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Manual SAF
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MANUAL DE OPERACIÓN
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INTRODUCCIÓN
CAME Capacitación de Servicios, S.C., empresa dedicada a facilitar el trabajo rutinario del contador
público a través de herramientas de punta, ahora le presenta a usted el sistema que viene a llenar el
vacío a la necesidad que las Firmas profesionales tienen, en cuanto a la información financiera, contable
y administrativa de las mismas. Cabe hacer mención que a través de este trabajo, en el año de 1989, el
diseñador del mismo obtuvo el Premio Nacional de Contaduría del IMCP.
En la introducción que la Comisión de Apoyo al Ejercicio Independiente (1985-87) (CAEI), del Instituto
de Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), hace en su extraordinario “Manual para estructurar y
organizar pequeñas y medianas firmas de contadores públicos” define lo que es un contador público y
llega a la conclusión de que este “es, en esencia, un sinónimo de ORDEN, CONTROL E INFORMACIÓN y
por consiguiente, esto es lo que debería proporcionar a sus clientes. Si nuestro deseo era vender
nuestros servicios profesionales, ilógico sería que en nuestra firma no existiera ORDEN, CONTROL e
INFORMACIÓN, es decir, no debíamos ser “candil de la calle y obscuridad de nuestra casa.” , más
adelante dice: “En la mente de todo profesionista está que “la profesión da para vivir bien, pero nada
más” y que “para hacer dinero, solo en un negocio, en un comercio”; sin embargo, nosotros observamos
que algunos colegas vivían muy bien y fue entonces cuando nació nuestra tercer premisa: “nuestra
Firma es una empresa y como tal deberemos de manejarla”. Sigue:
Estas reflexiones, que pudieran considerarse muy simples y sencillas llegamos a concluir que en nuestro
Despacho debería existir:
-Orden, control y organización;
-Conocimientos técnicos, y,
-Su manejo o administración debe de ser manejada como una empresa.”
Ahora bien, en la actualidad la tecnología ha tenido un avance muy grande, por lo que se debe utilizar
esta, como una herramienta de nuestra época -la computación- que a diferencia del anticuado “Método
de Registro por Pólizas”, CAME Capacitación y Servicios, desarrolló el Sistema de Administración
de Firmas (SAF) que tiene las siguientes ventajas:
a. Solo requiere de la “captura” de los documentos administrativos como tarjetas de tiempo, órdenes de trabajo, alta de empleados, reportes de tiempo, evaluaciones de personal, etc.
b. La captura de documentos fuente puede ser vía huella digital, envío de reportes de tiempo vía internet, etc., aligerando el trabajo administrativo, no necesita personal especializado, ya que es muy fácil. El personal utiliza los mismos conceptos a que está acostumbrado, no existe separación alguna entre la practica administrativa y de registro.
c. Las transacciones quedan registradas al mismo tiempo en que ocurren, por lo que le asegura información actualizada.
d. Gran cantidad de reportes administrativo de control y productividad, exportables al procesador de palabras u hoja de cálculo de su preferencia.
Cualquier opinión de mejora al sistema se lo agradeceremos.
Atentamente.
CAME Capacitación y Servicios, S. C.
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REQUERIMIENTO DE HARDWARE Y SOFTWARE.
Para un buen desempeño de SAF , es necesario que las plataformas computacionales en las cuales funcionará el sistema, cumplan con los siguientes requerimientos:
Hardware:
Equipo con un procesador a una velocidad de 1,6 GHz o superior. (El tiempo de proceso está en relación directa a este elemento).
384 MB de RAM o más (768 MB de RAM o más para Windows Vista) 2,2 GB de espacio disponible en el disco duro Unidad de disco duro a 5.400 rpm Pantalla con resolución de 1024 x 768 o superior Disco duro con 120MB de espacio disponible, o más dependiendo del volumen de la información
que procese.
CD Rom Monitor VGA o de mejor resolución. Mouse
Software:
Sistema Operativo: o Windows Vista® (x86 y x64): todas las ediciones menos Starter Edition o Windows® XP (x86 y x64) con Service Pack 3 o posterior: todas las ediciones menos
Starter Edition o Windows Server® 2003 (x86 y x64) con Service Pack 1 o posterior (todas las
ediciones) o Windows Server 2003 R2 (x86 y x64) o posterior (todas las ediciones)
Microsoft .NET Framework 2.0 Microsoft .NET Framework 3.5 Windows Installer 3.1 Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 ó superior SQL Server Express instalado automáticamente por el ejecutable SAF. Programa Ejecutable SAF
Nota: Microsoft .NET Framework 2.0 y Windows Installer 3.1. Se instalan automáticamente con el ejecutable SAF, si tuviera instalados algunas versiones beta, el instalador lanzara un error y usted deberá desinstalar las versiones beta. Nota: Es importante tomar en cuenta que si el usuario que desea instalar esta aplicación tuviera versiones anteriores del SQL Server Express deberá omitir la instalación de esta opción y proseguir con las demás para no afectar otra aplicaciones que también usen esta instancia.
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A QUIÉN CONTACTAR
El sistema cuenta con el módulo de ayuda en pantalla y además de esto, usted cuenta con este manual
de operación.
De todos formas, si usted tiene alguna duda o sugerencia relacionada con SAF, escribanos a la siguiente
dirección:
Came Capacitación y Servicios, S.C.
OFICINA OAXACA
20 de Noviembre 103-C Col. Centro Oaxaca, Oax. C.P. 68000 Tel.: 01 (800) 900 2263, 01(951) 5166636
E-mail: [email protected]
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PANTALLA DE INICIO
Para el primer uso será necesario configurar el tipo de licencia y además agregar los datos q se piden:
En su primer uso la etiqueta de servidor se encontrará vacía para darle un valor necesitamos dar clic en
el botón configuración de redes- Pestaña instancias. Donde será necesario ingresar el nombre de la
instancia de nuestro servidor, el usuario y el password, Nosotros proponemos uno sin embargo hay
maquinas que requieren esta pueda cambiarse periódicamente y por eso otorgamos esta acción. En
servidor deberá elegir si se trabaja como servidor o como cliente si es cliente requerirá poner el nombre
completó del servidor + la instancia, si es servidor solo será necesario poner .\(Instancia) y el usuario
procederá a guardar.
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En la pestaña de Bases de datos el usuario tendrá la oportunidad de
crear una base de datos vacía tanto del sistema como de nuestro administrador de contraseñas
Crear una base de datos DEMO en la cual ingresara con usuario: USUARIODEMO y contraseña:
DEMOSAF2009. Esta es funcional para cuando quiere conocer primero el funcionamiento total
del sistema.
Respaldar su base de datos actual.
Restaurar su base de datos anterior o alguna otra que tuviera.
Actualizar la base de datos con cambios internos que se le den al sistema
Las ultimás tres opciones también están disponibles en el menú – herramientas. Para ver su
funcionamiento vaya a esta parte del manual
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OPERACIONES GENERALES
BOTONES DE PROCESO.
Estos botones llevan a cabo inmediatamente una acción, puede guiarse según los
dibujos del botón o posiciónese sobre él y el sistema le desplegará una breve
descripción de lo que el botón realizará (Aceptar, Cancelar, etc.) enseguida se
explican los más utilizados.
Cuando un botón no esté disponible o se requiera de una acción anterior, se
presentará atenuado.
NUEVO
NUEVO REGISTRO. Presione este botón cuando desee dar de alta un nuevo
registro a un catálogo determinado, esto le permitirá la captura del mismo.
GUARDAR
GUARDAR. Si ha terminado de capturar su información, debe presionar este
botón para que se almacenen los datos ingresados y no se pierda su captura.
IMPRIMIR
IMPRIMIR. Presione este botón para enviar a impresión algún reporte o para
poder generar una visualización del mismo.
VISUALIZAR
VISUALIZAR. Cuando no requiera imprimir pero si ver el reporte en
pantalla, haga clic en este botón, si existe algún reporte se lo mostrará.
ELIMINAR
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ELIMINAR REGISTRO. Presionando este botón el sistema eliminará el
registro que tenga seleccionado.
EDITAR
EDITAR. Cuando desee redactar o corregir algún texto o dato, debe presionar
este botón para que el sistema le habilite la captura.
EXPORTAR
EXPORTAR. Al hacer clic en este botón, si existe algún reporte en esa
opción, lo exporta en formato Excel.
SALIR DEL SISTEMA
SALIR. Presione este botón al terminar por completo su captura en la
pantalla actual y el sistema lo regresará a la pantalla principal.
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HERRAMIENTAS
Estando en la pantalla principal hacemos clic en la Pestaña Herramientas, este despliega el siguiente
menú:
CAMBIAR OFICINA
Estando en la pantalla principal hacemos clic en el menú Archivo, en este la opción Cambiar Oficina la
cual presenta la siguiente pantalla:
Haga clic sobre la oficina que desee trabajar.
CAMBIAR USUARIO
Estando en la pantalla principal hacemos clic en el menú Archivo, en este la opción Cambiar Usuario la
cual presenta la siguiente pantalla: Se introducen los datos de Usuario y contraseña y a trabajar.
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DEFINICION DEL SISTEMA
La definición del sistema registra los datos de la Firma y los parámetros generales con que funcionan las
diferentes opciones del sistema.
Al hacer clic sobre la opción Definición del sistema el sistema presenta la siguiente pantalla:
EXPLICACIONES:
El Nombre de la firma lo coloca por omisión, y es el que corresponde al dar de alta el sistema. Haga clic
en el botón Editar.
1. Dirección: Calle, número y colonia. 2. Población, Estado y Código Postal: Son datos que se requieren para formular reportes
personalizados. 3. R.F.C.: Registro Federal de Contribuyentes. 4. Días de trabajo anual y horas de trabajo diario.- Para calcular el total de horas laborables al
año, (una vez eliminados los días festivos) para determinar en forma global, las horas cargables por el personal, es decir, las horas susceptibles de ser trabajadas para clientes en el año. Los conceptos entrenamiento, vacaciones, juntas, actividades profesionales, permisos específicos como escuela, etc., se manejan en el catálogo de personal.
