manual de normas y procedimientos para la emisi n … · establecer las normas y procedimientos...

Gerencia General de Servicios de

Administración y Finanzas

Hoja de Aprobación

Código: 0211-008 Versión: 03 Elaborado el: 07/11/2016



Índice

Código: 0211-008 Versión: 03 Página 2 de 35

Elaborado el: 07/11/2016

Índice

Objetivo ......................................................................................................................................... 3

Bases Legales ............................................................................................................................... 3

Normas Generales ......................................................................................................................... 4

Procedimiento para la Recepción de Solicitudes de Pago .............................................................. 8

Procedimiento para la Programación de Pagos ............................................................................ 10

Procedimiento para la Tramitación de Pago (Transferencia) ......................................................... 12

Diagrama de Flujo para la Tramitación de Pago (Transferencia)................................................... 13

Procedimiento para la Tramitación de Pago (Cheque) ................................................................. 14

Diagrama de Flujo para la Tramitación de Pago (Cheque) ........................................................... 15

Procedimiento para la Tramitación de Pago (Fideicomiso en DIVISAS) ........................................ 16

Diagrama de Flujo para la Tramitación de Pago (Fideicomiso en DIVISAS) .................................. 18

Procedimiento para la Tramitación de Pago Fideicomiso en DIVISA (Carta de Crédito) ............... 20

Procedimiento para la Tramitación de Pago Fideicomiso en DIVISA (Carta de Crédito) ............... 23

Procedimiento para la Tramitación de Pago Fideicomiso y Aportes Externos. .............................. 26

Diagrama de Flujo para la Tramitación de Pago Fideicomiso y Aportes Externos. ........................ 28

Procedimiento para la Tramitación de Archivos de Solicitudes de Pago ....................................... 30

Diagrama de Flujo para la Tramitación de Archivos de Solicitudes de Pago ................................. 31

ANEXOS...................................................................................................................................... 32



Objetivo y Bases Legales



Objetivo

Establecer las normas y procedimientos necesarios para emitir los diferentes pagos que se

efectúan en Hidrocapital, los cuales se generan por la adquisición de bienes, contratación de obras

y prestación de servicios, de acuerdo a las Leyes y Normativas vigentes, con el fin de simplificar el

proceso administrativo.

Bases Legales

� Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, con la Enmienda Nº 1 aprobada por el

Pueblo Soberano, mediante Referendo Constitucional, a los quince días del mes de febrero de

dos mil nueve. Año 198° de la Independencia, 149° de la Federación y 11° de la Revolución

Bolivariana, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 5.908

Extraordinario de fecha 19 de febrero de 2009.

� Ley de Contrataciones Públicas, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de

Venezuela Nº 6.154 Extraordinario, de fecha 19 de noviembre de 2014.

� Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos, publicada en la Gaceta Oficial de la

República Bolivariana de Venezuela N° 39.916 Extraordinaria de fecha 07 de mayo de 2012.

� Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control

Fiscal, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 6.013

extraordinario de fecha 23 de diciembre de 2010.

� Ley Sobre Simplificación de Trámites Administrativos, publicada en la Gaceta Oficial de la

República Bolivariana de Venezuela Nº 6.149 Extraordinario de fecha 18 de noviembre de

2014.

� Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público, publicada en la Gaceta

Oficial de la República Bolivariana de Venezuela N° 6.154 Extraordinario del 19 de noviembre

de 2014.

� Ley Orgánica de la Administración Pública publicada en la Gaceta Oficial de la República

Bolivariana de Venezuela N.° 40.542 Extraordinario del 17 de noviembre de 2014.

� Reglamento de la Ley de Contrataciones Públicas, publicada en la Gaceta Oficial de la

República Bolivariana de Venezuela N° 39.181, Decreto 6.078 de fecha 19 de Mayo de 2009.

� Código Civil Venezolano, publicada en la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de

Venezuela Nº 2.990 Extraordinario del 26 de Julio de 1982.

� Decreto N° 4.910 Normas de Anticipo y Pronto Pago, publicado en la Gaceta Oficial de la

República Bolivariana de Venezuela N° 38.546 del 19 de octubre de 2006.



Normas Generales



Normas Generales

1. Todos los pagos de adquisiciones, recursos humanos, ejecuciones de obras y/o prestación

de servicios, deberán cumplir con las Normas establecidas en este Manual, en caso

contrario deberá ser devuelta a la unidad origen a través del formato de devolución.

2. La Coordinación de Tesorería será la responsable de recibir las “Solicitudes de Pago”,

emanadas de las diferentes unidades de HIDROCAPITAL.

3. Toda Solicitud de Pago deberá ser enviada a la Coordinación de Tesorería, con el fin de

ser procesada y clasificada de acuerdo a:

Recursos Propios:

Urgentes: Son los que no requieren aprobación de la Presidencia, y no entran en la

programación de pagos.

Curso Normal: Cualquier solicitud no contemplada en los ítems anteriores. Este tipo de

pago debe ser programado.

Aportes Externos y Fideicomisos: Este tipo de pago no se incluye en la programación.

Las cancelaciones realizadas con recursos externos, estarán basadas de acuerdo al

requerimiento del ente pagador.

4. Será responsabilidad de la Coordinación de Tesorería entregar los comprobantes de

pagos, así como sus respectivas retenciones según corresponda (cheque o transferencia).

5. Cuando se realicen pagos en divisas, inicialmente se deben realizar dos solicitudes:

� Por el monto total de la contratación: Para solicitar las divisas.

� Por el monto del primer pago: para pagar al beneficiario o proveedor.

6. Las solicitudes de pago deben venir expresadas en bolívares.

7. La unidad usuaria deberá indicar la tasa de cambio del día de la elaboración de la Solicitud

de pago, anexando la tabla emitida por el BCV, remitiendo el mismo a la Coordinación de

Tesorería.

8. Una vez realizado los pagos el expediente quedará bajo custodia en la Coordinación de

Contabilidad.

9. El horario para el retiro de cheques y comprobantes de retención será establecido por la

Presidencia de Hidrocapital.



Normas Generales



Tabla de Aprobación

COMPETENCIAS DEL PRESIDENTE

PARA LA APROBACIÓN DE

CONTRATOS

MODALIDAD DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS/ ACTO ADMINISTRATIVO

BIENES, SERVICIOS Y OBRAS

Contrataciones Directas Art. 101 LCP. Concurso Abierto Art. 77 LCP. Concurso Cerrado Art. 85 LCP.

Consulta de Precios Art. 96 LCP. Contrataciones excluidas de las modalidades

de selección Art. 5 LCP.

Hasta 50.000 UT

Modificaciones de contrato que impliquen aumentos, obras extras y reconsideraciones

de precios. Hasta 20,000 UT

Disminuciones, Prorrogas y actos que no afecten el presupuesto.

Independientemente de la cuantía.

Convenios, encomiendas, convenios de transferencia de recursos con instituciones y/o consejos comunales y/o cualquier otra

forma de organización comunal.

Hasta 50.000 UT

Cargo U.T. Facultades Gerente

General de Proyectos y

Servicios Técnicos

Firma tipo “A” para cheques con montos hasta 10.000

U.T.

Hasta 5.000

* Inicio de procesos de contratación pública; * Precalificar; * Aprobar informes de recomendación para adjudicar o declarar desierto, suspender o terminar; * Notificar y ordenar las correspondientes publicaciones que sean aplicables a la Consulta de Precios para contratar obras, servicios, técnicos y especializados de ingeniería y adquisiciones.

Cargo U.T. Facultades

Gerente General de

Operaciones y Mantenimiento

Firma tipo “B” para cheques con montos hasta 10.000

U.T.

hasta 5.000

* Inicio de procesos de contratación pública; * Precalificar; * Aprobar informes de recomendación para adjudicar o declarar desierto, suspender o terminar, notificar y ordenar las correspondientes publicaciones que sean aplicables a la Consulta de Precios para contratar servicios de operadoras, cuadrillas, mantenimiento preventivo y correctivo de la infraestructura hidráulica en las áreas de producción, tratamiento y bombeo, servicios en general, obras y adquisiciones;



Normas Generales



Cargo U.T. Facultades Gerente General

de Comercialización

Firma tipo “B” para cheques con

montos hasta 10.000 U.T.

Hasta 5.000

* Inicio de procesos; * Precalificar; * Aprobar informes de recomendación para adjudicar o declarar desierto, suspender o terminar, notificar y ordenar las correspondientes publicaciones que sean aplicables a la Consulta de Precios para: Contratar servicios directamente relacionados con el área comercial;

No aplica Suscribir convenios de pago, convenios Interinstitucionales.


