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ASAMBLEA NACIONAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
FEBRERO 2019
“Documento No Controlado” a excepción del original.
Generalidades
Base legal
Conceptos
Estructura organizativa
Funciones
Procedimientos administrativos
Flujograma
Anexos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
ASAMBLEA NACIONAL
DIRECTIVA DE LA ASAMBLEA NACIONAL
H.D. YANIBEL ÁBREGO SMITH
PRESIDENTA
H.D. LEANDRO ÁVILA PRIMER VICEPRESIDENTE
H.D. CARLOS MOTTA SEGUNDO VICEPRESIDENTE
LCDO. FRANZ O. WEVER Z. SECRETARIO GENERAL
LCDA. ANELIS BERNAL SUBSECRETARIA GENERAL
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ASAMBLEA NACIONAL
SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL LCDA. LUZ MARINA NAVARRO GUTIÉRREZ
DIRECTORA
PERSONAL TÉCNICO
LCDA.MARKELDA CAÑIZALES ANALISTA
LCDA.BERTA HISLOP ANALISTA
LCDA.MELINA OROCÚ ANALISTA
TEC.GLORIA GIL ASISTENTE ADMINISTRATIVA
MATILDE BUSTAMANTE SECRETARIA
LCDA.LIZZY BATISTA ANALISTA
DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
SEÑOR HIDALGO CANDANEDO DIRECTOR
REVISADO POR: DEPARTAMENTO DE REVISIÓN Y CORRECCIÓN DE ESTILO
MILHENA TREJOS RUIZ
CORRECTORA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
ASAMBLEA NACIONAL
ÍNDICE
Páginas
Introducción i
Generalidades 1
Objetivo del Manual de Procedimientos Administrativos 1
Ámbito de aplicación y alcance 2
Base legal
Conceptos 4
Estructura organizativa 7
Objetivo y funciones 8
Procedimiento de solicitud de compra de materiales por caja menuda 12 Mapeo 15 Procedimiento de recepción de solicitudes y coordinación de trabajos de 16 mantenimiento de plomería, ebanistería, gypsum, pintura, electricidad, cielo raso, aluminio-vidrio, techo, soldadura y albañilería Mapeo 19
Procedimiento para la elaboración de proyectos 20 Mapeo 23 Procedimiento de supervisión y fiscalización de obra en ejecución 24 Mapeo 28 Procedimiento de solicitud de servicios (Info ayuda) 29 Mapeo 31
PROCEDIMIENTOS Y MAPEOS
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Anexo #1 Formulario de retiro de materiales 33 Instructivo 34 Anexo #2 Formulario de solicitud de caja menuda 35 Instructivo 36 Anexo #3 Formulario de solicitud y entrega de materiales y equipo en el almacén 37 Instructivo 38 Anexo #4 Formulario de solicitud de bienes o servicios 39 Instructivo 40 Anexo #5 Formulario de reportes de llamadas por mes 41 Instructivo 42
Firma de aprobación 43
ANEXOS
OTROS
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INTRODUCCIÓN
El presente manual de procedimientos tiene como finalidad servir de instrumento de apoyo
en el funcionamiento de los servicios que se realizan dentro del Departamento de
Mantenimiento de la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales, comprendiendo la
descripción de cada uno de los servicios y trámites que se ofrecen al cliente interno de la
Asamblea Nacional.
Este manual estará sujeto a cambios a fin de mantenerlo actualizado, cada vez que se
presenten modificaciones en la realización de los servicios en esta unidad administrativa.
Con lo anterior, la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales pone a disposición de
su personal el presente manual de procedimientos administrativos, el cual contribuirá a
mejorar el desempeño de sus funciones, por lo tanto se mejorarán los niveles de eficiencia y
eficacia en los servicios que se prestan.
i
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
ASAMBLEA NACIONAL Página 1
GENERALIDADES
El presente manual reúne los procedimientos necesarios para la ejecución de las actividades de
la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales, de modo que establece los
lineamientos para cada proceso.
Con este trabajo, se espera contribuir a la sistematización de los procedimientos del Dirección
de Infraestructura y Servicios Generales.
El documento base se elaboró por primera vez en el año 2005, luego se realizaron
modificaciones en el 2009, y actualmente se presenta la tercera versión elaborada por la
Dirección de Desarrollo Institucional y el equipo de la Dirección de Infraestructura y
Servicios Generales.
Cabe señalar que los procedimientos indicados en este manual son obligatorios y es
responsabilidad de los colaboradores cumplirlo.
1. OBJETIVO
Proporcionar a los funcionarios en forma detallada las funciones, obligaciones y
responsabilidades de la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales. Así mismo,
describe ordenada y sistemáticamente, los procedimientos de las actividades que le
corresponden dentro de esta dirección a efecto de lograr la prestación de un servicio de calidad.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.1.1 Servir de guía para contribuir al funcionamiento de los mecanismos y
herramientas administrativas de control de la Dirección de Infraestructura y
Servicios Generales.
1.1.2 Optimizar el uso del recurso humano, material y financiero de la institución.
1.1.3 Generar un grado de conciencia en los colaboradores que componen los
departamentos de la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales, en
cuanto a los procedimientos de los servicios que se prestan en esta dirección.
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1.1.4 Generar mecanismos de motivación que permitan la integración y entrega de la
fuerza laboral asignada a las diferentes áreas de trabajo.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El ámbito de aplicación del presente manual comprende el personal que desarrolla sus
funciones en la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales y sus departamentos.
4. BASE LEGAL
-Constitución Política de la República de Panamá de 1972, reformada por los Actos
Reformatorios de 1978, por el Acto Constitucional de 1983, los Actos Legislativos 1 de
1993 y 2 de 1994 y por el Acto Legislativo N°1 de 2004.
-Reglamento Orgánico del Régimen Interno de la Asamblea Nacional.
-Ley 6 de 22 de enero de 2002 que dicta normas para la transparencia en la gestión pública,
establece la acción de hábeas data y dicta otras disposiciones. (Gaceta Oficial No. 24.476
de 23 de enero de 2002).
