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JUNTA NACIONAL DE JARDINES INFANTILES Departamento Recursos Financieros y Físicos

Sección de Recursos Físicos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES SCCP-01.V.03

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIONES

Cód.: SCCP-101 Versión: 03 Fecha entrada en vigencia: 19-07-2010 Página 2 de 112

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1. OBJETIVO 6 2. ALCANCE 6 3. RESPONSABILIDADES 7 4. TERMINOLOGÍA 9 5. DOCUMENTOS APLICABLES O RELACIONADOS 14 6. DESARROLLO / DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 17 6.1 Planificación de Compras

6.1.1 Generación del Plan Anual de Compras 6.1.2 Actualizaciones al Plan Anual de Compras 6.1.3 Seguimiento y Control al Plan Anual de Compras

17 17 18 19

6.2 Procedimientos de Compras Etapa 1: Planificación de Compras Etapa 2: Solicitud de Compras y Contrataciones Etapa 3: Ejecución de la Compra Etapa 4: Tipos de Compra y Emisión Orden de Compra Etapa 5: Recepción Conforme y Evaluación de Proveedores Etapa 6: Pago Proveedores 6.2.1 Respaldos

20 21 21 25 27 30 32

34

6.3 Análisis de Compras 6.3.1 Modalidades de Compra

6.3.1.1 Convenio Marco 6.3.1.2 Licitaciones 6.3.1.3 Trato o Contratación Directa Excepcional 6.3.1.4 Convenio de Suministro 6.3.1.5 Contrataciones y Gastos Excluidos del Sistema

6.3.2 Información que debe remitirse al Portal Mercado Público

35 35 36 37 42 47 47

49

6.4 Formulación de Especificaciones Técnicas 6.4.1 Aspectos Importantes que debe considerar la Unidad Solicitante 6.4.2 Definición de especificaciones técnicas

51 51 53

6.5 Formulación de Bases y Términos de Referencia, Criterios y Mecanismos de Evaluación 6.5.1 Contenidos de las Bases Administrativas 6.5.2 Contenidos de las Bases Técnicas 6.5.3 Criterios y Mecanismos de evaluación de Ofertas

56

57 66 68




6.6 Documentos en Garantía 6.5.1 De las Garantías 6.5.2 Tipos de Cauciones 6.5.3 La Administración de los Documentos en Garantía

75 75 76 81

6.7 Gestión de Contratos y de Proveedores 6.7.1 Elaboración de Contratos 6.7.2 Etapas

82 83 84

6.8 Evaluación de los Contratos Vigentes

85

6.9 Recepción de Bienes y Servicios 6.9.1 Recepción en Central de Abastecimiento 6.9.2 Recepción en Unidad Solicitante 6.9.3 Tipos de Guías de Recepción

86 87 88 88

6.10 Procedimiento de Pago

90

6.11 Política de Inventarios

91

6.12 Uso del sistema Mercado Público

92

6.13 Análisis de los Indicadores de los Procesos de Compras y Contratación realizados a través de Mercado Público.

92

6.14 Organigrama de la Entidad

95

6.15 Acciones para Desarrollar y Evaluar las Competencias de los Funcionarios relacionados con el Proceso de Adquisiciones

96

6.16 Informe de implementación del modelo de mejoramiento continuo

97

6.17 Tratamiento de No Conformidades

97

7. REGISTROS 98 8. ANEXOS 100 Anexo 1: Plazos estimados de Compras.

Anexo 2: Declaración Jurada. Anexo 3: Ejemplos para Evaluación de Ofertas Anexo 4: Listado de Chequeo de recepciones conformes

100 104 111 112




HISTORIA DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

VERSIÓN FECHA AUTOR/ES DESCRIPCIÓN 00 26.10.07 Fiscalía/RRFF

Confección. Res. Exe. 2366.

01 30.10.09 Recursos Físicos Primera revisión y modificación según lo establecido en Norma ISO 9001:2008.

02

04.12.09 Recursos Físicos Ingresa cuadro de Historia de cambios del documento. Segunda Revisión. Según lo detectado por 1era auditoria de calidad a los procedimientos del SCCP. Registro N°2 de reporte de acción correctiva/preventiva, se actualizó el listado de control de documentos externos. Registro N°3 de reporte de acción correctiva/preventiva. Se corrigió el listado de Registros, con el Manual. Se agregaron modificaciones del reglamento de la Ley de Compras Públicas, decreto N°250 del 06.10.2009 Se mejoró capitulo 6.

03 04.06.10 Recursos Físicos/Unidad de

Adquisiciones

Se agrega al procedimiento que: Siempre adjuntar Bases de Licitación, términos de referencia según el caso. Se mejora punto 6.2, 6.3, 6.5, 6.8, 6.9, 6.10, 6.13. Se mejora índice de contenidos del Manual. Se agrega en ETAPA 2 Y 3: Solicitud de Compras y Contrataciones: Es importante agregar que nuestro sistema es transversal por lo cual muchas de las tareas estarán sujetas a tiempos de otras unidades o Departamentos, por ello se establecerán plazos aproximados con respecto a proveedores internos de nuestro sistema y los plazos del sistema de Adquisiciones. Se modifica tabla explicativa de las etapas de la compra. Se saca el proceso de pago de la Unidad de Adquisiciones y se traspaso a la Sección de Seguimiento y Control. Se mejora todo el capitulo 6. Se acogen observaciones del Departamento de Fiscalía según Memorándum 44 y Memorándum 77. Se agrega a Anexos plazos estimados para las compras. Modifica logotipos por nueva imagen corporativa. Modifica formato de encabezado y pié de página. Modifica tabla de revisión y aprobación.




TABLA DE PARTICIPANTES EN LA EMISIÓN DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo/Función Firma

Elaboración/Modificación Carmen Gloria Verdugo Comprador

encargada de diseño e implementación ISO 9001:2008

Revisión Técnica Evelyn Sanzana Verónica Cornejo

Encargada de Recursos Físicos Encargada de Adquisiciones

Revisión Normativa ISO 9001 Christian Lastra Figueroa Coordinador de Calidad

Revisión Jurídica Inés Armijo Rodrigo Pinares

Abogada Abogado

Aprobación Juan José Avendaño Ureta Director Departamento Recursos

Financieros y Físicos




El propósito de este Manual es establecer procedimientos e instrucciones para la gestión de abastecimiento, definir la metodología de la Planificación de Compras, uso de los procedimientos e instrucciones, que deriven del proceso y establecer la relación cliente- proveedor. Con ello asegurar la satisfacción de los requerimientos de nuestros clientes tanto internos como externos de la Junta Nacional de Jardines Infantiles; con el propósito del uso eficaz de los recursos asignados logrando un impacto positivo en la calidad de los servicios y bienes proporcionados. También tiene como objetivo establecer niveles de responsabilidades y controles de gestión estructurados a través de los cuales la Junta Nacional de Jardines Infantiles y las Unidades, Secciones y Departamentos de su dependencia, realizarán los procesos de compra y contratación para el abastecimiento de bienes y servicios utilizados en el desarrollo normal de sus actividades.

Toda adquisición de bienes o contratación de servicios que realice la Institución, a título oneroso, para el desarrollo de las funciones de la Junta Nacional de Jardines Infantiles, la cual deberá realizarse a través del Sitio de Información de Mercado Público, medio oficial para la publicación de los llamados a licitaciones, tratos directos y compras en el catalogo marco. Sólo se podrán realizar adquisiciones fuera del Sistema de Información de Mercado Público, en soporte papel, conforme a lo regulado en el Art. 62 del Reglamento de la Ley 19.886. Este Manual aplica a la Sección de Recursos Físicos del Departamento de Recursos Financieros y Físicos (RRFF) de la Dirección Nacional de la Junta Nacional de Jardines Infantiles y para todos los procesos documentados que deriven de la gestión de adquisición, sujetándose a lo establecido en la Ley N°19.886 y a lo establecido en el Decreto N° 250/2004 del Ministerio de Hacienda y sus modificaciones, asegurando con ello la transparencia y apego a la normativa vigente en los procesos involucrados.

Este manual será conocido y aplicado por todos los funcionarios de Junta Nacional de Jardines Infantiles.




Vicepresidente(a) Ejecutivo(a): Responsable de generar condiciones para que las áreas de la organización realicen los procesos de compra y contratación de acuerdo a la normativa vigente y de dictar las resoluciones que sean de su competencia. Director(a) del Departamento de Recursos Financieros y Físicos: tiene como función la supervisión ejecutiva del funcionamiento de las actividades de compras, las autorizaciones de firmas, control presupuestario, pago, y del ejercicio de las atribuciones delegadas por parte de la Vicepresidencia Ejecutiva. Encargado(a) de Sección de Recursos Físicos: responsable de revisar y visar las Bases, Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de compras, y orientar a las unidades funcionales internas respecto de las disposiciones legales y reglamentarias que rigen los actos y contratos de la administración. Encargado(a) de Sección de Recursos Financieros: responsable de revisar y visar los antecedentes para el pago de obligaciones, las cuales deben ajustarse a la norma, a las Bases de licitación si es el caso, Resoluciones y Contratos asociados a los procesos de compras. Luego de ello proceder con el pago según el procedimiento establecido por JUNJI y por las disposiciones establecidas por Contraloría General de República. Encargado(a) de Sección de Seguimiento y Control: responsable de refrendar compromiso cierto en SIGFE de la Compra, armar el Set de Pago y enviarlo completo para el proceso de pago a la Sección de Recursos Financieros. Además recibirá, validará e ingresará facturas a libro de compras. Encargado(a) de Adquisiciones: Responsable del procedimiento de compras, encargado de administrar los requerimientos de los Usuarios Demandantes de manera de asegurar eficiencia y eficacia en el abastecimiento institucional. Administrador del Sistema de Compras y Contratación Pública: Su función es ejecutar las actividades como administrador del Sistema de Información de Mercado Público, el cual es responsable de:

i. Crear, modificar y desactivar usuarios ii. Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores

iii. Crear, desactivar y modificar Unidades de Compra iv. Modificar y actualizar la información institucional registrada en el Sistema.

Supervisor de Compras: Es el encargado con facultades específicas designadas por el Sistema de Información de Mercado Público y las otorgadas por el Administrador del Sistema, para generar requerimientos de compra.




Comprador: Prepara las adquisiciones, Cotiza, digita antecedentes, gestiona contactos con los proveedores. Unidad Solicitante: usuario requirente o funcionarios que tiene la responsabilidad de definir el requerimiento y su recepción conforme. Encargado(a) de Presupuestos: Responsable de efectuar el control y compromiso presupuestario de las Solicitudes de Compra, contratos y otros pagos relacionados con los procesos de compras. La aprobación de este Manual, estará dado por lo indicado en el Procedimiento de Control de Documentos.




Adjudicación: Acto administrativo fundado, por medio del cual la autoridad competente selecciona a uno o más Oferentes para la suscripción de un Contrato, regido por la Ley N° 19.886, en adelante, también, la "Ley de Compras y Contrataciones Públicas".

Adjudicatario: Oferente al cual le ha sido aceptada una oferta o una cotización en un Proceso de Compras, adquiriendo el derecho de suscribir contrato definitivo, en caso de corresponder.

Bases: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen el conjunto de requisitos, condiciones y especificaciones, establecidos por la Entidad Licitante, en este caso por la JUNJI, que describen los bienes y servicios a contratar y regulan el Proceso de Compras y el contrato definitivo. Incluyen las Bases Administrativas y Bases Técnicas.

Bases Administrativas: Documentos aprobados por la autoridad competente tales como Vicepresidente/a Ejecutivo/a, Director/a Departamento de Recursos Financieros y Físicos, que contienen, de manera general y/o particular, las etapas, plazos, mecanismos de consulta y/o aclaraciones, criterios de evaluación, mecanismos de adjudicación, modalidades de evaluación, cláusulas del contrato definitivo, y demás aspectos administrativos del Proceso de Compras.

Bases Técnicas: Documentos aprobados por la autoridad competente que contienen de manera general y/o particular las especificaciones, descripciones, requisitos y demás características del bien o servicio a contratar.

Central de Abastecimiento: Espacio físico organizado destinado a almacenar los productos de uso general y consumo frecuente adquiridos con la finalidad de mantener niveles de existencias necesarios para evitar quiebres de stock en la gestión de abastecimiento periódica. Catálogo de Convenios Marco: Lista de bienes y servicios, y sus correspondientes condiciones de contratación, previamente licitados y adjudicados por la Dirección de Compras y puestos a disposición en el Sistema de Información de Mercado Público. Contraparte Técnica de Contratos: Funcionario/a de la unidad requirente o solicitante, designado para tales efectos en las bases administrativas o términos de referencia; que participa desde el inicio del requerimiento vía solicitud de compra, hasta la supervisión total del contrato Contrato: Acuerdo de voluntades suscrito por el/la representante legal del oferente adjudicado y el/la representante legal de JUNJI que tiene por objeto, al tenor de los establecido en las bases administrativas y técnicas y demás documentos que forman parte integrante de él, regular la prestación de los servicios o la entrega de bienes y las contraprestaciones económicas y demás alcances que de ello provenga.




Compras Urgentes: Se trata de casos de emergencias o imprevistos que obliga a realizar una adquisición que no estaba previamente planificada, y que viene a satisfacer una necesidad imperiosa e impostergable de nuestro servicio. La urgencia se refiere al hecho de un acontecer que produzca gravemente un daño o perjuicio a la institución, como catástrofes de la naturaleza, en donde la seguridad y la integridad de las personas esté en riesgo, etc. Condiciones de Uso: Documento emitido por la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas (DCCP que regula Políticas y Condiciones de Uso del Sistema Mercado Público.cl Catálogo de Convenios Marco: Lista de bienes y/o servicios y sus correspondientes condiciones de contratación, previamente licitados y adjudicados por la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas (DCCP) y puestos, a través del Sistema de Información de Mercado Público, a disposición de las Entidades. Certificado de Inscripción Registro de Proveedores: Documento emitido por la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas (DCCP), que acredita que una determinada persona natural o jurídica se encuentra inscrita en el Registro de Proveedores o en alguna de sus categorías.

Contratista: Proveedor que suministra bienes o servicios a la JUNJI

Contrato de Suministro y Servicio: Contrato que tiene por objeto la contratación o el arrendamiento, incluso con opción de compra, de bienes muebles o servicios.

Convenio Marco: Procedimiento de contratación realizado por la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas (DCCP), para procurar el suministro directo de bienes y/o servicios a las Entidades, en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho convenio.

Dirección de Compras: Organización destinada a canalizar la demanda de bienes y servicios del estado, a través de procesos con altos estándares de transparencia y eficiencia en el mercado de las compras públicas. Documento de Garantía: Documento mercantil representativo de dinero que se exige sea para garantizar la seriedad de la oferta o el fiel cumplimiento de contrato (oportunidad, calidad y fidelidad de los bienes entregados o servicios prestados). Para el caso de los procedimientos de contratación JUNJI se admitirán como tales las que se indiquen en las bases administrativas o términos de referencia (vales vista, boleta de garantía, depósitos a plazo, pólizas de seguro de ejecución inmediata) con la sola exigencia de revestir el carácter de nominativos, irrevocables y de ejecución inmediata. Esta garantía es obligatoria cuando el monto de la adquisición sea superior a UTM 1000 (unidades Tributarias Mensuales). Documento Tributario: Corresponden entre otros a boletas de ventas de bienes y servicios, facturas y boletas de honorarios.




Entidades: Los órganos y servicios indicados en el artículo 1° de la ley N° 18.575, salvo las empresas públicas creadas por ley y demás casos que la ley señale.

Entidad Licitante: Cualquier organismo regido por la Ley de Compras, que llama o invita a un Proceso de Compras.

Factura: Documento contable y tributario en el que se detallan las mercancías suministradas o los servicios prestados indicando los precios de los mismos y, en caso de corresponder, el impuesto que procede pagar con ocasión de ellos. Su recepción conforme da origen a la obligación de pago.

Formulario: Formato que sirve para el registro de alguna actividad o proceso.

Guía de Despacho: Documento tributario, utilizado para el traslado de mercadería de una dependencia a otra, se utilizada en la recepción de bienes la cual debe ser seguida de la respectiva factura. Ley de Compras: Ley N° 19.886 de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios, la cual regula todos los aspectos que dicen relación a los procedimientos de compras gubernamentales.

Licitación o Propuesta Privada: Procedimiento administrativo de carácter concursal, previa resolución fundada que lo disponga, mediante el cual la JUNJI invita a determinados proveedores para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

Licitación o Propuesta Pública: Procedimiento administrativo de carácter concursal mediante el cual la JUNJI realiza un llamado público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente.

Orden de Compra: Documento de orden administrativo y legal que determina el compromiso entre la JUNJI y el proveedor/a, y tiene como función respaldar los actos de compras o contratación, respecto de la solicitud final de productos o servicios.

Oferente: Proveedor que participa en un Proceso de Compras, presentando una oferta o cotización.

Plan Anual de Compras (PAC): Plan anual de compras y contrataciones, que corresponde a la Lista de bienes y/o servicios de carácter referencial, que una determinada Entidad planifica comprar o contratar durante un año calendario.

Proceso de Compras: Corresponde al Proceso de compras y contratación de bienes y/o servicios, a través de algún mecanismo establecido en la Ley de Compras y en el Reglamento, incluyendo los Convenios Marcos, Licitación Pública, Licitación Privada y Tratos o Contratación Directa.




Proveedor: Persona natural o jurídica, chilena o extranjera, o agrupación de las mismas, que puedan proporcionar bienes y/o servicios a las Entidades.

Proveedor Inscrito: Proveedor que se encuentra inscrito en alguna de las categorías del Registro de Proveedores (Chile proveedores).

Portal Mercado Público: (www.mercadopublico.cl), Sistema de Información de Mercado Público de Compras y Contrataciones de la Administración, a cargo de la Dirección de Compras y Contratación Pública, utilizado por las áreas o unidades de compra, para realizar los procesos de Publicación y Contratación, en el desarrollo de los procesos de adquisición de sus Bienes y/o Servicios. Reglamento: Conjunto de normas y procedimientos bajos los cuales se buscar lograr la mayor eficiencia y transparencia en la aplicación de la Ley 19.886, sobre Contratos de suministro y prestación de servicios. Requerimiento: Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio que el/la Usuario/a requirente solicita al Área o Unidad de Compra del Organismo a través de la Solicitud de Compras y Contrataciones. Resolución: Acto administrativo dictado por una autoridad competente, en el cual se contiene una declaración de voluntad realizada en el ejercicio de una potestad pública. Sistema de Información de Mercado Público: Sistema Informático de la plataforma de compras y contratación pública, el cual es administrado por la Dirección de Compras, que permite efectuar los procesos de adquisiciones de bienes y servicios en forma transparente y eficiente a través de la red de internet. Términos de Referencia: documento aprobado por la jefatura de la unidad solicitante que contiene de manera general y/o particular, el objetivo, condiciones, especificaciones, plazos, descripciones, requisitos, etc., para la compra de un bien o servicio menor a 100 UTM.

Trato o Contratación Directa: Procedimiento de contratación que por la naturaleza de la negociación debe efectuarse sin la concurrencia de los requisitos señalados para la Licitación o Propuesta Pública y para la Privada, pero con sujeción a la ley de compras y su reglamento.

Siglas: Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican tendrán los siguientes significados: DCCP: Dirección de Compras y Contrataciones Públicas JUNJI: Junta Nacional de Jardines Infantiles RRFF: Recursos Financieros y Físicos SIGFE: Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado SCCP: Sistema de Compras y Contrataciones Públicas SGC: Sistema de Gestión de Calidad

http://www.mercadopublico.cl/�




SSGG: Servicios Generales UTM: Unidad tributaria mensual UF: Unidad de fomento PAC: Plan Anual de Compras

Usuario oferente: Persona natural o jurídica que utiliza el Sistema de Información de Mercado Público con el fin de participar en los Procesos de Compra que se realizan a través de él.

Usuario/a Comprador/a: Funcionario/a que participa directa y habitualmente en los procesos de Compra de una Entidad Licitante. Para la Unidad de Adquisiciones de la JUNJI el funcionario se denomina Comprador. Unidad Requirente y/o Solicitante: Son los distintos departamentos, Secciones o unidades compradoras de bienes y/o servicios dentro de la JUNJI.




1. Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministros y Prestación de Servicios, en adelante “Ley de Compras” y sus modificaciones. Decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que aprueba el Reglamento de la Ley N°19.886, en adelante “el Reglamento”, y sus modificaciones.

2. Ley 18.575 Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, cuyo

texto refundido, coordinado y sistematizado fue fijado por DFL 1- 19.653 de 2000 del Ministerio Secretaría General de la Presidencia.

3. Ley Nº 19.880, que establece Bases de los Procedimientos Administrativos que rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado.

4. Resolución N°1600, de 2008, de la Contraloría General de la República, que establece normas

sobre exención del trámite de Toma de Razón. 5. Ley de Presupuesto del Sector Público que se dicta cada año.

6. Ley N°20.285 sobre acceso a la información pública del 20.08.2008 7. Ley N° 19.799, sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de

dicha firma.

8. Políticas y condiciones de uso del Sistema Mercado Público, instrucción que la Dirección de Compra emite para uniformar la operatoria en el Portal Mercado Público

9. Decreto 20 del 12.01.2007 Modifica Decreto Supremo N° 250 de 2004, que aprueba Reglamento de la Ley 19.886 de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios.

10. Decreto 620 del 08.05.2007 Modifica Decreto Supremo N° 250 de 2004, que aprueba

Reglamento de la Ley 19.886 de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios.




11. Decreto 1562 del 20.04.2006 Modifica Decreto Supremo N° 250 de 2004, que aprueba Reglamento de la Ley 19.886 de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios.

12. Ley N°20.238 del 19/01/2008 Modifica la ley N° 19.886, Asegurando la protección de

trabajadores y la libre competencia en la provisión de bienes y servicios a la Administración del Estado.

13. Manual del Comprador de Mercado Publico, su última versión está ubicado en el Sistema de Información de Mercado Público.

14. Manual de Uso Sistema, su última versión está ubicado en el Sistema de Información de

Mercado Público.

15. Manual de Procedimientos gestión Oficina de Partes de la JUNJI, Res. 015/2541 de 31 de agosto de 2009.

16. Manual de Procedimientos para Boletas de Garantías de la JUNJI, Res. 015/2120 de 30 de julio

de 2009.

17. Manual de Procedimientos para Boletas de Garantías para Direcciones regionales de la JUNJI, Res. 015/3528 de 05 de noviembre de 2009.

18. Manual de Procedimientos Inventario de JUNJI, Res. 015/3471 de 02 de noviembre de 2009.

19. Procedimiento para la Elaboración de Documentos su última versión está ubicado en la página internet de SGC de JUNJI.

20. Procedimiento para el Control de Documentos su última versión está ubicado en la página internet de SGC de JUNJI.

21. Procedimiento para el Control de Registros su última versión está ubicado en la pagina internet de SGC de JUNJI.

22. Procedimiento para la Gestión de Acciones Correctivas y Preventivas su última versión está ubicado en la pagina internet de SGC de JUNJI.




23. Procedimiento para Revisiones por la Dirección su última versión está ubicado en la pagina internet de SGC de JUNJI.

24. Procedimiento para la Gestión de Servicios/Productos No Conformes su última versión está ubicado en la pagina internet de SGC de JUNJI.

25. Procedimiento para la Medición de Satisfacción de Clientes su última versión está ubicado en la pagina internet de SGC de JUNJI.

26. Procedimiento para Auditorías Internas de Calidad su última versión está ubicado en la pagina internet de SGC de JUNJI.

27. Procedimiento para la Evaluación de Proveedores Internos su última versión está ubicado en la pagina internet de SGC de JUNJI.

28. Procedimiento de Evaluación para Proveedores Externos su última versión está ubicado en la pagina internet de SGC de JUNJI.




