manual de organización · de ignacio de la llave, código de procedimientos administrativos para...

Manual de Procedimientos

Departamento de Consolidación de Estados Financieros

Secretaría de Finanzas y PlaneaciónDirección General de Contabilidad GubernamentalSubdirección de Registro y Consolidación Contable

DGCG/SRCC-P-02-A1

Subdirección de Organización y Procesos AdministrativosMarzo 2010

COPIA NO CONTROLADA

ÍNDICE

SSSSSECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍAECRETARÍA DEDEDEDEDE F F F F FINANZASINANZASINANZASINANZASINANZAS YYYYY P P P P PLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓNLANEACIÓN

SSSSSUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓNUBDIRECCIÓN DEDEDEDEDE R R R R REGISTROEGISTROEGISTROEGISTROEGISTRO YYYYY C C C C CONSOLIDACIÓNONSOLIDACIÓNONSOLIDACIÓNONSOLIDACIÓNONSOLIDACIÓN C C C C CONTABLEONTABLEONTABLEONTABLEONTABLE

MMMMMANUALANUALANUALANUALANUAL DEDEDEDEDE P P P P PROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOSROCEDIMIENTOS

SRCCSRCCSRCCSRCCSRCC

Presentación

Estructura Orgánica del Departamento .......................................................................................... 1

Simbología de Diagramas ................................................................................................................. 2

Descripción y Diagramas de Procedimientos

Departamento de Consolidación de Estados Financieros

Importación de Pólizas de las Dependencias ...................................................................................... 4

Contabilización de Pólizas Manuales que se Elaboran de las Dependencias ................................... 8

Elaboración del Informe Trimestral sobre el Ejercicio del Gasto Público ........................................... 12

Oficina de Consolidación

Recepción de los Estados Financieros de las Dependencias yOrganismos Públicos Descentralizados .............................................................................................. 17

Integración de la Información Financiera de los Organismos Públicos Descentralizados ................ 21

Elaboración de la Hoja de Trabajo para Efectos de Consolidación .................................................... 24

Determinación de Diferencias con el Avance Presupuestal Institucional ........................................... 28

Oficina de Análisis de Estados Financieros

Alta de Cuentas Contables en el Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz (SIAFEV) ..................................................................................... 32

Verificación del Presupuesto Ejercido con el Gasto Registrado Contablemente de lasDependencias y Organismos Publicos Descentralizados ................................................................... 36

Conciliación Mensual del Subsidio Otorgado por el Estado ............................................................... 39

Integración del Reporte de Conciliación del Subsidio Estatalde los Organismos Públicos Descentralizados ................................................................................... 44

Firmas de Autorización ..................................................................................................................... 47

COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN





La actualización del Plan Veracruzano de Desarrollo 2005-2010, establece la adición de los siguientesobjetivos en el rubro de Reingeniería de Gobierno:

• Evaluar permanentemente la dimensión, organización, funcionamiento, responsabilidades yresultados de la actuación del personal en la Administración Pública Estatal centralizada,descentralizada y autónoma.

• Promover la mejoría de los procesos y los resultados en los programas del gobierno, parasatisfacer las necesidades de los ciudadanos, bajo el criterio rector de mejores prácticasoperacionales y administrativas y su apego al sistema de presupuesto orientado a resultados.

• Garantizar el acceso pleno de los ciudadanos a la información pública confiable, en lo posiblesin costo y en tiempo.

• Profundizar el concepto de e-gobierno mediante la sistematización y digitalización de todos lostrámites administrativos.

Por esta razón, la Secretaría de Finanzas y Planeación a través de los Manuales de Procedimientos,establece los procesos que realizan las áreas administrativas, con el fin de permitir que los servidorespúblicos se apeguen a los mismos y contribuyan a lograr la eficiencia, calidad y productividad quedemanda la sociedad, asimismo se da cumplimiento a lo establecido en la Ley Orgánica del PoderEjecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, Código Financiero para el Estado de Veracruzde Ignacio de la Llave, Código de Procedimientos Administrativos para el Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave, Reglamento Interior de la Secretaría de Finanzas y Planeación y Plan Veracruzanode Desarrollo 2005-2010.

Ante estos cambios, surge el presente Manual de Procedimientos del Departamento de Consolidaciónde Estados Financieros, como un instrumento de consulta para la realización de los procesos que enel mismo se detallan, definiendo las actividades del personal del área descrita.

La estructura del contenido, ofrece una respuesta a las necesidades de las áreas administrativasinvolucradas. Para su manejo se indican y describen brevemente los componentes que lo integran:

• Estructura Orgánica del Departamento: Se integra para dar una visión general de la jerarquizacióndel área, objeto del Manual en cuestión.

• Simbología de Diagramas: Se incluyen las figuras que se utilizan en las representacionesgráficas de los procedimientos.

• Descripción y Diagramas de Procedimientos: Se expone de manera clara y concreta, cuáles sonlas actividades que le son inherentes a cada proceso y el área administrativa y/o puestoresponsable de realizarlas.

• Firmas de Autorización: Se incluyen las firmas de autorización desde el Secretario de Finanzas yPlaneación hasta el Jefe del Departamento, dando formalidad al documento.

La información que integra este Manual, fue obtenida por un procedimiento que tiene dos modalidades:a) indirecto: a través del análisis del Manual anterior; b) directo: por medio de entrevistas con losniveles involucrados en cada procedimiento.

COPIA NO CONTROLADA

PRESENTACIÓN





Procesada la información, se presenta en un formato que incluye:

• Nombre del procedimiento.• Objetivo que se persigue en la realización del mismo.• Frecuencia de realización.• Procedimientos con los que conecta.• Normas que rigen el procedimiento.• Descripción del procedimiento especificando áreas administrativas o puestos involucrados y las

actividades que deben llevarse a cabo para operar el proceso.• Diagrama correspondiente.

COPIA NO CONTROLADA

ESTRUCTURA ORGÁNICA DEL DEPARTAMENTO





11111

SECRETARÍA DEFINANZAS YPLANEACIÓN

PROCURADURÍAFISCAL

COORDINACIÓNEJECUTIVA DEL

COMITÉ DEPLANEACIÓN PARA EL

DESARROLLO DELESTADO DE VERACRUZ

SUBSECRETARÍADE INGRESOS

DIRECCIÓN GENERALDE CONTABILIDADGUBERNAMENTAL

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

SUBSECRETARÍADE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN GENERALDE INVERSIÓN

PÚBLICA

DEPARTAMENTO DECONSOLIDACIÓN DE

ESTADOSFINANCIEROS

OFICINA DEANÁLISIS DE ESTADOS

FINANCIEROS

ANALISTA CONTABLEDE ESTADOSFINANCIEROS

ANALISTA CONTABLEDE CONSOLIDACIÓN

OFICINA DECONSOLIDACIÓN

SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO Y

CONSOLIDACIÓNCONTABLE

SUBDIRECCIÓN DEVERIFICACIÓN YANÁLISIS DE LA

CUENTA PÚBLICA

SUBDIRECCIÓN DEINTEGRACIÓN DE LA

CUENTA PÚBLICA

DEPARTAMENTO DEREGISTRO CONTABLE

UNIDAD DE ACCESO ALA INFORMACIÓN

PÚBLICA

COORDINACIÓN DEASESORES

COPIA NO CONTROLADA

SIMBOLOGÍA DE DIAGRAMAS





22222

Inicio y fin

Actividad

Documento

Sistema y/o archivoinformático

Decisión

Pasa el tiempo

Conector de actividad

Conector de página

Conector de procedimientos

Cinta magnética

Archivo temporal: cronológico(C),alfabético (A) o numérico (N)

Archivo definitivo:cronológico (C),alfabético (A) o numérico (N)

Efectivo o cheque

Objeto o cosa

Actividades que se realizande manera continua

Actividades que se realizande manera simultánea

Indicadores de texto

Diskette

Disco compacto (CD) oDisco de video digital (DVD)

COPIA NO CONTROLADA

DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE PROCEDIMIENTOS





33333

DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓNDE ESTADOS FINANCIEROS

COPIA NO CONTROLADA

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTOS CON LOS QUE CONECTA

MARZO 2010

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓNSUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOSADMINISTRATIVOS

ELABORACIÓN VISTO BUENO

NORMAS

SECRETARÍA DE FINANZAS YPLANEACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO YCONSOLIDACIÓN CONTABLE

DIRECCIÓN GENERAL DECONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

AUTORIZACIÓNREVISIÓN

OBJETIVO

FRECUENCIA DE REALIZACIÓN

DE MANERA INTERMEDIA CON:

AL FINAL CON:





44444

Mensual.

