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PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO

Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Informática

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO

TOLUCA DE LERDO, MÉXICO

30 DE MARZO DE 2009

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO

Secretaría de Administración y Finanzas Dirección de Informática




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MANPRO-40072 CNDA-A3

C O N T E N I D O


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CONTENIDO

PÁGINA

I. Introducción ................................................................................................................... 4

II. Base jurídica .................................................................................................................. 6

III. Procedimientos ............................................................................................................ 8

Procedimiento: Desarrollo de Sistemas ................................................................. 9

Procedimiento: Mantenimiento de Sistemas .......................................................... 16

IV. Bitácora de actualización ............................................................................................ 21

V. Hoja de validación......................................................................................................... 23

VI. Anexos .......................................................................................................................... 25

Anexo 1: Formato “Reporte de Servicio de Mantenimiento” (40072-F01-09) ........... 26


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I N T R O D U C C I Ó N


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INTRODUCCIÓN

Con el propósito de contar con una administración dinámica, para dar respuesta inmediata a las

necesidades actuales del Poder Legislativo; la Secretaría de Administración y Finanzas se ha dado

a la tarea de desarrollar permanentemente acciones de modernización y simplificación

administrativa, que permitan la operación eficiente de las áreas de la Legislatura y dar

cumplimiento a lo establecido en las fracciones XIX y XX del artículo 160 del Reglamento del

Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

Por lo anterior, se elaboran, integran y difunden los manuales de procedimientos, documentos

técnicos administrativos, que facilitan el cumplimiento de las funciones, la desconcentración de

actividades y el logro de los objetivos institucionales. El presente Manual de Procedimientos fue

elaborado de manera conjunta por el Departamento de Desarrollo con la Coordinación de

Normatividad y Desarrollo Administrativo; en el cual se describen los objetivos, políticas y

actividades de cada uno de los procedimientos que lleva a cabo esta área; así como de los

formatos que para estos efectos se utilizan.

La Secretaría de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Normatividad y

Desarrollo Administrativo, pone a disposición de los servidores públicos del Poder Legislativo el

“Manual de Procedimientos del Departamento de Desarrollo”.


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B A S E J U R Í D I C A


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BASE JURÍDICA

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.

Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

Y demás ordenamientos legales y administrativos aplicables.


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P R O C E D I M I E N T O S


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P R O C E D I M I E N T O :

DESARROLLO DE SISTEMAS


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ÁREA RESPONSABLE


PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE SISTEMAS

40072-P01-09

OBJETIVO Implementar sistemas automatizados que agilicen los procedimientos, trámites y actividades, a fin de coadyuvar a la eficiencia del quehacer cotidiano de las dependencias y áreas del Poder Legislativo.


POLÍTICAS

Todo sistema automatizado consistirá en la aplicación de programas informáticos para desarrollar bases de datos y sistemas de información de los procesos administrativos que realizan las dependencias y áreas del Poder Legislativo.

Los titulares de las dependencias y unidades administrativas, que soliciten un sistema automatizado, deberán hacerlo a través de un oficio o memorándum dirigido al Director de Informática.

Una vez definido la estructura del sistema se entregará el documento “Presentación de Sistema”, que contendrá la descripción y especificaciones de funcionamiento; el cual será firmado por el titular del área administrativa después de haber constatado y validado que cumple con los requerimientos solicitados (aceptación-recepción), así como por el titular del Departamento de Desarrollo.

Una vez concluido el sistema, el Departamento de Desarrollo deberá probar su operación en coordinación con el área administrativa solicitante para dejarlo a punto, y posteriormente proporcionar capacitación a los servidores públicos que operarán dicho sistema.

Una vez terminado e instalado el sistema, se elaborará y entregará vía oficio el “Manual del Usuario”.

El Departamento de Desarrollo mantendrá contacto permanente con el personal que va a operar el sistema, en las etapas de análisis, desarrollo, pruebas y arranque del sistema.