6.1 PLANIFICACIÓN DE COMPRAS (PAC) El 70% del total del presupuesto asignado a cada Departamento de la JUNJI, por las adquisiciones y/o contrataciones de bienes y/o servicios que se realicen a nivel de la Dirección Nacional, deberán formularse de conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan Anual de Compras. Este Plan Anual de Compras debe ser coherente con la planificación institucional, la disponibilidad presupuestaria y las metas anuales comprometidas. El Plan Anual de Compras contiene la lista de al menos el 70% de las adquisiciones planificables del Servicio, en cada mes en el año calendario, con expresa mención de la cantidad y valor estimado, imputación presupuestaria, fecha aproximada en que se dará inicio al proceso de adquisición y toda otra materia solicitada por la Dirección de Compras Públicas. De acuerdo a instrucciones de la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas (DCCP) el Departamento de Recursos Financieros y Físicos de la JUNJI, a través de la/el Encargada(o) de la Sección de Recursos Físicos, debe elaborar el Plan Anual de Compra a más tardar el 15 de enero y enviarlo al /la Director (a) del Departamento de Recursos Financieros y Físicos para su pre-aprobación, la que no podrá exceder el 28 de enero. Posteriormente el/la Vicepresidente(a) Ejecutivo(a) autorizará el Plan Anual de Compras mediante resolución exenta, luego la/el Encargada/o de la Sección de Recursos Físicos publicará a más tardar el 31 de enero en el sitio web de Mercado público, fecha estipulada por la DCCP, la cual podría cambiar año a año según disposiciones de ellos. 6.1.1 Generación del Plan Anual de Compras Durante el mes de noviembre de cada año, la Sección de Recursos Físicos elabora un primer borrador del Plan Anual de Compras del año siguiente, utilizando como base, la información de las compras históricas de la institución y requerimientos de las áreas solicitantes. Para estos efectos, los profesionales de la Sección de Recursos Físicos se reúnen con las unidades o secciones para recoger sus proyecciones de compra del año siguiente. El/la Director(a) del Departamento de Recursos Financieros y Físicos, solicita vía correo electrónico al/a la Director(a) de Informática y Planificación, la distribución del presupuesto del año siguiente por concepto de imputación. Esta actividad es realizada durante el mes de diciembre de cada año. Recibida la información presupuestaria por parte del/de la Director(a) del Departamento de Recursos Financieros y Físicos, lo envía a la Jefatura de la Sección de Recursos Físicos para que construya en el mes de enero del año siguiente, la primera versión del Plan Anual de Compras institucional. En caso de que




los departamentos y/o unidades no cumplan con el envío de la Programación de Compras Anual requerido, se asumirá como válido el Plan Anual de Compras del Año anterior. Elaborado el Plan Anual de Compras, la Jefatura de la Sección de Recursos Físicos lo envía durante la primera quincena de enero de cada año al Director de Recursos Financieros y Físicos para su revisión. Una vez que el Director(a) del Departamento de Recursos Financieros y Físicos da su visto bueno, se envía para la aprobación a la/el Vicepresidenta/e Ejecutiva(o), y se formaliza mediante resolución exenta. El Plan Anual de Compras será difundido por el/la Director(a) del Departamento de Recursos Físicos y Financieros a las jefaturas de las áreas solicitantes, una vez aprobado por la Alta Dirección de JUNJI (Vicepresidenta/a Ejecutivo/a). 6.1.2 Actualizaciones al Plan Anual de Compras a. El Director del Departamento de Recursos Financieros y Físicos durante la primera quincena de

abril de cada año, solicita a las Jefaturas de los Centros de responsabilidad, que informen sobre las posibles modificaciones que pudiera tener el Plan Anual de Compras emitido en el mes de enero.

b. Recogidas todas las observaciones de los centros de responsabilidad, serán derivadas a la/el

Encargada/o de la Sección de Recursos Físicos para que actualicen el Plan Anual de Compras. La cual debe pasar por la aprobación del/de la Director(a) del Departamento de Recursos Físicos y Financieros, luego deberá ser aprobado mediante resolución exenta por la/el Vicepresidenta/e Ejecutiva(o).

c. La nueva versión del Plan Anual de Compras se emite a más tardar la primera quincena de mayo

de cada año. d. El nuevo plan modificado, es difundido por el Director(a) del Departamento de Recursos

Financieros y Físicos a todas las Jefaturas de los Centros de Responsabilidad, a más tardar la tercera quincena de mayo del año en curso.




6.1.3 Seguimiento y Control al Plan Anual de Compras El Departamento de Informática y Planificación podrá autorizar o no las modificaciones en virtud de los objetivos estratégicos, la planificación institucional de los recursos existentes y del Informe de la Ejecución y Cumplimiento del Plan Anual de Compras de Dirección Nacional. El Departamento de Informática y Planificación, sólo dará curso a las modificaciones cuando corresponda a una necesidad fundada y exista disponibilidad presupuestaria en el ítem correspondiente asignado expresamente a la Unidad Solicitante. Ello deberá ser verificado, para cada caso, en el Plan Anual de Compras, en el Sistema de Información para la Gestión Financiera del Estado (SIGFE), Planificación Presupuestaria dependiente de ese Departamento. El procedimiento será el siguiente: a. En caso de detectarse una desviación al plan de compras, se genera por parte de la Jefatura de

Recursos Físicos un Reporte de Acción Correctiva. Este reporte es analizado en conjunto con el Director de Recursos Físicos y Financieros, quienes en conjunto determinan la factibilidad de presentar el caso al Comité de Compras en caso que ponga en riesgo el normal funcionamiento del área de adquisiciones.




6.2 PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS En resumen estos son los pasos a seguir para efectuar el procedimiento de compras para la realización de la adquisición del bien o servicio, desde su inicio hasta el final del proceso, aplicando lo que nos indica la Ley de Compras y Contrataciones y nuestros reglamentos internos, por lo tanto, este procedimiento nos guía la forma de proceder para todos los integrantes de la unidad compradora.

La responsabilidad y gestión en las compras institucionales en Dirección Nacional están a cargo de la Sección de Recursos Físicos mediante la Unidad de Adquisiciones, el proceso se inicia cuando la Solicitud de Compras llega a la Unidad debidamente tramitada, es decir autorizada su presupuesto, firmada y timbrada por quienes corresponda, y el final del proceso de compras cuando se emite la orden de compra y el Comprador la envía a la Sección de Seguimiento y Control.

ETAPA 1: Planificación de Compras

ETAPA 2 : Solicitud de Compras y Contrataciones

ETAPA 3 : Ejecución de la Compra

ETAPA 4: Tipos de Compra y Emisión Orden de Compra

ETAPA 5 : Recepción Conforme y Evaluación de Proveedores

ETAPA 6: Pago Proveedores




En conformidad al Plan Anual de Compras, cada vez que una unidad solicitante de JUNJI, requiera de la adquisición de un bien o servicio deberá realizarla a través de lo solicitado en el Plan Anual de Compras, y/o el presupuesto disponible.

Cada vez que una unidad solicitante de JUNJI, requiera de la adquisición de un bien o servicio deberá realizarla a través de la Solicitud de Compras y Contrataciones, salvo excepciones debidamente autorizadas por la autoridad competente.

ETAPA 1: Planificación de Compras

• Se genera el Plan Anual de Compras de JUNJIDEPTO. DE RECURSOS FINANCIEROS Y FÍSICOS

ETAPA 2 : Solicitud de Compras y Contrataciones

•Da inicio a la necesidad de requerimiento de un producto o servicio a través de la Solicitud de Compras y Contrataciones.

•Adjunta a ella todo documento importante y obligatorio.

•Director(a) o Jefatura Firma Solicitud de Compras y Contrataciones.

UNIDAD SOLICITANTE

•Autoriza la preafectación presupuestaria de la adquisición solicitada.

SECCIÓN DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTARIA

•Autoriza si la compra es superior a 500 UTM (Vicepresidencia).

•Autoriza si la compra es menor o igual a 500 UTM (Director(a) RRFF).

VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA/DIRECTOR/A DE RECURSOS FINANCIEROS Y

FÍSICOS




Esta etapa es la más importante del proceso de adquisición, ya que determina el producto y/o servicio a adquirir, el que debe estar claramente especificado y detallado, es responsabilidad de las unidades solicitantes planificar necesidades, estimación de costos presentes y futuros asociados a la compra para el logro eficiente de los recursos fiscales. La Solicitud de Compras y Contrataciones debe ser completada por la unidad solicitante, y ésta deberá ser autorizada por la jefatura del Departamento solicitante. Una vez que la unidad solicitante establezca y defina detalladamente sus requerimientos y con anterioridad haya consultado catálogo de convenio marco, y/o cotizado con proveedores para conocer lo que ofrece el mercado; completará la solicitud y seguirá el procedimiento establecido en este manual. Será responsabilidad de las unidades solicitantes efectuar oportunamente las solicitudes de los bienes y servicios necesarios para el normal desarrollo de sus labores institucionales, considerando que, para cada caso y de acuerdo a los montos involucrados, deberán considerar los plazos establecidos en el presente manual.

PARA VER PLAZOS DE ADQUISICIONES VER ANEXO N°1 DEL CAPÍTULO 7 Es importante explicar que nuestro sistema es transversal por lo cual muchas de las tareas estarán sujetas a tiempos de otros unidades o departamentos, por ello se establecerán plazos aproximados con respecto a proveedores internos de nuestro sistema y los plazos para las adquisiciones. Si el bien y/o servicio requerido no está en convenio Marco, la segunda modalidad de compra es la Licitación Pública, la cual puede diferenciarse según el monto de la adquisición (ir al 6.3 de este Manual, para ver los tipos de compra). Para todas las licitaciones se deberá adjuntar en la Solicitud de Compras y Contrataciones, las Especificaciones Técnicas o Bases Técnicas si son licitaciones, enviando el archivo de las bases técnicas o términos de referencia y criterios de evaluación por correo electrónico a la/el Encargada(o) de Adquisiciones. No obstante lo anterior, se entenderá ingresada la solicitud una vez que llegue a la Unidad de Adquisiciones vía papel, previamente visada por la Encargada(o) de la Sección de Recursos Físicos. Si la adquisición del bien o servicio contempla ser un caso excepcional referidos en el Art. 8 de la Ley 19.886 de Compras Públicas y en el Art. 10 del Reglamento de dicha ley (ver 6.3.1 de este manual) se realizará la compra directa mediante un Trato Directo de Excepción, en este caso, se justificará, si así lo estima la/el Encargada(o) de Adquisiciones, por medio de un memorándum emitido por la Dirección o Jefatura de la Unidad Solicitante, que indique las causales por las cuales se utilizará la compra por excepción, para ello además deberán adjuntar toda documentación que valide el hecho mencionado, la cual deberá venir adjunta a la Solicitud de Compras y Contrataciones.




FLUJO DE LA SOLICITUD DE COMPRAS Y CONTRATACIONES

Una vez que el/la Encargado(a) de la unidad solicitante haya firmado la Solicitud de Compras y Contrataciones, deberá enviarla a la Sección de Planificación Presupuestaria, para la pre afectación presupuestaria, y será firmado por el Director(a) del Departamento de Planificación e Informática. Será enviada a Vicepresidencia si la adquisición solicitada es mayor 500 UTM, y será firmada por la/el Vicepresidenta (e) Ejecutiva(o). Será enviada al Departamento de RRFF si la adquisición solicitada es menor o igual a 500 UTM, donde será Visada por la Encargada(o) de la Sección de Recursos Físicos, quien verificara que venga con todos los antecedentes necesarios, luego de ello se enviará para su firma al Director(a) del Departamento de RRFF. Como último paso, para que la Solicitud de Compras y Contrataciones ingrese a la Unidad de Adquisiciones para su ejecución, deberá cumplir con lo siguiente: • Contar con un detalle claro, resumido y completo del requerimiento de compra. Si es necesario una

cotización del bien o servicio. Las cotizaciones serán obligatorias en la modalidad de compras entre 3 y 10 UTM, para lo cual la unidad solicitante deberá adjuntar 3 cotizaciones de distintos proveedores por el bien o servicio a adquirir.

• Contar con la firma del Director(a) o el/la Encargado(a) según sea el caso de la Unidad Solicitante. • Contar con la pre afectación presupuestaria de la Sección de Planificación Presupuestaria, y con la

firma del Director(a) que ejerza su jefatura. • Contar con la autorización de compra o contratación por parte de Vicepresidencia Ejecutiva si las

compras superan las 500 UTM.

NO OLVIDAR: UNA VEZ DEFINIDAS LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN ÉSTAS DEBEN SER ENVIADAS JUNTO CON LA SOLICITUD DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Y ENVIAR EL ARCHIVO VÍA CORREO ELECTRÓNICO A LA ENCARGADA DE ADQUISICIONES, SIN ELLAS EL PROCESO DE COMPRA NO PUEDE DAR INICIO. PARA MAYOR DETALLE VER CAPITULO 6.4 DE ESTA MANUAL.




• Contar con la autorización de la Dirección del Departamento de Recursos Financieros y Físicos si el monto de la compra es inferior o igual a 500 UTM.

• Adjuntar especificaciones técnicas o bases técnicas y criterios de evaluación, según sea el caso, que

expliquen el qué, cuándo, cómo y dónde se requerirán el/los bien(es) o servicio(s) solicitado(s). Los criterios con que serán medidos (precio, plazo, aspectos técnicos, experiencia de oferentes, etc.). Este requisito se exigirá para todas las adquisiciones excepto las contrataciones directas de excepción y compras menores a 3 UTM.

• En caso de compras mediante un trato directo de excepción, se deberá ajuntar memorándum con

fundamentación de este tipo de contratación. Este requisito es obligatorio en los tratos directos de urgencia, gastos de representación, proveedor titular de los derechos, único proveedor, seguridad y confianza, y deberá concordar con lo estipulado en la Ley de Compras.

• Cuando la adquisición requiera distribución a la Central de Abastecimiento, deberá indicarla cuando

corresponda. La/el Encargada/o de Adquisiciones, corroborará lo anterior y le dará ingreso a la Solicitud de Compras y Contrataciones, indicando en ella la fecha de ingreso para el proceso de compra, si faltan antecedentes, ésta será devuelta a la unidad solicitante, y se informará vía correo electrónico, si lo anterior ocurre, no se dará ingreso de la solicitud, hasta que los antecedentes faltantes sean completados.

La Unidad de Adquisiciones ha determinado los siguientes plazos para las devoluciones de Solicitudes de Compras que lleguen a la Unidad de Adquisiciones con antecedentes faltantes: 2 DÍAS HÁBILES. Cuando llegue a la Unidad de Adquisiciones con antecedentes faltantes se informará a la Unidad Solicitante vía correo electrónico de lo que se omitió. Para lo cual la Unidad Solicitante tendrá el plazo de 2 días hábiles para hacer llegar lo solicitado. 5 DÍAS HÁBILES. Si la Unidad Solicitante no responde a lo requerido, según aviso realizado vía correo electrónico después de los 2 días hábiles establecidos para ello, se esperaran 5 días hábiles más, y, si aún la Unidad Solicitante no entrega los antecedentes requeridos para la adquisición, la Unidad de Adquisiciones a través de su Encargada/o enviará a la Sección de Planificación Presupuestaria la Solicitud de Compras y Contrataciones pidiendo la liquidación de los recursos asignados a la adquisición. En el caso que esto ocurra la Unidad Solicitante será avisada de ello vía correo electrónico.




Una vez que la Solicitud de Compras y Contrataciones ingresa a la Unidad de Adquisiciones, el/la Encargada(o) de Adquisiciones designará a un Comprador que gestionará directamente los requerimientos de adquisición de bienes y/o servicios por medio de las modalidades de compra establecidos por la Ley de Compras y Contrataciones Públicas y las cuales se indican en el punto 6.3.1 de este Manual. La Dirección de Compras y Contratación Públicas sugiere como primera instancia de compra consultar si el producto o servicio se encuentra disponible en el catálogo electrónico de Convenio Marco.1

• Informar vía correo electrónico a la unidad solicitante que será el Comprador designado para su solicitud, para que esté en antecedentes de quien lo atenderá.

Independiente de la modalidad de compra, cada paso importante de la gestión realizada por el Comprador, deberá ser comunicado vía correo electrónico a la unidad solicitante, desde el inicio hasta el final del proceso, considerando además los procesos intermedios y posteriores que pudiesen ocurrir. Para ello el Comprador deberá:

• Informar vía correo electrónico a la unidad solicitante cuando se publique en el portal mercado

público una licitación, y se adjuntará el cronograma de ella.

• Deberá enviar vía correo electrónico las preguntas que en el foro del portal mercado público se generen a raíz de la licitación, la unidad solicitante deberá remitir las respuestas al Comprador dentro de los plazos establecidos en el cronograma de la licitación. Luego el Comprador subirá las respuestas al Sistema de Información.

• Informar vía correo electrónico el cierre de la licitación enviando las ofertas según lo estipulado

en este Manual, y se adjuntará como archivo el formulario de Acta de Evaluación y Adjudicación de Oferta, indicando que la fecha de devolución de esta será la siguiente: en compras < a 100 UTM no debe superar los 2 días hábiles, y en compras > a 100 UTM no debe superar los 5 días hábiles desde que la reciben las ofertas.

1 El catálogo electrónico está disponible para los usuarios del sistema en el portal Mercado Público.

ETAPA 3 : Ejecución de la Compra

•Revisa y envía a Unidad de Adquisiciones la Solicitud de Compras y Contrataciones.

•Unidad Adquisiciones asigna Ejecutivo de Compra que estará a cargo del proceso de compra.

SECCIÓN RECURSOS FÍSICOS




• Enviar correo electrónico informativo a la unidad solicitante, a la Sección de Seguimiento y Control, a la unidad de inventario cuando la compra sea inventariable(subtitulo 29), cuando se emita la orden de compra del bien o servicio en el Sistema de Información de Mercado Público, adjuntando como archivo la orden de compra respectiva, la Guía de Recepción Conforme y formulario de Evaluación de Proveedores, o la Guía de Recepción de Pagos cuando corresponda, según lo establecido en el paso 5 de este Manual.

Independiente del monto y la modalidad de compra utilizada, el Comprador generará una orden de compra en el Sistema de Información de Mercado Público cada vez que compre por convenio marco, en compras menores de 3 UTM, o cuando licite o contrate directamente, para lo cual deberá contar con resoluciones que autorizan y estén debidamente tramitadas. Toda adquisición de bienes o contratación de servicios que realice la JUNJI, deberá hacerse a través del Sistema de Información de Mercado Público. El cual será el medio oficial para ello, menos las excepciones contempladas en la Ley de Compras. Es importante agregar, que en los procesos de compras en los cuales haya de por medio resoluciones emitidas, podría darse el caso de existir modificaciones a ellas, las cuales deben ser formalizados vía resolución exenta, según sea el caso. Por ello la regla general para toda compra menor o igual a 500 UTM la aprobación de la resolución será de la Dirección del Departamento de R.R.F.F. y la aprobación en compras superiores a 500 UTM será de la/el Vicepresidenta (e) Ejecutiva(o) de JUNJI. Para todo, las resoluciones se dividen en exentas y no exentas, las exentas que se firman dentro de la institución por alguna de las autoridades antes señaladas, y las no exentas, las cuales van a Contraloría General de República para el trámite de Toma de Razón, para las compras mayores a 5000 UTM.

En el capítulo 6.3 se detallan las modalidades de compra y las resoluciones que debe acompañarse dependiendo del tipo de compra.




Para mayor referencia sobre los tipos de compra y contrataciones ver el capitulo 6.3.1 Modalidades de Compra de este Manual.

ETAPA 4: Tipos de Compra y Emisión Orden de Compra

•Emisión de Orden de Compra según Catálogo Express en plataforma del Sistema de Información.

•Documento Asociado: Manual de Comprador de Mercado Publico.

COMPRA POR CONVENIO MARCO

•Según monto se clasifican y se elaboran bases licitatorias. Entre 10 a 100 UTM; Entre 100 y 1000 UTM y Sobre 1000 UTM.

LICITACIONES

•Su clasificación esta en el articulo 8° de la Ley de Compras y artículo 10° del reglamento.

•Se fundamenta mediante resolución debidamente fundada y trámitada en el portal del Sistema de Información de Mercado Público.

TRATOS DIRECTOS

•Impuestos tales como: permisos de circulación, derechos municipales, contribuciones de bienes raíces, pago de derecho de aseo de propiedad fiscal, peajes, uso del TAG.

•Consumos básicos tales como agua, luz, gas, etc.•Arriendo de inmuebles.•Art. 3° Ley de compras.•Art. 53° del reglamento de ley de compras.

OTROS GASTOS EXCLUÍDOS DEL SISTEMA DE

INFORMACIÓN DE MERCADO PÚBLICO




RUTA DE LA ORDEN DE COMPRA

En la Orden de Compra el Comprador deberá indicar lo siguiente: • El número de la Solicitud de Compras y Contrataciones. • Número de resolución si corresponde, colocar “No Aplica” para los casos en donde no se emiten

resoluciones. • El código SIGFE que viene consignado en la Solicitud de Compra y Contrataciones. • Plazo de entrega si la compra fue por convenio marco. • Y la siguiente frase: para consulta de pago enviar correo electrónico a [email protected]. • Si el pago es en cuotas indicar cuotas y montos.

Indicar lo siguiente cuando se requiera establecer:

• El nombre del funcionario que recibe de la Unidad Solicitante. • El teléfono del funcionario que recibe de la Unidad Solicitante.

PROVEEDOR, genera pedido.

UNIDAD SOLICITANTE, se comunica con proveedor.

COMPRADOR a cargo de ingreso de existencias .

UNIDAD DE INVENTARIO, cuando se genere compra de Activo Fijo. (subtítulo 29).

CENTRAL DE ABASTECIMIENTO, cuando se indica como lugar de despacho de productos.

SECCIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL, compromete en SIGFE y arma Set de Pago.

SE GENERA ORDEN DE COMPRA POR LA ADQUISICIÓN DE UN BIEN O SERVICIO Y

SE ENVÍA A:

mailto:[email protected]�




• La dirección de entrega. • El horario de entrega. • Donde se entregan las facturas y horario de atención.

El Comprador deberá guardar una copia de la orden de compra en la carpeta compartida que la Unidad de Adquisiciones haya designado para ello. PASOS El comprador siempre debe informar la ejecución de la adquisición del bien o servicio adquirido que se respalda con la emisión de la Orden de Compra en el Sistema de Información de Mercado Público, para ello se dan 2 casos:

Caso 1 El Comprador enviará vía correo electrónico la Orden de Compra emitida, junto con el formulario de la Guía de Recepción Conforme o Guía de Recepción de Pagos y la Evaluación de Proveedores a la unidad solicitante, con copia al proveedor de la adquisición, al primero informando que se ha generado este documento y que debe contactarse con el proveedor; y, al segundo para que se entere que ya se le ha generado la orden de compra y que debe hacer entrega del producto o servicio. No obstante lo anterior, la responsabilidad de contactarse con el proveedor para acordar la entrega siempre es de la Unidad Solicitante. Los plazos de entrega que no sean convenio marco deberán ser en conformidad a lo establecido en las bases administrativas, términos de referencia y/o contrato suscrito con el contratista. Este mail se enviará con copia a la Sección de Seguimiento y Control, la Unidad de Inventario cuando se haya adquirido un Activo Fijo (Subtitulo 29) y al Comprador encargado del ingreso de existencias al sistema interno. Además se enviará este correo electrónico con copia a la Central de Abastecimiento cuando su distribución y recepción se haga desde allá.

Caso 2 Cuando la recepción de bienes sea realizada por la Central de Abastecimiento, el Comprador enviará vía correo electrónico la Orden de Compra emitida, el formulario de la Evaluación de Proveedores y la distribución de los bienes previamente entregada por la Unidad Solicitante, señalando que la recepción de los bienes adquiridos serán recepcionados en la Central de Abastecimiento, quienes una vez recibidos los bienes emitirán la Guía de Recepción y cuando corresponda el de Control de Calidad, documentos que deberán ser remitidos a la Sección de Seguimiento y Control. Además se enviará este correo electrónico con copia al proveedor de la adquisición, a la Sección de Seguimiento y Control, a la Central de Abastecimientos y al Comprador encargado del ingreso de existencias al sistema interno.




RECEPCIÓN CONFORME Una vez que el proveedor coordine la entrega del producto o servicio con la unidad solicitante, según lo indicado en las Bases Administrativas y en la Orden de Compra este podrá llegar directamente a la unidad solicitante o a la Central de Abastecimiento. Cuando llegue el producto o se realice el servicio adquirido, la unidad solicitante deberá chequear su estado, contenido y si está conforme con la Orden de Compra. En el caso que el producto o servicio esté defectuoso, que hayan faltantes o no cumpla con todas las características solicitadas, deberá comunicar inmediatamente al Comprador para la post venta, en caso contrario, proceder con el envío de la Guía de Recepción Conforme firmada y timbrada por el Director(a) u Encargado(a) de la Unidad solicitante a la Sección de Seguimiento y Control, en un plazo no mayor a 2 días hábiles una vez recibido el bien o servicio. Esta sección constatará que sean remitidos además documentos que validen la recepción, para ello ver anexo N°4 de este Manual.

ETAPA 5 : RECEPCIÓN CONFORME Y EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

•Recepción el bien o servicio.•Evalúa al proveedor.•Formularios Asociados: Guía de Recepción Conforme, Guíade Recepción de Pagos, Evaluación de Proveedores.

