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Capitulo III: Diseo del Manual de Procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.

Identificacin del problema El rea de Programacin y Anlisis de Datos surge de acuerdo a la nueva estructura organizacional implementada en la Pasteurizadora Tchira C. A a partir del ao 2011, con el objetivo de agrupar en un rea a los Analistas de Mantenimiento, Analistas de Produccin, Programadores de la Produccin y Capacitadores de Personal en Planta; estos cargos sirven de apoyo y dependen directamente de las Unidades a las que anteriormente pertenecan. Por consiguiente, dicha rea no cuenta con un manual de procedimientos establecido, lo cual genera no conformidades e incumplimientos referentes al manejo de Documentos establecido dentro del Sistema de Gestin de la calidad que posee actualmente la empresa segn lo contemplado en la norma ISO 9001:2008. Por ende, surge la necesidad de disear el manual de procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de Datos, donde se definan los procesos, recursos y responsabilidades desarrolladas en dicha rea.

Objetivo General

Disear el manual de procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.

Objetivos especficos

1. Diagnosticar la situacin actual del rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.

2. Identificar los procedimientos de los analistas de datos del rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.

3. Documentar los procesos y procedimientos que se ejecutan actualmente en el rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.

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4. Elaborar el manual de procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.

Justificacin PASTCA, cuenta con un Sistema de Gestin de la Calidad establecido y

basado en la norma ISO 9001:2008, cuyo pilar fundamental es la generacin y manejo de documentos, dentro de los cuales se encuentran los manuales, especficamente manuales de procedimientos, los cuales permiten la estandarizacin de procesos y por ende el correcto desarrollo de las actividades. Por ello, como consecuencia de la nueva estructura organizacional se hace necesario Disear el manual de procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de Datos, donde se definan con claridad las actividades, recursos, responsabilidades, entre otros aspectos inherentes a las funciones de dicha rea y con lo cual se contribuya al cumplimiento de una de las metas establecidas por la organizacin como lo es lograr la certificacin a travs de la norma mencionada anteriormente.

Importancia

El Manual de Procedimientos es de gran importancia en el actuar de las empresas, ya que proporciona informacin bsica para orientar al personal respecto a la dinmica funcional de los procesos, es decir, permiten a la organizacin normalizar las operaciones y/o procesos de cada rea. De all, la importancia de Disear el Manual de Procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. El mismo, definir las actividades necesarias que deben desarrollar quienes intervienen en el proceso, la responsabilidad y la forma ordenada del desarrollo de las actividades para evitar la duplicidad de esfuerzo y facilitar la ejecucin, todo lo anterior con la finalidad de optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los procesos inherentes al rea.

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Alcance

En el presente proyecto se dise parte del Manual de Procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. Los puntos desarrollados fueron introduccin y objetivos del manual, propuesta de misin, visin, valores del rea, ficha de procesos y procedimientos realizados por los analistas de mantenimiento y ajuste de formatos utilizados por estos.

Fundamentos tericos

Antecedentes. Para el desarrollo del proyecto se consultaron los siguientes trabajos de investigacin que guardan relacin con el tema objeto de estudio, entre ellos se pueden mencionar.

Garca, C. (2006). Trabajo de Grado titulado Revisin y Actualizacin de los Procedimientos Documentados del Laboratorio de Microbiologa de Alimentacin de la Pontifica Universidad Javeriana y Elaboracin de Manual de Manejo de Equipos, Bogot, D.C. Tena como objetivo principal actualizar los documentos del Laboratorio de Microbiologa de Alimentacin de la Pontifica Universidad Javeriana, teniendo en cuenta los requerimientos establecidos en la norma ISO 17025 y los requisitos del Control de Documentos. Este proyecto consisti en la revisin de los documentos existente, seguido de la actualizacin de los mismos, la creacin de un manual de manejo de equipos, la capacitacin del personal para su uso y por ltimo la creacin de archivos para los documentos.

El aporte de este trabajo de grado, fue en base a las recomendaciones generadas donde se indica que para el buen desarrollo del Sistema de Calidad se debe generar y realizar manuales y que estos deben estar sujetos a revisiones por lo menos cada ao y que dichas revisiones deben ser controladas. Para ello plantean la creacin de una lista maestra de documentos, que indique el estado de revisin de los documentos para evitar el uso de documentos obsoletos.

