manual de ms project 2003

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAO

CURSO - TALLER DE:

Gestión de

Proyectos aplicando

MS - Project 2003

Expositor: Ing. Luis Enrique Vilca Siguas

2007

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LA GESTIÓN DE PROYECTOS

La gestión de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de dólares. La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Además, todos los proyectos constan de tres fases principales:

1. Crear el plan 2. Administrar y realizar un seguimiento del proyecto 3. Cerrar el proyecto

Microsoft Project 2003

Microsoft Project es un programa o software para la gestión de proyectos. Esta aplicación permite organizar la información acerca de la asignación de tiempos a las tareas, los costos asociados y los recursos, tanto de trabajo como materiales, del proyecto para que se puedan respetar los plazos sin exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos planteados. Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos eficaz y flexible que puede utilizar para controlar proyectos simples o complejos. Le ayudará a programar y realizar un seguimiento de todas las actividades para supervisar su progreso.

Triángulo del Proyecto

En Microsoft Project 2003 los tres factores que conforman cada proyecto son:

Tiempo: el tiempo para completar el proyecto, que se refleja en la programación del mismo.

Dinero: el presupuesto del proyecto, que se basa en el costo de los recursos; personas, equipamiento y materiales necesarios para realizar las tareas.

Ámbito: los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlos.

Este trío de tiempo, dinero y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto. La relación entre estos elementos difiere de un proyecto a otro, y determina la clase de problemas que encontrará y las soluciones que puede

EXPOSITOR: ING. LUIS ENRIQUE VILCA SIGUAS [email protected].: 458-6928 , CEL.: 96701647

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mailto:[email protected]

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implementar. Si sabe dónde encontrará delimitaciones y dónde podrá ser flexible, le será más fácil planear y administrar el proyecto.Base de Datos de Microsoft Project

Microsoft Project almacena los detalles acerca del proyecto en su base de datos. Utiliza esa información para calcular y controlar la programación, los costos y otros elementos del proyecto, mediante la creación de un plan. Cuánto más información se proporcione, más preciso será el plan. Como si se tratara de una hoja de cálculo, Microsoft Project muestra los resultados de los cálculos inmediatamente. Pero el plan del proyecto no se crea mientras no se introduce la información esencial acerca de todas las tareas. Sólo entonces se verá cuándo finalizará el proyecto o las fechas en las que están programadas las tareas. Microsoft Project coloca la información que se introduce y la que calcula en campos que contienen tipos de información específicos, como nombres o duraciones de tareas. En Microsoft Project, generalmente cada campo aparece en una columna.

Ver los datos necesarios

La base de datos del proyecto contiene gran cantidad de información, pero en un momento dado sólo necesita una parte de la misma. Para tener acceso a la información, se utilizan las herramientas siguientes:

Vistas, que presentan un subconjunto de información del proyecto en un formato fácil de interpretar. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt muestra información básica de tareas en columnas y un gráfico de barras.

Tablas, que definen las columnas mostradas. Filtros, que permiten centrarse en tareas o recursos específicos. Cada vista

presenta una clase de información diferente. Las tablas y los filtros ajustan la información. El cambio de vistas, tablas o filtros puede ocultar información, pero no la elimina. Seguirá estando en la base de datos y seguirá actualizándose.

Vistas

Son las combinación de una o más vistas (Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.) y, si procede, una tabla y un filtro. Las vistas permiten especificar, organizar y examinar la información en diversos formatos. Existen tres tipos de vistas:

1. Los diagramas o los gráficos representan la información gráficamente. Las vistas Diagrama de Gantt, Diagrama de red, Gráfico de recursos y Calendario son diagramas o gráficos.

2. Las hojas representan la información en filas y columnas. Cada fila contiene información acerca de tareas o recursos específicos. Cada columna contiene un campo en el que se especifica información concreta sobre las


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tareas o los recursos. En Microsoft Project, las columnas se denominan normalmente campos.

3. Los formularios representan la información en un formato similar al de un formulario de papel. Los formularios muestran la información de una tarea o de un recurso individual.

TablasSon el conjunto de columnas que muestra información específica de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja.

FiltrosEspecifican la información de una tarea o de un recurso que se debe mostrar o resaltar en una vista. Por ejemplo, cuando se aplica el filtro Tareas críticas, sólo se muestran las tareas críticas.

Cómo programa Microsoft Project

Microsoft Project programa el comienzo y el fin de una tarea teniendo en cuenta muchos factores, incluidas las dependencias entre tareas, las delimitaciones y las interrupciones, como días festivos y vacaciones.Lo que es más importante, Microsoft Project programa cada tarea utilizando la fórmula:

Donde:

Duración es la cantidad de tiempo que transcurre antes de que la tarea esté realizada.

Trabajo es el esfuerzo necesario durante un período de tiempo para realizar una tarea.

Esfuerzo de recurso es la cantidad de esfuerzo de los recursos asignados a la tarea y su asignación.

Por ejemplo: Si tres pintores trabajan dos días en una tarea, con un esfuerzo de 8 horas

diarias, el trabajo de cada recurso es 16 horas (2 días * 8 horas). El esfuerzo total de los recursos es 24 horas al día (3 pintores * 8 horas). El trabajo total en la tarea es 48 horas (2 días * 8 horas * 3 pintores). La duración es 2 días: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).

La comprensión de esta fórmula es importante para saber en qué forma los cambios que realiza en las tareas afectan a la programación del proyecto.

Seguimiento y Cierre

Una vez creada la lista de tareas y proporcionada la información de programación, se genera el plan. Se podrá ver un modelo completo del


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Duración = trabajo / esfuerzo de recurso


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proyecto, con su fecha de finalización y las fechas de comienzo y fin de cada tarea.

Los siguientes pasos son:

Revisar el camino crítico para detectar posibles problemas. Un camino crítico es una serie de tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que el proyecto finalice en la fecha programada. Si se retrasa cualquier tarea de un camino crítico, puede retrasarse la fecha de finalización del proyecto.

Evaluar y optimizar el plan. Antes de iniciar el proyecto y de forma periódica durante su ejecución, se deberá evaluar y ajustar el plan del proyecto considerando el ámbito, los recursos y la programación.

