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11 de junio de 2019 Página 9

SECRETARÍA DE TURISMO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN

DICIEMBRE DE 2018

SECRETARÍA DE TURISMO DIRECCIÓN GENERAL DE TURISMO

DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN

¤ Derechos Reservados. Primera edición diciembre de 2018. Gobierno del Estado de México. Secretaría de Turismo. Dirección General de Turismo. Impreso y hecho en Toluca, México. Printed and made in Toluca Mexico. Cuenta de Correo Electrónico: [email protected]

La reproducción total o parcial de este documento Podrá efectuarse mediante la autorización ex profesa de la fuente y dándole el crédito correspondiente.


Edición: Primera Fecha: Diciembre de 2018 Código: 225013000 Página:

ÍNDICE

Presentación Objetivo General Identificación e Interacción de Procesos Relación del Proceso y los Procedimientos Descripción de los Procedimientos Departamento de Promoción x Atención e invitaciones para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y

exposiciones. 225013001-01

x Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México. 225013001-02

Departamento de Imagen de Producto x Turismo para todos. 225013002-01 x Gestión, autorización y apoyo de salidas de viajes de familiarización. 225013002-02 Simbología Registro de ediciones Distribución Validación

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PRESENTACIÓN

La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad.

Por ello, el Gobierno del Estado de México, impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales.

El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente en el uso de sus recursos y más eficaz en el logro de sus propósitos. La ciudadanía es el factor principal de su atención y la solución de los problemas públicos, su prioridad.

En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar.

La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de calidad.

El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión de la Secretaría de Turismo. La estructura organizativa, la división del trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralización o desconcentración, los procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de este dependencia.

Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad.

OBJETIVO GENERAL

Incrementar la calidad, eficiencia y eficacia de los servicios que proporciona la Dirección de Promoción y Comercialización, mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo y el establecimiento de políticas que regulen, orienten y delimitan las actividades de las o los servidores públicos que los ejecutan.

IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS


RELACIÓN DEL PROCESO Y LOS PROCEDIMIENTOS PROCESO: Promoción Turística de los Destinos del Estado de México.: De la solicitud de la o del ciudadano, hasta la promoción de los destinos turísticos del Estado de México. PROCEDIMIENTOS:

Departamento de Promoción: x Atención e invitaciones para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y exposiciones x Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México.

Departamento de Imagen de Producto:

x Turismo para Todos. x Gestión, autorización y apoyo de salidas de viajes de familiarización.

DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS

Departamento de Promoción

Edición: Primera Fecha: Diciembre de 2018 Código: 225013001-01 Página:

PROCEDIMIENTO Atención e invitaciones para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y exposiciones. OBJETIVO Establecer las condiciones y/o lineamientos que ayuden a recopilar información para decidir la asistencia y/o participación de la Secretaría de Turismo, en eventos turísticos, ferias y exposiciones, con la finalidad de promover el turismo en los diversos destinos turísticos del Estado de México y al mismo tiempo comercializar los productos turísticos que cada destino ofrezca. ALCANCE Aplica a las o los servidores públicos adscritos a la Dirección de Promoción y Comercialización de la Secretaría de Turismo, con responsabilidad para recopilar información y decidir la asistencia y/o participación en eventos turísticos, ferias y exposiciones, así como a las o los propietarios de los servicios o apoyos con un enfoque turístico que deseen promocionar sus productos. REFERENCIAS

x Ley General de Turismo, artículos 2, fracción XV y 9 fracciones III y IX. Diario Oficial de la Federación, 25 de mayo de 2011.

x Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México, artículo 36 bis, fracción I, II, IV, VIII. Gaceta del Gobierno del Estado de México, 5 de julio de 2011.

x Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo, artículo 9, fracción II, X, XVI. Gaceta del Gobierno del Estado de México, 23 de septiembre de 2016.

x Manual General de Organización de la Secretaría de Turismo, Apartado VII, Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa: Departamento de Promoción: 225013001. Gaceta del Gobierno del Estado de México, 22 de junio de 2017.

RESPONSABILIDADES El Departamento de Promoción es la unidad administrativa responsable de ejecutar el procedimiento de atención a invitaciones, para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y exposiciones.

La o el Secretario Particular de la Secretaría de Turismo deberá: x Recibir el original y turno de la invitación a eventos turísticos, ferias y/o exposiciones. x Turnar a la Dirección General de Turismo la invitación para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y/o

exposiciones, mediante el Sistema de Control de Gestión. La Dirección General de Turismo deberá: x Recibir de la o del Secretario Particular de la Secretaría de Turismo original del turno e invitación, para asistir y

participar en eventos turísticos, ferias y/o exposiciones. x Analizar la pertinencia de la asistencia y/o participación de la Secretaría de Turismo en eventos turísticos, ferias y/o

exposiciones.

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x Canalizar mediante el Sistema de Control de Gestión e instruir a la Dirección de Promoción y Comercialización para su atención.

x Acordar con la o el C. Secretario detalles de la asistencia y participación de la Secretaría de Turismo en eventos turísticos, ferias y/o exposiciones, si fuera el caso.

x Recibir copia de la nota informativa de asistencia y participación al evento turístico, feria y/o exposición de parte del Departamento de Promoción, descargar turno y concluir el asunto.

La Dirección de Promoción y Comercialización deberá: x Recibir el original del turno e invitación para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y/o exposiciones, de la

Dirección General de Turismo, registrar, detallar instrucciones, fotocopiar turno y entregar original a la o al Jefe de Departamento de Promoción o la o al Líder “A” de Proyecto para su atención; archivar copia en expediente previo acuse de recibo.

x Asegurar la gestión de los recursos necesarios y justificar estos para la atención del evento turístico, feria y/o exposición.

x Recibir la nota informativa de la o del Jefe del Departamento de Promoción, archivar y concluir el asunto. La o el Jefe del Departamento de Promoción deberá: x Recibir el original del turno e invitación para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y/o exposiciones. x Abrir el expediente correspondiente sobre el particular. x Analizar y determinar la viabilidad de la invitación. x Solicitar la información general del evento turístico, feria y/o exposición para la asistencia y participación del mismo. x Analizar la información proporcionada por la o el organizador del evento turístico, feria y/o exposición, preparar carpeta

del evento. x Elaborar el oficio de suficiencia presupuestal para asistir y participar en el evento turístico, feria y/o exposición, para

firma de la o del titular de la Dirección de Promoción y Comercialización. x Elaborar la nota informativa con antecedentes de justificación de la declinación de participación, marcando tres copias

para: Secretaría Particular de la Secretaría de Turismo, Dirección General de Turismo y Archivo. x Realizar los detalles de la asistencia y participación del evento turístico, feria y/o exposición.

La Coordinación Administrativa deberá: x Recibir el oficio de suficiencia presupuestal para la asistencia y participación en eventos turísticos, ferias y/o

exposiciones por parte de la Dirección de Promoción y Comercialización. x Analizar, gestionar y entregar los recursos necesarios para la asistencia y participación a eventos turísticos, ferias y/o

exposiciones. La o el Organizador deberá: x Proporcionar la información detallada del evento turístico, feria y/o exposición, comentando los aspectos de:

Fecha del evento. Sede del evento. Programa del evento. Tipo de participación que requiere de la dependencia. Espacio asignado. Costos, si fuera el caso. Datos importantes que requiera conocer la dependencia para la asistencia y participación del evento turístico, feria

y/o exposición.

DEFINICIONES

Asistencia: estar presente en un lugar, como un acto, un evento turístico, una feria y/o una exposición.

Participación: asistir y actuar, junto con otras personas, en un acto, una actividad, un evento turístico, una feria y/o una exposición; generalmente con el mismo nivel de implicación.

Evento turístico: acontecimiento relacionado con el sector de turismo.

Feria: espacio para promoción y comercialización de productos y/o servicios turísticos. Exposición: es un acto de convocatoria, generalmente público, en el que se muestran servicios y/o productos turísticos, para promoción y/o comercialización.

Prestadores de servicios: Personas físicas o morales que administran o son propietarias de los servicios o apoyos, en su mayoría de enfoque turístico.

Organizadora(or): personas que producen un evento turístico, feria y/o exposición.

INSUMOS x Invitación para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y/o exposiciones.

RESULTADOS x Asistencia y/o participación a eventos turísticos, ferias y exposiciones.


INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS x Procedimiento inherente a la gestión de recursos.

POLÍTICAS x Cada evento turístico, feria y/o exposición, tiene características individuales y únicas, por lo cual no se podrían

determinar elementos o criterios específicos de forma general, que puedan coadyuvar a la aceptación o rechazo de una invitación para participar en el evento turístico, feria y/o exposición.

x Toda invitación para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y exposiciones, deberá ser presentada por escrito y dirigida a la o al titular de la Secretaría de Turismo.

x Toda invitación para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y exposiciones, deberá ser presentada con un mínimo de 20 días hábiles de anticipación a la fecha propuesta del evento, cuando una invitación sea presentada fuera de este plazo, deberá revisarse, analizarse y quedar sujeta a los tiempos establecidos por la dependencia, los recursos disponibles y/o a la agenda de la o del titular de la Secretaría.

x La Secretaría de Turismo, se reserva el derecho de participación en eventos turísticos, ferias y exposiciones, con base en sus objetivos y en el programa de trabajo de la Dirección de Promoción y Comercialización.

x La Secretaría de Turismo, se reservará el derecho de participación en eventos turísticos, ferias y exposiciones, cuando exista poca formalidad en la organización del evento.

x La Secretaría de Turismo, decidirá no participar en un evento turístico, feria y exposición, cuando no se cuente con suficiencia presupuestal para su asistencia, aun cuando ya se haya iniciado el trámite para participar en el evento.

DESARROLLO

NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA/

PUESTO ACTIVIDAD

1. Área de Recepción Recibe por escrito invitación para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y exposiciones, registra en el Sistema de Control de Gestión, asigna número de folio y entrega a la o al Secretario Particular de la o del Secretaría de Turismo.

2. Secretaría Particular de la Secretaría de Turismo

Recibe por escrito invitación para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y exposiciones, turna a la Dirección General de Turismo, invitación para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y/o exposiciones, a través del Sistema de Control de Gestión, asigna número de folio para seguimiento, entrega por escrito el turno con instrucción a realizar y adjunta la invitación correspondiente.

3. Dirección General de Turismo

Recibe original del turno e invitación para asistir y participar en ferias y/o exposiciones, analiza la pertinencia del tipo de intervención que se solicita de la Secretaría de Turismo, canaliza el turno mediante oficio, la invitación a participar en el evento turístico, feria y/o exposición, e instruye a la Dirección de Promoción y Comercialización, dar atención.

4. Dirección de Promoción y Comercialización

Recibe oficio e invitación, para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y/o exposiciones de parte de la Dirección General de Turismo, e instruye a la o al Jefe de Departamento de Promoción, dar atención al oficio conforme a lo solicitado.

5. Departamento de Promoción Recibe oficio junto con invitación para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y/o exposiciones y abre el expediente correspondiente.

6. Departamento de Promoción Dependiendo de las características individuales de la invitación, solicita la información general del evento turístico, feria y/o exposición al organizador del mismo, ya sea de manera oficial, vía correo electrónico o vía económica, analiza y justifica de acuerdo a las necesidades, elementos, criterios y características individuales de cada evento, la viabilidad de la asistencia y participación del evento turístico, feria y/o exposición y determina: ¿La solicitud de asistencia es viable?

7. Departamento de Promoción La solicitud es inviable. Elabora y turna nota informativa para firma de la Dirección de Promoción y Comercialización, donde incluye el antecedente y justificación de la inviabilidad para participar en el evento.


Recibe nota Informativa de inviabilidad de asistencia y participación en evento turístico, feria y/o exposición, firma y turna original para la Dirección General de Turismo, copia a la o al Secretario Particular de la o del C. Secretario. Archiva copia previo acuse de recibo en expediente.


Recibe nota informativa de inviabilidad, acusa de recibo y devuelve, toma conocimiento y archiva.

10. Secretaría Particular de la Secretaría de Turismo

Recibe nota informativa de inviabilidad, acusa de recibo y devuelve, toma conocimiento, descarga turno en el Sistema de Control de Gestión y concluye el procedimiento.

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11. Departamento de Promoción La solicitud es viable. Realiza propuesta de participación y la presenta mediante nota informativa a la Dirección de Promoción y Comercialización.


Recibe nota informativa con propuesta de participación al evento turístico, feria y/o exposición, firma, obtiene fotocopia y turna a la Dirección General de Turismo. Archiva copia de nota informativa previo acuse de recibo.


Recibe nota informativa con propuesta para asistir y participar en eventos turísticos, ferias y/o exposiciones, acusa de recibo y devuelve, analiza propuesta y determina: ¿La propuesta tiene observaciones?


La propuesta tiene observaciones. El Director General de Turismo, hace observaciones a la propuesta y turna de forma económica a la Dirección de Promoción y Comercialización, para su adecuación.


Recibe la propuesta de participación con observaciones e instruye vía económica la atención a la o al Jefe de Departamento de Promoción.

16. Departamento de Promoción Se entera de instrucción, da seguimiento a las observaciones hechas por la Dirección General de Turismo y entrega de forma económica la propuesta corregida a la Dirección de Promoción y Comercialización.


Recibe propuesta corregida y entrega a la Dirección General de Turismo de manera económica. Se conecta con la operación número 13.


La propuesta no tiene observaciones. Autoriza mediante firma e instruye vía económica a la Dirección de Promoción y Comercialización dar atención y seguimiento a la participación.


Se entera e instruye a la o al Jefe de Departamento de Promoción dé atención y seguimiento a la propuesta de participación.