Importación de Pólizas de las Dependencias.

• Las Pólizas se generan con el group_Id integrado de la siguiente manera:- Nómina de gratificación extraordinaria cinco o seis dígitos: el número 99 (2), dependencia

(2), y mes (1 ó 2).- Impuesto Sobre la Renta de la partida 1502 seis o siete dígitos: el número 999 (3),

dependencia (2), y mes (1 ó 2).- Impuesto Sobre la Renta de la partida 1350 siete u ocho dígitos: el número 9999 (4),

dependencia (2), y mes (1 ó 2).

• La Tarjeta de solicitud de importación de pólizas que envían las Dependencias o las áreas deRecursos Humanos de las Dependencias, deberá contener el group_Id y el importe de la Póliza aimportar.

Generar el registro contable de manera automática, previa autorización de cada una de lasDependencias en cuanto a nómina de gratificación extraordinaria e Impuesto Sobre la Renta Patronal.

- Contabilización de Pólizas Manuales que se Elaboran de las Dependencias.

COPIA NO CONTROLADA


ÁREA Y/O PUESTO ACTIVIDAD





55555

Departamento deConsolidación de EstadosFinancieros.

Recibe de las Dependencias la Tarjeta u Oficio de solicitud deimportación de pólizas en original.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV) y busca la Póliza de acuerdo algroup_Id con base en la Tarjeta u Oficio de solicitud deimportación de pólizas en original.

¿Está dado de alta el group_Id de la Póliza?

En caso de no estar dado de alta el group-Id de la Póliza:

Aclara la situación vía telefónica con la Dependencia.

Continúa con la actividad No. 3.

En caso de estar dado de alta el group-Id de la Póliza:

Selecciona el número group_Id de la Póliza para ser importada yverifica si coincide el importe que describe la Tarjeta u Oficio desolicitud de importación de pólizas en original.

¿Coincide el importe?

En caso de no coincidir el importe:

Notifica vía telefónica a la Dependencia las inconsistencias delimporte, para que realicen la corrección en su póliza o en la Tarjetau Oficio de solicitud de importación de pólizas.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Dependencia notificación vía telefónica, sobre lacorrección y/o la Tarjeta u Oficio de solicitud de importaciónde pólizas corregida en original.


En caso de coincidir el importe:

Importa a través del Sistema Integral de Administración Financieradel Estado de Veracruz (SIAFEV), la Póliza.

Verifica en el Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV) por cada Póliza importada, lacolumna de “Estado”.

1.

2.

2A.1.

3.

3A.

3A.1

4.

5.


COPIA NO CONTROLADA







66666


¿La columna de “Estado” dice “Finalizado advertencia” o “Normal”?

En caso de que la columna de “Estado” diga “Finalizadoadvertencia”:

Informa a la Dependencia vía telefónica la inconsistenciasolicitando autorización para eliminar la importación y para quegeneren el archivo correcto.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Dependencia notificación vía telefónica, sobre lacorrección y/o la Tarjeta u Oficio de solicitud de importaciónde pólizas corregida en original.


En caso de que la columna de “Estado” diga “Normal”:

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la Tarjeta uOficio de solicitud de importación de pólizas en original.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Conecta con el procedimiento:- Contabilización de Pólizas Manuales que se Elaboran de las

Dependencias.


5A.

5A.1.

6.

COPIA NO CONTROLADA

TARJETA U OFICIO SOLICITUD DE IMPORTACIÓN DE PÓLIZAS

O

RECIBE NOTIFICACIÓN SOBRE LA CORRECCIÓN

DEPENDENCIAVÍA TELEFÓNICA


OTARJETA U OFICIO SOLICITUD DE IMPORTACIÓN DE PÓLIZAS


O

IMPORTACIÓN DE PÓLIZAS DE LAS DEPENDENCIAS

DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

REVISIÓNELABORACIÓN VISTO BUENO AUTORIZACIÓN

RECIBE

INICIO

DEPENDENCIAS

ACCESA Y BUSCA

SIAFEV: PÓLIZA

CON BASE EN LA TARJETA U OFICIO DE

SOLICITUD DE IMPORTACIÓN DE

PÓLIZAS

¿ESTÁ DADO DE ALTA EL GROUP_ID DE LA PÓLIZA?

NO

SI

ACLARA LA SITUACIÓN

VÍA TELEFÓNICA

DEPENDENCIA

SELECCIONA EL NÚMERO GROUP_ID PARA SER

IMPORTADA Y VERIFICA SI COINCIDE CON EL

IMPORTE

SIAFEV: PÓLIZA

O

¿COINCIDE EL IMPORTE? NO

SI

NOTIFICA LAS INCONSISTENCIAS DEL

IMPORTE PARA QUE REALICEN LA CORRECCIÓN

VÍA TELEFÓNICA

IMPORTA

SIAFEV: PÓLIZA

DEPENDENCIA


O


DEPENDENCIAVÍA TELEFÓNICA

VERIFICA LA COLUMNA DE “ESTADO”

SIAFEV: PÓLIZA

¿LA COLUMNA DE “ESTADO” DICE

“FINALIZADO ADVERTENCIA” O

“NORMAL”?

FINALIZADO ADVERTENCIA

NORMAL

INFORMA LA INCONSISTENCIA

SOLICITANDO AUT. PARA ELIMINAR LA

IMPORTACIÓN Y GENEREN EL ARCHIVO

VÍA TELEFÓNICA

ORDENA

DEPENDENCIA

FIN

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- CONTABILIZACIÓN DE PÓLIZAS MANUALES QUE SE ELABORAN DE LAS DEPENDENCIAS

1

1

C

SUBSECRETARÍA DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓNDIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE ORGANIZACIÓN Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN CONTABLE

MARZO 2010

COPIA NO CONTROLADA



MARZO 2010



NORMAS





OBJETIVO



AL FINAL CON:





88888

Diaria.

Contabilización de Pólizas Manuales que se Elaboran de las Dependencias.

• Los dos primeros días hábiles de cada mes se deberá cerrar contablemente el mes anterior.

• Las Pólizas elaboradas por las Dependencias deberán estar integradas por nueve dígitos quecontemplan el número de Dependencia (3), año (2), mes de registro (2) y número consecutivo de lapóliza (2).

• El primer día hábil de cada mes el Jefe del Departamento de Consolidación de EstadosFinancieros, deberá realizar la apertura de los períodos de Contabilidad, Compras, Cuentas porpagar e Inventarios; así como su cierre el día último del mes.

Mantener actualizada la contabilidad con los registros manuales que generan las Dependencias.

COPIA NO CONTROLADA







99999


Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV) y determina el período de lasPólizas a contabilizar y en la opción saldo se selecciona real.

Selecciona las Pólizas a contabilizar, desplegadas en el SistemaIntegral de Administración Financiera del Estado de Veracruz(SIAFEV).

Contabiliza las Pólizas.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV) y verifica si se llevó a cabo lacontabilización de las Pólizas, con base en su númeroconcurrente.

¿Se llevó a cabo la contabilización de las Pólizas?

En caso de no llevarse a cabo la contabilización de las Pólizas:

Localiza a través del Sistema Integral de Administración Financieradel Estado de Veracruz (SIAFEV), el Reporte de asientos diarioserror y revisa porqué no procede la Póliza.

Notifica vía telefónica a la Dependencia la no procedencia de laPóliza, para que realicen la corrección y/o ampliación dedisponibilidad presupuestal.

Envía a la Dependencia a través de correo electrónico, el Reportede asientos diarios error.

Pasa el tiempo.

