manual de procedimiento de contrataciones inra

8/16/2019 Manual de Procedimiento de Contrataciones INRA

1/159


2/159

Código Documento Versión N° de PáginasSABS-MPD-001 2 Página 2 de 159

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DELSABS / SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS


3/159

Código Documento Versión N° de PáginasSABS-MPD-001 2 Página i




4/159

Código Documento Versión N° de PáginasSABS-MPD-001 2 Página ii




5/159




CONTENIDO1 INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 5 2 OBJETO ................................................................................................................................................ 5 3 ÁMBITO DE APLICACIÓN .................................................................................................................... 6 4 MARCO CONCEPTUAL ........................................................................................................................ 6

4.1 Objeto de la Contratación ..................................................................................................................64.1.1 Bienes ........................................................................................................................................64.1.2 Servicios Generales .................................................................................................................74.1.3 Servicios Generales Recurrentes............................................................................................74.1.4 Servicios de Consultoría ..........................................................................................................74.1.5 Servicios de Consultoría Individual de Línea ........................................................................74.1.6 Servicios de Consultoría Individual por Producto ................................................................74.1.7 Obras .........................................................................................................................................7

4.2 Participantes Directos – Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios ................................7

4.2.1 Máxima Autoridad Ejecutiva “MAE” .....................................................................................74.2.2 Unidad Solicitante ...................................................................................................................84.2.3 Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública - RPC ........................84.2.4 Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y

Empleo - RPA ............................................................................................................................84.2.5 Unidad Administrativa .............................................................................................................84.2.6 Unidad Jurídica ........................................................................................................................84.2.7 Responsable de Evaluación y Comisión de Calificación ..................................................84.2.8 Responsable de Recepción y Comisión de Recepción ....................................................94.2.9 Órgano Rector .......................................................................................................................114.2.10 Proponente.............................................................................................................................114.2.11 Proveedor o Contratista .......................................................................................................11

4.3 Instrumentos de la Contratación ......................................................................................................114.3.1 Modelo de Documento Base de Contratación “DBC”....................................................114.3.2 Documento Base de Contratación “DBC” ........................................................................11

4.3.3 Documento Base de Contratación Ajustado - “DBC Ajustado” .....................................114.3.4 Especificaciones Técnicas ....................................................................................................114.3.5 Términos de Referencia ........................................................................................................124.3.6 Precio Referencial .................................................................................................................124.3.7 Precio Evaluado más Bajo ....................................................................................................124.3.8 Modelo de Contrato .............................................................................................................124.3.9 Fraccionamiento ...................................................................................................................124.3.10 Contrato .................................................................................................................................124.3.11 Contratación Llave en Mano ..............................................................................................124.3.12 Orden de Compra ................................................................................................................124.3.13 Orden de Servicio ..................................................................................................................134.3.14 Programa Anual de Contrataciones - PAC .......................................................................134.3.15 Sistema de Contrataciones Estatales - SICOES ..................................................................134.3.16 Código Único de Contrataciones Estatales - CUCE .........................................................134.3.17 Caso Fortuito ..........................................................................................................................13

4.3.18 Fuerza Mayor ..........................................................................................................................134.3.19 Error Subsanable ....................................................................................................................134.3.20 Registro Único de Proveedores del Estado - RUPE ............................................................134.3.21 Certificado del RUPE .............................................................................................................13

4.4 Métodos de Selección de la Contratación ....................................................................................144.4.1 Método de Selección de Calidad ......................................................................................144.4.2 Método de Selección de Calidad, Propuesta Técnica y Costo .....................................144.4.3 Método de Selección de Menor Costo ..............................................................................144.4.4 Método de Selección de Presupuesto Fijo ........................................................................144.4.5 Método de Selección, Precio Evaluado más Bajo ...........................................................14

4.5 Acciones Administrativas del Proceso de Contratación ...............................................................144.5.1 Inspección Previa ..................................................................................................................144.5.2 Consultas Escritas ...................................................................................................................144.5.3 Reunión de Aclaración .........................................................................................................14

5 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ...................... ......................... ............................ ......................... .... 15


6/159




5.1 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE “CONTRATACIÓN MENOR” (BIENES YSERVICIOS). ..........................................................................................................................................18

5.1.1 Cuantía ...................................................................................................................................185.1.2 Responsable. ..........................................................................................................................185.1.3 Condiciones para la Contratación Menor. .......................................................................185.1.4 Flujograma del proceso ........................................................................................................195.1.6 Instrumentos del proceso .....................................................................................................25

5.2 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE “CONTRATACIÓN MENOR”(CONSULTORÍAS INDIVIDUALES). ........................................................................................................28

5.2.1 Cuantía ...................................................................................................................................285.2.2 Responsable. ..........................................................................................................................285.2.3 Condiciones para la Contratación Menor. .......................................................................285.2.4 Flujograma del proceso ........................................................................................................295.2.6 Instrumentos del proceso .....................................................................................................37

5.3 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD “CONTRATACIÓN ANPE”– PORSOLICITUD DE PROPUESTAS O COTIZACIONES (BIENES Y SERVICIOS) ............................................40

5.3.1 Cuantía ...................................................................................................................................405.3.2 Responsable. ..........................................................................................................................405.3.3 Condiciones y Características de las Contrataciones ANPE. ..........................................405.3.4 Flujograma del proceso ........................................................................................................425.3.5 Descripción del Proceso .......................................................................................................465.3.6 Instrumentos del proceso .....................................................................................................51

5.4 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE “CONTRATACIÓN ANPE” – PORSOLICITUD DE PROPUESTAS (CONSULTORES INDIVIDUALES) ...........................................................54

5.4.1 Cuantía ...................................................................................................................................545.4.2 Responsable. ..........................................................................................................................545.4.3 Condiciones y Características de las Contrataciones ANPE. ..........................................545.4.4 Flujograma del proceso ........................................................................................................565.4.5 Descripción del Proceso .......................................................................................................605.4.6 Instrumentos del proceso .....................................................................................................62

5.5 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE LICITACIÓN PÚBLICA. .......................665.5.1 Cuantía ...................................................................................................................................665.5.2 Plazos para Presentación de Propuestas ...........................................................................665.5.3 Responsable. ..........................................................................................................................665.5.4 Condiciones y Características de las Licitaciones Públicas. ...........................................665.5.5 Flujograma del proceso ........................................................................................................685.5.6 Descripción del Proceso ......................................................................................................725.5.7 Instrumentos del proceso .....................................................................................................76

5.6 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN POR EXCEPCIÓN. ... ..................................................................................................................................................78

5.6.1 Cuantía ...................................................................................................................................785.6.2 Responsable. ..........................................................................................................................785.6.3 Condiciones y Características de las Contrataciones por Excepción. ..........................785.6.4 Flujograma del proceso ........................................................................................................795.6.5 Descripción del Proceso .......................................................................................................82

5.6.6 Instrumentos del proceso .....................................................................................................855.7 PROCESO DE CONTRATACIÓN BAJO LA MODALIDAD DE CONTRATACIÓN DIRECTA DE BIENESY SERVICIOS. ........................................................................................................................................88

5.7.1 Cuantía ...................................................................................................................................885.7.2 Responsable. ..........................................................................................................................885.7.3 Condiciones y Características de las Contrataciones Directas de Bienes y Servicios. 885.7.4 Contrataciones Directas según Causal Establecida en la NB-SABS. ..............................885.7.5 Flujograma del proceso ........................................................................................................895.7.6 Descripción del Proceso .......................................................................................................925.7.7. Instrumentos del proceso .....................................................................................................95

6 FORMULARIOS ................................................................................................................................... 98 6.1 FORMULARIOS / CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (INCLUYE CONSULTORIAS POR

PRODUCTO: FIRMAS) ..........................................................................................................................996.2 FORMULARIOS / CONTRATACIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES ......................................... 140


7/159




MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DELSISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

SUBSISTEMA DE CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

1 INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos del Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios (Sistemade Administración de Bienes y Servicios) del Instituto Nacional de Reforma Agraria “INRA” hasido elaborado para proveer un marco conceptual bajo un enfoque de procesos yprocedimientos; destinado a orientar al personal del INRA en la realización de las

contrataciones de bienes y servicios requeridos, conforme a la gestión institucional.El alcance del manual abarca los procedimientos del Subsistema de Contratación de Bienes yServicios, incluyendo la Contratación de Consultores Individuales, ejecutados en la institución.El nivel de detalle de descripción de los mismos llega hasta las actividades que comprendecada proceso.

