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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DE ADQUISICIONES Y
CONTRATACIONES DEL IAIP
2017
UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL (UACI)
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Contenido
Glosario de términos ........................................................................................................................... 3
Introducción ........................................................................................................................................ 4
Objetivos ............................................................................................................................................. 4
General ................................................................................................................................................ 4
Específicos ........................................................................................................................................... 4
Alcances ............................................................................................................................................... 4
Marco Normativo ................................................................................................................................ 4
Generalidades de las compras ............................................................................................................ 4
Proceso de Compra del IAIP ................................................................. ¡Error! Marcador no definido.
Procedimiento de Compra por Libre Gestión ..................................................................................... 6
Procedimiento de Compra por Licitación o Concurso Público ............................................................ 8
Procedimiento de Compra por Contratación Directa ....................................................................... 10
Revisión y Actualización .................................................................................................................... 11
ANEXOS ............................................................................................................................................. 13
3
Glosario de términos
Sigla Significado
PAAC:
Programación Anual de Adquisiciones y Contrataciones
UACI: Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional
UFI: Unidad Financiera Institucional
LACAP: Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública
RELACAP: Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública
GA: Gerencia Administrativa
CEO: Comisión Evaluadora de Ofertas
ET: Especificaciones Técnicas
TDR: Términos de referencia
US: Unidad Solicitante
OC:
Orden de compra
AC: Administrador de contrato
UNAC: Unidad Normativa de adquisiciones y contrataciones de la administración pública.
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Introducción
El presente manual para las Adquisiciones y Contrataciones, es un instrumento que permite identificar las actividades a seguir para la realización de los procesos en la UACI, así como normar la participación de las distintas unidades y personal involucrados en dichos procesos,
El manual contiene, objetivos, base legal, alcance, atribuciones y responsabilidades, en la gestión y la descripción de los procedimientos para adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios en el Instituto de Acceso a la Información Pública.
Objetivos
General Describir los principales procedimientos que orienten a la gestión de adquisiciones y
contrataciones institucional, de manera sistemática, eficiente y transparente. A fin de
obtener obras, bienes y servicios, según las necesidades de las diferentes unidades
organizativas que conforman el Instituto de Acceso a la Información Pública.
Específicos Planificar y organizar la gestión de las diferentes compras de bienes o servicios.
Determinar responsabilidades y actividades de los actores que intervienen en el
proceso de compras.
Servir de guía e instrumento de consulta para la toma de decisiones en relación a los
procesos de compra a realizar.
Alcances El presente manual será aplicable según la LACAP y su Reglamento, a todas las Unidades Organizativas y personal que comprometa fondos públicos asignados en el presupuesto institucional del IAIP.
Marco Normativo Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública y su Reglamento Normas Técnicas de Control Interno Especificas del IAIP Ley de Ética Gubernamental Art. 2, 4 , 5 y 6 Ley de la Corte de Cuentas de la República, Art. 57 y 59
Generalidades del proceso de compras
1. Los actos preparatorios comienzan con la presentación de la solicitud de adquisición
o contratación por parte de la Unidad Solicitante de la obra, suministro, consultoría,
arrendamiento de bienes muebles y servicios.
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2. La UACI, con base a las necesidades de cada una de las unidades organizativas será
responsable de definir la modalidad de compra, de acuerdo a lo establecido en la
LACAP y su Reglamento.
3. No podrá iniciarse un nuevo proceso de compra a solicitud de una Unidad solicitante,
sin previa verificación de existencias de bienes con el área de suministros
institucionales.
4. Las unidades organizativas deberán realizar la solicitud de adquisiciones a la UACI,
de acuerdo la estimación de cantidades de bienes a adquirir, la cual deberá realizarse
considerando la información histórica de consumo y la existencia en suministros. La
estimación de los costos de los bienes deberá considerar los precios históricos más
un porcentaje de incremento equivalente a inflación y precios promedio del
mercado.
5. Es responsabilidad de las unidades solicitantes, realizar una efectiva planificación de
sus necesidades, a fin de evitar el fraccionamiento de compras, con el propósito de
obtener economías de escala, que favorezcan los intereses institucionales.