UNIDAD SOLICITANTE

•Si el producto llega a la Central de Abastecimiento se emitirá una Guía de Recepción.

•Si el producto debe ser revisado, emitirá además un comprobante de Control de Calidad.

•Formularios Asociados: Guía de Recepción, Control de Calidad.

CENTRAL DE ABASTECIMIENTO

•Ingreso al Sistema de Inventario de los bienes según loestablecido en Manual de Procedimientos Inventario(DNAC/UI-5-SP01/P01/V01).

UNIDAD DE INVENTARIO




En el caso que el producto llegue a la Central de Abastecimiento, los encargados de ella emitirán La Guía de Recepción, y si aplica revisar el producto, emitirán el de Control de Calidad, ejemplo, cuando sea material didáctico.

Para mayor detalle ver capítulo 6.8 sobre Recepción de Bienes y Servicios.

IMPORTANTE: CUANDO LOS PRODUCTOS LLEGAN A LAS BODEGAS DE LA CENTRAL DE ABASTECIMIENTO LA UNIDAD SOLICITANTE DEBE HACER EL PEDIDO DE ARTÍCULOS O BIENES A TRAVÉS DE LA SOLICITUD DE ABASTECIMIENTO MEDIANTE EL SISTEMA IMPLEMENTADO PARA ELLO.

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Por cada orden de compra emitida, la unidad solicitante una vez realizada la recepción conforme del producto o servicio, deberá evaluar al proveedor, para ello cada vez que el Comprador designado termine un proceso de compra, deberá enviar el formulario de Evaluación de Proveedores en archivo adjunto junto con la Guía de Recepción Conforme. Cuando una adquisición se pague en más de una cuota, la evaluación será enviada a la unidad solicitante en la última cuota o pago. La Unidad deberá remitir devuelta la Evaluación de Proveedores en un plazo no mayor a 2 días hábiles. Esta podrá remitirse en papel vía conducto interno, o vía mail al Encargado/a de Adquisiciones o al Comprador designado. Esta información es importante ya que servirá para las futuras compras de la institución. Una vez que sea devuelta la Evaluación de Proveedores a la Unidad de Adquisiciones, esta se guardará en archivo de destinado para ello, para su futuro análisis. Esta evaluación se podrá considerar en futuras adquisiciones, tomando en cuenta todas las calificaciones que obtuvieren en los últimos 24 meses anteriores al proceso de compra. En el caso en que el proveedor haya sido evaluado al menos una vez como regular o malo, se desestimará como potencial proveedor de convenio marco y/o se disminuirá 1 puntos de su puntaje total de evaluación si este participa en un proceso licitatorio, ver Procedimiento para Usuarios de Elaboración de Bases Administrativas y Técnicas, y Términos de Referencia.




Una vez que el bien o servicio adquirido haya sido recibido conforme por la unidad solicitante, se deberá proceder con el proceso de pago a proveedores. Proceso que estará a cargo en primera instancia por la Sección de Seguimiento y Control, y en segunda instancia por la Sección de Recursos Financieros. Una vez que el Comprador envié vía correo electrónico la Orden de Compra y la Guía de Recepción Conforme o la Guía de Recepción de Pagos con copia a la Sección de Seguimiento y Control, posteriormente a ello el Comprador enviará los antecedentes de la compra por cuaderno de Ruta, o en archivo vía correo electrónico a la Sección de Seguimiento y Control. Estos antecedentes son:

• La Solicitud de Compra y Contrataciones • Resoluciones debidamente tramitadas • Memorándum, y cualquier otro antecedente necesario para el pago cuando corresponda.

ETAPA 6: PAGO PROVEEDORES

•Reenvia Gúia de Recepción Conforme o Guía de Recepción de Pagos según corresponda, a la Sección de Seguimiento y Control.

UNIDAD SOLICITANTE

•Envía antecedentes cuando corresponda que respalden la compra a la Sección de Seguimiento y Control.UNIDAD DE ADQUISICIONES

•Envía Guía de Recepción y/o Control de Calidad a Sección de Seguimiento y Control.CENTRAL DE ABASTECIMIENTO

•Realiza compromiso cierto en SIGFE de la orden de Compra.

•Arma Set de Pago y lo envía a pago para la Sección de Recursos Financieros.

•Recibe, valida e ingresa facturas a libro de compras.

SECCIÓN DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

•Contabiliza el pago y realiza devengado en SIGFE.•Tesorería emite cheque y paga a proveedor.

SECCIÓN RECURSOS FINANCIEROS




La Sección de Seguimiento y Control, se encargara de:

• Recibir documentos tributarios y registrarlos.

• Realizar el compromiso cierto en SIGFE.

• Conformar el Set de Pago.

• Visar las Órdenes de Compra de Convenio Marco de compras hasta 1000 UTM, por la Dirección del Departamento de Recursos Financieros y Físicos.

• Enviar el set de pago a la sección Financiera para proceder al pago del proveedor.

• Gestionar la recepción conforme con la Unidad Solicitante.

• Recibir de la Unidad Solicitante la Guía de Recepción Conforme, Guía de Recepción de Pagos y

Guía de Recepción a la Central de Abastecimiento. • Enviar copia del Set de Pago con todos los antecedentes de la Compra a la Unidad de

Adquisiciones de la Sección de Recursos Físicos. Una vez que ingresa el set de Pago a la Sección de Recursos Financieros se revisarán los antecedentes y procederán al pago, para mayor detalle sobre el procedimiento de pago ver 6.9 de este Manual.

Una vez que el Set de Pago este completo deberá enviar copia de ello a la Unidad de Adquisiciones para respaldo del proceso de compras, vía cuaderno de Ruta u otra forma por ellos comunicada con anterioridad.




6.2.1 Respaldos Respaldo en Carpeta Física (Copia N°1) El Comprador deberá guardar respaldo del Set de Pago, en los archivadores designados para ello, ubicados en la oficina de la Unidad de Adquisiciones de la Sección de Recursos Físicos, con los siguientes antecedentes en copia:

1. Copia Orden de Compra con el compromiso cierto en SIGFE y visación del pago cuando corresponda.

2. Copia Guía de Recepción Conforme, o Guía de Recepción de Pagos o Guía de Recepción o Control de Calidad.

3. Copia Documento(s) Tributario(s). 4. Copia Solicitud de Compras y Contrataciones. 5. Además cuando corresponda debe adjuntarse en copia aquellos registros que evidencien la

prestación del servicio según procedimiento de pago, como resoluciones debidamente tramitadas, memorándum, listado de asistencia a cursos o jornadas, etc. Ver listado en anexo N°4.

Los archivadores serán ordenados correlativamente según el número de orden de compra. Los respaldos de años anteriores estarán la oficina de la/el Encargada(o) de la Sección de Recursos Físicos, o donde lo disponga para ello. Estos respaldos serán considerados como Copia de respaldo N°1.

Respaldo en Carpeta de Red (Copia N°2) En una carpeta compartida ubicada en la red del sistema de JUNJI, la Unidad de Adquisiciones de la Sección de Recursos Físicos guardará respaldos en archivos, en ella habrá una carpeta denominada “Compras XXXX”, donde XXXX será el año en curso, se requiere que por lo menos 2 veces al año se respalde en disco u otro medio de almacenamiento externo al ordenador, y roturarlo con el año en cuestión. Podrán utilizarse DVD, CD por ejemplo. Este respaldo adicional lo guardará la/el Encargada/o de Adquisiciones. En esta misma carpeta se guardarán en subcarpetas: FORMULARIOS del sistema de compras, el REGISTRO DE CONTRATOS, CONTROL DE DOCUMENTOS, RECEPCIÓN CONFORME y otros que se estimen conveniente. En la carpeta “Compras XXXX” del año en curso, habrá una subcarpeta que dirá “Formato texto”, en el cual se respaldarán los archivos en formato Word o Excel o cualquier otro que sea modificable su escritura. Y está se dividirá en: Resoluciones, Bases de Licitación, Contratos, Acta de Evaluación y Adjudicación y Términos de Referencia. En la carpeta “Compras XXXX” del año en curso, habrá una subcarpeta “Formato Digital”, en el cual se respaldaran los archivos en formato de imagen u otro que no pueda ser modificable, como por ejemplo PDF, TIFF u otra extensión de imagen. Y está se dividirá en: Órdenes de Compra, Resoluciones, Bases de Licitación, Contratos, Acta de Evaluación y Adjudicación, Términos de Referencia.




6.3 ANÁLISIS DE COMPRAS 6.3.1 Modalidades De Compra

Una vez que la Solicitud de Compras y Contrataciones ha sido visado por el/la Directora(a) del Departamento de R.R.F.F y la/el Encargada(o) de la Sección de Recursos Físicos ingresará a la Unidad de Adquisiciones de la Sección de Recursos Físicos, donde el/la Encargado/a de Adquisiciones, si viene completo distribuirá las solicitudes de compra entre los Compradores, los cuales gestionarán directamente los requerimientos de compras de bienes o servicios por medio de las modalidades de establecidas por la Ley de Compras, teniendo en consideración que la Dirección de Compras y Contratación Pública sugiere como primera instancia de compra consultar si el producto o servicio se encuentra disponible en el catálogo electrónico de Convenio Marco,2

• Convenio Marco

en el sitio web disponible para los usuarios del sistema. Las modalidades de compra son:

• Licitaciones: Pública o Privada • Trato o Contratación Directa Excepcional • Contratos de Suministro derivadas de licitaciones • Contrataciones y Gastos Excluidos del Sistema (art. 53 Reglamento):

a. Compras menores a 3 UTM. b. Gastos de representación. c. Las contrataciones financiadas con caja chica con un límite de 10 UTM en el caso de

JUNJI. d. Otros gastos excluidos del sistema.

2 El catálogo Electrónico está disponible en el portal Mercado Público para los usuarios del sistema en www.mercadopublico.cl




6.3.1.1 CONVENIO MARCO Modalidad de compra que opera a través de la generación de una Orden de Compra en el Catálogo Electrónico que la DCCP3

Excepción: El articulo 8° inciso 4to, señala que “La entidad que obtuvieren por su propia cuenta condiciones más ventajosas sobre bienes o servicios respecto de los cuales la Dirección de Compras y Contratación Pública mantiene convenios marco vigentes, deberán informar de tal circunstancia a la Dirección. Con esta información, la Dirección deberá adoptar las medidas necesarias para lograr la celebración de un convenio marco que permita extender tales condiciones al resto de los organismos públicos.” Para mayor información de cómo comprar, ver Manual de Compradores de la Dirección de Compras y Contratación Pública (DCCP), que se encuentra disponible en el Sistema de Información de Mercado Público.

que pone a disposición de los Servicios Públicos (Art. 14 al 18 del Reglamento de la ley de Compras), sin importar el monto de las contrataciones.

Convenio Marco en Compras Superiores a 1000 UTM En las adquisiciones vía convenio marco superiores a 1.000 UTM, las entidades deberán comunicar, a través del Sistema de Información de Mercado Público, la intención de compra a todos los proveedores que tengan adjudicado en Convenio Marco el tipo de producto requerido.

Esta comunicación será realizada con la debida antelación, considerando los tiempos estándares necesarios para la entrega de la cantidad de bienes o servicios solicitados, plazo que en ningún caso será inferior a los 10 días corridos antes de la emisión de la orden de compra. En ella se indicará, al menos, la fecha de decisión de compra, el producto o servicio requerido, la cantidad y las condiciones de entrega. La entidad deberá seleccionar la oferta más conveniente según resultado del cuadro comparativo que deberá confeccionar sobre la base de los criterios de evaluación y ponderaciones definidas en las bases de licitación del convenio marco respectivo, en lo que les sean aplicables, cuadro que será adjuntado a la orden de compra que se emita y servirá de fundamento de la resolución que apruebe la adquisición. Las bases de convenios marco establecerán los criterios de evaluación que la DCCP estime relevantes para el convenio específico, pudiendo, entre otros, considerar el precio, las condiciones comerciales, la experiencia de los oferentes, la calidad técnica, consideraciones medioambientales y los servicios de post venta de los bienes o servicios objeto de este tipo de contratación.

3 Dirección de Compras y Contratación Pública

Para esta modalidad el Comprador deberá realizar el procedimiento descrito en Etapa 4 en el capítulo 6.2 de este manual.




6.3.1.2 LICITACIONES

Procedimiento administrativo de carácter concursal mediante los cuales JUNJI realiza un llamado a través del Sistema de Información de Mercado Público, convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre las cuales seleccionará y aceptará la más conveniente (art 19 al 43 del Reglamento de la ley de compras). Etapas mínimas: Formulación, Publicación, Evaluación y Adjudicación. CLASIFICACIÓN: (según lo establecido en la Ley de Compras y su Reglamento) Licitación Pública menor a 100 UTM, se utilizan para su formulación por parte de la unidad solicitante los Términos de Referencia y Criterios de Evaluación. Se autorizará y adjudica a través de resolución exenta fundada, la cual es subida al Sistema de Información de Mercado Público, y el tiempo de publicación en el portal será de 5 días corridos. Licitación Pública Entre 100 y 1000 UTM, se utilizan para su formulación Bases Administrativas y Técnicas, las cuales serán confeccionadas en base a las Especificaciones Técnicas y Criterios de Evaluación enviadas por la Unidad Solicitante a la unidad compradora. Proceso de compra o contratación que será autorizado y adjudicado mediante resolución exenta que una vez tramitada será subida al Sistema de Información de Mercado Público. Este proceso de Compra tendrá por defecto un tiempo mínimo de publicación de 10 días corridos a partir del día de publicación. Su contratación puede o no exigir la emisión de un contrato. Licitación Pública mayor a 1000 UTM y menor de 5000 UTM, se utilizan para su formulación Bases Administrativas y Bases Técnicas, las cuales serán confeccionadas en base a las Especificaciones Técnicas y Criterios de Evaluación enviadas por la Unidad Solicitante a la unidad compradora. Proceso de compra o contratación que será autorizado y adjudicado mediante resolución exenta que una vez tramitadas serán subidas al Sistema de Información de Mercado Público. Este proceso de compra tendrá por defecto un tiempo mínimo de publicación de 20 días corridos a partir del día de publicación. Su contratación exige la emisión de un contrato a través del departamento de Fiscalía, se formalizara mediante resolución que aprueba contrato, la cual junto al contrato se subirán al Sistema de Información de Mercado Público. Licitación Pública mayor a 5000 UTM, ídem al anterior, la diferencia es que va a Toma de Razón a la Contraloría General de la República, según Resolución N°1600, de 2008, de la misma entidad, aquí el tiempo de permanencia en dicha institución puede ser entre uno a dos meses.




Licitación Privada, previa resolución fundada que lo disponga la cual será publicada en el Sistema de Información, en conformidad a lo establecido en la Ley de Compras y en el Artículo 10 del Reglamento de compras, se utilizan para su formulación Bases Administrativas, Bases Técnicas y Criterios de Evaluación formuladas estas últimas por la Unidad Solicitante, y se invita a determinadas personas para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas, de entre la cuales seleccionará y aceptará la más conveniente para JUNJI. Las normas aplicables a la Licitación Pública se aplicarán a la Licitación Privada, en todo aquello que atendida la naturaleza de la Licitación Privada sea procedente. FORMULACIÓN Y PUBLICACIÓN La formulación de las Bases Administrativas y los Términos de Referencia estarán a cargo de la Unidad de Adquisiciones de la Sección de Recursos Físicos, las Especificaciones Técnicas y los Criterios de Evaluación son siempre responsabilidad de la unidad solicitante, y en adelante contraparte técnica. Una vez que las Bases de Licitación o Términos de Referencia estén definitivamente formulados y aprobados tanto por la parte administrativa como la contraparte técnica, serán autorizadas vía resolución, y una vez que la resolución esté debidamente tramitada se publicará en el Sistema de Información de Mercado Público junto con las Bases Administrativas y Técnicas o con los Términos de Referencia, según sea el caso. También se podrán subir archivos anexos al sistema de información, los cuales tengan como finalidad dar ejemplos o complementar la licitación, tales como anexos que hayan sido declarados en las bases, imágenes, mapas, etc. Los tiempos de publicación en el portal de mercado público son en días corridos y son: • 5 días para compras menores a 100UTM • 10 días para compras entre 100 y 1000 UTM • 20 días para compras superiores a 1000 UTM Departamento de Fiscalía Si la compra es sobre 500 UTM, las bases licitatorias pasan por el Departamento de Fiscalía, la cual observará las bases y entregará sus observaciones para su tramitación según estos plazos: • Bases de Licitación sobre 500 UTM: 5 días hábiles4

• Bases de Licitación con toma de razón: 10 días hábiles

4 El tiempo dado al Departamento de Fiscalía se estimo en base a lo indicado por ellos en el Sistema de Información de Gestión (SIG).




EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN Cuando finaliza el proceso de publicación y la oferta se cierra en el portal de mercado público, el Comprador bajará las ofertas del Sistema de Información y las enviará a la unidad solicitante vía cuaderno de Ruta en CD o dispositivo de almacenamiento de datos, para su evaluación y adjudicación, junto a ello el Comprador enviará por correo electrónico el formulario de Acta de Evaluación y Adjudicación de Oferta a la unidad solicitante. Se conformará una Comisión de Evaluación que estará integrada por 3 funcionarios como mínimo del Departamento requirente, conformada a lo menos por el Director(a) del Departamento peticionario o por quien este designe, por un profesional y/o funcionario del área o de otros Departamentos de JUNJI, y un profesional JUNJI invitado para ejercer como Secretario(a) de Actas, además podría considerarse la participación de expertos del área, como asesores para temas complejos y de mucha importancia para la institución, los cuales deberán contar con reconocimiento de ello. La comisión evaluadora tendrá el plazo para evaluar de 2 días hábiles en compras menores a 100 UTM y de 5 días para compras superiores a 100 UTM, para remitir a la Unidad de Adquisiciones el Acta de Evaluación y Adjudicación completa y firmada por los integrantes de esta comisión. Los miembros que integran la Comisión de Evaluación, se establecerán en las bases administrativas o términos de referencia y no podrán tener conflictos de intereses con los Oferentes, de conformidad con la normativa vigente al momento de la evaluación, debiendo dejar constancia de aquello en el informe de evaluación. La Evaluación de ofertas se ingresará al formulario denominado Acta de Evaluación y Adjudicación de Ofertas, la que será enviada vía correo electrónico por el Comprador una vez que se cierra la recepción de ofertas, en ella la Comisión Evaluadora deberá colocar los resultados de la evaluación, además deberá anexar al formulario informes que hayan servido de base para el cálculo o fundamentos establecidos en los Criterios de Evaluación, es decir, el desarrollo de la evaluación de ofertas. Para ver ejemplo de cómo evaluar ofertas ver el anexo N°3 de este Manual. Una vez que se evalúa y se adjudica una oferta, si fuese el caso, el documento deberá ser remitido a la Unidad de Adquisiciones de la Sección de Recursos Físicos, debidamente firmado por los integrantes de la comisión evaluadora. Mediante resolución debidamente tramitada junto al Acta de Evaluación y Adjudicación de Oferta firmada por los integrantes de la Comisión Evaluadora, se subirá al Sistema de Información de Mercado Público y se procederá con la adjudicación en el portal, la cual dará la emisión automática de la Orden de Compra, dando inicio a la prestación del servicio o a la entrega del producto. Puede darse que la licitación sea declarada inadmisible o una o más ofertas, cuando éstas no cumplieran con los requisitos establecidos en las bases. Y, se declarará desierta una licitación cuando no se presenten ofertas, o bien, cuando estas ofertas no sean convenientes a los intereses institucionales. Para ambos casos la declaración deberá ser por resolución fundada. (Artículo 9° ley de Compras).




Para cerrar el proceso de adjudicación hay que considerar los siguientes plazos estimados, es importante que estos sean cumplidos, exteriormente son medidos por la DCCP, y afectan directamente al PMG de Compras, por ello la Unidad Solicitante debe velar por cumplir esos plazos. Para detalle de plazos estimados de todo el proceso de compra ver anexo N°4 de este Manual.

TIPOS DE COMPRAS

PLAZOS MERCADO PUBLICO

PLAZOS JUNJI

Licitaciones < a 100 UTM

5 días 2 días U. Solicitante + 1 día Emisión Res. Adjudicación + 2 días en trámites de

Firma = 5 días Licitaciones entre 100 y 1000

10 días 5 días U. Solicitante + 3 días Emisión y Publicación Res. Adjudicación + 2 días en

trámites de Firma = 10 días

Licitaciones > a 1000

20 días 5 días U. Solicitante + 3 días Emisión Borrador y Publicación Res. Adjudicación + 10 días Depto. Fiscalía Elab. Contrato y Res. Adjudicación+ 2 días en trámites de

Firma = 20 días Nota: Todas las licitaciones que superen las 500 UTM los encargados de la elaboración de resoluciones y contratos de prestación de servicio o adquisición de productos están a cargo del Departamento de Fiscalía, la clasificación de la tabla fue hecha en función a los indicadores de Gestión de la DCCP, para evidenciar lo ajustados que estos son.

IMPORTANTE: SE PODRÁ PERMITIR LA PRESENTACIÓN DE CERTIFICACIONES O ANTECEDENTES

ADMINISTRATIVOS QUE LOS OFERENTES HAYAN OMITIDO PRESENTAR AL MOMENTO DE EFECTUAR LA OFERTA, SIEMPRE QUE DICHAS CERTIFICACIONES O ANTECEDENTES SE HAYAN

PRODUCIDO U OBTENIDO CON ANTERIORIDAD AL VENCIMIENTO DEL PLAZO PARA PRESENTAR OFERTAS O SE REFIERAN A SITUACIONES NO MUTABLES ENTRE EL VENCIMIENTO DEL PLAZO

PARA PRESENTAR OFERTAS Y EL PERÍODO DE EVALUACIÓN. ESTA OMISIÓN DEBERÁ SER CORREGIDA EN EL PLAZO DE 48 HORAS CONTADAS DESDE EL REQUERIMIENTO INFORMADO A TRAVÉS DEL SISTEMA. ADEMÁS SE DESCONTARÁ AL OFERENTE EN CUESTIÓN UN PUNTO DEL

TOTAL OBTENIDO EN LA EVALUACIÓN DE LA OFERTA.

En estos casos, las bases deberán contemplar, dentro de los criterios de evaluación el cumplimiento de los requisitos formales de

presentación de la oferta.




Elaboración de Contratos Los contratos inferiores o iguales a 500 UTM deberán ser redactados por el Comprador designado, junto con la recepción de los documentos en garantía que se hayan solicitado en las bases. En algunos casos no serán necesarios, como en compras pequeñas, por lo anterior estos se redactarán según la importancia de la licitación y su monto. Los Contratos superiores a 500 UTM deberán ser elaborados por el Departamento de Fiscalía, junto con la recepción de los documentos en garantía que se hayan solicitado en las bases. Cuando la licitación pública sea mayor a 5000 UTM, y una vez que la resolución que adjudicó haya vuelto de su tramitación, se elaborara el contrato por el Departamento de Fiscalía y firmado por la/el Vicepresidenta/te de JUNJI, se emitirá una resolución que apruebe contrato que se deberá enviar a toma de razón por parte de la Contraloría General de la República , una vez que esté debidamente tramitada la resolución, el Comprador deberá subir al portal mercado público la resolución que autoriza contrato y el contrato firmado por ambas partes, lo que generará la emisión automática de la orden de compra, dando inicio a la prestación del servicio o a la entrega del producto. El Departamento de Fiscalía deberá enviar vía correo electrónico a la Encargada(o) de Adquisiciones la última versión de la resolución y/o contrato tramitado por ellos. Esta versión es la que se haya realizado en formato Word o cualquier otro programa de texto, ya que es deber de la Unidad de Adquisiciones guardar todo respaldo de los documentos que emita, tanto de los documentos aun no aprobados así como también de los debidamente tramitados. Ver 6.2.1 Respaldos.




