manual de normas y procedimientos de los departamentos de la

Manual de Normas y Procedimientos de los Departamentos de la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.

Gaceta Universitaria N° 122 1/157

El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, reunido en su sesión Nº 2022 Ordinaria, celebrada el día diecinueve de mayo del año dos mil diez, en uso de las atribuciones legales y reglamentarias que le confiere el numeral 21 del artículo 26 de la Ley de Universidades y el numeral 23 del artículo 9º del Reglamento de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, APROBO: Manual de Normas y Procedimientos de los Departamentos de la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Departamento de Captación y Desarrollo Introducción El Manual de Normas y Procedimientos del Departamento de Captación y Desarrollo constituye un documento que presenta y pone a disposición del personal que integra esta unidad y de las instancias académico-administrativa que lo requieran, la información ordenada y concisa acerca de las actividades y tareas que se realizan dentro del mismo. Es de hacer notar, que los manuales constituyen documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación dentro de una organización, pues en ellos se concentran las instrucciones y lineamientos que se consideran necesarios para el mejor desempeño de las actividades. En este sentido, para el personal que integra esta unidad este manual servirá de apoyo para la ejecución de los diferentes procesos internos, por cuanto busca la sistematización de las actividades a fin de contar con información oportuna y precisa. Es por ello, que se debe prever su actualización constante según las necesidades existentes y de acuerdo a los cambios que se originen en el entorno que influyan directamente en las actividades internas, en función a esto, el Departamento de Captación y Desarrollo deberá informar al Departamento de Organización y Métodos para las modificaciones respectivas. Aspectos Generales Objetivo Representar en forma clara y coherente los diferentes procesos que son ejecutados en el Departamento de Captación y Desarrollo como un sistema de gestión que asegure la prestación de todos los servicios referidos al reclutamiento, selección, contratación y movimientos del personal administrativo y obrero de la Institución.



Alcance El contenido de este manual está dirigido tanto al Departamento de Captación y Desarrollo como a todas las Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” que generen solicitudes involucradas en los procesos de Captación y Desarrollo, por lo que ha sido concebido como una compilación de información útil y necesaria para que las personas involucradas puedan utilizarlo en el mejor desempeño de sus funciones.

Reclutamiento, Selección y Contratación

Registro de Movimientos del

Personal

o Actualización Archivo Elegible o Actualización Archivo Maestro o Contratación o Seguimiento a las

contrataciones

o Levantamiento de Información

o Registro de Movimientos de Personal

o Constancias de Trabajo o Reconocimiento años de

Servicio

PROCESOS CAPTACIÓN Y DESARROLLO



Recepción de Comunicaciones Objetivo Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberá realizarse para la recepción de las diferentes solicitudes que ingresan al Departamento de Captación y Desarrollo Normas Específicas 1. Toda solicitud de movimiento de personal deberá estar firmada por el Jefe

Inmediato superior, Director de Unidades, Director Administrativo y/o Directores de Unidades del área al cual está adscrito el funcionario solicitante, exceptuando las comunicaciones emitidas por el Rector a través de punto de cuenta.

2. En el sistema de recursos humanos se llevará un control sobre el manejo de la correspondencia a nivel interno.

Formularios Utilizados

Descripción Origen Responsable Medio Listado de

Correspondencias Recibidas

Secretaria Dirección Recursos Humanos

Secretaria Físico

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad

Asistente de Recursos Humanos

1. Recibe del Despacho del Director de Recursos Humanos, comunicaciones de las unidades académicas-administrativas y reporte en original y copia donde se especifica nro. de memo, referencia, fecha de recepción, fecha de asignación, unidad remitente y asunto.

2. Firma y sella el reporte en señal de recibido y devuelve copia a la secretaria de la dirección.

3. Entrega comunicaciones al Jefe de Departamento para su revisión y asignación al analista correspondiente.

Jefe de

Departamento

4. Recibe comunicaciones, verifica el concepto de la misma. 5. Asigna el nombre del analista que realizará el trabajo. 6. Devuelve al asistente de Recursos Humanos para su distribución

interna. Asistente de

Recursos Humanos 7. Recibe comunicaciones una vez revisadas por el Jefe de

Departamento, determina el analista asignado y registra la asignación



en el sistema. 8. Entrega a cada analista haciendo firmar el listado de correspondencias

recibidas. 9. Almacena el listado de correspondencias recibidas en el archivo de

gestión. Actualización Registro Maestro Objetivo Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberá realizarse para la actualización del registro maestro de la Institución. Normas Específicas 1. El registro maestro será alimentado por la currícula recibida a través de la página

web de la Dirección de Recursos Humanos. 2. El registro maestro deberá mantenerse actualizado, al menos una vez a la semana. 3. La información arrojada por el registro maestro será condensada en una base de

datos que suministre información al Departamento de Captación y Desarrollo para el proceso de reclutamiento y selección.



1. Ingresa a la página web de la Dirección de Recursos Humanos el día quinto de cada mes y selecciona la currícula ingresados.

2. Almacena en base de datos de registro maestro clasificándolos por tipo de profesión, cargo a postular, entre otros aspectos importantes para la toma de decisiones.

3. De ser necesario, genera respuestas en el sistema para información de los participantes.



Actualización Registro de Elegibles Objetivo Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberá realizarse para la actualización del registro de elegibles para los diferentes cargos de la Institución. Normas Específicas 1. El Registro de Elegibles deberá permanecer actualizado, a objeto de mantener el

stock correspondiente, en función de las demandas institucionales. 2. El registro de elegibles se alimenta a través de los procesos de Reclutamiento. 3. El registro de elegibles indicará en estricto orden de mérito y de acuerdo al cargo

objeto de concurso los nombres de los aspirantes. 4. Todo candidato podrá ser incorporado al registro de elegibles, siempre que haya

presentado y aprobado las pruebas correspondientes al cargo objeto de concurso. 5. Se deberá actualizar el registro de elegible en función a la dinámica del cargo

dentro de la Institución. 6. La permanencia de los candidatos en el registro de elegibles será por un año,

contados a partir de la fecha de la emisión del acta, siempre y cuando permanezca en condición de inactivo. Culminado dicho lapso, se procederá a su desincorporación.

7. Un aspirante podrá ser desincorporado del registro en los siguientes casos: a. Haber sido seleccionado para ocupar un cargo en la UCLA, y no aceptar las

condiciones de trabajo. b. Vencimiento de lapso de permanencia en el registro y c. Haber solicitado voluntariamente su retiro.

8. La currícula será recibida vía página web de la Dirección de Recursos Humanos y será administrado por el Analista de Recursos Humanos del Departamento de Captación y Desarrollo encargado del proceso de Reclutamiento y Selección, en una base de datos que proporcione información tanto para los aspirantes como para el departamento.


Descripción Origen Responsable Medio Reporte Aspirantes

Elegibles Electrónico Analista de Recursos

Humanos Electrónico-

Físico



DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

Responsable Actividad

Analista de Recursos Humanos

1. Levanta información sobre las necesidades de personal en la Institución considerando cargos puntuales o en su defecto, por solicitudes de personal. (considerar jubilaciones, pensiones, muerte y/o renuncia)

2. Revisa las postulaciones si los cargos se refieren a personal obrero y la información en la base de datos del archivo maestro.

3. Elabora cronograma de reclutamiento externo y aviso de prensa a ser publicado.

4. Propone el jurado tomando en consideración el área objeto de concurso, en el punto de cuenta.

5. Selecciona los aspirantes. 6. Planifica las pruebas y elabora el baremo considerando el factor

experiencia, psicotécnico, conocimiento y cursos relacionados al área. 7. Comunica a los aspirantes la fecha de las pruebas, o les remite

información vía correo electrónico. 8. Una vez efectuada las pruebas, pública en cartelera las personas que

quedaron elegibles. 9. Elabora acta dejando constancia del proceso realizado. 10. Ingresa en el sistema los datos del personal que quedó elegible tales

como: Cédula, Nombre, Edad, Cargo a ser postulado, Fecha del concurso o aplicación de pruebas.

11. Archiva acta + currículas en el archivo de gestión del departamento. Tramite de Movimiento de Personal Objetivo Desarrollar las actividades inherentes al trámite de los diferentes movimientos de personal que se realizan en la Institución, a fin de propiciar mayor eficiencia de los recursos humanos existentes. Normas Específicas 1. El Departamento de Captación y Desarrollo es la unidad responsable de la

actualización y registro en el Sistema de Recursos Humanos de los diferentes movimientos de personal, así como del envío de los soportes a la Sección de Archivo Laboral.



2. Los movimientos de jubilación, incapacidad, sobreviviente, serán registrados por el Departamento de Relaciones Laborales, una vez se obtenga el memorando sobre la Resolución del Consejo Universitario y remitirá al Departamento de Captación y Desarrollo para su control y archivo en el expediente del trabajador.


Descripción Origen Responsable Medio Solicitud de Contratación

Dpto. Captación y Desarrollo


Físico

Cuenta Dpto. Captación y Desarrollo


Físico

Memo de Notificación Dpto. Captación y Desarrollo


Físico


Responsable Actividad Analista de

Recursos Humanos 1. Recibe solicitud y verifica el tipo de la misma. 2. Inicia el levantamiento de información a fin de diagnosticar la situación

presentada, de ser necesario se reúne con el Jefe de la unidad respectiva y trabajador según el caso.

3. Elabora informe técnico señalando la situación encontrada. 4. De acuerdo con la propuesta realizada en el informe técnico:

a. Elabora memorando de notificación según sea el caso (cambio de horario, reconocimiento de fecha de ingreso)

b. Elabora punto de cuenta a las autoridades según sea el caso (contratación de personal, traslado, cambio de cargo, renuncia).

5. Entrega al Jefe del Departamento de acuerdo con la actividad realizada solicitud recibida, informe técnico, punto de cuenta, memorando de notificación.

Jefe de Departamento

6. Recibe solicitud, informe técnico, punto de cuenta o memorándum de notificación de la solicitud según el caso.

7. Revisa su contenido, de ser necesario estudia el caso con el analista responsable.

8. Entrega solicitud, memorando de notificación, informe técnico y punto de cuenta según el caso analizado, al Jefe del Departamento de Captación y Desarrollo.

9. Coloca media firma en el informe técnico, punto de cuenta o memorando de notificación.

10. Remite al asistente de recursos humanos los documentos (informe



técnico, punto de cuenta o memorando de notificación con sus soportes)


11. Recibe solicitud y documentos (informe técnico, punto de cuenta o memorando de notificación) validados por el Jefe de Departamento y remite a la Dirección de Recursos Humanos.

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Secretaria

12. Recibe documentos del Departamento de Captación y Desarrollo. a. Si la solicitud se refiere a un cambio de horario, traslado,

reconocimiento de fecha de ingreso. Recibe: solicitud, traslado, informe técnico y memorando de notificación.

b. Si la solicitud se refiere a una contratación de personal, traslado, cambio de cargo. Recibe: solicitud, informe técnico y punto de cuenta.

13. Presenta ante el Director para la firma respectiva. Director RRHH 14. Recibe documento revisa y avala los diferentes movimientos.

a. Si la solicitud se refiere a cambio de horario, reconocimiento fecha de ingreso, traslado devuelve memorando de notificación junto a la solicitud e informe técnico al Departamento de Captación y Desarrollo para los trámites respectivos.

b. Si la solicitud se refiere a una renuncia, cambio de cargo o contratación,

DEPARTAMENTO DE CAPTACIÓN Y DESARROLLO Asistente de

Recursos Humanos

15. Recibe documentos firmados por el Director de Recursos Humanos 16. Envía para la firma punto de cuenta junto al informe que lo soporta al

Vicerrectorado Administrativo y Rector para su aprobación. 17. Recibe documentos firmados por Vicerrectorado Administrativo y

Rector 18. Entrega al analista que corresponde el punto de cuenta, el informe y

demás documentos que soportan el movimiento. (Independientemente que el punto de cuenta este aprobado o negado)


19. Recibe y verifica el punto de Cuenta con los soportes firmado por las autoridades:

a. Si el movimiento fue aprobado, se da inicio al proceso administrativo correspondiente, (Traslado, Promoción Interna y/o Concurso Interno (ir a proceso de concursos),)

b. En caso contrario, elabora memorando de respuesta señalando el motivo de la negativa y remite al asistente de recursos humanos (Ir paso 3).

20. Recibe documentos (informe técnico, punto de cuenta, memorando de notificación al trabajador, solicitud) según el movimiento de personal procesado y fotocopia el memorando de notificación:




c. Si el movimiento se refiere a cambio de denominación de cargo y reconocimiento de fecha de ingreso, distribuye

i. Original memorando al trabajador. ii. Copia memorando a la unidad administrativa. iii. Solicitud, Informe técnico y copia memorando de

notificación al expediente del trabajador. d. Si es un traslado, cambio de cargo, distribuye:

i. Original memorando Interesado. ii. Copia memorando unidad administrativa iii. Solicitud, Informe técnico, punto de cuenta y memorando

de notificación al expediente del trabajador. 21. Recibe memorando de respuesta al trabajador, hace firmar por el Jefe

de Departamento y Director de Recursos Humanos. e. Fotocopia memorando y remite:

i. Original al trabajador,. ii. Copia unidad administrativa- iii. Copia del memorando + solicitud archivo de gestión.

Contratación de Personal Objetivo Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberá realizarse para la contratación de personal en la Institución. Normas Específicas Contratación de Personal: 1. El origen para la contratación del personal será a través de una Solicitud de

Personal. 2. El analista de recursos humanos recibida la solicitud de personal, deberá verificar

el registro de elegible en primera instancia a fin de determinar si se cuenta con la persona para el cargo solicitado, en caso de no existir una persona elegible, se verificará el registro maestro o se emitirá una convocatoria para iniciar el proceso de contratación.

3. Para proceder a una contratación, la misma deberá llevar anexo cuenta del Vicerrector Administrativo y Rector e informe técnico.

4. En el expediente del personal contratado deberá archivarse la evaluación de desempeño al finalizar cada contrato.

5. Se deberá realizar seguimiento a la documentación soporte del personal contratado.



6. El registro del personal contratado en el sistema deberá realizarse inmediatamente firme el contrato de trabajo a objeto de procesar su ingreso a la nómina.

7. El Departamento de Captación y Desarrollo deberá emitir a Registro y Control un listado del personal contratado a objeto de proceder al pago respectivo, el cual será avalado por el Director de Recursos Humanos.

8. El expediente de personal será estructurado en la Sección de Archivo, para lo cual el Analista de Recursos Humanos le entregará los documentos necesarios para conformarlo.

9. El Departamento de Captación y Desarrollo direccionará al personal contratado a los diferentes departamentos de la Dirección de Recursos Humanos, a fin de que realice los trámites respectivos.

10. Si el contrato es superior a tres (3) meses deberá realizarse una evaluación antes de cumplir 90 días a fin de valorar el período de prueba.




1. Recibe cuenta aprobada por el Vicerrectorado y Rector e informe técnico relacionado con la contratación de personal.

2. Elabora contrato de servicio, memorando y Notificación de Condiciones Laborales de presentación y remite al Jefe del Departamento.

Jefe de Departamento 3. Recibe contrato de servicio, memorando de presentación y Notificación de Condiciones Laborales revisa, firma y entrega al asistente de recursos humanos.


4. Recibe contrato de servicio y memorando de presentación Notificación de Condiciones Laborales, remite y registra documentos a la secretaria de la Dirección de Recursos Humanos.

Secretaria Dirección

5. Recibe contrato de servicio y memorando de presentación y Notificación de Condiciones Laborales, registra y entrega al Director de Recursos Humanos para su firma.

6. Una vez firmado por el Director, remite documentación al Departamento de Captación y Desarrollo


7. Recibe y registra documentos firmados por el Director de Recursos Humanos

8. Entrega al analista que corresponde.

9. Recibe del Asistente de Recursos Humanos, contrato de servicio y memorando de presentación y procede de la siguiente manera:

a. Hace firmar el contrato por el ganador en original y copia y oferta de servicio




b. Entrega carnet al nuevo trabajador. c. Entrega notificación al trabajador sobre los trámites

internos que ha de realizar en los departamentos de la Dirección de Recursos Humanos (Relaciones Laborales y Registro y Control).

d. Entrega copia del contrato al trabajador. e. Registra el personal contratado en el sistema.

10. Estructura el expediente del concurso con los siguientes documentos:

a. Solicitud unidad académico-administrativa b. Informe Técnico c. Cuenta aprobada d. Convocatoria concurso


e. Baremo f. Correspondencia de los aspirantes g. Comunicación designación del jurado h. Pruebas de conocimiento Acta concurso o declaración

desierta i. Currícula j. Demás documentos soporte del currículo.

Concursos Objetivo Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberá realizarse para la ejecución de Promoción Interna, Concurso Interno y Concursos Externo en la Institución Normas Específicas: 1. Cuando la universidad requiera de un personal altamente calificado y con las

capacidades que requiera la institución, el proceso de reclutamiento y selección se realizará por la Dirección de Recursos Humanos a través del Departamento de Captación y Desarrollo.

2. Se realizará Concurso Externo para una vacante, cuando en la universidad no exista un personal calificado para ocupar el cargo, o se agote la vía de Promoción Interna y/o concurso interno.

3. Los concursos externos deberán ir precedidos de una convocatoria escrita la cual debe ser autorizada por el Vicerrector Administrativo y Rector y la misma será publicada por los medios institucionales (Web, cartelera y periódico y en diferentes dependencias de la Institución)



4. La convocatoria publicada deberá contener como mínimo lo siguiente: o Cargo o Escala – Nivel o Dedicación o Ubicación (si es el caso) o Fecha de Recepción currículum o Requisitos Mínimos exigidos (Educación Experiencia, otros requisitos).

5. El Baremo deberá contener: (incluir concepto) Falta ítems del baremo o Factores con su respectiva ponderación. o Jurado calificador con la aprobación del Rector y Vicerrector

Administrativo. 6. Una vez finalizada la fecha de recepción de las solicitudes señaladas en la

convocatoria, el Departamento de Captación y Desarrollo realizará la preselección de los aspirantes.

7. Las pruebas psicotécnicas serán aplicadas por el Departamento de Captación y Desarrollo.

8. Las pruebas de conocimiento serán elaboradas, aplicadas y corregidas por el jurado asignado.

9. El Director Administrativo o responsable del presupuesto de la unidad que solicita la contratación, deberá sugerir el especialista en el área como jurado del concurso. (No el Reglamento establece que el jurado es aprobado en punto de cuenta por el Rector y el Vicerrector Administrativo).

10. El jurado calificador estará conformado por tres (3) miembros principales con sus respectivos suplentes, estructurado de la siguiente manera:

a. Un (1) representante de la Dirección de Recursos Humanos. b. Un representante de la Unidad Académica – Administrativa solicitante c. Uno (1) o más especialistas en el área objeto del concurso. d. Serán convocados los gremios de la universidad (dependiendo del cargo que

se someterá a concurso si es obrero o administrativo), el cual enviará un representante en calidad de observador.

e. En caso de requerirse, se podrá nombrar un especialista en área complementaria a la evaluación del concurso

11. Una vez aprobado el baremo, se deberá publicar con el cronograma de actividades, los integrantes del jurado calificador y listado de aspirantes preseleccionado, en la cartelera del Departamento de Captación y Desarrollo y por los medios tecnológicos que existen en la Institución, con dos (2) días de antelación a la promoción o concurso.



h. Acta de revisión según se el caso

13. El acta del concurso deberá contener lo siguiente:

o Lugar del concurso. o Fecha o Datos del jurado examinador. o Descripción del baremo. o Denominación del cargo o Especificaciones del Perfil o Nombre y apellidos de los aspirantes. o Cumplimiento de los requisitos. o Puntuación y posición obtenida. o Firma del jurado calificador y observadores.

14. Se deberá publicar los resultados en la cartelera del Departamento de Captación y Desarrollo y se notificará por escrito al ganador del concurso, dentro de los diez (10) días siguientes a la consignación del acta final por parte del jurado examinador.

15. Los participantes podrán solicitar revisión, otorgándose un plazo de dos (2) días hábiles, para que los interesados soliciten por escrito, la revisión de los resultados de sus pruebas ante el jurado examinado

16. Los ganadores de la promoción o concurso deberán permanecer en el cargo un mínimo de dos (2) años para poder tener derecho a concursar para cargos superiores.

17. Los participantes que no aprueben la promoción o el concurso no podrán, inscribirse ni participar para cargos del mismo grupo ocupacional del cual no resulto ganador, hasta cumplir un (1) año de haber participado.

Cuando la promoción interna sea declarada desierta, se deberá elaborar un acta y anexar como soporte al inicio del concurso interno

12. La carpeta de concursos deberá contener los siguientes documentos: a. Solicitud de la unidad administrativa. b. Informe técnico c. Punto de cuenta aprobado d. Baremo e. Convocatoria f. Prueba de Conocimiento y Psicotécnica g. Acta de Resultado.




Descripción Origen Responsable Medio Convocatoria Concurso Dpto. Captación y

Desarrollo Analista de Recursos

Humanos Físico

Baremo Dpto. Captación y

Desarrollo Analista de Recursos

Humanos Físico

Aviso de Prensa Dpto. Captación y Desarrollo


Físico

Acta de Resultado Dpto. Captación y Desarrollo


Físico

Memo de Notificación Dpto. Captación y Desarrollo


Físico


DEPARTAMENTO DE CAPTACIÓN Y DESARROLLO


1. Recibe del Despacho del Director, cuenta aprobada por el Vicerrector Administrativo y Rector e informe técnico. (preguntar quien recibe es la Asistente de Recursos Humanos en captación)

2. Elabora convocatoria de Promoción Interna, Concurso Interno o Externo, según sea el caso y lo dispuesto en el informe técnico.

3. Entrega al Jefe de Departamento para su revisión y aprobación. Jefe del

Departamento 4. Recibe convocatoria de concurso, firma y remite al Director de

Recursos Humanos. Director de Recursos

Humanos 5. Recibe convocatoria de concurso y/o promoción interna, firma y

entrega a Secretaria de la Dirección. 6. Devuelve convocatoria de concurso al Departamento de Captación

y Desarrollo. Asistente de Recursos

Humanos 7. Recibe convocatoria de concurso aprobada por las instancias

correspondientes y devuelve al Analista de Recursos Humanos




8. Recibe convocatoria de concurso aprobada y procede de la siguiente manera:

a. Si el concurso se efectúa a nivel de la unidad solicitante (promoción interna), envía la convocatoria para la inscripción de los aspirantes vía red y publica en cartelera del Departamento de Captación y Desarrollo.

b. Si el concurso se efectúa a nivel de toda la institución (concurso interno), envía la convocatoria a todas las unidades de la universidad vía red y publica en cartelera del Departamento de Captación y Desarrollo y de la unidad solicitante para la inscripción de los aspirantes.

c. Si el concurso es externo: i. Revisa la base de datos del registro maestro para

ubicar los candidatos al concurso. 1. Si existe un mínimo de cinco (5) aspirantes

para el cargo objeto de concurso, se estudia las currículas y selecciona los candidatos, para dar inicio al mismo.

2. De lo contrario, elabora aviso de prensa y se envía a la Dirección de Información y Relaciones para la publicación en un periodico de circulación regional o nacional, según sea el caso, así mismo se remite vía red a todas las unidades de la Universidad.


9. Recibe comunicación de los aspirantes si el concurso es interno, currículo si el concurso es externo y entrega al analista de recursos humanos.




10. Recibe comunicación y/o currículum junto a los documentos solicitados de los aspirante al concurso:

a. Si el concurso es a nivel de la institución (promoción interna, concurso interno) comunica de forma verbal a los aspirantes para que actualicen su expediente y luego solicita los mismos a la sección de archivo.

b. De lo contrario, evalúa los currículum recibidos y selecciona los candidatos.

11. Ingresa al sistema registra y actualiza los datos de los aspirantes a concursar, tales como: cédula, apellidos y nombres, cargo objeto concurso, unidad.

12. Coloca en cartelera baremo segùn la normativa establecida. 13. Elabora comunicación escrita al jurado seleccionado informando su

participación en el concurso, hacer firmar por el Jefe de Departamento y Director de Recursos Humanos.

14. Publica copia del baremo y del cronograma de la promoción o concurso en cartelera del Departamento de Captación y Desarrollo y en los medios tecnologicos con que cuenta la Institución, con dos (2) días hábiles de antelación al mismo devuelve original al analista de recursos humanos.

Jurado 15. Reciben comunicación sobre el concurso a participar y se reúnen a fin de elaborar las pruebas de conocimiento según el perfil del cargo.

Analista de Recursos

Humanos

16. Aplica pruebas psicotécnica a los aspirantes del concurso y entrega al psicólogo para su corrección., en el caso de promoción o concurso interno.


Humanos

17. En el caso de concurso externo, una vez obtenidos los resultados los aspirantes que aprueban, pasan a la fase de aplicación de la prueba de conocimientos.

Jurado

18. Aplica la prueba de conocimiento, corrigen y entregan resultados al Analista de Recursos Humanos.




19. Recibe resultados del jurado calificador. 20. Elabora acta del concurso 21. Informa los resultados a los aspirantes del cargo, a través de un

listado publicado en cartelera del Departamento de Captación y Desarrollo.

22. Si es promoción interna o concurso interno: a. Registra movimiento en el sistema. b. Emite memorandun de cambio de cargo, si es promoción y

concurso interno, hace firmar por el Jefe del Departamento, Director de Recursos de Recursos Humanos, Vicerrector Administrativo y Rector.

c. Distribuye el cambio de cargo de la siguiente manera: i. Interesado ii. Unidad Administrativa iii. Jefe Superior Inmediato

d. Remite copia de memorandum de cambio de cargo y acta concurso al expediente del trabajador.

23. Si es concurso externo inicia el proceso de contratación. (Ir procedimiento contratataciones).

Inclusión de Contrataciones y Movimientos de Personal en Nómina Objetivo Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberá realizarse para la inclusión de las contrataciones y movimientos en la nómina. Normas Específicas 1. Mensualmente el Departamento de Captación y Desarrollo, deberá emitir una

relación de las contrataciones realizadas, para el Departamento de Registro y Control, la cual contendrá: nombre del trabajador, cédula de identidad, cargo, lapso de contratación.

2. Antes del 21 de cada mes, el Departamento de Captación y Desarrollo deberá emitir al Departamento de Registro y Control, una relación de los movimientos de personal que generen cambios de sueldo a fin de proceder a su cancelación en la nómina.

3. La relación de contrataciones y movimientos de personal deberán estar firmados por el Jefe de Captación y Desarrollo y visto bueno del Director Recursos Humanos.




Descripción Origen Responsable Medio Listado Contrataciones y Movimientos Personal

Dpto. Captación y Desarrollo


Físico



1. Mensualmente ingresa al sistema y emite relación de contrataciones y movimientos de personal.

2. Verifica la información con cada analista, a fin de detectar cualquier error en las fechas.

3. Emite tres listados definitivos en original y una copia para la firma en señal de recibido.

4. Presenta al Jefe de Departamento para su conformación. 5. Remite original de los listados al Departamento de Registro y Control,

Relaciones Laborales y Dirección de Seguridad y Salud en el Trabajo, hace firmar la copia en señal de recibido.

6. Archiva copia de los listados en el archivo de gestión del departamento.

Seguimiento a la Contratación de Personal Objetivo Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberá realizarse a fin de efectuar seguimiento a la contratación del personal tomando en consideración la normativa interna que lo regula. Normas Específicas 1. El período de contratación del personal administrativo no debe exceder de un año

y del personal obrero de noventa (90) días. 2. El obrero contratado tendrá un período de 45 días de cesantía para un nuevo

contrato. 3. En el sistema de recursos humanos se deberá incluir información relacionada con la

evaluación del personal contratado efectuada por el supervisor inmediato; a fin de ser tomado en cuenta para futuras contrataciones.



4. El Departamento de Captación y Desarrollo debe efectuar seguimiento a las contrataciones efectuadas a fin de cumplir con las disposiciones administrativas establecidas.


Descripción Origen Responsable Medio Reporte Seguimiento

Contrataciones Sistema de Recursos

Humanos Analista de Recursos


Físico



1. Emite reporte de contrataciones a través del sistema de recursos humanos, donde se visualiza cédula del trabajador, apellidos y nombres, cargo, unidad, tipo de contratación, nro. cuenta aprobada período de contratación, resultado del desempeño y justificación.

2. Valida la información impresa con cada uno de los analista responsables.

3. Determina las posibilidades de contratación del personal que aparece en el listado según los criterios establecidos a nivel institucional.

4. Imprime reporte de contrataciones definitivo y archiva en la carpeta, a fin de ser utilizado para contrataciones futuras.

Formalizar el ingreso de personal a la institución Objetivo Ejecutar las diferentes actividades que permita formalizar el ingreso de personal a la Institución (pase ordinario). Normas Específicas: 1. Es requisito indispensable para la formalización de pase a personal ordinario o

nombramiento, la presentación de la evaluación medica ocupacional.


Jefe de

Departamento

1. Elabora un estudio técnico sobre puesto de trabajo mediante lineamientos estratégicos de la Institución.

2. Suministra información a los analistas de recursos humanos para iniciar el proceso de pase a personal ordinario o de nombramiento.




3. Recibe información sobre las personas contratadas a las cuales se le formalizará su relación laboral.

4. Se comunica con las personas seleccionadas a objeto de entregarle formato de Evaluación Médica Ocupacional.

5. Ingresa al sistema y genera punto de cuenta. 6. Elabora memorando de pase a personal ordinario y nombramientos. 7. Hace firmar documentos por el Jefe de Departamento y remite al

Director de Recursos Humanos para su firma y trámite ante las autoridades.

8. Recibe documentos del Director de Recursos Humanos (Punto de Cuenta y Memorando de Pase a Personal Ordinario y Nombramientos), verifica si los mismos están aprobados o nó. 8.1. Si están aprobados, ingresa al sistema:

Actualiza el status del proceso. Genera la relación de personal nuevo ingreso por tipo de

trabajador y entrega al asistente de recursos humanos para su remisión al Departamento de Registro y Control.

Fotocopia el memorando de pase a personal ordinario. Entrega original del memorando de pase a personal

ordinario o nombramiento al trabajador. Remite original del punto de cuenta y copia del memorando

de pase a personal ordinario o nombramiento) al expediente laboral.

8.2. Si no están aprobados, ingresa al sistema Actualiza el status del proceso. Archiva documentos en la carpeta respectiva.


9. Recibe relación de personal nuevo ingreso, hace firmar por el Jefe de Departamento y remite al Departamento de Registro y Control.

Elaboración de Constancias Objetivo Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberá realizarse para la solicitud y elaboración de constancias de trabajo del personal administrativo y obrero de la Institución. Normas Específicas 1. Sólo los días lunes y martes de cada semana se podrán solicitar constancias de

trabajo.