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Rico, E. (2010).Trabajo de aplicacin profesional titulado Documentacin y Actualizacin de los Procedimientos del Sistema de Gestin de Calidad del Departamento de Control de Calidad de la Divisin Conversin Sacos y Bolsas, bajo la norma ISO 9001:2008, realizada en Manufacturas de Papel C.A (MANPA) Maracay-Venezuela. El objetivo principal fue documentar y actualizar los procedimientos del Sistema de Gestin de Calidad para lograr normalizar las actividades ejecutadas por el personal de dicha unidad. Se utilizaron como herramienta de recoleccin de datos la entrevista no estructurada, la observacin directa y revisin documental, adems de herramientas para el anlisis como el diagrama Ishikawa para determinar las causas de un problema.

Finalmente, el estudio se bas en el manejo de las clusulas del Sistema de Gestin de Calidad referentes al Control de Documentos y Control de registros y a partir de all y con las herramientas utilizadas se determin la situacin actual, la cual fue la base para levantar la informacin del manual, donde finalmente se establecieron las directrices a seguir en los procedimientos.

Del trabajo de aplicacin profesional mencionado anteriormente, se tom como base la metodologa aplicada y lo relacionado a la Norma ISO 9001:2001, en cuanto al manejo de la documentacin, la importancia del Control de Documentos y Control de registros y por ende la necesidad de documentar las actividades realizadas por el personal con el fin de optimizar los recursos/procesos.

Mndez, H. (2003). En su tesis de Postgrado titulada Diseo e Implementacin del Manual de Procedimientos de una Compaa dedicada a la Comercializacin de Productos Electrnicos. El objetivo de esta investigacin consiste en crear e implementar el manual de procedimientos, para la cual se sigui la siguiente metodologa, recoleccin de informacin directamente de los puestos de trabajo, luego se dise el manual, donde se procedi a seleccionar la informacin recolectada a travs del uso de formatos y finalmente se

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implementaron los manuales en todas las reas y se evalu para establecer mejoras en la empresa.

El aporte generado por dicho trabajo, radica en la importancia del anlisis de los puestos de trabajo como fuente principal para definir los deberes, tareas y actividades; con ello se obtiene un informe escrito que resume las actividades individuales de cada puesto.

Bases Tericas. A continuacin, se presentan los aspectos tericos que

apoyan la investigacin y dan un aporte conceptual, como lo seala Rodrguez (2005), el marco terico es la exposicin resumida, concisa y pertinente del conocimiento cientfico y de hechos empricamente acumulados acerca de nuestro objeto de estudio (p. 57).

Gestin de Documentos en las empresas. Actualmente, las empresas basan sus procesos de acuerdo a lo establecido en normas generadas por ciertas organizaciones, como es el caso de la Organizacin Internacional de Normalizacin (ISO), donde se encuentra la serie 9000, relacionadas al aseguramiento de la calidad y cuyo alcance se orienta hacia la certificacin de las lneas de produccin de bienes y/o servicios con respecto al Sistema de Gestin de la Calidad implementado por la organizacin, el cual a su vez debe avalar que la empresa tiene constituida las prcticas idneas establecidas en dichas normas.

Segn Whittington (2000), expresa que:

El Control Interno es un proceso, efectuado por la Junta Directiva de la entidad, la gerencia y dems personal, diseado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categoras: (1) Confiabilidad en la presentacin de informes financieros, (2) Efectividad y eficiencia de las operaciones, y (3) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicable. (p.172)

De acuerdo a lo anterior, PASTCA tiene establecido un Sistema de Gestin de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2008, la cual contiene los

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Requisitos necesarios para lograr la certificacin, promoviendo la aplicacin de un sistema basado en procesos e introduce el concepto de mejora continua.

Dentro de los requisitos de dicha norma, se encuentra la documentacin la cual esta representada bsicamente por manuales, segn Catacora (2009):

Los manuales son por excelencia los documentos organizativos y herramientas gerenciales utilizados para comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consisten en la organizacin lgica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie de libro actualizable (p. 78).

Es importante sealar, que existen diferentes tipos de manuales, segn Catacora (2009) una clasificacin de los manuales en el contexto de la organizacin es la siguiente: de sistemas, mtodos y procedimientos manuales y de sistemas computarizados (Pg. 80).

Para lvarez (1996) Un proceso es el conjunto de elementos que interactan para transformar insumos, en bienes o productos terminados. Un proceso esta formado por Materiales, Mtodos y Procedimientos, Recursos Humanos, Maquinaria y Equipo y el Medio Ambiente (p. 35).