Actualizar Microsoft Project en cuanto al progreso de las tareas. A cambio, mostrará el plan del proyecto actualizado. Se puede actualizar el plan personalmente, o puede hacerlo el equipo con Microsoft Project Central o mediante correo electrónico. Una vez que el plan ha sido actualizado, se revisa para comprobar el efecto de los cambios. ¿Está el proyecto por encima del presupuesto? ¿Está programado que algún miembro del equipo trabaje horas extra? ¿Va a finalizar tarde el proyecto?.

Cierre del proyecto. Evaluar las lecciones que se han aprendido y las mejores prácticas.

Definir un proyecto

Durante la fase de planificación de proyectos que tienen una duración significativa o requieren los servicios de muchas personas, es importante definir los objetivos, las suposiciones y las delimitaciones del proyecto.

Definir los objetivos del proyecto

Unos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el éxito del proyecto vendrá determinado por el grado de cumplimiento de los mismos. Un objetivo de proyecto claro es específico y mensurable. Deben evitarse objetivos imprecisos como "Crear resultados modernos". Los objetivos de un proyecto pueden incluir:

Una lista de resultados del proyecto. Fechas de cumplimiento específicas, tanto para la finalización del proyecto

como para los hitos intermedios. Criterios de calidad específicos que deben cumplir los resultados. Límites de costo que no debe sobrepasar el proyecto.

Para que los objetivos resulten eficaces, es importante que todos los participantes del proyecto estén oficialmente de acuerdo con ellos. A menudo, el administrador del proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente del proyecto. Tras crear un documento de objetivos


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en un programa diferente de Microsoft Project, puede adjuntarlo al archivo de proyecto para tener acceso a él de forma sencilla.

Definir las suposiciones del proyecto

Durante la etapa de planificación de un proyecto, probablemente surgirán muchas cuestiones importantes sin respuesta; por ejemplo, cuándo estarán disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cuánto tiempo llevará un nuevo proceso. Para comenzar la planificación, se hacen conjeturas hipotéticas y, a continuación, se utilizan esas estimaciones para crear la programación. Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que:

Los participantes del proyecto puedan criticarlas y, después, apoyar formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto.

Se pueda actualizar la programación cuando se disponga de información adicional sobre esos factores.

Hay que tener en cuenta las siguientes áreas del proyecto para identificar suposiciones subyacentes:

Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas, ¿son conscientes dichas personas de esta dependencia y están de acuerdo con las fechas de entrega establecidas?

Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento): Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto están bajo otro cargo, ¿a cargo de quién están? Y, ¿ha aprobado esa persona la utilización de estos recursos?

Duraciones de las tareas: ¿Están fundamentadas las estimaciones de tareas en una información sólida o en conjeturas?

Costos del proyecto: ¿Qué importancia tiene el costo en el proyecto? ¿Quién debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario?

Tiempo disponible: Si se está trabajando teniendo presente una fecha límite conocida, ¿se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad?

Resultados: ¿Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de otros participantes? Si se deben hacer concesiones en el resultado, ¿están de acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de hacer las concesiones en primer lugar?

Estos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un proyecto complejo. El éxito del proyecto depende en último término de la identificación de suposiciones y de la realización de planes alternativos de seguridad, así como de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado.


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Definir las delimitaciones del proyecto

Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las opciones del administrador del proyecto. Normalmente, las tres delimitaciones principales son:

Programación, como una fecha de fin fija o una fecha límite para un hito principal.

Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, así como los costos asociados), como un presupuesto preestablecido.

Ámbito, como un requisito de realización de tres modelos del producto.

Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos, y también afecta a la calidad total. Por ejemplo, si decrece la duración del proyecto (programación), puede aumentar el número de trabajadores necesarios (recursos) y reducirse el número de características que pueden incluirse en el producto (ámbito).

El administrador del proyecto determina entonces si este ajuste es aceptable. Este concepto se denomina "delimitaciones triples de administración del proyecto" o "triángulo del proyecto".

Durante el proceso de planificación, se deben enumerar las delimitaciones del proyecto para asegurarse de que todos los participantes del proyecto las conocen y tienen la oportunidad de hacer observaciones acerca de las mismas. También es importante que los participantes se pongan de acuerdo sobre la forma en que se ha de responder a delimitaciones inesperadas que puedan surgir durante el proyecto. Por ejemplo, si los costos laborales resultan superiores a los previstos, los participantes pueden desear reducir el ámbito del proyecto de ciertas maneras específicas predefinidas.

Preparar un plan de administración del ámbito

Una vez identificados los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto, está en condiciones de preparar un plan de administración del ámbito.

El ámbito del proyecto es la combinación de todos los objetivos y tareas del proyecto con el trabajo necesario para su ejecución, y el plan de administración del ámbito establece un procedimiento para el tratamiento de los cambios que se efectúen en el proyecto.

El plan de administración del ámbito es útil porque los equipos del proyecto deben ajustar a menudo sus objetivos durante el mismo, y todos los


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participantes del proyecto tienen que estar informados puntualmente de los cambios que se introduzcan. El plan de administración del ámbito puede incluir:

Una evaluación de la probabilidad de que haya que cambiar el ámbito, con qué frecuencia y en qué medida.

Una descripción de cómo se identificarán y clasificarán los cambios del ámbito. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, puede establecer que si el cliente solicita cambios del diseño con un costo inferior a 1.000 dólares, el capataz puede aprobarlos, pero si el costo es superior, el administrador del proyecto y el cliente deben evaluar de nuevo el ámbito del proyecto en términos de costo, recursos y otros factores.

Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifique un cambio del ámbito (por ejemplo, informar del mismo al patrocinador e impartir una orden de cambio del contrato).

Un plan de administración del ámbito bien preparado puede servir de base para confeccionar el plan de emergencia del proyecto.

Crear un plan de proyecto

Cuando se hayan definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales, se puede comenzar a crear el plan. Primero se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, así como la duración de cada tarea. A continuación, se agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos.

Después se asignan estos recursos a las tareas. Con esta información, Microsoft Project crea una programación. Se puede comprobar la programación y ajustarla según sea necesario. Los primeros pasos en la creación de una programación consisten en iniciar un nuevo archivo, designar una fecha de comienzo o fin del proyecto e introducir información general del proyecto.