6.3.1.3 TRATO O CONTRATACIÓN DIRECTA EXCEPCIONAL

El trato directo es un procedimiento simplificado de contratación de un servicio o adquisición de un bien. En términos generales, no considera todos los requisitos y formalidades propios de una licitación pública o privada. Cuando no es posible usar el Catálogo Electrónico o la Licitación Pública. Y en este caso, se justifica esta circunstancia en una resolución fundada, que debe ser publicada en el Sistema de Información dentro de las 24 horas siguientes a su dictación. Es importante determinar que efectivamente la contratación directa sea justificada por alguna de las circunstancias que la Ley 19.886 de Compras Públicas y su Reglamento establece. Ello es de suma importancia, ya que el trato directo es un mecanismo excepcional. Los tratos directos que se realicen en virtud de lo dispuesto en el artículo 10° requerirán de un mínimo de tres cotizaciones de diferentes proveedores, con excepción de aquellos tratos o contrataciones directas contenidas en los números 3, 4, 5, 6 y 7 del Reglamento de Ley. Para estas excepciones que no vendrán con las tres cotizaciones se requerirá un memorándum firmado por la jefatura que indique los porque de la compra excepcional y justifique su utilización con los medios documentados adecuados. Éestos documentos escritos serán respaldos, pueden ser, en el caso de Titular de los Derechos, que el proveedor emita certificado que indique expresamente que es el único que posee la licencia en Chile del servicio que ofrece, o que es el único proveedor que posee el bien o servicio, etc. Esta justificación debe ser verificable a fin de poder comprobar su veracidad y sustentabilidad. La Solicitud de Compra y Contrataciones para estos casos deberá incluir esta documentación de respaldo y la cotización del proveedor con el cual se hará la compra directamente. La contratación o trato directo debe usarse en los casos referidos en el Art. 8 de la Ley 19.886 de Compras Públicas y en el Art. 10 del Reglamento de dicha ley, éstas son5

Compras Urgentes: Se trata de casos de emergencias o imprevistos que obliga a realizar una adquisición que no estaba previamente planificada, y que viene a satisfacer una necesidad imperiosa e impostergable

:

Adquisición privada anterior sin oferentes: Adquisición que se planteó a través de licitación pública, a la que no se presentaron interesados, realizándose un nuevo llamado por licitación privada al cual nuevamente no se presentaron oferentes, admitiéndose por esa circunstancia al trato directo. Remanente de una licitación pública anterior: Si se tratara de contratos que correspondieran a la realización o terminación de un contrato que haya debido resolverse o terminarse anticipadamente por falta de cumplimiento del contratante u otras causales, y cuyo remanente no supere las 1.000 UTM.

5 Fuente Mercado Publico




de nuestro servicio. Es fundamental que la calificación de urgente de una determinada adquisición sea realizada por resolución fundada del jefe superior de la entidad que contrata. La urgencia se refiere al hecho de un acontecer que produzca gravemente un daño o perjuicio a la institución, como catástrofes de la naturaleza, en donde la seguridad y la integridad de las personas este en riesgo, etc. Proveedor único: se trata del caso en que sólo existe un proveedor de un bien o servicio en el mercado, o bien el producto o servicio tiene características únicas. Por esta razón, no tiene sentido realizar procesos competitivos de cotización. Debe tratarse de una situación objetiva, en la cual no existe otro proveedor que pueda brindarnos esa prestación que requerimos. Por ello debe acompañar antecedentes justificativos de tal circunstancia, ya que serán evaluados a fin de comprobar su sustentabilidad. Convenios de servicios con personas jurídicas extranjeras: Se trata de contratar empresas extranjeras para la prestación de servicios que deban ejecutarse fuera del territorio nacional. Servicios que revisten carácter confidencial: Estamos ante la necesidad de contratar servicios que, previamente determinados por Decreto Supremo, sean confidenciales ya que su difusión podría afectar la seguridad o interés nacional. Naturaleza de la contratación: Son contrataciones que por su propia naturaleza hacen necesario recurrir al trato o contratación directa. Es decir, son casos en que la lógica y el sentido común nos indican que el trato directo es el único mecanismo posible y resulta, por tanto, indispensable usarlo. Aquí encontramos varios criterios que debemos aplicar y que el Reglamento de la Ley de Compras Públicas establece en el Art. 10 Nº 7, y establece lo siguiente:

a) Prórroga de un contrato de suministro o contratación de servicios conexos respecto de un contrato suscrito con anterioridad, siempre que el monto de esta prórroga no supere las 1.000 UTM. Por ejemplo, cuando hemos celebrado previamente un contrato de suministro de gas licuado que debemos prorrogar, por un monto inferior a 1.000 UTM.

b) Contratación financiada con gastos de representación, de conformidad a las reglamentaciones presupuestarias correspondientes. Por ejemplo, necesitamos contratar un almuerzo que, conforme a la reglamentación presupuestaria que nos rige, debe financiarse con gastos de representación.

c) Contrataciones en las cuales está involucrada la seguridad de autoridades y es necesario contar con un proveedor discreto y de confianza. Por ejemplo, es necesario contratar un servicio de




guardaespaldas para los líderes mundiales que asistirán a una Convención Internacional en Santiago. Es necesario que este servicio lo provea una empresa que asegure la máxima discreción pues está involucrada la seguridad de altos mandatarios nacionales e internacionales.

d) Consultorías en materias que se encomienden a un proveedor en consideración a sus especiales facultades o características. Por ejemplo, nos encontramos ante la necesidad de contratar una consultoría en materia de política satelital, la cual sólo puede ser encomendada a una empresa que tiene años de experiencia en la materia.

e) Contratación que sólo puede realizarse con proveedores que son dueños exclusivos de derechos de propiedad intelectual, industrial, de licencias o patentes. Por ejemplo, un servicio de salud requiere contratar un laboratorio para el desarrollo de un medicamento. Este producto corresponde a una licencia exclusiva de este proveedor, por lo cual debemos recurrir al trato directo para contratar con él.

f) Contrataciones de tal magnitud o confianza que obligan a recurrir a un proveedor determinado, pues sólo éste garantiza confianza y seguridad. En este caso, debe estimarse y probarse fundadamente que no existen otros proveedores que otorguen esa confianza y seguridad. Por ejemplo, nuestro servicio requiere contratar una sala cuna para las madres que laboran en él. Aun habiendo varias sala cuna en el medio, sólo una en especial es capaz de garantizar confianza y seguridad suficientes, pues sus estándares de calidad, higiene y atención a los menores siempre han demostrado ser de confianza y, además, ser superiores a sus competidores. Esta circunstancia, que debe ser justificada en la correspondiente resolución, nos permite usar el trato directo.

g) Servicios accesorios (reposición o complementación de equipos compatibles con los que han sido previamente adquiridos). Por ejemplo, hemos adquirido previamente un stock de computadores portátiles, los cuales requieren una ampliación de memoria y nuevos discos duros. Estas piezas son complementarias a los equipos, por lo cual esta contratación




puede hacerse por trato directo.

h) Contrataciones que, de ser conocidas públicamente mediante una licitación, puedan poner en serio riesgo su eficacia. Por ejemplo, un servicio de salud requiere contratar un estudio de evaluación de los sistemas de higiene en los restoranes de la ciudad. En este caso, la eficiencia del estudio podría verse comprometida si se usara un proceso de contratación público, por lo cual es mejor recurrir al trato directo con un proveedor. Para estos efectos, la publicidad es enemiga de la eficacia.

i) Cuando se trate de adquisiciones de bienes muebles a oferentes extranjeros, para ser utilizados o consumidos fuera de Chile, en el cumplimiento de las funciones propias de la entidad adquirente, y en las que por razones de idioma, de sistema jurídico, de sistema económico o culturales, u otra de similar naturaleza, sea del todo indispensable acudir a este tipo de contratación.

j) k)

Cuando el costo de evaluación de las ofertas, desde el punto de vista financiero o de utilización de recursos humanos, resulta desproporcionado en relación al monto de la contratación y ésta no supera las 100 Unidades Tributarias Mensuales. Cuando se trate de la compra de bienes y/o contratación de servicios que se encuentren destinados a la ejecución de proyectos específicos o singulares, de docencia, investigación o extensión en que la utilización del procedimiento de licitación pública pueda poner en riesgo el objeto y la eficicacia del proyecto que se trata. En estos casos, las entidades determinarán por medio de una resolución, disponible en el Sistema de Información de Mercado Público, los procedimientos internos que permitan resguardar la eficiencia, transparencia, publicidad, igualdad y no discriminación arbitraria en esta clase de adquisiciones.

l)

Cuando habiendo realizado una licitación pública previa para el suministro de bienes o contratación de servicios no se recibieran ofertas o éstas resultaran inadmisibles por no ajustarse a los requisitos esenciales establecidos en las bases y




m)

la contratación es indispensable para el organismo. Cuando se trate de la contratación de servicios especializados inferiores a 1.000 UTM, de conformidad con lo establecido en el artículo 107 del presente reglamento

Tratándose de las contrataciones de bienes y servicios, indicadas en el artículo 10 números 5 y 7 letras i) y k) de este reglamento, efectuadas a proveedores extranjeros en que por razones de idioma, de sistema jurídico, de sistema económico o culturales, u otra de similar naturaleza, sea indispensable efectuar el procedimiento de contratación por fuera del Sistema de Información de Mercado Público. Sin perjuicio de ello, las entidades deberán publicar en el Sistema de Información de Mercado Público los términos de referencia, las órdenes de compra y la resolución de adjudicación y el contrato, en los casos que corresponda.

Compras Menores a 10 UTM De acuerdo a lo establecido en el N°8 del artículo 10, se podrán realizar compras menores a 10 UTM, sólo con el fundamento en la emisión de una resolución que autoriza dicha contratación, refiriéndose únicamente al monto de la compra. Requerirán de un mínimo de tres cotizaciones de diferentes proveedores para su realización. Las 3 cotizaciones corresponden a cualquier tipo de documento (archivo pdf, print de pantalla, etc.) que se suben como archivos anexos a la resolución que autoriza la contratación respectiva al Sistema de Información de Mercado público.




6.3.1.4 CONVENIO DE SUMINISTRO

Son producto de licitaciones públicas. Son aquellos que están previamente establecidos con un proveedor, por un acto administrativo, y que tengan por objeto la compra o arrendamiento de bienes y/o servicios, entre otros, los que se señalan en el artículo 2° inciso 2° de la Ley Nº 19.886. Bajo esta modalidad el procedimiento de compra es el mismo que para los otros tipos de compra, la diferencia está en la elaboración del contrato, el cual establece la continuidad y la descripción del bien o servicio a adquirir mensual y/o eventualmente según las necesidades del servicio. Cada vez que se requiera de un bien o servicio de un contrato de suministro, la unidad solicitante deberá emitir una Solicitud de Compra debidamente tramitada, luego de ello se emitirá una orden de compra y seguirá el procedimiento de compras descrito en este manual. 6.3.1.5 CONTRATACIONES Y GASTOS EXCLUIDOS DEL SISTEMA (ART. 53 REGLAMENTO)

Compras menores a 3 UTM Los Departamentos o Unidades deberán completar la Solicitud de Compras y Contrataciones, señalando el requerimiento y el costo estimado de éste. La unidad compradora de la sección de Recursos Físicos podrá emitir una Orden de Compra directa o cotizar en el sistema Mercado Publico, de acuerdo a las necesidades institucionales. Este tipo de compras constituye una exclusión y podrá efectuarse con la generación de una Orden de Compra en el Sistema de Información de Mercado Público, siendo requisito para su formalización lo siguiente: • Requerimiento previo, por escrito, del demandante a través de la Solicitud de Compras y

Contrataciones correspondiente. • Cotización del producto, indicando la descripción y monto del bien o servicio. • La Orden de Compra debe ser visada para pago por la Dirección del Departamento de Recursos

Financieros y Físicos. Las contrataciones financiadas con caja chica Las compras inferiores a 10 UTM y financiadas con Fondo Fijo para Operaciones Menores (caja chica), respecto de las cuales deberán tenerse presente las instrucciones para la ejecución presupuestaria emanadas del Ministerio de Hacienda y lo dispuesto en Resolución de Vicepresidencia Ejecutiva de JUNJI, sobre mantención de fondos menores6

6 Resolución Exenta N°015/601 del 24/05/1993 de Vicepresidencia Ejecutiva.

.




Cabe tener presente, que de acuerdo a instrucciones para la ejecución presupuestaria, solo se pueden efectuar gastos por concepto de Fondo Fijo para Operaciones Menores (caja chica), los comprendidos en el subtítulo 22 “Bienes y Servicios de Consumo”. Las contrataciones que se financien con gastos de representación Son los gastos por concepto de inauguraciones, aniversarios, presentes, atención a autoridades, delegaciones, huéspedes ilustres y otros análogos, con representación del organismo. Con respecto a manifestaciones, inauguraciones, ágapes y fiestas de aniversario, incluidos los presentes recordatorios que se otorguen en la oportunidad, los gastos pertinentes sólo podrán realizarse con motivo de celebraciones que guardan relación con las funciones del organismo respectivo y a los cuales asistan autoridades superiores del Gobierno o del Ministerio correspondientes. Comprende, además, otros gastos por causas netamente institucionales y excepcionales, que deban responder a una necesidad de exteriorización de la presencia del respectivo organismo. Incluye, asimismo, gastos que demanden la realización de reuniones con representantes o integrantes de entidades u organizaciones públicas, privadas, de otros poderes del estado, y/o con expertos y autoridades nacionales o extranjeras, que se efectúen en las Secretarías de estado, con concurrencia de funcionarios y asesores cuando así lo determine la autoridad superior. Los gastos de representación deberán ser formalizados mediante resolución exenta emitida por el Departamento de Fiscalía. Para ello, Vicepresidencia Ejecutiva deberá remitir factura visada por el/la Vicepresidente/a Ejecutivo/a con memorándum que autorice el gasto de representación, adjuntando en ello la copia de las invitaciones realizadas a las autoridades. Otros gastos excluidos del sistema: A modo de ejemplo podemos indicar los siguientes: • Impuestos, tales como Permisos de Circulación, Derechos Municipales, Contribuciones de bienes

raíces, pago de derecho de aseo de propiedad fiscal, peajes; • Consumos básicos tales como agua, luz, gas. Cabe señalar que se asimila a gasto común la

compra de leña para las regiones que utilizan dicho sistema de combustión; • Arriendo de inmuebles. • Gastos Comunes. • Gastos Bancarios. • Gastos Notariales. • Gastos con ocasión del uso del TAG. • Art. 3° Ley N°19.886.




6.3.2 INFORMACIÓN QUE DEBE REMITIRSE AL PORTAL MERCADO PÚBLICO

Las Entidades deberán publicar y realizar en el Sistema de Información de Mercado Público los siguientes actos y su correspondiente documentación:

a) Convenios Marco:

La orden de compra emitida por las Entidades a través del Sistema de Información de Mercado Público, en la que se individualiza el Contrato Marco al que accede, el bien y/o servicio que contrata y su número y el monto a pagar al Contratista, y resolución tramitada si la compra es mayor a 1.000 UTM.

b) Licitación Pública:

1. La resolución fundada que la autoriza.

2. El llamado a los proveedores a través del Sistema de Información de Mercado Público, con la información señalada en el Artículo 24 del Reglamento.

3. Las Bases Administrativas y Técnicas o los Términos de Referencia aprobados por la Entidad Licitante, según corresponda, incluyendo todos los documentos que integren o deban integrar sus anexos.

4. Las respuestas a las preguntas efectuadas por los Proveedores, en los plazos establecidos en las Bases, sin individualizar el nombre del Proveedor que formuló las preguntas.

5. La recepción y el cuadro de las ofertas, en el que deberá constar la individualización de los Oferentes.

6. La resolución de la Entidad Licitante que resuelva sobre la Adjudicación, una vez que la unidad solicitante envía el Acta de Evaluación y Adjudicación de Oferta.

7. Copia Contrato, si lo hubiere.

8. La orden de compra y cualquier otro documento que la Entidad Licitante determine, teniendo en consideración la Ley de Compras y el presente Reglamento.

9. La resolución de multas, cuando proceda.

c) Licitación Privada:

1. La resolución fundada que la autoriza.




2. La invitación a los Proveedores a participar en la Licitación Privada.

3. Las Bases Administrativas y Técnicas o los Términos de Referencia aprobados por la Entidad Licitante, según corresponda, incluyendo todos los documentos que integren o deban integrar sus anexos.

4. Las respuestas a las preguntas efectuadas por los Proveedores, en los plazos establecidos en las Bases, sin individualizar el nombre del Proveedor que formuló las preguntas.

5. La recepción y el cuadro de las ofertas, en el que deberá constar la individualización de los Oferentes.

6. La resolución de la Entidad Licitante que resuelva sobre la Adjudicación, una vez que la unidad solicitante envía el Acta de Evaluación y Adjudicación de Oferta.

7. Copia Contrato, si lo hubiere.

8. La orden de compra y cualquier otro documento que la Entidad Licitante determine, teniendo en consideración la Ley de Compras y el presente Reglamento.


d) Trato o Contratación Directa:

1. La resolución fundada que autoriza el Trato o Contratación Directa, salvo lo dispuesto en la letra f) del Artículo 8 de la Ley de Compras.

2. La recepción y el cuadro de las cotizaciones recibidas, en la que deberá constar la individualización de los invitados a cotizar, a menos que la Ley de Compras permita efectuar el Trato o Contratación Directa a través de una cotización.

3 La resolución de la Entidad Licitante que resuelva sobre la Adjudicación.


e) Plan Anual de Compras:

1. El formulario denominado "Plan Anual de Compras", que será completado y remitido por cada Entidad, en los plazos que disponga la DIPRES.




6.4 FORMULACIÓN DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS 6.4.1 ASPECTOS IMPORTANTES QUE DEBE CONSIDERAR LA UNIDAD SOLICITANTE EL Abastecimiento es el proceso realizado por una organización para conseguir bienes y servicios que requiere para su operación y que son prestados o producidos por terceros.

Por ello, se trata de traducir la necesidad de un usuario en un requerimiento. Lo que implica definir la necesidad de determinar cuáles son las características más importantes del bien o servicio a contratar, las condiciones de compra y entrega que se deben asegurar.

Una buena definición de requerimientos permitirá que tanto compradores como proveedores, manejen la información necesaria para cumplir con su rol en el proceso, de la mejor manera posible. Los proveedores sabrán exactamente qué se quiere, lo que les permitirá realizar ofertas que se ajusten a las necesidades. Además, si todos cuentan con la información necesaria y ésta es suficientemente clara, mejora la transparencia del proceso.

Eventualmente y dependiendo de la complejidad del requerimiento, puede ser necesario involucrar a más partes, como a expertos que contribuyan a la especificación del requerimiento e incluso a los eventuales proveedores para que presenten ideas innovadoras que podrían permitir resolver la necesidad.

La definición de requerimientos marca el inicio del proceso de abastecimiento y determina en gran medida el resultado del mismo. Si contamos con una buena definición de requerimientos los proveedores podrán ofertar mejor, es decir, podrán proponer productos o servicios que se ajusten mejor a los requerimientos. Además, la definición permitirá contar con criterios claros y explícitos para evaluar las alternativas que mejor se ajustan a las necesidades de la Institución.

Por lo tanto el proceso de adquisición de un bien o servicio, en el caso que sea a través de licitación pública (sin importar el monto), se deben elaborar bases técnicas o especificaciones técnicas y criterios de evaluación, para que la Unidad de Adquisiciones del Departamento de Recursos Financieros y Físicos, proceda con el trámite administrativo según lo establecido por el Manual de Procedimientos de Adquisiciones y lo señalado en la Ley Nº19.886, su reglamento y modificaciones.

Es importante señalar que la responsabilidad de la elaboración de los términos de referencia o criterios de evaluación es de la unidad solicitante, esto se entiende, ya que como dueños de sus procesos y necesidades deben llevarlo a cabo. No obstante, la asesoría de expertos es una buena manera para lograr describir bien un producto o servicio complejo, utilizarlos ayuda a conocer sus costos, externalidades y requerimientos importantes.

Para ello, se requiere determinar el qué, el cómo y el por qué se va adquirir un bien o servicio, luego determinar sus características inherentes, especiales, y las características que va a determinar los criterios del producto que se querrán medir para satisfacer la necesidad de requerimiento de un bien o servicio, y con ello, establecer indicadores cuantificables y medibles para poder evaluar las ofertas que se presentarán.




SURGE LA NECESIDAD DE ADQUIRIR UN BIEN O SERVICIO.

QUÉ? CÓMO? POR QUÉ?

FORMULA TÉRMINOS DE REFERENCIA O FORMULA BASES

TÉCNICAS

UNIDAD SOLICITANTE ANALIZA EL

PRODUCTO Y/ O SERVICIO QUE DESEA

ADQUIRIR

ESTABLECE LA NECESIDAD DE SU CONTRATACIÓN.

DEFINE REQUERIMIENTOS.

ANALIZA COSTO OPORTUNIDAD.

ESTABLECE PARÁMETROS PARA

DEFINIRLO.

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6.4.2 DEFINICIÓN DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

En concordancia con el plan anual de compras, y la disponibilidad presupuestaria, se debe establecer clara y detalladamente los requerimientos de la adquisición del bien o servicio, y siempre considerar lo siguiente7

• OBJETIVO, establecer criterios necesarios para elaborar las Especificaciones Técnicas, para ello la unidad solicitante siempre debe establecer estos criterios basándose en el qué, cómo, cuándo, por qué, y para quién, de lo que se desea adquirir y/o contratar.

:

• ALCANCE, una breve pero clara descripción del contexto en que se enmarca la compra, es decir, una explicación de para qué o en qué marco se desea realizar la compra. Esta descripción puede ser muy útil para que los proveedores comprendan el alcance del requerimiento y se hagan una idea de la necesidad que le dio origen.

• DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS CARACTERÍSTICAS DEL BIEN O SERVICIO, con el objeto de que la oferta que hagan los proveedores sea concordante con la necesidad real. Independientemente del nivel de complejidad de una compra siempre se debe explicitar las características más importantes del producto o servicio que se desea. De esta manera, será más sencillo y se evitará que en etapas posteriores se pierdan de vista aquellos aspectos que se consideraron importantes al momento de formular los requerimientos, pues serán la base sobre la cual los oferentes prepararán sus propuestas y los evaluadores determinarán la mejor alternativa. En caso de que se vaya a utilizar un proceso de licitación es conveniente ser lo más explícito posible, para evitar problemas posteriores y, para asegurar la máxima transparencia es recomendable señalar las unidades con que se medirán las características a evaluar (indicadores).

Consulte a expertos cuando la realización de la compra o contratación requiera del conocimiento de aspectos técnicos que le resulte poco familiares, desconocidos o muy complejos. Esta necesidad se hace más relevante a medida que crece la importancia estratégica de la compra. Registro y utilidad de la información de las adquisiciones, tener presente que mucha de la información para realizar una adquisición ya fue generada con anterioridad. Algunos ejemplos de datos que pueden resultar relevantes, como son los tiempos en realizar las compras, el resultado de las mismas, los precios, la evaluación de la calidad del producto o servicio comprado, la evaluación del desempeño de los proveedores, información de los proveedores, etc.

• REQUISITOS Y CONDICIONES DE OFERENTES, incluir los requisitos y condiciones que le exigirá a los oferentes para que las ofertas sean evaluadas, considerar toda la documentación y antecedentes que se estimen necesarios acerca de los proveedores, y de sus características especiales.

7 Fuente: Mercado Público




• ENFOCARSE EN LAS COMPRAS IMPORTANTES, discriminar entre aquellas compras que necesitan de una atención particular y aquellas que se podrían catalogar de rutinarias, permitirá enfocar aquellas compras que requieren de mayor atención y utilizar procedimientos estándares y simplificados para el resto. Así, el tiempo y los recursos se utilizarán de manera racional y se pondrá mayor atención a aquellas actividades que resulten más relevantes, más complejas o más costosas.

• COTIZACIÓN DE LO REQUERIDO, el análisis del mercado es muy importante, da indicios reales de cuánto vale lo que se requerirá, y quien lo tiene en el mercado, nos dará un rango de precios. Esto se hace sobre la base de estimaciones de precio o del presupuesto del que dispone para realizar la compra, le ayudará definir más claramente los costos totales, presentes y futuros.

• PLAZO DE ENTREGA DEL BIEN O SERVICIO, señalar los períodos en que se requiere contar con el bien o servicio contratado.

• LUGAR DE ENTREGA, señalar claramente dónde debe entregarse el producto o servicio. Si es solo un despacho o diversos despachos, todo claramente identificado.

La definición de requerimientos marca el inicio del proceso de adquisiciones y determina en gran medida el resultado del mismo. Si se cuenta con una buena definición de requerimientos los proveedores podrán ofertarnos mejor, es decir, podrán proponer productos o servicios que se ajusten mejor a nuestras necesidades. Además, la definición permitirá contar con criterios claros y explícitos para evaluar las alternativas que mejor se ajustaran a las necesidades detectadas.

QUÉ?, CÓMO?, CUÁNDO?, POR QUÉ? PARA QUIÉN? La etapa de definición de requerimientos reviste gran importancia para el proceso de compras. A través de ella, la necesidad de un bien o servicio se convierte en un requerimiento.