Por otro lado, los procedimientos segn lvarez (1996), es la gua detallada que muestra secuencial y ordenadamente como dos o mas personas realizan un trabajo (p. 35). La diferencia entre procesos y procedimientos es que los procedimientos definen la secuencia de los pasos para ejecutar una tarea, mientras que los procesos transforman las entradas en salidas mediante la utilizacin de recursos.

Segn Franklin (1998) un manual de procedimientos:

Constituyen un instrumento tcnico que incorpora informacion sobre la sucesion cronologica y secuencial de operaciones concatenadas entre si, que se constituyen en una unidad para la realizacin de una funcion, actividad o tarea especifica en una organizacin. Todo procedimiento puede incluir la determinacion de tiempos de ejecucion, el uso de recursos materiales y tecnologicos, y la

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aplicacin de mtodos de trabajo y control para obtener el oportuno y eficiente desarrollo de las operaciones (p. 148).

En resumen, el manual de procedimientos es un compendio de acciones documentadas que contienen en esencia, la descripcin de las actividades que se realizan producto de las funciones de una unidad administrativa, dichas funciones se traducen procesos que entregan como resultado un producto o servicio especifico.

Componentes del Manual de Procedimientos. Forman parte del manual los procedimientos descritos, asi como tambien los flujogramas y formatos o formularios involucrados en los procedimientos.

Por ello, los flujogramas para Estupinan (2006) se definen como:

La representacion grfica de los procedimientos o rutinas, siendo la secuencia sistemica de acciones que hay que cumplir para alcanzar las distintas finalidades de la administracion, constituyendose adems en una herramienta fundamental para la simplificacion y normalizacion de las tareas administrativas (p. 175).

Y los formularios segn Hernndez (2007) son:

Documentos impresos que transmiten informacion especifica de una persona a otra o de una unidad a otra. El formulario es un papel portador de datos e informacion y es parte integrante del mtodo. As, es un medio de transmitir informacion y no un fin en si mismo (p. 131).

Por otra parte, dentro del manual de procedimientos del rea de Programacion y Anlisis de Datos se incluy la mision, vision, valores y organigrama.

Segn Fred (2003): La declaracin de la visin y la misin son vehculos eficaces para comunicarse con grupos de inters importantes tanto internos como externos. El valor principal de estas declaraciones como herramientas de direccin estratgica procede de la especificacin del propsito de una empresa:

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Proporcionan a los dirigentes una unidad de direccin que trasciende las necesidades individuales, locales y transitorias. Promueven un sentido de expectativas compartidas entre todos los niveles de generaciones de empleados (p. 63).

Por otro lado, los valores son principios que guan las reflexiones y acciones de un individuo o grupo de estos, por lo que al especificarlos se representa de manera concisa lo que valora el departamento de mantenimiento, segn Martnez y Milla (2005), los valores son los ejes de conducta de la empresa y estn ntimamente relacionados con los propsitos de la misma (p. 23).

En lo que respecta a los organigramas, sealan la vinculacin que existe

entre s de los departamentos a lo largo de las lneas de autoridad principales, segn Hernndez, C (2007), en el organigrama cada rgano representa una unidad de trabajo que agrupa personas y unidades menores (Pg. 82). Por ello, se debe determinar cual tipo es el ms adecuado para representar el rea ya que existen diferentes tipos de organigramas.

Segn, Hernndez, C (2007), existen diferentes clases de organigramas, dentro de los cuales menciona:

Por su aspecto, los organigramas pueden ser verticales o planos, es decir, tienen, forma de pirmide, pero los primeros son ms acentuados en lo vertical, mientras que los segundos lo hacen hacia lo horizontal. Los verticales son ms centralizadores y poseen muchos niveles jerrquicos, mientras que los horizontales son menos centralizados, desconcentran ms y poseen pocos niveles jerrquicos. Por la forma, son estructuras verticales, estructuras horizontales, estructuras circulares y semicirculares. Por las clases, los organigramas son de unidades organizativas y de cargos o de puestos. No se acostumbran mezclar un organigrama de unidades departamentales con el de cargos, por cuanto dificulta el diseo y tambin su interpretacin. (Pg. 85).

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En este caso, se refiere a un organigrama de cargos o puestos pues hace mencin a los cargos que se encuentran en dicha rea.