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CONCEPTOS BÁSICOS PARA EL BUEN USO DEL MS-PROJECT 2003

QUÉ ES MS-PROJECT?

Microsoft Project es un software que sirve como herramienta para la Gerencia de Proyectos, desarrollado por Microsoft. MS-Project ha sido desarrollado para dirigir proyectos según la metodología del Project Management Institute (PMI), acorde a la Guía para el Cuerpo del Conocimiento de la Gerencia de Proyectos (Guía del PMBOK). A la fecha el MS-Project se encuentra en su versión 2003 el cual adiciona facilidades para gerenciar proyectos vía Internet, con sus herramientas de MS-Project Server y comunicación vía e-mail.

Microsoft es una de las tantas empresas que utilizan la metodología del PMI para gerenciar sus proyectos, muestra de ellos es el gran número de inscritos y certificados por el PMI.

EN QUÉ NOS AYUDA EL MS-PROJECT?

EL MS-Project ayuda en los procesos de planificación y control de las gerencias de alcance, costo y tiempo en forma casi total y en una forma parcial en los procesos de las gerencias de calidad, recursos humanos, comunicaciones, procura (cuidado en los negocios) y riesgos. El verdadero potencial de esta herramienta se encuentra en la integración de los procesos de planificación y control (seguimiento del avance) el cual nos provee tanto reportes de estado del proyecto como proyecciones de la misma en costo y tiempo, mediante técnicas como el “Valor Ganado” (Earned Value). Se ha detectado en distintos proyectos de diversas áreas el deficiente uso de la herramienta Ms-Project, limitándolo sólo a la planificación que posteriormente se deja de lado muchas veces pegado en las vitrinas o paredes, la justificación que comúnmente se escucha para este hecho es: “... las planificaciones son irreales ya que el primer día se desbarata dicha planificación, y posteriormente no tenemos tiempo para actualizarla, sólo lo actualizamos para presentar reportes finales...”. De lo descrito anteriormente se observa el gran esfuerzo perdido en cada proyecto tanto en la planificación como en la actualización esfuerzo que no se aprovecha para dejar información histórica en futuros proyectos, ya que se encuentra desarticulada, asimismo se desaprovecha la oportunidad de crear una cultura de gerencia de proyectos en la organización. Pero la causa de estos esfuerzos perdidos es debido a la ausencia de una metodología de gerencia de proyectos. El software sólo es una herramienta, imagínese usar Word sin saber leer ni escribir o utilizar el SAP 2000 teniendo pocos criterios de Ingeniería estructural o de la misma manera utilizar el SPSS con pocos conocimientos de Estadística. Una buena planificación, con una Estructura de


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descomposición del Trabajo (WBS) de soporte, y con un adecuado seguimiento y control nos ayudarán a crear una cultura de gerencia de proyectos.

EL AMBIENTE DE TRABAJO DE MICROSOFT PROJECT 2003

A la izquierda se encuentra la barra de vistas (Figura 1.0). En el centro se encuentra la vista del Diagrama de Gantt dividida verticalmente por una línea.

A la derecha de la línea se encuentra el Gráfico de Gantt con la Escala Temporal arriba y las barras de desplazamiento a la derecha y a la izquierda del mismo.

A la izquierda de la línea se encuentra la tabla de tareas que se muestra como una tabla de Excel donde cada columna tiene un nombre, y cada fila representa una tarea.


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Figura 1.0


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PROYECTO

Después que el proyecto ha pasado la etapa de factibilidad, comienza el proceso de programación.

Para plantear los objetivos del proyecto, se deben tener en cuenta las conclusiones obtenidas al momento de realizar el: Análisis técnico Análisis económico financiero Análisis de riesgo

Para entender el lugar de esta etapa en el ciclo de vida del proyecto. Veamos el esquema básico de proyecto de la Figura 2.0.


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NECESIDAD - IDEA PREDEFINICIÓN DEL

PROYECTO

FACTIBILIDADTÉCNICA

PREDEFINICIÓN DE OBJETIVOS Y

CARACTERÍSTICAS

FACTIBILIDADECONÓMICA

ANÁLISIS DE RIESGO

FORMULACIÓN DEL PROYECTO

OBJETIVOS Y CARACTERÍSTICAS DELPROYECTO

PROGRAMACIÓN

SEGUIMIENTO

EVALUACIÓN DE RESULTADOS

UD. ESTÁ AQUÍ


I

Para realizar la programación, es importante no alejarse de los aspectos centrales que permiten el éxito del proyecto. No se deben perder de vista:

Objetivos y metas del proyecto. Áreas y tareas críticas para el plazo o el costo. Áreas y tareas que aportan valor.

TÉCNICAS BÁSICAS DE PROGRAMACIÓN PARA EL BUEN USO DEL MS-PROJECT

Diagrama (Barras) de Gantt

El Diagrama de Gantt nos permite ver fácilmente cuando deben empezar y cuando deben terminar las tareas. Hay dos métodos principales para crear un diagrama de gantt; estos métodos están representados en la Figura 3.0. En este enfoque las tareas (tomadas de la WBS) se enumeran en el eje vertical, mientras que el tiempo se mide a lo largo del eje horizontal.


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Figura 2.0

Figura 3.0


I

Diagrama de Red PERT/CPM

A fines de la década de los 50, se desarrollaron simultáneamente dos técnicas que permiten a los grupos de trabajo de un proyecto examinar las consecuencias que tiene sobre el organigrama general del proyecto la modificación de las fechas de iniciación y de terminación. Una de las técnicas, desarrollada para el programa del Misil Polares, fue llamada PERT (Program Evaluation and Review Technique).

La otra, desarrollada por DuPont fue llamada Método del Camino Crítico (CPM). Ambos métodos basados en diagramas de flujo que parecen similares, pero que contienen un enfoque diferente de los cálculos del organigrama .

A lo largo de los años se han dedicado muchísimas horas a discutir los méritos de un método sobre el otro. Pero actualmente se establecen cada menos distinciones entre ambos. De hecho, en el software de planificación de los microordenadores que se ha hecho popular, se ha hecho un híbrido ampliamente aceptado, el PERT/CPM, que aprovecha las mejores características de cada uno de los métodos .Por lo tanto, no se hará distinción de ellos.