El presente manual, regula los procedimientos administrativos del Subsistema de Contrataciónde Bienes y Servicios, que son comunes y necesarios para el tratamiento uniforme del sistema,en el marco de la comunicación y la coordinación en el INRA.

La aplicación del Manual de Procedimientos del Subsistema de Contratación de Bienes yServicios posibilitará y concretará:

· La simplificación, armonización, racionalización y la homogenización de losprocedimientos administrativos del subsistema;

· La eliminación de discrecionalidades innecesarias;

· La coordinación y la cooperación en actos administrativos, y

· La comunicación eficaz con el resto del Sector Público.

La base legal del presente Manual, corresponde a la Norma Básica del Sistema de

Administración de Bienes y Servicios (vigente) emitida por el ente Rector, además dedisposiciones complementarias, que regulan de manera específica los procesos de adquisiciónde bienes y servicios en la Administración Pública.

2 OBJETO

I. El presente Manual de Procedimientos tiene por objeto normar el cumplimiento del-Subsistema de Contratación de Bienes y Servicios previsto en la Ley Nº 1178, en elmarco de lo establecido en las Normas Básicas del Sistema de Administración deBienes y Servicios aprobadas mediante Decreto Supremo N° 181 del 28 de Junio de2009 y complementadas por Decretos Supremos N° 956 de 10 de agosto de 2011 y N°

1497 de 20 de febrero de 2013 vigente a partir de la publicación de su reglamento


8/159


9/159




4.1.2 Servicios Generales

Son los servicios que requiere el INRA para desarrollar actividades relacionadas a sufuncionamiento o administración, los que a su vez se clasifican en: Servicios de ProvisiónContinua, tales como: seguros, limpieza, vigilancia y otros; y Discontinuos tales como: serviciosde envío expreso de mensajería / correspondencia (courier), servicios de fotocopias, publicidad,provisión de pasajes aéreos, transporte, publicaciones, impresión, mantenimiento y otrossimilares.

4.1.3 Servicios Generales Recurrentes

Son servicios que el INRA requiere de manera ininterrumpida para su funcionamiento.

4.1.4 Servicios de Consultoría

Son los servicios de carácter intelectual tales como diseño de proyectos, asesoramiento,auditoría, desarrollo de sistemas, estudios e investigaciones, supervisión técnica y otrosservicios profesionales, que podrán ser prestados por empresas consultoras.

4.1.5 Servicios de Consultoría Individual de Línea

Son los servicios prestados por un consultor individual para realizar actividades o trabajosrecurrentes, que deben ser desarrollados con dedicación exclusiva en la entidad contratante,de acuerdo con los términos de referencia y las condiciones establecidas en el contrato1.

4.1.6 Servicios de Consultoría Individual por Producto

Son los servicios prestados por un consultor individual, por un tiempo determinado, cuyoresultado es la obtención de un producto conforme los términos de referencia y las condicionesestablecidas en el contrato1.

4.1.7 Obras

Son aquellos trabajos relacionados con la construcción, reconstrucción, demolición, reparación,instalación, ampliación, remodelación, adecuación, restauración, conservación, mantenimiento,modificación o renovación de edificios, estructuras, carreteras, puentes o instalaciones, tendidode gasoductos, oleoductos, instalaciones eléctricas, montaje en general, perforación de pozos

de agua, así como la preparación y limpieza del terreno, la excavación, la edificación y otros.

4.2 Particip antes Directos – Subs istema de Cont ratación de Bien es y Servicio s

4.2.1 Máxima Autoridad Ejecutiva “MAE”

Conforme a disposición de nombramiento (Resolución Suprema), la Máxima AutoridadEjecutiva del INRA es el Director Nacional. La MAE es responsable por la ejecución de

1Debido a que las contrataciones de consultores individuales (de línea o por producto) son realizadas por la Unidad de Gestión de Recursos

Humanos, los procedimientos respectivos deben ser normados por dicha Unidad, constituyéndose el presente Manual en un instrumentoreferencial solamente.


10/159




procesos de contratación y sus resultados, en todas las modalidades (pudiendo designar ydelegar esta atribución, para uno o varios procesos de contratación).

4.2.2 Unidad Solicitante

Es la unidad o instancia organizacional del INRA, donde se origina la demanda de lacontratación de bienes y servicios. Para el efecto de demandar contrataciones que seencuentren programadas y establecidas en el PAC, la Unidad Solicitante deberá contar con suPOA, Presupuesto específico y adjuntar las Especificaciones Técnicas y/o Términos deReferencia. En tal sentido, se constituyen Unidad Solicitantes, las Direcciones Generales,Unidades / Áreas Operativas, Direcciones Departamentales, Áreas Operativas en

Departamentales y Gerencias de Proyectos de Avocación.4.2.3 Responsable del Proceso de Contratación de Licitación Pública - RPC

Es el servidor público que por delegación de la MAE, es responsable por la ejecución delproceso de contratación y sus resultados, en la modalidad de Licitación Pública, además deContrataciones Directas de Bienes y Servicios conforme a cuantía.

4.2.4 Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción yEmpleo - RPA

Es el servidor público que por delegación de la MAE, es responsable por la ejecución delproceso de contratación y sus resultados, en las modalidades de Contratación Menor y ANPE,además de Contrataciones Directas de Bienes y Servicios conforme a cuantía.

4.2.5 Unidad Administrativa

Es la unidad o instancia organizacional del INRA, encargada de la ejecución de las actividadesadministrativas de los subsistemas de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios.Para propósitos de implementación del Sistema de Administración de Bienes y Servicios, laDirección General de Administración y Finanzas (en Dirección Nacional) y el Área de

Administración y Finanzas (en las Direcciones Departamentales y Oficinas de Avocación), seconstituyen en Unidad Administrativa.

4.2.6 Unidad Jurídica

Es la unidad o instancia organizacional del INRA, encargada de proporcionar asesoramientolegal y atender asuntos jurídicos en los subsistemas de contratación, manejo y disposición debienes y servicios. Para propósitos de implementación del Sistema de Administración deBienes y Servicios, la Dirección General de Asuntos Jurídicos (en Dirección Nacional) y el Áreade Asuntos Jurídicos (en las Direcciones Departamentales y Oficinas de Avocación) seconstituyen en Unidad Jurídica.

4.2.7 Responsable de Evaluación y Comisión de Calificación

El Responsable de Evaluación o Comisión de Calificación serán designados por el RPC o elRPA, dependiendo la modalidad de contratación. Su nombramiento estará condicionado a loestablecido en los procedimientos que forman parte del presente manual, y el cuadro siguiente:


11/159




MODALIDAD DE CONTRATACIÓN RESPONSABLE / COMISIÓN CONFORMACIÓN (COMISIONES)Contrataciones Menores (Bienes /Servicios de características simpleso estándar)2

No se requiere No se requiere

Contrataciones Menores (Bienes /Servicios de característicascomplejas)2


Contrataciones Menores deConsultores Individuales2


Contrataciones ANPE / Cotizaciones

(Bienes / Servicios decaracterísticas simples o estándar) Responsable de Calificación - Unidad Solicitante (Jefe o Técnico)

Contrataciones ANPE / Cotizaciones(Bienes / Servicios decaracterísticas complejas)

Comisión de Calificación

Mínimo:- Unidad Solicitante (Jefe o Técnico)- Funcionario / Unidad AdministrativaAdicional (según complejidad):- Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos)- Director de Área- Funcionario / Unidad Jurídica2

Contrataciones ANPE / Propuestas Comisión de Calificación

Mínimo:- Unidad Solicitante (Jefe o Técnico)- Funcionario / Unidad Administrativa

Adicional (según complejidad):- Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos)- Director de Área- Funcionario / Unidad Jurídica2

Licitaciones Públicas Comisión de Calificación

Mínimo:- Unidad Solicitante (Jefe o Técnico)- Funcionario / Unidad AdministrativaAdicional (según complejidad):- Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos)- Director de Área- Funcionario / Unidad Jurídica2

Las funciones del Responsable de Evaluación / Comisión de Calificación, están dispuestas enel Artículo 38 del DS N° 181.