Importancia de los Manuales de Procedimientos. Los manuales constituyen un medio de comunicacin dentro de las organizaciones, por lo cual permiten dar cumplimiento a ciertos objetivos, como lo seala Rodrguez, J. (2002):

a) Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas, etctera. b) Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones. c) Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo. d) Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, y facilitar su incorporacin a las distintas funciones operacionales. e) Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de reformas administrativas. (p. 57).

Por lo anterior, las fases o etapas a seguir para la elaboracin de Manuales son: planificacin del Trabajo, bsqueda de la informacin, anlisis de la informacin, elaboracin del Manual, validacin del Manual, Autorizacin del manual, difusin y distribucin del manual y revisin y actualizacin del manual. .

Al momento de la elaboracin del manual se pone en consideracin, segn Ortega, J (Mayo 2009):

a) La redaccin del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo.

b) La elaboracin de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribucin de espacio fsico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros. Se elaboran segn las formas ms sencillas y establecidas ya sea a nivel institucional o las recomendadas por MIDEPLAN.

c) El formato, asegurndose de que la informacin presentada guarde una secuencia lgica, que haya uniformidad de letra, y que su redaccin sea comprensible, entre otros aspectos de forma. (Pg. 17).

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Es importante sealar, que los directivos de las organizaciones reconocen la necesidad de contar con manuales, sin embargo en su mayora no los desarrollan y mantienen actualizados, esto bsicamente, por desconocimiento de la metodologa, falta de prioridad y tiempo para prepararlos.

Sin embargo, la elaboracin de los manuales va dirigida a las organizaciones que buscan: Certificacin con las normas ISO 9000, Normalizar sus operaciones, eliminar desperdicios e ineficiencias y que desean incrementar o consolidad su posicin competitiva por medio de una mejor administracin.

Marco Metodolgico

A continuacin se describe la metodologa utilizada para el desarrollo del presente informe, segn Bavaresco A. (1997), el marco metodolgico es la gua para obtener los datos necesarios con el fin de verificar la hiptesis y comprender los siguientes aspectos: el tipo y estudio o modalidad de investigacin, poblacin y muestra, as como los instrumentos de recoleccin de datos. (p. 20).

Tipo de investigacin. El tipo de investigacin considerada en el proyecto fue descriptiva, ya que proporciona informacin ms detallada del problema presentado y describe la situacin de las cosas en el presente, segn Lerma, H. (2004), el objetivo de este tipo de investigacin es describir el estado, las caractersticas, factores y procedimientos presentes en fenmenos y hechos que ocurren en forma natural, sin explicar las relaciones que se identifiquen. (p. 64). Por ello, se considera la ms adecuada para este proyecto ya que permite interpretar minuciosamente las observaciones, opiniones, puntos de vistas, actitudes y tendencias lo cual es de vital importancia para la actualizacin del manual de procedimientos.

Diseo de la Investigacin. Es aquel que especifica el proceso de recopilar y analizar la informacin, Sabino (1992), seala que el diseo de la investigacin tiene como objetivo proporcionar un modelo de verificacin que permita

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contrastar hechos con teoras, y su forma es la de una estrategia o plan general que determina las operaciones necesarias para hacerlo. (p. 75).

El presente proyecto corresponde a un diseo de campo, ya que segn Arias (1999) consiste en la recoleccin de datos directamente de la realidad, donde ocurren lo hechos sin manipular o controlar variable alguna (Pg. 46). Este tipo de investigacin es tambin conocida como investigacin in situ ya que se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. En este caso, la informacin necesaria para el diseo del manual de procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de Datos, fue tomada directamente del lugar de trabajo, es decir en las instalaciones de la Pasteurizadora Tchira C.A.

Por otra parte, para alcanzar los objetivos planteados en la investigacin, se requiere pasar por una serie etapas las cuales se mencionan a continuacin:

Fase 1: Diagnstico de la situacin actual. En dicha fase, se realiz el reconocimiento del rea de trabajo, procesos y personal involucrado a travs de observacin directa y entrevistas no estructurada, adems de utilizar instrumentos como lpiz y papel, con lo cual se plasm a manera general los procesos claves

realizados en el rea de Programacin y Anlisis de Datos

Fase 2: Identificacin de los procesos y procedimientos que se ejecutan actualmente en el rea de Programacin y Anlisis de Datos. En esta fase, se llevaron a cabo las actividades de identificacin de los procesos claves (modulares) realizados por los analistas de mantenimiento y los analistas de produccin pertenecientes al rea de Programacin y Anlisis de Datos. Esto se logr, con el uso de mtodos e instrumentos como son la observacin directa, entrevistas no estructuradas, grabadora, lpiz, papel y computadora.

