manual de procedimientos dc 2da parte1

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DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

PROCEDIMIENTO

ELABORAR PLANES Y PROGRAMAS DE PREVENCION

PRE – PD – 001

Elaboró: Técnico para Apoyo de Seguridad y Defensa _______________________________________________ Revisó: Profesional de Defensa _______________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana _______________________________________________

CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción

1 09/09/2008 Creación

PREVENCION

PRE-PD-001 Versión Página No.

República de Colombia


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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO........................................... ..................................................2

2. ALCANCE............................................ ..................................................2

3. CONDICIONES GENERALES.............................. .................................3

4. DESARROLLO ......................................... .............................................3

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ............................ ...........................6

1. OBJETIVO Servir como instrumento rector para el diseño y realización de actividades dirigidas a prevenir, mitigar y dotar al Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, de una herramienta que permita coordinar y planear el control y atención de riesgos y sus efectos asociados sobre las personas y el medio ambiente, asimismo, impartir normas e instrucciones sobre las obligaciones, deberes y responsabilidades de los organismos operativos que conforman el SNPAD. Establecer las directrices para la elaboración de los planes locales de emergencia, según la “Guía Metodológica para la Formulación del Plan Local de Emergencia y Contingencias (PLEC’s)”.

2. ALCANCE Partiendo de la premisa que “La Prevención y Atención de los Desastres es una Responsabilidad de Todos ” y la definición del Sistema como el Conjunto de instituciones públicas, privadas y comunitarias que integran sus recursos técnicos, científicos, administrativos, organizativos, etc., cada una desde el ámbito de su competencia que tengan responsabilidades en las tareas de prevenir, reducir, evitar y/o atender las emergencias o desastres, se concluye que todas las entidades o instituciones deben hacer planes de Emergencia y Contingencia. El Plan de Emergencia es un plan general que da normas para cualquier tipo de emergencia. El Plan de Contingencia es un plan específico para cada amenaza, pero enmarcado en los lineamientos que le dé el correspondiente Plan de Emergencia.

PREVENCION




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3. CONDICIONES GENERALES El Plan de Emergencia es un documento que determina la estructura jerárquica y funcional de las autoridades y organismos llamados a intervenir y establece el sistema de coordinación de las instituciones, los recursos y medios tanto públicos como privados, necesarios para cumplir el objetivo propuesto. El Plan debe incluir políticas, acciones y programas, tanto de carácter sectorial como del orden nacional, regional y local, que se refiera entre otros a la fase de prevención, atención y desarrollo en relación con los diferentes tipos de desastre o calamidad. Este Plan debe contener todos los elementos necesarios para establecer un sistema para la prevención y atención de desastres en el territorio a que se hace referencia. El Plan de Contingencia es el conjunto de acciones secuenciales que deben ser cumplidas por cada grupo de trabajo durante cada una de las etapas del desastre, así como los procedimientos para realizarlos y los recursos disponibles para tal fin; estos planes deben ser elaborados para un escenario de riesgo específico. El Plan de Emergencia y Contingencia se debe elaborar de acuerdo a la “Guía Metodológica para la Formulación del Plan Local de Emergencia y Contingencias (PLEC’s)” SNPAD – PLEC’s.

4. DESARROLLO Asumiendo que los planes nacionales son muy generales y no pueden salirse de normas legales, doctrina de administración de desastres y costumbres aceptadas en nuestro medio y para darle curso a los planes del nivel operativo, se determina el siguiente procedimiento para la elaboración a partir del nivel regional: Los Comités Locales del Sistema Nacional para la Prevención Atención de Desastres SNPAD, del cual es integrante la Defensa Civil Colombiana, elaboran su plan de emergencia con sus correspondientes anexos institucionales, sin que se presenten contradicciones entre el Plan y sus anexos. Como el plan de emergencia tiene un aparte en que se identifican las amenazas de esa comprensión territorial, para cada una de ellas se elaborará su respectivo plan de contingencia.

PREVENCION




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Siguiendo los lineamientos del plan de emergencia regional, el Comité Operativo elabora el propio siguiendo el mismo proceso interactivo con las instituciones para los correspondientes anexos. En la misma secuencia, para cada AMENAZA debe elaborar un Plan de Contingencia, con sus anexos, siguiendo el mismo procedimiento de elaboración interinstitucional. El PLEC´s debe ser evaluado periódicamente para determinar si los escenarios, procedimientos, recursos e información en general corresponden a la realidad y amenazas actuales en cada municipio, esta evaluación y seguimiento al plan debe ser efectuada con el apoyo de las instituciones que integran el CLOPAD.

PREVENCION




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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS

Por medio de directivas se determinan las directrices para actuar a nivel nacional ante una posible emergencia

Prevención y Acción

Integral

• Decreto Ley 2341 de

1971 • Decreto 919 de 1989 • “Guía Metodológica

para la Formulación del Plan Local de Emergencia y Contingencias (PLEC’s)”.

Con base en las necesidades, se elabora un inventario de amenazas por región

Prevención y Acción

Integral

• Estadísticas de

emergencias • Zonas potenciales

de emergencias • Ciclo de las

calamidades

De acuerdo al diagnóstico se elabora un Plan por cada Amenaza

Sistema Nacional para la Prevención y

Atención de Desastres SNPAD

• Políticas del SNPAD • Decreto 919 de 1989 • Planes de emergencia

y contingencia

• El PLEC´s debe ser evaluado periódicamente con el apoyo de las instituciones que integran el CLOPAD.

• Estadísticas de emergencia

Prevención y Acción Integral

Informes, cuadros estadísticos de emergencias

Inicio

Fijar pautas, normas, directrices

para la elaboración del

Plan

Elabora plan y lo presenta para

revisión al Comité, conjuntamente con

los CLOPADs y CREPADs

Elabora un diagnóstico de necesidades y

registro de amenazas

Evaluación y Seguimiento

Fin

PREVENCION




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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO Decreto Ley 2341 de 1971 •

Decreto 919 de 1989

Estadísticas de emergencias atendidas Inventario de Amenazas en Zonas Potenciales de Emergencias

Ciclo de las calamidades y los desastres

INVENTARIO DE AMENAZAS EN ZONAS POTENCIALES DE DESA STRES

DEPARTAMEN-

TOS AMENAZAS RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE

DESASTRE AMAZONAS Inundaciones Riberas de los ríos Amazonas, Putumayo, Caquetá,

Apaporis, Mirití. ANTIOQUIA

Deslizamientos Inundaciones Sismos Vientos Huracanados Incendios Forestales Avalanchas

Medellín, Dabeiba, Amagá, Andes. Amagá, Puerto Berrío, Puerto Triunfo, La Pintada, Bolombolo, Puerto Valdivia, Tarazá, y Caucasia. Intermedio; alto en el Valle de Aburrá por densidad poblacional y urbanística y en el noroccidente del departamento. Zona de Urabá. Valle de Aburrá. Dabeiba.

ARAUCA Inundaciones Sismos

Arauca, Cravonorte, Puerto Rondón, Fortul, Saravena. Occidente del departamento.

ATLANTICO

Deslizamientos Arroyos Inundaciones

Soledad, Tubará.

Barranquilla, Soledad. Suan, Santa Lucía, Manatí, Malambo.

BOGOTA D.C.

Sismos Incendios Forestales Inundaciones Deslizamientos

Alto por densidad poblacional y urbanística: sistemas de fallas del Borde Llanero y Salinas, fallas locales de Bogotá, Alto del Cabo, Torca y Santa Bárbara. El Lago, Chapinero, Los Mártires, La Candelaria. Ultimos episodios clasificados como terremotos:1827, 1917. Cerros orientales y de Suba. Zonas aledañas ríos Juan Amarillo y Tunjuelito al sur y occidente. Cerros orientales.

