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AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL

DIRECCIÓN DE IMAGEN PÚBLICA Y DIFUSIÓN GUBERNAMENTAL

REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-03

Clave: DT-PM-DIPyDG-III

Revisión: 1

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Manual de Organización, Políticas

y Procedimientos de la

Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental

Cuernavaca, Mor., a 3 1 de Diciembre de 2014.





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CONTENIDO:

Página

I.

HOJA DE AUTORIZACIÓN

3

II.

INTRODUCCIÓN

4

III.

OBJETIVO

5

IV.

MARCO JURÍDICO

6

V.

MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

7

VI.

ORGANIGRAMA

8

VII.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

9

VIII.

DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

10

IX.

POLÍTICAS

16

X.

PROCEDIMIENTOS

17

01.- Estructura del Procedimiento para el Diseño de 17 Imagen Institucional a Campañas

XI. DIRECTORIO 24

XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN 25

XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN 26





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I. HOJA DE AUTORIZACIÓN

Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 68 fracción I del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos, publicado el 26 de Diciembre del 2012, y Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal, publicado el 16 de Abril de 2014, en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” numerales 5053 y 5178, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Imagen Pública y Difusión gubernamental, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal

AUTORIZÓ

Jorge Morales Barud Presidente Municipal

REVISÓ

Martín Barenque Villela Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas

APROBÓ

Ricardo Díaz Vázquez Coordinador de Modernización Administrativa

ELABORÓ

Andrés Robles Sánchez Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental

Fecha de Autorización

Vo. Bo. Jefe de Departamento de Desarrollo

Organizacional

VERSIÓN (año)

No. de paginas

31/Dic/14

Marcela Torres Bello 2014 26





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II. INTRODUCCIÓN

.

El presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos, tiene por objeto describir las actividades y procedimientos de trabajo a seguir en la Dirección Imagen Púbica y Difusión Gubernamental, constituida como pieza fundamental de la difusión de actividades municipales hacia los Cuernavacenses, a través de la creación de información institucional de acuerdo con sus atribuciones y funciones.

Este documento de trabajo está destinado al personal de la Dirección Imagen Púbica y Difusión Gubernamental, ya que con ello se da a conocer la estructura organizacional y se tendrá conocimiento de las responsabilidades y funciones que desempeñan cada una de las personas que la integran, lo anterior con estricto apego a las Leyes que rigen su actuación.





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III. OBJETIVO

Resolver de manera clara y objetiva las necesidades de comunicación gráfica que el Ayuntamiento de Cuernavaca y sus diferentes dependencias tengan para dar a conocer a la población las actividades y obras realizadas por el Ayuntamiento de Cuernavaca, para satisfacer las necesidades prioritarias de la sociedad Cuernavacense.

IV. MARCO JURÍDICO





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1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de Morelos. 3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos. 4. Ley de Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos. 5. Ley Estatal de Planeación. 6. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos. 7. Ley de Procedimiento Administrativo para el Estado de Morelos. 8. Ley de Entrega-Recepción de la Administración Pública para el estado de Morelos y sus

municipios. 9. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos. 10. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca,

Morelos. 11. Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de

Cuernavaca, Morelos. 12. Reglamento Interior de la Presidencia Municipal. 13. Plan Municipal de Desarrollo 2013-2015 14. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos. 15. Programa Operativo Anual 2014. 16. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección de Imagen Pública y

Difusión Gubernamental. 17. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos, Acuerdos y otras disposiciones de carácter

administrativo y de observancia general en el ámbito de su competencia.





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V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES

MISIÓN

Somos la dirección que se encarga de generar de manera responsable y eficiente, los lineamientos de imagen institucional, aplicados en los productos gráficos que las diferentes Dependencia requieran difusión efectiva de información, obras y actividades del mismo Ayuntamiento de Cuernavaca.

VISIÓN

Ser la dirección eficaz y eficiente en sus respuestas a las necesidades gráficas que requieran las Dependencias, al garantizar una correcta difusión de sus programas y/o campañas, para lograr con ello que la sociedad esté satisfecha por las obras, acciones, servicios municipales, protección y auxilio ciudadano; fomento de la economía, educación, salud, asistencia social, cultura y deporte que recibe; y siendo participe y corresponsable del desarrollo integral sustentable del municipio.