Fase 3: Documentacin de los procesos y procedimientos que se ejecutan actualmente en el rea de Programacin y Anlisis de Datos. Esta fase se caracteriz por la realizacin de los procedimientos y documentos del manual de dicha rea, estos fueron adecuados a las actividades reales, adems se disearon

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los flujogramas de los procedimientos y se realiz la ficha de proceso referente a Anlisis de Datos de Mantenimiento y Anlisis de Datos de Produccin. Esto se logr, con la utilizacin de los mtodos e instrumentos de observacin directa, entrevistas no estructuradas, grabadora, lpiz, papel y computadora.

Fase 4: Elaborar el manual de procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de Datos. Las actividades desarrolladas en esta fase se centraron bsicamente en realizar y verificar los cambios en los formatos trasladados de la Unidad de Mantenimiento a esta rea. Adems, de organizar todos los documentos referentes ha dicho manual. Los mtodos e instrumentos utilizados fueron la revisin documental, entrevistas no estructuradas, grabadora, lpiz, papel y computadora.

Poblacin. Segn Lerma, H. (2004) es definida por el investigador y puede estar integrada por personas o por unidades diferentes a personas (Pg. 92). En el caso del presente proyecto, la poblacin est constituida por los analistas de mantenimiento y produccin, capacitadores, coordinador y jefe del rea de Programacin y Anlisis de Datos.

Tcnicas de Recoleccin de Datos. La recoleccin de informacin se logra con la utilizacin de instrumentos de recoleccin de datos que son segn Arias (1997), las distintas forman o maneras de obtener la informacin (Pg.54).

Para el desarrollo de este trabajo se utiliz como mtodo la observacin directa, que segn Tamayo y Tamayo (1998). es en la cual el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observacin. (p.122). Por otra parte, se utiliz la entrevista no estructurada, donde Tamayo y Tamayo (1998) la define como: la relacin directa establecida entre el investigador y su objeto de estudio a travs de individuos o grupos con el fin de obtener testimonios orales (Pg.133). Es importante sealar que los instrumentos utilizados para captar la mayor informacin posible fueron: lpiz, papel, grabadoras y computadores.

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Plan de trabajo

El plan de trabajo se desarroll con el objetivo de definir las actividades destinadas al cumplimiento de los objetivos planteados en el presente proyecto. Es importante sealar que dentro del plan de trabajo mencionado en el captulo anterior correspondiente a las figuras N 2, 3 y 4, se tiene la planificacin de los dos proyectos, por ello en este caso aplicar solo la ejecucin del Objetivo General N 2.

Desarrollo y Resultados del Plan de trabajo

En esta fase del proyecto, se aplic todo el proceso metodolgico anteriormente descrito, los resultados se presentan en orden de acuerdo a las fases, objetivos especficos planteados y las actividades involucradas en cada uno de estos.

Fase 1: Diagnstico de la situacin actual. En esta fase se llev a cabo el reconocimiento del rea de trabajo, procesos y personal, para ello se realiz primeramente una revisin a la estructura organizacional implementada desde el ao 2011, (Ver Figura N2) Organigrama de UEN (Unidad Estratgica de Negocios) -PLANTA. Fuente El PAISANITO, Junio 2011. Donde Programacin y Anlisis de Datos, se encuentra como un rea de apoyo para la Unidad Estratgica de negocios de Planta. En esta fase, se observ la ausencia de procedimientos, procesos, misin, visin, objetivos, valores, entre otros documentos que deben estar declarados en todo manual de procedimientos segn lo establecido por el Sistema de Gestin de Calidad que tiene establecido PASTCA, ya que est rea surge a raz del cambio organizacional, sin embargo de la depuracin del manual de procedimientos de la Unidad de Mantenimiento desarrollado en el captulo II, se cuenta con una base para el diseo de los procesos y procedimientos de dicha rea, como es el caso de los formatos, entre los cuales se encuentran la ficha tcnica de equipos y procedimiento de ejecucin de las tareas de mantenimiento. En la figura 25 se encuentra un ejemplo de estos

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formatos a ser modificados e incluidos en el manual de est rea.

Figura 25. Formato ficha tcnica de equipo (anterior). Fuente. Propia.