Gerente General de Servicios de


Firma tipo “B” para cheques con montos mayores

a 10.000 U.T.

Hasta 5.000

* Inicio de procesos de contratación pública; * Precalificar; * Aprobar informes de recomendación para adjudicar o declarar desierto, suspender o terminar, notificar y ordenar las correspondientes publicaciones que sean aplicables a la Consulta de Precios para: contratar obras, suministros de bienes y servicios vinculados a su área


Gerentes de Acueductos: Valles del

Tuy, Vargas, Altos Mirandinos, Guarenas –

Guatire, Barlovento, Metropolitano y

Gerencia de Aducción y Bombeo Mayor

Hasta 1.100

* Inicio de procesos de contratación pública; * Precalificar; * Aprobar informes de recomendación para adjudicar o declarar desierto, suspender o terminar, notificar y ordenar las correspondientes publicaciones, que sea aplicables a la Consulta de Precios para Contratar obras, suministros de bienes y servicios vinculados a su área * Contratación de servicios profesionales hasta por 350 UT.


Gerente de Tecnologías de la

Información y Comunicación

Hasta 1.100

* Inicio de procesos de contratación pública; * Precalificar; * Aprobar informes de recomendación para adjudicar o declarar desierto, suspender o terminar, notificar y ordenar las correspondientes publicaciones, que sea aplicables a la Consulta de Precios para Contratar servicios vinculados a su área.



Normas Generales




Gerente de Imagen Hasta 1.100

* Inicio de procesos de contratación pública; * Precalificar; * Aprobar informes de recomendación para adjudicar o declarar desierto, suspender o terminar, notificar y ordenar las correspondientes publicaciones, que sea aplicables a la Consulta de Precios para Contratar servicios vinculados a su área.



Procedimiento para la Recepción De Solicitudes de Pago



Procedimiento para la Recepción de Solicitudes de Pago

Responsable Acción

Coordinación de Tesorería (Asistente Administrativo)

1. Recibe las Solicitudes de Pago de las diferentes Unidades Usuarias, y coloca fecha, hora de ingreso y firma del analista receptor.

2. Verifica los anexos de acuerdo a la “Lista de chequeo para la tramitación de pago”. en caso contrario será devuelta a la unidad usuaria.

3. Ubica el número de Solicitud de Pago en el SCAV, y se le da ingreso.

4. Remite la Solicitud de Pago al Analista Administrativo. Coordinación de Tesorería (Analista Administrativo)

5. Recibe la Solicitud de Pago. 6. Verifica en el sistema administrativo el compromiso

presupuestario, si no está causado, se debe causar. 7. Aplica las retenciones de impuesto de acuerdo al tipo de pago

que va a realizar. 8. Remite la Solicitud de Pago al Coordinador de Tesorería.

Coordinación de Tesorería (Coordinador)

9. Recibe la Solicitud de Pago. 10. Revisa las Solicitudes de Pago y las clasifica de la manera

siguiente: � Recursos Propios � Aportes Externos � Fideicomisos

11. Distribuye las Solicitudes de Pago de acuerdo a su clasificación a los analistas.

12. Sigue el proceso para la tramitación de pago que corresponda.



Diagrama de Flujo para la Recepción

de Solicitudes de Pago



Diagrama de Flujo para la Recepción de Solicitudes de Pago

Recibe las Solicitudesde Pago de lasdiferentes unidadesusuarias, y coloca fecha,hora de ingreso y firmadel analista receptor.

1

INICIO

2Verifica los anexos deacuerdo a la “Lista dechequeo para latramitación de pago”. encaso contrario serádevuelta a la unidadusuaria.

3Ubica el número deSolicitud de Pago en elSCAV, y se le daingreso.

4Remite la Solicitud dePago al AnalistaAdministrativo.

5

Recibe la Solicitud dePago.

6

Verifica en el sistemaadministrativo elcompromisopresupuestario, si noestá causado, se debecausar.

7

Aplica las retencionesde impuesto de acuerdoal tipo de pago que va arealizar.

8Remite la Solicitud dePago al Coordinador deTesorería.

9


10Revisa las Solicitudesde Pago y las clasificade la manera siguiente:� RecursosPropios� Aportes Externos� Fideicomisos

11Distribuye las Solicitudesde Pago de acuerdo asu clasificación a losanalistas.

12Sigue el proceso para la tramitación de pago

que corresponda.

Coordinación de TesoreríaAsistente Administrativo

Coordinación de TesoreríaAnalista Administrativo

Coordinación de TesoreríaCoordinador



Procedimiento para la Programación de Pagos Recursos Propios



Procedimiento para la Programación de Pagos

(Recursos Propios)

Responsable Acción Coordinación de Tesorería (Analista Administrativo)

1. Recibe la Solicitud de Pago. 2. Elabora la Programación de Pagos de acuerdo a la

información reflejada en el AGD en un archivo de EXCEL, verificando que lo relacionado sea igual a la Solicitud de Pago.

3. Archiva las Solicitudes de Pago hasta que sea aprobado por Presidencia.

4. Envía la programación de pago por correo electrónico semanalmente al Coordinador de Tesorería.

Coordinación de Tesorería (Analista encargado de

Banco)

5. Elabora la disponibilidad bancaria, ingresando a la página de cada banco y verificando el monto disponible por cada uno.

6. Remite al Coordinador, vía correo electrónico. Coordinación de Tesorería

(Coordinador) 7. Recibe y revisa la Programación de Pago y Disponibilidad

Bancaria. 8. Remite, vía correo electrónico a la Gerencia de Finanzas para

su verificación, posterior remisión a la Gerencia de Servicios de Administración y Finanzas.

Gerencia General de Servicios de Administración

y Finanzas (Gerente General)

9. Recibe la Programación de Pago y Disponibilidad Bancaria. 10. Remite a la Presidencia para su aprobación, vía correo

electrónico.

Presidencia (Presidente/a)

11. Recibe vía correo electrónico la Programación de Pago y aprueba de forma digital, las solicitudes a pagar.

12. Envía la Aprobación de Pagos a la Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas, vía correo electrónico.



13. Recibe de presidencia la Aprobación de Pagos y remite vía correo electrónico, a la Gerencia de Finanzas, para su posterior remisión a la Coordinación de Tesorería.


14. Recibe de la Gerencia de Finanzas la Aprobación de Pago y remite vía correo electrónico al analista que corresponda.

Coordinación de Tesorería (Analista de Ordenación de

Pago)

15. Recibe del Coordinador de Tesorería, la Aprobación de Pago y busca las Solicitudes de Pago archivadas temporalmente.

16. Ubica las Solicitudes de Pago aprobadas por Presidencia. 17. Elimina de la Programación de Pagos las Solicitudes que

serán procesadas. 18. Ingresa al sistema informático AGD, genera la Orden de Pago

y remite al analista administrativo encargado de pago. Coordinación de Tesorería

(Analista Administrativo encargado de Pago)

19. Recibe y clasifica las Solicitudes de Pagos de acuerdo a su modalidad:

� Cheque � Transferencia

20. Sigue el proceso de transferencia o elaboración de cheque.



Diagrama de Flujo para la Programación

de Pagos Recursos Propios



Diagrama de Flujo para la Programación de Pagos (Recursos Propios)

INICIO

1


2Elabora la Programaciónde Pagos de acuerdo ala información reflejadaen el AGD en un archivode EXCEL, verificandoque lo relacionado seaigual a la Solicitud dePago.

3Archiva las Solicitudesde Pago hasta que seaaprobado porPresidencia.

4Envía la programación de pago por correo electrónico semanalmente al Coordinador de Tesorería.

5

Elabora la disponibilidadbancaria, ingresando ala página de cada bancoy verificando el montodisponible por cada uno.

6Remite al Coordinador,vía correo electrónico.

7Recibe y revisa laProgramación de Pago yDisponibilidad Bancaria.

8Remite, vía correoelectrónico a la Gerenciade Finanzas para suverificación, posteriorremisión a la Gerenciade Servicios deAdministración yFinanzas.

9Recibe la Programación de Pago y Disponibilidad Bancaria.

10Remite a la Presidenciapara su aprobación, víacorreo electrónico.

11Recibe vía correoelectrónico laProgramación de Pago yaprueba de forma digital,las solicitudes a pagar.

12Envía la Aprobación dePagos a la GerenciaGeneral de Servicios deAdministración yFinanzas, vía correoelectrónico.