Asimismo, conforme al mencionado artículo, podrá ser nombrado Responsable de Evaluación ointegrante de una Comisión de Calificación; todo servidor público o consultor de línea del INRA,que no esté comprendido en las causales de excusa, impedimentos o conflicto de intereses(Artículos 41, 43 y 44 del DS N° 181).

4.2.8 Responsable de Recepción y Comisión de Recepción

El Responsable de Recepción o Comisión de Recepción serán designados por la MAE oconforme a delegación mediante resolución expresa, por el RPC o el RPA, dependiendo la

2En Contrataciones Menores, no se ap lica la etapa de calificación. De requerirse un c riterio técnico de selección, este será emitido por la Unidad Solicitante.


12/159




modalidad de contratación. Su nombramiento estará condicionado a lo establecido en losprocedimientos que forman parte del presente manual, y el cuadro siguiente:

MODALIDAD DE CONTRATACIÓN RESPONSABLE / COMISIÓN CONFORMACIÓNContrataciones Menores, ProcesosANPE, Contrataciones Directas,Contrataciones por Excepción(Bienes de uso continuo, carácterhomogéneo y de naturalezafungible, destinados a su ingreso alos Almacenes de la Institución)

Responsable de Recepción- Responsable / Encargado de

Almacenes

Contrataciones Menores, ProcesosANPE, Contrataciones Directas,Contrataciones por Excepción(Servicios Generales)

Responsable de Recepción3 - Responsable de Servicios Generales

Contrataciones Menores, ProcesosANPE, Contrataciones Directas,Contrataciones por Excepción(Consultorías Individuales)

Responsable de Recepción- Director, Jefe o Responsable de laUnidad Solicitante

Contrataciones Menores, ProcesosANPE, Licitaciones Públicas,Contrataciones Directas,Contrataciones por Excepción

(Servicios de Consultoría porProducto)

Fiscal o Contraparte de Contrato/ Supervisor de Contrato

Mínimo:- Unidad Solicitante (Jefe o Técnico)Adicional (según complejidad):- Funcionario / Unidad Administrativa

- Director de Área- Funcionario / Unidad Jurídica4

Contrataciones Menores, ProcesosANPE, Licitaciones Públicas,Contrataciones Directas,Contrataciones por Excepción(Bienes de característicascomplejas)

Comisión de Recepción

Mínimo:- Unidad Solicitante (Jefe o Técnico)- Funcionario / Activos FijosAdicional (según complejidad):- Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos)- Director de Área- Funcionario / Unidad Jurídica4

Contrataciones Menores, ProcesosANPE, Licitaciones Públicas,

Contrataciones Directas,Contrataciones porExcepción(Servicios decaracterísticas complejas)

Comisión de Recepción

Mínimo:- Unidad Solicitante (Jefe o Técnico)- Funcionario / Unidad Administrativa

Adicional (según complejidad):- Unidad Solicitante (Jefe o Técnicos)- Técnico(s) especialista(s)- Director de Área- Funcionario / Unidad Jurídica4

Las funciones del Responsable de Recepción / Comisión de Recepción, están dispuestas en el Artículo 39 del DS N° 181.

3En casos en los que por el tipo de servicio contratado, así se requiera; se podrá nombrar un Supervisor de Contrato que coadyuve la labor del Responsable

de Recepción, verificando el cumplimiento de los servicios contratados (cantidad y ca lidad). 4Excepto el representante de la Unidad Jurídica que asesora el proceso de contratación.


13/159




Asimismo, conforme al mencionado artículo, podrá ser nombrado Responsable de Recepción ointegrante de una Comisión de Recepción; todo servidor público o consultor de línea del INRA,que no esté comprendido en las causales de excusa, impedimentos o conflicto de intereses(Artículos 41, 43 y 44 del DS N° 181).

4.2.9 Órgano Rector

El Ministerio de Economía y Finanzas Públicas es el Órgano Rector del SABS con lasatribuciones que le confiere la Ley N° 1178 y las establecidas en las presentas SABS.

4.2.10 Proponente

Persona natural o jurídica que participa en un proceso de contratación mediante lapresentación de su propuesta o cotización.

4.2.11 Proveedor o Contratista

Persona natural o jurídica, con quien se hubiera suscrito un contrato o emitido una orden decompra / orden de servicios, según las modalidades y tipo de contratación establecidas.

4.3 Instrumentos de la Contratación

4.3.1 Modelo de Documento Base de Contratación “DBC”Documento estándar elaborado y aprobado por el Órgano Rector, que forma parte de lareglamentación de la Norma Básica – SABS y es de utilización obligatoria por el INRA (al igualque de todas las entidades públicas).

4.3.2 Documento Base de Contratación “DBC”

Documento elaborado por el INRA para cada contratación, con base en el modelo de DBCemitido por el Órgano Rector; que contiene las especificaciones técnicas o términos dereferencia, metodología de evaluación, procedimientos y condiciones para el proceso decontratación.

4.3.3 Documento Base de Contratación Ajustado - “DBC Ajustado”

Documento elaborado por el INRA para cada contratación bajo la modalidad ANPE -Cotizaciones; que adjunta mínimamente el formulario de DBC Ajustado, Convocatoria,Formularios de Presentación de Ofertas; adicionalmente podrá adjuntarse, dependiendo de lacomplejidad de la contratación: especificaciones técnicas o términos de referencia, metodologíade evaluación, procedimientos y condiciones para el proceso de contratación.

4.3.4 Especificaciones Técnicas

Parte integrante del DBC, elaborada por la Unidad Solicitante del INRA, donde se establecen

las características técnicas de los bienes, obras o servicios generales a contratar.


14/159


15/159




4.3.13 Orden de Servicio

Es una solicitud escrita a un proveedor para la prestación de servicios a un precio y plazoconvenidos y entrega de factura. La Orden de Servicios se aplicará sólo en casos decontratación de servicios de entrega / realización inmediata (hasta 15 días calendario).

4.3.14 Programa Anual de Contrataciones - PAC

Instrumento de planificación donde el INRA programa las contrataciones de una gestión, enfunción de su POA y presupuesto.

4.3.15 Sistema de Contrataciones Estatales - SICOES

Es el sistema oficial de publicación y difusión de información de los procesos de contrataciónde las entidades públicas del Estado Plurinacional de Bolivia (Ej. INRA), establecido yadministrado por el Órgano Rector.

4.3.16 Código Único de Contrataciones Estatales - CUCE

Es el código asignado de forma automática a través del SICOES a cada proceso decontratación, para identificarlo de manera única, desde la publicación de la convocatoria hastala finalización del proceso.

4.3.17 Caso Fortuito

Obstáculo interno atribuible al hombre, imprevisto o inevitable, relativas a las condicionesmismas en que la obligación debía ser cumplida (conmociones civiles, huelgas, bloqueos,revoluciones, etc.).

4.3.18 Fuerza Mayor

Obstáculo externo, imprevisto o inevitable que origina una fuerza extraña al hombre que impideel cumplimiento de la obligación (incendios, inundaciones y otros desastres naturales).

4.3.19 Error Subsanable

Es aquel que incide sobre aspectos no sustanciales, sean accidentales, accesorios o de forma;sin afectar la legalidad ni la solvencia de la propuesta.

