manual de norma y procedimien to (1)
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PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIÓN EN ADMINISTRACIÓN
EVALUACION DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DIRIGIDO A LA UNIDAD DE
CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO DE LA DIRECCION DE GESTION DE TALENTO HUMANO DE LA UNIVERSIDAD
POLITECNICA “ANDRES ELOY BLANCO”
(U.P.T.A.E.B.)
Participantes:Aponte Eibeth
Cordero CarlosDomínguez Jorge
Gil Reinaldo LorvenMarlín
Tutor Asesor: Mavare Javier Tutor Externo: Lcda. Magaly Mendoza
i
ÍNDICE GENERAL
pp.
ÍNDICE DE CUADROS................................................................................... iiiÍNDICE DE GRÁFICOS.................................................................................. ivRESUMEN.......................................................................................................v
PARTE
I DESCRIPCION DEL PROYECTO..................................................1
1. Diagnóstico Situacional........................................................11.1 Descripción del Contexto...........................................11.2. Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto. .6
2. Justificación e Impacto Social.............................................142.1 Razones que conllevan a realizar el Proyecto.........162.2 Población Beneficiada: Directo o Indirecto...............27
3.Objetivos del Proyecto.........................................................283.1 Objetivo General.....................................................283.2 Objetivos Específicos...............................................28
II PLANIFICACION DEL PROYECTO.............................................31
III RESULTADOS Y LOGROS..........................................................33
6. Conclusiones y Recomendaciones....................................336.1. Conclusiones...........................................................336.2 Recomendaciones...................................................35
IV PRODUCTO O SERVICIO............................................................36
1. Objetivos de la Propuesta (Producto o Servicio)................362. Metodología Empleada.........¡Error! Marcador no definido.3. Memoria Descriptiva...........................................................41Descripción del Producto........................................................42
ii
ÍNDICE DE CUADROS
pp.
CUADRO
1. Matriz Foda 07
2. Población Beneficiada Directa 21
3. Población Beneficiada Indirecta
4. Plan de Acción
22
24
5. Cronograma de Actividades 26
ÍNDICE DE GRÁFICOS
pp.
GRÁFICO
1 Jerarquización y Selección de Necesidades 11
2 Funciones de la Organización 13
3 Ciclo del Proceso Administrativo 13
4 Funciones de la Organización 14
iii
EVALUACIONDEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMENTOS DIRIGIDO A LA UNIDAD DE CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO DE LA DIRECCION DE
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO DELA UNIVERSIDADPOLITECNICAANDRÉS ELOY BLANCO
(U.P.T.A.E.B.)
Participantes:Aponte EibethCordero carlos
Dominguez JorgeGil Reinaldo
LorvenMarlinTutor Asesor MavareJavier
Tutor Externo: Magaly Mendoza
RESUMEN
El presente Proyecto Socio-Integrador tiene como objetivo general la Evaluación delManual de Normas y Procedimientos diseñado para la unidad de Capacitación y Adiestramiento, adscrita a la dirección de Gestión del Talento Humano de la Universidad Politécnica Andrés Eloy Blanco (U.P.T.A.E.B.). El mismo se relaciona con la línea N° 2 del Plan de Desarrollo Económico y Social Simón Bolívar 2007-2013, denominada Suprema Felicidad Social y las líneas del Programa Nacional de Formación en Administración N° 3, la cual se refiere a la Construcción de un nuevo modelo que facilite la eficiencia, cooperación, dentro de la unidad. Además, metodológicamente, el estudio se basó en un proyecto socio Integrador de aprendizaje, bajo la modalidad de una investigación cualitativa de acción participativa. Ahora bien a través de esta metodología se busca la integración de la comunidad y de los participantes, por medio de la cual se dará respuesta a las necesidades diagnosticadas. Para realizar la evaluación se efectuó un cuestionario de opinión dirigido al personal que labora en la Unidad de Capacitación, asimismo entrevistas a la Coordinadora de la Unidad, observaciones, lista de cotejo, matriz FODA y de análisis que permitió la interpretación de los datos obtenidos. Cabe destacar, que la unidad de Capacitación y Adiestramiento se beneficiará con este proyecto, ya que a través del mismo se busca optimizar los procedimientos administrativos acorde a las necesidades de la comunidad estudiada.
Descriptores: Evaluación, Manual de Normas y Procedimientos. Gestión del Talento Humano.
iv
I PARTE
DESCRIPCION DEL PROYECTO
1. DEL DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
La presente investigación se realizó en la UniversidadPolitécnica
“Andrés Eloy Blanco” (U.P.T.A.E.B.), en donde se diagnosticó la
necesidad de realizar una Evaluación del Manual de Normas y
Procedimientos efectuado por otros participantes en la Unidad de
Capacitación y Adiestramiento, adscrita a la dirección de Gestión del
Talento Humano dela UPTAEB, Barquisimeto, Estado Lara.
1.1Descripción del Contexto:
1.1.1.Razón Social: El Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje se realizó
en la dirección de Talento Humano, específicamente en la Unidad de
Capacitación y Adiestramiento de la UniversidadPolitécnica Andrés
Eloy Blanco (UPTAEB). La Universidad tiene como fin esencial la
formación integral de profesionales, con valores, comprometidos,
emprendedores e innovadores capaces de generar respuesta a las
expectativas de la sociedad mientras que la dirección de Gestión de
Talento Humano es una Unidad de apoyo responsable de las políticas
de personal en las áreas profesional, técnica, administrativas y de
servicio de la Institución.
1
1.1.2. Localización Geográfica: La UniversidadPolitécnica Andrés Eloy
Blanco (UPTAEB) se encuentra ubicada en la Región Centro
Occidental específicamente en el Estado Lara, Municipio Iribarren en
la parroquia Juan de Villegas, sector Pueblo Nuevo en la Avenida la
Salle con la Avenida los Horcones y la de dirección de Talento
Humano se encuentra en el Edif. Giraluna de dicha institución.
1.1.3. Historia de Vida de la Comunidad: Esta casa de estudio emerge, en
1973, cuando el Ministro de Educación designa una comisión
integrada por un grupo de educadores de la región larense, los cuales
deberían realizar un análisis de los institutos básicos de educación
superior que existían en el país. Actualmente, cuenta con más de
treinta años de fundada y es formadora de técnicos superiores, y
ahora de licenciados e ingenieros capacitados para satisfacer las
demandas laborales determinadas por las necesidades de una
dinámica del desarrollo regional y nacional.
La Universidad Politécnica “Andrés Eloy Blanco”, siendo una
Institución Pública de Educación Superior, comprometidos con la
sociedad venezolana en la formación integral de profesionales con
valores, competentes, emprendedores e innovadores, orientadas hacia la
generación y transformación del conocimiento, sobre la base de una
plataforma de vanguardia y equipos humanos interdisciplinarios, para el
logro del desarrollo humano sustentable local, regional y nacional; tiene
como misión ser una institución modelo e vanguardia a nivel nacional, en
la formación de recursos humanos, vinculada con el entorno social,
político, económico, cultural y ambiental, generadora de respuestas a las
expectativas de la sociedad.
En otro orden de ideas, el UPATEB, luego de tres décadas al
servicio de la educación tecnológica, el Instituto Universitario 2
Experimental de Tecnología Andrés Eloy Blanco (IUETAEB), fue
elevado bajo la figura institucional de Universidad Politécnica, en el
marco de la Misión Alma Máter, publicada en Gaceta Oficial 39.148
del 27 de marzo de 2009 y creada como política de Estado para la
Transformación de la Educación Universitaria en Venezuela, orientada
a construir un nuevo modelo académico comprometido con la inclusión
y los principios de cooperación solidaria para asi dar a conocer al
nuevo ciudadano que se están formando dentro de esta universidad .
Cabe destacar, que esta casa de estudios desarrolla de manera
integral las funciones de formación, creación intelectual e integración
social, a través de los nuevos Programas Nacionales de Formación
(PNF). Siendo una institución con liderazgo académico regional y
nacional en la formación de Técnicos Superiores Universitarios en
ocho especialidades.
Desde noviembre de 2006, la presidencia de la República, informó
al país la puesta en marcha del proceso de transformación de los
institutos y colegios universitarios en universidades politécnicas.
Posteriormente, el ministro del Poder Popular para la Educación
Superior, informó acerca del propósito de la Misión Alma Mater, que
incluye la creación de nuevas universidades territoriales y especializadas
y la transformación en universidades politécnicas y experimentales de los
29 institutos y colegios universitarios del país.
De esta manera, el IUETAEB asume el reto de avanzar hacia la
Universidad Politécnica enel dieciséis (16) de Julio de 2010, cuando por
decreto N° 7.569 pasa oficialmente a Universidad, consciente de la
necesidad de reivindicar el carácter humanista de la educación
universitaria, los valores de solidaridad e igualdad, en estrecho vínculo
con las comunidades.
