manual de plandeauditorias de control interno
TRANSCRIPT
Manual de Plan de Auditorias de Control Interno
Elaboró:
EDNA MERCEDES LÓPEZ MOLlNAJefe Oficina de Control Interno
ADRIANA MARíA REYES RENGIFOProfesional Universitario - Afiliada Participe ASPROIN
Revisó:
EDNA MERCEDES LÓPEZ MOLlNAJefe Oficina de Control Interno
Aprobó:
DERLlN DELGADO RODRíGUEZGerente
POPAYAN, FEBRERO DE 2018
.."
Auditoria de Controllntemo. r
MAN-CN-01
5
1. INTRODUCCiÓN
La Oficina de Control Interno del Hospital Universitario San José de Popayán, en
cumplimiento de la normatividad vigente, y específicamente el decreto No. 943 de 2014
donde el Gobierno Nacional actualizó el MECI1 000:2005, yen aplicación del nuevo Decreto
1499 de septiembre de 2017, en donde con la implementación del nuevo Modelo Integrado
de Planeación y Gestión -MIPG-, en donde se articula el Sistema de Gestión con el Sistema
de Control Interno, es así como se manejan 7 dimensiones, dándole la importancia que
tiene el Talento Humano en todas las organizaciones, por lo cual es la primera dimensión
de que trata el MIPG, y la última dimensión es la que tiene que ver con el Control Interno,,
en la verificación en la aplicación de las 6 dimensiones anteriores, constituyendo a la
Auditoría Interna en una herramienta de retroalimentación del Sistema de Control Interno,
que analiza las debílldaoes y fortalezas del control, así como el desvío de los avances de
las metas y objetivos trazados, influyentes en los resultados y operaciones propuestas en
la entidad. Su objetivo es formular recomendaciones de ajuste o de mejoramiento de los
procesos a partir de evidencias, soportes, criterios válidos y servir de apoyo a los directivos
en el proceso de toma de decisiones a fin de que se obtengan los resultados esperados" ..
El mecanismo de Auditoría Interna, necesita que todos los miembros de la organización la
vean como una actividad concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la-organización para conseguir un mejoramiento continuo y no como un instrumento
fiscalizador y negativo. ,
HOSPITALUNIVERSITARIOSAN Jose
,,1'
"''''_~f>'''..... ",~~(",. OI('~ 1':-""'1"'-00V'Of· ............N
1. OBJETIVO.
Planear de manera sistemática, objetiva e independiente las evaluaciones y segu~mientosa realizar durante la vigencia a los procesos, procedimientos, actividades y resultados de lainstitución. I
2. RESPONSABLE
Jefe Oficina Asesora de Control Interno y Equipo auditor del proceso administrativd yasistencial.
, 3. MARCO LEGAL
la Constitución Polftica, en sus articulas 268 y 269, define la necesidad que en t~das lasinstituciones del Estado debe existir un Sistema de Control Interno, que fue reglanrentado,mediante la Ley 87 de 1993, estableciendo una Oficina de Control Interno, la cu~' tienecomo función la evaluación independiente, y que se puede desarrollar mrdiantemetodologías que permitan la imparcialidad y objetividad en sus informes, por tal ~azón laauditoria se convierte en una herramienta indispensable para el desarrollo de la labor delEquipo de la Oficina Asesora de Control Interno. I 'Mediante Decreto 1599 de 2005, se ratifica nuevamente la función de la oficina, expresandoclaramente que esta será responsable del Subsistema de Evaluación" en su comp,onentede la evaluación independiente, debido a lo anterior, el Hospital acoge los linea~ientosanteriores emitiendo la Resolución 0425 del 12 Junio de 2006, por el cual se adblpta elMECI: 1000:2005, y fija las responsabilidades al interior del Hospital.
Mediante Decreto 943 de 2014, se actualiza el MECI: 1000:2005, en el cual se determinanlas generalidades y estructura necesaria para establecer, i!'llplementar y fortaleper unsistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su impleme~tación,de acuerdo con lo dispuesto en el arto5to de la Ley 87 de 1993, por lo cual el Hospita¡l emitela Resoluéión0629 del 29 de octubre de 2015, por medio de la cual se modifica la resoluclón425 de 2006.
Para el 2017, mediante Decreto 1499, se crea el nuevo Modelo Integrado de Planeación yGestión -MIPG-, en donde se integran los sistemas de Desarrollo Administrativos y deGestión de Calidad, cuyo objeto es dirigir la gestión pública al mejor dese~peñoinstitucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y elgoce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad e integridad.
4. ALCANCECon la elaboración del Plan General de Auditorias se trazan los lineamientos para que enel desarrollo de las auditorías programadas se evalúen la totalidad de los procesos del niveladministrativo y del asistencial, definidas como Macroprocesos, dentro del Maea deprocesos, haciendo uso de las auditorías de Seguimiento, de indicadores, contratación,ejecución presupuestal y mapa de riesgo. I
Manual de Plan de Auditoria de ControlInterno Versión: O Página4 de 15 HOSPITAL
UNIVERSITARIOSAN Jose
MAN-CN-01
'.~_"".,,. "'-'\ ',"'.'., 'At ,,'·[\I'....~·"N
Del mismomodo se aplicaran encuestasy cuestionariosque almacenenen medio físico lainformaciónrecolectada.
Se recurrirá también a la observaciónde actividades,a la revisión selectivade documentosy a la comparación de lo expresado verbalmente con lo existente, para así determinar laveracidad, exactitud, existenciay legitimidadde los documentos.Pero la principal técnica de auditoriaque se empleará será la inspecciónde los procesos yprocedimientosque permitan establecer las falencias del ente y determinar los planes demejoramientoque permitanminimizar las debilidadesencontradaspor los entes de controlal momentode la realizaciónde las Auditorías Integrales.Responsable: Es responsabilidad de la aplicación de este procedimiento la Jefe de laOficinaAsesora de Control Internodel Hospital UniversitarioSan José de PopayánE.S.E.Procedimiento pe Auditoría: Los pasos a seguir para desarrollar el presente plan deauditoría son los siguientes:
• Formulary aprobar el Plan de Auditorías Internaspara los procesos y procesos dela organización.