-Ley 22 de 27 de junio de 2006, ordenado por la Ley 61 de 2017, que regula la
contratación pública.
-Ley 39 de 30 de mayo de 2017, que modifica y adiciona artículos a la Ley 12 de 1998,
que desarrolla la Carrera del Servicio Legislativo.
-Resolución 42 de 9 de junio de 1998, de la Directiva de la Asamblea Legislativa, por la
cual se aprueba la nueva estructura administrativa del Órgano Legislativo.
-Resolución 72 de 11 de julio de 2000, por la cual se modifica la estructura administrativa
del Órgano Legislativo.
- Resolución 80 de 9 de agosto de 2001, por la cual se modifica la estructura organizativa
de la Asamblea Legislativa.
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-Resolución 117 de 7 de agosto de 2002, por la cual se modifica la estructura organizativa
de la Asamblea Legislativa y modifica la resolución 80 de 9 de agosto de 2001 y a todas
las que les sean contrarias.
-Resolución 263 del 30 de junio de 2008, por la cual se modifica la estructura organizativa
de la Asamblea Nacional y modifica la resolución 117 de 7 de agosto de 2002 y a todas las
que les sean contrarias.
- Resolución 52 de 12 de agosto de 2009, por la cual la Directiva de la Asamblea Nacional
deroga la Resolución 263 de 30 de junio de 2008.
- Resolución 178 de 30 de junio de 2010, por la cual se aprueban modificaciones del
Reglamento de Administración de Recursos Humanos y se Autoriza el Ordenamiento en
un texto único.
- Resolución 47 de 5 de agosto de 2010, por la cual se modifica la estructura organizativa
de la Asamblea Nacional.
- Resolución 45 de 3 de agosto de 2012, por la cual se modifica la estructura organizativa
de la Asamblea Nacional.
- Resolución 99 de 14 de septiembre de 2015, que modifica la estructura organizativa y
crea la Dirección de Cultura y Deportes de la Asamblea Nacional.
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ASAMBLEA NACIONAL Página 4
DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES OBJETIVO Definir, establecer, coordinar, inspeccionar, diseñar y desarrollar todas las acciones de los
proyectos de infraestructura que se ejecuten y la prestación en forma oportuna y eficiente de los
servicios de mantenimiento, y desarrollar todas las acciones que garanticen la prestación
oportuna y eficiente de los servicios generales de la Asamblea Nacional.
FUNCIONES - Planear, organizar, coordinar, dirigir y controlar todas las acciones que se desarrollan en los
distintos departamentos que componen la dirección.
- Coordinar con el Departamento de Compras y Proveeduría, la adquisición de materiales para
el mantenimiento preventivo de las instalaciones, mobiliarios y equipos de la institución.
- Coordinar, dirigir y supervisar la adecuada ejecución de las acciones de mantenimiento y
conservación de las instalaciones, mobiliario, equipos, entre otros, propiedad de la institución.
- Dibujar los planos preliminares de los proyectos de infraestructura de la Asamblea Nacional.
- Confeccionar las especificaciones técnicas de los proyectos de infraestructura.
- Realizar el levantamiento de las dimensiones de la infraestructura existente, a fin de realizar
mejoras a las mismas.
- Coordinar la realización de los cálculos estructurales, eléctricos, sanitarios, pluviales y la
viabilidad de las obras.
- Inspeccionar y supervisar el proceso de construcción de las obras, por contrato o
administración que realice la institución, con el fin de que se ajusten a las especificaciones,
planos aprobados y otros.
- Llevar el control de calidad de los proyectos de la institución, ya sea por contrato o por
administración.
- Coordinar trabajos en casos fortuitos e inesperados, tales como incendios, inundaciones, entre
otros.
- Coordinar la ejecución de proyectos de infraestructura con las empresas contratadas.
- Dictaminar sobre la ejecución y conclusión de obras de infraestructura.
- Elaborar el plan anual de trabajo de sus actividades y proyectos.
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- Confeccionar los informes de seguimiento sobre la ejecución de sus labores.
- Elaborar los informes de evaluación de resultados.
- Formular el anteproyecto de presupuesto de la dirección.
- Las demás funciones que se le asignen afines a su área de especialidad.
SUBDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
FUNCIONES
- Participar en la planificación, coordinación, seguimiento y evaluación de las actividades y
proyectos que se realizan en la dirección.
- Colaborar con la dirección en el desarrollo de la adecuada ejecución de las acciones de
servicios generales, mantenimiento y conservación de las instalaciones, mobiliario, equipos,
entre otros, propiedad de la institución.
- Elaborar informes requeridos por la dirección.
- Representar a la dirección en reuniones y comisiones, cuando se le delegue, para emitir
opinión sobre sus actividades y proyectos.
- Cualquier otra función que se le asigne a petición de la dirección y que sean afines a su área
de especialidad.
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ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y
SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO DE ARQUITECTURA E
INGENIERÍA
DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES
SUBDIRECCIÓN
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5. CONCEPTOS
1. Planificación
Diseñar las estrategias adecuadas con vistas al logro del objetivo.
2. Coordinación
Método para mantener la dirección y orientación correcta de cualquier función que
se esté realizando.
3. Dirigir
Es el acto de guiar un determinado orden de cosas hacia un fin determinado.
4. Controlar
Velar porque los planes y procesos se cumplan.
5. Inspección
Es la verificación antes del inicio, durante la ejecución y luego de la conclusión o
terminación de una obra mediante la fiscalización directa, velando que cumpla con
las normas y controles de calidad requeridas.
6. Infraestructura
Conjunto de medios técnicos, servicios e instalaciones necesarios para el desarrollo
de una actividad.
7. Factura
Cuenta en la que se detallan las mercancías compradas o los servicios recibidos,
junto con su cantidad y su importe.
8. Cotización
Poner precio, valorar, estimar.
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9. Licitación pública
La licitación, en términos empresariales, es el proceso por el cual una organización
da a conocer públicamente una necesidad, solicita ofertas que la satisfagan, evalúa
estas ofertas y selecciona una de ellas.
10. Remodelación
Modificar, alterar o transformar un espacio o edificación, ya sea mediante cambio
en su estructura general o en ciertos componentes específicos.