4.3.20 Registro Único de Proveedores del Estado - RUPE

Registro único y oficial de proveedores del Estado Plurinacional de Bolivia, válido paraparticipar en contrataciones públicas mayores a Bs 20,000.-.

4.3.21 Certificado del RUPE

Documento generado automáticamente por el sistema para un proceso de contrataciónespecífico, que deberá ser presentado de manera obligatoria para la formalización de lacontratación.


16/159




4.4 Método s de Selecc ión de la Con tratac ión

4.4.1 Método de Selección de Calidad

Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta que presente la mejor calificacióntécnica, sin sobrepasar el Precio Referencial establecido por la entidad contratante.

4.4.2 Método de Selección de Calidad, Propuesta Técnica y Costo

Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta que presente la mejor calificacióncombinada en términos de calidad, propuesta técnica y costo.

4.4.3 Método de Selección de Menor Costo

Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta con el menor precio entre aquellasque hubieran obtenido la calificación técnica mínima requerida.

4.4.4 Método de Selección de Presupuesto Fijo

Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta que presente la mejor calificacióntécnica, de acuerdo al presupuesto fijo establecido por el INRA.

4.4.5 Método de Selección, Precio Evaluado más Bajo

Método de evaluación que permite seleccionar la propuesta que presente el menor precioevaluado y que cumpla con las condiciones técnicas / términos de referencia establecidos porel INRA.

4.5 Accio nes Adm inistrat ivas del Proceso de Contratación

4.5.1 Inspección Previa

Actividad previa a la presentación de propuestas que consiste en la verificación del lugar y elentorno que se relacionan con el objeto de la contratación.

4.5.2 Consultas Escritas

Actividad previa a la presentación de propuestas que consiste en la presentación de consultasescritas por parte de los potenciales proponentes, en relación con el objeto de la contratación.

4.5.3 Reunión de Aclaración

Actividad previa a la presentación de propuestas donde los potenciales proponentes puedenexpresar sus consultas verbales sobre el proceso de contratación.


17/159




5 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Los procesos y procedimientos que se establecen en el presente manual tienen la siguienteestructura.

En la primera sección de cada proceso se establece el flujograma del procedimientos oactividades, el mismo que utiliza los siguientes símbolos para identificar las diferentesactividades.

SIMBOLOS SIGNIFICADO

Procedimiento o actividad

Decisión

Documento generado

Conector Interno

Conector de página

Base de Datos

Inicio o finalización de actividades

En la segunda sección se tiene la descripción de los procedimientos a detalle con laidentificación de las acciones que realiza cada responsable y la explicación de los instrumentosque se utilizará.

En la última sección se tiene los instrumentos que se utilizan en las diferentes actividades.

Los procesos que se han definido en el presente Manual de Procedimientos son:

· Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Contratación Menor” (Bienes, Servicios)

A

1


18/159




· Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Contratación Menor” (ConsultoríasIndividuales) bajo las siguiente cuantías a) De Bs. 1 a 20.000 b) De Bs. 20.001 a 50.000

· Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Contratación ANPE por Solicitud deCotizaciones” (Bienes, Servicios, Firmas Consultoras)

· Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Contratación ANPE por Solicitud dePropuestas” (Bienes, Servicios, Firmas Consultoras)

· Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Contratación ANPE por Solicitud dePropuestas (Consultorías Individuales)

· Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Licitación Pública”· Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Contratación por Excepción”· Proceso de Contratación bajo la Modalidad de “Contratación Directa de Bienes y

Servicios”

Cada uno de estos procesos tiene un conjunto de procedimientos hacia dentro de cada uno deellos, los mismos que se encuentran debidamente descritos.

En caso de requerir la realización de algún proceso bajo la modalidad de “Contratación porDesastres y/o Emergencias”, conforme se establece en la Sección V del DS N° 0181; dichoproceso deberá ser realizado bajo el mismo procedimiento establecido en el presente Manual,para los Procesos bajo la modalidad de “Contratación por Excepción”.

Los plazos registrados en los cuadros que describen los procesos contenidos en el presenteManual de Procedimientos, se refieren a días hábiles excepto cuando se indique

específicamente “días calendario”; y son de carácter indicativo y no restrictivo. Su cumplimientodeberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas enrelación a los procedimientos normados. No obstante, para asegurar el cumplimiento decondiciones de oportunidad respecto a los procedimientos de contrataciones, los plazosmáximos y mínimos serán determinados complementariamente en los cronogramas específicosque sean formulados para cada proceso de contratación y publicados en el DBC.


19/159


20/159




5.1 PROCESO DE CONTRATACIÓN BA JO LA MODAL IDAD DE “CONTRATACIÓNMENOR” (BIENES Y SERVICIOS).

5.1.1 Cuantía

a. Procesos de contrataciones con cuantías hasta Bs 20,000.-.(sin registro en el SICOES)b. Procesos de contrataciones con cuantías mayores a Bs 20,000.-, hasta Bs 50,000.- (con

registro en el SICOES)

5.1.2 Responsable.

El Responsable de Contrataciones Menores es el Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo “RPA”

5.1.3 Condiciones para la Contratación Menor.

Complementariamente a lo dispuesto en el DS N° 181 y el RE-SABS aprobado:

a) Las contrataciones menores no requieren cotizaciones ni propuestas adicionales ala que respalda la contratación requerida.

b) Las contrataciones menores no están sujetas a plazos predefinidos. Por tanto sepueden aplicar cronogramas indicativos pero no restrictivos.

c) Los bienes y servicios contratados deben reunir condiciones de calidad para cumplir

con efectividad los fines para los que son requeridos.d) Deben efectuarse considerando también criterios de economía, para la obtención de

los mejores precios de mercado.e) Deben efectuarse a través de acciones inmediatas, ágiles y oportunas.f) Las contrataciones menores por cuantías superiores a Bs 20,000.- deben estar

contenidas en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) registrado en el SICOES,previa la publicación de su adjudicación.

g) Las contrataciones menores por cuantías superiores a Bs 20,000.- deben estarregistradas en el SICOES, una vez sea suscrito el contrato u orden de compra /servicios.

Considerando que la adjudicación de este tipo de contrataciones se realiza en base a la

documentación que proporciona la Unidad Solicitante, dicha unidad deberá asegurar que lascondiciones anteriormente descritas sean debidamente cumplidas.


21/159


22/159





23/159





24/159




5.1.5 Descripción del Proceso

PASO DESCRIPCION RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS5

1

Elaboración de la Solicitud de Contratación adjuntando ladocumentación pertinente en respaldo del requerimiento:

- Formulario de Solicitud de Contratación Menor, debidamentefirmado.

- Proforma o documento similar / equivalente, que respalde elprecio referencial actual y justifique el nombre del proveedor.

- Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia,debidamente firmados por el responsable de su elaboración yel Responsable de la Unidad Solicitante.

- Certificación Presupuestaria (informe del saldopresupuestario), documento emitido bajo las siguientes

condiciones:ü El importe de la certificación presupuestaria deberá ser

igual o mayor al importe del precio referencial.ü En caso de varios ítems o financiamiento de un ítem con

varias fuentes, la Certificación Presupuestaria deberádetallar claramente la estructura programática, fuente,organismo y el número de preventivo correspondiente acada ítem

Toda la documentación debe estar debidamente firmada por elresponsable de la Unidad Solicitante y personal técnico.La solicitud es presen ada al RPA.

Unidad SolicitanteUnidad Administrativa

(CertificaciónPresupuestaria)

Formulario SABS-001 /

y documentación

adjunta (incluye laCertificaciónPresupuestaria)

N/A

2Recepción de la Solicitud de Contratación, y revisión rápida de ladocumentación de respaldo. Remisión al Área de Contrataciones,

para la verificación documentaria

RPA

Formulario SABS-001 /

y documentaciónadjunta (incluye la

CertificaciónPresupuestaria)

N/A

3

Revisión de la Solicitud de Contratación (ajustes,complementaciones, y/u observaciones) y posterior remisión deoda la documentación, adjuntando la certificación presupuestaria

al Responsable del Proceso de Contratación Menor, de acuerdo ala designación detallada en el punto 10 del RE-SABS.