PresidenciaPresidente/a

13Recibe la Programaciónde Pago yDisponibilidad Bancaria.


14Recibe de la Gerenciade Finanzas laAprobación de Pago yremite vía correoelectrónico al analistaque corresponda.

15Recibe del Coordinador deTesorería, la Aprobaciónde Pago y busca lasSolicitudes de Pagoarchivadas temporalmente.

16Ubica las Solicitudes dePago aprobadas porPresidencia.

17Elimina de laProgramación de Pagoslas Solicitudes que seránprocesadas.

18Ingresa al sistemainformático AGD, generala Orden de Pago y remiteal analista administrativoencargado de pago.

Coordinación de TesoreríaAnalista encargado de pago

19Recibe y clasifica lasSolicitudes de Pagos deacuerdo a su modalidad:�Cheque�Transferencia

20Sigue el proceso detransferencia oelaboración de cheque.

Fin


Coordinación de TesoreríaAnalista encargado de Banco

Gcia General Servicios Administración y Finanzas

Gerente General


Gerente General

Coordinación de TesoreríaAnalista de ordenación de Pago



Procedimiento para la Tramitación de Pago Transferencia



Procedimiento para la Tramitación de Pago (Transferencia)

Responsable Acción


pago)

1. Recibe las Solicitudes de Pago. 2. Verifica que las Solicitudes de Pago coincidan con la

programación aprobada. 3. Ingresa al sistema informático AGD y genera un listado de los

pagos aprobados. 4. Realiza Oficio y anexa el listado de pagos aprobado, luego

remite al Coordinador de Tesorería para su revisión. Coordinación de Tesorería

(Coordinador) 5. Recibe Oficio del Analista encargado de Pagos, revisa y

remite a la Gerencia de Finanzas para su verificación y posterior remisión a la Gerencia de Servicios de Administración y Finanzas.



6. Recibe Oficio de la Coordinación de Tesorería, verifica, firma, sella y envía a la presidencia.


7. Recibe Oficio de la Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas, verifica, firma y envía a la Gerencia General de Administración y Finanzas.



8. Recibe de Presidencia el Oficio firmado y envía a la Coordinación de Tesorería.


9. Recibe de Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas el Oficio firmado, y envía al asistente administrativo.


10. Recibe de la Coordinación de Tesorería los Oficios firmados y remite al analista que corresponda.


banco)

11. Recibe del asistente administrativo el Oficio firmado, se realiza la transferencia.

12. Al siguiente día hábil, ingresa a la página del banco e imprime Nota de Debito y verifica que todos los pagos realizados estén debitados.

13. Anexa la nota de debito al Oficio y a la Aprobación de Deuda en la Programación de Pago y archiva conjuntamente con el Oficio original.

14. Envía las Solicitudes de Pago al área de archivo. Coordinación de Tesorería

(Analista encargado de pago)

15. Recibe del asistente administrativo el Oficio firmado, luego lo envía al banco con su listado.

16. Envía a través de correo electrónico la relación de los pagos. 17. Al siguiente día hábil, ingresa a la página del banco e imprime

Nota de Debito y verifica que todos los pagos realizados estén debitados.

18. Archiva la copia del Oficio recibida por el banco, con la Nota de Debito y el Listado de Pagos.



Diagrama de Flujo para la Tramitación

de Pago Transferencia



Diagrama de Flujo para la Tramitación de Pago (Transferencia)

Coordinación de TesoreríaAnalista encargado de Pago

INICIO

1


2Verifica que lasSolicitudes de Pagocoincidan con laprogramación aprobada.

3Ingresa al sistemainformático AGD ygenera un listado de lospagosaprobados.

4Realiza Oficio y anexa ellistado de pagosaprobado, luego remiteal Coordinador deTesorería para surevisión.


5Recibe Oficio delAnalista encargado dePagos, revisa y remite ala Gerencia de Finanzaspara su verificación yposterior remisión a laGerencia de Servicios deAdministración yFinanzas.


Gerente General

6Recibe Oficio de laCoordinación deTesorería, verifica, firma,sella y envía a lapresidencia.


7Recibe Oficio de laGerencia General deServicios deAdministración yFinanzas, verifica, firma yenvía a la GerenciaGeneral de Administracióny Finanzas.

8Recibe de Presidencia elOficio firmado y envía ala Coordinación deTesorería.


Gerente GeneralCoordinación de Tesorería

Coordinador

9Recibe de GerenciaGeneral de Servicios deAdministración yFinanzas el Oficiofirmado, y envía alasistente administrativo.


10.Recibe de laCoordinación deTesorería los Oficiosfirmados y remite alanalista que corresponda.

Coordinación de TesoreríaAnalista encargado de Banco

11Recibe del asistenteadministrativo el Oficiofirmado, se realiza latransferencia.

12Al siguiente día hábil,ingresa a la página delbanco e imprime Nota deDebito y verifica que todoslos pagos realizados esténdebitados.

13.Anexa la nota de debito alOficio y a la Aprobación deDeuda en la Programaciónde Pago y archivaconjuntamente con elOficio original.

14Envía las Solicitudes de Pago al área de archivo.


15Recibe del asistenteadministrativo el Oficiofirmado, luego lo envía albanco con su listado.

16Envía a través de correoelectrónico la relación delos pagos.

17.Al siguiente día hábil,ingresa a la página delbanco e imprime Nota deDebito y verifica que todoslos pagos realizados esténdebitados.

18.Archiva la copia del Oficiorecibida por el banco, conla Nota de Debito y elListado de Pagos.

Fin



Procedimiento para la Tramitación De Pago Cheque



Procedimiento para la Tramitación de Pago (Cheque)

Responsable Acción Coordinación de Tesorería

(Analista encargado de pago)

1. Recibe las Solicitudes de Pago. 2. Verifica que las Solicitudes de Pago coincidan con la

programación aprobada. 3. Ingresa al sistema informático AGD, luego emite el cheque e

imprime un listado. 4. Remite al Coordinador de Tesorería para su revisión.


5. Recibe los cheques conjuntamente con el listado, revisa, le da visto bueno y remite a la Gerencia de Finanzas para su verificación y posterior remisión a la Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas.



6. Recibe los cheques con el listado de la Coordinación de Tesorería, revisa, firma y envía a la presidencia.


7. Recibe los cheques con el listado de la Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas, verifica, firma y envía a la Gerencia General de Administración y Finanzas.



8. Recibe de Presidencia los cheques con el listado y envía a la Coordinación de Tesorería.


(Caja)

9. Recibe cheques junto con Solicitudes de Pago y verifica que todos estén firmados.

10. Imprime Comprobante de ISLR y Retenciones, si fuere el caso.

11. Archiva temporalmente y custodia en la Caja Fuerte. 12. Al momento de retirar el cheque los proveedores o contratista

deben presentar los siguientes requisitos: � Titular: debe presentar registro mercantil y copia de la

cedula. � No Titular: debe consignar autorización firmada por la

empresa y copia de la cedula de ambos. 13. Entrega a los proveedores y contratistas, que acudan a retirar

el pago, lo siguiente: Cheque, Comprobante de Retención y previo acuse de recibo.

14. Coloca sello de pagado a las Solicitudes de Pago y Anexos (Original y Copia).

15. Agrupa las Solicitudes de Pago y acuse de recibo de los Cheques entregados y envía al área de archivo.



Diagrama de Flujo para la Tramitación

De Pago Cheque



Diagrama de Flujo para la Tramitación de Pago (Cheque)




(Caja)

INICIO

1


2Verifica que lasSolicitudes de Pagocoincidan con laprogramación aprobada.

3Ingresa al sistemainformático AGD, luegoemite el cheque eimprime un listado.

4Remite al Coordinadorde Tesorería para surevisión.


5Recibe los chequesconjuntamente con ellistado, revisa, le davisto bueno y remite a laGerencia de Finanzaspara su verificación yposterior remisión a laGerencia General deServicios deAdministración yFinanzas.

6Recibe los cheques conel listado de laCoordinación deTesorería, revisa, firma yenvía a la presidencia.

7Recibe los cheques conel listado de la GerenciaGeneral de Servicios deAdministración yFinanzas, verifica, firmay envía a la GerenciaGeneral deAdministración yFinanzas.

8Recibe de Presidencia

los cheques con el listado y envía a la Coordinación de

Tesorería.

9Recibe cheques junto

con Solicitudes de Pago y verifica que todos

estén firmados.

10Imprime Comprobante de ISLR y Retenciones,

si fuere el caso.

11Archiva temporalmente ycustodia en la CajaFuerte.