Recibe notificación vía telefónica de la Dependencia, sobre lacorrección de la inconsistencia y/o ampliación de disponibilidadpresupuestal a los códigos contables que lo requieran.


En caso de llevarse a cabo la contabilización de las Pólizas:

1.

2.

3.

4.

4A.1.

4A.2.

4A.3.

4A.4.


COPIA NO CONTROLADA







1010101010



Determina como contabilizadas las Pólizas generadasmanualmente en cada Dependencia.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

5.

COPIA NO CONTROLADA

DEPENDENCIA

CONTABILIZACIÓN DE PÓLIZAS MANUALES QUE SE ELABORAN DE LAS DEPENDENCIAS



ACCESA Y DETERMINA EL PERIODO A CONTABILIZAR

Y EN LA OPCIÓN SALDO SELECCIONA REAL

INICIO

SELECCIONA

SIAFEV: PÓLIZA

¿SE LLEVÓ A CABO LA CONTABILIZACIÓN DE LAS

PÓLIZAS?

NO

SI

LOCALIZA Y REVISA PORQUÉ NO PROCEDE LA

PÓLIZA

DETERMINA COMO CONTABILIZADAS LAS PÓLIZAS GENERADAS

MANUALMENTE EN CADA DEPENDENCIA

SIAFEV: PÓLIZAS

CONTABILIZA

SIAFEV: PÓLIZA

ACCESA Y VERIFICA SI SE LLEVÓ A CABO LA CONTABILIZACIÓN

SIAFEV: PÓLIZA

SIAFEV: REPORTE DE ASIENTOS DIARIOS

ERROR

NOTIFICA PARA QUE REALICEN LA

CORRECCIÓN Y/O AMPLIACIÓN DE

DISPONIBILIDAD PPTAL.

VÍA TELEFÓNICA

DEPENDENCIA

ENVÍA

CORREO ELECTRÓNICO: REPORTE DE ASIENTOS

DIARIOS ERROR

DEPENDENCIA


DE LA INCONSISTENCIA Y/O AMPLIACIÓN DE

DISPONIBILIDAD PPTAL.

VÍA TELEFÓNICA

FIN






MARZO 2010

COPIA NO CONTROLADA



MARZO 2010



NORMAS





OBJETIVO



AL FINAL CON:





1212121212

Trimestral.

Elaboración del Informe Trimestral sobre el Ejercicio del Gasto Público.

• La Subdirección de Registro y Consolidación Contable, deberá enviar a las Dependencias yOrganismos Públicos Descentralizados del Poder Ejecutivo, los Manuales para la integracióndel informe del ejercicio del gasto público, donde contenga los formatos e instructivo dellenado, para la elaboración del Informe trimestral sobre el ejercicio de sus correspondientesgastos públicos.

• Las Dependencias y Organismos Públicos Descentralizados enviarán a la Subdirección deRegistro y Consolidación Contable sus reportes del Informe trimestral del gasto público.

• La Dirección general de Programación y Presupuesto enviará reportes consolidados a laSubdirección de Registro y Consolidación Contable.

Cumplir con lo establecido en el artículo 179 del Código Financiero para el Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave.

COPIA NO CONTROLADA







1313131313


Recibe los siguientes Reportes en un tanto:De las Dependencias y Organismos Públicos Descentralizados delPoder Ejecutivo:- Estado del ejercicio del presupuesto.- Detalle de ampliaciones y reducciones.- Estado económico de los ingresos y gastos.- Estado de situación financiera.

De la Dirección General de Programación y Presupuesto:- Estado del ejercicio consolidado del gasto público-

clasificación económica.- Estado del ejercicio consolidado del gasto público-

clasificación administrativa por capítulo.- Resumen del estado del ejercicio del presupuesto-

clasificación administrativa.- Integración del sector central.- Integración de aportaciones a organismos públicos

descentralizados.- Integración de infraestructura para el desarrollo.- Integración de aportaciones a fideicomisos.- Integración de transferencias de capital.

Obtiene del archivo cronológico temporal los Estados financierosen un tanto.

Verifica que la información contenida en los Reportes recibidos enun tanto de las Dependencias y Organismos PúblicosDescentralizados del Poder Ejecutivo estén de acuerdo a suinformación financiera y presupuestal reportada en sus EstadosFinancieros en un tanto y que coincida con los Reportes de laDirección General de Programación y Presupuesto.

¿Está correcta la información contenida en los Reportes?

En caso de no estar correcta la información contenida en losReportes:

Elabora Oficio de inconsistencias en original y recaba firma delDirector General de Contabilidad Gubernamental a través delSubdirector de Registro y Consolidación Contable.

Obtiene tres fotocopias del Oficio de inconsistencias en original.

1.

2.

3.

3A.

3A.1.


COPIA NO CONTROLADA







1414141414

Distribuye el Oficio de inconsistencias de la siguiente manera,recabando sello de recibido en la tercera fotocopia:- Original, al Titular de la Unidad Administrativa de la Dependencia

u Organismo Público Descentralizado.- Primera fotocopia al Titular de la Dependencia u Organismo

Público Descentralizado.- Segunda fotocopia al Órgano Interno de Control.- Tercera fotocopia al archivo cronológico temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe de las Dependencias y Organismos PúblicosDescentralizados, los Reportes, corregidos en un tanto y desechalos Reportes recibidos con anterioridad.


En caso de estar correcta la información contenida en losReportes:

Elabora, integra e imprime en el Programa Excel, el Informe delgasto ejercido de los organismos públicos descentralizadosen los tantos que le indique el Subdirector de Registro yConsolidación Contable, con base en la información de losReportes en un tanto.

Obtiene fotocopias del Estado del ejercicio del presupuesto ydel Detalle de ampliaciones y reducciones en un tanto.

Turna al Subdirector de Registro y Consolidación Contable elInforme del gasto ejercido de los organismos públicosdescentralizados en los tantos requeridos, junto con lasfotocopias del Estado del ejercicio del presupuesto y delDetalle de ampliaciones y reducciones, para su envío a laDirección General de Contabilidad Gubernamental para laintegración del informe del gasto público.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, los Reportes enun tanto y los Estados financieros en un tanto.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

3A.2.

3A.3.

4.

5.

6.

7.



COPIA NO CONTROLADA

ESTADOS FINANCIEROS

1T

C

3F

ÓRGANO INTERNO DE CONTROL

2F

TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA DEPENDENCIA U ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO

1-3F

OFICIO DE INCONSISTENCIAS

O

NF

DETALLE DE AMPLIACIONES Y REDUCCIONES

1T

NF

INFORME DEL GASTO EJERCIDO DE LOS ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS

NT

REPORTES

1T

REPORTES

A TRAVÉS DEL SUBDIRECTOR DE

REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN

CONTABLE

DIRECTOR GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

ESTADOS FINANCIEROS

1T

REPORTES

ELABORACIÓN DEL INFORME TRIMESTRAL SOBRE EL EJERCICIO DEL GASTO PÚBLICO



RECIBE

INICIO

OBTIENE

¿ESTÁ CORRECTA LA INFORMACIÓN CONTENIDA

EN LOS REPORTES?

NO

SI

ELABORA Y RECABA FIRMA

ELABORA INTEGRA E IMPRIME

RECIBE Y DESECHA

DEPENDENCIAS, ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS Y DIR. GRAL DE PROG. Y PPTO.

1T

ESTADO DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO; DETALLE DE AMPLIACIONES Y REDUCCIONES; ESTADO ECONÓMICO DE LOS INGRESOS Y GASTOS; ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA; ESTADO DEL EJERCICIO CONSOLIDADO DEL GASTO PÚBLICO-CLASIFICACIÓN ECONÓMICA; ESTADO DEL EJERCICIO CONSOLIDADO DEL GASTO PÚBLICO-CLASIFICACIÓN ADMINISTRATIVA POR CAPÍTULO; RESUMEN DEL ESTADO DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO-CLASIFICACIÓN ADMINISTRATIVA; INTEGRACIÓN DEL SECTOR CENTRAL; INTEGRACIÓN DE APORTACIONES A ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS; INTEGRACIÓN DE INFRAESTRUCTURA PARA EL DESARROLLO; INTEGRACIÓN DE APORTACIONES A FIDEICOMISOS; INTEGRACIÓN DE TRANSFERENCIAS DE CAPITAL.