11. Responsabilidad
La responsabilidad es un valor que está en la conciencia de la persona que estudia la
ética sobre la base de la moral. Capacidad u obligación de responder por los actos
propios, y en algunos de los ajenos.
12. Empresa contratista
Las empresas contratistas son aquellas que contratan a otras empresas para que se
desempeñen dentro de la empresa contratista, cediéndoles todo su establecimiento o
en forma parcial; o fuera de ella, como cesionarios o subcontratistas, ejerciendo la
empresa principal y contratada, idéntica actividad.
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Información recibida de las unidades administrativas Recibe información por medio de notas (acuse de recibido) y con base a los criterios de
atención integral, analiza, prepara y valida el “Programa de mejoras de infraestructura de la
institución”.
Elaboración del Anteproyecto de presupuesto
Establecer el presupuesto necesario para el desarrollo de todas las actividades de remodelación
y de los nuevos proyectos que se ejecutarán en la Asamblea Nacional.
Da a conocer a la administración de la institución el monto requerido para el desarrollo de
obras de infraestructura, por medio del formulario de (Anteproyecto de presupuesto).
Administra y controla
La Dirección de Infraestructura y Servicios Generales administra y controla el ejercicio de los
recursos autorizados e informa periódicamente al Área de Infraestructura y Equipamiento, los
avances físico-financieros, de conformidad con las normas aplicables.
Proporciona ayuda técnica a las obras en coordinación con los departamentos a su cargo, así
como con las empresas que sean contratadas para realizar trabajos de remodelación,
garantizando el debido seguimiento al proceso de construcción.
Apertura y asienta registros en bitácora
La dirección recibe los formularios de acuerdo con el trabajo realizado, y lo registra en la
Bitácora, teniendo especial cuidado en las acciones que modifiquen el proyecto en las
especificaciones técnicas que puedan traer como consecuencia adecuaciones al monto o plazo
establecido.
Normas de operación
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Verificación de obras
Verifica que las obras se ejecuten en la fecha programada que se apeguen al calendario de la
obra, al presupuesto autorizado y que se ajusten a los tipos de proyectos, especificaciones
técnicas y ambientales autorizadas. Asimismo, deberá observar los lineamientos de
construcción y supervisión establecidos.
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Procedimientos administrativos
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DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIALES POR CAJA MENUDA VERSIÓN No. 2 FECHA DE CONFECCIÓN 2019 VALIDADO POR ARQ. ORIEL LEÓN DOCUMENTADO POR LICDA. MARKELDA CAÑIZALES DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO:
Describir y dar a conocer los pasos que se deben seguir para la adquisición de materiales
mediante compra por caja menuda.
Responsable
Descripción
Unidad solicitante -Elabora nota solicitando un bien o servicio y la remite a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.
Secretaria/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe nota de la unidad solicitante. -Remite la nota de la solicitud al despacho del director.
Director/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe la solicitud, la revisa y analiza su viabilidad y otorga visto bueno. -Remite la solicitud aprobada a la unidad responsable de ejecutar la labor, según corresponda.
Funcionario encargado/ Dirección de Infraestructura y Servicios
-Verifica materiales en el depósito.
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Generales Nota: Verifica que se cuente con el material a utilizar en bodega, si se tiene se procede de inmediato a realizar el trabajo; de lo contrario, será necesario hacer una solicitud por caja menuda.
-Verifica la disponibilidad de efectivo. -Realiza la cotización del material o bien requerido. -Elabora el formulario de solicitud de caja menuda.
Jefe de Departamento/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Firma solicitud de caja menuda. -Envía la documentación a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.1
Secretaria/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe y verifica que la información este completa. -Remite al director para su firma.
Director/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe, verifica y firma -Remite a la secretaria.
Secretaria/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe y remite al encargado de caja menuda para su trámite correspondiente.
Encargado de Caja Menuda/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe formulario de solicitud de caja menuda, cotización y nota de solicitud recibida por parte de la unidad solicitante. -Entrega el dinero al colaborador encargado de realizar la compra para la adquisición del bien solicitado.
Funcionario asignado/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe el dinero para efectuar la compra del respectivo bien. -Verifica el detalle de los materiales solicitados y realiza la compra. -Presenta y entrega la factura y el bien comprado en la Sección de Almacén.
Sección de Almacén -Recibe y verifica la compra realizada. -Firma la factura recibida. -Entrega factura y bien comprado.
Funcionario asignado/ Dirección de Infraestructura y Servicios
-Recibe factura y el bien comprado. -Entrega el bien comprado al funcionario encargado
1 El jefe del departamento, según sea el caso, envía solicitud de caja menuda, adjunta cotización y la nota de solicitud de compra por parte de la unidad solicitante.
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Generales de realizar la actividad. Funcionario encargado/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe el bien y ejecuta la actividad programada.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidad SolicitanteDirección de
Infraestructura y Servicios Generales
Funcionario/ Dirección de Infraestructura y Servicios
Generales
Jefe de Departamento/ Dirección de
Infraestructura y Servicios Generales
Encargado/ Caja Menuda
Sección de Almacén
Elabora nota solicitando un bien o servicio y la remite a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.
Remite la solicitud aprobada a la unidad responsable de ejecutar la labor, según corresponda.
Verifica materiales en el depósito. Verifica la disponibilidad de efectivo.Realiza la cotización del material o bien requerido.Elabora el formulario de solicitud de caja menuda.
Envía la documentación a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
15 FIN DEL PROCESO
Recibe el dinero para efectuar la compra del respectivo bien.Verifica el detalle de los materiales solicitados y realiza la compra.Presenta y entrega la factura y el bien comprado en la Sección de Almacén.
Recibe y verifica la compra realizada.Firma la factura recibida.Entrega factura y bien comprado.Recibe factura y el bien comprado.Entrega el bien comprado al funcionario encargado de realizar la actividad. Recibe el bien y ejecuta la actividad programada.
PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE COMPRA DE MATERIALES POR CAJA MENUDA
Recibe la solicitud, la revisa y analiza su viabilidad y otorga visto bueno.