20. Departamento de Promoción Se entera de instrucción, da seguimiento a la participación de la Secretaría de Turismo en el evento turístico, feria y/o exposición. Elabora oficio de suficiencia presupuestal y solicitud de recursos, dirigido a la Coordinación Administrativa; para participación en eventos turísticos, ferias y exposiciones, incluyendo gestión de recursos para gastos de traslado, hospedaje y viáticos que se generen de la comisión; para firma de la o del titular de la Dirección de Promoción y Comercialización.


Recibe oficio de suficiencia presupuestal y solicitud de recursos, firma y turna a la Coordinación Administrativa. Archiva copia de oficio previo acuse de recibo.

22. Coordinación Administrativa Recibe oficio de solicitud de recursos para la asistencia y participación a eventos turísticos, ferias y exposiciones, se entera, firma de recibo, devuelve e inicia gestiones. Se conecta con el procedimiento inherente a la Gestión de Recursos.

23. Coordinación Administrativa Obtiene los recursos para la asistencia y participación a eventos turísticos, ferias y/o exposiciones, así como gastos de viaje y viáticos, cuando corresponda; y entrega a la Dirección de Promoción y Comercialización.


Recibe los recursos económicos, notifica y entrega e instruye realizar las actividades conducentes a la o al Jefe del Departamento de Promoción, para la asistencia y participación a eventos turísticos, ferias y exposiciones.

25. Departamento de Promoción Recibe los recursos económicos, se entera de instrucción, asiste y participa en el evento turístico, feria y exposición y espera conclusión.

26. Departamento de Promoción Al terminar la feria y/o exposición, redacta nota informativa, donde hace referencia a la participación que se tuvo en el evento, dirigida a la o al titular de la Dirección de Promoción y Comercialización, entrega copia a la o al Secretario Particular y a la Dirección General de Turismo. Archiva copia de nota informativa, previo acuse de recibo en el expediente.


Recibe nota informativa, se entera, acusa de recibo y archiva.


Recibe nota informativa, se entera, acusa de recibo, devuelve y archiva.

29. Secretario(a) Particular de la Secretaría de Turismo

Recibe nota informativa, se entera, acusa de recibo, ingresa al Sistema de Control de Gestión, identifica el asunto con el número de folio asignado para seguimiento, registra el cumplimiento del tema. Archiva en expediente. FIN


DIAGRAMA

INICIO

1

RECIBE POR ESCRITO INVITACIÓN PARA ASISTIR Y PARTICIPAR EN EVENTOS TURÍSTICOS, FERIAS Y EXPOSICIONES, REGISTRA EN EL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN, ASIGNA NÚMERO DE FOLIO Y ENTREGA.

2

RECIBE POR ESCRITO INVITACIÓN PARA ASISTIR Y PARTICIPAR EN EVENTOS TURÍSTICOS, FERIAS Y EXPOSICIONES, TURNA A LA DIRECCIÓN GENERAL DE TURISMO, INVITACIÓN PARA ASISTIR Y PARTICIPAR EN EVENTOS TURÍSTICOS, FERIAS Y/O EXPOSICIONES, A TRAVÉS DEL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN, ASIGNA NÚMERO DE FOLIO PARA SEGUIMIENTO, ENTREGA POR ESCRITO EL TURNO CON INSTRUCCIÓN A REALIZAR Y ADJUNTA LA INVITACIÓN CORRESPONDIENTE.

3

RECIBE ORIGINAL DEL TURNO E INVITACIÓN PARA ASISTIR Y PARTICIPAR EN FERIAS Y/O EXPOSICIONES, ANALIZA LA PERTINENCIA DEL TIPO DE INTERVENCIÓN QUE SE SOLICITA DE LA SECRETARÍA DE TURISMO, CANALIZA EL TURNO MEDIANTE OFICIO, LA INVITACIÓN A PARTICIPAR EN EL EVENTO TURÍSTICO, FERIA Y/O EXPOSICIÓN, E INSTRUYE, DAR ATENCIÓN.

4

RECIBE OFICIO E INVITACIÓN, PARA ASISTIR Y PARTICIPAR EN EVENTOS TURÍSTICOS, FERIAS Y/O EXPOSICIONES DE PARTE DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE TURISMO, E INSTRUYE, DAR ATENCIÓN AL OFICIO CONFORME A LO SOLICITADO.

5

RECIBE OFICIO JUNTO CON INVITACIÓN PARA ASISTIR Y PARTICIPAR EN EVENTOS TURÍSTICOS, FERIAS Y/O EXPOSICIONES Y ABRE EXPEDIENTE.

7

NO

SI

ELABORA Y TURNA NOTA INFORMATIVA PARA FIRMA DE LA DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN, DONDE INCLUYE EL ANTECEDENTE Y JUSTIFICACIÓN DE LA INVIABILIDAD PARA PARTICIPAR EN EL EVENTO.

¿LA SOLICITUD DE ASISTENCIA ES VIABLE?

8

RECIBE NOTA INFORMATIVA DE INVIABILIDAD DE ASISTENCIA Y PARTICIPACIÓN EN EVENTO TURÍSTICO, FERIA Y/O EXPOSICIÓN, FIRMA Y TURNA ORIGINAL PARA LA DIRECCIÓN GENERAL DE TURISMO, COPIA A LA SECRETARÍA PARTICULAR DEL C. SECRETARIO. ARCHIVA COPIA PREVIO ACUSE DE RECIBO EN EXPEDIENTE.

A

ATENCIÓN A INVITACIONES PARA ASISTIR Y PARTICIPAR EN EVENTOS TURÍSTICOS, FERIAS Y EXPOSICIONESPROCEDIMIENTO:

ÁREA DE RECEPCIÓNDIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y

COMERCIALIZACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE

TURISMODEPARTAMENTO DE

PROMOCIÓNSECRETARIO(A) PARTICULAR DE LA

SECRETARÍA DE TURISMO

6

DEPENDIENDO DE LAS CARACTERÍSTICAS INDIVIDUALES DE LA INVITACIÓN, SOLICITA LA INFORMACIÓN GENERAL DEL EVENTO TURÍSTICO, FERIA Y/O EXPOSICIÓN AL ORGANIZADOR DEL MISMO, YA SEA DE MANERA OFICIAL, VÍA CORREO ELECTRÓNICO O VÍA ECONÓMICA.

ANALIZA Y JUSTIFICA DE ACUERDO A LAS NECESIDADES, ELEMENTOS, CRITERIOS Y CARACTERÍSTICAS INDIVIDUALES DE CADA EVENTO, LA VIABILIDAD DE LA ASISTENCIA Y PARTICIPACIÓN DEL EVENTO TURÍSTICO, FERIA Y/O EXPOSICIÓN, Y DETERMINA:

9

RECIBE NOTA INFORMATIVA DE INVIABILIDAD, ACUSA DE RECIBO Y DEVUELVE, TOMA CONOCIMIENTO Y ARCHIVA.

10

RECIBE NOTA INFORMATIVA DE INVIABILIDAD, ACUSA DE RECIBO Y DEVUELVE, TOMA CONOCIMIENTO, DESCARGA TURNO EN EL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Y CONCLUYE EL PROCEDIMIENTO.

11

REALIZA PROPUESTA DE PARTICIPACIÓN Y LA PRESENTA MEDIANTE NOTA INFORMATIVA.

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14

EL DIRECTOR GENERAL DE TURISMO, HACE OBSERVACIONES A LA PROPUESTA Y TURNA DE FORMA ECONÓMICA, PARA SU ADECUACIÓN.

A

ATENCIÓN A INVITACIONES PARA ASISTIR Y PARTICIPAR EN EVENTOS TURÍSTICOS, FERIAS Y EXPOSICIONESPROCEDIMIENTO:

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA


DIRECCIÓN GENERAL DE TURISMO

DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN

SECRETARIO(A) PARTICULAR DE LA SECRETARÍA DE TURISMO

12

RECIBE NOTA INFORMATIVA CON PROPUESTA DE PARTICIPACIÓN AL EVENTO TURÍSTICO, FERIA Y/O EXPOSICIÓN, FIRMA, OBTIENE FOTOCOPIA Y TURNA. ARCHIVA COPIA DE NOTA INFORMATIVA PREVIO ACUSE DE RECIBO.

16

SE ENTERA DE INSTRUCCIÓN, DA SEGUIMIENTO A LAS OBSERVACIONES HECHAS POR LA DIRECCIÓN GENERAL DE TURISMO Y ENTREGA DE FORMA ECONÓMICA LA PROPUESTA CORREGIDA.

17

RECIBE PROPUESTA CORREGIDA Y ENTREGA DE MANERA ECONÓMICA.

B

13

RECIBE NOTA INFORMATIVA CON PROPUESTA PARA ASISTIR Y PARTICIPAR EN EVENTOS TURÍSTICOS, FERIAS Y/O EXPOSICIONES, ACUSA DE RECIBO Y DEVUELVE, ANALIZA PROPUESTA Y DETERMINA:

¿L A PROPUESTA T IENE O BS ERVACI ON ES?

SI

NO

15

RECIBE LA PROPUESTA DE PARTICIPACIÓN CON OBSERVACIONES E INSTRUYE VÍA ECONÓMICA LA ATENCIÓN.

13

18

AUTORIZA MEDIANTE FIRMA E INSTRUYE VÍA ECONÓMICA DAR ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PARTICIPACIÓN.

19

SE ENTERA E INSTRUYE DÉ ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO A LA PROPUESTA DE PARTICIPACIÓN.

RECIBE OFICIO DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Y SOLICITUD DE RECURSOS, FIRMA Y TURNA. ARCHIVA COPIA DE OFICIO PREVIO ACUSE DE RECIBO.

20

SE ENTERA DE INSTRUCCIÓN, DA SEGUIMIENTO A LA PARTICIPACIÓN DE LA SECRETARÍA DE TURISMO EN EL EVENTO TURÍSTICO, FERIA Y/O EXPOSICIÓN. ELABORA OFICIO DE SUFICIENCIA PRESUPUESTAL Y SOLICITUD DE RECURSOS, DIRIGIDO A LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA; PARA PARTICIPACIÓN EN EVENTOS TURÍSTICOS, FERIAS Y EXPOSICIONES, INCLUYENDO GESTIÓN DE RECURSOS PARA GASTOS DE TRASLADO, HOSPEDAJE Y VIÁTICOS QUE SE GENEREN DE LA COMISIÓN; PARA FIRMA DEL TITULAR DE LA DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN.

21

22

RECIBE OFICIO DE SOLICITUD DE RECURSOS PARA LA ASISTENCIA Y PARTICIPACIÓN A EVENTOS TURÍSTICOS, FERIAS Y EXPOSICIONES, SE ENTERA, FIRMA DE RECIBO, DEVUELVE E INICIA GESTIONES.


ATENCIÓN A INVITACIONES PARA ASISTIR Y PARTICIPAR EN EVENTOS TURÍSTICOS, FERIAS Y EXPOSICIONES PROCEDIMIENTO:



DIRECCIÓN GENERAL DE TURISMO

DEPARTAMENTO DE PROMOCIÓN

SECRETARIO(A) PARTICULAR DE LA SECRETARÍA DE TURISMO

B

OBTIENE LOS RECURSOS PARA LA ASISTENCIA Y PARTICIPACIÓN A EVENTOS TURÍSTICOS, FERIAS Y/O EXPOSICIONES, ASÍ COMO GASTOS DE VIAJE Y VIÁTICOS, CUANDO CORRESPONDA Y ENTREGA. RECIBE LOS RECURSOS ECONÓMICOS,

NOTIFICA Y ENTREGA E INSTRUYE REALIZAR LAS ACTIVIDADES CONDUCENTES, PARA LA ASISTENCIA Y PARTICIPACIÓN A EVENTOS TURÍSTICOS, FERIAS Y EXPOSICIONES.

24

25

RECIBE LOS RECURSOS ECONÓMICOS, SE ENTERA DE INSTRUCCIÓN, ASISTE Y PARTICIPA EN EL EVENTO TURÍSTICO, FERIA Y EXPOSICIÓN Y ESPERA CONCLUSIÓN.

SE CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO INHERENTE A LA GESTIÓN DE RECURSOS.

23

26

AL TERMINAR EL EVENTO TURÍSTICO, FERIA Y/O EXPOSICIÓN, REDACTA NOTA INFORMATI VA, DONDE HACE REFERENCIA A LA PARTI CIPACIÓN QUE SE TUVO EN EL EVENTO, DIRIGIDA AL TITULAR DE LA DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN, ENTREGA COPIA A LA O AL SECRETARIO PARTICULAR Y A LA DIRECCIÓN GENERAL DE TURISMO. ARCHIVA COPIA DE NOTA INFORMATIVA, PREVIO ACUSE DE RECIBO EN EL EXPEDIENTE.

27

RECIBE NOTA INFORMATIVA, SE ENTERA, ACUSA DE RECIBO Y ARCHIVA.

28

RECIBE NOTA INFORMATIVA, SE ENTERA, ACUSA DE RECIBO, DEVUELVE Y ARCHIVA.

29

RECIBE NOTA INFORMATIVA, SE ENTERA, ACUSA DE RECIBO, INGRESA AL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN, IDENTIFICA EL ASUNTO CON EL NÚMERO DE FOLIO ASIG NADO PARA SEGUIMIENTO, REGISTRA EL CUMPLIMIENTO DEL TEMA. ARCHIVA EN EXPEDIENTE.

FIN

MEDICIÓN

Indicadores para medir la capacidad de respuesta para participar en ferias y exposiciones.

Número de eventos, ferias y exposiciones, con participación de la dependencia al año. X 100 =

Porcentaje de participación en eventos, ferias y exposiciones al

año. Número de invitaciones recibidas al año.

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Registro de evidencias x La participación en eventos, ferias y exposiciones, realizados y concluidos, quedan registrados mediante una nota

informativa, misma que se resguarda en el archivo de la Dirección de Promoción y Comercialización

FORMATOS E INSTRUCTIVOS x No aplica.