RESUMEN CONTENIDO ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Lo que incluya va depender de la complejidad de la adquisición, pero a lo menos debería contener los siguientes puntos:

- Descripción del bien/servicio. - Objetivo y alcance del bien/servicio. - Requisitos y condiciones de Oferentes para que ofertas sean aceptadas. - Especificaciones de bienes/servicios a contratar (sin exigir marcas específicas). - Etapas/plazos. - Modalidad de pago. - Plazo entrega bien/servicio. - Criterios objetivos de adjudicación (Criterios de evaluación). - Puntajes o ponderaciones por criterios de evaluación. - Contenidos adicionales (describirlos y adjuntarlos para la licitación). - Comisión evaluadora (indicar quienes las integra). - Visitas a Terreno y otros contactos que se pueden tener con los oferentes.




6.5 FORMULACIÓN DE BASES DE LICITACIÓN Y TÉRMINOS DE REFERENCIA, CRITERIOS Y MECANISMOS DE EVALUACIÓN

Las bases son documentos aprobados por la autoridad competente de cada entidad licitante, que contienen de manera general y/o particular, los aspectos administrativos, económicos y técnicos del bien o servicio a contratar y del proceso de compra. Las bases se clasifican generalmente en administrativas y técnicas, y para las compras menores a 100 UTM se denominan términos de referencia. Las bases regulan todos los aspectos relevantes y las condiciones del proceso de compra, lo que determina la participación de los proveedores y la calidad de los productos o servicios ofrecidos. Dada su relevancia, estos documentos forman íntegramente parte del contrato a celebrarse con el adjudicatario. La Sección de Recursos Físicos, a través de la Unidad de Adquisiciones designada para ello, será la encargada de llevar el proceso de adquisiciones, del cual participan las unidades solicitantes (cliente interno), y, según la necesidad y la complejidad de la compra, pueden participar también expertos, asesores jurídicos, etc. Las Bases Técnicas o Términos de Referencia deben incluir los requerimientos técnicos deseados, en base a la revisión que se ha hecho del mercado y de las recomendaciones obtenidas por parte de expertos. Es importante recordar que de acuerdo a la Ley de Compras Públicas no es posible exigir marcas de productos específicas. Sin embargo, sí es posible y recomendable definir aquellas características o requerimientos técnicos asociados al consumo energético deseados. De esta forma, se facilitará la evaluación de los desempeños energéticos de los productos y la selección de la alternativa más conveniente. Se deben definir los requerimientos técnicos deseados, en base a aspectos como: tipo de gasolina, rendimiento de Km/litro de gasolina, en el caso de un vehículo; o tipos de ampolleta, nivel de consumo, nivel de luminosidad, vida útil, etc., en el caso de iluminación.

La formulación de bases de licitación o de términos de referencia tiene dos actores importantes: la Unidad de Adquisiciones y la unidad solicitante. Por un lado la unidad solicitante define exactamente el producto y elabora las Especificaciones Técnicas y los Criterios de Evaluación, luego la Unidad de Adquisiciones elabora el documento oficial para ello, junto a las resoluciones que la aprueban.




6.5.1 CONTENIDOS DE LAS BASES ADMINISTRATIVAS Los contenidos mínimos son: Los requisitos y condiciones de los oferentes para que las ofertas sean aceptadas, que considera toda la documentación y antecedentes que se estimen necesarios de los proveedores, tales como documentación que respalde la existencia jurídica/legal, informes comerciales, pago de impuestos y cotizaciones, certificaciones, permisos municipales, etc.

Descripción detallada y objetivos de la compra del bien y/o servicio. Las cuales deberán ser genéricas, sin hacer referencia a marcas específicas, en el caso que sea necesario hacer referencia a marcas deben admitirse bienes o servicios equivalentes a otras marcas o genéricos agregándose a la marca sugerida la frase “o equivalente”. Las etapas y plazos de la licitación que estará dado por el cronograma de la licitación. Los mecanismos de consulta y/o aclaraciones, señalando a quién deben remitirse las consultas y los mecanismos para ello (Ej. Foro del portal www.mercadopublico.cl).

La modalidad de pago del contrato, indicando la forma de pago y los requisitos para que éste proceda. Debe consignarse que el pago se hará por los bienes o servicios efectivamente entregados o prestados y recibidos conforme. Como así mismo la obligatoriedad de entregar todas las copias de la factura respectiva. El plazo de entrega del bien o servicio, señalando los períodos en que se requiere contar con el bien o servicio contratado. La naturaleza y monto de las garantías necesarias para asegurar la seriedad de la oferta y del contrato. Éstas son obligatorias cuando el monto a contratar es superior a 1.000 UTM. El monto de las garantías debe estar relacionado con los riesgos de la compra, evitando así colocar barreras muy altas que restrinjan el número de potenciales proveedores en los casos que no se justifique. Para mayor detalle del tema lea el capítulo de Documentos en Garantías. Evaluación de la ofertas, la unidad solicitante debe formular los criterios de evaluación que son fundamentales y obligatorios, así como el método que se usará para comparar las alternativas, lo que implicará el establecimiento de indicadores para los aspectos claves que se desean evaluar y el modo en que se piensan calcular. Ello significa definir criterios de evaluación objetivos y, por ende, medibles. Asimismo, la Ley de Compras Públicas establece que se debe buscar la oferta más conveniente y no atender sólo al factor precio.

Estos factores adicionales pueden ser: experiencia, aspectos técnicos, costos de operación y mantenimiento, plazo de entrega, servicios postventa, garantías, etc.





Individualización del funcionario de la entidad licitante encargado del proceso de compras y el medio de contacto. Los medios que acrediten si el proveedor adjudicado registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores. Para los efectos indicados precedentemente, el oferente adjudicado al momento de contratar, deberá acompañar un certificado de cumplimiento de obligaciones laborales y de remuneración extendido por la Dirección del Trabajo o las instituciones autorizadas por ésta para tales efectos Se debe establecer una Comisión Evaluadora, señalando quienes la conformarán, la cual estará integrada para efectos de la JUNJI por 3 funcionarios como mínimo (ver punto 6.3.1.2 en “Evaluación y Adjudicación”) La ley de Compras en su reglamento en el párrafo 4 del artículo 37° indica lo siguiente al respecto: “en las licitaciones en las que la evaluación revista gran complejidad y en todas aquellas superiores a 1.000 UTM, las ofertas deberán ser evaluadas por una comisión de al menos tres funcionarios públicos, internos o externos al organismo respectivo, de manera de garantizar la imparcialidad y competencia entre los oferentes. Excepcionalmente, y de manera fundada, podrán integrar esta comisión personas ajenas a la administración y siempre en un número inferior a los funcionarios públicos que la integran”, a continuación en el párrafo 5 de la misma agrega “La entidad licitante podrá proveer a la comisión evaluadora de la asesoría de expertos de reconocido prestigio en las materias técnicas a revisar en los procesos de licitación”. Los mecanismos de adjudicación, especificando la manera en que será notificado el proveedor que se adjudique la licitación, la cual estará fundamentada en una resolución tramitada basada en el Acta de Evaluación y Adjudicación de Oferta emitida por la Unidad Solicitante con las firmas de los integrantes de la Comisión Evaluadora.

IMPORTANTE: SE PODRÁ PERMITIR LA PRESENTACIÓN DE CERTIFICACIONES O ANTECEDENTES ADMINISTRATIVOS QUE LOS

OFERENTES HAYAN OMITIDO PRESENTAR AL MOMENTO DE EFECTUAR LA OFERTA, SIEMPRE QUE DICHAS CERTIFICACIONES O ANTECEDENTES SE HAYAN PRODUCIDO U OBTENIDO CON ANTERIORIDAD AL VENCIMIENTO DEL PLAZO PARA PRESENTAR OFERTAS O SE REFIERAN A SITUACIONES NO MUTABLES ENTRE EL VENCIMIENTO DEL PLAZO PARA PRESENTAR OFERTAS Y EL PERÍODO DE EVALUACIÓN. ESTA OMISIÓN DEBERÁ SER CORREGIDA EN EL PLAZO DE 48 HORAS CONTADAS DESDE EL REQUERIMIENTO INFORMADO A TRAVÉS DEL SISTEMA. ADEMÁS SE DESCONTARÁ AL

OFERENTE EN CUESTIÓN UN PUNTO DEL TOTAL OBTENIDO EN LA EVALUACIÓN DE LA OFERTA. LO QUE DEBERÁ CONSIGNARSE EN LAS BASES ADMINISTRATIVAS.




La supervisión del contrato, indicando que departamento y/o unidad será responsable de la supervisión técnica del bien o servicio a contratar. Las multas indicando que la Junta Nacional de Jardines Infantiles podrá cursar multa al proveedor que no cumpla con el plazo de entrega o condiciones del bien o servicio contratado. Para ello JUNJI ha establecido lo siguiente: Si el adjudicatario se atrasa en la entrega del servicio por razones no atribuibles a la Junta Nacional de Jardines Infantiles, la institución tiene la facultad de aplicar por cada día hábil de atraso, una multa equivalente al 0,5% del valor neto del servicio no entregado oportunamente, procediéndose a descontar dichos montos del pago total de la respectiva facturación.

El porcentaje mínimo de la multa aplicar, por cada día hábil o corrido de atraso, será de 0.5% y el porcentaje máximo será de 2.5% sobre el valor total neto de los bienes o servicios no entregados o prestados oportunamente.

En las Bases Administrativas o en los Términos de Referencia se deberá establecer el monto de las multas que la Institución podrá aplicar por cada día de atraso en la entrega de bienes o prestación del servicio o en la ejecución de las obras.

Las multas serán aplicadas sólo en compras o en contrataciones sobre 5 UTM, siempre y cuando el monto calculado de la multa sea superior a 1/3 de UTM.

Cuando se trate de adquisición de bienes o prestaciones de servicios que importen la entrega de bienes en bodegas institucionales o en otros lugares que determinen las bases administrativas o términos de referencias los atrasos se computaran por días hábiles. En cambio cuando se trate de servicios que deban prestarse por periodos de tiempo ininterrumpido los atrasos e incumplimientos se computarán sobre la base de días corridos.

El proveedor debe ser notificado formalmente de la aplicación de la multa en la plataforma de Mercado público o la que haga sus veces mediante resolución debidamente tramitada.

De la relación contractual, entre el proveedor y el servicio, indicando los derechos y obligaciones a suscribir. Del término anticipado del contrato, de acuerdo a lo previsto en el artículo 13 de la Ley Nº 19.886 la Junta Nacional de Jardines Infantiles, podrá poner término anticipado al contrato por incumplimiento del mismo. De la cesión de derechos, indicando que el contratista no podrá ceder ni transferir en forma alguna, total ni parcialmente los derechos y obligaciones que nazcan del desarrollo de la licitación. El requerimiento de otras actividades, como visitas en terreno, recepción de muestras, u otra, señalando los aspectos relevantes como fechas, horarios, lugar, etc.




1. OBJETO DE LA LICITACIÓN - Descripción del bien/servicio. - Nombre Entidad Licitante. - Lugar de publicación: sitio mercado público 2. FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA LICITACIÓN - Nombre funcionario encargado, mail y teléfono.

3. CRONOGRAMA DE LA LICITACIÓN - Fecha recepción y apertura ofertas. - Etapas/plazos de licitación. - Modalidades y fechas aclaraciones. 4. ACEPTACIÓN DE LAS BASES - Estricta sujeción a las bases administrativas y técnicas. 5. REQUISITOS DE LOS PARTICIPANTES. - Indicar si van a participar todas las personas naturales o jurídicas que no estén afectas a las inhabilidades del

artículo 4° incisos 1° y 6° de la Ley N°19.886. - Anexar en formato de imagen declaración jurada simple firmada por el oferente o su respectivo

representante legal según modelo del anexo N°2. 6. OTROS ANTECEDENTES QUE DEBEN ACOMPAÑAR LOS OFERENTES

Todos estos antecedentes deberán subirse en formato digital (PDF, TIFF, etc.), al portal mercado público. 6.1. Identificación del oferente - Antecedentes administrativos solicitados.

6.2. Oferta Económica - Monto neto de la propuesta. Indicar el tipo de moneda a utilizar para la propuesta (pesos, UF, dólares).

6.3. Oferta Técnica - Especificaciones de bienes/servicios a contratar (sin exigir marcas específicas) - Contenidos adicionales - Visitas a Terreno y otros contactos que se pueden tener con los oferentes 7. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA - Naturaleza/monto de las garantías, ver procedimiento de boletas de garantía. Según artículo 68° de la Ley

N°19.886 y modificaciones. 8. CONSULTAS ACLARACIONES y MODIFICACIONES DE BASES - Indicar que se realizará solamente a través del foro electrónico que se canalizará a través del sitio

mercado público

EJEMPLO DE DE CONTENIDOS DE BASES ADMINISTRATIVAS




9. APERTURA DE LA OFERTA - Según lo establecido en el cronograma de la licitación. 10. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS - Criterios objetivos de adjudicación. - Puntajes o ponderaciones por materias. - Indicar quienes conformarán la Comisión evaluadora.

CRITERIOS DE EVALUACIÓN

PRECIO 40%

PLAZO DE ENTREGA 20%

CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO 40%

TOTAL 100%

PONDERACIÓN CRITERIOS A EVALUAR TRAMOS (INDICADOR)

PUNTAJE ESPECIFICO

PUNTAJE TOTAL

MEDIO DE VERIFICACIÓN

40%

PRECIO

Será asignado

según fórmula.

El puntaje máximo a obtener es de 10 ptos.

Documento que valida la información

Se evaluará en base de la propuesta

económica más baja.

PRECIO

Precio Oferta Menor x 10/ Precio Oferta

OFERTA ECONÓMICA


PUNTAJE ESPECIFICO

PUNTAJE TOTAL


20%

PLAZO DE ENTREGA

Será asignado

según fórmula.




de entrega más baja.

DÍAS

Plazo Entrega Mayor x 10/ Plazo Oferta

OFERTA ECONÓMICA Y

TÉCNICA PONDERACIÓN CRITERIOS A EVALUAR TRAMOS

(INDICADOR) PUNTAJE

ESPECIFICO PUNTAJE

TOTAL MEDIO DE

VERIFICACIÓN

40% CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO: Silla Ergonométrica con las siguientes características: ruedas; soporte lumbar; alturas regulables de asiento y respaldo, tapiz a elección y soporte de brazos. (4 características)

Establece el rango de medición. X=cantidad de requisitos

Es el sub-puntaje asignado por tramo.

El puntaje máximo a obtener entre los tramos es de 10 ptos.


N° de características que cumple la silla.

X<1

01


2=< X >=4

06

10

OFERTA TÉCNICA


X > = 5

10




Aunque los criterios de evaluación se suscriban en las bases administrativas, es obligación de la unidad solicitante confeccionarlas y enviarlas junto con las Bases Técnicas.

11. DE LA ADJUDICACIÓN. - especificando la manera en que será notificado el proveedor que se adjudique la licitación. La Adjudicación

se materializará a través de una Resolución.

12. DE LA NOTIFICACIÓN. - publicará la Resolución de adjudicación de la licitación, en el sistema de compras públicas.

13. GARANTÍA DE FIEL Y OPORTUNO CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO Y DE LAS CONDICIONES LABORALES

- Naturaleza/monto de las garantías. Según artículo 68° de la Ley N°19.886 y modificaciones. La garantía GARANTÍA DE FIEL Y OPORTUNO CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO Y DE LAS CONDICIONES LABORALES en el caso de los servicios.

14. REQUISITO PARA CONTRATAR - Encontrarse inscrito en el Registro de Chile proveedores, si no, realizarlo en los plazos establecidos en el

Sistema de Información de Mercado Público. - Una declaración jurada indicando que no tiene las inhabilidades, comprendidas en el artículo N° 92 del Decreto

N° 250 del 2004, del Ministerio de Hacienda, que “Aprueba Reglamento de la ley N° 19.886, de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios. Incluir Anexo Nº2.

− Un certificado de deuda extendido por la Tesorería General de la República, y − Un Certificado de antecedentes laborales emitido por la Inspección del trabajo competente, que acredite que

no se registran deudas previsionales y de salud o reclamos pendientes en materia laboral con sus trabajadores por más de un año.

15. DEL CONTRATO Se suscribirá un contrato el cual dependiendo del monto se firmara de la siguiente forma:

- Compras superiores a 500 UTM su confección y firma se realizará en las oficinas del Departamento de Fiscalía.

- Compras entre 100 y 500 UTM su confección y su firma se realizará en el Departamento de Recursos Financieros y Físicos.

16. DE LA FORMA DE PAGO

- Establece la modalidad de pago. 17. GARANTÍA POR ANTICIPO

- Según lo indicado en el artículo 73° de la de la Ley N°19.886 y modificaciones.

18. PLAZOS PARA LA EJECUCIÓN DEL SERVICIO - Plazo entrega bien/servicio.

19. DE LAS MULTAS




- Indicar que la JUNJI tiene la facultad de aplicar multas equivalentes entre el 05% al 2,5% del valor neto del servicio no entregado conforme, procediéndose a descontar dichos montos del pago total de la respectiva facturación.

20. TERMINO ANTICIPADO DEL CONTRATO

- De acuerdo a lo previsto en el artículo 13 de la Ley Nº 19.886 la Junta Nacional de Jardines Infantiles.

21. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO - Indicar la supervisión administrativa y la supervisión técnica del contrato.

22. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

- Indicar que se deberá evaluar al proveedor una vez terminado el servicio o la entrega del producto, según lo establecido en el Manual de Procedimientos de Adquisiciones.

23. PROHIBICIÓN DE CESIÓN DE DERECHOS

- Indicar que el oferente adjudicado no podrá ceder ni transferir en forma alguna, total ni parcialmente los derechos y obligaciones.

1. OBJETO DE LA LICITACIÓN

- Descripción del bien/servicio. - Nombre Entidad Licitante. - Lugar de publicación: sitio mercado público

2. DETALLE DE LA LICITACIÓN - El detalle del contrato requerido y sus especificaciones técnicas, si el detalle requiere de anexos colocarlos al

final. Este punto es obligatorio que entregue la unidad solicitante.

3. FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA LICITACIÓN - Nombre funcionario encargado.

4. CRONOGRAMA - El que se establecerá en el portal mercado público.

5. REQUISITOS DE LOS PARTICIPANTES. - Ídem a lo señalado para las bases de licitación. 6. OTROS ANTECEDENTES QUE DEBEN ACOMPAÑAR LOS OFERENTES Todos estos antecedentes deberán subirse en formato digital (PDF, TIFF, etc.), al portal mercado público.

6.1. Identificación del oferente - Antecedentes administrativos. 6.2. Oferta Económica - Monto neto de la propuesta.

EJEMPLO DE CONTENIDOS EN LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA




6.3. Oferta Técnica - Especificaciones de bienes/servicios a contratar (sin exigir marcas específicas). - Contenidos adicionales. - Visitas a Terreno y otros contactos que se pueden tener con los oferentes.

7. CONSULTAS ACLARACIONES y MODIFICACIONES DE BASES - Indicar que solamente se realizará a través del foro electrónico que se canalizará a través del sitio mercado público. 8. APERTURA DE LA OFERTA - Según lo establecido en el cronograma en el portal Mercado Público. 9. EVALUACIÓN DE LAS OFERTAS - Criterios objetivos de adjudicación. - Puntajes o ponderaciones por materias. - Indicar quienes conformarán la Comisión evaluadora.


PRECIO 40%


CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO 40%

TOTAL 100%


PUNTAJE ESPECIFICO

PUNTAJE TOTAL


40%

PRECIO

Será asignado

según fórmula.




económica más baja.

PRECIO


OFERTA ECONÓMICA


PUNTAJE ESPECIFICO

PUNTAJE TOTAL


20%

PLAZO DE ENTREGA

Será asignado

según fórmula.




de entrega más baja.

DÍAS


OFERTA ECONÓMICA Y


(INDICADOR) PUNTAJE

ESPECIFICO PUNTAJE

TOTAL MEDIO DE

VERIFICACIÓN




40%

CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO: Silla Ergonométrica con las siguientes características: ruedas; soporte lumbar; alturas regulables de asiento y respaldo, tapiz a elección y soporte de brazos. (4 características)






X<1

01


2=< X >=4

06

10

OFERTA TÉCNICA


X > = 5

10

10. DE LA ADJUDICACIÓN. - Especificando la manera en que será notificado el proveedor que se adjudique la licitación. La Adjudicación

se materializará a través de una Resolución debidamente tramitada. 11. DE LA NOTIFICACIÓN. - Publicará la Resolución de adjudicación de la licitación, en el sistema de compras públicas.

12. PLAZO Y LUGAR DE ENTREGA - Plazo entrega bien/servicio. 13. REQUISITO PARA CONTRATAR - Ídem a lo señalado para las bases de licitación.

14. DE LA RELACIÓN CONTRACTUAL - La relación contractual estará dada por la emisión de la respectiva Orden de Compra, a través del sitio del

sistema de compras públicas, y su aceptación por parte del oferente adjudicado.

15. DE LA FORMA DE PAGO - Establece la modalidad de pago. 16. DE LA SUPERVISIÓN

- Establecer la supervisión administrativa y la contraparte técnica.

Ídem a lo señalado para las bases de licitación lo descrito en los puntos:

17. PLAZOS PARA LA EJECUCIÓN DEL SERVICIO

18. DE LAS MULTAS

19. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

20. PROHIBICIÓN DE CESIÓN DE DERECHOS




6.5.2 CONTENIDOS DE LAS BASES TÉCNICAS Los insumos de los contenidos de las bases técnicas son la definición de los requerimientos obtenida en una etapa previa al proceso de licitación. La responsabilidad de la confección de las bases técnicas es de la unidad que requiere la contratación del bien o servicio. Ya que es ella quien delimita las necesidades de su departamento y/o unidad.

PARA OBTENER AYUDA DE COMO DEFINIR LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS VER EL CAPITULO 6.4.2 DE ESTE MANUAL.

Los contenidos mínimos que las bases técnicas deben incluir son: La unidad solicitante a través de su jefatura y quien este designe, serán responsables de su contenido y formulación, tanto en la confección y efectos posteriores de ellas. La Unidad de Adquisiciones es un organismo ejecutor, consultor y guiador, para velar por el apego a las normas vigentes y a los principios de transparencia y probidad que implica la gestión de compras, por ello la determinación del bien y sus características no recaen en ella. De igual forma, cuando las compras sean superiores a 500 UTM el Departamento de Fiscalía le corresponderá revisarlas, velando por el apego a las normas y a los intereses de la JUNJI. Contenidos:

• Objetivo, establecer criterios necesarios para elaborar las Especificaciones Técnicas, indicando el qué, cómo y porqué.

• Alcance, una breve pero clara descripción del contexto en que se enmarca la compra, es decir, una explicación de para qué o en qué marco se desea realizar la compra. Esta descripción puede ser muy útil para que los proveedores comprendan el alcance del requerimiento y se hagan una idea de la necesidad que le dio origen, de manera que estén en mejores condiciones para ofertar, a quienes va a satisfacer, involucrados, beneficiarios, etc.

• Descripción detallada de las características del bien o servicio, esto permitirá que las ofertas realizadas por los proveedores sean concordantes con la necesidad real.

Las especificaciones del producto o servicio, deben describir clara y detalladamente lo que se desea comprar o adquirir. Se deben establecer las restricciones, tales como plazos y lugar de entrega, frecuencias y cantidades del bien o servicio, certificaciones, etc.




Se deben establecer otras características del bien o servicio a contratar que sean importantes mencionar. Dado que las licitaciones, generalmente serán el mecanismo a utilizar en las compras estratégicas o no rutinarias, se debe ser lo más específico posible en la determinación de las características técnicas, lo que permitirá obtener lo que realmente se necesita.

Independientemente del nivel de complejidad de una compra siempre es conveniente explicitar las características más importantes del producto o servicio que se desea. De esta manera, será más sencillo ser consistente durante el proceso y evitar que en etapas posteriores se pierdan de vista aquellos aspectos que se consideraron importantes al momento de formular los requerimientos. Además, cuando la compra implique la solicitud de oferta a proveedores, estos documentos serán fundamentales, pues serán la base sobre la cual los oferentes prepararán sus propuestas y los evaluadores determinarán la mejor alternativa. Por ello cuando se estén evaluando las ofertas podrán aparecer aspectos no considerados en las bases, lo que podría afectar gravemente el proceso licitatorio.

Consulte a expertos siempre que la realización de la compra o contratación requiera del conocimiento de aspectos técnicos que le resulte poco familiares o desconocidos. Esta necesidad se hace más relevante a medida que crece la importancia estratégica de la compra, un planteamiento de Bases Técnicas puede producir costos no contemplados para la institución, como volver a hacer el proceso licitatorio.




6.5.3 CRITERIOS Y MECANISMOS DE EVALUACIÓN DE OFERTAS FORMULACIÓN DE CRITERIOS DE EVALUACIÓN

Los Criterios de Evaluación, son fundamentales, así como el método que se usará para comparar las alternativas, lo que implica establecer indicadores para los aspectos claves que se desean evaluar y el modo en que se piensan calcular las ofertas recibidas del proceso licitatorio.