ESTÉN DE ACUERDO A SU INF. FINANCIERA Y

PPTAL. Y QUE COINCIDA CON LA INFORMACIÓN

DE LA DGPP

DEPENDENCIAS YORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS

1TEXCEL

CON BASE EN LA INFORMACIÓN DE LOS

REPORTES

ESTADO DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO

OBTIENE

1T

DETALLE DE AMPLIACIONES Y REDUCCIONES

NF

ESTADO DEL EJERCICIO DEL PRESUPUESTO

1F

INFORME DEL GASTO EJERCIDO DE LOS ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS

TURNASUBDIRECTOR DE REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN CONTABLE

NT

REPORTES

1T

ORDENA

C

FIN






MARZO 2010


O

OBTIENE

1F


O

DISTRIBUYE

TITULAR DE LA DEPENDENCIA U ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO

REPORTES

1T

VERIFICA LA INFORMACIÓN

C

COPIA NO CONTROLADA






1616161616

OFICINA DE CONSOLIDACIÓN

COPIA NO CONTROLADA



MARZO 2010



NORMAS





OBJETIVO



AL FINAL CON:





1717171717

Mensual.

Recepción de los Estados Financieros de las Dependencias y Organismos PúblicosDescentralizados.

• Será responsabilidad de los Analistas Contables de Consolidación, la elaboración de los Oficiospara requerir los Estados financieros a las Dependencias y Organismos PúblicosDescentralizados, cuando éstos no cumplan con su entrega en el período establecido.

• Los Estados financieros mínimos que deben recibirse de las Dependencias y OrganismosPúblicos Descentralizados son los siguientes:- Balance general en cuarto nivel.- Estados de ingresos y egresos en cuarto nivel de Dependencias y en quinto nivel de los

Organismos Públicos Descentralizados.- Balanza de comprobación en cuarto y sexto nivel.- Avance presupuestal.- Conciliaciones bancarias.- Y demás información que solicite la Secretaría.

• Los Analistas Contables deberán verificar que los Estados financieros estén autorizados por eltitular de la Dependencia u Organismo Público Descentralizado.

• Todas las Dependencias y Organismos Públicos Descentralizados deberán enviar sus Estadosfinancieros dentro de los primeros diez días de cada mes a la Dirección General de ContabilidadGubernamental.

• La información del Oficio de aviso o de notificación que se envíe a las Dependencias yOrganismos Públicos Descentralizados, también se podrá efectuar a través de medio electrónico.

Verificar que se reciban los Estados financieros de las Dependencias y Organismos PúblicosDescentralizados de Gobierno del Estado.

COPIA NO CONTROLADA







1818181818

Oficina de Consolidación. Recibe de las Dependencias y Organismos PúblicosDescentralizados, a través de la Dirección General de ContabilidadGubernamental o Subdirección de Registro y ConsolidaciónContable, los Estados financieros en un tanto y el Oficio derecepción en un tanto, sellando de recibido en el acuse yanotando observaciones en el caso de que se encuentrenincompletos o con ausencia de firmas.

Verifica que los Estados financieros recibidos en un tanto, esténfirmados por el titular de la Dependencia u Organismo PúblicoDescentralizado.

¿Están firmados los Estados financieros por el titularcorrespondiente?

En caso de no estar firmados los Estados financieros por el titularcorrespondiente:

Elabora e imprime el Oficio de aviso en un tanto, para notificar laomisión de firmas.

Recaba firma de autorización del Director General de ContabilidadGubernamental, en el Oficio de aviso en un tanto y obtiene unafotocopia.

Entrega a las Dependencias u Organismos PúblicosDescentralizados, el Oficio de aviso en un tanto, recabando sellode recibido en la fotocopia, la cual archiva de manera cronológicatemporal, junto con el Oficio de recepción en un tanto y losEstados financieros en un tanto.

Pasa el tiempo.

Recibe de las Dependencias u Organismos PúblicosDescentralizados, los Estados financieros firmados en un tanto.


En caso de estar firmados los Estados financieros por el titularcorrespondiente:

Elabora e imprime la Cédula control en un tanto, con base en losEstados financieros recibidos en un tanto.

1.

2.

2A.

2A.1.

2A.2.

2A.3.

3.


COPIA NO CONTROLADA







1919191919

Verifica en la Cédula control en un tanto, que se hayan recibidoreportes de los Estados financieros que establece el CódigoFinanciero para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave.

¿Se han recibido todos los Estados financieros?

En caso de no haberse recibido todos los Estados financieros:

Elabora e imprime el Oficio de notificación en un tanto, pararequerir a las Dependencias y Organismos PúblicosDescentralizados sus Estados financieros.

Recaba firma de autorización del Director General de ContabilidadGubernamental, en el Oficio de notificación en un tanto y obtieneuna fotocopia.

Entrega a las Dependencias u Organismos PúblicosDescentralizados, el Oficio de notificación en un tanto,recabando sello de recibido en la fotocopia, la cual archiva demanera cronológica temporal.


En caso de haberse recibido todos los Estados financieros:

Informa al Jefe del Departamento de Consolidación de EstadosFinancieros, la recepción de todos los Estados financieros.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, la siguientedocumentación:- Oficios de recepción en un tanto.- Estados financieros en un tanto.- Cédula control en un tanto.


4.

4A.

4A.1.

4A.2.

5.

6.

Oficina de Consolidación.


COPIA NO CONTROLADA

ESTADOS FINANCIEROS

1T

OFICIO DE RECEPCIÓN

1T

1F

OFICIO DE AVISO

ESTADOS FINANCIEROS

1T

CÉDULA CONTROL

1T

ESTADOS FINANCIEROS

1T

OFICIO DE RECEPCIÓN

RECEPCIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LAS DEPENDENCIAS Y ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS



RECIBE

INICIO

VERIFICA ESTÉN FIRMADOS POR EL

TITULAR DE LA DEPENDENCIA U OPD

¿ESTÁN FIRMADOS LOS ESTADOS

FINANCIEROS POR EL TITULAR CORRESP.?

NO

SI

ELABORA E IMPRIME PARA NOTIFICAR LA OMISIÓN DE FIRMAS

ELABORA E IMPRIME

DEPENDENCIAS YOPD

1T

A TRAVÉS DE LA DIR. GRAL. DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

O SUBD. DE REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN CONTABLE,

SELLANDO DE RECIBIDO EN EL ACUSE Y ANOTANDO

OBSERVACIONES EN SU CASO

CON BASE EN LOS ESTADOS FINANCIEROS


1T

OFICIO DE AVISO

RECABA FIRMA DE AUTORIZACIÓN Y OBTIENE

1T

DIR. GRAL. DE REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN CONTABLE

1F

OFICIO DE AVISO

ENTREGA

1T

DEPENDENCIAS U OPD

RECABANDO SELLO DE RECIBIDO EN LA

FOTOCOPIA

C

ESTADOS FINANCIEROS

RECIBE FIRMADOS

1T

DEPENDENCIAS U OPD

CÉDULA CONTROL

1T

VERIFICA QUE SE HAYAN RECIBIDO TODOS LOS

ESTADOS FINANCIEROS

¿SE HAN RECIBIDO TODOS LOS ESTADOS

FINANCIEROS Y REPORTES?

NO

SI

INFORMA LA RECEPCIÓN DE TODOS LOS ESTADOS

FINANCIEROS

1F

OFICIO DE NOTIFICACIÓN

ELABORA E IMPRIME

1T



1T

DIR. GRAL. DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

1F


ENTREGA

1T

DEPENDENCIAS U OPD

C


FOTOCOPIA

1

1

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

CÉDULA CONTROL

1T

ESTADOS FINANCIEROS

1T

OFICIOS DE RECEPCIÓN

ORDENA

1T

C

FIN






MARZO 2010

COPIA NO CONTROLADA



MARZO 2010



NORMAS





OBJETIVO



AL FINAL CON:





2121212121

Anual.