PROCEDIMIENTO Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México. OBJETIVO Incrementar la promoción, difusión y servicios Turísticos del Estado de México, mediante la gestión de apoyo en el Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México. ALCANCE Aplica a las o los Servidores Públicos adscritos al Departamento de Promoción con responsabilidad en el Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México., las instancias gubernamentales de cualquier nivel de gobierno federal, estatal o municipal para promocionar los destinos turísticos del Estado de México, para tener una mayor afluencia de personas y en consecuencia una derrama económica. REFERENCIAS x Ley General de Turismo, artículo 2, fracción III, VI y XV. Diario Oficial de la Federación, 17 de diciembre de 2015. x Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México, artículo 36 Bis, fracción IV. Gaceta del Gobierno del

Estado de México, 17 de septiembre de 1981. Reformas y adiciones. x Reglamento Interior de la Secretaría de Turismo, artículo 9, fracción XIII y XX. Gaceta del Gobierno del Estado de

México, 23 de septiembre de 2016. x Manual General de Organización de la Secretaría de Turismo. Apartado VII, Objetivo y Funciones por Unidad

Administrativa, Departamento de Promoción: 225013001. Gaceta del Gobierno del Estado de México, 22 de junio de 2017.

RESPONSABILIDADES El Departamento de Promoción es la Unidad Administrativa responsable de la ejecución del procedimiento de Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México, adscrito a la Dirección de Promoción y Comercialización dependiente de la Dirección General de Turismo. La o el Secretario Particular de la Secretaría de Turismo deberá: x Recibir la solicitud original para el Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado

de México. x Canalizar e instruir a la Dirección General de Turismo para su Visto Bueno.

La Coordinación Administrativa deberá: x Recibir el oficio de solicitud y autorización de presupuesto para llevar a cabo el diseño y/o elaboración de material

promocional de servicios turísticos en el Estado de México. x Autorizar el presupuesto y realizar el procedimiento inherente a la adquisición de bienes, así como entregar la factura y

el material impreso al Departamento de Promoción. La Dirección General de Turismo deberá: x Recibir de la o del Secretario Particular de la Secretaría de Turismo original y turno de la solicitud de Diseño y/o

elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México. x Canalizar e instruir a la o al titular de la Dirección de Promoción y Comercialización para su atención.

La Dirección de Promoción y Comercialización deberá: x Recibir la copia de la petición y turno original de la solicitud de Diseño y/o elaboración de material promocional de

servicios turísticos en el Estado de México. x Canalizar e instruir a la o al titular de la Jefatura del Departamento de Promoción para su atención.

El Departamento de Promoción deberá: x Recibir copia de la solicitud y del turno con la solicitud de Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios

turísticos en el Estado de México.


x Atender la solicitud y dar aviso a la o al solicitante si fue aceptada o rechazada su solicitud. x Realizar las gestiones correspondientes a las diferentes estancias y áreas para poder llevar a cabo el Diseño y/o

elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México. x Solicitar mediante oficio a la Coordinación Administrativa la autorización del presupuesto, para realizar el diseño y/o

elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México.

El Área de Comunicación Social deberá: x Recibir el oficio de solicitud y autorización por parte de la Dirección de Promoción para el uso de artes y creativos con

la imagen institucional, tramitar ante la Dirección General de Mercadotecnia, la autorización para realizar el diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México.

x Entregar la copia de oficio de autorización de la Dirección General de Mercadotecnia al Departamento de Promoción, para seguimiento en el diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México.

DEFINICIONES x Artículo publicitario o promocional: son los artículos que se llegan a obsequiar en algunas ferias o exposiciones,

como llaveros, memorias portátiles (USB), plumas, porta bolsas, calendarios, etc., a lo que únicamente se les imprime la marca de Turismo que es Estado de México.

x Atractivo Turístico: Lugar de gran interés en el Estado de México que las y los turistas visitan, ya sea por su valor cultural, histórico, belleza natural o artificial.

x Destino Turístico: Zona o área geográfica que es visitada por la o el turista y que regularmente se conforma de varios atractivos.

x Producto Turístico: es un conjunto de destinos turísticos y servicios turísticos de un atractivo turístico. x Promoción Turística: Toda la actividad que permita dar a conocer y difundir los atractivos turísticos del Estado de

México, tanto los impresos, entre los que se encuentran las publicaciones, artículos publicitarios, espectaculares o banners; como en redes sociales, radio y televisión.

x Publicaciones: Material impreso que se clasifica de acuerdo a su tipo como libro, folleto, volante, cartel, boletín, revista, encarte o suplemento; por su publicación ya sea periódica, no periódica o en serie, cuyo contenido podrá ser, cultural, educativo, deportivo y siempre con fines turísticos.

x Solicitante o beneficiaria(o): Representante de los organismos que tengan a su cargo la promoción y difusión de los destinos turísticos o, de las actividades de carácter social, cultural, deportivo y recreativo en el Estado de México, mismos que gozan o se benefician del apoyo del material promocional otorgado por la Secretaría de Turismo y podrán ser: Comité organizador, ayuntamiento o asociaciones.

x Artes y creativos: producto visual que vaya a ser impreso con una finalidad estética y también comunicativa, mediante la cual se expresan ideas, emociones o, en general, una visión del mundo, a través de diversos recursos, como los plásticos, lingüísticos, sonoros, etc.

x Imagen Institucional: conjunto de elementos que identifican y distinguen a una institución, como ser las marcas, logotipos, impresos, colores, uniformes, etc., de esta identidad dependerá su imagen pública.

x Diseño de Material: creación o modificación de gráficos, audiovisuales y multimedia x Turno: documento con las especificaciones de la solicitud. INSUMOS x Solicitud por escrito o vía correo electrónico oficial dirigido a la o al titular de la Secretaría de turismo o, en su caso, a la

Dirección General de Turismo o Dirección de Promoción y Comercialización. RESULTADOS x La promoción de los destinos, eventos, servicios y actividades turísticas del Estado de México.

INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS x Procedimiento inherente a la autorización con la Dirección General de Mercadotecnia del Gobierno del Estado de

México. x Procedimiento inherente a la adquisición de bienes.

POLÍTICAS x La solicitud de apoyo para realizar el Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el

Estado de México, deberá ser presentada por escrito, dirigido a la o al titular de la dependencia y entregado en las oficinas de la Secretaría de Turismo o, en su caso, enviar al correo electrónico oficial: [email protected]; dicha solicitud deberá contener nombre, razón social, dependencia, domicilio, teléfono, correo electrónico, destino, evento, actividad o servicio turístico que se desee promocionar, así como de ser necesario, fecha de inicio y término, programa de actividades relativa a la acción a promocionar.

1. Si alguna solicitud no cumple con los requisitos solicitados quedará sujeta a consideración por las áreas autorizadas, siendo éstas las siguientes: Oficina de la o del C. Secretario de Turismo. Dirección General de Turismo. Dirección de Promoción y Comercialización.

11 de junio de 2019

2. Toda solicitud para apoyo de Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México, deberá ser presentada hasta con 50 días hábiles de anticipación a la fecha del evento turístico, de lo contrario será revisada y analizada quedando sujeta a consideración de las áreas autorizadas.

3. Todos los oficios que se deriven de las gestiones necesarias para llevar a cabo la elaboración de material promocional, deberán de llevar la rúbrica de la Dirección de Promoción y Comercialización o del área autorizada. - El Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México, quedará

sujeto a la consideración del Departamento de Promoción, salvo recomendaciones de las áreas autorizadas. - La validación definitiva del Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado

de México, sólo podrá realizarse a través de las áreas autorizadas.

La solicitud de adquisición de bienes deberá de contener lo siguiente:

1. Oficio de solicitud de Elaboración de Material Promocional, dirigido a la o al Titular de la Coordinación Administrativa, firmado por la Dirección de Promoción y Comercialización, donde se anexe:

- El diseño gráfico autorizado junto con oficio de autorización emitida por el área de Mercadotecnia. - Las especificaciones y características específicas y de calidad requeridas para la elaboración del material

promocional de manera clara y precisa. - Fecha en que se requiere el material de promoción elaborado. - Lugar de entrega del material de promoción deberá ser en las oficinas de la Secretaría de Turismo,

ubicadas en Robert Bosch, esquina Primero de Mayo 1321, Zona Industrial Toluca, Toluca, Estado de México, C.P. 50071, México, de lunes a viernes en horario de 9:00 hrs. a 18:00 hrs.

2. Solicitud debidamente requisitada (Formatos e Instructivos Anexo I) para iniciar trámite para “Adquisición de

bienes”, llenando Solicitud (Formatos e Instructivos Anexo I).

DESARROLLO

No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD

1 Solicitante Elabora escrito en original y copia dirigido a la o al Titular de la Secretaría de Turismo, entrega con 50 días hábiles de anticipación en el área de recepción. Resguarda copia de escrito previo acuse de recibo.

2 Área de Recepción Recibe solicitud por escrito, acusa de recibo y devuelve, registra la solicitud en control de documentación recibida, genera turno, anexa solicitud y envía a la o al Secretario Particular de la o del C. Secretario de Turismo.

3 Secretaria(o) Particular de la o del C. Secretaría de Turismo

Recibe turno, y solicitud por escrito, obtiene copia del escrito y envía original del turno y copia de la solicitud a la Dirección General de Turismo. Archiva original de la solicitud previo acuse de recibo.

4 Dirección General de Turismo Recibe turno y copia de la solicitud, anota instrucción en copia de la solicitud y envía a la Dirección de Promoción y Comercialización.

5 Dirección de Promoción y Comercialización

Recibe turno y solicitud, se entera de instrucción, envía al Departamento de Promoción y solicita inicie el diseño y elaboración del material promocional.

6 Departamento de Promoción Recibe turno y copia de la solicitud, se entera de la instrucción, analiza solicitud y determina: ¿Cumple con los requisitos?

7 Departamento de Promoción No cumple. Elabora oficio de respuesta negativa y envía a la Dirección de Promoción y Comercialización de manera económica para firma.


Recibe oficio de respuesta, firma e instruye realice los trámites correspondientes.

9 Departamento de Promoción Recibe oficio firmado, se entera de instrucción, contacta a la o al solicitante y pide acuda a recibir la respuesta y espera.

10 Solicitante Se entera y acude. 11 Departamento de Promoción Recibe al solicitante, entrega respuesta. Archiva copia, previo acuse de

recibo. 12 Solicitante Recibe el oficio, acusa de recibo en copia, devuelve y se retira. 13 Departamento de Promoción Si cumple.

Contacta a la o al solicitante para confirmar la información y datos de la acción a promocionar.

14 Solicitante Atiende solicitud, confirma información y espera. 15 Departamento de Promoción Con los datos del evento confirmados elabora diseño y turna a la Dirección

de Promoción y Comercialización.



Recibe diseño, revisa y determina: ¿Aprueba el diseño?


No lo aprueba. Regresa diseño al Departamento de Promoción con observaciones y solicita elabore otro diseño.

18 Departamento de Promoción Recibe diseño con observaciones, se entera de instrucción y elabora nuevo diseño. Se conecta con la operación número 16.


Si lo aprueba. Acude a la Dirección General de Turismo para someter a acuerdo el diseño y determina: ¿Acuerda el diseño?

20 Dirección General de Turismo Atiende y acuerda el diseño con la Dirección de Promoción y Comercialización y determina: ¿Aprueba el diseño?

21 Dirección General de Turismo No aprueba diseño. Devuelve el diseño a la Dirección de Promoción y Comercialización y solicita elabore otro diseño.


Recibe el diseño y turna al Departamento de Promoción e instruye elabore otro diseño. Se conecta con la operación número 18.

23 Dirección General de Turismo Si aprueba diseño. Rubrica diseño y entrega a la Dirección de Promoción y Comercialización.


Recibe diseño con rubrica, turna e instruye al Departamento de Promoción obtenga la autorización del Área de Comunicación Social de la Secretaría de Turismo.

25 Departamento de Promoción Recibe el diseño autorizado, se entera de instrucción, elabora oficio dirigido a la o al Responsable del Área de Comunicación Social de la Secretaría de Turismo y turna a la Dirección de Promoción y Comercialización para firma.


Recibe oficio, firma e instruye al Departamento de Promoción realice los trámites correspondientes.

27 Departamento de Promoción Recibe oficio firmado, se entera de instrucción, obtiene fotocopia y turna al Área de Comunicación Social de la Secretaría de Turismo, archiva copia del oficio previo acuse de recibo.

28 Área de Comunicación Social de la Secretaría de Turismo

Recibe oficio del Departamento de Promoción, acusa de recibo en copia y devuelve. Se conecta con el procedimiento inherente a la autorización con la Dirección General de Mercadotecnia del Gobierno del Estado de México.

29 Área de Comunicación Social Entrega oficio de respuesta de la Dirección General de Mercadotecnia de manera económica al Departamento de Promoción.

30 Departamento de Promoción Recibe oficio de respuesta, se entera y determina: ¿Qué tipo de respuesta da Mercadotecnia?

31 Departamento de Promoción Negativa. La Dirección General de Mercadotecnia sugiere cambios al diseño, se entera y comenta de manera económica a la Dirección de Promoción y Comercialización.


Se entera de las sugerencias realizadas al diseño por la Dirección General de Mercadotecnia e instruye al Departamento de Promoción solvente las mismas. Se conecta con la operación número 18.

33 Departamento de Promoción Afirmativa. Elabora oficio dirigido a la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Turismo, donde solicita la certificación de suficiencia presupuestal para la elaboración del material promocional y turna a la Dirección de Promoción y Comercialización para firma.


Recibe oficio, firma e instruye realice los trámites correspondientes.

35 Departamento de Promoción Recibe oficio firmado, se entera de instrucción, obtiene fotocopia y turna a la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Turismo. Archiva copia del oficio previo acuse de recibo.