Unidad AdministrativaSolicitud

documentada yrevisada

N/A

4

Recibida la solicitud, verificación de que la misma cumpla lascondiciones correspondientes, para efectos de autorizar o rechazarla contratación mediante proveído expreso en el formulario deContratación Menor.Esta revisión incluye, de ser necesario, la verificación de larazonabilidad del precio a ser adjudicado.

RPA Proveído 1 día

A

Proceso Autorizado?

SI: Paso 5NO: Paso 1

5

Remisión de todos los antecedentes al personal de contrataciones/ adquisiciones asignado en el Área de Contrataciones deDirección Nacional. Al Responsable Administrativo en lasDirecciones Departamentales y Oficinas de Avocación.

RPA Archivo delproceso decontratación

1 día

BProceso por monto hasta Bs 20,000.-?SI: Paso 8NO: Paso 6 (mayor a Bs 20,000.-)

5Los plazos registrados corresponden a días hábiles, y son de carácter indicativo y no restrictivo, a menos que se indique “ plazo máximo o mínimo”. Su

cumplimiento deberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas en relación a los procedimientos normados.


25/159





6

Notificación a la empresa o persona seleccionada, con una CARTADE ADJUDICACION, en la cual se comunicará la adjudicación, lasechas correspondientes, todos los antecedentes de la contratación

que se consideren pertinentes, además de solicitar ladocumentación que se requiere para la emisión de la Orden deCompra / Orden de Servicio o Contrato (RUPE y documentaciónque no se halle consignada en el RUPE).El RPA otorgará un mínimo de 4 días hábiles a partir de larecepción de la CARTA DE ADJUDICACIÓN, para la remisión dela documentación solicitada para la realización de la contratación.En caso de que la empresa o persona adjudicada cumpla con lapresentación de la documentación solicitada en un plazo menor alotorgado, el proceso continuará.

Firma y remisión de la CARTA DE ADJUDICACIÓN a la empresa /persona seleccionada.

Unidad Administrativa,RPA

Formulario SABS-003

1 día

7

Presentación de la documentación solicitada mediante CARTA DEADJUDICACIÓN, para efectos de formalizar la contratación(emisión de Orden de Compra / Orden de Servicio o Contrato).En caso de que la empresa / persona seleccionada requiera unplazo mayor al previsto en la CARTA DE ADJUDICACIÓN, deberácomunicar por escrito para que la solicitud sea rechazada oaceptada.

Persona o Empresaadjudicada

Documentaciónde respaldo para

el contrato

Plazo otorgadoen la notificación

(Carta deAdjudicación)

8Definición de instrumento de adjudicación: Orden de Compra,Orden de Servicios o Contrato, conforme al objeto de contratación.

Unidad Administrativa en el día

CRequiere Orden de Compra / Orden de Servicios?SI: Paso 9NO: Paso 10

9

Emisión de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS,

documento que debe contener mínimamente los siguientes datos:- Fecha de Emisión de la Orden de Compra / Servicios- Razón Social ó nombres y apellidos del adjudicado.- Objeto de la Contratación.- Monto adjudicado- Plazos de ejecución y entrega- Lugar de entrega- Firma del RPA- Firma y/o sello de recepción de la empresa, comprobante de

envío fax o Correo electrónicoFirma de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS, yposterior remisión al proveedor (notificación).Condición D.

Unidad Administrativa,RPA

Formulario SABS-002 1 día

10

Solicitud de elaboración de contrato a la DGAJ (Área legal en elcaso de Direcciones Departamentales u Oficinas de Avocación),

adjuntando toda la documentación original del proceso, hasta laCARTA DE ADJUDICACIÓN; incluyendo la documentaciónpresentada por la empresa o persona seleccionada.

RPA Nota Interna 1 día

11Elaboración del contrato, en cuatro ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA,3. UGF – Comprobante de pago, y 4. Proveedor), conforme anormativa vigente.

Unidad JurídicaContrato

elaborado2 días

12

Remisión del contrato al RPA, en sus tres ejemplares (1. UGA, 2.UGF – Comprobante de pago, y 3. Proveedor/Consultor), previagestión de firma por la MAE (o Autoridad Delegada) y el Proveedoro Contratista.

Unidad Jurídica Contrato firmado 3 días


26/159





13Registro y publicación en el SICOES (todos los procesos cuyomonto sea mayor a Bs 20,000.-).

Unidad AdministrativaFormulario

SICOES 400

Máximo 10 díasposteriores a laformalización dela contratación

D

Los bienes a ser adquiridos, son de uso continuo, carácterhomogéneo y naturaleza fungible?SI: Paso 14NO: Condición E

14

Recepción de los bienes adquiridos por el Responsable deAlmacenes en Dirección Nacional; y Funcionario a cargo delControl de Almacenes en las Oficinas Desconcentradas (DirecciónDepartamental u Oficina de Avocación) y elaboración del ACTA DE

RECEPCIÓN. El Responsable de Almacenes es designadoresponsable de recepción de todo el material que ingresa a Alma-cenes, por cuanto no requiere memorándum para cada proceso.Paso 18.

Unidad Administrativa

Actas de

Recepción(Almacenes)

2 días a partirde la recepción

de los bienesadquiridos

ELos servicios a ser contratados, son de carácter general?SI: Paso 15NO: Paso 16

15

Supervisión respecto a la realización de servicios generales, por elResponsable de Servicios Generales en Dirección Nacional, parala respectiva elaboración del ACTA DE CONFORMIDAD. ElResponsable de Servicios Generales es designado responsable desupervisión de todos los servicios generales contratados, porcuanto no requiere memorándum para cada proceso.Paso 18.


Actas deConformidad

(ServiciosGenerales)

2 días a partirde la

verificación delos servicioscontratados

16

Designación, vía memorándum, de la Comisión o Responsable deRecepción, para la recepción de los bienes adquiridos / servicioscontratados (de consultoría).En el caso de servicios (de consultoría), se designará (víamemorándum) un fiscal o contraparte del contrato suscrito(representante de la Unidad Solicitante).El memorándum deberá adjuntar copia de la orden de compra /orden de servicios, contrato y documentación pertinente para elcumplimiento de la designación.

MAEFormulario SABS-

04A

2 díasposteriores a la

firma delcontrato

17

Recepción del bien o servicio y emisión de conformidad odisconformidad a través de INFORME DE RECEPCIÓN / ACTADE RECEPCIÓN, verificando el cumplimiento otal, parcial oincumplimiento de los términos y condiciones de la Orden de

Compra / Orden de Servicios o Contrato.

Comisión de Recepción,Responsable deRecepción

Formulario SABS-005

Formulario SABS-

05A

2 díasposteriores a larecepción de los

bienes /

serviciosadquiridos

18

Recepción de la factura y otros documentos referentes a larecepción del objeto de la contratación (notas de remisión, etc.);previa verificación de los datos del proveedor y del objeto de lacontratación.


Factura,Nota de Remisión,

etc.N/A

19Presentación al RPA, del INFORME DE RECEPCIÓN, ACTA DERECEPCIÓN, juntamente con la factura y otros documentospertinentes.