3
Asimismo, la dirección de Gestión del Talento Humano dela
Universidad Politécnica Andrés Eloy Blanco (UPTAEB), desde su inicio
hasta hoy día, ha sido considerada como una Unidad de apoyo
responsable de las políticas de personal en las áreas profesional,
técnica, administrativa y de servicios de la Universidad, funcionado como
un ente asesor adscrito a la Rectoría de esta casa de estudios, que lo
relacionan interna y externamente a través de diversas actividades de
información, administración, divulgación, de programación y ejecución
de pagos de nóminas, así como también de la planificación y tramitación
de cursos, que proporcionan, entre otras cosas, beneficios
administrativos, a través del financiamiento de proyectos y de
oportunidades de asistencia para los integrantes de la dirección de
Gestión de Talento Humano.
Cabe agregar que, la dirección de Gestión de Talento Humano está
conformada por otros subsistemas, que son claves para proporcionar un
contexto innovador ala Universidad Politécnica Andrés Eloy Blanco
(UPTAEB), los cuales son: Captación e Ingreso, Clasificación y
Remuneración, Capacitación y Adiestramiento, Evaluación del
Desempeño, Desvinculación y Egresos.
Por todo lo antes expuesto, es necesario resaltar la importancia de
la gestión estratégica participativa de la dirección de Gestión de Talento
Humano dela Universidad Politécnica Andrés Eloy Blanco (UPTAEB) y
sus respectivas subunidades, en relación a su función de gestionar y
fortalecer operativamente los objetivos y metas institucionales. Por
cuanto debería adecuarse a los nuevos paradigmas organizaciones,
partiendo de una interrelación participativa de todos los actores sociales
que integran esta casa de estudio, buscando así perfeccionar estrategias
eficaces de interacción laboral.
4
1.1.4.Nombre de las Organizaciones Vinculadas al Proyecto:Dentro de
las organizaciones vinculadas con el Proyecto Socio Integrador De
Aprendizaje se presentan las dependencias que proporcionan apoyo
para la realización del mismo las cuales se menciona a continuación:
Consejo Directivo: Organismo máximo de la Rectoría, cuyo
objetivo es dirigir las actividades a través de la definición de
lineamientos, objetivos y metas dirigidas hacia la acción institucional.
Por consiguiente a través de los lineamientos emanados de este se
propician las bases para la realización del proyecto.
Asesoría Legal: Unidad de apoyo técnico – asesora de la
Rectoría, encargada de planificar el desarrollo institucional, así como
de la coordinación, supervisión, control de los planes estratégicos de
las diferentes unidades de la institución y de la formulación y
evaluación del presupuesto institucional. Es por ello, que su apoyo es
de gran significado porque permite el respaldo legal y la asesoría
técnica fundamentada en los principios institucionales.
Dirección de Gestión del Talento Humano: Unidad de apoyo
responsable de las políticas de personal en las áreas profesional,
técnica, administrativa y de servicios de la Institución y es aquí donde
se percibe el interés de cada uno de los trabajadores por mejorar con
la aplicación de nuevas herramientas orientadas a un mejor
desempeño.
Unidad de Organización y Métodos: Comprende la revisiones
pertinentes a cada procedimiento y la aprobación pertinente para su
aplicación dentro de la Unidad por lo tanto es de gran relevancia el
apoyo y evaluación de forma que el Manual de Normas y
Procedimiento pueda ser de gran utilidad. De esta manera podemos 5
mencionar que a través de esta Unidad se resaltan unos indicadores
de gestión que a continuación se detallan, que nos permitirán evaluar
la eficiencia y eficacia del producto a evaluar.
Indicadores Financieros: Este indicador permitirá medir los
estados financieros a fin de determinar la situación en cuanto a la
partida asignada para la Unidad de Capacitación y Adiestramiento. Es
de resaltar que los valores en cuanto a la partida asignada es variable
ya que en varias ocasiones deben efectuarse actualizaciones de los
manuales.
Indicadores Económicos: Ayudará a pronosticar el futuro
económico y anticipar los cambios de acuerdo a estadísticas
realizadas por la dirección de Capacitación y Adiestramiento, ya que
será una herramienta indispensable para lograr la optimización de los
procesos a través de la evaluación del manual de normas y
procedimientos.
1.2.Problemas, Necesidades o Intereses del Contexto:
1.2.1.Descripción del Diagnóstico Situacional: El diagnóstico realizadoa
la unidad de Capacitación y Adiestramiento adscrita a la dirección de
Gestión de Talento Humano dela Universidad Politécnica Andrés Eloy
Blanco (UPTAEB), a través de herramientas de recolección de
información, el cual se efectuó utilizando como técnica la observación
directa, la matriz FODA y de análisis, lista de cotejos y una
observación directa, dirigida a la coordinadora de dicha unidad,
también como informante clave, evaluar y detectar las posibles fallas
y proporcionar las soluciones necesarias a través del control de
gestión de procesos administrativos.
6
Cabe señalar, que este sirvió para apreciar la manera de cómo
se llevan a cabo los procesos administrativos, tanto de planeación,
dirección, organización y control dentro de la Unidad de Capacitación
y Adiestramiento, por ello se resalta que en el proceso de Planeación
sirvió para prever el futuro y determinar los objetivos que se buscan
evaluar dentro del Manual, así como también pronosticar y establecer
procedimientos y métodos que permitirá tener una alternativa viable
dentro de la Unidad de Capacitación y Adiestramiento.
Ahora bien, en el Proceso de Dirección se logró agrupar las
necesidades y se proporcionaron ajustes a la Unidad de esta manera
ayudará a la comunidad Uptaebista a tener una visión más clara de
todo lo relacionado con la Unidad, en el proceso de Organización se
logró distribuir y señalar las actividades entre el personal que labora
en la Oficina de Gestión de Talento Humano e indicó la participación
de cada trabajador, lo que proporcionará de esta manera beneficio
para toda la Comunidad y en el Proceso de Control se comparó los
resultados de acuerdo a las opiniones del personal que labora en
dicha oficina para de esta manera lograr de manera satisfactoria el
objetivo planteado.
De allí, se evidenció que actualmente hay desconocimiento de
las actividades descrita en el Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos, así como la inexistencia de técnicas y estrategias
gerenciales, lo que ocasiona duplicidad de funciones y
desconocimientos de las tareas a ser realizada por los funcionarios
adscritos a la misma, es por ello que emergió la necesidad de difundir
y reafirmar las actividades inherentes a cada funcionario para afirmar
el contenido descripto en el Manual de Normas y Procedimientos.
Igualmente, a través de los instrumentos aplicados en la Unidad
de Capacitación y Adiestramiento se evidenció quelos procedimientos 7
administrativos, son llevados a cabo por cada una de las personas
que laboran en la misma para conocer realmente sus funciones y así
mejorar el desempeño y evitar la duplicidad de procesos, logrando así
la eficiencia en la consecución de logros y objetivos de la Unidad.
En general, el Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje propicia
una herramienta administrativa novedosa que contribuya a
redimensionar el Programa Estratégico de Incorporación del Talento
Humano Administrativo y de Servicio, a la Filosofía de Gestión dela
Universidad Politécnica “Andrés Eloy Blanco”, a través de la
Capacitación y Adiestramiento, para reforzar los conocimientos del
talento humano e identificarlo con la Organización, además de un
mejor rendimiento, desempeño y motivación, para realizar las
actividades que se le asignen de manera más eficaz y eficiente, para
coadyuvar al cumplimiento de los objetivos de la unidad permitiendo
la aplicación de controles establecidos para la evaluación de la
gestión.
A continuación, se presentará matriz FODA para fortalecer los
cambios que se requieren dando una explicación de la situación
encontrada en la Unidad de Capacitación y Adiestramiento.
Cuadro 1Matriz FODA
Fortalezas Oportunidades
Personal altamente capacitado dentro de la Unidad
El ambiente de trabajo es agradable y existe colaboración entre los trabajadores de la Unidad
Establecimiento de convenios institucionales. Desarrollo de talleres de adiestramiento y
formación al personal. Aplicación de nueva tecnología.
Debilidades Amenazas
Espacio físico reducido Falta de evaluación en la aplicación de los
manuales de normas y procedimientos administrativos.
Falta de personal
Falta de presupuesto. Cambios políticos que se generen en el
entorno.
8
Una vez recopilada la información a través de la entrevista y la
observación directa, se sostiene que la unidad de Capacitación y
Adiestramiento, posee un talento humano capaz de ajustarse a los
cambios y poder solventar la problemática existente solo que es
necesaria la implantación de herramientas que contribuyan a la
evaluación y medición y por ende subsanar las debilidades por ello el
Manual de Normas y Procedimientos servirá como una guía u
orientación para las diversas situaciones que se presenten en la
Unidad objeto de estudio en cuanto a las responsabilidades y
funciones que deben tener cada uno de los trabajadores que allí
laboran.