BOLIVAR

Inundaciones Deslizamientos Mar de Leva

La Boquilla, San Juan Nepomuceno, Sur del Depto. Cartagena barrio el Bosque Alto, Las Colinas. Cartagena: Bocagrande, La Boquilla, Marbella.

Deslizamientos Rondón, Santa María, La Capilla, Paz del Río,

DEPARTAMEN- TOS

AMENAZAS RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE

BOYACA

Inundaciones Incendios Forestales Sismos

Labranzagrande, Chiscas, Pajarito, Muzo, Aquitania, Sogamoso. Corrales, La Capilla, Pajarito, Puerto Boyacá, Páez, Maripí, Somondoco, Campohermoso. Aquitania, Villa de Leyva, Siachoque, Paipa, Duitama, Tibasosa, Tasco, Arcabuco. Oriente del departamento.

CALDAS

Sismos Volcanes Inundaciones Deslizamientos Avalanchas

Alto en todo el departamento. muy alto en Manizales por densidad poblacional y urbanística; sistema de fallas de Romeral. Ruiz, Machín: Manizales, Chinchiná. La Dorada, Guarinocito. Manzanares, Belalcazar, Marmato, Manizales. Supía.

CAQUETA

Inundaciones Deslizamientos

Valparaíso, Puerto Solano, Milán, Curillo, Puerto Rico, San Vicente del Caguán, Puerto Arango. Morelia, Belén de los Andaquies, El Paujil.

CASANARE

Inundaciones Deslizamientos

Maní, Orocue, San Luis de Palenque, Paz de Ariporo, Pore, Hato Corozal, Villanueva. Sabanalarga, vía a Yopal, El Morro, Aguazul, El Pauto, Támara, Recetor, Chámaza.

CAUCA

Sismos Volcanes Inundaciones Avalanchas

Alto en todo el departamento, muy alto en Popayán por fallas y densidad poblacional y urbanística. Puracé, Huila: Regiones aledañas, cuencas de los ríos que nacen allí. Tímbío, Puerto Tejada, Páez. Caloto, Piendamó, Balboa.

CESAR Inundaciones Vendavales La Gloria, Gamarra.

Tamalameque, Valledupar, Badillo, Guaymaral. CORDOBA

Inundaciones Mar de Leva

Tierralta, Valencia, Cereté, San Pelayo, Lorica, San Bernardo del Viento, Montería, Chimá, Momil, Purísima, Ciénaga de Oro, Montelíbano, Buenavista, Ayapel, Pueblo Nuevo. San Bernardo del Viento, San Antero, Moñitos, Puerto Escondido.

Deslizamientos Cáqueza, El Colegio, Fómeque, Gachetá, Guayabal, La

DEPARTAMEN- TOS


CUNDINAMAR- CA

Sismos Inundaciones Avalanchas

Vega, Puerto Salgar, Soacha, Utica, Villeta, Cucunubá, La Calera, Silvania. Intermedio: al oriente por sistema de fallas del Borde Llanero, al occidente por sistema de fallas Salinas. Puerto Salgar, Gachetá, Guayabetal. Utica, región del Guavio.

CHOCO

Inundaciones Sismos Deslizamientos Maremotos Avalanchas

Bagadó, Lloró, Bojayá, todo el departamento. Todo el departamento, especialmente noroccidente: Bahía Solano. Riosucio. Costa Pacífica: Bahía Solano y El Valle. Bagadó.

GUANIA Inundaciones Todo el departamento -Puerto Inírida, San Rafael. GUAJIRA

Sequías Tormenta tropical Inundaciones

Todo el departamento. Uribia, Manaure, Maicao, Riohacha. Riohacha, Maicao, Barrancas, San Juan del Cesar, Villanueva, Uribia.

GUAVIARE Inundaciones San José del Guaviare, todo el departamento. HUILA

Inundaciones Volcanes Sismos Deslizamientos Avalanchas

Neiva, El Agrado, Acevedo, Suaza, Guadalupe, Aipe, Altamira, Campoalegre, Colombia, Palermo, Pitalito, Rivera, Timaná, Yaguará. Huila: Cuenca río Páez. Puracé: suroccidente.

Todo el departamento. Santa María. Guadalupe, Gigante.

MAGDALENA

Inundaciones Vendavales

El Banco, Guamal, San Sebastián, San Zenon, Santa Ana, Plato, Tenerife, Pedraza, El Piñón . Poblacionales al occidente de la Sierra Nevada.

META

Inundaciones Sismos Avalanchas

Villavicencio, Puerto López, Barranca de Upía, Cabuyaro. Villavicencio y zonas aledañas a falla del Borde Llanero Restrepo.

NARIÑO

Volcanes Maremotos Sismos

Galeras: muy alto en Jenoy y Nariño, alto en Pasto, Consacá, La Florida y regiones aledañas al cauce del río Azufral. San Juan de la Costa, Tumaco, Iscuandé, Barbacoas, El Charco; ultimo episodio 1979. Todo el departamento.

DEPARTAMEN- TOS


NORTE DE SANTANDER

Sismos Inundaciones Deslizamientos

Alto en todo el departamento ; muy alto en Cúcuta, Arboledas, Pamplona. Tibú, Sardinata, Puerto Santander, Tres Bocas, Campo Dos, La Gabarra, San Martín de Loba; Puerto Villamizar, Aguas Claras, Villa del Rosario, Cáchira, Corregimientos de Cúcuta. Cúcuta, Sectores de Tucunare, Palmera, Santo Domingo, Los Patios: sectores de la Cumbre, Daniel Jordán, en Toledo: Vereda Irma, El Retiro; Labateca, Herrán, Pamplona.

PUTUMAYO Inundaciones Deslizamientos

Puerto Asís, Puerto Leguízamo, San Miguel, Orito. San Francisco, Mocoa.

QUINDIO

Sismos Desliz. y Avalancha.

Alto en todo el departamento, muy alto en Armenía por densidad poblacional y urbanística. Pijao y Génova.

RISARALDA

Sismos Deslizamientos Inundaciones

Alto en todo el departamento, muy alto en Pereira y Dosquebradas por densidad poblacional y urbanística. Pereira, Dosquebradas, Marsella. La Virginia, Pereira, Santa Rosa de Cabal.

SAN ANDRES Y PROVIDENCIA

Huracanes Temporada: agosto a octubre.

SANTANDER

Sismos Deslizamientos Inundaciones

Todo el departamento, alto en Bucaramanga, Cepitá, Mesa de los Santos, Betulia y Zapatoca. Bucaramanga, Jesús María, Landázuri, Málaga, Rionegro, San Vicente, Suratá, Tona, Vélez, San Benito. Barrancabermeja, Puerto Wilches, El Plaýon, Capitanejo.

SUCRE

Inundaciones Vendavales Marejadas

San Marcos, San Benito, Caimito, Sucre, Guaranda, Majagual, Corozal. Tolú, San Onofre, Morroa, Sincelejo, Coloso, Corozal, San Pedro, San Marcos. Golfo de Morrosquillo en sus principales centros poblados de Tolú y Coveñas.

Volcanes

Ruiz : Murillo, Herveo, Líbano, Mariquita, Honda Tolima : Juntas, Pastales, Ibagué.

DEPARTAMEN- TOS


TOLIMA

Incendios Forestales Inundaciones Sismos Deslizamientos

Rovira, Chaparral, Ataco. Prado, Natagaima, Purificación, Honda, Coyaima, Flandes, Suárez, Ambalema, Cajamarca, Cocora. Todo el departamento. Anzoategui, Ataco, Casablanca, Coello, Falán.