Para construir una red PERT/CPM el primer paso que hay que dar es crear una Estructura de Descomposición de Trabajo (WBS) para el proyecto. El siguiente paso, es crear una suerte de diagrama de flujo específico a partir de la información contenida en la WBS. Lo que hacen las redes PERT/CPM es incorporar la información de planificación a un diagrama de flujo básico. Ejemplo: Paseo de Familia (Ver figura 4.2)

N° NOMBRE DE TAREA DURACIÓN

1 Preparar té helado 15 minutos

2 Preparar emparedados 10 minutos

3 Preparar fruta 02 minutos

4 Preparar canasta 02 minutos

5 Acondicionar mantas 02 minutos

6 Arreglar Objetos deportivos 03 minutos

7 Cargar al auto 04 minutos

8 Cargar gasolina 06 minutos

9 Trasladarse al lugar del paseo 20 minutos


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I

CAMINO (RUTA) CRÍTICO

Hay un concepto de la mayor importancia para comprender lo que es una red PERT/CPM: el concepto de camino crítico. El camino crítico en una red de planificación es la vía que requiere más tiempo para ser recorrida.

En la Figura 4.0 consideramos los dos caminos que nos llevan desde “Inicio” hasta “Preparar Canasta”. Se requieren quince minutos para completar el recorrido superior “Preparar Té helado”, mientras que el camino inferior, que se compone de dos tareas(“Preparar emparedados y Preparar fruta”), puede completarse en 12 minutos. Teniendo en cuenta el diseño de la red, el tiempo más largo que puede transcurrir entre “Inicio” y “Preparar canastas” es 15 minutos. Esto significa que el camino inferior tiene incorporado 3 minutos de holgura (buffer).

Como el camino crítico es siempre el más largo, no tiene holgura alguna. De hecho, si se produce un deslizamiento del organigrama a lo largo del camino, ese deslizamiento se reflejará en el proyecto en genera.


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I

En la Figura 4.0 el camino (ruta) crítico es representado por los cuadros sombreados. Para descubrir el tiempo necesario para completar el proyecto, bastará con que sumemos los tiempos parciales que se requieren para realizar cada una de las tareas que figuran en el camino crítico. En nuestro ejemplo, el tiempo necesario para realizar todo el proyecto es 50 minutos (15+2+3+4+6+20)


0Comienzo

15Preparar té

Helado

10Preparar

Emparedados

2Preparar Canasta

2Preparar

Fruta

6Cargar

Gasolina

2Acondicionar

Mantas

3Arreglar Objetos

Deportivos

4Cargar al

Auto

20Dirigirse al lugar del

Paseo

0Fin0

Inicio

15Preparar té

Helado

Figura 4.0

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PASOS PARA CREAR UN PROYECTO

INICIO DE LA PROGRAMACIÓN

Se desea realizar un proyecto: Paseo de familia. Para utilizar el programa vamos a suponer que somos el responsable de la familia, que estudia un proyecto familiar.

1) DATOS BÁSICOS DEL PROYECTO

Procedimiento:

1.- Iniciar Microsoft Project.2.- Hacer clic en menú “Archivo”.3.- Hacer clic en “Propiedades”.4.- Ingrese los siguientes datos:

4.- Hacer clic en “Aceptar”.

EXPOSITOR: ING. LUIS ENRIQUE VILCA SIGUAS [email protected].: 458-6028

16

Clic


2) CONFIGURAR EL MS-PROJECT:

Procedimiento:

1.- Hacer clic en menú “Herramientas”.

2.- Hacer clic en “Opciones”.

3.- En la ficha “Vista”, en la casilla de Símbolo (expresarlo así: S\. ó S. ó S)


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Hay que modifica

r


4.- Se mostrará de la siguiente forma.


18

Queda así


5.- Luego, hacer clic en la ficha “Programación”, y hacer clic en “Mostrar duración en:” y seleccionar “minutos”


19

2. Clic

3. Clic

4. Clic

1. Clic


6.- Luego ir a la ficha “Cálculo” y hacer clic en la opción “Automático” (si en caso no estuviera activado)


3) LUEGO, INGRESE LAS TAREAS CON SUS RESPECTIVAS DURACIONES EN MINUTOS Y DESPUÉS APLIQUE SANGRÍA A PARTIR DEL TÍTULO DEL PROYECTO.

NOMBRE DE TAREA DURACIÓN1 Preparar té helado 15 minutos2 Preparar emparedados 10 minutos3 Preparar fruta 02 minutos4 Preparar canasta 02 minutos5 Acondicionar mantas 02 minutos6 Acondicionar Aparejos deportivos 03 minutos7 Cargar al auto 04 minutos8 Cargar gasolina 06 minutos9 Trasladarse al lugar del paseo 20 minutos


20

Clic


NOTA: Copiar de Word todas las tareas y luego pegarlas en la tabla de tareas (Nombre de tarea) del MS-Project y se mostrará así la ventana

4) LUEGO, APLICAR SANGRÍA A LAS TAREAS Y SE MOSTRARÁ ASÍ LA VENTANA DE: “Diagrama de Gantt”.


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5) PERSONALIZAR LA ESCALA TEMPORALProcedimiento:1.- Hacer clic en menú “Formato”.2.- Hacer clic en “Escala temporal”.3.- Hacer los siguientes cambios:


22

1. Clic

2. Clic

3. Clic


4.- Se mostrará la venta de esta manera:


23

4. Clic

5. Clic

6. Clic

7. Clic y avanzar a la

Derecha


5.- Abrir nuevamente la venta de Escala temporal:


24

1. Clic

2. Clic

3. Clic

4. Clic


6) LUEGO, VINCULE LAS PRECEDENCIAS DE TAREAS SEGÚN EL DIAGRAMA (Ver figura 4.2)


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7) LUEGO, MOSTRAR LA RUTA CRÍTICA

Procedimiento:1.- Hacer clic en menú “Formato”.2.- Hacer clic en “Asistente para diagramas de Gantt”.