Firma solicitud de caja menuda.
Recibe, verifica y firma.Remite a la secretaria.Recibe formulario de solicitud de caja menuda, cotización y nota de solicitud recibida por parte de la unidad solicitante.Entrega el dinero al colaborador encargado de realizar la compra para la adquisición del bien solicitado.
9
8
7
6 5
4 3 2 1
1
3
4
5
6
7
2
8
9
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ASAMBLEA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y COORDINACIÓN DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO DE PLOMERÍA, EBANISTERÍA, GYPSUM, PINTURA, ELECTRICIDAD, CIELO RASO, ALUMINIO-VIDRIO, TECHO, SOLDADURA Y ALBAÑILERÍA VERSIÓN No. 1 FECHA DE CONFECCIÓN 2019 VALIDADO POR ARQ. ORIEL LEÓN DOCUMENTADO POR LCDA. MARKELDA CAÑIZALES DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO:
Establecer los pasos para la recepción de las diferentes solicitudes de mantenimiento que son
requeridas por las unidades administrativas de la Asamblea Nacional y presentadas a la
Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.
Responsable
Descripción
Unidad solicitante -Elabora nota solicitando un servicio determinado y remite a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.
Secretaria/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe nota de la unidad solicitante y la remite al
director de Infraestructura y Servicios Generales.
Director/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe la solicitud, la revisa, analiza su viabilidad y
otorga visto bueno.
-Remite la solicitud con el visto bueno al jefe del
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Departamento de Mantenimiento.
Secretaria/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe la solicitud aprobada por el Director.
-Remite documentación al Departamento de
Mantenimiento.
Secretaría/ Departamento de Mantenimiento
-Recibe solicitud de la unidad administrativa con visto
bueno del Director para proceder con el trabajo
solicitado.
-Remite al jefe del Departamento de Mantenimiento.
Jefe/ Departamento de Mantenimiento
-Recibe solicitud y ejecuta.
-Selecciona el personal para realizar el trabajo, según
sea el requerimiento.
Funcionario/ Departamento de Mantenimiento
-Recibe las instrucciones pertinentes, según cada caso.
-Visita la unidad solicitante y verifica lo que se que
necesita para realizar el trabajo respectivo
-Verifica si el depósito cuenta con el material
correspondiente. Nota: Si se cuenta con el material se procede a completar el formulario de
Retiro de Materiales. Ver Anexo N°1
-Realiza trabajo solicitado
-Completa el formulario de Orden de Trabajo.
-Firma formulario correspondiente al igual que la
unidad solicitante.
Unidad Solicitante -Verifica y firma formulario de Orden de Trabajo
realizado.
Funcionario/ Departamento de Mantenimiento
Nota: Si en el depósito no se cuenta con el material se completa el formulario
de Solicitud de Caja Menuda. Ver Anexo N°2
-Completa y firma el formulario de solicitud de caja
menuda.
-Remite el formulario debidamente lleno, adjunta
cotización del material que se necesita comprar y la
nota de la solicitud enviada por la unidad solicitante.
-Remite información a la secretaria del departamento.
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Secretaria /Departamento de Mantenimiento
-Recibe y remite documentación a la Dirección de
Infraestructura y Servicios Generales.
Secretaria/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe documentación de solicitud para la compra de
materiales por medio de caja menuda.
-Remite al director de Infraestructura y Servicios
Generales para Vo.Bo. y firma.
Director/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe, revisa y firma visto bueno para la compra de
materiales de acuerdo a la solicitud enviada por la
unidad administrativa solicitante.
-Remite documentación para el desarrollo del trámite
respectivo.
Secretaria/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe y remite documentación a la encargada de
realizar los trámites de caja menuda en la Dirección de
Infraestructura y Servicios Generales.
Encargada de Caja Menuda/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe nota de solicitud de la unidad administrativa
con el formulario completado debidamente por el jefe
del Departamento de Mantenimiento la cotización de
acuerdo al material que se requiere Vo.Bo. y firma del
director.
-Procede con la compra.
-Envía al almacén para su verificación, Vo.Bo. y firma.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidad SolicitanteDirección de Infraestructura y
Servicios Generales
Jefe de Departamento de Mantenimiento/
Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
Funcionario/ Departamento de Mantenimiento
Encargado/ Caja Menuda
Elabora nota solicitando un servicio determinado y remite a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.
Verifica y firma formulario de Orden de Trabajo realizado.
FIN DEL PROCESO
19
PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES Y COORDINACIÓN DE TRABAJOS DE MANTENIMIENTO DE PLOMERÍA, EBANISTERÍA, GYPSUM, PINTURA, ELECTRICIDAD, CIELO RASO, ALUMINIO-VIDRIO, TECHO, SOLDADURA Y
ALABAÑILERÍA
Recibe la solicitud, la revisa, analiza su viabilidad y otorga visto bueno.Remite la solicitud con el visto bueno al jefe del
Recibe solicitud y ejecuta.Selecciona el personal para realizar el trabajo, según sea el requerimiento.
Recibe las instrucciones pertinentes, según cada caso.Visita la unidad solicitante y verifica lo que se que necesita para realizar el trabajo respectivoVerifica si el depósito cuenta con el material correspondiente . Realiza trabajo solicitado.Completa el formulario de Orden de Trabajo. Firma formulario correspondiente al igual que la unidad solicitante.
Completa y firma el formulario de solicitud de caja menuda.Remite el formulario debidamente lleno, adjunta cotización del material que se necesita comprar y la nota de la solicitud enviada por la unidad solicitante.Remite información a la secretaria del departamento.
Recibe, revisa y firma visto bueno para la compra de materiales de acuerdo a la solicitud enviada por la unidad administrativa solicitante.Remite documentación para el desarrollo del trámite respectivo.Recibe nota de solicitud de la unidad administrativa con el formulario completado debidamente por el jefe del Departamento de Mantenimiento la cotización de acuerdo al material que se requiere Vo.Bo. y firma del director.Procede con la compra.Envía al almacén para su verificación, Vo.Bo. y firma.