Fase 2: Identificacin de los procesos y procedimientos que se ejecutan actualmente en el rea de Programacin y Anlisis de Datos. Para el desarrollo de esta fase, se tom como punto de partida el cumplimiento de la fase 1, a partir del organigrama, se identific las dos reas principales como son: programacin y anlisis de datos. El punto de estudio en dicho proyecto se bas en el rea de Anlisis de Datos, donde a travs, de recorridos por los puestos de trabajo, observaciones directas y entrevistas no estructuradas, se identific las actividades realizadas en dicha rea. Estas actividades fueron clasificadas en Anlisis de Datos de Mantenimiento la cual sus procesos claves son: Desarrollo de Planes de Mantenimiento, Planificacin del mantenimiento preventivo, Administracin de solicitudes de servicios, medicin de la gestin y generacin de rdenes de compras rpidas. En lo que refiere a Anlisis de Datos de Produccin sus procesos claves son: Control de Consumo de leche, Ordenes de fabricacin y producto terminado, Registro de informacin de producto terminado en sistema SADA, Liberacin de lotes de quesos semi-madurados y madurados, Ajuste de Inventarios y Capacitacin y entrenamiento de personal en Planta. Los procesos

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identificados anteriormente, sern reflejados en el manual en las fichas de procesos. Por otra parte, los procedimientos identificados fueron segn el alcance del proyecto los realizados por parte de los analistas de mantenimiento, donde se obtuvo los siguientes: Inclusin de Equipos a sistema Baan V y Procedimiento de solicitudes de servicio.

Fase 3: Documentacin de los procesos y procedimientos que se ejecutan actualmente en el rea de Programacin y Anlisis de Datos. Esta fase se caracteriz por la realizacin de los procedimientos y documentos del manual de dicha rea, partiendo de la identificacin de los procesos claves mencionados anteriormente, con la utilizacin de los mtodos e instrumentos de observacin directa, entrevistas no estructuradas, grabadora, lpiz, papel y computadora dichos procedimientos fueron adecuados a las actividades reales y a su vez fueron representados por diagramas de flujo, esto se muestra a continuacin. En las figuras

Es importante sealar, que se realizaron los procedimientos correspondientes a los analistas de mantenimiento, tomando como base los procesos claves identificados en la ficha de proceso de anlisis de datos de mantenimiento; para ello se tomaron las actividades correspondientes a la parte administrativa realizada por los analistas de mantenimiento y se generaron los procedimientos de planificacin de mantenimiento preventivo y solicitudes de servicio, por otra parte no se incluy en el manual el procedimiento de Procesamiento de rdenes de Fabricacin en el Sistema Baan V. efectuado por los analistas de produccin debido a que es considerado un manual de referencia para los analistas por lo tanto no debe ser declarado como procedimiento de ejecucin.

De la informacin recolectada y una vez documentada la secuencia de pasos de los procedimientos, se realiz la representacin grfica de estos para lo cual se utilizaron los diagramas de flujo. A continuacin se muestra un ejemplo del procedimiento de solicitudes de servicio propuesto correspondiente a la figura N 26 y 27 y su respectivo diagrama de flujo (ver figura N 28 y 29).

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Figura 26.Procedimiento de Solicitudes de servicio Propuesto (parte 1). Fuente. Propia.

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Figura 27.Procedimiento de Solicitudes de servicio Propuesto (parte 2). Fuente. Propia.

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Figura 28.Diagrama de Flujo de Procedimiento de Solicitudes de Servicio Propuesto (parte 1). Fuente. Propia.

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Figura 29. Diagrama de Flujo de Procedimiento de Solicitudes de Servicio Propuesto (parte 2). Fuente. Propia.

En lo que refiere a los procesos identificados para Anlisis de datos de Mantenimiento, estos se muestran en la ficha de procesos correspondiente a la figura N 30, y lo referente a Anlisis de datos de Produccin se encuentran en la figura N 31.

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Figura 30. Ficha de Procesos de Anlisis de Datos de Mantenimiento. Fuente. Propia.

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Figura 31. Ficha de Procesos de Anlisis de Datos de Produccin. Fuente. Propia

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Por otra parte, se dise la misin y visin (ver figura N 32), organigrama de cargos del rea de Programacin de Anlisis de Datos (ver figura N 34), esto se logra con base a los datos clasificados en las fichas de procesos que sirvieron de base para el diseo de la misin y visin, as como tambin a travs de observacin directa se pudo determinar el comportamiento del personal y por ende las actitudes y valores que se modelaban dentro de las reas de trabajo (ver figura N 33).

Figura 32.Misin y Visin del rea de Programacin de Anlisis de Datos. Fuente. Propia.