Esto significa definir criterios de evaluación objetivos y, por ende, medibles y verificables a través de indicadores que se puedan comprobar. Asimismo, la Ley de Compras establece que se debe buscar la oferta más conveniente y no atender sólo al factor precio. Estos factores adicionales pueden ser: experiencia, requisitos técnicos, costos de operación y mantenimiento, plazo de entrega, servicios postventa, garantías, etc. Estos criterios serán explicitados en las respectivas bases de licitación o términos de referencia, según sea el caso.

Es muy importante destacar que las evaluaciones deben ser pensadas para comparar las ofertas en aquellos aspectos relevantes explicitados en la definición de requerimientos, los que deben considerar otras características, además del precio. Es fundamental definir previamente, el método que se usará para comparar las alternativas, lo que en la práctica significará establecer indicadores para los aspectos claves que se desean evaluar y el modo en que se piensan medir.

Producto 1 Producto 2

Lo importante aquí es evaluar los criterios que ayudaran a discriminar entre uno y otro, por ejemplo analizaremos estos datos: El PRODUCTO 1 tiene 4500 horas de vida útil, el tamaño de proyección es de 47.2” – 393.6”, $690.000.- El PRODUCTO 2 tiene 2000 horas de vida útil, el tamaño de proyección es de 37” a 162”, $540.000.-

ESTOS PRODUCTO TIENEN CARACTERÍSTICAS SIMILARES: Ambos proyectan, vienen con control remoto, son de voltaje 220, son livianos,

etc.

= QUE ES LO QUE LOS DIFERENCIA ENTONCES?

LO QUE ESTABLECEREMOS COMO CRITERIO PARA EVALUAR, LO QUE SE DESEA DEL PRODUCTO.

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Si analizamos en términos de costos y de inversión a mediano o largo plazo, se puede inferir, que si bien el PRODUCTO 1 es más costoso, es el que tiene mayor vida útil, por lo tanto en una inversión que se paga con su uso; a diferencia del PRODUCTO 2, que aunque su precio es más barato, no es más ventajoso que el otro ya que su vida útil puede terminar antes de la inversión realizada a mediano o largo plazo.

Esta es una etapa crítica desde el punto de vista de nuestros potenciales proveedores y en la que ellos pondrán especial atención. Por esta razón, no sólo es importante realizar una buena evaluación de los requerimientos, sino también comunicar previamente a los potenciales proveedores bajo qué criterios se les evaluará, estipulándolos con precisión en las respectivas bases o términos de referencia, y posteriormente, comunicar adecuadamente los resultados de la evaluación. Todo lo anterior se realiza mediante el Sistema de Información de Mercado Público.

Debemos recordar que los proveedores podrán impugnar los procesos ante el Tribunal de Contratación Pública si perciben que éste no se realizó adecuadamente.

La responsabilidad de la elaboración de esta etapa es de la unidad solicitante, en el caso de necesitar apoyo de la Unidad de Adquisiciones para su confección, se deberá considerar 5 días hábiles más a los plazos establecidos para las licitaciones en el Manual de Procedimiento de Adquisiciones, comunicarlos con anterioridad para que la/el Encargada/o de Adquisiciones facilite este apoyo a través de un Comprador.

NO OLVIDAR: Estos criterios deben ir incluidos en la elaboración de Bases Técnicas o Términos de Referencia.

Análisis de Factores El factor Precio, si bien es cierto, que para muchas contrataciones o compras es importante, puede ser que para otras no lo sea tanto, ya que lo que se mide o busca son condiciones de oportunidad y de requerimientos específicos. En conformidad con el presupuesto anual disponible y considerando una estimación del mercado, el tipo de cambio, y cualquier otra condición que ayude a presupuestar o antelar los costos necesarios para determinar el valor de un bien o servicio a adquirir, ayudará a determinar este factor. El factor Experiencia, es un factor que para que sea de utilidad debe ser especificado, debe ser medible, y estar exento de prejuicios o barreras, para evitar a futuro una mala evaluación de ofertas.




Podría darse, por ejemplo el caso de que existan consultoras que son de poca antigüedad, pero que cuentan con profesionales de primer nivel, ya sea porque un grupo de profesionales que trabajaban anteriormente en otra organización más antigua decidió iniciar su propia empresa, o lo contrario, que una empresa de muchos años de antigüedad en el mercado solo provee de profesionales con menos experticia. Es necesario para ello definir qué se entiende por experiencia, y acotarla, a lo que realmente se quiere medir, y con un medio de verificación real que ayude a validar (comprobar) lo solicitado, como por ejemplo número de currículos vitae, certificados de cursos a otras instituciones, licencias otorgadas, años de experiencia, número de proyectos, número de capacitaciones, certificados de títulos, etc. Requisito técnico, este criterio, al igual que el de la experiencia, mide cualidades específicas del producto o servicio. Los aspectos técnicos son un conjunto de características inherentes que cumple con los requisitos que la unidad solicitante ha establecido o deseado del producto o servicio que se vaya a adquirir, y requisito, como la necesidad o expectativa establecida. Factor Plazo de entrega, hay compras o contrataciones que requieren de satisfacción más inmediatas que otros, esto va a estar dado por su nivel de complejidad, especificación, costo de oportunidad, existencia en el mercado del bien o servicio requerido. Por ello, antelar las compras y contrataciones complejas para que el plazo no determine la adquisición de un producto no tan conveniente, y que por tema de tiempo debemos realizarlo prontamente. El plazo de entrega se puede medir en días corridos, días hábiles, horas, meses, por ejemplo. Otros factores, como se ha explicado, la definición de factores va a estar dado por nuestras definiciones que hicimos del producto, hay productos que pueden requerir muchos factores para evaluar, y los que son de menor complejidad, hacerlos de manera simple. Por ello es importante considerar que a veces no podremos establecer estos factores y que necesitaremos de expertos que nos ayuden a conocerlas. Es bueno ser concisos y resumidos, para que nuestras evaluaciones no se conviertan en una tarea tediosa e inespecífica. Medios de Verificación Los medios de verificación, será la forma de comprobación de los indicadores establecidos en los criterios de Evaluación. Por ejemplo en el recuadro de abajo se determino que el criterio de ponderación va a ser de un 20%, el factor a evaluar es la experiencia del cuerpo docente, pensando que es un curso de capacitación de Ley Laboral y Previsión Social, establecimos el puntaje, para corroborar lo solicitado se pide que el oferente en Medios de verificación presente certificados de Cursos, Diplomados, etc.




EJEMPLO 1° Hay que contratar una capacitación, y para evaluarla hay que preguntarse, cual es el objetivo de esta capacitación, a quien va dirigida, en cuanto contribuye al perfil del funcionario que se desea capacitar?, Donde se realizará?, Como? etc. Una vez que se definen los criterios, se plantean las exigencias mínimas y máximas que el producto o servicio debería poseer, discriminando las características que son parte de las especificaciones técnicas, y no deben evaluarse ya que establecen los parámetros mínimos a exigir del producto o servicio. Cotizar en el mercado, para saber el factor precio, lo que se está ofreciendo, etc. Esto ayuda a aclarar modificar y/o agregar especificaciones, ayuda mucho cuando conozco poco el producto, o cuando este es complejo, para ello también puedo consultar a expertos en el tema. Voy a evaluar la experiencia del equipo docente, para ello determinar criterios medibles como: Cuantos cursos tienen de perfeccionamiento en el tema como profesionales? Cuantos cursos han impartido sobre el tema en los 2 últimos años? Determinar cómo se van a verificar los antecedentes (comprobar): En este punto, es importante conocer el mercado, y no exigir lo que no existe, o demasiado, hay que determinar un criterio o rango que me indique lo que voy a medir como: Menos de 2 cursos realizados en temas de capacitación Laboral y Previsión Social 01 puntos Entre 3 a 5 cursos realizados en temas de capacitación Laboral y Previsión Social 06 puntos Más de 6 cursos realizados en temas de capacitación Laboral y Previsión Social 10 puntos Considerar el cómo se verificará lo que se solicita. Hay que pedir lo justo, muchas exigencias puede llegar a ser engorroso tanto para el oferente como para el que lo solicita. En el ejemplo se podrían pedir los CV y los certificados que acrediten cursos o diplomados, etc. El medio de verificación es importante ya que determina mi nivel de transparencia y objetividad de lo que se está midiendo. Continuemos con el ejemplo. Supondremos que las Especificaciones Técnicas o Bases Técnicas ya están determinadas. El paso que sigue es determinar cómo serán evaluadas. A continuación se colocará un ejemplo de 1 parámetro para establecer criterios y mecanismos de evaluación sobre él.




PONDERACIÓN CRITERIOS A EVALUAR TRAMOS

(INDICADOR) PUNTAJE

ESPECIFICO PUNTAJE

TOTAL MEDIO DE

VERIFICACIÓN

20%

EXPERIENCIA DEL ORGANISMO CONSULTOR

Establece el rango de medición. X=cantidad de cursos




El organismo ha realizado cursos de capacitación Laboral y Previsión Social

X<2

01


3=< X >=5

06

10

Currículo de la empresa que demuestre


X > 6

10

Experiencia comprobable.

Los porcentajes, criterios y medios de verificación, están establecidos y cumplen con ser medibles y verificables. Cuando se determinen los factores a evaluar, y los rangos para su medición (como en el ejemplo de ponderación para evaluar experiencia del organismo hay que considerar los puntajes que se le asignarán. También hay que considerar que hay elementos que son inherentes y forman parte de los requerimientos, y no caer en evaluar “algo” que por definición debe ser requisito del bien o servicio a comprar o contratar.

Determinar lo que se evaluará, es de vital importancia para una licitación exitosa, por ello el parámetro elegido debe ser concreto, medible, verificable y debe evitar las palabras ambiguas o inexactas como “a lo menos o a lo más”, “parcialmente”, “completamente”, “medianamente”, etc.

También se informará de los documentos que serán exigidos para la validación de la información requerida, por ejemplo, para comprobar el perfil de un profesional se solicitará además de su currículo copias de certificados y títulos como medio de verificación.

Con lo anterior se podrá Evaluar a la ofertas en igualdad de condiciones y de forma transparente. Del resultado de ello es lo que la comisión informara a través del formulario de Acta de Evaluación y de Adjudicación de Oferta.




EJEMPLO 2° En el marco de un acuerdo para el mejoramiento del entorno laboral, el Departamento de Recursos Humanos solicitó la contratación de un curso de capacitación en prevención de riesgos laborales. La Unidad de Abastecimiento realizó un llamado a licitación indicando el requerimiento y señalando que, a igualdad de condiciones, el criterio de evaluación será el precio. También se indicó el presupuesto con que se contaba. Se recibieron 3 ofertas:

Oferta1 Oferta2 Oferta3

La adjudicación se vuelve complicada, ya que una vez que se recibieron las ofertas salió a la luz de que hubo factores importantes para comparar que no se consideraron en cuenta. El precio, que sin duda era un aspecto importante, no era el único criterio para tomar la decisión. En este caso falló la definición del requerimiento, pues no se explicitaron todos los aspectos que era necesario evaluar y para realizar la comparación de las ofertas.

Este error impide comparar las ofertas e incluso puede llevar a declarar inadmisible la licitación, con los consecuentes costos en tiempo, dinero y credibilidad. Una definición clara y precisa de los requerimientos hubiera permitido que la compra se ajustara a las necesidades (eficacia), sin derrochar recursos (eficiencia).

FUENTE:http://www.chilecompra.cl/secciones/formacion/documentos/guias-practicas-html/pags/guia2.html

PARA VER UN EJEMPLO DE FORMULACIÓN Y CÁLCULO DE UNA EVALUACIÓN DE OFERTAS IR A ANEXO N°3 DE ESTE MANUAL.




EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE OFERTAS

Una vez que son aceptadas las ofertas, se deben evaluar mediante lo establecido en las Bases de Licitación o Términos de Referencia. La evaluación podrá ser más o menos compleja, dependiendo de las características de la compra y de la cantidad de propuestas recibidas, y de la forma en que fueron establecidos los criterios y mecanismos de evaluación. Si éstos fueron bien determinados la evaluación será rápida y sin complicaciones. Por el contrario, si no hubo rigurosidad al momento de su determinación, durante la evaluación podrían acontecer dificultades para evaluar.

Para ver más en detalle este tema ir al punto 6.3.2.1 de este Manual.

GENERALIDADES: FLUJO DEL PROCEDIMIENTO EVALUACIÓN Y ADJUDICACIÓN DE OFERTAS

Adjudicación de Oferta

Se sube Resolución que autoriza adjudicación y Acta de Evaluación y Adjudicación de Oferta.

El Sistema de Información se genera orden de compra en Mercado Público.

Evaluación de Ofertas

Unidad Solictante evalúa según bases de licitación. Unidad Solictante adjudica oferta.

Cierre de Licitación

Aceptación de ofertas en Sistema Información Mercado Público. Envío de ofertas a unidad solicitante.




6.6 DOCUMENTOS EN GARANTÍA

6.6.1 DE LAS GARANTÍAS Los funcionarios que realicen algunas de las funciones descritas en este capítulo serán responsables de ejecutarla en forma eficiente y eficaz. Sin perjuicio de lo anterior, la Sección de Recursos Financieros estará a cargo de este procedimiento en forma pro activa, de su custodia, devolución y del proceso de cobro, en conformidad al Manual de Procedimientos para Boletas de Garantía de JUNJI, establecido para ello. Los documentos en garantía, son un documento mercantil representativo de dinero que se exige para garantizar la seriedad de la oferta o el fiel cumplimiento de contrato (oportunidad, calidad y fidelidad de los bienes entregados o servicios prestados). Para el caso de los procedimientos de contratación JUNJI se admitirán como tales las que se indiquen en las bases administrativas o términos de referencia (vales vista, boleta de garantía, depósitos a plazos, pólizas de seguro de ejecución inmediata) con la sola exigencia de revestir el carácter de nominativos, a la vista, irrevocables y de ejecución inmediata. Esta garantía es obligatoria cuando el monto de la adquisición sea superior a UTM 1000 (unidades Tributarias Mensuales). Excepcionalmente, cuando se exigen en procesos inferiores a 1.000 UTM, por estimar el alto riesgo que implica el incumplimiento, es preciso que su monto sea prudencial, en tanto, las garantías son un costo para los proveedores, de carácter financiero, operacional y/o en capital de trabajo inmovilizado. Lo anterior recobra mayor importancia dado que la mayor participación en el mercado de las compras públicas recae en las empresas de menor tamaño, las cuales presentan menor respaldo financiero para cubrir este tipo de costos. Por otro lado, es preciso destacar que estos costos son traspasados por los proveedores a los precios de las ofertas, por lo tanto, finalmente son los Organismos Públicos quienes indirectamente los asumen. Para definir si requiere o es conveniente el uso de garantías, se debe considerar lo siguiente:

• Evalúe caso a caso el riesgo de incumplimiento del proveedor, en función del tipo de producto y/o las condiciones del servicio que está demandando, para determinar si la garantía es el instrumento adecuado para resguardar al organismo público.

• En caso que los productos o servicios demandados sean de bajo costo o sean de uso habitual y que no

afecten el normal funcionamiento del organismo, no exija garantías de ningún tipo.




• Evalúe otras alternativas que sirvan para resguardar el cumplimiento del contrato, tales como multas o términos anticipados.

• En aquellos procesos en que estime pertinente exigir una garantía, considere exigir solamente la garantía de fiel cumplimiento de contrato, ya que esto incentiva una mayor participación de los proveedores. • Particularmente en el caso de la contratación de servicios profesionales de personas, defina otros mecanismos o instrumentos para asegurar el cumplimiento de la prestación, tales como:

a. Pagos asociados a la aprobación de los Informes de Recepción.

b. Multas asociadas a deficiencias en los niveles de servicio (plazo de entrega, contenidos, calidades especificadas, entre otros).

c. Calificaciones negativas al proveedor, cuyos resultados se muestran en el sistema de compras públicas.

d. Término anticipado del contrato o suspensión por incumplimiento de niveles de servicio.

6.6.2 TIPOS DE CAUCIONES Son instrumentos financieros, que representan una caución a favor de quien se emite. En el mercado se encuentran disponibles Boleta de Garantía Bancaria, Vales Vista, Pólizas, entre otros. Las garantías tienen por objetivo proteger los intereses fiscales y apoyar la gestión de abastecimiento. Son de uso restringido y se utilizan solamente en contratos de mayor cuantía, donde existe riesgo de incumplimiento que pudiera afectar de manera importante la operación del organismo público y la calidad del servicio que se presta a la ciudadanía. Las garantías tienen por objeto resguardar el correcto cumplimiento por parte del proveedor oferente y /o adjudicado, de las obligaciones emanadas de la oferta y/o del contrato, en tanto no existan suficientes mecanismos alternativos de mitigación. Ejemplo de contratos de alto riesgo e impacto son los relacionados con contratos de obras viales, externalizaciones de servicios o aquellos donde la oportunidad de entrega o prestación es un factor crítico. A su vez, las garantías de fiel cumplimiento de contrato se pueden utilizar para asegurar la calidad técnica y durabilidad de los bienes o servicios provistos.




Las garantías pueden ser: • Vale Vista: se obtienen por medio de un banco y pueden originarse solamente por la entrega de dinero en efectivo por parte del tomador o contra fondos disponibles que mantenga en cuenta corriente o en otra forma de depósito a la vista, para caucionar una obligación de una persona o empresa a favor del contratante. • Boleta de Garantía Bancaria: se obtienen por medio de un banco para caucionar una obligación de una persona o empresa a favor del contratante y cuya emisión por parte del banco la constituye un depósito en dinero por parte del tomador o que éste suscriba un pagaré u otro título de crédito a favor del banco emisor. • Póliza de Seguros de Garantía: se obtienen por intermedio de una Compañía de Seguros, cuya póliza garantiza el fiel cumplimiento por parte del afianzado de las obligaciones contraídas en virtud del contrato como consecuencia, directa o inmediata, del incumplimiento por parte del tercero, del pago de las obligaciones en dinero o de crédito de dinero y a las cuales se haya obligado el tercero y el Asegurado. • Otros instrumentos financieros que puedan ser utilizados como caución. Considere para su definición y exigibilidad, cuál es el instrumento más adecuado según sea el tipo de contratación y riesgo asociado. Usos y características de las garantías a) Garantía Seriedad de la Oferta

Características Garantía Seriedad de la Oferta

Objetivo Garantizar que el oferente mantenga las condiciones de la oferta enviada hasta que se suscriba el contrato, acepte la orden de compra, o bien caucione el fiel cumplimiento de contrato.

Presentación Previo al cierre de presentación de ofertas y apertura de éstas.

Exigibilidad Evite exigirlas en procesos menores a 1.000 UTM, excepto en casos de alto riesgo, de esta forma facilitará una mayor participación de los proveedores.

Monto Es un valor total fijo. Se fija en función del monto estimado del contrato y del riesgo. Se sugiere, en el caso de estimar necesario solicitar esta garantía, que sea por un valor no superior al 5% del monto estimado del contrato, para evitar generar un desincentivo y barrera de entrada para la amplia participación de los proveedores.




Forma de uso Un sólo documento. En las bases de licitación o términos de referencia y/o contrato se debe precisar: • Tipo de Documento • Monto • Moneda • Plazo de vigencia • La glosa que debe contener • Forma de entrega (física o electrónica) • Procedimiento y fecha de devolución • Circunstancias en que se ejecutan

Vigencia De corto plazo.

Por el tiempo estimado de evaluación de las ofertas y definición de resultados. En la determinación de su plazo de vigencia deberá considerarse los plazos estimados para la adjudicación y firma del contrato definitivo, no menor a 60 días hábiles. Devolución • Inmediata o no más de 2 días hábiles para los proveedores no adjudicados,

luego de publicados los resultados. • En caso de resultar adjudicado, se restituye contra entrega de la Boleta de Fiel Cumplimiento del Contrato.

b) Garantía Fiel Cumplimiento de Contrato y Garantía Fiel Cumplimiento de Contrato de Condiciones Laborales

Características Garantía Fiel Cumplimiento de Contrato y Garantía Fiel Cumplimiento de Contrato de Condiciones Laborales

Objetivo Garantizar el correcto cumplimiento por parte del proveedor adjudicado, de

todos los compromisos que derivan del contrato. Para el caso de los servicios se debe exigir Garantía Fiel Cumplimiento de Contrato y de Condiciones Laborales.

Presentación Al momento de suscribir el contrato, reemplaza la boleta de Seriedad de la Oferta, en caso que se haya requerido.

Exigibilidad Evite exigirlas en procesos menores a 1.000 UTM, excepto en casos de alto riesgo, de esta forma facilitará una mayor participación de los proveedores. Obligatoria, sólo en procesos superiores a 1.000 UTM.




Monto Puede ser: • Un valor total fijo. • Se fija en función del monto estimado del contrato y del riesgo. • Un valor variable, sujeto a % del monto total del contrato. En general, ante la necesidad de exigir garantías, éstas deberán ser fijadas en un monto total que no desincentiven la participación de oferentes al llamado de la propuesta. Para este caso el monto puede oscilar entre un 5% y un 30% del monto del contrato. Para fijar el valor definitivo, considere el monto estimado del contrato y riesgo. Además considere que la emisión de una garantía tiene un costo que inicialmente asume el proveedor, y que en términos comerciales, finalmente absorbe el organismo comprador.

Forma de uso Puede ser uno o más documentos: • Un documento por el valor total.

• Varios documentos, parcializando el valor de los montos y las entregas de cada uno, sujeto a cumplimiento de hitos o etapas.

En las bases de licitación o términos de referencia y/o contrato se debe precisar: • Tipo de Documento • Monto • Moneda • Plazo de vigencia • La glosa que debe contener • Forma de entrega (física o electrónica) • Procedimiento y fecha de devolución • Circunstancias en que se ejecutan

Vigencia De largo plazo. Por la duración total del contrato o por hitos o etapas de cumplimiento de éste. La vigencia estará dada por el tiempo que asegure que los productos o servicios contratados cumplen plenamente su objetivo, en términos de características tales como: durabilidad, resistencia de materiales, impacto ambiental, entre otras. El artículo 70° de la Ley de Compras establece el plazo de vigencia y dice: “El plazo de vigencia de la garantía de fiel cumplimiento será la que establezcan las respectivas Bases o Términos de referencia. En los casos de contrataciones de servicios, éste no podrá ser inferior a 60 días hábiles después de terminados los contratos. Para las demás contrataciones, éste plazo no podrá ser inferior a la duración del contrato. En el caso de que las bases omitan señalar el plazo de vigencia de la garantía, éste será de 60 días hábiles después de terminado el contrato.




Devolución • Inmediata o no más de 2 días hábiles, luego de la recepción conforme, en caso de respaldar una operación puntual, sin consecuencias posteriores. • Parcial, asociada a cumplimiento de hitos o etapas del contrato. Cuando se cumplan estos plazos, no deben pasar más de 2 días hábiles para su devolución • A posteriori

, definiendo un periodo prudencial, para resguardar que el producto o servicio contratado cumpla su objetivo con eficacia. Cuando se cumplan estos plazos, no deben pasar más de 2 días hábiles para su devolución Siempre la devolución, sin importar el tipo deberá ser visada por la unidad solicitante.

C) Casos de excepción: garantías sobre el 30% Es posible solicitar garantías para Fiel Cumplimiento del Contrato, que exceden el máximo de 30%, sólo en los siguientes casos:

a. Cuando el precio de la oferta sea menor al 50% del precio del oferente que le sigue y sus costos son inconsistentes, por lo que se puede suponer un riesgo, en términos de calidad de los productos o servicios, al tener una oferta mucho más baja que el resto del mercado relevante. En estos casos, es posible adjudicar la licitación mediante emisión de una resolución fundada, en la que se solicite la ampliación de la garantía de cumplimiento del contrato, hasta por la diferencia de precio con la oferta que le sigue. b. Cuando se justifique en relación al valor de los bienes y servicios contratados y el riesgo para la entidad licitante en caso de incumplimiento del adjudicatario, lo que debe explicitarse en una resolución fundada; el monto fijado en todo caso, no deberá desincentivar la participación de oferentes.

GARANTÍA POR ANTICIPO, sólo en el evento en que se haya considerado en las bases de licitación (Art 73° del Reglamento de la ley de compras). El plazo de entrega de dicho documento será establecido en las Bases de Licitación. El plazo de vigencia para esta garantía será al momento del cobro inmediato, una vez que el contratista haya hecho entrega del servicio de manera anticipado según lo establecido en las bases. AUMENTO DE GARANTÍA: Art. 42. Ley de Compras Cuando el precio de la oferta presentada por un Oferente sea menor al 50% del precio presentado por el Oferente que le sigue, y se verifique por parte de la Entidad Licitante que los costos de dicha oferta son inconsistentes económicamente, la Entidad Licitante podrá a través de una resolución fundada, adjudicar esa oferta, solicitándole una ampliación de las garantías de fiel cumplimiento, hasta por la diferencia del precio con la oferta que le sigue.




