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H. AYUNTAMIENTO DE LAGOS DE MORENO, JALISCO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA CONTRALORÍA MUNICIPAL
2015 - 2018
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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1. INDICE
2. CUADRO DE CONTROL
3. BITÁCORA DE REVISIONES
4. RELACIÓN SISTEMÁTICA
5. DIAGRAMA DE FLUJO
6. DESCRIPCIÓN
7. AUTORIZACIÓN DEL DOCUMENTO
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2.- CUADRO DE CONTROL
Elaboró:
CONTRALORIA MUNICIPAL
Fecha de elaboración:
30 de marzo de 2016
Actualización: 30 de abril de 2017 Versión 01
Código CM-CM-MP-01 Página 3 de 26
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3.- BITACORA DE REVISIONES
No.
Fecha del
cambio
Referencia del punto
modificado
Descripción del cambio
1
2
3
4
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RELACION SISTEMATICA
PROCEDIMIENTO 1. RELACIÓN SISTEMÁTICA DEL PROCEDIMIENTO DE -
AUDITORIA DE EGRESOS ANTES DE LA ELABORACION DEL CHEQUE
ENTRADA
Insumos Requisición, comprobantes fiscales, padrón municipal de proveedores y
listado de contratos y/o convenios.
Proveedor Las diferentes dependencias municipales.
Procedimientos
Revisar que exista requisición a
proveeduría, comprobantes que cumplan con requisitos fiscales y verificación aritmética en los mismos, que estén
inscritos en el padrón de proveedores y existan contratos y convenios.
SALIDA
Producto o
Servicio Facturas y comprobantes diversos para
trámite de pago
Usuario o Cliente Secretarios, directores, jefes de departamento y prestadores de bienes y
servicios
Procedimiento
Se revisa que la documentación cumpla con los requisitos fiscales y administrativos y de ser necesario se
realizan compulsas, después se elaboran relaciones para enviarse a la
Secretaría de Finanzas para su trámite de pago y expedición del cheque respectivo.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Recepción Auditoria
administrativa
Contralor Secretaría de
Finanzas
INICIO
Recepción de
documentos
para su
trámite de
pago
Revisa la
documentación
realizando
compulsas en
donde así se
requiera
aplicando las
leyes para el
efecto.
Autoriza con
su firma el
pago.
Se elabora
relación y
se anexa a
oficio que
se envía a
finanzas
con Vo. Bo.
para
elaboración
de cheque
y pago.
De ser
necesario se
regresan la
documentos para
su corrección.
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PROCEDIMIENTO 2. REVISION AL PRESUPUESTO MUNICIPAL AUTORIZADO
ENTRADA
Insumos Presupuesto de Ingresos y Egresos
Proveedor Secretaria de Finanzas
Procedimientos
Realizar prorrateo al presupuesto por
mes, análisis entre importes reales y lo presupuestado, revisar las variaciones que sean justificables previa explicación
y de existir revisar que las medidas correctivas sean aplicadas.
SALIDA
Producto o
Servicio Presupuesto asignado, Informes de
Ingresos y Egresos y Cuenta Pública.
Usuario o Cliente Secretaria de Finanzas
Procedimiento
Realizar prorrateo del presupuesto por mes, análisis, importes reales y/o presupuestales, revisar variaciones
significativas, vigilar la correcta aplicación de medidas correctivas.
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IAGRAMA DE FLUJO
Envío de
solicitud del presupuesto
Auditoría
Financiera
Contralor Secretaría de
Finanzas
INICIO
Solicitud del
presupuesto
autorizado
Auditoría
Financiera
Revisión y
análisis
documental
Revisa y valida
listado de
observaciones
Se envía
listado de
observaciones
y
recomendacio
nes para su
contestación y
aplicación. Elaboración de
Listado de
observaciones y
recomendaciones
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PROCEDIMIENTO 3. ACTA ADMINISTRATIVA DE ENTREGA – RECEPCION DE
DEPENDENCIA
ENTRADA
Insumos Acta, Anexos y Archivo Documental.
Proveedor Dependencias y Organismos
Municipales
Procedimientos Elaboración de anexos y acta de entrega - recepción.
SALIDA
Producto o
Servicio Acta de Entrega-Recepción así como
documentación soporte de anexos.