Integración de la Información Financiera de los Organismos Públicos Descentralizados.

• Los Estados financieros, deberán contener:- Balance general en nivel 4 o cuenta.- Estados de ingresos y egresos en nivel 5 o subcuenta para Organismos Públicos

Descentralizados; y en nivel 4 o cuenta para Dependencias.- Balanza de comprobación en nivel cuenta o subcuenta.- Avance presupuestal por partida a nivel unidad presupuestal concentrado.- Conciliaciones bancarias.- Y las demás que establezca la Secretaría.

• El Reporte de información financiera de los Organismos Públicos Descentralizados del mesde diciembre, deberá integrarse a la información de la Cuenta pública.

Presentar a los superiores el resultado de las actividades de los Organismos PúblicosDescentralizados.

COPIA NO CONTROLADA







2222222222

Oficina de Consolidación. Recibe del Jefe del Departamento de Consolidación de EstadosFinancieros, los Estados financieros en un tanto de losOrganismos Públicos Descentralizados.

Elabora en el Programa Excel, con base en los Estadosfinancieros en un tanto, los siguientes Reportes concentradosde información financiera de los Organismos PúblicosDescentralizados:- Estado de ingresos y egresos.- Reporte de activos: circulante, fijo, diferido y otros.- Reporte de pasivos y hacienda pública.

Revisa a través del Programa Excel, que cuadren los Reportesconcentrados de información financiera de los OrganismosPúblicos Descentralizados.

¿Cuadran los Reportes concentrados de informaciónfinanciera de los Organismos Públicos Descentralizados?

En caso de que no cuadren los Reportes concentrados deinformación financiera de los Organismos PúblicosDescentralizados:

Realiza en el Programa Excel, las correcciones necesarias deacuerdo a los Reportes de información financiera de losOrganismos Públicos Descentralizados.


En caso de que cuadren los Reportes concentrados deinformación financiera de los Organismos PúblicosDescentralizados:

Imprime los Reportes concentrados de información financierade los Organismos Públicos Descentralizados en un tanto.

Turna al Jefe del Departamento de Consolidación de EstadosFinancieros:- Los Reportes concentrados de información financiera de

los Organismos Públicos Descentralizados en un tanto y elarchivo vía correo electrónico, para su envío a la Subdirección deRegistro y Consolidación Contable.

- Los Estados financieros en un tanto, para su archivo.


1.

2.

3.

3A.

4.

5.

Integración de la Información Financiera de los Organismos Públicos Descentralizados.

COPIA NO CONTROLADAESTADOS FINANCIEROS

EXCEL: REPORTES CONCENTRADOS DE INF. FIN. DE LOS OPD

1T

REPORTES CONCENTRADOS DE INF. FIN. DE LOS OPD

1T

ESTADOS FINANCIEROS

INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA DE LOS ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS



RECIBE

INICIO

REVISA CUADREN

¿CUADRAN LOS REPORTES

CONCENTRADOS DE INF. FIN. DE LOS OPD?

NO

SI

REALIZA LAS CORRECCIONES

NECESARIAS

IMPRIME


1T


REPORTES CONCENTRADOS DE INF. FIN. DE LOS OPD

1T

TURNA

ELABORA


CON BASE EN LOS ESTADOS

FINANCIEROS


EXCEL


FIN






MARZO 2010

COPIA NO CONTROLADA



MARZO 2010



NORMAS





OBJETIVO



AL FINAL CON:





2424242424

Mensual.

Elaboración de la Hoja de Trabajo para Efectos de Consolidación.

• La Oficina de Consolidación, deberá elaborar mensualmente la Hoja de trabajo para efectos deconsolidación del período.

• En los casos en que los totales de la Hoja de trabajo para efectos de consolidación delperíodo no coincidan con la Balanza de comprobación consolidada, el Departamento deConsolidación de Estados Financieros, podrá solicitar a las Dependencias la sustitución de losEstados financieros.

Concentrar en un documento la información financiera de las Dependencias del Poder Ejecutivo delEstado y del Gobierno Central, para efectos de consolidación.

COPIA NO CONTROLADA







2525252525

Oficina de Consolidación. Obtiene del archivo cronológico temporal (incluída en los Estadosfinancieros), la Balanza de comprobación de las Dependenciasy Central al nivel 4 en un tanto.

Elabora en el Programa Excel, el formato de la Hoja de trabajopara efectos de consolidación del período.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV) y genera el reporte de Balanza decomprobación consolidada.

Completa el formato de la Hoja de trabajo para efectos deconsolidación del período, con los datos de la Balanza decomprobación consolidada generada en el SIAFEV y de laBalanza de comprobación en un tanto recibida de lasDependencias y Central.

Obtiene a través del Programa Excel, los totales de la Hoja detrabajo para efectos de consolidación del período y verifica sicoinciden.

¿Coinciden los totales?

En caso de no coincidir los totales:

Aclara la situación vía oficio, con las Dependencias.


En caso de coincidir los totales:

Imprime la Hoja de trabajo para efectos de consolidación delperíodo en un tanto.

Obtiene del archivo cronológico temporal, los Estados financierosen un tanto de las Dependencias y Central.

Anexa a los Estados financieros en un tanto de las Dependenciasy Central, la Balanza de comprobación en un tanto y en anexosla Hoja de trabajo para efectos de consolidación del períodoen un tanto.

1.

2.

3.

4.

5.

5A.

6.

7.

8.


COPIA NO CONTROLADA







2626262626

9.Oficina de Consolidación.


Ordena y archiva de manera cronológica temporal, los Estadosfinancieros en un tanto de las Dependencias y Central.


COPIA NO CONTROLADA

HOJA DE TRABAJO PARA EFECTOS DE CONSOLIDACIÓN DEL PERÍODO 1T

BALANZA DE COMPROBACIÓN

1T

HOJA DE TRABAJO PARA EFECTOS DE CONSOLIDACIÓN DEL PERÍODO

1T


ELABORACIÓN DE LA HOJA DE TRABAJO PARA EFECTOS DE CONSOLIDACIÓN



OBTIENE

INICIO

ACCESA Y GENERA

¿COINCIDEN LOS TOTALES?

NO

SI

ACLARA LA SITUACIÓN

IMPRIME

1T


ELABORA

EXCEL: HOJA DE TRABAJO PARA EF. DE CONS. DEL PERIODO

HASTA EL NIVEL 4

SIAFEV: BALANZA DE COMPROBACIÓN CONSOLIDADA

COMPLETA

HOJA DE TRABAJO PARA EF. DE CONS.

DEL PERIODO

CON LOS DATOS DE LA BALANZA DE COMPROBACIÓN CONSOLIDADA Y LA BALANZA

DE COMPROBACIÓN

OBTIENE LOS TOTALES Y VERIFICA SI COINCIDEN

EXCEL: HOJA DE TRABAJO PARA EF. DE CONS. DEL PERIODO

DEPENDENCIAS

VÍA OFICIO

ESTADOS FINANCIEROS

1T

OBTIENE

C

DE LAS DEPENDENCIAS Y CENTRAL

ANEXA A LOS ESTADOS FINANCIEROS

ESTADOS FINANCIEROS

ORDENA

C

FIN






MARZO 2010

C

1T

COPIA NO CONTROLADA



MARZO 2010



NORMAS





OBJETIVO



AL FINAL CON:





2828282828

Mensual.

Determinación de Diferencias con el Avance Presupuestal Institucional.

• Todas las Dependencias de Gobierno del Estado deberán enviar su Avance presupuestal.

Verificar que sean correctos los saldos de las cuentas de resultados deudoras o de gasto de laBalanza de comprobación consolidada contra el presupuesto ejercido del Avance presupuestalinstitucional.

COPIA NO CONTROLADA







2929292929

Oficina de Consolidación. Recibe de la Subdirección de Presupuesto o genera del SistemaIntegral de Administración Financiera del Estado de Veracruz(SIAFEV), el Avance presupuestal institucional en original.