1.2.2.Necesidades: A través del diagnóstico realizado en la Unidad de
Capacitación y Adiestramiento delaUniversidad Andrés Eloy Blanco
(UPTAEB), y el análisis de la matriz FODA se evidenció que en la
misma existen diversas debilidades que deben ser solucionadas,
entre las cuales se destacan:
1. No se evalúa el rendimiento y la aplicación delManual de Normas y
Procedimientos en la Unidad de Capacitación y Adiestramiento.
2. Carecen de indicadores de gestión que permitan medir la
efectividad de la aplicación del Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos.
3. No se evalúa la eficiencia e impacto social del manual de Normas y
Procedimiento dentro de la Unidad de Capacitación y
Adiestramiento
9
4. Se carece de seguimientos y aplicación de los correctivos a las
debilidades detectadas por medio de la aplicación de herramientas
y controles administrativos.
1.2.3 Selección del Problema o Necesidad: Cabe mencionar, que luego
de haber realizado el diagnóstico en la dirección de Gestión del
Talento Humano, específicamente en la Unidad de Capacitación y
Adiestramiento,podemos señalar, que la misma surgió desde que se
instaló la Oficina de Personal en la Institución, y a pesar del tiempo
transcurrido la direccióncontaba con un Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos el cual está siendo actualizado por los
cambios ocurridos dentro de la universidad entre los cambios se
especifica los procedimientos, funciones y responsables de cada
actividad.
En base a ello, decidimos realizar una evaluación en cuanto a estos
últimos meses para así saber si el Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos que ya estaba diseñado está en
funcionamiento en la Unidad de Capacitación y Adiestramiento, el
cual fue revisado y aprobado por la comunidad estudiada; los cuales
sugirieron evaluar el mismo, con el fin de conocer los beneficios
ofrecidos y el impacto administrativo derivado del producto diseñado.
Cabe destacar, que en la actualidad se está realizando la
Evaluación del Manual de Normas y Procedimientos Administrativos
para la Unidad de Capacitación y Adiestramiento, a través de la
presente investigación,dondese pretende derivar una herramienta
novedosa y actualizada de las funciones que debe realizar el personal
que labora en dicha unidad. Considerando el nuevo enfoque
organizacional que caracteriza a la dirección de Gestión de Talento
Humano, el cual debe estar dirigido a la humanización del capital
10
humano, enfocado en brindarle prioridad al hombre y su contexto
social.
Asimismo, se encuentra que en el momento actual en el cual la
competitividad y la eficiencia empresarial son elementos de
supervivencia y definen el futuro de las organizaciones, la utilización
efectiva de políticas para la Capacitación y el Adiestramiento del factor
humano se torna cada vez más necesaria, consideramos pertinente su
elaboración basado en nuestra experiencia, el tiempo que es
suficiente, el poseer la información necesaria y contar con el apoyo de
todo el personal que labora en dicha unidad o dirección .
En base a lo antes expuesto y por las ventajas que ofrecerála
Evaluación del Manual de Normas y Procedimientos, se considera
pertinentes las sugerencias realizadas por la comunidad estudiada, es
decir, evaluar el manual, debido a que por medio del mismo se
actualizarán las tareas y funciones a medida que cambien o se
transforme la comunidad estudiada.
Además, con la evaluaciónse facilitará la información de cada
uno de los procedimientos llevados a cabo dentro de la
unidad,generando mayor rendimiento de cada una de las personas
que la integran. Igualmente, se alcanzarán los objetivos planteados.
Además, por ser muy útil y un recurso o herramienta de mucha ayuda
en la consecución de los procesos administrativos.
11
1.2.4.Alternativas de Solución:
Luego de realizar el diagnóstico en la Unidad de Capacitación y
Adiestramiento de la dirección de Gestión del talento humano y en
base a la problemática planteada anteriormente se realizan las
siguientes sugerencias:
1 Evaluar el Manual de Normas y Procedimientos dirigido a la Unidad
de Capacitación y Adiestramiento de la dirección de Gestión
Talento Humano dela Universidad Politécnica “Andrés Eloy
Blanco”. (UPTAEB), Barquisimeto, Estado Lara, que permitirá un
mejor desempeño en el funcionamiento de los distintos
trabajadores que integran la misma.
2 Diseñar algunos formatos para el registro de la actualización en
cuanto a los procesos de la capacitación recibida por cada uno de
los trabajadores que labora en la institución, los cuales surgirán a
medida que evolucione el Proyecto Socio Integrador, los mismos
serán de utilidad para aprovechar al máximo los recursos tanto
materiales como humanos y además contemplar una alternativa de
solución que beneficie a los trabajadores de la Unidad de
Capacitación.
3 Diseñar uncuestionario para evaluar el rendimiento y la efectividad
del Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la
Unidad de Capacitación.
4 Realizar monitoreo permanentemente de manera trimestral en el
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos de la Unidad
12
de Capacitación, para controlar y adaptarlo a las nuevas
necesidades organizacionales y a los cambios del entorno.
5 Evaluar periódicamente el Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos de la Unidad de Capacitación y Adiestramiento, a
través de la viabilidad administrativa y económica para determinar
el impacto social y financiero.
13
Ausencia de la Evaluación del Manual de Normas y Procedimientos
Genera duplicidad de funcionesCarencia de indicadores financieros y económicosNo se realiza un Registro de indicadores de los Procesos de Capacitación del Talento Humano
Falta de continuidad en los Procesos AdministrativosFalta de evaluar periódicamente el Manual de Normas y Procedimientos Administrativos deDebilidades en el Proceso de planificación e inducción de las tareas y funciones
Gráfico 1.Jerarquización y Selección de Necesidades.
2. JUSTIFICACIÓN E IMPACTO SOCIAL
La evaluación del Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje
realizado en la Unidad de Capacitación y Adiestramiento delaUniversidad
Politécnica Andrés Eloy Blanco (UPTAEB), se justifica debido a que el
mismo es una herramienta administrativa que permite establecer los
parámetros y normas necesarias para lograr la eficacia institucional, con
participación de la comunidad, generando una visión integradora de todos
14
los actores sociales que integran la organización.Además permite mejorar
el desenvolvimiento de todas las personas que laboran en la dirección.
Por otra parte la experiencia es de gran significado para todos los
trabajadores y en especial para los participantes porque el nuevo modelo
educativo brinda la oportunidad de vivenciar diferentes situaciones y
proponer alternativas para su solución aplicando los conocimientos
adquiridos y las experiencias para lograr dar respuesta oportuna a las
necesidades.
Aunado, a las experiencias de aprendizaje y de integración que
emergen entre los participantes y la comunidad estudiada, lo cual genera
la articulación de los saberes, incidiendo en la transformación, en los
cambios sociales y comunitarios entre otros. De igual forma, se resalta
que a través de este proyecto socio- integrador se generará una solución
a la problemática planteada con participación de los actores sociales que
hacen vida laboral, lo cual conducirá a la integración social dentro de un
contexto real, objetivo, destacándose el surgimiento de una moderna
visión administrativa socialista, humanista con acción social hacia el logro
de la suprema felicidad.
Es necesario destacar el cambio de paradigma en el cual dejamos
atrás el modelo individualista transformándolo en uno adaptado a nuestra
sociedad y los nuevos tiempos el cual debe ser más pluralista y
constructivista y es el que estamos logrando con el proyecto nacional de
formación.
La Unidad de Capacitación y Adiestramiento es la encargada de
propiciar el desarrollo integral a todas las personas que hacen vida
dentro de la Universidad por lo cual es necesario la organización para dar
respuestas efectivas a la comunidad. Es de allí que nace esta propuesta
de evaluarel manual de normas y procedimiento administrativos, con el fin
15
de facilitar una herramienta de información necesaria para la
administración.
El análisis realizado determinó varias necesidades, sin embargo la
más resaltante fue evaluar el manual de normas y procedimientos
administrativos, debido a que en el diagnóstico se evidenció que las
personas realmente necesitaban mayor información de sus funciones y
los procesos para llevarlas a cabo.
Es de hacer notar, que en el futuro la organización estudiada cumpla
con su propósito esencial dando respuesta efectiva a la Unidad de
Capacitación y Adiestramiento, para que cada una de los trabajadores
que laboran dentro de la misma se sientamotivados propiciando un clima
de armonía el cual se transmita a todo su contexto social.