2. Los días viernes de cada semana serán selladas las constancias de trabajo. 3. En caso de solicitud de FP-023, los interesados tendrán un lapso de 8 días para

imprimir sus constancias. Formularios Utilizados

Descripción Origen Responsable Medio Constancia de trabajo Sistema de Recursos

Humanos Analista de Recursos


Físico



Interesado

1. Ingresa a la página de la Dirección de Recursos Humanos, Departamento Captación y Desarrollo a la opción solicitud de constancia e ingresa sus datos, señalando el tipo de constancia que desea procesar.

o Simple o Detallada o Total Mensual o Integral o FP023 (personal jubilado o que no labora ya en la Inst.) o Pensión sobreviviente


2. Ingresa los días miércoles al sistema, verifica las solicitudes y genera las mismas según el tipo de información requerida.

3. Verifica los datos en pantalla, de tener algún error corrige, de lo contrario graba la información.

4. Entrega al jefe de departamento para su firma. 5. Una vez firmadas las constancias, entrega a cada trabajador.

Reconocimiento por Años de Servicio en la Institución Objetivo Describir en forma lógica y secuencial los pasos a seguir para la entrega de reconocimiento por años de servicio que se le hace al personal administrativo y obrero de la institución.



Normas Específicas 1. Recibirá reconocimiento por años de servicio el personal administrativo que cumpla

cinco (5), diez (10), quince (15), veinte (20) y veinticinco (25) años de servicio en la institución y el personal obrero que cumpla quince (15), veinte (20), veinticinco (25).

2. Existirán dos cohortes para el reconocimiento de años de servicios: para el personal administrativo 01-01 al 19-03, estas personas recibirán bono+botón. La segunda cohorte será de 20-03 al 31-12 a estas personas se les otorgará bono, el botón les será entregado el 19-03 del año siguiente.

3. El reconocimiento de años de servicio para el personal obrero se realiza el diez (10) de diciembre de cada año, con la entrega del bono + botón.

4. El listado de años de servicio será publicado vía Web UCLA, a objeto de informar oportunamente al personal.




1. Ingresa al sistema y genera un listado de años de servicio de cinco (5) hasta veinticinco (25).

2. Emite comunicación solicitando la compra de botones al Departamento de Administración de la Dirección de Recursos Humanos.

3. Verifica la información de los listados con los expedientes del personal, de todo estar acorde continúa con el procedimiento, de presentar algún inconveniente, se ajustan fechas bajo los lineamientos legales establecidos.

4. Imprime listados y elabora memorándum para registro y control y sindicatos en el cual se indica la fecha tope para devolverlo en caso de existir observaciones.

5. Prepara: a. Para el personal administrativo, cuatro (4) juegos de

memorando más listado, distribuidos de la siguiente manera: una para cada sindicato (SEUCLA, SINDEUCLA Y ATAUCLA) y el restante para el Departamento de Registro y Control.

b. Para el personal obrero, dos (2) juegos de memorando más listas, distribuidos de la siguiente manera: una para el sindicato y el otro para el Departamento de Registro y Control.

6. Recibe información y verifica la misma: a. De presentar alguna diferencia, corrige y genera listado

definitivo. b. De estar todo correcto, agrupa los listados y continúa el

procedimiento.




7. Elabora, genera invitaciones o tramita su elaboración, según el caso para ser entregadas al personal administrativo y obrero a reconocer por años de servicio y a las autoridades para contar con su presencia.

8. Agrupa listados más invitaciones y entrega al Jefe de Departamento para revisión y firma.

9. Recibe del Jefe de Departamento y remite a la Dirección de Recursos Humanos para la firma del Director.

10. Emite dos listado del personal a reconocer por años de servicios y anexa las invitaciones.

11. Entrega al mensajero un listado + invitaciones para su distribución. 12. Recibe del mensajero listado del personal a reconocer por años de

servicios una vez entregadas las invitaciones. 13. Remite a la Coordinación de Protocolo un listado + botones para el

momento del acto. 14. Luego del acto, se recibe de protocolo los botones que no fueron

retirados + el listado con el chequeo de las personas que lo recibieron. 15. Elabora comunicación tipo circular (vía web) informando la fecha tope

en la cual pueden retirar los botones las personas que no asistieron al acto.

Autorización del Pago Bonificación Especial Objetivo: Describir los criterios básicos que orienten a la Universidad, en el procedimiento de autorización para tramitar el pago de Bonificación Especial, además de establecer y delimitar las responsabilidades de las unidades que intervienen en el proceso, para procurar una gestión eficaz y efectiva del mismo. Normas Específicas 1. La Bonificación Especial deberá responder a una situación administrativa especial

y/o contingencia, o en todo caso a actividades planificadas de orden prioritario que requieran realizarse en una jornada de trabajo diferente, las cuales deberán ser justificadas con documentos que las sustenten y autorizadas por el Vicerrector Administrativo, con visto bueno del Rector.

2. Cada unidad administrativa será responsable de la validación del concepto, que por Bonificación Especial será cancelado.



3. Solo se autorizará el pago por concepto de Bonificación Especial, si existe disponibilidad presupuestaria para ello. De no existir disponibilidad presupuestaria, no serán procedentes los trámites de pago de Bonificación Especial.

4. El supervisor del área administrativa estará en la obligación de vigilar la asignación de Bonificación Especial, teniendo siempre presente la racionalización y el uso eficiente de los recursos financieros.

5. Se tomará como base para el cálculo de la bonificación especial el sueldo base (Preguntar)

6. El Departamento de Captación y Desarrollo, vigilará que las actividades a desarrollar por un funcionario bajo la figura de Bonificación Especial, estén plenamente justificadas.

7. Para la tramitación del pago de Bonificación Especial, debe existir una aprobación previa por parte de la Dirección de Captación y Desarrollo (Departamento de Captación y Desarrollo) de las actividades ejecutadas.


Unidad Administrativa Director de la

Unidad/Administrador

1. Verifica y certifica el concepto por el cual se cancelará la bonificación especial.

2. Elabora y envía memorando de solicitud de pago de bonificación especial, con la respectiva justificación y copia de la autorización previa de la Dirección de Recursos Humanos.

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Secretaria

3. Recibe memorando de solicitud de pago de bonificación especial y soportes.

4. Registra y remite al Departamento de Captación y Desarrollo

DEPARTAMENTO DE CAPTACIÓN Y DESARROLLO Asistente de

Recursos Humanos

5. Recibe memorando de solicitud de pago de bonificación especial, con la respectiva justificación y autorización.

6. Registra y entrega al Jefe de Captación y Desarrollo, quien asignará al Analista de Recursos Humanos.




Humanos

7. Recibe, revisa y analiza la justificación que presenta la unidad para la ejecución del trabajo y la autorización:

a. Si no existe autorización previa, y no se justifica el trabajo realizado notifica por escrito a la unidad solicitante, indicando las razones por las cuales no es procedente dicho pago.

b. Si existe autorización previa, verifica que la solicitud y la justificación estén acordes con lo autorizado previamente.

c. Elabora una cuenta solicitando autorización al Vicerrector Administrativo y el visto bueno del Rector.

d. Solicita ante la Dirección de Programación y Presupuesto la disponibilidad presupuestaria y anexa a la cuenta.

e. Si la cuenta no es aprobada se devuelve a la unidad solicitante.



f. Si la cuenta es aprobada, solicita disponibilidad presupuestaria a la Dirección de Programación y Presupuesto.

8. Recibe la información de la Dirección de Programación y Presupuesto: 1.1. Si no existe disponibilidad presupuestaria, se le informa a la

unidad solicitante. 1.2. Elabora memorando al Departamento de Registro y Control,

para que tramite el pago, anexando copia de disponibilidad presupuestaria, justificación de la unidad y cuenta autorizada.

9. Remite al Departamento de Registro y Control memorando de solicitud de pago, copia de la disponibilidad presupuestaria, justificación de la unidad y cuenta autorizada para que proceda a tramitar el pago.

10. Archiva copia de la solicitud y de los documentos de soporte. Selección y Contratación del Personal para Actividades o Proyectos que superen los tres (3) días Objetivo: El presente instructivo tiene como finalidad orientar el proceso de contratación del personal que se requiere en las diferentes unidades o proyectos de Investigación, Extensión, Especiales y Postgrado.



Alcance: Abarca las contrataciones mayores a tres (3) días, que se realizan en la Institución y son financiados con recursos internos o externos asignados al presupuesto de la UCLA. Normas Específicas: CONTRATACIÓN DEL PERSONAL:

1. En el último trimestre del año, las unidades deben estimar el monto para contratación de personal que se vaya a requerir para actividades o proyectos financiados por la UCLA y por entes externos.

2. El proceso de selección del personal a contratar lo realizará el responsable de la unidad o proyecto.

3. El Responsable de la Unidad o Proyecto que requiera hacer contrataciones, lo hará ante la Dirección de Recursos Humanos, una vez aprobado el proyecto y autorizado por la instancia que corresponda.

4. El Responsable de la unidad o proyecto debe llenar formato de Memo de Justificación y anexarlo al formato de Requisición de Personal que se envía junto a las credenciales, al Departamento de Captación y Desarrollo. De no anexar el memorando no se procesará la solicitud.

5. El proceso de contratación será realizado por el Departamento de Captación y Desarrollo en un lapso de tres (3) días hábiles, una vez recibida la requisición con sus soportes.

6. No se podrá contratar servicios con personas naturales que tengan hasta el segundo grado de consanguinidad y cuarto de afinidad con los Responsables de las unidades o Proyectos.

7. El contrato de trabajo debe estar firmado por el (la) Director (a) de Recursos Humanos, Responsable de la unidad o Proyecto y Persona Contratada.

8. El máximo de horas semanales a contratar para el personal podrán ser los siguientes:

• Veinte (20) horas para Proyectos de Investigación financiados por la UCLA.

• Treinta (30) horas para Proyectos de Postgrado. • Cuarenta (40) horas para Proyectos financiados por otras instituciones.

9. En vista de lo dispuesto en la Ley del Régimen Prestacional de Empleo y en concordancia con lo dispuesto en la Ley del Seguro Social Obligatorio y su Reglamento y la Ley de Seguridad Social, el trabajador que se encuentre inscrito en el Seguro Social Obligatorio y esté cotizando, deberá participar por escrito su



intención de que no le sean descontadas las obligaciones parafiscales ordenadas en el régimen indicado, así como, las evidencias de que está cotizando.

10. Cuando el contrato culmine en la fecha establecida en el mismo, se deberá llenar la forma 1403 en cuatro (4) originales, la cual debe ser firmada por el patrono y distribuida de la siguiente manera: dos (2) para el Instituto Venezolano del Seguro Social, una para el asegurado y otra para el Departamento de Captación y Desarrollo.

11. Lo no previsto en estas normas se regirá por los reglamentos vigentes tales como: • Reglamento General de Postgrado. • Reglamento que rige la Administración de los Ingresos Propios

obtenidos por los Postgrados de la UCLA. • Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la UCLA • Reglamento para la Administración y Control de los Fondos otorgados

por Instituciones Públicas o Privadas para Proyectos de Investigación, Extensión u orientados al desarrollo o fortalecimiento de programas o unidades de la UCLA.

• ó aquellos instrumentos legales que lo sustituyan • ó resuelto en Consejo Universitario.


Responsable Actividad Dirección de

Investigación, Extensión y

Coordinaciones de Postgrado que

requiera contratar por más de tres (3) días

Administrador

Las Unidades verifican las necesidades de personal para la realización de actividades o proyectos. 1. Revisa la documentación recibida de la (s) persona (s) a contratar

junto al responsable de la unidad o proyecto, llena el formato Requisición de Personal y hace firmar al Responsable de la unidad o proyecto.

2. Procede a llenar formato de Memo de justificación, en el cual se especifica la razón por la cual se requiere contratar a la persona seleccionada, hace firmar por el responsable del proyecto.

3. Forma legajo de documentos con: • Copia del convenio o proyecto de investigación debidamente

aprobado con su respaldo financiero. • Formato de requisición de personal debidamente firmado. • Formato Memo de justificación para Contratación de Personal. • Credenciales (copia de la Cédula de Identidad y Partida de

Nacimiento, resumen curricular y copia de los soportes: fondo negro, certificados, diplomas, constancias entre otros) de la (s) persona (s) a contratar.

4. Remite legajo de documentos al Departamento de Captación y Desarrollo de la Dirección de Recursos Humanos.



DRH Dpto. Captación y

Desarrollo

Analista

5. Recibe legajo de documentos y revisa: • Si se detecta que la persona seleccionada está trabajando en

otro proyecto o ya cumplió según la ley con el tiempo establecido para ser contratado, se devuelve la solicitud al responsable del proyecto para que comience de nuevo el proceso de selección.

• Si no existen inconvenientes y no falta ningún documento, continúa con el procedimiento.

6. La persona a contratar se presenta con los documentos originales para verificar y certificar los mismos.

7. De observar algún inconveniente se le indica corregirlo y presentarlo a la mayor brevedad posible, de no observar inconvenientes, entrega formato de Registro de Datos Personales para ser llenado por la persona a contratar.

8. Elabora contrato de trabajo en cuatro (4) originales y lo hace firmar por: Director (a) de Recursos Humanos, responsable de la actividad o proyecto e interesado.


Desarrollo

Analista

9. Elabora listado de contratados en dos (2) originales en el cual se refleja: Nombre y apellido, cédula de identidad, tipo de personal, lapso de contratación, ubicación presupuestaria, cargo y sueldo, hace firmar por el Jefe de la unidad y remite a los Departamentos de: • Registro y Control , para la elaboración de la nómina (paso 4

del procedimiento de pago), y • Relaciones Laborales, para la cancelación de ticket de

alimentación, si es el caso. 10. Genera Listado (solo la primera vez) ó Memorando de Presentación

de la persona a contratar en tres (3) originales y distribuye (Dirección de finanzas, expediente y Unidad respectiva).

11. Distribuye los contratos en originales de la siguiente forma: • Uno para el contratado. • Uno para la Unidad respectiva. • Uno para el expediente que se apertura y • Uno para el Departamento de Registro y Control, Unidad de

Aportes y Retenciones, en un lapso no mayor a un (1) día hábil luego de firmado el contrato junto con copia de la Cédula de Identidad del contratado para colocarlo como anexo a la forma 1402.

12. Conforma expediente con: • Requisición de Personal. • Formato de Memo de justificación para Contratación de



personal. • Contrato de trabajo. • Forma 1402 del Seguro Social (una vez recibida). • Copia del Convenio o Proyecto. • Credenciales (Original del resumen curricular y copia de los

soportes: fondo negro, certificados, diplomas, constancias entre otros).

• Original del Registro de Datos Personales. • Carta de Apertura de Cuenta de ser necesario (caso de

proyectos que se desarrollen a nivel Nacional y sean financiados por entes externos).

Analista

• Listado de Contratados (si es la primera vez) ó Memorando de Presentación.

13. Procede a elaborar carnet o carta de identificación de la persona contratada (según el caso), hace firmar por el Director de Recursos Humanos y entrega al contratado.

Selección y Contratación del Personal para Proyectos de Fomento que superen los tres (3) días Objetivo: El presente instructivo tiene como finalidad orientar el proceso de contratación del personal que se requiere en los diferentes proyectos de Fomento. Alcance: Abarca las contrataciones mayores a tres (3) días, que se realizan en la Institución y son financiados con recursos internos o externos asignados al presupuesto de la UCLA. Normas Específicas: CONTRATACIÓN DEL PERSONAL: 1. En el último trimestre del año, las unidades deben estimar el monto para

contratación de personal que se vaya a requerir para proyectos financiados por la UCLA ó por entes externos.

2. El proceso de selección del personal a contratar lo realizará el responsable del proyecto.

3. El Responsable del Proyecto que requiera hacer contrataciones lo hará ante la Dirección de Recursos Humanos, una vez aprobado el proyecto y autorizado por la instancia que corresponda.

4. El Responsable del proyecto debe llenar formato de memo de justificación y anexarlo al formato de requisición de personal que se envía junto a las



credenciales (de ser el caso), al Departamento de Captación y Desarrollo. De no anexar este formato no se procesará la solicitud.

5. El proceso de contratación será realizado por el Departamento de Captación y Desarrollo en un lapso no mayor de tres (3) días hábiles, una vez recibida la requisición con sus soportes.

6. No se podrá contratar servicios con personas naturales que tengan hasta el segundo grado de consanguinidad y cuarto de afinidad con los Responsables de los Proyectos.

7. Podrán ser objeto de contrataciones para la ejecución de los proyectos, personas naturales ó jurídicas.

8. Si la selección corresponde a una persona jurídica se debe solicitar: 9. Registro Mercantil.

• Planilla de contribuyente formal. • Planilla de enteramiento del ISLR anual. • Solvencia Laboral. • Cualquier otro que estipule la ley.

En este caso, el Administrador debe comprobar la información obtenida a través del portal del SENIAT. 10. El contrato de trabajo debe estar firmado por el (la) Director (a) de Recursos

Humanos, Responsable del Proyecto y Persona Contratada. 11. El máximo de horas semanales a contratar para el personal será de cuarenta

(40) horas. 12. El personal contratado para proyectos de fomento, no podrá suspender las

actividades de un proyecto por conflictos gremiales o vacaciones. 13. En vista de lo dispuesto en la Ley del Régimen Prestacional de Empleo y en

concordancia con lo dispuesto en la Ley del Seguro Social Obligatorio y su Reglamento y la Ley de Seguridad Social, el trabajador que se encuentre inscrito en el Seguro Social Obligatorio y esté cotizando, deberá participar por escrito su intención para que no le sean descontadas las obligaciones parafiscales ordenadas en el régimen indicado, así como, las evidencias de que está cotizando.

14. Cuando el contrato culmine en la fecha establecida en el mismo se deberá llenar la forma 1403 en cuatro (4) originales, la cual debe ser firmada por el patrono y distribuida de la siguiente manera: dos (2) para el Instituto Venezolano del Seguro Social, una para el asegurado y otra para el Departamento de Captación y Desarrollo.

15. Lo no previsto en estas normas se regirá por los reglamentos vigentes tales como:

• Reglamento del Consejo de Fomento.



• Reglamento Para la Administración y Control de los Ingresos Propios Manejados a través de las Coordinaciones de Fomento.

• Normativa para la Administración de Fondos en Anticipo de la UCLA • Reglamento para la Administración y Control de los Fondos otorgados

por Instituciones Públicas o Privadas para Proyectos de Investigación, Extensión u orientados al desarrollo o fortalecimiento de programas o unidades de la UCLA.

• ó aquellos instrumentos legales que lo sustituyan. • ó resuelto en Consejo Universitario.


Coordinaciones de Fomento

Administrador

Las Unidades verifican las necesidades de personal para la realización de proyectos. 1. Revisa la documentación recibida de la persona a seleccionar para

ser contratada junto al responsable del proyecto. 2. Llena el formato Requisición de Personal y hace firmar al

Responsable del proyecto. 3. Procede a llenar formato de Memo de Justificación para

Contratación de Personal, en el cual se especifica la razón por la cual se requiere contratar a la persona seleccionada, este deberá estar firmado por el responsable del proyecto.

4. Forma legajo de documentos con: • Copia del proyecto de Fomento debidamente aprobado. • Formato de Requisición de Personal debidamente firmado. • Formato Memo de justificación para Contratación de Personal. • Credenciales, de ser el caso (resumen curricular y copia de

los soportes: fondo negro, certificados, diplomas, constancias entre otros) de la (s) persona (s) a contratar.

5. Remite legajo de documentos al Departamento de Captación y Desarrollo de la Dirección de Recursos Humanos.

6. Recibe legajo de documentos y revisa: • Si se detecta que la persona seleccionada está trabajando en

otro proyecto o ya cumplió según la ley con el tiempo establecido para ser contratado, se devuelve la solicitud al responsable del proyecto para que comience de nuevo el proceso de selección.

• Si no existen inconvenientes y no falta ningún documento, continúa con el procedimiento.

7. La persona a contratar se presenta con los documentos originales



para verificar y certificar los mismos, si es el caso. 8. De observar algún inconveniente se le indica corregirlo y

presentarlo a la mayor brevedad posible, de no observar inconvenientes, entrega formato de Registro de Datos Personales para ser llenado por la persona a contratar.


Desarrollo

Analista

9. Elabora contrato de trabajo en cuatro (4) originales y lo hace firmar por: Director (a) de Recursos Humanos, responsable del proyecto e interesado.

10. Elabora listado de contratados en el cual se refleja: Nombre y apellido, cédula de identidad, tipo de personal, lapso de contratación, ubicación presupuestaria, cargo y sueldo, hace firmar por el Jefe de la unidad y remite al Departamento de Relaciones Laborales, para la cancelación de ticket de alimentación, si es el caso.

11. Genera Listado (solo la primera vez) ó Memorando de Presentación de la persona a contratar en dos (2) originales y distribuye (expediente y Unidad respectiva).

12. Distribuye los contratos en originales de la siguiente forma: • Uno para el contratado. • Uno para la Unidad respectiva. • Uno para el expediente que se apertura y • Uno para el Departamento de Registro y Control, Unidad de

Aportes y Retenciones en un lapso no mayor a un (1) día hábil luego de firmado el contrato junto con copia de la Cédula de Identidad del contratado para colocarlo como anexo a la forma 1402.

13. Conforma expediente con: • Requisición de Personal. • Memo de justificación para Contratación de Personal. • Contrato de trabajo.



• Forma 1402 del Seguro Social (una vez recibida). • Copia del Convenio o Proyecto. • Credenciales de ser el caso (Original del resumen curricular y

copia de los soportes: fondo negro, certificados, diplomas, constancias entre otros).

• Original del Registro de Datos Personales 14. Procede a elaborar carnet o carta de identificación de la persona

contratada (según el caso), hace firmar por el Director de Recursos Humanos y entrega al contratado.



FORMATOS Y MODELOS

A C T A Hoy ____________________, reunidos en el _______________________ adscrito al ______________________, estando presente por la Dirección de Recursos Humanos :_________________, por el___________________________ y constatándose que en fecha ________________________, por disposición del Ciudadano Rector y la Directora de Recursos Humanos se abrió Concurso Externo para el cargo de _______________________ según las siguientes especificaciones:

REQUISITOS MINIMOS EXIGIDOS: EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

Descripción de la educación y experiencia que prevalece para la evaluación.

CONOCIMIENTOS EN: Descripción de las áreas de conocimiento

HABILIDAD PARA: Descripción de las habilidades

DESTREZAS EN: Descripción de las destrezas requeridas para el cargo.

El baremo está elaborado en base a 20 puntos, con la exigencia de la acumulación

mínima de 15 puntos para la aprobación, quedando los factores definidos de la siguiente

manera:

Factor Experiencia: La experiencia será medida en tiempo de servicio de carácter operativo en funciones relacionadas con el trabajo en laboratorio Máximo valor del factor 4 puntos 6 meses: 1 punto De 6 meses a un (1) año: 2 puntos De 1 año a 1 año y medio: 3 puntos De 1 año y medio a 2 años: 4 puntos Factor Evaluación Psicotécnica: Máximo valor del factor 2 puntos Rango: Bueno: 1 punto. Muy Bueno: 2 punto. Factor Conocimiento:

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”

VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DE CAPTACION Y DESARROLLO



Valor total del factor 12 puntos:

Entrevista: 4 puntos Prueba Práctica: 8 puntos.

Cursos Relacionados con el área:

Máximo Valor del factor 2 puntos. Sólo se tomarán aquellos cursos que tengan relación con el perfil del cargo

El jurado en ___________________ procedió a revisar los expedientes de los aspirantes y el

___________________ se aplicó la prueba psicotécnica. A continuación, se convocó a los

participantes a la presentación de las pruebas de conocimientos en fecha ________________.

Antes de dar inicio a la aplicación de la prueba el jurado procedió a leer cuidadosamente las

preguntas y aclaró las dudas indicando el tiempo asignado para resolver el examen. En reunión del

________________ el jurado revisó los resultados de las pruebas, obteniéndose lo siguiente:

Vistos los resultados, el jurado procedió a declarar al _________________, como ganador del

_______________ para el cargo de ___________________

En señal de acuerdo firman:

Por la Dirección de Recursos Humanos Como Especialistas

Por el Área___________________ Por: _________________

Nombres y Apellidos

Experiencia

6 meses: 1 pto. 6 meses - 1 año: 2

ptos. 1 año - 1 año y 1/2: 3

ptos. 1 año y 1/2- 2 años: 4

ptos.

Prueba Psicotécnica

Bueno: 1 pto. Muy Bueno: 2

ptos.

Pruebas de Conocimiento:

Práctica: 8 ptos.

Entrevista: 4 ptos.

Cursos relacionados con el área

2 ptos.

Puntuación

Total



Formato: Acta de Resultado

ANTECEDENTES DE SERVICIOS Datos

Personales 1.- Apellidos y Nombres 2.- Cédula de Identidad

3.- I N G R E S O FECHA TITULO DEL CARGO REMUNERACIÒN MENSUAL

DIA MES AÑO

4.- E G R E S O FECHA TITULO DEL CARGO REMUNERACIÒN MENSUAL

DIA MES AÑO

MOVIMIENTO QUE LO ORIGINA MOTIVO

5.- BREVE EVALUACIÒN DE LA ACTUACIÒN DEL FUNCIONARIO

A C T U A C I O N

E N

E L

O R G A N I S M O

6.- OBSERVACIONES

AUTORIDAD COMPETENTE EN LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

CONFORMADO POR: DIA MES AÑO

APROBADO POR:

A P R O B A C I O N

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO” VICERECTORADO ADMINISTRATIVO DIRECCIÒN DE RECURSOS HUMANOS



Baremo para Promoción y/o Concurso Interno y Externo Personal Administrativo

Valor total 20 Puntos con la exigencia de aprobación de todas las pruebas y la acumulación mínima de 15 puntos.

FACTOR CREDENCIALES (Valor : 6 pto.s)

1. Experiencia: (Valor: 3 ptos.) Será medida en tiempo de servicio operativo y/o gerencia en el área objeto de concurso. Puede ser considerada la experiencia progresiva, es decir, que haya ocupado cargos del mismo grupo ocupacional de carácter operativo.

a. Cargos similares: Valor 2 ptos. b. Experiencia Progresiva: Valor 1 pto.

2. Formación: (Valor: 3 ptos.) Cursos y/o Diplomados

a. Según áreas afines al cargo (Máx. 2,30 ptos.) Data Con certificado de

asistencia Con certificado de aprobación (Mín. 16 horas)

Diplomados

0-4 años 0,20 0,30 0,50 5-10 años

0,10 0,20 0,30

Total Máx. 2 cursos Máx. 2 cursos Máx. 2 Diplom b. Según otras áreas del conocimiento (Máx. 0,70 ptos.) Data Con certificado de


Diplomados

0-4 años 0,10 0,15 0,20 Total Máx. 2 cursos Máx. 2 cursos Máx. 1 Diplom

Educación Formal no requerida como perfil

NIVEL PUNTAJE TECNICO SUPERIOR 0,50 LICENCIADO O EQUIVALENTE

0,75

ESPECIALISTA 1,00 MAESTRIA 2,00 DOCTORADO 3,00 Nota: Se computará el mayor nivel obtenido Máx. 3 ptos.

FACTOR CONOCIMIENTOS (Valor: 14 ptos.)

1. Prueba Teórica: (Valor: 9 ptos.) Comprenderá dos partes

a. Dirigida a los conocimientos generales y básicos del cargo. (Valor 3 ptos.)

b. Dirigida a los conocimientos específicos requeridos por la unidad solicitante. (Valor 6 ptos.)

2. Prueba Práctica: (Valor: 5 ptos.)

Serán medidas : a. Las habilidades y destrezas en el uso y

manejo de equipos y herramientas requeridos para la ejecución de las tareas.

b. El conocimiento en los procedimientos ejecutados.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL“LISANDRO ALVARADO”



Puntaje Formación= a. /2,30 ptos b. /0,70 pto. c. /3,00 ptos.

TOTAL: 6 ,00 ptos. ÷ 2= 3 ptos. Valor Máx.

*Puntaje Experiencia Laboral= a. Cargos Similares = 0,50 pto. x c/6 meses. b. Experiencia Progresiva= 0,25 pto. x c/6 meses. Hasta un Máximo 2 años.



Baremo para Promoción y/o Concurso Interno y Externo Personal Obrero

Valor total 20 Puntos con la exigencia de aprobación de todas las pruebas y la acumulación mínima de 15 puntos.

FACTOR CREDENCIALES (Valor : 6 pto.s) 1. Experiencia: (Valor: 3 ptos.) Será medida en tiempo de servicio operativo y/o gerencia en el área objeto de concurso. Puede ser considerada la experiencia progresiva, es decir, que haya ocupado cargos del mismo grupo ocupacional de carácter operativo.

a. Cargos similares: Valor 2 ptos. b. Experiencia Progresiva: Valor 1 pto.

2. Formación: (Valor: 3 ptos.) Cursos y/o Diplomados

a. Según áreas afines al cargo (Máx. 2,30 ptos.) Data Con certificado de


Diplomados

0-4 años 0,20 0,30 0,50 5-10 años

0,10 0,20 0,30

Total Máx. 2 cursos Máx. 2 cursos Máx. 2 Diplom b. Según otras áreas del conocimiento (Máx. 0,70 ptos.) Data Con certificado de


Diplomados

0-4 años 0,10 0,15 0,20 Total Máx. 2 cursos Máx. 2 cursos Máx. 1 Diplom

Educación Formal no requerida como perfil

NIVEL PUNTAJE BACHILLER 0.75 TCO. MEDIO 1.25 TECNICO SUPERIOR 2 LICENCIADO O EQUIVALENTE

3

Nota: Se computará el mayor nivel obtenido Máx. 3 ptos.

FACTOR CONOCIMIENTOS (Valor: 14 ptos.)

1. Prueba Teórica: (Valor: 9 ptos.) Comprenderá dos partes

a. Dirigida a los conocimientos generales y básicos del cargo. (Valor 3 ptos.)

b. Dirigida a los conocimientos específicos requeridos por la unidad solicitante. (Valor 6 ptos.)

2. Prueba Práctica: (Valor: 5 ptos.) Serán medidas :

a. Las habilidades y destrezas en el uso y manejo de equipos y herramientas requeridos para la ejecución de las tareas.

b. El conocimiento en los procedimientos ejecutados.

Puntaje Formación= a. /2,30 ptos b. /0,70 pto. c /3,00 ptos.

TOTAL: 6 ,00 ptos. ÷ 2= 3 ptos. Valor Máx.

*Puntaje Experiencia Laboral= a. Cargos Similares = 0,50 pto. x c/6 meses. b. Experiencia Progresiva= 0,25 pto. x c/6 meses. Hasta un Máximo 2 años.