5. Horas de trabajo los sábados, las horas que correspondan. 6. Meses de pago: Indicar cuantos meses de sueldos se les pagan a los colaboradores; algunas
Firmas pagan 13 o 14 meses que incluyen aguinaldo, gratificaciones, PTUE, etc., para ser considerados en el cálculo del costo por hora.
7. Factor de Utilidad sobre Mano de Obra.- Es el margen de utilidad razonable en donde se pueda obtener además de la utilidad a los socios una mayor capacidad Técnica y Económica a los miembros de la Firma y sirve para comparar el costo real de mano de obra del personal contra el establecido por la Firma para cobro de honorarios.
8. Máximo de horas no cargables. Horas de permiso máximo permitidas al personal. 9. Conecta con el sistema CONFFYA?: Si o no conecta con el sistema contable CONFFYA, esto es
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para que genere los archivos de la póliza contable de Ingresos por la generación de las facturas a los clientes y reciba de ese sistema los datos de la cobranza de las mismas que se lleva a cabo en dicho sistema, así mismo en caso negativo, el sistema presente la pantalla de cobranza para que se capture la misma y se maneje o no la parte de cuentas por cobrar. En caso de contestar que no aparece junto de facturación en la opción Clientes/Ordenes, la Opción Cobranza como se ve en el siguiente menu:
10. Comprobantes: Si la Firma utiliza Factura (persona moral) o si utiliza Recibo (persona física)como
comprobante para sus clientes. En el caso de utilización de factura el sistema no calcula la retención del 10% de ISR y del 10% de IVA, no así si utilizamos Recibo.
11. Servidor: Sirve para conectarse. 12. Número de empresa: Indicar el número de empresa para que en ella se descarguen los datos. 13. Año: Para que junto con el número de empresa se forme el nombre del archivo contable. 14. Cuenta de IVA trasladado, por Cobrar: Con el fin de contar con los datos necesarios para la
generación de la póliza contable.
BOTÓN OFICINAS
Sirve para dar de alta las diferentes oficinas de la firma, los datos que se piden no requieren explicación
excepto el caso del recuadro de IVA (10% frontera) y Dólares para el caso de la frontera.
PANTALLA QUE DESPLIEGA EL BOTÓN DÍAS FESTIVOS:
Se requiere para calcular los días de trabajo anual, partiendo del número de días del año, menos los
domingos, menos los días festivos.
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PANTALLA QUE DESPLIEGA EL BOTON DE CLAVES PARA BAJAS:
Baja de Personal: Diferentes conceptos de las bajas de personal que requiramos dar de alta en este
catálogo, estos pueden ser entre otros por motivos de sueldos (bajos) o no haber obtenido el ascenso
deseado, etc.
Bajas de Clientes.- Diferentes
conceptos de bajas de clientes que requiramos dar de alta en este catálogo, estos pueden ser entre
otros por motivos de causas imputables al cliente, al despacho, por ser moroso o por terminación del
servicio, etc.
PANTALLA QUE DESPLIEGA EL BOTON DE CLAVES PARA ATRASOS:
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En esta pantalla capturamos los conceptos de los atrasos del trabajo que nos hubieren contratado, estos
pueden ser de varios tipos, en el caso de la pantalla se presenta por causas imputables a la empresa o
entidad que contrató los servicios y por causas imputables a la firma. Damos de alta lo que corresponda
y posteriormente damos doble clic en cada una de ellas para dar de alta la causa específica, por ejemplo,
las dos pantallas siguientes:
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CATALOGOS GENERALES
Los catálogos Generales son archivos que contienen datos específicos de la Firma que no requieren de
un mantenimiento muy seguido y que tienen una vigencia constante, es decir que sirven para efectuar
las actividades generales en diferentes ejercicios.
Estando en la pantalla principal hacemos clic en la Pestaña Catálogos Generales aparece la pantalla
siguiente:
OBLIGACIONES
En este catálogo se registran las obligaciones generales, con el objeto de determinar el calendario de
vencimiento de obligaciones fiscales o de cualquier otro tipo, por cliente o de la propia Firma.
1. Teclee la Clave de las obligaciones, hasta 4 dígitos alfanuméricos. 2. Teclee la descripción de la obligación, hasta 50 dígitos. 3. Decida el período de cumplimiento de la obligaciones 4. Teclee el día de vencimiento del cumplimiento de la obligación.
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Nota:
El sistema considera el Anual día 28 en el mes de febrero, día 31 en marzo y día 30 el mes de abril.
REDACCIONES (DE COBRANZA, FACTURACIÓN, EVALUACIÓN DE PERSONAL Y
CALIDAD)
En este catálogo son capturados las diferentes redacciones generales de facturas o recibos, los
conceptos para evaluar al personal de la Firma y las redacciones que se deseen imprimir en los estados
de cuenta de los clientes según la antigüedad de los saldos.
Se divide en tres: En la parte de Cobranza se capturan las que se presentan en los estados de cuenta
que se envían a los clientes. Las redacciones deberán de ser capturadas de acuerdo a los días de vencido
que tengan las cuentas para que el sistema en forma automática decida cual toma. Nota.- Esta opción
solo es utilizada si no se tiene la conexión con el sistema contable CONFFYA.
La parte de Facturación, corresponde a las redacciones que en forma periódica se utilizan, mismas que
al dar de alta la Proyección de Facturación se le indica al sistema cual le corresponde.
Por último las redacciones referentes a la Evaluación del personal, nos permitirá posteriormente
capturar la propia evaluación por cada uno del personal evaluable. Esta evaluación se divide en
“factores” que corresponden grandes divisiones de calificación y cada uno de ellos tiene diferentes
alternativas (pueden ser cuatro) que podrían ser Excelente, Buena, Regular y Mal y a la vez cada
alternativa tiene una calificación, que por ejemplo, si sumamos todas las calificaciones excelentes darían
100 si sumamos todas las buenas podrían dar 80 si sumamos todas las regulares podrían dar 70 y si
sumamos todas las malas podrían dar 50.
Operación:
1. Estando en la pantalla principal teclee Catálogos – Redacciones; aparece la siguiente pantalla:
2. Solicite la pestaña Cobranza; teclee la clave a la redacción que se vaya a dar de alta, hasta 4
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dígitos numéricos. 3. Teclee el título que se desee dar a la redacción que se da de alta, hasta 50 dígitos
alfanuméricos. 4. Teclee, de acuerdo al listado de días vencidos el que le corresponda ya que de acuerdo a este,
el sistema decidirá tomarlo para insertarlo en estado de cuenta del cliente que tenga esa cantidad de días vencidos.
5. Teclee el botón que corresponda.
Operación Facturación:
a) Estando en la pantalla de Redacciones, teclee la pestaña Facturación; aparece la siguiente pantalla:
b) Teclee la clave de la redacción que se vaya a dar de alta, hasta 4 dígitos numéricos. c) Teclee el título que se desee dar a la redacción que se da de alta, hasta 50 dígitos alfanuméricos. d) Teclee la redacción que aparecerá en las facturas y avisos de cargo que se impriman en forma
periódica por los diferentes servicios que presta la Firma. e) Teclee el botón que corresponda.
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Operación Evaluación:
1. Estando en la pantalla de Redacciones, teclee la pestaña Evaluación; aparece la siguiente pantalla:
2. Teclee la clave de la redacción que se vaya a dar de alta, hasta 4 dígitos numéricos. 3. Teclee el Número Factor; el sistema prevé subdivisiones dentro de la evaluación, por ejemplo
“Calidad del Trabajo, Iniciativa, Colaboración, Trabajo en Equipo, Disciplina, etc.” hasta 4 dígitos numéricos.
4. Teclee el título que se desee dar a la redacción del factor que se da de alta. 5. Teclee la Explicación del factor a fin de ayudar al evaluador a tomar la decisión correcta por
ejemplo” para Calidad del Trabajo, Grado de precisión confiabilidad y presentación de los trabajos realizados”.
6. Teclee el Número y la redacción de las diferentes alternativas de cada factor por ejemplo la primera podría ser “ Realiza trabajos excelentes, excepcionalmente comete errores, únicamente requiere supervisión esporádica”.
7. Teclee la calificación para esa alternativa que en una escala de 100, bien podría ser 25. 8. Teclee de acuerdo a los puntos 2 en adelante hasta terminar la evaluación que se este dando
de alta en el punto 1. 9. Teclee el botón que corresponda.
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Operación: Calidad
Estando en la pantalla de redacciones seleccione la pestaña de calidad.
1. De clic en nuevo y luego, 2. Seleccione el tipo ya sea cuestionario o declaración. 3. Seleccione su clave y agregue su nombre 4. Asigne si aplica a clientes o a personal y si es declaración asigne el tipo de declaración o bien si
selecciona cuestionarios seleccione como desea sean respondidos. Si es cuestionario: 1.1.1. Dé de alta su clave y su descripción asigne en la columna T si es título o desactive si no
lo es. 1.1.2. Una vez agregadas todas las filas de clic en guardar
Si es declaración: 1.1.1. Ubique el cursor en el cuadro te texto y asigne el texto de la declaración con sus
respectivos espacios y vea el reporte paa ver que este correctamente configurado y listo para su generación la cual se podrá hacer desde la pestaña organización dentro de personal.
Para importar la información de Excel siga los pasas hasta el paso 4 y luego de clic en el botón de Excel y vera la siguiente pestaña.
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El usuario deberá seleccionar el archivo, a quien aplica y que se desea incluir para después asignar la hoja de la que se cargaran los datos, y decirle al sistema que columna es el tipo, cual es título y cual es descripción una vez asignados estos datos de clic en el botón amarillo con una fecha verde para cargar el cuestionario o la declaración. Si fuera declaración seleccionara la columna donde se encuentra el registro debiendo ser uno solo el q contenga toda la declaración, y luego darle clic para que se muestre la fila en la pantalla. Cierre la ventana y busque la información que importo.
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PROCESOS
Esta opción nos permite ingresar al sistema los programas de tiempo y procedimientos a llevar a cabo
en la prestación de servicios contratado, así como la categoría del personal que lo llevará a cabo, con el
fin que el sistema determine el presupuesto al ser vaciado en la orden de trabajo. Esto nos servirá para
evitar que sea necesario capturar lo mismo para cada uno de los servicios similares, por lo que solo
bastará posteriormente jalarlo de este catalogo a cada una de las ordenes de trabajo que así lo requiera.