Usuario o Cliente Personas entrante y saliente de la dependencia
Procedimiento
Revisión de Mobiliario y equipo,
Plantillas, Expedientes, Tramites pendientes, Contratos, Convenios y Archivo en General.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Solicitud de intervención de
entrega
recepción de la dependencia
Auditoria Administrativa
Contralor Contraloría
INICIO
Recepción de
oficio de
solicitud de
intervención de
la Contraloría
en la entrega –
recepción de la
dependencia
Se dan a
conocer las
disposiciones y
procedimiento de
elaboración de
los anexos del
acta de entrega-
recepción
Firmas de los
participantes y
se informa a la
autoridad sobre
la formalización
del acto de
entrega –
recepción
solicitada
Un tanto
permanece
bajo
resguardo de
la Contraloría
para
cualquier
aclaración
pertinente
Revisión de
documentación
contenida en los
anexos y se
elabora el acta de
entrega -recepción
todo ello de
acuerdo con la Ley
de Entrega-
Recepción del
Estado de Jalisco y
sus Municipio
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PROCEDIMIENTO 4. DECLARACION DE SITUACION PATRIMONIAL
ENTRADA
Insumos Formato de Declaración de Situación Patrimonial
Proveedor Servidores públicos obligados de
dependencias y organismos municipales.
Procedimientos
Establecer el enlace entre la Contraloría Municipal y el Órgano Técnico de Responsabilidades del Congreso del
Estado consistiendo en un control del Padrón de Obligados a presentar
Declaración de Situación Patrimonial asesorándolos en el llenado de su declaración.
SALIDA
Producto o Servicio
Declaración de Situación Patrimonial.
Usuario o Cliente Servidor Público obligado por ley.
Procedimiento
Una vez llenado el formato respectivo se realiza la entrega de las Declaraciones
de Situación Patrimonial ya sean inicial, anual o por conclusión del encargo en el
Órgano Técnico de Responsabilidades del Congreso del Estado, recabando el acuse para el declarante.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Entrega de formatos de Declaración
Patrimonial
Auditoria Administrativa
Contralor Contraloría
INICIO
Los
servidores
públicos
obligados
reciben el
formato de
Declaración
de Situación
Patrimonial
Actualiza el
Padrón de
acuerdo a las
altas, bajas y
reparte los
formatos
prestando
asesoría a
quien así lo
requiera
Da cumplimiento
con el Artículo
77 fracciones
XIV y XV del
Reglamento
Interior de la
Administración
Pública
Municipal de
Lagos de
Moreno, Jalisco
Entrega las
Declaraciones
Patrimoniales al
Órgano Técnico
de
Responsabilida
des de quien
recibe el acuse
que se entrega
al Servidor
Público
declarante
Se emite
recordatorio al
Servidor Público
que no haya
cumplido con la
obligación de
presentar
Declaración
Patrimonial
apercibiéndole
de las posibles
sanciones
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PROCEDIMIENTO 5. REVISIONES RAPIDAS A DEPENDENCIAS
ENTRADA
Insumos Listado de fondos revolventes
asignados, plantillas de personal y de vehículos oficiales y nóminas.
Proveedor Dependencias y Organismos Municipales
Procedimientos
Se realizan Arqueos en dependencias que cuentan con autorización de fondo revolvente y en cajas de recaudación,
así mismo se supervisan plantillas y nóminas de Personal realizando las
verificaciones a fondo de las mismas y se llevan a cabo revisiones del estado físico y mecánico del parque vehicular
oficial y del gasto aplicado así como la existencia de los documentos necesarios
para su movilización.
SALIDA
Producto o Servicio
Listado de Observaciones y Recomendaciones.
Usuario o Cliente Servidores Públicos Municipales
Procedimiento
Analizados los procesos de la auditoria se realiza el informe correspondiente
conteniendo en el mismo las observaciones y recomendaciones y de
ser necesario el procedimiento de investigación por responsabilidades.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Envío de solicitud del
presupuesto
Auditoría Financiera
Contralor Dependencia Revisada
INICIO
Se solicitan
listados de
fondo
revolvente,
Nóminas y
Plantillas de
Personal y
relación del
parque
vehicular y
documentos
oficiales de los
mismos así
como del gasto
aplicado en su
mantenimiento
.
Auditoría
Financiera
lleva a cabo
revisión y
análisis
físico y
documental
Revisa y
valida el
informe de
la revisión
Se envía
informe de
resultado de
revisión a la
dependencia
para su
contestación y
aplicación.
Elabora
Informe de
Revisión para
Contralor
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PROCEDIMIENTO 6. REVISION DE INVENTARIOS
ENTRADA
Insumos Reporte de Inventario Físico de
mobiliario y equipo.
Proveedor Patrimonio Municipal
Procedimientos
Se solicita listado de inventarios
asignados y copia de resguardos Se realiza inspección física de bienes muebles y vehículos para corroborar:
1.Bienes en mal estado
2.Ubicación 3. Bienes no registrados como bienes patrimoniales del Municipio.
SALIDA
Producto o Servicio
Inventario actualizado y validado.