VALORES

Justicia

Objetividad

Responsabilidad

Equidad

Espíritu de servicio

Honestidad

Lealtad

Ética

VI.-ORGANIGRAMA





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ELABORÓ

ANDRÉS ROBLES SÁNCHEZ DIRECTOR DE IMAGEN PÚBLICA Y

DIFUSIÓN GUBERNAMENTAL

REVISÓ

MARTÍN BARENQUE VILLELA DIRECTOR GENERAL DE ATENCIÓN CIUDADA, IMAGEN Y

RELACIONES PÚBLICAS

AUTORIZÓ

JORGE MORALES BARUD PRESIDENTE MUNICIPAL

FECHA DE AUTORIZACIÓN: 31 de Diciembre de 2014.

Director de Imagen

Pública y Difusión

Gubernamental

Jefe de Departamento

de Publicaciones

Jefe de Departamento

de Diseño





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VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA

P u e s t o Nombre Subtotal Total

Director de Imagen Pública y

Difución Gubernamental Jefe de Departamento de

Publicaciones Jefe de Departamento de

Diseño

Andrés Robles Sánchez Jorge Ponce Jurado Ivan Andrés Leon Jacobo

1

1

1

TOTAL 3

VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS





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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

PUESTO JEFE INMEDIATO

PERSONAL A SU CARGO

FUNCIONES PRINCIPALES

I. Supervisar y administrar el uso correcto de la imagen institucional aplicado en

productos internos y externos de la institución, de acuerdo al manual de identidad; II. Supervisar las solicitudes de diseño y contenido de los instrumentos de

comunicación informativo y difusión propuestos por el Ayuntamiento y las diferentes Dependencias del mismo;

III. Establecer comunicación directa con los titulares de todas las unidades administrativas de las Dependencias para coordinar y dirigir la imagen gráfica de sus eventos;

IV. Supervisar el diseño gráfico correspondiente a las portadas para las ediciones de la Gaceta Municipal;

V. Establecer lineamiento para el uso de los elementos gráficos o conceptuales que proporcionen identidad a la Administración Pública;

VI. Supervisar la elaboración de los productos gráficos del Informe de Gobierno;

VII. Supervisar la administración del portal web del Ayuntamiento, y micro sitios de las Dependencias y Entidades del ayuntamiento, y

VIII. Las demás que le encomiende expresamente el Presidente Municipal, o su superior jerárquico.

Director de Imagen Pública y

Difusión Gubernamental Director General de Atención

Ciudadana, Imagen y Relaciones

Públicas

Jefe de Departamento de Publicaciones

Jefe de Departamento de Diseño





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PERFIL DEL PUESTO

PUESTO ESCOLARIDAD

Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental

Licenciatura

CONOCIMIENTOS ESPECIALES

• Manejo de equipo de cómputo PC o MAC

• Posicionamiento de marca

• Edición de revistas, folletos y periódicos

• Conocimiento sobre Imagen y Mercadotecnia

• Relaciones públicas

• Mercadotecnia política

• Manejo de Programas vectoriales y editor de imágenes

EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO

Actividades de Comunicación gráfica 5 años de experiencia.

Bajo presión Oficina Trabajo de Campo

ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD

Liderazgo Disciplina Responsabilidad Trabajo en equipo Iniciativa Puntualidad Creatividad

Alta

ESFUERZO

Físico – Mental





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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS


Jefe de Departamento de Publicaciones

Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental.

PERSONAL A SU CARGO

Ninguno


I. Programar y alimentar el portal web del Ayuntamiento y micro sitios de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; II. Traducir códigos web para que sean visualizados en Internet; III. Implementar herramientas que mejoren la navegación y la obtención de la información Que desean transmitir las diferentes Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; IV. Respaldar los archivos y las bases de datos de los micrositios; V. Programar y editar contenidos multimedia para las campañas institucionales de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; VI. Recopilar la información de los boletines y videos para la creación del que será, el video de las actividades de la semana, de las diferentes Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; VII. Actualizar diariamente el carrusel de imágenes que se muestran en la página web referente a las diferentes campañas o eventos; VIII. Enviar anuncios de audio a la Dirección General de Tecnologías de la información y Telecomunicaciones para que sean transmitidos en el conmutador del Ayuntamiento de Cuernavaca; IX. Suministrar los videos semanales y anuncios de las campañas vigentes, en el canal de youtube y en los medios digitales; X. Digitalizar las solicitudes escritas para llevar un mejor control interno, y XI. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables o le encomiende expresamente el Director General y/o superior jerárquico.

PERFIL DEL PUESTO





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PUESTO ESCOLARIDAD

Jefe de Departamento de Publicaciones Licenciatura y/o Carrera trunca.