• Preparar las actividades propias de la auditoria, elaborar el instrumento deverificación.
• Desarrollar las actividadesdescritas en el plan aprobado de auditoríasde gestión einternas,acordea la naturalezadel procesoo procesoa auditar. Tener en cuenta lareunión de apertura, desarrollo de entrevista y recolección de hallazgos o noconformidades.
• Realizar reuniónde cierre de auditoríay recogerfirma del Auditado en el registrodelos hallazgoso no conformidadespara las auditorías internas.
• Elaborar el informe preliminar que consolida los hallazgos o no conformidadesidentificadosen la auditoriadel proceso.
• Presentarel informepreliminar de auditoríaal responsabledel procesoo el jefe delproceso auditado,así como al Gerente,a este último para el caso de las auditoríasde gestión de control interno.
• La Oficina Asesora de Control Interno elaborará el informe final de auditoría eincluirá las recomendaciones ante el responsable del proceso o del procesoauditado, y al Gerente.
• Consolidar el informe general de auditoría con los hallazgos, observaciones yrecomendacionesy presentarloal Gerente.
• Organizar y archivar los papeles de trabajo que fundamentaron y respaldaron lalabor de la auditoríaefectuada.
• Solicitar los planes de mejoramientocon base en los hallazgoso no conformidadesde la auditoria.
• Hacer seguimientoa los planes de mejoramientopresentados,a la implementaciónde recomendacionesy acciones correctivas resultadode la auditoria.
Manual de Plan de Auditoria de ControlInterno Versión:O Página5 de 15
MAN-CN..o1HOSPITALUNIVERSITAR!OSAN JOse
• Cuando se verifique la corrección de los procesos, de una reportar el cierre de lamisma, a la OficinaAsesora de Control Interno.
• Archivar la documentaciónproductode la auditoria.• Preparar el siguiente plan de auditoría e incluir el seguimientoa la implementación
de las recomendacionesemitidas según el resultado de la auditoria anterior y loscierres reportadospor los auditores.
• Comunicar al responsable del proceso la fecha programada para realizar laauditoria.
5. DEFINICIONES
5.1. AUDITORIA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtenerevidencias de la auditoria y evaluarfas de manera objetiva con el fin de determinar laextensiónen que se cumplen los criterios de auditoría.
5.2. AUDITADO: Organizacióno procesoal que se le realiza una auditoria.
5.3. AUDITOR: Personacon la competencia para llevar a cabo una auditoría,el cual debeser diferentedel personalque realiza el trabajo.
5.4. CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de politicas, procedimientoso requisitos quese utilizancomo una referenciafrente a la cual se compara la evidenciade la auditoría.
5.5. CONCLUSIONES DE AUDITORIA: Resultado de una auditoría, que proporciona elequipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de laauditoria.
5.6. EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.Registros,declaracionesde hechos o cualquier otra informaciónque son pertinentesparalos criteriosde auditoríay que son verificables.
5.7. INSPECCiÓN: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen,acompañada cuando sea apropiado por medición, ensayo, prueba o comparación conpatrones.
5.8. PROGRAMA DEAUDITORIA: Conjuntode una o másauditorias planificadaspara unperiodode tiempo determinadoy dirigidas hacia un propósitoespecífico.
5.9. PLAN DEAUDITORIA: Descripciónde las actividadesy de los detalles acordados deuna auditoria.
5.10. HALLAZGOS DE AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la evidencia de laauditoria recopilada frente a los criteríosde auditoria.
5.11. CONFORMIDAD:Cumplimientode un requisito.
5.12. NOCONFORMIDAD: Incumplimientode un requisito.
de Plan de Auditoria de ControlInterno
., """""RGS,", SO<::lA<.. ~),¡~ • "'1"".<:.0::">PO'F';o<\VAN
MAN-CN-01HOSPITALUNIVERSITARIOSAN JOse
5.13.ACCiÓN PREVENTIVA:Acción tomadapara eliminar la causade unanoconformidadpotencial u otra situaciónpotencialmente indeseable.
5.14. ACCiÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una noconformidaddetectadau otra situación indeseable.
6. CONDICIONESGENERALES
6.1. IMPORTANCIA DEL PLAN GENERAL DEAUDITORIA
La planeación, elaboración, ejecución y control del Plan General de Auditorías de la OCI,se fundamenta en los siguientesconceptos:
6.1.1. Permite la ejecución ordenada y sistemáticade la evaluación independientequedebe ser ejecutadapor la OficinaAsesora de Control Internodel Hospital UniversitarioSan José de PopayánE.S.E.
6.1.2. El Plan General de Auditorías es un elemento de gran importancia en laplaneacióndel Hospital,dado que permite la evaluaciónde la planificacióny el uso delos recursosasignadosa los diferentes procesosde la Institución.
6.1.3. La entidad contará con un instrumentode planeaciónque permita conceptuarenun tiempo determinadosobre la gestión y resultados.
6.1.4. Es la herramientaque tiene la Oficina Asesora de Control Interno para realizarcontrol.6.1.5. Seguimientode las actividadesmisionalesprogramadasy deesta forma asesorara las diferentes dependenciasen los ajustes y mejorasque se requieren.
6.1.6. Permite identificar en qué actividadesse deberá prestar apoyo y de esta forma,realizar de maneramáseficiente los ejercicios de control.
6.1.7. Los hallazgos detectadosproductode los ejercicios de auditoríasprogramadas,permitirán la articulación del proceso de evaluación independiente con el proceso deautocontroly mejoramientode cada proceso.
6.1.8. El análisis y evaluaciónen conjunto del desarrollo del Plan General de Auditoríapor parte de la Oficina Asesora de Control Interno, sirven para que en cualquiermomentoy mediantela aplicaciónde indicadores,se determineel porcentajede avanceen el elemento de Auditoría interna que conformael Componentede Auditoría Internadel sistema de control interno. '
6.1.9. El Plan General deAuditorías a través del desarrollo de sus ejerciciosen campocontribuye al conocimientode las actividadesy procesosque se desarrollan al interiordel Hospital, fortaleciendo el autocontrol en cada funcionario que sea participe delprocesode auditoría.