6.5.3 LA ADMINISTRACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE GARANTÍAS Se clasifica en procedimientos de ingreso, devolución, cambio y cobro. Ingreso Cuando un Documento en Garantía llega a la Sección de Recursos Físicos, el Comprador encargado de la ejecución del proceso, recibirá el documento en garantía y será responsable de la recepción, validación y registro de él en el sistema de documentos en garantía, sólo para el caso en que el monto del contrato sea menor o igual a 500 UTM. En el caso que el monto del contrato sea mayor a 500 UTM el Departamento de Fiscalía será responsable de la recepción, validación y registro de él, en el sistema de documentos en garantía. Una vez que se realiza lo anterior la Unidad de Tesorería es la encargada de la custodia, hasta el momento de su devolución. Devolución Para ello se debe realizar la actividad descrita en el procedimiento transversal del Manual de Procedimientos de Boletas de Garantía, dejando la responsabilidad de ello a Unidad de Tesorería, previa visación de quien designe la Sección de Recursos Físicos, pero con la autorización de devolución de la Unidad Solicitante, es decir, la contraparte técnica de la adquisición por la cual se solicitó o solicitaron documentos en garantía. Cambio En la Unidad de Adquisiciones el Comprador encargado de la ejecución del proceso de compras, constata que el documento no viene correctamente emitido, gestiona el cambio del documento de garantía utilizando los procedimientos de ingresos y devolución, según corresponda. Cobro De acuerdo a lo establecido en las bases de licitación, el Comprador encargado del proceso deberá emitir una resolución que indique que se hará efectivo el cobro de la garantía, la cual llegará a la Unidad de Tesorería, y procederá con el cobro. Cuando las compras sean mayores a 500 UTM la Resolución será visada por el Departamento de Fiscalía. Procesos complementarios Se podrá solicitar garantías en los casos en que existan ampliaciones de plazos, aumento de contratos y/o obras extraordinarias y éstas no se encuentren debidamente caucionados.




6.7 GESTIÓN DE CONTRATOS Y PROVEEDORES El objetivo es establecer las etapas para la gestión de contratos de la Sección de Recursos Físicos de la Junta Nacional de Jardines Infantiles que permita asegurar el cumplimiento de la adquisición de los bienes y servicios contratados referidos a los que tengan una duración superior a tres meses. Se han identificado los siguientes objetivos generales para gestionar los contratos:

• Control administrativo de los contratos de compras, suministro y prestación de servicios de la Dirección Nacional, manteniendo informado a las respectivas unidades responsables de los vencimientos y duración de los mismos.

• Controlar la extensión y vigencia de los contratos, asegurando su prórroga y/u oportuno llamado a un nuevo proceso de compras.

• Apoyar a la unidad de Servicios Generales para asegurar la prestación de los servicios básicos • Resguardar el cumplimiento de los contratos vigentes de la Dirección Nacional, velando por la

existencia, oportunidad y cobertura de los documentos de garantía de fiel cumplimiento • Apoyar en el proceso de pago de los contratos vigentes de la Dirección Nacional resguardando

que estos sean oportunos y tengan los respaldos adecuados • Evaluación de los contratos, determinando si son convenientes respecto de lo que está en el

mercado • Evaluar los actuales contratos para determinar si corresponde el término anticipado por mala

prestación de servicios o entrega deficiente de productos • Evaluar la necesidad de contratar los servicios solicitados, informando a la Encargada de recursos

Físicos el resultado de esta evaluación. La Gestión de contrato aplica a los contratos de ejecución en el tiempo (más de tres meses de duración) correspondiente a compra de bienes y servicios, manteniendo su registro y actualización permanente en la Planilla Registro de Contratos, bajo la responsabilidad de su actualización del Comprador designado para ello por la Jefatura de la Sección de Recursos Físicos.

LA SECCIÓN DE RECURSOS FÍSICOS SÓLO ELABORARÁ CONTRATOS MENORES O IGUALES A 500 UTM. DE LO CONTRARIO, CORRESPONDERÁ A LA DEPARTAMENTO DE FISCALÍA

ELABORAR CONTRATOS QUE SUPEREN LAS 500 UTM.




6.7.1 ELABORACIÓN DE CONTRATOS Una vez tramitada totalmente la Resolución que adjudica el proveedor en el Sistema de Información de Mercado Público, y recibida conforme la boleta de garantía de fiel cumplimiento de contrato, el Comprador redacta el contrato de bienes y/o servicios en base a los términos de referencia o bases de licitación, oferta del proveedor y resolución de adjudicación, donde se establecen los derechos y obligaciones entre proveedor y comprador (requerimientos, fecha de entrega, forma de pago, monto o precio, cláusulas y garantías, etc.). El plazo para hacer el contrato esta señalado en los incisos uno y dos del Articulo N°65 del Reglamento de Compras y Contrataciones Públicas, el cual señala que se suscribirá según acuerdos de las partes o dentro de un plazo de 30 días corridos desde la adjudicación en el Sistema de Información de Mercado Público.

• Si el monto de lo adjudicado es mayor a 500 UTM, el contrato de bienes y/o servicios deberá ser elaborado directamente por el Departamento de Fiscalía, debiendo entregar el documento totalmente tramitado, incluyendo la toma de razón cuando corresponda, a la jefatura de la Sección de Recursos Físicos.

• Si el monto de lo adjudicado es menor o igual a 500 UTM, deberá elaborarse un contrato, por el

Comprador.

• Cuando el contrato es menor a 100 UTM, la relación contractual sólo será dada por la Orden de Compra y la Resolución que adjudica y contrata.

• El plazo de elaboración del contrato se inicia a partir de la total tramitación de la resolución de

adjudicación. Para la elaboración del contrato, considerar:

• Certificado Chile proveedores o documentos para demostrar la habilidad para contratar con el Estado.

• Copia de boleta de garantía (la original queda en resguardo en Tesorería). • Certificado vigencia de la sociedad. • Resolución de adjudicación tramitada. • Oferta de adjudicado. • Bases administrativas y técnicas de la licitación. • Extracto de la escritura pública, (la contratación de personas naturales no requiere certificado de

vigencia y extracto de la sociedad).




6.7.2 ETAPAS Entrega de Garantía de Fiel Cumplimiento Cuando sea requisito en las bases, se solicita al proveedor adjudicado el documento en garantía. El Comprador recibe, revisa e ingresa el documento en garantía, según lo estipulado en el Manual de Procedimientos de Boletas de Garantía. Este antecedente se debe incorporar en una cláusula del contrato. Firma de contrato de bienes y/o servicios Una vez que se haya elaborado el contrato y éste se encuentre visado por los responsables de la confección del contrato se envía copia al proveedor para que realice las observaciones correspondientes dentro de la siguiente semana. Luego de aceptado el contrato por ambas partes, se procede a la firma de los respectivos representantes Legales del proveedor y de la JUNJI, en tres copias quedando una para el proveedor y dos para el Departamento de Recursos Financieros y Físicos. El contrato que se suscriba deberá subirse al Sistema de Información de Mercado Público. Gestión Técnica del Contrato El Comprador envía al menos una vez durante la ejecución del contrato, si es mayor a un año deberá enviarlo al menos 1 vez por cada año de contrato, el formulario de Evaluación de Contrato a la Contraparte Técnica (Área Solicitante), con el objeto de que le informe, el comportamiento en los aspectos de cumplimiento y técnicos del contrato (cantidad, servicio/producto y plazos acordados). El resultado de esta evaluación se sube en Carpeta Compartida a carpeta denominada Registro de Contratos. Gestión administrativa del Contrato La gestión administrativa del contrato consiste en resguardar la prestación del bien o servicio para la Institución. Esta gestión debe proveer información para asegurar cuando corresponda la continuidad, prórroga o término anticipado de contrato, de acuerdo a lo establecido en la Ley N° 19.886. El Comprador, responsable de la gestión del contrato, realiza el control oportuno del vencimiento, durante todo el periodo que dure el contrato. Por otro lado, también realiza el control sobre la vigencia del Documento en Garantía. La Contraparte Técnica es la que indica si este documento procede a su devolución, renovación o cobro del documento. Registro y actualización del contrato El Comprador designado para la gestión de contratos, llevará el registro y actualización de ellos, en la Planilla Registro de Contratos (Carpeta Compartida).




6.8 EVALUACIÓN DE LOS CONTRATOS Dentro del proceso de gestión de contratos, se establecerá un mecanismo de evaluación de los contratos vigentes, que aplicará a los contratos que tengan una duración de más de tres meses. Al menos una vez al año, o a lo menos una vez durante la vigencia del contrato, se deberá evaluar su utilidad y/o eficiencia a través de la Evaluación de Contratos, el que será enviado e informado vía correo electrónico a la unidad solicitante donde se consultara el estado de satisfacción y utilidad que ha tenido con el servicio prestado o el producto ofrecido. Los resultados de esta Evaluación deberán ser tabulados con oportunidad y arrojará un informe escrito para la jefatura de la Sección de Recursos Físicos, la cual una vez que lo revise lo enviara al/la Director(a) del Departamento de Recursos Financieros y Físicos para lo que estime conveniente. El objetivo del procedimiento es obtener información oportuna, de utilidad para la toma de decisiones en futuras licitaciones. Este informe deberá describir a lo menos:

• Las grandes áreas en que se divide los usuarios de requerimientos, por ejemplo: Informática, servicios generales, etc.

• Establecer parámetros e indicadores para medir la viabilidad del contrato

• Establecer parámetros e indicadores para medir satisfacción del servicio al propósito destinado

• Establecer parámetros e indicadores que midan obsolescencia y oportunidad, en lo que el contrato aporta a la institución.




6.9 RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS La recepción de bienes y servicios, es el proceso en donde el beneficiario recibe lo solicitado a través del proceso de compras. El procedimiento transversal está establecido en el Manual de Procedimientos Inventario de JUNJI. Éste proceso se puede realizar de dos formas, dependiendo de quién reciba el bien o servicio.

• Si el proveedor entrega los bienes solicitados a la Central de Abastecimientos de DIRNAC (lugar en donde se mantendrán hasta que sean despachados a la unidad solicitante).

• Si el proveedor entrega los bienes o servicios solicitados directamente a la unidad solicitante.




6.9.1 RECEPCIÓN EN CENTRAL DE ABASTECIMIENTO

Previo a la entrega de los bienes por el contratista en la Central de Abastecimiento, el Comprador encargado del ingreso de existencias al sistema interno disponible para ello, ingresará los artículos originados por la compra. Una vez que esto ocurre, los productos serán recibidos por los auxiliares de la central de Abastecimiento, quiénes se encargan de descargar los productos y de validar que lo indicado en la guía de despacho corresponda al recuento físico de los productos, además de contrastar con lo especificado en la correspondiente Orden de Compra. Posteriormente un administrativo de la Central, se encarga de generar una Guía de Recepción8

• Código de Bodega que recibe.

a través de un sistema interno, en la cual se ingresan los siguientes datos:

• Fecha de recepción. • Proveedor. • Orden de compra. • Programa. • Nº de guía o Factura. • Usuario que recibe. • Producto, descripción, unidades, valor unitario y total.

La Guía de Recepción es firmada y timbrada por el administrativo que genera la guía y es remitida a la Sección de Seguimiento y Control.

A los productos estratégicos como material didáctico, mobiliario o equipamiento de jardines infantiles, se le efectuará una revisión técnica que quedara reflejada en el formulario denominado Control de Calidad, que es un comprobante de recepción técnica, el cual registra:

• Código de Bodega que recibe. • Fecha de recepción. • Proveedor. • Orden de compra. • Programa. • Nº de guía o Factura. • Usuario que recibe. • Producto, unidad de medida, cantidad total, cantidad Revisada, estado de la muestra, y

motivos de Rechazo.

8 Guía de recepción de los productos en bodega, esto indica que los productos ya fueron entregados por el proveedor y están disponible para distribución.




Si los productos son rechazados, éstos son devueltos al contratista. Para lo cual, el Encargado de la Central de Abastecimiento deberá contactarse con él, y solicitar el cambio, junto con el retiro de los productos defectuosos. El comprobante de Control de Calidad es firmado por el encargado de la Central de Abastecimiento, el responsable de la recepción y por quién tomo el control de calidad, se archiva el documento original, y se le entrega una copia al proveedor y se envía a la Sección de Control junto a la Guía de recepción.

6.9.2 RECEPCIÓN EN UNIDAD SOLICITANTE Cuando los productos o servicios sean recibidos directamente por la unidad solicitante, la jefatura de la unidad deberá firmar y timbrar la Guía de Recepción Conforme a la Sección de seguimiento y Control, formulario que con anterioridad fue enviado vía mail a la Unidad Solicitante por el Comprador encargado de la adquisición, la Guía de Recepción Conforme deberá ser remitido a la Sección de Control en un período no mayor a dos días hábiles una vez recibido el bien o servicio.

La importancia de la entrega oportuna de éste documento recae que sin él no se procede al pago del proveedor. El retrasar los pagos va en contra de la política General del Gobierno de realizar los pagos en 30 días.

6.9.3 TIPOS DE GUÍAS DE RECEPCIÓN Una vez que el producto llega a la Unidad Solicitante o el servicio es recibido, el responsable de la unidad solicitante tendrá dos días hábiles para reenviar la Guía de Recepción Conforme o la Guía de Recepción de Pagos firmada y timbrada por su jefatura a la Sección de Seguimiento y Control. Si los pagos se pactan en cuotas y son más de tres, se enviará la Evaluación de Proveedores al final del pago. GUÍA DE RECEPCIÓN CONFORME Cada vez que se genere una compra de ejecución inmediata, el Comprador designado, enviará vía correo electrónico al responsable de la Unidad Solicitante, el formulario de la Guía de Recepción Conforme y el formulario de Evaluación de Proveedores. Además se deberá enviar una copia de la orden de compra a la Central de Abastecimiento, para cuando sean despachados los productos a sus bodegas, ya que ellos darán su conformidad una vez llegados los bienes a la Central de Abastecimiento.




GUÍA DE RECEPCIÓN DE PAGOS Cuando exista una adquisición con o sin contrato y que sea en cuotas mayores a un pago, y cuando exista un contrato de suministro se utilizará esta guía. Además se recepcionará con esta guía los pagos de servicios sin emisión de orden de compra. Se paga un monto variable mensual según contrato, es decir, que el contrato sea de suministro y se facture según lo utilizado en forma mensual. Para ello durante la última semana de cada mes, el Comprador designado, debe enviar a la contraparte técnica encargada de supervisar el cumplimiento del servicio, la Guía de Recepción de Pagos, la cual deberá ser devuelta con los respaldos de pago necesarios, como plazo máximo de dos días hábiles a la Sección de Seguimiento y Control.

Se paga un monto fijo mensual según contrato o sin contrato que el pago se pacto en cuotas es decir. Durante la última semana de cada mes, el Comprador designado, debe enviar al responsable de supervisar el cumplimiento del servicio, la Guía de Recepción de Pagos, la cual deberá ser devuelta con los respaldos de pago necesarios, como plazo máximo de dos días hábiles a la Sección de Seguimiento y Control. Se paga un servicio Sin Orden de Compra, hay circunstancias en que el pago de servicios no tienen emisión de Orden de Compra, por estar excluidos del Sistema de Información de Mercado Público. En el espacio indicado para ello la Sección de Seguimiento y Control realizará el compromiso SIGFE. No obstante lo anterior, la Unidad de Adquisiciones podrá utilizar está Guía de Recepción de Pagos, cuando haya otro servicio no especificado y que requiera esta clasificación.




6.10 PROCEDIMIENTO DE PAGO El proceso de pago se realiza de acuerdo a la normativa vigente por los bienes y servicios efectivamente recibidos y según los tiempos acordados. Según lo establecido en Oficio Circular Nº23 del Ministerio de Hacienda de fecha 13 de abril de 2006, que establece como mandato Presidencial que el plazo de pago a proveedores en 30 días. No obstante los pagos podrán ser:

• A los proveedores emisores de FACTURA ELECTRÓNICA se les ofrecerá pago a los 7 días hábiles contando desde la fecha de la recepción conforme del servicio contratado.

• Los proveedores no emisores de factura electrónica tendrán un pago dentro de los 20 días hábiles a contar de la recepción conforme del servicio contratado.

Debe consignarse que el pago se hará por los bienes o servicios efectivamente entregados o prestados y recibidos conforme. Como así mismo la obligatoriedad de entregar todas las copias de la factura respectiva. El proceso de pago estará a cargo de la Sección de Seguimiento y Control y de la Sección de Recursos Financieros. Una vez que el Comprador emite una Orden de Compra y la envía a la Sección de Seguimiento y Control, se cierra el proceso de Adquisiciones y se inicia el proceso de pago. El proveedor en primera instancia debe enviar la factura a Oficina de Partes dirigida a la Sección de Seguimiento y Control quien resguarda dicho documento tributario. Una vez que se envía el Set de pago a la Sección de Recursos Financieros y ellos lo visan procede al pago ya sea por transferencia electrónica indicada por el proveedor con anterioridad, o con un cheque que deberá retirar de la oficina de Tesorería. Los pagos se realizan cuando el proveedor presenta en tesorería:

• La cuarta copia cedible en la Oficina de Partes de la Dirección Nacional. Si no es presentada así, al momento del pago deberá trae consigo la cuarta copia cedible para que Tesorería proceda a entregar el pago.

• Poder simple. • El Rut de la empresa. • Rut y fotocopia del Rut del que retira.

En el caso de que la empresa contratista, registre saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, los primeros estados de pago, producto del contrato licitado, deberán ser destinados al pago de dichos obligaciones, debiendo la empresa acreditar que la totalidad de las obligaciones se encuentren liquidadas al cumplirse la mitad del periodo de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses. La JUNJI exigirá que la empresa contratada proceda a dichos pagos y presente los comprobantes y planillas respectivas que demuestren el total cumplimiento de la obligación. El incumplimiento de estas obligaciones por parte de la empresa contratada, dará derecho a dar por terminado el respectivo contrato y hacer efectiva la boleta de garantía de fiel cumplimiento de contrato, pudiendo llamarse a una nueva licitación en la que la empresa referida no podrá participar.




6.11 POLÍTICA DE INVENTARIOS El objetivo principal de realizar control de inventarios reside en la óptima utilización de los productos inventariables de la Institución; garantizando su disponibilidad permanente y asegurando el adecuado funcionamiento operacional de la Institución. Con este fin, la Junta Nacional de Jardines Infantiles identifica los puntos del proceso asociado al manejo de inventario, definiendo mecanismos de registro y control del mismo, permitiendo efectuar el adecuado control, seguimiento y disposición de los productos inventariables. El alcance estará acotado a los productos que se utilizan para el normal funcionamiento y que son administrados por parte de la Unidad de Inventario de la JUNJI, agrupándose en 6 grandes rubros de productos en función del uso: • vehículos, • mobiliarios, • máquinas y equipos, • equipos informáticos y/o computacionales, • programas informáticos, • edificios

IMPORTANTE: CADA VEZ QUE LLEGUE MOBILIARIO U OTRO BIEN DEL SUBTITULO 29 A CUALQUIER DEPENDENCIA JUNJI DIRNAC, LA UNIDAD DE INVENTARIO SERÁ RESPONSABLE DE SU DISTRIBUCIÓN SEGÚN POR INSTRUCCIONES DE LA JEFATURA DE RECURSOS FÍSICOS, LA INFORMACIÓN DE LA DISTRIBUCIÓN ESTARÁ DADA EN LA ORDEN DE COMPRA Y/O MAIL QUE EL COMPRADOR EMITIRÁ PARA ELLO.

EXISTE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO, EL CUAL SE ENCARGA DE LLEVAR EL ALCANCE Y DESCRIBE EL PROCESO.




6.12 USO DEL SISTEMA DE MERCADO PÚBLICO Para el uso del sistema www.mercadopublico.cl se encuentra disponible en el mismo portal un manual de uso, el cual puede ser consultado por cualquier persona del proceso de abastecimiento. Este manual se encuentra vigente en el portal y su última versión siempre es la que se encuentra en el Sistema de Información de Mercado Público.

6.13 ANÁLISIS DE LOS INDICADORES DE LOS PROCESOS DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN REALIZADOS A TRAVÉS DE MERCADO PÚBLICO

La Sección de Recursos Físicos a través de su Jefatura en Dirección Nacional y de los Subdirectores de Recursos Financieros y Físicos a nivel regional, estarán encargados de la Revisión y Análisis de los Indicadores de la Gestión de Compras publicados en el Sistema de Información de Mercado Público según lo indicado por la Dirección de Presupuesto del Ministerio de Hacienda (DIPRES). El objetivo de los indicadores es evaluar la eficacia y eficiencia de las compras; por medio de la medición de número de reclamos y número de recepción de ofertas, tiempo óptimo de los procesos, compras a través de catálogo, entre otros, informados en la página de mercado público de la Dirección de Compras. PROCEDIMIENTO Y ANÁLISIS Semestralmente en los meses de junio y diciembre, cada encargado regional evaluará los indicadores informados en el sistema, bajando la información del portal: desagregándolo y calculando cada indicador por unidad de compra; comparando cada resultado con la meta o estándar establecido por el sistema a través de la planilla de Evaluación de Indicadores PMG. Con el objetivo de mantenerla, actualizarla, para su posterior entrega a la jefatura de Recursos Físicos en Dirección Nacional, y su respectivo análisis de los datos obtenidos a nivel regional y a nivel nacional. Una vez que la jefatura de Recursos Físicos en Dirección Nacional, tenga todos los informes mensuales de regiones y de la dirección nacional, será entregada para su revisión y análisis a la Encargada de Adquisiciones, para que elabore un informe de lo ocurrido al/el Director/a del Departamento de Recursos Financieros y Físicos. Se enviará un archivo en formato digital a los Subdirectores de Recursos Financieros y Físicos de este informe para su conocimiento. Lo anterior, con el propósito de evidenciar la mejora o desmejora de los indicadores, pudiendo establecer con este resultado un plan de acción, el cual dependerá del resultado arrojado.




INDICADORES Los indicadores pueden ir variando de año en año, éstos son dados por la DCCP, los señalados a continuación son a modo referencial:

La tabla de indicadores dada por la DCCP, establece los parámetros mínimos para el logro de las metas, es decir, si para el indicador “Porcentaje de Compras Urgentes establece un 2% de cumplimiento”, el compromiso debe ser igual o menor para el logro de la meta. Por ejemplo en la tabla de abajo se muestra lo que el portal pide para su análisis, y los colores indican el grado de cumplimento de cada indicador:

FUENTE: Mercado público. Los indicadores se han calculado en base a la información vigente al Friday, September 18, 2009

Indicadores

Los resultados de los indicadores son presentados en función del nivel de desempeño logrado, respecto a los estándares óptimos fijados para cada uno. * Los datos están calculados sobre el total de adquisiciones que han sido publicadas en los dos períodos que se consideran.