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL“LISANDRO ALVARADO”





EVALUACIÓN DE ACTUACIÓN EN EL CARGO DEL PERSONAL OBRERO CONTRATADO

1.- CARGO SUJETO A EVALUACIÓN 2.- NOMBRES Y APELLIDOS DEL EVALUADO 3.- CEDULA DE IDENTIDAD

4.- UNIDAD DONDE EJERCE SU ACTIVIDAD 5.- BAJO SUPERVISIÓN DE: 6.- LAPSO EVALUADO

DESDE HASTA

ASPECTOS A EVALUAR EXCELENTE BUENO REGULAR DEFICIENTE

ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD

DISCIPLINA

INICIATIVA

SEGUIMIENTO DE INSTRUCCIONES

CONOCIMIENTO DEL TRABAJO

CALIDAD DEL TRABAJO

CUMPLIMIENTO DE LAS TAREAS ASIGNADAS

TRABAJO BAJO PRESIÓN

DESTREZAS EN EL MANEJO DE RECURSOS (EQUIPOS,

HERRAMIENTAS DE TRABAJO, ENTRE OTROS)

TRABAJO EN EQUIPO

COOPERACIÓN

RELACIONES HUMANAS

ASPECTO PERSONAL

SENTIDO DE PERTENENCIA Y COMPROMISO CON EL TRABAJO Y LA

INSTITUCIÓN.

NOMBRE DEL EVALUADOR FIRMA CARGO FECHA

OBSERVACIONES:

PARA USO DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS: TABULADO

POR PUNTUACIÓN APTO PARA EL

CARGO FIRMA DEL DEPARTAMENTO CAPTACIÓN Y

DESARROLLO FECHA

LA PRESENTE EVALUACIÓN HA SIDO DEL CONOCIMIENTO DEL EVALUADO Y COMO CONSTANCIA DE ELLO FIRMA LA PRESENTE A LOS FINES DE QUE SIRVA DE MEDIO PRUEBA DE HABER SIDO NOTIFICADA DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN EL PERIODO OBJETO DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO. Nombres y Apellidos:

C.I. Firma:





EVALUACIÓN DE ACTUACIÓN EN EL CARGO PERSONAL ADMINISTRATIVO CONTRATADO

1.- CARGO SUJETO A EVALUACIÓN 2.- NOMBRES Y APELLIDOS DEL EVALUADO 3.- CEDULA DE IDENTIDAD

4.- UNIDAD DONDE EJERCE SU ACTIVIDAD 5.- BAJO SUPERVISIÓN DE: 6.- LAPSO EVALUADO

DESDE HASTA

7.- ASPECTOS A EVALUAR A B C D ASPECTOS EXCELENTE BUENO REGULAR DEFICIENTE

ASISTENCIA

PUNTUALIDAD EN EL TRABAJO

DISCIPLINA

ASPECTO PERSONAL

RELACIONES HUMANAS

CREATIVIDAD

COOPERACIÓN

INICIATIVA

DISPOSICION AL TRABAJO EN EQUIPO

CAPACIDAD PARA ORGANIZAR EL TRABAJO

INTERES POR APRENDER

RESPONSABILIDAD EN LA ENTREGA DE LOS TRABAJOS ASIGNADOS

CALIDAD DEL TRABAJO

CONOCIMIENTO EN EL AREA DE TRABAJO

DESTREZA EN EL MANEJO DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS DE TRABAJO

8.- OBSERVACIONES:

9.- NOMBRE DEL EVALUADOR 10.- FIRMA 11.- CARGO 12.- FECHA

LA PRESENTE EVALUACIÓN HA SIDO DEL CONOCIMIENTO DEL EVALUADO Y COMO CONSTANCIA DE ELLO FIRMA LA PRESENTE A LOS FINES DE QUE SIRVA DE MEDIO PRUEBA DE HABER SIDO NOTIFICADA DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS EN EL PERIODO OBJETO DE LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO.

NOMBRES Y APELLIDOS C.I. TELF.

FECHA: FIRMA:

PARA USO DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS Tabulado por: Puntuación Apto para el Cargo Jefe Departamento de Captación y

Desarrollo Fecha

OBSERVACIONES:





OFERTA DE SERVICIO

Apellidos y Nombres Cédula de Id id d

Sexo

M

F

Lugar de Nacimiento Estado País Nacionalidad

Fecha de Nacimiento Edad Datos de Nacionalidad Si es Extranjero Día Mes Año D

íMes Año No. de Documento N° de Tipo de Visa

Estado Civil Estatura Peso Servicio Militar Soltero Casado Viudo Divorc

. Concub Fuerza N° de Boleta

Mts. Kgs.

Si tiene algún impedimento físico, diga cuál?

¿Esta Empleado? Fecha de disponibilidad ¿Trabajaría en cualquier dependencia de la UCLA? Día Mes Año

SI NO

SI

NO

Dirección de Habitación Teléfono

Otra dirección donde localizarlo Teléfono Carga Familiar

Fecha de Nacimiento Sexo Apellidos Cédula Parentesco Día Mes Año F M

Si tiene Familiares en la U.C.L.A., indique el nombre, parentesco, Departamento , Dirección o Decanato y tipo de personal

Indique tres (3) referencias personales (no familiares) Apellidos y Nombres Ocupación Teléfono Tiempo de Conocido

¿Ha consignado documentos en el Departamento de Captación SI NO De ser afirmativa su respuesta Indique: Día Mes Año Fecha

UUUNNNIIIVVVEEERRRSSSIIIDDDAAADDD CCCEEENNNTTTRRROOOCCCCCCIIIDDDEEENNNTTTAAALLL

“““LLLIIISSSAAANNNDDDRRROOO AAALLLVVVAAARRRAAADDDOOO”””

VVV III CCC EEE RRR RRR EEE CCC TTT OOO RRR AAA DDD OOO AAA DDD MMM III NNN III SSS TTT RRR AAA TTT III VVV OOO DDD III RRR EEE CCC CCC III OOO NNN DDD EEE RRR EEE CCC UUU RRR SSS OOO SSS HHH UUU MMM AAA NNN OOO SSS

CCC AAA PPP TTT AAA CCC III OOO NNN YYY DDD EEE SSS AAA RRR RRR OOO LLL LLL OOO

Foto



Mencione los cargos para los que se considera competente Sueldo que aspira

Bs.

Habilidades en el uso de herramientas, equipos y materiales (especifique)

Declaro que esta información y datos suministrados es esta planilla son verdaderos y exactos, por lo tanto autorizo la investigación de estas declaraciones. Convengo que si soy empleado y se llegase a comprobar más tarde que he incurrido en inexactitud o falsedad en los datos aquí

suministrados, ello se considerará como causa justificada para mi destitución.

FechaLugar Día Mes Año Firma

Manual de Normas y Procedimientos de los Departamentos de la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”. Gaceta Universitaria N° 122

43/157

Cuenta Nº __________ De Fecha: ______________

UNIDAD TIPO DE MOVIMIENTO O CONTRATACION

JUSTIFICACION ACCIÓN A TOMAR DECISIÓN DE LAS AUTORIDADES






SOLICITUD DE PERSONAL

DATOS DE LA UNIDAD SOLICITANTE Dirección o Decanato Departamento - Ubicación Física

DATOS DEL CARGO SOLICITADO

Administrativo Obrero

LAPSO: Desde: __________ Hasta:_________ HORARIO:______________ JUSTIFICACIÒN: DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS A REALIZAR: HABILIDADES Y DESTREZAS:

DATOS DEL FUNCIONARIO SOLICITANTE:

Jefe de la Unidad Firma Sello

Director: Firma Sello

Fecha Solicitud: _______________







DIRECCIÓN DE ________________

NUMERO DIA MES AÑO

RREEQQUUIISSIICCIIOONN DDEE PPEERRSSOONNAALL PPAARRAA PPRROOYYEECCTTOOSS

DESCRIPCION DEL PROYECTO

Cédula de Identidad Ubicación Presupuestaria Nombre de la Persona a Contratar

DESCRIPCION DEL PERSONAL REQUERIDO

Responsable Código Nombre del Proyecto

DE: A: Horas Semanales


PROFESIONAL

OBSERVACIONES: Sueldo Mensual propuesto por el Responsable del Proyecto: _______________ Nota: El sueldo podrá ser ajustado por la Dirección de Recursos Humanos según las políticas internas establecidas.



TECNICO



EMPLEADO


DE: A:

Horas Semanales:

OBRERO

FECHA DE CULMINACION

FECHA DE INICIO

ACTIVIDADES A EJECUTARHORARIO A CUMPLIR

TIPO PERSONAL

RReessppoonnssaabbllee PPrrooyyeeccttoo SELLO



C O N S T A N C I A

Quien suscribe, Director de Recursos Humanos de la UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”, con sede principal en

Barquisimeto, hace constar que el ciudadano (a)

______________________________, titular de la cédula de identidad

Nº_____________, forma parte del Personal Administrativo de esta Universidad

desde el ______________, ocupando el cargo de _______________________,

con un sueldo mensual:____________________.

Constancia que se expide a petición de parte interesada, en Barquisimeto, a los

____________, días del mes de ________________ del año ________________

Director de Recursos Humanos


VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO Dirección de Recursos Humanos

Barquisimeto – Estado Lara



CONVOCATORIA

Se participa al personal del _______________, que queda abierto el proceso de

______________ a partir de _____________ el (la) ____________ para el cargo

de _________________________

ESCALA: TIEMPO :

NIVEL : UBICACION:

Las personas interesadas deben notificar por escrito a la Dirección de Recursos

Humanos, Departamento de Captación y Desarrollo, el día

________________________

PERFIL DEL CARGO EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA:

CONOCIMIENTOS, HABILIDADES Y DESTREZAS: CONOCIMIENTOS EN: HABILIDAD PARA: DESTREZAS EN: ADIESTRAMIENTO REQUERIDO: NOTA: Los aspirantes serán sometidos a pruebas teórico-prácticas. El factor experiencia no es excluyente para concursar. Rector Vice-Rector Administrativo Directora de Recursos Humanos

VV.ag






CONTRATO POR HONORARIOS PROFESIONALES

Entre la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" creada mediante Decreto N° 980 del 7 de noviembre de 1.967, publicado en la Gaceta Oficial N° 28.475, de esa misma fecha, con sede en Barquisimeto, Estado Lara representada por el ciudadano Rector ____________________, venezolano, mayor de edad, ___________________, de este domicilio, titular de la cédula de identidad número V-5.239.425, carácter que adquirió según elección efectuada de conformidad con lo previsto en el Capítulo III del Título II del Reglamento de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" y consta en Acta de Proclamación y Juramentación del 15 de Mayo de 2006, inserta con el N° 34, Tomo 112, en los Libros de Autenticación de la Notaría Pública Cuarta de Barquisimeto, en fecha 18 de mayo de 2006, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 37 de la Ley de Universidades y en el Numeral 1 del Artículo 12 del Reglamento de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", y de este domicilio, de conformidad con lo pautado en la Ley del Estatuto de la Función Pública en su Artículo 05 y quien en lo sucesivo se denominará LA UNIVERSIDAD, por una parte y por la otra parte, el ciudadano __________________, soltero, venezolano, mayor de edad, titular de la cédula de identidad _____________, quien a los efectos de este contrato, se denominará EL CONTRATADO, se conviene en celebrar el presente contrato de prestación de servicios, bajo la modalidad de HONORARIOS PROFESIONALES, debido a que el trabajo no puede ser cubierto con personal de la Universidad y se requiere la contratación de un personal altamente calificado, y visto la acreditación consignada por EL CONTRATADO por ante el Departamento de Captación y Desarrollo de la Dirección de Recursos Humanos, se acordó su contratación la cual se rige por lo dispuesto en los Artículos 37, 38 y 39 de la Ley del Estatuto del Funcionario Público, Título IV, Personal Contratado y por las siguientes Cláusulas: CLÁUSULA PRIMERA: El objeto del contrato es la prestación del servicio por parte de EL CONTRATADO para prestar sus servicios como ___________________ de la Universidad bajo la adscripción del Rectorado por el tiempo que se indica en la Cláusula Cuarta. CLÁUSULA SEGUNDA: Los servicios a los cuales se refiere la Cláusula anterior, deberán ser prestados en la sede de la UNIVERSIDAD o DONDE SE ACUERDE; sin embargo, es potestad de su Coordinador Inmediato, realizar cambios en la función desempeñada por EL CONTRATADO, así como realizar el traslado el mismo a otro sitio de trabajo, si fuere necesario, sin que en ambos casos se le cause una desmejora en el


RECTORADO



presente contrato. CLASULA TERCERA: Los servicios deberán ser prestados por EL CONTRATAD0, de acuerdo a la naturaleza del trabajo asignado por su Coordinador en la respectiva sección de adscripción o en el lugar que se le indique. CLAUSULA CUARTA: La duración del presente CONTRATO será a partir del ________________. CLÁUSULA QUINTA: El contrato en referencia causará a favor de EL CONTRATADO obligaciones por parte de LA UNIVERSIDAD, equivalente al pago de derechos por los servicios prestados en el contrato de prestación de servicios, bajo la modalidad de Honorarios Profesionales por un monto mensual de ________________________________________ a este monto se le efectuaran los descuentos a que hubiere lugar de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente. CLAUSULA SEXTA: Los pagos a que se refiere la Cláusula anterior se efectuarán por ante la Dirección de Finanzas, Departamento de Tesorería, Sección Caja, bajo la modalidad de cheque, y deberán ser retirados por EL CONTRATADO o por quién éste autorice. CLAUSULA SEPTIMA: Los Honorarios correspondientes a la actividad profesional se considerarán satisfechos por el pago estipulado y el cual incluye los demás beneficios derivados de este contrato y que han sido estipulados en la CLAUSULA QUINTA. La prestación de los referidos servicios, no será de manera exclusiva, ni dependencia con la UNIVERSIDAD, por no tratarse de una relación laboral propiamente dicha, por lo que en ningún momento generen prestaciones sociales y demás conceptos laborales no estimados en el presente contrato. CLAUSULA OCTAVA: EL CONTRATADO se compromete a cumplir con todos los deberes y obligaciones que surgen del presente contrato, así como lo relativo a la índole de su trabajo, el cual deberá prestar de manera puntual, eficiente y de acuerdo a las reglas o normas internas que le dicte esta UNIVERSIDAD y la orden de su superior. CLAUSULA NOVENA: La UNIVERSIDAD se reserva el derecho de dar por terminado el contrato por honorarios profesionales aún antes de su vencimiento, si EL CONTRATADO incumple en los deberes y las obligaciones que le sean asignadas por el Coordinador, así como lo relativo a la índole de su trabajo. El incumplimiento aquí descrito se basará en la evaluación de actuación en el cargo por su Coordinador. CLAUSULA DÉCIMA: A los efectos legales, se conviene que la jurisdicción competente para resolver cualquier diferencia surgida en el presente Contrato, en la correspondiente a la UNIVERSIDAD. CLAUSULA DÉCIMA PRIMERA: Del presente Contrato, se hace dos (2) ejemplares de un mismo tenor, y a un solo efecto, uno para cada parte suscribiente. CLAUSULA DÉCIMA SEGUNDA: LA UNIVERSIDAD Y EL CONTRATADO declaran su conformidad con las Cláusulas contenidas en el presente Contrato. En la ciudad de Barquisimeto al _________ del mes de _____________.

LA UNIVERSIDAD EL CONTRATADO

RECTOR

C.I. V-



CONTRATO A TIEMPO DETERMINADO

Entre la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" creada mediante Decreto N° 980 del 7 de noviembre de 1.967, publicado en la Gaceta Oficial N° 28.475, de esa misma fecha, con sede en Barquisimeto, Estado Lara representada por el ciudadano Rector ______________- venezolano, mayor de edad, _______________________, de este domicilio, titular de la cédula de identidad número V-5.239.425, carácter que adquirió según elección efectuada de conformidad con lo previsto en el Capítulo III del Título II del Reglamento de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" y consta en Acta de Proclamación y Juramentación del 15 de Mayo de 2006, inserta con el N° 34, Tomo 112, en los Libros de Autenticación de la Notaría Pública Cuarta de Barquisimeto, en fecha 18 de mayo de 2006, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 37 de la Ley de Universidades y en el Numeral 1 del Artículo 12 del Reglamento de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", y de este domicilio, de conformidad con lo pautado en la Ley del Estatuto de la Función Pública en su Artículo 05 y quien en lo sucesivo se denominará LA UNIVERSIDAD, por una parte y por la otra parte, la ciudadana _____________________, casada, venezolana, mayor de edad, titular de la cédula de identidad _______________, quien a los efectos de este contrato, se denominará LA CONTRATADA, se conviene en celebrar el presente contrato de prestación de servicios, bajo la modalidad de CONTRATO A TIEMPO DETERMINADO para realizar las tareas eminentemente del cargo de _______ en la _____________________ Dicho contrato se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: LA CONTRATADA se compromete a encargarse de las actividades relacionadas con: _______________________________________________ el objeto fundamental del presente CONTRATO consiste en coadyuvar en las actividades que le sean asignan por su supervisor; por lo cual LA CONTRATADA deberá actuar con idoneidad, celeridad, honestidad, diligencia, eficacia, eficiencia, transparencia, en acatamiento de las órdenes e instrucciones de EL CONTRATANTE y las instrucciones de su supervisor. SEGUNDA: El presente contrato se realizará desde el día _____________________ TERCERA: LA CONTRATADA en el ejercicio de su labor, deberá cumplir con una jornada laboral de treinta y siete horas y media a la semana (37 ½) salvo situaciones especiales calificadas por el supervisor inmediato y debidamente notificadas a la Dirección de Recursos Humanos. Es obligatorio a objeto de comprobar la asistencia y cumplimiento a cabalidad del horario por parte de LA CONTRATADA, que este asiente en el registro de incidencias aprobado por la Dirección de Recursos Humanos, su firma, e indique la hora respectiva de su llegada y salida de la Universidad. CUARTA: LA CONTRATADA, laborará en la sede del ______________, ubicado en la ciudad de Barquisimeto, Municipio Iribarren del Estado Lara, República Bolivariana de Venezuela, no obstante, cuando en el ejercicio de sus funciones o por instrucciones de EL CONTRATANTE, del Jefe, quienes serán sus supervisores inmediatos, deba cumplir con labores externas que requieran de su traslado a un Municipio, Parroquia o territorio


RECTORADO



foráneo al de la sede de la Institución, LA CONTRATADA, deberá laborar en el sitio que lo amerite. QUINTA: Para el cumplimiento de las funciones que debe realizar LA CONTRATADA, dada la necesidad de personal altamente calificado se deja constancia y así se conviene entre las partes que LA CONTRATADA, solo prestare sus servicios para realizar tareas especificas y por tiempo determinado, por existir las razones justificadas anteriormente aludidas conforme lo dispone el artículo 74 de Ley Orgánica del Trabajo y 37 de la Ley del Estatuto de la Función Pública; de subsistir la situación especial indicada, podrá celebrarse un nuevo CONTRATO sin que por ello pueda interpretarse o considerarse esta relación jurídica a tiempo indeterminado aun cuando el mismo sea renovado por el tiempo y en el desempeño de la labor aquí establecida. En este sentido, por ser el presente CONTRATO DE TRABAJO a tiempo fijo y determinado, queda establecido que su duración será por el lapso comprendido ________________________________________. Así mismo, se deja constancia que este CONTRATO DE TRABAJO, en ningún caso podrá constituirse en una vía de ingreso ordinario a la Universidad, tal como lo dispone la Ley del Estatuto de la Función Pública en su artículo 39 por lo cual LA CONTRATADA si desea ingresar como personal ordinario de la Universidad, deberá someterse al concurso de oposición tal como lo establece la Normativa Interna. SEXTA: El contrato en referencia causará a favor de LA CONTRATADA obligaciones por parte de LA UNIVERSIDAD, equivalente al pago de derechos por los servicios prestados en el contrato de prestación de servicios, bajo la modalidad de a Tiempo Determinado con un monto ____________________________________ mensuales, previo los descuentos a que hubiere lugar de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente. Los pagos se efectuarán por ante la Sede del Banco ______________________ bajo la modalidad de ____________, y deberán ser retirados por LA CONTRATADA o por quién éste autorice. SÉPTIMO: Queda expresamente convenido que este CONTRATO DE TRABAJO no genera ningún otro pago, ni remuneración alguna distinta a la anteriormente señalada salvo lo dispuesto en la legislación laboral en materia de contratos y demás leyes que rigen la materia. OCTAVA: LA CONTRATADA, queda obligada a acatar las órdenes e instrucciones emanadas de los superiores jerárquicos y prestar servicio en las condiciones y términos pactados o que se desprendieren de la naturaleza de la actividad asignada, o que sobre el modo de ejecución del trabajo, dictare la Universidad o sus representantes, cumplir con el horario de trabajo establecido, guardar en todo momento una conducta decorosa y observar en sus relaciones con sus superiores, subordinados y con el público toda la consideración y cortesía debidas, prestar fielmente sus servicios, con ánimo de colaboración, y abstenerse de ejecutar prácticas desleales o divulgar informaciones sobre la actividad de investigación que pudieren ocasionar perjuicios a la institución, vigilar, conservar y salvaguardar los documentos y bienes de la Universidad confiados a su guarda, uso o administración. NOVENA: LA CONTRATADA, en razón de las funciones a realizar, declara asumir los deberes que le impone el presente CONTRATO DE TRABAJO y las responsabilidades que se deriven del mismo en el desempeño de su labor; en consecuencia, de todas aquellas actuaciones realizadas por LA CONTRATADA, con negligencia, imprudencia e impericia que causen daños irreparables o de difícil reparación en detrimento de la Universidad donde labora, o en perjuicio de sus intereses patrimoniales que se encuentren dentro de ella, deberá responder penal, civil y Administrativamente de acuerdo a lo establecido en la Constitución de la Republica Bolivariana de Venezuela y Articulo 1.692 del Código Civil Venezolano y la Normativa interna.



DÉCIMA: En aquellos casos en los cuales sean solicitados permisos o se tenga conocimiento de que pueda producirse una ausencia justificada, LA CONTRATADA, deberá participarlo por escrito a su Superior Inmediato en horas laborables del día hábil inmediatamente anterior, expresando el motivo de su ausencia y consignando los recaudos que comprueben tal situación, a los fines de que el Superior inmediato califique tal permiso como justificado y pueda autorizar la inasistencia de LA CONTRATADA. El Jefe inmediato está autorizado para otorgar hasta un (1) día, los permisos que excedan dicho límite deberán ser conformados por el Jefe inmediato, y ser enviados a la Dirección de Recursos Humanos, con diez (10) días hábiles de anticipación, para realizar los trámites pertinentes ante las autoridades universitarias competentes para su autorización. La Dirección de Recursos Humanos procederá al otorgamiento del respectivo permiso, siempre que no interfiera con el normal desarrollo de las actividades laborales de las unidades de adscripción de los trabajadores, ni exceda el límite de tiempo y condiciones establecidas en las actas convenios y las leyes. Ningún trabajador podrá disfrutar simultáneamente de varios permisos, ni podrá ausentarse de su puesto de trabajo sin la aprobación de licencia otorgada por escrito por la Dirección de Recursos Humanos; Cuando la Dirección de Recursos Humanos tuviera conocimiento de que algún trabajador disfruta de permiso sin la aprobación correspondiente, informará de ello a la Consultoría Jurídica a fin de que se realice la averiguación administrativa, para determinar las responsabilidades pertinentes (personal administrativo, obrero y supervisores). Podrá considerarse causa que justifica la ausencia o solicitud de permisos las siguientes: A) Asistencia a consulta médica. B) Enfermedad o accidentes graves sufridos por LA CONTRATADA, ascendiente, descendiente o cónyuge. C) Reposo médico. D) Comparecencia obligatoria ante autoridades legislativas, administrativas o judiciales. F) Cualquier otra causa que a criterio de EL CONTRATANTE y Superior inmediato, sea calificada de Justificada. En todo caso, la falta de participación de LA CONTRATADA, o la falta de presentación de excusas debidamente comprobadas, así coma la falta de autorización emitida par el Superior, dará lugar a un descuento igual al monto que resulte de dividir entre Treinta (30) la remuneración mensual percibida por LA CONTRATADA; cuando la ausencia o inasistencia injustificada se produzca hasta en Tres (3) oportunidades en el lapso de un (1) mes, LA CONTRATANTE tendrá la facultad de rescindir unilateralmente de EL CONTRATO. DÉCIMA PRIMERA: La relación jurídica que se produzca entre las partes contratantes, se regirá por lo previsto en el presente CONTRATO DE TRABAJO, en los supuestos no previstos se aplicará subsidiariamente el régimen contemplado en la legislación laboral y las demás leyes que rigen en materia de personal contratado de conformidad con lo dispuesto en el artículo 38 de la Ley del Estatuto de la Función Pública. DÉCIMA SEGUNDA: A los efectos de la Resolución de este CONTRATO DE TRABAJO que pretenda ser realizada par LA CONTRATADA, antes del tiempo estipulado para su vencimiento, de la misma deberá notificar por escrito a LA CONTRATANTE con por lo menos QUINCE (15) días de anticipación, debiendo exponer en dicha notificación las causas que justifique tal resolución, presentando adjunto al mismo, Informe de los casos asignadas a su persona por ante el Jefe de la División respectiva. En todo caso, la falta de notificación, la falta de entrega de informe, la ausencia de presentación de causa justificada o cuando a criterio de LA CONTRATANTE la causa presentada no constituya motivo suficiente que amerite la resolución del CONTRATO, deberá LA CONTRATADA, continuar prestando sus servicios a la Universidad, hasta su total culminación, de lo contrario, tendrá que indemnizar los daños y perjuicios que dicha resolución pueda ocasionar, debiendo proceder a la retribución en dinero del tiempo dejado de laborar antes del tiempo de vencimiento para la expiración del Contrato.



DÉCIMA TERCERA: LA CONTRATANTE podrá rescindir unilateralmente este CONTRATO por incumplimiento de cualquiera de las cláusulas estipuladas y las funciones que expresamente se le señalan a LA CONTRATADA, cuando lo juzgue conveniente en resguardo de los intereses que representa, sin que por ello quede a deber pago alguno por concepto de prestación de servicios. DÉCIMA CUARTA: La Universidad se reserva el derecho de dar por terminado el contrato aún antes de su vencimiento, si LA CONTRATADA incumple alguna de las actividades para las que fue contratada o incumple las obligaciones dispuestas en este contrato incurre en alguna de las causales previstas en la legislación laboral vigente o por evaluación de desempeño con bajo rendimiento. DÉCIMA QUINTA: Se extienden dos (2) ejemplares, en un solo efecto y a un mismo tenor, todos suscritos con las firmas en original de las partes contratantes; haciendo entrega de un (1) ejemplar en original a LA CONTRATADA, y quedando un ejemplar bajo el poder de la Universidad. DÉCIMA SEXTA: La relación jurídica que se produzca entre las partes contratantes, se regirá por lo previsto en el presente CONTRATO DE TRABAJO, en los supuestos no previstos se aplicará subsidiariamente el régimen contemplado en la legislación laboral y las demás leyes que rigen en materia de personal contratado DÉCIMA SÉPTIMA: Para todos los efectos derivados de las obligaciones contraídas se elige la ciudad de Barquisimeto del Estado Lara como domicilio especial. DÉCIMA OCTAVA: LA UNIVERSIDAD Y LA CONTRATADA, declaran su conformidad con las cláusulas contenidas en el presente contrato. En la Ciudad de Barquisimeto a los dos días del mes de julio del año 2007. ___________________ ____________________ Rector La Contratada

HUELLA Izquierda

HUELLA DERECHA



CONTRATO POR SUPLENCIA

Entre la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" creada mediante Decreto Nº 980 del 7 de noviembre de 1.967, publicado en la Gaceta Oficial Nº 28.475, de esa misma fecha, con sede en Barquisimeto, Estado Lara representada por el ciudadano Rector _____________-, venezolano, mayor de edad, ____________________ de este domicilio, titular de la cédula de identidad número ___________, carácter que adquirió según elección efectuada de conformidad con lo previsto en el Capítulo III del Título II del Reglamento de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado" y consta en Acta de Proclamación y Juramentación del 15 de Mayo de 2006, inserta con el Nº 34, Tomo 112, en los Libros de Autenticación de la Notaría Pública Cuarta de Barquisimeto, en fecha 18 de mayo de 2006, de acuerdo con lo dispuesto en el Artículo 37 de la Ley de Universidades y en el Numeral 1 del Artículo 12 del Reglamento de la Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado", y de este domicilio, de conformidad con lo pautado en la Ley del Estatuto de la Función Pública en su Artículo 05 y quien en lo sucesivo se denominará LA UNIVERSIDAD, por una parte y por la otra parte, la ciudadana ____________________ venezolana, soltera, mayor de edad, titular de la cédula de identidad ____________, quien a los efectos de este contrato, se denominará LA CONTRATADA, se conviene en celebrar el presente contrato de prestación de servicios, bajo la modalidad de CONTRATO POR SUPLENCIA, que se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA: El presente contrato tiene como objeto la prestación de servicios como ______________ en virtud de reposo medico de la Sra. ____________ adscrita a la ______________________________________. SEGUNDA: el presente contrato tendrá vigencia a partir del ___________________________. TERCERA: LA UNIVERSIDAD cancelará a LA CONTRATADA la asignación mensual de Bs. _________- que le serán cancelados por los canales administrativos regulares. CUARTA: LA CONTRATADA prestará sus servicios en el horario de trabajo de ________________ QUINTA: LA UNIVERSIDAD se reserva el derecho de dar por terminado el contrato aún antes de su vencimiento, si LA CONTRATADA incumple alguna de las actividades para la que fue contratado o incurre en alguna de las causales previstas en la legislación laboral vigente. SEXTA: Para los efectos de este contrato se fija como domicilio especial la ciudad de Barquisimeto, en fecha ________________-

EL RECTOR LA CONTRATADA


RECTORADO



CAP-DES-_______

M E M O R A N D O Para: Unidad Académica-administrativa De: Dirección de Recursos Humanos

Fecha:

Asunto: MOVIMIENTO A AUTORIZAR

Me dirijo usted en la oportunidad de informarle que la Dirección de Recursos Humanos

autoriza ____________________ por __________________ de la (el)

_______________________ C.I. _____________, adscrita a la ________________, a

partir del ____________, fundamentado en _____________________ en el que se

recomienda:

• Descripción de la recomendación

En tal sentido y en el interés de garantizar condiciones de trabajo que redunden en

beneficio de la trabajadora, se autoriza que a partir del ___________ la (el)

____________ se desempeñe en funciones orientadas

______________________________________________________________.

Así mismo le informo que dicho movimiento se hará en

ATENTAMENTE,

Dirección de Recursos Humanos Modelo: Memo de Notificación






M E M O R A N D O

No. - Para: De: Dirección de Recursos Humanos

Fecha:

Asunto: Presentación de Personal _________________-

Me dirijo a usted en la oportunidad de formalizar la presentación de la

ciudadana: _______________________, portadora de la cédula de identidad

_______________, quien se desempeñará como _______________, en la

_______________________, a partir del _______________, en el horario de

___________________ en virtud del __________________________.

Asimismo se le anexa Hoja de Evaluación de Desempeño correspondiente,

para que sea enviada por el Supervisor Inmediato a la Dirección de Recursos

Humanos antes del _______________.