. .Manual de Plan de Auditoria de Control
Interno• .,.....,...""~.. ~".A ... ,..,' "'~-""'-OCIpor-,.''''''
6.1.10. La adopción del Plan General de Auditoría permite que la Oficina AsJsora deControl Interno fundamente sus acciones misionales de la manera más bbjetiva,identificando y priorizando aquellos procesos, proyectos, y/o procesos que réquieranser evaluadas.
6.2. Plan General de Auditorias de la Oficina Asesora de Control Interno: El difeño dela metodología, para la elaboración del Plan General de auditorías debe desarrollarsedentro del marco del sistema integral.de medición de la gestión, diseñado en lalOficinaAsesora de control interno, y debe abordar todos los componentes que invol~cran elSistema de Control Interno en los diferentes procesos del nivel administrativo comoasistencial, procesos y proyectos desarrollados en el Hospital Universitario San tosé dePopayán, Empresa Social del Estado. Este plan servirá como guía metodológica para eldesarrollode las auditoriasde los diferentessistemasde gestión con que cuenta la entidad
En todas las auditorías realizadas en los diferentes procesos del hospital, se soltéltan lasevidenciasque garantizanel cumplimientode las actividades.
6.3. ESTRATEGIASA SEGUIR PARADESARROLLAR EL PLAN GENERAL DEAUDITORIAS.
6.3.1. Desarrollarprioritariamenteel PlanGeneral de Auditorias de acueroolcon laspolíticas institucionalesfijadas por el Comitéde Coordinación de Control Interno.
6.3.2.lncluir dentro del PlanGeneral de Auditorias las solicitudesde reaüzscíón deauditoríasque se hayan hechoa la OficinaAsesora de Control Internopor ~arte dela Gerencia, Coordinadores de procesos, proyectos.o dependencias, Corité deCoordinaciónde Control Interno.
. I6.3.3. Planear las auditorias de los procesos, proyectos y procesos definidqs en elPlanGeneralde Auditorias que permitaun cumplimientototal durante el pe~ododeAuditoria. .
6.3..4. Comprometer al funcionario de la Oficina Asesora de Control Intern~ en laejecución del Plan General de Auditorias, fomentando valores y la ética quegaranticen el debido respeto por los procesos auditados y la objetividad eindependencia. I
6.3.5. Divulgar el Plan General de Auditorias en todos los procesos, de manera talque se pueda retroalimentarel procesoe identificarclaramente lo proqramado.
6.3.6.Compilar la mayorcantidadde informaciónsobre el auditado,aseguranldoquesea actualizaday de la mejor calidad, lo que permitiráel conocimientopleno¡de losprocesos,proyectosy/o procesos,optimizandoesfuerzosen la auditoria.
6.3.7. Establecerun mecanismopara reportar oportunamentelas no conformlidades(Hallazgos) derivados de los ejercicios de control, debidamente soporados,validados por la OficinaAsesora de Control Interno.
MAN-CN-01HOSPITALUNIVERSITARIOSAN JOSe"~~tJ..c:'~lAt..""", E.O;;l·~
~"()"""V"'-N
6.3.8. Elaborar y utilizar metodologías y herramientas de auditoría, que permitandesarrollar óptimamenteel procesode auditoría planteado.
6.3.9. Solicitar asesorías puntuales sobre asuntos especlalaados :cuando serequiera.
6.3.10. Utilizar adecuadamente los recursos tecnológicos que permitan que lainformaciónfluya y sea oportuna.
6.3.11. Establecer un PGA que permita afrontar los cambios derivados de ladinámica de la entidad.
6.3.12. Evaluar permanentementeel Plan General de Auditorias, lo que permitiráque los objetivos propuestosse cumplan de manera eficaz, eficiente, efectiva y deforma económica.
7. FLUJOGRAMA
'saleuopnlllsU! SO'S8::mJ'UIsaluaJaj!p sOl ap salqesuodsaJ501 e ep!JanbaJ U9peWJOjU!
'OWalUI IOJ1UOOel elP!IOs aluawlen6!ap eJosaS'\;( eu!oyo ' sepOllpne ep
SOIl\llE'J1S:!U!IJJP'tIUeld lap OIUa!w!ldwno ua~ "D..,~n.ul OIil80 ns e OS900Jd lap ef-J01!pne
epeweJ60Jd aUa!l OUJalUIIOJlUOO ap BJOSaS'\;( euP!lO
RICJ=O!<W1elanb ouauojouru le oP!JOe oprenoa aa alUe!pauJ OPU80!unwoO'a:9
U9P8O!J!IOUapop!lO
sose:lOJdSOl ep s8Jqesuods ... SOle u91~eWJojUl JIJenbe~
'launoopM!l80!lde
'leuopnlllSu!oo!u9JpalaoaJJOOlap
Sl¡II\eJle ojxueap e!ouaP!l'3
oweJUI10JJUO~ep u91~eUIPJOo:)
ep ~WO~ le eJUeS8IJOIIPne ep leJeue15
u8ld le Jep¡eseJd
'U9!OeqoJdee/l!padsaJ ns eJed seuoupne
'OWalul ap leJaua~ ueld la owalulIOJluoO ap U9!OBU!PJOOOapl}l!woO la alue elUaSaJd as'
ap
'saueld SOlueplBdsaJ'owalul anb sepuap!l'a sel 'soseoord
IOJ1UOOep SalUaJaj!p SOl ap sejqasuodserBUP!JO SOl e el!O!l0s as' ~'tVlN
sBf-J0llpn'l( apleJaua~ ueld
IOJ1UOOap BJCISaSWIalu9WlenU'l( eupyo
slqesuodsaJ oueuoiouruuoo elS!/laJlU3 .... ~
'SOWalU! salOJ1Uooo S8!pauJ sel Jes!/la~, ·t·~
ewalle BI\!lelaJS".IHIJIXnW peP!l'!¡euJJou el Jez!leu'l( .~. ~
Jel!pne'owalul e olafqo peP!l'!lOe o osaooJdW()SQswllap sOI\!lafqo n saluapaoalUe
sol opuapouoo •~.~
ap Jlqlpne • Sep.PIÁn~eo sOJUelwIP8:lOJd
·sos.~OJd501ep U91~eOIJlJU8p1
N"'Á"'~~o.',>:1...., '" , ~·"<:.l ...... ~,:oq'V,_"'''''"'-' .....<~
9
OUJ81UIIOJtUO:>ap e!JOt!pny ap ueld ap lenUBW
Manual de Plan de Auditoria de ControlInterno
MAN-CN-01
6.1.Evaluandodocumentación con el finclasificarla, priorízane'identificar aspectos aprofundizary posiblesriesgos.