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Figura 33.Valores del rea de Programacin de Anlisis de Datos. Fuente. Propia.

Figura 34. Organigrama de Cargos del rea de Programacin de Anlisis de Datos. Fuente. Propia.

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Por otra parte, los manuales deben contener una introduccin y objetivos que permita al lector saber la funcin para lo cual se han diseado, estos documentos se muestran en las figuras N 35 y 36.

Figura 35.Introduccin del Manual de Procedimientos del rea de Programacin de Anlisis de Datos. Fuente. Propia.

Figura 36.Objetivos del Manual de Procedimientos del rea de Programacin de Anlisis de Datos. Fuente. Propia.

Fase 4: Elaborar el manual de procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de Datos. Las actividades desarrolladas en esta fase se centraron bsicamente en realizar y verificar los cambios en los formatos que manejan los

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analistas de mantenimiento y que fueron trasladados al rea de Programacin y Anlisis de Datos. Esta actividad fue llevada a cabo en paralelo al momento de realizar los procedimientos que involucraban a los analistas de mantenimiento, pues all se evidenci que estos eran quienes hacan uso de los formatos de Ficha Tcnica de Equipos y Procedimiento de Ejecucin de Tareas de Mantenimiento, por lo cual estos formatos fueron mejorados y transferidos al rea de Programacin y Anlisis de Datos. A continuacin, en la figura N 37, se muestra uno de los ejemplos de los formatos que fue modificado y trasladado al rea de Programacin y Anlisis de Datos.

Figura 37.Formato ficha tcnica de equipo propuesta. Fuente. Propia.

Adems, se realizaron a los formatos su respectivo instructivo de llenado, el cual se muestra en la figura N 38.

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Figura 38.Instructivo de llenado del Formato ficha tcnica de equipo propuesta. Fuente. Propia.

Discusin y Anlisis de Resultados

A continuacin se presentan los resultados obtenidos en el desarrollo de los objetivos del trabajo de aplicacin profesional, que tuvo como finalidad Disear el manual de procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A.

Diagnosticar la situacin actual del rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. El rea de Programacin y Anlisis de Datos surge en PASTCA a partir del ao 2011, con la implementacin de una nueva estructura organizacional. Por lo tanto, dicha rea no contaba con ningn proceso, procedimiento o documento definido, lo cual crea la necesidad de disear un manual de procedimientos que de cumplimiento al Sistema de Gestin de la Calidad basado en la norma ISO 9001:2008.

Identificar los procedimientos de los analistas de datos del rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. Para elaborar dicho manual se identificaron las nuevas reas de trabajo como son

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anlisis de datos, capacitacin en planta y programadores de la produccin y con la informacin suministrada por la depuracin de los manuales de la Unidad de Mantenimiento se procedi a realizar los procedimientos referentes a los analistas de mantenimiento pertenecientes a esta nueva rea.

El levantamiento de esta informacin se realiz a travs de las tcnicas de observacin directa y entrevistas no estructuradas realizadas al personal involucrado a fin de conocer la descripcin del proceso y procedimientos. Dentro de las entrevistas surgieron algunas preguntas como son: Qu trabajo o actividad se hace?, Quin es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable Quin lo hace?, Cules son los medios que posee para hacer el trabajo?, Para qu se realiza el trabajo?, Cmo se ejecuta o realiza el trabajo?, Cundo o en qu momento se hace?, Por qu se hace?. Estas preguntas facilitaron el trabajo de anlisis de la informacin y permitieron conocer las actividades, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento del rea y mantener la secuencia y lgica de la informacin. Fue con lo anterior, que se realizaron las fichas de procesos de anlisis de datos de mantenimiento y produccin y se tomaron como base al momento de documentar los procedimientos realizados por los analistas de mantenimiento.

Documentar los procesos y procedimientos que se ejecutan actualmente en el rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. Los documentos que fueron tomados en cuenta en la elaboracin del manual de procedimientos de dicha rea fueron: introduccin y objetivos del manual, organigrama, misin, visin, valores del rea, la ficha de procesos de anlisis de datos de mantenimiento, ficha de procesos de anlisis de datos produccin y los procedimientos realizados por los analistas de mantenimiento. Sin embargo, a nivel terico la misin, visin, valores y organigrama del rea, pertenecen al manual de organizacin y descripcin de cargos, ya que los manuales de procedimientos, se componen de un documento con un listado de pasos escritos por cada procedimiento, adems de representaciones grficas (flujogramas) y

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formatos involucrados con su respectivo instructivo de llenado. No obstante, en la Pasteurizadora Tchira por polticas y reglas establecidas por el Sistema de Gestin de la Calidad de la empresa comprende todo lo mencionado anteriormente.