Usuario o Cliente Servidores Públicos Municipales
Procedimiento
Habiendo efectuado la revisión, de ser
el caso se levanta acta administrativa a fin de fincar responsabilidades al resguardante si resulta con presuntas
diferencias.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Solicitud
documental a Patrimonio
Auditoria
Administrativa
Contralor Patrimonio
INICIO
Se solicita a
Patrimonio
Municipal
inventarios por
dependencia
Realiza
inspección
física de
bienes y
vehículos
Revisa y
valida el
inventario
físico.
Se envía
inventario y
de haber
diferencias se
fincan
responsabilida
des al
resguardante Se corrige y
actualiza el reporte
de Inventario físico
de bienes muebles
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PROCEDIMIENTO 7. LEVANTAMIENTO DE INVENTARIOS COMO PARTE DE
UNA AUDITORIA EN ALMACEN
ENTRADA
Insumos Facturas de proveedores, auxiliares de entradas y vales de salida de bienes,
balances mensuales y marbetes.
Proveedor Almacén de Proveeduría
Procedimientos
Establecimiento de mesa de control para
verificación de igualdades o diferencias. Se colocan marbetes en los bienes se realiza primer conteo y de ser el caso se
lleva a cabo un segundo conteo.
Se llenan las cédulas, tomando en cuenta:
Saldos de tarjetas auxiliares y que los movimientos del mes sean reportados en
el balance mensual.
SALIDA
Producto o Servicio
Inventario actualizado con estado de resultados y balanzas de comprobación
Usuario o Cliente Servidores públicos y proveedores.
Procedimiento
En caso de un tercer conteo se realiza prueba de valuación y revisión de
movimientos tomando en cuenta el sistema establecido por la dependencia
de haber diferencias se pueden fincar responsabilidades.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Levantamiento
de inventarios
Auditoria
Administrativa
Contralor Almacén
INICIO
Se establece
Mesa de
Control con
personal que
tenga el
conocimiento
de manejos
en almacén
Realiza el
procedimiento
para la
fiscalización de
bienes en
almacén
Se podrán
realizar hasta 3
conteos a fin
de determinar
si hay
diferencias y
se elabora
informe.
Recibe
informe de
auditoría lo
analiza y
valida
solicitada
Recibe pliego
de
observaciones
y
recomendacio
nes para su
contestación y
aplicación
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PROCEDIMIENTO 8. PROGRAMA DE TRABAJO DEL ASESOR JURIDICO EN
MATERIA DE RESPONSABILIDADES
ENTRADA
Insumos Procedimientos Administrativos de Investigación.
Proveedor Dependencias y Organismos
Municipales
Procedimientos
Ciudadano que presente una queja en contra de un servidor público siempre y
cuando reúna los indicios necesarios. Se detecte en auditoría incumplimiento de obligaciones al servicio público.
Cuando un superior jerárquico levante acta administrativa que amerite un
procedimiento de investigación.
SALIDA
Producto o Servicio
Expediente de investigación administrativa
Usuario o Cliente Ciudadanos y Funcionarios Públicos
Procedimiento
Tener elementos suficientes para la instauración del procedimiento
sancionatorio en contra del servidor p. Solicitar la comparecencia de quien se
estime conveniente para el deslinde de responsabilidades administrativas. La investigación no deberá de exceder
de sesenta días naturales contados a partir del día siguiente de su
avocamiento. Realizada la investigación y de no haber elementos suficientes se concluye el
asunto en caso contrario se hace del conocimiento del Titular de la Entidad.
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DIAGRAMA DE FLUJO
Solicitud de
Procedimiento
Asesor Jurídico Contralor Contraloría
INICIO
Al presentarse
queja o
denuncia en
contra de un
Servidor
Público por
parte de un
ciudadano ó
Superior
jerárquico
Fundamentada
la queja ó
denuncia se
procede con la
investigación
administrativa
del caso
Revisa y valida
el
Procedimiento
sancionatorio ó
de conclusión
según sea el
resultado y lo
autoriza.
Hace del
conocimiento
del Servidor
Público la
resolución del
Procedimiento
ya sea con
responsabilidad
administrativa ó
de conclusión
por no existir
elementos.
Al tener elementos
suficientes se
solicitan las
comparecencias y
se procede con la
sanción o
conclusión del
expediente.
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PROCEDIMIENTO 9. AUDITORÍA DE OBRA PÚBLICA
ENTRADA
Insumos
Convocatoria, propuesta técnica, propuesta económica, dictamen técnico,
fallo de licitación, actas, expediente técnico, facturas, estimación, convenios fianzas, calendarios y finiquitos.
Proveedor Obras Públicas y Contratistas.
Procedimientos
Revisión de convocatoria: Se divide en tres etapas; apertura de
propuesta técnica, apertura de propuesta económica y fallo de licitación, revisando la documentación de cada uno de los
paquetes. La propuesta técnica:
Las condiciones generales del concurso se efectúan mediante diez y ocho pasos. La propuesta económica:
El documento debe de constar de diez y siete partes.