7
8Comunicar de maneraoficial los resultados ohallazgos encontrados
al gerente y alresponsable del
proceso
7
15HOSPITALUNIVERSITARIOSAN JOSeoIfMf"AC"SACSt:,c: ..... ,. n'on(~r ....oo
¡.l<QrN",V..,,,,
tiempo N/Apara
InformeFinal
Practicar visita al área oproceso para la
recolección de pruebaso evidencias
Oficina En el tiempo N/Ade Control establecidopara la
auditoria
8Comunicar de maneraoficial los resultados ohallazgos encontrados
al Gerente y alresponsable del
proceso
Dentro de los dos Informefinal(2) días siguientesde terminado elinforme
ordenada de acuerdo aimportanciao materialidad8.2. Realizando las AlIIYII'"rF'''recomendaciones y IAdrnlnlstrativosconclusiones, de acuerdo a loshallazgosobtenidos8.3. Realizandoreunión técnicacon el responsabledel procesocon el propósito de revisar oaclarar el contenido del
9 Aplicando las herramientasy utilizando las técnicas deauditoriamásapropiadas.9.2. Determinando los críteriosIA"vllii"r""de medición que se utilizaran,IAejmilnis,tratíve)s
como las pruebas quedebanpracticarse.
10 10.1.Aplicandoel formato para Jefesuscripción de planes de Coordinadoresmejoramiento. los procesos establecido.
al Listas dechequeo
al Informe deseguimiento.
•.....--.·i.A.,..eo<'hL nCl. "'''0::;1I-'"O~"""""'''''''
8. METODOLOGIA DEL PROCESO DE AUDITORIA.
La Auditoria es un proceso sistémico que mide y evalúa, la gestión o actividades de losprocesos, planes y proyectos mediante la aplicación articulada y simultánea dellsistemade control y evaluación, con el fin de detenninar la correspondenciaentre las estrategias,operaciones, propósitos y procedimientos con el buen manejo y uso de los (ecursosdisponibles, fundamentando así la opinión y conceptos de la Oficina Asesora de IControlInterno. 1 .
El procesode laAuditoría Internacontemplael ciclo PHVAcaracterizadoen dicho ~rocesoy contiene las siguientes fases: Planear,Hacer, Verificar y Actuar. Como complem nto delo anterior viene la etapa de seguimiento.
8.1. FASE DE PlANEACION.
Se caracterizapor:
• La designación de un equipo auditor, ya sea para el proceso administr¡ativooasistencial. I
• El conocimientode los antecedentesy objetivosdel procesoo actividadque seráauditada. j
• Analizar la normatividad relativa al tema, leyes, decretos, resoluciones,estatutos, reglamentos,etc. +
• Conocer las operaciones, la dinámica,actividadesy organizaciónde estas.• Revisión de las medidas o controles internos, la consistencia o debilida6¡es de
ellas y evaluaciónde su utilidady conveniencia.• Análisis de cualquier información adicional relacionada con el tema mediante
entrevistascon los funcionarios responsables. I• Determinar los criterios de auditoría.• Preparar el PlanGeneral de Auditorias.
8.2. FASE DE HACER
Se caracterizapor:
• Examinardetalladamenteel procesocrítico. \• Analizar los hallazgos de la auditoría, confrontando la ~onnatividad los prorsos,
procedimientosy disposicionesfrente a los criteriosestablecidos.• Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos particulares del pro so o
actividad objeto de la auditoría. I• Preparar los papeles de trabajo necesarios que soporten los hallazgo~, las
evidenciasy las recomendaciones. 1• Preparar cuestionarios para diferentes entrevistas con los responsables del
proceso.
• Determinar las herramientas y la utilización de las técnicas de auditoría másapropiadas y suficientes para analizar los hallazgos y sus resultados.
• Determinar los criterios de medición que se utilizarán, así como las pruebas quedeban practicarse.
• Realizar las visitas, la recolección de pruebas o evidencias del proceso auditado.• Realizar reuniones técnicas de avance con el Jefe de la Oficina Asesora de Control
Interno, con los responsables del proceso auditado y con el poder superior de estos.• Verificar el cumplimiento de las disposiciones y preparar las recomendaciones tanto
generales como específicas.• Preparar las conclusiones de la auditoría.
8.3. FASE DE VERIFICAR.
Se caracterizapor:
• Comunicar de manera oficial los resultados o hallazgos encontrados a losresponsablesdel proceso, para hacer las aclaracionesy confirmacionesdel caso.
• Preparar el contenido del Informe, determinando si este debe ser corto o largo,analizar y definir los anexos necesariosque se adjuntarán.
• Revisarcon las pruebas,entrevistasy medicionespracticadasy con los papelesdetrabajo que respaldan la auditoría.
• Analizar cualquier información adicional relacionada con el tema, medianteentrevistascon los funcionarios responsables.
• Sustentar las recomendacionesy conclusionesobtenidas del hallazgoante el Jefede la OficinaAsesora de Control Interno.
• Realizar una reunión técnica con los responsables del proceso auditado, con elpropósitode precisar o aclarar el contenidodel borrador del informey ajustarlo enlo que sea pertinente.