Obtiene del archivo cronológico temporal, el Estado financieroconsolidado en un tanto y extrae la Balanza de comprobaciónconsolidada al sexto nivel en un tanto.

Compara las cuentas de resultados deudoras o de gastocontenidas en la Balanza de comprobación consolidada alsexto nivel en un tanto contra la columna del presupuesto ejercidodel Avance presupuestal institucional en original.

Determina que no existieron diferencias en el Avancepresupuestal institucional en original y en la Balanza decomprobación consolidada al sexto nivel en un tanto.

Integra al Estado financiero consolidado en un tanto, el Avancepresupuestal institucional en original y la Balanza decomprobación consolidada al sexto nivel en un tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal, el Estadofinanciero consolidado en un tanto.


1.

2.

3.

4.

5.

6.

Determinación de Diferencias con el Avance Presupuestal Institucional.

COPIA NO CONTROLADA

AVANCE PRESUPUESTAL INSTITUCIONAL

O

BALANZA DE COMPROBACIÓN CONSOLIDADA

1T

ESTADO FINANCIERO CONSOLIDADO


DETERMINACIÓN DE DIFERENCIAS CON EL AVANCE PRESUPUESTAL INSTITUCIONAL



RECIBE

INICIO

SUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTO

O


OBTIENE

COMPARA LAS CUENTAS DE RESULTADOS

DEUDORAS O DE GASTO CONTRA EL PPTO

EJERCIDO

C

Y EXTRAE LA BALANZA DE COMPROBACIÓN

CONSOLIDADA

BALANZA DE COMPROBACIÓN CONSOLIDADA 1T


O

DETERMINA QUE NO EXISTIERON DIFERENCIAS

BALANZA DE COMPROBACIÓN CONSOLIDADA

1T


O

INTEGRA AL ESTADO FINANCIERO

CONSOLIDADO

ESTADO FINANCIERO CONSOLIDADO

1T

ORDENA

C

FIN

1T






MARZO 2010

O GENERA DEL SIAFEV

COPIA NO CONTROLADA






3131313131

OFICINA DE ANÁLISIS DE ESTADOS FINANCIEROS

COPIA NO CONTROLADA



MARZO 2010



NORMAS





OBJETIVO



AL FINAL CON:





3232323232

Eventual.

Alta de Cuentas Contables en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (SIAFEV).

• El número de combinación de Cuenta contable se integrará de cinco segmentos separados por unpunto, conformados de los siguientes dígitos:- Entidad (1).- Cuenta (7).- Unidad Presupuestal (9).- Programa (6).- Fuente de Financiamiento (6).

• La jerarquización de Cuentas contables, se deberá realizar para el control de las cuentasprincipales y determinar rápidamente las cuentas secundarias en las cuales se acumulan a detalle.

• El Jefe de la Oficina de Análisis de Estados Financieros, deberá realizar la regeneración deplantillas, cuando lleve a cabo la creación de cuentas principales.

• Cuando se lleve a cabo la regeneración de plantillas, el Jefe de la Oficina de Análisis de EstadosFinancieros, deberá informar al personal de la Subdirección de Registro y Consolidación Contable,la no emisión de Reportes financieros del SIAFEV.

• El proceso de baja de una Cuenta contable, se deberá efectuar desactivando el recuadrocorrespondiente y grabando la acción.

Actualizar en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV), lascuentas contables que requieran las Dependencias de Gobierno del Estado y Sector Central, segúnsus actividades con base en el artículo 259 y 265 del Código Financiero para el Estado de Veracruz deIgnacio de la Llave.

COPIA NO CONTROLADA







3333333333

Oficina de Análisis deEstados Financieros.

Recibe de las Dependencias o Sector Central la Tarjeta solicituden un tanto y el Formato alta de cuenta contable en un tanto,con la petición de realizar el alta de la Cuenta contable en elSistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (SIAFEV).

Analiza la Tarjeta solicitud en un tanto y el Formato alta decuenta contable en un tanto y verifica si la Cuenta contable quesolicitan ya existe.

¿Ya existe la Cuenta contable que solicitan?

En caso de que no exista la Cuenta contable que solicitan:

Obtiene de manera verbal de la Subdirección de Presupuesto lasiguiente información:- En el caso de Dependencia o área administrativa de nueva

creación: Solicitud de Organización.- Solicitud de Programa.- Solicitud de Fuente de Financiamiento.

Completa con base en la información obtenida, los apartadoscorrespondientes en el Formato alta de cuenta contable en untanto.

Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV), módulo registro contable gobierno,configuración valores, y da de alta la Cuenta contable de acuerdo ala Tarjeta solicitud en un tanto y el Formato alta de cuentacontable en un tanto.

Efectúa a través del Sistema Integral de Administración Financieradel Estado de Veracruz (SIAFEV), la jerarquización de la Cuentacontable.


En caso de que exista la Cuenta contable que solicitan:

Procede a dar de alta a través del Sistema Integral deAdministración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV), lacombinación de la Cuenta contable, a la Dependencia o SectorCentral que lo requiera para que puedan utilizar la cuenta.

1.

2.

2A.

2A.1.

2A.2.

2A.3.

3.


COPIA NO CONTROLADA







3434343434

4.

5.

6.

7.

8.

Elabora e imprime el Oficio de respuesta en un tanto, donde se leda a conocer el número de Cuenta contable asignado, el conceptoy se le informa la responsabilidad que adquiere la Dependenciapara el registro en dicha cuenta de acuerdo a la naturaleza de lamisma.

Recaba firma de autorización del Subdirector de Registro yConsolidación Contable, en el Oficio de respuesta en un tanto yobtiene dos fotocopias.

Distribuye el Oficio de respuesta de la siguiente manera:- Un tanto a la Dependencia o Sector Central, recabando sello de

recibido en las dos fotocopias.- Primera fotocopia a la Dirección General de Contabilidad

Gubernamental, recabando sello de recibido en la segundafotocopia.

Integra el Expediente por dependencia con la segunda fotocopiadel Oficio de respuesta, junto con la Tarjeta solicitud en un tantoy el Formato alta de cuenta contable en un tanto.

Ordena y archiva de manera cronológica temporal el Expedientepor dependencia.




COPIA NO CONTROLADA FORMATO ALTA DE CUENTA CONTABLE

1T


1-2F

FORMATO ALTA DE CUENTA CONTABLE

1T


O

TARJETA SOLICITUD

1T

TARJETA SOLICITUD

ALTA DE CUENTAS CONTABLES EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)



RECIBE

INICIO

¿YA EXISTE LA CUENTA CONTABLE QUE

SOLICITAN?

NO

SI

OBTIENE INFORMACIÓN DE ORGANIZACIÓN,

PROGRAMA Y FUENTE DE FINANCIAMIENTO

DEPENDENCIAS O SECTOR CENTRAL

1T


ANALIZA Y VERIFICA SI LA CUENTA CONTABLE QUE

SOLICITAN YA EXISTE


COMPLETA LOS APARTADOS

CORRESPONDIENTES

1T

PROCEDE A DAR DE ALTA

OFICIO DE RESPUESTA

ELABORA E IMPRIME

CON LA PETICIÓN DE REALIZAR EL ALTA DE LA

CUENTA CONTABLE EN EL SIAFEV

DE MANERA VERBALSUBDIRECCIÓN DE PRESUPUESTO

ACCESA Y DA DE ALTA

SIAFEV: CUENTA CONTABLE

DE ACUERDO A LA TARJETA SOLICITUD Y EL


EFECTÚA LA JERARQUIZACIÓN



1T

DONDE SE LE DA A CONOCER EL NÚMERO DE

CUENTA ASIGNADO, EL CONCEPTO Y LA

RESPONSABILIDAD

OFICIO DE RESPUESTA


1T

SUBDIRECTOR DE REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN CONTABLE

1F

OFICIO DE RESPUESTA

DISTRIBUYE

1T

DEPENDENCIA O SECTOR CENTRAL

TARJETA SOLICITUD

1T

OFICIO DE RESPUESTA

2F

INTEGRA EL EXPEDIENTE POR DEPENDENCIA

EXPEDIENTE POR DEPENDENCIA

ORDENA

C

FIN






MARZO 2010

COPIA NO CONTROLADA



MARZO 2010



NORMAS





OBJETIVO



AL FINAL CON:





3636363636

Mensual.