Formulario SABS-005

Formulario SABS05A

Acta deRecepción

(Almacenes)Acta de

2 díasposteriores a larecepción de los

bienes /servicios

adquiridos


27/159





Conformidad(Servicios

Generales)

FExiste conformidad a la recepción del bien o servicio?SI: Paso 20NO: Paso 21

20

Remisión de la SOLICITUD DE PAGO, adjuntando toda ladocumentación original, a la Unidad de Gestión Financiera. Encaso de que el contrato establezca varios pagos, la documentaciónoriginal será adjuntada al primer pago, mencionándose esteaspecto en los siguientes pagos.Paso 22

Unidad Administrativa(DGAF)

Formulario SABS-006

1 día posterior ala lectura delInforme / Actade Recepción

21 Archivo de la documentación original (sin solicitud de pago). Unidad Administrativa Archivo original

1 día posterior ala lectura delInforme / Actade Recepción

22Publicación de la Recepción (Satisfactoria / Insatisfactoria) en elSICOES

Unidad AdministrativaFormulario

SICOES 500

10 díasposteriores a larecepción delInforme / Actade Recepción

5.1.6 Instrumentos del proceso

FORMULARIO SABS-001 FORMATO: SOLICITUD DE CONTRATACIÓN (MODALIDAD:CONTRATACIÓN MENOR)

FORMULARIO SABS-002 FORMATO: ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOSFORMULARIO SABS-003 FORMATO: CARTA DE ADJUDICACIÓNFORMULARIO SABS-04A FORMATO: MEMORANDUM DE DESIGNACIÓN

(RESPONSABLE / COMISIÓN DE RECEPCIÓN)FORMULARIO SABS-005 FORMATO: INFORME DE RECEPCIÓNFORMULARIO SABS-006 FORMATO: SOLICITUD DE PAGO


28/159


29/159




MODALIDAD DE

CONTRATACIÓN

MENOR

“CONSULTORIAS INDIVIDUALES”


30/159




5.2 PROCESO DE CONTRATACIÓN BA JO LA MODAL IDAD DE “CONTRATACIÓNMENOR” (CONSULTORÍAS INDIVIDUALES).

5.2.1 Cuantía

a. Procesos de contrataciones con cuantías hasta Bs 20,000.-.(sin registro en el SICOES)b. Procesos de contrataciones con cuantías mayores a Bs 20,000.-, hasta Bs 50,000.- (con

registro en el SICOES)

5.2.2 Responsable.

El Responsable de Contrataciones Menores es el Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo “RPA”

5.2.3 Condiciones para la Contratación Menor.

Complementariamente a lo dispuesto en el DS N° 181 y el RE-SABS aprobado:

a) Las contrataciones menores no requieren cotizaciones ni propuestas adicionales ala que respalda la contratación requerida.

b) Las contrataciones menores no están sujetas a plazos predefinidos. Por tanto sepueden aplicar cronogramas indicativos pero no restrictivos.

c) Los servicios de consultoría individual contratados deben reunir condiciones de

calidad para cumplir con efectividad los fines para los que son requeridos.d) Deben efectuarse a través de acciones inmediatas, ágiles y oportunas.e) Las contrataciones menores por cuantías superiores a Bs 20,000.- deben estar

contenidas en el Plan Anual de Contrataciones (PAC) registrado en el SICOES,previa la publicación de su adjudicación.

f) Las contrataciones menores por cuantías superiores a Bs 20,000.- deben estarregistradas en el SICOES, una vez sea suscrito el contrato.

Considerando que la adjudicación de este tipo de contrataciones se realiza en base a ladocumentación que proporciona la Unidad Solicitante, dicha unidad deberá asegurar que lascondiciones anteriormente descritas sean debidamente cumplidas.


31/159




5.2.4 Flujograma del procesoa) De Bs 1.- hasta 20.000.-


32/159





33/159




b) De Bs 20.001.- hasta Bs 50.000.-

1. Elabora Formulario

de inicio de procesode Contratación.

INICIO

2. Se valida la siguienteinformación: Nota de

solicitud, Concordanciade la Certificación

Presupuestaria y Plan Anual de Contrataciones

y cumplimiento deTerminos de Referencia

y Perfiles Aprobadosmediante Resolución

Administrativa Nº 0235/2008(08/09/2008)

8. Notifica y solicitapresentación de R.U.P.E.

1

2. Solicitud deContratación y

documentación a laUGRH.

2

RPA

UGRH(AREA DE

CONTRATACIONES)

UNIDADSOLICITANTETIEMPO DE

CICLODGAJ MAE

1 día

1 día de recibidala documentación

1 día

¿ExistenObservaciones?

3. Revisión y Verificaciónde documentación y

evaluación delproponente de acuerdo a

Perfiles yTDR’s

4. Remisión deantecedentes para

aprobacion por parte delRPA.

6. Autoriza el Inicio yRemite Antecedentes al Área de Contrataciones

si

7. Inscripción del PACen SICOES en caso de

reformulación

SICOES

5. Verifica la solicitud deContratación

No

1 día

1 día

¿ExistenObservaciones?

No

1

SI

1/2 día

1 día


34/159





35/159





36/159





a) De Bs 1.- hasta 20.000.-PASO

INSUMO-PROCEDIMIENTO-PRODUCTO RESPONSABLE INSTRUMENTO PLAZOS

INSUMO: Decreto Supremo 0181; Decreto Supremo 956; Decreto Supremo1497

-------- --------- ---

PROCEDIMIENTO (Tareas): -------- ---------- ---

1


- Términos de Referencia, debidamente firmados por elresponsable de su elaboración.

- Certificación Presupuestaria,

- Formulario de Contratación.- Hoja de Vida del proponente- Informe Técnico que justifique la contratación del consultor y

establezca que le mismo cumple con los perfiles genéricosaprobados por la Institución

Toda la documentación debe estar debidamente firmada por elresponsable de la Unidad Solicitante y personal técnico.

Unidad Solicitante

FORMULARIO PPTO-08

FORM SABS RH 01bFORM SABS RH 02

N/A

2Remisión de la Solicitud de Contratación documentada a la Unidadde Gestión de Recursos Humanos (UGRH).

Unidad Solicitante Proceso de Contratación N/A

3

Recibida la solicitud se procede a la revisión de documentación derequisitos y evaluación de la propuesta presentada, la cual deberárealizarse conforme a lo dispuesto en perfiles genéricos aprobados yTérminos de Referencia.

UGRH(Responsable SAP-SABS/Profesionalde Contrataciones)

FORM SABS RH 13Proceso de Contratación

1 día

ANo existen observaciones: Paso 4

Existen observaciones: Paso 1----- ------ ------

4Remisión de antecedentes al Responsable de Procesos deContratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo (RPA)

UGRHFORM SABS RH 13

Proceso de Contratación½ día

5 Verifica la Solicitud de Contratación RPA Proceso de Contratación 1 día

BNo existen observaciones: Paso 6Existen observaciones: Paso 1

----- ------ ------

6

Autorización del inicio del proceso de contratación, medianteproveído en la solicitud de contratación, remitiendo los antecedentesa la Unidad de Gestión de Recursos Humanos o al Responsable deContrataciones.

RPA

FORM SABS RH 01b;FORM SABS RH 12

(firmados)Solicitud documentada

1 día de recibida

la documentación

7 Notificación al Consultor Individual de Línea UGRH FORM SABS RH 12

Plazo otorgado

en la Notificaciónde Contratación

(Adjudicación)

8Solicitud de Elaboración del contrato (se adjunta toda ladocumentación).Previa verificación

RPA Formato de Contrato 2 días

9Elaboración del contrato en cuatro ejemplares, previa revisión (1.Proceso, 2. Persona Adjudicada, 3. DGAJ, 4. Archivo )

Dirección Generalde AsuntosJurídicos

Formato de Contrato 2 días

10

Remisión de contratos a MAE y/o funcionario delegado ( Firmadospor el Director General de Asuntos Jurídicos, Jefe de AsuntosJudiciales y Administrativos y el Profesional Jurídico que elabora elcontrato)

Dirección Generalde AsuntosJurídicos

Contrato elaborado 2 días


37/159




PASO


11 Firma de Contrato y Remisión a la UGRH MAE Contrato firmado 2 días

12Gestionar firmas de contratos con funcionarios contratados. (Encaso de procesos de las Direcciones Departamentales se deberáremitir los contratos para firma de los adjudicados)

Unidad de Gestiónde Recursos

HumanosContrato firmado

2 días

13

Archivo de contratos: 1 ejemplar en el proceso de contratación, 1ejemplar para el file personal del adjudicado, 1 contrato se devuelvea la Dirección General de Asuntos Jurídicos para su registro yremisión a la Contraloría General del Estado.