• Preparar informe definitivo, presentarlo, y sustentarlo ante los responsables delprocesoy la Alta Dirección.
8.4. FASE DE ACTUAR.
Se caracterizapor:
• Elaborar y revisar el Informe de Auditoría Interna y remitirlo al responsable delproceso,en los cinco (5) días hábilessiguientes a la reunión de cierre con carácterde preliminar.
• Dentro de los cinco (5) días hábilessiguientes, el líder del proceso auditado podráhacer las observacionesy/o contradiccionesque estimeoportunas,'que podrán serasumidaspor el auditor si las considerapertinentes.
• Unavez cumplidoeste término, se emitirá el informefinal de la auditoria realizandoel reporte de hallazgos, si es el caso, con copia al Representante Legal de laentidad.
• Verificar si las recomendaciones formuladas por la Oficina Asesora de ControlInternose implementaronal interiorde los procesosu operacionesde losdiferentes
Manual de Plan de Auditoria de ControlInterno
';"'~f>"'l".i,"";"":'''''.IA'c,,,', """"'<;>o'''O_VAM
procesos responsables de ejecutar1as; es decir suscribir con la Oficina Asesora deControl Interno un Plan de Mejoramiento, para su posterior seguimiento. I
• Evaluar las mejoras o impactos positivos o la utilidad en la implementación dedichas recomendaciones e informar de los resultados a la Alta Dirección y elresponsable del proceso. I
• 'Revisar el Programa de Auditoría Interna para introducir mejoras para la ~igenciasiguiente. I
9. SEGUIMIENTO y EVALUACION
Es la evaluación independiente conformada también por el proceso de auditoría, de ~aneraque pueda verificarse que las acciones derivadas de dichas evaluaciones s1 hayanimplementado de manera eficiente y eficaz; mediante el diseño de un Plan de Mejoramientopor parte del proceso auditado, suscrito ante la Oficina Asesora de Control Intero, porquienes en ella intervinieron, y quienes son los responsables de las acciones correptivas yde emitir las correspondencias evidencias, que subsanen los hallazgos y así cerran el Plande Mejoramiento.
El seguimiento se define como un proceso por el cual la Oficina Asesora de Control Internodetermina la adecuación, eficacia y oportunidad de las medidas tomadas por la AltaDirección con relación a las observaciones y recomendaciones del trabajo informaqas.
IEl Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno realizará el seguimiento para la aplicaciónde correctivos, teniendo en cuenta lo siguiente: I
I
N De Caus Efeet Acci O Dese Uni Di Fec Fecha Respo Ejec Evid %o scri a o ón bj ripció dad me ha Termin nsable ución eneia CumH pci Corr et n de de nsi de ación plimial ón ectiv iv las me ón inie de la entola del a o nieta did de io metaz Hal s a la de9 laz de met lao go las a met
met aas
10. PROGRAMACION DE RECURSOS
La programación de los recursos requeridos para el desarrollo de las auditorias esfundamental definirlo de acuerdo al Plan General de Auditorías asegurando con ello elcumplimiento oportuno y efectivo de la función independiente de la Oficina Asesora deControl Interno.
10.1 RECURSOS HUMANOS: Hace referencia a la identificación de los funcionarios ocontratistas que integran la Oficina Asesora de Control Interno, ya los funcionarios quepor sus conocimientos o la especificidad de sus funciones, sean requeridos comoasesores en los procesos especializados donde se desarrollen auditorías, de tipoadministrativo y asistencial.
10.2. RECURSOS DE TIEMPO: Son los días necesarios para el cumplimiento de losobjetivos propuestos para el desarrollo de las auditorias programadas, se definen en díasde auditoría en campo, en los cuales se realiza verificación de actividades, entrevistas confuncionarios o contratistas, observación del sitio donde se desarrolla el proceso auditado ydías de auditoría en Oficina, en donde se revisan y validan la información entregada endocumentos, la información obtenida en las visitas a los procesos auditados y lapreparación de los informes de planeación de auditoría y el informe final.
10.3. RECURSOS TÉCNICOS: Son todas aquellas herramientas y ayudas tecnológicasque se deben tener al alcance de los auditores, incluyendo sistemas de información ycomunicación que permitan un conocimiento amplio sobre el auditado, incluyendo lanormatividad, demás datos requeridos y que puedan ser relevantes durante el procesoauditor.
10.4. RECURSOS FISICOS: La Oficina Asesora de Control Interno requerirán comomínimo de los siguientes elementos: Computadores, impresoras, escáner, teléfonos, útilese insumos de oficina, (papelería oficial, CDS, entre otros).
Manual de Plan Auditoria de Control·Interno
de ser un procedimiento a la ¡deunde auditoria control intermo
Líder enfermeríaGinecobstetricia Jefe OfICina
Interno
Nota: Se anexan los formatos que hacen parte integral de este manual de aUditortl'
,....foí.... HOSPITAL,'111, UNIVERSITARIOMAN-CT-01-FOCP01
FORMATO CRONOGRAMA PLAN GENERAL DE AUDITORIAS(, u ~~~;~~,~~~ Verslon ; o
~~
F~BFg11() _M~,R20 AB!IlL ~~ JUIIi1: _.II.I_!,Il: --~.CTUBRE 1O'"E~fDlCII ¡MB~I!1,'~r"If!~,I¡f¡ -14~~ l\~' IJ~,~_~I'wI~ II:~If;JF~I~~;'1'1,~:1" - " 1_,~f"¡7~ ¡11i~~I'JIl¡f'~
,~; ..r " - l'I·I;~' 1" Zl~ttltl;: : I~I~~I;~~I~¡,r 1,;1' [,,'!~:·l~-I;r~l1['~~~;i~'.'f-I.IJ,• ~,~t__1",;
I-~I~I~ I~lo~I:F~I'f' - ~III~l_:,'~~ f1 ~,1'ti 1: I~' -';¡i 1~1~17~1~'~I~I: I:~ 11,I'$¡ 1"L~~ 1;1' I~,i1i
'efe Ofidna Asesora de Control IntemoGerente
MAN-CT..o1-FOAA01HOSPITAL
UN1V(:R~;;-r.t\ ::~i)O
SAN JOSE GESTION DEL CONTROL INTERNO Versión: O
Pagina 1de3
107
Popayán,Cauca,Marzo 8 de 2018
Doctor:
Cargo:Hospital UniversitarioSan José de Popayán
Asunto: Inicio de laAuditoría 2018.