Programación web HTML, PHP, JAVASCRIPT Y FLASH Manejo de programas de edición de video FINAL CUT, ADOBE PREMIER Manejo de ADOBE ACROBAT PROFESIONAL


Oficina 3 años Trabajo en campo

bajo presión


Puntual Media

Disciplina

Responsabilidad

trabajo en equipo

Iniciativa

ESFUERZO

físico – mental






DESCRIPCIÓN DE PUESTO




PERSONAL A SU CARGO

Ninguno


I. Diseñar los formatos de comunicación interna de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; II. Elaborar productos de comunicación gráfica de las campañas institucionales de las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento; III. Diseñar productos digitales para el portal web y para las redes sociales, del Ayuntamiento de Cuernavaca de acuerdo a las diferentes campañas vigentes para dar una mejor y mayor difusión dirigida a la ciudadanía; IV. Diseñar las portadas para las ediciones de la Gaceta Municipal; V. Crear la imagen institucional del informe del gobierno y sus productos, y VI. Las demás que le confieran otras disposiciones aplicables, o le encomiende Expresamente el Director General y/o superior jerárquico.

PERFIL DEL PUESTO






PUESTO ESCOLARIDAD

Jefe de Departamento de Diseño Licenciatura y/o Carrera trunca.


Diseño de información de editoriales y publicaciones Administración Pública Manejo de Software


Oficina 2 años Trabajo en campo

bajo presión


Puntual Media

Disciplina

Responsabilidad

trabajo en equipo

Iniciativa

ESFUERZO

Físico – mental






IX. POLÍTICAS

1. La solicitud de campañas de difusión e inserciones oficiales deberá realizarse por escrito.

2. La respuesta a una petición se realizará por escrito o si es necesario se turnara a una

nueva instancia.

3. El tiempo de duración de la campaña será señalado por la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas.

4. La solicitud de cual quier diseño deberá realizarse con tres días de anticipación.

5. Todo requerimiento de material se realizará de acuerdo a las necesidades del área que

lo solicita y con la autorización del Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas.

6. Todo diseño gráfico realizado, deberá estar justificado de acuerdo al manual de

identidad institucional.




Clave: PR-PM-DIPyDG-01


X. PROCEDIMIENTOS

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS

1.- Propósito: Este procedimiento tiene como finalidad dar a conocer los lineamientos para desarrollar mensajes a través de prensa escrita y medios electrónicos, que representen los valores y compromiso del Ayuntamiento con la Ciudadanía, así como la responsabilidad de Gobernar, considerando los mecanismos y lineamientos establecidos.

2.- Alcance: Este procedimiento compete al Presidente Municipal, a la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental y Dependencias del Ayuntamiento.

3.-Referencia:

Para la elaboración de este procedimiento se tomó como referencia las políticas internas emitidas por la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental.

4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento.

Es responsabilidad del Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públ icas su revisión en términos de Ley.

Es responsabilidad de la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento.

5.- Definiciones:

Síntesis Informativa: Compendio que indica de manera esquemática o generalizada la información relativa a las actividades oficiales o de un tema en particular.

6.- Método de Trabajo:

6.1. Mapeo de Proceso 6.2. Diagrama de Flujo. 6.3. Mapeo de Interacción de los Procesos 6.4. Descripción de Actividades. 6.5. Indicador, Registro de Calidad y Anexos.

Requisitos

Medición, análisis

y mejora






MAPEO DE PROCESO DEL PROCEDIMIENTO PARA DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A

CAMPAÑAS

Mejora continua del Sistema de

Gestión de la Calidad

Ciudadano

(y otras

partes

interesadas)

Capítulo 5

Responsabilidad

de la dirección

Ciudadano

(y otras

partes

interesadas)

Capítulo 6 Capítulo 8

Gestión de los

Recursos

Satisfacción

Entrada

Capítulo 7 Realización

del servicio

Servicio

Salida

Actividades que aportan valor Flujo de información

Enviar a corregir propuesta

7






DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS

TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD

5-10 minutos

Actividad 1

30

minutos Actividad

2

30

minutos Actividad

3

INICIO

Solicitud de

diseño a

elaborar. 1

Memorándum

Formato

Acordar los programas

a promocionar

2

Desarrollar conceptos y

líneas de fuerza

3

No

¿Aprueba la campaña?