6. Los Términos de Referencia y especificaciones técnicas deberán ser elaborados por
la unidad solicitante y el personal idóneo cuando sea requerido.
7. Las Jefaturas de las unidades solicitantes que conforman el IAIP, serán los
Administradores de Contratos u Orden de Compra de los bienes y servicios
requeridos para el funcionamiento de actividades, independiente de la forma de
contratación y el monto a contratar o comprar.
8. Las jefaturas de las unidades solicitantes serán responsables de la administración del
o los contratos/ordenes de compras; que permita verificar que las obras, los bienes
o los servicios contratados, se reciban de acuerdo a las especificaciones técnicas,
términos de referencia y condiciones establecidas en el contrato, si alguna jefatura
de unidad quisiera delegar deberá solicitar al Pleno para la autorización de la misma.
9. La conformación de las Comisiones Evaluadoras de Ofertas, será gestionado por la
UACI, en coordinación con la unidad solicitante y se propondrá al Pleno; en los casos
de libre gestión y contratación directa cuando aplique y para las demás modalidades
de contratación (Licitación Pública, concurso público).
10. En los casos de adquisiciones o contrataciones de obras, bienes o servicios por la
modalidad de libre gestión, bastará con la emisión de la orden de compra para
formalizarla; no obstante sin perjuicio de lo expresado anteriormente, dependiendo
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de la naturaleza o complejidad de la obra, bien o servicio se podrá formalizar por
medio de contrato.
Procedimiento de Compra por Libre Gestión
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO
Compra por libre gestión LLLL- 1 - AA – UACI - 2 - 2017
VERSIÓN ELABORACIÓN
Junio 2017
Unidad Organizativa: UACI
Responsable: Toda Unidad Organizativa que requiera esta modalidad de compra
Objetivo: Determinar los pasos a seguir para realizar el proceso de compras bajo la modalidad de libre gestión.
Paso Responsable Actividad
1
Unidad Solicitante
a) Identifica la necesidad
b) Consulta existencia en inventarios
c) Verificación de la PAAC, si el requerimiento no está incluido, se solicita
autorización a presidencia o pleno de no estar en el POA.
d) Elabora solicitud de requerimiento de compra.
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Gerente
Administrativo
Autoriza el requerimiento de compra
3
Unidad Solicitante
Remite a la UACI el requerimiento aprobado, con las condiciones y ET o TDR de
la obra, bien o servicio, en el cual debe ir la propuesta del Administrador de
Contrato u Orden de Compra y el monto presupuestado para la adquisición o
contratación.
Nota: si el requerimiento no está completo y correcto la UACI, No lo dará por
recibido
4
UACI
a) Solicita a la UFI asignación presupuestaria.
b) Adecua en forma conjunta con el solicitante , ET o TDR
c) Remite ET o TDR para aprobación del Pleno (Cuando aplique)
d) Propone CEO al Pleno o su designado, en caso de ser necesario
5 UACI Consulta y selecciona del banco de proveedores, y solicita cotizaciones,
adjuntando ET o TDR
6 Proveedores a) Reciben correo de oportunidad de negocio.
b) Ingresan a COMPRASAL para consulta de ET o TDR
7
c) Puede consultar sobre aspectos confusos
d) Presenta o envía cotizaciones según el medio como lo requiera la UACI.
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UACI a) Recibe cotizaciones de los informados y/o de los que hayan verificado la
información en COMPRASAL.
b) Elabora cuadro comparativo de cotizaciones, en caso de no conformar
la CEO.
c) Remite al solicitante o CEO, el cuadro comparativo y cotizaciones.
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Unidad Solicitante a) Evalúa las propuestas presentadas
b) Emite recomendación para seleccionar al ofertante cuya propuesta es la
más favorable o propone cerrar el proceso sin adjudicación.
c) Remite propuesta a la UACI.
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UACI Tramita autorización de la Gerencia Administrativa para la contratación según la
recomendación de la unidad solicitante cuando aplique o al Pleno según el
monto a contratar o la complejidad de la adquisición y/o servicio.
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Autorizador (GA)
o el Pleno
Adjudica y autoriza la contratación.