36 Coordinación Administrativa Recibe oficio, se entera, acuse de recibo y devuelve.

11 de junio de 2019

Se conecta con el procedimiento inherente a la certificación de suficiencia presupuestal.

37 Coordinación Administrativa de la Secretaría de Turismo

Elabora oficio de respuesta de certificación de suficiencia presupuestal para la elaboración del material promocional y turna a la Dirección de Promoción. Archiva copia previo acuse de recibo.


Recibe oficio, se entera, firma acuse de recibo y devuelve e instruye al Departamento de Promoción realice los trámites correspondientes y entrega oficio original.

39 Departamento de Promoción Recibe oficio, se entera de instrucción y determina: ¿Hay suficiencia presupuestal?

40 Departamento de Promoción No hay suficiencia presupuestal. Elabora oficio de respuesta negativa a la o al solicitante, turna para firma de la Dirección de Promoción y Comercialización y anexa el diseño autorizado.


Recibe oficio de respuesta y diseño autorizado, firma e instruye realice los trámites correspondientes.

42 Departamento de Promoción Recibe oficio firmado y diseño autorizado, se entera de instrucción, obtiene fotocopia contacta a la o al solicitante y pide acuda a recibir la respuesta y espera.

43 Solicitante Se entera y acude. 44 Departamento de Promoción Recibe a la o al solicitante, entrega oficio de respuesta y diseño autorizado.

Archiva copia previo acuse de recibo. 45 Solicitante Recibe el oficio y diseño autorizado, acusa de recibo en copia, devuelve y se

retira.

46 Departamento de Promoción Si hay suficiencia presupuestal. Elabora oficio dirigido a la o al Titular de la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Turismo donde solicita inicie el trámite de “Adquisición de bienes” y turna para firma a la Dirección de Promoción y Comercialización.


Recibe oficio, firma e instruye al Departamento de Promoción realice los trámites correspondientes.


49 Coordinación Administrativa Recibe oficio, se entera, acusa de recibo en copia y devuelve. Se conecta con el procedimiento inherente a la adquisición de bienes.

50 Coordinación Administrativa En la fecha establecida entrega material solicitado al Departamento de Promoción, junto con la factura para firma de conformidad.

51 Departamento de Promoción Recibe factura, material solicitado y determina: ¿El material cumple con las características?

52 Departamento de Promoción No cumple con las características. Devuelve factura, material y elabora oficio de inconformidad dirigido a la o al Titular de la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Turismo y turna para firma de la Dirección de Promoción y Comercialización.




55 Coordinación Administrativa Recibe oficio de inconformidad, se entera, acuse de recibo y devuelve. Se conecta con la operación número 50.

56 Departamento de Promoción Si cumple con las características Recibe factura y material, firma factura de conformidad, contacta a la o al solicitante. Elabora oficio de respuesta y turna para firma de la Dirección de Promoción y Comercialización.


Recibe oficio de respuesta, firma e instruye al Departamento de Promoción realice los trámites correspondientes.

58 Departamento de Promoción Recibe oficio firmado, se entera de instrucción, obtiene fotocopia contacta a la o al solicitante y pide acuda a recibir el material y espera.

59 Solicitante Se entera y acude. 60 Departamento de Promoción Recibe al solicitante, entrega oficio de respuesta y material promocional.

Archiva copia, previo acuse de recibo. 61 Solicitante Recibe el oficio y material promocional, acusa de recibo en copia, devuelve y

se retira.


DIAGRAMA

SolicitanteSecretaria(o) Particular de la C. Secretaría de

TurismoÁrea de Recepción Dirección General de Turismo

Diseño y/o Elaboración de Material Promocional de Servicios Turísticos en el Estado de México.Procedimiento:

1

Elabora escrito en original y copia dirigido a la o al Titular de la Secretaría de Turismo, entrega con 50 días hábiles de anticipación en el área de recepción. Resguarda copia de escrito previo acuse de recibo.

8

Recibe oficio de respuesta, firma e instruye realice los trámites correspondientes.

9

Recibe oficio firmado, se entera de instrucción, contacta a la o al solicitante y pide acuda a recibir la respuesta y espera.

¿Cumple con los requisitos?

7

Elabora oficio de respuesta negativa, y envía de manera económica para firma.

No

Si

13

Contacta a la o al solicitante para confirmar la información y datos de la acción a promocionar.

2

Recibe solicitud por escrito, acusa de recibo y devuelve, registra la solicitud en control de documentación recibida, genera turno, anexa solicitud y envía a la o al Secretario Particular de la o del C. Secretario de Turismo.

3

Recibe turno, y solicitud por escrito, obtiene copia del escrito y envía original del turno y copia de la solicitud. Archiva original de la solicitud previo acuse de recibo.

4

Recibe turno y copia de la solicitud, anota instrucción en copia de la solicitud y envía.

Dirección de Promoción y Comercializació n

5

Recibe turno y solicitud, se entera de instrucción, envía y solicita in icie el d iseño y elaboración del material promocional.

Jefe del Departamento de Imagen de Producto

6

Recibe turno y copia de la solicitud, se entera de la instrucción, analiza solicitud y determina:

10

Se entera y acude.

14

Atiende solicitud, confirma información y espera.

43

Inicio

11

Recibe al solicitante, entrega respuesta. Archiva copia, previo acuse de recibo.

12

Recibe el oficio, acusa de recibo en copia, devuelve y se retira.

A

15

Con los datos del evento confirmados elabora diseño y turna.

16

Recibe diseño, revisa y determina:


11 de junio de 2019

Solicitante Jefe del Departamento de Imagen de Producto

Dirección de Promoción y Comercialización Dirección General de Turismo

Diseño y/ o Elaboración de Material Promocional de Servicios Turísticos en el Estado de México.Procedimiento:

A

18

Recibe d iseño con observaciones, se entera de inst rucción y elabora nuevo d iseño.19

Acude a la Dirección General de Turismo para someter a acuerdo el d iseño y determina:

¿Aprueba el d iseño?

17

Regresa d iseño con observaciones y solicita elabore ot ro d iseño.

No

Si

B

16

20

22

Recibe el d iseño y turna al Departamento de Promoción e inst ruye elabore ot ro d iseño.

¿Aprueba el d iseño?

21

Devuelve el d iseño y solicita elabore ot ro d iseño.

No

Si

23

Rubrica d iseño y ent rega.

Recibe turno y copia de la solicitud, se entera de la inst rucción, analiza solicitud y determina:

18

24

Recibe d iseño con rubrica, turna e inst ruye obtenga la autorización del Área de Comunicación Social de la Secretaría de Turismo.

25

Recibe el d iseño autorizado, se entera de inst rucción, elabora oficio d irig ido a la o al responsable del Área de Comunicación Social de la Secretaría de Turismo y turna para f irma.

26

Recibe oficio, f irma e inst ruye realice los t rámites correspondientes. 27

Recibe oficio f irmado, se entera de inst rucción, obt iene fotocopia y turna al Área de Comunicación Social de la Secretaría de Turismo, archiva copia del of icio previo acuse de recibo.

Área de Comunicación Social de la Secretaría de Turismo

28

Recibe oficio del Departamento de Promoción, acusa de recibo en copia y devuelve.

Se conecta con el procedimiento inherente a la autorización con la Dirección General de Mercadotecnia del Gobierno del Estado de México.

29

Ent rega oficio de respuesta de la Dirección General de Mercadotecnia de manera económica.



Coordinación Administrativa de la Secretaría de Turismo


Dirección de Promoción y Comercialización Dirección General de Turismo

Diseño y/ o Elaboración de Material Promocional de Servicios Turísticos en el Estado de México.Procedimiento:

33

Elabora oficio d irig ido a la Coordinación Administ rat iva de la Secretaría de Turismo, donde solicita la cert if icación de suficiencia presupuestal para la elaboración del material promocional y turna para f irma.

¿Qué t ipo de respuesta da Mercadotecnia?

31

La Dirección General de Mercadotecnia sugiere cambios al d iseño, se entera y comenta de manera económica.

Negat iva

Afirmat iva

B

18

38

Recibe oficio, se entera, f irma acuse de recibo y devuelve e inst ruye al Departamento de Promoción realice los t rámites correspondientes y ent rega oficio orig inal.

39

Recibe oficio, se entera de inst rucción y determina:

36

Recibe oficio, se entera, acuse de recibo y devuelve.

Se conecta con el procedimiento inherente a la cert if icación de suficiencia presupuestal.

37

Elabora oficio de respuesta de cert if icación de suficiencia presupuestal para la elaboración del material promocional y turna. Archiva copia previo acuse de recibo.

30

Recibe oficio de respuesta, se entera y determina:

32

Se entera de las sugerencias realizadas al d iseño por la Dirección General de Mercadotecnia e inst ruye solvente las mismas.

35

Recibe oficio f irmado, se entera de inst rucción, obt iene fotocopia y turna. Archiva copia del of icio previo acuse de recibo.

34

Recibe oficio, f irma e inst ruye realice los t rámites correspondientes.

¿Hay suficiencia presupuestal?

No

SI

C

D


11 de junio de 2019

Solicitante Departamento de PromociónDirección de Promoción y Comercializació n Dirección General de Turismo


40

Elabora oficio de respuesta negativa a la o al solicitante, turna para firma y anexa el diseño autorizado.

C

43

Se entera y acude.

42

Recibe oficio firmado y diseño autorizado, se entera de instrucción, obtiene fotocopia contacta a la o al solicitante y pide acuda a recibir la respuesta y espera.

41

Recibe oficio de respuesta y diseño autorizado, firma e instruye realice los trámites correspondientes.

44

Recibe al solicitante, entrega oficio de respuesta y diseño autorizado. Archiva copia previo acuse de recibo.

46

Elabora oficio d irigido a la o al Titular de la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Turismo donde solicita inicie el trámite de "Adquisición de bienes" y turna para firma.

D

49

Recibe oficio, se entera, acusa de recibo en copia y devuelve.

48

Recibe oficio firmado, se entera de instrucción, obtiene fotocopia y turna. Archiva copia del oficio previo acuse de recibo.

47


45

Recibe el oficio y diseño autorizado, acusa de recibo en copia, devuelve y se retira.

Coordinación Administrat iva de la Secretaría de Turismo

Se conecta con el procedimiento inherente a la adquis ición de bienes.

50

En la fecha establecida entrega material solicitado , junto con la factura para firma de conformidad.

51

Recibe factura, material solicitado y determina:

¿El material cumple con las características?

52

Devuelve factura, material y elabora oficio de inconformidad dirigido a la o al Titular de la Coordinación Administrativa de la Secretaría de Turismo y turna para firma.

No

Si

53

Recibe oficio, firma e instruye realice los trámites correspondientes. D

E


Coordinación Administrat iva de la Secretaría de Turismo

Departamento de PromociónDirección de Promoción y Comercializació n Dirección General de Turismo


Fin

54

Recibe oficio firmado, se entera de instrucción, obtiene fotocopia y turna. Archiva copia del oficio previo acuse de recibo.

D

57

Recibe oficio de respuesta, firma e instruye al Departamento de Promoción realice los trámites correspondientes.

56

Recibe factura y material, firma factura de conformidad, contacta a la o al solicitante. Elabora oficio de respuesta y turna para firma.

55

Recibe oficio de inconformidad, se entera, acuse de recibo y devuelve.

E

49

58

Recibe oficio firmado, se entera de instrucción, obtiene fotocopia contacta a la o al solicitante y pide acuda a recibir el material y espera.59

Se entera y acude.

60

Recibe al solicitante, entrega oficio de respuesta y material promocional. Archiva copia, previo acuse de recibo.

61

Recibe el oficio y material promocional, acusa de recibo en copia, devuelve y se retira.

MEDICIÓN

Indicadores para medir la capacidad de respuesta para el Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México:

Número de solicitudes enviadas. - Número de solicitudes rechazadas.

= Número de solicitudes recibidas.

Número de solicitudes enviadas. X 100 = % solicitudes recibidas. Número de solicitudes recibidas.

Número de solicitudes rechazadas. X 100 = % solicitudes rechazadas.

Número de solicitudes enviadas.

11 de junio de 2019

Registro de evidencias

x La cantidad de solicitudes recibidas con contestación afirmativa se registran en el seguimiento de turnos de la Secretaría y se resguarda en el archivo del Departamento de Promoción.

FORMATOS E INSTRUCTIVOS

x Solicitud de Adquisición de Bienes y Servicios. x Gestión, Autorización y Entrega de Apoyo a Solicitudes de Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios

turísticos en el Estado de México. de Eventos y Destinos Turísticos en la Entidad.

11 de junio de 2019

Anexo 2


INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO

Formato: Gestión, autorización y entrega de apoyo a solicitudes de Diseño y/o elaboración de material promocional de servicios turísticos en el Estado de México de eventos y destinos turísticos en la entidad. Objetivo: Generar evidencia del material promocional elaborado Distribución y destinatario: El formato se requisita en original, se archiva en el expediente y lo conserva el Departamento de Promoción.

No. Concepto Descripción

1. Fecha: Anotar el día, mes y año en que se recibe la solicitud para su trámite.

2 Datos del solicitante Escribir el nombre de la o del solicitante, teléfono fijo, teléfono celular, cargo y correo electrónico.

3 Datos de la empresa que realiza el viaje.

Registrar nombre de la empresa contratada para la realización del viaje de familiarización

4 Responsable del grupo y beneficiario del viaje de familiarización

Registrar nombre de la empresa o persona representante del grupo que serán beneficiarios del viaje de familiarización

5 Giro de la empresa Registrar el tipo de empresa. 6 Tipo de apoyo Anotar la actividad que van a realizar durante el viaje de familiarización.

7 Descripción del viaje de familiarización

Escribir el objetivo del viaje, así como fecha, municipios y lugares e integrantes que participaran.

8 Valora nuestra atención Registrar el tema del evento que se apoya. 9 Nombre y firma del solicitante: Escribir el nombre y firma de la o del solicitante.