2.1Razones que conllevan a realizar el Proyecto:Una de las principales
razones que conlleva a la realización de este proyecto, es que luego de
diseñar el Manual de Normas yProcedimientos Administrativos en la
Oficina de Gestión de Talento Humano, específicamente en la Unidad de
Capacitación y Adiestramiento, emergió la necesidad de evaluar el
mismo para observar y comprobar que se cumplen con los objetivos
propuestos y facilitar una herramienta que proporcione un mejor
desenvolvimiento del personal que labora en la Unidad de Capacitación y
Adiestramiento.
1.1.1 Desde el punto de vista teórico y sus Aportes al conocimiento:El
presente Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje se justifica desde
el punto de vista teórico por las siguientes razones: es relevante en el
área administrativa, por cuanto de allí surgen la optimización de los
procesos administrativos. Específicamente, en la evaluación,
planificación, organización, dirección y control los cuales se llevaran a 16
la práctica al implementar el Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos.
Ahora bien, al evaluar la propuesta se obtendrán medidas
correctivas en donde se reorientes los procesos administrativos, en
concordancia con la evolución de la organización, minimizando así los
errores y realizando constante monitoreo del cumplimiento de las
funciones y tareas realizadas.
Por otra parte, el proyecto socio integrador de aprendizaje
suministrará información para otras investigaciones relacionadas a
este tópico. Debido a que al Evaluar, se optimizará el accionar que ha
de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la
secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de
tiempos para su realización; así mismo se efectuaran mejoras en el
Manual de Normas y Procedimientos Administrativos, lo cual
beneficiará a la Unidad de Capacitación y Adiestramiento.
Desde este punto de vista Chiavenato (2003), describe el
proceso administrativo de la siguiente manera:
→
Gráfico2. Las Funciones de la Organización. Chiavenato (2003).
Por su parte,Munich y Gomal (1999), considera el proceso
administrativo como un ciclo que permite la corrección y el ajuste
continuo mediante la retroalimentación. En todo momento de la vida
de una organización se dan, completándose, influyéndose
17
ADMINISTRACIO
PLANIFICACION
ORGANIZACIÓN
DIRECCION
CONTROL
SUBORDINADOBJETIVOS
DE LA
Planificar Organizar Dirigir Controlar
mutuamente e integrándose, se dan los diversos aspectos de la
administración
Gráfico3. Ciclo del Proceso Administrativo. Múnich y Gomal (1999).
Y las funciones del Administrador, como un proceso sistemático;
se entienden de la siguiente manera:
Gráfico4. Las Funciones de la Organización. Chiavenato (2004).
Ahora bien, a través de los procesos administrativos
mencionados anteriormente, se optimizará la función que realiza la
Unidad de Capacitación y Adiestramiento, por medio de la
implementación del Manual de Normas y Procedimientos, ya que el
18
I II
Planeación Organización
¿Qué quiero hacer? ¿Cómo se va hacer?
III IV
Control Dirección
¿Cómo se ha realizado? ¿Ver que se Haga?
mismo contendrá una descripción de cómo deben desarrollarse las
actividades en la Comunidad diagnosticada.
Kellog (2002) expresa que:
“El manual presenta sistemas y técnicas específicas. Señala el procedimiento a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo.”
Por consiguiente, el manual constituye un conjunto de
documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas
implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de
una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado,
indicando quien los realizará, que actividades han de desempeñarse y
la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal que
constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.
Así mismo, Kellog (ob. cit.) considera que losmanualesayudan a los
usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos internos de la unidad y de
la universidad.
Por ello, es necesaria su evaluación para lograr la eficiencia en la
consecución de los procedimientos administrativos, adaptándolos
constantemente a la realidad del entorno social.De allí, que como
investigadores al evaluar su aplicación dentro de la unidad de capacitación y
adiestramiento,se pretende realizar las correcciones necesarias para
adaptarlo a las normas y reglamentos de la institución de forma que éste
pueda brindar soluciones a los casos de desconocimiento de los
procedimientos del personal adscrito a la unidad de capacitación y
adiestramiento.
De igual forma, la evaluación del manual servirá como fuente de
consulta inmediata, el cual le permitirá a los usuarios adaptarse a los nuevos 19
tópico administrativos en materia de evaluación e implementación de
indicadores de gestión que permiten medir la eficacia laboral y lograr mayor
productividad universitaria.
2.1.2 Desde el punto de vista técnico – ámbito de acción:Desde la
perspectiva técnica, el proyecto aporta a la comunidad uptaebista
información que permite utilizar con propiedad el manual de normas y
procedimientos administrativos donde se estandaricen los procesos
de la Unidad de Capacitación y Adiestramiento de la Oficina de
Gestión de Talento Humano delaUniversidad Politécnica Andrés Eloy
Blanco (UPTAEB), de forma de optimizar los recursos económico,
técnicos y operativos con eficiencia.
En base a lo anterior, los manuales de normas y procedimientos
administrativos son documentos escritos que concentran en forma
sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de
informar y orientar la conducta de los integrantes de la organización,
unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán
seguirse para cumplir con los objetivos trazados.
Es de resaltar que las normas legales, reglamentarias y
administrativas se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo
y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la
organización se encuentra afianzada.
Del mismo modolos manuales de normas y procedimientos
administrativos representan una guía práctica que se utiliza como
herramienta de soporte para la organización y comunicación, que
contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen
los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la organización, lo
que hace que sean de gran utilidad para lograr una eficiente
administración.20
Los participantes del Proyecto Socio- Integrador de Aprendizaje
evaluaran el manual de normas y procedimientos administrativos con
el fin de brindar una alternativa de solución a las necesidades
emergidas en los resultados obtenidos a través de los instrumentos
aplicados, lo cual aportará una herramienta gerencial acorde a los
nuevos procesos administrativos actuales de gestión pública nacional,
logrando mayorproductividad y calidad de vida a la Comunidad
uptaebista.
2.1.3 Desde la Razón Legal: En el ámbito legal el Proyecto Socio Integrador
de Aprendizaje permitirá dar cumplimiento con las legislaciones
legales, entre ellas se destacan: Constitución de la República
Bolivariana de Venezuela, Ley del Estatuto de la Función
Pública,entre otras. De allí se observó que luego que se implementó
el Manual de Normas y Procedimientos Administrativos en la Unidad
de Capacitación y Adiestramiento,existe mayor eficacia y por ende se
están lograndolos objetivos establecidos por la Universidad y se
cumplen cabalmente con la normativa legal, por ello la relevancia de
este estudio.
La Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (CRBV)
como instrumento legal, enfatiza en el artículo 102:
La educación es un derecho humano y un deber social fundamental, es democrática, gratuita y obligatoria. El Estado la asumirá como función indeclinable y de máximo interés en todos sus niveles y modalidades, y como instrumento de conocimiento científico, humanístico y tecnológico al servicio de la sociedad. La educación es un servicio público y está fundamentada en el respeto a todas las corrientes del pensamiento, con la finalidad de desarrollar el potencial creativo de cada ser humano y el pleno ejercicio de su personalidad en una sociedad democrática basada en la valoración ética del trabajo y en la participación activa,
21
consciente y solidaria en los procesos de transformación social consustanciados con los valores de la identidad nacional, y con una visión latinoamericana y universal. El Estado, con la participación de las familias y la sociedad, promoverá el proceso de educación ciudadana de acuerdo con los principios contenidos de esta Constitución y en la ley.
Por otra parte el artículo 73 de la Ley del Estatuto del Función
Públicaestableceque:
El desarrollo del personal se logra mediante su formación y capacitación y comprende el mejoramiento técnico, profesional y moral de los funcionarios públicos; su preparación para el desempeño de funciones más complejas, incorporar nuevas tecnologías y corregir deficiencias detectadas en la evaluación; habilitarlo para que asuma nuevas responsabilidades, se adapte a los cambios culturales y de las organizaciones, y progresar en la carrera como funcionario público.
Como puede observarse, el subsistema de Capacitación y
adiestramiento de la Universidad Politécnica Andrés Eloy Blanco
(UPTAEB), desempeña un rol fundamental por cuanto el mismo tendrá
como objetivo primordial, el fortalecimiento profesional de la carrera
del funcionario, mejorando el desempeño actual y futuro, por medio de
un proceso de capacitación y formación, el funcionario optimizará las
habilidades, actitudes, valores éticos y destrezas, logrando con calidad
desempeñar sus tareas diarias en pro del logro de los objetivos
organizacionales.
1.1.4 Desde el Contexto Participante-Comunidad:
La evaluación del Manual de Normas y Procedimientos en la
Unidad de Capacitación y Adiestramiento, es una herramienta 22
administrativa esencial para brindar un servicio de calidad a la
comunidad Uptaebista.
Cabe destacar, que el proyecto socio integrador de aprendizaje
originó actitudes positivas y la participación de todos los actores
sociales que integran la comunidad que integran la comunidad en
estudio. Esto con el objetivo de lograr la eficacia en la organización, en
cuanto al cumplimento de las Normas y Procedimientos
Administrativos en el proceso de Capacitación y Adiestramiento para
dar una pronta respuesta al público.