26

2. Clic

1. Clic



27

3. Clic

4. Clic

5. Clic


CAMINO DE LAS TAREAS CRÍTICA


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CASO 01

PROYECTO: Contabilidad

La empresa “Syscon”, necesita de un proyecto de sistema informático contable que se va a desarrollar en 5 Actividades (Etapas).

LISTADO DE ACTIVIDADES:

ESPECIFICAR NECESIDADES ANALIZAR CONTABILIDAD DISEÑAR APLICACIÓN CODIFICACIÓN PRUEBAS

Tenga en cuenta lo siguiente antes de comenzar a ingresar sus tareas y duraciones para su proyecto:El horario de trabajo es de: Lunes – Viernes: 08:00 a.m. – 01:00 p.m.

02:00 p.m. – 05:00 p.m.

1.- EL PROYECTO COMIENZA EL PRIMER DIA HÁBIL DEL MES DE: NOVIEMBRE DEL PRESENTE AÑO.

Procedimiento:1.- Hacer clic en menú “Proyecto”.2.- Hacer clic en “Información del proyecto”.3.- Configurar fecha de comienzo del proyecto


29

1. Clic

2. Clic

3. Clic


2.- CREAR CALENDARIO BASE PARA EL PROYECTO, LLAMADO “TAREA”

Procedimiento:

1) Hacer clic en el menú “Herramientas”2) Hacer clic en “Cambiar calendario laboral…”

3) Hacer clic en el botón “Nuevo”4) Poner nombre “TAREA” (escribir)5) Luego, hacer clic en la opción: “Crear nuevo calendario base”


30

1. Clic

Clic

2. Clic

3. Clic


3.- DISEÑAR EL CALENDARIO (NUEVO HORARIO) DEL PROYECTO:Procedimiento: 1) Hacer clic en el menú “Herramientas”2) Hacer clic en “Cambiar calendario laboral…”


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1. Clic, para

verificar

2. Clic y arrastre a la

derecha

3. Hasta

viernes


3) Hacer clic en la casilla (Desde) y modificar el nuevo horario

4) Luego, hacer clic en la matriz del calendario, se verifica y se confirma el nuevo horario laboral (TAREA).


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4. Clic y Modificar

5. Clic

6. Clic para

verificar

7. Clic


4.- CONFIRMAR EL CALENDARIO “TAREA”:Procedimiento:1) Hacer clic en el menú “Proyecto”2) Hacer clic en “Información del proyecto…”3) Hacer clic en el combo de “Calendario”, luego seleccionar “TAREA”


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1. Clic

2. Clic

3. Clic


5.- CONFIGURAR CALENDARIO:

Procedimiento:

1.- Hacer clic en menú “Herramientas”.2.- Hacer clic en “Opciones”.3.- Hacer clic en ficha: “Calendario”, luego configurar Calendario:

La semana comienza el LUNES El año fiscal comienza en ENERO Jornada Laboral: 08:00 horas Semana Laboral: 40 horas Días por mes: 20 días (No pulse el Botón Predeterminar)


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1. Clic

2. Clic


4.- Luego, actualizar las horas predeterminadas de ENTRADA y de SALIDA.

Jornada Laboral: 08:00 horas Semana Laboral: 40 horas

5.- Hacer clic en Aceptar

6.- LUEGO, INGRESE LAS TAREAS CON SUS RESPECTIVAS SUBTAREAS, DURACIÓN EN DÍAS.


35

Clic y Cambia

r

Clic


N° Nombre de tarea Duración1 Proyecto Contabilidad2 inicio 0d3 Especificar necesidades4 Estudiar Sistema Actual 15d5 Añadir Nuevas Características 10d6 Analizar Contabilidad 7 Estudiar Procesos 15d8 Estudiar Datos 10d9 Diseñar Aplicación10 Diseño de BD 10d11 Diseño Programas 10d12 Codificación13 Creación Esquema 10d14 Codificación Programas 30d15 Pruebas16 Prueba Unidades 5d17 Prueba del Sistema 15d18 Fin 0d

Se mostrará la ventana de esta manera:

7.- APLIQUE SANGRÍA AL TITULO DEL PROYECTO Y A LAS TAREAS RESPECTIVAMENTE.


36


ESCALA TEMPORAL: Nivel intermedio

ESCALA TEMPORAL: Nivel inferior


37

1. Clic

2. Clic

Clic


8.- CON LA ESCALA TEMPORAL, SE MOSTRARÁ ASÍ LA VENTANA DE: “Diagrama de Gantt”.

9.- LUEGO, VINCULE LAS PRECEDENCIAS (VINCULACIONES) DE TAREAS SEGÚN EL DIAGRAMA CPM SIGUIENTE.


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10.- LUEGO, APLICANDO PRECEDENCIAS (VINCULACIONES) SE OBTIENE EL SIGUIENTE DIAGRAMA DE GANTT:

NOTA:1) Ir al menú “Ver”.2) Hacer clic en “Zoom”.3) Hacer clic en la opción: “Proyecto completo”, y luego aceptar


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76

8

9

10

11

2

3 4

5

1

Inicio

Estudiar Sistema Actual

Añadir Nuevas Caract.

Estudiar Procesos

DiseñoPrograma

Estudiar Datos

DiseñoBD

Creación Esquema

Codificación programa

Prueba Unidades

Prueba Sistema

12 Fin


11.- AHORA, INGRESE LA LISTA DE RECURSOS CON SUS RESPECTIVOS TASA ESTANDAR (COSTOS) DE ACUERDO AL CUADRO SIGUIENTE:

Procedimiento:

1.- Ir al menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Hoja de recursos”.

N° Nombre de recurso Tipo Tasa estándar1 Betty Trabajo S\. 15.50 / h2 Luis Trabajo S\. 30.00 / h3 Antonio Trabajo S\. 50.20 / h4 Rosa Trabajo S\. 45.00 / h5 Kelly Trabajo S\. 17.30 / h6 Equipo Trabajo S\. 70.00 / h

3.- Luego, ingrese los recursos con sus respectivas Tasa estándar (costos).

4.- Se muestra así la ventana de “Hoja de recursos”.