10 Nombre y firma del servidor público que atendió: Registrar el nombre y firma de la o del servidor público que atendió.

Departamento de Imagen de Producto


PROCEDIMIENTO Turismo para Todos. OBJETIVO Incrementar la promoción, difusión y servicios y eventos Turísticos del Estado de México, mediante la información proporcionada para la ejecución del programa Turismo para Todos. ALCANCE Aplica a las y los Servidores Públicos de la Secretaría de Turismo que intervienen en el posicionamiento del Estado de México, como un destino turístico atractivo, seguro y accesible con alternativas de diversión y esparcimiento. Así como a las y los ciudadanos del Estado de México, que estén interesados en conocer los destinos turísticos del Estado de México. REFERENCIAS x Ley General de Turismo, artículo 2, fracción III, VI y XV. Diario Oficial de la Federación, 17 de diciembre de 2015. x Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México, artículo 36 Bis, fracción IV. Gaceta del Gobierno del

Estado de México, 8 de marzo de 2015. x Reglamento interior de la Secretaría de Turismo, artículo 9, fracción IV. Gaceta del Gobierno del Estado de México, 25

de febrero de 2005. x Manual General de organización de la Secretaría de Turismo. Apartado VII, Objetivo y Funciones por Unidad

Administrativa, Departamento de Imagen de Producto: 225013002. Gaceta del Gobierno del Estado de México, 22 de junio de 2017.

RESPONSABILIDADES El Departamento de Imagen de Producto es la Unidad Administrativa responsable de la ejecución del procedimiento de Turismo para Todos, adscrita a la Dirección de Promoción y Comercialización dependiente de la Dirección General de Turismo.

11 de junio de 2019

La o el Secretario Particular de la Secretaría de Turismo deberá: x Recibir el original del oficio de la solicitud de apoyo para Turismo para Todos y turno. x Canalizar e instruir a la Dirección General de Turismo para su Visto Bueno.

La Dirección General de Turismo deberá: x Recibir de la o del Secretario Particular de la o del Secretaría de Turismo, turno original y copia de la solicitud de apoyo

para Turismo para Todos. x Canalizar e instruir a la Dirección de Promoción y Comercialización para su atención.

La Dirección de Promoción y Comercialización deberá: x Recibir el original del oficio de la solicitud de apoyo para Turismo para Todos y turno. x Canalizar e instruir a la o al Jefe del Departamento de Imagen de Producto para su atención.

El Departamento de Imagen de Producto deberá: x Recibir original de la solicitud de apoyo para Turismo para Todos y turno. x Atender la solicitud y dar aviso a la o al solicitante si fue aceptada o rechazada su solicitud. x Realizar las gestiones correspondientes a las diferentes estancias y áreas para poder llevar a cabo el seguimiento de

Turismo para Todos. La Coordinación Administrativa deberá: x Enviar la copia de conocimiento de las respuestas a solicitudes de descuento en acceso a Grutas de la Estrella.

DEFINICIONES Atractivo Turístico: Lugar de interés en el Estado de México que las y los turistas visitan, ya sea por su valor cultural, histórico, belleza natural o artificial. Destino Turístico: Zona o área geográfica que es visitada por la o el turista y que regularmente se conforma de varios atractivos. Promoción Turística: Toda la actividad que permita dar a conocer y difundir los atractivos turísticos del Estado de México, como son los impresos, entre los que se encuentran las publicaciones, artículos publicitarios, espectaculares o banners. La o el Solicitante o la o el beneficiario: Persona o representante que viva en el Estado de México y que desee información de los destinos, actividades, y/o eventos de interés turístico y coadyuven a lograr una mayor afluencia de turistas y visitantes al Estado de México. INSUMOS x Solicitud por escrito o vía correo electrónico.

RESULTADOS x Dar información para promover los destinos, eventos, servicios y actividades turísticas del Estado de México.

INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS x No aplica.

POLÍTICAS x La solicitud de apoyo de Turismo para Todos deberá ser presentada por escrito, dirigido a la o al titular de la

dependencia y entregado en las oficinas de la Secretaría de turismo o, en su caso, enviar al correo electrónico oficial: [email protected]

x Toda solicitud de apoyo de Turismo para Todos deberá ser presentada con por lo menos 15 días hábiles de anticipación, a la fecha propuesta del viaje.

x Cuando una solicitud sea presentada fuera del plazo establecido, ésta será revisada y analizada quedando sujeta a los tiempos establecidos por la dependencia que conforma el seguimiento, para la entrega de información de Turismo para Todos.

x Cada solicitud de información de Turismo para Todos, requerirá de la elaboración de nota informativa conteniendo los requerimientos de gestión, por parte de la o del Jefe del Departamento de Imagen de Producto.

x Todos los oficios que se deriven de las gestiones necesarias para llevar a cabo la entrega de información de Turismo para Todos, deberán ser elaborados para rúbrica de la Dirección de Promoción, por parte de la o del Jefe del Departamento de Imagen de Producto.

x Se considerarán áreas autorizadas: Oficina de la o del C. Secretaría de Turismo, Dirección General de Turismo y Dirección de Promoción y Comercialización.


x La solicitud de apoyo de Turismo para Todos se enviará por escrito o vía correo electrónico oficial [email protected] dirigido a la o al titular de la Secretaría de Turismo y para ser considerada válida deberá contener: Nombre, razón social, dependencia, domicilio, teléfono, correo electrónico, destino, evento, actividad o servicio turístico que se desee visitar, así como, fecha de inicio y término, y demás información relativa a la acción a realizar hasta con 15 días hábiles de anticipación.

DESARROLLO

NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA/

PUESTO ACTIVIDAD

1. Secretaría de Turismo Da a conocer el Programa de Turismo para Todos, mediante la página de internet oficial del Estado de México, www.edomex.travel.gob.mx, los números telefónicos 2 75 68 80 y 01 800 987 8224 o, en su caso, acuda de forma presencial a las instalaciones de la Secretaría de Turismo.

2. Solicitante Se entera de la existencia del Programa de Turismo para Todos y solicita información vía telefónica, o por correo electrónico oficial o, en su caso, acude a las instalaciones de la Secretaría de Turismo. Elabora solicitud de petición en original y copia y entrega al área de recepción. Resguarda copia previo acuse de recibo.

3. Área de Recepción Recibe solicitud en original y copia, acusa de recibo, entrega acuse a la o al usuario, registra en el sistema de correspondencia, genera turno y envía la solicitud a la o al Secretario Particular de la Secretaría de Turismo.

4. Secretaria (o) Particular de la Secretaría de Turismo

Recibe turno original y solicitud de apoyo de programa Turismo para Todos, obtiene copia y envía a la Dirección General de Turismo, obtiene acuse de recibo y archiva.


Recibe turno original con copia de la solicitud de apoyo de Turismo para Todos, se entera, firma acuse de recibo, y entrega, obtiene copia de turno con solicitud de apoyo, envía a la Dirección de Promoción y Comercialización, obtiene acuse de recibo y archiva.


Recibe copia de turno con solicitud de apoyo, se entera de instrucción, acusa de recibido en copia y devuelve, fotocopia turno con solicitud de apoyo y entrega al Departamento de Imagen de Producto para su atención. Archiva copia previo acuse de recibo.

7. Departamento de Imagen de Producto

Recibe turno y solicitud original de apoyo de Turismo para Todos, se entera, acusa de recibo en copia y devuelve, recibe instrucción de la Dirección de Promoción y Comercialización y determina: ¿Otorga el apoyo?


No otorga el apoyo de Turismo para Todos. Elabora oficio dirigido a la o al solicitante donde explica la negativa al apoyo, marca copias de conocimiento a la Secretaría de Turismo, Dirección General y archivo y turna oficio para firma de la Dirección de Promoción y Comercialización.


Recibe oficio de respuesta negativa, firma y devuelve al Departamento de Imagen de Producto.

11 de junio de 2019


Recibe oficio firmado, obtiene copias marcadas y distribuye, recibe acuse de recibo de las áreas involucradas y archiva copia del oficio original. Contacta a la o al solicitante vía telefónica y solicita acuda a las instalaciones de la Secretaría de Turismo a recoger oficio de respuesta.

11. Solicitante Recibe llamada telefónica, acude a la Secretaría de Turismo, recibe oficio de respuesta, se entera de que su petición es denegada y concluye el trámite.

12. Jefe del Departamento de Imagen de Producto

SI otorga el apoyo de Turismo para Todos.

Recibe turno y solicitud original de apoyo, se entera, abre expediente, contacta a la o al solicitante vía telefónica, revisan en forma conjunta los requerimientos, definen el itinerario e informa que su solicitud será gestionada ante las diferentes unidades administrativas, dependencias gubernamentales y prestadoras o prestadores de servicios para su complementación.

13. Solicitante Recibe llamada telefónica revisan en forma conjunta los requerimientos, definen el itinerario, se entera de las gestiones a realizar y espera.

Se conecta con la operación número 22.


Elabora oficios donde solicita los apoyos requeridos a las dependencias gubernamentales y prestadoras o prestadores de servicio involucradas, conforme al lugar a visitar para realizar la información solicitada en el apoyo de Turismo para Todos y turna todos los oficios a la Dirección de Promoción y Comercialización, para su autorización.


Recibe oficios de gestión de apoyos y solicitud de recursos financieros, se entera, autoriza con su firma y devuelve al Departamento de Imagen de Producto.


Recibe oficios firmados, genera copias marcadas y envía a las dependencias gubernamentales y prestadoras o prestadores de servicios involucrados. Archiva copia de oficios previo acuse de recibo.

17. Dependencias Gubernamentales y Prestadoras (es) de Servicios

Recibe oficio de solicitud, se entera, acusa de recibo en copia y devuelve, genera oficio de respuesta y envía a la Dirección de Promoción y Comercialización. Archiva oficio recibido y copia de oficio de respuesta.


Recibe oficio de respuesta de las dependencias gubernamentales y prestadoras o prestadores de servicios involucrados según sea el caso, se entera, analiza e instruye al Departamento de Imagen de Producto entregar la información solicitada de Turismo para Todos a la o al solicitante.


Elabora oficio donde entrega la información al solicitante del apoyo a Turismo para Todos, turna para firma a la Dirección de Promoción y Comercialización, marca copia a la Secretaría de Turismo, Dirección General de Turismo y archivo. Turna oficio a la Dirección de Promoción y Comercialización para autorización.


Recibe oficio de conocimiento a la o al usuario, se entera, autoriza con su firma y devuelve al Departamento de Imagen de Producto.


Recibe oficio firmado por la Dirección de Promoción y Comercialización, genera copias marcadas, contacta a la o al solicitante vía telefónica y solicita acuda a las instalaciones de la Secretaría de Turismo a recoger el oficio de respuesta.

22. Solicitante Recibe llamada telefónica, acude a la Secretaría de Turismo, recibe oficio de respuesta, firma acuse de recibo y se retira.


Recibe copia de acuse de recibo, archiva en expediente y concluye trámite. Fin del procedimiento.


DIAGRAMA

Secretaría de Turismo Área de RecepciónSolicitante Secretario(a) Particular de la Secretaría de Turismo

Turismo para TodosProcedimiento:

1

Da a conocer el Programa de Turismo para Todos, mediante la página de internet of icial del Estado de México, w w w.edomex.t ravel.gob.mx, los números telefónicos 2 75 68 80 y 0 1 80 0 987 8224 o, en su caso, acuda de forma presencial a las instalaciones de la Secretaría de Turismo.

9

Recibe oficio de respuesta negat iva, f irma y devuelve.

10

Recibe oficio f irmado, obt iene copias marcadas y d ist ribuye, recibe acuse de recibo de las áreas involucradas y archiva copia del of icio orig inal. Contacta al solicitante vía telefónica y solicita acuda a las instalaciones de la Secretaría de Turismo a recoger of icio de respuesta.

¿Otorga el apoyo?

8

Elabora oficio d irig ido a la o al solicitante donde explica la negat iva al apoyo, marca copias de conocimiento a la Secretaría de Turismo, Dirección General y archivo y turna oficio para f irma de la Dirección de Promoción y Comercialización.

No

Si

12

Recibe turno y solicitud orig inal de apoyo, se entera, abre expediente, contacta a la o al solicitante vía telefónica, revisan en forma conjunta los requerimientos, definen el it inerario e informa que su solicitud será gest ionada ante las d iferentes unidades administ rat ivas, dependencias gubernamentales y prestadoras o prestadores de servicios para su complementación.

2

Se entera de la existencia del Programa de Turismo para Todos y solicita información vía telefónica, o por correo elect rónico oficial o, en su caso, acude a las instalaciones de la Secretaría de Turismo. Elabora solicitud de pet ición en orig inal y copia y ent rega. Resguarda copia previo acuse de recibo.

3

Recibe solicitud en orig inal y copia, acusa de recibo, ent rega acuse al usuario, regist ra en el sistema de correspondencia, genera turno y envía la solicitud a la o al Secretario Part icular de la Secretaría de Turismo. 4

Recibe turno orig inal y solicitud de apoyo de programa Turismo para Todos, obt iene copia y envía, obt iene acuse de recibo y archiva.5

Recibe turno orig inal con copia de la solicitud de apoyo de Turismo para Todos, se entera, f irma acuse de recibo, y ent rega, obt iene copia de turno con solicitud de apoyo, envía, obt iene acuse de recibo y archiva.

Dirección General de Turismo

Dirección de Promoción y Comercialización

6

Recibe copia de turno con solicitud de apoyo, se entera de inst rucción, acusa de recibo en copia y devuelve, fotocopia turno con solicitud de apoyo y ent rega al Departamento de Imagen de Producto para su atención. Archiva copia previo acuse de recibo.