Es necesario puntualizar que la elaboración de este proyecto
socio integrador de aprendizaje, constituye el desarrollo de un eje
central para la formación de los participantes ya que proporciona
herramientas para el crecimiento personal y/o profesional, permite
diagnosticar y vivenciar una realidad en la Unidad de Capacitación y
Adiestramiento ya que allí trabajan los participantes tutelados y de
esta manera se observa, describe y analiza una necesidad en un
contexto social, fortalece la toma de decisiones, el conocimiento, el
trabajo en equipo logrando el desarrollo de un nuevo administrador
que lleve las potencialidades, habilidades y destrezas durante la
formación.
1.1.5 Vinculación del Proyecto con el Plan de Desarrollo Económico y
Social de la Nación 2007-2013, líneas de investigación del PNF y
Transversalidad.
El presente Proyecto Socio Integrador referido alaevaluación de
un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos, se vincula
con el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación 2007-2013,
específicamente con la Nueva Ética Socialista debido a que a través
23
del mismo se busca la superación del talento humano, orientando a la
comunidad para que surja una conciencia revolucionaria centrada en
la organización.
Igualmente, se vincula con la Suprema Felicidad Social, ya que el
presente Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje se diseña un
modelo social incluyente que beneficie a todos los actores sociales
que constituyen la colectividad; con el objeto de superar las brechas y
déficit persistente o presente, logrando la construcción de una nueva
estructura social. Además, el mismo busca satisfacer las necesidades
sociales, porque sólo en la medida en que los trabajadores
contribuyan con la producción de la riqueza social según sus
capacidades, con el desarrollo de sus potencialidades creadoras,
aumentan las probabilidades de satisfacer las necesidades sociales.
En otro orden de ideas, cabe resaltar que todo proceso de
transformación social, requiere en primer término de la transformación
de los individuos que la integran, como resultado de la auto reflexión
crítica y la sustitución de antiguos paradigmas por nuevas formas de
concebir la realidad. Estos procesos de transformación individual solo
son posibles cuando se generan en un colectivo, a partir del debate de
ideas y el aprendizaje colaborativo.
En tal sentido, el presente Proyecto Socio Integrador busca
generar en el colectivo la transformación conjunta del entorno, es
decir, el mismo constituye un espacio de reconocimiento del entorno
de convivencia comunitaria del participante y los necesarios procesos
de reflexión crítica y de transformación de la misma. Es por ello que se
promueve, desde el inicio del proceso de formación, la acción
comprometida y responsable del participante en su entorno social, con
el objeto de nutrir con sus logros, los posibles entornos laborales de su
comunidad. Dichos logros serán el producto del Manual de Normas y 24
Procedimientos Administrativos generado para la comunidad en
estudio.
Ahora bien, en cuanto a las líneas de investigación del Programa
Nacional de Formación en Administración, el Proyecto Socio
Integrador se vincula con la Tercera Línea, referido a la Construcción
de un Nuevo Modelo que facilite la Eficiencia de los Procesos
Administrativos en el ámbito de la Gestión Pública. En este sentido, la
evaluación del Manual de Normas y Procedimientos Administrativos
para la dirección de Capacitación y AdiestramientodelaUniversidad
Politécnica Andrés Eloy Blanco (UPTAEB) beneficiará la comunidad
en estudio, logrando la eficacia institucional.
Cabe destacar, que la evaluación del Manual de Normas y
Procedimientos en la dirección de Capacitación y Adiestramiento de
la Oficina de Gestión de Talento Humano delaUniversidad Politécnica
Andrés Eloy Blanco (UPTAEB), se desarrollará una conciencia
socialista, además de, agilizar los Procesos Administrativos dentro de
la organización, obteniendo una distribución digna del presupuesto,
logrando de esta manera un bienestar colectivo y la suprema felicidad
social. Por otra parte, se vincula con los ejes transversales de la
siguiente forma:
1.Eje de Trabajo Productivo (Hacer), se propone Evaluar
un Manual de Normas y Procedimientos Administrativos
Dirigido a la Unidad de Capacitación y Adiestramiento de la
Oficina de Gestión de Talento Humano de la Universidad
Politécnica “Andrés Eloy Blanco”, esto es con el propósito
de solventar o resolver la problemática existente en dicha
Unidad. Con el desarrollo de este Manual se busca registrar
y transmitir información básica referente al funcionamiento 25
de todas las unidades administrativas, facilitando las
labores de auditoría, evaluación y control interno, así como,
obtener información de los empleados ordenada y
sistemática de las atribuciones, funciones, descripciones de
puestos para el mejor funcionamiento de la organización.
2. Eje Ético-Político (convivir), se pretende realizar o consolidar los
valores como solidaridad, cooperación, responsabilidad,
participación dentro de la Organización, bajo un espacio de
reflexión.
Cabe destacar, que el Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos, servirá como medio de comunicación y
coordinación que permitirá registrar y transmitir la información,
precisando las funciones y relaciones de cada unidad administrativa
para fijar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones,
la implementación de este manual servirá para mantener la
eficiencia de los diferentes cargos y la uniformidad de todas las
actividades que en la Unidad de Capacitación se realizan.
3.Eje Epistemológico (Ser), se propone laevaluación de un Manual
de Normas y Procedimientos Administrativos Dirigido a la Unidad
de Capacitación y Adiestramiento de la Oficina de Gestión de
Talento Humano delaUniversidadPolitécnica“Andrés Eloy Blanco”,
esto es, con la finalidad de agilizar las actividades desarrolladas
por cada miembro que integra dicha Unidad, y dar respuesta
inmediata a las necesidades requeridas por parte de las demás
Unidades que conforman la Institución, así como también a las
personas que los visitan.
26
2.2Población Beneficiada: Directose Indirectos
Se beneficia en forma directa todo el talento humano que labora
en la Universidad, tanto personal administrativo como docente, aunado
a toda la comunidad estudiantil que participa en el proceso de
capacitación. Cabe destacar, que con la puesta en práctica del
Proyecto Socio Integrador, el personal logrará la eficacia laboral,
debido a que el proceso de respuesta será más eficiente y oportuno, lo
cual permitirá la eficacia en los procesos administrativos de dicha
Unidad.
Cuadro 2
Población Beneficiada Directa
Cargos Número de Personas
Personal Administrativo 350
Personal obrero 116
Total Población Beneficiada 456
Cuadro N° 3
Población Beneficiada indirecta
Comunidad Número de Personas
Estudiantes 100
Total Población Beneficiada 100
27
3.Objetivos del Proyecto
3.1Objetivo General
Evaluación del Manual de Normas y Procedimientos Administrativos
dirigido a la Unidad de Capacitación y Adiestramiento de la Dirección
de Gestión Talento Humano delaUniversidadPolitécnica “Andrés Eloy
Blanco”. (UPTAEB), Barquisimeto, Estado Lara.
3.2 Objetivos Específicos
1. Diagnosticar la situación actual en cuanto a evaluar el
ManualdeNormas y Procedimientos administrativos en la Unidad de
Capacitación y Adiestramiento de la Universidad Politécnica
Andrés Eloy Blanco (UPTAEB).
2. Describir la situación actual en cuanto a la utilidad del Manual de
Normas yProcedimientos que se realizan en la Unidad de
Capacitación y Adiestramiento
3. Evaluar el impacto originado en la Unidad de Capacitación y
Adiestramiento en cuanto a la aplicación del Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos específicamente el de planificación
y Organización.
4. Medir la viabilidad social, técnica y administrativa que permita la
puesta en marcha y el impacto en la comunidad estudiada.
28
Plan de Acción
QUÉ CÓMO CUÁNDO DÓNDE QUIÉNES CON QUÉ
Acuerdo para permiso del
abordaje en la Unidad de
Capacitación y Desarrollo
Visita al jefe de la Oficina y a la
Coordinadora de la Unidad de
Capacitación y Adiestramiento
20 /03/2012
Al
30/03/2012
Dirección de Talento Humano
Aponte Eibet Cordero Carlos Domínguez Jorge Gil Reinaldo Lorven Marlín
Mediante carta de aceptación
Reunión para seleccionar y
realizar técnicas o Instrumento de
abordaje
A través de la consulta de
diferentes medios (bibliografías,
internet)
20/03/2012
Al
30/03/2012
Dirección de Talento Humano
Aponte Eibet Cordero carlosDominguez Jorge Gil Reinaldo
LorvenMarlin
Cuestionario y entrevistas
Entrevista con el Jefe Dpto. y
Coordinadora de la Unidad
De manera verbal y escrita a través de una reunión
20/03/2012
Al
30/3/2012
Dirección de Talento Humano
Aponte Eibet Cordero carlosDominguez Jorge Gil Reinaldo
LorvenMarlin
Entrevista
29
QUÉ CÓMO CUÁNDO DÓNDE QUIÉNES CON QUÉ
Entrega de primera parte del Proyecto
Socio Integrador de Aprendizaje
De forma escrita 23/04/2012 Coordinación
de PNFA
Aponte Eibet Cordero carlos
Dominguez JorgeGil Reinaldo
LorvenMarlin
Con toda la Información
Recopilada con los instrumentos
y técnicas aplicadas e
investigaciones realizadas.