Al revisar el expediente técnico debe de constar de diez y siete pasos o partes. También auditar en campo y
documentalmente todo tipo de obras, cuantificando volúmenes en cantidad y
calidad presentados por el contratista y con documentos a través de estimaciones por volúmenes ejecutados
de obra. La estimación de deberá de contener
cinco documentos básicos.
SALIDA
Producto o Servicio
Ahorro presupuestal y control financiero, volumen de obra y administración.
Usuario o Cliente Servidores Públicos y Contratistas
Procedimiento
Auditar obras con asignación municipal, y de participación federal, estatal y
municipal, para detectar irregularidades e implementando medidas correctivas
para un eficiente y correcto desempeño de los procedimientos, programas y normas establecidas para ello.
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DIAGRAMA DE FLUJO.
Solicitud de
Procedimiento
Auditoria de Obra
Pública
Contralor Obras Públicas
INICIO
Se realiza
acto de
presencia en el
proceso de
licitaciones o
al auditar en
obras en
proceso o
terminadas
cuantificando
volumen de
obra ejecutado
en cantidad o
calidad y la
documental en
gabinete a
través de
estimaciones
por volumen
ejecutado de
obra.
Procede a
realizar los
trabajos de
auditoria a
través de
revisiones ya
sea
documental o
en campo sean
estas de
electrificación,
redes de agua,
pavimento, etc.
Revisa y valida
el dictamen o
informe de
auditoria y lo
envía a la
dependencia
auditada.
También valida
la participación
de cuando
menos tres
propuestas
económicas en
una licitación.
Recibe listado
de
observaciones y
recomendacion
es para su
contestación y
aplicación
También envía
a Contraloría
las
estimaciones
para su trámite
de pago. En la apertura de
propuestas se
puede desechar la
propuesta (rechazo)
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DESCRIPCIÓN
No. Responsable (puesto y área) Actividad Formato de guías
y plantillas
1
Auditor Administrativo
Revisión de facturas y documentación soporte de las
mismas para la autorización de pago
por parte de la Contralora.
Relación de documentos para trámite de pago y
oficios en Word para su envío a
Tesorería.
2 Auditor Financiero
Realiza auditorias mensuales al
presupuesto municipal
informando a detalle las variaciones que se detecten y la
aplicación de las medidas correctivas,
a la Contralora
Cedulas de auditoria y de
trabajo, Listado de observaciones y
recomendaciones
3 Auditor Administrativo
Da a conocer las disposiciones y
procedimientos para la elaboración de anexos de Acta de
Entrega-Recepción.
Acta de Entrega –Recepción y
formatos anexos.
4 Auditor Financiero Entrega los formatos de Declaración de
Situación Patrimonial asesora en el llenado del mismo y
lo entrega al Órgano Técnico de
Responsabilidades del Congreso del Estado de Jalisco.
Formato de Declaración de
Situación Patrimonial-
5 Auditor Financiero Realiza Revisiones
Rápidas aleatorias a dependencias
municipales de diferentes rubros.
Cedulas y papeles
de trabajo. Listado de observaciones
y recomendaciones
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6 Auditor Administrativo Constata la existencia física de bienes muebles
resguardados en las dependencias
municipales verificando el control interno y correcta
custodia.
Reporte de Inventario Físico de Bienes Muebles
7 Auditoria Administrativa
Establece mesa de control colocando
marbetes en los bienes realizando hasta tres veces
siempre y cuando sea necesario
verificando la existencia de balances, auxiliares
para reporte de entradas y vales de
salida.
Cedulas de auditoria. Listado
de observaciones y recomendaciones
8 Programa de trabajo del Asesor Jurídico.
Esta área inicia procedimientos de
investigación administrativa por responsabilidades ya
sea por denuncias ciudadanas o por
detectarse en una auditoría alguna irregularidad además
por el levantamiento de una acta
administrativa por parte de un superior jerárquico.
Actas Constancias
Acuerdos Avocamientos Resoluciones
9 Auditor de Obra Pública Las revisiones que
se llevan a cabo por esta área pueden
ser desde la presencia en los
Cedulas de
auditoria, Listado de observaciones
y recomendaciones
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procesos de
licitación pública de las obras desarrollando el
proceso previsto para este acto como
el de auditar en campo y documentalmente
las diversas obras que son realizadas
ya sea con recursos propios del municipio o de participación
municipal, estatal y/o federal.
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8.- AUTORIZACIÓN DEL DOCUMENTO
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Lic. José de Jesús Piñón Delgado
Contralor Municipal del H. Ayuntamiento
de Lagos de Moreno Jalisco
Lic. José de Jesús Piñón Delgado
Contralor
Municipal del H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno
Jalisco
Lic. Juan Alberto Márquez de Anda
Presidente Municipal del
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jalisco.