7

Recibe turno y solicitud orig inal de apoyo de Turismo para Todos, se entera, acusa de recibo en copia y devuelve, recibe inst rucción de la Dirección de Promoción y Comercialización y determina:

Solicitante

11

Recibe llamada telefónica, acude a la Secretaría de Turismo, recibe oficio de respuesta, se entera de que su pet ición es denegada y concluye el t rámite.

13

Recibe llamada telefónica revisan en forma conjunta los requerimientos, definen el it inerario, se entera de las gest iones a realizar y espera.

Espera

Espera

A

22

Inicio

11 de junio de 2019

SolicitanteJefe del Departamento de Imagen de

ProductoDirección de Promoción y Comercializació n

Dependencias Gubernamentales y Prestadores de Servicios


14

Elabora oficios donde solicita los apoyos requeridos a las dependencias gubernamentales y prestadoras o prestadores de servicio involucradas, conforme al lugar a vis itar para realizar la información solicitada en el apoyo de Turismo para Todos y turna todos los oficios, para su autorización.

15

Recibe oficios de gestión de apoyos y solicitud de recursos financieros, se entera, autoriza con su firma y devuelve al Jefe de Departamento. 16

Recibe oficios firmados, genera copias marcadas y envía. Archiva copia de oficios previo acuse de recibo.

A

17

Recibe oficio de solicitud, se entera, acusa de recibo en copia y devuelve, genera oficio de respuesta y envía. Archiva oficio recibido y copia de oficio de respuesta.

18

Recibe oficio de respuesta de las dependencias gubernamentales y prestadores de servicios involucrados según sea el caso, se entera, analiza e instruye entregue la información solicitada de Turismo para Todos al solicitante.

19

Elabora oficio donde entrega la información al solicitante del apoyo a Turismo para Todos, turna para firma a la Dirección de Promoción y Comercialización, marca copia a la Secretaría de Turismo, Dirección General de Turismo y archivo, y turna oficio para su autorización.

20

Recibe oficio de conocimiento al usuario, se entera, autoriza con su firma y devuelve.

21

Recibe oficio firmado por la Dirección de Promoción y Comercialización, genera copias marcadas, contacta al solicitante vía telefónica y solicita acuda a las instalaciones de la Secretaría de Turismo a recoger el oficio de respuesta.

22

Recibe llamada telefónica, acude a la Secretaría de Turismo, recibe oficio de respuesta, firma acuse de recibo y se retira.

23

Recibe copia de acuse de recibo, archiva en expediente y concluye trámite.

Fin


SolicitanteJefe del Departamento de Imagen de

ProductoDirección de Promoción y Comercializació n

Dependencias Gubernamentales y Prestadores de Servicios


14

Elabora oficios donde solicita los apoyos requeridos a las dependencias gubernamentales y prestadoras o prestadores de servicio involucradas, conforme al lugar a vis itar para realizar la información solicitada en el apoyo de Turismo para Todos y turna todos los oficios, para su autorización.

15

Recibe oficios de gestión de apoyos y solicitud de recursos financieros, se entera, autoriza con su firma y devuelve. 16

Recibe oficios firmados, genera copias marcadas y envía. Archiva copia de oficios previo acuse de recibo.

A

17

Recibe oficio de solicitud, se entera, acusa de recibo en copia y devuelve, genera oficio de respuesta y envía. Archiva oficio recibido y copia de oficio de respuesta.

18

Recibe oficio de respuesta de las dependencias gubernamentales y prestadores de servicios involucrados según sea el caso, se entera, analiza e instruye entregue la información solicitada de Turismo para Todos al solicitante.

19

Elabora oficio donde entrega la información al solicitante del apoyo a Turismo para Todos, turna para firma a la Dirección de Promoción y Comercialización, marca copia a la o al Secretaría de Turismo, Dirección General de Turismo y archivo, y turna oficio para su autorización.

20

Recibe oficio de conocimiento a la o al usuario, se entera, autoriza con su firma y devuelve.

21

Recibe oficio firmado por la Dirección de Promoción y Comercialización, genera copias marcadas, contacta a la o al solicitante vía telefónica y solicita acuda a las instalaciones de la Secretaría de Turismo a recoger el oficio de respuesta.

22

Recibe llamada telefónica, acude a la Secretaría de Turismo, recibe oficio de respuesta, firma acuse de recibo y se retira.

23

Recibe copia de acuse de recibo, archiva en expediente y concluye trámite.

Fin

11 de junio de 2019

MEDICIÓN Indicadores para medir la capacidad de respuesta para la gestión de Turismo para Todos:

Número de solicitudes realizadas al año. X 100 = % de gestiones de Turismo para Todos realizados al año. Número de gestiones programadas al año.

Registro de evidencias La cantidad de solicitudes recibidas que quedan registradas en el seguimiento de turnos de la Secretaría de Turismo y se resguarda en el archivo del Departamento de Imagen de Producto. FORMATOS E INSTRUCTIVOS x No aplica.

Departamento de Imagen de Producto


PROCEDIMIENTO Gestión, Autorización y Apoyo de S1alidas de Viajes de Familiarización. OBJETIVO Incrementar la promoción, difusión y servicios Turísticos del Estado de México, mediante la gestión, autorización y apoyo de salidas de viajes de familiarización. ALCANCE Aplica a las o los Servidores Públicos de la Secretaría de Turismo que intervienen en el posicionamiento del Estado de México, como un destino turístico atractivo, seguro y accesible con alternativas de diversión y esparcimiento, Así como a las o los ciudadanos del Estado de México interesados en conocer los destinos turísticos del Estado de México. REFERENCIAS x Ley General de Turismo, artículo 2, fracción III, VI y XV. Diario Oficial de la Federación, 17 de diciembre de 2015. x Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México, artículo 36 Bis, fracción IV. Gaceta del Gobierno del

Estado de México, 8 de marzo de 2015. x Reglamento interior de la Secretaría de Turismo, artículo 9, fracción IV. Gaceta del Gobierno del Estado de México, 25

de febrero de 2005. x Manual General de organización de la Secretaría de Turismo. Apartado VII, Objetivo y Funciones por Unidad

Administrativa, Departamento de Imagen de Producto: 225013002. Gaceta del Gobierno del Estado de México, 22 de junio de 2017.

RESPONSABILIDADES El Departamento de Imagen de Producto es la Unidad Administrativa responsable de la ejecución del procedimiento de gestión, autorización y apoyo de salidas de viajes de familiarización, adscrita a la Dirección de Promoción y Comercialización, dependiente de la Dirección General de Turismo.

La o el Secretario Particular de la Secretaría de Turismo deberá: x Recibir original y turno de la solicitud de apoyo para Viaje de Familiarización. x Canalizar e instruir a la Dirección General de Turismo para su Visto Bueno.

La Dirección General de Turismo deberá: x Recibir de la o del Secretario Particular de la Secretaría de Turismo original y turno de la solicitud de apoyo para viaje

de familiarización. x Canalizar e instruir a la Dirección de Promoción y Comercialización para su atención.

La Dirección de Promoción y Comercialización deberá: x Recibir original y turno de la solicitud de apoyo para Viaje de Familiarización. x Canalizar e instruir a la o al Jefe del Departamento de Imagen de Producto para su atención


La o el Jefe del Departamento de Imagen de Producto deberá: x Recibir original y turno de la solicitud de apoyo para Viaje de Familiarización. x Atender la solicitud y dar aviso a la o al solicitante, si fue aceptada o rechazada su solicitud. x Realizar las gestiones correspondientes a las diferentes estancias y áreas para poder llevar a cabo el viaje de

familiarización. x Solicitar mediante oficio a la Coordinación Administrativa la autorización del presupuesto, para realizar el viaje de

familiarización. La Coordinación Administrativa deberá: x Recibir el oficio de solicitud y autorización de presupuesto para llevar a cabo el viaje de familiarización. x Autorizar el presupuesto y entregar los recursos por medio de un cheque a la o al Jefe de Departamento de Imagen de

Producto. DEFINICIONES Viaje de familiarización: son viajes de cortesía que se ofrecen a operadores turísticos, agencias de viajes, delegaciones extranjeras o medios de comunicación, para que puedan vivir la experiencia de un destino turístico en primera persona, con el propósito de dar a conocer los destinos, atractivos y servicios de alguna entidad. Tour operador: empresa que crea y/o comercializa viajes turísticos, todo incluido, y/o presta servicios turísticos, y/o subcontrata su prestación. Agencia de viajes: empresa asociada al turismo, cuyo oficio es la intermediación, organización y realización de planes, proyectos e itinerarios y venta de productos turísticos. Delegación extranjera: misión diplomática permanente y que supone una representación de un país en otro, que se ofrece como anfitrión. Medio de comunicación: instrumento o forma de contenido por el cual se realiza el proceso de comunicación. Prestadoras(es) de servicios: personas morales o físicas que administran o son propietarias de los servicios, que se solicitan para llevar a cabo un viaje de familiarización. Solicitante: persona que requiere algo en especial haciéndolo formalmente y siguiendo un procedimiento establecido. INSUMOS x Solicitud por escrito o vía correo electrónico oficial [email protected] dirigido a la o al titular de la Secretaría de

turismo o, en su defecto, a la Dirección General de Turismo o Dirección de Promoción y Comercialización. RESULTADOS x Realización del Viaje de Familiarización y la Promoción de los diferentes destinos turísticos del Estado de México.

INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS x No aplica.

POLÍTICAS x La solicitud de apoyo para realizar el viaje de familiarización deberá ser presentada por escrito, dirigido al titular de la

dependencia y entregado en las oficinas de la Secretaría de Turismo o ,en su caso, enviar al correo electrónico oficial: [email protected]

x Toda solicitud de apoyo para realizar el viaje de familiarización deberá ser presentada con por lo menos 15 días hábiles de anticipación, a la fecha propuesta del viaje. Cuando una solicitud sea presentada fuera del plazo establecido, ésta será revisada y analizada quedando sujeta a los tiempos establecidos por la dependencia y/o el prestador del servicio que posee o administra los servicios que conforman el viaje de familiarización.

x Cada solicitud de apoyo aprobada para realizar viaje de familiarización requerirá de la elaboración del formato Solicitud de Apoyo de Viaje de Familiarización (F-DPC-IP-01-VF), por parte del Jefe del Departamento de Imagen de Producto o el Líder “A” de Proyecto, según sea el caso.

x Cada solicitud de apoyo para realizar viaje de familiarización requerirá de la elaboración de nota informativa conteniendo los requerimientos de gestión, materiales y financieros para llevar a cabo el viaje, por parte de la o del Jefe del Departamento de Imagen de Producto o de la o del Líder “A” de Proyecto, según sea el caso.

x Todos los oficios que se deriven de las gestiones necesarias para llevar a cabo el viaje de familiarización, deberán ser elaborados para rúbrica de la Dirección de Promoción y Comercialización y firma de la Dirección General de Turismo, por parte de la o del Jefe del Departamento de Imagen de Producto.

x A un Particular si el tour requiere acceso a una propiedad ajena. Al INAH (Instituto Nacional de Antropología e Historia) o si el tour se va llevar a cabo en Zonas Arqueológicas. Presidencias Municipales si el tour requiere de visitas guiadas y cronistas municipales.

11 de junio de 2019

DESARROLLO

NO. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO ACTIVIDAD

1. Secretaría de Turismo Da a conocer el Programa de Gestión, Autorización y Apoyo de Salidas de Viajes de Familiarización, mediante la página de internet oficial del Estado de México, www.edomex.travel.gob.mx, los números telefónicos 2 75 68 80 y 01 800 987 8224 o, en su caso, invita acuda de forma presencial a las instalaciones de la Secretaría de Turismo.

2. Solicitante Se entera de la existencia del Programa de Gestión, Autorización y Apoyo de salidas de Viajes de Familiarización y solicita información vía telefónica, o por correo electrónico oficial o, en su caso, acude a las instalaciones de la Secretaría de Turismo. Elabora solicitud de petición en original y copia y entrega al área de recepción. Resguarda copia previo acuse de recibido.

3. Área de Recepción Recibe solicitud en original y copia, acusa de recibido, entrega acuse a la o al usuario, registra en el sistema de correspondencia, genera turno y envía la solicitud a la Secretaria Particular de la Secretaría de Turismo.

4. Secretaria(o) Particular de la Secretaría de Turismo

Recibe turno y solicitud original de apoyo de Viaje de Familiarización, obtiene copia y envía original de la solicitud y turno a la Dirección de Promoción y Comercialización y archiva copia.


Recibe original de turno y solicitud de apoyo, se entera de la instrucción, acusa de recibido en copia y devuelve, fotocopia turno y solicitud de apoyo y entrega original a la o al Jefe del Departamento de Imagen de Producto para su atención. Archiva copia previo acuse de recibido.

6. Jefa(e) del Departamento de Imagen de Producto

Recibe turno y solicitud original de apoyo de viaje de familiarización, se entera, acusa de recibido en copia y devuelve, recibe instrucción de la Dirección de Promoción y Comercialización y determina: ¿Otorga el apoyo?


No otorga el apoyo de Viaje de Familiarización. Elabora oficio dirigido a la o al solicitante donde explica la negativa al apoyo, marca copias de conocimiento a la Secretaría de Turismo, a la Secretaria Particular y archivo, y turna oficio para firma de la Dirección de Promoción y Comercialización.


Recibe oficio de respuesta negativa, firma y devuelve a la o al Jefe del Departamento de Imagen de Producto.


Recibe oficio firmado, obtiene copias marcadas y distribuye, recibe acuse de recibido de las áreas involucradas y archiva copia del oficio original. Contacta a la o al solicitante vía telefónica y solicita acuda a las instalaciones de la Secretaría de Turismo a recoger oficio de respuesta.



SI otorga el apoyo de Viaje de Familiarización. Recibe turno y solicitud original de apoyo, se entera, abre expediente, contacta a la o al solicitante vía telefónica, revisan en forma conjunta los requerimientos, definen el itinerario e informa que su solicitud será gestionada ante las diferentes unidades administrativas, dependencias gubernamentales y prestadores de servicios para su autorización.