8 7
6 5
4 3 2 1
1
2
3
4
5
6
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ASAMBLEA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS VERSIÓN No. 1 FECHA DE CONFECCIÓN 2019 VALIDADO POR ARQ. ORIEL LEÓN DOCUMENTADO POR LCDA. MARKELDA CAÑIZALES DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO:
Establecer los mecanismos apropiados para el planteamiento de los proyectos que son
requeridos para la realización de mejoras a la infraestructura de la institución que
contribuyan al buen desempeño de las funciones de los funcionarios de la Asamblea
Nacional.
Responsable
Descripción
Director/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Valora y pondera la necesidad de desarrollar un nuevo proyecto que mejore la infraestructura de la Asamblea Nacional.2
-Solicita al jefe de la unidad correspondiente, la confección de una propuesta que será presentada a la Directiva de la Asamblea Nacional.
3
Jefe/Departamento de Arquitectura e Ingeniería
-Recibe instrucción y elabora la propuesta con los puntos solicitados.
2 Elabora reporte de diagnóstico de la infraestructura física y emite un diagnóstico de la infraestructura. 3 La propuesta debe contener el objetivo, alcance y justificación del proyecto.
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ASAMBLEA NACIONAL Página 21
-Entrega la propuesta del proyecto al director.
Director/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe la propuesta del proyecto y la presenta a la Directiva de la Asamblea Nacional para su aprobación.
Directiva/Asamblea Nacional -Recibe la propuesta del proyecto.
-Evalúa su viabilidad de acuerdo a lo planteado por la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.
-Emite su aprobación o su desacuerdo con la propuesta del proyecto.4
-Remite visto bueno a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.
Secretaria/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe la propuesta con su visto bueno y la remite al director.
Director/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe la propuesta con su visto bueno y verifica la información suministrada de acuerdo al planteamiento del proyecto.
-Convoca reunión con el jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería y el asistente técnico.
-Solicita al asistente técnico y al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería que desarrollen los términos de referencia y las especificaciones técnicas del proyecto.5
Asistente Técnico/ Departamento de Arquitectura e Ingeniería
-Realiza las cotizaciones, desarrolla los términos de referencia y las especificaciones técnicas de acuerdo al alcance del proyecto.
-Elabora planos (de ser necesarios).
-Revisa y analiza dicha información con el jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería.
-Presenta los términos al director.
4 Si la directiva no aprueba el proyecto, esta la posibilidad de mejor el planteamiento realizado o se archiva. 5 Los términos de referencia y especificaciones técnicas, contempla el desglose de los costos, justificación, desarrollo del proyecto.
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ASAMBLEA NACIONAL Página 22
Director/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe, revisa y aprueba las especificaciones y términos de referencia presentados por el jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería. 6
-Entrega documentación a la secretaria para continuar con su debido trámite.
Secretaria/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe y envía documentación al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería.
Jefe/Departamento de Arquitectura e Ingeniería
-Recibe documentación correspondiente al proyecto.
-Elabora el formulario de solicitud de bienes y/o servicios.
-Remite documentación para la firma del director con toda la documentación requerida.
Director/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe, verifica y firma el formulario de solicitud de bienes y/o servicios.
-Remite a la secretaría para ser enviado a la Dirección General de Administración y Finanzas.
Secretaria/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe y remite documentación a la Dirección General de Administración y Finanzas para su visto bueno.
Secretaría/Dirección General de Administración y Finanzas
-Recibe y remite documentación para visto bueno del director.
Director/ Dirección General de Administración y Finanzas
-Recibe, revisa y emite su visto bueno y da inicio al trámite correspondiente.
-Remite documentación al Departamento de Compras.7
FIN DEL PROCEDIMIENTO
6 De haber algún punto a corregir, el documento regresaría al Departamento de Arquitectura e Ingeniería para realizar las correcciones necesarias. 7 Remitirse al Manual de Procedimientos Administrativos del Departamento de Compras, y ver el procedimiento de contrataciones públicas.
Director/ Dirección de
Infraestructura y Servicios Generales
Jefe de Departamento de Arquitectura e Ingeniería
Directiva/ Asamblea Nacional
Asistente técnico/ Departamento de
Arquitectura e Ingeniería
Director/ Dirección General de Administración y Finanzas
Recibe instrucción y elabora la propuesta con los puntos solicitados.Entrega la propuesta del proyecto al director.
Recibe la propuesta del proyecto y la presenta a la Directiva de la Asamblea Nacional para su aprobación.
Recibe, revisa y aprueba las especificaciones y términos de referencia presentados por el jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería.
23
FIN DEL PROCESO
Recibe documentación correspondiente al proyecto.Elabora el formulario de solicitud de bienes y/o servicios.Remite documentación para la firma del director con toda la documentación requerida.Recibe, verifica y firma el formulario de solicitud de bienes y/o servicios.Remite a la secretaría para ser enviado a la Dirección General de Administración y Finanzas.
Recibe, revisa y emite su visto bueno y da inicio al trámite correspondiente.Remite documentación al Departamento de Compras.
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE PROYECTOS
Valora y pondera la necesidad de desarrollar un nuevo proyecto que mejore la infraestructura de la Asamblea Nacional. Solicita al jefe de la unidad correspondiente, la confección de una propuesta que será presentada a la Directiva de la Asamblea Nacional.
Recibe la propuesta del proyecto.Evalúa su viabilidad de acuerdo a lo planteado por la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.Emite su aprobación o su desacuerdo con la propuesta del proyecto. Remite visto bueno a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.
Recibe la propuesta con su visto bueno y verifica la información suministrada de acuerdo al planteamiento del proyecto.Convoca reunión con el jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería y el asistente técnico.Solicita al asistente técnico y al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería que desarrollen los términos de referencia y las especificaciones técnicas del proyecto.
Realiza las cotizaciones, desarrolla los términos de referencia y las especificaciones técnicas de acuerdo al alcance del proyecto.Elabora planos (de ser necesarios).Revisa y analiza dicha información con el jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
ASAMBLEA NACIONAL Página 24
ASAMBLEA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN Y FISCALIZACIÓN DE UNA OBRA EN EJECUCIÓN VERSIÓN No. 1 FECHA DE CONFECCIÓN 2019 VALIDADO POR ARQ. ORIEL LEÓN DOCUMENTADO POR LCDA. MARKELDA CAÑIZALES DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO:
Garantizar la supervisión y fiscalización de los proyectos en ejecución desarrollados en la Asamblea Nacional por empresas contratadas.