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40072-P01-09

ÁREA RESPONSABLE ACTIVIDAD

Nº DESCRIPCIÓN


Departamento de Desarrollo Área Administrativa Solicitante Departamento de Desarrollo Área Administrativa Solicitante Departamento de Desarrollo

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

Recibe oficio o memorándum enviado por la Dirección de Informática en la que autoriza se inicie el desarrollo del sistema. Programa reunión y acude al área solicitante para la etapa de análisis y estudio. Recibe al responsable de desarrollar el sistema en la hora y fecha acordada, planteando las necesidades del mismo. Facilita información y aclara las características o atributos, que se requiere para la automatización de actividades. Recibe información, planteamientos, necesidades y procede a su análisis, (realiza las reuniones de análisis que sean necesarias). Como resultado del análisis elabora documento “Presentación del Sistema” y lo expone ante el titular del área solicitante, así como al personal encargado de su operación para su revisión; y en su caso, la validación del diseño y operación. Verifica la operación del sistema, para validar su instalación (Sí/No). No, entonces indica los ajustes correspondientes. Sí, entonces solicita su instalación para poner en operación el sistema. Invita a las personas encargadas de su operación para que observen su funcionamiento, a través de pruebas de arranque. Realiza las pruebas necesarias para determinar si el sistema satisface las necesidades (Sí/No). No, realiza los ajustes correspondientes.


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Nº DESCRIPCIÓN


Departamento de Desarrollo Área Administrativa Solicitante Departamento de Desarrollo Área Administrativa Solicitante Departamento de Desarrollo

13

14

15

16

17

18

Sí, entonces instala la versión final del sistema en el equipo del área solicitante y capacita al personal que operará el sistema. Mantiene contacto permanente con el personal que va a operar el sistema para aclaración de dudas e instala la versión final del sistema. Recibe sistema instalado y da inicio a la operación del mismo. Elabora “Manual del Usuario” y lo envía mediante oficio al titular del área administrativa solicitante. Recibe “Manual del Usuario” y firma de recibido en el oficio. Recibe, archiva y resguarda acuse de recibido del “Manual del Usuario” entregado; reporta a la Dirección de Informática que el sistema ha sido desarrollado e implementado, satisfactoriamente.

Fin.


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DEPARTAMENTO DE

DESARROLLO

ÁREA ADMINISTRATIVA SOLICITANTE


Inicio

Recibe oficio o memorándum enviado por la Dirección de Informática en la que autoriza se inicie el desarrollo del sistema.

Recibe información, planteamientos, necesidades y procede a su análisis, (realiza las reuniones de análisis que sean necesarias).

A

Programa reunión y acude al área solicitante para la etapa de análisis y estudio.

Como resultado del análisis elabora documento “Presentación del Sistema” y lo expone ante el titular del área solicitante, así como al personal encargado de su operación para su revisión; y en su caso, la validación del diseño y operación.

Recibe al responsable de desarrollar el sistema en la hora y fecha acordada, planteando las necesidades del mismo.

Facilita información y aclara las características o atributos, que se requiere para la automatización de actividades.

1


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40072-P01-09

DEPARTAMENTO DE

DESARROLLO



1

A

Indica los ajustes correspondientes.

No Sí

Invita a las personas encargadas de su operación para que observen su funcionamiento, a través de pruebas de arranque.

¿Valida sistema?

Solicita su instalación para poner en operación el sistema.

Realiza las pruebas necesarias para determinar si el sistema satisface las necesidades.

No Sí ¿Satisface?

2 B

Verifica la operación del sistema, para validar su operación.

Realiza los ajustes correspondientes.

2


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40072-P01-09

DEPARTAMENTO DE

DESARROLLO



Mantiene contacto permanente con el personal que va a operar el sistema para aclaración de dudas e instala la versión final del sistema.

Instala la versión final del sistema en el equipo del área solicitante y capacita al personal que operará el sistema.

Elabora “Manual del Usuario” y lo envía mediante oficio al titular del área administrativa solicitante.

Recibe “Manual del Usuario” y firma de recibido en el oficio.

B

Recibe, archiva y resguarda acuse de recibido del “Manual del Usuario” entregado; reporta a la Dirección de Informática que el sistema ha sido desarrollado e implementado, satisfactoriamente.

Fin

Recibe sistema instalado y da inicio a la operación del mismo.


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P R O C E D I M I E N T O :

MANTENIMIENTO DE SISTEMAS


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ÁREA RESPONSABLE


PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE SISTEMAS

40072-P02-09

OBJETIVO

Garantizar la agilización en el procesamiento de datos, mediante el mantenimiento preventivo, o en

su caso, correctivo de los sistemas de información existentes; así como la ampliación de la red a

nuevos usuarios y mantener el óptimo funcionamiento de la red interna ante las ocasionales fallas y

desajustes.


POLÍTICAS

Se atenderá oportunamente las solicitudes que presenten las áreas administrativas de las fallas, deficiencias o actualización que requieran para el eficiente funcionamiento de los sistemas de información; así como los problemas de comunicación de las terminales de los usuarios al servidor.

Se dará mantenimiento oportuno a los reportes de fallas de comunicación del servidor con las estaciones de trabajo de los usuarios, así como la conexión de nuevos usuarios con sus correspondientes niveles de seguridad y acceso.