ATENTAMENTE,

DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

V.V./RA c.c: Expediente - Interesado






Memo de Justificación

Para Contratación de Personal por Proyectos

Datos del Proyecto Nombre Código Responsable

Datos del Personal Seleccionado

Nombre y Apellido Cédula de Identidad

Tipo de Personal

Obrero:

Empleado:

Técnico:

Profesional:

Desde: Duración de la Contratación: Hasta:

Exposición de motivos por el cual se selecciona a esta persona:

Es cotizante de las Obligaciones Parafiscales (SSO, LPH, SPF): Marque con una X y de ser afirmativa la respuesta debe anexar evidencia de que está cotizando. SI: _______ NO: ________

_______________________________

Responsable de Proyecto

Fecha: / / Nro.: ____________

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL

“LISANDRO ALVARADO” Dirección o Coordinación de:

____________



NOTIFICACIÓN CONDICIONES LABORALES

Quien suscribe Director de Recursos Humanos de la UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL “LISANDRO ALVARADO”, con sede principal en Barquisimeto, hace constar que el (la) ciudadano(a) ________________________, titular de la cédula de identidad Nº _____________, ha sido notificado de las condiciones laborales de su contratación, tal como se indica en el siguiente cuadro:

CARGO Y SUELDO DECANATO Y/O DIRECCIÓN

UNIDAD SUPERVISOR

FUNCIONES ACTIVIDADES Y/O TAREAS

PERIODO DE CONTRATACIÓN

PERÍODO DE EVALUACIÓN DE

DESEMPEÑO

RIESGO LABORAL SEGURO SOCIAL

OBLIGATORIO

HORARIO DE TRABAJO Es de hacer notar que la presente notificación tendrá vigencia ______________________________. De acuerdo a lo expuesto, declaro que he sido notificado e informado por la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado acerca de las condiciones y funciones laborales a las cuales estoy en el deber de cumplir, en señal de conformidad recibo y firmo la presente comunicación.

Nombres y Apellidos Firma y Cédula


VICE-RECTORADO ADMINISTRATIVO Dirección de Recursos Humanos



DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS

M E M O R A N D O

No. _________

Para: Dirección de Información y Relaciones De: Dirección de Recursos Humanos

Fecha:

Asunto: En el texto

Me dirijo a usted en la oportunidad de solicitarle la publicación de un aviso de prensa en

el Diario _____________ para el día _____________, con el propósito de difundir la

________________________- para los cargos de _______________________

Anexo envío el perfil del cargo de acuerdo a lo establecido en el Manual de Cargos.

ATENTAMENTE,

Dirección de Recursos Humanos VV/RA

Modelo: Solicitud Aviso de Prensa






ANEXO

REQUERIMIENTO DE PERSONAL PARA LOS CARGOS DE:

TIEMPO:

CON LA FINALIDAD DE CONFORMAR EL ARCHIVO DE ELEGIBLES Las personas interesadas deben consignar Resumen Curricular en la Dirección de Recursos Humanos, Departamento de Captación los días lunes 29 y martes 30 de octubre de 2007 de 9:00 a.m. a 11:00 a.m. y de 3:00 p.m. a 5:00 p.m. En la carrera 19 entre 8 y 9. Edificio Rectoral. Barquisimeto. Estado Lara; o a través de la dirección de correo electrónico [email protected]. REQUISITOS MINIMOS EXIGIDOS: NOMBRE DEL CARGO EDUCACION Y EXPERIENCIA: OTROS REQUISITOS: EDUCACION Y EXPERIENCIA: OTROS REQUISITOS: NOTA: Los aspirantes serán sometidos a pruebas teórico-prácticas, psicotécnicas y al examen médico ocupacional.



Departamento de Relaciones Laborales

INTRODUCCIÓN

El presente Manual comprende las normas y procedimientos administrativos que se desarrollan en el Departamento de Relaciones Laborales adscrito a la Dirección de Recursos Humanos de la UCLA. El mismo permite formalizar cada paso necesario para el logro de los objetivos de la unidad y por ende de la Universidad. Asimismo se incluyen los formatos que permiten operacionalizar los procedimientos. Este documento pretende servir de herramienta de consulta y orientación permanente tanto para el personal adscrito a la unidad, como para aquellas personas que se integren en un futuro al Departamento. Asimismo, proporcionará información a otras unidades que requieran conocer sobre las actividades que desarrolla el Departamento de Relaciones Laborales. Es importante tener presente la necesidad de mantener actualizado el documento, a fin de que continuamente cumpla con su objetivo. Para ello, el Departamento de Organización y Métodos, una vez que detecte la necesidad de actualización o de incorporación de algún procedimiento, deberá proceder a la modificación del presente Manual.



ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

ASPECTOS GENERALES

Objetivo Representar en forma clara y coherente los diferentes procesos que son ejecutados en el Departamento de Relaciones Laborales como un sistema de gestión que asegure la prestación de todos los servicios socioeconómicos al personal de la Institución.

Alcance El contenido de este manual está dirigido tanto al Departamento de Relaciones Laborales, como a todas las Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, que generen solicitudes referidas a los procesos socioeconómicos, por lo que ha sido concebido como una compilación de información útil y necesaria para que las personas involucradas puedan utilizarlo en el mejor desempeño de sus funciones.

DIRECCIÓN DE RRHH

DEPARTAMENTO DE RELACIONES LABORALES



Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir para procesar las solicitudes de Permisos de Concesión no Potestativa efectuadas por el personal Administrativo y Obrero

Normas Específicas:

1. Todo lo relativo a Permisos del personal Administrativo y Obrero, se regirá por lo establecido en las Leyes, Convenios Colectivos, Reglamentos Internos o Normativa Laboral de Trabajo, que regulan esta materia y por lo establecido en el presente manual.

2. La presente normativa y procedimientos regirá para los permisos de concesión no potestativa.

3. Los permisos de concesión potestativa deberán ser solicitados al jefe inmediato, quien está autorizado para otorgar hasta un máximo de un (1) día.

4. Es responsabilidad de la Dirección de Recursos Humanos a través del Departamento de Relaciones Laborales, la tramitación de las solicitudes de Permisos del Personal Administrativo y Obrero.

5. Toda “Solicitud de Permiso” cuya duración exceda de un (1) día -Permiso para actividades de adiestramiento, deportivo, cultural y no remunerado-, deberá ser efectuada por escrito ante la Dirección de Recursos Humanos, con por lo menos quince (15) días continuos de anticipación a la fecha programada del evento, previamente conformada por el jefe inmediato y Director de Unidad o Director Administrativo en caso de estar adscrito a un Decanato.

6. Todo Permiso relacionado a actividades de adiestramiento y financiado por el Departamento de Evaluación y Adiestramiento deberá tramitarse ante este último.

7. En caso de que la “Solicitud de Permiso” sea motivada a: maternidad, nacimiento, enfermedad de un pariente, defunción o matrimonio, el trámite deberá ser efectuado directamente ante el Departamento de Relaciones Laborales.

8. Cuando la naturaleza del permiso indique que se requiere de un suplente, deberá remitirse copia de la aprobación al Departamento de Captación y Desarrollo.



Solicitud de Permisos de Concesión No Potestativa

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad

Personal Administrativo u

Obrero solicitante

1. Consigna ante la Dirección de Recursos Humanos-Departamento de Relaciones Laborales, original y copia de formato de “Solicitud de Permiso” (FRL05), indicando la causa que motiva la solicitud de permiso + evidencias que avalen dicha solicitud, debidamente conformado por el supervisor inmediato, Director de Unidad o Director Administrativo en caso de estar adscrito a un Decanato.

Secretaria de la Dirección de RRHH

2. Recibe original y copia de formato de “Solicitud de Permiso” + evidencias.

3. Devuelve copia de formato de “Solicitud de Permiso”, sellada y firmada en señal de recibido.

4. Registra la información de la documentación recibida en el sistema de “Recepción de Documentos” para sus controles.

5. Envía la “Solicitud de Permiso” + evidencias al Departamento de Relaciones Laborales.

Oficinista (Receptora)

Dpto. Relaciones Laborales

6. Recibe Formato de “Solicitud de permiso” + evidencias y sella en señal de recibido.

7. Entrega al Jefe de Departamento de Relaciones Laborales.

Jefe de Departamento de

Relaciones Laborales

8. Recibe formato de “Solicitud de Permiso” + evidencias, verifica el cumplimiento de lo establecido en las Leyes, Reglamentos, Convenios y Normativas que regulan la materia.

9. De existir dudas consulta con el Director de Recursos Humanos y una vez resuelto lo que motivó la consulta lo envía al Analista (responsable) para su tramitación (continúa con el siguiente paso) o devolución al solicitante (vuelve al paso inicial).



Analista (responsable)

10. Recibe formato de “Solicitud de Permiso” + evidencias.

11. Registra el Permiso en el sistema administrativo y emite memorando de Notificación de Aprobación (dos originales y una copia).

12. Anexa memorando a la “Solicitud de Permiso” + evidencias y solicita la firma del Jefe de Departamento de Relaciones Laborales y del Director de RRHH.

13. Remite memorando de notificación de aprobación al solicitante y al Departamento de Registro y Control.

14. Envía la copia del memorando de notificación de aprobación + original de memorando de solicitud + evidencias al área de archivo para su incorporación en el Expediente Laboral.

Pensión por Jubilación

Objetivo:

Formalizar los pasos que se deben cumplir para procesar las solicitudes de Jubilación efectuadas por el personal Administrativo y Obrero.


1. Toda Solicitud de Pensión de Jubilación deberá enmarcarse dentro de lo establecido en las Leyes, Reglamentos, Resoluciones y Convenios Colectivos que regulen la materia tanto para Personal Administrativo como Obrero.

2. El personal Administrativo u Obrero que tenga derecho a la Jubilación, según lo establecido en el Reglamento de Jubilaciones y Pensiones del Personal Administrativo y Obrero de la UCLA , deberá efectuar la solicitud por escrito, ante el Consejo Universitario a través de la Dirección de Recursos Humanos, dicha solicitud deberá estar debidamente conformada por el Jefe Inmediato.

3. En caso de haber prestado servicios en otros organismos del Estado y no haber consignado con anterioridad la constancia certificada de “Antecedentes de Servicios” o FP-023, la misma deberá presentarse anexo a la Solicitud de Jubilación.

4. La Dirección de Recursos Humanos, deberá presentar un informe anexo a la solicitud de jubilación o de egreso definitivo, en la que se debe indicar la condición de solvencia del personal administrativo u obrero con la institución, atendiendo a lo establecido en la Resolución Nº 034-2007 aprobada por el Consejo Universitario en su Sesión Nº 1779 de fecha 06-06-2007.

5. Será la Secretaría General la instancia encargada de oficializar por escrito, a Vicerrectorado Administrativo y digitalmente a la Dirección de Recursos Humanos la decisión emanada del Consejo Universitario.




Analista (Responsable)

1. Recibe del trabajador interesado original y copia de memorando de solicitud de Jubilación + evidencias y sella en señal de recibido.

2. Solicita a la sección de archivo de expedientes de la Dirección de Recursos Humanos, el expediente laboral de la persona que solicita el beneficio de jubilación, lo analiza de acuerdo a la condición de jubilación y de requerirse evidencia(s), la(s) solicita mediante comunicación escrita.

3. Ingresa al sistema automatizado e imprime la Relación de Nómina.

4. Solicita ante las instancias correspondientes, las solvencias respectivas, según sea el caso y elabora el Informe de Solvencia.

5. Elabora el Informe Técnico de Jubilación, donde registra: Datos Personales. Tiempo de servicio en la Institución y Administración Pública en

general, si es el caso. Cargos Ocupados. Lugares de Trabajo, y, Conceptos que integran la remuneración mensual del

trabajador y servirán de base para el cálculo del monto de la pensión mensual a otorgar por Beneficio de Jubilación.

6. Anexa al Informe Técnico de Jubilación:

Memorando de solicitud de Jubilación; Informe de Solvencia. Evidencias Recibidas; y, Documentos generados en el departamento.

7. Elabora memorando de remisión del Informe Técnico de Jubilación, dirigido a Vicerrectorado Administrativo y entrega al Jefe de Departamento para las firmas respectivas.



8. Recibe y revisa memorando de remisión + Informe Técnico de Jubilación y documentos anexos y firma en señal de conformidad.

9. Envía memorando de remisión + Informe Técnico de Jubilación y documentos anexos para la firma del Director de RRHH, una vez firmado lo devuelve al Departamento de Relaciones Laborales.





10. Recibe completamente firmado y fotocopia el Informe Técnico de Jubilación y documentos anexos y distribuye de la siguiente manera:

Original a Vicerrectorado Administrativo, para su sometimiento a consideración del Consejo Universitario.

Copia para Archivo de Gestión del Departamento de Relaciones Laborales.

Vicerrectorado Administrativo

11. Recibe memorando de remisión + Informe Técnico de Jubilación y documentos anexos y solicita a Secretaría General su inclusión en agenda del Consejo Universitario.

12. Una vez aprobado, formaliza por escrito la decisión del Consejo Universitario y lo envía a la Dirección de Recursos Humanos, a los fines de que se ejecute la misma ante las instancias respectivas.


13. Recibe memorando sobre la Resolución del Consejo Universitario.

14. Entrega al Director de Recursos Humanos para su conocimiento.

15. Una vez revisado por el Director de Recursos Humanos, remite original de la Resolución del Consejo Universitario al Departamento de Relaciones Laborales.


16. Recibe memorando sobre la Resolución del Consejo Universitario, ingresa al sistema y actualiza el status del trabajador.

17. Fotocopia por triplicado el memorando sobre la Resolución del Consejo Universitario y distribuye de la siguiente manera:

Copia al Departamento de Registro y Control, para efectos de pago.

Copia al Departamento de Relaciones Laborales, para el Archivo de Gestión, y Copia al Trabajador.

18. Remite original del memorando sobre la Resolución del Consejo Universitario al Departamento de Captación y Desarrollo



para su conocimiento y posterior archivo en el Expediente Laboral.

Pensión por Discapacidad Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir para procesar las Pensiones por Discapacidad Laboral, para el personal administrativo y obrero, según consideración de la Comisión Evaluadora, dando cumplimiento a lo establecido en las Leyes, Normas y Reglamentos que regulan esta materia.


1. Todo lo relativo al beneficio de Pensión por Discapacidad para el Personal administrativo y obrero, deberá enmarcarse dentro de lo establecido en las Leyes, Reglamentos y Convenios que regulen la materia.

2. Todo reposo médico por accidentes o enfermedades de origen común, del personal administrativo y Obrero, deberá ser convalidado por: IPSTAUCLA y FUNSOUCLA respectivamente, quien llevará a cabo el seguimiento y control de los mismos y propondrá los casos de probables discapacidades a ser sometidos a la consideración de la Dirección de Seguridad y Salud en el Trabajo.

3. La Comisión Médica Evaluadora estará conformada por: Médico Laboral de la Dirección de Seguridad y Salud en el Trabajo. Coordinador(a) Médico de IPSTAUCLA o Médico Internista que él designe. Coordinador(a) Médico de FUNSOUCLA o Médico Internista que él designe.

4. Será la Dirección de Recursos Humanos a través del Departamento de Relaciones Laborales quien gestionará ante el Consejo Universitario la aprobación del beneficio de Pensión por Discapacidad.

5. Será la Secretaría General la instancia encargada de oficializar por escrito, a Vicerrectorado Administrativo y digitalmente a la Dirección de Recursos Humanos la resolución del Consejo Universitario.




IPSTAUCLA O FUNSOUCLA

1. Lleva a cabo el control y seguimiento de reposos médicos otorgados al personal administrativo y obrero respectivamente.

2. Remite a la Dirección de Seguridad y Salud en el trabajo los reposos derivados de accidentes y enfermedades ocupacionales.

3. Elabora propuesta sobre los posibles casos de discapacidad por accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales o de origen común, que deberán ser sometidos a revisión y consideración por parte de la Comisión Médica Evaluadora.

Comisión Médica Evaluadora

4. Revisan y valoran los casos presentados por: IPSTAUCLA o FUNSOUCLA.

5. Estudian, evalúan y emiten sus recomendaciones para cada caso en particular. relativos a decisión de: discapacidad, traslado, cambio de funciones o convalidación de reposos médicos, entre otros.

6. Emiten Informe Médico debidamente sustentado, el cual es firmado por todos los miembros de la Comisión y en caso de que se determine en su informe la discapacidad del trabajador entregan al Jefe de Departamento de Relaciones Laborales.

7. En caso de que la decisión determine traslado o cambio de funciones, envía informe médico al Departamento de Captación y Desarrollo para su tramitación.



8. Recibe, revisa Informe Médico y gira instrucciones al Analista (Responsable), para iniciar el trámite necesario para la elaboración del Informe Técnico de Discapacidad.


9. Recibe Informe Médico y solicita en la Sección de Archivo, el expediente laboral del trabajador para llevar a cabo el análisis del mismo y de requerirse evidencia(s), la(s) solicita mediante comunicación escrita dirigida al trabajador.

10. Fotocopia del expediente laboral: el Nombramiento (Pase a Ordinario) y la planilla de Registro (Movimiento).

11. Revisa en el sistema automatizado e imprime la Relación de Nómina de Personal




12. Elabora el Informe Técnico de Discapacidad donde registra:

a. Datos Personales, b. Tiempo de Servicio en la Institución, c. Cargos ocupados, d. Lugares de trabajo, e. Conceptos que integran la remuneración mensual del

trabajador y servirán de base para el cálculo del monto de la pensión mensual a otorgar por Discapacidad.

13. Anexa al Informe Técnico de Discapacidad, lo siguiente:

Informe Médico; Evidencias Recibidas; y, Documentos generados en el departamento.

14. Elabora memorando de remisión del Informe Técnico por Discapacidad, dirigido a Vicerrectorado Administrativo y entrega al Jefe de Departamento para las firmas respectivas.



19. Recibe y revisa memorando de remisión + Informe Técnico de Discapacidad y documentos anexos y firma en señal de conformidad.

20. Envía memorando de remisión + Informe Técnico de Discapacidad y documentos anexos para que sea firmado por el Director de RRHH, una vez firmado lo devuelve al Departamento de Relaciones Laborales.


21. Recibe completamente firmado y fotocopia el Informe Técnico de Discapacidad y documentos anexos y distribuye de la siguiente manera:

Original a Vicerrectorado Administrativo, para su sometimiento a consideración del Consejo Universitario; y,

Copia para el Archivo de Gestión del Departamento de Relaciones Laborales.


22. Recibe Informe Técnico de Discapacidad y documentos anexos + memo de remisión y solicita a Secretaría General su inclusión en agenda del Consejo Universitario.







25 Entrega al Director de Recursos Humanos para su conocimiento.

26. Una vez revisado por el Director de Recursos Humanos, remite original de la Resolución del Consejo Universitario al Departamento de Relaciones Laborales.


27 Recibe memorando sobre la Resolución del Consejo Universitario, ingresa al sistema y actualiza el status del trabajador.

28 Emite cinco (5) copias del memorando sobre la Resolución del Consejo Universitario y distribuye de la siguiente manera:

Copia a: • Departamento de Registro y Control, para efectos de pago. • Departamento de Relaciones Laborales, para el Archivo de

Gestión. • Dirección de Salud en el Trabajo, para su incorporación en

la Historia Médica Ocupacional del Trabajador. • IPSTAUCLA o FUNSOUCLA, para su incorporación en la

Historia Médica del Trabajador. • Trabajador

29. Remite original del memorando sobre la Resolución del Consejo Universitario al Departamento de Captación y Desarrollo para su conocimiento y posterior archivo en el Expediente Laboral.



Pensión de Sobreviviente Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir para procesar los casos de Pensión de Sobreviviente que se otorgarán a los familiares-herederos por fallecimiento del trabajador-titular.


1. Todo lo relativo al otorgamiento y distribución de la Pensión de Sobreviviente tanto para el personal Administrativo como Obrero, deberá enmarcarse dentro de lo establecido en las Leyes, Reglamentos, Normativas, Convenios y Resoluciones que sobre la materia sean aprobadas por el Consejo Universitario.

2. Tendrán derecho a este beneficio, el cónyuge viudo(a), la (el) concubina(o) inscrita(o) en la Dirección de Recursos Humanos, mientras no cambie de estado civil, los hijos menores de dieciocho (18) años o hasta 25 si demuestran su condición de estudiante regular de Educación Superior a nivel de pregrado, los padres y los hijos con incapacidad permanente debidamente demostrada para los cuales el beneficio será vitalicio.

3. En caso de fallecimiento del trabajador que goce del beneficio de Pensión de Incapacidad o Jubilación, el mismo se convertirá en Pensión de Sobreviviente.

4. Será la Secretaría General la instancia encargada de oficializar por escrito, a Vicerrectorado Administrativo y digitalmente a la Dirección de Recursos Humanos la resolución emanada del Consejo Universitario.


Solicitante de Pensión

(según lo establecido en la presente normativa)

1. Entrega en la Dirección de Recursos Humanos (Dpto. de Relaciones Laborales) comunicación escrita, en solicitud de la Pensión de Sobreviviente, con la siguiente documentación anexa:

Documentos de Únicos y Universales Herederos;

En caso de hijos menores de edad: Autorización emitida por el Tribunal del Niño y del Adolescente, para que el tutor pueda hacer efectiva la cuota parte de la pensión que se le otorgará al menor.

2. Recibe original y copia de la solicitud de Pensión de Sobreviviente + Documentos anexos.





3. Devuelve copia de la solicitud de Pensión de Sobreviviente, sellada y firmada en señal de recibido.

4. Registra la información de la documentación recibida a través del sistema de Recepción de Documentos, para sus controles.

5. Entrega al Jefe de Departamento de Relaciones Laborales.

Jefe de Departamento de Relaciones

Laborales

6. Revisa la solicitud, verificando que los anexos estén completos y correctos y lo envía al Analista (Responsable) para el trámite correspondiente.

7. Recibe solicitud de Pensión de Sobreviviente + documentos anexos.

8. Solicita en la Sección de Archivo, el Expediente Laboral del trabajador.

9. Revisa en el sistema e imprime la Relación de Nómina de Personal.


10. Ingresa al sistema para obtener la información de la carga familiar.

11. Analiza la información y elabora el Informe Técnico de Sobreviviente donde registra:

Datos Personales, Tiempo de Servicio en la Institución, Cargos ocupados, Lugares de trabajo, Posibles Beneficiarios de la Pensión de Sobreviviente, Conceptos que integran la remuneración mensual del trabajador

fallecido y servirán de base para el cálculo del monto a otorgar por concepto de pensión mensual de sobreviviente.

12. Anexa al Informe Técnico de Sobreviviente lo siguiente:

Memorando de solicitud de Pensión de Sobreviviente; Evidencias Recibidas; y, Documentos generados en el Departamento.

13. Elabora memorando de remisión del Informe Técnico de Sobreviviente, dirigido a Vicerrectorado Administrativo y entrega al Jefe de Departamento para las firmas respectivas.




Jefe de Departamento de Relaciones

Laborales

14. Recibe y revisa memorando de remisión + Informe Técnico de Sobreviviente y documentos anexos y firma en señal de conformidad.

15. Envía memorando de remisión + Informe Técnico de Sobreviviente y documentos anexos para que sea firmado por el Director de RRHH quien lo devuelve una vez firmado, al Departamento de Relaciones Laborales.


16. Recibe el Informe Técnico de Sobreviviente y documentos anexos completamente firmado, fotocopia y distribuye de la siguiente manera:

Original a Vicerrectorado Administrativo, para su sometimiento a consideración del Consejo Universitario; y,

Copia para el Archivo de Gestión del Departamento de Relaciones Laborales.


17. Recibe Informe Técnico de Incapacitación y documentos anexos + memo de remisión y solicita a Secretaría General su inclusión en agenda del Consejo Universitario.


Secretaria de la Dirección de

RRHH


20. Entrega al Director de Recursos Humanos para su conocimiento.

21. Una vez revisado por el Director de Recursos Humanos, remite original del memorando sobre la Resolución del Consejo Universitario al Departamento de Relaciones Laborales.


22. Recibe original del memorando sobre la Resolución del Consejo Universitario, ingresa al sistema y actualiza el status del trabajador.

23. Fotocopia por triplicado el memorando sobre la Resolución del Consejo Universitario y distribuye de la siguiente manera:

Copia al Departamento de Registro y Control, para efectos de pago, Copia al Departamento de Relaciones Laborales, para el Archivo de

Gestión. Copia al interesado.




24. Remite original del memorando sobre la Resolución del Consejo

Universitario al Departamento de Captación y Desarrollo para su conocimiento y posterior archivo en el Expediente Laboral.

Registro y Tramitación de Pago de Beneficios Socioeconómicos

Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir para tramitar la cancelación de los Beneficios Socioeconómicos: Bonificación por Nacimiento, Bonificación por Matrimonio, Pago de Inscripción en Planteles Públicos y Privados (hijos de Personal Administrativo), Ayuda por Libre Escolaridad (Personal Obrero), Ayuda por muerte del trabajador, Ayuda por Muerte de un Familiar del Trabajador, otros beneficios serán considerados por separado.


1. Todo lo relativo al otorgamiento y cancelación de Beneficios Socioeconómicos, deberá enmarcarse dentro de lo establecido en las Leyes, Reglamentos, Normativas y Convenios que regulen la materia tanto para el personal Administrativo como Obrero y Resoluciones que sobre la materia sean aprobadas por el Consejo Universitario.

2. Para la asignación de cada uno de los Beneficios Socioeconómicos es imprescindible la presentación por parte del trabajador de documentos que sirvan de evidencia, indicados para cada caso específico en trípticos que serán entregados en el Departamento de Relaciones Laborales como unidad responsable de su administración.

3. Sólo se procesarán beneficios para familiares debidamente inscritos ante la Dirección de Recursos Humanos, Departamento de Relaciones Laborales mediante el llenado de la planilla de “Inclusión de Carga Familiar” (FRL01) con la debida consignación de los recaudos solicitados.

4. Todo documento que sirva como evidencia para el otorgamiento de un Beneficio Socioeconómico para un año vencido, tendrá un plazo de espera para su presentación hasta el 31 de marzo del año próximo-siguiente, con la correlativa consecuencia por la entrega tardía de dicho documento, exceptuándose los casos para los cuales ya se ha establecido lapsos dentro de su normativa específica.




Oficinista Receptora

1. Recibe del Titular los documentos requeridos según cada caso y revisa.

2. De existir alguna objeción, devuelve los documentos al trabajador e indica el motivo, en caso contrario, ingresa al sistema y registra los datos en la planilla “Recepción de Documentos” (FRL02). imprime original y copia, entrega esta última al titular y anexa original a los documentos recibidos, genera la planilla “Control de documentos recibidos” (FRL03).


3. Entrega los documentos al Analista (Responsable), para el trámite del beneficio.


4. Recibe y revisa los documentos y en caso de alguna objeción devuelve la documentación o acuerda con el titular su corrección, una vez conforme procesa la información en el sistema.

5. Genera el reporte de la “Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales” en original y copia y efectúa una nueva revisión contra las evidencias anexas.

6. Entrega el reporte de “Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales” y evidencias anexas al Jefe de Departamento.


7. Revisa el reporte de “Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales” y una vez conforme firma la solicitud y cada una de las evidencias anexas y devuelve al Analista (Responsable).


8. Recibe el reporte de “Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales” y evidencias anexas y gestiona la firma del Director de Recursos Humanos.

9. Desglosa el reporte de “Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales” y distribuye de la siguiente manera:

Original al Departamento de Registro y Control, para la cancelación del beneficio.

Copia + evidencias (originales), para el área de Archivo de Expedientes, para su incorporación en el expediente laboral.



Tramitación del Pago por Concepto de Beneficio Juguetes Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir para tramitar el pago del beneficio: JUGUETES, a los hijos de los trabajadores de la universidad.


1. Todo lo relativo al otorgamiento y cancelación de este Beneficio, deberá enmarcarse dentro de lo establecido en las Normativas y Convenios que regulen la materia tanto para el personal Administrativo como Obrero y Resoluciones que sobre la materia sean aprobadas por el Consejo Universitario.

2. Este beneficio será otorgado a los hijos de los trabajadores de la universidad que al 31 de diciembre no hayan cumplido los 13 (trece) años de edad, de acuerdo a lo establecido en el Convenio Vigente.

3. Si el nacimiento de los hijos de los trabajadores se produce durante los meses de noviembre o diciembre, la Universidad conviene en cancelar este beneficio, para el año del nacimiento, bajo la modalidad de pago directo.

4. La Universidad conviene en que el otorgamiento del beneficio de juguetes para los hijos excepcionales no tiene límite de edad.



1. Genera a través del sistema el listado preliminar de los hijos de los trabajadores (administrativos y obreros) menores de trece (13) años de edad al 31 de diciembre del año en curso y los casos que se remitirán a Juzgado.

2. Revisa contra listado del año anterior, verificando las inclusiones (nuevos ingresos y nacimientos), exclusiones (despidos, renuncias, permisos no remunerados, edad límite, entre otros), casos en juzgado e hijos excepcionales.

3. De existir alguna discrepancia en los datos, revisa expediente laboral y efectúa las respectivas modificaciones en el sistema.




4. Genera listado definitivo de niños a los cuales se les otorgará el beneficio, especificando en listado separado los casos que serán remitidos a juzgado.

5. Entrega listados y comunicación al Jefe del Departamento para su conformación y envía a la firma del Director de Recursos Humanos.

6. Una vez firmado, envía la comunicación y listados al Dpto. de Registro y Control para su cancelación.

7. Una vez cancelado el beneficio, recibe del Departamento de Registro y Control los listados y los incorpora en el archivo de gestión del Departamento para sus controles.

Tramitación del Pago por Concepto de Ayudas Escolares Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir para procesar la Cancelación de Ayudas Escolares, dando cumplimiento a lo establecido en los Convenios y Normas que regulan esta materia tanto para el Personal Administrativo como Obrero.


1. Todo lo relativo al otorgamiento y cancelación de este Beneficio, deberá enmarcarse dentro de lo establecido en las Normativas y Convenios que regulen la materia tanto para el personal Administrativo como Obrero y Resoluciones que sobre la materia sean aprobadas por el Consejo Universitario.

2. La universidad otorgará a sus trabajadores (personal administrativo) y a sus hijos (personal administrativo y obrero), una Ayuda Escolar (textos y útiles escolares), de acuerdo a lo establecido en los convenios de trabajo vigente, por cada año o período escolar, para lo cual se exige como requisito:

Que el hijo del trabajador se encuentre registrado y activo en el beneficio de prima por hijo ante la Dirección de Recursos Humanos de la Universidad; y,

Que el beneficiario haya presentado durante los tres primeros meses del año o periodo escolar la constancia de inscripción respectiva.