12Al momento de retirar elcheque los proveedoreso contratista debenpresentar los siguientesrequisitos:�Titular: debe presentarregistro mercantil y copiade la cedula.�No Titular: debeconsignar autorizaciónfirmada por la empresa ycopia de la cedula deambos.

13Entrega a losproveedores ycontratistas, que acudana retirar el pago, losiguiente: Cheque,Comprobante deRetención y previoacuse de recibo.

14Coloca sello de pagadoa las Solicitudes dePago y Anexos (Originaly Copia).

15Agrupa las Solicitudes de Pago y acuse de recibo

de los Cheques entregados y envía al

área de archivo.

Fin



Procedimiento para la Tramitación de Pago Fideicomiso en DIVISAS



Procedimiento para la Tramitación de Pago (Fideicomiso en DIVISAS)

Responsable Acción

Coordinación de Tesorería (Analista Administrativo)

1. Recibe las Solicitudes de Pago del Asistente Administrativo y verifica a que proyecto corresponde (Recursos Propios o Recursos Externos).

2. Verifica la Solicitud de Pago a nombre de Banco de Comercio Exterior (BANCOEX) con el monto total del contrato.

3. Ingresa al Sistema Informático AGD, en el módulo del banco que corresponda según Solicitud de Pago: a) Debita virtualmente el monto a pagar de la cuenta

corriente o fideicomiso. b) Abona virtualmente a la cuenta de BANCOEX el mismo

monto debitado del Banco que corresponda. 4. Elabora comunicación a la entidad bancaria que indica la

Solicitud de Pago, solicitando la transferencia de los recursos a la cuenta del Fideicomiso BANCOEX y anexa copias de: Solicitud de pago, Orden de Pago y Factura.

5. Elabora comunicación a BANCOEX solicitando divisas en la moneda extranjera que indique la factura y anexa copias de: Contrato, Solicitud de Pago, Orden de Pago y Factura.

6. Remite comunicaciones al Coordinador para su revisión. Coordinación de Tesorería

(Coordinador)

7. Recibe comunicaciones del Analista administrativo de divisa, revisa y remite a la Gerencia de Finanzas para su verificación y posterior remisión a la Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas.



8. Recibe comunicaciones del Coordinador de Tesorería, verifica, firma, sella comunicaciones y envía a Presidencia.


9. Recibe comunicaciones de la Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas verifica, firma, sella y envía a Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas.



10.Recibe comunicaciones de Presidencia, verifica que estén firmadas, selladas y envía a Coordinador de Tesorería.


11.Recibe comunicaciones firmadas y selladas, de la Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas y remite a analista administrativo encargado de divisas.


12.Recibe del Coordinador de Tesorería las comunicaciones firmadas, selladas y envía a la entidad bancaria.

13.Envía comunicación a BANCOEX, anexa copias de: Contrato con el Proveedor o Beneficiario, Solicitud de Pago, Orden de Pago y Factura.

Entidad Bancaria

14.Recibe comunicación firmada y sellada, que indica la solicitud de transferencia de recursos a BANCOEX.

15.Firma y sella la comunicación y envía de vuelta como recibida a la Coordinación de Tesorería.

16.Transfiere vía BCV los recursos a BANCOEX. BANCOEX 17.Recibe comunicación firmada y sellada, que indica la solicitud



Procedimiento para la Tramitación de Pago Fideicomiso en DIVISAS



Responsable Acción

de divisas en moneda extranjera según factura y copias anexa de: Solicitud de Pago, Orden de Pago, Factura y Contrato.

18.Firma, sella comunicaciones y envía de vuelta como recibida a la Coordinación de Tesorería.

19.Informa al analista administrativo de divisas, a través de correo electrónico que ya fueron aprobadas mediante un código Swift.


20.Recibe comunicaciones firmadas y selladas de la Entidad Bancaria y de BANCOEX.

21. Elabora comunicación a BANCOEX solicitando que con las divisas asignadas efectué el pago de la cuenta descrita en cuadro anexo denominado “Resumen de Pago de Fideicomiso”, el cual indica: Banco, Tipo de Cuenta, Código Swift (emitido por el Proveedor), tipo de moneda y Proveedor o Beneficiario y anexa copias de: Contrato con el Proveedor, Solicitud de Pago, Orden de Pago y Factura.

22.Ingresa a la página de la entidad bancaria posterior a la fecha indicada en comunicación enviada e imprime Nota de Debito.

23.Recibe notificación de BANCOEX vía correo electrónico el cual indica la aprobación de Divisas.

24.Archiva las comunicaciones recibidas de la entidad bancaria y BANCOEX firmadas y selladas con sus anexos: Nota de Débito, Factura, Orden de Pago y Solicitud de Pago.

BANCOEX 25.Realiza pago y envía mediante correo electrónico formato Swift como constancia de realización de transferencia, a la Coordinación de Tesorería.


26.Recibe de BANCOEX, formato Swift como constancia de realización de transferencia, envía mediante correo electrónico a la unidad usuaria e imprime.

27.Archiva la comunicación recibida de BANCOEX firmada y sellada con sus anexos: Swift, Factura, Orden de Pago y Solicitud de Pago.

28.Envía las solicitudes de Pagos al área de archivo.



Diagrama de Flujo para la Tramitación de Pago

Fideicomiso en DIVISAS



Diagrama de Flujo para la Tramitación de Pago (Fideicomiso en DIVISAS)


INICIO

1Recibe las Solicitudes de Pago del Asistente Administrativo y verifica a que proyecto corresponde (Recursos Propios o Recursos Externos).

2Verifica la Solicitud dePago a nombre deBanco de ComercioExterior (BANCOEX)con el monto total delcontrato.

3Ingresa al Sistema

Informático AGD, en el módulo del banco que

corresponda según Solicitud de Pago:

a) Debita virtualmente el monto a pagar de la cuenta corriente o

fideicomiso.b) Abona virtualmente a la cuenta de BANCOEX

el mismo monto debitado del Banco que

corresponda.

4.Elabora comunicacióna la entidad bancariaque indica la Solicitud dePago, solicitando latransferencia de losrecursos a la cuenta delFideicomiso BANCOEXy anexa copias de:Solicitud de pago, Ordende Pago y Factura.

5Elabora comunicación aBANCOEX solicitandodivisas en la monedaextranjera que indique lafactura y anexa copiasde: Contrato, Solicitudde Pago, Orden de Pagoy Factura.

6Remite comunicacionesal Coordinador para surevisión.


7Recibe comunicacionesdel Analistaadministrativo de divisa,revisa y remite a laGerencia de Finanzaspara su verificación yposterior remisión a laGerencia General deServicios deAdministración yFinanzas.


Gerente General

8 Recibe comunicacionesdel Coordinador deTesorería, verifica, firma,sella comunicaciones yenvía a Presidencia.


9.Recibe comunicacionesde la Gerencia Generalde Servicios deAdministración yFinanzas verifica, firma,sella y envía a GerenciaGeneral de Servicios deAdministración yFinanzas.


Gerente General

10Recibe comunicacionesde Presidencia, verificaque estén firmadas,selladas y envía aCoordinador deTesorería.


11Recibe comunicaciones firmadas y selladas, de la Gerencia General de

Servicios de Administración y

Finanzas y remite a analista administrativo encargado de divisas.


12Recibe del Coordinadorde Tesorería lascomunicacionesfirmadas, selladas yenvía a la entidadbancaria.

13Envía comunicación aBANCOEX, anexacopias de: Contrato conel Proveedor oBeneficiario, Solicitud dePago, Orden de Pago yFactura.

1/2




Fideicomiso en DIVISAS



Entidad Bancaria BANCOEX

14Recibe comunicaciónfirmada y sellada, queindica la solicitud detransferencia derecursosa BANCOEX.

2/1

15Firma y sella lacomunicación y envía devuelta como recibida a laCoordinación deTesorería.

16Transfiere vía BCV los recursos a BANCOEX.

17Recibe comunicaciónfirmada y sellada, queindica la solicitud dedivisas en monedaextranjera según facturay copias anexa de:Solicitud de Pago,Orden de Pago, Facturay Contrato.

18Firma, sellacomunicaciones y envíade vuelta como recibidaa la Coordinación deTesorería.

19Informa al analistaadministrativo dedivisas, a través decorreo electrónico queya fueron aprobadasmediante un códigoSwift.


20Recibe comunicacionesfirmadas y selladas de laEntidad Bancaria y deBANCOEX.