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UACI a) Comunica al adjudicatario el resultado
b) Solicita documentación legal (Según lo establecido previamente en la ET
o TDR) cuando aplique y convoca al ganador a suscripción de contrato u
orden de compra.
c) Si no hay adjudicación, cierra el proceso.
12 Adjudicado Remite la documentación legal solicitada y se presenta en la fecha indicada a
suscribir el contrato, cuando aplique.
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UACI a) Distribuye contrato u Orden de Compra al administrador de contrato u orden
de compra, a la UFI y al Contratista. (Puede ser por cualquier medio)
b) Recibe garantía de cumplimiento, en caso de ser procedente.
14 Proveedor Entrega el bien y/o servicio o ejecuta la obra según lo contratado al
Administrador de Contrato u Orden de Compra.
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Administrador del
Contrato o
Unidad Solicitante
Recibe el bien y/o servicio u obra, elabora acta de recepción, la remite a la UACI,
con fotocopia de factura, antes de enviar a la UFI para su respectivo tramite de
pago.
NOTA: Cuando el monto sea menor o igual a doscientos cuarenta (240) salarios mínimos mensuales para el sector comercio, deberá dejarse constancia de haberse generado competencia, habiendo solicitado al menos tres cotizaciones. No será necesario este requisito cuando la adquisición o contratación no exceda del equivalente a veinte (20) salarios mínimos mensuales para el sector
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comercio; y cuando se tratare de ofertante único o marcas específicas, en que bastará un solo ofertante, para lo cual se deberá emitir una resolución razonada, esto con base a lo establecido en el Art. 40 de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (LACAP).
Procedimiento de Compra por Licitación o Concurso Público
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO
Licitación o concurso público LLLL- 1 - AA – UACI - 2 - 2017
VERSIÓN ELABORACIÓN
Junio 2017
Unidad Organizativa: UACI
Responsable: Toda Unidad Organizativa que requiera esta modalidad de compra
Objetivo: Conocer los pasos en una licitación o concurso público
Paso Responsable Actividad
1
Unidad Solicitante Identifica necesidad, consulta de existencia en inventarios (Cuando aplique),
Verificación de PAAC.
Elabora requerimiento de compra con la propuesta de Administrador de
Contrato.
2
Pleno (Autoridad
Competente)
Aprueba en punto de acta el requerimiento servicios o bienes requeridos.
3
Unidad Solicitante Remite a la UACI requerimiento con punto de acta anexo de aprobación del
servicio o bien a solicitar.
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UACI a) Revisa requerimiento y en el caso de omisiones devuelve al solicitante
para que sean subsanadas. Abre expediente de compra.
b) Solicita a la UFI verificación de asignación presupuestaria.
5 UACI/Unidad
Solicitante
Adecuan bases de Licitación o concurso público y proponen CEO para su
nombramiento.
6 Pleno (Autoridad
Competente)
Aprueba bases de licitación o concurso público, y nombra a CEO y
Administrador de Contrato.
7 UACI Realiza convocatoria en COMPRASAL y en medio de comunicación escrita,
luego ingresa las bases al sistema para su consulta y descarga.
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8
Proveedores Descarga bases de COMPRASAL y se registra o las obtienen en la institución
(Como se disponga en las bases aprobadas). Realiza consultas a las bases. (Si las
tuviere)
9 UACI Emite aclaraciones y en caso de tratarse de adenda, gestiona ante el Pleno su
aprobación. (cuando aplique)
10 Pleno Aprueba adendas (Si aplicara)
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UACI Notifica adendas o aclaraciones y pública en COMPRASAL.
Recibe, abre ofertas y elabora acta respectiva.
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CEO a) Evalúa ofertas.
b) Si existen dudas sobre aplicación de la Ley, dirige consulta a la UNAC a
través de la UACI.
c) En caso de ameritar subsanaciones dirige nota a oferentes a través de
la UACI.
d) Elabora recomendación y envía a la autoridad competente.
13 Pleno (Autoridad
Competente)
Adjudica o declara desierto el proceso de acuerdo a lo recomendado o razona
su propia resolución, excepcionalmente deja sin efecto.