Otorgándose este beneficio desde el inicio del año o período escolar.

3. En caso de Prima por Hijo suspendida, solo se procesará la Ayuda Escolar una vez que la prima por hijo haya sido reactivada, cancelándose sólo el período académico en vigencia.

4. La Ayuda Escolar se otorgará a los hijos de los trabajadores (personal administrativo y Obrero) que cursen educación primaria, media, diversificada y superior; y para los trabajadores (personal Administrativo) que cursen estudios de educación media y superior.

5. Los estudios realizados en academias o institutos (cursos) deberán estar registrados ante el Ministerio del PP para la Educación y su período de duración deberá ser igual o superior a cuatro meses.

6. No se cancelará la Ayuda Escolar cuando se repita el año o semestre académico por segunda vez, si se tratare de educación primaria, secundaria o educación superior.



1. Recibe y revisa la Constancia de Estudios en original la cual deberá indicar: nombre y apellido del alumno, cédula de identidad (si la tiene), nivel de estudio, año escolar, lapso académico, firma autorizada y sello húmedo del plantel.

2. De existir alguna objeción, devuelve los documentos al trabajador e indica el motivo, en caso contrario, ingresa al sistema, registra los datos en la planilla “Recepción de Documentos” (FRL02). imprime original y copia, entrega esta última al titular y anexa original a los documentos recibidos, genera la planilla “Control de documentos recibidos” (FRL03).





4. Recibe planilla de “Recepción de Documentos” + Constancia de Estudios y firma el “Control de Documentos Recibidos”.

5. Coteja los datos contenidos en la constancia de estudios contra los registrados en el sistema, verificando: secuencias o continuidad en los datos y períodos académicos, entre otros.

6. En caso de existir incongruencias llena el “Formato de Devolución” (FRL04) y regresa el documento al titular, de lo contrario registra la Ayuda Escolar en el sistema.


7. Genera a través del sistema el reporte: “Relación de Ayudas Escolares”.

8. Elabora memorando de remisión dirigido al Departamento de Registro y Control anexa “Relación de Ayudas Escolares” + Constancias de estudio y entrega al Jefe de Departamento.


9. Recibe memorando de remisión + “Relación de Ayudas Escolares” + Constancias de Estudio.

10. Revisa y conforma el memorando de remisión + “Relación de Ayudas Escolares” y envía documentación al Director de Recursos Humanos para su firma.

Director de RRHH

11. Recibe memorando de remisión + “Relación de Ayudas Escolares”+ Constancias de Estudio.

12. Revisa y firma memorando de remisión y devuelve documentos al Departamento de Relaciones Laborales.


13. Recibe memorando de remisión + “Relación de Ayudas Escolares” + Constancias de Estudio y distribuye de la siguiente manera:

Envía memorando de remisión + “Relación de Ayudas Escolares” al Departamento de Registro y Control a efectos del procesamiento del pago.

Envía Constancia de Estudios al Archivo para su incorporación en el expediente laboral.

14. Recibe “Relación de Ayudas Escolares” una vez procesado el pago por el Departamento de Registro y Control e incorpora en el archivo de gestión del Departamento.



Beneficio Prima por Hijo

Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir para llevar a cabo el registro y asignación del Beneficio PRIMA POR HIJO y tramitar el pago correspondiente, para el Personal Administrativo y Obrero.


1. Todo lo relativo al otorgamiento y cancelación de este Beneficio, deberá enmarcarse dentro de lo establecido en las Normativas y Convenios que lo regulan, tanto para el personal Administrativo como Obrero y Resoluciones que sobre la materia sean aprobadas por el Consejo Universitario.

2. A los efectos del otorgamiento de este beneficio deberá consignarse ente la Dirección de RRHH, Departamento de Relaciones Laborales las respectivas partidas de nacimiento y en caso de Representación Legal, el documento que lo certifique.

3. El pago de la prima por hijo se hará efectiva a partir de la fecha de nacimiento, siempre que la partida o certificación de nacimiento se presente durante los seis (6) primeros meses de vida. Cuando el trabajador presente este documento, después de los seis (6) meses, se le cancelará la prima por hijo a partir de la fecha de la consignación.

4. La continuidad de este beneficio, después de que el hijo llegare a cumplir los DIECIOCHO (18) años, estará sujeto a la consignación por única vez, ante la Dirección de RRHH, Departamento de Relaciones Laborales de la(s) constancia(s) de estudios, suscribiendo a su vez la respectiva “Declaración Jurada” (acogiéndose a lo establecido en la Resolución 11032009 aprobado en Consejo Universitario en fecha 11/03/2009).

5. Para la firma de la “Declaración Jurada” a la que se hace referencia en el punto anterior, se establecerá un plazo de quince (15) días a partir de la fecha en que el hijo llegare a cumplir los DIECIOCHO (18) años.

6. Este Beneficio será otorgado a los hijos de los trabajadores administrativos y obreros menores de 18 años de edad y para aquellos no mayores de VEINTICINCO (25) años de edad, si Dependen Económicamente de este, entendiéndose bajo el concepto de Dependencia Económica lo establecido en la Resolución 11032009 de fecha 11/03/2009.

7. El pago de este beneficio por hijos mayores de VEINTICINCO (25) años y menores de VEINTIOCHO (28) años -para el caso de personal Administrativo-,



tendrá continuidad previa consignación con carácter de obligatoriedad de la constancia de estudios, debiendo a su vez enmarcarse dentro de lo establecido bajo el concepto de Dependencia Económica señalada en el punto anterior.

8. Los estudios realizados en academias o institutos (cursos) deberán estar registrados ante el Ministerio del PP para la Educación y su período de duración deberá ser igual o superior a cuatro meses.

9. Para la asignación del beneficio de Prima por Hijo Excepcional, deberá presentarse Informe Médico convalidado por el especialista y sometido a la consideración de la Junta Médica Evaluadora integrada por Coordinador Médico de FUNSOUCLA, Coordinador Médico de IPSTAUCLA y Médico Especialista.

10. Si ambos padres laboran en la UCLA, independientemente del tipo de personal, solo se cancelará la prima por hijo a uno de ellos.

11. El límite máximo que se otorgará por concepto de este beneficio será: hasta seis (6) “primas por hijo” mensuales por cada personal administrativo (incluyendo la prima por hijo excepcional) y hasta cinco (5) “primas por hijo” mensuales, en el caso del personal obrero.



1. Recibe del Titular los documentos necesarios, según el caso y revisa.

2. De existir alguna objeción, devuelve los documentos al trabajador e indica el motivo, en caso contrario, ingresa al sistema, registra los datos en la planilla “Recepción de Documentos” (FRL02), imprime original y copia, entrega esta última al titular y anexa original a los documentos recibidos, genera la planilla “Control de documentos recibidos” (FRL03).





4. Verifica en el sistema el registro de los documentos, en caso de alguna objeción devuelve la documentación o acuerda con el titular su corrección, una vez conforme procesa la información en el sistema o le da la continuidad al beneficio ya otorgado.

5. Incorpora en el archivo de gestión interno el formato de “Recepción de Documentos”.

6. En caso de corresponder a una inclusión emite Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales en original y copia y efectúa una nueva revisión contra las evidencias anexas.

7. Entrega la Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales y evidencias anexas al Jefe de Departamento.


8. Revisa y firma la Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales y cada una de las evidencias anexas y entrega al Analista (Responsable).


9. Recibe la Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales y evidencias anexas y gestiona la firma del Director de Recursos Humanos.

10. Desglosa la Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales y distribuye de la siguiente manera:

Original al Departamento de Registro y Control, para el pago del beneficio.

Copia + evidencias (originales), incorpora en el archivo de gestión interna.

Suspensión del Beneficio Prima por Hijo

Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir para procesar la Suspensión del Beneficio PRIMA POR HIJO, para el Personal Administrativo y Obrero.




1. Todo lo relativo a la Suspensión del Beneficio de Prima por Hijo, deberá enmarcarse dentro de lo establecido en las Normativas y Convenios que regulen la materia tanto para el personal Administrativo como Obrero y Resoluciones que sobre la misma sean aprobadas por el Consejo Universitario.

2. La Suspensión del Beneficio de Prima por Hijo, podrá darse de forma Automática o Por Solicitud del Trabajador:

2.1. Automática (Llevada a cabo por el Departamento de Relaciones Laborales):

2.1.1 En caso de detectarse inexactitud, falsedad u omisión en la información y datos señalados en la “Declaración Jurada”.

2.1.2 En caso de que habiendo, el hijo, cumplido los DIECIOCHO (18) años y vencido el lapso establecido de quince (15) días, el titular no haya efectuado el llenado de la respectiva “Declaración Jurada”.

2.1.3 En caso de que el hijo del trabajador haya superado el límite de edad –veinticinco (25) años - y no haya consignado ante el Departamento de Relaciones Laborales la constancia de estudios.

. 2.2. Por Solicitud del Trabajador: 2.2.1 Cuando el trabajador manifieste su voluntad, bien sea

verbalmente o por escrito, a tales efectos deberá llenar la planilla de “Autorización para Exclusión del Beneficio de Prima por Hijo”.



Suspensión Automática

1. Emite listado de hijos próximos a cumplir el límite de edad establecido en el Acta Convenio o Convención Colectiva vigente, si se trata de personal administrativo (hijos hasta los 28 años) o personal obrero (hijos hasta los 25 años).

2. Revisa listado emitido contra listado anterior verificando el cumplimiento de la normativa:




2.1. Si no se ha cumplido con lo que establece la normativa, genera el listado mensual de “suspensión de prima por hijo”. (Va al Paso 5 al 9)

2.2. Si el trabajador presenta constancia y no cumple con los requisitos, se entrega el caso al Trabajador Social para que analice y realice estudio social. (Va al paso 3 al 9).

2.3. Si el trabajador consignó la constancia y cumple con los requisitos, entrega al Analista (Responsable) para la actualización en el sistema. (Se remite al paso 5 y finaliza el procedimiento).

Trabajador Social

3. Analiza el expediente y lleva a cabo la visita, según el caso, elabora informe social y lo remite al Jefe de Departamento.


4. Analiza el caso y toma decisión con respecto a la suspensión:

No requiere suspensión: va al paso 5 (fin del procedimiento).

Si requiere suspensión: conforma el informe social y continúa con el procedimiento hasta el final.


5. Actualiza Listado y transcribe los datos necesarios en el sistema.

6. Genera la Suspensión, en original y dos copias, anexa el informe social (si es el caso) y entrega al Jefe de Departamento para la revisión y conformación.

7. Una vez firmado, lo distribuye de la siguiente manera:

Original: Departamento de Registro y Control.

Copias (2):

• Archivo de Gestión del Departamento + original del Informe Social (si es el caso).

• Área de Archivo para su incorporación en el Expediente Laboral y formato “Autorización para Exclusión de Familiares y/o Beneficiarios” (FRL06) (si es el caso).

Analista (Responsable

8. Elabora memorando de notificación de suspensión, dirigido al trabajador, en original y copia y lo envía al Jefe de Departamento para su conformación y posterior remisión al Director de Recursos



Humanos para la Firma.

9. Distribuye memorando de notificación de suspensión, de la siguiente manera:

Original: Trabajador.

Copia: Área de Archivo para su incorporación en el Expediente Laboral.

Reactivación del Beneficio Prima por Hijo Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir para tramitar la Reactivación del Beneficio Prima por Hijo.


1. La Reactivación de la Prima por Hijo tendrá efecto a partir de la presentación de la constancia de estudio y para el período académico indicado en la misma, debiendo presentarse durante los tres primeros meses de dicho período académico.

2. No se reactivará el Beneficio de Prima por Hijo cuando los hijos: Superen el límite de edad; Hayan contraído nupcias y en tal sentido cambie su estado civil; Efectúen actividad bajo relación de dependencia laboral;

3. La Prima por Hijo podrá reactivarse (acogiéndose a lo establecido en la normativa) sólo cuando se de cumplimiento con los requisitos exigidos y en los lapsos establecidos, previo estudio e informe elaborado por el Trabajador Social.



1. Recibe y revisa la Constancia de Estudios en original la cual deberá indicar: nombre y apellido del alumno, nivel de estudio, año escolar, lapso académico, firma autorizada y sello húmedo del plantel.

2. De existir alguna objeción, devuelve los documentos al trabajador



e indica el motivo, en caso contrario, ingresa al sistema, registra los datos en la planilla “Recepción de Documentos” (FRL02). imprime original y copia, entrega esta última al titular y anexa original a los documentos recibidos, genera la planilla “Control de documentos recibidos” (FRL03).


Trabajador Social

4. Recibe Constancia de Estudios y verifica en el sistema o en el expediente laboral a los fines de determinar si procede o no la Reactivación:

Si procede Reactivación: Elabora informe de reactivación y entrega al Analista (Responsable).

No procede Reactivación: Elabora informe de no reactivación y cita al trabajador a objeto de hacer la devolución correspondiente, de acuerdo con el procedimiento establecido para ello e incorpora en el archivo de gestión del departamento.


5. Recibe y revisa el informe de reactivación.

6. Genera el reporte de Solicitud de pago de Beneficios Contractuales en original y dos (2) copias.

7. Anexa el informe de reactivación y copia de la Constancia de Estudios y entrega al Jefe de Departamento para la conformación de cada uno de los documentos.


8. Recibe, revisa y conforma cada uno de los documentos y entrega al Analista (Responsable).


9. Recibe y envía al Director de Recursos Humanos para la firma.

10. Una vez firmado, recibe, desglosa y distribuye de la siguiente manera:

Original de la Solicitud de pago de Beneficios Contractuales al Departamento de Registro y Control para efectos de pago.

Copia de la Solicitud de pago de Beneficios Contractuales + original del informe de reactivación para ser incorporado en el archivo de gestión del Departamento.

Copia de la Solicitud de pago de Beneficios Contractuales + copia de la Constancia de Estudios para su incorporación en el archivo de gestión del Departamento.



Trámite del Beneficio de Guardería (Personal Obrero) Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir para tramitar el Pago de Guardería, dando cumplimiento a lo establecido en el Convenio y Normas que regulan esta materia para el personal Obrero.


1. Todo lo relativo a la asignación y pago de este Beneficio, deberá enmarcarse dentro de lo establecido en las Normativas, Convenios y Resoluciones que sobre la materia sean aprobadas por el Consejo Universitario.

2. Este beneficio será otorgado a los hijos de los trabajadores (Personal Obrero) de la universidad con edades comprendidas entre cero (0) y seis (6) años de edad, de acuerdo a lo establecido en el Convenio vigente.



1. Recibe la Factura por concepto de pago de Matrícula o Mensualidad de la Guardería, en original la cual deberá indicar: nombre y apellido del titular y del beneficiario (hijo), cédula de identidad del titular, nivel que cursa, lapso académico, monto y mes cancelado, firma y sello.

2. De existir alguna objeción, devuelve los documentos al trabajador e indica el motivo, en caso contrario, ingresa al sistema, registra los datos en la planilla “Recepción de Documentos” (FRL02), imprime original y copia, entrega esta última al titular y anexa original a los documentos recibidos, genera la planilla “Control de documentos recibidos” (FRL03).



4. Recibe planilla de “Recepción de Documentos” + Factura por concepto de pago de Matrícula o Mensualidad de la Guardería y firma “Control de Documentos Recibidos”.

5. Revisa los datos contenidos en la Factura por concepto de pago de



Matrícula o Mensualidad de la Guardería contra los registrados en el sistema, verificando si el beneficio es solicitado por primera vez.

6. De no presentarse objeción alguna, se va directo al paso 13, de lo contrario va al paso 7.

7. Entrega planilla y documento al Trabajador Social, para su revisión y análisis.

Trabajador Social

8. Recibe planilla y Factura por concepto de pago de Matrícula o Mensualidad de la Guardería del caso a estudiar.

9. Planifica y efectúa la visita correspondiente.

10. Elabora informe del caso planteado en el cual indica si procede o no la cancelación del Beneficio solicitado y entrega al Analista (Responsable).


11. Recibe planilla + Factura por concepto de pago de Matrícula o Mensualidad de la Guardería + informe generado por el Trabajador Social.

No procede el pago del beneficio: Registra para el control correspondiente y efectúa la devolución respectiva según el procedimiento establecido.

Si procede el pago del beneficio: Registra los datos en el sistema automatizado y emite la “Relación de pago de Guardería” (FRL07) en original y dos (2) copias.

12. Entrega al Jefe de Departamento, la “Relación de pago de Guardería” + Factura por concepto de pago de Matrícula o Mensualidad de la Guardería + informe generado por el Trabajador Social.


13. Recibe, revisa y firma la “Relación de pago de Guardería” + Factura por concepto de pago de Matrícula o Mensualidad de la Guardería + informe (de ser el caso).

Devuelve la documentación al Analista (Responsable), quien se encargará de Gestionar la firma ante el Director de Recursos Humanos.


14. Recibe, revisa y firma la “Relación de pago de Guardería” + Factura por concepto de pago de Matrícula o Mensualidad de la Guardería + informe generado por el trabajador social.

15. Devuelve al Analista Responsable.




16. Recibe, desglosa y distribuye de la siguiente manera:

Original de la “Relación de Pago de Guardería” al Departamento de Registro y Control para efectos de pago.

Copia de la “Relación de Pago de Guardería” + original del informe de reactivación al área de archivo para su incorporación en el expediente laboral.

Copia de la “Relación de Pago de Guardería”+ Factura por concepto de pago de matrícula o mensualidad de la Guardería, para su incorporación en el archivo de gestión del Departamento.

Trámite del Beneficio Beca Escolar Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir para tramitar el pago del beneficio BECA ESCOLAR, dando cumplimiento a lo establecido en los Convenios y Normas que regulan esta materia tanto para el personal Administrativo como Obrero.


1. Todo lo relativo a la asignación y pago de este Beneficio, deberá enmarcarse dentro de lo establecido en las Normativas, Convenios y Resoluciones que sobre la materia sean aprobadas por el Consejo Universitario.

2. Los Trabajadores Administrativos (Para estudios de nivel superior o postgrado) y sus hijos (primaria, secundaria y superior) podrán optar por el beneficio de beca, siempre que el titular tenga una antigüedad igual o superior a dos (2) años en la institución.

3. Los hijos del personal obrero tienen derecho a disfrutar del Beneficio de Beca sin considerar el tiempo de servicios que tenga el trabajador en la institución.

4. Podrá otorgarse simultáneamente becas de estudios al trabajador Administrativo y a solo uno de los hijos.

5. En el caso de Personal Obrero se otorgará solo una (1) Beca por grupo familiar, que podrá ser disfrutada solo por un hijo.

6. A fin de dar continuidad al beneficio de Beca o cambiar de nivel, se establece como fecha límite de recepción de documentos el: 30 de octubre de cada año,



para los niveles de primaria y secundaria y el lapso de un (1) mes continuo a partir de la culminación del semestre o año académico, para el nivel superior.

7. En los casos de interrupción del lapso académico, el beneficiario debe consignar la constancia de estudios que justifique la prórroga de dicho lapso.

8. El beneficio de Beca será suspendido por los siguientes casos: La no consignación de los documentos correspondientes en los lapsos

establecidos. El promedio de notas del semestre o año cursado sea inferior a doce (12)

puntos, o según expresión cualitativa el término literal sea inferior a “C”. Que el beneficiario inscriba menos de tres (3) materias en el año o

semestre a cursar. Por interrupción de los estudios, cualquiera sea la causa. Por repetición del año o semestre cursado. Una vez culminados los estudios del nivel superior.

9. Se podrá optar nuevamente al beneficio, una vez superada(s) la(s) causa(s) (primeros cinco casos del numeral anterior) que motivaron la suspensión del beneficio de Beca, el aspirante cumpla con los requisitos exigidos para la asignación y se incorpore al procedimiento de solicitud establecido para cupos vacantes.

10. La Universidad conviene en que el beneficio de Beca es intransferible.


Oficinista Receptora (Taquilla)

1. Recibe del Interesado la planilla “Registro del Becado” (FRL08), totalmente llena y documentos en original, verificando que cumplan con los requisitos establecidos, si se trata de Solicitud de Asignación o Justificación que permita dar continuidad al beneficio.

2. De existir alguna objeción, devuelve los documentos al trabajador e indica el motivo, en caso contrario, ingresa al sistema, registra los datos en la planilla “Recepción de Documentos” (FRL02). imprime original y copia, entrega esta última al titular y anexa original a los documentos recibidos, genera la planilla “Control de documentos recibidos” (FRL03).





4. Recibe los documentos ingresa al sistema y revisa: promedio de notas, filiación existente entre el titular y el solicitante, tiempo de servicio que tenga el titular, entre otros, para determinar la asignación o justificación del beneficio que permita dar continuidad al mismo, pudiéndose presentar los siguientes casos:

No es procedente la Solicitud de Asignación: No lo registra en el sistema (si es el caso) y devuelve los documentos, según procedimiento establecido.

No es procedente la Justificación del beneficio: Efectúa la exclusión en el sistema y emite el reporte de Suspensión de Beneficio Contractual, excluyendo al beneficiario del listado de beca.

Analista Responsable

Si es procedente la Solicitud de Asignación o Justificación del Beneficio para su continuidad Registra los datos en el sistema e imprime la Solicitud de Pago de Beneficio Contractual y Comunicación de Asignación para el titular (para otorgamiento) en original y copia.

5. Anexa a los reportes o listados generados, los documentos soportes y entrega al Jefe de Departamento.

Jefe del Departamento

6. Revisa y firma el legajo de documentos y devuelve al Analista (Responsable).


7. Envía los documentos para que sean firmados por el Director de Recursos Humanos.

8. Una vez obtenida la firma del Director de Recursos Humanos, distribuye los documentos, de acuerdo a cada caso:

Suspensión de Beneficio Contractual o Solicitud de Pago de Beneficios Contractuales: Envía al Departamento de Registro y Control para efectos de suspensión o pago del beneficio respectivamente.

Comunicación de Asignación para el titular: Original al Titular y copia al expediente laboral.



Dotación de Uniformes Personal Obrero Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir para el pago por concepto de Dotación de Uniformes para el personal obrero de la UCLA.


1. Anualmente la UCLA hará entrega, a cada miembro del personal obrero, un monto único por concepto de Dotación de Uniformes.

2. A los efectos del monto señalado en el punto anterior, una vez al año se reunirán en la sede de la UCLA, las Autoridades universitarias, representadas por su Rector y el Sindicato de Obreros de la UCLA (SOUCLA), representada por su presidente a los fines de evaluar, determinar y asentar en ACTA el monto a otorgar a cada trabajador-obrero por este concepto.

3. Una vez hecho efectivo el pago para la Dotación de Uniformes, el personal obrero está obligado a adquirir y utilizar dicho uniforme en los términos y condiciones establecidos por la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”.


Analista

Responsable

1. Ingresa al sistema e imprime el listado preliminar, discriminando: personal obrero clasificado y no clasificado.

2. Verifica en el sistema la relación de movimientos de personal jubilado, retirado, pensionado, ascensos u otros cambios de condición que generen diferencias de pago.

3. Registra los movimientos anteriores y efectúa las modificaciones en el listado.

4. Emite listado definitivo de personal obrero al cual deberá efectuarse la dotación de uniformes.

5. Elabora memorando de remisión dirigido a la Dirección de Finanzas y anexa listado definitivo y Acta firmada.

Jefe de

Departamento 6. Recibe, revisa y conforma: memorando de remisión + listado definitivo

+ Acta firmada.



7. Envía memorando de remisión + listado definitivo + Acta firmada al Director de Recursos Humanos.


8. Recibe y revisa memorando de remisión + listado definitivo + Acta firmada y una vez conforme firma el memorando y conforma los documentos anexos.

9. Devuelve memorando de remisión + listado definitivo + Acta firmada al Analista Responsable.


10. Envía memorando de remisión + listado definitivo + Acta firmada a la Dirección de Finanzas.

11. Recibe de la Dirección de Finanzas el listado definitivo firmado y procesado e incorpora en el archivo de gestión del Departamento para sus controles.

Beneficio Ley de Alimentación Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir para la Asignación del Beneficio Ley de Alimentación para el personal Docente, Administrativo y Obrero de la UCLA.


1. El pago del Beneficio Ley de Alimentación se regirá por lo establecido en la Ley del Programa de Alimentación publicado en Gaceta Oficial Número 36538 de fecha 14 de Septiembre de 1998 y el Instructivo de la OPSU.

2. Este beneficio se otorgará sólo con base en el número de días laborables que tiene el mes correspondiente, lo cual implica que deben ser excluidos los sábados, domingos y días feriados.

3. El Beneficio no será cancelado en los casos de permisos no remunerados o faltas injustificadas. A tales efectos, la Dirección de Recursos Humanos deberá llevar un control de asistencia, mediante el uso del formato de “Reporte de Ausencias” (FRL09), que permita constatar tales inasistencias.

4. El “Reporte de Ausencias” a que se refiere el punto anterior deberá ser enviado por cada una de las unidades administrativas de la UCLA, durante los primeros tres días de cada mes.

5. Toda la información requerida de otras unidades para la tramitación del Beneficio Ley de Alimentación diferente al “Reporte de Ausencias”, será recibida por la unidad responsable solo hasta el día 10 de cada mes, los recibidos con posterioridad a esta fecha, serán tramitados para la cancelación del mes siguiente.



6. Todo personal: Docente, Administrativo y Obrero que disfruta del beneficio Ley de Alimentación a través de la modalidad de tarjeta, deberá firmar durante los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes en la Dirección Administrativa de su Decanato, nota de depósito, de lo contrario no será realizado el depósito correspondiente al mes siguiente.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


Oficinista Receptora (Taquilla)

1. Recibe y revisa los “Reportes de Ausencias” (FRL09) mensuales, provenientes de todas las unidades administrativas de la UCLA.

2. Verifica que la información no tenga enmendaduras y que los reposos hayan sido convalidados por los Servicios Médicos correspondientes (IPSPUCO, IPSTAUCLA, FUNSOUCLA o la Dirección de Seguridad y Salud en el Trabajo).

3. De haber alguna objeción, devuelve el “Reporte de Ausencias” e indica el motivo, de lo contrario, sella y firma memorando en señal de recibido.

4. Registra en el sistema automatizado los casos de Reposos, permisos no remunerados e inasistencias injustificadas en el mes y genera el “Listado de Ausencias” (original y copia).

5. Envía original del “Listado de Ausencias” + reposos, al área de archivo, quienes incorporarán los reposos a cada expediente laboral y archivan el “Listado de Ausencias”.

6. Entrega copia del “Listado de Ausencias” al Analista (Responsable).


7. Recibe y revisa copia del “Listado de Ausencia” del mes, contra la información registrada en el sistema.

8. Genera listado (original y copia) a través del sistema automatizado, de todos los Permisos No Remunerados y Ausencias Injustificadas.

9. Remite listado original de Permisos No Remunerados y Ausencias Injustificadas al Departamento de Registro y Control a los efectos del respectivo descuento salarial y la copia servirá como insumo para la elaboración del listado definitivo para el pago del Beneficio de Ticket de Alimentación.

10. Recibe de las unidades responsables la información necesaria a los fines de emitir listado definitivo para el pago del Beneficio de ticket de Alimentación:



Relación de número de días laborables en el mes. Relación de turnos o cronogramas mensuales de trabajo para

todas aquellas unidades cuyo personal labora bajo esta modalidad.


Número de días Adicionales en el mes, lo cual es chequeado contra evidencias de pago.

Destituciones, jubilaciones, permisos de concesión no potestativa otorgados durante el mes.

Nuevos contratados, renuncias, nombramientos, traslados y cambios de ubicación durante el mes.

Docentes Becarios aprobados por Consejo Universitario.

11. Integra en el sistema toda la información documental obtenida y procesa.

12. Imprime listado definitivo para el pago del beneficio de Ticket de Alimentación (relación de tickets y tarjetas), anexa memorando de remisión dirigido a la Dirección de Finanzas y envía al Jefe de Departamento.


13. Recibe, revisa y firma: memorando de remisión + listado definitivo para el pago del beneficio de Ticket de Alimentación (relación de tickets y tarjetas) + documentos que sirven de soporte a la información procesada.

14. Envía al Analista Responsable para que gestione la firma del Director de Recursos Humanos.


15. Recibe legajo de documentos y gestiona la firma por parte del Director de Recursos Humanos.

16. Una vez firmados, envía memorando de remisión + listado definitivo para el pago del beneficio de Ticket de Alimentación (relación de tickets y tarjetas) + documentos soportes, a la Dirección de Finanzas.

Dirección de Finanzas

17. Recibe legajo de documentos y verifica la información suministrada en el listado definitivo para el pago del beneficio de Ticket de Alimentación (relación de tickets y tarjetas) contra los documentos soportes (que constituye las evidencias).

18. Una vez conforme, emite memorando de aprobación y devuelve al Departamento de Relaciones Laborales con listado definitivo para el pago del beneficio de Ticket de Alimentación (relación de tickets y tarjetas) + documentos soportes.




19. Recibe de la Dirección de Finanzas memorando de aprobación, con listado definitivo para el pago del beneficio de Ticket de Alimentación (relación de tickets y tarjetas) + documentos soportes.


20. Ingresa al sistema vía correo electrónico de la empresa proveedora de tickets o tarjetas electrónicas y efectúa el pedido del mes que corresponda.

21. Genera a través del sistema el “comprobante del pedido” y lo envía al departamento de Administración a los fines de la elaboración de la “Solicitud de Pago” correspondiente.

22. Recibe del departamento de Administración el “comprobante de pedido” y la “solicitud de pago” generada y envía a la Dirección de Finanzas-departamento de Tesorería para su revisión y elaboración de la “planilla de transferencia”.

23. Recibe de la Dirección de Finanzas copia de la “planilla de transferencia” y envía vía correo electrónico o fax a la empresa proveedora de tickets o tarjetas electrónicas.

24. Incorpora “planilla de transferencia” en el archivo de gestión del departamento.

25. Emite del sistema el listado donde indica: nombres, apellidos y cédula de identidad de cada beneficiario, con espacio destinado a la firma y estampado de huella dactilar.

26. Inicia el trámite de entrega de cesta tickets a los trabajadores beneficiarios.

27. Incorpora en el archivo de gestión del departamento el listado de Beneficiarios del Ticket o Tarjeta electrónica, totalmente firmada y estampada la huella dactilar, como evidencia de haberse recibido el beneficio.



Bono de Salud y Bono Familiar Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir para la Asignación del Bono de Salud y Bono Familiar para el personal Administrativo y Obrero respectivamente.


1. El cálculo de este beneficio se hará con base a lo establecido en la comunicación PAF N° 0460/2009 de fecha 19/03/2009 emitida por el Consejo Nacional de Universidades-Oficina de Planificación del Sector Universitario.