21Elabora comunicación aBANCOEX solicitandoque con las divisasasignadas efectué elpago de la cuentadescrita en cuadroanexo denominado“Resumen de Pago deFideicomiso”, el cualindica: Banco, Tipo deCuenta, Código Swift(emitido por elProveedor), tipo demoneda y Proveedor oBeneficiario y anexacopias de: Contrato conel Proveedor, Solicitudde Pago, Orden de Pagoy Factura.

22Ingresa a la página de laentidad bancariaposterior a la fechaindicada encomunicación enviada eimprime Nota de Debito.

23Recibe notificación deBANCOEX vía correoelectrónico el cual indicala aprobación deDivisas.

24Archiva lascomunicacionesrecibidas de la entidadbancaria y BANCOEXfirmadas y selladas consus anexos: Nota deDébito, Factura, Ordende Pago y Solicitud dePago.

25Realiza pago y envíamediante correoelectrónico formato Swiftcomo constancia derealización detransferencia, a laCoordinación deTesorería.

BANCOEX


26Recibe de BANCOEX,formato Swift comoconstancia derealización detransferencia, envíamediante correoelectrónico a la unidadusuaria e imprime.

27Archiva la comunicaciónrecibida de BANCOEXfirmada y sellada consus anexos: Swift,Factura, Orden de Pagoy Solicitud de Pago.

28Envía las solicitudes dePagos al área dearchivo.

Fin



Procedimiento para la Tramitación de Pago Fideicomiso en DIVISA

Carta de Crédito



Procedimiento para la Tramitación de Pago Fideicomiso en DIVISA (Carta de Crédito)


1. Recibe las Solicitudes de Pago del Asistente Administrativo y verifica a que proyecto corresponde (Recursos Propios o Recursos Externos).

2. Verifica la Solicitud de Pago a nombre de Banco de Comercio Exterior (BANCOEX) con el monto total del contrato.

3. Ingresa al Sistema Informático AGD, en el módulo del banco que corresponda según Solicitud de Pago:

� Debita virtualmente el monto a pagar de la cuenta corriente o fideicomiso.

� Abona virtualmente a la cuenta de BANCOEX el mismo monto debitado del Banco que corresponda.

4. Elabora comunicación a la entidad bancaria que indica la Solicitud de Pago, solicitando la transferencia de los recursos a la cuenta del Fideicomiso BANCOEX y anexa copias de: Solicitud de pago, Orden de Pago y Factura.

5. Elabora comunicación a BANCOEX solicitando divisas en la moneda extranjera que indique la factura y anexa copias de: Contrato, Solicitud de Pago, Orden de Pago y Factura.

6. Remite comunicaciones al Coordinador para su revisión. Coordinación de Tesorería

(Coordinador) 7. Recibe comunicaciones del Analista administrativo de divisa,

revisa y remite a la Gerencia de Finanzas para su verificación y posterior remisión a la Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas.


Administración y Finanzas (Gerente General)

8. Recibe comunicaciones del Coordinador de Tesorería, verifica, firma, sella comunicaciones y envía a Presidencia.


9. Recibe comunicaciones de la Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas verifica, firma, sella y envía a Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas.


Administración y Finanzas (Gerente General)

10. Recibe comunicaciones de Presidencia, verifica que estén firmadas, selladas y envía a Coordinador de Tesorería.


11. Recibe comunicaciones firmadas y selladas, de la Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas y remite a analista administrativo encargado de divisas.


12. Recibe del Coordinador de Tesorería las comunicaciones firmadas, selladas y envía a la entidad bancaria.

13. Envía comunicación a BANCOEX, anexa copias de: Contrato con el Proveedor o Beneficiario, Solicitud de Pago, Orden de Pago y Factura.

Entidad Bancaria

14. Recibe comunicación firmada y sellada, que indica la solicitud de transferencia de recursos a BANCOEX.

15. Firma y sella la comunicación y envía de vuelta como recibida a la Coordinación de Tesorería.




Carta de Crédito



Responsable Acción

16. Transfiere los recursos a BANCOEX. BANCOEX

17. Recibe comunicación firmada y sellada, que indica la solicitud de divisas en moneda extranjera según factura y copias anexa de: Solicitud de Pago, Orden de Pago, Factura y Contrato.

18. Firma, sella comunicaciones y envía de vuelta como recibida a la Coordinación de Tesorería.

19. Informa al analista administrativo de divisas, a través de correo electrónico que ya fueron aprobadas mediante un código Swift.


20. Elabora dos comunicaciones dirigidas a BCV, remite a la Coordinación de Tesorería para revisión, luego envía a la Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas para verificación, firma y sello y remite a Presidencia para la firma y sello.

21. Luego de la firma, se envía a BCV. Banco Central de Venezuela (BCV)

22. Recibe comunicación de la Coordinación de Tesorería, firmada y sellada, en solicitud de con las Divisas enviadas por BANCOEX, efectué apertura de Carta de Crédito de la cuenta descrita en formatos anexo en conjunto con copia de Contrato.

� “Solicitud de Apertura de Carta de Crédito Irrevocable”, Forma: GOI-DSFI-10.

� “Solicitud de Adquisición de Divisas de Órganos o Ente de la Administración Publica y Organismos Internacionales” Forma VOI-05.

23. Firma, sella como recibida y envía de vuelta copia de comunicación a la Coordinación de Tesorería.

24. Realiza con Divisas transferidas por BANCOEX, apertura de Carta de Crédito solicitada en comunicación recibida y notifica vía correo electrónico a la Coordinación de Tesorería.


25. Recibe comunicación firmada y sellada, que indica la apertura de carta de crédito según factura y copias anexa de: Solicitud de Pago, Orden de Pago, Factura y Contrato.

26. Recibe vía correo electrónico, notificación de BCV el cual indica que ya se realizo la apertura de Carta de Crédito.

27. Informa a la Gerencia General, indicando que ya se aperturó Carta de Crédito solicitada y remite por la misma vía al Proveedor o Beneficiario, para su conocimiento.

Proveedor o Beneficiario 28. Recibe de la Gerencia General, vía correo electrónico, notificación del BCV indicando que ya se aperturó Carta de Crédito solicitada.

29. Envía expediente a su Banco Emisor en el extranjero para culminar trámites administrativos.

Banco Central de Venezuela (BCV)

30. Realiza pago y envía mediante correo electrónico formato Swift como constancia de realización de transferencia, a la Coordinación de Tesorería.


31. Recibe de BCV, formato Swift como constancia de realización de transferencia, envía mediante correo electrónico a la unidad usuaria.

32. Archiva la comunicación recibida con sus anexos. 33. Recibe notificación vía correo electrónico del BCV el cual indica

que ya pueden retirar el expediente.




Carta de Crédito



Responsable Acción

34. Retira el expediente del BCV y la envía a la Gerencia General que corresponda, para que comiencen los trámites administrativos correspondiente a la Solicitud de Pago a nombre del Proveedor o Beneficiario, la cual debe indicar, Carta de Crédito ya cancelada.

Gerencia General que corresponda

(Gerente General)

35. Recibe expediente de la Coordinación de Tesorería, realiza Solicitud de Pago a nombre del Proveedor o Beneficiario indicado en la Carta de Crédito, para su trámite administrativo.


36. Recibe la Solicitud de Pago y verifica que sea a nombre del Proveedor o Beneficiario indicado en la Carta de Crédito.

37. Registra la Solicitud de Pago en el Sistema AGD. 38. Envía originales al área de Archivo.




Fideicomiso en DIVISA Carta de Crédito



Procedimiento para la Tramitación de Pago Fideicomiso en DIVISA (Carta de Crédito)

Coordinación de Tesorería

Analista AdministrativoCoordinación de Tesorería

CoordinadorPresidenciaPresidente/a


1Recibe las Solicitudesde Pago del AsistenteAdministrativo y verificaa que proyectocorresponde (RecursosPropios o RecursosExternos).

INICIO

2Verifica la Solicitud dePago a nombre deBanco de ComercioExterior (BANCOEX)con el monto total delcontrato.

3Ingresa al SistemaInformático AGD, en elmódulo del banco quecorresponda segúnSolicitud de Pago:�Debita virtualmente elmonto a pagar de lacuenta corriente ofideicomiso.�Abona virtualmente ala cuenta de BANCOEXel mismo montodebitado del Banco quecorresponda.

4.Elabora comunicación a la entidad bancaria que

indica la Solicitud de Pago, solicitando la transferencia de los

recursos a la cuenta del Fideicomiso BANCOEX y

anexa copias de: Solicitud de pago, Orden

de Pago y Factura.