Los servicios de mantenimiento de sistemas y soporte técnico deberán registrarse en el formato “Reporte de Servicio de Mantenimiento” (Anexo 1, 40072-F01-09), el cual será firmado de conformidad por el usuario solicitante.

Los servidores públicos responsables de operar los sistemas deberán reportar de forma inmediata las fallas o deficiencias que detecten.


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40072-P02-09


Nº DESCRIPCIÓN


Departamento de Desarrollo Área Administrativa Solicitante Departamento de Desarrollo

1 2 3 4 5 6 7 8

Recibe petición del área solicitante por vía telefónica o de manera verbal, del servicio de mantenimiento del sistema o red. Conforme a las cargas de trabajo programa el servicio para atenderlo oportunamente. Acude al área solicitante revisa, analiza y verifica las modificaciones solicitadas, o los inconvenientes que se presenten. De tratarse de la operación del sistema, realiza la corrección, modificación o actualización para que funcione adecuadamente, a las nuevas necesidades del área usuaria. De ser la red, repara la falla de comunicación del servidor con la estación (es) de trabajo del área usuaria, o procede a la conexión de nuevos usuarios, con sus correspondientes niveles de seguridad y acceso. Concluye servicio de mantenimiento (sistema /red), efectúa pruebas de ejecución y procede a entregar requerimientos solicitados. Recibe (sistema/red) corregido y mejorado y firma de conformidad el formato “Reporte de Servicio de Mantenimiento” (Anexo 1, 40072-F01-09). Recibe formato “Reporte de Servicio de Mantenimiento” (Anexo 1, 40072-F01-09), debidamente firmado y procede a reportar a la Dirección de Informática los servicios realizados. Fin.


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40072-P02-09

DEPARTAMENTO DE

DESARROLLO ÁREA ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE


Inicio

Conforme a las cargas de trabajo programa el servicio para atenderse oportunamente.

De tratarse de un sistema realiza la corrección, modificación o actualización para que funcione adecuadamente, a las nuevas necesidades del área usuaria.

Recibe petición del área solicitante por vía telefónica o de manera verbal, del servicio de mantenimiento del sistema o red.

Acude al área solicitante revisa, analiza y verifica las modificaciones solicitadas, o los inconvenientes que se presenten.

De ser la red, repara la falla de comunicación del servidor con la estación (es) de trabajo del área usuaria, o procede a la conexión de nuevos usuarios a la red, con sus correspondientes niveles de seguridad y acceso.

A


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40072-P02-09

DEPARTAMENTO DE

DESARROLLO ÁREA ADMINISTRATIVA

SOLICITANTE


A

Concluye servicio de mantenimiento (sistema/red), efectúa pruebas de ejecución y procede a entregar requerimientos solicitados.

Recibe (sistema/red) corregido y mejorado y firma de conformidad el formato “Reporte de Servicio de Mantenimiento” (Anexo 1, 40072-F01-09).

Fin

Recibe formato “Reporte de Servicio de Mantenimiento” (Anexo 1, 40072-F01-09), debidamente firmado y procede a reportar a la Dirección de Informática de los servicios realizados.


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BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN


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BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

FECHA REFERENCIA OBSERVACIONES

15/Julio/2004 Oficio sin número M1

Actualización solicitada por el titular del Departamento de Desarrollo, con el propósito de documentar políticas y procedimientos vigentes que aplica el área, para el cumplimiento de sus funciones. Actualización del procedimiento 40072-P1-04. Elaboración del procedimiento 40072-P2-04. Implementación del formato “Reporte de Servicio de Mantenimiento” (40072-P2-01-04).

23/Enero/2006 Oficio s/n de fecha 17 de enero de 2006

A2

Actualización solicitada por el titular del Departamento de Desarrollo, con el propósito de precisar algunas políticas y los procedimientos vigentes que se aplican en el área.

30/Marzo/2009

Oficio SAF/DI/036/09 De fecha 10/Febrero/2009

(A3)

Se modificaron algunos aspectos relacionadas con la redacción en la que se encontraban descritas el objetivo, políticas y actividades de los procedimientos.


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HOJA DE VALIDACIÓN


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HOJA DE VALIDACIÓN

ELABORÓ VALIDÓ

Lic. Rosaura Salgado San Juan Ing. Germán Barreto Iniestra

COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

VOCAL EJECUTIVO


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ANEXOS


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ANEXO 1

FORMATO “REPORTE DE SERVICIO DE

MANTENIMIENTO” (40072-F01-09)

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