Humanos Contrato firmado N/A

14

Recepcionar el Informe Final de Actividades de la Consultoría que

debe tener el Visto Bueno del Supervisor del Contrato

Unidad de Gestión

de RecursosHumanos

Informe Final deActividades

A lafinalizacióndel contrato

suscritoPRODUCTO: Consultoría Individual de Línea desarrollada en el marco de lanormativa vigente.

----------------- --------------- ------

*Cabe aclarar que los plazos establecidos son referenciales y no restrictivos salvo aquellos dispuestos en normativa.

b) De Bs 20.001.- hasta Bs 50.000.-PASO


INSUMO: Decreto Supremo 0181; Decreto Supremo 956; DecretoSupremo 1497

-------- --------- ---

PROCEDIMIENTO (Tareas): -------- ---------- ---

1


- Términos de Referencia, debidamente firmados por elresponsable de su elaboración.

- Certificación Presupuestaria (Formato SISPRO),- Formulario de Contratación.- Programa Anual de Contrataciones (PAC)- Hoja de Vida del Proponente- Informe Técnico que justifique la contratación del

consultor y establezca que le mismo cumple con losperfiles genéricos aprobados por la Institución

Toda la documentación debe estar debidamente firmada porel responsable de la Unidad Solicitante y personal técnico.

Unidad Solicitante

Nota de Solicitud(Formato SISPRO)

FORMULARIO PPTO-08

FORM SABS RH 01bFORM SABS RH 02FORM SABS RH 03

N/A

2Remisión de la Solicitud de Contratación documentada a laUnidad de Gestión de Recursos Humanos (UGRH).

Unidad Solicitante Proceso de Contratación N/A

3Recibida la solicitud se procede a la revisión y verificacióndocumentación de requisitos y evaluación de la propuestapresentada, la cual deberá realizarse conforme a lo dispuestoen perfiles genéricos aprobados y Términos de Referencia.

UGRH(Responsable SAP-SABS/Profesionalde Contrataciones)

Proceso de Contratación 1 día

ANo existen observaciones: Paso6Existen observaciones: Paso 1

---- ----------- -----

4Remisión de antecedentes al Responsable de Procesos deContratación de Apoyo Nacional a la Producción y Empleo(RPA)

UGRHFORM SABS 13

Proceso de Contratación1/2 día

5 Verifica solicitud de contratación RPA Solicitud documentada

1 día derecibida ladocumenta

ción


38/159


39/159




PASO


17Publicación en el SICOES de la Recepción del Servicio deConsultoría, en base al Informe final presentado por elcontratado.


Humanos(Responsable SAP-

SABS).

Formulario SICOES 500

De acuerdo alo

establecidoen el Manual

deOperaciones

SICOES

PRODUCTO: Consultoría Individual de Línea desarrollada en el marcode la normativa vigente.

----------------- --------------- ------

*Cabe aclarar que los plazos establecidos son referenciales y no restrictivos salvo aquellos dispuestos en normativa.

5.2.6 Instrumentos del proceso

FORM SABS RH 01B SOLICITUD DE INICIO Y AUTORIZACIÓN DE PROCESOFORM SABS RH 02 TERMINOS DE REFERENCIAFORM SABS RH 03 FORMULARIO PACFORM SABS RH 11 SOLICITUD DE ELABORACION DE CONTRATOSFORM SABS RH 12 NOTIFICACION DE CONTRATACIONFORM SABS RH 13 REVISION DE PROPUESTAS


40/159





41/159




MODALIDAD DECONTRATACIÓN

“ANPE”

(BIENES Y SERVICIOS)

POR SOLICITUD DE

PROPUESTAS O COTIZACIONES


42/159


43/159




d) Para efectos de proceder con las contrataciones ANPE por Solicitud de Propuestas,la Unidad Administrativa deberá aplicar el modelo de DBC emitido por el ente rector(según el objeto de la contratación), a fin de asegurar la agilidad del proceso y laoportuna disposición de los bienes / servicios requeridos.

e) En el caso de determinarse la necesidad de realizar un proceso ANPE por Solicitudde Cotizaciones, la Unidad Administrativa deberá aplicar el modelo de DBC

Ajustado, a objeto de asegurar la agilidad del proceso y la oportuna disposición delos bienes / servicios requeridos.

f) El desarrollo de los procesos de contratación ANPE, debe contar con la autorizaciónexpresa de inicio del proceso a cargo del RPA.

g) El inicio formal del proceso de contratación, será conforme a la publicación de la

convocatoria.h) El cronograma de desarrollo del proceso de contratación (contenido en el DBC),deberá contemplar las actividades administrativas previas que opcionalmente hayansido definidas por la Unidad Solicitante en coordinación con la Unidad Administrativa(Área de Contrataciones): inspección previa, consultas escritas y reunión informativade aclaraciones.

i) La lectura de propuestas / cotizaciones es pública; y debe cumplirse en la fecha yhora programadas conforme a cronograma publicado (DBC).

j) Las propuestas / cotizaciones serán recepcionadas en sobre cerrado.k) La evaluación de las propuestas / cotizaciones recepcionadas, deberá realizarse de

manera inmediata posterior a la lectura de propuestas / cotizaciones presentadas yconcluirá con la presentación del informe de evaluación donde debe incluirse larecomendación de adjudicación o declaratoria desierta.

l) Conforme a la necesidad de aclaraciones por parte del Responsable / Comisión deCalificación, es posible la convocatoria a todos los proponentes que presentaronpropuestas / cotizaciones a objeto de que uno o más proponentes realice lasaclaraciones que corresponda.

m) Los procesos por encima de los Bs 200,000.-, requieren de Resolución Administrativa para concretar su Adjudicación o su Declaratoria Desierta;consiguientemente sus cronogramas deberán contemplar su elaboración ynotificación.

n) De la misma forma, los cronogramas deberán contemplar los hitos del procesocorrespondientes a la suscripción de contrato o emisión de orden de compra / ordende servicios y recepción de los bienes / servicios adquiridos.

El cumplimiento de condiciones y características de este tipo de contrataciones, esresponsabilidad de los participantes que intervienen en cada una de las etapas del proceso.


44/159




5.3.4 Flujograma del proceso


45/159





46/159


47/159


48/159






1


- Formulario de Solicitud de Contratación ANPE, debidamentefirmado.

- Cotización, proforma o documento similar (vigente), querespalde el precio referencial. El precio referencial se calcularáincluyendo todos los tributos, transporte, costos de instalación,inspecciones y cualquier otro concepto que incida en el costootal de los bienes y servicios. Asimismo para la determinacióndel precio referencial se tomará en cuenta la estimaciónpresupuestaria contenida en el POA y Presupuesto aprobado.

- Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia,debidamente firmados por el responsable de su elaboración yel Responsable de la Unidad Solicitante.

- Certificación Presupuestaria (informe del saldopresupuestario), documento emitido bajo las siguientescondiciones:ü El importe de la certificación presupuestaria deberá ser

igual o mayor al importe del precio referencial.ü En caso de varios ítems o financiamiento de un ítem con

varias fuentes, la Certificación Presupuestaria deberádetallar claramente la estructura programática, fuente,organismo y el número de preventivo correspondiente acada ítem

Toda la documentación debe estar debidamente firmada por elresponsable de la Unidad Solicitante y personal técnico.La solicitud es presentada al RPA.

Unidad SolicitanteUnidad Administrativa(CertificaciónPresupuestaria)

Formulario SABS-

01B ydocumentaciónadjunta (incluye la


N/A

2Recepción de la Solicitud de Contratación, y revisión rápida de ladocumentación de respaldo. Remisión al Área de Contrataciones,para la verificación documentaria

RPA

Formulario SABS-001 / y

documentaciónadjunta (incluye la


N/A

3

Revisión de la Solicitud de Contratación (ajustes,complementaciones, y/u observaciones) y posterior remisión deoda la documentación, adjuntando la certificación presupuestariaal Responsable del Proceso de Contratación de Apoyo Nacional ala Producción y Empleo “RPA”, de acuerdo a la designacióndetallada en el punto 12 del RE-SABS.