5Elabora comunicación a BANCOEX solicitando divisas en la moneda

extranjera que indique la factura y anexa copias de: Contrato, Solicitud

de Pago, Orden de Pago y Factura.

6Remite comunicacionesal Coordinador para surevisión.

7Recibe comunicacionesdel Analistaadministrativo de divisa,revisa y remite a laGerencia de Finanzaspara su verificación yposterior remisión a laGerencia General deServicios deAdministración yFinanzas.


Gerente General

8Recibe comunicacionesdel Coordinador deTesorería, verifica, firma,sella comunicaciones yenvía a Presidencia.

9Recibe comunicaciones de la Gerencia General

de Servicios de Administración y

Finanzas verifica, firma, sella y envía a Gerencia General de Servicios de

Administración y Finanzas.


Gerente General

10Recibe comunicacionesde Presidencia, verificaque estén firmadas,selladas y envía aCoordinador deTesorería.

11Recibe comunicacionesfirmadas y selladas, dela Gerencia General deServicios deAdministración yFinanzas y remite aanalista administrativoencargado de divisas.

1/2








Banco Central de Venezuela

(BCV)

12Recibe del Coordinadorde Tesorería lascomunicacionesfirmadas, selladas yenvía a la entidadbancaria.

2/1

13Envía comunicación aBANCOEX, anexacopias de: Contrato conel Proveedor oBeneficiario, Solicitud dePago, Orden de Pago yFactura.

Entidad Bancaria

14Recibe comunicaciónfirmada y sellada, queindica la solicitud detransferencia derecursos a BANCOEX.

15Firma y sella lacomunicación y envía devuelta como recibida a laCoordinación deTesorería.

16Transfiere los recursos aBANCOEX.

BANCOEX

17.Recibe comunicaciónfirmada y sellada, queindica la solicitud dedivisas en monedaextranjera según facturay copias anexa de:Solicitud de Pago,Orden de Pago, Facturay Contrato.

18.Firma, sellacomunicaciones y envíade vuelta como recibidaa la Coordinación deTesorería.

19Informa al analistaadministrativo dedivisas, a través decorreo electrónico queya fueron aprobadasmediante un códigoSwift.


20Elabora doscomunicaciones dirigidasa BCV, remite a laCoordinación deTesorería para revisión,luego envía a la GerenciaGeneral de Servicios deAdministración y Finanzaspara verificación, firma ysello y remite aPresidencia para la firma ysello.

21Luego de la firma, seenvía a BCV.

22Recibe comunicación dela Coordinación deTesorería, firmada ysellada, en solicitud decon las Divisas enviadaspor BANCOEX, efectuéapertura de Carta deCrédito de la cuentadescrita en formatosanexo en conjunto concopia de Contrato.“Solicitud de Apertura deCarta de CréditoIrrevocable”, Forma: GOI-DSFI-10.“Solicitud de Adquisiciónde Divisas de Órganos oEnte de la AdministraciónPublica y OrganismosInternacionales” FormaVOI-05.

23Firma, sella comorecibida y envía devuelta copia decomunicación a laCoordinación deTesorería.

24Realiza con Divisastransferidas porBANCOEX, apertura deCarta de Créditosolicitada encomunicación recibiday notifica vía correoelectrónico a laCoordinación deTesorería.

25Recibe comunicaciónfirmada y sellada, queindica la apertura decarta de crédito segúnfactura y copias anexade: Solicitud de Pago,Orden de Pago, Facturay Contrato.


26Recibe vía correoelectrónico, notificaciónde BCV el cual indicaque ya se realizo laapertura de Carta deCrédito.

27Informa a la GerenciaGeneral, indicando queya se aperturó Carta deCrédito solicitada yremite por la misma víaal Proveedor oBeneficiario, para suconocimiento.

2/2







Proveedor o Beneficiario Coordinación de TesoreríaAnalista Administrativo

28Recibe de la Gerencia

General, vía correo electrónico, notificación del BCV indicando que ya se aperturó Carta de

Crédito solicitada.

3/1

29Envía expediente a su Banco Emisor en el

extranjero para culminar trámites administrativos.


(BCV)

30Realiza pago y envíamediante correoelectrónico formato Swiftcomo constancia derealización detransferencia, a laCoordinación deTesorería.

31Recibe de BCV, formatoSwift como constanciade realización detransferencia, envíamediante correoelectrónico a la unidadusuaria.

32Archiva la comunicación recibida con sus anexos.

33Recibe notificación víacorreo electrónico delBCV el cual indica queya pueden retirar elexpediente.

34Retira el expediente delBCV y la envía a laGerencia General quecorresponda, para quecomiencen los trámitesadministrativoscorrespondiente a laSolicitud de Pago anombre del Proveedor oBeneficiario, la cualdebe indicar, Carta deCrédito ya cancelada.


Gerente General

35Recibe expediente de laCoordinación deTesorería, realizaSolicitud de Pago anombre del Proveedor oBeneficiario indicado enla Carta de Crédito, parasu trámite administrativo.


36Recibe la Solicitud de

Pago y verifica que sea a nombre del Proveedor o Beneficiario indicado en la Carta de Crédito.

37Registra la Solicitud dePago en el SistemaAGD.

38Envía originales al áreade Archivo.

Fin



Procedimiento para la Tramitación de Pago Fideicomiso y Aportes Externos



Procedimiento para la Tramitación de Pago Fideicomiso y Aportes Externos.


1. Recibe las Solicitudes de Pago del Asistente Administrativo y verifica a que Fondo corresponde.

2. Ingresa Solicitud de Pago al Sistema Informático AGD, en el modulo control de Pago, identifica el Fondo al que corresponde, revisa monto de la factura y Proveedor o Beneficiario.

3. Elabora Comunicación dirigida a entidad Bancaria indicada en Solicitud de Pago, solicitando lo siguiente:

� Elaboración de Cheque de Gerencia o Transferencia especificando monto a pagar y datos bancarios del proveedor o beneficiario.

� Autorización de transferencia a la cuenta de HIDROCAPITAL por concepto de Reintegro de Retenciones.

4. Remite comunicaciones al Coordinador de Tesorería. Coordinación de Tesorería

(Coordinador) 5. Recibe comunicaciones del Analista administrativo, revisa y

remite a la Gerencia de Finanzas para su verificación y posterior remisión a la Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas.



6. Recibe comunicación del Coordinador de Tesorería, verifica, firma, sella comunicaciones y envía a Presidencia.


7. Recibe comunicación de la Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas verifica, firma, sella y envía a Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas.



8. Recibe comunicación de Presidencia, verifica que estén firmadas, selladas y envía a Coordinador de Tesorería.


9. Recibe comunicación firmada y sellada de la Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas.

10. Revisa y remite al analista administrativo. Coordinación de Tesorería (Analista Administrativo)

11. Recibe comunicación del Coordinador de Tesorería. 12. Envía Comunicación dirigida a la entidad Bancaria.

Entidad Bancaria

13. Recibe comunicación en solicitud de elaboración de Cheque de Gerencia a nombre del Proveedor o Beneficiario y Transferencia de Retenciones a la cuenta bancaria.

14. Firma, sella y envía de vuelta copia de comunicación recibida a la Coordinación de Tesorería.

15. Establece comunicación vía telefónica con el Analista administrativo de la Coordinación de Tesorería, para conformar monto a pagar, Proveedor o Beneficiario y número de cuenta.

16. Elabora Cheque de Gerencia o Transferencia según corresponda, a nombre del Proveedor o Beneficiario, por el monto solicitado en comunicación recibida.

17. Realiza transferencia de Retenciones a la cuenta bancaria, por



Procedimiento para la Tramitación de Pago Fideicomiso y Aportes Externos



Responsable Acción

el monto solicitado en comunicación. 18. Notifica vía telefónica a la Coordinación de Tesorería que

puede retirar Cheque de Gerencia. Coordinación de Tesorería (Analista Administrativo)

19. Recibe de entidad Bancaria indicada en Solicitud de Pago copia de comunicación recibida.

20. Retira Cheque de Gerencia y envía a Caja, conjuntamente con Solicitud de Pago y Orden de Pago.

21. Verifica en línea el abono en cuenta por concepto de pago a Proveedor y a Hidrocapital.

22. Ingresa al Sistema Informático AGD, ubica la programación de pago, busca número de Solicitud de Pago, selecciona el banco, tipo de cuenta, modalidad de pago, emite cheque ficticio, coloca número de Solicitud de Pago e imprime nota de cheque ficticio.

23. Archiva: copia firmada y sellada de comunicación enviada a la entidad bancaria, como constancia de recibida, copia de Cheque de Gerencia y estado de cuenta donde se visualice la Transferencia.