OPERACIÓN:
1. Estando en Archivos – Catálogos Generales –, haga clic en Procesos se despliega la pantalla siguiente:
2. Haga clic en el icono de nuevo o doble clic en el primer renglón en blanco. 3. Teclee la clave de cada programa o guía, ya sea de contabilidad, auditoría, etc. 4. Teclee la descripción del mismo. 5. Guarde el nombre del proceso. 6. De doble clic sobre el renglón del proceso que sesee dar de alta sus detalles, el sistema
presenta la pantalla siguiente:
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7. Posiciónese en el apartado superior e indique los detalles generales del proceso, posteriormente, lleve el cursor a la columna de clave e,
8. Indique uno a uno los números de los procedimientos a seguir tomando en cuenta lo siguiente: 9. Puede usar títulos usando el botón izquierdo del ratón, 10. Puede usar incisos. 11. Puede, marcando el recuadro de la derecha, presentar una explicación particular en ñla parte
inferior, de cada uno de los puntos. 12. Guarde.
CONCEPTOS DE MOVIMIENTOS
Esta opción nos permite que el sistema SAF le indique al sistema CONFFYA que tipo de movimiento
contable requiere llevar a cabo. En caso de que su firma no cuente con este sistema contable, no
requiere llenar esta opción.
ACTUALIZAR EMPRESA
Una vez creada la entidad, al paso del tiempo CAME realiza mejoras al sistema por lo que es necesario
realizar una actualización a los archivos de la entidad.
Para ingresar a esta opción:
1. Seleccione el menú Archivo de la pantalla principal. 2. Posteriormente seleccione la opción Actualizar. 3. El sistema realiza la actualización, en caso de existir algo que actualizar.
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RESPALDAR ARCHIVO
El respaldo solo se puede llevar a cabo en el computador que esté trabajando como servidor, en las
maquinas que operen como cliente se inhibe esta opción. Para efectuar el respaldo haga lo siguiente:
1. Estando en el Menú Principal elija Archivo. 2. A continuación Respaldar archivo 3. Indique la Unidad de Respaldo (A, B ó C), según sea el caso.
Archivo de Definición. Es el nombre con el que se registra en el sistema.
Archivo Compactado. Es el nombre con el que se guardará el respaldo de archivos.
4. Marque el botón de comando que requiera.
Para iniciar el respaldo inserte un disco en la unidad que utilizará para respaldar y luego oprima el botón
de aceptar, SAF le indicará cuando deba inserta un nuevo disco.
Sugerimos que cuando SAF termine de copiar un disco etiquételo de inmediato anotando el nombre de
la empresa, ejercicio, y si indicó respaldar los archivos del sistema, también escriba el número de
disquete de que se trate.
Nota: En cualquier momento del respaldo puede interrumpirlo con solo oprimir la tecla Abortar o <ESC>
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RESTAURAR ARCHIVO
La restauración solo se puede llevar a cabo en el computador que esté trabajando como servidor, en las
maquinas que operen como cliente se inhibe esta opción. Esta opción copia de los archivos de respaldo
al disco duro, los archivos de trabajo de una firma y al mismo tiempo los archivos del sistema de SAF
que previamente fueron respaldados
Para efectuar la restauración haga lo siguiente.
1. Estando en el Menú principal elija Archivo. 2. A continuación Restaurar archivo. 3. Indique la unidad donde se ubica su respaldo previamente colocando el disco u otro medio en
dicha unidad. 4. Oprima el botón Aceptar
SALIR DEL SISTEMA
Utilice esta opción para terminar su trabajo con SAF. Solamente seleccione esta opción dentro del menú
Archivo y el sistema cerrará inmediatamente.
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CAMARA
Estando en la pantalla principal, elija herramientas y Cámara, en caso de que la computadora cuente
con un dispositivo de cámara, el sistema le presenta la pantalla siguiente:
Esto es una ayuda para dar de alta las
fotografías en el expediente del personal.
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ESCANEO
Estando en la pantalla principal elija herramientas y Escaneo, en seleccionar Escáner
seleccione el escáner que desea utilizar luego prosiga a escanear y guarde esta herramienta le guardara
la cantidad de hojas escaneadas en un solo documento así que si desea guardar las hojas
independientes deberá dar clic en Nuevo Documento para guardar
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CONFIGURACIÓN DE FACTURA
Estando en la pantalla principal, elija herramientas y Configuración de Factura, el sistema le presenta la
pantalla siguiente, con los datos típicos de una factura, con posición de ellos en determinado lugar:
Haga clic en Nuevo para ajustar cada uno de esos lugares, al hacerlo el sistema le presenta la pantalla
siguiente:
1. Con esta opción puede usted formar varias posibilidades, una por cada serie, pruebe según el
formato que tenga su firma.
2. Guarde el formato.
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FORMATOS EN BLANCO
Aquí seleccione el archivo en blanco que desea obtener para dárselos a sus empleados y poder cargarle
sus datos al sistema. Estos no deberán cambiarle nada ala plantilla otorgada por el sistema.
PENDIENTES
Estos son reportes de datos pendientes en el sistema en el cual deberán estar al corriente para el
correcto funcionamiento de la empresa.
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CATALOGOS GENERALES
Las organizaciones poseen un elemento común: todas están integradas por personas. Las personas
llevan a cabo los avances, los logros y los errores de las Firmas, por eso, no es exagerado afirmar que
constituyen el recurso más preciado de las mismas.
El objetivo de esta sección, lo constituye el mejoramiento de la contribución a la productividad que
llevan a cabo los recursos humanos de la Firma, mediante herramientas que le permitan estructurar y
administrar adecuadamente estos y establecer políticas para la obtención de los fines de la misma y de
sus miembros.
Las principales políticas que deberá establecer la Firma, son las de Selección y Reclutamiento,
Capacitación y Entrenamiento, Niveles o categorías, Promoción y Evaluación.
Adicionalmente a esto, las remuneraciones son la principal erogación de la Firma, por lo que deberá
establecerse un férreo control administrativo sobre las mismas, para esto sirven las opciones de esta
parte del sistema.
Para esto en necesario llevar a cabo la departamentalización y categorización del personal de la
siguiente forma:
DEPARTAMENTOS
Este catálogo nos sirve para definir cuáles son los diferentes centros de costo o departamentos de la
Firma como el departamento de contabilidad, el de auditoría, fiscal, administrativo, etc.
Operación:
1. Estando en la pantalla principal haga clic en Recursos Humanos - Departamentos y aparece la siguiente pantalla:
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2. Haga clic en el icono nuevo y teclee la clave del departamento, hasta 3 dígitos alfanuméricos. 3. Teclee la descripción del departamento, hasta 50 dígitos. 4. Teclee el icono que corresponda, nuevo, guardar, etc.
CATEGORÍAS (DE PERSONAL)
Son los diferentes grados de conocimientos del personal y en consecuencia las diferentes
responsabilidades o labores que puede desarrollar una determinada persona dentro de la Firma.
Ejemplo, ayudante de bajos conocimientos, ayudantes de conocimientos medios, gerentes de
determinada área, socios, etc.
El sistema permite incluir una pequeña descripción de las actividades generales de la categoría.
Adicionalmente le indicamos al sistema que cuota por hora (precio por cobrar a clientes) correspondiente
a cada categoría y a que departamento pertenece dicha categoría. Con base en la categoría, el sistema
puede determinar las cotizaciones de las órdenes de trabajo, así como comparar lo facturado contra lo
que se debió de cobrar de acuerdo a las horas invertidas en una orden de trabajo determinada.
Operación:
Estando en la pantalla principal haga clic en Recursos Humanos - Categorías y aparece la siguiente pantalla:
1. Haga clic en el icono nuevo y teclee la clave de la categoría, hasta 3 dígitos alfanuméricos.
Teclee la clave de la Categoría, hasta 4 dígitos alfanuméricos.
2. Teclee la descripción de la categoría, hasta 50 dígitos.
3. Indique en la columna de IND y CONFI si esta categoría requiere de alguna declaración ya
sea de independencia como de confidencialidad. Puede ser uno solo o ambos.
4. Teclee las actividades que desarrolla la categoría en lo específico.
5. Teclee la cuota asignada a esa Categoría.
6. Teclee el icono que corresponda, nuevo, guardar, etc.
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SERVICIOS
Deberán darse de alta en este catálogo los servicios profesionales que preste la Firma como: Asesoría
Contable, Asesoría Fiscal, Auditoria de Estados Financieros, etc.; no debemos de confundir con los
departamentos, pues estos pueden prestar diferentes servicios, por lo que usted lo puede utilizar según
le convenga a diferentes niveles, asimismo debemos indicar que departamento presta el servicio.
Operación:
1. Estando en la pantalla principal haga clic en Recursos Humanos - Servicios y aparece la siguiente pantalla:
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2. Haga clic en el icono nuevo y teclee la clave del servicio, hasta 3 dígitos alfanuméricos.
3. Teclee la descripción del servicio, hasta 50 dígitos.
4. Indique a que departamento corresponde prestar el servicio. Puede desplegar los
departamentos con la barra espaciadora y hacer clic en el que corresponda.
5 Teclee el icono que corresponda, nuevo, guardar, etc.
ACTIVIDADES
Son la serie de actividades, trabajos o permisos del personal que se desee controlar por tiempo, así
como la indicación de si esa actividad es susceptible de ser cargable a los clientes o a la propia Firma (no
cargable).
Ejemplo: No cargables como escuela, permiso, enfermedad, día festivo o cargables como actividades
específicas referidas a análisis de clientes, conciliación bancaria, etc.
El sistema le permite controlar el tiempo aplicable al detalle que se requiera:
1. Control de Tiempo por Orden de Trabajo. Aplicando el tiempo total de cada colaborador (personal) a la orden de trabajo que corresponda, no se necesitan claves por actividad individual.