14 UACI Emite acta para notificar los resultados a todos los oferentes.
15 Oferentes Recibe notificación, y se habilita el derecho de vista de expediente y de
interposición de Recurso de Revisión en tiempo y forma (En caso que aplique)
16 Oferente
Adjudicado
Remite Solvencias y se presenta en la fecha indicada a suscribir el contrato.
17 Unidad Jurídica o
quien haga sus
veces.
Formaliza contrato obteniendo las firmas del adjudicado y de la Autoridad
competente (Representante Legal de la Institución).
18 UACI Distribuye contrato legalizado al Administrador de Contrato, a la UFI y al
contratista, regresa garantías a los oferentes no adjudicados y al contratista
hasta que presenta garantía de cumplimiento de contrato.
19 Oferentes no
adjudicados
Cualquier empresa participante podrá interponer recurso de revisión, en un
plazo no mayor a cinco días hábiles posteriores a la notificación. El recurso será
resuelto dentro del plazo máximo de diez días hábiles posteriores a la admisión
del recurso.
20 Pleno Emite Resolución de Admisión o rechazo de Recurso de revisión, si lo admite
nombra Comisión Especial de Alto Nivel
21 Comisión Especial
de Alto Nivel
Revisa recurso de revisión expediente de licitación y emite informe al titular. De
resolverse el recurso a favor de la empresa que lo interpuso, se elaborará una
nueva resolución de adjudicación aprobada por el Pleno
10
22 UACI Comunicará la resolución del Recurso de Revisión a los Interesados.
23 Proveedor Entrega el bien y/o servicio o ejecuta la obra según lo contratado al
Administrador de Contrato u Orden de Compra.
24 Administrador del
contrato
Recibe el bien y/o servicio u obra, elabora acta de recepción, la remite a la UACI,
con fotocopia de factura, antes de enviar a la UFI para su respectivo tramite de
pago.
*NOTA: El plazo máximo para adjudicar es 60 días calendario después de la apertura de las ofertas;
Art. 44 Literal “l”, podrá prorrogarse con base a resolución razonada autorizada por el Pleno.
Procedimiento de Compra por Contratación Directa
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO
Contratación directa LLLL- 1 - AA – UACI - 2 - 2017
VERSIÓN ELABORACIÓN
Junio 2017
Unidad Organizativa: UACI
Responsable: Toda Unidad Organizativa que requiera esta modalidad de compra
Objetivo: Conocer los pasos en una contratación directa
Paso Responsable Actividad
1
Unidad Solicitante a) Identifica la necesidad
b) Consulta existencia en inventario
c) Verificación del PAAC; si el requerimiento no está incluido en la PAAC,
solicita a UACI su incorporación según presupuesto.
d) Elabora solicitud o requerimiento de compra y propone AC
2
UACI Determina si la contratación está comprendida dentro de los supuestos de
contratación directa y elabora resolución razonada, con base a las causales
establecidas el Art. 72 de la LACAP.
3
Pleno Aprueba la forma de contratación, a través de la suscripción de resolución
razonada.
Excepcionalmente, en la misma resolución se puede adjudicar en los casos
previstos en Art. 67 Inc. 2° RELACAP
11
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UACI a) Solicita a la UFI asignación presupuestaria.
b) Adecua en forma conjunta con el solicitante, ET o TDR para la aprobación
del Pleno.
c) Propone CEO al titular o su designado en caso de ser necesario.
d) Publica resolución en COMPRASAL.
5
UACI Consulta y selecciona del banco de proveedores, para verificar si pueden
ofertarle a la institución, en caso contrario solicitará ofertas con los proveedores
del mercado que oferten el bien o servicio requerido, adjuntándole las ET o los
TDR.
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Proveedores a) Ingresa a COMPRASAL para consulta de ET o TDR
b) Puede consultar sobre aspectos confusos
c) Presenta ofertas
7
UACI a) Recibe oferta de los informados y de los que hayan verificado la información
en COMPRASAL
b) Elabora cuadro comparativo de ofertas, en caso de conformar CEO.
c) Remite al solicitante o CEO, el cuadro comparativo y/o ofertas. (Esta puede
ser una sola oferta o elegir entre una o más según la circunstancia.)