Elaborar el manual de procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. Una vez generados los nuevos procedimientos y documentos, se redisearon los formatos trasladados a dicha rea especficamente los utilizados por los analistas de mantenimiento, a estos se les realizaron los respectivos instructivos de llenado para evitar incongruencias al momento de registrar la informacin.

Finalmente, los documentos fueron diseados gracias a los mtodos de recoleccin de informacin como es la observacin directa, revisin documental y entrevistas no estructuras realizadas al personal y los procedimientos desarrollados corresponden a los analistas de mantenimiento en base a las actividades que realizan actualmente, tambin se mejoraron los formatos y en cuanto a la misin, visin, valores, ficha de proceso, entre otros, fueron ajustados a las metas establecidas por la organizacin y el rea, as como tambin tomando en cuenta las opiniones de los trabajadores.

Conclusiones

A continuacin se muestran las conclusiones segn los objetivos planteados en el proyecto.

Diagnosticar la situacin actual del rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. Al realizar el diagnstico de la situacin actual se pudo determinar que al crearse una nueva rea dentro de una organizacin se debe disear el manual de procedimientos de dicha rea que permita mantener la estandarizacin de los procesos de la Organizacin. A travs de observacin directa y revisin documental, se determin la falta de documentos y formatos declarados en esta rea, la cual se mantena en un proceso de transicin

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donde se estaba migracin informacin de los manuales de la Unidad de Mantenimiento y Produccin.

Identificar los procedimientos de los analistas de datos del rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. Este objetivo se llevo a cabo con la identificacin de las reas de trabajo utilizando los mtodos de observacin directa y entrevistas no estructuras, con lo cual se identificaron los procesos claves que fueron desarrollados en las fichas de procesos y los procedimientos de los analistas de mantenimientos lo cual

Documentar los procesos y procedimientos que se ejecutan actualmente en el rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. El diseo del Manual de Procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de Datos permite dar conformidad a los requisitos de documentacin establecidos por el Sistema de Gestin de la Calidad el cual est basado en la norma ISO 9001:2008. Adems, asegura que personal realice las actividades y/o procesos como se establecieron y fueron declaradas en los procedimientos, por lo tanto dicho manual servir de gua con informacin fiable y segura.

Es importante sealar, que los manuales al ser una herramienta utilizada por el personal deben generar alternativas para lograr una mayor comprensin, por ende los procedimientos fueron documentados en una serie de pasos consecutivos y a su vez representados a travs de un diagrama de flujo lo cual facilite su comprensin y lectura.

Elaborar el manual de procedimientos del rea de Programacin y Anlisis de Datos de la Pasteurizadora Tchira C.A. Fue posible elaborar este manual a travs del uso de una metodologa basada en la observacin directa, revisin documental y de entrevistas no estructuras realizadas al personal, ya que estos fueron los medios mas efectivos que permitieron establecer claramente los procesos claves, as como tambin las entradas, proveedores, salidas, clientes, requisitos, entre otros datos de inters que se tomaron en cuenta para la nueva documentacin.

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Recomendaciones

Desarrollar los dems procedimientos correspondientes a anlisis de datos de produccin y programacin de la produccin, con el fin de complementar el manual que fue diseado en este proyecto.

Por otra parte, es importante mantener vigente y actualizado el manual de procedimientos, debido a que si est no se actualiza, pasara hacer un documento inutilizable. Por ello, se debe realizar los cambios pertinentes en los procedimientos y/o cualquier documento que se encuentre en el manual, cuando ocurra una alteracin en la forma de realizarse o en las metas u objetivos planteados dentro de un rea o de la organizacin e inclusin por incorporacin de nuevas tecnologas. Lo anterior, con el fin de evitar no conformidades al momento de ser auditado por el Sistema de Gestin de la Calidad que est establecido en la empresa o por organizaciones certificadoras, como es el caso de la Norma ISO 9001:2008.

Lo recomendable es realizar revisiones a los manuales por los menos una o dos veces por ao, sin embargo se debe tener en cuenta que antes de crear un nuevo procedimiento se debe inspeccionar detalladamente los que se tengan en el manual a fin de evitar duplicidad de informacin.