12. Solicitante Recibe llamada telefónica revisan en forma conjunta los requerimientos, definen el itinerario, se entera de las gestiones a realizar y espera.


Elabora oficios donde solicita los apoyos requeridos a las dependencias gubernamentales y prestadores o prestadoras de servicio involucradas conforme al lugar a visitar, para realizar el Viaje de Familiarización y turna todos los oficios a la Dirección de Promoción y Comercialización para su autorización.



Recibe oficios de gestión de apoyos y solicitud de recursos financieros, se entera, autoriza con su firma y devuelve a la o al Jefe de Departamento de Imagen de Producto.


Recibe oficios firmados, genera copias marcadas y envía a las dependencias gubernamentales y prestadoras o prestadores de servicios involucrados. Archiva copia de oficios previo acuse de recibo.

16. Dependencias Gubernamentales y Prestadores de Servicios

Recibe oficio de solicitud, se entera, acusa de recibido en copia y devuelve, genera oficio de respuesta y envía a la Dirección de Promoción y Comercialización. Archiva oficio recibido y copia de oficio de respuesta.


Recibe oficio de respuesta de las dependencias gubernamentales y prestadoras o prestadores de servicios involucrados, según sea el caso, se entera, analiza e instruye a la o al Jefe del Departamento de Imagen de Producto avisar a la o al solicitante que el Viaje de Familiarización fue autorizado.


Elabora oficio donde informa a la o al solicitante que su solicitud de Viaje de Familiarización ha sido autorizada, y da a conocer el nombre del viaje de familiarización, periodo de duración, fecha, lugar, hora y punto de reunión, fecha lugar y hora de lugares a visitar, Tiempos de recorrido, ficha técnica de los puntos de interés, número de personas participantes y, en su caso si fue solicitado, traducción a otro idioma y turna para firma a la Dirección de Promoción y Comercialización. Asimismo, elabora oficio donde solicita los recursos financieros a la Coordinación Administrativa, detallando los requerimientos, así como el número de personas y marcando copia a la Secretaría de Turismo, Secretaria Particular de la Secretaría de Turismo, Dirección General y archivo, y turna ambos oficios a la Dirección de Promoción y Comercialización para su autorización.


Recibe oficios de conocimiento a la o al usuario y de solicitud de recursos financieros, se entera, autoriza con su firma y devuelve a la o al Jefe del Departamento de Imagen de Producto.


Recibe oficios firmados, genera copias marcadas y envía a la o al usuario y a la Coordinación Administrativa. Archiva copia de oficios previo acuse de recibo.

21. Solicitante Recibe oficio de respuesta, se entera de que su petición es aceptada y espera. Resguarda oficio.

22. Coordinación Administrativa Recibe oficio se entera, analiza y determina: ¿Gestiona los recursos?

23. Coordinación Administrativa No gestiona los recursos. Elabora oficio dirigido a la Dirección de Promoción y Comercialización donde argumenta la improcedencia y entrega al Departamento de Imagen de Producto. Archiva copia del oficio previo acuse de recibo.


Recibe oficio, se entera de improcedencia de apoyo, acusa de recibido y devuelve, informa de manera económica a la Dirección de Promoción y Comercialización de la improcedencia de la solicitud.


Se entera de improcedencia de apoyo e instruye a la o al Jefe del Departamento de Imagen de Producto, notifique la respuesta al solicitante.


Elabora oficio dirigido a la o al solicitante donde explica la negativa al apoyo, marca copias de conocimiento a la Secretaría de Turismo, a la Secretaria Particular y archivo y turna oficio para firma de la Dirección de Promoción y Comercialización.

11 de junio de 2019


Recibe oficio de respuesta negativa, firma y devuelve a la o al Jefe del Departamento de Imagen de Producto.


Recibe oficio firmado, obtiene copias marcadas y distribuye, recibe acuse de recibo de las áreas involucradas y archiva copia del oficio original. Contacta a la o al solicitante vía telefónica y pide acuda a las instalaciones de la Secretaría de Turismo a recoger oficio de respuesta.


30. Coordinación Administrativa Si gestiona los recursos. Realiza los trámites correspondientes e inicia la gestión de recursos. Se conecta con el Procedimiento inherente a la obtención de recursos financieros.

31. Coordinación Administrativa Obtiene los recursos y entrega al Departamento de Imagen de Producto mediante oficio dirigido a la Dirección de Promoción y Comercialización. Archiva copia de oficio previo acuse de recibo.


Recibe oficio y recursos financieros, se comunica con la o el solicitante vía telefónica, ajusta itinerario, cuelga y espera fecha de Viaje de Familiarización.

33. Solicitante Se entera y espera fecha del Viaje de Familiarización.

34. Jefa(e) del Departamento de Imagen de Producto / Usuaria(o)

En la fecha establecida participan en el Viaje de Familiarización conjuntamente con las personas designadas.


Al concluir el Viaje de Familiarización, solicita a la o al usuario llene el formato de Gestión, Autorización y Apoyo de salidas de Viajes de Familiarización (DPC-IP-01-VF) y firme.

36. Solicitante Recibe formato de Gestión, Autorización y Apoyo de salidas de Viajes de Familiarización (DPC-IP-01-VF), requisita, firma y devuelve a la o al Jefe del Departamento de Imagen de Producto.


Recibe formato de Gestión, Autorización y Apoyo de Salidas de Viajes de Familiarización (DPC-IP-01-VF) firmado por la o el solicitante, obtiene copias para la o el Particular de la Secretaría de Turismo, Dirección General y archivo y entrega copias, previo acuse de recibo en una de ellas y resguarda temporalmente en expediente. Elabora en original y copia nota informativa del Viaje de Familiarización dirigida a la Dirección de Promoción y Comercialización y turna.


Recibe nota informativa, se entera acusa de recibo, devuelve y resguarda.


Recibe copia de nota informativa del Viaje de Familiarización y anexa al expediente, extrae turno del expediente y descarga adjuntando copia del formato de Gestión, Autorización y Apoyo de Salidas de Viajes de Familiarización (DPC-IP-01-VF).

40. Secretaria(o) Particular de la Secretaría de Turismo

Recibe turno y copia del formato de Gestión, Autorización y Apoyo de Salidas de Viajes de Familiarización (DPC-IP-01-VF), descarga turno.


Recibe turno descargado, archiva en expediente y concluye trámite.


DIAGRAMA

INICIO

1

DA A CONOCER EL PROGRAMA DE VIAJES DE FAMILIARIZACIÓN, MEDIANTE LA PÁGINA DE INTERNET OFICIAL DEL ESTADO DE MÉXICO, WWW.EDOMEX.TRAVEL.GOB.MX, LOS NÚMEROS TELEFÓNICOS 2 75 6 8 80 Y 01 800 987 8224 O, EN SU CASO, INVITA ACUDA DE FORMA PRESENCIAL A LAS INSTALACIONES DE LA SECRETARÍA DE TURISMO.

2

SE ENTERA DE LA EXISTENCIA DEL PROGRAMA Y SOLICITA INFORMACIÓN VÍA TELEFÓNICA, O POR CORREO ELECTRÓNICO OFICIAL O, EN SU CASO, ACUDE A LAS INSTALACIONES DE LA SECRETARÍA DE TURISMO. ELABORA SOLICITUD DE PETICIÓN EN ORIGINAL Y COPIA Y ENTREGA AL ÁREA DE RECEPCIÓN. RESGUARDA COPIA PREVIO ACUSE DE RECIBIDO.

3

RECIBE SOLICITUD EN ORIGINAL Y COPIA, ACUSA DE RECIBIDO, ENTREGA ACUSE, REGISTRA EN EL SISTEMA DE CORRESPONDENCIA, GENERA TURNO Y ENVÍA SOLICITUD.

4

RECIBE TURNO Y SOLICITUD ORIG INAL DE APOYO DE VIAJE DE FAMILIARIZACIÓN, OBTIENE COPIA Y ENVÍA ORIGINAL DE LA SOLICITUD Y TURNO Y ARCHIVA COPIA.

5

RECIBE ORIGINAL DE TURNO Y SOLICITUD DE APOYO, SE ENTERA DE LA INSTRUCCIÓN, ACUSA DE RECIBIDO EN COPI A Y DEVUELVE, FOTOCOPIA TURNO Y SOLICITUD DE APOYO Y ENTREGA ORIGINAL PARA SU ATENCIÓN. ARCHIVA COPIA PREVIO ACUSE DE RECIBIDO.

7NO

SI

ELABORA OFICIO DIRIGIDO AL SOLICITANTE, DONDE EXPLICA LA NEGATIVA AL APOYO, MARCA COPIAS DE CONOCIMIENTO A LA SECRETARÍA DE TURISMO, A LA SECRETARIA PARTICULAR Y ARCHIVO Y TURNA OFICIO PARA FIRMA.

¿OTORGA EL APOYO?

8

RECIBE OFICIO DE RESPUESTA NEGATIVA, FIRMA Y DEVUELVE.

A

GESTIÓN, AUTORIZACIÓN Y APOYO DE SALIDAS DE VIAJES DE FAMILIARIZACIÓNPROCEDIMIENTO:

SECRETARÍA DE TURISMO SECRETARIA PARTICU LAR DE LA SECRETARÍA DE TURISMO

ÁREA DE RECEPCIÓNDIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y

COMERCIALIZACIÓN SOLICITANTE

DEPARTAMENTO DE IMAGEN DE PRODUCTO

6

RECIBE TURNO Y SOLICITUD ORIGINAL DE APOYO DE VIAJE DE FAMILIARIZACIÓN, SE ENTERA, ACUSA DE RECIBIDO EN COPIA Y DEVUELVE, RECIBE INSTRUCCIÓN Y DETERMINA:

9

RECIBE OFICI O FIRMADO, OBTIENE COPIAS MARCADAS Y DISTRIBUYE, RECIBE ACUSE DE RECIBIDO DE LAS ÁREAS INVOLUCRADAS Y ARCHIVA COPIA DEL OFICIO ORIGINAL. CONTACTA AL SOLICITANTE VÍA TELEFÓNICA Y SOLICITA ACUDA A LAS INSTALACIONES DE LA SECRETARÍA DE TURISMO A RECOGER OFICIO DE RESPUESTA.

10

RECIBE LLAMADA TELEFÓNICA, ACUDE A LA SECRETARÍA DE TURISMO, RECIBE OFICIO DE RESPUESTA, SE ENTERA DE QUE SU PETICIÓN ES DENEGADA Y CONCLUYE EL TRÁMITE.

11 de junio de 2019

11

RECIBE TURNO Y SOLICITUD ORIGINAL DE APOYO, SE ENTERA, ABRE EXPEDIENTE, CONTACTA VÍ A TELEFÓNICA, REVISAN EN FORMA CONJUNTA LOS REQUERIMIENTOS, DEFINEN EL ITINERARIO E INFORMA QUE SU SOLICITUD SERÁ GESTIONADA ANTE LAS DIFERENTES UNIDADES ADMINISTRATIVAS, DEPENDENCIAS GUBERNAMENTALES Y PRESTADORES DE SERVICIOS PARA SU AUTORIZACIÓN.

14

RECIBE OFICIOS DE GESTIÓN DE APOYOS Y SOLICITUD DE RECURSOS FINANCIEROS, SE ENTERA, AUTORIZA CON SU FIRMA Y DEVUELVE.

A


DEPENDENCIAS GUBERNAMENTALES Y

PRESTADORES DE SERVICIOS

SECRETARIA PARTICU LAR DE LA SECRETARÍA DE TURISMO



SOLICITANTE

12

RECIBE LLAMADA TELEFÓNICA REVISAN EN FORMA CONJUNTA LOS REQUERIMIENTOS, DEFINEN EL ITINERARIO, SE ENTERA DE LAS GESTIONES A REALIZAR Y ESPERA.

13

ELABORA OFICIOS DONDE SOLICITA LOS APOYOS REQUERIDOS A LAS DEPENDENCIAS GUBERNAMENTALES Y PRESTADORES DE SERVICIO INVOLUCRADAS CONFORME AL LUGAR A VISITAR PARA REALIZAR EL VIAJE DE FAMILIARIZACIÓN Y TURNA TODOS LOS OFICIOS PARA SU AUTORIZACIÓN.

15

RECIBE OFICIOS FIRMADOS, GENERA COPIAS MARCADAS Y ENVÍA A LAS DEPENDENCIAS GUBERNAMENTALES Y PRESTADORES DE SERVICIOS INVOLUCRADOS. ARCHIVA COPIA DE OFICIOS PREVIO ACUSE DE RECIBIDO.

16

RECIBE OFICIO DE SOLICITUD, SE ENTERA, ACUSA DE RECIBIDO EN COPIA Y DEVUELVE, GENERA OFICIO DE RESPUESTA Y ENVÍA A LA DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN. ARCHIVA OFICIO RECIBIDO Y COPIA DE OFICIO DE RESPUESTA.

17

RECIBE OFICIO DE RESPUESTA DE LAS DEPENDENCIAS GUBERNAMENTALES Y PRESTADORES DE SERVICIOS INVOLUCRADOS SEGÚN SEA EL CASO, SE ENTERA, ANALIZA E INSTRUYE AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE IMAGEN DE PRODUCTO AVISAR AL SOLICITANTE QUE EL VIAJE DE FAMILIARIZACIÓN FUE AUTORIZADO.