VALLE DEL CAUCA

Sismos Inundaciones Avalanchas Deslizamientos

Alto en Cali por densidad poblacional y urbanística; todo el departamento, falla Romeral. Andalucía, Buga, Cali, El Cerrito, Florida, Ginebra, Palmira, Tuluá, Trujillo, Pradera, Sevilla, Yumbo, Buenaventura. Buenaventura, Florida, Ginebra, Palmira. Cali, Dagua, El Dovio, Sevilla, Tuluá, Yumbo.

VAUPES Inundaciones Mitú, todo el departamento VICHADA Inundaciones Todo el departamento

CICLO DE LAS CALAMIDADES Y LOS DESASTRES

FENOMENOS QUE ORIGINAN CALAMIDADES Y DESASTRES N A T U R A L E S ANTROPICO

S Hidrometeorológicos Geológicos

Lluvias torrenciales Heladas Crecientes súbitas Inundaciones Avalanchas Marejadas

Vendavales Tormentas eléctricas Tormentas tropicales Huracanes Sequías (Incendios forestales)

Derrumbes Deslizamientos Movimientos en masa

ERUPCIONES VOLCÁNICAS Flujos de lodo Terremotos Movim. Licuación

suelo Sísmicos Maremotos

(tsunamis)

Accidentes Incendios Contaminación Deforestación Epidemias Desplazados Fuga tóxicos Actos terroristas

amenaza

PREVENCION PREPARACION MITIGACION ALERTA - ALARMA

impacto Vulnera - bilidad

Núcleos poblacionales, bienes, viviendas, estructuras de servicios, medio ambiente, ecosistema.

calamidad o desastre respuesta

atención rehabilitación , reconstrucción

� Planes de Ordenamiento Territorial � Planes de Emergencia y Contingencia

Escenario

de riesgo

Escenario

de riesgo




PROCEDIMIENTO

EJECUCION DE PROGRAMAS DE PREVENCION

PRE – PD – 002

Elaboró: Técnico para Apoyo de Seguridad y Defensa ________________________________________________ Revisó: Profesional de Defensa ____________________________________________________

Aprobó: Director General de la Defensa Civil Colombiana ____________________________________________________


1 09/09/2008 Creación

PREVENCION



PROCEDIMIENTO EJECUCION DE PROGRAMAS DE PREVENCIÓN

01 14 de 61



TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO........................................... ..................................................2

2. ALCANCE............................................ ..................................................2

3. CONDICIONES GENERALES.............................. .................................3

4. DESARROLLO ......................................... .............................................3

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ............................ ...........................6

6. OBJETIVO Planificar las actividades de Prevención y Atención de Emergencias Coordinar las acciones para enfrentar las situaciones de desastre Fijar tareas de prevención de acuerdo a la misión de cada entidad del SNPAD

7. ALCANCE

Comprende desde la citación de las entidades que conforman el Comité Operativo Nacional (Cruz Roja, Bomberos, DGPAD, Policía Nacional, Fuerzas Militares, Gobernadores, Alcaldes) hasta la elaboración de las respectivas actas de la reunión

8. CONDICIONES GENERALES Se tienen en cuenta los informes de prevención y atención de emergencias de las diferentes entidades que conforman el Comité, los informes del estado del tiempo y proyecciones futuras que emite el IDEAM, así como los compromisos de soluciones a problemas inminentes del territorio nacional.

9. DESARROLLO Dependiendo de la necesidad por inminente emergencia o desastre, se cita a reunión a todos los integrantes del Comité Operativo Nacional CONAD

PREVENCION




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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS Se elabora el oficio para citar a los miembros del CONAD, el cual contiene el sitio, la hora y la agenda a tratar en el Comité Operativo Nacional

Dirección de Prevención y Acción

Integral de la Defensa Civil Colombiana

Oficios, informes de emergencias

En la reunión de todos los miembros del CONAD, se definen políticas y tareas a seguir para contrarrestar una posible emergencia

Miembros del Comité e invitados especiales

Se elabora un acta con los temas tratados, las lecciones aprendidas y las tareas por cumplir

Director General como Presidente del

CONAD

Acta de reunión

Se hace un seguimiento a las tareas impuestas en el CONAD

Director General

como Presidente del CONAD

Inicio

Elaboración oficio para citación a reunión de los Miembros del

Comité Operativo Nacional

El Comité se reúne y establece

compromisos y plazos de ejecución

Elabora el acta correspondiente y la envía a las Entidades del

CONAD

Monitorea el cumplimiento de los

trabajos que se hayan impuesto en

la reunión.

Fin

PREVENCION




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NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO

Decreto 919 del 1° de mayo de 1989

Citaciones al Comité Operativo Nacional - CONAD

Actas de reunión




PROCEDIMIENTO

EVALUACION DE LA PREVENCION

PRE – PD – 003

Elaboró: Técnico para Apoyo de Seguridad y Defensa _______________________________________________ Revisó: Profesional de Defensa ______________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana _______________________________________________


1 09/09/2008 Creación

PREVENCION



PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA PREVENCIÓN

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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO........................................... ................................................18

2. ALCANCE............................................ ................................................18

3. CONDICIONES GENERALES.............................. ...............................18

4. DESARROLLO ......................................... ...........................................19

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ............................ .........................20

11. OBJETIVO

Emitir normas e instrucciones para que los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas, contacten, orienten y unifiquen criterios y doctrina en los organismos operativos de sus correspondientes jurisdicciones. Así mismo verificar el buen funcionamiento tanto operativo como administrativo. Capacitar y revistar sobre aspectos del Plan Estratégico Institucional, conformación y operatividad de las agrupaciones operativas y administrativas, consolidar la organización, examinar la capacidad para cumplir la misión y en general aquellos aspectos que enmarcan la misión de la Entidad y las tareas específicas de la misma

12. ALCANCE Comprende desde la elaboración de la Circular correspondiente en el mes de enero de cada año, hasta la evaluación de los respectivos informes sobre las inspecciones operativas realizadas durante los meses de FEBRERO, ABRIL, JULIO y SEPTIEMBRE de cada año.

13. CONDICIONES GENERALES

Teniendo en cuenta las políticas de la Dirección y el Plan Estratégico, se dispone que los señores Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas, ejecuten dos Inspecciones Operativas por semestre a las Juntas de sus respectivas jurisdicciones, durante los meses de FEBRERO, ABRIL, JULIO y SEPTIEMBRE de cada año.

PREVENCION




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14. DESARROLLO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS Se elabora la Circular, la cual contiene las directrices y fechas para la realización de las inspecciones operativas por parte de las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas

Dirección de Prevención y

Acción Integral de la Defensa Civil

Colombiana

Circular

Se envía la circular y el formato respectivo para que sea diligenciado y devuelto a la oficina de Prevención

Directores Seccionales y Jefes

de Oficinas Operativas DCC

Formato de Inspecciones

Consolidada la información, se elabora la Resolución y se envía a las Seccionales, Of. Operativas y al Grupo de Presupuesto para el pago, según el Plan de Compras


Acción Integral de la Defensa Civil Colombiana y Grupo de Pre

supuesto

Resolución

Para cada inspección operativa se elabora el informe respectivo y la planilla de gastos para su legalización.

Directores

Seccionales y Jefes de Oficinas

Operativas DCC

Informes operativos del plan visitas

Recibidos los informes se verifican y se archivan para su consulta.


Acción Integral de la Defensa Civil

Colombiana

Inicio

Elaboración de la circular para la

realización de las Inspecciones

Operativas a las Juntas de DCC.

Envío de la Circular y el formato de

Inspecciones a las Seccionales y Oficinas

Operativas

Se consolida la información y se

elabora la Resolución correspondiente

Elabora y envía a Prevención los

informes de las Insp. operativas

programadas en el mes

Se controla y verifica el cumplimiento de las

inspecciones

Fin

PREVENCION




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Decreto Ley 919 de 1989

Resolución No. 455 del 28 de agosto de 2008.