Responsable
Descripción
Secretaría/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe de la Dirección General de Administración y Finanzas la orden de compra.
-Remite al director de Infraestructura y Servicios Generales.
Director/Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe y revisa el contrato para la construcción de la obra debidamente refrendado.
-Emite orden de proceder a la compañía que realizará trabajos en las instalaciones de la Asamblea Nacional.
-Remite información al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería
Jefe/ Departamento de Arquitectura -Recibe, revisa y abre expediente con los términos
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
ASAMBLEA NACIONAL Página 25
e Ingeniería de referencia.8
-Asigna supervisor para la ejecución de la obra (asistente técnico).
-Supervisa la ejecución de la obra en conjunto con los supervisores asignados.
Asistente técnico/ Departamento de Arquitectura e Ingeniería
-Realiza inspección previa para la corrección de acabados o trabajos adicionales.
-Comunica al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería que los trabajos han concluido.
-Confecciona informe de finalización de la obra.
-Informa al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería, que el proyecto está listo para ser inspeccionado por la Dirección de Ingeniería de la Contraloría General de la República.
Jefe/ Departamento de Arquitectura e Ingeniería
-Recibe comunicación del Asistente Técnico.
-Informa al director de Infraestructura y Servicios Generales, que se concluyó el proyecto y que está listo para ser inspeccionado por la Contraloría General de la República.
Director/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe notificación del jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería.
-Gira instrucción a la secretaria, para que elabore la nota respectiva dirigida a la Contraloría General de la República.
Secretaria /Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe instrucción y elabora nota de solicitud de inspección de la obra terminada a la Contraloría General de la República.
-Elabora Acta de Aceptación para su firma.9
8 El expediente contendrá el formulario de solicitud de bienes y servicios, copia de la propuesta presentada por el contratista, y copia del contrato refrendado. 9 El Acta de Aceptación Final debe ser firmada por el Director de la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales e Inspector Técnico idóneo de esta misma dirección.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
ASAMBLEA NACIONAL Página 26
-Entrega nota para la firma del director de Infraestructura y Servicios Generales.
Director/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe, verifica y firma misiva dirigida a la Contraloría General de la República.
-Verifica que la nota lleve consigo los siguientes adjuntos: planos de la obra, soporte de cuenta, acta de aceptación final, copia de contrato u orden de compra.10
Secretaria /Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe, revisa y envía por fax y por correspondencia la nota de solicitud de inspección de la obra con sus adjuntos correspondientes a la Contraloría General de la República.
Dirección de Ingeniería/Contraloría General de la República.
-Recibe mediante fax y por correspondencia la nota de solicitud de inspección.
-Asigna funcionario para realizar la inspección.
-Coordina fecha y hora de inspección con el funcionario designado por el director de Infraestructura y Servicios Generales de la Asamblea Nacional.
Funcionario/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe notificación vía telefónica, por parte de la Dirección de Ingeniería de la Contraloría General de la República.
-Concreta cita con la Empresa Contratista y con el director de la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales acordando hora y fecha para la inspección.
Director/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe notificación sobre lo acordado para realizar la inspección.
-Comunica al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería sobre la reunión de
10 Si el proyecto se lleva a cabo mediante Acto Público, el formulario de soporte de cuenta es firmado por el arquitecto idóneo responsable de la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales de la Asamblea Nacional, el Director de la Dirección de Infraestructura y Servicios generales, por el representante legal de la empresa contratante y el arquitecto idóneo de la Contraloría General de la República.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
ASAMBLEA NACIONAL Página 27
inspección acordada.
Jefe/ Departamento de Arquitectura e Ingeniería
-Recibe notificación y realiza la inspección en conjunto con el Contratista, funcionario designado por la Contraloría General de la República y el Director de Infraestructura y Servicios Generales de la Asamblea Nacional.
Director/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Gira instrucción para contactar a la empresa contratista.
Secretaria /Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Contacta al proveedor para que presente a la Dirección de Tesorería de la Asamblea Nacional la cuenta respectiva.
-Elabora nota de satisfacción por el servicio o por la obra desarrollada por la empresa contratista.
-Entrega nota al director para su firma.
Director/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe y verifica nota de satisfacción a la Dirección de Tesorería de la Asamblea Nacional.
-Remite a la secretaría que siga su trámite correspondiente.
Secretaria /Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe verifica que la nota está firmada.
-Envía nota a la Dirección de Tesorería.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Dirección de Infraestructura y
Servicios Generales
Jefe de Departamento de Arquitectura e Ingeniería
Asistente técnico/ Departamento de
Arquitectura e Ingeniería
Dirección de Ingeniería/ Contraloría General de la
República
Funcionario/ Dirección de
Infraestructura y Servicios Generales
Recibe notificación y realiza la inspección en conjunto con el Contratista, funcionario designado por la Contraloría General de la República y el Director de Infraestructura y Servicios Generales de la Asamblea Nacional.
FIN DEL PROCESO28
Recibe y verifica nota de satisfacción a la Dirección de Tesorería de la Asamblea Nacional. Remite a la secretaría que siga su trámite correspondiente.
PROCEDIMIENTO DE SUPERVISIÓN Y FISCALIZACIÓN DE UNA OBRA EN EJECUCIÓN
Recibe, revisa y abre expediente con los términos de referencia. Asigna supervisor para la ejecución de la obra (asistente técnico).
Realiza inspección previa para la corrección de acabados o trabajos adicionales.Comunica al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería que los trabajos han concluido.
Recibe notificación del jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería.Gira instrucción a la secretaria, para que elabore la nota respectiva dirigida a la Contraloría General de la República.Recibe mediante fax y por correspondencia la nota de solicitud de inspección.Asigna funcionario para realizar la inspección.