Unidad AdministrativaSolicitud

documentada yrevisada

N/A

4

Recibida la solicitud, verificación que toda la documentacióncumpla las condiciones correspondientes, para efectos de autorizar

o rechazar la contratación mediante proveído en el formulario deContratación ANPE.Esta revisión incluye la verificación de la razonabilidad del precioreferencial, en base al análisis de las memorias base de cálculo(consultorías) y archivos del área de contrataciones y/o precios demercado (bienes y servicios).

RPA Proveído 1 día

AProceso Autorizado?SI: Paso 5NO: Paso 1

7Los plazos registrados corresponden a días hábiles, y son de carácter indicativo y no restrictivo, a menos que se indique “ plazo máximo o mínimo”. Su

cumplimiento deberá ser estricto conforme a las circunstancias que enmarcan las actividades realizadas en relación a los procedimientos normados.


49/159





5

Remisión de todos los antecedentes al personal de contrataciones/ adquisiciones asignado en el Área de Contrataciones deDirección Nacional. Al Responsable Administrativo consiguiente enlas Direcciones Departamentales y Oficinas de Avocación.

RPA Archivo delproceso decontratación

1 día

6

Elaboración del Documento Base de Contratación “DBC” en baseal modelo Estándar (Propuestas) o Ajustado (Cotizaciones) y elcronograma del proceso de contratación.Condiciones importantes:

- El plazo de presentación de propuestas / cotizaciones paracontrataciones mayores a Bs 50,000.- hasta Bs 200,000.- esde 4 días hábiles (mínimo), a partir de su publicación en elSICOES.

- El plazo de presentación de propuestas / cotizaciones paracontrataciones mayores a Bs 200,000.- hasta Bs 1’000,000.-es de 8 días hábiles (mínimo), a partir de su publicación enel SICOES.


DBC adecuado enbase a modelo

Estándar

Formulario SABS-

007 “DBCAjustado”

2 días

7Revisión del DBC conforme a la solicitud de contrataciónpresentada y fundamentada con documentación de respaldo.

RPA

DBC oDBC Ajustado

(Formulario SABS-007);

Aprobado

1 día

BDBC(o DBC Ajustado) Aprobado?SI: Paso 8NO: Paso 6

8

Registro y publicación de la Convocatoria y DBC en el SICOES.La convocatoria deberá publicarse adicionalmente en la Mesa dePartes y opcionalmente en el portal web del INRA.Adicionalmente se podrán emitir invitaciones directas a potencialesproponentes, y/o publicar la convocatoria en un medio decomunicación alternativo de carácter público.


DBC oDBC Ajustado

(Formulario SABS-007);

Publicado

FormularioSICOES 100

1 día

9

Organización de las actividades administrativas opcionales, previasa la presentación de propuestas: Inspección Previa, ConsultasEscritas, Reunión Informativa de Aclaraciones, u otras; emitiendolas respectivas actas como registro de la realización de lasactividades programadas y realizadas.

Unidad Administrativa yUnidad Solicitante

Formulario SABS-009

Formulario SABS-010

En el día derealización de

la actividad

10

Designación, vía memorándum, de la Comisión de Calificación oResponsable de Evaluación, para la evaluación de las propuestas/ cotizaciones a ser recepcionadas.En el caso de las comisiones, éstas deberán estar conformadasmínimamente por el siguiente personal:

- 1 funcionario de la Unidad Solicitante- 1 funcionario de la DGAF

Pudiendo adicionarse otro personal, conforme la complejidad delobjeto de contratación.En caso de designarse un Responsable de Evaluación, éstedeberá ser un funcionario de la Unidad Solicitante.

RPAFormulario SABS-

004

Hasta 2 díasprevios a la

recepción depropuestas /cotizaciones

11

Recepción de las propuestas / cotizaciones, conforme alcronograma (fecha, hora y lugar) dispuesto para la recepción depropuestas / cotizaciones, en el DBC.Llenado del formulario de registro de recepción de propuestas /cotizaciones.

Unidad AdministrativaFormulario SABS-

011

A la recepciónde propuestas/ cotizaciones


50/159


51/159





20

Presentación de la documentación solicitada mediante CARTA DEADJUDICACIÓN, para efectos de formalizar la contratación(emisión de Orden de Compra, Orden de Servicio o Contrato).En caso de que la empresa / persona seleccionada requiera unplazo mayor al previsto en la CARTA DE ADJUDICACIÓN, deberácomunicar por escrito para que la solicitud sea rechazada oaceptada.

Persona o Empresaadjudicada

Documentación derespaldo para el

contrato

Plazo otorgadoen la

notificación(Carta de

Adjudicación)

21Definición del instrumento de adjudicación: Orden de Compra,Orden de Servicio o Contrato, conforme al objeto de contratación.


Cumplido elplazo de

presentaciónde recursos

D

Requiere Orden de Compra / Orden de Servicios?

SI: Paso 22NO: Paso 24 (Contrato)

22

Emisión de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS,documento que debe contener mínimamente los siguientes datos:

- Fecha de Emisión de la Orden de Compra / Servicio- Razón Social / Nombres y apellidos del adjudicado.- Objeto de la Contratación.- Monto adjudicado- Plazos de ejecución y entrega- Lugar de entrega- Firma del RPA- Firma y/o sello de recepción de la empresa, comprobante de

envío fax o Correo electrónico

Unidad AdministrativaFormulario SABS-

0021 día

23Firma de la ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE SERVICIOS yposterior remisión al proveedor (notificación).Paso 27.

Unidad Administrativa,RPA Formulario SABS-002 2 días

24

Solicitud de elaboración de contrato a la DGAJ (Área legal en elcaso de Direcciones Departamentales u Oficinas de Avocación),adjuntando toda la documentación original del proceso, hasta laCARTA DE ADJUDICACIÓN; incluyendo la documentaciónpresentada por la empresa o persona seleccionada.

RPA Nota Interna

1 día posteriora la recepciónde los docu-

mentos por laempresa /persona

seleccionada

25Elaboración del contrato, en cuatro ejemplares (1. DGAJ, 2. UGA,3. UGF – Comprobante de pago, y 4. Proveedor), conforme anormativa vigente.

Unidad JurídicaContrato

elaborado2 días

26

Remisión al RPA, del contrato en sus tres ejemplares (1. UGA, 2.

UGF – Comprobante de pago, y 3. Proveedor), previa gestión defirma por el proveedor/contratista y posteriormente por la MAE. Unidad Jurídica Contrato firmado 2 días

27A la recepción del contrato / Orden de Compra / Serviciosdebidamente firmado: Publicación en el SICOES.

Unidad Administrativa Formulario

SICOES 200

Máximo 10días poste-riores a la

formalizaciónde la

contratación

E

Los bienes a ser adquiridos, son de uso continuo, carácterhomogéneo y de naturaleza fungible (ej. material de escritorio)?SI: Paso 28NO: Paso F

28Recepción de los bienes adquiridos por el Responsable deAlmacenes en Dirección Nacional; y Funcionario a cargo del

Unidad AdministrativaActas de

Recepción2 días a partir

de la recepción


52/159





Control de Almacenes en las Oficinas Desconcentradas (DirecciónDepartamental u Oficina de Avocación) y elaboración del ACTA DERECEPCIÓN. No se requiere la designación como responsable derecepción, vía memorándum.Paso 32.

(Almacenes) de los bienes /servicios

adquiridos)

FLos servicios a ser contratados, son de carácter general?SI: Paso 29NO: Paso 30

29

Supervisión respecto a la realización de servicios generales, por elResponsable de Servicios Generales en Dirección Nacional, parala respectiva elaboración del ACTA DE CONFORMIDAD. ElResponsable de Servicios Generales es desig

manual de procedimiento de contrataciones inra

Documents