía correo electrónico para su conocimiento. De otra parte, para verificar la efectividad de los programas de capacitación, se harán evaluaciones anuales y se adoptarán los mecanismos que se consideren necesarios para mejorar las deficiencias que se presenten.

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Anexo 12

Formatos Utilizados

1. Formato de Apertura de Cuenta Persona Natural y Persona Jurídica (Anexo)

a. Antiguo – Dos págs. b. Nuevo – Cuatro págs.

2. Formato de Registro de firmas Persona Natural y Persona Jurídica – Una pág.

(Anexo) 3. Formato Acta de Visita – Una pág. 4. Formato relación dinero recibido en efectivo 5. Formato reporte de Operaciones Inusuales

manual de procedimientos del sistema de …€¦ · 2.3.4 reportes de operaciones sospechosas a la...

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