30
II PPLANIFICACION DEL PROYECTO
Cronograma de Actividades
A C T I V I D A D E SSEMANAS
Enero Febrero Marzo Abril
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 9 10 11 12
Entrega de data de los equipos al coordinador respectivo X
X X
Abordaje a la comunidad X X X X
Recolección de información X X X
Análisis e información X X X
Diagnóstico de necesidades
Descripción del contexto X X X X
Aplicación De Instrumentos X
Entrega de evidencias
Entrega de informe de avance
X
31
32
A C T I V I D A D E S SEMANASMayo
1 2 3 4Revisión por parte del comité de proyecto
Conversatorio y entrega de portafolio de evidencias.Presentación publica
X
X
X
III PARTE
RESULTADOS Y LOGROS
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1. Conclusiones
Luego de realizar la evaluación del Manual de Normas y
Procedimientosrealizado en la Unidad de Capacitación y Adiestramiento
de la Universidad Politécnica , específicamente en la Oficina de Gestión
del Talento Humano, se evidencia que los procesos administrativos
dentro de la Administración Pública Nacional, desempeñan un rol
fundamental, ya que es necesario que las organizaciones adapten los
procesos a las actuales herramientas gerenciales con el fin de mejorar la
gestión que en la misma se realiza. De allí, que la relevancia de este
proyecto radica en que a través de éste se orienta a una serie de
lineamientos administrativos que incidirán en la eficacia laboral del
talento humano adscrito a la Unidad de Capacitación y Adiestramiento.
Ahora bien, luego de realizar el Proyecto Socio Integrador de aprendizaje
en dicho departamento se concluye:
1. La Unidad de Capacitación y Adiestramiento no cuenta con
lineamientos administrativos que permitan secuenciar las funciones
que en la misma se realizan.
2. La Unidad de Capacitación y Adiestramiento cuenta con un Manual de
Normas y Procedimientos Administrativos, diseñado por los
participantes del Programa Nacional de Formación en Administración,
del trayecto IV, periodo II, donde se definen tareas, normas y
procedimiento pero debe ajustarse para ser más flexible y adaptarse a
los cambios.
33
3. Los procedimientos administrativos que lleva a cabo la Unidad de
Capacitación y Adiestramiento cumplen con los requisitos que debe
tener toda institución pública. Sin embargo se pudo observar que todas
estas actividades están centralizadas en un solo talento humano.
4. Es necesario que la oficina de gestión de talento humanos, adiestre a
los empleados estudiados en este proyecto, con el propósito que los
mismos conozcan las normas y los procedimientos que deben
ejecutarse para realizar adecuadamente las actividades que allí se
realizan y poder verificar la eficiencia de los mismos.
5. Se concluye que el manual de normas y procedimientos
administrativos debe ser evaluados constantemente en pro de
optimizar los procesos cada vez que la comunidad estudiada lo
requiere o considere necesario.
34
6.2 Recomendaciones
En base a las conclusiones anteriores se recomienda:
1. Definir lineamientos estratégicos tales como: manuales, normativas,
flujo gramas, que definan las tareas y funciones que realiza el talento
humano adscrito a la unidad de Capacitación y Adiestramiento.
2. Ajustar el Manual de Normas y Procedimientos a los lineamientos y
objetivos de la Unidad para que este proporcione la información necesaria y
describa las actividades que se desarrollan.
3. Es necesario disminuir el trabajo por lo tanto consideramos
pertinente disminuir la carga de trabajo a través de la colaboración de otras
unidades para que el proceso fluya de la manera más rápida posible.
4. Realizar campañas informativas y difundir las ventajas del uso de
Manuales de Normas y Procedimientos Administrativos en cuanto a la
eficacia que a través del mismo se genera.
5. Establecer indicadores de evaluación del manual de normas y
procedimientos administrativos, con el fin de optimizar la eficiencia en la
gestión laboral de la comunidad en estudio, para medir el impacto social y la
viabilidad social, técnica, administrativa y económica.
35
PARTE IV
PRODUCTO O SERVICIO
1. Propuesta
La presente propuesta tiene como objetivo principal evaluar el Manual
de Normas y Procedimientos Administrativos dirigido a la Unidad de
Capacitación y Adiestramiento de la oficina de Gestión de Talento Humano
de la Universidad Politécnica “Andrés Eloy Blanco”, en Barquisimeto. Con el
fin de fortalecer a través de reuniones de trabajo, actividades programadas
que orienten la implementación y utilidad que le han dado en dicha unidad.
Cabe destacar, que a través del proceso de evaluación, se determinará
si es necesario realizar talleres de sensibilización a los Jefes y
Coordinadores para transmitir la importancia que tiene la utilización del
Manual de Normas y Procedimientos en la Oficina de Gestión de Talento
Humano, específicamente en la Unidad de Capacitación y Adiestramiento.
Debido a que por medio del mismo, se obtendrá información oportuna y
ordenada sobre las atribuciones, estructura, funciones, tareas de cada
trabajador que labora en la Unidad de Capacitación y Adiestramiento.
Objetivos de la propuesta.
a) Implementar las pautas contentivas en el Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos, en la Unidad de Capacitación y
Adiestramiento.
b) Medir el impacto social a través de la participación, cambios y solución
a una necesidad encontrada en la Unidad de Capacitación y
Adiestramiento de la oficina de gestión de Talento Humano.
36
c) Adaptar el Manual de Normas y Procedimientos a los cambios de
estructuras administrativas de la UPTAEB con el fin de orientarlo
estratégicamente a las nuevas tendencias de la organización.
d) Evaluar la eficacia del Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos, en la Unidad de Capacitación y Adiestramiento.
e) Promover a través de talleres de sensibilización al personal
administrativo de la Unidad sobre la importancia que tiene los
diferentes procesos administrativos en el desenvolvimiento de las
labores que ejercen.
2. Memoria Descriptiva
El proyecto Socio Integrador, lo establecen los Programas Nacionales
de Formación, por la necesidad de mejorar la realidad educativa actual, por
ello tienen como fin plantear una serie de acciones utilizando los procesos
administrativos, organización, control, planificación, dirección y evaluación, a
realizar para alcanzar objetivos previamente establecidos; es decir, los
proyectos surgen para satisfacer necesidades, desarrollar capacidades,
resolver problemas dentro de un contexto, introducir procesos de cambio
aprovechar oportunidades y superar debilidades y amenazas del contexto en
estudio.
De igual forma, el Ministerio del Poder Popular para la Educación
Universitaria pretende construir un nuevo modelo de educación, conducente
a formar nuevas generaciones de jóvenes y adultos que puedan manifestar
la necesidad de modificar radicalmente la actual relación de dependencia
económica y sentar las bases de un nuevo proyecto de cambio. En este
sentido, se requiere de un ciudadano crítico de su capacidad creadora, pero
también de su responsabilidad social, que produzca conocimientos a partir
37
de la experiencia social, histórica y personal de individuos y colectivos
sociales, sustentada en un compromiso ético con el país.
Es por ello, que el presente Proyecto Socio Integrador fue realizado por
los participantes del Programa Nacional de Formación en Administración,
con nueva visión educativa socialista, enfocados en lo establecido en el Plan
de la Nación Simón Bolívar 2007 y 2013, cumpliendo con los lineamientos
establecidos por la Misión Alma Mater. El mismo se realizó en la dirección
de Gestión del Talento Humano, específicamente en la Unidad de
Capacitación y Adiestramiento, luego de efectuar varias visitas a dicha
comunidad.
Asimismo, se procedió a realizar una entrevista a las integrantes de la
Unidad de Capacitación y Adiestramiento, en este caso a la Lcda. Magaly
Mendoza , además de estudiar la forma como se desarrollan los procesos, a
través de la observación directa participante. De allí emergió, que una vez
diseñado, era necesario evaluar elManual de Normas y Procedimientos
Administrativos dirigido a la Unidad de Capacitación y Adiestramiento de la
dirección de Gestión de Talento Humano dela Universidad Politécnica
“Andrés Eloy Blanco”, en Barquisimeto.
38
MATRIZ FODA.
Instrumentos de fundamentación para su elaboración.