24. Envía a Archivo la Solicitud de Pago y sus anexos. 25. Ingresa al Sistema Informático AGD, Movimientos Bancarios,

Registra comisión por cheque emitido o transferencia realizada, colocando número de cheque o transferencia.

26. Ingresa al Sistema Informático AGD, Movimientos Bancarios, Registra Transferencia entre cuentas, colocando número de cuenta a Debitar, monto transferido, numero de cuenta a Abonar y numero de oficio.

27. Remite el cheque de Gerencia a la Caja, para su custodia. Coordinación de Tesorería

(Caja)

28. Recibe Cheque de Gerencia junto a Solicitudes de Pago, Orden de Pago, archiva temporalmente y custodia en la Caja fuerte.

29. Verifica que los Proveedores o Beneficiarios consignen los recaudos solicitados.

30. Entrega a los Proveedores y contratistas, que acudan a retirar su pago, lo siguiente: Cheque y previo acuse de recibo.

31. Coloca sello de pagado a las Solicitudes de Pago y Anexos (Original y Copia).

32. Agrupa las Solicitudes de Pago y copias de los Cheques entregados y envía al archivo.




Fideicomiso y Aportes Externos



Diagrama de Flujo para la Tramitación de Pago Fideicomiso y Aportes Externos.


1Recibe las Solicitudes de

Pago del Asistente Administrativo y verifica a que Fondo corresponde.

INICIO

2Ingresa Solicitud de Pagoal Sistema InformáticoAGD, en el modulo controlde Pago, identifica elFondo al quecorresponde, revisa montode la factura y Proveedoro Beneficiario.

3Elabora Comunicacióndirigida a entidadBancaria indicada enSolicitud de Pago,solicitando lo siguiente:� Elaboración de Chequede Gerencia oTransferenciaespecificando monto apagar y datos bancariosdel proveedor obeneficiario.� Autorización detransferencia a la cuentade HIDROCAPITAL porconcepto de Reintegro deRetenciones.

4Remite comunicaciones al Coordinador de Tesorería.


5Recibe comunicacionesdel Analistaadministrativo, revisa yremite a la Gerencia deFinanzas para suverificación y posteriorremisión a la GerenciaGeneral de Servicios deAdministración yFinanzas.

6Recibe comunicación delCoordinador de Tesorería,verifica, firma, sellacomunicaciones y envía aPresidencia


Gerente General


7Recibe comunicación de laGerencia General deServicios de Administracióny Finanzas verifica, firma,sella y envía a GerenciaGeneral de Servicios deAdministración y Finanzas.


Gerente General

8Recibe comunicación dePresidencia, verifica queestén firmadas, selladas yenvía a Coordinador deTesorería.


9Recibe comunicaciónfirmada y sellada de laGerencia General deServicios de Administracióny Finanzas.

10Revisa y remite al analistaadministrativo.


11Recibe comunicación delCoordinador de Tesorería.

12Envía Comunicacióndirigida a la entidadBancaria.

Entidad Bancaria

13Recibe comunicación ensolicitud de elaboraciónde Cheque de Gerencia anombre del Proveedor oBeneficiario yTransferencia deRetenciones a la cuentabancaria.

14Firma, sella y envía devuelta copia decomunicación recibida a laCoordinación deTesorería.

15Establece comunicaciónvía telefónica con elAnalista administrativo dela Coordinación deTesorería, para conformarmonto a pagar, Proveedoro Beneficiario y número decuenta.

16Elabora Cheque deGerencia o Transferenciasegún corresponda, anombre del Proveedor oBeneficiario, por el montosolicitado en comunicaciónrecibida.

17Realiza transferencia deRetenciones a la cuentabancaria, por el montosolicitado encomunicación.

18Notifica vía telefónica a la Coordinación de Tesorería que puede retirar Cheque

de Gerencia.

1/2




Fideicomiso y Aportes Externos



Coordinación de Tesorería

Analista Administrativo

Coordinación de TesoreríaCaja

19Recibe de entidadBancaria indicada enSolicitud de Pago copiade comunicaciónrecibida.

2/1

20Retira Cheque deGerencia y envía a Caja,conjuntamente conSolicitud de Pago yOrden de Pago.

21Verifica en línea elabono en cuenta porconcepto de pago aProveedor y aHidrocapital.

22Ingresa al SistemaInformático AGD, ubicala programación depago, busca número deSolicitud de Pago,selecciona el banco, tipode cuenta, modalidad depago, emite chequeficticio, coloca númerode Solicitud de Pago eimprime nota de chequeficticio.

23Archiva: copia firmada ysellada de comunicaciónenviada a la entidadbancaria, comoconstancia de recibida,copia de Cheque deGerencia y estado decuenta donde sevisualice laTransferencia.

24Envía a Archivo laSolicitud de Pago y susanexos.

25Ingresa al SistemaInformático AGD,Movimientos Bancarios,Registra comisión porcheque emitido otransferencia realizada,colocando número decheque o transferencia.

26Ingresa al SistemaInformático AGD,Movimientos Bancarios,Registra Transferenciaentre cuentas,colocando número decuenta a Debitar, montotransferido, numero decuenta a Abonar ynumero de oficio.

27Remite el cheque deGerencia a la Caja, parasu custodia.

28Recibe Cheque deGerencia junto aSolicitudes de Pago,Orden de Pago, archivatemporalmente ycustodia en la Cajafuerte.

29Verifica que losProveedores oBeneficiarios consignenlos recaudos solicitados.

30Entrega a losProveedores ycontratistas, que acudana retirar su pago, losiguiente: Cheque yprevio acuse de recibo.

31Coloca sello de pagadoa las Solicitudes dePago y Anexos (Originaly Copia).

32Agrupa las Solicitudesde Pago y copias de losCheques entregados yenvía al archivo.

Fin



Procedimiento para la Tramitación de Archivos de Solicitud de Pago



Procedimiento para la Tramitación de Archivos de Solicitudes de Pago

Responsable Acción

Coordinación de Tesorería (Archivista)

1. Recibe expedientes (Solicitud de Pago, Orden de Pago, factura y copia de soporte según modalidad de pago).

2. Ingresa al Sistema Informático SCAV (Sistema de Control de Archivos Vigentes), modulo catalogo de Tesorería, colocando: Numero de Orden de Pago, fecha de Pago, Proveedor o Beneficiario, número de Solicitud de Pago, Monto pagado, modalidad de pago y Observaciones.

3. Al guardar la información, genera un número correlativo, el cual toma como referencia para archivar en físico.

4. Archiva correlativamente tomando como referencia número emitido por el Sistema Informático (SCAV).

5. Al ocupar completamente el espacio físico destinado para archivo de documentos de la Coordinación de Tesorería, envía al CIDI (Centro Integral de Documentación e Identificación), notificando, vía correo electrónico, que se va a enviar para su archivo, documentos de la Coordinación de Tesorería y anexa cuadro denominado “Relación de Documentos enviados al Archivo Central”, el cual indica: descripción de documentos que se van a enviar, fecha de envió, Unidad Emisora, Unidad Receptora y Responsable.

CIDI (Centro Integral de Documentación e

Identificación) (Coordinador)

6. Recibe notificación enviada vía correo electrónico, por el Archivista de la Coordinación de Tesorería, indicando que se va a enviar al CIDI expedientes explícitos en cuadro anexo, que se van a desincorporar del archivo de la Coordinación de Tesorería.

7. Recibe expedientes, verifica que corresponde a los que relaciona en comunicación e ingresa en el SCAV, colocando: Unidad Origen, Fecha de recepción, Descripción de documentos Recibidos y Responsable.



Procedimiento para la Tramitación de Archivos de Solicitud de Pago



Diagrama de Flujo para la Tramitación de Archivos de Solicitudes de Pago

Coordinación de Tesorería(Archivista)


CIDI (Centro Integral de Documentación e Información)

1Recibe expedientes(Solicitud de Pago,Orden de Pago, facturay copia de soportesegún modalidad depago).

INICIO

2Ingresa al SistemaInformático SCAV(Sistema de Control deArchivos Vigentes),modulo catalogo deTesorería, colocando:Numero de Orden dePago, fecha de Pago,Proveedor oBeneficiario, número deSolicitud de Pago,Monto pagado,modalidad de pago yObservaciones.

3Al guardar lainformación, genera unnúmero correlativo, elcual toma comoreferencia para archivaren físico.

4Archiva correlativamentetomando comoreferencia númeroemitido por el SistemaInformático (SCAV).