Circular sobre Inspecciones Operativas

Formatos de inspecciones Operativas

Resolución sobre Inspecciones Operativas

Informes de Inspección Operativa de las Seccionales y Oficinas Operativas.




PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

ATN – PD – 001

Elaboró: Auxiliar de Técnico _______________________________________________ Revisó: Representante de la Dirección _______________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana _____________________________________________________


1 23/09/2008 Creación

ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

ATN-PD-001 Versión Página No.


PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

1 22 de 61



TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO........................................... ................................................22

2. ALCANCE............................................ ................................................22


4. DESARROLLO ......................................... ...........................................24

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ........... ¡Error! Marcador no definido.

1. OBJETIVO Coordinar las acciones de atención de emergencias para lograr salvaguardar la vida y los bienes del conglomerado social del Territorio Nacional, realizando acciones de Búsqueda, localización y rescate de las personas, sus bienes y entorno, así como de los servicios vitales y sistemas estratégicos, en caso de riesgo, emergencia, siniestro o desastre que comprometan a gran parte a la población. Fomentar una adecuada gestión de la Institución, con el fin de garantizar un servicio eficaz y eficiente en cumplimiento a la normatividad vigente y a la constitución.

2. ALCANCE El presente procedimiento va desde el impacto y/o recibo de la información, hasta la desmovilización de recursos y posterior reunión para estudio de caso, incluyendo su ejecución en el proceso del manejo de la cadena de Socorro, las actuaciones del personal voluntario, los grupos especializados y el apoyo que da la entidad al manejo coordinado de la emergencia.


1. La atención de la emergencia se hará con base en la metodología de Sistema de Comando de Incidentes y se deberán observar los principios y estructura desde el principio hasta el fin de la emergencia.

2. Ningún voluntario podrá actuar a titulo personal o sin la autorización de la Seccional,





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Oficina Operativa y/o Junta de Defensa Civil.

3. Todo procedimiento que se realice en la atención de la emergencia se deberá reportar inmediatamente al Funcionario de Servicio.

4. No se podrá emplear menores de edad ni voluntarios incapacitados físicamente, en actividades operativas que impliquen alto riesgo para la integridad física del voluntario.

5. No se permitirá el ingreso a la zona de impacto a los voluntarios que no porten los respectivos equipos de Protección Personal.

6. La aprobación y la revisión de los protocolos se realiza mediante reunión de Funcionarios y en presencia del Director Seccional o Técnicos de la Oficina Operativa.

7. Los documentos generados por fuentes externas, como son: Normas, libros, folletos, artículos, ya bien sea en medio físico ó magnético; deberán reposar en medio magnético en la Dirección Seccional u Oficina Operativa; para consulta de los funcionarios operativos.

8. Los documentos externos serán identificados a través del listado de documentos externos.

9. Este procedimiento se aplicará sólo cuando la Emergencia afecte a la población.





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4. DESARROLLO La Defensa Civil Colombiana coordinará los apoyos requeridos para proporcionar los servicios de atención de la emergencia, búsqueda y salvamento, socorro, atención prehospitalaria, transporte; así como una Adecuada distribución de recursos y responsabilidades de los cuerpos de Auxilio del sector público, privado y social, independientemente del tipo de Riesgo, emergencia, siniestro o desastre. En caso de emergencias, los procedimientos operativos se aplicarán de acuerdo a lo determinado en el Decreto 919 del 1 de mayo de 1989. Teniendo en cuenta que se deberá a tender cualquier tipo de emergencia que comprometa a la población.


Inicio del evento emergencia o incidente ocurrido inesperadamente que genere riesgo a la comunidad.

Eventos de tipo natural, socio natural o

antropicos.

Recepción del comunicado a través de la línea de Emergencias 144 a nivel nacional Comcel y Movistar. Recepción a través de la línea fija de la Seccional u Oficina Operativa. Recepción a través de la Red local o red integrada de Emergencias. Recepción del llamado a través de la Red HF, UHF, VHF y/o Red de Comunicaciones.

Comunidad, institución Junta Defensa Civil o

medio de comunicaciones

Decegrama, Fax, Correo electrónico, Bitácora de radios,

etc.

Verificar la realidad de la situación u evento e informar. Quien reporta debe suministrar datos específicos (Comunidad, Autoridad, Institución, , etc.) Tipo de Incidente Localización Hora de Ocurrencia

Juntas de Defensa Civil, Seccional u Oficina Operativa

Fax, Radio, Bitácora de radios, etc.

Inicio

Reporte y Activación

Verificación de la

Información

A





1 25 de 61



NO


¿El hecho es real? Afectados, Evacuados, Lesionados, Muertos, etc. Posibles requerimientos Que acción esta adelantando o esta en capacidad de adelantar.

Primer respondiente por intermedio del

radioperador

Bitácora de sala de radio

Atender inmediatamente y eficazmente a la comunidad frente a la emergencia.

Juntas de Defensa Civil

Informes presentados por las Juntas de Defensa

Civil

Comunicado al Funcionario de Servicio. Llamado vía telefónica, (celular, fijo, etc.) Llamado por la red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa.

Radiooperador de Turno, Juntas de Defensa Civil con

radio

Bitácora Funcionario de

Servicio

Convocatoria funcionario de servicio a Juntas de Defensa Civil, y Grupos Especiales de Rescate Llamado del Funcionario de Servicio a las Juntas del Sector activando comités, grupos, agrupaciones y/o destacamentos. Llamado al Grupo Especial de Rescate de la Localidad Llamado por la Red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa. Llamadas telefónicas a Presidentes, lideres y Comandante Grupo GER indicando las Recomendaciones Iniciales en el Sitio del Incidente. La Junta de Defensa Civil hace el Control de la Emergencia.

Juntas de Defensa Civil

Reporte Juntas de Defensa Civil,

Reporte de Gestión Operativa

Confirmación

FIN

Atención Inicial

SI

Informe a Funcionario

Control de Emergenci

A

SI

FIN

NO

B





1 26 de 61




Segundo llamado del funcionario de servicio a las juntas de la localidad activando comités, grupos, agrupaciones y/o destacamentos.

Funcionario de Servicio

Activación de la Brigada de Emergencias de la Seccional u Oficina Operativa.

Funcionario de Servicio, Funcionario

Coordinador de la Brigada y/o Director

Seccional

Desplazamiento del Funcionario de Servicio al sitio del Incidente Coordinación de vehiculo institucional disponible para traslado del funcionario de Servicio y recursos de apoyo.


Convocar al CLOPAD, CREPAD, CLE o CRE, para activar el plan Local/Regional de emergencias y contingencias.

Funcionario Seccional, Director Seccional

Evaluar y analizar las necesidades de la comunidad frente a la emergencia.

Presidente JDC, Funcionario,

CLOPAD/CREPAD/ CLE/CRE

Concentración de los voluntarios en área de reunión dispuesta por el funcionario de servicio.

Presidente JDC en sitio, Comandante

Grupo GER, Comandante Brigada Seccional u Oficina

Operativa

EDAN

Activación CLOPAD-CREPAD-CLE-CRE

Apoyo de la seccional para el

control de la emergencia

Activación Otras Juntas

Activación Brigadas

Arribo de voluntarios

B

C





1 27 de 61




Establecimiento de las Zonas de Aislamiento Localización y Señalización del Puesto de Mando Unificado y demás áreas para control de la emergencia (área de refugio seguro, instalación de MEC modulo de Estabilización y Clasificación de Heridos, etc.) Ubicación área de espera para los recursos en camino (Voluntarios, Ambulancia, Vehículos, Otros Recursos etc.).