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5.- Confirmar el calendario “TAREA” en la tabla “Hoja de recursos”.

12.- ASIGNE LOS RECURSOS A LAS TAREAS, DE ACUERDO AL CUADRO SIGUIENTE:


41

1. Clic

2. Clic


Nombre de tarea RecursoEstudiar Sistema Actual BettyAñadir Nuevas Características Luis Estudiar Procesos Antonio, KellyEstudiar Datos RosaDiseño de BD BettyDiseño Programas Luis, EquipoCreación Esquema Antonio, KellyCodificación Programas Betty, RosaPrueba Unidades Antonio, EquipoPrueba del Sistema Luis, Equipo

Procedimiento:

1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Diagrama de Gannt”.3.- Hacer clic en menú “Herramientas”.4.- Hacer clic en “Asignar recursos”.

5.- Se muestra así la ventana de diálogo: “Asignar recursos”.


42

1. Clic

2. Clic


6.- Se asigna los recursos de acuerdo a la tabla de recursos, de la siguiente manera:

NOTA:


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1. Clic

2. Clic

3. Clic


Para ingresar dos o más recursos a una misma tarea, se tendrá que emplear la tecla <CTRL> y seleccionar las tareas con el Mouse.

7.- Se muestra así la ventana de “Diagrama de Gantt”.

13.- ESTADÍSTICAS DEL PROYECTO

Procedimiento:1.- Hacer clic en menú “Proyecto”.2.- Hacer clic en “Información del proyecto”.3.- Hacer clic en el botón “Estadísticas”.


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RESULTADOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS CON MS PROJECT 2003

Nombre: ……………………………………………….. Turno: …….……………

Se pide:

1) La duración del Proyecto

RPTA:....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

2) Encontrar las Tareas Criticas

RPTA:

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

3) A cuánto asciende el Costo Total del proyecto?. Con los costos (tasa estándar) asignadas a los recursos.

RPTA:

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

4) En qué fecha finaliza el proyecto?

RPTA:

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

.............................................................................................................

“EL PENSAR ES APRENDER, EL QUE NO PIENSA SE QUEDA”


45


CASO 02 - A

Cosmetics Incorporated, ha decidido producir un nuevo producto revolucionario para el mercado de consumidores. Los problemas de planeación y control de las diversas fases del programa (promoción de ventas, adiestramiento de vendedores, fijación de precios, envase, publicidad y manufactura) son evidentes para la administración de empresa, y quieren que el usuario le guíe en esa difícil situación utilizando Ms Project para hallar el tiempo de finalización del trabajo. La primera empresa que produzca, distribuya y venda ese tipo de producto obtendrá grandes utilidades y también tendrá el mérito de haber lanzado al mercado un producto tan revolucionario. A continuación se da una lista de las actividades con los tiempos esperados, en términos de semanas.Tenga en cuenta lo siguiente antes de comenzar a ingresar sus tareas y duraciones: El proyecto comienza el primer día lunes hábil del mes de Enero-2006 El horario de trabajo es de: Lunes a Sábado

Lun-Vie de 08:00 a.m. - 01:00 p.m. y 02:00 p.m. - 05:00 p.m. Sab de 08:00 a.m. – 01:00 p.m.

1.- EL PROYECTO COMIENZA EL PRIMER DÍA LUNES HÁBIL DEL MES DE: ENERO - 2006.

Procedimiento:

1.- Hacer clic en menú “Proyecto”.2.- Hacer clic en “Información del proyecto”.3.- Configurar fecha de comienzo del proyecto



46

Clic


2.- CREAR CALENDARIO BASE PARA EL PROYECTO, LLAMADO “LABORANDO”

Procedimiento:

6) Hacer clic en el menú “Herramientas”7) Hacer clic en “Cambiar calendario laboral…”

8) Hacer clic en el botón “Nuevo”9) Poner nombre “LABORANDO” (escribir)10)Luego, hacer clic en “Crear nuevo calendario base”

11)Hacer clic en “Aceptar”


47

Clic

Clic


3.- PERSONALIZAR CALENDARIO “LABORANDO”:

Procedimiento:

4) Hacer clic en el menú “Proyecto”5) Hacer clic en “Información del proyecto…”6) Hacer clic en “Calendario”, luego seleccionar “LABORANDO”, para

confirmar el nuevo calendario.

7) Hacer clic en “Aceptar”


48

Clic


4.- ASIGNAR EL CALENDARIO (NUEVO HORARIO: LABORANDO) AL PROYECTO:

Procedimiento: 5) Hacer clic en el menú “Herramientas”6) Hacer clic en “Cambiar calendario laboral…”

7) Hacer clic en la casilla (Desde) y modificar el nuevo horario. Tal como se muestra en la ventana (LUN–VIE de 8 a.m -1 p.m y 2 p.m - 5 p.m)

8) Luego, hacer un clic en el encabezado (Cualquier letra, ejm: M), para verificar y confirmar el nuevo horario laboral.


49

Clic

Clic y arrastre a la

der.

1. Clic

2. Clic

3. Clic


9) Luego hay que hacer lo mismo para el horario del sábado: Al hacer clic en el encabezado (la letra S), hay que modificar el horario (Sábado: 08:00 a.m. - 01:00 p.m.), tal como se muestra en la ventana.

10)Hacer clic en “Aceptar”.5.- CONFIGURAR CALENDARIO:

Procedimiento:


50

4. Clic

5. Clic


1.- Hacer clic en menú “Herramientas”.2.- Hacer clic en “Opciones”.3.- Hacer clic en ficha “Calendario”, luego configurar Calendario:

La semana comienza el LUNES El año fiscal comienza en ENERO Jornada Laboral: 08:00 horas Semana Laboral: 48 horas Días por mes: 24 días (No pulse el Botón Predeterminar)

4.- Luego, hacer clic en ficha “Programación”, y hacer clic en “Mostrar duración en:” y seleccionar “semanas”


51

Clic



6.- LUEGO, INGRESE LAS TAREAS CON SUS RESPECTIVAS SUBTAREAS, DURACIÓN EN SEMANAS Y APLIQUE LAS SANGRÍAS A LAS TAREAS Y AL TÍTULO DEL PROYECTO RESPECTIVAMENTE.