2. Control de Tiempo por Orden de Trabajo – Actividad -. Se aplica el tiempo por actividad y por orden de trabajo. Se necesita la clave de la actividad al detalle que se desee, Ejemplo Clave: Bancos – Revisión de Conciliación, Caja – Arqueo, o solamente caja, bancos, etc., y se aplica a la orden de trabajo xxx
Operación:
1. Estando en la pantalla principal haga clic en Recursos Humanos - Actividades y aparece la siguiente pantalla:
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2. Haga clic en el icono nuevo y teclee la clave de la actividad, hasta 3 dígitos alfanuméricos. 3. Teclee la descripción de la actividad, hasta 50 dígitos. 4. Marque la clave de Cargable o No cargable lo que corresponda a la actividad que da de alta. 5. Teclee el icono que corresponda, nuevo, guardar, etc.
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PERSONAL
En este catálogo se registra a todo el personal que colabora con el despacho ya sea como empleado
registrado en el IMSS, o como profesionista (honorarios, maquila, etc.).
Por el personal que dejó de prestar sus servicios en el ejercicio corriente, deberá de indicarle al sistema
la fecha y la causa de la baja, para tomarlos en cuenta en las estadísticas donde intervengan.
Esta opción permite llenar el control de vacaciones, evaluaciones, promociones, contrato de trabajo, etc.
El sistema calcula el costo por hora del personal de la siguiente manera:
a) Primero calcula la cantidad de horas de trabajo anual (HTPA) por cada persona de la siguiente forma:
a.1) Estándar diario tomando de definición del sistema considerando también el número de
horas laborables de los sábados.
a.2) Se determinan las horas de permiso diario.
a.3) Se restan los permisos diarios al estándar diario para determinar el promedio diario de
trabajo.
a.4) Se multiplica el número de horas de trabajo diario de cada persona por el número de días
de trabajo anual que se especifica en la definición del sistema.
a.5) Se resta el número de horas de vacaciones y otros, de las horas de trabajo diario por
persona = Horas estándar – permisos diarios.
b) Se calcula el número de horas cargables anuales. Horas de trabajo diario x Días de trabajo anual
Horas de trabajo personal anual u horas cargables anuales (HTPA)
c) Se calculan las percepciones Sueldo mensual (12 ó 13 meses) + Otras prestaciones +
Cargos impositivos
Percepciones
d) Cálculo del costo por hora:
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Percepciones / HTPA
El sistema calcula el porcentaje o Plan de Utilización de la siguiente manera:
El plan de utilización se calcula dividiendo las horas cargables anuales entre las horas estándar
laborables anuales.
Operación:
1. Estando en la pantalla principal haga clic en Recursos Humanos - Personal y aparece la siguiente pantalla:
Nota: Si hace clic en el nombre de una persona ya dada de alta con anterioridad, aparecen los
datos de esa persona.
2. Haga clic en el icono nuevo y aparece la pantalla siguiente:
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PESTAÑA DATOS PERSONALES
3 La clave de la oficina y su descripción la da el sistema por omisión, dependiendo en cuál de
ellas se encuentre usted. Teclee la Clave de la persona que se da de alta, hasta 5 dígitos
alfanuméricos.
4 Teclee los datos correspondientes a Apellido Paterno, apellido Materno, Nombres, Fecha de
nacimiento, etc. datos que por si solo se explican, es importante dar de alta todos desde el
principio, en el estado civil le permite: casado(a), soltero(a), viudo(a) y separado(a).
5. Al marcar el recuadro de Dependencias Económicas aparece la ventana siguiente:
En donde deberá de indicarse el número de personas y su parentesco.
6 Al marcar el recuadro de referencias personales aparece la ventana siguiente:
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En donde deberán de indicarse el nombre, y demás datos que se requieren de cada uno.
7. Al marcar el recuadro de Huella Digital
Solo basta colocar el dedo en el dispositivo de huella, para que el sistema lo registre. Guardelo.
8. Al marcar el recuadro de Agregar Fotografía formato JPG aparece la pantalla siguiente:
De doble clic en el archivo de la frotografía que corresponda y el sistema lo coloca en el lugar ex
profeso. No olvide guardarlo.
PESTAÑA DATOS ACADEMICOS
1. Al hacer clic en esta pestaña aparece la pantalla siguiente:
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Encabezado.- La clave de la oficina su descripción, la clave de la persona y su nombre la da el
sistema por omisión, dependiendo en cuál de ellas se encuentre, ya que solo es una pestaña del
registro principal.
Esta pantalla se divide en dos partes, la superior nos sirve para capturar los datos de cada nivel o
curso, mismos que se van acumulando en la parte de abajo, de la siguiente forma:
2. En Nivel Académico el sistema tiene las opciones siguientes: Secundaria, Preparatoria,
Técnico, Licenciatura, Postgrado, Doctorado, Diplomado, se pueden desplegar las opciones con el
mause o con la barra espaciadora.
3. Se teclea el año de Inicio y el año de Término, por separado.
4. Especialidad, tecleamos Contador Público, si es post grado podría ser administración, Fiscal,
etc.
5. Institución, donde se hubiere estudiado
6. Status, Terminado o incompleto, el que corresponda.
7. Una vez que se haya terminado de capturar los datos debemos de hacer clic en el botón de
Agregar Curso.
8. Seguir dando de alta los cursos o demás opciones.
Idiomas, al hacer clic en este botón el sistema presenta la ventana siguiente:
Debemos teclear el nombre del idioma de que se trate, el % de escritura, de lectura y de
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comprensión con el que lo domine la persona de que se trate.
PESTAÑA DOCUMENTACIÓN
Encabezado.- La clave de la oficina su descripción, la clave de la persona y su nombre la da el
sistema por omisión, dependiendo en cuál de ellas se encuentre, ya que solo es una pestaña del
registro principal.
Este apartado nos permite guardar copia de los documentos que nos presente el personal como
título, cedula profesional, etc.
1. Marcado el icono de Edición, hacemos clic en nuevo; el cursor se posiciona en Ubicación para
que indique en donde se encuentra el archivo que va a adicionar.
2. Vencimiento.- Indique si tiene o no vencimiento, en caso positivo indique la fecha de
vencimiento.
3. Descripción.- Lo que corresponda.
4. Guarde lo capturado.
PESTAÑA EXPERIENCIA LABORAL
Encabezado.- La clave de la oficina su descripción, la clave de la persona y su nombre la da el
sistema por omisión, dependiendo en cuál de ellas se encuentre, ya que solo es una pestaña del
registro principal.
Este apartado nos permite capturar guardar la experiencia laboral que nos presente el personal
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como historial.
Su llenado es muy sencillo solo se capturan los casilleros según se especifican sus encabezados, es
importante solicitarle al nuevo personal que sea lo más explicito posible y corroborar los datos
cuanto antes.
Al hacer clic en la pestaña correspondiente el sistema presenta la siguiente pantalla:
PESTAÑA DE DATOS ORGANIZACIONALES
Encabezado.- La clave de la oficina su descripción, la clave de la persona y su nombre la da el
sistema por omisión, dependiendo en cuál de ellas se encuentre, ya que solo es una pestaña del registro
principal.
Este apartado nos permite capturar los datos organizacionales es decir cuanto gana, que hace,
como se le paga, fecha de contratación, etc.
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1. Fecha de contratación: la que corresponda,
2. Tipo de Personal: si es Empleado, Técnico, Socio o Practicante. 3. Categoría: la que corresponda según la que haya dado de alta en el catalogo correspondiente. 4. Tipo de Nómina: Semanal, Decenal, Quincenal o Mensual. 5. Tipo de Sueldo: Diario, Hora, Semanal, Mensual. 6. Forma de Pago: Efectivo, Cheque, Depósito bancario, si este es el caso: 7. Nombre del Banco, Número de cuenta. 8. Fecha de cambios: Esta fecha es muy importante es la fecha del cambio de sueldo, ya que en
esta pantalla aparece el último y el historial aparece en la pantalla de la pestaña de historial operacional.
9. Percepción Mensual y Otras Percepciones: Todo tipo de percepciones que perciba por su participación en la firma.
10. Contribuciones: % que se aplica sobre el importe de la Percepción Mensual correspondiente a lo que se pague de IMSS, INFONAVIT, 2%, etc., a considerar para efectos del cálculo del costo por hora de trabajo de esa persona.
11. Plan de utilización y Calculo Por Hora: Calculo automático que se explica al inicio de Personal.
12. Número de afiliación IMSS: el que corresponda si es empleado. 13. Crédito INFONAVIT: Indicar si o no tiene crédito. 14. Reportes de Tiempo: Indicar si el personal está o no obligado a presentar o no reportes de
tiempo. 15. Usa Tarjeta de Tiempo: Indicar si el personal está o no obligado a checar tarjeta de tiempo. 16. Si esta obligado a checar tarjeta de tiempo: indicar el número de tarjeta. 17. Horario Laboral: Matutino, Vespertino o Mixto: En los dos primeros casos el sistema pregunta
la hora de entrada y de salida; en el horario mixto pregunta, la hora de entrada y de salida matutina y de entrada y salida vespertina. Según se den estos datos, el sistema calcula las horas de trabajo diario, tomando en cuenta también las horas de permiso de actividades no cargables diarias y las presenta en el recuadro de total de Hr.
18. Trabaja sábado: Si la persona trabaja los sábados el tiempo que se indica en Definición del sistema, debe de marcar este recuadro.
ACTIVIDADES NO CARGABLES
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El personal puede tener tiempo no cargable, este puede ser Diario o Anual; por ejemplo si el personal
tiene permiso de faltar permanentemente 2 horas diarias por motivo de escuela es aquí donde se le
indicará que tiene ese permiso indicando la clave de la actividad de la escuela e indicando 2 horas, y si
tiene 6 días de vacaciones al año le indicaremos 6 días de 8 horas (6x8)= 48 horas en la pestaña de
anuales en la actividad no cargable de vacaciones. Esto es importante para el cálculo del costo por hora
del personal.