8 Pleno Adjudica mejor oferta y suscribe resolución (Esta puede ser una sola oferta o
seleccionar entre una o más según la circunstancia.)
9 UACI
a) Distribuye contrato al Administrador de Contrato, a la UFI y al contratista.
b) Recibe garantía de cumplimiento de contrato, en caso de ser procedente.
10 Administrador de
contrato
Recibe la documentación indispensable para la buena administración de la
contratación y emite orden de inicio
11 Proveedor Entrega el bien y/o servicio o ejecuta la obra según lo contratado al
Administrador de Contrato u Orden de Compra.
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Administrador de
contrato
Recibe el bien y/o servicio u obra, elabora acta de recepción, la remite a la UACI,
con fotocopia de factura, antes de enviar a la UFI para su respectivo tramite de
pago.
Revisión y Actualización
Cualquier cambio en las actividades sustantivas o bien en la estructura orgánica, implicará la
necesidad de actualizar el Manual de Procedimientos. Para realizar la actualización, la Gerencia
Administrativa, las unidades organizativas, entre otros; deberán informar oportunamente a la UACI,
como responsable de actualizar el manual, sobre todo cambio en torno a las actividades o
12
responsables, con el objeto de que se realicen las adecuaciones correspondientes; quien a su vez, lo
hará del conocimiento a la Unidad de Planificación.
El presente Manual está sujeto a cambios conforme a las reformas legales emitidas por la UNAC y
todas aquellas relacionadas que afecten las compras de la Administración Pública, así como
disposiciones que surjan de nuevas necesidades en el IAIP, tales modificaciones deberán ser
sometidas a aprobación del Pleno.
13
ANEXOS
14
Fecha:
CANTIDADUNIDAD DE
MEDIDA
Especificaciones tecnicas
(Material , color, medida, otras
caracter isticas requeridas. (En
caso de ser necesario adjuntar
documento con esta información):
Sol icita: Unidad Sol icitante
Nombre: Fecha: Hora:
Nombre de quien recibe:
Firma: Firma: Sello:
Presupuesto:
SI ______ NO _______
Nombre: Monto Total del Gasto:
Unidad Presupuestaria:
Cargo: Linea de Trabajo:
Especifico Presupuestario:
Firma: Sello:
INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA (IAIP)SOLICITUD DE REQUERIMIENTO DE OBRA, BIEN O SERVICIO
ITEM CODIGO
DETALLE
OBRA, BIEN O SERVICIO SOLICTADO
No. de Requerimiento : LG-XXX/2016Sirva la presente para proceder con la adquisición y/o contratacion de los siguientes bienes y/o servicios:
JUSTIFICACIÓN DE LA SOLICITUD:
CONDICIONES
VALOR ESTIMADO DE LA COMPRA
FORMA DE ENTREGA
LUGAR DE ENTREGA
OTRAS CONDICIONES NECESARIAS
(Especificar)
OBSERVACIONES (Cuando se
requiera)
Sello:
PROPUESTA DE ADMINISTRADOR DE CONTRATO U ORDEN DE COMPRA
NOMBRE
CARGO
UNIDAD ORGANIZATIVA
Constancia de Recepcion UACI
Cargo:
Firma: Sello:
Autorización de Compra Certi ficacion de Disponibi l idad FinancieraGerencia Administrativa:
ANEXO 1
REQUERIMIENTO DE CONTRATACIÓN Y/O COMPRA
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ANEXO 2
ORDEN DE COMPRA
GOBIERNO DE EL SALVADOR
Instituto de Acceso a la Información Pública UNIDAD DE ADQUISICIONES PREVISION
NO:8200
UACI del Instituto de Acceso a la Información
Y CONTRATACIONES INSTITUCIONAL
ORDEN DE COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS
Lugar y Fecha:
No.Orden:
RAZON SOCIAL DEL SUMINISTRANTE
CANTIDAD
UNIDAD DE
D E S C R I P C I O N
PRECIO VALOR
MEDIDA UNITARIO TOTAL
-
TOTAL........................
SON:
LUGAR DE ENTREGA:
Titular o Designado
___________________________
Titular o Designado
___________________________
Suministrante
___________________________
Suministrante
Elaborado por:
16