Verificación del Presupuesto Ejercido con el Gasto Registrado Contablemente de lasDependencias y Organismos Públicos Descentralizados.

• Será responsabilidad de los Analistas del Departamento de Consolidación de Estados Financieros,la elaboración del Oficio para solicitar los Estados financieros a las Dependencias, en el caso deque éstas no cumplan con lo establecido (según los artículos 263 y 277 del Código Financiero).

• Las Dependencias y Organismos Públicos Descentralizados deberán enviar sus Estadosfinancieros dentro de los diez días siguientes al mes que se reporta, incluyendo en éstos losiguiente:- Balance general en nivel 4 o cuenta.- Estados de ingresos y egresos en nivel 5 o subcuenta para Organismos Públicos

Descentralizados; y en nivel 4 o cuenta para Dependencias.- Balanza de comprobación en nivel cuenta o subcuenta.- Avance presupuestal por partida a nivel unidad presupuestal concentrado.- Conciliaciones bancarias.- Y las demás que establezca la Secretaría.

Verificar que el registro del presupuesto ejercido sea igual que el gasto registrado contablemente porlas Dependencias y Organismos Públicos Descentralizados.

COPIA NO CONTROLADA







3737373737


Obtiene del archivo cronológico temporal, la Balanza decomprobación en un tanto y el Avance presupuestal en un tantode las Dependencias y Organismos Públicos Descentralizados.

Verifica que coincidan las cifras del saldo de las cuentas de gasto(en el caso de Organismo Público Descentralizado, las cuentas deorden) de la Balanza de comprobación con la columnapresupuesto ejercido del Avance presupuestal en un tanto.

¿Coinciden las cifras?

En caso de no coincidir las cifras:

Elabora e imprime el Oficio de inconsistencias en original, parainformar las cifras que no coinciden.

Recaba firma de autorización del Subdirector de Registro yConsolidación Contable, en el Oficio de inconsistencias enoriginal y obtiene tres fotocopias.

Distribuye el Oficio de inconsistencias de la siguiente manera,recabando sello de recibido en la tercera fotocopia:- Original, al Titular de la Unidad Administrativa de la Dependencia

u Organismo Público Descentralizado.- Primera fotocopia al Titular de la Dependencia u Organismo

Público Descentralizado.- Segunda fotocopia al Director General de Contabilidad

Gubernamental.- Tercera fotocopia, al archivo cronológico temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe de las Dependencias u Organismos PúblicosDescentralizados la Balanza de comprobación y/o el Avancepresupuestal en un tanto con correcciones.

Continúa con la actividad No.3.

En caso de coincidir las cifras:

Determina como correctas las cifras presentadas en la Balanzade comprobación en un tanto y el Avance presupuestal en untanto y los archiva de manera cronológica temporal.


1.

2.

2A.

2A.1.

2A.2.

2A.3.

3.

Verificación del Presupuesto Ejercido con el Gasto Registrado Contablemente de lasDependencias y Organismos Públicos Descentralizados.

COPIA NO CONTROLADAAVANCE PRESUPUESTAL

1T

AVANCE PRESUPUESTAL

1T


1T

AVANCE PRESUPUESTAL

1T


3F

2F

1F

TITULAR DE LA DEPENDENCIA U OPD

1-3F



VERIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO EJERCIDO CON EL GASTO REGISTRADO CONTABLEMENTE DE LAS DEPENDENCIAS Y ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS



OBTIENE

INICIO

¿COINCIDEN LAS CIFRAS?NO

SI

1T


VERIFICA QUE COINCIDAN LAS CIFRAS

DETERMINA COMO CORRECTAS LAS CIFRAS

PRESENTADAS

DEL SALDO DE LAS CUENTAS DE GASTO (EN EL CASO DE OPD CUENTAS DE

ORDEN) CONTRA LA COLUMNA DE

PRESUPUESTO EJERCIDO

ELABORA E IMPRIME

O



O

SUBDIRECTOR DE REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN CONTABLE


DISTRIBUYE

O

TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE LA DEPENDENCIA U OPD

C

1

1T

C

FIN

1






MARZO 2010

PARA INFORMAR LAS CIFRAS QUE NO

COINCIDEN

C


TERCERA FOTOCOPIA

DIRECTOR GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

AVANCE PRESUPUESTAL

1T


RECIBE CON CORRECCIONES

1T

DEPENDENCIAS U OPD

COPIA NO CONTROLADA



MARZO 2010



NORMAS





OBJETIVO



AL FINAL CON:





3939393939

Mensual.

Conciliación Mensual del Subsidio Otorgado por el Estado.

• En atención a lo establecido en el Alcance a la Gaceta Oficial No. 170 de fecha 25 de agosto de2004, capítulo IX, sección VI, numeral trigésimo octavo, de manera mensual los Organismoselaborarán la conciliación del subsidio otorgado en coordinación con la SEFIPLAN, y debenenviarla en un plazo que no exceda de cinco días a la entrega de sus Estados financierosmensuales.

• En caso de que los Organismos Públicos Descentralizados no cumplan con la presentación de laConciliación del subsidio otorgado por el Estado, se elaborará el Oficio correspondiente parasu requerimiento.

• En los primeros días de cada mes se enviará a los Organismos Públicos Descentralizados víacorreo electrónico, el reporte de lo registrado en el SIAFEV del subsidio otorgado en el mes quecorresponda, requiriéndose el acuse de recibido por parte del Organismo.

Verificar que los Organismos Públicos Descentralizados presenten las conciliaciones del subsidiootorgado por el Estado.

COPIA NO CONTROLADA







4040404040


Accesa al Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (SIAFEV), consulta el subsidio otorgado a losOrganismos Públicos Descentralizados y genera el Reportemensual del subsidio otorgado.

Envía vía correo electrónico a los Organismos PúblicosDescentralizados, el Reporte mensual del subsidio otorgado.

Pasa el tiempo.

Recibe de los Organismos Públicos Descentralizados, junto conlos Estados financieros, la Conciliación del subsidio otorgadopor el Estado en un tanto.

Revisa la Conciliación del subsidio otorgado por el Estadovalidando que la información coincida con los Estados financierosen un tanto y con el Reporte mensual del subsidio otorgadogenerado en el SIAFEV, de la siguiente manera:

- El período debe ser del primero de enero al último día, mes y añoque se reporta.

- En el renglón de “Subsidio estatal registrado como ingreso enestados financieros”, se verifica que coincida con lo presentadoen el “Estado de ingresos y egresos en el apartado de ingresos”;mostrando recursos para gasto corriente e infraestructura para eldesarrollo.En su caso, al importe anterior deberá restar o sumar losregistros que procedan, de tal manera que el resultado de estasoperaciones, muestre el subsidio real recibido correspondiente alejercicio en curso:

a) Restar los ingresos no ministrados del ejercicio (recursosque le debe el estado y llevaron a cuentas por cobrar odeudores o bien por ingresos registrados por la Entidadvirtualmente).

b) Restar los ingresos por subsidios correspondientes aejercicios anteriores.

c) Sumar los subsidios recibidos del ejercicio no registrados enEstados Financieros.

1.

2.

3.

4.


COPIA NO CONTROLADA







4141414141

- En el renglón del “Subsidio registrado según SEFIPLAN”, deberáverificarse que coincida con el Reporte mensual del subsidiootorgado que se les envió vía correo electrónico.En su caso, al importe anterior deberá restar o sumar losregistros que procedan, de tal manera que el resultado de estasoperaciones, muestre el subsidio real pagado por esta Secretaríacorrespondiente al ejercicio en curso:

a) Restar los ingresos por subsidios correspondientes aejercicios anteriores, es decir pagos que están registradosen el Reporte mensual del subsidio otorgado y quecorresponden a adeudos de años anteriores.

b) Restar los subsidios en tránsito, es decir los registros queestán en el Reporte mensual del subsidio otorgado y queel Organismo Público Descentralizado no haya recibidodicho recurso.

c) Restar el reintegro de subsidio realizado por el OrganismoPúblico Descentralizado no registrado por SEFIPLAN, dentrodel ejercicio correspondiente.

d) Sumar los ingresos ministrados del ejercicio no registradoscomo ejercidos por SEFIPLAN.