NA No Aplica

Suficiente

Regular

Insuficiente

Últimos 60 días

Últimos 12

Meses

Porcentaje de Reclamos 5%

4%

Porcentaje de Procesos con tres o más ofertas 61%

59%

Porcentaje de licitaciones competitivas 75%

69%

Porcentaje de licitaciones < 100 UTM con tiempo óptimo de publicación 83%

82%

Para ver la exigencia de cada indicador, hay que posicionarse sobre el indicador y entrar a su descripción,

Porcentaje de Reclamos 5% 4%

Porcentaje de Procesos con tres o más ofertas 61% 59%

Porcentaje de licitaciones competitivas 75% 69%

Porcentaje de licitaciones < 100 UTM con tiempo óptimo de publicación 83% 82%

Porcentaje de licitaciones entre 100 y 1000 UTM con tiempo óptimo de publicación 69% 83%

Porcentaje de licitaciones > 1000 UTM con tiempo óptimo de publicación 100% 52%

Porcentaje de procesos < 100 UTM realizados de fin de semana. 0% 0%

Porcentaje de licitaciones finalizadas 83% 95%

Porcentaje de licitaciones declaradas desiertas teniendo ofertas 4% 6%

Porcentaje de licitaciones < 100 UTM con tiempo óptimo entre el cierre y la adjudicación 40% 32%

http://www.mercadopublico.cl/Portal/Modules/Site/PPA/Escritorio/frmFormula.aspx?idTipo=0&idIndicador=36&C=R�




http://www.mercadopublico.cl/Portal/Modules/Site/PPA/Escritorio/frmFormula.aspx?idTipo=0&idIndicador=5&C=G�












http://www.mercadopublico.cl/Portal/Modules/Site/PPA/Escritorio/frmFormula.aspx?idTipo=0&idIndicador=7&C=Y�






http://www.mercadopublico.cl/Portal/Modules/Site/PPA/Escritorio/frmFormula.aspx?idTipo=0&idIndicador=35&C=Y�









Como ejemplo para el caso del “porcentaje de reclamo” establece un mínimo del 2% del cumplimiento, por lo tanto el indicador queda en rojo ya que supera este porcentaje, y su cumplimiento es insuficiente, por ende, las acciones correctivas y de mejora deben enfocarse en este indicador. MECANISMO DE MEJORA CONTINUA En los meses de junio y diciembre, se obtendrán los resultados por indicador de compra, los cuales arrojarán la existencia o no de desviaciones en relación a la meta indicada por la DCCP. En el caso de la existencia de desviaciones, se tomarán acciones dependiendo del indicador(es). El resultado del indicador(es) será enviado vía correo electrónico a cada región, a fin de que identifiquen la razón de la desviación, identificando las causas y entregando las respuestas al respecto. Las acciones tendientes a mejorar los indicadores serán presentadas a las Subdirecciones de Recursos Financieros y Físicos Regionales; las que serán impartidas a través de presentaciones expositivas con una periodicidad de 6 meses cómo mínima. Las presentaciones serán realizadas desde videoconferencias hasta talleres presenciales.




6.14 ORGANIGRAMA DE LA ENTIDAD

VICEPRESIDENCIA EJECUTIVA

Gabinete

U. Auditoría Interna

U. Relaciones Internacionales y

Alianzas estratégicas

U. Comunicaciones

Depto. Técnico Pedagógico

Depto. Fiscalía

Depto. Contraloría Interna,Terceros y

Cobertura

Depto. Informática y Planificación

Depto. Gestión de Personas

Sección Desarrollo Curricular

Direcciones Regionales

JardinesInfantiles

Sección de Cobertura y Focalización

Sección de

Transferencia a terceros e

Inversiones

Sección de Infraestructura

Depto. De Recursos Financieros y Físicos

Sección de Evaluación

Sección de Protección y Buen

Trato

Of. Sistema Integral de Atención

Ciudadana

Sección Planificación y

Control de Gestión

Sección Informatica

Sección Estudios

Sección Planificación

Presupuestaria

Sección Administración

Personal

Sección Desarrollo de las Personas

Servicio de Bienestar

Sección de Seguimiento y

Control

Sección de Recursos

Financieros

Sección de Recursos Físicos

Oficina de Partes

U. de Acceso a la Información Pública




6.15 ACCIONES PARA DESARROLLAR Y EVALUAR LAS COMPETENCIAS DE LOS FUNCIONARIOS RELACIONADOS CON EL PROCESO DE ADQUISICIONES

En el último trimestre del año el/la Encargado(a) de Adquisiciones recopilará los resultados de acreditación en Chilecompra de las personas a cargo de los procesos de adquisiciones, a través del informe obtenido del Sistema de Información de Mercado Público, determinando así las personas que requieran reforzamiento en los distintos aspectos evaluados, con el objeto de incluirlas en las capacitaciones necesarias para el Proceso de Compras. Para lo anterior se establecerá un rango para indicar que funcionarios deberán incluirse en capacitaciones (lo que no significa que el resto de los funcionarios no podrían asistir a capacitaciones), tomando en cuenta que Chilecompra considera aprobados lo que obtuvieren una nota entre un 60% y 100%, para ello se determinará lo siguiente:

RANGO QUE REQUIERE CAPACITACIÓN RANGO OPTIMO QUE NO REQUIERE CAPACITACIÓN

Acreditaciones que den como resultado una nota entre el 60% y 70 %

Acreditaciones que den como resultado una nota superior o igual al 71%

Además los/las Encargados(as) de: Adquisiciones, Inventario y de la Central de Abastecimiento, se reunirán en el último trimestre del año con un profesional de la Unidad de Capacitación para solicitar las capacitaciones del siguiente año, dirigido a las personas a cargo del proceso de adquisiciones, las que serán incluidas en el Plan anual de compras del Programa de Mejoramiento de la Gestión del Sistema de Capacitación. Las especificaciones técnicas para la solicitud de estas capacitaciones se relacionan con:

• Comprender la gestión de abastecimientos como soporte estratégico de las metas establecidas por la Institución,

• Traducir la planificación de gestión de la institución en requerimientos de bienes y servicios, • Discriminar compras estratégicas de compras rutinarias, • Conocer mercado de proveedores, • Conocimientos de elementos claves de los procesos estratégicos de compra y contratación, • Reconocer la gestión de abastecimiento como un servicio estratégico, • Herramientas de apoyo informáticas a la gestión de abastecimiento y conocer comercio

electrónico. • Conocimiento sobre las Leyes aplicables • Herramientas para el logro de trabajo en equipo, potenciando las buenas relaciones

laborales.




Con la información anterior, el Encargado/a de Adquisiciones confeccionará los requisitos técnicos, para las capacitaciones del Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG) del Sistema de Compras y Contrataciones Públicas (SCCP), las que serán enviadas por correo electrónico a la Unidad de Capacitación para ser incluidas en el Plan anual de compras del Programa de Mejoramiento de la Gestión del Sistema de Capacitación.

6.16 INFORME DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE MEJORAMIENTO CONTINUO

El representante de la dirección del Sistema de Compras y Contrataciones Públicas o quien el/la designe de la JUNJI ejecuta el diagnostico según la guía de diagnóstico entregada por la Dirección de Compras y Contrataciones Públicas, con el objeto de identificar áreas de gestión más críticas y planificar sus acciones de mejoramiento. Como resultado de obtendrá un conjunto de actividades y/o proyectos a desarrollar que permitan lograr un mejoramiento en los ámbitos priorizados. Los resultados del diagnóstico son declarados en informes para reportes PMG (Programa de mejoramiento de la gestión).

6.17 TRATAMIENTO NO CONFORMIDADES Se ha determinado que:

a) Si existe incumplimiento de metas de indicadores definidos para evaluar el cumplimiento transparente y eficiente de los procesos de compra y contratación realizados a través de www.mercadopublico.cl, y

b) Si hubiese alguna exclusión del proceso de adquisición del análisis de las desviaciones producidas

en el plan anual de compras. Ambas serán tratados por el Representante de la Dirección del Sistema de Compras y Contrataciones Públicas o quien él/ella designe de la JUNJI de la Sección de Recursos Financieros y Físicos, como una no conformidad y se tratará según lo indicado en el procedimiento de acciones correctivas y preventivas.





Solicitud de Compras y Contrataciones: • Vicepresidencia • Comunicaciones • Auditoría • Relaciones Internacionales • Departamento Técnico • Contraloría Int. Terceros y Cobertura • Planificación e Informática • Gestión de Personas • Fiscalía • R.R.F.F.

Contratos: • Servicios de Mantenciones y

Reparaciones de Inmuebles. • Servicios de Mantención y Reparación

de Equipos de Oficina. • Insumos: Cheques, Formularios

Continuos, Materiales oficina. • Servicios Informáticos. • Servicios de Arriendo y Soporte Técnico • Servicios de Telecomunicaciones:

Telefonía Fija y Móvil. • Servicios de Cursos de Desarrollo o

Capacitación. • Servicios de Soporte y Logística:

Correspondencia, Bodegaje, Flete, Carga, Transporte de Pasajeros, Vigilancia y Combustibles.

• Servicios Gráficos: Impresiones, Fotocopiado, Desarrollo Gráfico y Empastes.

• Equipamiento de Jardines: Textiles, Caucho, Mobiliario y Material didáctico

• Arriendos Inmobiliarios y Seguros. • Contratos Vencidos. • Contratos Vigentes y Vencidos

Menores a 3 meses. • Servicio de Bienestar.




Resoluciones: • Exentas y con Toma de Razón

Memorándum: • Recibidos • Despachados

Oficios: • Recibidos

• Despachados proveedores y regiones Orden de Compra Acta de de Evaluación y Adjudicación de Oferta Guía de Recepción Conforme Guía de Recepción de Pagos Guía de Recepción Control de Calidad Evaluación de Proveedores Documentos en Garantía Bases Administrativas y Técnicas de Licitación Términos de Referencia Cuaderno de Ruta Evaluación de Contratos Planilla Registro de Contratos Encuesta de Satisfacción con los Productos y Servicios Evaluación de Indicadores PMG Planilla control y seguimiento SCCP Plan Anual de Compras




ANEXO 1: Plazos Estimados en Compras

Los plazos establecidos en éste acápite, son los estimados para cada tipo de compra. El cuadro N°1 describe la fase 1, para el cálculo total del tiempo hay que sumar esta fase 1 con la Fase que corresponda dependiendo del tipo de compra según su monto en UTM. Los plazos son en días hábiles, los días corridos sólo rigen para los días de publicación en el Sistema de Información de Mercado Público.

CUADRO N°1:

PLAZOS CONSIDERADOS PARA LAS COMPRAS

FASE

1: U

nida

d So

licita

nte

UNIDAD DE PRESUPUESTO

AUTORIZA ADQUISICIÓN

EJECUTA RECURSOS

FISICOS

OFICINA DE PARTES

UNIDAD SOLICITANTE

Si la compra es > a500 UTM V°B° Vicepresidencia

Ejecutiva

Si la compra es < a 500 UTM V°B°

Direccion de Depto. RRFF

Genera Solicitud de Compra

inicio

1°Estima costos total2°Elabora

Especificaciones Técnicas y Criterios y

Mecanismos de Evaluación

Solicitud de compra va aRefrendación e

Imputación Presupuestaria

NO

SI FIRMA UNIDAD COMPRADORA

10 DÍASDesde que se

inicia hasta que llega a la unidad

compradora

Formula bases de Licitacion

CUADRO RESUMEN

Tipo de Compra Días Tiempo Fase 1 TOTAL ESTIMADO Compras < o = a 100

UTM 22 10 32

Compras entre 100 y 500 UTM

38 10 48

Compras entre 500 y 1.000 UTM

38 10 48

Compras entre 1.000 y 5.000 UTM

57 10 67

Compras > a 5.000 UTM

110 10 120




FASE

2: E

jecu

cució

n de

Com

pra

Depto. RRFF

Oficina de Partes

www.mercadopublico.clFíscalíaActividad Unidad

SolicitanteUnidad

Adquisiciones

Confección de Términos de Referencia

Revisión de Términos de Referencia

Publicación de Términos de Referencia


Adjudicación

Elaboración y Firma del Contrato (si aplica)

Tiempos Óptimos

2 días

2 días

2 días

2 días

2 días

3 días

días5

TIEMPO TOTAL : 22 DÍAS con contrato/ TIEMPO TOTAL : 17 DÍAS sin contrato

5 días

1 día

3 días4 días8 días No Aplica 5 días

TIEMPOS PARA LAS COMPRAS MENORES A 100 UTM

FAS

E 2

: Eje

cucu

ción

de

Com

pra

Depto. RRFF

Oficina de Partes


SolicitanteUnidad

Adquisiciones

Confección de Bases de Licitación

Revisión de Bases de Licitación

Publicación de Licitación Pública


Adjudicación

Elaboración y Firma del Contrato

Tiempos Óptimos

5 días

3 días3 días

2 días

10 días

TIEMPO TOTAL : 38 DÍAS

1 día

2 días8 días16 días No Aplica 10 días

5 días

2 días 2 días

5 días

2 días

TIEMPOS PARA LAS COMPRAS ENTRE 100 Y 500 UTM




FAS

E 2

: Eje

cucu

ción

de

Com

pra

Depto. RRFF

Oficina de Partes


SolicitanteUnidad

Adquisiciones





Adjudicación


Tiempos Óptimos

5 días

3 días3 días

2 días

10 días


1 día

2 días8 días11 días

No Aplica

10 días

5 días

2 días 2 días

5 días

2 días

TIEMPOS PARA LAS COMPRAS ENTRE 500 Y 1.000 UTM

5 días

FAS

E 2

: Eje

cucu

ción

de

Com

pra

Depto. RRFF

Oficina de Partes


SolicitanteUnidad

Adquisiciones





Adjudicación


Tiempos Óptimos

7 días

3 días4 días

2 días

20 días


1 día

2 días8 días15 días

No Aplica

20 días

5 días

3 días 2 días

10 días

2 días

TIEMPOS PARA LAS COMPRAS ENTRE 1.000 Y 5.000 UTM

10 días




FASE

2: E

jecu

cució

n de

Com

pra

Contraloría Gral. De la República

Depto. RRFF

Oficina de Partes


SolicitanteUnidad

Adquisiciones





Adjudicación


Tiempos Óptimos

7 días

4 días4 días

2 días

20 días


2 día

3 días9 días16 días 20 días

5 días

3 días 2 días

10 días 3 días

TIEMPOS PARA LAS COMPRAS MAYOR A 5.000 UTM CON TOMA DE RAZÓN

20 días

Aprueba Bases de Licitación Pública

20 días

10 días 20 días

40 días




ANEXO 2

DECLARACIÓN JURADA

En Santiago de Chile, a.................de.............................................de 2009, don/doña.................................................................representante legal de la

empresa…......................................................., RUT:…………………….., Domiciliada en:………………………………………………………………………………..., viene en declarar que la entidad que representa, no

se encuentra afecta a las inhabilidades del artículo 4º, inciso 1° y 6º de la Ley Nº 19.886, que dicen relación con que:

“Podrán contratar con la Administración las personas naturales o jurídicas, chilenas o extranjeras, que

acrediten su situación financiera e idoneidad técnica conforme lo disponga el reglamento, cumpliendo con los demás requisitos que éste señale y con los que exige el derecho común. Quedarán excluidos quienes, al

momento de la presentación de la oferta, de la formulación de la propuesta o de la suscripción de la convención, según se trate de licitaciones públicas, privadas o contratación directa, hayan sido condenados

por prácticas antisindicales o infracción a los derechos fundamentales del trabajador, dentro de los anteriores dos años”.

“Ningún órgano de la Administración del Estado y de las empresas y corporaciones del Estado o en que éste

tenga participación, podrá suscribir contratos administrativos de provisión de bienes o prestación de servicios con los funcionarios directivos del mismo órgano o empresa, ni con personas unidas a ellos por los vínculos de

parentesco descritos en la letra b) del artículo 54 de la ley Nº 18.575, ley Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado, ni con sociedades de personas de las que aquéllos o éstas formen

parte, ni con sociedades comanditas por acciones o anónimas cerradas en que aquéllos o éstas sean accionistas, ni con sociedades anónimas abiertas en que aquéllos o éstas sean dueños de acciones que

representen el 10% o más del capital, ni con los gerentes, administradores, representantes o directores de cualquiera de las sociedades antedichas”.

…….................................................... Nombre y Firma Representante Legal

(o Persona Natural según corresponda)




ANEXO 3

EJEMPLOS PARA EVALUACIÓN DE OFERTAS

Paso 1 Se requiere comprar 100 Sillas de escritorio según las siguientes características:

• Silla ergonómica con soporte lumbar. • Silla con brazos ajustables. • Silla con ruedas. • Silla con respaldo alto y ajustable. • Silla de tapiz a elección. • Diseño ergonométrico para evitar malas posturas.

Paso 2 Se cotizó en el mercado y se obtuvo la siguiente información:

• Que la calidad no podía determinarse al mirar las sillas por internet entre una empresa y otra, y que por ello la calidad estaba dada en las características ofrecidas en cada producto.

• En diseño, se vio que eran similares, algunas diferían de otras, pero subían los costos al buscar mayor variedad de modelos y ergonomicidad.

Se determinaron los siguientes criterios para evaluar:

• Ponderar el Precio • Ponderar el Plazo de Entrega • Ponderar las Características del Producto

Paso 3 Se confecciona tabla de Criterios y Mecanismos de Evaluación según formato de tabla:




Tabla N°1


PRECIO 40%

Precio


Tiempo de Entrega de productos CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO 40%

Silla Ergonométrica con las siguientes características: ruedas; soporte lumbar; alturas regulables de asiento y respaldo, tapiz a elección y soporte de brazos. (4 características)

TOTAL 100%


PUNTAJE ESPECIFICO

PUNTAJE TOTAL


40%

PRECIO

Será asignado

según fórmula.



Se evaluará en base de la

propuesta económica más baja.

PRECIO


OFERTA ECONÓMICA


PUNTAJE ESPECIFICO

PUNTAJE TOTAL


20%

PLAZO DE ENTREGA

Será asignado

según fórmula.



Se evaluará en base de la

propuesta de entrega más baja.

DÍAS


OFERTA ECONÓMICA Y


(INDICADOR) PUNTAJE

ESPECIFICO PUNTAJE

TOTAL MEDIO DE

VERIFICACIÓN

40%

CARACTERÍSTICAS DEL

PRODUCTO






X<1

01


2=< X >=4

06

10

OFERTA TÉCNICA


X > = 5

10




Paso 4: Análisis de Ofertas

Para el ejemplo se consideraran las siguientes ofertas:

OFERTA 1:

•Silla alta con mecanismo Pivotal con regulación mediante fijación de perilla. Cuenta con regulación de altura del respaldo mediante ajuste de perilla. Base en poliamida reforzada con fibra de vidrio y ruedas de 50 mm. Regulación de altura mediante gas neumático. Tela Lana color a pedido. Brazos opcionales. Valor no incluye brazos.

•Despacho productos en 5 días hábiles

•Valor Silla Unitario s/IVA $ 62.000.-

OFERTA 2

•: La Serie ITACA puede llevar base cromada de 5 puntas, base de trineo para silla de visita en la misma serie y distintos tipos de brazos y colores de tela a escoger

•Asientos: Ajuste antropométrico, que permite al usuario que sus pies estén en contacto con el suelo

•Respaldo: Cuenta con soporte lumbar, ajustes mecánicos del respaldo en altura y profundidad, lo cual permite mantener una postura ideal para evitar cansancio, lesiones vertebrales y de ligamentos

•Brazos: Existen con altura regulable para ayudar al usuario que pasa todo el día en el teclado, evitando el cansancio de sus brazos por mantenerlos en una misma posición y altura, también los hay fijos con cojín confortable para el correcto apoyo del cuerpo y evitar lesiones de hombro.

•Tapizado: Utilizamos productos antialérgicos y antibacteriales, absorbentes al sudor y color uniforme.

•Entrega de productos en 4 días hábiles•Valor Silla Unitario s/IVA $ 76.000.-




Paso 5: Cálculo de Ofertas 1 Ejemplo de cuadro de criterios de Evaluación Aplicado a las ofertas:

Criterio a evaluar

OFERTA 1

Ponderador Tramos Puntos Puntos Totales

Precio Menor

Oferta <: 62.000

40


10

4.0

Plazo entrega menor

Entrega <: 4

20


10

1.6

CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO

X= 4 características

40

2=< X >=4

6

2.4

Total puntaje oferta 1=8.0

Criterio a evaluar

OFERTA 2

Ponderador Tramos Puntos Puntos Totales

Precio Menor

Oferta <: 62.000

40


8.15

3.3

Plazo entrega menor

Entrega <: 4

20


10

2.0


X= 6 características

40

X > = 5

10

4.0

Total puntaje oferta 2= 9.3




Cálculo de Ofertas 2 OFERTA ECONÓMICA Se asignará un puntaje de precio (PP) de 10 puntos a la propuesta económica más baja (PM). La fórmula para determinar los puntajes de precio (PP) de las demás propuestas económicas de los proponentes calificados técnicamente, se calcularán como se indica:

PP = POm x 10 / PO Donde: PP: es el puntaje de precio de la propuesta en consideración, POm: es el precio más bajo entre todas las ofertas presentadas y que cumplen con el

puntaje mínimo técnico y PO: el precio de la propuesta en consideración.

Oferta 1 Oferta 2

PP= 62.000 x 10 / 62.000 PP: 10 Una vez obtenido el puntaje calculamos su ponderación utilizando lo que indicamos en nuestros criterios de evaluación, en este caso un 40% de ponderación Indicador oferta Económica = 10* 0.4 (porcentaje asignado del 40%) Nota obtenida en este ítem = 4,00

PP= 62.000 x 10 /76.000 PP: 8,15 Indicador oferta Económica = 8,15x 0.4 Nota obtenida en este ítem = 3,3

CALCULO PLAZO ENTREGA Se asignará un puntaje de precio (PP) de 100 puntos a la propuesta económica más baja (PM). La fórmula para determinar los puntajes de precio (PP) de las demás propuestas económicas de los proponentes calificados técnicamente, se calcularán como se indica:

PE = PEm x 100 / PO

Donde: PE: es el puntaje del plazo de entrega de la propuesta en consideración, PEm: es el plazo menor de entrega entre todas las ofertas presentadas y que cumplen

con el puntaje mínimo técnico y PO: el plazo de entrega de la propuesta en consideración.




Oferta 1 Oferta 2 PE= 4 x 10 /5 PE: 8 Una vez obtenido el puntaje calculamos su ponderación utilizando lo que indicamos en nuestros criterios de evaluación, en este caso un 20% de ponderación Indicador Plazo de Entrega = 8x0.2 (porcentaje asignado de 20%) Nota obtenida en este ítem = 1.6

PP= 4 x 10 /4 PP: 10 Indicador Plazo de Entrega = 10x0.2 (porcentaje asignado de 20%) Nota obtenida en este ítem = 2.0

CALCULO CARACTERÍSTICAS DEL PRODUCTO Se asignará un puntaje de acuerdo a los rangos indicados en la tabla N°1:

Criterio a evaluar Ponderador Tramos Puntos Puntos Totales


X= 4 características oferta 1

40

2=< X >=4

6

2.4


X= 6 características oferta 2

40

X > = 5

10

4.0

Resumen Ofertas

Proveedor Precio Plazo Características Total Oferta 1 4.0 1.6 2.4 8.0 Oferta 2 3.3 2.0 4.0 9.3




Cálculo de Ofertas 3 Una vez calculado el puntaje de cada criterio, las propuestas se clasificarán de acuerdo con los criterios definidos, y combinados, utilizando un 40% de ponderación para la propuesta económica, un 20% de ponderación para el plazo de entrega y un 40% a las características del producto.

La fórmula para determinar el puntaje final de cada propuesta, se calcularán como se indica:

PC= (C1 x 0.40) + (C2 x 0.20) + (C3x0.40)

Donde C1: es puntaje combinado de la propuesta por criterio económico C2: es puntaje técnico de la propuesta por criterio de plazo de entrega C3: es puntaje de precio de la propuesta por criterio características del producto

Ejemplo según oferta 1:

PC oferta 1= (C1 x 0.40) + (C2 x 0.20) + (C3x040) PC oferta 1= (10 x 0.40) + (8 x 0.20) + (6x0.40)

PC oferta 1= (4) + (1,6) + (2,4) Nota Final oferta 1= 8




ANEXO 3: Listado de Chequeo de recepciones conformes

ADQUISICIÓN DE BIEN O SERVICIO DOCUMENTOS REQUERIDOS En caso de capacitaciones y jornadas

Listado de participantes firmado por cada uno de los asistentes.

En caso de contratos de ejecución el tiempo donde sus trabajadores presten sus servicios directamente en JUNJI:

Certificado de cumplimiento de obligaciones laborales emitido por inspección del trabajo, o emitidos por empresas autorizadas por la subsecretaria del trabajo.

En caso de publicaciones Recorte o impresión de aviso publicado.

En caso de contratos que se deban pagar contra presentación de informes

Memorándum de la unidad requirente que informe la recepción conforme del informe estipulado.

En caso de compra de material didáctico, mobiliario , textiles y cauchos dirigido a las salas cuna y jardines infantiles

Control de calidad efectuado por la central de abastecimiento.

En caso que la factura venga acompañada de guías de despacho.

Guías de despacho respectivas.

En caso servicios de correspondencia Ordenes de trabajo en original y memo de la

planilla de revisión efectuada por el encargado de oficina de partes.

En caso telefonía celular y telefonía fija Memo con planilla con revisión de pagos efectuada por la encargada de servicios generales.

En caso de productos de uso individual de funcionarios (celulares, notebook, vestuario, calzado, pendrive, calculadoras etc.)

Planilla firmada con la recepción conforme firmada por los funcionarios a quienes se designan los equipos.

En caso servicio de taxi Boletas de los respectivos servicios, firmados por el jefe directo de los funcionarios trasladados, con reseña del motivo del viaje, y revisado por SSGG.

En caso de aplicación de multas

Resolución de multa.

manual de procedimientos de adquisiciones€¦ · 6.1.3 seguimiento y control al plan anual de...

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