2. El beneficio del Bono de Salud será otorgado solo al personal administrativo jubilado, pensionado y sobreviviente.

3. El beneficio del Bono Familiar será otorgado solo al personal obrero jubilado, pensionado y sobreviviente.

4. Estos beneficios serán otorgados con base en el número de días hábiles que tiene el mes correspondiente, lo cual implica que deben ser excluidos los sábados, domingos y días feriados.

5. El monto a cancelar deberá ser depositado en la cuenta de cada beneficiario.

6. El monto a cancelar al personal jubilado que por razones de servicio este laborando, será el que resulte más favorable al trabajador.




1. Recibe de la Dirección de Informática la base de datos del personal Administrativo y Obrero (jubilado, pensionado y sobreviviente).

2. Verifica la información contenida en la base de datos y actualiza con los últimos movimientos efectuados.

3. Imprime listado y anexa memorando de remisión para ser enviado a la Dirección de Finanzas.

4. Recibe de la Dirección de Finanzas listado aprobado y lo convierte, según los requerimientos del departamento de Registro y Control (elimina todos los datos cualitativos).

5. Envía vía correo electrónico el listado definitivo al departamento de Registro y Control, a los fines de su cancelación.


6. Incorpora en el archivo de gestión del departamento la evidencia física del listado definitivo de cancelación.



Departamento de Evaluación y Adiestramiento INTRODUCCIÓN

El presente manual comprende las normas y procedimientos administrativos que se desarrollan en el Departamento de Evaluación y Adiestramiento adscrito a la Dirección de Recursos Humanos de la UCLA, lo cual permite formalizar cada paso necesario para el logro de los objetivos de la unidad y por ende de la Universidad. Asimismo se incluyen los formatos que permiten operacionalizar los procedimientos.

Este documento pretende servir de herramienta de consulta y orientación permanente tanto para el personal adscrito a la unidad, como para aquellas personas que se integren en un futuro al Departamento. Asimismo, proporcionará información a otras unidades que requieran conocer sobre las actividades que desarrolla el Departamento de Evaluación y Adiestramiento.

Es importante tener presente la necesidad de mantener actualizado el documento, a fin de que continuamente cumpla con su objetivo. Para ello, el Departamento de Organización y Métodos, una vez que detecte la necesidad de actualización o de incorporación de algún procedimiento, deberá proceder a la modificación del manual



ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

ESTRUCTURA DE CARGOS

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DE

EVALUACIÓN Y ADIESTRAMIENTO

DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN Y ADIESTRAMIENTO

1 Jefe de Departamento

2 Analistas de RRHH

DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS



ASPECTOS GENERALES Objetivo Representar en forma clara y coherente los diferentes procesos que son ejecutados en el Departamento de Evaluación y Adiestramiento como un sistema de gestión que asegure la prestación de todos los servicios de formación y adiestramiento al personal administrativo y obrero, siendo de apoyo fundamental a las actividades académicas y administrativas de la Institución. Alcance El contenido de este manual está dirigido tanto al Departamento de Evaluación y Adiestramiento, como a todas las Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” que generen solicitudes involucradas en los procesos de Evaluación y Adiestramiento, por lo que ha sido concebido como una compilación de información útil y necesaria para que las personas involucradas puedan utilizarlo en el mejor desempeño de sus funciones. Inducción Personal Administrativo y Obrero Objetivo Formalizar los pasos que se deben cumplir a los fines de llevar a cabo el proceso de Inducción del personal Administrativo y Obrero de nuevo Ingreso. Normas Específicas 1. Es responsabilidad del Departamento de Evaluación y Adiestramiento llevar a cabo

el proceso de Inducción del personal Administrativo y Obrero de nuevo ingreso, de acuerdo al programa establecido por la Dirección de Recursos Humanos y aprobado en Consejo Universitario.

2. El Programa de Inducción debe ser revisado periódicamente por el Departamento de Evaluación y adiestramiento para llevar a cabo los ajustes pertinentes.

3. Todo personal Administrativo y Obrero de nuevo ingreso será convocado a la Inducción Institucional mediante comunicación escrita con copia al Jefe inmediato, en la cual se aportarán datos institucionales en cuanto a su historia, misión, visión, estructura, servicios y beneficios brindados, además de ofrecer herramientas de Desarrollo Personal, que permitan fortalecer el compromiso mutuo en búsqueda de la excelencia de gestión en cada uno de sus procesos.

4. El Jefe inmediato, con la asesoría del Departamento de Evaluación y Adiestramiento deberá dar las herramientas necesarias al nuevo empleado proporcionando la información que le permita la plena comprensión del objetivo y



responsabilidades de su cargo, proceso al que se denomina: Inducción en el Puesto de Trabajo.

5. Las Dependencias o Decanatos que consideren necesario la Inducción Institucional para personal activo, sin importar el tiempo de antigüedad en la institución, podrá solicitar la misma mediante comunicación escrita dirigida a la Dirección de Recursos Humanos o vía correo electrónico disponible en la página web de esta misma dependencia.

6. Dependiendo de la vinculación del trabajador con la universidad, el proceso de

inducción será ejecutado en cuatro fases: a. FASE 1: Información relacionada con elementos básicos del cargo: En esta fase se requerirá la colaboración del Departamento de Captación y Desarrollo y la Dirección de Seguridad y Salud en el Trabajo donde la información será la relativa a los aspectos básicos del cargo:

i. Entrega del memorando de presentación y descripción del cargo. ii. Información sobre las condiciones laborales relacionadas con: tipo de

contrato, sueldo, ubicación física, jefe inmediato, normas internas, entre otros.

iii. Datos sobre los riesgos en el puesto de trabajo e implementos de seguridad a usar en el mismo.

El Analista responsable dispondrá del formato denominado: “Lista de verificación de la información que debe recibir el trabajador de nuevo ingreso”. El cual servirá de guía para la aplicación de esta fase.

b. FASE 2: Inducción en el Puesto de Trabajo: Esta fase requiere la colaboración del Supervisor Inmediato e implica el recibimiento del trabajador en su área de trabajo, debiendo realizarse antes de que inicie sus actividades en la unidad:

i. Presentación a sus compañeros de trabajo. ii. Asignación de lugar, equipos, instrumentos y materiales de trabajo. iii. Información relativa a las instalaciones de la universidad. iv. Información relacionada a la normativa interna (horario, registro de

asistencia, solicitud de permisos, entre otras.) v. Información sobre la relación con otras dependencias universitarias. vi. Explicación de objetivos, funciones, responsabilidades del cargo y

métodos de trabajo.



vii. De ser necesario y dependiendo de las características y complejidad del cargo, indica el responsable del entrenamiento.

El Supervisor Inmediato dispondrá del formato denominado: “Lista de verificación de actividades para la inducción en el puesto”. El cual servirá de guía sobre los aspectos relacionados con las condiciones de trabajo. c. FASE 3: Inducción Institucional:

Esta fase se lleva a cabo una vez que ha transcurrido un mes de la contratación, estableciéndose en la misma los siguientes aspectos:

i. Misión, Visión y objetivos institucionales. ii. Historia, símbolos y valores de la institución. iii. Estructura Organizativa. iv. Percepción del nuevo trabajador sobre la organización y expectativas que

esta tenga sobre el trabajo y sus sugerencias para mejorar. v. Impacto de la inducción recibida por el trabajado, en el puesto de

trabajo.

En esta fase se aplica el instrumento: “Cuestionario de Evaluación de la Inducción Inicial”, que permitirá conocer la opinión de los aspirantes a ingresar, sobre la información recibida hasta este momento durante el proceso de inducción.

d. FASE 4: Inducción para el Personal Administrativo y Obrero antes de su pase a la Condición de Fijo u Ordinario: Su objetivo es el de dar a conocer al nuevo trabajador el marco jurídico que rige sus funciones, así como llevar a cabo la Detección de necesidades de Adiestramiento mediante el llenado del “Formato de Detección de Necesidades de adiestramiento del Personal de Nuevo Ingreso”, con el fin de incluirlo en el Plan Anual de Capacitación, considerándose como contenido de esta fase lo siguiente:

• Leyes y reglamentos que rigen la relación laboral de los trabajadores para el conocimiento de sus derechos y el efectivo cumplimiento de sus deberes y responsabilidades.

• Convenios colectivos de trabajo en los que se definen los Beneficios Socioeconómicos y requisitos que los hacen acreedores a los mismos

• Políticas Generales de Recursos Humanos, normas y procedimientos que regulan lo relativo a la estabilidad y desarrollo del personal Administrativo y Obrero.



Esta fase nos permite, mediante la aplicación del “Cuestionario de Evaluación de la Inducción al Personal que pasa a la condición de Fijo”, determinar la calidad de la inducción recibida y llevar a cabo los correctivos pertinentes, que redunden en mejoras del programa de Inducción así como el Sistema de Ingreso.



15. Obtiene información a través de medios electrónicos, sobre nuevos ingresos.

16. Elabora memorando (original y copia), de notificación dirigido a los supervisores en el que se indica las personas a su cargo a las cuales se les aplicará el proceso de inducción, fecha y hora, cuyos parámetros se ajustarán a la fase en que se encuentre el proceso.

17. Entrega al Jefe de Departamento para su revisión.


18. Recibe, revisa y conforma memorando de notificación.

19. Envía memorando de notificación al Director de Recursos Humanos.


20. Recibe, revisa y una vez conforme firma el memorando de notificación.

21. Devuelve memorando de notificación al Analista Responsable.


22. Recibe memorando de notificación y envía original al supervisor inmediato.

23. Lleva a cabo todas las actividades, programas o talleres encaminadas a dar cumplimiento a lo establecido en el Proceso de Inducción y la fase en el que se encuentre, bien sea que sea impartido por el propio Departamento de Evaluación y Adiestramiento o que requiera la colaboración de otros Departamentos o Supervisor Inmediato.

24. Aplica el instrumento que se adecue a la fase del proceso de inducción que se esté aplicando, bien sea que nos sirva de guía o que nos permita conocer la opinión de los trabajadores sobre el proceso al que ha sido sometido.

25. Formula las observaciones derivadas de la aplicación del instrumento señalado en el punto anterior y lleva a cabo



conjuntamente con el Jefe de Departamento, de ser el caso, los correctivos necesarios que permitan optimizar el programa de inducción y el Sistema de Ingreso.

26. Incorpora en el archivo de gestión del Departamento. copia del memorando de notificación +“Cuestionario de Evaluación de la Inducción al personal que ingresa a la condición de fijo”.

Elaboración del Plan Anual de Adiestramiento Personal Administrativo y Obrero Objetivo: Formalizar los pasos que se deben cumplir a los fines de elaborar el Plan Anual de

Adiestramiento para el personal administrativo y obrero con miras a la efectividad en el aprendizaje que garanticen la adaptación organizacional ante la permanencia de cambios en el entorno.

Normas Específicas

1. Es responsabilidad del Departamento de Evaluación y Adiestramiento llevar a cabo la planificación, aplicación y evaluación del Plan Anual de Adiestramiento del personal Administrativo y Obrero, en tal sentido será la única instancia autorizada para otorgar certificados.

2. A los efectos de este Manual se considera Adiestramiento: Toda actividad planificada y basada en las necesidades reales encaminadas a la adquisición o variación de conocimientos, de carácter técnico, científico y administrativo o proporcionar destreza en una habilidad adquirida mediante la preparación práctica para que los conocimientos adquiridos durante el adiestramiento sean útiles.

3. Se otorgarán Certificados de aquellas actividades de adiestramiento cuya duración sea mayor a ocho (08) horas. En caso de ser menor, se hará entrega de una Constancia de Asistencia.

4. Todas las actividades de adiestramiento estarán fundamentadas en las necesidades de capacitación detectadas a través de los supervisores, evaluaciones de desempeño o proyectos especiales de la Institución.

5. No se le aprobarán actividades de adiestramiento al personal en trámite de Jubilación.

6. Para las actividades de adiestramiento se seleccionará del personal interno como empleados administrativos que funjan como facilitadores en aquellas áreas



prioritarias de la Institución, o recursos externos, solicitando los servicios de instructores particulares o empresas didácticas.

7. El Departamento de Evaluación y Adiestramiento deberá contar con un registro físico y automatizado de proveedores de cursos de adiestramiento “Registro Interno de Instructores” que facilite la organización y planificación del Programa Anual de Adiestramiento en la institución.

8. Las actividades de adiestramiento serán solo para el personal administrativo y obrero en condición de fijo u ordinario.

9. Una vez finalizado cada taller o curso de adiestramiento se aplicará un instrumento de evaluación a los fines de detectar los factores críticos detectados en las unidades participantes y determinar la calidad de los instructores y material de apoyo, tanto audiovisual como escrito.

10. El Jefe del Departamento, deberá realizar el análisis de los instrumentos de evaluación y remitir el informe correspondiente al Director de recursos Humanos durante los cinco (5) días siguientes de haber culminado la actividad.



1. Elabora circular informativa (original y copia) y anexa el formato de Detección de Necesidades de Adiestramiento del personal envía a todas las Unidades Administrativas y Decanatos (Direcciones Administrativas) e informa vía RED el inicio del proceso.

2. Recibe copia de circular informativa con firma y fecha de recibido por cada una de las Unidades Administrativas de las Direcciones y Decanatos e incorpora en el archivo de gestión del Departamento.

3. Recibe de las diferentes Unidades Administrativas y Decanatos (Direcciones Administrativas) el formato de Detección de Necesidades de Adiestramiento del personal, totalmente lleno.

4. Procesa en el sistema la relación de los cursos solicitados identificando las áreas y prioridades y envía al Jefe de Departamento.


5. Recibe relación de los cursos solicitados y elabora programación anual tomando en cuenta: horarios de trabajo, prioridades establecidas y disponibilidad presupuestaria asignada.



6. De acuerdo al Registro Interno de Instructores, inicia los contactos a los fines de definir el instructor que dictará el curso y lo formaliza mediante comunicación escrita. Envía al Director de Recursos Humanos para la firma correspondiente.


7. Establece contactos telefónicos con las diferentes unidades responsables de los equipos audiovisuales, así como de los espacios físicos donde se impartirán los cursos y formaliza mediante comunicación escrita (original y copia) la solicitud de los mismos.

8. Recibe copia de solicitud de equipos audiovisuales y espacios físicos con fecha y firma de recibido e incorpora en el archivo de gestión del Departamento.

9. Recibe memorando emitido por las diferentes Unidades de Apoyo Logístico en el que indican la disponibilidad de los equipos, espacio físico, fecha y hora.

10. De acuerdo a la información anterior lleva a cabo la Planificación del proceso de Adiestramiento, mediante la organización y distribución de los grupos de acuerdo a las fechas previstas para cada curso o taller específico.

11. Entrega cronograma de fechas por cursos y distribución física al Analista (Responsable).


12. Elabora memorando dirigido a las Unidades Administrativas de las Direcciones y Decanatos a los fines de que se gestionen los permisos correspondientes del personal seleccionado para recibir los cursos o talleres y entrega al Jefe de Departamento.


13. Recibe, revisa y conforma memorando, indicado en el punto anterior y envía al Director de Recursos Humanos para la revisión y firma correspondiente. Regresa al Analista (Responsable).


14. Recibe memorandos y distribuye a las Unidades Administrativas y Decanatos (Direcciones Administrativas), quienes deben informar mediante comunicación escrita el otorgamiento de los permisos correspondientes.

15. Efectúa con el Jefe de Departamento la apertura del curso o taller y el seguimiento de la asistencia a los mismos, en las fechas previstas.





16. Solicita la evaluación de la actividad a los participantes una vez finalizado el adiestramiento, mediante la aplicación de instrumento de evaluación de los tópicos vistos en el taller o curso.

17. Elabora cuadros y gráficos estadísticos de los resultados que arrojaron las evaluaciones efectuadas y prepara el informe correspondiente y lo remite al Director de Recursos Humanos.

18. Entrega todos los documentos generados al Analista (Responsable), para la incorporación en el archivo de gestión interno.


19. Elabora los certificados de asistencia a los cursos y talleres y entrega al Jefe de Departamento para su revisión.

20. Envía comunicación a las Unidades Administrativas de las Direcciones y Decanatos, solicitando la justificación por inasistencias a los talleres, en caso de que los hubiera e informa mediante comunicación escrita al Departamento de Relaciones Laborales para que ejerza las acciones pertinentes (controles internos).


21. Revisa los certificados, tramita las firmas correspondientes y entrega a cada uno de los participantes los certificados de asistencia a los cursos y talleres, una vez culminada la actividad de adiestramiento.


22. Incorpora en el archivo de gestión del Departamento los siguientes documentos:

• Memorando de disponibilidad de equipos y espacio físico. • Formatos de Detección de Necesidades de Adiestramiento.

• Memorando de otorgamiento de permiso para la asistencia a curso o taller del personal, y

• Cuadros y gráficos estadísticos resultantes de la aplicación de los instrumentos de evaluación.



Solicitud de Financiamiento de Adiestramiento Objetivo Formalizar los pasos que se deben cumplir a los fines de analizar y tramitar la solicitud de financiamiento de adiestramiento al personal administrativo y obrero.


1. Toda solicitud de financiamiento de actividades de adiestramiento debe ser tramitada por los Supervisores inmediatos ante la Dirección Administrativa del Decanato (de ser el caso) y la Dirección de Recursos Humanos.

2. Es responsabilidad del Departamento de Evaluación y Adiestramiento llevar a cabo el proceso de revisión y análisis de las solicitudes de Financiamiento de Adiestramiento, en tal sentido, se podrán mencionar dos modalidades de adiestramiento adicionales a la contemplada en la normativa anterior, en lo relativo al origen de su cancelación:

Adiestramiento no incluido en el Plan Anual y financiados por la institución (objeto de la presente normativa), y

Adiestramiento de interés personal, pagados por el trabajador interesado.

3. La solicitud de financiamiento de adiestramiento deberá:

Ser tramitada con veinte (20) días hábiles de antelación al evento. Estar vinculada con las tareas del cargo que ocupa el trabajador.

4. Toda solicitud de Financiamiento de Adiestramiento debe contener anexo:

• Solicitud del Empleado. • Justificación y autorización del Supervisor, y • Oferta de Servicio de la Actividad, lo que debe incluir: Contenido

programático del curso, taller o evento, costo, fecha, lugar y duración (en horas).

5. Solo se reintegrarán los montos por capacitación de aquellas actividades que hayan sido previamente autorizadas por la Dirección de Recursos Humanos.

6. Toda solicitud de anticipo para actividades de Adiestramiento debe contener anexo:

Costo de la matrícula, fecha y horario de la actividad. Registro de Información Fiscal (Rif) de la Institución que impartirá el

curso. Solvencia Laboral y solvencia del SSO de la Institución que va a impartir el

curso, en el caso que corresponda.



Costo estimado de los viáticos (de llevarse a cabo fuera del perímetro de la

ciudad), con el aval de la Dirección Administrativa de tratarse de un Decanato.

Comunicación emitida por el jefe inmediato autorizando la asistencia a la actividad.

Requisitos legales exigidos por el SENIAT.

7. Para la rendición de cuentas por anticipos, se debe presentar:

Fotocopia del certificado de asistencia o aprobación. Original del recibo de pago con los requisitos legales exigidos por el

SENIAT (domicilio fiscal, nombre o razón social), así como el comprobante de pago o voucher UCLA.

8. El trabajador que no asista o no apruebe la actividad para la cual se le canceló el anticipo, reintegrará a la Universidad el monto otorgado en un lapso no mayor de cinco (5) días hábiles, luego de finalizada la actividad, de lo contrario, se procederá a su descuento por nómina.

9. Aquel personal ordinario que haya concursado y calificado para el registro de elegibles de un determinado cargo, podrá realizar actividades de adiestramiento en el área de formación que le permita ocupar cargos de mayor nivel.

10. Toda solicitud de financiamiento para actividades fuera del país deberá ser tramitada ante el Vicerrectorado Administrativo, quien la someterá a la consideración del Consejo Universitario.



1. Recibe solicitud de financiamiento de Adiestramiento de las Unidades Administrativas y Decanatos (Direcciones Administrativas), con todos los requisitos anexos.

2. Analiza la pertinencia del adiestramiento solicitado con las responsabilidades asignadas al cargo y la disponibilidad presupuestaria.

3. Entrega resultados del análisis al Jefe del Departamento para su revisión y conformación.




4. Recibe y revisa resultados del análisis, pertinencia y factibilidad de la solicitud de Adiestramiento, si no es pertinente lo devuelve al solicitante, en caso contrario lo firma y lo entrega al Director de Recursos Humanos para su firma.

5. Devuelve resultados del análisis al Analista (Responsable).


6. Elabora “Punto de Cuenta” dirigida al Vicerrector Administrativo y anexa todos los soportes para la aprobación del pago para actividades de adiestramiento.

7. Recibe “Punto de Cuenta” con la decisión y envía memorando a las Unidades Administrativas y Decanatos (Direcciones Administrativas), en el que se informa la aprobación o negación de la solicitud efectuada:

• De ser negado: Incorpora copia de memorando con firma y sello de recibido en el archivo de gestión del Departamento.

• Si es aprobado: Tramita solicitud de pago a nombre de la institución que imparte el adiestramiento o del interesado y envía al Jefe de Departamento.


8. Recibe y revisa todos los soportes y una vez conforme, envía a la Unidad Administrativa para su tramitación.

Unidad Administrativa

9. Recibe los soportes, revisa y tramita a través del SIAD todo lo relativo al pago correspondiente por la actividad de Adiestramiento, devuelve copia de orden de pago con todos los soportes anexos al Departamento de Evaluación y Adiestramiento, para su revisión a efectos de la rendición de cuenta.


10. Recibe y revisa todos los soportes y una vez conforme incorpora copia en el archivo de gestión del departamento y envía original a la Unidad Administrativa.

Unidad Administrativa

11. Recibe y procesa a través del SIAD todos los soportes relativos al pago correspondiente por la actividad de Adiestramiento, a los fines de finiquitar la rendición de cuenta.



Solicitud y Asignación de Pasantías Objetivo

Formalizar los pasos que se deben cumplir a los fines de procesar lo relativo a la realización de Pasantías Internas (Trabajadores Administrativos y Obreros de la UCLA) o Pasantías Externas (estudiantes de otros institutos de Educación Media, Técnica y Universitaria).


1. Es responsabilidad del Departamento de Evaluación y Adiestramiento llevar a cabo todo lo relativo al proceso de pasantías para los trabajadores de la UCLA (Pasantías Internas) o pasantías para estudiantes de otros institutos de Educación Media, Técnica y Universitarias (Pasantías Externas).

2. La Dirección de Recursos Humanos no se hace responsable por los pasantes que no hayan sido autorizados por el Departamento de Evaluación y Adiestramiento.

3. Las pasantías no se extenderán más allá de las fechas señaladas por el instituto, solamente podrán prolongarse por razones de salud, plenamente justificadas y previo consentimiento de la Coordinación de Pasantías de dichos institutos.

4. Al culminar las pasantías, la Dirección de Recursos Humanos otorgará constancias de culminación a los pasantes señalando el lapso cumplido y la unidad donde efectuó sus pasantías.

5. Los pasantes deben ser estudiantes activos de los institutos de educación, por ello deberán presentar las constancias que los acrediten como tal.

6. El Departamento de Evaluación y Adiestramiento informará por escrito a principios de cada año, a todas las Unidades Administrativas de la UCLA, así como a otras Instituciones Educativas oferentes, la apertura del proceso de solicitud de pasantes, a los fines de establecer el número total requerido, el número total de postulados y las diversas áreas y perfiles para el desarrollo de las actividades en la Institución.

7. Las solicitudes de pasantías para los trabajadores de la UCLA (Pasantías Internas) deben ser canalizadas por el Supervisor inmediato, debiendo ir acompañada de los siguientes documentos:

a. Solicitud del Trabajador. b.Comunicación del Jefe inmediato que indique: c.Permiso de Ausencia, para llevar a cabo la pasantía a medio tiempo, en caso de no poder realizarla en la unidad donde labora. d.Comunicación del Instituto donde cursa estudios, el cual debe:



e.Acreditar al estudiante como alumno del instituto. f.Indicar las Pasantías como requisito para la culminación de los estudios.

8. Especificar el período de duración de las pasantías y perfil ocupacional. En caso de que el área de especialización objeto de pasantías no exista en la universidad, el trabajador la gestionará ante otros organismos o empresas y se le concederá el permiso respectivo por el lapso de pasantías.

9. No se asignarán suplentes para los trabajadores que se encuentren en pasantías. En tal caso, las funciones que viene ejerciendo el trabajador serán cubiertas por personal de su misma unidad.

10. El ingreso de Pasantes Externos dependerá de las necesidades expresadas por las diversas unidades, por lo que se procederá a ubicar a los mismos en aquellas unidades que así lo requieran.

11. Las solicitudes de pasantías para estudiantes provenientes de otros institutos, debe ir acompañada de los siguientes documentos:

Carta de Postulación de la Institución de procedencia. • Acreditar al estudiante como alumno del instituto. • Indicar las Pasantías como requisito para la culminación de los estudios. • Especificar el período de duración de las pasantías y perfil ocupacional.

Resumen Curricular. Fotocopia de la Cédula de Identidad. Fotografía tipo Carnet.

12. Todo Pasante debe ser remitido a la unidad donde realizará las pasantías, portando:

Memorando de Identificación, el cual debe indicar: Datos personales del pasante y lapso de duración de la pasantía.

Carnet de Identificación. Normativas de las pasantías. Formato de “Control de Asistencia para Pasantes”





1. Elabora Comunicación (original y copia) dirigido a todas las Unidades Administrativas de la UCLA en el que se indica la apertura del proceso de solicitud de pasantes.

2. Elabora Comunicación (original y copia) dirigido a las Instituciones Educativas, donde se informa la apertura del proceso de recepción de documentos para el ingreso de pasantes.

3. Entrega Comunicaciones anteriores al Jefe de Departamento.


4. Recibe Comunicaciones dirigidas a las Unidades Administrativas de la UCLA y otras Instituciones Educativas, revisa y una vez conforme envía al Director de Recursos Humanos para su revisión y firma.

Director de RRHH 5. Recibe, revisa y firma Comunicaciones (original y copia) y devuelve al Departamento de Evaluación y Adiestramiento.


6. Recibe Comunicaciones y distribuye originales a las diferentes Unidades de la UCLA e Instituciones Educativas interesadas.

7. Recibe y archiva copia de la Comunicación enviada, con sello, firma y fecha de recibido e incorpora en el archivo de gestión del Departamento.

8. Recibe solicitudes de pasantes de las diferentes Unidades Administrativas de la UCLA, donde especifican actividades a desarrollar, áreas y los perfiles requeridos y postulados de las diferentes Instituciones Educativas interesadas y sus especialidades.

9. Con los datos anteriores determina: • Número total de Pasantes requeridos, • Número total de Pasantes postulados, • Perfil de los pasantes requeridos y postulados y • Actividades a desarrollar por áreas.

10. Entrega los datos obtenidos del análisis al Jefe de Departamento.


11. Recibe los datos obtenidos del análisis e inicia junto con el Analista (Responsable) el proceso de Selección de los pasantes,



verificando de que cumplan con el perfil requerido en cada área y actividades a desarrollar.


12. Genera reportes a través del sistema, en los que se informa los pasantes seleccionados e indicando el día de recepción de los documentos requeridos.

13. Inicia la recepción de los documentos en la fecha prevista.

14. Programa las entrevistas de los aspirantes a las pasantías con los Jefes Inmediatos de las Unidades interesadas de la UCLA.

15. Incorpora los datos de los pasantes seleccionados en la base de datos del sistema, una vez que han sido ubicados en las unidades administrativas o Direcciones.

16. Elabora el Oficio de aceptación de pasantes (original y copia) dirigida a las Instituciones Educativas y memorando de presentación (original y copia) dirigido a las Unidades Administrativas interesadas de la UCLA y lo envía al Jefe de Departamento.


17. Recibe Oficio de aceptación de pasantes y memorando de presentación. Revisa y una vez conforme, envía al Director de Recursos Humanos.

Director de RRHH 18. Recibe, revisa y firma Oficio de aceptación de pasantes y

memorando de presentación y devuelve al Departamento de Evaluación y Adiestramiento.


19. Recibe oficio de aceptación de pasantes y memorando de presentación y envía a Instituciones Educativas y Unidades de la UCLA respectivamente.

20. Recibe copias con sello, firma y fecha de recibido e incorpora en el archivo de gestión del Departamento.

21. Recibe de las Unidades de la UCLA, una vez finalizada la Pasantía, el control de asistencia del pasante y el Carnet de identificación(en caso de ser pasante externo).

22. Verifica el record del pasante y el cumplimiento de la normativa interna y una vez conforme emite la Constancia de Culminación de Pasantías y entrega al Jefe de Departamento.





23. Recibe, revisa y conforma Constancia de Culminación de Pasantías y envía al Director de Recursos Humanos para la firma.

24. Entrega al Analista (Responsable). Analista

(Responsable) 25. Recibe Constancia de Culminación de Pasantías y entrega

original al interesado. Financiamiento o Exoneración de Estudios de Postgrado Objetivo:

Formalizar los pasos que se deben cumplir a los fines de tramitar las solicitudes de financiamiento o exoneración para los cursos de Postgrado, al personal Administrativo de la Institución.


1. Las exoneraciones o financiamientos de postgrados se otorgarán de acuerdo a la Normativas establecida por la Dirección de Postgrado y aprobadas por el Consejo Universitario.

2. La Dirección de Recursos Humanos a través del Departamento de Evaluación y Adiestramiento, vigilará el estricto cumplimiento de la reglamentación, normativas y disposiciones que sobre esta materia estén establecidas en la UCLA.

3. Toda solicitud de financiamiento o exoneración debe venir acompañada de: Exposición de motivos, que indique la pertinencia de los estudios en relación

a las competencias y responsabilidades del rol que ocupa dentro de la Universidad.

Plan de Estudios (régimen, horario). Constancia de admisión en el postgrado. Lapsos de inicio y finalización del postgrado.

4. El financiamiento se otorgará al inicio del postgrado y se exonerará o financiará un solo postgrado por empleado.

5. Para el otorgamiento de exoneración o financiamiento de cursos de postgrado se requiere que:



El trabajador no haya sido objeto de exoneraciones o financiamientos anteriores.

Exista vinculación con el cargo y las funciones que realiza el trabajador. Sea relevante para el desarrollo profesional del trabajador y para la unidad

en la que labora. El trabajador se comprometa a cumplir con la reglamentación y normativas

establecidas mediante la firma de un Contrato, en el que se establecerán las condiciones y obligaciones a seguir durante la programación académica.


6. Sólo se concederán financiamientos o exoneraciones a aquellos trabajadores activos ordinarios que ejerzan cargos profesionales.