Recibe notificación vía telefónica, por parte de la Dirección de Ingeniería de la Contraloría General de la República. Concreta cita con la Empresa Contratista y con el director de la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales acordando hora y fecha para la inspección.
Recibe y revisa el contrato para la construcción de la obra debidamente refrendado.Emite orden de proceder a la compañía que realizará trabajos en las instalaciones de la Asamblea Nacional.
Recibe comunicación del Asistente Técnico.Informa al director de Infraestructura y Servicios Generales, que se concluyó el proyecto y que está listo para ser inspeccionado por la Contraloría General de la República.
Recibe notificación sobre lo acordado para realizar la inspección.Comunica al jefe del Departamento de Arquitectura e Ingeniería sobre la reunión de inspección acordada.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
ASAMBLEA NACIONAL Página 29
ASAMBLEA NACIONAL SECRETARÍA GENERAL
DIRECCIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIOS (INFO AYUDA)11
VERSIÓN No. 2 FECHA DE CONFECCIÓN 2019 VALIDADO POR ARQ. ORIEL LEÓN DOCUMENTADO POR LCDA. MARKELDA CAÑIZALES DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO:
Garantizar el óptimo funcionamiento del mobiliario, equipo de oficina e instalaciones de la
Asamblea Nacional.
Responsable
Descripción
Funcionario /Unidad solicitante -Envía nota o realiza llamada telefónica a (Info Ayuda) a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.
-Solicita el servicio correspondiente, según sea el caso.
Funcionario asignado/ Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
-Recibe de forma escrita o telefónica la solicitud de mantenimiento, limpieza, reparación de mobiliario y traslado de equipo de oficina. -Registra los datos del servicio solicitado en el formato "Reporte de llamadas". Ver Anexo N° 5
11 En el Departamento de Mantenimiento se prestan servicios tales como: (PINTURA, ELECTRICIDAD, GYPSON, REFRIGERACIÓN, SOLDADURA Y TECHO, PLOMERÍA, EBANISTERIÍA, CERRAJERÍA, LACA Y BARNIZ, ALBAÑILERÍA, ALUMINIO, VIDRIO)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
ASAMBLEA NACIONAL Página 30
-Remite nota al departamento según corresponda el caso.
Departamento correspondiente -Recibe notificación de la solicitud y ejecuta.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Unidad solicitanteDirección de Infraestructura y
Servicios GeneralesDepartamento
correspondiente
Recibe notificación de la solicitud y ejecuta.
FIN DEL PROCESO
31
PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE SERVICIOS (INFO AYUDA)
Envía nota o realiza llamada telefónica a (Info Ayuda) a la Dirección de Infraestructura y Servicios Generales.Solicita el servicio correspondiente, según sea el caso.
Recibe de forma escrita o telefónica la solicitud de mantenimiento, limpieza, reparación de mobiliario y traslado de equipo de oficina.
Registra los datos del servicio solicitado en el formato "Reporte de llamadas". Remite nota al departamento según corresponda el caso.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LA DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
ASAMBLEA NACIONAL Página 32
ANEXOS
N°____________
FECHA_______________ TÉCNICA____________________ OPERATIVA______________________
CANTIDAD
OBSERVACIÓN:_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Ubicación del trabajo_________________________________________________________________Trabajo realizado_____________________________________________________________________
A solicitud______________________________________ _________________________________Firma
Aprobado por __________________________________ _________________________________Firma
Dirección de Infraestructura y Servicios Generales________________________________________
AN/DISG/01
DESCRIPCIÓN DETALLE
Nombre
Nombre/supervisor de sección
Funcionario autorizado
ASAMBLEA NACIONAL DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
FORMULARIO PARA RETIRO DE MATERIALES
Anexo No.1
33
INSTRUCTIVO DE RETIRO DE MATERIALES
1. Fecha:Se registrará el día, mes y año en la que se realiza el retiro de materiales.
2. TécnicaSe anotará cuando el servicio sea de Gypsum, cambio de cielo razo y otros.
3. OperativaSe anotará cuando el servicio sea de refrigeración, plomería y electricidad.
4. CantidadSe anotará la cantidad de material que se está retirando.
5. Descripción Se describirá el material que se retira.
6. DetalleSe detallará el material solicitado, y se describe para que será utilizado.
7. ObervaciónSe anotará la información importante que sea de vital conocimiento.
8. Ubicación del trabajoSe anotará el nombre de la unidad administrativa donde se realizará el trabajo.
9. Trabajo realizadoSe colocará una breve descripción del trabajo realizado.
10. A solicitud/Nombre/FirmaSe detallará el nombre y firma del funcionario que solicito el trabajo.
11 Aprobado por/Nombre/Supervisor de sección/FirmaSe anotará el nombre y firma del supervidor que aprobó el trabajo realizado.
12. Dirección de Infraestructura y Servicios Generales Se anotará el nombre del funcionario autorizado por parte de la dirección.
34
Panamá de de
En concepto de:
AN/DISG/03
Firma Firma
Solicitado por: Autorizado por:
Nombre Nombre
República de PanamáAsamblea Nacional
Dirección de Infraestructura y Servicios Generales
SOLICITUD DE CAJA MENUDA
Unidad administrativa solicitante:
Entréguese a:
La suma de:
Anexo No.2
35
1. Panamá______ de ________________ de ________________.Se registrará el día, mes, año que presenta la Solicitud de Bienes y Servicio.
2. Unidad administrativa solicitanteSe anotará el nombre Completo de la Dirección, Unidad, Departamento, Sección, Comisión o Despacho del Diputado solicitante.
3. Entreguese a Colocar el nombre y apellido del funcionario que retira el dinero.
4. La suma deAnotará la suma de dinero que se le entrega al funcionario.
5. En concepto de Se anotará en que será utilizado el dinero entregado.
6. Solicitado porSe anotará el nombre y apellido del funcionario que solicito el dinero.
7. Autorizado porSe colocará el nombre y apellido del funcionario que autorizo la entrega del dinero.
8. FirmaSe colocará la firma de Vo. Bo. De autorización del dinero entregado al funcionario.
INSTRUCTIVO DE SOLICITUD DE CAJA MENUDA
36
Sírvase Entregar a: Número:
Unidad Solicitante: Fecha:
Objeto de Gasto CantidadCódigo Almacén Entregada
Sub-total Última Línea
Observación:
Solicitado por: _______________________ Vo.Bo.:
Firma autorizada Jefe de Proveeduría
Recibido por:
Nota: Las Solicitudes de materiales y equipos que no estén debidamente presentadas con cantidad, unidad y códigos de almacén indicados en el clasificador de cuentas, por exigencia del sistema, no podrán ser despachadas.