Evaluación del manual dirigido a la unidad de capacitación y adiestramiento para conocer su eficacia.
Evaluación y análisis realizado a la aplicación del manual y sus funciones dentro de la dirección de talento humano.
Diagnosticar la situación actual en cuanto a la evolución del manual a hora como universidad politécnica.
EVALUACION DEL MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO DIRIGIDO A LA UNIDAD DE CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO DE LA DIRECCION DE GESTION DE TALENTO HUMANO DE LA UNIVERSIDAD POLITECNICA ANDRES ELOY BLANCO (U.P.T.A.E.B.)
Triangulación de datos
Evaluación del manual de normas y procedimiento en la unidad de capacitación y adiestramiento de la dirección de talento humano.
El Modelo Inicial resultante generó dos grandes categorías: manual de cargos y funciones einstrumentos de evaluación, el estudio de investigación produjo tres nuevas categorías: evaluación del Manual de Cargos y Funciones del Departamento de Talento Humano. Mediante una observación realizada en el departamento,evaluación del manual de cargos y funciones planteada en el departamento para el mejoramiento de laEvaluación y análisis realizado a la aplicación del manual de cargos y funciones llo cual se presenta en el Gráfico.
39
Este gráfico se interpreta como un modelo que encierra dos grandes categorías: Instrumentos de fundamentación y manual de normas y procedimientos, en condición de estar presentes en el modelo, ellas interactúan con la posibilidad de Evaluarse y analizarse. En este sentido internamente se estaría dando en el modelo la evaluación de los instrumentos y la función del manual de normas y procedimientos.
Una interpretación de este modelo, lo constituye la triangulaciónpodemos decir que envase a los elementos aplicados en la unidad de Adiestramiento y capacitación de la dirección de gestión de talento humano cada una de estas herramientas son base fundamental para que realizáramos la Evaluacióndel Manual de Normas y Procedimientos Administrativos dirigido a la Unidad de Capacitación y Adiestramiento de la Dirección de Gestión Talento Humano dela UniversidadPolitécnica “Andrés Eloy Blanco”. (UPTAEB), Barquisimeto, Estado Lara.
Cabe destacar que dicho manual fue elaborado por un grupo en
trayecto pasados por lo que sugerimos realizar una evaluación de los
últimos meses para así saber si el mismo está siendo aplicado de
manera satisfactoria en dicha unidad y si el mismo está siendo puesto
en práctica por el personal que allí labora esperamos que sirva de
base para las demás dirección que integran la universidad politécnica.
Descripción del Producto
El manual de normas y procedimientos administrativos se preparó con
el fin de delimitar las responsabilidades y las funciones de los integrantes de
la Unidad de Capacitación y Adiestramiento. Su objetivo primordial es
describir todas las actividades y distribuir las responsabilidades en cada uno
de los cargos de la dirección de Gestión de Talento Humano de la
Universidad Politécnica “Andrés Eloy Blanco” UPTAEB. De esta manera, se
evitan funciones y responsabilidades compartidas que no sólo redunda en
pérdida de tiempo.
40
Por ello Correa ( 2004) plantea:
El manual de normas y procedimientos administrativos corresponde a un documento donde se especifican una serie de normas y procedimientos relacionados básicamente con las novedades de personal tanto en lo relacionado con nómina, bonificaciones, incentivos de índole interno y extralegal; como también las normas relacionadas con las acciones de carácter disciplinario. Este documento, aunque es aparte de los anteriores, también especifica un conjunto de procedimientos internos y recalca sobre los niveles de autorización requeridos para cada caso.No se debe confundir la finalidad de este documento con el reglamento laboral de la empresa, documento este que se refiere específicamente a las normas que delimitan el comportamiento y la convivencia de los empleados de la compañía.
Es decir, un manual de normas y procedimientos es el documento que
contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización
de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener
información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos
necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que
pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información
básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas,
facilita las labores de auditoría, la evaluación,control interno y su vigilancia, el
cuidado en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando
o no adecuadamente.
Es importante, al describir las funciones y las responsabilidades de
forma tal que al hacer una evaluación de dicho manual, se pueda tener una
forma objetiva de medir el grado de cumplimiento de cada una de las
funciones básicas con el fin de que podamos tener un método sencillo de
control de gestión sobre los cargos.
41
Considerando, que la elaboración de los manuales de normas y
procedimientos administrativos debe ser una herramienta que ayude a toda
la comunidad a su excelente práctica y la mejor manera de medir el
desempeño es por medio del control de gestión y la aplicación de los
indicadores adecuados para la medición.
Por medio de esta propuesta se procedió a presentar en forma
ordenada y sistemática las normas y los procedimientos llevados en la
Unidad de Capacitación y Adiestramiento de la UPTAEB, con la finalidad de
dotar a la Universidad de un instrumento que indique la forma de hacer las
actividades y facilite en un momento determinado la verificación de los pasos
a seguir para el cumplimiento de las funciones, así como garantizar la
continuidad de los procedimientos aun cuando sucedan cambios a nivel
administrativo.
Cabe destacar, por todas las consideraciones anteriores evaluar el
Manual de Normas y Procedimientos Administrativo, para tal fin se aplicó un
cuestionario, se realizaron visitas, observaciones directas y una entrevista
para verificar la utilización, eficacia e implantación del mismo por parte de los
funcionarios que conforman la Unidad de Capacitación y Adiestramiento,
además se resaltó la importancia del mismo ya que dará grandes beneficios
en procesos de control, organización, dirección y planificación en la Unidad
de Capacitación y Adiestramiento.
Finalmente, los manuales de normas y procedimientos administrativos
son una herramienta que sirven para el manejo y planificación de los
recursos organizacionales, sean estos recursos humanos o materiales; a su
vez constituyen un medio para agilizar los procesos administrativos y
aumentar el logro de los objetivos. Por otra parte, ofrece el personal una guía
para la ejecución de las labores, que resultará particularmente valiosa para
42
instruir al personal de reciente ingreso y es de gran utilidad para evitar
errores o pasar por alto aspectos elementales.
La Unidad de Capacitación y Adiestramiento surge de la inquietud de
mantener al personal actualizado en los procesos que realiza, así como
también capacitarlo para realizar tareas o procedimientos nuevos y/o
proporcionarles herramientas para incentivar su crecimiento tanto profesional
como personal. Por ello es importante que la misma disponga de la
mencionada herramienta donde se plasman todos los procedimientos.
De esta formase plantea que la Unidad de Capacitación y
Adiestramiento esté inmersa en un programa de normalización; por esta
razón se propone la siguiente visión y misión.
Sistematización de las Experiencias.
El proyecto mencionado se diseñó basado en una investigación inmersa
principalmente en las ciencias sociales que se basan en una metodología
basada en principios teóricos tales como la fenomenología, hermenéutica, la
interacción social, empleando métodos de recolección de datos que son no
cuantitativos, con el propósito de explorar las relaciones sociales y describir
la realidad tal como la experimentan los correspondientes.
Para ello, se utilizó como técnica de recolección de datos la
observación directa, una entrevista semi- estructurada y un cuestionario,
aplicados a los funcionarios que laboran en la Dirección de Gestión de
Talento Humano, para determinar el grado de ejecución y evaluación del
proyecto socio integrador.
43
De igual forma, para la realización de la presente propuesta se
desarrolló un Proyecto Socio Integrador de Aprendizaje, debido a que la
misma es una herramienta investigativa que facilita la participación de todos
los actores sociales que integran una comunidad de estudio, asimismo, por
medio de este estudio se realizó una interacción entre los sujetos
participantes, comunidad y facilitadores.
Aunado, a que los proyectos son el eje central del Programa Nacional
de Formación en Administración, los mismos comprenden la integración
multidimensional de los saberes y conocimientos, su aplicación en la
resolución de problemas, el desarrollo de potencialidades y el mejoramiento
de la calidad de vida de las comunidades, las regiones, el país y en este
caso particular de los funcionarios que laboran en la Unidad de Capacitación
y Adiestramiento de la Dirección de Gestión del Talento Humano de la
Universidad Politécnica Andrés Eloy Blanco.
Por lo tanto, la articulación de las actividades del proyecto socio
integrador están caracterizadas por el aprendizaje como proceso, que se
construye con otros en un contexto social comunitario para potenciar las
habilidades, destrezas y saberes (hacer, convivir, ser y el conocer) del
participante con los tutores, equipos de trabajo y comunidad en general.
De la misma manera, el proyecto socio integrador se apoyó en el
aprendizaje cooperativo el cual se caracteriza por tener un enfoque que trata
de organizar las actividades dentro del aula para convertirlas en una
experiencia social y académica de aprendizaje.