- El renglón de “Resultado de la comparación del subsidio realrecibido vs el otorgado”, deberá ser igual a cero.

¿Coincide la información?

En caso de no coincidir la información:

Notifica vía oficio a los Organismos Públicos Descentralizados, lasinconsistencias que se presentan para que sean corregidas.

Pasa el tiempo.

Recibe de los Organismos Públicos Descentralizados, laConciliación del subsidio otorgado por el Estado en un tantocorregida, desechando el tanto en el que no coincide la informacióno entregándolo al Organismo Público Descentralizado en el casoque lo solicite.


En caso de coincidir la información:

Integra en excel el archivo Conciliación del subsidio estatal conla información de las Conciliaciones del subsidio otorgado porel Estado en un tanto.

4A.

4A.1.

5.



COPIA NO CONTROLADA







4242424242

Ordena y archiva de manera cronológica temporal lasConciliaciones del subsidio otorgado por el Estado y losEstados financieros en un tanto.


6.Oficina de Análisis deEstados Financieros.


COPIA NO CONTROLADA

ESTADOS FINANCIEROS

1TCONCILIACIÓN DEL SUBSIDIO OTORGADO POR EL ESTADO

1T

ESTADOS FINANCIEROS

1T

ARCHIVO EN EXCEL: CONCILIACIÓN DEL SUBSIDIO ESTATAL

CONCILIACIÓN DEL SUBSIDIO OTORGADO POR EL ESTADO

CONCILIACIÓN MENSUAL DEL SUBSIDIO OTORGADO POR EL ESTADO



ACCESA Y GENERA

INICIO

¿COINCIDE LA INFORMACIÓN?

NO

SI

NOTIFICA LAS INCONSISTENCIAS QUE

SE PRESENTAN PARA QUE SEAN CORREGIDAS


RECIBE

INTEGRA

ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS

VÍA OFICIO

RECIBE

FIN


SIAFEV: REPORTE MENSUAL DEL

SUBSIDIO OTORGADO

ENVÍA

CORREO ELECTRÓNICO: REPORTE MENSUAL DEL

SUBSIDIO OTORGADO




1T

REVISA

VALIDANDO QUE LA INFORMACIÓN COINCIDA CON LOS ESTADOS FINANCIEROS Y

EL REPORTE MENSUAL DEL SUBSIDIO OTORGADO

1T

DESECHANDO EL TANTO EN EL QUE NO COINCIDE

LA INFORMACIÓN O ENTREGÁNDOLO AL OPD

CON LA INFORMACIÓN DE LAS CONCILIACIONES DEL

SUBSIDIO OTORGADO POR EL ESTADO

CONCILIACIONES DEL SUBSIDIO OTORGADO POR EL ESTADO

1T

ORDENA

C






MARZO 2010

COPIA NO CONTROLADA



MARZO 2010



NORMAS





OBJETIVO



AL FINAL CON:





4444444444

Trimestral.

Integración del Reporte de Conciliación del Subsidio Estatal de los Organismos PúblicosDescentralizados.

• En caso de que los Organismos Públicos Descentralizados no cumplan con la presentación de laConciliación del subsidio otorgado por el Estado, se elaborará el Oficio correspondiente parasu requerimiento.

Presentar las conciliaciones del subsidio otorgado por el Estado para su integración en la CuentaPública.

COPIA NO CONTROLADA







4545454545


Recibe de la Dirección General de Programación y Presupuesto, através de la Subdirección de Registro y Consolidación Contable,correo electrónico con el archivo de la Integración deaportaciones a organismos descentralizados.

Accesa al archivo Conciliación del subsidio estatal el cual esintegrado y actualizado en el área mensualmente con lainformación de las Conciliaciones del subsidio otorgado por elEstado y verifica coincida la información con el archivo de laIntegración de aportaciones a organismos descentralizados.

¿Coincide la información?

En caso de no coincidir la información:

Notifica vía oficio a los Organismos Públicos Descentralizados, lasinconsistencias que se presentan para que sean corregidas.

Pasa el tiempo.

Recibe de los Organismos Públicos Descentralizados, laConciliación del subsidio otorgado por el Estado en un tantocorregida, desechando el tanto en el que no coincide la informacióno entregándolo al Organismo Público Descentralizado en el casoque lo solicite.

Corrige las cifras del archivo Conciliación del subsidio estatal yarchiva de manera cronológica temporal la Conciliación delsubsidio otorgado por el Estado en un tanto corregida.


En caso de coincidir la información:

Envía a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable, através de correo electrónico, el archivo o reporte Conciliación delsubsidio estatal para los trámites correspondientes para suinclusión en la Cuenta Pública o para la presentación deinformación.


1.

2.

2A.

2A.1.

2A.2.

3.

Integración del Reporte de Conciliación del Subsidio Estatal de los Organismos PúblicosDescentralizados.

COPIA NO CONTROLADA


1T

CORREO ELECTRÓNICO: ARCHIVO O REPORTE:

CONCILIACIÓN DEL SUBSIDIO ESTATAL


INTEGRACIÓN DEL REPORTE DE CONCILIACIÓN DEL SUBSIDIO ESTATAL DE LOS ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS



RECIBE

INICIO

¿COINCIDE LA INFORMACIÓN?

NO

SI

NOTIFICA LAS INCONSISTENCIAS QUE

SE PRESENTAN PARA QUE SEAN CORREGIDAS


ENVÍA


VÍA OFICIO

RECIBE

FIN


CORREO ELECTRÓNICO: ARCHIVO DE LA INTEG.

DE APORT. A ORG. DESCENTRALIZADOS

ACCESA Y VERIFICA COINCIDA LA

INFORMACIÓN

ARCHIVO: CONCILIACIÓN DEL SUBSIDIO ESTATAL

1T

DESECHANDO EL TANTO EN EL QUE NO COINCIDE

LA INFORMACIÓN O ENTREGÁNDOLO AL OPD

PARA LOS TRÁMITES CORRESPONDIENTES

PARA SU INCLUSIÓN EN LA CUENTA PÚBLICA O

PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

A TRAVÉS DE LA SUBDIRECCIÓN DE

REGISTRO Y CONSOLIDACIÓN

CONTABLE

ARCHIVO: INTEG. DE APORTACIONES A ORG.

DESCENTRALIZADOS

ARCHIVO: CONCILIACIÓN DEL SUBSIDIO ESTATAL

CORRIGE LAS CIFRAS

C







MARZO 2010

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN





4747474747

C.P. JOSÉ ANTONIO MARTÍNEZ MORENODIRECTOR GENERAL DE CONTABILIDAD

GUBERNAMENTAL

C.P. AMÉRICA AGUILAR BOZADADIRECTORA GENERAL DE

ADMINISTRACIÓN

LIC. JOSÉ SALVADOR SÁNCHEZ ESTRADASECRETARIO DE FINANZAS Y

PLANEACIÓN

LIC. ANTONIO FERRARI CAZARÍNSUBSECRETARIO DE FINANZAS Y

ADMINISTRACIÓN

COPIA NO CONTROLADA

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN





4848484848

MTRO. EDUARDO CONTRERAS ROJANOSUBDIRECTOR DE ORGANIZACIÓN Y

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

C.P. HORTENSIA NAVARRO PIEDRASUBDIRECTORA DE REGISTRO Y

CONSOLIDACIÓN CONTABLE

Elaborado y autorizado en marzo de 2010Xalapa-Enríquez, Veracruz de Ignacio de la Llave.

C.P. MANUELA CÁRDENAS HERNÁNDEZJEFA DEL DEPARTAMENTO DE CONSOLIDACIÓN DE

ESTADOS FINANCIEROS

manual de organización · de ignacio de la llave, código de procedimientos administrativos para...

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