Atento saludo,
Me permito informarle que la oficinaAsesora de Control Interno, dentro del Plande Auditorías Internas -Asistencial o Administrativa-, correspondiente a lavigencia de _' aprobado el , por los miembros del ComitéInstitucional de Control Interno del Hospital UniversitarioSan José de Popayán,ha iniciadosu ejecución, cuyo cronogramaesta subido en la página Institucional,y enviado a cada uno de los correos internos de las oficinas y servicios, para laprevia preparación, el cual se encuentra bajo su responsabilidad, teniendo encuenta que se iniciara con el Proceso Apoyo , a partir del________ , a las a.m. en el Salón de , contodo el grupo de trabajo a su cargo, para socializar el manual deprocedimientode la auditoria y los formatos anexos.
ObjetivoGeneral:
El propósito de la auditoria, es establecer los parámetros para una revisióngeneral con énfasis en los aspectos críticos detectados en los procesos yprocedimientosrealizadosen las diferentesaéreas de la Institución,con el fin deformular recomendacionesy oportunidades de mejoramiento sobre el grado decumplimiento de los objetivos, los planes, programas, proyectos y procesos,propendiendo con ello el fortalecimiento del control interno, a partir deevidencias, hallazgos y criterios válidos. De igual manera, apoyar a la direcciónen la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones,mediante laformulaciónde accionesde mejoramientocorrespondientes.
Objetivosespecíficos:
• Velar porque las actividadesy recursos se dirijan al cumplimientode laMisión establecida en el plan de desarrollo, como es: "Ofrecemos
Dirección: Carrera6 No 10N-142
www.hospitalsanjose.gov.coConmutador: 8234508- Extensión: 249
Email: [email protected]
HOSPITALUN;''!C''''.:.''ARiO
SAN JOSE GESTION DEL CONTROL INTERNO Versión: O
MAN-CT '{)1-FOAA01
Pagina2de3
servicios de salud de alta complejidad, segura y humanizados,apoyados en procesos de dependencia e investigación, conestabilidad financieray responsabilidadsocial.
• y en cumplimiento de su Visión, "Ser una Institución acreditada enSalud, líder de la red pública del Departamento del Cauca en laprestación de los servicios complementarios, con enfoque en laatención segura y humanizadaal usuarioy su familia".
• Evaluar el cumplimientode los planes, programas, proyectos y planesde acción y sus metas establecidas, de acuerdo con objetivosmisionales.
• Evaluar el cumplimiento de las acciones definidas en los planes demejoramiento,producto de las auditorias de los organismosde controly de la oficina de control interno.
• Propender por la transparencia en la gestión realizada y de estamanera minimizar los posibles hallazgos en el momento en que losentes de control realicenuna auditoría integral a la vigenciaactual.
• Mediante los resultados obtenidos, generar recomendaciones quecontribuyan a la mejora continua en las distintas áreas y servicioscomplementariosque interactúancon el Proceso _
Alcance de laAuditoria:
Al evaluar el cumplimiento de todos los planes a cargo del _como son: plan de desarrollo, plan de acción, del Plan operativo Anual deInversiones, Mapa de Riesgos, Plan anual de adquisición, y de los planes demejoramientosuscritos a la fecha con cualquier ente de control, y determinar silos recursos financierosasignados han sido manejadoscon eficienciay eficacia.
Con este oficio, se da inició a la auditoría interna por parte de la Oficina deControl Interno, la cual se realizara mediante la revisión de documentos enmedio magnético en lo posible, ya que estamos aplicando la política de CEROPAPEL, que soportan legal, técnica, financiera y presupuestalmente lasactividades que desarrolla el Proceso , en el períodocomprendidoentre el el de2o_.Para la ejecución de la auditoria se ha asignado el siguiente equipo deprofesionales:
___________ Jefe de la Oficina Asesora de Control Internodel HUSJPAuditor Líder.___________ AuditoraAsistencial.___________ ,.Auditora deApoyo.
Dirección: Carrera6 No lON -142
www.hospitalsanjose.gov.coConmutador: 8234508- Extensión: 249
Email: [email protected]
HOSPITALUNIVERSITARIO
SAN JOSE GESTION DEL CONTROL INTERNO
MAN-CT-01-FOAA01
Versión: O
Paglna3de3
La Auditoria se realizará de acuerdo con las normas y procedimientosgeneralmente adoptados, mediante visita a su área, determinadosen el manualde procedimientode auditoria para la vigencia del , en donde encontraralos temas y las fechas de cada una de las actividadesa realizar.
Para el cumplimiento de los objetivos y los términos establecidos en laprogramación, solicitamos la colaboración del personal del área auditada,medianteel oportunosuministrode la informaciónsolicitada.
Cordialmente,
--~-----------------------------------------Jefe OficinaAsesora de Control InternoHospital UniversitarioSan José de Popayán
Anexo: Manual de Procedimiento de Auditoría y el cronograma de auditorlas asístencial2018.