Presidente JDC en sitio, Comandante

Grupo GER, Comandante Brigada

Seccional

Arribo a la zona por parte del funcionario de servicio reunión de P.M.U. para coordinaciones interinstitucionales con otras entidades de acuerdo al tipo de emergencia).


Actas de reunión de PMU

Organización de la estructura básica de comando para el manejo de las operaciones de acuerdo a la complejidad del incidente (metodología sistema de comando de incidentes) Designación del oficial de seguridad Designación del jefe de operaciones Designación jefe de área de espera. Organización de los grupos de ingreso y relevo.

Funcionario de Servicio Comandantes

GER y Comandante Brigada Seccional

Protocolos Operativos Nacionales,Regional,

Distritales y/o Locales, Protocolo

Interno de Respuesta a Emergencias, Metodología de

Sistema de Comando de Incidentes,

Procedimientos Operativos

Normalizados Guías Tácticas Operativas según sea el caso y

nivel de la Emergencia

Organización del área de la Emergencia

Asume el Mando el Funcionario de

Servicio

Organización del personal en la Emergencia

C

D





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Ingreso a la zona de impacto de los grupos operativos. A la orden del funcionario y/o jefe de operaciones Programación de relevos.



Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de

Respuesta a Emergencias, Metodología de Sistema de

Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos

Normalizados Guías Tácticas Operativas según

sea el caso y nivel de la Emergencia

Control de la emergencia con los recursos y Talento Humano disponibles en sitio.








Transferencia de mando al Director Seccional y desplazamiento de funcionarios de apoyo. de acuerdo a la complejidad del evento si la complejidad y/o duración amerita realizar relevo.

Director Seccional






Control de la emergencia con los recursos y Talento Humano disponibles en sitio. Director Seccional








Ingreso al Sitio del Incidente

Control de Emergencia

NO

Activación del Director Seccional u

Oficina Operativa


D

SI

FIN

SI

FIN NO

E





1 29 de 61




Activación a Dirección General por parte del Director Seccional si se supera la capacidad de respuesta de la emergencia apoyo de seccionales u oficinas Operativa cercanas de acuerdo al lugar del evento a nivel regional.

Director Seccional






Arribo del voluntariado de apoyo a puntos de encuentro, (aeropuerto, Terminal de Transportes y/o puntos designados por el Director Seccional) Traslado de voluntarios al sitio del incidente organización de los voluntarios para la atención de la emergencia.

Director Seccional






Transferencia de mando al Director General y desplazamiento de funcionarios de apoyo de la dirección general. de acuerdo a la complejidad del evento Si la complejidad y/o duración amerita realizar relevo.

Director General






Control de la emergencia con los recursos y Talento Humano disponibles en sitio.

Director General






Activación del Director General

Desplazamiento de Apoyo

Transferencia del Mando

E


SI

FIN NO

F





1 30 de 61




Si se supera la capacidad de respuesta de la emergencia por parte del Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres.

Director General






Desmovilización de los recursos Una vez se levantan todas las operaciones desde el P.M.U. Bajo la coordinación del funcionario a cargo o del Director General.

Director General

Protocolos Operativos

Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de





Evaluar emergencia e informar al responsable de la Dirección

Director General Acta de Cierre del Incidente

Fin del Evento

Desmovilización de Recursos

Evaluación de la Atención

FIN

Activación de Apoyo Internacional

F





1 31 de 61




NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO Constitución política de Colombia Ley 46 de 1988

Decreto Ley 919 de 1989

Decreto 93 de 1998

Ley 9 de 1989

Decreto Distrital 332

Decreto 2341 de 1971

Decreto 3398 del 24 de Diciembre de 1968

PROTOCOLO INTERNO DE RESPUESTA A INCIDENTES

1. OCURRENCIA DEL EVENTO: INICIO DEL INCIDENTE 2. RECEPCIÓN LLAMADA DE EMERGENCIA POR COMUNIDAD, AUTORIDAD,

DIRECCIÓN GENERAL U OTRO MEDIO. A DIRECCIÓN SECCIONAL U OFICINA OPERATIVA 2.1. Recepción del comunicado a través de la línea de Emergencias 144

• Recepción a través de la línea fija disponible de la Seccional u oficina Operativa. • Recepción a través de la Red de Apoyo o red de Emergencias • Recepción del llamado a través de la Red HF, UHF, VHF y/o Red de

Comunicaciones 2.2. Verificación de la Información

• Quien reporta (Comunidad, Autoridad, Institución, etc.) • Tipo de Incidente • Dirección • Hora de Ocurrencia • Afectados, Evacuados, Lesionados, Muertos, etc. • Posibles requerimientos • Que acción esta adelantando o esta en capacidad de adelantar.

3. Comunicado al Funcionario de Servicio. • Llamado vía telefónica, (celular, fijo, etc.) • Llamado por la red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa 3.1. Confirmación del Funcionario de Servicio a Director Seccional

3.1.1. Que acción ha tomado 3.1.2. Que acción esta adelantando 3.1.3. Que tiene planeado hacer

4. CONVOCATORIA FUNCIONARIO DE SERVICIO A Juntas de Defensa Civil, y Grupos Especiales de Rescate 4.1. Llamado del Funcionario de Servicio a las Juntas del Sector activando comités,

grupos, agrupaciones y/o destacamentos. 4.2. Llamado al Grupo Especial de Rescate de la Localidad

• Llamado por la Red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa. • Llamadas telefónicas a Presidentes y Comandante Grupo GER indicando las

Recomendaciones Iniciales en el Sitio del Incidente. 5. CONTROL DE LA EMERGENCIA POR PARTE DE LA JUNTA, COMITÉ O GRUPO DE

DEFENSA CIVIL 5.1. si supera capacidad de respuesta se solicita el apoyo de otras juntas por intermedio

del Funcionario de servicio 6. SEGUNDO LLAMADO DEL FUNCIONARIO DE SERVICIO A LAS JUNTAS DE LA

LOCALIDAD ACTIVANDO COMITÉS, GRUPOS, AGRUPACIONES Y/O DESTACAMENTOS. 6.1. Activación de la Brigada de Emergencias de la Seccional u Oficina Operativa 6.2. Desplazamiento del Funcionario de Servicio al sitio del Incidente

6.3. Coordinación de vehiculo institucional disponible para traslado del funcionario de Servicio y recursos de apoyo

7. CONCENTRACIÓN DEL VOLUNTARIADO EN ÁREA DE REUNIÓN DISPUESTA POR EL FUNCIONARIO DE SERVICIO. 7.1. Establecimiento de las Zonas de Aislamiento 7.2. Localización y Señalización del Puesto de Mando Unificado y demás áreas para

control de la emergencia (área de refugio seguro, instalación de MEC modulo de Estabilización y Clasificación de Heridos, etc.)

7.3. Ubicación área de espera para los recursos en camino (Voluntarios, Ambulancia, Vehículos, Otros Recursos etc.)

8. ARRIBO A LA ZONA POR PARTE DEL FUNCIONARIO DE SERVICIO 8.1. REUNIÓN DE P.M.U. PARA COORDINACIONES INTERINSTITUCIONALES DE

ACUERDO AL TIPO DE EMERGENCIA 9. ORGANIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA BÁSICA DE COMANDO PARA EL MANEJO DE

LAS OPERACIONES DE ACUERDO A LA COMPLEJIDAD DEL INCIDENTE (METODOLOGÍA SISTEMA DE COMANDO DE INCIDENTES) 9.1. DESIGNACIÓN DEL OFICIAL DE SEGURIDAD 9.2. DESIGNACIÓN DEL JEFE DE OPERACIONES 9.3. DESIGNACIÓN JEFE DE ÁREA DE ESPERA. 9.4. ORGANIZACIÓN DE LOS GRUPOS DE INGRESO Y RELEVO

10. INGRESO A LA ZONA DE IMPACTO DE LOS GRUPOS OPERATIVOS 10.1. A LA ORDEN DEL FUNCIONARIO Y/O JEFE DE OPERACIONES 10.2. PROGRAMACIÓN DE RELEVOS.