5Al ocuparcompletamente elespacio físico destinadopara archivo dedocumentos de laCoordinación deTesorería, envía al CIDI(Centro Integral deDocumentación eIdentificación),notificando, vía correoelectrónico, que se va aenviar para su archivo,documentos de laCoordinación deTesorería y anexacuadro denominado“Relación deDocumentos enviados alArchivo Central”, el cualindica: descripción dedocumentos que se vana enviar, fecha de envió,Unidad Emisora, UnidadReceptora yResponsable.

6Recibe notificaciónenviada vía correoelectrónico, por elArchivista de laCoordinación deTesorería, indicando quese va a enviar al CIDIexpedientes explícitosen cuadro anexo, que sevan a desincorporar delarchivo de laCoordinación deTesorería.

7Recibe expedientes,verifica que correspondea los que relaciona encomunicación e ingresaen el SCAV, colocando:Unidad Origen, Fechade recepción,Descripción dedocumentos Recibidos yResponsable.

Fin



Anexos



ANEXOS



Solicitud de Apertura de Carta de Crédito Irrevocable



BANCO CENTRAL DE VENEZUELA FORMA: GOI-DSFI-10

Gerencia de Ob ligaciones InternacionalesDepartamento de Servicios Financieros Internacionales

SOLICITUD DE APERTURA DE CARTA DE CREDITO IRREVOCABLE

I.- CONDICIONES DE LA CARTA DE CRÉDITO

1. B ENEFICIARIO:

2 . DIRECCIÓN:

3 . 4 . 5. 6 .

7. 8 .

9 . 10 . 11.

12. DÍAS

13. IM PORTA CIÓN:

14. DESCRIPCIÓN:

II.- UTILIZABLE CONTRA ENTREGA DE LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS

15. FA CTURA COM ERCIA L EN ORIGINAL COPIA (S) INDICA NDO EL V ALOR DE LA M ERCA NCIA

16. JUEGO COM PLETO DE CONOCIM IENTO DE EM B A RQUE:

AEREO M A RITIM O TERRESTRE M ULTIM ODA L

LIM PIO " A B ORDO" DEB IDA M ENTE SELLA DO Y FIRM ADO, M OSTRA NDO: FLETE PAGADO POR ANTICIPA DO FLETE PA GA DO A DESTINO

CONSIGNA DO A :

17. CERTIFICA DO DE SEGURO , (POLIZA) CUB RIENDO: TODO RIESGO GUERRA M OTINES PILLAJE

OTROS RIESGOS:

18. LISTA DE EM PAQUE: ORIGINA L Y COPIA (S)

19. OTROS DOCUM ENTOS

III.- OTRAS CONDICIONES20. CUB RIENDO EM BA RQUE(S) PUERTO DESDE:

A EROPUERTO HA STA:

21. EM BA RQUES PA RCIA LES: 24. INSTRUCCIONES ESPECIA LES:

PERM ITIDOS PROHIBIDOS

22. TRA NSB ORDO:

PERM ITIDOS PROHIBIDOS

23. GASTOS EN EL EXTERIOR:

ORDENA NTE B ENEFICIA RIO

25. CONDICIONES DE V ENTA :

F.A .S. F.O.B. C & F C.I.F. OTROS:

SUJETO A LAS REGLA S Y USOS UNIFORM ES RELA TIVOS A LOS CREDITOS DOCUM ENTA RIOS.

CA M ARA INTERNA CIONA L DE COM ERCIO PUB LICA CIÓN V IGENTE.

IV.- AUTORIZACIÓN DEL SOLICITANTE

3799 ERNESTO J. PA IV A S. C.I. 5.218 .382 6204 HECTOR L. HERNANDEZ T. C.I. 6 .369.700 FECHA

V.- SOLO PARA EL USO DEL BCV

FIRM A " A" FIRM A " B " A NA LISTA

ORIGINA L: BA NCO CENTRAL DE V ENEZUELA

COPIA : ORGA NISM O SOLICITANTE

DENOM INA CIÓN DE LA M ONEDA : M ONTO EN DIV ISA S:

ORDENA NTE: TRA NSFERA B LE:

FA X :TELEFONO:CIUDA D:

V IGENCIA :

% A LA V ISTA

Rev. 03/ 2005

PAÍS:

FORM ATO DE PA GO A L BENEFICIA RIO:

% DIFERIDO A DÍA S OTROS:

% POR A CEPTA CIÓN DE LETRA DE CAM B IO A:



Solicitud de Adquisición de Divisas de Órganos o Entes de la

Administración Pública




SOLO PARA USO DEL BCV

1.- FECHA:

( )

8.- NOM B RE Y DIRECCION DEL B ENEFICIA RIO:

9.- B A NCO Y P LA ZA :

Fecha Emisión

Nombre:

Fecha Emisión Firma:

N° de teléfono y fax:

15.- CERTIFICO LA VERA CIDA D DE LOS DA TOS

A QUI SUM INISTRA DOS

M ONTO EN LETRA S Y CIFRA S: Nombre:

Firma:

Código N°:

( Bs. ) C.I.:

12.- FORM A DE P A GO DE LA S COM ISIONES Y GA STOS COB RA DOS P OR LA B A NCA

- EN EL EXTERIOR:

Código N°:

C.I.:

17.- FIRM A S:

Divisas: Tipo de Cambio : B olívares: TIP O “ A ” TIP O “ B ”

ORIGINAL: BCV – VOI

COPIA: ORGANISM O SOLICITANTE

So lic ito efectuar la o peració n y declaro que estas divisas están siendo adquiridas para el pago del

co ncepto aquí señalado .

ORDENDE P A GO

Número

EFECTIVO

Firma: SELLO

II.- MONTO SOLICITADO

11.-

V.- SOLO PARA USO DEL BCV

IV.- AUTORIZACION Y FORMA DE PAGO

III.- INSTRUM ENTO DE PAGO SOLICITADO

VOI - 05

BCV 05-04

I.- INFORMACION GENERAL

CODIGO

SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE DIVISAS DE ÓRGANOS O ENTES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

Y ORGANISMOS INTERNACIONALES

/ /

V ic e pre s ide nc ia de O pe ra c io ne s Inte rna c io na le s

13.- FUNCIONA RIO A UTORIZA DO:

COMISIONES Y GASTOS POR CUENTA

DEL ORDENANTE:

COMISIONES Y GASTOS POR CUENTA

DEL BENEFICIARIO:

2.- ORGA NISM O SOLICITA NTE:

3.- CONCEP TO DE P A GO:

4.- DESCRIP CION DEL B IEN O SERVICIO:

5.- DENOM INA CION DE LA M ONEDA : CODIGO 6.- M ONTO EN LETRA Y CIFRA S:

7.- TRA NSFERENCIA CHEQUE CA RTA DE CREDITO EFECTIVO

10.- N° DE LA CUENTA :

14.- REVISA DO P OR:

CHEQUE N°

Número

DEB ITO

CUENTA

Banco

Cuenta N°

SELLO

Nombre:

16.- M ONTO LIQUIDA DO:

Nombre:

Nombre:

Cédula de Ident idad:

Cédula de Ident idad:

Gerencia General de Servicios de Administración y Finanzas

Cuadro Resumen de Pago Fideicomisos



FIDEICOMISO:

FECHA SUSCRIPCION:

OFICIO SOLICITUD:

-

Atentamente,

Presidenta Gerente General de Servicios, Administraciòn y Finanzas

" El fiduciario no tiene responsabilidad alguna por los datos suministrados en esta relacion de pagos"

DATOS DEL BANCO DEL BENEFICIARIO

DIRECCIÓN DEL PROVEEDOR O BENEFICIARIO

SUB - TOTAL FACTURAS

MONEDA DE PAGO

NÚMERO DE CUENTA DEL PROVEEDOR

BENEFICIARIO

MONTO NETO A CANCELAR

MONEDA DE

FACTURA

CÓDIGO DIRECCIÓN

SWIFT

DATOS DEL PAGO

TOTAL A CANCELAR

CÓDIGO DEL

PROVEEDOR

NOMBRE DEL PROVEEDOR O BENEFICIARIO

AMORTIZACIONFACTURAS A CANCELAR

CUADRO RESUMEN DE PAGO FIDEICOMISOSAnexo a los oficios de solicitud de pago

(APLICA A FIDEICOMISOS ADMINISTRADOS EN DIVISAS)

NOMBRE DEL BANCO Ó

INSTITUCIÓN FINANCIERA

manual de normas y procedimientos para la emisi n … · establecer las normas y procedimientos...

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