6

Si

Implementar

la campaña 3

8

45-120 minutos

Actividad 4

15 minutos Actividad

5

5-15 minutos

Actividad 6

Actividad

7


8


9

Diseñar propuesta para

diferentes medios de comunicación

4

Propuesta Estrategica

Presentar al Director General la propuesta

5

Propuesta

Estrategica

Supervisar campaña,

Difusión en redes sociales y página web

9

15-25

minutos Actividad

10

Envío de diseños a

Dependencia o entidad del ayuntamiento

Realizar memoria de

campaña

FIN


11

10 solicitante

11

Memorándum de repuesta

Memoria

Dependencias y Entidades

del ayuntamiento

Director de Imagen Pública

y Difusión Gubernamental

Dirección General de Atención Ciudadana,

Imagen y Relaciones Públicas






MAPEO DE INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS

DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS

Diagrama de interacción de los procesos

Ciudadano

(y otras

partes

interesadas)

Ciudadano

(y otras

partes

interesadas)

Requisitos Satisfacción

Me

dic

ión

, a

ná

lisis

y m

ejo

ra

Mejora continua del Sistema de

Gestión de la Calidad

Procesos de gestión

Realización del

Servicio Servicio

Procesos de apoyo






DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑA.

Paso

Responsable

Actividad

Documento De Trabajo

(clave

1

Dependencias y

Entidades del

Ayuntamiento (DEA)

Verifica la solicitud con sus documentos de las Dependencias del Ayuntamiento

Memorándum, Formato

2 Director de

Imagen Pública y

Difusión

Gubernamental

(DIPyDG)

Verifica con las Dependencias del Ayuntamiento

los programas que necesitan difusión.

3 DIPyDG Desarrolla conceptos y líneas de fuerza de la

actividad que requiere promoción.

4 DIPyDG Diseña propuesta estratégica en diferentes medios

de comunicación.

Propuesta

estratégica

5 DIPyDG Presenta al Director General de Atención

Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas del

Ayuntamiento la propuesta para su aprobación.

Propuesta

estratégica

6 Director General de

Atención

Ciudadana, Imagen

y Relaciones

Públicas

(DGACIyRP)

¿Es aprobada la campaña?

No. Ir a la actividad No. 7

Sí. Ir a la actividad No. 8

7 DGACIyRP Devuelve al Director de Imagen Pública y Difusión

Gubernamental para que realice las correcciones

correspondientes y se conecta con la actividad No.

3.

8 DGACIyRP Acuerda con el Presidente Municipal e

implementa campaña.






DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN INSTITUCIONAL A CAMPAÑAS

Paso

Responsable

Actividad

Documento De Trabajo

(clave) 9 DIPyDG Se envía imagen de la campaña para su dfusión

en redes sociales y portal web del

Ayuntamiento. Supervisa posicionamiento e impacto

de campaña publicitaria.

10 DIPyDG Evalúa la campaña a través de diferentes

mecanismos como observación, comentarios

directos por parte de los responsables de

las Dependencias del

Ayuntamiento.

Memorándum de respuesta

11 DGACIyRP Realiza memoria, es decir archivo de la

campaña. Con esta actividad finaliza este

procedimiento.

Memoria






PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO DE IMAGEN, ESTRATEGIAS Y CAMPAÑAS

INDICADOR

No de

Indicador

Denominación

Periodicidad

Ninguno

REGISTRO DE CALIDAD

No

Documentos (Clave) Responsabilidad de su

Custodia

Tiempo de retención

1 Memorándum, formato Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental

1 año

2 Propuesta estratégica Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental

1 año

3 Memorándum de respuesta


1 año

4 Memoria de la campaña


1 año

ANEXOS

Anexo No

Documento

Clave

Ninguno






XI. DIRECTORIO

Nombre Y Puesto

Teléfonos Oficiales

Domicilio Oficial

Andrés Robles Sanchez Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental

3-29-44-86

Netzahualcóyotl esq. Motolinía Col. Centro.

Jorge Ponce Jurado Jefe de Departamento de Publicaciones

3-29-44-86


Iván Andrés León Jacobo Jefe de Departamento de Diseño

3-29-44-86







XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN

FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION

30 de Junio d e 2014 31 Diciembre 2014

PARTICIPANTES PUESTO

Andrés Robles Sánchez

Iván Andrés León Jacobo

Emigdio González Galindo



Técnico Informático

Emigdio González Galindo Técnico Informático Asesor

Designado de la

Coordinación de Modernización Administrativa

Iván Andrés León Jacobo Jefe de Departamento de Diseño

Responsable de la Organización del Manual de Organización, Políticas y

Procedimientos






XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN

DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

ÁREA: Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental

Apartado

Motivo Del Cambio

Fecha De

Vigencia

Puesto

Nombre

Y Firma

Vo. Bo de la

directora General

de Informática y

Desarrollo

Administrativo

Todos Actualización del Manual versión 2014

31/Dic/14 Director de Imagen Pública y Difusión Gubernamental

Andrés Robles

Sánchez

Ricardo Díaz Vázquez

manual de organización, políticas y procedimientos de la ... · difusiÓn gubernamental ia: pr...

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