7. Las ausencias de los trabajadores, a consecuencia de los estudios de postgrado, no serán sustituidas por suplentes.

8. No se reconocerán los aranceles por concepto de admisión para el postgrado tales como: Derecho a prueba, preinscripción o cursos introductorios, ni los correspondientes al régimen de permanencia por retardo en la presentación de trabajos especiales o tesis de grado.

9. Sólo se financiarán postgrados en otras instituciones educativas cuyas áreas o especialidades no dicten en la UCLA.

10. Los trabajadores a los que se les exonere o financie estudios de postgrado están obligados a consignar ante la Dirección de Recursos Humanos: Constancia de Estudios una vez iniciados los mismos, notas obtenidas cada vez que finalice un período académico y una vez finalizado el último período académico deberán consignar la constancia de culminación y el título obtenido.

11. El trabajador será el responsable de la Rendición de Cuenta, para lo cual deberá consignar:

Original de la Constancia de Notas expedida por la Universidad. Original del voucher del cheque entregado por la Dirección de Finanzas.

12. Al finalizar el postgrado, el trabajador deberá permanecer en la Institución el doble del tiempo de duración del postgrado y desarrollar proyectos, trabajos de investigación especiales o multiplicación de conocimientos, según se haya acordado con la Dirección de Recursos Humanos.

13. La universidad solicitará al trabajador el reembolso de las erogaciones realizadas o suspenderá el beneficio de la exoneración o financiamiento de postgrado, en los siguientes casos:



Cuando se verifique que no culminó o aprobó el postgrado. Cuando no presente el trabajo especial o tesis de grado en los lapsos reglamentarios establecidos por el programa de postgrado, lo cual no le permita obtener el título correspondiente.

Cuando haya incurrido en causales de destitución. Por incumplimiento en la presentación de constancias de rendimiento académico.

Por falta de veracidad en las constancias de aprobación presentadas.

14. Si por alguna causa plenamente justificada, el exonerado se viese impedido de continuar sus estudios, deberá presentar ante la Dirección de Recursos Humanos, en un término no mayor de un (01) mes, un informe acompañado de los documentos probatorios de las causas aducidas.

15. El Departamento de Evaluación y Adiestramiento mantendrá actualizado el sistema y el archivo de gestión de los financiamientos y exoneraciones otorgados.



1. Recibe solicitud de financiamiento o exoneración de estudios de postgrado con visto bueno del Supervisor inmediato de la Unidad de adscripción y de los soportes requeridos según el caso.

2. Analiza los documentos presentados; De no ajustarse a lo que establece la normativa los devuelve al solicitante, en caso contrario continúa con el siguiente paso.

3. Analiza los casos de solicitud de financiamiento, emite sus observaciones y lo entrega al Jefe de Departamento.

4. En los casos de solicitud de exoneraciones elabora “punto de cuenta” dirigido al Vicerrector Administrativo, para su sometimiento a la consideración del Consejo Universitario y envía al Jefe de Departamento, conjuntamente con las solicitudes de financiamiento.




5. Recibe “punto de cuenta” de las solicitudes de exoneración y solicitudes de financiamiento de estudios de postgrado aprobados con todos los soportes anexos, revisa, conforma y envía al Director de Recursos Humanos para su firma.

6. Una vez firmado, envía el “punto de cuenta” al Vicerrector Administrativo para que los casos de solicitud de exoneración sean sometido a la Consideración del Consejo Universitario.

7. Recibe cuenta del Vicerrectorado Administrativo de los casos de solicitud de exoneración: De no aprobarse: Incorpora la copia de la notificación, con firma y fecha de recibido al archivo de gestión del Departamento.

De aprobarse: Elabora y envía comunicación notificando la decisión del Consejo Universitario al Supervisor inmediato del empleado solicitante.

8. Recibe cuenta aprobada y entrega al Analista (Responsable).


9. Recibe cuenta aprobada y elabora solicitud de pago a la institución educativa.

10. Elabora Contrato de financiamiento o exoneración de estudio de postgrado y entrega al Consultor Jurídico de la Dirección de Recursos Humanos para su revisión y conformación.

11. Programa la fecha de firma del Contrato por parte del solicitante y del Rector

12. Llena la ficha de financiamiento o exoneración e inicia el seguimiento del record académico del solicitante, exigiendo a tales efectos lo señalado en la normativa.

13. Registra en el sistema la información correspondiente a la culminación del contrato, de acuerdo a lo establecido para cada caso.



Otorgamiento del Premio Anual Secretarial “Casta J. Riera” Objetivo:

Formalizar los pasos que se deben cumplir a los fines de procesar lo relativo al Premio Anual Secretarial “Casta J. Riera”.


1. Será la Dirección de Recursos Humanos, a través del Departamento de Evaluación y Adiestramiento, la encargada de llevar a cabo la convocatoria al concurso “Casta J., Riera” circularización y publicación a todas las Dependencias de la universidad en el que quedará claramente establecido los requisitos y el lapso para postulaciones, no estableciéndose prorrogas a tales efectos.

2. El Concurso “Casta J. Riera” establece una serie de criterios que permiten evaluar la trayectoria del personal administrativo sujetos de la aplicación de esta premiación, en diversas dimensiones: permanencia en la institución (tiempo de servicio en la UCLA), formación, actualización y rendimiento, haciéndose indispensable que los documentos probatorios reposen en el expediente del trabajador para el momento en que el jurado revise las credenciales.

3. Cada una de las dimensiones consideradas en el punto anterior serán valoradas y su peso será reflejado mediante la asignación de puntajes, quedando éstos establecidos en un baremo que se constituirá en el instrumento de medición, cuyo resultado definitivo será la suma de los puntajes parciales otorgados a cada uno de los factores o dimensiones analizadas.

4. El Premio otorgado por el concurso “Casta J., Riera”, estará constituido por el monto en bolívares que se entregará a los ganadores del primero y segundo lugar, el cual será determinado por el Consejo Universitario de acuerdo a la Disponibilidad Presupuestaria.

5. Es requisito para participar en el concurso para el Premio “Casta J. Riera”: Que la postulación sea realizada por el Supervisor Inmediato, mediante

justificación que acredite al trabajador como merecedor del premio. Que el personal postulado tenga el cargo de Secretario(a) u Oficinista. Ser personal Activo de la UCLA, con un mínimo de diez (10) años de antigüedad

al 31 de diciembre del año en que se está realizando el concurso. No haber sido objeto de sanciones administrativas y disciplinarias durante el

año sometido a concurso. No haber sido ganador de concursos anteriores, cualquiera haya sido su lugar.



6. El Jurado del concurso “Casta J., Riera”: Será nombrado antes de iniciarse el concurso. Estará integrado por dos representantes de las autoridades, un representante

técnico experto en el área, solicitado por la Dirección de Recursos Humanos a un ente externo y un representante con experiencia del Departamento de Evaluación y Adiestramiento, quien se encargará de vigilar la transparencia del proceso.

Deberá inhibirse de participar en el concurso, cuando se encontraren incursos en una de las causales de inhibición contenidos en el Artículo 36 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos.

Revisará la hoja de resultados y pronunciará el veredicto final, mediante Acta indicando los ganadores del primer y segundo lugar.

7. Una vez cumplidos todas las formalidades, la Dirección de Recursos Humanos notificará por escrito a las autoridades universitarias, jefes inmediatos y a los ganadores, los resultados del concurso.

8. El concurso será declarado desierto, si hay ausencia de postulaciones o los postulados no cumplen con los requisitos para participar.



1. Elabora Circular (original y copia) dirigida a todas las Unidades Administrativas, informando sobre la apertura del concurso anual Premio “Casta J., Riera”.

2. Envía al Director de Recursos Humanos para su revisión y firma.

3. Una vez firmado, envía la Circular a todas las unidades administrativas.

4. Recibe copias con firma, sello y fecha de recibido e incorpora en el archivo de gestión del Departamento.

5. Recibe postulaciones de cada una de las Unidades Administrativas.


6. Solicita al Departamento de Captación y Desarrollo los expedientes de los postulados.

7. Efectúa una primera revisión a los expedientes, considerando



los criterios de evaluación y toma nota de las observaciones.

8. Elabora memorando dirigido al Vicerrector Administrativo, informando sobre los posibles candidatos para conformar el Jurado Evaluador del concurso, envía al Director de Recursos Humanos.

Director de RRHH

9. Recibe, revisa y firma el memorando dirigido a Vicerrector Administrativo, informando sobre los posibles candidatos para conformar el Jurado Evaluador del concurso y devuelve al Departamento de Evaluación y Adiestramiento.


10. Recibe memorando firmado y envía a Vicerrector Administrativo para su consideración.

11. Recibe de Vicerrector Administrativo las designaciones de las personas que conformarán el Jurado Evaluador del concurso.

12. Remite designaciones a los que se constituirán como Jurados Evaluadores.

13. Envía al Jurado oficios firmado por el Director de Recursos Humanos, informando la fecha de reunión para la evaluación de los expedientes.

Jurado Evaluador

14. Evalúan los expedientes, valoran según los criterios establecidos, ponderan los resultados totales y determinan el (la) ganador(a) del concurso, en su primer y segundo lugar.

15. Firman Acta del proceso y entregan al Jefe de Departamento de Evaluación y Adiestramiento.


16. Recibe Acta firmada con los resultados del concurso.

17. Envía a Vicerrector Administrativo Acta de ganadores a los fines de que se incluya en punto de cuenta al Consejo Universitario para la entrega de la premiación a los ganadores.

18. Elabora memos (original y copia) dirigidos a: autoridades, jefe inmediato y ganadores del concurso en el que se les informa la decisión y la posición obtenida.

19. Envía copia del memo al área de archivo para su incorporación en el expediente laboral de los trabajadores ganadores.



Departamento de Registro y Control INTRODUCCIÓN

La administración de los Recursos Humanos actualmente presenta grandes desafíos en su relación con la organización, por cuanto la misma debe contribuir a mejorar su eficacia y su eficiencia de manera ética y socialmente responsable. Es por ello; necesario que la Dirección de Recursos Humanos se organice de manera que pueda alcanzar sus objetivos y apoyar adecuadamente las labores de sus gerentes operativos. Uno de los departamentos que conforma la Dirección de Recursos Humanos lo constituye Registro y Control, cuyo objetivo se orienta a “Mantener actualizado el sistema de nómina del personal Docente, Administrativo y Obrero que labora en la UCLA; calculando y verificando las variaciones a fin de asegurar el pago correcto y oportuno”, como puede observarse este departamento constituye un sistema abierto que se origina a través de acciones interrelacionadas con otros departamentos de la Dirección, así como otras unidades académicas-administrativas, realizando actividades operativas como son: Elaboración de la nómina, control de pasivos laborales (anticipo y prestaciones sociales), retenciones y deducciones legales (SSO, LPH, SPF, ISLR, DJP, ARI, ARC, ARC-V). OBJETIVO El presente manual tiene como propósito fundamental proporcionar en forma detallada y ordenada información referente a los procesos desarrollados en el Departamento de Registro y Control de la Dirección de Recursos Humanos.

ALCANCE El contenido de este manual está dirigido tanto al Departamento de Registro y Control como a todas las Unidades Académicas y Administrativas de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado” que generen solicitudes involucradas en los procesos de nómina, por lo que ha sido concebido como una compilación de información útil y necesaria para que las personas involucradas puedan utilizarlo en el mejor desempeño de sus funciones.



GLOSARIO DE TÉRMINOS Forma 1402: Planilla que se utiliza para el registro del asegurado en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Forma 1403: Planilla que se utiliza para participar el retiro del trabajador de la Institución, bien sea por despido, renuncia, jubilado, pensionado, traslado o fallecimiento en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Forma 14100: Planilla que se utiliza para emitir constancia de trabajo según solicitud del trabajador. Acta Electrónica: Planilla que se utiliza para registrar cotizaciones de años laborados en la institución en caso que el trabajador no haya-- sido ingresado en su debida oportunidad. Planilla ARC: Planilla que se requiere para el trámite de ingresos y retenciones a los trabajadores. Planilla ARC-V: Planilla que se requiere para la retención de relaciones correspondiente a los proveedores que prestan sus servicios a la Institución. Planilla PN-R-11: Planilla que se utiliza para enterar al Seniat por concepto de impuesto sobre la renta.



Recepción y Distribución de Comunicaciones Internas y Externas Objetivo: Describir los pasos a seguir para la recepción y distribución de las diferentes comunicaciones recibidas de las unidades académicas y administrativas, así como de entes externos, a objeto de proporcionar información oportuna para la toma de decisiones. Normas Específicas: 1. En el libro de control interno, se debe indicar la fecha de recepción del documento y la

fecha en que es entregado al analista con su respectiva firma de recibido.

2. Si el documento recibido requiere de una respuesta, la misma se debe realizar en los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción.

3. Las respuestas de las diferentes comunicaciones deben ser procesadas una vez sean avaladas por el Jefe de Departamento.

4. Las comunicaciones referidas a movimiento de personal docente, administrativo y obrero, pagos y bonificaciones especiales, días adicionales deben ser avaladas por el Vicerrectorado Administrativo.

5. Las comunicaciones relacionadas a beneficios contractuales (inclusión o exclusión), deben estar avalada por el Jefe de Departamento de la unidad encargada de su procesamiento.

6. Las comunicaciones referidas al pago de horas extras, vacaciones personal obrero deben ser avaladas por el Jefe de Departamento de la unidad tramitante.


Secretaria

1. Recibe de las diferentes unidades académico-

administrativas, así como del Despacho del Director de Recursos Humanos, las comunicaciones relacionadas a pagos del personal de la institución.

1.1. Si las mismas se refieren a movimiento de personal Docente, Administrativo y Obreros; así como pagos especiales, bonificaciones y días adicionales deben estar avaladas por el Vicerrector Administrativo.

Secretaria 1.2. Si se refieren a inclusión o exclusión de



beneficios contractuales, deben estar avaladas por el Director y Jefe del Departamento encargado de su procesamiento.

1.3. Si se refieren a horas extras, vacaciones personal obrero deben estar avaladas por el jefe de la unidad tramitante, así como el aval del Director de Recursos Humanos.

2. Recibe de entidades externas tales como Tribunal de Menores, Gremios, Cajas de Ahorros, INAVI, Colegios de Profesionales, comunicaciones de descuentos al personal.

3. Organiza la información y entrega al Director para su revisión, firma y asignación.


4. Recibe las diferentes comunicaciones, verifica su contenido firma y coloca al pie de la misma la observación respectiva y asigna al funcionario encargado de procesarla.

5. Devuelve a la secretaria para su distribución interna.

Secretaria

6. Recibe las diferentes comunicaciones una vez firmadas por el Jefe de Departamento, registra en el libro de control interno y los entrega de acuerdo a lo señalado en cada uno de los departamentos o funcionarios asignados.

Elaboración y Remisión de Comunicaciones Objetivo: Describir los pasos a seguir para la elaboración y remisión de comunicaciones hacia las diferentes instancias académicas administrativas y entes externos que así lo requieran. Normas Específicas: 1. La salida de los diferentes documentos deben ser registradas en el libro de

control interno señalando quien recibe en el departamento correspondiente, fecha de salida, contenido y la firma de recepción.

2. Se debe mantener un archivo por orden cronológico de las comunicaciones emitidas en el Departamento.

3. Las diferentes comunicaciones deben indicar un número correlativo constituido por: las siglas del departamento y año fiscal al que corresponda




Secretaria

1. Recibe del personal del departamento los diferentes documentos: 1.1. Si requiere la elaboración de comunicaciones a unidades

académico-administrativas o instituciones externas, elabora la comunicación en original y copia y entrega al Jefe de Departamento para su firma.

1.2. Si requiere la firma del Jefe de Departamento la remite para su revisión.


2. Recibe documentos procesados en el Departamento, verifica la comunicación y las evidencias anexas. 2.1. Si la comunicación presenta alguna corrección, devuelve

a la secretaria para su corrección. 2.2. De lo contrario, firma en señal de conformidad y

entrega a la secretaria para la remisión al Despacho del Director.

Secretaria

3. Recibe documentos procesados y verifica los mismos.

3.1. Si la comunicación tiene observación realiza las modificaciones respectivas y devuelve al Jefe de Departamento (Ir paso 4).

3.2. De lo contrario, remite al Despacho del Director para la firma.

4. Una vez firmado, registra en el libro de control, clasifica y remite a la unidad respectiva.



Elaboración de la Nómina Objetivo: Describir en forma lógica y secuencial los pasos a seguir para el registro de los diferentes movimientos del personal de la Institución, calculando y verificando las variaciones a fin de asegurar el pago correcto y oportuno de los trabajadores docentes, administrativos y obreros. Normas Específicas: 1. Las nóminas del personal docente y administrativo deben ser calculadas los

primeros 5 días de cada mes y su cierre se debe realizar a los 21 días de cada mes. 2. El cierre de la nómina de obrero debe realizarse los días miércoles con una semana

de anticipación. 3. Los movimientos a ser incorporados en las nóminas deben anexar la

correspondiente disponibilidad presupuestaria por parte de la unidad académico-administrativa que lo generó.

4. Para el registro de las cuentas por cobrar en la nómina, se debe proceder dependiendo del monto y del movimiento. Si se relaciona a Prima Por Hijo se descuenta de misma forma en que fue cancelado, si se corresponde a sueldo se considera el monto y dependiendo de ello se descuenta en un máximo de seis meses, de lo contrario se comunica con el trabajador para firmar convenimiento de pago.

5. Una vez realizado el convenimiento de pago con el trabajador se deberá enviar copia del mismo al Departamento de Contabilidad para el registro contable.

6. Se debe efectuar seguimiento a las cuentas por cobrar con el Departamento de Contabilidad Financiera, a los efectos de evitar descuentos indebidos.

7. Las prenóminas deben ser remitidas a la Dirección de Finanzas en la fecha del 25 al 27 de cada mes para el control previo respectivo.

8. Las relaciones de nómina, relaciones de conceptos, relación unidades ejecutoras de presupuesto del mes a cancelar podrá ser visualizada por la Dirección de Presupuesto, una vez se haya procesado la nómina respectiva.

9. Las relaciones de nómina y conceptos podrán ser visualizadas en la intranet UCLA por la Dirección de Finanzas (Departamentos de Contabilidad Presupuestaria y Financiera), Dirección de Auditoría Interna, DPDI, DFPA, CDCHT, Relaciones Laborales y Retenciones.

10. Se debe mantener un archivo debidamente estructurado para el resguardo de la nómina del personal de forma mensual.

11. Se debe archivar un listado mensual de la nómina en el Departamento de Registro y Control.



12. Los pagos correspondientes a años anteriores (deudas) deben ser tramitados a través de solicitud de pago directo, calculados en el momento de su recepción.

13. Cuando se trate de un volumen considerable de funcionarios al cual se debe pagar conceptos correspondientes a años anteriores, se puede realizar una nómina a objeto de simplificar el trámite.

14. Las deudas se deben hacer efectivas en el momento que exista disponibilidad presupuestaria y financiera y se reciba la orden de las autoridades.

15. Es responsabilidad del analista de nomina mantener cuantificada la deuda al día (por tipo de personal docente, administrativo y obrero).



Analista de Nómina

1. Recibe de la secretaria los diferentes movimientos a ser incluidos en la nómina: 1.1. Departamento de Captación y Desarrollo:

contrataciones por suplencias, honorarios profesionales, contrataciones a tiempo determinado y movimientos del personal activo.

1.2. Departamento de Relaciones Laborales: Beneficios Socioeconómicos (Ayudas Escolares, Beneficio de Juguetes, Dotación de Uniforme Personal Obrero, Bono de Salud, Beneficio de Guardería, Beca Escolar, Permisos, Días Adicionales, entre otros)

1.3. Entes Externos, Gremios, entre otros: descuentos y deducciones.

2. Verifica de acuerdo al movimiento las diferentes evidencias, así como la correspondiente disponibilidad presupuestaria anexa, en caso de no anexarla se comunica con la unidad que generó el movimiento para el envío de la misma.



Analista de Nómina

3. Determina si el movimiento a procesar genera cuentas por cobrar. 3.1. Si genera cuenta por cobrar, ejecuta dicho

procedimiento. 3.2. De contrario, continua con el paso Nro. 4.

4. Verifica el tipo de movimiento de personal a objeto de determinar el medio de cancelación, si requiere ser cancelado por pago directo, ejecuta el procedimiento “Elaboración de Pago Directo”, en caso contrario continúa con el paso Nro. 5.

5. Ingresa en el sistema de nómina y verifica el registro de movimiento por la unidad correspondiente: 5.1. si el movimiento se encuentra en tránsito, verifica los

datos con la evidencia anexa, así como las autorizaciones respectivas y acepta el mismo para su ingreso en la nómina.

5.2. Si el movimiento se genera por medio magnético, ingresa el mismo en el computador y lee de allí los movimientos incluidos.

5.3. Si el movimiento no está registrado, ingresa la cédula del trabajador para traer los datos a la pantalla, ingresa el concepto del pago y características para su procesamiento en el sistema y acepta su ingreso en la nómina.

6. Imprime listado de movimientos de nómina, verifica que todo esté correcto de presentar algún error, corrige y vuelve a imprimir.

7. Entrega listado de movimiento de nómina junto a las evidencias al Coordinador de Nómina.

Coordinador de Nómina

8. Recibe listado de movimiento de nómina junto a las evidencias, revisa las mismas constatando que todo esté conforme, en caso contrario, remite nuevamente al analista para las correcciones pertinentes y luego conforma.

9. Remite al Jefe de Departamento el listado de movimiento de nómina + evidencias para su remisión a la Dirección de Finanzas.

10. Recibe listado de movimientos de nómina + evidencias de la Dirección de Finanzas, revisa si existe o no observaciones y entrega al analista de nómina correspondiente.

11. Recibe listado de movimiento de nómina + evidencias, de



Analista de Nómina

existir alguna observación ingresa al sistema y efectúa la modificación pertinente.

12. Imprime reporte de cuadre de nómina. 13. Genera listado de banco, diskette y cierra la nómina 14. Remite reporte de cuadre de nómina + listado de banco al

Departamento de Administración. 15. Remite diskette a la Dirección de Finanzas –Dpto. de

Tesorería. 16. Distribuye vía red la nómina y conceptos de pago a la

Dirección de Finanzas (Dpto. Contabilidad Financiera) Dirección de Auditoría Interna, DPDI, DFPA, CDCHT, Finanzas, Retenciones, Archivo Interno.

Departamento de Administración

17. Recibe reporte de cuadre de nómina + listado de banco, ingresa al sistema administrativo integrado (SIAD) y genera orden de pago.

18. Remite a la Dirección de Finanzas para el trámite del pago. Elaboración Pago Directo Objetivo: Elaborar la solicitud de pago directo de acuerdo al trámite procesado, a través de la normativa institucional establecida, con la finalidad de lograr un control adecuado y oportuno. Normas Específicas: 1. Los pagos que correspondan a presupuestos de años anteriores se cancelarán por

solicitud de pago directo. 2. Todo movimiento a ser procesado por pago directo debe tener la disponibilidad

presupuestaria. 3. El pago mensual de las facturas por SSO, LPH y SPF, Tribunales, Servicios

Especiales (aquellos pagos que se han quedado fuera del a nómina del mes en curso), suplencias, Honorarios Profesionales, Contratos a tiempo determinado se cancelarán por solicitud de pago directo.


Responsable Actividad Coordinador de

Nómina 1. Recibe movimientos del Vicerrectorado Administrativo o

Captación (personal ordinario), verifica las diferentes firmas y remite al área de nómina.

2. Recibe movimientos (memorando o comunicación para la elaboración del pago directo + evidencias) y procede de la siguiente manera:



Analista de Nómina

2.1. Si el movimiento es extemporáneo se calcula los conceptos a cancelar desde y hasta la fecha que se indica con sus respectivos descuentos.

2.2. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD) al módulo de pago directo e introduce el número de cédula del trabajador.

2.3. Registra en el sistema los detalles presupuestarios tales como: código de la unidad a la cual se cargará el presupuesto, subpartida que corresponde al concepto del pago y monto según formato.

Analista de Nómina

2.4. Valida la disponibilidad, en caso de no tener disponibilidad, realiza los ajustes necesarios y continúa el procedimiento.

2.5. Graba la información en el sistema para que se genere el número de referencia.

2.6. Imprime solicitud de pago en dos (2) originales. 2.7. Anexa a la solicitud de pago el formato de cálculo

más las evidencias del movimiento. 2.8. Firma la solicitud de pago en señal de haber

realizado la misma y entrega al coordinador de área para su revisión.

Coordinador de Nómina

3. Recibe solicitud de pago, verifica los cálculos de acuerdo a los documentos anexos, valida la información y entrega al Jefe de Departamento para su media firma.

4. Remite solicitud de pago al Director de Recursos Humanos para su conformación y una vez firmado por el Director, remite a la Dirección de Finanzas la solicitud de pago en original y copia.


5. Recibe solicitud de pago, verifica, firma y entrega a la secretaria para la firma del Director de Recursos Humanos y posterior envío a la Dirección de Finanzas. (Ir procedimiento remisión de comunicaciones)



Registro de Cuentas por Cobrar


Analista de Nómina

1. Verifica el monto generado por cuentas a cobrar según los movimientos procesados en la nómina.

1.1. Si se refiere a prima por hijo o prima por cargo, el descuento se realiza de la misma forma en que se cobró el beneficio.

1.2. Si se refiere a sueldo, se verifica el monto cuando es muy alto se establece convenimiento de pago con el trabajador, en caso contrario, queda a criterio del analista de nómina la distribución del descuento.

2. Una vez se establezca la forma de pago de la cuenta por cobrar, ingresa al sistema de nómina y procede de la siguiente manera:

2.1. Ingresa el número de cédula del trabajador para traer a pantalla los datos del mismo.

2.2. Ingresa el monto generado por cuentas a cobrar y registra el monto a descontar.

2.3. Elabora memorando para solicitar la apertura de la cuenta a cobrar, indicando datos del trabajador, monto de la deuda y concepto de descuento, hace firmar por el Coordinador del área de nómina y por el Jefe de Departamento.

2.4. Remite a la Dirección de Finanzas, Departamento de Tesorería los siguientes documentos: 2.4.1. Convenimiento de pago (si fuere el caso). 2.4.2. Memorando de apertura de cuenta a cobrar

firmado. 2.5. Archiva copia del convenimiento de pago y

memorando firmado por la Dirección de Finanzas en señal de recibido.



Emisión de Anticipo Prestaciones Sociales Objetivo: Describir en forma lógica y secuencial los pasos a seguir para la emisión de anticipo de prestaciones sociales según las solicitudes recibidas por el personal de la Institución, considerando la normativa institucional establecida, a fin de lograr el pago correspondiente. Normas Específicas: 1. Para el trámite de anticipo de prestaciones sociales, se deberá recibir memorando

de aprobación por parte del Vicerrector Administrativo y Rector.


Analista de Nómina

1. Recibe memorando de aprobación del anticipo firmado por el Rector y Vicerrector Administrativo.

2. Ingresa en el sistema de nómina la cédula del trabajador y procesa el anticipo de prestaciones sociales.

3. Imprime reporte de anticipo de prestaciones sociales en original y dos copias.

4. Accesa al Sistema Integrado Administrativo (SIAD), introduce el número de cédula del trabajador y los datos respectivos.

5. Registra los detallas presupuestarios tales como: código de la unidad a la cual se cargará el presupuesto, subpartida que corresponde al concepto del pago y monto.

6. Graba la información en el sistema para que se genere el nro. de referencia.

7. Imprime solicitud de pago en dos (2) originales.

Analista de Nómina

8. Anexa a la solicitud de pago formato de cálculo de liquidación de prestaciones sociales en original y dos copias, memorando de aprobación del anticipo y entrega al Coordinador del Área de Nómina para su revisión.

Coordinador de Área de Nómina

9. Recibe documentos relacionados con el anticipo de prestaciones sociales (solicitud de pago + formato de liquidación de prestaciones sociales en original y dos copias + memorando de aprobación del anticipo) verifica los cálculos y firma en señal de conformidad.

10. Hace firmar la solicitud de pago por el Jefe de Departamento y remite al Director de Recursos Humanos.



11. Una vez firmado por el Director, entrega a la secretaria del Departamento para su remisión a la instancia respectiva.

Secretaria

12. Recibe los documentos firmados (formato de liquidación de prestaciones sociales original y dos copias + solicitud de pago directo original y una copia) y memorando de aprobación del anticipo desglosa de la siguiente manera: 12.1. Remite a la Dirección de Finanzas (Formato de

liquidación de prestaciones sociales original y una copia + solicitud de pago directo en original y una copia, memorando de aprobación del anticipo).

12.2. Entrega una copia de los documentos (copia formato de liquidación de prestaciones sociales + copia solicitud de pago directo + memorando de aprobación del anticipo) al analista de nómina para su archivo en la carpeta según el tipo de personal y por orden cronológico.

Trámite de Prestaciones Sociales Objetivo: Realizar el trámite de las prestaciones sociales del personal de la Institución en consideración a la normativa institucional establecida, con el fin de lograr el pago correspondiente. Normas Específicas: 1. Para el trámite de prestaciones sociales en ocasión de una renuncia se debe recibir

comunicación del trabajador avalada por el jefe inmediato y por el Director de Recursos Humanos.

2. Si el trámite de prestaciones sociales se corresponde a una destitución se debe recibir comunicación del Rector, y la misma estará respaldada por el Director de Recursos Humanos.

3. Si el trámite de prestaciones sociales se corresponde a una jubilación se debe recibir el estudio administrativo del Departamento de Relaciones Laborales, así como la aprobación por parte del Consejo Universitario según comunicación del Vicerrectorado Administrativo.





Analista de Nómina

1. Recibe documentos de acuerdo a lo siguiente: 1.1. Si se refiere a una jubilación, recibe comunicación en

original del Vicerrectorado Administrativo donde señala que fue aprobada en Consejo Universitario, así como estudio administrativo del Departamento de Relaciones Laborales.

1.2. Si se refiere a una renuncia, recibe comunicación del trabajador avalada por el Jefe Inmediato y Director de Recursos Humanos.

1.3. Si se refiere a destitución, recibe comunicación del Rector firmada por el Director de Recursos Humanos.

Analista de Nómina

1.4. Si se refiere a cese de contrato, recibe comunicación del Vicerrectorado Administrativo informando la rescisión del contrato.

2. Solicita a la Dirección de Finanzas – Departamento de Contabilidad Financiera, la relación de cuentas por cobrar, verifica si el trabajador posee deuda con la institución y solvencias administrativas.

3. Solicita al Departamento de Captación y Desarrollo, el expediente del trabajador a objeto de verificar los diferentes movimientos laborales.