11. TRANSFERENCIA DE MANDO AL DIRECTOR SECCIONAL Y DESPLAZAMIENTO DE FUNCIONARIOS DE APOYO. 11.1. DE ACUERDO A LA COMPLEJIDAD DEL EVENTO 11.2. SI LA COMPLEJIDAD Y/O DURACIÓN AMERITA REALIZAR RELEVO

12. CONTROL DE LA EMERGENCIA POR PARTE DE LA DIRECCIÓN SECCIONAL 12.1. CONTROL CON LOS RECURSOS EN SITIO

13. ACTIVACIÓN A DIRECCIÓN GENERAL POR PARTE DEL DIRECTOR SECCIONAL 13.1. SI SE SUPERA LA CAPACIDAD DE RESPUESTA DE LA EMERGENCIA 13.2. APOYO DE SECCIONALES CERCANAS DE ACUERDO CON UBICACIÓN

GEOGRAFICA DEL LUGAR DEL EVENTO 14. ARRIBO DEL VOLUNTARIADO DE APOYO A PUNTOS DE ENCUENTRO,

(AEROPUERTO, TERMINAL DE TRANSPORTES Y/O PUNTOS DESIGNADOS POR EL DIRECTOR SECCIONAL U OFICINA OPERATIVA) 14.1. TRASLADO DE VOLUNTARIOS AL SITIO DEL INCIDENTE 14.2. ORGANIZACIÓN DE LOS VOLUNTARIOS PARA LA ATENCIÓN DE LA

EMERGENCIA 15. TRANSFERENCIA DE MANDO AL DIRECTOR GENERAL Y DESPLAZAMIENTO DE

FUNCIONARIOS DE APOYO DE LA DIRECCIÓN GENERAL. 15.1. DE ACUERDO A LA COMPLEJIDAD DEL EVENTO 15.2. SI LA COMPLEJIDAD Y/O DURACIÓN AMERITA REALIZAR RELEVO

16. CONTROL DE LA EMERGENCIA 16.1. CONTROL CON LOS RECURSOS EN SITIO

17. DESMOVILIZACIÓN DE LOS RECURSOS

17.1. UNA VEZ SE LEVANTAN TODAS LAS OPERACIONES DESDE EL P.M.U. 17.2. BAJO LA COORDINACIÓN DEL FUNCIONARIO A CARGO O DEL DIRECTOR

GENERAL. NINGÚN VOLUNTARIO PODRÁ ACTUAR A TITULO PERSONAL O POR INICIATIVA PROPIA EN LAS ACTIVIDADES DE LA EMERGENCIA. CUALQUIER COORDINACIÓN SE REALIZARÁ CON EL VISTO BUENO DE LA SECCIONAL U OFICINA OPERATIVA

• Funcionario de Servicio • Coordinador de Emergencias • Director Seccional EL ANTERIOR PROTOCOLO DE RESPUESTA INTERNA SE AJUSTA AL PROTOCOLO

DE RESPUESTA A EMERGENCIAS




PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE PROGRAMAS DE

ASISTENCIA HUMANITARIA

ATN – PD – 002

Elaboró: Profesional de Defensa _______________________________________________ Revisó: Profesional de Defensa ______________________________________________ Aprobó: Director General _______________________________________________


01 01-10-2008 Creación

ATENCION



DESARROLLO DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA HUMANITARIA

1 36 de 61



TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO........................................... ......................................................36

2. ALCANCE ............................................ .....................................................36

3. CONDICIONES GENERALES .............................. ....................................36

4. DESARROLLO......................................... .................................................37

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS............................ ...............................39

1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es contribuir a la reconstrucción del tejido humano, mediante los planes proyectos y programas que ayuden al mejoramiento de la calidad de vida de la población más vulnerable.

2. ALCANCE El proceso va desde el planeamiento y la elaboración de directrices, implementación del programa hasta el seguimiento del mismo Desde la elaboración de directiva hasta el registro estadístico de los resultados obtenidos.


Para desarrollar el procedimiento de acción Social se debe tener en cuenta la Directiva1573 de julio de 2008 actividad y enviar las fotos y registros informe y estadística a la Dirección General.

De acuerdo a la directiva emitida por la Dirección General las seccionales deberán

tener un plan bandera de Acción Social con base en el diagnostico de la población vulnerable de la jurisdicción que deberá ser trabajado y divulgado para ser conocido y de esta manera poder realizar proyectos para conseguir dinero. Esto debe ser reportado a la Dirección General.

Todos los programas que desarrollan en las seccionales deben ser informados para

poder hacer el seguimiento, la supervisión y la retroalimentación para cumplir a cabalidad con el objetivo numero 4 del plan estratégico de la institución.

ATENCION




1 37 de 61



4. DESARROLLO


Elaborar documento con las directrices pertinentes para la realización de los planes.

Oficina de

Prevención y Acción integral

Directivas y Circulares

y Oficios

Selección del programa a realizar.

Directores

seccionales

Programas y documentos

Realizar diagnostico de necesidades para trabajar.

Directores

seccionales Oficina de

Prevención y Acción integral

Registro de necesidades

Elaboración resolución asignación presupuestal.

Oficina de

Prevención y acción integral

Resolución

Elaboración plan de inversión donde se indique la actividad a realzar el costo unitario y total en que se va a invertir.

Directores

seccionales

Informe plan inversión

Se aprueba el plan para que hagan los debidos contratos.

Oficina de

Prevención y acción integral y

Subdirección administrativa y

financiera

Inicio

Elaboración de Directiva

A

Elección plan de trabajo

Análisis de necesidades

Elaboración plan de inversión

Elaboración resolución asignación presupuestal

Aprobación plan de inversión

ATENCION




1 38 de 61




Reporte de actividades realizadas.

Directores seccionales

Informes y formato de eventos de acción

Social.

Informes de actividades realizadas

A

FIN

ATENCION




1 39 de 61




NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO Directiva permanente 15 73 de julio 18 de 2008



DEFENSA CIVIL COLOMBIANA DIRECCION GENERAL

PROCEDIMIENTOS

ELABORACIÓN PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN

CAPACITACION – PD – 001

Elaboró: Técnico de Servicios ____________________________________________________ Revisó: Subdirector del Sector Defensa ____________________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil ________________________________________________


1 24/09/2008 Creación

CAPACITACION

CAP-PD-001 Versión Página No.


PROCEDIMIENTO ELABORACION DE PROGRAMAS DE CAPACITACION

1 41 de 61



TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ........................................... ............................................... 41

2. ALCANCE ............................................ ............................................... 41

3. CONDICIONES GENERALES .............................. .............................. 41

4. DESARROLLO......................................... ........................................... 42

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS............................ ......................... 43

1. OBJETIVO Establecer lineamientos sobre los procesos de capacitación que maneja la Escuela y que se deben implementar en cada uno de los centros de capacitación de las Seccionales de acuerdo a los parámetros y metodología establecida. 2. ALCANCE Desde el análisis de los diferentes procesos que implementa la escuela y las necesidades de capacitación de las Seccionales hasta la elaboración de la Directiva.

3. CONDICIONES GENERALES Se debe realizar un planeamiento de los programas de capacitación a implementar para el año siguiente con base en la Directiva del año anterior y las necesidades de capacitación de las Seccionales que es necesario fortalecer. De acuerdo a los requerimientos y necesidades se elabora el programa de capacitación y se envía a las Direcciones Seccionales para su conocimiento. Se debe tener en cuenta en la planificación la asignación de cupos por cada Seccional. Cada programa de capacitación debe contar con su respectivo Plan de Lección.