VACACIONES, REPORTE DE TIEMPO, EVALUACION DE PERSONAL Y CALIDAD
Dentro de esta pantalla podemos tener acceso directo a las opciones que nos permitan la facilidad de
obtener los datos necesarios para facilitar la toma de decisiones correspondientes al personal, sin
embargo las explicaciones correspondientes a estos iconos que corresponden el primero a evaluación del
personal, el segundo a vacaciones y el tercero al reporte de tiempo, se pueden ver en Otras Opciones
de Recursos Humanos
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Para el caso de las declaraciones que solo hay acceso desde esta parte verá la siguiente pantalla:
Seleccione la clave de la redaccion que desea imprimir para ser firmada por el empleado y luego de clic
en visualizar.
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BAJAS DE PERSONAL
En este apartado se da de baja el personal que así se requiere, en la fecha requerida.
1. Seleccione la fecha de baja.
2. Indique la causa de baja; Las causas son las que se dieron de alta en el apartado especial en la
opción de Definición del Sistema, en caso de ser necesario de de alta una causa diferente para la
estadística que se lleva de ese rubro.
3. Haga clic en el icono que dice Dar Baja.
PESTAÑA HISTORIAL ORGANIZACIONAL
Este apartado nos permite contar con el historial de los diferentes tiempos de las percepciones, las
vacaciones disfrutadas, las evaluaciones efectuadas, los permisos solicitados y otorgados y denegados,
faltas y retardos que tubo la persona. Solo debe de marcar el botón que desee consultar.
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OTRAS OPCIONES
Estando en la pantalla principal hacemos clic en Recursos Humanos – Otras Opciones y el sistema
presenta la pantalla siguiente:
REPORTES DE TIEMPO.
Cada miembro del Personal Técnico de la Firma, incluyendo a los Socios, anota por día las horas que
trabajó para algún o algunos clientes.
Este reporte se deberá hacer quincenalmente e incluye la clave o código del cliente, la clave de la
actividad a la que aplica el tiempo reportado, etc.
A través de esta captura el sistema conoce de las actividades en forma diaria y pormenorizada de todos
y cada uno del personal que haya contribuido con su labor en los diferentes servicios prestados por la
Firma. (Ver Formato 2.2)
Operación:
1. Estando en la pantalla principal Recursos Humanos – Otras Opciones haga clic en Reportes de Tiempo, aparece la siguiente pantalla:
2. Capture la Clave de Personal el de la Oficina de la Firma aparece por omisión. El sistema le presenta el nombre de la persona que corresponda a la clave solicitada.
3. Acepte el Mes y Año o capture la que corresponda – en formato mm/aaaa – así como la Quincena que se captura, misma que puede ser primera o segunda. Dependiendo de esta, el
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sistema le presenta los días de la quincena marcando con gris los sábados y domingos correspondientes.
4. Capture los datos del reporte de tiempo que corresponda mismo que deberá contener la Actividad, Orden y Servicio, este ultimo como seguridad para que en caso de no corresponder le envía un aviso.
5. Capture en los días que corresponda, las diferentes horas y minutos que correspondan a la orden y/o actividad que se esté aplicando. Las horas deberán de capturarse separando por un punto las horas de los minutos.
6. Teclee el botón que corresponda.
NOTA: El sistema permite que en lugar de captura unitaria de los reportes de tiempo, estos
sean presentados en hoja de cálculo y ser “Recibidos” en la opción COMUNICACIONES para que
una vez revisadas sean aplicadas.
TARJETAS DE RELOJ.
El sistema requiere conocer de las asistencias y el tiempo que el personal dedica a la Firma, para esto es
necesario que se capture o importe (huella) la información que contiene el control de asistencia, el cual
puede ser por día o por empleado, ambas opciones sirven para lo mismo, sin embargo, nos da la
facilidad de tomar la opción que nos sea más favorable, todo depende de la oportunidad de la captura, si
esta es diaria lo más recomendable es capturar por día, en caso de capturar por periodos mayores es
recomendable capturar por empleado; en caso de que la Firma cuente con sistema electrónico
basándose en tarjetas magnéticas, dactilar, etc. la importación podrá hacerse en cualquier momento
antes de solicitar los reportes correspondientes. Para la elaboración del programa de importación
correspondiente la Firma deberá solicitarlo a CAME Capacitación y Servicios, S.C. a fin de proceder a la
cotización respectiva.
Algunos miembros de la Firma, por disposición de la dirección de la misma, no están obligados a
controlar sus asistencias por este método, por lo que deberá de establecerse así en el archivo de
Catálogo de personal.
Por día.
Operación:
1. Estando en la pantalla principal Recursos Humanos – Otras Opciones haga clic en Tarjetas de Reloj , pestaña por día, aparece la siguiente pantalla:
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2. Acepte la fecha o capture la que corresponda – en formato dd/mm/aaaa. 3. Capture las diferentes horas de entrada y salida del turno matutino o vespertino, según
corresponda. Las horas deberán de capturarse separando por un punto las horas de los minutos. En la parte media de la pantalla le muestra las horas que el personal marcado debe laborar así como sus permisos periódicos. Así mismo, en caso de que las horas capturadas correspondan a menos del tiempo que debería de haber trabajado el sistema se lo marcara con color rojo, situación que le ayuda a saber en forma visual los retardos y horas no trabajadas del personal que labora en la Firma.
Por Empleado
Operación:
1. Estando en la pantalla principal Recursos Humanos – Otras Opciones haga clic en
Tarjetas de Reloj , pestaña por emplead, aparece la siguiente pantalla:
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1. Acepte el Mes y Año o capture la que corresponda – en formato mm/aaaa. 2. Capture las diferentes horas de entrada y salida del turno matutino o vespertino, según
corresponda. Las horas deberán de capturarse separando por un punto las horas de los
minutos. La pantalla le muestra los datos generales y las horas que el personal solicitado debe laborar, así como sus permisos periódicos. Así mismo, en caso de que las horas capturadas correspondan a menos del tiempo que debería de haber trabajado el sistema se lo marcara con color rojo, situación que le ayuda a saber en forma visual, los retardos y horas no trabajadas del personal que labora en la Firma.
PERMISOS DE AUSENCIAS
Para el control del personal, es importante manejar la estadística de los permisos que el personal pide a
la firma y esta otorga a cada uno de sus colaboradores ya sea con goce o sin goce de emolumentos o a
cuenta de vacaciones, para esto es importante que se cuente con los archivos digitalizados ya sea vía
captura directa o vía internet, pero que sea en tiempo.
Operación:
1. Estando en la pantalla principal Recursos Humanos – Otras Opciones haga clic en Permisos
de Ausencias, aparece la siguiente pantalla:
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2. Indicamos la clave del personal que solicita el permiso de ausencia.
3. Si se trata de día o de días así se lo indicamos en el botón correspondiente y en las fechas
respectivas, si el permiso se refiere a horas la pantalla cambia en esa parte de la siguiente forma:
En donde indicaremos los datos que correspondan.
4. Seleccionamos las condiciones del permiso de acuerdo a las posibilidades siguientes:
a) Con goce de sueldo, b) Sin goce de sueldo, C) a cuenta de vacaciones.
5. Tecleamos la descripción del motivo de la solicitud del permiso de ausencia.
6. Optamos a través del Botón, guardar o no el documento de autorización, mismo que será guardado
en las pestañas de Documentación y podrán ser consultadas en es esta y en la de Historial
Organizacional, al marcar el botón que si desea guardar el sistema presenta la siguiente parte de la
pantalla para que siga las instrucciones clásicas de guarda de Windows:
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VACACIONES.
Los días de vacaciones dependerán de la antigüedad dentro de la Firma, y es aquí en este apartado
donde se hace la programación de las mismas, así como el control de los adeudos de vacaciones
devengados por el personal y correlativa prima.
Operación:
1. Estando en la pantalla principal Recursos Humanos – Otras Opciones haga clic en
Vacaciones, aparece la siguiente pantalla:
2 Capture la Clave de Personal que se esté calculando las vacaciones. El sistema le presenta el
nombre de la oficina así como el nombre de la persona por la que se esté calculando.
3. Acepte o teclee el Ejercicio de cálculo. El sistema por omisión presenta el ejercicio actual.
4. Al aceptar el punto anterior, el sistema le muestra los datos generales del personal cuyas
vacaciones se calculan, como: Horas diarias, Horas de permiso diario, Horas reales de trabajo
diario, Fecha de ingreso a la Firma, Monto de sueldo diario y antigüedad.
5. Indique la tabla de vacaciones, el sistema tiene cargada la tabla legal, si la Firma tiene tablas
diferentes para Encargados, Socios, etc. deberán de ser capturadas de la siguiente manera: Con el
ratón teclee el combo que se encuentra junto a la tabla de vacaciones y el sistema le despliega la
siguiente pantalla:
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Teclee la clave y nombre de la tabla, ejemplo Socios, General, etc.
En la columna de año teclee el número de años y en la columna de días los que correspondan por
vacaciones a ese número de años. En caso de que por varios años sean los mismos días, solo será
necesario teclear hasta que los días de vacaciones cambien. Prima, el % de prima vacacional que
corresponda al número de años, de ese renglón.
6. De acuerdo a la tabla que tenga asignada la persona el sistema se la asigna, nunca es menor de
25%.
7. Si es primera vez que calcula las vacaciones de esa persona, deberá de tener a la mano el
cálculo de las vacaciones que se le deben de ejercicios anteriores y capturarlo en el recuadro
denominado Anterior, en caso contrario, el sistema ya cuenta con ese dato y en forma automática
calcula el total de días a los que tiene derecho. Si no está de acuerdo con el total, puede usted
ajustar los días en el recuadro correspondiente y anotar el porqué del Ajuste en el recuadro
denominado Ajuste Observaciones.
8. Teclee en el recuadro Consecutivo el año al que corresponden los días que se están otorgando
de vacaciones.
9. Teclee con el formato dd/mm/aaaa las fechas de inicio y término de las vacaciones.
10. El sistema muestra el número de días que saldría de vacaciones, el número de días pendientes
que le quedan por tomar, así como la prima en días y en pesos que le corresponde. Con el botón de
Impresión puede solicitar el Recibo de los días de Vacaciones y del importe de la Prima Recibida.
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EVALUACIÓN DE PERSONAL.
Todo personal técnico de la Firma, debe ser evaluado en su trabajo por la persona que lo haya dirigido.
Cada trabajo debe ser evaluado por el nivel superior en jerarquía.