52

Clic


Procedimiento:

1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Diagrama de Gantt”.3.- Ingrese las tareas.

N° Nombre de Tarea Duración1 Proyecto de Nuevo Producto2 inicio 0s3 Estudios previos4 Estudio de requerimiento de equipo 0.5s5 Escoger el proveedor del equipo 0.5s6 Investigación preliminar7 Determinar los procedimientos de manufactura 2s8 Determinar los procedimientos de control de calidad 2s9 Determinar los procedimientos óptimos de compra y de

inventario2s

10 Producto piloto11 Equipo recibido e instalado en fabrica 4s12 Personal disponible para la primera corrida de producción 0s13 Fijación de precios del producto 1s14 Tiempo para la producción de material de publicidad y su

recibo4s

15 Recibo de envases y suministros de empaque 0.5s16 Financiamiento de inventarios para el nuevo

producto2s

17 Primera corrida de Producción 4s18 Ventas19 Conferencias de ventas 0.5s20 Adiestramiento de ventas 1s21 Fin 0s

7.- AL INGRESAR LAS TAREAS CON SUS RESPECTIVAS SUBTAREAS Y DURACIÓN, SE MOSTRARÁ ASÍ LA VENTANA DE: “Diagrama de Gantt”.


53



54


8.- LUEGO, VINCULE LAS PRECEDENCIAS DE TAREAS SEGÚN EL DIAGRAMA SIGUIENTE.


9

8

10

7

1 2 3

6

4

Inicio

Estudio de requerimiento

de equipo

Equipo recibido e instalado en

fábrica

Fijación de precios del producto

Escoger el proveedor del equipo

Tiempo para la producción de material

de publicidad y su recibo

5

Determinar los procedimientos de manufactura

Determinar los procedimientos de control de

calidad

13

12

14

Financiamiento de inventarios para el

nuevo producto

Primera corrida de producción

Conferencia de ventas

11

Adiestramiento de ventas

Fin

Personal disponible para la primera corrida de producción

Recibo de envases y suministros de

empaque

Determinar los procedimientos óptimos de compra y de

inventario

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9.- LUEGO, APLICANDO PRECEDENCIA (VINCULACIONES) SE OBTIENE EL SIGUIENTE DIAGRAMA DE GANTT:

10.- AHORA, INGRESE LA LISTA DE RECURSOS CON SUS RESPECTIVOS COSTOS DE ACUERDO AL CUADRO SIGUIENTE:

Procedimiento:1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Hoja de recursos”.

N° Nombre de recurso Tipo Etiqueta de material

Tasa estándar

1 Dirección Trabajo $5,000.00/ms2 Jefe de proyectos Trabajo $3,000.00/ms3 Ingeniero de procesos Trabajo $3,500.00/ms4 Ingenieros de productos Trabajo $3,000.00/ms5 Ingeniero de fabricación Trabajo $2,500.00/ms6 Mercadotecnia Trabajo $2,500.00/ms7 Ventas Trabajo $3,000.00/ms8 Mano de obra Trabajo $0.00/h9 Equipo Trabajo $0.00/h

11.- SE MUESTRA ASÍ LA VENTANA DE: “Hoja de recursos”.


56


Luego, hacer clic en la columna “Calendario base”.y seleccionar el calendario que fue creado para el proyecto: LABORANDO (para cada recurso)

12.- AHORA, ABRIR LA HOJA DE

CÁLCULO MS-EXCEL Y REALIZAR LOS CÁLCULOS CORRESPONDIENTES:

El costo de la mano de obra y el costo de trabajo de los equipos se calculará con la Hoja de Cálculo Ms-Excel, teniendo los siguientes recursos y equipos:

El valor de los costos de mano de obra y trabajo de los equipos se copiará y se pegará en Ms-Project (no cierre la ventana de Excel).

Procedimiento:1.- Seleccionar el valor de la mano de obra.2.- Hacer clic en menú “Edición” y seleccionar copiar.3.- Luego en Ms Project en “Hoja de recursos”, seleccionar Tasa

estándar del recurso mano de obra y después para equipos.4.- Hacer clic en menú “Edición”, luego seleccionar pegado especial.5.- Hacer clic en pegar vínculo y luego Aceptar.

13.- AHORA, SE MUESTRA ASÍ LA VENTANA DE: “Hoja de recursos”.


El costo del Equipo se calcula con Excel, $ por Hora

El costo de la Mano de obra se calcula con Excel,

$ por Hora

Clic

Calcular suma

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14.- ASIGNE LOS RECURSOS A LAS TAREAS, DE ACUERDO AL CUADRO SIGUIENTE:

Procedimiento:1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Diagrama de Gantt”.3.- Hacer clic en menú “Herramientas”.4.- Hacer clic en “Asignar recursos”.

Nombre de tarea RecursoEstudio de requerimiento de equipo DirecciónEscoger el proveedor del equipo Dirección, Jefe de proyectosDeterminar los procedimientos de manufactura

Ingeniero de procesos

Determinar los procedimientos de control de calidad

Jefe de proyectos, Ingenieros de productos

Determinar los procedimientos óptimos de compra y de inventario

Dirección, Jefe de proyectos

Equipo recibido e instalado en fabrica Ingeniero de fabricaciónPersonal disponible para la primera corrida de producciónFijación de precios del producto Ingenieros de productosTiempo para la producción de material de publicidad y su recibo

Mercadotecnia

Recibo de envases y suministros de empaque

Mercadotecnia

Financiamiento de inventarios para el nuevo producto

Jefe de proyectos

Primera corrida de Producción Ingeniero de procesos, Mano de obra, Equipo

Conferencia de ventas Mercadotecnia, VentasAdiestramiento de ventas Mercadotecnia, Ventas

15.- AHORA, SE MUESTRA ASÍ LA VENTANA DE “Diagrama de Gantt”.


Se pega

58


Se pide:

5) La duración del Proyecto (utilizando el calendario LABORANDO)

6) Encontrar las Tareas Criticas

7) A cuánto asciende el Costo del proyecto?. Con los recursos y costos asignadas a las tareas.

8) Cuánto dura ahora el Proyecto?

9) En qué fecha finaliza el proyecto?