Dirección: Carrera 6 No 10N -142
www.hospitalsanjose.gav.caConmutador: 8234508- Extensión: 249
Email: [email protected]
· _. - - ---------------
:w :ww :00
a. ep a. 1lU18ecI ~"~~.O:U9l".J\ S3HOllOny 30 NOIJYN9IS30 OlYWHO:l
'V.LldSOH .." ..I.OVOO.:t J.:>'"NVW
FORMATO ACTA DE APERTURA DE AUDITaRlA
MAN-CT -01-FOAA01·"
Veraión:O
Página 1 de 2
ACTA No. 1TIPO DE REUNION:LUGAR:
lFECHA:HORA INICIO: 1HORA FINAL: 1PROXIMA REUNION:
Realizar apertura de laAuditoria a los distintos procesosque adelanta el procesoy/o servicio , ,asícomoevaluar las acciones relacionadas con el cumplimientode los compromisos determinados en los distintos planes acargo del procesoy/o servicio _
RESPONSABLEACTIVIDADESTADO DE AVANCE OBSERVACIONES
1. PRESENTACION DEL EQUIPO AUDITOR.
La Jefe de la Oficina Asesora de Controllntemo, , hace la presentación del Equipo Auditor de lasiguientemanera:
Jefe de la OficinaAsesora de Controllntemo del HUSJP:Auditor Líder
2. OBJETIVO y ALCANCE DE LA AUDITORIA
El (la) Jefe de la OficinaAsesora de Controllntemo expone el objetivo de la auditoria:
El propósito de la auditoria, es establecer los parámetros para una revisión general con énfasis en los aspectos críticosdetectadosen los procesos y procedimientos realizadosen los diferentes procesosde la administración,con el fin de formularrecomendacionesy oportunidades de mejoramiento sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, programas,proyectosy procesos, propendiendocon ello el fortalecimientodel control intemo, a partir de evidencias, hallazgosy criteriosválidos. De igual manera, apoyar a la dirección en la toma de decisiones necesariaspara corregir las desviaciones,mediantela formulación de accionesde mejoramientocorrespondientes.
Posteriora ello indica cuál es su alcance:
Evaluar el cumplimientode todos los planes a cargo del proceso y/o servicio , como son: plan de desarrollo, plande acción, del Plan operativo Anual de Inversiones, del plan de mejoramiento, etc., determinar si los recursos financieros
FORMATO ACTA DE APERTURA DE AUDITORIA
'.Página 2 de 2
asignadoshan sido manejadoscon eficiencia y eficacia.
3.S0CIALIZACIÓN PLAN DE TRABAJOI
4. DETERMINAR LAS PERSONAS QUE SUMINISTRARAN LA INFORMACiÓN.
IEl (a) Jefe de la OficinaAsesora de Controllntemo expone el cronogramade actividades,de conformidad~on lo expuesto enel Plan de Trabajo para la auditoria al proceso en mencióny aclara además que se envió al procesoa auditar con anterioridad,para su conocimiento.
El Jefe del proceso o servicio a auditar, Sr. , con cédula de ciudadanía No. ,Coordinador (a) del proceso o servicio a auditar, Sr (a). , identificado' con cedula de ciudadanía No._____ , para que sean los encargadosde realizar la entrega de la documentaciónen el transcursode la auditoria.
Por último ~IJefe del proceso o servicio a auditar, Sr (a), líder del proceso, manifrestaque este tipo de aUditlrías intemas sonmuy importantes para el mejoramiento continuo y que está en toda la disposición de colaborar al máximo én todo lo que serequieraen el trascurso de la auditoria, así como todos los encargadosde los procesos. \
Por último el (a) Jefe de la Oficina Asesora de Control Intemo agradece a todos por su asistencia y compromiso en qichoproceso. ISiendo las __ se da por terminada la reunión, Para constancia se firma y aprueba la presente acta el dedel año -:-
,í.:;' ..,. ~, ',., ~\ ~';¡¡;'CeMPROMISOS DE LAPRESENTE REUNION.", . ',*A 1,"· ... ;f.C. [ :~, "'" ."..
N°DE ACTIVIDAD RESPONSABLE FE~HA LIMITEDECOMPROMISO I=JECUCIÓN
I
I-.;: .... '" '" .. 'I3ELACION DE A,NEXOS ,. ""k .'i_,.-Z(' ·í .
'" ,.~ "1 o"
N° DE ORDEN I TITULO 1 " IN° DE l1EMATRATADOI NA I I
I-:;;;- -¡;¡-', ;, ,'I'i .Jé; ).,'''4.1'''' .LISTADO DE PARTICIPANTES .~ .. j. ...;'
NOMBRE C.C CARGO [FIRMAI I
II
,~~1J~ MAN-CT~1-FOLV01
FORMATO LISTADE VERIFICACION O CHEQUEO Versión: OPágina 1 de2
NOMBRE DEL AUDITOR: IFECHA:PROCESO AUDITADO: Procesos detenninados en el Proceso o Servicio, en cumplimiento del Plan deDesarrollo.
OBJETIVO: El propósito de la aUditoria, es establecer los parámetros para una revisión general con énfasisen los aspectos críticos detectados en los procesos y procedimientos realizados en los diferentes procesosde la administración, con el fin de fonnular recomendaciones y oportunidades de mejoramiento sobre elgrado de cumplimiento de los objetivos, los planes, programas, proyectos y procesos, propendiendo conello el fortalecimiento del control intemo, a partir de evidencias, hallazgos y criterios válidos. De igualmanera, apoyar a la dirección en la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones, mediantela fonnulación de acciones de mejoramiento correspondientes.
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
1. Velar porque las actividades y recursos se dirijan al cumplimiento de los objetivos del plan dedesarrollo· ., por medio de los planes de acción de cada una de losprocesos o servicios involucrados.
2. Evaluar el cumplimiento de los planes, programas, proyectos y planes de acción y sus metasestablecidas, de acuerdo con objetivos misionales.
3. Evaluar el cumplimiento de las acciones definidas en los planes de mejoramiento, producto de lasauditorias de los organismos de control y de la Oficina Asesora de control intemo.
4. Propender por la transparencia en la gestión realizada y de esta manera minimizar los pOSibleshallazgos en el momento en que los entes de control realicen una auditoría integral a la vigenciaactual.
5. Mediante los resultados obtenidos, generar recomendaciones que contribuyan a la mejoracontinua en el proceso o servicio, incluyendo los procesos a su cargo como son
ALCANCE DE LA AUDITOR lA: Evaluar el cumplimiento de todos los planes a cargo de del proceso oservicio como son: plan de desarrollo, plan de acción, Plan operativo Anual de Inversiones, del plan demejoramiento, detenninar si los recursos financieros asignados a los sujetos y puntos de control han sidomanejados con eficiencia y eficacia.