Siendo el personal el “Activo” más valioso de una Firma, debemos conocer perfectamente en cada uno
de sus elementos para que en esta forma podamos dirigir en forma eficiente la capacitación y contribuir
con esto a la superación y desarrollo profesional, precisamente en los puntos donde se requiera.
Operación:
1. Estando en la pantalla principal teclee Movimientos – Personal – Evaluación, aparece la siguiente pantalla:
2. Capture la Clave de la Redacción que vallamos a utilizar en la evaluación. Se pueden tener tantos formatos como se requieran por ejemplo para ayudantes, para encargados, socios, etc.
3. Capture la Clave de Personal que se esté evaluando y de la Oficina de la Firma en que esté trabajando. El sistema le presenta el nombre de la oficina solicitada así como el nombre de la persona que se esté evaluando.
4. Acepte la Fecha de la evaluación o capture la que corresponda – en formato dd/mm/aaaa.
5. Defina al sistema si el Tipo de la evaluación es por trabajo en lo especifico – orden de trabajo – o si corresponde a un período de tiempo. Normalmente el personal del departamento de auditoría se evalúa por orden de trabajo y los del departamento fiscal y/o contabilidad por período de tiempo. Dependiendo del tipo solicitado el sistema le requiere la clave de la orden de trabajo o las fechas del período de evaluación. Teclee lo que corresponda.
6. Teclee la clave del evaluador o sea la persona que lleva a cabo la evaluación.
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7. Marque usted el botón que corresponda de acuerdo al punto que esté evaluando y que debe corresponder a la calificación que sobre el mismo se desee dar al evaluado.
8. Teclee el botón que corresponda.
REPORTES:RESUMEN GENERAL POR PERSONA
CONCEPTO
Datos básicos así como todos los movimientos generados del personal que labora en la firma.
CALCULO
A)
Horas de trabajo diario
X
Días de trabajo anual
Horas de trabajo anual
B)
Horas estándar (según definición del sistema)
Menos
Horas de actividades no cargables anuales
Horas de trabajo cargable (HTPA)
Sueldo mensual
X
Número de periodos (meses) de pago (según definición del sistema)
Sueldo anual
Más
Otras prestaciones
Más
Cargos por contribuciones (IMSS, INFONAVIT, etc 25.25% aprox.)
C) Percepción total anual
C) Percepción total anual
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Entre
B) Horas de trabajo cargable (HTPA)
COSTO DE MANO DE OBRA POR HORA
REQUERIMIENTO PARA EL MANEJO DEL SISTEMA
Indispensable.
REQUERIMIENTO PREVIO A LA CAPTURA
Haber capturado los catálogos:
a) Departamentos b) Categorías c) Servicios d) Actividades y e) Personal.
Haber capturado:
a) Reportes de tiempo.
b) Tarjetas de reloj.
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REPORTE DE ASISTENCIAS Y RETARDOS
CONCEPTO
Listado que nos muestra la falta y/o retardo por cada trabajador controlado por tarjeta de asistencia, por
día solicitado.
Marca los retardos en Rojo y las Faltas en azul.
CALCULO
No aplicable.
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ACUMULADO DE FALTAS Y RETARDOS
CONCEPTO
Listado que nos muestra el total de faltas y/o retardos por cada trabajador controlado por tarjeta de
asistencia. Analiza este comportamiento por los últimos doce meses y los totaliza.
CALCULO
Sumarización del periodo.
PERSONAL SIN REPORTE DE TIEMPO
CONCEPTO
Permite obtener la información del personal que no ha presentado su reporte de tiempo a fin de
exigírselo.
CALCULO
No aplicable.
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COMPARATIVO DE CUOTAS ASIGNADAS VS REALES
CONCEPTO
Para poder conocer de la aproximación del costo real por categoría y/o cada colaborador contra la cuota
asignada a la categoría. Muy importante para el ajuste de la cuota asignada y su modificación para
análisis más real de las cotizaciones a presentar a los clientes.
El sistema supone que el cálculo de los honorarios será la aplicación de la cuota por categoría por el
tiempo planeado aplicado en la realización del servicio contratado. Es por eso la importancia de un
análisis a fondo de estos parámetros.
Este reporte puede solicitarse concentrado o analítico.
CALCULO
- Asignada: De las cuotas asignadas por categoría en el catálogo de categorías. - Costo: El promedio del costo por categoría determinado sumando todos los costos de los
colaboradores de la misma categoría y dividiendo entre el número de los mismos. - Utilidad: Es el resultado de aplicar el factor de utilidad de la Firma capturado en la
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definición del sistema sobre el costo de mano de obra. - Sobre, Bajo y %: Corresponde a restarle la utilidad a la cuota asignada para determinar si
ésta es menor o mayor a la misma; y el cálculo del % de la Sobre o Bajo.
ESTADISTICA DE TIEMPOS POR PERSONA
CONCEPTO
Nos permite conocer por categoría o por colaborador el tiempo y los costos de la aplicación cargable y no
cargable para conocer si se encuentra dentro del mínimo aceptable.
CALCULO
- Cargable: La suma de las horas que se marcan como tal. - No Cargable: En el reporte de tiempo del periodo anual. - %: Cargable y No Cargable en referencia al total. - Costos: La cuota de la categoría por el número de horas cargables y no cargables.
NOTA: Se debe tener en cuenta el mínimo cargable por categoría para exigir el cumplimiento de este.
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ESTADISTICA DE ACTIVIDADES POR PERSONA
CONCEPTO
Nos permite conocer los movimientos por actividad cargable y no cargable de cada colaborador así como
los subtotales de los mismos.
En el caso del tiempo cargable indica en forma pormenorizada las órdenes de trabajo a donde cargó sus
tiempos.
CALCULO
- Costo: Multiplica las horas por el costo por hora que se marca en el catálogo de personal correspondiente.
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ESTADISTICA DE PERSONAL POR ACTIVIDAD NO CARGABLE
CONCEPTO
Nos permite conocer los movimientos por actividad no cargable durante un periodo de tiempo y poder
tomar las decisiones necesarias.
CALCULO
a. Total de horas. Sumariza el total de horas no cargables por cada actividad. b. Total de costo. Sumariza el total de costos de las horas no cargables considerando el costo por
hora que se marca en el catálogo de personal correspondiente.
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PROYECCION DE COSTOS DE PERSONAL (POR PERSONA)
CONCEPTO
Para analizar la proyección de costos de personal por categoría, en sí es igual a la proyección de costos
de personal por categoría pero persona por persona.
CALCULO
Presenta el sueldo de cada colaborador sumariza por categoría y genera un gran total el cual compara
contra la proyección de cobro para generar la suficiencia o insuficiencia de efectivo.
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PROYECCION DE COSTOS DE PERSONAL (POR CATEGORIA)
CONCEPTO
Para tomar conciencia del flujo de efectivo ya que al final de este reporte compara el importe a pagar de
mano de obra, contra la proyección de la proyección mensual de la cobranza.
CALCULO
Suma los sueldos netos por categoría que hay que pagar por mes.
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CLIENTES - ORDENES
Son los datos de las personas que reciben la prestación de los servicios propios de la actividad normal de
la Firma.
Por los clientes que dejaron de requerir nuestros servicios en el ejercicio corriente, deberá indicarle al
sistema la fecha y la causa de la baja, para tomarlos en cuenta en las estadísticas donde intervengan.
Así mismo, también contempla el registro de las obligaciones fiscales y de cualquier otro tipo, que en
forma periódica tenga que cumplir el cliente y que mediante un recordatorio nos indica el sistema que
hay que cumplir y en qué fecha, misma que se actualiza mediante la captura del cumplimiento de la
obligación o el envío vía Internet de un archivo en hoja de cálculo para que sea más accesible.
Cuando llevamos a cabo la propuesta de honorarios a nuestros clientes por nuevos servicios, requerimos
de cierta información estadística como el número de movimientos contables de los últimos años, poder
hacer comparaciones con los honorarios cobrados, con los ingresos de la empresa y con las horas
invertidas, asimismo información sobre las utilidades obtenidas y con las declaradas al fisco año con año
y así graficar esta información con el fin de soportar en forma grafica la estadística de movimientos y
honorarios cobrados a la empresa. En caso de ser nuevo cliente o no contar con ellos, no se preocupe,
se irá actualizando en los años siguientes.
Operación:
1. Estando en la pantalla principal hacemos clic en el icono de Clientes y el sistema presenta la pantalla siguiente, en donde haciendo clic en algún cliente ya dado de alta, aparece el expediente de ese cliente:
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2. En caso de requerir dar de alta un cliente, haga clic en el icono de Nuevo y aparecerá una pantalla como la siguiente:
3. La clave de la oficina y su descripción la da el sistema por omisión, dependiendo en cuál de ellas se encuentre usted.
4. Marque si se trata de una Persona Moral o es Persona Física e indique la Fecha de
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Contratación para las estadísticas que correspondan. 5. Teclee la Clave del Cliente a la que pertenezca el mismo, hasta 5 dígitos alfanuméricos
respectivamente. 6. Teclee los datos correspondientes al Nombre de la empresa, el Responsable, Domicilio,
Población, Estado, Código Postal, Teléfonos, Fax e-Mail , Pagina en la Web, RFC, Número de Registro en el IMSS. que podrán ser tomados del formato respectivo al alta del cliente en “Ordenes de Trabajo”. Estos datos son muy importantes porque mediante ellos tendremos la comunicación con el cliente, como estados de cuenta automáticos a través del Fax o del correo electrónico, elaboración de los convenios correspondientes, facturas, etc.
7. Teclee el número de la Cuenta Contable que se le haya asignado en la contabilidad de la Firma en el rubro de Clientes.
8. Teclee los días de crédito que se le otorgaran al cliente desde la fecha de emisión de la factura. Es a partir de estos días de crédito de donde se hacen los conteos para el estado de antigüedad de saldos.
9. Teclee el Grupo de Clientes si es que pertenece a alguno, indíquelo con la clave Sin Grupo, o lo puede dar de alta posteriormente en el catalogo especifico para ello.