CAPACITACION




1 42 de 61



4. DESARROLLO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS Con base en la Directiva anterior y las necesidades de capacitacion de las Seccionales se elabora Directiva y cronograma anual de cursos

Inspección de Estudios

Directivas anteriores

El Subdirector Académico, Inspector de Estudios e instructores analizan y verifican información

Subdirección Académica e Inspección de

Estudios

Borrador Directiva

Revisión proyecto, análisis y observaciones para hacer ajustes.


Borrador Directiva

Revisión, observaciones y aprobación

Inspección de

Estudios

Borrador Directiva

El Director General aprueba y firma Directiva

Inspección de

Estudios

Directiva

Director General firma Directiva anual.

Inspección de

Estudios

Directiva

Ejecución programas de capacitación

Inspección de

Estudios

Directiva Anual

Inicio

Elaboración borrador Directiva Anual y

proyecto cronograma de cursos

Revisión y análisis de programas a cumplir

Presentación proyecto Directiva

Presentación al Director General borrador en

limpio

Elaboración Directiva y cronograma definitivos

Radicación y envío a Direcciones Seccionales

Ejecución programa de capacitación a nivel

Escuela de capacitación y Seccionales

FIN

CAPACITACION




1 43 de 61





Programación cursos CAP-FT-001

Cupos para capacitación CAP-FT-002

Directiva anual

Planes de lección


PROCEDIMIENTO

EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN

CAP – PD – 003

Elaboró: Técnico de Servicios ____________________________________________________ Revisó: Subdirector del Sector Defensa ____________________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana ________________________________________________


1 24/09/2008 Creación

CAPACITACION



PROCEDIMIENTO EJECUCION CAPACITACION

1 45 de 61




2. ALCANCE............................................ ................................................45


4. DESARROLLO ......................................... ...........................................46


1. OBJETIVO Desarrollo de habilidades y destrezas para mejorar la capacidad de respuesta a emergencias a voluntarios de la Defensa Civil Colombiana.

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento va desde el cronograma de capacitación hasta la ejecución de cada uno de los programas de capacitación.

3. CONDICIONES GENERALES Para la ejecución del programa de capacitación de la Escuela, debe enviarse con anticipación comunicación a través de Decegramas y correos electrónicos a las Seccionales con el fin de convocar por Seccionales al personal participante. Para el desarrollo de los cursos se alistan elementos, equipos, material didáctico, y manuales para cada uno de los participantes.

CAPACITACION




1 46 de 61



4. DESARROLLO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS Con base en el cronograma de cursos de la ESCAP se elabora decegrama y correo electrónico a Seccionales para convocar al personal


Cronograma

Se reciben los correos y decegramas de inscripción

Auxiliar de Servicios

Cronograma

Con base en las inscripciones se elabora un listado del personal propuesto

Inspección de

Estudios

Cronograma

Se realizan coordinaciones con las Seccionales para recepción voluntarios en la Dirección General

Inspección de

Estudios

Decegramas –

correos electrónicos

Se recibe el personal en la Dirección General y se traslada el grupo a la Escuela de Capacitación para su instalación. Los participantes diligencian el formato de Hoja de Matricula.

Inspección de

Estudios y administrativa

CAP-FT-006

Se da cumplimiento al contenido programático del respectivo curso

Inspección de

Estudios

Inscripciones, listas

Formatos de evaluación

Inicio

Elaboración decegrama y correo

electrónico a Seccionales con

requisitos

Recepción inscripciones

Elaboración listado preliminar y verificación

cumplimiento

Coordinación con Seccionales

Recepción de los participantes

Desarrollo del proceso de

capacitación

Fin

CAPACITACION




1 47 de 61





Cronograma anual de capacitación

Decegramas y correos para convocatoria semanal

Listas y notas participantes

Carpeta curso

Hoja de matricula CAP-FT-006

Listado de asistentes CAP-FT-007




PROCEDIMIENTO

EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

CAP – PD – 004

Elaboró: Técnico de Servicios ____________________________________________________ Revisó: Subdirector del Sector Defensa ____________________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana ________________________________________________


1 24/09/2008 Creación

CAPACITACION



PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA CAPACITACION

1 49 de 61




2. ALCANCE............................................ ................................................49


4. DESARROLLO ......................................... ...........................................50


6. OBJETIVO Determinar a través de un proceso de evaluación el logro de los objetivos propuestos para el curso. 7. ALCANCE Desde el inicio de cada proceso de capacitación en donde se evalúa al instructor, tema, logística y material hasta la terminación del curso en donde se realiza una evaluación final de todo. 8. CONDICIONES GENERALES Cada participante debe contar con un formato de evaluación que incluya instructor, lección, aspectos logísticos y académicos. Las evaluaciones se desarrollan al finalizar cada curso por cada participante, posteriormente se desarrolla una socialización de los resultados con la finalidad de realizar las acciones correctivas para los próximos cursos. Durante la ejecución de la capacitación, diariamente se realiza al finalizar las lecciones del día una retroaliemantación de aspectos como aulas, alojamiento, alimentación, instructor, lecciones y de acuerdo con los resultados se toman las acciones correctivas inmediatas del caso con la finalidad de corregir las desviaciones que se presenten.

CAPACITACION




1 50 de 61



9. DESARROLLO

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS Durante el proceso de capacitación los participantes al término de las lecciones realizan la evaluación del instructor y la lección.


Formato

Al finalizar el proceso de capacitación en el mismo formato los participantes evalúan en forma general todo el proceso.

Inspección de

Estudios

Formato

Se da a conocer a cada uno de los instructores la evaluación como realimentación del proceso

Inspección de

Estudios

Formato

Los formatos de evaluación quedan archivados en la carpeta correspondiente al curso.

Inspección de

Estudios

Carpeta curso

Inicio

Diligenciamiento del formato de evaluación

Evaluación de todo el proceso

Socialización resultados

Archivo

Fin

CAPACITACION




1 51 de 61





Encuesta de satisfacción de capacitación CAP-FT-005


PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME

SEG – PD – 005

Elaboró: Coordinador de Calidad _______________________________________________ Revisó: Representante de la Dirección ______________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana _______________________________________________


01 29/09/2008 Creación

SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN

SEG-PD-005 Versión Página No.



1 53 de 61



TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO........................................... ................................................53

2. ALCANCE............................................ ................................................53


4. DESARROLLO ......................................... ...........................................55


1. OBJETIVO Definir los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme.

2. ALCANCE Comprende desde la identificación del servicio no conforme hasta su tratamiento final.


• El concepto de “no conformidad” se define como “el incumplimiento de un requisito”; por lo tanto, un servicio no conforme es aquel que posee una o varias no conformidades es decir que se incumple con uno o varios de sus requisitos.

• El servicio no conforme se puede presentar en la ejecución de cada uno de los procesos misionales; es decir se puede presentar en la capacitación, la prevención o la atención de emergencias incluyendo la acción social y humanitaria.

• En todos los casos se deben realizar acciones para evitar que en el futuro se

presenten no conformidades en los servicios prestados por la Entidad. 3.1. Capacitación: En capacitación un servicio no conforme se presenta cuando los contenidos previstos para cada uno de los programas no son cubiertos o cuando la metodología, el material, los instructores y la organización no cumplen las expectativas esperadas por el cliente, es





1 54 de 61



decir que la encuesta de evaluación tenga un promedio inferior a 3.5, lo que equivale a un 70% sobre la máxima puntuación que es 5. En el momento en que uno de los anteriores eventos se presente, el dueño del proceso debe: • Realizar un análisis de acción, tendiente a la eliminación de las causa que generaron

los eventos, esto en caso que se haya detectado el incumplimiento posterior al servicio (acción correctiva); en caso que los incumplimientos se detecten antes de su ocurrencia, el responsable del proceso acordará con el cliente los esquemas a través de los cuales se desarrolla el servicio (acción preventiva).