Dirección: Carrera6 No 10N-142
www.hospitalsanjose.gov.coConmutador: 8234508- Extensión: 249
Email: [email protected]?jl./1
s= MAN-CT-01-FOLV01
FORMATO USTADEVERIFICACIONO CHEQUEO Versión: OPáglna2de2
Seguimiento y evaluaciónde los planes de
1 desarrollo, de acción. X
PREGUN'fA-. ASPECTO I--:::C:;:UM:':';r-PL:~]:;::M'1E='N'rTO.;::'~No. A !V_PAR SI NO N/A
D
P: Evidencia en papel oD: Evidencia en medio Digital
NOMBRE DELAUDITADO: _
Fecha y Hora deTantaS/Actividades Audltoria EJeéuclón
Ejecución del Trabajo de Campo recolectando, verificando información(entrevistas a los auditados), diligenciamiento de papeles de trabajo preparados.
I (listas de chequeo) etc.Realizar reunión de cierre con el responsable del proceso y/o Jefe del proceso aauditar, presentando los hallazaos encontrados v conclusiones al respecto.
FIRMADELNOMBREJEFE DE JEFE DE
CONTROLINTERNO: CONTROLINTERNO:
Dirección: Carrera6 No 10N-142
www.hospitalsanjose.gov.cOConmutador: 8234508- Extensión: 249
Email: [email protected]
FORMATO ACTA DE CIERRE DEAUDITaRlA Página 1 de 3
ACTA No. ITIPO DE REUNION: Cierre Auditoria del Proceso o Servicio Asistencial.LUGAR: IFECHA:HORA INICIO: IHORA FINAL: IPROXIMA REUNION:
1. El propósito de la auditoria, es establecer los parámetros para una revisión general conénfasis en los aspectos críticos detectados en los procesos y procedimientos realizados enlas diferentes procesos de la administración, con el fin de formular recomendaciones yoportunidades de mejoramiento sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, losplanes, programas, proyectos y procesos, propendiendo con ello el fortalecimiento delcontrol interno, a partir de evidencias, hallazgos y criterios válidos. De igual manera, apoyara la dirección en la toma de decisiones necesarias para corregir las desviaciones, mediantela formulación de acciones de mejoramiento correspondientes.
2. Desarrollo de la Reunión., ,
a) Presentación de un Resumen de las observaciones.b) Conclusiones y Recomendaciones.c) Fecha de entrega de informe preliminar.
J,: ' • TEMAS' De ~ REU~ION
',' ,;' ,,,1 SEGUIMIENTO A C.OMPROMISOS ,DEL ACTA ANl"ERIOR" " \l1:,;:' , l): ,-¡N° DE
ESTADO DE OBSERVACIONECOMPRO ACTIVIDAD RESPONSABLEAVANCE SMISO
N.A.
El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, , realiza lapresentación y explicación de cada una de las observaciones relacionadas del proceso oservicio auditado, como son: _
2. CONCLUSIONES y RECOMENDACIONES.A continuación se presentan algunas conclusiones y recomendaciones puntuales, ya que enel formato lista de verificación se determinaron algunos de manera general.
a)Los intervinientes en el proceso son receptivos y atentos para dar aplicabilidad a lasrecomendaciones realizadas por la Oficina Asesora de Control Interno, or lo cual en al unos
HOSPITALUNIVERSITARIOSAN JOSe FORMATO ACTA DE CIERRE DE
AUDITORIA
procesosse hace necesariosuscribir SI_, NO_. el correspondienteplan de mejoramiento.
Siendo las , se da por terminada la reunión, Para constancia se firma y a~rueba lapresenteacta a los __ L_) días del mesde de dos mil dieciocho (2018).
1'" I
",,' ',}~ '" I.,f" ',_ '.ÍD)! ti ...,,',,:f ....~ .!¿Pft'PRQMI.!2~DE ~e~s.~N:rE;~E;,~19~l~t~;;.,!): !. ,,;1" "Jt'~"': k ~\'0
N Io
DECo I
M ACTIVIDAD • RESPONSABLE FECHALIMITEDEP EJECUCld¡N ,ROMISO I1 Entregay notificación del InformePreliminarpara el día
IJefe de Planeación
,
2 Entregade Observacionesy/o contradiccionesa la Oficina y personal a cargoAsesora de Control Interno. de los procesos
auditadasJefe de Oficina
3 Entregadel informe final deAuditoría, Asesora de ControlInternoJefe de Planeaci6ny personal a cargo I
4 SuscripciónPlan de Mejoramiento.\
de los procesosauditados.
.;¡ 'ill"'\ ,', <e-- 4' •• 'I~ "'!Bi ",""t~ .".RELACION DEANEXO~, "', *: ,:... • o' ';'; t j '"; ,,,'
N Io
O1E
o TITULO N· DE TEMA T1TAOORoEN I1 lista de Verificaci6n '1 i
I'" ' ., ir .':<!o" LISTA[)() OE PARnCIPANTES ~,. 4·' I " «:>NOMBRE C.C CARGO FIRMAI
I ,
I1
FORMATO PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUALVerstoD: o
FBCHA DBSUSCRIPCiÓN:
NOMBRE DE LADEPENDENCIA:
NOMBRE DEL RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN:
-.... AI -..
FIRMA DELRESPONSABLEFIRMA JEFE OFICINAASESORADE CONTROL INTERNO
ONlIllNI10lUNOJ 30 'IflI0S3S'o' VNIJUO H3f 'lf1lll1l1J nS'lfSNOdS311130 'lfIlllIlB
'Nf,lIJVW1IOllNI V1!1O 1I18VSNOdSil1l1110 1I118WON
'VDNlIONlldllO V1 BOIII18WON
:Nf,lIJdI1lJSn5 BOVHJlIlI
WnOIAIONI O~NHIWVlIOfHW HONV1d O~NHIWIn93S O~VWHO.i