10. Cuando el cliente se de Baja habrá que hacérselo saber al sistema, así como la Fecha y Causa que lo origino.
11. Si desea solicitar un reporte de los clientes, haga clic en el icono de visualizar y el sistema le presenta la pantalla siguiente para que decida el reporte que requiere:
Pestaña Obligaciones:
1. Haga clic en la pestaña Obligaciones; el sistema le despliega la siguiente pantalla:
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2. Con el cursor en el lado izquierdo de su pantalla - Obligaciones Disponibles -, marque la Obligación que requiere asignar y formar parte de las obligaciones del cliente, esto lo puede hacer con el mouse o con las teclas de flecha, posteriormente presione el signo mayor que y la obligación marcada será trasladada a la parte derecha de la pantalla – Obligaciones Asignadas-. Repita esta acción las veces que sea necesario, en caso de querer traspasar alguna obligación a la inversa, márquela y presione el signo de menor que, si deseara traspasar todas las Obligaciones de un lado a otro, se puede con el signo (cualquiera de los dos) que tiene una línea vertical adjunta.
3. Guárdelo.
PESTAÑA DE ESTADÍSTICAS
1. Haga clic en la pestaña Estadísticas; el sistema le presenta la pantalla siguiente:
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2. Teclee el año al que corresponde la estadística, la clave de la orden de trabajo, el número de horas invertidas en la prestación del servicio,, honorarios cobrados por el servicio, movimientos contables que tubo la contabilidad de la empresa, Ingresos, utilidades y resultado fiscal que tuvo el cliente durante el año. Esta pantalla puede importar del propio sistema las órdenes de trabajo que tiene dadas de alta ese cliente y las horas y honorarios de la orden de trabajo, sin embargo por los ejercicios anteriores deberá de capturarse.
3. Si desea imprimir los diferentes reportes, puede usted hacer clic en el icono de visualizar y el sistema le presenta la pantalla siguiente para que decida su reporte.
4. Sálgase de la pantalla tecleando el botón Salir el sistema lo regresa a la pantalla de clientes. 5. Sálgase de la pantalla tecleando el botón Salir.
PESTAÑA DOCUMENTACIÓN
Encabezado.- La clave de la oficina su descripción, la clave del Cliente y su nombre la da el
sistema por omisión, dependiendo en cuál de ellas se encuentre, ya que solo es una pestaña del
registro principal.
Este apartado nos permite guardar copia de los documentos que consideremos pertinente como
pueden ser los contratos o convenios de honorarios, etc.
1. Haga clic en la pestaña de Documentación, el sistema presenta la pantalla siguiente:
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2. Marcado el icono de Edición, hacemos clic en nuevo; el cursor se posiciona en Ubicación para que indique en donde se encuentra el archivo que va a adicionar.
3. Vencimiento.- Indique si tiene o no vencimiento, en caso positivo indique la fecha de vencimiento.
4. Descripción.- Lo que corresponda. 5. Para ver el documento debe de hacer clic en el botón derecho del ratón, e indicamos open,
el sistema abre el documento. 6. Guarde lo capturado.
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GRUPOS DE CLIENTES
Se refiere a clientes que provienen de un mismo dueño o grupo de empresas relacionadas, esto nos
sirve entre otras cosas para determinar la contribución económica de los mismos a la rentabilidad de la
Firma.
Operación:
1. Estando en el menú anterior haga clic en Grupos de Clientes; aparece la siguiente pantalla:
2. Teclee la Clave del Grupo de Clientes que requiera; en caso de requerir dar de alta uno nuevo, debe hacer clic en el icono nuevo.
3. Teclee la descripción del grupo. 4. Guarde el grupo de Cliente antes de salir.
ASIGNAR CLIENTES AGRUPO DE CLIENTES
Estando en Clientes/Ordenes – Otras opciones, haga clic en la opción que nos ocupa y aparece
la pantalla siguiente:
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Operación:
1. Asigne la Clave del Grupo de Clientes que desea dar de alta los Clientes. 2. Con el cursor en el lado izquierdo de su pantalla - Clientes Disponibles -, marque la empresa
que desea traspasar a formar parte del grupo que se está creando, esto lo puede hacer con el mouse o con las teclas de flecha, posteriormente presione el signo mayor que y la empresa marcada será trasladada a la parte derecha de la pantalla – Clientes Asignados-. Repita esta acción las veces que sea necesario, en caso de querer traspasar alguna empresa a la inversa, márquela y presione el signo de menor que, si deseara traspasar todas las empresas de un lado a otro, se puede con el signo (cualquiera de los dos) que tiene una línea vertical adjunta.
3. Sálgase de la pantalla tecleando el botón Salir.
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ORDENES DE TRABAJO
Mediante esta captura el sistema conoce de la contratación de un nuevo trabajo, que servicio se va a
prestar, en que cuentas contables será registrado, fecha de compromiso para entrega del informe, etc.
Así mismo, deberá de indicarle al sistema la fecha y la causa de la terminación de la orden para tomarlos
en cuenta en las estadísticas donde intervengan, así como para ya no permitir le sean cargados más
costos. Asimismo se proyecta la facturación, se le indican los procedimientos (programa) y se da de alta
el presupuesto general de horas presupuestas y el tipo de personal requerido para desarrollar el trabajo;
de aquí la importancia de esta captura.
Operación:
1. Estando en la pantalla principal hacemos clic en el icono de Ordenes de trabajo y el sistema presenta la pantalla siguiente, en donde haciendo clic en algún cliente ya dado de alta, aparece el expediente de esa Orden:
2. En caso de requerir dar de alta un cliente, haga clic en el icono de Nuevo y aparecerá una pantalla como la siguiente:
Encabezado.- La clave de la oficina y su descripción la da el sistema por omisión, dependiendo en
cuál de ellas se encuentre, ya que solo es una pestaña del registro principal.
Operación:
1. Estando en la pantalla principal Haga clic en Clientes/ Ordenes de Trabajo – Ordenes de Trabajo; aparece la siguiente pantalla:
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2. Teclee la clave de la Orden de trabajo de acuerdo a las políticas de la Firma. Se sugiere una clave descriptiva por ejemplo: las tres primeras letras mayúsculas para el tipo de servicio: AUD para auditoria, ACO para asesoría contable, etc., el siguiente dígito para el año del servicio, como 8 para el año 2008, 9 para el año 2009; y los siguientes tres dígitos para el número del cliente.
3. Indique el número del Responsable Operacional de la orden de trabajo que se esté dando de alta, con esto se van formando los Grupos de Trabajo, debe de estar dado de alta en Personal.
4. Indique el número del Cliente a que corresponda la Orden. 5. Indique la clave del Servicio que se va a prestar al cliente. 6. Teclee las Fechas de Inicio y de Terminación de la orden que se esté dando de alta. 7. Indique el periodo que corresponda el proceso del desarrollo del programa de trabajo, puede
ser mensual, anual, variable, etc., en caso de ser mensual el sistema presenta la siguiente pantalla para que se le indiquen los meses de proceso:
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8. Teclee la Cuenta Contable de Ingresos en que se registrará la facturación correspondiente en la contabilidad de la Firma. Esto es con el objeto de que el sistema, pueda proponer las pólizas contables correspondientes a los Ingresos por servicios. En el caso de contar con el sistema CONFFYA, en lugar de la cuenta deberá de teclearse la clave de movimiento que corresponda.
9. En caso de terminación o cancelación de la orden es importante hacérselo saber al sistema mediante la captura del Estado que guarda la orden, Fecha y Causa de la misma.
PESTAÑA DE PROYECCIÓN DE FACTURACIÓN:
1. Al hacer clic en esta pestaña, el sistema presenta la pantalla siguiente:
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2. La clave de la Orden, Oficina, Responsable, Cliente y Servicio a la que pertenece aparece en forma automática.
3. Decida sobre el Tipo de Facturación que haya acordado con el cliente, el sistema prevé: a. Iguala Fija.- Genera el mismo importe durante el número de períodos a facturar, b. Iguala sobre importe determinado.- Divide el importe total a cobrar entre el
número de períodos a facturar. 4. Teclee el Importe del Período. 5. Teclee el tipo de Período que se factura puede ser: Mensual, Bimestral, Trimestral,
Cuatrimestral, Semestral, Anual y Variable, en este último caso le deberá reasignar las fechas de emisión de las Facturas en forma manual.
6. Teclee el número de Períodos a Facturar. 7. Teclee la Serie de facturas a utilizar. El sistema prevé A, B y C. 8. Indique al sistema el Primer mes y Año a considerar en la proyección de las Facturas. 9. Haga clic en Guardar.
PESTAÑA PROCESOS:
Encabezado.- La clave de la Orden, Oficina y su descripción, Responsable operacional, Cliente y
Servicio, la da el sistema por omisión, dependiendo en cuál de ellas se encuentre, ya que solo es
una pestaña del registro principal.
1. Al hacer clic en esta pestaña, el sistema presenta la pantalla siguiente:
2. Posiciónese en el recuadro de Período, el cual dependiendo del período con que dio de alta la orden, le presentará en el espacio las fechas de los diferentes períodos a trabajar.
3. Posicione el cursor en la columna de Clave, puede usted ver los diferentes programas de trabajo que se hayan capturado en Archivo – Catálogos Generales – Procesos, elija el que corresponda.
4. Indique usted las Horas o minutos (.xx) que durará el proceso de cada punto.
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5. En caso de que los procesos sean iguales en cada uno de los períodos así hágaselo saber al sistema marcando el recuadro “Igual en los siguientes meses”, en este caso el sistema duplica lo que se capture en el primer período a todos los demás, puede usted modificarlos en los puntos que así lo considere y en los meses que lo necesite.
6. Haga clic en Guardar.
NOTA: El sistema le presenta en la parte baja de la pantalla la descripción de cada uno de los
conceptos del proceso, así mismo también un acumulado por categoría de personal.
PESTAÑA PRESUPUESTO DE HORAS:
Encabezado.- La clave de la Orden, Oficina y su descripción, Responsable operacional, Cliente y
Servicio la da el sistema por omisión, dependiendo en cuál de ellas se encuentre, ya que solo es una
pestaña del registro principal.