4. Ingresa en el sistema de nómina la cédula del trabajador y procesa el pago de prestaciones sociales.

5. Imprime formato de cálculo de liquidación de prestaciones sociales en original y dos copias.

6. Ingresa al Sistema Integrado Administrativo e imprime una solicitud de pago directo.

7. Remite los documentos (formato de cálculo de liquidación de prestaciones sociales en original y dos copias + pre-solicitud de pago directo + comunicación según el motivo de retiro) al Coordinador del Área de Nómina para su conformación.



Coordinador del Área de Nómina

8. Recibe documentos relacionados con el anticipo de prestaciones sociales (formato de liquidación de prestaciones sociales en original y dos copias + comunicación y copia de la pre-solicitud de pago) verifica los cálculos y firma en señal de conformidad.



9. Hace firmar por el Jefe de Departamento los documentos en señal de conformidad.

10. Remite al Director de Recursos Humanos para su firma, una vez firmados devuelve al analista para su distribución.

Analista de Nómina

11. Recibe los documentos firmados (formato de liquidación de prestaciones sociales original y dos copias + solicitud de pago directo original y dos copias) y comunicación según el motivo de retiro

12. Estructura un listado de prestaciones sociales con los datos requeridos por la OPSU y remite a la Dirección de Auditoría Interna y Dirección de Finanzas para su revisión y certificación.

13. Una vez revisadas por estas unidades, se recibe certificación de la Dirección de Auditoría Interna.

14. Se elabora oficio a la OPSU, se anexa listado de prestaciones sociales y se remite al Rectorado para la firma de Rector y posterior envío a la OPSU.

15. Archiva una copia de los documentos listado de prestaciones sociales con sus evidencias anexas, en la carpeta según el tipo de personal y por orden cronológico.

Cancelación de los Intereses sobre Prestaciones Sociales Objetivo: Efectuar la cancelación de los Intereses sobre Prestaciones Sociales generados por el acumulado siguiendo los lineamientos emanados de las Instancias Superiores. Normas Específicas: 1. El pago de Intereses sobre Prestaciones Sociales se debe cancelar de acuerdo a

Instructivo presentado por la Oficina de Presupuesto del Sector Universitario. (OPSU)



2. Ante de procesar el pago de Intereses sobre Prestaciones Sociales según el Instructivo de la Oficina de Presupuesto del Sector Universitario, se debe verificar las tasas existentes en el sistema con las tasas del Banco Central de Venezuela a objeto de realizar los cambios pertinentes, en caso de ser necesario o actualizarla.



Analista de Nómina

1. Recibe instructivo de la Oficina de Presupuesto del Sector Universitario para el pago de los Intereses sobre Prestaciones Sociales y procede de la siguiente manera: 1.1. Verifica si las tasas manejadas en el Sistema de

Intereses sobre Prestaciones Sociales se corresponden con las tasas emitidas por el Banco Central de Venezuela y efectúa los cálculos de acuerdo al instructivo recibido.

1.2. Elabora pre-nómina y verifica fecha de ingreso del trabajador, acumulado de prestaciones sociales, disponibilidad en intereses de prestaciones sociales y monto a pagar.


Analista de Nómina

1.3. Entrega al Coordinador del Área de Nómina para su revisión y firma. y posterior remisión a la Dirección de Finanzas.


2. Recibe pre-nómina de intereses sobre prestaciones sociales, verifica las evidencias y firma.

3. Remite al Jefe de Departamento de Registro y Control.


4. Recibe pre-nómina de intereses sobre prestaciones sociales, verifica y firma en señal de conformidad.

5. Entrega a la secretaria para la firma del Director de Recursos Humanos y posterior envío a la Dirección de Finanzas.

Analista de Nómina

6. Una vez realizado el control previo a la pre-nómina de intereses sobre prestaciones sociales, si existen observaciones corrige las mismas y remite nuevamente a la Dirección de Finanzas informando al respecto.

7. Imprime del sistema de intereses sobre prestaciones sociales, el cuadre de la nómina en original y cuatro copias.

8. Distribuye el cuadre + la relación de nómina a la Dirección de Finanzas para su cancelación.



9. Distribuye el cuadre y la relación de nómina a la Dirección de Auditoría Interna vía correo electrónico para su información.

10. Archiva cuadre + relación de nómina en la carpeta respectiva.

Tramitación y Registro Forma AR-I Objetivo: Describir en forma lógica y secuencial, los pasos que se deben cumplir en el Departamento de Registro y Control a objeto de remitir a todos los funcionarios (Administrativos y Docentes) de la Institución, la Forma AR-I: Determinación del Porcentaje de Retención de Impuesto sobre la Renta (ISLR). Normas Específicas: 1. El Analista, responsable de ISLR, debe elaborar en el mes de Octubre, la circular

correspondiente para remitir los formatos de AR-I. 2. Todos los funcionarios (Administrativos y Docentes) cuyas remuneraciones sean

igual o superior a 1000 unidades tributarias (U.T.) deben consignar ante la Dirección de Recursos Humanos de la UCLA la Forma AR-I en original y copia, en el plazo establecido para ello.

3. Al remitir las Formas AR-I, el Analista de Nómina debe dejar constancia de recepción de cada una de las unidades que recibe la información.

4. Todo funcionario cuyas asignaciones sean mayor o igual a las 1000 U.T. y no presente la planilla AR-I en el lapso establecido, automáticamente el sistema de impuesto le calculará el porcentaje de retención, tomando por defecto una carga familiar única, según lo establece el artículo 6 del Decreto sobre Retenciones Vigentes.




Analista de

Recursos Humanos

1. Elabora la Circular que será enviada a todo el personal

Administrativo y Docente de la Institución, para remitir la Forma AR-I, indicando la fecha en la cual debe consignar dicho formulario a la Dirección de Recursos Humanos.

2. Solicita la conformación del Jefe de Nómina, la firma del Director (a) de Recursos Humanos y sello de la Dirección.

3. Fotocopia la Circular y el formato AR-I de acuerdo al número de unidades a las cuales se les enviará.

4. Anexa Forma AR-I a cada circular y tramita su envío. 5. Espera el lapso de tiempo indicado en la circular para la

recepción de las Formas AR-I. 6. Al recibir las Formas AR-I, revisa y verifica en cada

planilla: Número de cédula de identidad (C.I.), nombre y unidades tributarias (U.T.). determina la unidad al cual está adscrito y tipo de personal.

7. Ingresa al sistema de Impuesto la información referente a: C.I., monto y carga familiar de cada una de las planillas, obtiene del sistema el porcentaje a retener, verifica con el porcentaje indicado en la planilla por el funcionario.

8. Indica en la planilla el porcentaje arrojado por el sistema.

9. Si existe diferencia, verifica nuevamente en el sistema y si la diferencia es positiva y relevante, se comunica con el funcionario a objeto de enterarlo de la situación.

10. Verifica en el sistema los trabajadores que sobrepasen las 1000 UT y determina si presentaron el AR-I. En caso de no haberla presentado se le calcula el ISLR en su totalidad.

11. Emite listado para verificar la información registrada en el sistema de nómina.

12. Una vez verificada la información, organiza y archiva las planillas por tipo de personal, en orden alfabético y por Decanato,

13. archiva el listado definitivo, para el control de los funcionarios a los cuales se les retiene ISLR.



Registro de Variaciones Forma AR-I Objetivo: Describir en forma lógica y secuencial, los pasos que se deben cumplir en el Departamento de Registro y Control a objeto de registrar las variaciones de la Forma AR-I: Determinación del Porcentaje de Retención de Impuesto sobre la Renta (ISLR). Normas Específicas: 1. Las variaciones de las planillas AR-I se deben recibir solo en los lapsos

establecidos por el SENIAT, los cuales se indican en la planilla (Marzo, Junio, Septiembre, Diciembre)



1. Recibe del funcionario la planilla AR-I con el porcentaje a retener.

2. Revisa que esté dentro de los lapsos e indica con una “X” en la casilla correspondiente.

3. Ingresa en el sistema y determina el funcionario que presentó la planilla de ISLR y toma nota de la variación.

4. Entrega al Analista de Nómina la planilla en original de la variación.

5. Una vez procesada la información por el Analista de Nómina, el Analista de RRHH recibe la planilla AR-I y archiva para el control de las variaciones registradas.



Registro de Variaciones Forma ARC Objetivo Describir en forma lógica y secuencial, los pasos que se deben cumplir en el Departamento de Registro y Control a objeto de emitir y tramitar la Relación de Ingresos y Retenciones (ARC).



1. Con los listados de prueba Relación de Impuestos (Resumen anual de los % de retención del personal Administrativo y Docente) + los listados de Nómina + listado de prueba de remuneraciones del personal administrativo y docente. Selecciona una muestra y verifica que se hayan incluido todos los conceptos de asignaciones.

2. De estar todo correcto, se almacena electrónicamente listados definitivos (total de remuneraciones del personal) + planillas ARC (Relación de Ingresos y Retenciones).

3. Elabora Circular para el envío de las ARC vía Web y remite a la Dirección de Telecomunicaciones.



Tramitación Forma ARC-V Objetivo Describir en forma lógica y secuencial los pasos a seguir a objeto de obtener la relación y planillas ARC-V (Retención de Relaciones) correspondiente a los proveedores que prestan sus servicios a la Institución.



1. Recibe del Departamento de Administración de la Dirección de Recursos Humanos copia de la factura por concepto de servicios u Honorarios profesionales.

2. Revisa e ingresa al sistema de impuesto proveedor: Número de factura, monto bruto y tipo de servicio.

3. Obtiene del sistema el porcentaje (%) y el monto a retener, verifica los montos y emite el Comprobante de Retención del ISLR (4 copias).

4. Fotocopia la factura. 5. Solicita conformación del Jefe del Departamento en el

Comprobante de Retención (4 copias) y firma del Administrador de la Dirección de Recursos Humanos.

6. Coloca sello al Comprobante de Retención (4 copias). 7. Desglosa y distribuye de la siguiente manera: copia de la

factura + original y 2 copias del Comprobante de Retención entrega al Administrador de la Dirección de Recursos Humanos.

8. Archiva (por año) copia del Comprobante de Retención + fotocopia de la Factura.

9. En el mes de marzo, ingresa al sistema de impuesto y emite los listados y verifica la información con los comprobantes de retención del año anterior.

10. Emite las planillas ARC-V y verifica la información. 11. Una vez conforme, solicita conformación del Jefe del

Departamento de Registro y Control y firma del Administrador de la Dirección de Recursos Humanos en cada una de las planillas.




12. Coloca sello a las ARC-V y archiva en espera del proveedor para su entrega.

13. Al presentarse el proveedor, fotocopia la planilla. Hace firmar la fotocopia por el proveedor, entrega original y archiva fotocopia.

Elaboración Resumen Anual ARC y ARC-V Objetivo: Describir en forma lógica y secuencial, los pasos que se deben cumplir en el Departamento de Registro y Control a objeto de elaborar el resumen anual de las retenciones de impuesto sobre la renta del personal y de los proveedores. Normas Específicas: 1. El resumen anual de ARC-ARCV debe presentarse al SENIAT en la fecha indicada

por este organismo. 2. La información a suministrar debe ser enviada en formato electrónico y físico

(Diskette y Relación Impresa). 3. Para la presentación de la relación anual de retenciones la misma se debe realizar

tomando en cuenta los lineamientos emitidos por el SENIAT. 4. El analista de recursos humanos, debe mantener un archivo debidamente

estructurado que permita la obtención de la información de manera oportuna y confiable.

5. El analista de recursos humanos deberá constatar en las diferentes unidades académicas y administrativas de la Institución, cualquier pago adicional efectuado al personal docente, administrativo y obrero para su inclusión en el resumen anual de ARC-ARCV.




1. Verifica la información de las nóminas relacionada con las remuneraciones y retenciones de todo el personal durante el ejercicio fiscal.

2. Solicita información a otras unidades académicas-administrativas sobre cualquier pago adicional efectuado al personal de la institución que tenga incidencia en el ISLR.

3. Realiza la emisión del resumen anual de acuerdo a las especificaciones del SENIAT en forma impresa y en



diskette del sistema de nómina. 4. Elabora oficio dirigido al SENIAT, para la entrega de la

información. 5. Hace firmar el oficio por el Jefe de Departamento y

Director de Recursos Humanos. 6. Entrega ante el SENIAT oficio original, diskette y relación

anual de retenciones y dos copias. 7. Archiva copia de la Relación Anual de Retenciones

debidamente firmada y copia del diskette.

Tramitación Forma PN-R 11 Objetivo: Describir en forma lógica y secuencial, los pasos que se deben cumplir en el Departamento de Registro y Control a objeto de verificar los montos retenidos, pagados o abonados en cuenta que deben ser enterados al SENIAT por concepto de impuesto sobre la renta mediante la forma PN-R 11. Normas Específicas: 1. El analista responsable de ISLR, debe elaborar y tramitar mensualmente la Forma

PN-R 11 los cinco primeros días de cada mes. 2. El analista responsable de ISLR debe mantener un archivo actualizado y

organizado de las formas PN-R 11 que se hayan tramitado. 3. El memo de remisión a la Dirección de Finanzas debe indicar el Número de la

Forma PN-R 11, el monto retenido y la fecha calendario SENIAT para ser enterado.

4. El archivo de la forma PN-11 se debe ordenar por mes.



1. Recibe de los analistas de nómina, los cuadres de nómina de cada tipo de personal.

2. Verifica los montos correspondientes a las retenciones de ISLR, comprobando que cuadre la información contable con la información de la nómina.

3. Chequea el número de funcionarios a los cuales se les retuvo el ISLR.

4. Verifica monto abonado en cuenta y monto retenido. 5. Coloca en la hoja resumen el monto abonado y totaliza. 6. Con la información obtenida llena la planilla PN-R 11, para



enterar retenciones de ISLR efectuadas al personal Administrativo y Docente de la Institución.

7. Solicita firma del Administrador de RRHH en la Forma PN-11.

8. Elabora Memorando (original y copia) para remitir la planilla PN-R 11 a la Dirección de Finanzas y hace firmar por el Director (a) de RRHH, previa conformación del Jefe del Departamento.

9. Fotocopia la forma PN-11 y envía a la Dirección de Finanzas memorando en original y copia.


10. Recibe de la Dirección de Finanzas copia del memorando y archiva junto con la copia de la Forma PN-11.

11. Una vez tramitado ante el banco, recibe de la Dirección de Finanzas copia de la planilla PN-R 11 sellada por el Banco en señal de que fue enterado el monto retenido de ISLR.

12. Archiva copia de la planilla PN-R 11 firmada por el banco + copia del memorando.



Tramitación Declaración Jurada de Patrimonio Objetivo: Describir en forma lógica y secuencial, los pasos que se deben cumplir en el Departamento de Registro y Control a objeto de remitir a todos los funcionarios con cargos directivos, supervisores, coordinadores, auditores, custodios, administradores, la información sobre la presentación de la Declaración Jurada de Patrimonio. Normas Específicas: 1. El Analista de Recursos Humanos, debe circularizar al Personal Docente,

Administrativo y Obrero, la información correspondiente a la Declaración Jurada de Patrimonio (DJP) cuando la Contraloría General de la República lo ordene en la fecha y en el plazo establecido para ello.

2. Los funcionarios que están en el DEBER de presentar ante la Contraloría del Estado, la Declaración Jurada de Patrimonio y de consignar ante la Dirección de Recursos Humanos copia del comprobante de recepción en el lapso establecido según Ley Contra la Corrupción en su artículo 23.

3. La Dirección de Recursos Humanos debe remitir al archivo de Expedientes (según el tipo de personal) copia del Comprobante de recepción de los funcionarios que consignen tal documento.

4. El Analista de Recursos Humanos, debe informar a las instancias superiores y a la Dirección de Auditoría Interna los funcionarios que no hayan consignado copia del comprobante de recepción de la Declaración Jurada de Patrimonio.




1. Prepara la comunicación dirigida al personal con cargos directivos, coordinadores, custodios, administradores, auditores, entre otros.

2. Solicita conformación del Jefe del Departamento y firma del Director (a) de Recursos Humanos.

3. Coloca sello, fotocopia y distribuye a todas las unidades. 4. Recibe de la Secretaria de la Dirección de Recursos

Humanos copia de los Comprobantes de recepción consignadas por los funcionarios (docentes, administrativos y obreros).

5. Ordena y archiva transitoriamente por tipo de personal alfabéticamente


5. Ingresa al sistema de nómina e imprime relación del personal sujeto a DJP, según especificaciones establecidas en el modelo emitido por la Contraloría



General de la República. 6. Verifica la información en la relación con los comprobantes

de recepción. 7. Accesa el archivo de la relación e incluye la fecha de

presentación del comprobante de recepción de los funcionarios que lo consignaron y firma en señal de procesado.

8. Envía la copia del comprobante de recepción al expediente del trabajador para el archivo.

9. Accesa la información de la nómina y verifica los movimientos, revisando números de cédula de identidad, sueldo, fecha de ingreso, ubicación física, nombre completo (de cada funcionario).

10. Una vez verificada toda la información, elabora Memorando dirigido a cada funcionario que haya sido designado o que haya cesado en algún cargo sujeto a presentación de la DJP, notificándole el deber que tiene de presentar la DJP en el lapso establecido por la ley, ante la Contraloría General y consignar la copia respectiva del Comprobante de recepción ante la Dirección de RRHH.

11. Elabora la Relación Mensual de Nombramientos, Designaciones y Ceses del personal sujeto a presentar DJP (según el modelo solicitado por la Contraloría General).

12. Firma en señal de elaborado, hace firmar por el Jefe del Departamento y el Director de Recursos Humanos.

13. Elabora Oficio que será remitido a Caracas. 14. Fotocopia la Relación y Oficio. 15. Archiva transitoriamente fotocopia de la relación mensual

de nombramientos y oficio y remite los originales al Rectorado para la firma del rector y su remisión a Caracas.

16. Recibe del Rectorado copia del trámite de envío a Caracas y fotocopia.

17. Busca en archivo transitorio fotocopia de la relación y oficio, une con fotocopia del trámite realizado a Caracas y envía a la Dirección de Auditoria Interna.

18. Archiva definitivamente fotocopias de la Relación, Comunicación, Oficio y trámite de envío a Caracas.



Emisión Forma 14-02 Objetivo: Efectuar el registro del trabajador en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales a través de un proceso eficiente y oportunidad con la finalidad de cumplir con las disposiciones legales establecidas para tal fin. Normas Específicas: 1. El Departamento de Registro y Control debe recibir de las unidades académico-

administrativas donde se ejecuta el proceso de contratación la planilla 1402 junto a las evidencias en original y copia firmada por el trabajador a objeto de ser incluidos en el seguro social obligatorio.

2. Para la inclusión del trabajador se debe llenar la Forma 14-02 y anexar fotocopia de la cédula de identidad, contrato de trabajo o memorando de pase ordinario.

3. Si se requiere incluir los familiares la misma se debe realizar una vez sea procesado el ingreso del trabajador por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, en tal caso deberá anexar a la planilla 1402: fotocopia de las partidas de nacimiento si son hijos, partida de nacimiento del asegurado para asegurar a la madre, el padre y esposo se podrán asegurar solo si son incapacitado y el trámite se realizará directamente por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.

4. El área de retenciones es la encargada de distribuir las diferentes planillas de inclusión, exclusión, modificaciones y otros una vez hayan sido firmados por el Departamento de Control de Asegurado en el Seguro Social Obligatorio.

5. Los diferentes movimientos relacionados a retenciones legales tales como: inclusión, exclusión, modificaciones entre otros deben ser procesados y remitidos de forma mensual tomando en consideración su volumen.




1. Recibe al trabajador nuevo ingreso, hace firmar la planilla 1402 y solicita copia de la cédula de identidad.

2. Verifica la documentación anexa a fin de que esté acorde con las exigencias del Seguro Social Obligatorio (Copia cédula de identidad, copia del contrato u memorando de pase a fijo)

Analista de

Recursos Humanos

3. Almacena transitoriamente a fin de llevar las mismas de forma quincenal o mensual al Seguro Social Obligatorio, según el número de solicitudes.

4. Conforma carpeta contentiva con todas las solicitudes



recibidas en la quincena o mes, envía al Departamento de Control del Asegurado en el Seguro Social Obligatorio y recibe copia firmada en señal de recibido.

5. Distribuye a cada trabajador las formas 1402 firmada y sellado por el Departamento de Control del Asegurado, como soporte de su inclusión.

6. Remite la forma 1402 al expediente del trabajador.

Modificaciones de Datos del Asegurado Objetivo: Realizar correcciones en los datos del asegurado mediante la forma 14-02 con el propósito de procesarlo ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Normas Específicas: 1. El analista de personal debe elaborar acta electrónica si la corrección se refiere a

fecha de ingreso, nº de cédula y cambio de nacionalidad. 2. Si la corrección se relaciona con fecha de nacimiento, nombre y apellidos y sexo,

se llena nuevamente la forma 1402 con los datos correctos y se anexa copia de la cédula de identidad y cuenta individual emitida a través del sistema de Seguro Social.

3. La planilla de corrección debe estar firmada por el Director de Recursos Humanos y el Trabajador.

4. Se debe remitir copia de los documentos procesados firmados y sellados por el Departamento de Control de Asegurado al expediente del trabajador, así como una copia para el archivo interno por orden cronológico.



1. Recibe solicitud del trabajador de forma verbal o escrita sobre la corrección de sus datos.

2. Verifica la cuenta individual del trabajador en el sistema del Seguro Social Obligatorio a través de la red e imprime una copia.

3. Si el error en la cuenta individual se refiere a fecha de ingreso y número de cédula se deberá elaborar acta electrónica de la siguiente manera:



3.1. Se solicita el expediente del trabajador y se verifica si esta activo o jubilado.

3.2. Se llena la forma 1402 colocando los datos correctos.


3.3. Se llena la forma 1403 si es jubilado, retirado, renuncia, despidos y otros.

3.4. Se llena la 14100 tomando todos los años del trabajador en la Institución.

3.5. Se verifica y compara los sueldos anuales con la tabla de salarios máximos del Instituto de los Seguros Sociales y establece el sueldo mensual según corresponda.

3.6. Elabora acta electrónica en hoja de Excel del Seguro Social Obligatorio señalando datos institucionales y del trabajador y se totaliza.

3.7. Verifica según el % de riesgo por año. 3.8. Cuando la corrección se refiere a número de

cédula o la misma coincide con los datos de otra persona, solicita copia de los datos filiatorios emitido por el Ministerio de Interior y Justicia, partida de nacimiento.

3.9. Hace firmar por el Director de Recursos Humanos los documentos en original y tres copias.

3.10. Se remite al Departamento de Fiscalización acta electrónica en original y tres copias de cada documento (forma 1402,1403,14100, cédula de identidad, ficha de ingreso, cuenta individual, resolución si es jubilado, rescisión contrato, renuncia)

3.11. Recibe del Departamento de Fiscalización las copias de los documentos, firmados y sellados.

3.12. Lleva los documentos al Departamento de Control

de Asegurado para sellar la forma 1402. 4. Si la corrección se refiere a cambio de nacionalidad del

trabajador, se deberá elaborar acta electrónica no liquidable con todos los años laborados en la Institución anexando los documentos siguientes: copia de la cédula de identidad extranjero y copia de la cédula de identidad venezolana,



Analista de

Recursos Humanos

fotocopia gaceta oficial donde se otorga la nacionalidad, constancia de trabajo y cuenta individual impresa a través del sistema del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales y se remite al Departamento de Control de Asegurado.

5. Una vez recibida las copias del Departamento de Control de Asegurado, se entrega una copia al asegurado, envía una copia al expediente del trabajador.

Emisión Forma 1403 Objetivo: Realizar el retiro del trabajador una vez haya cesado sus labores como personal activo en la Institución ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, de acuerdo a lo dispuesto en la normativa legal. Normas Específicas: 1. Para la exclusión del trabajador del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales

se debe utilizar la forma 14-03 firmada por el Director de Recursos Humanos y sello húmedo de la Institución.




1. Recibe del Departamento de Captación y Dirección de Personal Docente y de Investigación memorando donde se señala la Jubilación del Trabajador, rescisión de contrato, despido, renuncia y otros motivos de cese laboral.

2. Elabora citación al trabajador y entrega a la secretaria para su remisión.

3. Llena la forma 1403 “Participación de Retiro del Trabajador” según el instructivo establecido.

4. Hace firmar la forma 1403 por el Director de Recursos Humanos, coloca sello húmedo de la Institución y emite dos copias de la misma.

5. Envía al Departamento de Control de Asegurado la original de la forma 1403 junto a las dos copias.

6. Una vez revisada y procesada por el Departamento de Control de Asegurado recibe las dos copias selladas y firmadas.

7. Entrega una al trabajador como constancia del trámite realizado.



Emisión Forma 14-100 Objetivo: Emitir la forma 14-100 referida a Constancia de Trabajo del Trabajador ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Normas Específicas: 1. Para elaborar la forma 14-100 se deben tomar los años laborados en la institución

señalando el sueldo neto totalizándose por mes y año. 2. La forma 14-100 solo debe llenar en caso de que el personal ya esté jubilado y

próximo a cumplir la edad establecida para el cobro de la pensión, por renuncia o rescisión de contrato.



1. Recibe solicitud verbal o escrita del trabajador para elaborar forma 14-100 para el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales y procede de la siguiente manera: 1.1. Solicita expediente del trabajador y revisa fecha de

ingreso y egreso, si fuere el caso. 1.2. Se toman los años laborados en la Institución y el

monto mensual del sueldo neto por mes totalizándose por año.

1.3. Llena la forma 14-100 para el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales según el instructivo hace firmar al Director de Recursos Humanos y coloca sello húmedo.

1.4. Se fotocopia la forma 14-100 y se archiva en el expediente del trabajador.

1.5. Se entrega original de la forma 14-100 al trabajador. Seguimiento del Asegurado Objetivo: Efectuar seguimiento a los diferentes movimientos inherentes al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales a través del monitoreo de las solicitudes procesadas con la finalidad de mantener una información confiable.



Normas Específicas: Artículo I. El analista debe mantener una base de datos actualizada sobre los movimientos generados ante el Seguro Social, relacionados con inclusiones, exclusiones, modificaciones de datos y otros. Artículo II. Se debe verificar de forma mensual ante el Seguro Social los cambios procesado de acuerdo al movimiento remitido por la Institución, a fin de aportar información a los asegurados de manera oportuna y confiable.



1. Registra electrónicamente los documentos recibidos a ser presentado ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, señalando lo siguiente: tipo de movimiento, fecha de recepción en la Institución y fecha de entrega en la instancia respectiva.

2. Verifica de forma periódica en los registros internos y según la fecha de entrega en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales lo cambios efectuados de acuerdo al movimiento presentado. 2.1. En caso de no haberse procesado el movimiento a la

fecha, se comunica con las instancias respectivas a fin de conocer su status, de lo contrario procede a realizar nuevamente el trámite de acuerdo a los procedimientos internos establecidos tanto a nivel Institucional como a nivel del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales.


2.2. De lo contrario, verifica si el movimiento fue procesado correctamente e informa al trabajador sobre el trámite para su conocimiento bien sea vía telefónica o correo electrónico. En caso de existir cualquier error inicia nuevamente el trámite respectivo.

3. Registra el movimiento procesado por el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales señalando la fecha en que se produce el mismo.



Trámite para el pago de los aportes y retenciones de ley Objetivo: Emitir el pago de los aportes y retenciones de ley del personal docente, administrativo y obrero, a objeto de mantener una base de datos actualizada para el procesamiento oportuno. Normas Específicas: 1. El analista debe emitir el listado de retenciones legales relacionadas a SSO, PF y

LPH de forma mensual y verificar que el mismo se corresponda con los movimientos generados en el mes.

2. En caso de existir discrepancia, entre lo totalizado en el listado de retenciones legales reflejado en la nómina y los movimientos generados por las inclusiones, exclusiones y modificaciones, se debe informar a las instancias correspondientes a fin de establecer los correctivos a que hubiere lugar.

3. Se debe llevar un registro de los movimientos mensuales que por estos conceptos se deriven, a fin de lograr una información confiable.




1. Una vez cerrada la nómina, ingresa al sistema y emite un listado por concepto de retenciones y aportes de ley.

2. Elabora memorando para el pago de las mismas, hace firmar por el Jefe de Departamento y Director de Recursos Humanos.

3. Una vez firmados, remite memorando + listado de retenciones y aportes a la Dirección de Finanzas – Departamento de Tesorería.

4. Entrega a la secretaria copia del memorando firmado en señal de recibido, para su archivo interno.



Cancelación Factura SSO Objetivo: Elaborar el pago ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales de acuerdo a las normas internas establecidas. Normas Específicas: 1. El analista debe mantener un archivo debidamente estructurado de las facturas

canceladas ante el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. 2. Se debe verificar que los movimientos incorporados en la facturación se

corresponda con los registros de la Institución. 3. El analista debe efectuar seguimiento a las observaciones que pudieran existir

entre el monto de la factura y los listados internos de acuerdo al lapso a cancelar; a fin de que sean corregidas en las instancias respectivas.




1. Recibe factura del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales y procede de la siguiente manera:

1.1. Verifica movimientos generados y procesados por el Seguro Social de acuerdo a los listados de deducciones legales.

1.2. Realiza el cuadre del monto, considerando los movimientos ordinarios de la nómina y los movimientos extraordinarios (inclusiones, exclusiones, modificaciones y otros que impliquen un gasto)

1.2.1. En caso de existir observación. 1.2.1.1. Elabora comunicación al IVSS a fin de

notificar las observaciones encontradas para la corrección respectiva en la próxima facturación.


1.2.1.2. Elabora solicitud de pago directo y anexa factura (Ir procedimiento Elaboración de un Pago Directo)

1.3. De no existir observación, elabora solicitud de pago directo (Ir procedimiento Elaboración de un Pago Directo)



FORMATOS

Proceso Nombre del Formato

Elaboración de la Nómina

• Solicitud de Horas Extras • Relación de Horas Extras • Listado de Horas Extras • Convenimiento de Pago • Personal Obrero – Liquidación de Vacaciones

Pasivos Laborales

• Liquidación de Prestaciones Sociales • Estimado de Prestaciones Sociales

Retenciones Legales

• Circular ARI • Control Circular ARI • Modelo de Declaración Jurada de Patrimonio • Notificación al Personal para la presentación de la

Declaración Jurada de Patrimonio • Relación de Ingresos y Retenciones al Personal • Relación Personal sujeto a presentar Declaración Jurada

de Patrimonio • Modelo de Relación Mensual de Nombramientos,

Designaciones y Cese en el Ejercicio de Funciones.

Seguro Social

• Forma 14-02 • Forma 14-03 • Forma 14-100 • Acta Electrónica • Control Entrega Forma 14-02

Dado, sellado y firmado en la sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”, en su Sesión Nº 2022, ordinaria, celebrada el día diecinueve de mayo del dos mil diez.

Dr. Francesco Leone Durante Dr. Francisco Alberto Ugel Garrido Rector Secretario General

manual de normas y procedimientos de los departamentos de la

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