CASO 02 - B


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COSTO TOTAL DEL PROYECTOProcedimiento:1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Diagrama de Gantt”.3.- Hacer clic en menú “Ver”.4.- Hacer clic en Tabla: “Costo”.

ASIGNACIÓN DE MÁS RECURSOSEJM: ASIGNAR 2 INGENIEROS DE PROCESOS A LA TAREA: “Determinar

los procedimientos de manufactura “

Procedimiento:1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Hoja de recursos”. Luego, digitar 200 en capacidad máxima

3.- ir al Diagrama de Gantt


Clic

Clic

60


4.- Seleccionar la Tarea:”Determinar los procedimientos de manufactura”

5.- Hacer clic en el icono de acceso directo: “Asignar recursos” 6.- Luego, digitar 200 en Unidades

7.- Hacer clic en “Cerrar”.

ASIGNACIÓN DE AUMENTO A LOS RECURSOS


1.Clic

2.Clic

61


EJM 1: Al Jefe de Proyectos (recurso) se le asigna un aumento del 30% a partir del 15/02/2006.

Procedimiento:1.- Luego, en “Hoja de recursos”, seleccione y haga doble clic en el recurso

“Jefe de Proyectos”.2.- Hacer clic en la Ficha “Costos”.3.- Hacer clic en la segunda casilla de la “Columna A”.

4.- Luego, seleccionar y hacer clic en la fecha correspondiente(15/02/2006)

5.- Calcular: el 30% de 3,000, el resultado es 900 al sumarlo nos dará 3,900 para el recurso “Jefe de Proyectos”.


1. Doble

clic

2. Clic

3. Clic

4. Clic

62


6.- Hacer clic en la Ficha “Costos”.

7.- Hacer clic en menú “Aceptar”.


Resultado final

63


EJM 2: La Dirección (recurso) pide que en la tarea “Estudio de requerimiento de equipo”, se le asigne un pago adicional de del 20% (Por dificultades a último momento)

A) Procedimiento:1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Hoja de recursos”.3.- Hacer clic en menú “Ver”.4.- Hacer clic en Tabla: “Entrada”.

5.- Calcular: el 20% de 5,000, el resultado es 1000 al sumarlo nos dará 6,000 para el recurso “Dirección”.


1. Doble

clic

2. Clic

3. Clic

Clic

Resultado final

64


B) Procedimiento:

1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Uso de tareas”.

3.- Se aplica la tasa estándar B del recurso (Dirección) a la tarea “Estudio de requerimiento de equipo”, para confirmar.



1. Doble

clic

2. Cambiar

a B

65


HORAS EXTRAS

El recurso “Dirección” pide además de su trabajo normal, 1 hora extra diaria, a un costo de $ 50.00/hr en la tarea “Estudio de requerimiento de equipo”.

A) Crear la tasa HORAS EXTRAS para el recurso “Dirección”.

Procedimiento:

1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Hoja de recursos”.3.- Hacer clic en menú “Ver”.4.- Hacer clic en Tabla: “Entrada”.


B) Asignar las HORAS EXTRAS al recurso “Dirección”.

Procedimiento:

1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Diagrama de gantt”.3.- Hacer clic en menú “Ver”.4.- Hacer clic en Tabla: “Entrada”.


1. Doble

clic

3. Colocar Hrs. ext.

2. Clic

66


5.- Luego, hacer clic en menú “Ventana”.6.- Hacer clic en “Dividir”.

7.- Hacer clic en menú “Formato”.8.- Hacer clic en “Detalles”.9.- Hacer clic en “Trabajo del recurso”.


1. Clic

2. Clic

1. Clic 2.

Colocar 30 h

3. Colocar

6 h

4. Clic

67


C) Quitar la “División”.

Procedimiento:

1.- Luego, hacer clic en menú “Ventana”.2.- Hacer clic en “Quitar División”.

D) VERIFICAR.

Procedimiento:

1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Diagrama de gantt”.3.- Hacer clic en menú “Ver”.4.- Hacer clic en Tabla: “Entrada”.


68


E) Costo por día.

Procedimiento:1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Uso de tareas”.3.- Hacer clic en menú “Formato”.4.- Hacer clic en “Detalles”.5.- Hacer clic en “Costo”.

1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Diagrama de gantt”.3.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en Tabla: “Costo”.


Aumentó

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SOBREASIGNACIÓN DE RECURSOS

Procedimiento:1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Hoja de recursos”.3.- Hacer clic en menú “Ver”.4.- Hacer clic en Tabla: “Entrada”.

NOTA: El Jefe de Proyectos está de rojo, eso significa que el recurso está sobreasignado (hay conflictos, está haciendo 2 tareas a la vez).

SOLUCIÓN:

Sobreasignación: significa que un recurso tiene más horas de trabajo de las disponibles en su calendario laboral durante un periodo de tiempo determinado.Para poder resolver las sobreasignaciones, debe identificar primero cuales son los recursos sobreasignados, en que periodos están sobreasignados y que tareas tienen asignadas en dichos periodos.Procedimiento:1.- Hacer clic en menú “Ver”.2.- Hacer clic en “Más vistas”.

3.- Se mostrará la ventana, luego seleccione el recurso Jefe de proyectos.


1.Clic

2.Clic

70


4.- Hacer clic en menú “Ver”.5.- Seleccione “Barra de herramientas”6.- Hacer clic “Administración de recursos”.

7.- Hacer clic en el icono de acceso directo “ir a la sobreasignación siguiente”.

8.- Luego, se visualizará de la siguiente manera.


Clic

Barra Administ.

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9.- Luego, se modificará las horas manualmente, teniendo en cuenta que la suma de horas de cada recurso sea de 8 Hrs. laborables (reducir a 4 Hrs. cada recurso).

10.- Hacer clic en menú “Ventana”.11.- Hacer clic en “Quitar división”.12.- Hacer clic en menú “Ver”.13.- Hacer clic en “Hoja de recursos”.14.- Hacer clic en Tabla: “Entrada”.


Modificar las horas a 8 hrs.

Digitar 200

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15.- Luego, se mostrará de la siguiente forma:


Se aumentó a

200%

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manual de ms project 2003

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