18

ELABORA OFICIO DONDE INFORMA QUE SU SOLICITUD DE VIAJE HA SIDO AUTORIZADA, DA A CONOCER EL NOMBRE DEL VIAJE DE FAMILIARIZACIÓN, PERIODO DE DURACIÓN, FECHA, LUG AR, HORA Y PUNTO DE REUNIÓN, FECHA LUGAR Y HORA DE LUGARES A VISITAR, TIEMPOS DE RECORRIDO, FICHA TÉCNICA DE LOS PUNTOS DE INTERÉS, NÚMERO DE PERSONAS PARTICIPANTES Y, EN SU CASO SI FUE SOLICITADO, TRADUCCIÓN A OTRO IDIOMA Y TURNA PARA FIRMA A LA DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN. ASIMISMO, ELABORA OFICIO DONDE SOLICITA LOS RECURSOS FINANCIEROS A LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA, DETALLANDO LOS REQUERIMIENTOS, ASÍ COMO EL NÚMERO DE PERSONAS Y MARCANDO COPIA A LA SECRETARÍA DE TURISMO, SECRETARIA PARTICULAR DE LA SECRETARÍA DE TURISMO, DIRECCIÓN GENERAL Y ARCHIVO, Y TURNA AMBOS OFICIOS PARA SU AUTORIZACIÓN.

B


20

RECIBE OFICIOS FIRMADOS, GENERA COPIAS MARCADAS Y ENVÍAA LA O AL USUARIO Y A LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA. ARCHIVA COPIA DE OFICIOS PREVIO ACUSE DE RECIBIDO.

19

RECIBE OFICIOS DE CONOCIMIENTO A LA O AL USUARIO Y DE SOLICITUD DE RECURSOS FINANCIEROS, SE ENTERA, AUTORIZA CON SU FIRMA Y DEVUELVE.


DEPENDENCIAS GUBERNAMENTALES Y

PRESTADORES DE SERVICIOSCOORDINACIÓN ADMINISTRATIVA



SOLICITANTE

21

RECIBE OFICIO DE RESPUESTA, SE ENTERA DE QUE SU PETICIÓN ES ACEPTADA Y ESPERA. RESGUARDA OFICIO.

B

22

RECIBE OFICIO SE ENTERA, ANALIZA Y DETERMINA:

23NO

SI

ELABORA OFICIO DIRIGIDO A LA DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN DONDE ARGUMENTA LA IMPROCEDENCIA Y ENTREGA. ARCHIVA COPIA DEL OFICIO PREVIO ACUSE DE RECIBO.

¿GESTIONA LOS RECURSOS?

25

SE ENTERA DE IMPROCEDENCIA DE APOYO E INSTRUYE NOTIFIQUE LA RESPUESTA A LA O AL SOLICITANTE.

C

24

RECIBE OFICIO, SE ENTERA DE IMPROCEDENCIA DE APOYO, ACUSA DE RECIBIDO Y DEVUELVE, INFORMA DE MANERA ECONÓMICA DE LA IMPROCEDENCIA DE LA SOLICITUD.

26

ELABORA OFICIO DIRIGIDO A LA O AL SOLICITANTE DONDE EXPLICA LA NEGATIVA AL APOYO, MARCA COPIAS DE CONOCIMIENTO A LA SECRETARÍA DE TURISMO, A LA SECRETARIA PARTICULAR Y ARCHIVO Y TURNA OFICIO PARA FIRMA.

27

RECIBE OFICIO DE RESPUESTA NEGATIVA, FIRMA Y DEVUELVE.

28

RECIBE OFICI O FIRMADO, OBTIENE COPIAS MARCADAS Y DISTRIBUYE, RECIBE ACUSE DE RECIBIDO DE LAS ÁREAS INVOLUCRADAS Y ARCHIVA COPIA DEL OFICIO ORIGINAL. CONTACTA AL SOLICITANTE VÍA TELEFÓNICA Y SOLICITA ACUDA A LAS INSTALACIONES DE LA SECRETARÍA DE TURISMO A RECOGER OFICIO DE RESPUESTA.

29

RECIBE LLAMADA TELEFÓNICA, ACUDE A LA SECRETARÍA DE TURISMO, RECIBE OFICIO DE RESPUESTA, SE ENTERA DE QUE SU PETICIÓN ES DENEGADA Y CONCLUYE EL TRÁMITE.

11 de junio de 2019

30

REALIZA LOS TRÁMITES CORRESPONDIENTES E INICIA LA GESTIÓN DE RECURSOS.


SECRETARIA PARTICU LAR DE LA SECRETARÍA DE TURISMO

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE IMAGEN

DE PRODUCTODIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y


C

SE CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO INHERENTE A LA OBTENCIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS.

31

OBTIENE LOS RECURSOS Y ENTREGA MEDIANTE OFICIO DIRIGIDO A LA DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN. ARCHIVA COPIA DE OFICIO PREVIO ACUSE DE RECIBO.

32

RECIBE OFICIO Y RECURSOS FINANCIEROS, SE COMUNICA CON LA O EL SOLICITANTE VÍA TELEFÓNICA, AJUSTA ITINERARIO, CUELGA Y ESPERA FECHA DE VIAJE DE FAMILIARIZACIÓN.

34

EN LA FECHA ESTABLECIDA PARTICIPAN EN EL VIAJE DE FAMILIARIZACIÓN CONJUNTAMENTE CON LAS PERSONAS DESIGNADAS.

35

AL CONCLUIR EL VIAJE DE FAMILIARIZACIÓN, SOLICITA A LA O AL USUARIO LLENE EL FORMATO DE GESTIÓN, AUTORIZACIÓN Y APOYO DE SALIDAS DE VIAJES DE FAMILIARIZACIÓN (DPC-IP-01-VF) Y FIRME.

36

RECIBE FORMATO DE GESTIÓN, AUTORIZACIÓN Y APOYO DE SALIDAS DE VIAJES DE FAMILIARIZACI ÓN (DPC-IP-01-VF), REQUISITA, FIRMA Y DEVUELVE AL JEFE DEL DEPARTAMENTO DE IMAGEN DE PRODUCTO. 37

RECIBE FORMATO DE GESTIÓN, AUTORIZACIÓN Y APOYO A SALIDAS DE VIAJES DE FAMILIARIZACI ÓN (DPC-IP-01-VF) FIRMADO POR EL SOLICITANTE, OBTIENE COPIAS PARA LA PARTICULAR DE LA SECRETARÍA DE TURISMO, DIRECCIÓN GENERAL Y ARCHIVO Y ENTREGA COPIAS, PREVIO ACUSE DE RECIBO EN UNA DE ELLAS Y RESGUARDA TEMPORALMENTE EN EXPEDIENTE. ELABORA EN ORIGINAL Y COPIA NOTA INFORMATIVA DEL VIAJE DE FAMILIARIZACIÓN DIRIGIDA A LA DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COMERCIALIZACIÓN Y TURNA.

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SE ENTERA Y ESPERA FECHA DEL VIAJE DE FAMILIARIZACIÓN.

D



SECRETARIA PARTICULAR DE LA SECRETARÍA DE

TURISMO



DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y


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RECIBE NOTA INFORMATIVA, SE ENTERA ACUSA DE RECIBIDO, DEVUELVE Y RESGUARDA.

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RECIBE COPIA DE NOTA INFORMATIVA DEL VIAJE DE FAMILIARIZACIÓN Y ANEXA AL EXPEDIENTE, EXTRAE TURNO DEL EXPEDIENTE Y DESCARGA ADJUNTANDO COPIA DEL FORMATO DE GESTIÓN, AUTORIZACIÓN Y APOYO DE SALIDAS DE VIAJES DE FAMILIARIZACIÓN (DPC-IP-0 1-VF).

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RECIBE TURNO Y COPIA DEL FORMATO DE GESTIÓN, AUTORIZACIÓN Y APOYO DE SALIDAS DE VIAJES DE FAMILIARIZACIÓN (DPC-IP-0 1-VF), DESCARGA TURNO.

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RECIBE TURNO DESCARGADO, ARCHIVA EN EXPEDIENTE Y CONCLUYE TRÁMITE.

FIN

D

MEDICIÓN

Indicadores para medir la capacidad de respuesta para la Gestión, Autorización y Apoyo de Salidas de Viajes de Familiarización:

Número de solicitudes de Gestión, Autorización y Apoyo de Salidas de Viajes de Familiarización realizados al año. X 100 =

Porcentaje de Gestión, Autorización y Apoyo de Salidas

de Viajes de Familiarización realizados al año Número de Gestión, Autorización y Apoyo de Salidas

de Viajes de Familiarización programados al año. Registro de evidencias x Las solicitudes de Gestión, Autorización y Apoyo de Salidas de Viajes de Familiarización autorizadas, quedan

registradas en el formato (F-DPC-IP-01- VF).

11 de junio de 2019

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x Los Gestión, Autorización y Apoyo de Salidas de Viajes de Familiarización ejecutados y concluidos, quedan registrados en una nota informativa.

FORMATOS E INSTRUCTIVOS x Gestión, Autorización y Apoyo de Salidas de Viajes de Familiarización (F-DPC-IP-01-VF).


Instructivo para llenar el formato de Gestión, Autorización y Apoyo de Salidas de Viajes de Familiarización (F-DPC-IP-01-VF) Objetivo: Generar evidencia del Viaje de Familiarización y contar con los elementos necesarios para realizar estadísticas de los apoyos. Distribución y Destinatarios: El formato se requisita en original, se anexa al expediente, se archiva y se conserva en el Departamento de imagen de Producto.

No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1. Fecha Anotar los recuadros día, mes y año en que se recibe la solicitud

para su trámite. 2. Datos Generales Registrar el nombre de la o del solicitante y el nombre de la

empresa que representa 3. Domicilio Escribir el domicilio completo de la empresa (calle, número,

municipio, estado y país, teléfono, correo electrónico y página web.

4. Giro de la Empresa Marcar con una “X” en el recuadro según corresponda el giro de la empresa.

5. Tipo de Apoyo Marcar en el recuadro con una “x” según corresponda el tipo de apoyo.

6. Descripción del Viaje de Familiarización

Indicar el objetivo, fecha, municipio(s), número de personas que integran el grupo y sitios a visitar.

7. Responsable del grupo Anotar el nombre completo de o del responsable del grupo, número telefónico fijo y/o celular y correo electrónico.

8. Nombre y firma del Servidor Público que atendió

Anotar el nombre de la o del Servidor Público y asentar la firma en el recuadro correspondiente.

9. Nombre y firma del Solicitante Anotar el nombre de la o del solicitante y asentar la firma en el recuadro correspondiente.


Edición: Primera Fecha: Diciembre de 2018 Código: 225013000 Página:

SIMBOLOGÍA

Para la elaboración de los diagramas se utilizaron símbolos o figuras que representan a cada persona, puesto o unidad administrativa que tiene relación con el procedimiento, lo cual se presenta por medio de columnas verticales. Las formas de representación fueron en consideración a la simbología siguiente:

Símbolo Representa

Inicio o final del procedimiento: Señala el principio o terminación de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento se anotará la palabra INICIO y cuando se termine se escribirá la palabra FIN.

Conector de Operación: Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la acción cambia o requiere conectarse a otra operación dentro del mismo procedimiento. Se anota dentro del símbolo un número en secuencia, concatenándose con las operaciones que le anteceden y siguen.

Operación: Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento y se anota dentro del símbolo la descripción de la acción que se realiza en ese paso.

Conector de hoja en un mismo procedimiento: Este símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene; dentro del símbolo se anotará la letra "A" para el primer conector y se continuará con la secuencia de las letras del alfabeto.

Decisión: Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o más alternativas de solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de interrogación.

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Línea continua: Marca el flujo de la información y los documentos o materiales que se están realizando en el área. Su dirección se maneja a través de terminar la línea con una pequeña punta de flecha y puede ser utilizada en la dirección que se requiera y para unir cualquier actividad.

Línea de guiones: Es empleada para identificar una consulta, cotejar o conciliar la información; invariablemente, deberá salir de una inspección o actividad combinada; debe dirigirse a uno o varios formatos específicos y puede trazarse en el sentido que se necesite, al igual que la línea continua se termina con una pequeña punta flecha.

Línea de comunicación: Indica que existe flujo de información, la cual se realiza a través de teléfono, télex, fax, modem, etc. La dirección del flujo se indica como en los casos de las líneas de guiones y continúa.

Fuera de flujo: Cuando por necesidades del procedimiento, una determinada actividad o participación ya no es requerida dentro del mismo, se utiliza el signo de fuera de flujo para finalizar su intervención en el procedimiento.

Interrupción del procedimiento: En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupción para ejecutar alguna actividad o bien, para dar tiempo al usuario de realizar una acción o reunir determinada documentación. Por ello, el presente símbolo se emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria e insoslayable.

Conector de procedimientos: Es utilizado para señalar que un procedimiento proviene o es la continuación de otros. Es importante anotar, dentro del símbolo, el nombre del proceso del cual se deriva o hacia dónde.

REGISTRO DE EDICIONES

Primera edición, Diciembre de 2018. Se integra el Manual de Procedimientos de la Dirección de Promoción y Comercialización, con los cuatro procedimientos de los departamentos de: Promoción e Imagen de Producto, los cuales se redactaron con el lenguaje incluyente y se contemplaron en un solo documento.

DISTRIBUCIÓN.

El original del documento del Manual de Procedimientos de la Dirección de Promoción y Comercialización, se resguardan en los archivos de la Dirección de Promoción y Comercialización.

Las copias controladas están distribuidas de la siguiente manera:

x Dirección General de Turismo de la Secretaría de Turismo. x Departamento de Promoción x Departamento de Imagen de Producto.

VALIDACIÓN

Lic. Christian Gerardo Gasca Droppert Director General de Turismo

(Rúbrica).

Lic. Ana Yolanda Esquivel Jaramillo Directora de Promoción y Comercialización

(Rúbrica).

Chef. Marco Antonio Esquivel Hernández Jefe del Departamento de Promoción

(Rúbrica).

Arq. Alejandro Ulloa Herrera Jefe del Departamento de Imagen de Producto

(Rúbrica).

manual de procedimientos de la direcciÓn de promociÓn y … · disponibles y/o a la agenda de la...

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