3.2. Prevención: Para la prevención un servicio no conforme consiste en la generación de planes de contingencia y emergencias que no se encuentran acordes a las necesidades de la comunidad amenazada, en este caso se ha se ha de realizar un análisis de acción, tendiente a la eliminación de las causa que generaron los eventos. Es responsabilidad del dueño del proceso de prevención designar los funcionarios que desarrollarán los análisis de causalidad. 3.3. Atención: En la atención se presenta una no conformidad cuando se reciben quejas o reclamos relacionados con la oportunidad del servicio, la aplicación de los protocolos inadecuados, o el empleo de recursos no aptos para la prestación del servicio.





1 55 de 61



4. DESARROLLO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS

El responsable de la prestación del servicio, detecta la actividad o servicio que no es conforme de acuerdo a los requerimientos de cada uno de los servicios.

Servidor Público

De acuerdo con el tiempo de ocurrencia se clasifica el tipo de reporte a desarrollar.

Líder del proceso

Si es un servicio que se detecta antes de su prestación y que no ha ocasionado efectos sobre el cliente se reporta una acción preventiva. En caso que sea una situación que ya haya ocurrido y que se relacione directamente con el cliente del servicio se reporta como acción correctiva.

Líder del proceso Reporte de situación SGE-FT-001

Para este evento es necesario que se desarrolle el procedimiento de SEG-PD-003 Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

Personal involucrado Reporte de situación SGE-FT-001

El Líder del proceso designa quein debe hacer seguimiento a las acciones desarrolladas a fin de prevenir su ocurrencia posterior, y debe apoyarse del porceso de control interno para asegurar su eficacia.

El auditor o el Jefe de Control Interno

1. Reporte de situación SGE-FT-001

2. Informe de seguimiento

Si la actividad de seguimiento arrojo que la acción fue efectiva, se informa al responsable de la ejecución que ya finalizo el plan y se genera informe.

Responsable del seguimiento Informe de seguimiento

INICIO

Identificar evento no conforme

Clasificar situación

Reporta situación

Desarrollar acciones

Realizar seguimiento

FIN





1 56 de 61




NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora SEG-PD-003

Reporte de situación SGE-FT-001




PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y

DE MEJORA

SGE – PD – 003

Elaboró: Coordinador de Calidad _______________________________________________ Revisó: Representante de la Dirección ______________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana _______________________________________________


1 25/09/2008 Creación




PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE

MEJORA 1 58 de 61




2. ALCANCE............................................ ................................................53


4. DESARROLLO ......................................... ...........................................55


1. OBJETIVO Establecer un método para identificar, dimensionar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales del Sistema de Gestión de la Calidad y definir acciones preventivas o correctivas para evitar su recurrencia o prevenir su ocurrencia.

2. ALCANCE Comprende desde la notificación de las situaciones presentadas, hasta la actualización de su seguimiento en el consolidado de situaciones de la entidad SGE-FT-002

3. CONDICIONES GENERALES • Las situaciones que se pueden presentar dentro de la entidad son:

a. No conformidades generadas por auditorías internas, auditorías externas o incumplimiento de los procesos

b. Quejas c. Reclamos d. Incumplimientos reiterativos en los objetivos de los procesos o los de la entidad e. Presentación de servicios no conformes en más de una oportunidad en una

misma área misional. • Las anteriores situaciones hacen necesario que en la entidad se generen acciones

correctivas, cuando su aparición sea real, y acciones preventivas cuando su





MEJORA 1 59 de 61



ocurrencia es potencial, la decisión frente a la aplicación de cada tipo de acción, es responsabilidad del responsable del proceso.

• El auditor interno será quien formule los hallazgos generados por las auditorias internas, las demás situaciones serán formuladas por el Jefe de Control Interno.

• La responsabilidad del análisis y de la implementación de las acciones recaerá sobre

el líder de proceso directamente relacionado. • El Jefe de Control Interno o el auditor según corresponda será el encargado de hacer

el seguimiento sobre el consolidado de situaciones de la entidad SGE-FT-002, el registro de este seguimiento queda en el Reporte de Situaciones SGE- FT- 001

• El Jefe de la Oficina de Control Interno es el responsable de vigilar que tanto los

planes de acción como los seguimientos se efectúen en las fechas establecidas y de presentar informes sobre el estado de avance de los planes de acción a la Dirección General.

4. DESARROLLO El procedimiento que se describe a continuación, aún cuando es responsabilidad del Representante de la Dirección, debe ser conocido por todos los miembros de la entidad y por lo tanto debe ser interpretado de manera adecuada.





MEJORA 1 60 de 61




Se recibe la notificación de parte de quien haya detectado la generación de la misma

Servidor Público Comunicación

Se debe registrar teniendo en cuenta la información solicitada en el reporte de situación SGE-FT-001.

Servidor Público Reporte de situación SGE-FT-001

EL servidor público envía el reporte diligenciado al líder del proceso generador de la situación y el analizará las causas de la acción en este evento deben participar mínimo 2 personas. Puede utilizarse lluvia de ideas para determinar causas.

Líder del proceso Reporte de situación SGE-FT-001

A través de la votación se eligen las ideas que realmente sean la causa real de la generación del problema y se diligencia el reporte.


La dependencia que se encuentra analizando la situación genera un plan en el que se determine la actividad a desarrollar los responsables y las fechas de ejecución de las acciones, debe ser claro y que aporte a la situación detectada.


El auditor o el Jefe de Control Interno según corresponda, revisa el plan generado y valida que las actividades generadas realmente cierren la situación presentada.


Reporte de situación SGE-FT-001

SI

NO

INICIO

Recibir notificación sobre la presentación

de situación

Registrar situación

Analizar situación

Priorizar ideas

Generar plan de acción

Validar plan

Es aprobado el plan?

A

1





MEJORA 1 61 de 61




Una vez el plan es avalado auditor o el Jefe de Control Interno según corresponda, lo envía al Líder del Proceso para que lo ingrese en el consolidado y se inicie el proceso de seguimiento, informando a los responsables de la ejecución.

Líder del proceso involucrado

1. Reporte de situación 2. Consolidado de

situaciones SGE-FT-002

3. Comunicaciones

El responsable de la ejecución de las actividades del plan ejecuta de acuerdo a lo programado

Responsable establecido en el plan

Evidencias de ejecución

El auditor o el Jefe de Control Interno realiza el seguimiento de acuerdo con lo programado.


3. Reporte de situación SGE-FT-001

4. Informe de seguimiento

En caso de ser un seguimiento positivo se registra en el reporte, de encontrar que no se ha cerrado o que no es efectivo se devuelve y se debe iniciar desde el análisis de la situación.


Si la actividad de seguimiento arrojo que la acción fue efectiva, se informa al responsable de la ejecución que ya finalizo el plan y se genera informe.

Responsable del seguimiento Informe de seguimiento

El Representante de la Dirección actualiza el consolidado de situaciones cerrando las acciones o generando nuevas fechas de cierre para las que queden abiertas.

Representante de la Dirección

Consolidado de situaciones SGE-FT-002



Reporte de situaciones SGE-FT-001 Consolidado de situaciones SGE-FT-002

Informe de Seguimiento

A

Formalizar plan

Ejecutor de actividades

Realizar seguimiento

Cerrar acción

Consolidar información

FIN

1

Es efectivo el plan?

Si

No

manual de procedimientos dc 2da parte1

Documents