37
Entregado por:
Descripción de los artículos solicitados
Cantidad Unidad Detalle
ASAMBLEA NACIONAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURIASECCIÓN DE PROVEEDURÍA
SOLICITUD Y ENTREGA DE MATERIALES Y EQUIPOS EN EL ALMACÉN
ANEXO N°3
A. Contenido
1. Sírvase entregar aSe anota el nombre de la persona designada por la Unidad en retirar la mercancía.
2. NúmeroAnotar el número de la solicitud.
3. Unidad solicitanteSe anotará el nombre Completo de la Dirección, Unidad, Departamento, Sección, Comisión o Despacho del Diputado solicitante.
4. Fecha
5. CantidadSe anota el número de artículos o bien solicitado.
6. Unidad SolicitanteSe anota una cantidad estandarizada de las cantidades solicitadas.
7. Código Almacén
8. DetalleSe detalla brevemente el bien o servcicio que se está solicitando.
9. P Cantidad entregadaSe anota el número de artículos o bien entregados.
10. Observación
11. Solicitado porSe anotará el nombre del funcionario que solicita el bien.
12. PartidaSea anota el número de partida.
13. Vo.Bo.Firma autorizada del encargado de la Sección de Proveeduría.
14. Entregado porSe anota el funcionario que entrega el bien.
15. Recibido porFirma del funcionario que recibe el bien.
AN/DAF/DCP/16
38
INSTRUCTIVO DE SOLICITUD Y ENTREGA DE MATERIALES Y EQUIPOS EN EL ALMACÉN
Se coloca el código único que consiste en letras y números que indentifican características de cada producto, como su fabricación, marca, estilo, color, etc.
Se registrará el día, mes, año que presenta la Solicitud y Entrega de Materiales y Equipos en el Almacén.
En caso de que sea necesario se anotará cualquier información que a su juicio sea importante informar .
ANEXO N°3
Solicitud de BIENES
REEMPLAZO OBRA
Unidad Solicitante: NUEVO
Partidas Presupuestarias:
FECHA
AN/DAF/DCP/17 VER INSTRUCTIVO EN LA PARTE DE ATRÁS39
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
UNIDAD DESCRIPCIÓNRENGLÓN CANTIDAD
SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS
Funcionario Responsable:
SERVICIOSSeñor (a):
ASAMBLEA NACIONAL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA
TOTALUNITARIOPRECIOS ESTIMADOS
Mes AñoDía
Especifique el uso de los bienes o servicios requeridos:
Vo. Bo. JEFE DE COMPRAS Y PROVEEDURÍAASIGNADO A:
PARA USO DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA SOLICITADO POR: NOMBRE / FIRMA AUTORIZADA
Vo. Bo. DIRECTOR ADMINISTRATIVOVERIFICADO POR:
Anexo No.4
A. Contenido
1. Fecha:Se registrará el día, mes, año que presenta la Solicitud de Bienes y Servicio.
2. Señor (a)Persona a la que va dirigida la solicitud.
3. Unidad SolicitanteSe anotará el nombre Completo de la Dirección, Unidad, Departamento, Sección, Comisión o Despacho del Diputado solicitante.
4. Funcionario ResponsableSe anota el nombre de la persona designada por la Unidad en retirar la mercancía.
5. Solicita Bienes/Servicio/ObraSe marca con una (X) el bien, servicio u obra solicitado.
6. Remplazo / NuevoSe marca con una (X) si el bien es nuevo o es un reemplazo
7. RenglónSe anotará una numeración secuencial.
8. CantidadSe anota el número de artículos o bien solicitado.
9. UnidadSe coloca el nombre del bien solicitado (resma, paquetes, rollo, cajas).
10. DescripciónSe detalla brevemente el bien o servcicio que se esta solicitando.
11. Precio (Unitario/Estimado)Se anota el estimado de una sola unidad y luego se anotará el monto total estimado.
12. Especifique el uso de bienes, servicio u obras requeridosSe hará una breve explicación de la utilización del bien, servicio u obra solicitado.
13. Partida presupuestariaSea anota el número de partida.
Para uso del Departamento de Compray Proveeduría14. Verificado (Fecha)
Sea anota el nombre de la persona que verificó la partida presupuestaria.
15. Asignado a:Se anota el nombre de la persona que asignó la partida.
16. Firmas (Departamentos, Dirección General de Administración y Finanzas y Jefe de Compras y Proveeduría)En cada una de estos renglones se registrará la firna de la persona que autorizan la solicitud de B/S.
AN/DAF/DCP/17
40
INSTRUCTIVO DE SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS
ANEXO N°4
HORA FECHA UNIDAD QUE REPORTA DESCRIPCIÓN DEL REPORTE RECIBE TÉCNICO
41 AN/DISG/04
ASAMBLEA NACIONALDIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS GENERALES
REPORTE DE LLAMADAS POR MES
Anexo No.5
1. HoraSe anotará el tiempo exacto en que se recibe la llamada de solicitud del servicio.
2. FechaSe registrará el día, mes, año que presenta la Solicitud de Bienes y Servicio.
3. Unidad que reportaSe anotará el nombre Completo de la Dirección, Unidad, Departamento, Sección, Comisión o Despacho del Diputado que solicita el servicio.
4. Descripción del reporteSe anotará de forma descriptiva el servicio solicitado.
5. RecibeSe colocará el nombre y apellido del funcionario que recibe la llamada.
6. TécnicoSe anotará el nombre y apellido según sea el servicio solicitado.
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INSTRUCTIVO DE REPORTE DE LLAMADAS POR MES