Los participantes trabajan en equipo para realizar las tareas de manera
colectiva, aplicándolos a la direcciones en estudio, de manera de apoyo a
otras unidades adscritas a la Universidad. Cabe resaltar, que el aprendizaje
en este enfoque depende del intercambio de información entre los
participantes, los cuales están motivados tanto para lograr su propio
aprendizaje como para acrecentar el nivel de logro.
44
Igualmente, en un aprendizaje por proyecto, caracterizado por ser una
actividad que requiere de una planificación y reflexión, para adecuar las
competencias que se desean lograr en el participante, contribuyendo así a la
construcción activa de un nuevo modelo de desarrollo integral sustentable
humanístico, social y dialéctico; centrado en aprendizajes integrados e
integradores, concebidos como un conjunto de saberes y valores requeridos
por el ser humano para formar parte de un colectivo.
Del mismo modo, el Proyecto Socio Integrador orientará la generación
de un moderno modelo de conocimientos de los procesos administrativos en
la dirección de Gestión del Talento Humano, donde a través del Manual de
Normas y Procedimientos Administrativos, se colocará a la universidad
venezolana, en este caso representada por la Universidad Politécnica Andrés
Eloy Blanco, como ejemplo a seguir, ya que en la misma se están ejecutando
transformaciones y grandes retos en sus estructuras académicas,
administrativas y organizativas.
Logrando así ser modelo de la gestión administrativa de la universidad
actual lo representa la inclusión, la atención a la diversidad, el desarrollo y la
intervención social, que han llevado a re conceptualizar los currículos
tradicionales, centrados en la formación academicista a currículos
socialmente pertinentes que involucren a los estudiantes en actividades de
desarrollo comunitario, proyectos de servicio social, e intervención
permanente en las comunidades.
De igual forma, la metodología empleada se adecua a las orientaciones
concebidas en los Programas Nacionales de Formación, donde se establece
realizar proyectos socio integradores, esto con el fin que exista una
articulación de las actividades alrededor de un proyecto, lo cual permite
desarrollar el sentido de vinculación de la universidad con las comunidades,
generando así un diálogo de saberes, facilitando el aprendizaje al servicio de
las necesidades reales y sentidas de la comunidad, caracterizado por un
45
aprendizaje como proceso que se construye con otros en un contexto social
comunitario y en cooperación, para potenciar las habilidades, destrezas y
conocimientos individuales y colectivos de los participantes.
Igualmente, a través de estos Proyectos Socio Integradores de
Aprendizaje, se diagnosticaron situaciones o problemáticas y a su vez los
participantes, a través del contacto directo con el talento humano de la
Universidad, solventa una situación a través del Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos, diseñado para la Unidad de Capacitación y
Adiestramiento de la Universidad Politécnica Andrés Eloy Blanco (UPTAEB).
Dicha información se realizó durante la IV parte de elaboración del proyecto
socio integrador, la cual estuvo representada por los resultados y logros del
proyecto. Ahora bien, en la fase actual, que corresponde a la IV parte, se
desarrolló la evaluación de la propuesta, con el fin de optimizar las
debilidades detectadas durante esta fase conocer el impacto social
generado por el manual en la Unidad en estudio.
En consecuencia, se determinó que el proyecto socio integrador de
aprendizaje originó actitudes positivas y la participación de todos los actores
sociales que integran la comunidad en estudio, esto con el objetivo de lograr
la eficacia en la organización, en cuanto al cumplimiento de las Normas y
Procedimientos Administrativos en el proceso de Capacitación y
Adiestramiento para dar una pronta respuesta al público interesado como
Docentes, Personal Administrativo, Personal de Servicio y Estudiantes en
general.
Finalmente, es necesario puntualizar que la elaboración y evaluación
del presente proyecto socio integrador de aprendizaje, constituye el
desarrollo de un eje central para la formación de los participantes, ya que
proporciona herramientas para el crecimiento personal y/o profesional,
permite diagnosticar y vivenciar una realidad en la Unidad de Capacitación y
Adiestramiento, ya que allí trabajan los participantes tutelados y de esta
46
manera se observa, describe, analiza, evalúa y verifica una necesidad en un
contexto social, fortalece la toma de decisiones, el conocimiento, el trabajo
en equipo logrando el desarrollo de un nuevo administrador que lleve las
potencialidades, habilidades en los procesos administrativos y se fortalecen
las tareas y funciones que realizan los analistas adscritos, en el contexto de
estudio
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Recomendaciones
De esta manera concluimos con las siguientes recomendaciones para
que el proceso del uso del Manual, sea el más efectivo
Implementar el uso del manual de Normas y Procedimientos
Administrativos en otras unidades de la dirección de gestión del
Talento Humano.
Dar inducción al personal nuevo ingreso sobre el uso del mismo.
Facilitar el acceso al Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos, proporcionando una copia en digital, a cada uno
del personal adscrito a la Unidad de Capacitación y
Adiestramiento y manteniendo una copia física en el lugar de
trabajo.
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Cuestionario
1. Sabía usted que existe un Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos en la Unidad de Capacitación y Adiestramiento?
_____ Sí _____ No
2. Recibió alguna inducción sobre el mismo?
_____ Sí _____ No
3. Tiene alguna versión electrónica del Manual de Normas y
Procedimientos de la Unidad de Capacitación y Adiestramiento?
_____ Sí _____ No
4. En el Manual de Normas y Procedimientos se presenta la información
de manera concisa y en un lenguaje comprensible?
_____ Sí _____ No
5. Ha facilitado de alguna manera, sus procesos, el Manual de Normas y
Procedimientos Administrativos?
_____ Sí _____ No
6. Con que frecuencia consulta el Manual de Normas y Procedimientos?
(marque una sola respuesta)
_____ una vez a la semana ____ una vez al mes
_____ varias veces al año ____ rara vez
7. Quéversiónconsulta, por lo general? (marque una sola respuesta)
_____la versión impresa ____ la versión electrónica
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8. En su opinión; al consultar el Manual de Normas y Procedimientos
Administrativos ¿es de fácil comprensión?
____ muy fácil ____ relativamente fácil
____ un poco difícil ____ muy difícil
Comentarios:
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________________________________________________________
9. En su opinión, el Manual de Normas y Procedimientos Administrativos
contiene:
_____ Muy poca información
_____ Demasiada información
_____ La información adecuada
10.Formule comentarios adicionales sobre la utilidad general del Manual
de Normas y Procedimientos Administrativos de la Unidad de
Capacitación y Adiestramiento de la UPTAEB.
________________________________________________________
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Entrevista
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N° Aspectos a Considerar Análisis Interpretativo1 Conocen todos los empleados el manual de la gestión
de talento humano.2 Se evidencia interacción en el trabajo atravez del manual.3 Los empleados muestran interés en el desempeño de
sus funciones y en el manual. 4 Existen planes estratégicos de logro de metas en cada
unidad de la Oficina de gestión de talento humano.5 El personal labora en un clima de confianza y amistad6 Existe respeto y compromiso de parte del personal hacia
la Institución7 El trato por parte del personal es eficiente y armonioso8 Se reconoce la misión y visión institucional9 El personal de la Oficina de talento humano, está
calificado para cumplir con sus funciones10 Se evalúan y controlan las actividades que ejecuta el
personal11 Existen herramientas tecnologías adecuadas a las
funciones del personal12 El personal trata de solventar los problemas de la Oficina13 El personal participa en el proceso de toma de decisiones
14 Existe comunicación directa entre el personal y el Jefe de personal
15 La institución cuenta con una estructura adecuada
16 Reciben los empleados incentivos laborales y sociales
17 Conocen los empleados de la dirección el manual de normas y procedimientos
18 La Organización implementa programas de entrenamiento de personal
19 El personal posee conocimiento sobre las normativas legales del manual.
20 Cumplen los empleados con sus funciones, utilizando los procesos administrativos (planeación, organización, dirección y control)
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Bibliografía
Chiavenato (2003) Las funciones de la organización. Quinta edición.
Harold KoontzHeinzWeihrich.Administración una Perspectiva Global. Décima
Edición.
Constitución Nacional de la República Bolivariana de Venezuela.: publicada
en la Gaceta Oficial N° 36.860 de fecha 30/12/1999.
Manuales Administrativos: Guía para su Elaboración. Franklin Fincowsky,
Enrique Benjamín. México, D. F. MX. Mc Graw-Hill. 1998.
Múnich y Gomal (1999). Ciclo del Proceso Administrativo. Sexta Edición.
Reglamento Orgánico del Ministerio del Poder Popular para la Educación
Superior, decreto N° 6076 del 14/05/2008.
Reglamento de Institutos y Colegios Universitarios. Decreto N° 865 de Fecha
27/09/1995. Gaceta 35.946 de Fecha 25/04/1996.
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Visitas a la comunidad Dirección de Talento Humano Unidad de
Capacitación y Adiestramiento del
UPTAEB
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