1. Al hacer clic en esta pestaña, el sistema presenta la pantalla siguiente:
2. Determine los Niveles del personal que intervienen en el desarrollo de la prestación del servicio. Mediante el botón de exploración liste el catalogo de personal y marque el que corresponda de acuerdo a las jerarquías. Esta distribución de “Jerarquías” sirve para generar reportes de trabajos por Socio, Gerentes, es decir por Niveles.
NOTA: El sistema en forma automática genera los cálculos del monto total de horas por
categoría tomando como base el tiempo programado en la pestaña de procesos, de ahí
multiplica por las cuotas de la categoría que corresponda y que fue capturada en Recursos
Humanos- Categorías, para indicar el importe cuya suma la presenta como presupuesto que
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el sistema compara con la facturación propuesta para determinar una diferencia, que será la
base para modificar tiempos u honorarios.
3. Si desea solicitar un reporte de las órdenes, haga clic en el icono de visualizar y el sistema le
presenta la pantalla siguiente para que decida el reporte que requiere:
FACTURACIÓN.
El sistema prevé que una vez que hayamos determinado las condiciones del cobro de honorarios a
nuestros clientes (cuando y cuanto), originados por la prestación de servicios profesionales, en la opción
“Clientes/Ordenes de Trabajo – Proyección de Facturación”, es necesario “GENERAR” las facturas
a nuestros clientes para que estén pendientes del vencimiento del compromiso periódico que tienen con
la Firma, referente al servicio solicitado.
Al generar las facturas, el sistema considera la cuenta por cobrar con todos los efectos administrativos
que esto conlleva, como es el que aparezca en los estados de cuenta del cliente, que sea considerado
como ingreso del despacho, genera la póliza contable correspondiente, antigüedad de saldos y demás
estadísticas, etc..
La estructura de los campos de la facturación se determinó en Herramientas.
Estando en la pantalla principal haga clic en la opción Clientes/Ordenes de Trabajo – Facturación;
aparece la siguiente pantalla:
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Haga clic en el icono Nuevo, aparece la pantalla siguiente:
NOTA: Mediante esta opción puede usted generar las facturas una a una o todas juntas a una fecha
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dada, puede cancelar una o varias facturas a la vez (marcándolas), puede ver las facturas generadas,
etc.
Operación:
1. Defina la fecha que llevará(n) la(s) factura(s) a generar. 2. Teclee la Serie de facturas a utilizar. 3. Defina si se van a Generar solo los del mes solicitado o se generaran los anteriores que por
alguna razón hubieran quedado sin hacerlo. 4. Marque o desmarque las facturas a generar, puede marcar todas y después desmarcar las que
considere en forma individual.
5. Revise y si están correctos los datos, teclee Generar, con esto el sistema los genera en firme y quedan listos para impresión y recibir la cobranza correspondiente. Es importante saber que
una vez generados, por seguridad, el sistema no permite modificación alguna.
COBRANZA
En el caso que no la firma no tenga el sistema contable CONFFYA, es necesario que capture la cobranza
de las facturas que se hayan generado por el sistema para poder controlar la cobranza de sus clientes.
1. Estando en la pantalla principal haga clic en Clientes/Ordenes – Cobranza y aparece la pantalla siguiente:
2. Esta pantalla nos muestra la cobranza por fecha que se ha llevado a cabo por fecha, al darle clic en un renglón nos muestra la pantalla siguiente y que corresponde a un día específico:
3. Si requerimos dar de alta un cobro de una factura hacemos clic en el icono Nuevo y aparece la pantalla siguiente:
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4. Teclee el número de la factura que se cobró, el sistema presenta los datos de la misma, teclee la fecha de cobro y numero del cheque acepte y guarde los datos.
OTRAS OPCIONES
Al solicitar esta opción nos presenta el siguiente menú:
CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES
Parte del control que permite el sistema es el de revisar que las obligaciones que tiene nuestro cliente y
que nos contrata para que nuestra firma supervise su cumplimiento se lleve a cabo y es aquí donde se le
dice si y cuando se cumplió.
1. Estando en la pantalla principal hacemos clic en Clientes/Ordenes – Cumplimiento de Obligaciones, el sistema le presenta la pantalla siguiente:
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2. Teclee la clave del Cliente y el Periodo que desea grabar su cumplimiento; el sistema presenta las obligaciones que le fueron cargadas en la opción de clientes.
3. Indique usted uno a uno el porcentaje de cumplimiento (menos de 100 lo pone en rojo el sistema) y si se cumplió en forma definitiva o provisional. Menos del 100% y provisionales se reportan como no cumplidas.
CUMPLIMIENTO DE PROCESOS
Parte del control que permite el sistema es el de revisar que los procesos contratados por el cliente a la
nuestra firma se lleven a cabo y se supervisen su cumplimiento y es aquí donde se le dice si y cuando
se cumplió.
1. Estando en la pantalla principal hacemos clic en Clientes/Ordenes – Cumplimiento de Procesos, el sistema le presenta la pantalla siguiente:
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2. Teclee la clave de la Orden, el sistema presenta los datos de los procesos a llevar a cabo, indique el período a trabajar, quien elabora el reporte, la fecha de inicio, ahora bien si va atrasado indique en la parte superior el porqué del atraso.
3. Indique uno a uno quien hizo el proceso y el tiempo real que le llevo su elaboración, el sistema va indicando la diferencia entre lo presupuesto y el real. En caso de que se haya excedido o requiera alguna aclaración marque el recuadro e indique en la parte inferior baja el porqué de su exceso o aclaración a ese punto como se ve en la pantalla que se presenta.
REPORTES
PROYECCION DE COBRANZA POR SERVICIO
CONCEPTO
Desglose de la generación de las facturas concentradas por servicio (cobranza) por mes a futuro a cada
cliente generando un total (pendiente de generar) y un total general por mes. Sirve para prever los
flujos de efectivo. Hace una comparación contra la proyección mensual de los sueldos.
CALCULO
Sumatorias por cliente, por mes y gran total.
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REQUERIMIENTO PARA SU OBTENCIÓN
a. Alta del orden de trabajo, y b. Captura en la misma, de la proyección de la facturación
CONSEJO
Análisis para prever faltantes de efectivo.
PROYECCION DE COBRANZA POR ORDEN
CONCEPTO
Desglose de la generación de las facturas por cliente (cobranza) y por mes a futuro de cada cliente
generando un total (pendiente de generar) y un total general por mes. Sirve para prever los flujos de
efectivo. Hace una comparación contra la proyección mensual de los sueldos.
CALCULO
Sumatorias por cliente, por mes y gran total.
REQUERIMIENTO PARA SU OBTENCIÓN
a. Alta del orden de trabajo, y b. Captura en la misma, de la proyección de la facturación
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CONSEJO
Análisis para prever faltantes de efectivo.
ESTADO GENERAL DE LA ORDEN
ESTADO GENERAL DE ÓRDENES DE TRABAJO
CONCEPTO
Reporte que concentra la información de la orden de trabajo, tanto general como específico en cuanto a
la proyección y control de facturación con fechas y número de emisión de Las facturas y todo el historial
de cada una de ellas, indicando además la fecha de cobro
Presenta también el presupuesto de personal y categoría requerido para cumplir con la encomienda.
Concentra la información de la categoría y personal que ha intervenido en la prestación del servicio.
Proyecta una serie de estadísticas con base en los datos acumulados, los puede graficar.
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CALCULO
Hace una separación por Categoría en cuyo renglón sumariza las horas cargadas (del reporte de tiempo)
de cada colaborador de esa categoría; multiplica ese total de horas por la cuota por hora de la categoría
para generar el “importe” a precio de venta.
También multiplica el total de horas por el promedio del costo real de la categoría que corresponde y
resta este del importe para determinar la diferencia misma que corresponde a la lejana existente entre
el costo por categoría y la cuota establecida también por categoría.
Los renglones siguientes es el listado del personal y horas que carga a esa orden las que multiplica por
el costo real por hora de esa persona (aparece en el catálogo de personal) para totalizar la misión
aplicada.
- Total: Suma por separado el importe a precio de venta y el costo de las horas aplicadas. - Facturación del periodo: Es el total facturado a la fecha del reporte. - Remanente: La resta de la facturación del periodo menos el total da precio de venta y por
separado a precio de costo. - Proporción: Remanente / Costo: Remanente a precio de venta / Importe a pecio de venta.
Remanente a precio de costo / Importe total del costo.
NOTA: El reporte presenta el factor de utilidad deseable por la Firma para compararlo contra la
proporción, la cual siempre deberá de ser mayor en caso contrario deberá analizarse con más
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detenimiento.
POR GRUPO DE CLIENTES
CONCEPTO
Relación de las órdenes de trabajo colocadas por orden de grupo de cliente y/o cliente
CALCULO
Ninguno
REQUERIMIENTO PARA SU OBTENCIÓN
a. Haber capturado la orden de trabajo. CONSEJO
Ninguno
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FACTURAS NO GENERADAS
CONCEPTO
Listado de las facturas que por fecha de generación de los mismos debieron haberse elaborado y no se
hicieron.
CALCULO
Suma del gran total.
REQUERIMIENTO PARA SU OBTENCIÓN
b. Haber capturado la orden de trabajo y la correspondiente proyección de la facturación.
CONSEJO
Revisar cada mes después de la generación de las facturas.
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CALIDAD
Le permite utilizar los cuestionarios que propone la norma de calidad
DECLARACIONES
El usuario tendrá la posibilidad de ver las personas q tienen ya sus archivos asi como el ultimo archivo q
se agregó
Si desea agregar una nueva declaración al usuario deberá dar doble clic en el nombre del personal,
cabe indicar q esta relación se da de alta en categorías y desde ahí se define que es obligatorio y que no
para cada puesto.
Al dar doble clic se muestra la pantalla siguiente:
Aquí teclee el ejercicio y de clic en el boton para agregar el archivo y después de guardar.
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FALTANTES
Te muestra una pantalla :
Escriba a partir de qué año quiere al personal con faltantes de la declaración seleccionada.
CUESTIONARIOS
En esta parte usted podrá resolver los cuestionarios de acuerdo el tipo que haya seleccionado. Aquí
únicamente podrá resolvernos y no modificar el cuestionario.
Recuerde dar guardar para no perder la información.